BUKU PEDOMAN PENATAUSAHAAN BARANG MILIK NEGARA 1
Latar Belakang Sebagai pelaksanaan dari ketentuan Pasal 42 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, dan untuk menjamin terlaksananya tertib administrasi dan tertib Penatausahaan barang milik negara/daerah, maka telah diterbitkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 6 Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008. Peraturan tersebut pada dasarnya merupakan penyatuan peraturanperaturan mengenai Pengelola Barang Milik Negara (BMN) yang telah ada sebelumnya. mengatur hal-hal yang belum tertampung dalam peraturanperaturan yang ada sebelumnya, dan memberikan landasan hukum yang lebih kuat dalam mewujudkan tertib administrasi dan tertib pengelolaan BMN/D dapat diwujudkan. Oleh karena itu, dengan adanya PP Nomor 6 Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 diharapkan Pengelolaan dan pengadministrasian BMN/D semakin tertib, baik dalam hal pengadministrasiannya maupun pengelolaannya, sehingga di masa mendatang dapat lebih efektif dan efisien. Adapun pengertian Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) sesuai dengan pasal 1 angka 10 dan 11 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D atau berasal dari perolehan lain yang sah. Selanjutnya, dalam pasal 2 ayat (2) PP Nomor 6 Tahun 2006, dari pengertian BMN/D yang berasal dari perolehan lain yang sah dimaksud dirinci dalam 4 bagian, yaitu: a. Barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya, b. Diperoleh sebagai pelaksanaan perjanjian/ kontrak, c. Diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang, dan 2
d. Diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap. Menindaklanjuti ketentuan dalam PP Nomor 6 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008, telah diterbitkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara yang bertujuan mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib Penatausahaan BMN, namun demikian masih perlu dibuat suatu pedoman Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang mengatur lebih teknis tentang prosedur/tatacara penatausahaan Barang Milik Negara. Untuk mengimplementasikan PP Nomor 6 Tahun 2006 tersebut, salah satunya maka dibuatlah Pedoman Kerja dalam Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. Penatausahaan BMN meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan BMN yang di dalamnya juga termasuk barang persediaan. Dalam rangka mewujudkan tertib administrasi, penatausahaan BMN melaksanakan tugas dan fungsi akuntansi serta pelaporan BMN sebagai bahan penyusunan neraca satker. Sedangkan penatausahaan BMN dalam rangka mewujudkan tertib pengelolaan BMN adalah menyediakan data agar pelaksanaan pengelolaan BMN dapat dilaksanakan sesuai dengan azas fungsional, kepastian hukum, transparansi, efesiensi, efektif, akuntabilitas dan kepastian nilai. Tujuan Pedoman kerja Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Universitas Negeri Jakarta, ini bertujuan untuk memberikan petunjuk umum dan khusus bagi pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara yang berada di lingkungan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Jakarta dalam rangka mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya. 3
Ruang Lingkup Pedoman kerja penatausahaan Barang Milik Negara berlaku untuk seluruh pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara pada Sub Bagian Perlengkapan Biro Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Jakarta (mengacu pada ps. 3 PMK 120/PMK.06/2007), sedangkan sasara penatausahaan BMN di lingkungan BAUK meliputi: 1. Semua BMN dari pembelian atau peroleh atas beban Anggaran Pendapatan Bukan Negara (APBN) 2. BMN Berasal dari perolehan lainnya yang sah, meliputi barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya, diperoleh sebagai pelaksanaan perjanjian/kontrak, diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh ketentuan hukum yang berada dalam penguasaan Universitas Negeri Jakarta. 4
PROSEDUR KERJA I. PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR) 1. Membuat tim penatausahaan Barang Milik Negara dibawah koordinasi Kabag UHTP (mentor) 2. Menyusun Rencana Kerja pelaksanaan Penatausahaan Barang Milik Negara 3. Mengumpulkan dokumen sumber 4. Menyiapkan data awal dari daftar barang yang akan dibuat Daftar Barang Ruangan 5. Menyiapkan Kertas Kerja Pembuatan Daftar Barang Ruangan (DBR) beserta petunjuk pengisiannya. 6. Menyiapkan format untuk mendata barang yang berada dalam ruangan sesuai kondisi sekarang. 7. Melakukan pemetaan yaitu : a) menyiapkan denah lokasi, b) memberi nomor dan nama ruangan dan penanggungjawab ruangan pada denah lokasi 8. Mendata barang sesuai dengan kondisi yang ada dalam ruangan. 9. Mencatat hasil pendataan ke dalam format Daftar Barang Ruangan (DBR). 10. Mengelompokkan Barang sesuai kodefikasi barang, identitas (merek, spesifikasi) dan keterangan yang ada. 11. Membandingkan data DBR hasil cek lapangan dengan data DBR yang sudah ada dalam aplikasi, dengan tahapan sebagai berikut: a. Lihat data BMN pada DBR hasil cek lapangan secara urut b. Mencari kemungkinan kemiripan BMN yang ada pada DBR hasil cek lapangan dengan DBR yang sudah ada, dilihat dari merk, spesifikasi tahun perolehan dan keterangan yang ada. 5
c. Apabila pada DBR yang lama tidak ada maka cari dalam Register Transaksi Harian (RTH), transaksi pembelian, hibah masuk dan reklasifikasi masuk mulai dari tahun 2008 sampai dengan 2013. d. Apabila diketemukan BMN yang dicari pada RTH tetapi kemiripan hanya dari merk atau spesifikasi maka pilih Nomor Urut Pendaftaran (NUP) terbesar yang tahun perolehannya lebih muda. 12. Mencatat hasil perbandingan antara DBR hasil cek lapangan dengan DBR yang sudah ada. 13. Menyesuaikan DBR hasil perbandingan di dalam aplikasi. 14. Mencetak DBR yang sudah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. 15. Memasang Label pada barang sesuai daftar DBR yang sebenarnya. 16. Menyampaikan laporan secara berkala kepada atasan langsung II. PERPINDAHAN BARANG 1. Penanggung Jawab Ruangan melaporkan usulan perpindahan barang kepada Kepala BAUK dengan melampirkan format usulan. 2. Kepala BAUK mendisposisikan kepada kepala Bagian UHTP untuk mendata barang yang akan dipindahkan. 3. Kabag UHTP mendisposisikan kepada Subag Perlengkapan untuk mendata barang yang akan dipindahkan. 4. Subbag perlengkapan bersama dengan penanggung jawab ruangan melakukan proses perpindahan barang dari ruangan asal ke ruangan yang dituju. 5. Subbag perlengkapan membuat Berita Acara perpindahan barang yang ditandatangani oleh masing-masing penanggung jawab ruangan (Penanggung Jawab Ruangan Asal dan penanggung jawab ruangan yang dituju) dan diketahui oleh Kepala BAUK. 6. Subbag perlengkapan merubah daftar barang ruang (DBR) pada aplikasi untuk masing masing ruangan baik ruangan asal dan ruangan yang dituju. 6
7. Subbag perlengkapan mencetak daftar barang ruang (DBR) yang baru untuk mengganti DBR yang lama agar dipasang kembali pada ruangan masing-masing. III. BARANG RUSAK 1. Penanggung jawab ruangan mendata barang yang sudah rusak berat atau sudah tidak dapat digunakan. 2. Penanggung jawab ruangan melaporkan daftar barang rusak berat tersebut kepada Kepala BAUK dengan mencantumkan sedikitnya nama barang, Nomor Urut Pendaftaran (NUP), merk/spesifikasi, tahun perolehan dan kode barang sesuai dengan yang ada pada DBR. 3. Kepala BAUK mendisposisikan kepada Kabag UHTP untuk mengecek daftar usulan barang rusak dari Penanggung Jawab ruangan. 4. Kabag UHTP mendisposisikan kepada subag Perlengkapan untuk memeriksa kebenaran dari usulan penanggung jawab ruangan. 5. Subbag perlengkapan mendata barang yang diusulkan oleh penanggung jawab ruangan untuk kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya. 6. Subbag perlengkapan membuat laporan hasil pengecekan kesesuaian antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya kepada Kepala BAUK mengenai kondisi barang yang diusulkan oleh penanggung jawab ruangan. 7. Kepala BAUK mempertimbangkan hasil laporan tersebut, apabila barang tersebut masih bisa diperbaiki akan diusulkan perbaikan, dan apabila barang tersebut dalam hal diperbaiki nilai ekonomisnya besar maka akan disimpan pada gudang perlengkapan untuk dilakukan usulan penghapusan. IV. PENGHAPUSAN Penghapusan sarana dan prasarana merupakan kegiatan pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku 7
dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan penghapusan adalah: 1) untuk mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk dan tidak dapat digunakan lagi. 2) Meringankan beban kerja pelaksana inventaris, 3) membebaskan ruangan dari penumpukkan barang-barang yang tidak digunakan lagi, 4) membebaskan barang dari tanggungjawab pengurus kerja. Tata cara Penghapusan 1. Satker/Pengurus barang menyusun daftar barang yang akan dihapuskan, tahun pemerolehan, nomor aset/nomor urut pendaftaran, spesifikasi/identitas teknis, jenis, kondisi, jumlah nilai buku dan/atau nilai perolehan. 2. Satker/pengurus mengusulkan penghapusan ke Kuasa Pengguna Barang/WKPB yang dilampiri daftar barang yang akan dihapuskan. 3. Kuasa Pengguna Barang/ Kepala BAUK mendisposisikan usulan penghapusan ke Kabag UHTP untuk ditindaklanjuti 4. Kepala BAUK membuat Panitia Penghapusan 5. Panitia meneliti barang-barang yang akan dihapus 6. Panitia Membuat Berita Acara Penelitian 7. Pembantu Rektor II/Ketua Panitia mengusulkan kepada Sekretaris Jenderal Depdiknas Biro Perlengkapan 8. Menteri Pendidikan Nasional mengeluarkan Keputusan Penghapusan dengan catatan dilelang atau dihapuskan. 9. Kalau dilelang Dinas Pendidikan membentuk Panitia Lelang 1) Panitia pelelangan meminta bantuan Kantor Lelang Negara setempat untuk melelang barang yang dihapus 2) Penjualan melalui Kantor Lelang Negara, dan dana hasilnya disetor ke Kas Negara setempat 3) Pejabat Kantor Lelang Negara membuat risalah lelang berikut bukti setoran hasil lelang kepada sesjen 10. Bila barang dimusnahkan membentuk panitia pemusnahan 8
11. Barang yang telah dihapus, dikeluarkan dari buku induk dan buku golongan barang inventaris. FORMAT DAFTAR BARANG RUANG (DBR) Nama UPB : NAMA RUANGAN : Kode UPB : KODE RUAGAN : No. Urut NO. Pedaf taran Identitas Barang jumlah Penguasaan Ket (NUP) Nama Barang Merk/Type Kd Barang Th. Perl Jakarta,... Penanggungjawab Ruangan... NIP... 9
FORMAT USULAN PERPINDAHAN BARANG Nama Ruangan: KODE RUANGAN : Nama Ruan Dokumen Identitas Barang usulan NO. No. Urut Pedaftaran (NUP) Nama Barang Merk/Type Kd Barang Th. Perlh gan yang dituju Kode Ruangan Yang dituju Keterangan Jakarta,... Penanggungjawab Ruangan... NIP. 10
FORMAT LAPORAN BARANG RUSAK Nama UPB : NAMA RUANGAN : Kode UPB : KODE RUANGAN : No. Urut Pedaf NO. taran Identitas Barang jumlah Penguasaan Ket Nama (NUP) Barang Merk/Type Kd Barang Th. Perl Jakarta,... Penanggungjawab Ruangan... NIP... 11
FLOWCHART PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR) No. Tim Ka UHTP Mulai Subbag Perlengkapan Ka. Biro Mengusulkan Tim Membuat Tim Kerja Menyusun Pelakssanaan Mengumpulkan Data Sumber, data awal Pemataan Mendata BMN Sesuai Kondisi Mecatat hasil pendataan ke dalam blanko DBR sesuai kondisi yang ada Mebandingkan DBR lama dengan DBR baru Merek/sp esifikasi, perolehan keteranga n RTH Bila Tidak ada 12
1 Bila ada 1 Mencatat hasil perbandingan Menyesiaian DBR Memasang Label Menyampaikan laporan BAUK Selesai 13
FLOWCHART PERPINDAHAN BARANG No. Ka. Biro Ka UHTP Subbag Perlengkapan Penanggung Jawab Ruangan Mulai Membuat disposisi Membuat disposisi Melaporkan usul perpindahan Melakukan perpindahan Membuat Berita Acara Perpindahan Merubahan DBR Mencetak dan Memasng Kembali DBR Selesai 14
FLOWCHART LAPORAN BARANG RUSAK No. Ka. Biro Ka UHTP Subbag Perlengkapan Penanggung Jawab Ruangan Mulai Menerima laporan barang rusak Mendata barang yang rusak Membuat disposisi 1 Membuat disposisi ke Subbag Perlengkapan Mendata barang yang rusak bisa diperbaiki Mempe rtimba ngkan Membuat Laporan hasil pencekan Tidak bisa diperbaiki 1 Masuk gudang proses penghapusan Perbaikan Selesai 15
FLOWCHART PENGHAPUSAN No. KPB/Unit Kerja PgB/F &P Panitia Penghapusan KPB/WR Mulai 1 Daftar usulan penghapusan Daftar usulan penghapusan - Surat Permohonan -Rincian data Menyusun 2 Daftar usulan 3 Mengadakan penelitian Dokumen usulan penghapusan 4 Menyusun dan mengusulkan Dokumen usulan Dokumen usulan 5 Dokumen usulan 6 7 Selesai 16
KEGIATAN 1. Mengusulkan penghapusan barang/menindaklanjutai hasil inventarisasi - Surat permohonan - Rincian data barang 2. Menyusun daftar barang untuk dihapuskan - Disposisi - Daftar barang dari unit kerja 3. Mengadakan penelitian ulang/verifikasi terhadap barang yang akan dihapuskan - Berita Acara Penelitian - Daftar barang 4. Menyusun dan mengusulkan daftar barang yang diusulkan/tolak untuk dihapuskan - Laporan hasil Penelitian - Dokumen dari instansi terkait 5. Mengusulkan penghapusan barang dan menginformasikan ke unit kerja - Daftar barang yang dihapuskan - Surat 6. Menetapkan penghapusan - Surat Keputusan 7. Menindaklanjuti pemindahtangan 17
DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, 2. PP Nomor 6 Tahun 2006 jo. PP 38/2008 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) 3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. 4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2014 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara. 5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29 Tahun 2010 Tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara. 6. Prosedur Operasional baku Penghapusan Barang Milik Negara IPB 18