SCS Global Services Manual PT SCS SVLK Hutan dan Industri MANUAL PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL PT Scientific Certification Systems Mayapada Tower 11th FI. JI. Jend Sudirman Kav 28. Jakarta 12920, Indonesia Phone: +62 (021) 5289-7466 Fax: +62 (021) 5795 7399 www.scsglobalservices.com
Daftar Isi 1 Tujuan 2 2 Cakupan 2 3 Acuan 2 4 Pengertian dan Istilah 3 5 Prosedur 3 5.1. Mekanisme Penerbitan, Perpanjangan, Penggantian, dan Pembatalan Dokumen V-Legal... 3 5.2. Penolakan Penerbitan Dokumen V-Legal... 12 5.3. Persyaratan Umum Dokumen V-Legal... 12 5.4. Spesifikasi Blanko V-Legal... 13 5.5. Monitoring dan Evaluasi... 14 Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 1 of 11
1 Tujuan Manual ini disusun untuk memberikan acuan dan panduan dalam permohonan, penerbitan, perpanjangan, penggantian, pembatalan, penerbitan dan pelaporan Dokumen V-Legal sesuai dengan Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja PHPL dan Verifikasi yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo. No. P.95/Menhut-II/2014 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak. 2 Cakupan Manual ini meliputi kegiatan permohonan, penerbitan, perpanjangan, penggantian, pembatalan, penerbitan dan pelaporan Dokumen V-Legal sesuai dengan Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja PHPL dan Verifikasi yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo. No. P.95/Menhut-II/2014 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak 3 Acuan 3.1 Peraturan Menteri Kahutanan No. P.55/Menhut-II/2006 tentang Penatausahaan Hasil hutan yang Berasal dari Hutan Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Menteri Kehutanan No. P.45/Menhut-II/2009. 3.2 Peraturan Menteri Kahutanan No. P.30/Menhut-II/2012 tentang Penatausahaan Hasil Hutan yang berasal dari Hutan Hak. 3.3 Peraturan Menteri Perdagangan No. 97/M-DAG/PER/12/2014 tentang Ketentuan Ekspor Produk Industri Kehutanan. 3.4 Peraturan Menteri Kehutanan No. 43/Menhut-II/2014 Jo. No. P.95/Menhut-II/2014 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak. 3.5 Keputusan Menteri Kehutanan No. SK.641/Menhut-II/2011 tentang Penetapan Tanda V-Legal. 3.6 Keputusan Menteri Kehutanan No. SK.418/Menhut-VI/2012 tentang Sistem Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. 3.7 Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan No. P.14/VI-BPPHH/2014 jo No. P.1/VI- BPPHH/2015 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK). 3.8 Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Nomor: P.15/VI-BPPHH/2014 tentang Mekanisme Penetapan Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LVLK) sebagai Penerbit Dokumen V-Legal Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 2 of 11
4 Pengertian dan Istilah SCS LVLK S-LK LIU LMK HS Code NPWP RPBBI IUIPHHK ETPIK PT Scientific Global Services Indonesia Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu Sertifikat Legalitas Kayu License Information Unit Laporan Mutasi Kayu Harmonised Standard Code Nomor Pokok Wajib Pajak Rencana Pemenuhan Bahan Baku Industri Izin Usaha Industri Primer Hasil Hutan Kayu Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan 5 Prosedur 5.1. Mekanisme Penerbitan, Perpanjangan, Penggantian, dan Pembatalan Dokumen V-Legal 5.1.1. Penerbitan Dokumen V-Legal Bagi Pemegang S-LK dan Seluruh Pemasoknya telah Memiliki S- PHPL atau S-LK atau DKP 5.1.1.1. Permohonan penerbitan V-Legal dilakukan setelah pemohon menandatangani kontrak penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK SCS yang berlaku setelah pemohon memiliki sertifikat S-LK yang diterbitkan oleh LVLK SCS. Masa berlaku kontrak adalah sepanjang masa sertifikasi. 5.1.1.2. Penerbitan dokumen V-Legal dilakukan berdasarkan permohonan yang dilakukan oleh petugas dari pemohon / pemegang izin yang telah didaftarkan sebagai orang yang bertanggung jawab untuk mengajukan/menandatangani Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris. 5.1.1.3. Pemegang izin dapat mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LVLK SCS selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum ekspor dengan cara mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dan melampirkan salinan packing list dan/atau salinan invoice barang yang akan di ekspor, serta dilampiri data pemasok bahan baku yang digunakan untuk produksi barang yang akan di ekspor. 5.1.1.4. Pemegang izin mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk, rekapitulasi dokumen angkutan dari pemasok dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor setiap bulan untuk memperbaharui data pasokan neraca stok kayu. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 3 of 11
5.1.1.5. Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok yang dikirimkan kepada LVLK SCS harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok. 5.1.1.6. Jika diperlukan, LVLK SCS dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor. 5.1.1.7. LVLK SCS membuat neraca kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses producksi. Neraca stok kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal. 5.1.1.8. LVLK SCS akan meninjau kelengkapan setiap permohonan dokumen V-Legal dari pemegang izin dan memastikan bahwa dokumen telah lengkap dan benar sebelum dikirimkan ke LIU. 5.1.1.9. Total volume atau berat yang tercantum pada Dokumen V-Legal merupakan batas maksimal yang diperoleh dari data packing list. 5.1.1.10. LVLK SCS akan mengirimkan permohonan dokumen V-Legal ke sistem LIU dengan cara pengisian manual webform V-Legal di website SILK. 5.1.1.11. Pengisian webform dilakukan setelah Penentu Kebijakan Penerbitan Dokumen V-Legal dengan kualifikasi auditor VLK menyetujui pengajuan dan pengisian webform dilakukan oleh staff tetap LVLK SCS. 5.1.1.12. Dalam Hal pemohon menerima kayu bulat dari IUPHHK-HA/HT/RE atau Hak Pengelolaan atau Hutan Hak tanpa disertai dengan SPHPL/S-LK/DKP sampai dengan tanggal 31 Desember 2014, dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. 5.1.1.13. Dalam hal pemohon menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas Kabupaten/Kota yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. 5.1.1.14. Dalam hal ETPIK menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal. 5.1.1.15. Sistem LIU akan memvalidasi dan memverifikasi nomor ETPIK, HS Code dan nomor NPWP yang tercantum dalam dokumen surat permohonan Dokumen V-Legal pemohon sesuai dengan data informasi yang ada di system LIU. Apabila sesuai, system LIU akan memberikan nomor dokumen V-Legal dan mengirimkannya ke LVLK SCS dalam format PDF siap cetak. 5.1.1.16. LVLK SCS akan melakukan pencetakan dokumen V-Legal yang diterima dari Sistem LIU menggunakan blangko dokumen V-Legal untuk ditandatangani dan diberi cap basah. Dokumen V-Legal dicetak rangkap 7 (tujuh) dengan perincian sebagai berikut: a. Lembar ke-1 original warna putih : untuk Competent Authority b. Lembar ke-2 warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan c. Lembar ke-3 warna putih : untuk Importir d. Lembar ke-4 warna putih : untuk LVLK e. Lembar ke-5 warna putih : untuk Eksportir f. Lembar ke 6 warna putih : untuk LIU g. Lembar ke 7 warna putih : untuk Pabean Indonesia Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 4 of 11
5.1.1.17. LVLK SCS akan mengirimkan dokumen V-Legal dalam format pdf siap cetak kepada pemohon untuk dicetak sendiri pada kertas V-Legal yang telah dicap basah kepada pemohon (lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7), lembar ke-6 akan dicetak dan dikirimkan ke LIU setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin dan lembar ke-4 akan disimpan di LVLK SCS sebagai arsip. 5.1.1.18. LVLK SCS akan menerbitkan dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhinya persyaratan secara lengkap. Dalam hal diperlukan pemeriksaan fisik secara sampling maka LVLK SCS akan menerbitkan Dokumen V- Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan pemeriksaan fisik. 5.1.1.19. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan tidak memenuhi, LVLK SCS tidak menerbitkan Dokumen V-Legal dan LVLK membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan ke Pemegang Ijin dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan. 5.1.1.20. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan. 5.1.1.21. LVLK SCS mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementrian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian Perindustrian. 5.1.1.22. Pemegang izin wajib menyerahkan dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), Packing List dan Invoice selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah realisasi ekspor atau terbitnya PEB kepada LVLK atau menyerahkan rekapitulasi PEB setiap bulan kepada LVLK SCS. 5.1.1.23. Laporan PEB yang sudah diterima LVLK SCS akan disampaikan pada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. 5.1.1.24. LVLK akan menyimpan semua penerbitan Dokumen V-Legal beserta dengan dokumen pendukungnya minimal selama 4 (empat) tahun. 5.1.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Inspeksi Bagi Pemegang Izin Sudah Memiliki S-LK Namun Masih Menggunakan Bahan Baku Berbentuk Produk Olahan Dari Pemasok Yang Belum Memiliki S-LK Atau DKP Atau Pemegang Izin Yang Belum Mendapat S-LK Namun Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL Atau S-LK Atau DKP 5.1.2.1. Pemegang izin membuat kontrak kerja inspeksi dengan LVLK SCS dengan masa berlaku hanya sampai dengan tanggal 30 Juni 2015. 5.1.2.2. Bagi pemegang izin yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum memiliki S-LK atau DKP, pemegang izin mengajukan permohonan inspeksi kepada LVLK SCS dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri salinan invoice dan/atau salinan invoice barang yang diekspor dan dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkut) untuk pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP. 5.1.2.3. Bagi pemegang izin yang belum mendapat S-LK namun seluruh pemasoknya telah memiliki S- PHPL atau S-LK atau DKP, pemegang izin mengajukan permohonan inspeksi kepada LVLK SCS Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 5 of 11
dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri salinan invoice dan/atau salinan invoice barang yang diekspor, salinan dokumen pengakuan sebagai ETPIK atau ETPIK Non Produsen, dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkut), salinan S-PHPL atau S-LK atau DKP pemasok yang masih berlaku, LMK atau laporan persediaan, perhitungan rendemen, dan RPBBI (khusus IUIPHHK) periode 3 (tiga) bulan terakhir. 5.1.2.4. LVLK SCS menunjuk manajemen representative melalui surat tugas dan menyusun jadwal inspeksi dan nama inspektor yang berkualifikasi Auditor VLK atau memiliki pengalaman melakukan audit dan/atau inspeksi di bidang kehutanan sesuai dengan kebutuhan dan mengirimkan informasi tersebut kepada pemohon selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam sebelum pelaksanaan inspeksi. Pelaksanaan Inspeksi bagi bagi pemohon yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP 5.1.2.5. Pelaksanaan inspeksi bagi pemohon yang sudah memiliki S-LK tetapi pemasoknya belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP mencakup inspeksi terhadap bahan baku dari pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP meliput: a. Pemeriksanaan dokumen pasokan bahan baku dari pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dan kesesuaiannya dengan LMK atau laporan persediaan. b. Pemeriksanaan sebagaimana dimaksud butir 1 dilakukan pada seluruh pemasok pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP. Dalam hal asal usul pasokan kayu dari hutan hak, maka verifikasi dilakukan secara sampling. 5.1.2.6. Inspeksi dilaksanakan oleh 1 (satu) atau lebih inspector dan dilakukan maksimal selama 3 (tiga) hari kalender. 5.1.2.7. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format laporan inspeksi. 5.1.2.8. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi, Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS. 5.1.2.9. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus berkualifikasi auditor VLK. 5.1.2.10. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan. 5.1.2.11. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal. Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP 5.1.2.12. Pelaksanaan inspeksi bagi pemohon yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dilakukan terhadap perizinan, bahan baku, proses produksi dan pemasaran. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 6 of 11
5.1.2.13. Inspeksi perizinan melalui verifikasi dokumen pemohon yang dilakukan setelah penandatanganan kontrak. Dalam hal terdapat perubahan dokumen ETPIK, maka perubahan tersebut harus dilaporkan pada LVLK SCS. 5.1.2.14. Inspeksi terhadap asal usul bahan baku meliputi: a. Pemeriksaan LMK atau laporan persediaan minimal 3 (tiga) bulan terakhir dan dilakukan pemeriksaan silang dengan dokumen pasokan bahan baku. b. Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku minimal 3 (tiga) bulan terakhir untuk seluruh dokumen angkutan yang diterima. c. Pemeriksaan salinan S-PHPL atau S-LK untuk seluruh pemasoknya atau kebenaran DKP dari pemasok yang dipilih secara sampling. 5.1.2.15. Inspeksi terhadap proses produksi meliputi pemeriksaan alur proses produksi, jenis produk yang dihasilkan, jenis produk yang dijasakan (bila melakukan penjasaan produksi), dan perhitungan rendemen. Inspektor melakukan pemeriksaan keseimbangan penerimaan bahan baku, penggunaan bahan baku, hasil produksi melalui pendekatan nilai rata-rata rendemen bulanan yang dicapai minimal dalam 3 (tiga) bulan terakhir. 5.1.2.16. Inspeksi terhadap pemasaran meliputi pemeriksaan seluruh dokumen pengiriman kayu atau produk baik untuk tujuan domestic maupun ekspor minimal 3 (tiga) bulan terakhir. 5.1.2.17. Inspeksi dilaksanakan oleh 1 (satu) atau lebih inspector dan dilakukan maksimal selama 3 (tiga) hari kalender. 5.1.2.18. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format laporan inspeksi. 5.1.2.19. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi, Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS. 5.1.2.20. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus berkualifikasi auditor VLK. 5.1.2.21. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan. 5.1.2.22. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal. Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK non produsen yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP 5.1.2.23. Pelaksanaan inspeksi bagi ETPIK non Produsen yang belum mendapat S-LK tetapi seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dilakukan terhadap perizinan, pemasok, dan persediaan produk. 5.1.2.24. Inspeksi perizinan meliputi verifikasi dokumen ETPIK non produsen dilakukan setelah penandatanganan kontrak. Jika terdapat perubahan dokumen ETPIK non produsen maka wajib melaporkan perubahan tersebut kepada LVLK. 5.1.2.25. Inspeksi pemasok meliputi pemeriksaan salinan S-LK yang masih berlaku dan/atau DKP untuk seluruh pemasoknya. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 7 of 11
5.1.2.26. Inspeksi persediaan produk meliputi pemeriksaan daftar persediaan produk ETPIK non produsen dan dokumen angkutan dari pemasok. 5.1.2.27. Pelaksanaan inspeksi dapat dilakukan oleh lebih dari 1 (satu) orang inspector dan dilakukan maksimal selama 3 (tiga) hari kalender. 5.1.2.28. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format laporan inspeksi. 5.1.2.29. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspector dan management representative pemohon dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi, Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LVLK SCS. 5.1.2.30. Dalam hal inspector yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LVLK. Penanggung jawab LVLK dimaksud harus berkualifikasi auditor VLK. 5.1.2.31. LVLK SCS melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan. 5.1.2.32. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal. Penerbitan Dokumen V-Legal 5.1.2.33. Sesuai hasil rekomendasi Pengambil Keputusan bahwa hasil inspeksi dinyatakan terbit Dokumen V-Legal, maka LVLK SCS akan mengirimkan permohonan dokumen V-Legal ke system LIU dengan menggunakan cara Webform di Website LIU. 5.1.2.34. Sistem LIU akan memvalidasi dan memverifikasi nomor ETPIK, HS Code dan nomor NPWP yang tercantum dalam dokumen surat permohonan Dokumen V-Legal pemohon sesuai dengan data informasi yang ada di system LIU. Apabila sesuai, system LIU akan memberikan nomor dokumen V-Legal dan mengirimkannya ke LVLK dalam format PDF siap cetak. 5.1.2.35. LVLK akan melakukan pencetakan dokumen V-Legal yang diterima dari Sistem LIU menggunakan blangko dokumen V-Legal untuk ditandatangani dan diberi cap basah. Dokumen V-Legal dicetak rangkap 7 (tujuh) dengan perincian sebagai berikut: a. Lembar ke-1 original warna putih : untuk Competent Authority b. Lembar ke-2 warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan c. Lembar ke-3 warna putih : untuk Importir d. Lembar ke-4 warna putih : untuk LVLK e. Lembar ke-5 warna putih : untuk Eksportir f. Lembar ke 6 warna putih : untuk LIU g. Lembar ke 7 warna putih : untuk Pabean Indonesia 5.1.2.36. LVLK akan mengirimkan dokumen V-Legal dalam format PDF siap cetak yang telah ditandatangani dan dicap basah kepada pemohon (lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7), lembar ke-6 dikirimkan ke LIU dan lembar ke-4 akan disimpan di LVLK SCS sebagai arsip. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 8 of 11
5.1.2.37. LVLK SCS akan menerbitkan dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam setelah laporan inspeksi disahkan oleh Pengambil Keputusan. 5.1.2.38. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan tidak memenuhi, LVLK SCS tidak menerbitkan Dokumen V-Legal dab LVLK SCS membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan ke Pemegang Ijin dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan. 5.1.2.39. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan. 5.1.2.40. LVLK SCS mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementrian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementrian Perindustrian. 5.1.2.41. Pemegang izin wajib menyerahkan dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), Packing List dan Invoice selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah penerbitan Dokumen V-Legal. 5.1.2.42. LVLK SCS dan pemegang izin akan menyimpan semua penerbitan Dokumen V-Legal beserta dengan dokumen pendukungnya minimal selama 4 (empat) tahun. 5.1.3. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui SILK Online 5.1.3.1. Bagi ETPIK atau ETPIK non produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan MEMENUHI, LVLK SCS menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap. Dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor, maka LVLK menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik. 5.1.3.2. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan TIDAK MEMENUHI, LVLK tidak menerbitkan Dokumen V-legal dan LVLK membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan kepada ETPIK atau ETPIK Non-Produsen dan Direktur Jenderal. 5.1.3.3. LVLK SCS menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambatlambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan. 5.1.3.4. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V-Legal. 5.1.3.5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada LVLK SCS, maka pelayanan penerbitan Dokumen V- Legal selanjutnya ditunda sampai dengan ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyampaikan laporan PEB yang diminta. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 9 of 11
5.1.3.6. Laporan PEB yang sudah disampaikan kepada LVLK SCS wajib dilaporkan Rekapitulasi Laporan PEB paling lambat tanggal 10 setiap bulannya kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. 5.1.4. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Secara Manual 5.1.4.1. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), LVLK SCS dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual. 5.1.4.2. Keadaan kahar antara lain berupa bencana alam, kebakaran, pemadaman listrik dan pencurian peralatan dan/atau kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung system aplikasi Sistem Informasi Legaltias Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam. 5.1.4.3. Keadaan kahar dinyatakan oleh Pejabat berwenang, sedangkat kebakaran dan kerusakan melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan disampaikan kepada LVLK, Inatrade, INSW dan competent authority/pejabat yang berwenang di Negara tujuan. 5.1.4.4. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan alat elektronik lainnya dan ditandai dengan stempel MANUAL di sebelah kanan atas dengan ditandatangani pejabat yang diberi kewenangan oleh LVLK serta dibubuhi cap LVLK. Pejabat tersebut adalah pejabat yang specimen tanda tangannya telah disampaikan pada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. 5.1.4.5. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan persetujuan staff LVLK SCS yang berkualifikasi sebagai auditor SVLK dan pengisian form dilakukan oleh staff tetap LVLK SCS. 5.1.4.6. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh LVLK SCS disampaikan kepada LIU, Inatrade dan INSW. 5.1.4.7. Dalam keadaan kondisi kahar telah berakhir yang disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan Dokumen V-Legal secara manual tidak berlaku lagi. 5.1.4.8. Setelah SILK on-line kembali berfungsi, maka LVLK SCS melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat secara manual. 5.1.4.9. Dokumen V-Legal tidak boleh diterbitkan terhadap hasil produksi yang berasal dari kayu lelang. 5.1.5. Perpanjangan Dokumen V-Legal 5.1.4.1. Jika terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya yang ada di luar kendali pemegang izin yang terjadi setelah produk melalui pabean Indonesia, LVLK SCS dapat memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selama-lamanya 2 (dua) bulan. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 10 of 11
5.1.4.2. Pemegang izin dapat mengajukan surat permohonan perpanjangan waktu Dokumen V-Legal kepada LVLK SCS dengan disertai dengan alasan perpanjangan dan melampirkan copy Dokumen V-Legal Lembar ke-5. 5.1.4.3. LVLK SCS akan melakukan verifikasi terkait kebenaran alasan perpanjangan yang diajukan oleh pemegang izin. 5.1.4.4. Apabila hasil verifikasi menyatakan diterima, LVLK SCS akan memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan terjadinya force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU. 5.1.4.5. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang dan diberi tanda Validated On pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin. 5.1.4.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat diterima, maka LVLK SCS tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal. 5.1.6. Penggantian Dokumen V-Legal Karena Hilang atau Rusak 5.1.5.1. Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar ke-1 dan/atau Lembar ke-2, Pemegang Izin atau Perwakilan Resminya dapat mengajukan permohonan penggantian Dokumen V-Legal dengan cara membuat Surat Permohonan Penggantian Dokumen V-Legal yang memuat alasan penggantian dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5. 5.1.5.2. LVLK SCS akan melakukan verifikasi tentang kebenaran alasan penggantian tersebut. 5.1.5.3. Apabila hasil verifikasi menyatakan alasan penggantian dapat diterima, maka LVLK SCS akan menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU. 5.1.5.4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda Replacement License pada kotak 18 dan dilaporkan ke LIU setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin. 5.1.5.5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku. 5.1.5.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat diterima, maka LVLK SCS tidak mengganti Dokumen V-Legal. 5.1.7. Pembatalan Dokumen V-Legal 5.1.6.1. Dalam hal terjadi gagal ekspor, Pemegang Izin harus segera melaporkan kepada LVLK SCS untuk mengajukan permohonan pembatalan Dokumen V-Legal dengan membuat Surat Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 11 of 11
Permohonan Pembatalan Dokumen V-Legal yang memuat alasan pembatalan serta melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7. 5.1.6.2. Dalam hal terjadi barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan, maka Dokumen V-Legal lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7 dikembalikan kepada LVLK SCS. 5.1.6.3. LVLK SCS akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor tersebut yang dilakukan oleh staff LVLK SCS dengan kualifikasi auditor SVLK. 5.1.6.4. Apabila hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal ekspor, maka LVLK SCS membatalkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin. 5.1.6.5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka LVLK SCS tidak membatalkan Dokumen V-Legal. 5.2. Penolakan Penerbitan Dokumen V-Legal 5.2.1. LVLK SCS dapat menolak untuk tidak menerbitkan Dokumen V-Legal pemohon jika: a. LVLK SCS bukan penerbit Sertifikat Legalitas Kayu pemohon b. Dokumen permohonan penerbitan Dokumen V-Legal dari pemegang izin bersertifikat LK tidak lengkap dan tidak lulus verifikasi Pengambil Keputusan c. Hasil inspeksi permohonan penerbitan Dokumen V-Legal yang dilakukan oleh inspektor tidak memenuhi persyaratan untuk diterbitkannya Dokumen V-Legal (tidak memenuhi). 5.2.2. Apabila hasil verifikasi data pada surat permohonan pengajuan Dokumen V-Legal tidak memenuhi persyaratan, maka LVLK SCS akan meminta pemegang izin untuk merevisi atau melengkapi permohonan tersebut. Jika permohonan masih belum lengkap atau data yang ada pada blangko permohonan tidak lolos verifikasi, termasuk juga Pemegang Izin yang tidak bersertifikat LK yang tidak lulus inspeksi, maka LVLK SCS akan menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian untuk dikirimkan kepada pemohon dan Direktur Jendral Bina Usaha Kehutanan. 5.3. Persyaratan Umum Dokumen V-Legal 5.3.1. Dokumen V-Legal dan lampiran Dokumen V-Legal berbentuk kertas dan/atau dalam bentuk elektronik. 5.3.2. Pengisian Dokumen V-Legal menggunakan bahasa Inggris, seluruhnya dalam huruf kapital kecuali untuk penulisan nama ilmiah spesies, dilakukan dengan cara mengisi seluruh bagian (tamper-proof) sedemikian rupa sehingga tidak memungkinkan dilakukan pengisian selain oleh LVLK, dan tidak boleh terdapat hapusan, tindisan atau perubahan. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 12 of 11
5.3.3. Penerbitan dokumen V-Legal dilakukan LVLK SCS dengan cara manual di website SILK dengan instruksi pengerjaan sesuai dengan Lampiran 1 Mekanisme Proses Pengerjaan Pengajuan Dokumen V-Legal. 5.3.4. Dokumen V-Legal ditandatangani (dapat berbentuk tanda tangan elektronik) oleh petugas LVLK yang ditunjuk dan dibubuhkan cap LVLK dengan menggunakan stempel biasa. 5.3.5. Dalam hal isian untuk produk yang diekspor tidak mencukupi pada kotak 9, maka dokumen V- Legal dilengkapi lampiran yang memuat keterangan atau informasi rincian produk yang meliputi deskripsi komersial, Kode HS, nama umum dan ilmiah, negara panen dan kode ISO untuk negara panen. 5.3.6. Dokumen lampiran merupakan satu kesatuan dengan Dokumen V-Legal dengan spesifikasi sama dengan Dokumen V-Legal, ditandatangani dan dicap sebagaimana Dokumen V-Legal 5.3.7. Dokumen V-Legal berlaku selama 4 (empat) bulan sejak tanggal diterbitkan. 5.3.8. Dokumen V-Legal dalam bentuk elektronik disampaikan LVLK kepada SILK untuk didistribusikan kepada (a) Sistem INATRADE di Kementrian Perdagangan; (b) Otoritas pabean Indonesia melalui sistem Indonesia National Single Window (INSW) dan apabila diperlukan kepada (c) Otoritas kompeten negara tujuan ekspor. 5.4. Spesifikasi Blanko V-Legal 5.4.1. Blanko V-Legal dan Blanko lampiran Dokumen V-Legal menggunakan kertas ukuran A4 standar, dicetak menggunakan format sebagaimana lampiran Q Perdirjen Bina Usaha Kehutanan No. P.14/VI-BPPHH/2014 jo No. P.1/VI-BPPHH/2015 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu dengan Tanda V-Legal timbul serta memiliki tanda air (watermark). 5.4.2. Dokumen V-Legal dalam bentuk kertas dibuat 7 (tujuh) rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut : a. Lembar ke-1 original warna putih : untuk Competent Authority b. Lembar ke-2 - warna kuning : untuk Pabean Negara Tujuan c. Lembar ke-3 warna putih : untuk Importir d. Lembar ke-4 warna putih : untuk LVLK e. Lembar ke-5 warna putih : untuk Eksportir f. Lembar ke 6 warna putih : untuk LIU g. Lembar ke 7 warna putih : untuk Pabean Indonesia 5.4.3. Dokumen V-Legal lembar ke-1 dan ke-2 disampaikan kepada negara tujuan tempat pelabuhan bongkar melalui importir bersamaan dengan dokumen lainnya terkait pengapalan/eksporimpor. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 13 of 11
5.5. Monitoring dan Evaluasi 5.6.1. LVLK SCS melakukan monitoring dan evaluasi terhadap mekanisme dan pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal untuk memastikan kepatuhan terhadap ketentuan penerbitan Dokumen V- Legal sesuai ketentuan dari Kementerian Kehutanan dilakukan setahun satu kali bersamaan dengan kegiatan internal audit. 5.6.2. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang ditunjuk oleh SCS. 5.6.3. Hasil dari monitoring dan evaluasi berupa laporan dengan penjelasan temuan, tindakan perbaikan yang harus dilakukan untuk menutup temuan. 5.6.4. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan pada Direktur SCS paling lambat 5 (lima) hari kerja sejak evaluasi selesai dilaksanakan. 5.6. Sub Kontrak 5.7.1. Dalam hal LVLK SCS tidak dapat menjadi penerbit dokumen V-Legal, LVLK SCS melakukan kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK lain yang telah terakreditasi oleh KAN dan ditetapkan sebagai penerbit Dokumen V-Legal oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 5.7.2. Kerjasama dilakukan setelah LVLK SCS melakukan verifikasi dengan LIU bahwa LVLK tersebut benar merupakan LVLK penerbit Dokumen V-Legal. 5.7.3. Kontrak kerjasama Penerbitan Dokumen V-Legal dibuat antara pimpinan LVLK SCS dengan LVLK penerbit Dokumen V-Legal selama jangka waktu satu tahun atau hingga LVLK SCS ditetapkan sebagai penerbit dokumen V-Legal dengan sepengetahuan Direktur bidang pengolahan dan pemasaran hasil hutan. 5.7.4. Dalam hal LVLK SCS telah ditetapkan menjadi penerbit Dokumen V-Legal, penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK dan ETPIK Non Produsen dikembalikan dari LVLK lain yang menjalin kontrak kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK SCS kepada LVLK SCS atas sepengetahuan Direktur bidang pengolahan dan pemasaran hasil hutan. 5.7. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui IT Webservice 5.7.1. Langkah-langkah pengajuan untuk penerbitan Dokumen V-Legal melalui IT webservice diatur dalam manual Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui IT Webservice. Version 1-2 (Desember 2014) SCS Global Services Page 14 of 11