Oleh: R.Djokopranoto 1

1. Peran Fungsi Pembelian dalam perusahaan 2. Isu-isu penting dalam Strategic Purhasing Management 3. Mendidik Ahli Pengadaan/Pembelian 4. Beberapa Pengalaman industri minyak dan gas bumi 2

Dua istilah yang hampir sama dan sering digunakan dalam arti yang sama; Sebetulnya ada perbedaan sbb: Pembelian (purchasing) hanyalah fungsi membeli Pengadaan (procurement) mencakup lebih luas yaitu membeli, menyewa, meminjam, menukar, sewa-guna (leasing), membuat, dsb. Istilah manajemen yang lebih populer adalah Purchasing Management, yang sebetulnya menyangkut ke dua istilah tersebut 4

Gambar 1 Evolusi Fungsi Purchasing Sebelum 1939 1940-1949 1950-1969 1970-1989 1990-1999 2000 dst. Klerikal. Perang Dunia II Manajerial Strategi Pembelian Integrasi strategi korporat Integrasi dengan jaringan pasokan dan teknologi informasi 5

Sampai dengan 1900, belum ada istilah bagian Purchasing. Literatur pertama tentang Purchasing terbit 1887 oleh perusahaan kereta api di USA. Tahun 1915 lahir The National Association of Purchasing Agents di USA. Tahun 1967 berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM). Tujuan utama NAPM meningkatkan profesionalisme para buyer. 6

I.DARI SUDUT PANDANG BISNIS PERUSAHAAN a.salah satu fungsi penting dalam bisnis b.salah satu elemen pokok mendukung produksi c.salah satu bagian yang bertanggungjawab untuk pembuatan barang di luar. II.DARI SUDUT PANDANG STRATEGI PERUSAHAAN a.sebagai profit centre b.sebagai fungsi strategis perusahaan 7

OUTSOURCING SUPPLY CHAIN SUPPLIER-BUYER PARTNERSHIP DELIVERY CONTROL REVERSE MARKETING STRATEGIC PURCHASING MANAGEMENT COST CONTROL PERFORMANCE MEASUREMENT & BENCHMARKING JUST IN TIME PURCHASING E-PROCUREMENT 9

SUPPLY CHAIN adalah konsep atau cara pendekatan logistik (pembelian, pengangkutan, pergudangan, distribusi) yang terintegratif dalam seluruh mata rantai aliran barang, bukan hanya dalam satu perusahaan saja. Supplier Manufacturer Distributor Retailer Customer Information, Product and Funds Flows 10

Kemitraan vs Lawan dengan kepentingan yang bertentangan Prinsip-prinsip kemitraan Mempunyai tujuan yang sama (mutual goal) Saling menguntungkan (mutual benefit) Saling percaya (mutual trust) Bersifat terbuka (transparent) Menjalin hubungan jangka panjang (long term relationship) Perbaikan terus menerus dalam biaya dan mutu (continuous improvement in cost and quality) 11

Kecenderungan perusahaan untuk mengoutsource-kan non core business-nya Manfaat outsourcing Lebih memfokuskan pada core business Memanfaatkan kemampuan world class company Menekan biaya Lebih menjamin ketepatan penyerahan Memecahan masalah yang sulit dikendalikan dsb. 12

Procurement adalah reverse marketing Marketing management lebih tua daripada purchasing management Pendekatan marketing management dapat digunakan juga dalam purchasing management Beberapa pendekatan marketing Lebih agresif dan imaginatif Lebih aktif mengambil inisiatif Kita lebih membutuhkan mereka Membujuk pembeli Pembeli tidak lagi selalu raja 13

Barang dibeli dan datang tepat pada saat menjelang diperlukan Strategi jitu untuk menekan biaya pembelian dan penjamin ketepatan penyerahan barang Pertama kali dikembangkan oleh Toyota Jepang Mutlak diperlukan supplier-buyer partnership sebagai suatu strategic partnership 14

Kinerja bagian pembelian perlu diukur dan dilakukan benchmarking dengan best practice Yang diukur terutama efisiensi dan efektivitas Contoh : Total purchase per purchasing employee Total purchases as a percent of sales Warehouse inventory as a percent of purchases Cost of purchasing department as a percent of purchases, etc Benchmark dengan best practice misalnya data CAPS (Centre for Advanced Purchasing Studies) 15

Ada pergeseran pandangan tentang fungsi pembelian, yaitu dari cost center menjadi profit center Sebagai akibatnya, juga ada pergeseran pandangan tentang fungsi pembelian, yaitu dari sekedar technical activities menjadi strategic activities Kegiatan strategis adalah kegiatan yang ikut menentukan hidup-mati atau berkembang tidaknya suatu perusahaan 16

Pengaruh Penghematan Pembelian Pada Keuntungan Perusahaan pada suatu Tipikal Perusahaan Manufaktur Pendapatan $ 500.000.000 Biaya pembelian 320.000.000 (64%) Biaya gaji dan upah 100.000.000 (20%) Biaya lain 40.000.000 ( 8%) Keuntungan sebelum pajak 40.000.000 ( 8%) ---------------- 5% penghematan dalam pembelian ($ 16.000.000) akan menaikkan keuntungan 40% 17

Beberapa dampak perubahan pandangan bahwa fungsi purchasing merupakan profit center dan bukan hanya sekedar cost center: 1.Pemberian penghargaan lebih tinggi pada purchasing manager 2.Tugas purchasing memerlukan keahlian dan ketrampilan khusus 3.Perubahan kesadaran bahwa petugas purchasing perlu dipersiapkan menjadi seorang ahli/profesional 18

Pembelian sebagai fungsi Pembelian sebagai proses Pembelian dalam hubungnanya dengan mata rantai pasokan dan nilai Pembelian sebagai disiplin Pembelian sebagai profesi Dari perspektif ini tugas pembelian adalah suatu profesi dan petugasnya haruslah profesional (ahli) 20

Difinisi Millerson (1964) Profession is a type of higher-grade nonmanual occupation with both subjectivity and objectivity recoqnised occupational status, possessing a well-defined area of study or concern and providing a definite service after advanced training and education 21

Menurut Millerson Ketrampilan berdasarkan pengetahuan teoritis Keterampilan yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan Denominasi kompetensi profesi dengan lulus suatu tes Ketaatan pada integritas dengan mengacu pada kode etik tertentu Pemberian layanan pada barang keperluan publik Profesi tersebut terorganisasi 22

Jenis-jenis diklat menurut tujuan Jenis diklat menurut subyek Jenis diklat menurut cara pelaksanaan Jenis-jenis diklat menurut durasi pelaksanaan Jenis-jenis diklat menurut pelaksana Jenis-jenis diklat menurut tempat pelaksanaan 23

1.Diklat pra-jabatan (pre-employment training) Mempersiapkan calon karyawan 2.Diklat jabatan (penataran) Membekali karyawan untuk pelaksanaan tugas sekarang 3.Diklat pengembangan Mempersiapkan karyawan untuk pelaksanaan tugas yang akan datang yang lebih berat/tinggi 4.Diklat konversi Mendidik karyawan yang beralih tugas 24

1.Diklat umum Diklat tentang pengetahuan atau ketrampilan umum yang harus diikuti semua karyawan seperti misalnya bahasa asing, keselamatan kerja, manajemen, dsb. 2. Diklat profesi Diklat pendalaman keahlian dalam profesi tertentu seperti pembelian/pengadaan dsb. 3.Diklat khusus Diklat yang bersifat khusus seperti Pancasila, pengembangan mental, dsb. 25

Dalam ruang kelas Dalam bentuk kursus/seminar/workshop dsb Belajar sambil bekerja (on the job training) Dalam bentuk kerja magang Dalam bentuk kunjungan kerja 26

Waktu singkat sekali (1-2 hari) Waktu singkat (1-2 minggu) Waktu sedang (1-6 bulan) Waktu panjang (1 tahun lebih) 27

1.Dilaksanakan sendiri (in house training) 2.Dilaksanakan pihak ketiga atas permintaan khusus (outsourcing) 3.Dilaksanakan oleh asosiasi profesi atau lembaga tertentu (misalnya dalam bentuk sertifikasi) 4.Dilaksanakan oleh lembaga pendidikan formal (perguruan tinggi) 28

Di dalam negeri Di luar negeri 29

Contoh sertifikasi oleh NAPM (the National Association of Purchasing Management, USA) CPM = Certified Purchasing Manager CIPM = Certified International Purchasing Manager CISM = Certified International Sourcing Manager APP = Accredited Purchasing Practitioner 30

Tugas pembelian Prinsip-prinsip pembelian Sumber pembelian Tata cara pembelian Pembelian barang kapital Strategi dan teknik pembelian Pelelangan, beli langsung, tunjuk langsung Pembuatan Surat Pesanan Taktik dan strategi negosiasi Incoterm Metoda pembayaran Pengendalian harga Pengendalian mutu Pemilihan dan evaluasi pemasok E-procurement Pengetahuan barang yang dibeli 31

Aspek hukum pembelian Kontrak pembelian jangka panjang Pengukuran kinerja bagian pembelian Perencanaan dan audit pembelian Kemitraan pembelipenjual Supply chain Beli, sewa, atau sewa guna Pendekatan reverse marketing dalam pembelian Outsourcing dalam pembelian Pembelian di muka, pembelian spekulatif, hedging Pembelian tepat waktu (just in time purchasing) Pembelian barang umum dan suku cadang Pembelian dalam negeri dan luar negeri dsb. 32

Pre-employment Training (1950-1961) a) Dalam bentuk MPS (Middelbare Petroleum School), kemudian berubah menjadi Petroleum College (Pendidikan Ahli Minyak) b) Tujuannya untuk mendidik tenaga ahli Indonesia untuk menggantikan orang asing c) Berupa tingkat akademi ( 2 tahun), dalam berbagai disiplin termasuk Materials Administrations (istilah logistik waktu itu) yang mencakup procurement/purchasing, warehousing, inventory control, dan distribution) 34

Pre-emplyoment Training (2001-2004) Logistik Supervisory Training (LST) -untuk menyediakan tenaga penyelia logistik di lapangan -direkrut dari lulusan D3 -dididik selama 24 bulan -dilakukan di Balikpapan -60% di kelas dan 40% praktek lapangan -sepenuhnya dilaksanakan dalam bahasa Inggris 35

Akademi Minyak dan Gas Bumi (Akamigas 3 tahun) di Cepu Untuk pendidikan pra-jabatan dan pendidikan keahlian Bidang studi: beberapa disiplin dalam industri migas termasuk Logistik (pembelian, pengendalian persediaan, pergudangan, distribusi) Disediakan untuk perusahaan yang bergerak di bidang migas (BUMN, asing, kontraktor) 36

1.Pendidikan Pra-Jabatan, Ada beberapa model yang dikembangkan a) Crash Program Training (CPT) Logistik Rekruiting sarjana ekonomi dan dididik selama 9 bulan b) Bimbingan Profesi Sarjana Logistik (BPSL) Rekruting sarjana beberapa disiplin dan dididik selama 12 bulan c) Bimbingan Praktis Ahli Logistik (BPAL) Rekruiting lulusan D3 politeknik dan dididik selema 24 bulan 37

2. Penataran Logistik Beberapa model yang dikembangkan a) Kader Logistik A Untuk karyawan berijazah S1 dengan durasi 12 bulan yang belum dididik kelogistikan b) Kader Logistik B Untuk karyawan berizasah SM dengan durasi 18 bulan yang belum dididik kelogistikan 38

2. Penataran Logistik (lanjutan) c) Penataran Logistik Penyegaran Manajemen (PLPM) Untuk menyiapkan manajer senior dengan durasi 6 minggu, dengan disiplin ketat d) Penataran Logistik Pemantapan Golongan Madya (PLPGM) Terutama sebagai diklat konversi karyawan yang pindah ke bagian Logistik dengan durasi 4 minggu e) dsb. 39

3. Diklat Pengembangan a) Management program di luar negeri (1-3 bulan) b) On the job training di perusahaan asing di luar negeri (3 bulan) c) Mengikuti program S2 (MBA Logistics) di universitas luar negeri d) Tour of duty e) Tour of area 40