MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR KM 139 TAHUN 2019 TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT PIMPINAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam ketentuan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 122 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan diatur mengenai rapat pimpinan di Kementerian Perhubungan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Menteri Perhubungan tentang Tata Cara Pelaksanaan Rapat Pimpinan; Mengingat 1. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); 2. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8); 3. Peraturan Presiden Nomor 40 Tahun 2015 tentang Kementerian Perhubungan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 75);
- 2-4. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 122 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1756); Menetapkan MEMUTUSKAN: : KEPUTUSAN MENTERI PERHUBUNGAN TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT PIMPINAN. PERTAMA : Menetapkan Tata Cara Pelaksanaan Rapat Pimpinan, sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KEDUA : Tata Cara Pelaksanaan Rapat Pimpinan sebagaimana Diktum PERTAMA yang meliputi kegiatan yaitu: a. memberikan arahan rapat pimpinan; b. mencatat, menginput dan merekam arahan ke e-; c. mengolah arahan ke sistem aplikasi e-; d. mendistribusikan arahan kepada eselon I; e. mendistribusikan arahan kepada eselon II (direktorat terkait); f. melakukan koordinasi, mengevaluasi usulan tindak lanjut, menyiapkan bahan, mengkompilasi data, membahas dengan Tim Eselon II, dan menyusun jawaban arahan ; g. memproses dan mengolah informasi untuk ditampilkan pada dashbord; dan h. memonitor, memverifikasi, dan memvalidasi tindak lanjut arahan menggunakan e-rapim; i. memonitor dan menyetujui laporan dari Eselon 2 serta melaporkan tindak lanjut arahan melalui e-rapim; dan/atau j. memonitor tindak lanjut arahan dan memberikan arahan lanjut pada pimpinan berikutnya.
- 3- KETIGA : Sekretaris Jenderal yang secara fungsional dilaksanakan oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Keputusan Menteri ini. KEEMPAT : Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Diktum KETIGA dapat mengusulkan pembentukan tim kecil yang terdiri atas unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal. KELIMA : Seluruh biaya dalam pelaksanaan rapat pimpinan dibebankan pada anggaran masing-masing unit kerja sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. KEENAM : Keputusan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Juli 2019 MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. BUDI KARYA SUMADI Salinan Keputusan Menteri ini disampaikan kepada: 1. Sekretaris Jenderal; 2. Inspektur Jenderal; 3. Para Direktur Jenderal di Lingkungan Kementerian Perhubungan; 4. Para Kepala Badan di Lingkungan Kementerian Perhubungan; 5. Para Pejabat Eselon II di Lingkungan Kementerian Perhubungan.
- 4 - LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR KM 139 TAHUN 2019 TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT PIMPINAN FLOWCHART/STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN RAPIM
- 5 - PEMANGKU KEPENTINGAN MUTU BAKU No Uraian Kegiatan Menhub Sesjen Dirjen, Irjen, Ka. Badan Eselon II Tim Bagian Perencanaan/ KaRoren/ Para SesDit/ SesBadan Kapustikomhub e- Kelengkapan Waktu output Ket. 4 Mendistribusikan arahan kepada eselon I Disposisi 0.5 Jam Mendistri busikan arahan kepada eselon II (direktorat terkait) Disposisi 0.5 Jam Melakukan koordinasi, mengevaluasi usulan tindak lanjut, menyiapkan bahan, mengkompilasi data, membahas dengan Tim Eselon II dan menyusun jawaban arahan Dokumen 1 Jam Dokumen Tindak Lanjut arahan
- 6 - PEMANGKU KEPENTINGAN MUTU BAKL No Uraian Kegiatan Menhub Sesjen Dirjen, Irjen, Ka. Badan Eselon 11 Tim Bagian Perencanaan/ KaRoren / Para SesDit/ SesBadan Kapustikomhub e- Kelengkapan Waktu output Ket. 7 Memproses dan mengolah informasi untuk ditampilkan pada dashboard i Aplikasi e- 1 Jam 8 Memonitor, memverifikasi dan memvalidasi tindak lanjut arahan menggunakan e-rapim Aplikasi e- Dashboard Monitoring 9 Memonitor dan menyetujui laporan dari Eselon 2 serta melaporkan tindak lanjut arahan melalui e-rapim 1 Laporan 1 Jam Dashboard Monitoring dan Laporan Digital (Dapat dicetak)
- 7 - PEMANGKU KEPENTINGAN MUTU BAKL No Uraian Kegiatan Menhub Sesjen Dirjen, Irjen, Ka. Badan Eselon II Tim Bagian Perencanaan / KaRoren / Para SesDit/ SesBadan Kapustikomhub e- Kelengkapan Waktu output Ket. r 10 Memonitor tindak lanjut, arahan dan Aplikasi e- Dashboard memberikan Monitoring arahan lanjut pada berikutnya 11 Selesai ( )
- 8 - Catatan : 1. DIRJEN ( Direktur Jenderal Perhubungan Darat, Laut, Udara, dan Perkeretaapian); 2. KaBadan (KaBadan Litbang, Kepala BPSDMP, Kepala BPTJ); 3. Eselon II adalah pimpinan unit eselon II terkait arahan dan para Sekretaris (Sesditjen/Sesbadan/Sesitjen) terkait.; 4. Tim Bagian Perencanaan adalah kepala bagian perencanaan dibawah koordinasi para Sekretaris Direktorat, Sekretaris Badan dan Karoren; 5. E-Rapim adalah sistem monitoring tindak lanjut arahan, di dalamnya terdapat transcriber yang fungsinya untuk menterjemahkan voice ke dalam teks dan sistem ini dapat dikolaborasikan dengan e-monitoring di bawah kendali Kapustikomhub; dan 6. Mutu Baku Waktu adalah default waktu dari sistem e- dan disiapkan untuk dapat diubah secara fleksibel menyesuaikan arahan waktu dalam. Penjelasan Bisnis Proses : 1. Proses dimulai dengan mencatat dan menginput arahan dari Menhub ke dalam sistem e-rapim; 2. Tim Bagian Perencanaan dan Pustikom mencatat, menginput arahan (butir 1) ke dalam sistem; 3. Pengolahan tindak lanjut arahan menggunakan e-; 4. Sistem akan mendistribusikan arahan kepada para Eseleon I; 5. Eselon I mendistribusikan arahan dengan beberapa catatan tambahan jika diperlukan kepada para eselon II terkait; 6. Sesditjen, Sesbadan, Sesitjen menugaskan Kabagren masing-masing untuk koordinasi, menyiapkan bahan, mengkompilasi data, membahas dengan Tim Eselon II terkait dan mengevaluasi usulan tindak lanjut arahan ; 7. Setelah Sesditjen, Sesbadan, Sesitjen menyetujui maka Sistem akan memproses dan mengolah untuk ditampilkan dalam bentuk dashboard; 8. Eselon II memonitor proses pergerakan tindak lanjut arahan, memverifikasi dan memvalidasi tindak lanjut arahan menggunakan e-; 9. Eselon I memonitor dan menyetujui laporan dari Eselon 2 serta melaporkan tindak lanjut arahan melalui e-rapim; dan 10. Menteri dapat memonitor tindak lanjut arahan dan memberikan arahan lanjut pada berikutnya jika diperlukan. MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. BUDI KARYA SUMADI