APLIKASI PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI S1 TEKNIK INFORMATIKA Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 Dosen Tetap yayasan perguruan tinggi nasional STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No.338, Simpang Limun, Medan, Sumatera Utara Telp. (061) 7875998, Faks. (061) 7866743 E-mail: alexrikisinaga @gmail.com & Email:dos.asmbd@gmail.com ABSTRAK Perguruan tinggi yang memiliki konsentrasi kesibukan dalam acara kegiatan belajar mengajar adalah pihak program studi. Program studi melaksanakan kegiatan perkuliahan dari awal sampai selesai. Dalam proses penyelesaian studi oleh seorang mahasiswa haruslah menyusun sebuah karya ilmiah (skripsi) yang nantinya akan dipertanggungjawabkan saat sidang meja hijau dihadapan para penguji. Proses penyusunan skripsi setiap satu orang mahasiswa di arahkan oleh 2 orang dosen pembimbing skripsi. Proses penyusunan pengajuan judul skripsi sampai keluarnya SK pembimbing skripsi sepenuhnya dilaksanakan oleh program studi, dengan banyaknya mahasiswa yang mengujukan judul skripsi dan muatan ilmu dari masing-masing judul yang diajukan merupakan sebuah pekerjaan yang cukup rumit untuk menentukan seorang dosen pembimbing yang relevan antara kemampuan akademik dosen dengan judul yang dibimbing. Aplikasi pendukung keputusan penentuan dosen pembimbing skripsi bagi mahasiswa program studi S1-Teknik Informatika akan dilakukan analisa. Sosialisasi sistem, implementasi sistem, dan diakhiri dengan analisis pengaruh sistem aplikasi pendukung keputusan penentuan dosen pembimbing skripsi terhadap kualitas layanan program studi. Luaran penelitian ini adalah software sistem pendukung keputusan penentuan dosen pembimbing skripsi sehingga pihak program studi dapat lebih meudah menentukan dan melakukan pendistribusian dosen pembimbing untuk masing-masing mahasiswa yang mengajukan judul skripsi secara cepat, tepat dan akurat. Kata Kunci: Sistem Pendukung Keputusan, Dosen Pembimbing, Layanan Program Studi 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Lembaga Perguruan Tinggi yang melaksanakan pendidikan di bawah kordinasi Kopertis memiliki kegiatan pokok yakni proses belajar mengajar. Perguruan tinggi memiliki peserta didik yang dinamakan. Perbedaan kegiatan belajar mengajar pada perguruan tinggi berbeda dengan pelaksanaan kegiatan pada pendidikan dasar menengah seperti SD, SMP dan SMA dimana peserta didik selesai studi ditandai dengan Ujian Nasional (UN) sedangkan mahasiswa harus membuat sebuah karya ilmiah (skripsi) yang akan dipertanggung jawabkan pada saat sidang meja hijau. Proses penyusunan skripsi (karya ilmiah) setiap mahasiswa dibimbing oleh dosen pembimbing sebanyak 2 (dua orang). Secara tidak langsung dosen pembimbing juga memiliki peran dalam proses penyelesaian penyusunan skripsi tersebut agar bisa selesai tepat waktu disamping ketrampilan dan kemampuan seorang siswa. Program studi S1- Teknik Informatika merupakan salah satu unit Pelaksana Teknis yang secara khusus sebagai unit penunjang proses belajar mengajar di STMIK Budi Darma Medan, yang mendukung kegiatan dalam penentuan dosen pembimbing bagi tiap mahasiswa yang sedang mengambil skripsi, program studi senantiasa diharapkan dapat memberikan layanan yang berkualitas serta menyeluruh kepada seluruh mahasiswa. Kualitas layanan merupakan standar proses yang harus dilaksanakan dalam layanan program studi guna memenuhi harapan dan tuntutan pengguna. Proses penentuan dosen pembimbing bagi setiap mahasiswa yang sedang melaksanakan skripsi sangat membutuhkan waktu yang relatif lama dikarenakan oleh kesesuaian dari judul yang diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan dengan kemampuan/bidang akademik dari dosen yang telah layak sebagai pembimbing. Disamping juga untuk mengoreksi apakah judul yang diajukan oleh mahasiswa tersebut sudah pernah diajukan dan juga tentang beban dosen dalam satu semester berapa mahasiswa bimbingan. STMIK Budidarma khususnya program studi dalam pelayanan pengajuan judul skripsi hingga saat ini masih kurang memuaskan mahasiswa khususnya pada waktu tunggu acc judul dan pembimbing dari prodi salah satu faktor dikarenakan jumlah mahasiswa sampai ± 700 orang pertahun. Hal ini tercermin dari wawancara yang dilakukan terhadap beberapa mahasiswa yang sedang skripsi menyatakan bahwa kualitas layanan program studi belum memuaskan. Hingga pengolahan penerimaan Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 182
judul skripsi dan penentuan dosen pembimbing masih dilakukan secara manual. Selama ini proses pengajuan skripsi dilaksanakan oleh mahasiswa dengan mengajukan proposal judul minimal sebanyak 3 (tiga) proposal disertai jurnal-jurnal pendukungnya, setelah itu program studi memeriksa judul yang layak dan melihat dosen yang memiliki spesifikasi akademik yang relevan dengan judul tersebut, di samping itu kelayakan seorang dosen dilihat dari jabatan fungsional, lama mengajar, status dosen tetap atau tidak, serta jumlah peserta bimbingan yang layak untuk dosen pembimbing tersebut. Setelah didapatkan maka program studi menyusun draft pembimbing dan mengajukan kepada ketua STMIK untuk membuat surat keputusan (SK) pembimbing skripsi. Dari uraian di atas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang ini tidak memberikan layanan yang optimal terhadap dosen dan khususnya bagi mahasiswa yang mengambil skripsi. Sehingga sudah seharusnyalah Penyusunan dan Penentuan dosen Pembimbing Skripsi mahasiswa bagi program studi S1-Teknik Informatika STMIK Budi Darma Medan bisa mengembangkan diri dengan membuat sebuah Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi yang bisa memberikan layanan informasi yang cepat, efisien dan akurat kepada pemakainya. Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi merupakan salah satu alternative unuk membantu pekerjaan program studi, agar proses waktu bimbingan skripsi dapat dioptimalkan oleh mahasiswanya dalam menyusun karya ilmiah. 1.2 Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas, maka tujuan khusus penelitian ini adalah: 1. Menemukan syarat dan kualifikasi sebagai dosen pembimbing skripsi pada program studi S1- Teknik Informatika yang berlaku 2. Merancang dan membuat Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi untuk Program studi S1-Teknik Informatika STMIK Budidarma. 3. Memberikan pelatihan pemakaian Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi bagi ketua program studi. 4. Mengaplikasikan Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi tersebut, sekaligus mengkaji kekurangan serta penyempurnaannya. 5. Menganalisis seberapa besar pengaruh penerapan Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi tersebut terhadap kualitas layanan program studi STMIK Budidarma. 1.3 Manfaat Penelitian Manfaat penelitan nya adalah Dapat membantu pihak prodi khususnya ketua program studi dalam menentukan dosen pembimbing yang sesuai dengan bidang ilmu, sehingga mahasiswa tidak terlalu susah dalam proses bimbingan yang dikarenakan dosen pembimbing tidak memahami topik dari skripsi. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Teori Perancangan Sistem Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi (2005 : 39), menyebutkan bahwa : Perancangan adalah suatu kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Menurut Hendrayudi (2010) aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Jadi aplikasi itu bisa dikatakan suatu subkelas perangkat lunak yang komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan penggunanya. 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem (2005 : 3), menyebutkan bahwa karakteristik sistem ditentukan sebagai berikut: 1. Komponen (Components) Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen tersebut dapat terdiri dari beberapa subsistem atau bagianbagian dari sistem, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus yang akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan luar sistem (Environment) Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak ingin terganggu oleh kelangsungan hidup sistem. 4. Penghubung (Interface) Media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (Output) dari satu subsistem akan menjadi masukkan (Input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai untuk mengintegrasikan subsitem subsistem menjadi satu kesatuan. 5. Masukkan (Input) Energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan (maintenance Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 183
input) dan masukkan sinyal (signal input). Masukkan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukkan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer, dan data adalah signal input untuk di olah menjadi informasi. 6. Keluaran (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan hasil sisa pembuangan sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 7. Pengolah (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/ tujuannya. 2.3 Pengertian Sistem Aplikasi Pendukung Keputusan Suatu software (sistem informasi) dikembangkan melalui pengamatan dari sebuah proses kerja, untuk menilai suatu software tentu ada banyak kriteria yang harus diperhatikan. Arif (2003) memberikan beberapa kriteria untuk menilai suatu software adalah sebagai berikut: a. Kegunaan, fasilitas dan aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan serta menghasilkan informasi (output) dengan cepat dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. b. Ekonomis, biaya yang dikeluarkan untuk mengapilaksikan software sebanding dengan hasil yang didapatkan. c. Keandalan, software yang digunakan mampu menangani operasi pekerjaan porsi besar dengan frekuensi yang tinggi dan terus-menerus.12 d. Kapasitas, software yang digunakan mampu menyimpan data dengan kapasitas yang besar dan kemampuan temu kembali yang cepat. e. Sederhana, menu dan navigasi yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna. f. Fleksibel, software yang digunakan dapat diaplikasikan dan dioperasikan dalam beberapa jenis sistem operasi serta memiliki potensi untuk selalu dikembangkan. 2.4 Teori Kualitas Layanan Kualitas pelayanan dapat didefinisikan sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas layanan yang mereka terima. Kualitas pelayanan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan atas layanan yang benar benar mereka terima. Menurut Lewis & Boom dalam Tjiptono & Chandra (2005), kualitas pelayanan sebagai ukuran seberapa baik tingkat layanan yang diberikan sesuai dengan harapan pelanggan. Sedangkan menurut Tjiptono (2004), kualitas pelayanan adalah tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atsa tingkat keunggulan tersebut memenuhi keinginan pelanggan. Untuk mempermudah penilaian dan pengukuran kualitas pelayanan dikembangkan suatu alat ukur kualitas layanan yang disebut SERVQUAL (Service Quality). Servqual ini merupakan skala multi item yang dapat digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan atas kualitas layanan yang meliputi lima dimensi (Zeithami, 2004), yakni: 1. Tangibles (bukti langsung), yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan perusahaan. 2. Reliablitiy (kehandalan), yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan berarti tepat waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik dan akurasi yang tinggi. 3. Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemampuan program studi untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive) dan tepat kepada mahasiswa dengan penyampaian informasi yang jelas. 4. Assurance (Jaminan/Kepastian) Jaminan ini mencakup keamanan, kesopanan dan keramahan, sifat dapat dipercaya yang dimiliki para pustakawan, bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan serta pengetahuan dan kemampuan pustakawan dalam melakukan tugas. Tingkat pengetahuan pustakawan dan kemampuan mereka akan menunjukan tingkat kepercayaan bagi pengguna. Sikap ramah, Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 184
sopan, dan bersahabat menunjukan adanya perhatian pada pengguna. 5. Empathy, Sikap ini ditujukan untuk memberikan perhatian yang bersifat individual atau pribadi kepada pengguna dan berupaya untuk memahami keinginan atau kebutuhan pengguna. 3. ANALISA DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisa Perancangan sistem Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi. Menentukan rancangan Aplikasi Pendukung Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi, Rencana kegiatan pada tahap ini adalah: Perancangan proses dilakukan dengan Diagram kontex seperti pada gambar berikut. Gambar 3. Menu Utama c. Perancangan Input Dosen Pembimbing Rancangan Input Dosen Pembimbing di bawah ini berfungsi untuk menginputkan data-data Dosen Pembimbing beserta Bidang Pendidikan, Matakuliah yang diampu dan Judul Penelitian. Gambar 1. Diagram Konteks 3.2 Rancangan Antarmuka Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi a. Perancangan Login Rancangan login di bawah ini berfungsi sebagai identifikasi dan otentifikasi pengguna dalam interaksi dengan bagian aplikasi selanjutnya. Gambar 4. Input Dosen Pembimbing d. Perancangan Input Matakuliah Rancangan Input Matakuliah di bawah ini berfungsi untuk menginputkan data-data Matakuliah Program Studi S1 Teknik Informatika. Gambar 2. Login b. Perancangan Menu Utama Rancangan Menu Utama di bawah ini menampilkan setiap bagian utama dalam interaksi aplikasi agar pengguna dapat langsung memilih bagian yang ingin dikerjakan. Gambar 5. Input Matakuliah e. Perancangan Input Rancangan Input di bawah ini berfungsi untuk menginputkan data-data Mahasiwa beserta Bidang IT yang diminati dan Judul Skripsi yang diajukan pada Program Studi S1 Teknik Informatika. Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 185
Gambar 6. Input f. Perancangan Input Rancangan Input di bawah ini berfungsi untuk menginputkan data-data yang layak dan level pengguna Aplikasi. Gambar 7. Input g. Perancangan Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi. Rancangan Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi di bawah ini berfungsi untuk menginputkan data-data, bidang IT, Judul untuk Pengolahan Penentuan Dosen Pembimbing. Setelah Dosen Pembimbing didapatkan selanjutnya pencetakan SK dosen Pembimbing. Gambar 8. Penentuan Dosen Pembimbing 3.3 Rancangan Database Nama Database : DBDoping Tabel 1. Tabel Login N Field Name Type Size Keterangan 1 ID_ Char 15 ID 2 Password Char 10 Kata Kunci Tabel 2. Tabel Dosen Pembimbing 1 Kd_Dosen Char 10 Kode Dosen Pembimbing 2 Nm_Dosen Char 35 Nama Dosen Pembimbing 3 Bd_Pendidikan Char 15 Bidang Pendidikan 4 Nm_Matakuliah Char 35 Matakuliah Yang Diampu 5 Jdl_Penelitian Char 70 Judul Penelitian Tabel 3. Tabel Matakuliah 1 Kd_Matakuliah Char 10 Kode Matakuliah 2 Nm_Matakuliah Char 35 Nama Matakuliah Tabel 4. Tabel 1 Kd_ Char 10 Kode 2 Nm_ Char 35 Nama 3 Bd_IT Char 15 Bidang IT yang diminati 4 Jdl_SkripsiA Char 70 Judul Skripsi yang diajukan Tabel 5. Tabel 1 Kd_ Char 10 Kode 2 ID_ Char 15 ID 3 Password Char 10 Kata Kunci 4 Lvl_ Char 15 Level Tabel 6. Tabel Proses 1 No_SK Char 15 No Urut SK 2 Kd_ Char 10 Kode 3 Nm_ Char 35 Nama 4 Bd_IT Char 15 Bidang IT yang diminati 5 Jdl_SkripsiA Char 70 Judul Skripsi yang ACC 6 Plh_DoPing1 Char 35 Hasil Dosen Pembimbing 1 7 Kd_Dosen Char 10 Kode Dosen 8 Nm_Dosen Char 35 Dosen Pembimbing 2 Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 186
4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Setelah melaksanakan tugas Penelitian Dosen Pemula ini yang dimulai dari bulan Januari 2014 dan tahap Observasi Lapangan, Pengolahan Data, Analisa Sistem, dan Perancangan Sistem dari penelitian Perancangan Sistem Aplikasi Pendukung Keputusan Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi S1- Teknik Informatika Dalam Peningkatan Kualitas Layanan Program Studi, maka tim peneliti membuat Kesimpulan Sementara, yaitu : 1. Dosen Pembimbing Skripsi Program Studi S1 Teknik Informatika STMIK Budi Darma Medan. Khususnya Dosen Pembimbing 1 (satu) memiliki latarbelakang Pendidikan Teknik Informatika dan telah memenuhi syarat dan ketentuan Akademik STMIK Budi Darma Medan, sedangkan Dosen Pembimbing 2 (dua) dapat dari Pendidikan yang lain. 2. Hasil wawancara terhadap. Ratarata mengetahui Acc Judul Skripsi dan mendapatkan SK Dosen pembimbing dari Program Studi selama 1 (satu) minggu dari pengajuan Judul Skripsi. 3. Peningkatan Layanan Program Studi dalam Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi diperlukan persamaan faktor-faktor yang diindikasikan dari Dosen Pembimbing terhadap topik dan bidang penelitian (skripsi) yang dilakukan dengan tujuan Kemampuan untuk tepat waktu menyelesaikan Skripsi. mengimbangkan Matakuliah dengan Judul Skripsi yang diajukan sebelum disetujui. 5. DAFTAR PUSTAKA [1] Al-Bahra Bin Ladjamudin Mey Adriani. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Graha Ilmu. [2] Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Yogyakarta. Penerbit Andi. [3] Arif 2003. Sistem Pendukung Keputusan dan Implementasi. Yogyakarta. Penerbit Andi. [4] Umar Husein. 2005. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta. PT Radjagrafindo Persada. [5] Zeithami, Valarei A., Mary jo Bitner, 2004, Service Marketing: Integrating Customer Focus Across The Firm, Mc. Raw Hill, New York. [4] army128bit.files.wordpress.com/2010/ 05/sistem-rekomendasi-skripsi.doc. 4.2 Saran Pencapaian dari hasil dan tujuan penelitian secara maksimum diperlukan feedback informasi yang diketahui selama penelitian yang telah dilakukan. Dengan demikian tim peneliti memberikan saran sementara, yaitu : 1. yang sedang menyusun Skripsi terlebih dahulu lebih menguasai bidang dan pembahasan ilmiah Teknik Informatika yang dijadikan Penelitiannya. Hal ini diketahui agar tidak terjebak dalam penyelesaian Skripsi yang tidak dipahami. 2. Program Studi S1 Teknik Informatika dapat berkolaborasi secara up to date dengan Lembaga Penelitian STMIK Budi Darma Medan dalam menyampaikan atau mempubliskan judul karya ilmiah dan penelitian yang telah dilakukan Dosen-dosen Pembimbing di kampus. Hal ini diharapkan sebagai salah satu bentuk peningkatan layanan Program Studi. 3. Program Studi S1 Teknik Informatika dapat meninjau Nilai dari setiap Matakuliah dalam menyetujui Judul Skripsi yang diajukan mahasiswa. Hal ini juga diharapkan agar Program Studi dapat Oleh : Alex Rikki Sinaga 1, Yasir Hasan 2 187