BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 5.1 Sistem yang Digunakan Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik, yaitu A. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: 1. Processor Intel Core Duo 2. Memory DDR2 RAM 1 GB 3. Hardisk 320 GB B. Software dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Microsoft Windows 7 2. Microsoft SQL Server 2005 3. Microsoft Visual Studio 2008 5.2 Cara Setup Program Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat.net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu komputer anda apakah sudah terdapat.net framework 4 atau tidak. 43
44 Caranya pada menu komputer, kemudian pilih control panel. Setelah masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install komputer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah terdapat.net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1. Gambar 5.1 Tampilan add remove program Jika komputer telah terinstal.net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal kembali. Untuk.net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan.net framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2005. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana biasanya.
45 Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Pengarsipan Dokumen, seperti pada Gambar 5.2. Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti pada Gambar 5.4.
46 Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder Gambar 5.4 Tampilan Browse Folde Directory Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada Gambar 5.6.
47 Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete 5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form login. Form login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program.
48 Dalam form login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh user, dan nama akan terisi secara otomatis apabila username dan password diisi dengan benar, seperti pada Gambar 5.7. Gambar 5.7 Form Login Jika user benar dalam memasukkan data username dan password, maka user dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.8. Gambar 5.8 Menu Utama
49 5.3.1 Form Master Dalam aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen terdapat menumenu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masingmasing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini. A. Form Master Pegawai Form master pegawai digunakan untuk memasukkan data-data pegawai yang ada di PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Data pegawai yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan pegawai tersebut, diantaranya, NIP Pegawai, Nama pegawai, Departemen, Grade, NIP Supervisor, Nama Supervisor. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database pegawai Gambar 5.9 Form Master Pegawai
50 Keterangan: Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pegawai. Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pegawai setelah data pegawai ditemukan dengan klik tabel pegawai. Keseluruhan atribut dari pegawai dapat diubah kecuali pada kolom NIP Pegawai. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pegawai Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pegawai, berdasarkan kata kunci NIP Pegawai. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data pegawai. : Keluar program. B. Form Master Dokumen Form master dokumen digunakan untuk memasukkan data-data dokumen yang ada di departemen PDCA. Data dokumen yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data dokumen tersebut, diantaranya, No dokumen, Nama dokumen, Jumlah dokumen, Nama rak Keterangan. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database dokumen.
51 Gambar 5.10 Form Master Dokumen Keterangan: Tombol Save Tombol Update :Digunakan oleh menyimpan data dokumen. :Melakukan perubahan data untuk dokumen setelah data dokumen ditemukan dengan klik tabel dokumen. Keseluruhan atribut dari dokumen dapat diubah kecuali pada kolom no dokumen. Tombol Refresh Tombol Cancel Tombol Search : Melakukan refresh tabel dokumen : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. :Melakukan pencarian data di tabel dokumen, berdasarkan kata kunci no dokumen. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data dokumen. : Keluar program.
52 C. Form Master Departemen Form master dokumen digunakan untuk memasukkan data-data departemen yang ada di departemen PDCA. Data departemen yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data departemen tersebut, diantaranya, No departemen, Kepala departemen, Departemen. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database departemen. Keterangan: Gambar 5.11 Form Master Departemen Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data departemen. Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk departemen setelah data dokumen ditemukan dengan klik tabel dokumen. Keseluruhan atribut dari departemen dapat diubah kecuali pada kolom no departemen. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel departemen Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan.
53 Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel departemen, berdasarkan kata kunci no departemen. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data departemen. : Keluar program. D. Form Master Rak Form master rak digunakan untuk memasukkan data-data dokumen yang akan disimpan dalam rak. Data rak yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data dokumen tersebut diantaranya, No rak, Nama rak. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database rak. Gambar 5.12 Form Master Rak
54 Keterangan: Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data rak Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk rak setelah data rak ditemukan dengan klik tabel rak. Keseluruhan atribut dari rak dapat diubah kecuali pada kolom no rak. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel rak Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel departemen, berdasarkan kata kunci no rak. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data rak. : Keluar program. 5.3.2 Form Transaksi Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari 4 menu, yaitu menu transaksi peminjaman dokumen, transaksi pengembalian dokumen, dan transaksi pemusnahan dokumen. A. Transaksi Peminjaman Dokumen Gambar 5.13 Form Peminjaman Dokumen
55 Keterangan: Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data peminjaman dokumen Tombol Update : Melakukan perubahan data untuk peminjaman setelah data peminjaman ditemukan dengan klik tabel peminjaman. Keseluruhan atribut dari peminjaman dapat diubah kecuali pada kolom no peminjaman. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel peminjaman Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel peminjaman, berdasarkan kata kunci no peminjaman. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data peminjaman. : Keluar program. B. Transaksi Pengembalian Dokumen Gambar 5.14 Form Pengembalian Dokumen
56 Keterangan: Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pengembalian dokumen Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pengembalian setelah data pengembalian ditemukan dengan klik tabel pengembalian. Keseluruhan atribut dari pengembalian dapat diubah kecuali pada kolom no pengembalian. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pengembalian. Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pengembalian, berdasarkan kata kunci no pengembalian. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data pengembalian. : Keluar program. C. Transaksi Pemusnahan Dokumen Gambar 5.15 Form Pemusnahan Dokumen
57 Keterangan: Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pemusnahan dokumen Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pengembalian setelah data pemunahan ditemukan dengan klik tabel pemusnahan. Keseluruhan atribut dari pemusnahan dapat diubah kecuali pada kolom no pemusnahan. Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pemusnahan. Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan. Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pemusnahan, berdasarkan kata kunci no pemusnahan. Tombol Delete Tombol Exit : Untuk menghapus data pemusnahan. : Keluar program. 5.3.3 Form Laporan Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporanlaporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan. A. Laporan Peminjaman Dokumen Form laporan data peminjaman merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari data peminajaman yang sudah disimpan pada database.
58 Gambar 5.16 Laporan Peminjaman Dokumen B. Laporan Pengembalian Dokumen Gambar 5.17 Laporan Pengembalian Dokumen
59 C. Laporam Pemusnahan Dokumen Gambar 5.18 Laporan Pemusnahan Dokumen