PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN (ORMAWA) KOMISI IV FARMASI 2018
BAB I FORMAT PROPOSAL, SERTIFIKAT, DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN (ORMAWA) A. Pendahuluan Prosedur operasional standar (POS) Kesekretariatan Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) Fakultas Farmasi Universitas Jember merupakan dokumen yang dilakukan secara kronologis dan memiliki kekuatan sebagai petunjuk atau direktif. Pada POS ini dijelaskan tentang pengertian-pengertian dan tujuan sebagai berikut: 1. Proposal adalah suatu bentuk pengajuan atau pemohonan yang diajukan kepada pihak-pihak tertentu, yang berisi tentang program kerja 2. Tujuan dibuatnya proposal adalah untuk mendapatkan dukungan baik itu sifatnya pencairan dana, sponsor, kerjasama, dan perizinan dari pihak-pihak tertentu. 3. Laporan pertanggungjawaban adalah suatu bentuk pertanggungjawaban dari program kerja yang telah dilaksanakan. 4. Tujuan dibuatnya laporan pertanggungjawaban adalah untuk melaporkan hasil dari jalannya sebuah program kerja baik berupa penggunaan anggaran dana maupun evaluasi program kerja yang telah dilaksanakan. 5. Laporan pertanggungjawaban dibuat dalam dua bentuk yaitu laporaan pertanggungjawaban kegiatan dan laporan pertanggungjawaban keuangan. 6. Sertifikat adalah tanda atau surat keterangan (pernyataan) tertulis atau tercetak dari pihak yang berwenang kepada pihak tertentu. 7. Tujuan sertifikat adalah sebagai bukti atau penghargaan atas partisipasi dalam program kerja. 2
B. Format Proposal, Sertifikat, dan Laporan Pertanggungjawaban Ormawa Ormawa Fakultas Farmasi Universitas Jember dalam penulisan proposal, sertifikat, dan laporan pertanggungjawaban wajib mengikuti format peraturan yang terdapat dalam POS berikut: 1. Format Proposal Kegiatan Dalam pembuatan proposal bagian-bagian yang ada di proposal adalah sebagai berikut: a. Cover atau halaman sampul Cover atau halaman sampul ini berisikan logo universitas, tulisan PROPOSAL, nama kegiatan, tema kegiatan, tanggal, nama organisasi, nama fakultas, nama universitas, dan tahun kepengurusan. b. Lembar pengesahan Berisikan tentang gambaran khusus mengenai nama kegiatan, bentuk kegiatan, ketua panitia, waktu penyelenggaraan, tempat penyelenggaraan, sasaran, anggaran dana secara umum dan penanggung jawab acara yang disahkan dengan cap asli dan tanda tangan. 1) Tanda tangan pengesahan untuk BEMF dan BPMF: a) Ketua panitia b) Ketua umum c) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni) 2) Tanda tangan pengesahan untuk UKMF: a) Ketua panitia b) Ketua UKMF c) Pembina UKMF (sebelum mendapat tanda tangan dari pembina harus memperoleh paraf dari ketua BEMF) 3
c. Pendahuluan d) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni) 1) Latar belakang Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi suatu kegiatan/program kerja. Latar belakang dari setiap program kerja tidak diperbolehkan sama antara program kerja yang satu dengan yang lainnya. Menjelaskan materi yang diangkat dalam pelaksanaan program kerja dan tujuan dari setiap program kerja. 2) Nama dan bentuk kegiatan Pemaparan mengenai nama kegiatan, tema, dan bentuk program kerja yang diadakan. 3) Landasan kegiatan Landasan yang mendasari terlaksananya program kerja/kegiatan. Seperti SK Rektor, SK Dekan, AD/ART Ormawa, dan lain sebagainya. 4) Tujuan kegiatan Hal-hal yang mencakup tujuan dari suatu program kerja. Tujuan yang diinginkan harus spesifik. 5) Parameter keberhasilan Merupakan tolok ukur kuantitatif atau kualitatif dari suatu program kerja yang diadakan, baik dari segi acara, kepanitiaan maupun peserta kegiatan. 4
d. Pelaksanaan kegiatan 1) Waktu dan tempat pelaksanaan Berisikan hal-hal mengenai pelaksanaan waktu dan tempat program kerja yang akan dijalankan oleh organisasi kemahasiswaan tersebut, seperti sebagai berikut: hari/ tanggal waktu tempat : : hari, tanggal bulan tahun : pukul...-...wib 2) Jadwal kegiatan atau susunan acara Dibuat dalam bentuk kolom yang terdiri dari waktu, kegiatan, pengisi, dan penanggung jawab setiap pergantian acara dalam suatu program kerja. 3) Peserta dan pelaksana kegiatan Penjabaran mengenai pelaksana program kerja dan peserta yang datang. 4) Susunan kepanitiaan Berisikan susunan kepanitiaan yang diperlukan pada program kerja yang akan dilaksanakan oleh organisasi terkait yang disusun dari pelindung sampai seluruh sie. 5) Anggaran dana e. Penutup Merupakan penjelasan mengenai rencana pendapatan dan pengeluaran anggaran yang akan dilaksanakan sebagai pendukung program kerja dalam satuan rupiah. Disertakan dengan format Rancangan Anggaran Belanja (RAB) program kerja tersebut. Dalam penutup berisi harapan agar program kerja tersebut dapat terlaksana dengan baik dan lancar. f. Lampiran Lampiran berisi desain sertifikat sesuai dengan format yang telah diatur. 5
2. Format Sertifikat Kegiatan Bagian-bagian yang harus ada di sertifikat adalah sebagai berikut: a. Kop sertifikat b. Nomor sertifikat Nomor sertifikat yang diberikan kepada pihak yang berwenang tidak diperbolehkan sama. Penomoran sertifikat melanjutkan dari penomoran surat yang telah dibuat dengan menyesuaikan bulan, apabila berganti bulan maka penomoran dimulai dari awal (01) c. Peraturan no sertifikat: nomor sertifikat/nama kegiatan/lembaga penyelenggara kegiatan/fakultas/universitas/bulan (menggunakan angka romawi)/tahun kegiatan. d. Isi sertifikat Isi sertifikat terdiri dari: 1) Nama penerima sertifikat 2) Peran dalam kegiatan 3) Penilaian (pada program kerja tertentu) 4) Keterangan program kerja yang diikuti e. Tempat dan tanggal tanda tangan sertifikat f. Tanda tangan pihak-pihak yang berwenang Pihak-pihak yang memberikan tanda tangan di sertifikat adalah: ketua panitia, ketua umum, dan Dekan dengan kedudukan paling rendah di sebelah kanan 3. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Bagian-bagian yang harus ada di laporan pertanggungjawaban adalah sebagai berikut: a. Cover atau halaman sampul Cover atau halaman sampul ini berisikan logo universitas, tulisan LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN, nama kegiatan, tema kegiatan, tanggal, nama organisasi, nama fakultas, nama universitas, dan tahun kepengurusan. 6
b. Lembar pengesahan Berisikan tentang gambaran khusus mengenai nama kegiatan, bentuk kegiatan, ketua panitia, waktu penyelenggaraan, tempat penyelenggaraan, sasaran, anggaran dana secara umum dan penanggung jawab acara yang disahkan dengan cap asli dan tanda tangan. 1) Tanda tangan pengesahan untuk BEMF dan BPMF: a) Ketua panitia b) Ketua umum c) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni) 2) Tanda tangan pengesahan untuk UKMF: c. Pendahuluan a) Ketua panitia b) Ketua UKMF c) Pembina UKMF (sebelum mendapat tanda tangan dari pembina harus memperoleh paraf dari ketua BEMF) d) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni) 1) Latar belakang Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi suatu program kerja. Latar belakang dari setiap program kerja tidak diperbolehkan sama antara program kerja yang satu dengan yang lainnya. Menjelaskan materi yang diangkat dalam pelaksanaan program kerja dan tujuan dari setiap kegiatan. 7
2) Nama dan bentuk kegiatan Pemaparan mengenai nama kegiatan, tema, dan bentuk program kerja yang diadakan. 3) Landasan kegiatan Landasan yang mendasari terlaksananya program kerja/ kegiatan. Seperti SK Rektor, SK Dekan, AD/ART Ormawa, dan lain sebagainya. 4) Tujuan kegiatan Hal-hal yang mencakup tujuan dari suatu program kerja. Tujuan yang diinginkan harus spesifik. 5) Parameter keberhasilan Merupakan tolok ukur kuantitatif atau kualitatif dari suatu program kerja yang diadakan, baik dari segi acara, kepanitiaan maupun peserta kegiatan. d. Pelaksanaan kegiatan 1) Waktu dan tempat pelaksanaan Berisikan hal-hal mengenai pelaksanaan waktu dan tempat program kerja yang akan dijalankan oleh organisasi kemahasiswaan tersebut, seperti sebagai berikut: hari/ tanggal waktu tempat : 2) Susunan kepanitiaan : hari, tanggal bulan tahun : pukul...-...wib Berisikan susunan kepanitiaan program kerja yang telah dilaksanakan oleh organisasi masing-masing yang disusun dari pelindung sampai seluruh sie. 3) Peserta dan pelaksana kegiatan Penjabaran mengenai pelaksana program kerja dan peserta yang datang. 8
4) Jadwal kegiatan (susunan acara) Dibuat dalam bentuk tabel dengan kolom yang terdiri dari waktu, kegiatan, pengisi/penanggung jawab, dan keterangan. Setelah tabel jadwal kegiatan, diberi keterangan petugas acara. 5) Hasil Berisi hasil dari kegiatan program kerja berupa narasi yang menjelaskan berlangsungnya acara. 6) Evaluasi kegiatan Menjelaskan tentang hambatan dan solusi dari masing-masing sie. e. Kesimpulan dan penutup Hasil yang diperoleh dari program kerja sesuai atau tidak dengan tujuan ataupun target yang ingin dicapai dalam kegiatan. Dalam penutup diberikan ucapan terima kasih dan harapan ke depannya untuk terlaksananya acara untuk tahun depan. f. Lampiran kegiatan Berisikan bukti-bukti dari surat menyurat, draft materi yang disampaikan (jika ada), dan dokumentasi acara. 4. Format Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Bagian-bagian yang harus ada di laporan pertanggungjawaban keuangan adalah sebagai berikut: a. Cover atau halaman sampul Cover atau halaman sampul ini berisikan logo universitas, tulisan LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN, nama kegiatan, tema kegiatan, tanggal, nama organisasi, nama fakultas, nama universitas, dan tahun kepengurusan. b. Lembar pengesahan Berisikan tentang gambaran khusus mengenai nama kegiatan, bentuk kegiatan, ketua panitia, waktu penyelenggaraan, tempat penyelenggaraan, sasaran, anggaran dana secara umum dan penanggung jawab acara yang disahkan dengan cap asli dan tanda tangan. 9
1) Tanda tangan pengesahan untuk BEMF dan BPMF: a) Ketua panitia b) Ketua umum c) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni) 2) Tanda tangan pengesahan untuk UKMF: a) Ketua panitia b) Ketua UKMF c) Pembina UKMF (sebelum mendapat tanda tangan dari pembina harus memperoleh paraf dari ketua BEMF) d) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas b. Nama kegiatan Farmasi Universitas Jember (sebelum mendapat tanda tangan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni harus memperoleh paraf Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni) Nama dari program kerja yang telah dilaksanakan. c. Tujuan Hal-hal yang mencakup tujuan dari suatu program kerja. Tujuan yang diinginkan harus spesifik. d. Struktur kepanitiaan Berisikan susunan kepanitiaan yang telah dilaksanakan oleh organisasinya masing-masing yang disusun dari pelindung sampai seluruh sie. e. Rekapitulasi dana pemasukkan dan pengeluaran Rincian dana pemasukan dan pengeluaran yang digunakan dalam program kerja dibuat dalam bentuk tabel. 10
f. Kesimpulan dan penutup Berisi tentang kesesuaian dana yang telah digunakan dan saran dana untuk program kerja tahun depan. g. Lampiran Berisikan bukti pengeluaran dana berupa nota-nota pembayaran. 11
BAB II SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL, LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN, DAN SERTIFIKAT PROGRAM KERJA ORMAWA A. Sistematika Penulisan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Pada bagian ini dijelaskan tentang sistematika penulisan proposal dan laporan pertanggungjawaban Ormawa sebagai berikut: 1. Ditulis dalam kertas ukuran A4 dengan berat 70 gram. 2. Batas kiri dan atas sebesar 4 cm, kanan dan bawah sebesar 3 cm. 3. Penulisan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. 4. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman. 5. Ukuran huruf yang digunakan sebesar 12 pt. 6. Menggunakan spasi 1,5 7. Kalimat yang berada ditabel menggunakan spasi 1,0 8. Urutan penulisan bab dimulai dengan: I., II., III., IV.,... dst. 9. Urutan penulisan sub-bab dimulai dengan: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dst 10. Urutan penulisan sub-sub bab dimulai dengan a., b., c., dst 11. Keseluruhan dicetak dengan format orientasi portrait, kecuali jika diperlukan lain. 12. Penulisan ditulis dengan format rata kanan dan kiri. 13. Halaman diberi nomor yang diletakkan pada bagian tengah bawah halaman. 14. Penomoran halaman dimulai dari BAB I. PENDAHULUAN 15. Proposal program kerja harus disertai lampiran desain sertifikat 16. Laporan pertanggungjawaban kegiatan program kerja harus disertai lampiran dengan susunan sebagai berikut: a. Lampiran 1 berisi surat-surat meliputi: lembar konsultasi, permohonan ijin, permohonan dana, peminjaman alat dan ruang. b. Lampiran 2 berisi surat undangan yang dikeluarkan. c. Lampiran 3 berisi daftar hadir. 12
d. Lampiran 4 berisi desain sertifikat, poster, dan banner. e. Lampiran 5 berisi dokumentasi. f. Lampiran 6 berisi materi yang disampaikan dalam program kerja (silabus) 17. Laporan pertanggungjawaban keuangan rekapitulasi dana masuk dan keluar dibuat dalam format tabel. 18. Pada laporan pertanggungjawaban keuangan dilampirkan nota-nota pengeluaran dana yang digunakan. B. Sistematika Halaman Muka Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Pada bagian ini menjelaskan sistematika halaman muka proposal dan laporan pertanggungjawaban program kerja sebagai berikut: 1. Halaman muka dicetak dan dijilid dengan jilid mika 2. Penulisan halaman muka ditulis dengan format rata tengah. 3. Penulisan menggunakan spasi 1,5 lines. 4. Logo Universitas Jember diletakkan pada atas halaman dengan ukuran 3 cm x 3 cm. 5. Jenis huruf yang digunakan pada halaman muka adalah Times New Roman. 6. Judul proposal dan laporan pertanggungjawaban berada di bawah logo dengan ukuran 14 pt bold menggunakan huruf kapital. 7. Sub judul proposal/laporan pertanggungjawaban berada di bawah judul dengan ukuran 12 pt, bold, italic, dan capitalize each word. 8. Penulisan tanggal pelaksanaan kegiatan dengan ukuran 12 pt berada di bawah Sub judul. 9. Nama lembaga, fakultas, universitas, dan tahun kepengurusan berada di bagian bawah halaman 13
C. Sistematika Pembuatan Sertifikat berikut: Pada bagian ini dijelaskan tentang sistematika pembuatan sertifikat sebagai 1. Logo universitas diletakkan di sebelah kiri atas dengan ukuran 3 cm x 3 cm. 2. Logo Ormawa diletakkan di sebelah kanan atas dengan ukuran 3 cm x 3 cm. 3. Kop sertifikat diletakkan di bagian tengah atas di antara logo universitas dan ormawa yang berkaitan. Kop sertifikat berisi nama institusi dan Ormawa yang mengeluarkan sertifikat. 4. Penulisan kata SERTIFIKAT di bawah kop sertifikat. 5. Penulisan nomor sertifikat di bawah kata SERTIFIKAT. 6. Tempat dan tanggal tanda tangan sertifikat diletakkan sesuai dengan aturan umum. 7. Warna sertifikat dibuat sesuai dengan ketentuan masing-masing. 8. Jenis dan ukuran huruf dibuat sesuai dengan ketentuan masing-masing. 14
BAB III PENGUMPULAN PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ORMAWA A. Pengumpulan Proposal Program Kerja Proses dan tata cara pengumpulan proposal program kerja adalah sebagai berikut: 1. Proposal UKMF masuk ke bagian kesekretariatan BEMF paling lambat 1 bulan sebelum acara kegiatan. Proposal UKMF yang masuk sudah sesuai dengan format menurut POS ini, dikonsultasikan, dan disetujui oleh pembina. 2. Batas minimum konsultasi dengan pembina diatur dalam ketetapan bersama, yaitu sebanyak 2 (dua) kali. 3. Koreksi di bagian kesekretariatan BEMF maksimal tiga hari. 4. Apabila pada saat koreksi proposal UKMF terdapat kesalahan pada penulisan ataupun hal-hal yang lain di proposal UKMF, maka UKMF harus merevisi proposal maksimal dua hari setelah koreksi. 5. Koreksi proposal UKMF di kesekretariatan BEMF maksimal 3 kali dalam satu proposal kegiatan. 6. Proposal Ormawa harus masuk ke Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni maksimal H-7 minggu sebelum acara kegiatan 7. Pengumpulan proposal di Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni harus disertai lembar konsultasi pembina yang telah ditandatangani. 8. Pengumpulan proposal di Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni dalam bentuk softcopy dan menyertakan lembar pengesahan dalam bentuk hardcopy 9. Setelah pengumpulan proposal selesai, maka Ormawa harus mengisi check list kegiatan kemahasiswaan yang ditandatangani oleh Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni. 15
10. Pencairan dana dikoordinasikan dengan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian dengan menyertakan proposal dalam bentuk hardcopy maksimal H-7 kegiatan. 11. Kegiatan yang akan dilaksanakan harus dipublikasikan di web Fakultas Farmasi Universitas Jember minimal H-7 sebelum acara, kecuali acara kegiatan yang melibatkan pihak eksternal, misalkan: a. Perlombaan : 3 bulan sebelum acara. b. Perayaan : 2 bulan sebelum acara 12. Sertifikat yang telah diajukan di lampiran proposal harus sudah siap ditandatangani oleh Dekan H-4 kegiatan. 13. Apabila dalam pengumpulan proposal kegiataan UKMF dan BEMF terjadi keterlambatan maka akan dikenai sanksi sebagai berikut: a. Satu kali keterlambatan: teguran dari pihak yang berwenang (BEMF kepada UKMF, BPMF kepada BEMF) b. Dua kali keterlambatan: pemanggilan dari pihak yang berwenang (BEMF kepada UKMF, BPMF kepada BEMF) c. Tiga kali keterlambatan: denda sebesar 2,5% dari total dana DIPA yang ada di proposal. Denda tersebut akan dikumpulkan dan diberikan kepada Ormawa yang berprestasi pada saat kongres. 14. Pengumpulan proposal kegiatan dikatakan terlambat jika tanggal pada kolom tanda tangan Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni pada check list kegiatan kemahasiswaan lebih dari H-7 kegiatan. B. Pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban Proses dan tata cara pengumpulan laporan pertanggungjawaban program kerja adalah sebagai berikut: 1. Kegiatan yang telah dilaksanakan harus dipublikasikan di web Fakultas Farmasi Universitas Jember dalam bentuk narasi dan dokumentasi acara. 2. Publikasi kegiatan di web Fakultas Farmasi Universitas Jember yang telah dilaksanakan maksimum H+3 acara. 16
3. Laporan pertanggungjawaban keuangan: a. Laporan pertanggungjawaban keuangan UKMF dikumpulkan ke bagian kesekretariatan BEMF paling lambat H+3 kegiatan. Laporan pertanggungjawaban keuangan UKMF yang masuk sudah sesuai dengan format menurut POS ini, dikonsultasikan, dan disetujui oleh pembina. b. Koreksi laporan pertanggungjawaban keuangan di bagian kesekretariatan BEMF paling lambat 1 hari. c. Apabila pada saat koreksi laporan pertanggungjawaban keuangan terdapat kesalahan pada penulisan ataupun hal-hal yang lain di laporan pertanggungjawaban keuangan UKMF, maka UKMF harus merevisi maksimal 1 hari setelah koreksi. d. Laporan pertanggungjawaban keuangan Ormawa harus masuk ke Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian maksimal H+7 kegiatan dibuktikan dengan paraf Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian atau BPP Fakultas Farmasi Universitas Jember pada check list kegiatan kemahasiswaan. 4. Laporan pertanggungjawaban kegiatan a. Laporan pertanggungjawaban kegiatan UKMF masuk ke bagian kesekretariatan BEMF H+3 kegiatan. Laporan pertanggungjawaban kegiatan UKMF yang masuk sudah sesuai dengan format menurut POS ini, dikonsultasikan, dan disetujui oleh pembina. b. Koreksi laporan pertanggungjawaban kegiatan di bagian kesekretariatan BEMF maksimal 3 hari. c. Apabila pada saat koreksi laporan pertanggungjawaban kegiatan terdapat kesalahan pada penulisan ataupun hal-hal yang lain di laporan pertanggungjawaban kegiatan UKMF, maka UKMF harus merevisi maksimal 2 hari setelah koreksi. d. Koreksi laporan pertanggungjawaban kegiatan UKMF di kesekretariatan BEMF maksimal 2 kali dalam satu proposal kegiatan. 17
e. Laporan pertanggungjawaban kegiatan Ormawa dikumpulkan di Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni maksimal H+14 kegiatan. f. Laporan pertanggungjawaban kegiatan dikumpulkan di Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni dalam bentuk softcopy disertai lembar pengesahan dalam bentuk hardcopy. 5. Pengumpulan laporan pertanggungjawaban di Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni harus disertai dengan lembar konsultasi pembina minimum 4 kali terhitung dari konsultasi proposal program kerja kegiatan. 6. Laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan dicetak hardcopy sebanyak 2 eksemplar. 7. Laporan pertanggungjawaban UKMF dan BEMF dikumpulkan di BPMF maksimal H+14 kegiatan. 8. Sertifikat dibagikan maksimum H+21. 9. Kegiatan dikatakan selesai jika sudah mengumpulkan check list kegiatan kemahasiswaan. Evaluasi dilaksanakan berdasarkan check list kegiatan kemahasiswaan. 10. Apabila dalam pengumpulan laporan pertanggungjawaban UKMF dan BEMF terjadi keterlambatan maka akan dikenai sanksi sebagai berikut: a. Satu kali keterlambatan: teguran dari pihak yang berwenang (BEMF kepada UKMF, BPMF kepada BEMF) b. Dua kali keterlambatan: pemanggilan dari pihak yang berwenang (BEMF kepada UKMF, BPMF kepada BEMF) c. Tiga kali keterlambatan: denda sebesar 2,5% dari total dana DIPA yang ada di laporan pertanggungjawaban. Denda tersebut akan dikumpulkan dan diberikan kepada Ormawa yang berprestasi pada saat kongres. 18
11. Pengumpulan laporan pertanggungjawaban dikatakan terlambat jika tanggal pada kolom tanda tangan Kepala Sub Bagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni pada check list kegiatan kemahasiswaan lebih dari H+14 kegiatan. 19