EVALUASI ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH Oleh : Asisten Deputi Kelembagaan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Disampaikan pada Workshop Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Daerah 10-12 April 2012
DASAR HUKUM UU Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah PP Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah PP Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Pusat, Pemerintahan Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota. Inpres Nomor 13 Tahun 1998 Tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan Dan Evaluasi Organisasi Pemerintahan Perpres Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 2025 Peraturan Men.PAN-RB Nomor 20 Tahun 2010 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 Peraturan Men PAN dan RB Nomor 67 Tahun 2011 Tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah
PENGERTIAN ORGANISASI Organisasi adalah kesatuan (entity) yang dikoordinasikan secara sadar,dengan batasan yg relatif dapat diidentifikasi, dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa,dan mekanisme koordinasi yg formal, serta pola interaksi yg akan diikuti.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI Kejelasan Visi, Misi, dan Strategi Pembagian habis tugas Koordinasi Keberlangsungan tugas Kejelasan kewenangan Rentang kendali Kejelasan dalam pembaganan Fungsionalisasi Pengelompokkan Tugas yang Sejenis
Komponen Organisasi (Mintzberg) STRATEGIC APEX TECHNOSTRUCTURE MIDDLE LINE SUPPORT STAFF OPERATING CORE
5 unsur organisasi menurut Mintzberg 1. the operating core (pelaksana). Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas utama (Dinas) 2. the strategic apex (pimpinan). Manajer tingkat puncak yang di beri tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu. (Kepala Daerah)
3. the middle line ( pembantu pimpinan). Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex (Setda). 4. the technostructure (staff teknis). Para analisis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi (LTD). 5. the support staff (staff pendukung). Orang orang yang mengisi unit staf,yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi (unsur administrasi/biro/bagian).
Pola Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Garis komando Garis koordinasi Garis pertanggungjawaban Kepala Daerah WAKIL DPRD STAF AHLI SETDA (unsur staf) INSPEKTORAT (unsur pengawas) BAPPEDA (unsur perencana) LEMBAGA LAIN (pelaksana per UU) DINAS DAERAH (unsur pelaksana) LTD (BADAN,KTR & RSD) (unsur penunjang) SET DPRD (unsur pelayanan)
Pola Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten/Kota BUPATI/ WALIKOTA DPRD WAKIL STAF AHLI SETDA (unsur staf) Ps. 121 INSPEKTORAT (unsur pengawas) ( PP 79/2005) BAPPEDA (unsur perencana) Ps 150 (2) LEMBAGA LAIN (pelaks per UU) DINAS DRH (unsur pelaksana) LTD (BADAN,KTR & RSD) (unsur penunjang) SET DPRD (unsur pelayanan) KECAMATAN Ps. 126 Ps. 124 Ps. 125 Ps. 123 KELURAHAN Ps. 127
Perumpunan Urusan Pemerintahan Dalam PP Nomor 41 Tahun 2007 Urusan Wajib dan Pilihan yang dilaksanakan oleh Dinas: Bidang Kesehatan Bidang pendidikan, pemuda dan olah raga Bidang kebudayaan dan Pariwisata; Bidang Perhubungan, komunikasi, dan informasi; Bidang PU meliputi bina marga, pengairan, cipta karya dan tata ruang; Bidang Perekonomian meliputi koperasi dan UKM, industri dan perdagangan; Bidang pelayanan pertanahan; Bidang Sosial, Nakertrans; Bidang pertanian meliputi tanaman pangan, peternakan, perikanan darat, perkebunan dan kehutanan; Bidang Pertambangan dan energi; Bidang Kelautan dan Perikanan; Bidang Pengelolaan Keuangan dan aset Urusan Wajib yang dilaksanakan oleh Badan atau Kantor: Bidang perencanaan pembangunan daerah dan Statistik; Bidang Litbang Bidang pengawasan; Bidang Kesbang, politik dan Linmas; Bidang LH; Bidang Penanaman Modal; Bidang Kepegawaian dan Diklat; Bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan; Bidang pemberdayaan masyarakat dan Pemerintahan desa; Bidang pemberdayaan perempuan dan KB; Bidang Ketahanan Pangan Bidang pelayanan kesehatan.
BESARAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH VARIABEL 1. Jumlah Penduduk 2. Luas Wilayah 3. Jumlah APBD NILAI < 40 40 70 > 70 JUMLAH Asisten Dinas LTD
Beberapa Permasalahan Dalam Design Organisasi 1. jenjang organisasi yang terlalu panjang 2. kemungkinan duplikasi fungsi 3. satuan-satuan organisasi yang berbeda tujuan ditempatkan dalam satu kelompok 4. adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari seorang atasan 5. pengangkatan atau penempatan pegawai yang tidak tepat
6. terlalu banyak pejabat yang melapor kepada seorang kepala 7. sebutan jabatan yang tidak jelas fungsinya 8. satuan organisasi yang membawahkan satu satuan organisasi. padahal hanya seorang 9. satuan satuan organisasi yang tidak seimbang fungsinya ditempatkan pada jenjang yang sama 10.satuan organisasi dengan fungsi menyeluruh hanya ditempatkan dibawah satuan lain 11.penyusunan suatu fungsi yang tidak jelas 12.ketidaktepatan dalam menempatkan fungsi yang penting.
engapa penataan organisasi? Organisasi bersifat dinamis yang dipengarui faktor Internal dan Faktor Eksternal
engapa penataan organisasi? tor Internal: danya tujuan organisasi anusia sebagai unsur terpenting dari organi ata hubungan kerja dalam organisasi rubahan Kepemimpinan
engapa penataan organisasi? Faktor Eksternal: Kondisi Geografis Peraturan Perundang-Undangan Kondisi Sosial Politik Perkembangan Teknologi
SIKLUS PENATAAN ORGANISASI PEMBENTUKAN/ PENATAAN ORGANISASI ANALISIS ORGANISASI IMPLEMENTASI ORGANISASI EVALUASI ORGANISASI
FAKTOR PENTING DALAM PENATAAN ORGANISASI MISI STRATEGI STRUKTUR BISNIS PROSES S D M
valuasi Organisasi Anda T = A Ideal/match T A progressive/ over-active A T T A under capacity mismatch
TAHAPAN EVALUASI ORGANISASI PEMERINTAH PERUMUSAN TUJUAN EVALUASI TAHAP PERSIAPAN PENENTUAN RUANG LINGKUP EVALUASI PERANCANGAN DESAIN EVALUASI METODE DAN TEKNIK EALUASI METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA ALAT DAN INSTRUMEN EVALUASI PELAKSANAAN EVALUASI TAHAP PELAKSANAAN SURVEI PENDAHULUAN EVALUASI MENDALAM PENGENDALIAN EVALUASI TAHAP PELAPORAN PEMBAHASAN DAN PENYUSUNAN LAPORAN PELAPORAN HASIL EVALUASI PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL EVALUASI
PENYUSUNAN INSTRUMEN EVALUASI ORGANISASI (PENGUMPULAN DATA) Identifikasi deskripsi umum organisasi; Identifikasi tugas dan fungsi; Identifikasi rincian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi; Rumuskan unsur penilaian (evaluasi); Rumuskan indikator masing-masing unsur; Tentukan satuan dari indikator.
IDENTIFIKASI TUGAS DAN FUNGSI Rumusan formal tugas dan fungsi; Identifikasi core competence dari rumusan tugas dan fungsi; Pilah tugas pokok (inti) dengan tugas dukungan (supporting) ; Rumuskan unsur penilaian (evaluasi) yang didasarkan pada tugas dan fungsi.
Permenpan 67 Tahun 2011 Aspek Yang Dievaluasi: Mencakup 3 Dimensi 1 Kompleksitas 2 Formalisasi 3 Sentralisasi
Unsur-unsur Kompleksitas 1. Diferensiasi (pemisahan tugas-tugas)yg ada dalam organisasi; 2. Spesialisasi atau tingkat pembagian kerja; 3. Jumlah tingkatan dlm hierarki organisasi; 4. Tersebarnya unit organisasi sampai di wilayah (geografi); 5. Semakin banyak spesialisasi,hierarki dan penyebaran unit,maka organisasi semakin komplek.
unsur Formalisasi 1. Kejelasan dan ketegasan peraturan; 2. Kejelasan prosedur kerja; 3. Kejelasan pedoman kerja; 4. Pembakuan juklak/juknis kerja; 5. Kejelasan etika dan disiplin atau aapa yg hrs dan tidak dilakukan.
unsur Sentralisasi 1. Kejelasan pengambilan keputusan tertinggi; 2. Kejelasan pembagian kewenangan.
METODE EVALUASI Self organization assesment Keterlibatan semua internal stakeholder Melakukan teknik sampling
TUJUAN EVALUA SI Terbangun struktur organisasi yang dapat : mendorong efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi. mendorong peningkatan kinerja.
PELAKSANAAN EVALUASI SISTEM SAMPLING KUESIONER PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS DATA PENGKATEGORIAN HASIL OLAH DATA PENGHITUNGAN
Indikator Kompleksitas 1. Kompleksitas struktur organisasi 2. Tingkat spesialisasi atau jabatan 3. Tata hubungan antar spesialis atau pejabat 7. Tingkat pembagian pelayanan berdasarkan tempat (daerah/wilayah) 30
Indikator Formalisasi Tingkat kejelasan dan ketegasan peraturan Tingkat kejelasan prosedur kerja Tingkat kejelasan kebijakan kerja Tingkat pembakuan proses kerja Tingkat pembakuan dimensi-dimensi produ Tingkat pembakuan keterampilan kerja
Indikator Sentralisasi Tingkat keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi Tingkat keseimbangan kebijakan kerja
TERIMA KASIH