A. Deskripsi Umum Salah satu kompetensi yang ahrus dikuasai oleh peserta didik pada Program Keahlian Administrasi Perkantoran adalah Melakukan Prosedur Administrasi. Kompetensi ini memiliki tiga Kompetensi Dasar (KD), yaitu: 1. Proses dokumen-dokumen kantor. 2. Dasar surat menyurat 3. Mengurus atau menjaga sistem dokumen Bahan Ajar ini disiapkan sebagai bahan pemelajaran kompetensi melakukan prosedur administrasi. Kompetensi ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khususnya di kalangan industry/dunia usaha. Kegiatan pencacatan atau tulis menulis selalu memegang peranan yang sangat pentingsebagai bagian dari setiap kegiatan. B. Prasarat Bahan Ajar ini merupakan modul awal bagi peserta didik pda program keahlian Administrasi Perkantoran. sebelum melanjutkan ke modul berikutnya, seperti Menangani Surat Masuk dan Keluar ( Mail Handling) dan Bekerja Sama dengan Kolega dan Pelanggan. 1
C. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Peserta didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada Cek Kemampuan sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai paham. c. Bila dalam proses memahami materi, Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu atau pun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. 2. Guru/instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yanmg dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan. c. Selama Kegiatan Belajar Merngajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. 3. Perlengkapan Yang Harus Disediakan Alat: a. Macam-macam kertas b. Macam-macam amplop c. Macam-macam bentuk surat d. Kertas warna 2
Bahan: a. Buku-buku yang berkaitan dengan surat menyurat b. Buku-buku kearsipan D. Tujuan Akhir Pemelajaran Kompetensi Dasar 1: Proses dokumen-dokumen kantor 1. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis dokumen. 2. Peserta didik dapat menyebutkan bagian-bagian surat dengan responsif. 3. Peserta didik dapat membedakan bentuk-bentuk surat. Kompetensi 2: Dasar surat menyurat 1. Peserta didik dapat menggunakan tata bahasa dalam surat menyurat sesuai dengan kaidah. 2. Peserta didik dapat membedakan surat dinas, niaga, dan pribadi. Kompetensi 3: Mengurus/menjaga sistem dokumen 1. Peserta didik menjelaskan sistem indeks. 2. Peserta didik dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku. 3
A. Standar Kompetensi dan Cek Kemampuan Standar Kompetensi: Melakukan Prosedur Administrasi Kompetensi Dasar 1 Apakah Anda telah memahami pengetahuan tentang: 1 Jenis-jenis dokumen dan surat 2 Fungsi-fungsi surat 3 Macam-macam kertas dan sampul surat 4 Bagian-bagian surat Apakah Anda telah mampu dan terampil dalam: 1 Memilih jenis kertas yang akan digunakan 2 Memilih jenis sampul/amplop surat yang akan digunakan 3 Membuat bermacam-macam lipatan surat Apakah Anda telah memiliki sikap: 1 Teliti dan cermat dalam memilih/menentukan jenis kertas yang akan digunakan 2 Teliti dan cermat dalam memilih/menentukan jenis sampul/amplop yang akan digunakan 3 Rapi dalam membuat bermacammacam lipatan surat Jika sudah. Jika belum Tindak Lanjut Proses Dokumen-Dokumen Kantor Sudah Sudah Sudah Belum Belum Belum Anda harus menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat melanjutkan ke materi berikutnya Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara insentif di bawah bimbingan instruktur/guru Anda. 4
Kompetensi Dasar 2 Dasar Surat Menyurat Apakah Anda telah memahami pengetahuan tentang: Sudah Belum 1 Ciri-ciri bahasa surat 2 Pengertian surat dinas dan surat niaga 3 Macam-macam surat dinas dan surat niaga Apakah Anda telah mampu dan terampil dalam: Sudah Belum 1 Memilih penggunaan bahasa dalam membuat surat 3 Membuat surat dinas dan surat niaga Apakah Anda telah memiliki sikap: Sudah Belum 1 Teliti dan cermat dalam memilih/menentukan jenis kertas yang akan digunakan 2 Teliti dan cermat dalam membuat surat dinas dan niaga Jika sudah. Jika belum Tindak Lanjut Anda harus menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat melanjutkan ke materi berikutnya Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara insentif di bawah bimbingan instruktur/guru Anda. 5
Kompetensi Dasar 3 Apakah Anda telah memahami pengetahuan tentang: 1 Pengertian indeks 2 Cara mengindeks nama orang dan nama perusahaan Apakah Anda telah mampu dan terampil dalam: 1 Mengindeks nama orang Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen Sudah Sudah Belum Belum 3 Mengindeks nama perusahaan Apakah Anda telah memiliki sikap: Sudah Belum 1 Teliti dan cermat dalam memilih/menentukan jenis kertas yang akan digunakan 2 Teliti dan cermat dalam membuat surat dinas dan niaga Jika sudah. Jika belum Tindak Lanjut Anda harus menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat melanjutkan ke materi berikutnya Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara insentif di bawah bimbingan instruktur/guru Anda. 6
1 Dokumen-Dokumen Kantor Pengertian Dokumen Sebetulnya masih banyak orang yang belum mengerti mengenai pengertian dari dokumen, yang mereka ketahui dari dokumen hanyalah sebatas dari surat. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dappat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebi meyakinkan. Sedangkan dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. Jenis-jenis Dokumen I. Berdasarkan kepentingannya a) Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan Ijazah. b) Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: Cek, Obligasi, dan Saham. c) Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: Fosil, Tugu, dan Naskah Proklamasi. 7
II. d) Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU. Berdasarkan bentuk fisiknya a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: Buku. Majalah, dan Film. b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum). c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan). Ruang Lingkup Dokumentasi Meliputi: a. Dokumentasi literer, merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur, dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diperlukan. b. Dokumentsi kopril, merupakan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu. c. Dokumentasi privat, merupakan kegiatan mengumpulkan warkatwarkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan. A. Dokumen Kantor (Surat) Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas nama organisasi kantor. Fungsi surat selain sebagai alat komunikasi adalah juga sebagai: a. Alat bukti tertulis, surat dapat dijadikan alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar ohrganisasi/perorangan yang telah melakukan suratmenyurat. Contoh: surat perjanjian. b. Alat pengingat, surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: akta jul-bel;i. 8
c. Bukti historis, surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh: bukti-bukti transaksi. d. Duta organisasi, surat dapat men cerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat. e. Pedoman, surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas. f. Surat promosi, surat dapat dijadikan sebagai sarana promosi bagi perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum identitas perusahaan pada kepala surat. Jenis-jenis surat meliputi: a. Berdasarkan wujudnya meliputi kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, serta surat tanda bukti. b. Berdasarkan tujuannnya surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, suratpemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain. c. Berdasarkan sifat isinya meliputi surat dinas, surat pribadi, surat niaga, surat sosial, surat pengantar, telegram. d. Berdasarkan penerimanya meliputi surat biasa, surat edaran, surat pengumuman. e. Berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi surat sangat rahasia (SRHS/SR), surat rahasia (RHS/R), dan surat biasa. f. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya ada surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa. 9
Perlengkapan surat antara lain: 1. Kertas surat Jenis kertas surat Ukuran (cm) Kegunaan Kertas folio 33 x 21,5 Untuk menulis surat yang isinya panjang Kertas kuarto 28 x 21,5 Untuk menulis surat yang isinya pendek Kertas oktavo 20,5 x 12,7 Untuk menulis memo dan nota Kertas sikmo 20,5 x 16,5 Untuk menulis surat yang merupakan kertas ukuran inggris Kertas A4 29,7 x 21 Untuk menulis surat dins Kertas A5 14,8 x 21 Untuk menulis surat yang merupakan kertas internasional Kertas A6 10,5 x 14,8 Untuk menulis surat pengantar Kertas A7 7,4 x 10,5 Untuk menulis surat yang merupakan kertas internasional Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai untuk surat-menyurat adalah: Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa digunakan surat-menyurat untuk ke luar negeri. Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli. Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan. Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak. 10
B. Bagian-bagian Surat b c g h i j e d f a Keterangan: a. Kepala Surat b. Nomor Surat c. Tanggal Surat d. Alamat dalam surat e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup i. Nama organisasi j. Nama penandatangan k. Jabatan l. Lampiran m. Tembusan n. Inisial k l m n 11
Berikut adalah cara menulis bagian-bagian surat: 1. Kepala surat Hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik karenaa selain berfungsi sebagai informasi tentang organisasi atau perusahaan juga sebagai alat promosi. Adapun yang terdapat pada kepala surat adalah: a. Nama organisasi/perusahaan b. Alamat kantor c. Nomor telepon/faximili/kode pos d. Alamat e-mail e. Nama bankir f. Logo perusahaan g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan) Contoh: PENERBIT ERLANGGA Jl. H. BAPING RAYA NO. 100, CIRACAS PASAR REBO, JAKARTA 13740 TELP. (021) 8717006 (5 LINES HUNTING) FAX : 8717011 2. Nomor surat Penomoran surat sanagt penting karena untuk: a. Mempermudah dalam pengarsipan. b. Mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi. c. Mempermudah dalam mengetahui waktu saat melakukan suratmenyurat. Contoh: Nomor : 235/PP/XI/08 235 menunjukan nomor urut surat PP menunjukan kode intern perusahaan XI menunjukan bulan pembuatan surat 12
08 menunjukan tahun pembuatan surat 3. Tanggal surat Dalam penulisan surat yang berkop, tanggal surat ditulis dengan tanggal, bulan, dan tahun. Tapi jika tanggal diletakkan dikanan bawah maka wajib diberi nama kota. Contoh: Jika ditulis di atas (bawah kop surat): 25 November 2008 Jika ditulis dikanan bawah: Jakarta, 25 November 2008 4. Lampiran Lampiran adalan suatu data dokumen yang disertakan dalam surat. Misalnya faktur, daftar harga, tanda pembayaran dan lain-lain. Penul;isan lampiran diletakkan dibawah nomor surat. Contoh: Nomor : 235/PP/XI/08 Lampiran : 3 halaman daftar harg 5. Perihal/Hal Fungsi dari perihal adalah sebagai penunjuk bagi pembaca mengenai isi pokok surat. Secara umum tata cara penulisan suarat adalah sebagai berikut: Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata depan dan kata tugas. Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kcuali digunakan pada surat yang memakai judul. Pada penulisan akhir tidak perlu diberi tanda titik. Sedangkan tata cara penulisan perihal surat niaga adalah sebagai berikut: Sebelum penulisan alamat dalam/setelah lampiran Contoh: 13
Nomor Lampiran Perihal : 235/PP/XI/08 : 3 halaman daftar harga : Pesanan Barang Elektronik Setelah alamat dalam atau sebelum pembuka (ditulis di sebelah kiri tengah) Cintoh: Yth. Ibu Salsabila Putri Direktur PT Sejahtera Jalan Mawar 100 Jakarta Hal : Pesanan Barang elektronik Dengan hormat, Setelah salam pembuka (ditulis di tengah) Contoh: Yth. Ibu Salsabila Putri Direktur PT Sejahtera Jalan Mawar 100 Jakarta Dengan hormat, Hal : Pesanan Barang elektronik 6. Alamat dalam/alamat tujuan Penulisan alamat harus jelas karena petunjuk langsung bagi penerima surat. Kata Kepada pada alamat dalam tidak wajib dituliskan, sedangkan Yth. dipergunakan jika diikuti oleh nama orang atau jabatan seseorang dalam suatu organisasi. 14
Contoh: Yth. Ibu Salsabila Putri Direktur PT Sejahtera Jalan Mawar 100 Jakarta 7. Salam pembuka Salam pembuka berguna agar surat tidak kaku. Contoh: Dengan hormat, Assalamu alaikum wr. wb Salam sejahtera, 8. Isi surat Terdiri atas: a. Alinea pembuka Merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat. Berikut contoh alinea pembuka pada surat: Nomor Keterangan Contoh Kalimat 1. Alinea pembuka yang berifat pemberitahuan atau pertanyaan Kami beritahukan bahwa... Dengan ini kami sampaikan bahwa... Bersama ini kami kirimkan... Perkenankanlah 2. Alinea pembuka pada jawaban surat kami melaporkan... Sehubungan dengan surat Saudara... Berkenaan surat 15
3. Alinea pembuka berdasarkan informasi atau iklan Saudara... Menunjuk dengan surat Saudara... Berdasarkan surat Saudara dalam harian... Setal membaca surat Saudara dalam tabloid... Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara yang dimuat dalam harian... Kami telah membaca iklan Saudara pada harian... b. Alinea isi Alinea isi berisikan pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Penulis harus dapat menyampaikan pesan secara ringkas (tidak bertele-tele), lengkap (data dan fakta yang disajikan harus tersaji secara lengkap), jelas (isi surat dapat dimengerti secara tuntas), sopan (bahasa yang digunakan harus memperhatikan norma kesopanan dan menghargai penerima surat). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alineaa isi: 1) Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat/pokok pembicaraan. 2) Rumuskan pokok pembicaraan secara urut dan logis serta menarik. 3) Pergunakan kata yang menarik dan mudah dimengerti. 4) Hindarkan penggunaan singkatan kata dan istilah yang tidak biasa dipakai. 5) Kuasai bentuk-bentuk surat dan cara pengetikannya. 6) Perhatikan pengguanaan tanda baca. 16
c. Alinea penutup Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Alinea penutup harus singkat dan tegas. Contoh: Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian Saudara. Harapan kami, semoga kerjasama yang kita bina ini dapat terus ditingkatkan. 9. Salam penutup Slam penutup tidak diwajibkan ditulis. Namun, salam penutup berguna untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat. Contoh: Hormat kami, 10. Nama organisasi/perusahaan Nama organisasi/perusahaan setelah salam penutup sudah jarang digunakan, namun masih dibutuhkan jika: a. Surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak mengguanakan kepala surat sehingga penggunaan nama organisasi/perusahaanmasih dibutuhkan. b. Surat yang tidak menggunakan kepala surat, nama organisasi/perusahaan dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi dikepala suratnya tetap tertera nama induk organisasi. 17
Contoh: 1) Hormat kami, CV Buana Mas 2) Hormat kami, Divisi Keuangan PT SBG 11. Jabatan Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama penanggung jawab surat karena surat niaga jarang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi. Contoh: Hormat kami, CV Buana Mas Bella Kasih Direktur Dalam surat dinas pemerintah, namajabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda tangan karena suurat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggung jawab surat. Contoh: Hormat kami, Kabag. Kepegawaian Drs. Ali Mustafa NIP... 12. Penanggung jawab surat Orang yang berwenang untuk menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yakni orang yang bertangguang jawab terhadap organisasi atau kegiatan yang 18
dilaksanakannya, baik atas nama organisasi keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan. Berikut ini dijelaskan lebih lanjut mengenai pelimpahan wewenang penanggung jawaban surat. a. Atas nama, disingkat menjadi a.n. Cara ini dipakai pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama. Contoh: a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga Sekertaris Jendral Drs. Subagio NIP... b. Beliau, disingkat dengan u.b. Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang ada dibawahnya dan memberi kuasa untuk menanda tangani surat sesuai dengan tugas rutinnya. Contoh: a.n. Menteri Pemuda dan Olah Raga Sekertaris Jendral u.b. Kepala Biro Keuangan Permata Kasih, S.E. NIP... 19
Dalam kegiatan korespondensi swasta/perusahaan, dikenal dengan petunjuk p.p. (per procurationem), yaitu seseoang diberika kuasa oelh pimpinan perusahaan. Contoh: p.p. Sultan Batik Galeri Galang Hakiki Manajer Pemasaran 13. Tembusan/tindasan/carbon copy (c.c.) Surat diberi tembusan surat apabila salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisan diletakkan di kiri bawah. Contoh: Tembusan: 1. Divisi Keuangan 2. Divisi Pemasaran 3. Arsip 14. Inisial Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat. Biasanya pengonsep ditulis dengan huruf kapital dan pengetik ditulis dengan huruf kecil. Contoh: BK/sd Keterangan: BK (pengonsep), sd (pengetik) 20
C. Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat yang biasa digunakan adalah sebagai berikut: 1. Bentuk surat lurus penuh (full block style) Pada surat bentuk lurus penuh, p-enulisan bagian-bagian surat semua dimulai dari kiri. Ukuran batas pinggir 20 dan kanan 80 (elite) atau bats pinggir kiri 15 dan kana 75 (pica). Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaa n l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial Bentuk surat lurus penuh 21
2. Bentuk surat lurus (block style) Mirip dengan bentu surat lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang, dan nama jabatan yang diketik disebelah kanan kertas. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial Bentuk surat lurus 22
3. Bentuk surat setengah lurus (semi block style) Dimana merupakan campuran antara bentuk surat lurus dengan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus, sedangkan isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap awal alinea masuk lima hentakan. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial Bentuk surat setengah lurus 23
4. Bentuk surat lekuk (indented style) Bentuknya hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Perbedeaannya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi. Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua dan seterusnya menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, serta nama dan jabatan diketik sebelah kanan (dari tengahtengah kertas), sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaan l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan p. Inisial Bentuk surat lekuk 24
5. Bentuk surat menggantung (hanging paragraph style) Bentuknya sama dengan bentuk surat lurus, hanya pada saat pengetikan surat pada baris pertama setiap alinea diketik sebelah kiri, kemudian baris berikutnya diketik masuk lima sepasi sampai pergatian alinea. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Alamat yang dituju e. Hal/perihal f. Salam pembuka g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Salam penutup k. Nama organisasi/perusahaa n l. Nama penanda tangan m. Jabatan penanda tangan n. Lampiran o. Tembusan Bentuk surat menggantung 25
6. Bentuk surat resmi (official style) Bentuk surat resmi dibedakan menjadi: 1) Bentuk surat resmi Indonesia lama Untuk pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan di sebelah kiri surat, kemudian tanggal surat diletakkan di sebelah kanan atas, dan alamat surat diletakkan bawah tanggal surat dengan baris pertamanya sejajar dngan perihal, untuk nama kota pada alamat tujuan diketik masuk lima hentakan. Penulisan nama lembaga/organisasi, nama jabatan, dan nama penanda tangan menggunakan centering. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal f. Alamat yang dituju g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan k. Nama penanda tangan l. NIP m. Tembusan Bentuk surat resmi Indonesia lama 26
2) Bentuk surat resmi Indonesia baru Pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada sebelah kiri surat, tanggal surat diletakkan pada sebealah kanan atas, penulisan alamat surat diletakkan pada sebelah kiri beberapa sepasi di bawah perihal, tapi tidaksejajar terhadap perihal. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal f. Alamat yang dituju g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan k. Nama penanda tangan l. NIP m. Tembusan Bentuk surat resmi Indonesia baru 27
3) Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas Sebetulnya sama dengan surat resmi Indonesia baru tetapi menurut Depdiknas penulisan tujuan dan isi surat diletakkan dibawah nomor, lampiran, dan hal surat. Keterangan: a. Kepala surat b. Nomor surat c. Tanggal surat d. Lampiran e. Hal/perihal f. Alamat yang dituju g. Pembuka h. Isi surat i. Penutup j. Nama jabatan k. Nama penanda tangan l. NIP m. Tembusan Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas 28
RANGKUMAN Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. Be rdasarkan kepentingannya antara lain: dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah, dokumen pemerintah Berdasarkan bentuk fisiknya antara lain: dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen privat Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas nama organisasi kantor Fungsi surat antara lain: alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, duta organisasi, pedoman, dan surat promosi Jenis-jenis surat 1. Berdasarkan wujudnya meliputi kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, serta surat tanda bukti. 2. Berdasarkan tujuannnya surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, suratpemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan, dan lain-lain. 3. Berdasarkan sifat isinya meliputi surat dinas, surat pribadi, surat niaga, surat sosial, surat pengantar, telegram. 4. Berdasarkan penerimanya meliputi surat biasa, surat edaran, surat pengumuman. 5. Berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi surat sangat rahasia (SRHS/SR), surat rahasia (RHS/R), dan surat biasa. 6. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya ada surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa. 29
Tes Formatif a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Dokumen dengan bentuk arsip dan disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan disebut juga dokumen.... a. Literer d. Primer b. Korporil e. Sekunder c. Privat 2. Berikut ini merupakan contoh dokumen korporil, kecuali.... a. Patung d. Akte pendirian perusahaan b. Prasati e. Batu tulis c. Piala 3. Berdasarkan kepentingannya, cek, obligasi, dan saham dapat digolongkan ke dalam dokumen.... a. Pribadi d. Sejarah b. Niaga e. Hukum c. Pemerintah 4. Apabila sebuah surat dapat dijadikan sebuah sumber pemecahan dari perselisihan, maka surat berfungsi sebagai.... a. Bukti historis d. Pedoman b. Alat pengingat e. Duta organisasi c. Alat bukti tertulis 5. Di bawah ini yang merupakan jenis surat yang berdasarkan wujudnya adalah.... a. Surat tugas d. Surat perjanjian b. Surat dinas e. Wqarkat pos c. Surat rahasia 6. Kertas yang berukuran 28 x 21,5 cm adalah.... a. Kertas folio d. Kertas A5 b. Kertas kuarto e. Kertas A7 c. Kertas A4 7. Kertas yang biasanya digunakan untuk surat-menyurat ke luar negeri adalah.... 30
a. Kertas union skin d. Kertas doorslag b. Kertas HVS skin e. Kertas stensil c. Kertas HVS 8. Jika ingin alamat dalam terlihat dari luar, amplop/sampul surat yang digunakan adalah.... a. Commercial d. Card b. Official e. Bifold c. Window 9. Penulisan surat yang ditulis dari sebelah kiri semua (rata kiri) disebut bentuk.... a. Official d. Block style b. Idented style e. Semi block style c. Full block style 10. Penulisan tanggal surat yang benar pada kepala surat adalah.... a. Yogyakarta, 17 agustus 2009 d. 17 Agust 09 b. 17 Agustus 2009 e. 17/08/2009 c. 17-08-2009 b. Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Jelaskan mengapa surat merupakan media komunikasi yang efektif dan ekonomis! 2. Jelaskan bahwa surat merupakan dutas organisasi! 3. Jelaskan jenis-jenis surat! 4. Buatlah 5 contoh kalimat alinea pembuka! 5. Jelaskan bagian-bagian dari surat! 31
2 Dasar Surat Menyurat Surat Sekretaris Pengertian Surat Sekretaris Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani surat-surat intern ketatausahaan seperti: 1. Surat Undangan a. Pengertian Surat Undangan Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru. b. Tatacara Menulis Surat Undangan Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai 32
berikut: 1) Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik. 2) Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya. 3) Perlu mencantumkan perihal surat. 4) Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan. 5) Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan. 6) Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut. c. Menulis Surat Undangan di Kartu Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata. 2. Surat Ucapan Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat. Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim. 3. Surat Referensi Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya. 33
Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang. Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada. 4. Memo dan Nota Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap. Surat Pemberitahuan, Pengumuman dan Edaran 1. Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi. Jenis-jenis surat pemberitahuan: 1. Pemberitahuan nomor telepon 2. Pindah alamat 3. Pembukaan kantor cabang baru 4. Perubahan harga 5. Perubahan rekening nasabah bank 6. Penaikan dan penyusutan suku bunga bank 7. Pemberitahuan posisi saham Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut: 34