PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN (TAHUN )

PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN (TAHUN 1914-1942) I. P E N D A H U L U A N A. Latar Belakang Arsip kertas atau arsip konvensional merupakan arsip yang berbahan dasar kertas sebagai media rekam informasinya. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional mempunyai tanggungjawab untuk melestarikan arsip sesuai dengan amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta untuk mempertinggi penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan, ANRI melakukan penelitian dan pengujian. ANRI merupakan lembaga yang menyimpan banyak khasanah arsip kertas dengan rentang periode yang cukup panjang yaitu arsip-arsip bermasa periode Vereenigde Oost Indische Compagnie (VOC), Hindia Belanda hingga masa Republik Indonesia sekarang. Khasanah arsip kertas yang tersimpan mempunyai peran yang sangat penting bagi kepentingan publik baik untuk kepentingan penelitian maupun untuk pengambilan keputusan atau dalam rangka penyusunan suatu kebijakan tertentu. Ruang penyimpanan khasanah arsip kertas di ANRI berada di depo arsip gedung G lantai 2-8, dan khusus untuk arsip peta tersimpan di gedung depo arsip gedung E. 1

Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kertas khususnya kegiatan pengujian laboratorium yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perawatan arsip kertas, maka dilakukan pengujian identifikasi kondisi fisik terhadap khasanah arsip yang tersimpan. Identifikasi ini penting dilakukan karena dengan melakukan identifikasi terhadap kondisi fisik serta kondisi kerusakan, kita dapat mengetahui karakteristik khusus yang dimiliki oleh khasanah arsip tertentu sesuai dengan tahun arsip tersebut diciptakan. Selain itu, dapat diketahui pula apakah kondisi ruang penyimpanan memenuhi standar penyimpanan sehingga arsip dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama karena memiliki nilai guna sekunder. Dengan pengujian tersebut, maka akan memudahkan kita dalam menentukan langkah-langkah yang perlu diambil dalam rangka melakukan perbaikan dan penyelamatan terhadap arsip tersebut pada umumnya dan informasi yang terkandung didalamnya secara khusus. Pada tahun anggaran 2011, Subdit Instalasi Laboratorium melakukan kegiatan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW). Identifikasi dilakukan menggunakan Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010 sebagai sebuah pedoman dalam penentuan tingkat jenis kerusakan. Archives Damage Atlas ini sangat membantu dalam mengidentifikasi jenis kerusakan dan penyebab kerusakan sehingga diharapkan kerusakan arsip diketahui sedini mungkin dan dapat ditangani dengan segera. B. Dasar Pelaksanaan 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. 3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia 2

sebagaimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010. 4. Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Nasional Nomor: HK.01.02/54/2011 tentang Tim Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Koleksi Arsip Nasional Republik Indonesia. C. Maksud dan Tujuan Maksud dilaksanakannya pengujian ini adalah untuk mengidentifikasikan kondisi arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan tujuannya adalah: 1. Mengetahui sifat karakteristik fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) sehingga bisa dijadikan salah satu penentuan autentifikasi arsip statis berdasarkan ciri fisiknya. 2. Mengetahui jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW sehingga dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan perlu tidaknya dilakukan restorasi dan reproduksi arsip serta metode yang akan diambil pada saat melakukan restorasi/reproduksi terhadap arsip tersebut. 3. Dapat memberikan masukan dan saran pada unit unit di lingkungan Direktorat Preservasi agar pelaksanaan preservasi arsip BOW pada khususnya dapat berjalan optimal. 4. Arsip dapat diselamatkan sehingga dapat dipergunakan sebesar-besarnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3

D. Ruang Lingkup 1. Waktu dan tempat Pelaksanaan kegiatan dilakukan selama 6 bulan dari bulan Februari sampai dengan Juli 2011. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) dilakukan di tempat penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G, Arsip Nasional Republik Indonesia. 2. Pelaksana Pelaksana tim kerja Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: HK.01.02/54/2011 tanggal 11 Maret 2011 adalah: - Gina M Husni : Pengarah - Mustari Irawan : Pengarah - Koewato : Penanggung Jawab - Yanah Suryanah : Peneliti Pertama - Euis Shariasih : Peneliti - Sari Hasanah : Peneliti - Wiwi Diana Sari : Peneliti - Supriadi : Pembantu Peneliti - Aris Widodo : Pembantu Peneliti - Roby Syafurjaya : Pembantu Peneliti - Fitra Yeni : Pembantu Peneliti 3. Lingkup kegiatan Lingkup kegiatan ini meliputi: rapat koordinasi, pengambilan sampling/ pengumpulan contoh, pengujian laboratorium, pengolahan data hasil pengujian dan pelaporan hasil pengujian. Pembiayaan berasal dari APBN Arsip Nasional Republik Indonesia tahun anggaran 2011, seperti yang tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02 A Tahun 2011 tentang Rencana Kinerja Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011. 4

II. T I N J A U A N P U S T A K A A. Arsip Kertas Arsip kertas dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor, sehingga kondisi fisik arsip kertas yang disimpan dapat menurun kualitasnya terutama kualitas fisik arsip yang dapat menyebabkan hilangnya informasi. Kertas dapat rusak karena faktor yang berasal dari dalam kertas itu sendiri maupun karena faktor yang berasal dari luar. Kertas dapat mengalami penurunan kualitas karena bahan-bahan yang dipakai pada saat pembuatannya, sehingga kertas dapat mengalami perusakan dengan sendirinya karena proses kimia yang berlangsung di dalam kertas. Selain itu terdapat faktor yang dapat mempercepat proses kerusakan diantaranya suhu dan kelembaban, polutan dari udara serta ancaman kerusakan yang berasal dari api, cahaya, jamur, serangga, binatang pengerat termasuk juga perlakuan, baik pada saat proses penyimpanan, pengolahan maupun pada saat dilayankan kepada para pengguna arsip di ruang layanan arsip. Kerusakan yang terjadi pada arsip kertas dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis kerusakan yaitu 1 : 1. Kerusakan yang terjadi pada jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan (banden). Merupakan suatu bentuk kerusakan yang terjadi pada permukaan dan jilidan dari arsip yang terjilid, punggung dan juga jahitan dari jilidan. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan. 2. Kerusakan yang diakibatkan oleh proses kimia. Kerusakan ini dapat disebabkan baik oleh faktor internal maupun eksternal. Faktor internal dapat berupa bahan-bahan yang dipakai selama proses 1 Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010. 5

pembuatan kertas, sementara faktor dari luar dapat berasal dari lingkungan tempat penyimpanan dan material yang ada pada kertas seperti tinta, selotape, paper klip logam dll. Jenis kerusakan yang terjadi adalah kerusakan akibat api, foxing 2, korosi tinta, korosi tembaga, tape dan stiker, karat, asidifikasi, dan perbaikan sebelumnya. 3. Kerusakan yang diakibatkan oleh perlakuan (mekanik). Kerusakan ini disebabkan oleh penggunaan yang salah, penanganan terhadap arsip yang salah, penyimpanan dan kekerasan akibat perang. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah kerutan pada halaman, lipatan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme. 4. Kerusakan yang diakibatkan oleh hama. Kerusakan ini terbagi dalam dua kategori yaitu kerusakan yang diakibatkan oleh serangga termasuk didalamnya karena kutu buku, rayap, kumbang dan silverfish, kemudian kerusakan yang disebabkan oleh binatang pengerat seperti tikus. Di negara tropis, rayap dapat menyebabkan kerusakan serius pada arsip. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah adanya kotoran serangga, kertas berlubang akibat digigit serangga, dan sobeknya kertas. 5. Kerusakan yang diakibatkan oleh air. Air yang terdapat di dalam kertas setelah melalui proses pembuatan kertas berkisar antara 6% 3 atau disebut sebagai kadar air dalam kertas. Ini merupakan persentase kelembaban yang baik bagi kertas. Dalam penyimpanan tertentu, kertas dapat mengalami kelembaban yang lebih tinggi dari 6%. Meningkatnya kandungan air dapat menyebabkan 2 Flek/noda kecil biasanya berwarna coklat muda hingga hitam, tersebar pada seluruh lembaran manuskrip atau halaman buku. Ibid hal 143 3 Ibid hal 118 6

kerusakan pada kertas. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah perubahan warna pada kertas, timbulnya noda, dan kertas menjadi rapuh. Tingkat kerusakan pada arsip kertas dikelompokkan menjadi tiga kategori yaitu: 1. Kerusakan ringan Kerusakan pada arsip kertas dimana kertas tersebut tidak akan bertambah rusak ketika sedang dipakai contohnya ketika dipindahkan, atau ketika membalik halaman. 2. Kerusakan sedang Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut tidak akan bertambah jika penanganan dilakukan dengan halus dan hati-hati. Namun, jika arsip kertas diperlakukan atau dikerjakan agak terlalu kasar maka akan berpeluang menambah kerusakan. 3. Kerusakan berat Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut akan bertambah walaupun telah dilakukan penanganan secara halus dan hati-hati. Selain itu kerusakan dikategorikan berat jika ada kecenderungan akan hilangnya informasi. Bahkan jika hanya sebagian dari sebuah lembaran arsip mengalami kerusakan berat, seluruh arsip dianggap rusak berat sehingga tidak dapat diakses. B. Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Arsip BOW merupakan arsip yang diserahkan oleh Departemen Pekerjaan Umum (PU) yang memiliki arsip periode Hindia Belanda yaitu tahun 1914 1942. Jumlah arsip sekitar 1600 meter linier meliputi arsip jalan masuk (toegangen) yang berjumlah 78 meter linier selebihnya sistem Verbaal dan Agenda. Arsip ini berasal dari Gedung Sate Bandung Jawa Barat. Departemen ini pada awal didirikan 7

tahun 1819 merupakan sebuah lembaga Civiele Gebouwen (Bangunan Sipil) yang kemudian digabung dengan Hoofdinspectie Waterstaat (Inspektorat Pengairan) menjadi Administratie van den Waterstaat en der Civiele Gebouwen (Administrasi Pengairan dan Bangunan Sipil) pada tahun 1828. Pada tahun 1864 BOW menangani pengelolaan, pengawasan pengairan dan pekerjaan umum di Hindia Belanda (pembangunan sipil seperti jalan, jembatan dan bangunan publik lainnya), pengelolaan pertambangan dan mesin uap. Lebih lanjut, departemen ini menangani bidang komunikasi (pos, telegraf, dan sambungan telepon), sarana perhubungan (perkeretaapian dan pelabuhan), administrasi pergudangan, layanan tabungan kantor pos, hingga pengerukan sungai. Dalam perkembangan organisasinya, pada tahun 1934, departemen ini bergabung dengan Departement van Gouvernementsbedrijven (Departemen Urusan BUMN) menjadi Departement van Verkeer en Waterstaat (Departemen Perhubungan dan Pengairan. 4 Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan kurun waktu yang menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem arsip yang berbeda. Adapun sistem kearsipan yang digunakan dalam penataan arsip BOW pada saat dinamisnya (periode 1800-an sampai 1924) adalah sistem Verbaal dan Kaulbach berdasarkan nomor registrasi dalam kartu agenda (kurun waktu 1925-1942). 5 Sistem Verbaal 6 berasal dari kegiatan yang dilakukan dalam Staten- Generaal (Lembaga Perwakilan Rakyat Kerajaan Belanda) pada abad 17-18 ketika pejabat tertentu meyampaikan laporan termasuk didalamnya korespondensi. 7 Secara kearsipan, Verbaal dapat diartikan sebagai kesatuan dokumen yang merujuk pada sebuah keputusan 8 dan ditata bukan berdasarkan subyek melainkan 4 Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Inventaris Arsip Departement Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, 2010. 5 Ibid Hal 3 6 Ibid hal 3 7 F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004), 46 8 W. R. Hugenholtz, An East Indian Serial: Mailrapporten (1869-1940), Itinerario 4:2 (1980) : 73 8

secara kronologis sesuai tanggal keputusan. Sistem ini sebenarnya telah dipraktekkan sekitar tahun 1800-an dimana kesamaan bentuk redaksi menjadi dasar pengelompokan dokumen, namun baru diresmikan tahun 1823 dengan keluarnya Keputusan Raja (Koninklijk Besluit) tanggal 4 September 1823 nomor 7. Sistem Verbaal adalah suatu sistem yang terdiri dari seri Verbaal yaitu keputusan kepala organisasi yang tertulis dalam lembaran ganda atau kertas dobel folio, yang didalamnya disertakan surat/dokumen masuk yang berkaitan dan konsep surat keluar yang telah disetujui (kadang juga disertai dokumen pendukung lain seperti memo, nota dinas, atau advis dari instansi lain). Dalam sistem ini, untuk membaca atau menemukan arsip yang dimaksud, dikenal 4 (empat) jalan masuk atau dikenal dengan istilah Toegangen. Toegangen atau jalan masuk terdiri dari agenda, index, dan klapper dan autoriteiten. Sistem Verbaal digunakan di BOW pada tahun 1914 1924, namun jalan masuknya tidak lengkap. Belum ditemukan agenda sama sekali. Baru ditemukan sebuah klapper tahun 1922, dan dua buah autoriteiten tahun 1921 dan 1924. Agenda, adalah suatu daftar yang berisi informasi tentang keluar masuknya surat yang disusun berdasarkan urut nomor. Keberadaan agenda ini diketahui dari kode Ag. No. (nomor agenda) yang terdapat dalam Verbaal. Index merupakan jalan masuk utama dalam arsip menurut sistem Verbaal. Index adalah suatu daftar, dimana pada lajur bagian atas pada halaman atau folio tertentu ditulis mengenai rubrik atau subyek yang telah ditentukan. Oleh karena itu index juga disebut index folio. Klapper pada umumnya adalah daftar nama atau tempat atau kata tangkap yang terdapat dalam index. Dalam arsip BOW, klapper adalah index nama sehingga sering disebut namensklapper (klapper nama) untuk mempertegas perbedaan dengan klapper yang lain. Klapper disusun sesuai abjad (alfabetis) dan memuat nama-nama orang yang terdapat atau tercantum di dalam surat yang diterima atau dikirimkan. Autoriteiten adalah suatu daftar atau catatan yang memuat dari instansi mana suatu surat itu dikirim, termasuk keterangan mengenai tanggal dan 9

nomor surat. Jalan masuk ini berfungsi terutama ketika arsip tersebut masih aktif, yakni untuk memudahkan penemuan kembali arsip atau menggabungkan kembali arsip apabila suatu instansi menulis surat dengan menunjuk surat yang pernah dikirimnya hanya dengan tanggal dan nomor suratnya saja. Sistem Kaulbach 9 diperkenalkan di Hindia Belanda oleh seorang pegawai bernama Kaulbach yang mempelajari sistem arsip pada waktu ia di Belanda dalam organisasi Staatshollandspoor (Jawatan Kereta Api Belanda) sehingga sering disebut juga Sistem Kaulbach. Dalam sistem ini, arsip dikelompokkan berdasarkan subyek dengan kumpulan keputusan/verbaal sebagai seri utama. Sistem Kaulbach menggunakan jalan masuk yang terdiri dari hoofdenlijst, agenda, klapper, autoriteiten, dan controle boeken. Hoofdenlijst disusun berdasarkan afdeling (bagian atau divisi dalam departemen). Bentuk jalan masuk ini sama dengan hoofdenlijst yang terdapat pada sistem Verbaal namun pada sistem kartu, hoofdenlijst dibuat terpisah dalam bentuk buku. Agenda di sini berbeda dengan agenda yang terdapat dalam sistem Verbaal. Tidak semata-mata untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, agenda ini menjadi jalan masuk utama sistem Kaulbach karena juga merujuk pada tanggal dan nomor Verbaal. Agenda ini memiliki bentuk asli kartu yang kemudian dibundel/dijilid. Pembagian agenda ini berdasarkan divisi/afdeling yang ada. Agenda terbagi menjadi agenda biasa dan agenda geheim (rahasia). Klapper dalam sistem ini memiliki bentuk yang sama dengan yang ada dalam sistem Verbaal, namun klapper dalam sistem ini merujuk pada autoriteiten. Autoriteiten dalam sistem ini sama dengan yang terdapat dalam sistem Verbaal, namun kadang memiliki nama yang berbeda seperti autoriteiten register dan register van ingekomen stukken. Jalan masuk ini tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip. Controle boek adalah buku yang berfungsi untuk mengecek status pengiriman surat keluar. Buku ini hanya digunakan pada saat arsip dinamis sehingga tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip. 9 Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Inventaris Arsip Departement Burgerlijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, 2010 10

III. P E L A K S A N A A N A. Jenis-jenis Pengujian 1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan, Pemeriksaan kondisi ruang penyimpanan arsip BOW meliputi: a. Suhu ( 0 C), Suhu adalah ukuran kuantitatif terhadap temperatur; b. Kelembaban (%RH), Kelembaban adalah konsentrasi uap air di udara; c. Intensitas cahaya (lux), Intensitas cahaya adalah besaran pokok fisika untuk mengukur daya yang dipancarkan oleh suatu sumber cahaya pada arah tertentu per satuan sudut; d. Intensitas UV (µw/m), Intensitas UV adalah intensitas radiasi elektromagnetis terhadap panjang gelombang yang lebih pendek dari daerah dengan sinar tampak, namun lebih panjang dari sinar-x yang kecil. Pengujian suhu, kelembaban, intensitas cahaya, dan intensitas UV dilakukan di ruang penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan dengan menggunakan thermohygrometer digital SWEMA AIR 300, sedangkan pengujian intensitas cahaya (lux), dan intensitas UV dilakukan dengan menggunakan alat Elsec UV Monitor. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan pada 3 titik ruangan dalam kondisi lampu nyala. Sedangkan pengujian intensitas cahaya dan UV dilakukan pada kondisi lampu mati, lampu nyala dan dekat jendela.. Masingmasing pengujian dilakukan pada pagi hari sebelum identifikasi kondisi kerusakan pada arsip BOW. 2. Identifikasi Kondisi Kerusakan Identifikasi terhadap kondisi kerusakan arsip BOW diperoleh dengan melakukan pengamatan terhadap jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW berdasarkan Damage Atlas meliputi: 11

a. Pengujian terhadap kerusakan jilidan; b. Pengujian terhadap kerusakan akibat kimia; c. Pengujian terhadap kerusakan akibat mekanik; d. Pengujian terhadap kerusakan akibat serangga dan binatang pengerat; e. Pengujian terhadap kerusakan akibat air. 3. Identifikasi Ciri Fisik a. Ketebalan lembaran kertas. Tebal kertas adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan kertas pada kondisi standar 10. Pengujian ketebalan dilakukan terhadap lembaran kertas arsip dan banden arsip secara keseluruhan. b. Ketebalan banden arsip secara keseluruhan. Tebal banden adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan banden pada kondisi standar. Pengujian ketebalan dilakukan terhadap banden arsip secara keseluruhan. c. Bobot banden arsip. Bobot adalah berat bundel/jilidan arsip diukur dengan satuan gram. d. Ukuran kertas. Ukuran kertas adalah standar atau norma untuk mengukur panjang dan lebar yang dinyatakan dalam cm. e. Watermark. Pengamatan dilakukan terhadap watermark/tanda air yang terdapat pada lembaran arsip 4. Pengujian ph Permukaan Pengujian ph atau derajat keasaman pada arsip kertas BOW dilakukan dengan metode ph permukaan 11 dengan menggunakan ph meter HORIBA. Pengujian ph dilakukan pada sampel yang diambil secara acak pada permukaan kertas di bagian depan, tengah dan belakang pada jilidan atau bundel arsip. 10 SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton 11 SNI 14-4735-1998 - Cara uji ph permukaan kertas 12

B. Cara Pengambilan Sampel Uji/Pengujian Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan periodesasi yang menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem penataan arsip yang berbeda, arsip BOW terdiri dari arsip toegangen tahun 1914-1942, arsip yang disusun dengan sistem Verbaal (Verbaal BOW) dan sistem Agenda (Agenda BOW). Jumlah seluruh arsip BOW berdasarkan penghitungan yang dilakukan oleh staf Subdit Instalasi Laboratorium adalah 13.797 boks yang berisi arsip yang tidak berbentuk jilidan (diasumsikan 1 boks berukuran 10 cm berisi 1 sampul arsip atau 1 nomor) dan sebanyak 503 boks yang khusus berisi arsip Toegangen (jalan masuk) dalam bentuk jilidan dan memakai boks dari Belanda dalam berbagai ukuran. Dari jumlah 14.300 boks (13.797 + 503) kemudian diambil sampel, karena jumlah populasinya berada di antara 10.000 15.000 boks maka menurut tabel Krajcie dan Morgan (1970) 12 sampel yang diambil yaitu berkisar antara 370 375 boks. Penghitungan terhadap interval sampel dilakukan dengan cara membagi seluruh jumlah boks dengan perkiraan jumlah sampel yang diambil maka akan diperoleh nilai 40 (14.300/370), maka dilakukan pengambilan sampel untuk Toegangen mulai dari no 40, 80, 120, dst., begitu juga dengan arsip dengan sistem Verbaal, sementara untuk arsip dengan sistem Agenda yang berkurun waktu antara tahun 1925-1942, karena belum memiliki nomor definitif, dilakukan pengambilan sampel berdasarkan tahun arsip sampai semua tahun terambil secara acak dimana arsip-arsip tersebut sudah memiliki nomor sementara. Untuk arsip yang belum memiliki nomor sementara tidak dilakukan pengujian karena masih dalam proses pengolahan yang dilakukan oleh Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Karena itu sampel yang semula akan diuji 370-375 sampel, hanya dapat diuji sebanyak 297 sampel dari arsip BOW yang sudah memiliki identitas nomor, baik nomor sementara maupun nomor definitif. 12 Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Prestasi Pustaka Publisher. Cetakan Kedua, Jakarta 2007 : 59 13

Lihat lampiran 1 Matrik Data Hasil Pengujian Kerusakan Arsip BOW dan lampiran 2 Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (ph) Arsip BOW. Nomor sampel/formulir uji masing-masing arsip BOW sebagai berikut : Toegangen sampel uji nomor 1-35, Sistem Verbal sampel uji nomor 36-142 dan Sistem Agenda sampel uji nomor 143-297. Untuk pengujian derajat keasaman (ph), sampling dilakukan terhadap lembaran kertas yang ada pada bagian awal, tengah dan akhir arsip tiap bundelnya kemudian dibuat nilai kisarannya, demikian pula untuk ketebalan kertas, ukuran, dan watermark. Untuk jenis dan tingkat kerusakan arsip dilihat dari keseluruhan tampilan arsip mulai dari lembaran paling awal sampai lembaran paling akhir. C. Hasil Pengujian dan Pembahasan 1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan Selama pengujian berlangsung, parameter kondisi lingkungan yang diamati di ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai 6 dan 7 depo G adalah suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan UV. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi ruang penyimpanan arsip yang dipersyaratkan. Adapun hasil pengamatan, dapat dilihat dalam tabel berikut: 14

Tabel 1. Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai 6 dan 7 depo G No Parameter uji* Kondisi Ruang Penyimpanan Standar Lantai 6 Lantai 7 Keterangan 1. 2. Suhu ( 0 C) Kelembaban (% RH) 18 22* 45 55* 21,6 22,5 42,1 45,2 21,9 23,7 44,1 47,7 Pengukuran ***: 04 Feb, 04 Maret, 08 3. Cahaya (lux) maks 55 (terang)** 38,2 30,8 April, 06 Mei 2011 4. UV (µw/m) maks 75 (terang)** 0 1,3 Keterangan : * Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip ** Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta, 1992 *** Pengukuran intensitas cahaya, UV, suhu dan kelembaban ruang pada tiga titik yang mewakili dengan kondisi beberapa lampu tidak menyala. Pengukuran dilakukan pada pagi hari. AC berfungsi baik, sedangkan dehumidifier dalam keadaan mati. Hasil pengamatan kondisi suhu dan kelembaban relatif lantai 6 dan 7 ruang depo G yang ditunjukan pada tabel di atas, dapat kita lihat bahwa suhu masih belum sesuai, sedangkan kondisi kelembaban relatif sudah memenuhi standar yang dipersyaratkan untuk ruang depo arsip. Suhu dan kelembaban dapat mempengaruhi kondisi fisik arsip kertas yang disimpan karena jika terjadi perubahan suhu yang cukup tinggi akan menyebabkan terjadi perubahan pada volume dan ketegangan. Jika perubahan itu terjadi terus-menerus, akan dapat menyebabkan kertas menjadi lemah karena putusnya rantai ikatan kimia pada polimer selulosa. Jika suhu udara naik, maka kelembaban udara akan turun dan air yang terkandung di dalam kertas akan dilepas, sehingga kertas menjadi kering dan menyusut, bila ini terjadi maka serat selulosa yang menyusun lembaran kertas akan saling tarik menarik. Namun sebaliknya bila suhu turun, maka kelembaban udara akan naik dan kertas akan menyerap air sehingga kandungan air dalam kertas akan bertambah sehingga volume kertas akan bertambah, disamping itu dengan 15

bertambahnya kandungan air dalam kertas akan memberi peluang bagi jamur untuk tumbuh dan berkembang biak. 13 Untuk itulah penting untuk tetap menjaga agar suhu dan kelembaban relatif tetap stabil. Selain suhu dan kelembaban relatif ada hal lain yang dapat mempengaruhi kondisi arsip yaitu cahaya, baik yang berasal dari alam maupun buatan, yang dapat membuat material dalam hal ini kertas menjadi lemah, serta mengubah warna dari kertas menjadi pudar atau lebih gelap. Kerusakan yang diakibatkan oleh cahaya bersifat irreversible atau tidak dapat dikembalikan seperti keadaan semula, dan seiring berjalannya waktu efeknya akan terus terakumulasi. Cahaya matahari mengandung sinar-sinar yang berbahaya seperti sinar inframerah dan ultra violet. Karena itu penting untuk melindungi arsip dari paparan langsung sinar matahari. 14 Sinar-sinar yang terdapat dalam cahaya dapat dibagi dalam tiga kelompok menurut panjang gelombangnya, yaitu sinar ultra violet dengan panjang gelombang antara 300-400 milimikron, sinar cahaya tampak dengan panjang gelombang antara 400-700 milimikron dan sinar infra merah dengan panjang gelombang lebih besar dari 760 milimikron, dimana semakin kecil panjang gelombang dari suatu sinar maka makin besar energi yang dihasilkan sehingga sinar ultra violet merupakan sinar dengan kekuatan merusak yang paling besar karena memiliki panjang gelombang paling kecil. Sinar ultra violet dapat mengakibatkan perubahan terhadap warna tulisan dimana tulisan menjadi pudar dan lama kelamaan akan mengakibatkan kertas menjadi rapuh dan kehilangan kekuatan. 15 Dari hasil pengukuran terhadap cahaya matahari pada lantai 6 dan 7 gedung G tempat arsip BOW disimpan banyaknya cahaya yang masuk ke ruang penyimpanan dan sinar UV seluruh hasilnya di bawah batas maksimal dari yang 13 Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Jakarta, 1992, hlm. 16. 14 Rene Teygeler, Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI, 2001, hlm 93-94. 15 Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, op. cit., hlm 12-13. 16

ditetapkan oleh standar, sehingga dapat dikatakan bahwa ruang penyimpanan dalam kondisi baik. 2. Identifikasi Kondisi Fisik Arsip BOW merupakan arsip media kertas yang dapat rusak karena berbagai sebab sehingga memperlihatkan beragam jenis dan tingkat kerusakan. Jenis dan tingkat kerusakan pada arsip ditentukan berdasarkan buku Archive Damage Atlas, buku ini digunakan untuk mengenali jenis dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip serta penyebab dari kerusakan. Hasil pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW (matrik Hasil Pengujian Kondisi Kerusakan Arsip BOW pada lampiran 1) ditunjukkan pada diagram berikut : Gambar 1. Diagram Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW Rusak Sedang 55% Baik 71% Rusak, 29% Baik Rusak Ringan Rusak Sedang Rusak Berat Rusak Ringan 37% Rusak Berat 8% 17

Dari hasil uji dan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi fisik arsip BOW 71% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 29% dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Pada persentase kondisi arsip yang rusak tersebut, tingkat kerusakan terbesar adalah pada tingkat kerusakan sedang sebesar 55%, kemudian kerusakan ringan 37% dan kerusakan berat sebesar 8%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW secara keseluruhan umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Tingkat kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada tingkat kerusakan sedang dan ringan. Kerusakan berat yang teridentifikasi sebesar 8% dari populasi arsip rusak. Data persentase tingkat dan jenis kerusakan Arsip BOW ditunjukkan pada diagram berikut ini: Gambar 2. Diagram Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW Hama 3% air 5% Jilidan 7% jilidan (khusus toegangen) kimia Mekanik 21% mekanik hama air Kimia 64% Dari gambar 2 di atas menunjukkan bahwa jumlah persentase jenis kerusakan yang terjadi pada arsip BOW yaitu kerusakan akibat faktor kimia > akibat faktor mekanik > pada jilidan > akibat faktor air > akibat hama. persentase terbesar adalah jenis kerusakan karena faktor kimia sebesar 64%. 18

Persentase tingkat kerusakan pada masing-masing jenis kerusakan baik rusak ringan, sedang atau berat ditunjukkan pada gambar 3 di bawah ini. Gambar 3. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW 45,8% 33,3% 20,8% kerusakan pada jilidan (khusus BOW Toegangen) 31,2% 64,1% 4,6% kerusakan akibat faktor kimia 39,6% 47,4% 13,0% kerusakan akibat faktor mekanik 67,4% 27,9% 4,7% kerusakan akibat faktor biologi 64,1% 23,4% 12,5% kerusakan akibat faktor air rusak ringan rusak sedang rusak berat Keterangan : Pada arsip BOW hanya Toegangen yang memiliki jenis kerusakan pada jilidan karena berbentuk banden/jilidan, sedangkan arsip BOW sistem Verbaal dan Agenda berbentuk bundel tanpa dijilid. Berdasarkan gambar 3 di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat mempunyai persentase yang lebih kecil dibandingkan dengan kerusakan ringan dan sedang. Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan pada jillidan untuk toegangen sebesar 20,8%. Jenis kerusakan ini diidentifikasikan dengan adanya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan. Sementara tingkat kerusakan berat dengan persentase besar lainnya adalah kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,0% yang 19

diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan. Jenis kerusakan ini diidentifikasikan dengan adanya kerutan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme, dll. Data hasil pengujian berdasarkan jenis arsip BOW diuraikan sebagai berikut: a. Kerusakan Pada Toegangen Hasil pengujian identifikasi kondisi Toegangen ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 4. Diagram Persentase Kondisi Fisik Toegangen Persentase Kondisi Fisik Toegangen rusak berat 3% Baik rusak sedang 13% Baik 63% rusak ringan rusak sedang rusak ringan 21% rusak berat Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi Toegangen 63% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 37% nya dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan ringan sebesar 21%, kemudian kerusakan sedang 13% dan kerusakan berat sebesar 3%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi Toegangen umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip. 20

Data persentase tingkat kerusakan toegangen berdasarkan jenis kerusakan ditunjukkan pada tabel dan diagram berikut ini: Tabel 2. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Toegangen No. Parameter Kerusakan Persentase Tingkat Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang 1 Jilidan 1. Melengkung 7.3 4.2 0 Rusak Berat 2. Punggung 5.2 11.5 6.3 3. Jahitan 5.2 15.6 14.6 4. Permukaan 28.1 2.1 0 Jumlah 48.5 33.4 20.9 2 Kimia 5. Api 0 0 0 6. Foxing 10.8 36.5 0 7. Korosi Tinta 17.6 18.9 0 8. Korosi Tembaga 0 0 0 9. Selotape 0 0 0 10. Karat 0 0 0 11. Perbaikan sebelumnya 14.9 1.4 0 Jumlah 43.3 56.0 0 3 Mekanik 12. Penggunaan 80.6 12.9 6.5 13. kekerasan 0 0 0 Jumlah 80.6 12.9 6.5 4 Biologi 14. Serangga 68.8 31.3 0 15. Tikus 0 0 0 Jumlah 68.8 31.3 0 5 Air 16. Noda 93.3 6.7 0 17. Rapuh 0 0 0 18. Jamur 0 0 0 19. lengket 0 0 0 Jumlah 93.3 6.7 0 21

Gambar 5. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen 93,3% 6,7% kerusakan akibat faktor air 68,8% 31,3% kerusakan akibat faktor biologi 80,6% 12,9% 6,5% kerusakan akibat faktor mekanik 43,2% 56,8% kerusakan akibat faktor kimia 45,8% 33,3% 20,8% kerusakan pada jilidan rusak ringan rusak sedang rusak berat Pada arsip BOW hanya arsip toegangen yang berbentuk jilidan. Dari hasil pengujian dan gambar di atas (tabel: 2, gambar: 5) menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW toegangen, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan jilidan dan kerusakan akibat faktor mekanik. Kerusakan berat pada jilidan yang dialami oleh arsip BOW toegangen adalah kerusakan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari jilidannya. Kondisi kerusakan dapat kita lihat pada gambar 6 di bawah ini. 22

Gambar 6. Contoh Kerusakan Jilidan Pada Toegangen Kerusakan pada punggung jilidan (BOW Toegangen No. 78) Kerusakan akibat lepasnya lembaran kertas dari jilidan (BOW Toegangen No. 78) Pada gambar 6 terlihat bagian punggung jilidan (yang biasanya memuat tulisan judul berkas) hilang. Bila kerusakan ini tidak ditangani dengan segera maka lama kelamaan bukan hanya punggung buku tetapi jahitan pada jilidan akan putus dan memperbesar kemungkinan lepasnya lembaran arsip sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akan hilang, oleh karena itu untuk jilidan yang lepas harus segera dijilid ulang. Kerusakan berat lainnya adalah kerusakan akibat dari penggunaan (sebab mekanik) yang umumnya ditandai dengan adanya lipatan, sobek dan lekukan pada kertas. Hal tersebut diakibatkan kekurang hati-hatian dari pengelola maupun pengguna arsip pada saat melakukan penanganan terhadap arsip tersebut. Perbaikan yang dapat dilakukan dengan kondisi seperti di atas adalah perbaikan dengan mesin leafcasting. Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu foxing dan korosi tinta. Walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta dan foxing apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (Gambar 7). 23

Gambar 7. Contoh Kerusakan Faktor Kimia Akibat Korosi Tinta Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Toegangen No. 118) Korosi tinta pada kategori kerusakan sedang seperti gambar di atas menunjukkan tulisan pada bagian belakang kertas arsip menembus hingga berbayang pada permukaan bagian depan, sehingga menyebabkan berkurangnya kualitas pembacaan tulisan pada arsip. Hal ini apabila lebih lanjut tidak segera ditangani akan menyebabkan korosi bertambah parah dan bagian tulisan akan rapuh dan akhirnya akan berlubang. Penanganan kondisi suhu dan kelembaban yang stabil dapat menghambat percepatan korosi tinta. b. Kerusakan Pada Arsip BOW Sistem Verbaal Hasil pengujian identifikasi kondisi arsip BOW sistem Verbaal ditunjukkan pada diagram berikut ini: 24

Gambar 8. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Verbaal Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Verbaal rusak sedang 15% rusak berat 2% Baik 72% Baik rusak ringan rusak sedang rusak ringan 11% rusak berat Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem Verbaal 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan sedang sebesar 15%, kemudian kerusakan ringan 11% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Verbaal umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip. Sedangkan data persentase tingkat dan jenis kerusakan arsip sistem Verbaal yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini: 25

Tabel 3. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Verbaal Persentase Tingkat Kerusakan No. Parameter Kerusakan Rusak Rusak Rusak ringan sedang berat 1 Kimia 1. Api 0.3 0 0 2. Foxing 15.5 17.4 0.9 3. Korosi Tinta 6.3 26.9 0.3 4. Korosi Tembaga 0.6 0.3 0 5. Selotape 0.6 0.3 0 6. Karat 10.1 14.9 1.6 7. Perbaikan sebelumnya 3.5 0 0.3 Jumlah 37.0 59.8 3.2 2 Mekanik 8. Penggunaan 42.9 40.0 12.4 9. Kekerasan 1.9 1.0 1.9 Jumlah 44.8 41.0 14.3 3 Biologi 10. Serangga 50.0 12.5 0.0 11. Tikus 12.5 0.0 25.0 Jumlah 62.5 12.5 25.0 4 Air 12. Noda 21.7 13.0 8.7 13. Rapuh 8.7 8.7 13.0 14. Jamur 4.3 8.7 13.0 15. Lengket 0 0 0 Jumlah 34.8 30.4 34.8 Keterangan : Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus. Data persentase tingkat kerusakan arsip sistem Verbaal ditunjukkan pada gambar 9 berikut ini: 26

Gambar 9. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan sistem Verbaal Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Verbaal 34,8% 30,4% 34,8% kerusakan akibat faktor air 62,5% 12,5% 25,0% kerusakan akibat faktor biologi 44,8% 41,0% 14,3% kerusakan akibat faktor mekanik 37,0% 59,8% 3,2% kerusakan akibat faktor kimia rusak ringan rusak sedang rusak berat Berdasarkan tabel 3 dan gambar 9 di atas menunjukkan bahwa kerusakan terjadi pada berbagai tingkat kerusakan yaitu ringan, sedang hingga berat. Kerusakan berat yang terjadi diakibatkan oleh semua faktor penyebab baik faktor kimia, biologi, mekanik dan air. Persentase kerusakan berat terbesar yang terjadi adalah akibat air dengan persentase sebesar 34,8%. Kerusakan akibat air ditandai oleh adanya noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Adanya pertumbuhan jamur pada lembaran kertas dapat menyebabkan kertas arsip menjadi rusak. Tumbuhnya benang mycelium jamur menembus permukaan kertas dan mengeluarkan enzim yang dapat memecah rantai selulosa pada kertas, sehingga pada akhirnya kertas akan menjadi hancur dan kehilangan informasi yang ada. Pertumbuhan mycelium ini juga dapat mengotori permukaan kertas. Kerusakan lain yang diakibatkan oleh air adalah noda pada permukaan arsip yang menyebabkan menurunnya kualitas fisik kertas, lebih lanjut dapat mengakibatkan rapuhnya bagian kertas yang terkena air, terutama pada bagian tepi kertas (gambar 10). Agar kerusakan tidak meluas pengaturan suhu dan kelembaban harus stabil. 27

Gambar 10. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Air pada Sistem Verbaal Kerusakan akibat jamur (BOW- Verbaal No 120) Kerusakan akibat noda air (BOW- Verbaal No 3000) Kerusakan akibat noda air yang menyebabkan arsip menjadi rapuh pada bagian tepi lembaran (BOW- Verbaal No 120 dan 3000) 28

c. Kerusakan pada Sistem Agenda Hasil pengujian identifikasi kondisi sistem Agenda ditunjukkan pada diagram berikut ini: Gambar 11. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Agenda rusak berat 2% Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Agenda Baik rusak sedang 18% Baik 72% rusak ringan rusak sedang rusak ringan 8% rusak berat Dari gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem Agenda 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan pada tingkat sedang sebesar 18%, kemudian kerusakan ringan 8% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Agenda umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip. Data persentase tingkat dan jenis kerusakan pada sistem Agenda yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel berikut ini: 29

Tabel 4. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Agenda No. Parameter Kerusakan Persentase Tingkat Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang 1 Kimia 1. Api 0.2 0 0 Rusak berat 2. Foxing 11.3 19.3 1.5 3. Korosi Tinta 4.2 26.8 0.8 4. Korosi Tembaga 0 0.2 0 5. Selotape 0.2 0 0 6. Karat 7.6 21.4 3.6 7. Perbaikan sebelumnya 1.9 0.4 0.4 Jumlah 25.5 68.2 6.4 2 Mekanik 8. Penggunaan 27.5 59.1 12.7 9. Kekerasan 0 0 0.7 Jumlah 27.5 59.1 13.4 3 Biologi 10. Serangga 33.3 0 0 11. Tikus 33.3 33.3 0 Jumlah 66.7 33.3 0 4 Air 12. Noda 53.8 19.2 0 13. Rapuh 7.7 7.7 0 14. Jamur 7.7 0 0 15. Lengket 3.8 0 0 Jumlah 73.1 26.9 0 Keterangan: Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus. Data persentase tingkat kerusakan sistem Agenda berdasarkan jenis kerusakannya ditunjukkan pula pada diagram batang (gambar 12) berikut ini: 30

Gambar 12. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda 73,1% 26,9% kerusakan akibat faktor air 66,7% 33,3% kerusakan akibat faktor biologi 27,5% 59,1% 13,4% kerusakan akibat faktor mekanik 25,5% 68,2% 6,4% kerusakan akibat faktor kimia rusak ringan rusak sedang rusak berat Berdasarkan diagram di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW Sistem Agenda, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan akibat faktor mekanik dan faktor kimia. Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,4% yang diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan, sementara tingkat kerusakan berat lainnya adalah akibat faktor kimia sebanyak 6,4% yang diakibatkan oleh noda, korosi tinta, karat dan perbaikan sebelumnya. Kerusakan akibat faktor mekanik khususnya kekerasan ditemukan pada beberapa nomor arsip. Kerusakan berat ini diidentifikasikan dengan ditemukannya robekan atau lubang pada bagian sudut arsip (gambar 13) sehingga mengakibatkan hilangnya sebagian informasi arsip. Hal ini mungkin sudah ada sebelum diakuisisi ke Arsip Nasional RI. Demikian juga untuk kerusakan yang disebabkan akibat penggunaan pada masa inaktifnya. 31

Gambar 13. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Mekanik (Penggunaan dan Kekerasan) pada Arsip BOW Sistem Agenda Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579) Kerusakan Akibat Penggunaan (sobek) (BOW- Agenda No. 10557) Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579) Pada jenis kerusakan akibat faktor kimia yang terjadi pada sistem Agenda akibat korosi tinta memiliki persentasi paling tinggi dengan tingkat kerusakan sedang, kemudian karat dan noda memiliki nilai cukup tinggi. Karat disebabkan karena penggunaan paperklip yang terbuat dari logam. Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu sebesar 68.2% akibat noda dan korosi tinta, walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori 32

sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta biasanya disebabkan oleh penggunaan tinta yang bersifat asam, yaitu digunakannya tinta iron gall ink. Selain itu juga disebabkan karena kelembaban, asam dan oksidasi yang mendegradasi kertas. Korosi tinta dan noda apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (gambar 14). Pencegahannya adalah dengan menjaga lingkungan tempat penyimpanan harus bersih serta suhu dan kelembaban yang stabil. Gambar 14. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Kimia pada Sistem Agenda Kerusakan Akibat Noda (BOW Sistem Agenda No. 10253) Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Sistem Agenda No. 10579) Kerusakan Akibat Karat (BOW Sistem Agenda No. 11531) Paperklip Menimbulkan Noda Karat (BOW Sistem Agenda No. 11557) Berdasarkan matriks Hasil Pengujian Identifikasi Kerusakan pada Arsip BOW (lampiran 1) diketahui bahwa arsip BOW khususnya Arsip Toegangen pada umumnya tidak mengalami kerusakan akibat api, korosi tembaga, selotape, 33

dan tikus. Hal ini menunjukkan bahwa lingkungan tempat penyimpanan arsip bebas dari kebakaran dan hama perusak arsip terutama tikus. Tidak adanya kerusakan arsip karena korosi tembaga menunjukkan bahwa tulisan pada arsip menggunakan tinta yang bebas dari tembaga. Penggunaan tinta yang mengandung logam tembaga biasanya terdapat pada arsip peta dan lukisan yang menggunakan tinta warna. Tidak adanya kerusakan arsip karena penggunaan selotape pada masa periode arsip tersebut belum dikenal penggunaannya terutama untuk menyambung kertas. Selotape baru diciptakan pada tahun 1932 untuk keperluan pengecatan mobil oleh perusahaan 3M, sedangkan selotape transparan (tranparant tape atau scoth tape) yang biasa digunakan sekarang untuk keperluan alat tulis kantor baru ditemukan pada tahun 1961 16. 3. Identifikasi Ciri Fisik Identifikasi dilakukan dengan melakukan pengujian ciri fisik yang dapat diukur yaitu: ketebalan lembaran kertas maupun ketebalan jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan, bobot arsip, dan ukuran arsip. Pengujian ciri fisik lainnya adalah watermark. Rekapitulasi hasil pengujian identifikasi ciri fisik Arsip BOW (matrik lengkap pada lampiran 2. Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (ph) Arsip BOW) ditunjukkan pada tabel berikut. 16 (http://inventors.about.com). 34

Tabel 5. Hasil Pengujian Ciri Fisik Arsip BOW Arsip BOW No. Parameter Pengujian Toegangen Sistem Verbaal Sistem Agenda Satuan 1 Bobot Lembaran * * bundel/jilidan 294 4582 41 4516 466 3886 gram 2 Ketebalan lembaran 74 50,7 49 149 32 143 µm bundel/jilidan 0,5 9,5 0,1 6,4 0,8 10 cm 3 Ukuran Lembaran (27 x 23,3) s.d (46,5 x 28,5) bundel/jilidan ** (21,5 x 34,5) s.d (35 x 23) 21 x 15,5) s.d (35,5 x 23) Catatan : * Tidak dilakukan pengujian bobot lembaran dikarenakan belum punya timbangan dengan ketelitian yang sesuai ** Tidak dilakukan pengujian ukuran bundel/jilidan. a. Bobot banden arsip Bobot banden/bundel/jilidan Toegangen berdasarkan pengujian diperoleh hasil berkisar antara 294 4582 gram. BOW sistem Verbaal berkisar antara 41,34 4516 gram. Sedangkan Arsip BOW sistem Agenda berkisar antara 644 3886 gram. Untuk bobot lembaran kertas tidak dilakukan pengujian karena kurangnya sensitivitas alat ukur (timbangan). Hasil pengukuran bobot bundel/jilidan arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 15. Diagram Hasil Rentang Bobot Banden Arsip BOW cm Bobot Banden Arsip BOW Toegangen 294 4582 Sistem Verbaal 41,34 4516 Sistem Agenda 644 3886 gram 0 1000 2000 3000 4000 5000 35

Dari gambar 15 rentang bobot banden Toegangen > sistem Verbaal > sistem Agenda. Rentang bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan administrasi dalam satu tahun. Bobot banden arsip dapat digunakan untuk memperkirakan pemilihan jenis dan jumlah boks arsip. Dengan memperkirakan rata-rata bobot banden maksimal maka kita bisa mengupayakan jenis kertas tertentu yang memiliki daya tahan untuk menampung berat arsip tertentu. b. Ketebalan 1). Ketebalan lembaran kertas Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan lembaran kertas Toegangen adalah 74 507 mikrometer (µm), sistem Verbaal 49 149 µm, dan sistem Agenda 32 143 µm. Hasil pengukuran ketebalan lembaran kertas arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 16. Diagram Hasil Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW Toegangen 74 507 Sistem Verbaal 49 149 Sistem Agenda 32 143 mikrometer 0 100 200 300 400 500 600 36

Dari ketiga jenis arsip yang telah diuji, Toegangen memiliki rentang ketebalan lembaran kertas yang sangat besar yaitu antara 74 sampai 507 µm, sementara sistem Verbaal dan sistem Agenda cenderung lebih seragam. Mengingat pengujian gramatur pada lembaran arsip tidak dapat dilakukan, maka sebagai pembanding dilakukan pula pengujian ketebalan pada beberapa jenis kertas dengan gramatur yang berbeda. Hasil pengujian ditunjukan pada tabel 6 berikut: Tabel 6. Hasil Pengujian Ketebalan dan Gramatur Beberapa Jenis Kertas No Jenis Kertas Ketebalan (µm) Gramatur (g/m 2 ) 1 Kertas doorslag * 33 40 15.9-18.1 2 Kertas doorslag* 58 65 25.0 28.6 3 Kertas 60 g (continous paper) 75 78 59.2 61.4 4 HVS 70 g (Paperone Copier) 94 99 70.9 72.1 5 HVS 80 g (Paperone all purpose) 115 116 81.7 83.2 6 HVS 80 g (Bola Dunia) 105 110 81.0 83.0 7 HVS 70 g (SinarDunia) 105 111 81.4 83.8 8 HVS 100 g 117 120 100 9 Conqueror 100 g 149 154 100 10 Kertas manila jilid /Kertas Karton 237 272 193 200 11 Karton board (0,5 mm) 607 620 408 Keterangan : *merupakan sampel uji kertas yang mempunyai gramatur kurang dari 60 g/m 2 Berdasarkan hasil pengujian ketebalan lembaran kertas (gambar 16) dan pembanding (tabel 6), menunjukkan bahwa beragamnya nilai ketebalan arsip BOW menunjukkan pula adanya perbedaan gramatur dan jenis kertas yang digunakan. Kertas arsip yang umum digunakan untuk arsip BOW berdasarkan ketebalan yang terukur dan hasil pengamatan di lapangan adalah bahwa kertas Toegangen (74 507 µm) diperkirakan memakai kertas yang mempunyai gramatur 60-400 g/m 2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas buku bergaris), dan kertas karton (berupa formulir). Kertas sistem Verbaal 37

(49 149 µm) dan Agenda (32 143 µm) diperkirakan menggunakan kertas dengan gramatur 17-100 g/m 2, berupa kertas doorslag, kertas roti, kertas buram, kertas bond dan HVS. Faktor lain yang berpengaruh terhadap ketebalan dan gramatur kertas adalah kerapatan atau densitas kertas. Hasil pengujian pembanding walaupun tidak memberikan relevansi mutlak antara ketebalan dan gramatur, dilakukan untuk memberikan gambaran lebih mengenai keberagaman dan perkiraan nilai gramatur kertas yang terdapat pada khasanah arsip BOW. 2). Ketebalan banden arsip secara keseluruhan Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan banden Toegangen adalah 0,5 9,5 cm, sistem Verbaal 0,1 6,4 cm dan sistem Agenda 0,8 10 cm. Hasil pengukuran ketebalan banden arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 17. Diagram Hasil Rentang Ketebalan banden Arsip BOW Ketebalan Banden Arsip BOW Toegangen 0,5 9,5 Sistem Verbaal 0,1 6,4 Sistem Agenda 0,8 10,0 cm 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 Perbedaan ketebalan arsip Toegangen, Verbaal dan Agenda tidak ditentukan oleh pemakaian terhadap suatu jenis lembaran kertas, karena ketiganya tidak menggunakan jenis kertas yang sama. Ketebalan lebih 38