2.1 Tinjauan Pustaka BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI Sistem informasi manajemen arsip sebelumnya sudah pernah dibuat dan sudah diimplementasikan pada masing-masing instansi. Tinjauan pustaka dalam pembuatan sistem informasi disposisi surat dan manajemen arsip KPRI UNS ini penulis mengambil dari dua artikel. Artikel tersebut ditulis oleh Rizki Alfiasca Pascapraharastyan, Antok Supriyanto, dan Pantjawati Sudarmaningtyas dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web dan artikel kedua yang ditulis oleh Triyono, Febriliyan Samopa, dan Urip Burhan yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. Ringkasan kedua artikel tersebut dapat dilihat dalam tabel 2.1. Table 2. 1 Tabel perbandingan penelitian pembuatan sistem informasi arsip No. Judul Jurnal Nama Penulis Metode Pengembangan Keluaran 1. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web Rizki Alfiasca Pascapraharastya n, Antok Supriyanto, dan Pantjawati Sudarmaningtyas 2014 Waterfall Upload arsip, disposisi, peminjaman arsip, pengembalian arsip, melihat dan mencetak laporan arus masuk, laporan peminjaman arsip, laporan retensi arsip 1
No. Judul Jurnal Nama Penulis Metode Pengembangan Keluaran 2. Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu Triyono, Febriliyan Samopa, dan Urip Burhan 2013 Prototype Pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar, penayangan ikhtisar arsip, grafik kinerja penatausahaan surat pegawai Rizki Alfiasca Pascapraharastyan, Antok Supriyanto, dan Pantjawati Sudarmaningty tahun 2014, yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat sebuah sistem informasi manajemen arsip rumas sakit bedah di Surabaya. Yang dihasilkan berupa aplikasi yang dapat menangani penguploadan data arsip, pendataan disposisi, peminjaman arsip, pengembalian arsip. Metode yang digunakan adalah metode waterfall. Informasi yang dikeluarkan berupa daftar atau laporan arus masuk surat, laporan peminjaman arsip, serta halaman laporan retensi arsip. Penelitian lain dari Triyono, Febriliyan Samopa, dan Urip Burhan (2013) yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. Aplikasi tersebut dapat menangani pengelolaan surat masuk, surat keluar pencarian data surat berdasarkan kategori yang digunakan pegawai antara lain perihal surat, nomor, tanggal dan alamat surat. Metode pengembangan yang digunakan adalah metode prototype dan informasi yang dikeluarkan berupa penayangan ikhtisar arsip, grafik kinerja penatausahaan surat pegawai. 2
Berdasarkan paparan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perbedaan dengan yang penulis buat dengan judul Sistem Informasi Disposisi Surat dan Manajemen Arsip KPRI Universitas Sebelas Maret yaitu dalam sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP berbasis framework Codeigniter versi 3 dengan basis data MySQL dan mampu mengelola data berikut ini : 1. Data surat masuk, merupakan data surat dari instansi maupun seseorang yang ditujukan kepada KPRI UNS. 2. Data surat keluar, merupakan data surat yang berasal dari KPRI UNS yang ditujukan kepada pegawai KPRI UNS maupun kepada instansi lain. 3. Disposisi surat, seluruh aktifitas surat menyurat perlu menggunakan lembar disposisi untuk proses pendistribusian surat di dalam internal KPRI UNS. 4. Pengelolaan data arsip, seluruh kegiatan surat menyurat beserta lampiran yang dibutuhkan nantinya akan dilakukan pendataan dan diberikan nomor definitif dan jenis klasifikasi sebelum dimasukan ke dalam lemari arsip. 5. Peminjaman arsip, peminjaman data arsip hanya boleh dilakukan oleh pegawai KPRI UNS. Pegawai KPRI UNS boleh meminjam lebih dari 1 arsip dengan durasi peminjaman 1 minggu. Apabila dalam tempo 1 minggu peminjam belum mengembalikan data arsip yang dipinjam, maka sistem akan memunculkan notifikasi kepada petugas. 6. Sistem ini mampu mengklasifikasikan arsip berdasarkan kategori yang telah ditetapkan oleh KPRI UNS. 7. Sistem mampu menampilkan jadwal retensi atau jadwal pemusnahan arsip berdasarkan kategori arsip dan memberikan notifikasi kepada petugas apabila sebuah arsip dinyatakan telah habis masa aktifnya. 8. Sistem dapat mencetak berita acara pemusnahan arsip setelah proses retensi arsip selesai dilakukan. 3
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Surat 2.2.1.1 Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suat instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/ perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi/perusahaan tersebut (Nuraida, 2008). 2.2.1.2 Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut. Ditujukan kepada instansi/ perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun intern dalam instansi/perusahaan tersebut (Nuraida, 2008). 2.2.2 Disposisi Disposisi atau Routing Slip adalah format instruksi kerja yang digunakan untuk meneruskan informasi atau perintah tindak lanjut. Formulir disposisi biasanya dilampirkan pada surat atau dokumen-dokumen yang diserahkan dari atasan kepada bawahannya untuk ditindaklanjuti (Soemohadiwidjojo, 2014). 2.2.3 Arsip Arsip merupakan setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain (Amsyah, 2005). 4
2.2.4 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi (Kristanto, 2003). 2.2.5 Model-View-Controller (MVC) MVC adalah sebuah pola pemrograman yang bertujuan memisahkan logika bisnis, logika data dan logika tampilan, atau secara sederhana memisahkan antara proses, data dan tampilan (Wardana, 2010). Sedangkan menurut Herdi Sirenden (2012), Konsep MVC adalah konsep pemisahan antara logika dengan tampilan dan database. Manfaat konsep ini adalah membuat coding logic lebih sederhana dan dapat membuat programmer dapat bekerja terpisah dengan designer. Programmer mengerjakan logika, sedangkan designer berkutat dengan rancangan tampilan. 2.2.6 Framework Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang membentuk aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga dalam pembuatan aplikasi website, kita harus mengikuti aturan dari framework tersebut (Wardana, 2010). Framework apabila diterjemahkan secara harfiah berarti kerangka kerja. Framework juga dapat diartikan sebagai sekumpulan script yang dapat membantu programmer atau developer dalam menangani berbagai masalah dalam pemrograman seperti koneksi ke database, pemanggilan variabel, berkas dan lainlain. Secara sederhana framework adalah kumpulan dari fungsi-fungsi dari berbagai library. Sehingga seorang programmer tidak perlu lagi membuat fungsifungsi dari awal. Programmer hanya perlu memanggil fungsi yang sudah ada di dalam framework (Herdi Sirenden, 2012). 2.2.7 CodeIgniter Framework Menurut Herdi Sirenden (2012) Codeigniter (CI) adalah salah satu framework yang menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan ukuran kecil 5
dan mudah untuk dikuasai. Framework codeigniter dapat diperoleh secara gratis dengan cara men-download di website resminya www.codeigniter.com. Untuk menggunakan framework codeigniter dengan maksimal anda akan memerlukan : 1. PHP 4.3.2 atau versi di atasnya 2. Web server, direkomendasikan Apache 3. Database MySQL, MySQLi, MSSQL, Postgre, Oracle, SQLite atau ODBC 2.2.8 PHP (Hypertext Prepocessor) PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting adalah sintaks dan perintah-perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada dokumen HTML (Sunarfrihantono, 2002). Sedangkan menurut Kurniawan (2002), PHP (atau resminya PHP: Hypertext Prepocessor) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser. 2.2.9 Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan / diorganisasi secara bersama, dalam bentuk sedemikian rupa, dan tanpa redundansi (pengulangan) yang tidak perlu supaya dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah untuk memenuhi berbagai kebutuhan (Utami, 2012). 2.2.10 MySQL MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL). MySQL dalam operasi client-server melibatkan server daemon MySQL di sisi server dan berbagai macam program serta library yang berjalan di sisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar. Perusahaan yang mengembangkan MySQL yaitu TcX mengaku mampu 6
menyimpan data lebih dari 40 database, 10000 tabel dan sekitar 7 juta baris, totalnya kurang lebih 100 Gigabyte data (Sunarfrihantono, 2002). 2.2.11 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau (Fathansyah, 2012). Menurut Fathansyah (2012) ada dua komponen penyusun ERD, yaitu entity atau entitas dan relation atau relasi. Entity atau entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sedangkan relation atau relasi menunjukan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Notasi-notasi simbolik menurut Fathansyah (2012) di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan digambarkan di dalam table 2.2 : Table 2. 2 Notasi simbolik Diagram E-R menurut Fathansyah (2012) Simbol Keterangan Persegi panjang menyatakan himpunan entitas. Lingkaran / elips menyatakan atribut. (atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi). Belah ketupat menyatakan himpunan relasi. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. 7
Sedangkan menurut Al Fatta (2007), ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukkan hubungan antar data. Al Fatta juga menyebutkan istilah istilah dalam ERD sebagai berikut. 1. Atribut a. Informasi diambil tentang sebuah entitas. b. Nama atribut harus merupakan kata benda. 2. Relationship a. Hubungan antar entitas b. Entitas pertama dalam relationship disebut entitas induk, entitas kedua disebut sebagai entitas anak. c. Relationship harus berupa kata kerja d. Relationship berjalan 2 arah 3. Kardinalitas a. Satu instance dalam suatu entitas mengacu pada satu dan hanya satu instance pada entitas lainnya (1:1). b. Satu instance dalam suatu entitas mengacu ke satu atau lebih instance yang berelasi (1:N). c. Satu instance atau lebih dalam suatu entitas mengacu pada satu atau lebih instance pada entitas yang berelasi (M:N). 4. Modalitas a. Mengacu pada apakah suatu instance dari entitas anak dapat ada tanpa suatu relasi dengan instance dari entitas induk atau tidak. b. Not Null, berarti bahwa suatu instance pada entitas yang berelasi harus ada untuk suatu instance dari entitas lain untuk disebut valid. c. Null, berarti bahwa tidak ada instance dalam entitas yang berelasi yang diperlukan untuk instance pada relasi lain untuk dikatakan valid. 8
2.2.12 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artifak dari proses analisis dan desain berorientasi obyek (Hermawan, 2004). Hermawan (2004) juga mengatakan bahwa UML menyediakan beberapa notasi dan artifak standar yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi bagi para pelaku dalam proses analisis dan desain. Artifak dalam UML didefinisikan sebagai informasi dalam berbagai bentuk yang digunakan atau dihasilkan dalam proses pengembangan perangkat lunak. Berikut artifak dalam UML yang dibahas oleh Hermawan (2004) : a. Use Case Diagram Menurut Hermawan (2004) use case diagram menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang dibangun dan siapa yang berinteraksi dengan sistem. Tabel 2.3 menggambarkan komponen sistem dalam use case diagram menurut Hermawan (2004) Table 2. 3 Simbol pada use case diagram (Julius Hermawan, 2004) Simbol Keterangan Actor; Sebuah peran yang dimainkan oleh seseorang, sistem, atau perangkat yang memiliki saham dalam keberhasilan operasi dari sistem. Use case; Untuk mengungkapkan tujuan bahwa system harus dicapai. Association; Mengidentifikasi interaksi antara actor dan use case. Include; Termasuk didalam use case lain (required) atau diharuskan. Tanda panah terbuka harus terarah ke sub Use Case. 9
Extends; Perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi. Tanda panah terbuka harus terarah ke parent/base use case. b. Sequence Diagram Menurut Hermawan (2004) sebuah Sequence diagram menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, yaitu interaksi yang terjadi antar class, operasi apa saja yang terlibat, urutan antar operasi, dan informasi yang diperlukan oleh masing-masing operasi. Simbol-simbol dalam sequence diagram dijelaskan dalam tabel 2.4 : Table 2. 4 Simbol-simbol pada use case diagram menurut Hermawan (2004) Simbol Keterangan Boundary; pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan) Control; metode untuk membuat aplikasi dengan memisahkan data (Model) dari tampilan (View) dan cara bagaimana memprosesnya (Controller) Entity; sebuah objek yang keberadaanya dapat dibedakan terhadap objek lain Message; mewakili komunikasi yang dikirim satu sama lain. Lifeline; untuk mengatur pesan-pesan dalam urutan yang relative tepat. c. Class Diagram Menurut Hermawan (2004) class diagram menunjukan hubungan antar class dalam sistem yang sedang dibangun dan bagaimana mereka saling 10
berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan. Komponen-komponen dalam class diagram dijelaskan dalam tabel 2.5. Table 2. 5 Simbol-simbol pada class diagram menurut Hermawan (2004) Class Generalization Binary Association Composition + Public - Private # Protected 2.2.13 HyperText Markup Language (HTML) Hypertext markup Language (HTML) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web (Sunarfrihantono, 2002). 2.2.14 JavaScript JavaScript adalah bahasa skrip yang ditempelkan pada kode HTML dan diproses pada sisi klien. Pada dasarnya JavaScript berbeda dengan bahasa Java, JavaScript diinterpretasikan oleh klien (kodenya bisa dilihat pada sisi klien), sedangkan kode Java dikompilasi oleh pemrograman dan hasil kompilasinyalah yang dijalankan oleh klien (Kadir, 2003). 11