BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Suatu sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga suatu tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Ciri-ciri dari sebuah sistem adalah: 1. Mempunyai ruang lingkup 2. Mempunyai elemen-elemen sistem 3. Mempunyai manajemen terpadu diantara elemen-elemen sistem 2.2 Informasi Bila kita mendengar kata informasi, kita sudah merasa bahwa informasi adalah sesuatu yang mesti kita ketahui, karena informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk perkembangan kepribadian seseorang maupun perkembangan perusahaan dan instansi pemerintah.
Untuk memahami pentingnya peranan informasi tersebut, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui apa sebenarnya informasi itu. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah pengetahuan yang langsung berguna bagi yang memilikinya atau dapat dikatakan sebagai hasil dari pengolahan data yang dapat berfungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dalam pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data, karena dari data yang masuk (diinputkan) akan dapat menghasilkan sebuah hasil akhir (output) yang berupa sebuah informasi yang berguna bagi pengguna (user). Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Informasi harus akurat sehingga mendukung pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan. 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
2.3 Sistem Informasi 2.3.1 Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefenisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefenisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefenisikan sistem sebagai berikut: Sistem merupakan bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sistem itu sendiri memiliki karakteristik atau beberapa sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan(input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan dari karakteristik suatu sistem diatas adalah:
1. Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. 2. Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. 3. Lingkungan luar sistem (Environments) Segala sesuatu yag berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. 4. Penghubung sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. 5. Masukan sistem (Input) Sesuatu yang dimasukan kedalam sistem yang berasal dari lingkungan. 6. Keluaran sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan kelingkungan. 7. Pengolahan sistem (Process) Bagian dari sistem yang mengubah masukan menjadi keluaran 8. Sasaran sistem (Objectives) atau tujuan (Goal)
INPUT PROCESSING OUTPUT Gambar 2.1 Komponen-komponen dari suatu sistem 2.3.2 Konsep Dasar Informasi Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi itu sendiri dapat didefenisikan sebagai berikut : Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. 2.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga dengan processing system atau information generating system. Dari uraian diatas maka sistem informasi dapat diartikan sebagai berikut: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau untuk mengendalikan organisasi. Sistem informasi itu sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu, yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yaitu, manusia, data, hardware dan software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut beberapa komponen dapat dilihat pada Gambar 2.2 Hardware System Sofware Data User Gambar 2.2 Komponen sistem informasi 2.4 Data Data berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data adalah fakta, atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, atau huruf-huruf yang menunjukkan suatu kode, objek, kondisi, atau situasi. Data berfungsi sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan pimpinan organisasi.
Proses pengolahan data terbagi menjadi tiga tahapan, yang disebut dengan siklus pengolahan data (Data Processing Cycle) yaitu : 1. Pada tahapan Input Yaitu dilakukan proses pemasukan data ke dalam komputer lewat media input (Input Device). 2. Pada tahapan Processing Yaitu dilakukan proses pengolahan data yang sudah dimasukkan,yang dilakukan oleh alat pemroses (Process Devices) yang dapat berupa proses perhitungan, perbandingan, pengendalian atau pencarian distorage. 3. Pada tahapan Output Yaitu dilakukan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (Output Device) yaitu berupa informasi. 2.5 Basis Data (database) Database adalah kumpulan data yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu sama lain, dimana pengguna (user) diberi wewenang untuk dapat mengakses (mengubah, menghapus, menganalisis, menambah, memperbaiki) data dalam tabel tersebut. Tabel terdiri dari baris yang disebut dengan record dan kolom yang disebut field.
2.6 Aplikasi Sistem 2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic diciptakan pada tahun 1991 oleh Microsoft untuk menggantikan bahasa pemrograman BASIC (Beginner s All-purpose Symbolic Instruction Code). Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas tertentu. Visual Basic merupakan perangkat otomatis, dengan bantuan Intelligent IDE (Integrated Development Integration) yang akan membantu user dalam penulisan kode program yang akan ditampilkan secara otomatis. Didalam bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dikenal dengan metode drag-drop yang akan berguna dalam menyingkat proses perancangan interface maupun dalam proses pengeditan kode program. Bahasa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa Inggris yang umum digunakan dan tidak perlu lagi menghafalkan sintaks-sintaks maupun format bahasa yang bermacam-macam. Sehingga bagi programmer pemula yang ingin belajar pemrograman, Visual Basic dapat membantu membuat program berbasis Windows dalam sekejap. Sedangkan bagi programmer tingkat lanjut dengan kemampuan yang besar dapat digunakan untuk membuat program-program yang kompleks.
2.6.2 Sejarah Perkembangan Visual Basic 6.0 Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 berupa pemrograman yang masih berbasiskan DOS dan untuk Windows. Setelah itu muncul versi baru dengan Visual Basic versi 3.0 yang diliris pada tahun 1993, yang kemudian diikuti dengan dirilisnya Visual Basic versi 4.0 pada tahun 1995 dengan tambahan dukungan untuk aplikasi 32 bit. Dari semua versi Visual Basic yang ada, akhirnya dikeluarkan versi terbaru yaitu Visual Basic versi 6.0 pada tahun 1998 yang memiliki fasilitas yang lebih baik dibandingkan versi sebelumnya. Fasilitas terbaru tersebut adalah fasilitas pengaksesan data Visual Basic versi 6.0 kemampuan akan pengolahan database lebih canggih karena adanya aplikasi yang terbaru seperti ADO (Active Data Object) dan RDO (Remote Data Object), sehingga dapat membuat pengguna (User) dapat menggunakannya dengan mudah dan dapat menghasilkan output yang baik. 2.6.3 Keunggulan Visual Basic 6.0 Sejak dikembangkannya versi pertama pada tahun 1991, Microsoft Visual Basic kini telah mencapai versi ke-6. Berikut ini ada beberapa keunggulan dari Microsoft Visual Basic 6.0 yaitu: 1. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih banyak. 2. Memiliki compiler yang dapat menghasilkan output file executable (.exe). 3. Membuat flat form pembuatan program yang diberikan nama developer studio.
2.6.4 Struktur Aplikasi Visual Basic Salah satu yang membuat Visual Basic begitu banyak digunakan adalah karena adanya fasilitas editor yang serba fungsi. Fasilitas tersebut adalah Integrated Development Environment atau disingkat IDE. Fasilitas ini memberikan kemudahan dalam mengelola sumber-sumber program dan menyediakan apa yang dibutuhkan user. Gambar 2.3 Tampilan Visual Basic 6.0 Komponen-komponen pada Visual Basic 6.0 tersebut adalah: 1. Menubar Menu bar merupakan salah satu fasilitas yang dapat digunakan untuk membantu user dalam membuat program aplikasi pada Visual Basic. Ada tiga belas menu yang dapat digunakan dan masing masing mempunyai fungsi yang berbeda. Gambar 2.4 Menubar
2. Toolbar Toolbar digunakan sebagai alternative lain untuk menjalankan perintah secara langsung selain melalui Menubar. Ada empat macam standart toolbar Visual Basic yaitu: a. Debug Digunakan untuk shortcut perintah pelacakan kode program. b. Edit Digunakan untuk shortcut perintah dalam editor pengkodean. c. From Editor Digunakan untuk shortcut perintah dalam mendesain objek form. d. Standart Digunakan untuk shortcut perintah standart dalam Visual Basic. Gambar 2.5 Toolbar 3. Toolbox Toolbox merupakan tempat icon icon untuk objek yang akan dimasukan dalam form pada pembuatan program aplikasi. Secara default pada toolbox hanya terdapat objek - objek seperti Gambar 2.6
Gambar 2.6 Toolbox 4. Jendela form Form merupakan bagian utama dari program aplikasi yang digunakan untuk pembuatan program. Pada form ini kita dapat mengatur tampilan yang akan dibuat dengan menambahkan komponen-komponen yang ada pada toolbox sehingga memudahkan pengguna berinteraksi dengan program yang telah kita tuliskan. Gambar 2.7 Jendela Form
5. Jendela pengkodean Form kode merupakan tempat untuk menulis kode kode atau syntax program aplikasi Visual Basic yang didalamnya dapat memanipulasi, mengatur dan memberikan perintah-perintah terhadap objek-objek yang kita buat. Ada dua buah Combo Box dalam jendela ini. Yang paling kiri berisi objek-objek yang ada dalam project, sedangkan sebelah kanannya terdiri dari event-event yang berhubungan dengan objek yang dipilih. Gambar 2.8 Jendela Pengkodean 6. Jendela project Jendela ini digunakan untuk sis dari semua objek yang terdapat dalam aplikasi. Menampilkan semua objek yang dikelompokkan menurut tipe atau menyusunnya berdasarkan huruf pertama saja, dengan mengklik toolbar icon dibagian kanan jendela Project.
Gambar 2.9 Jendela Project 7. Jendela Properti Jendela properti merupakan tempat yang digunakan untuk mengatur properti dari setiap objek kontrol. Pada properti windows ini semua objek control dapat diatur sesuai dengan program aplikasi yang akan dibuat. Tampilan propertis tampak seperti Gambar 2.10 Gambar 2.10 Jendela Properti 8. Jendela Form Layout Form layout merupakan tempat ntuk melihat posisi tampilan form saat dieksekusi atau program dijalankan. Jika menginginkan posisi lain dari form, dapat mendrag posisi form tersebut dalam Form Layout.
Gambar 2.11 Jendela Form Layout 2.7 Microsoft Accsess Microsoft Accsess merupakan salah satu software yang tercakup dalam satu paket Microsoft Office yang digunakan untuk mengolah database. Microsoft Accsess 2007 merupakan pengolahan database yang berjalan pada sistem operasi Windows. Gambar 2.12 Tampilan awal Microsoft Accses
2.8 Crystal Report Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage). Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah. Hal ini karena pada Crystal Report banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan. Crystal Report juga dapat dihubungkan dengan basis data (database).