Virtual Office
Pendahuluan Otomasi di mulai di lingkungan pabrik Otomasi Kantor dimulai tahun 1960 ketika IBM menciptakan istilah Word processing Dan di tahun 1964 dikembangkan kembali menjadi Magnetic Tape/electric Typewriter
Otomasi Kantor Sistem Elektronik Formal dan Non Formal Komunikasi Informasi Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Pemakai OA ada empat kategori : - Manajer - Profesional - Sekertaris - Pegawai Adminstrasi
Kantor Virtual Diasumsikan bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan dilokasi geografi manapun selama tempat bekerja itu terhubung dengan lokasi tetap Keuntungan Pengurangan biaya fasilitas Pengurangan biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Pengurangan penghentian kerja Kontribusi Sosial
Kerugian Kantor Virtual Rasa tidak memiliki Takut kehilangan pekerjaan Semangat kerja rendah Ketegangan keluarga
Strategi Kantor Virtual yang disarankan Sediakan sumber daya komputer Sediakan akses ke sumber daya informasi Sediakan perlengkapan non-komputer Gunakan konferensi telepon Utilize conference calls Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja
Model OA Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukkan ke dalam database. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka
lingkungan Model OA Lingkungan Communications Information perusahaan Pemecah masalah Office Automation System Noncomputer Apps Computer- Apps Pemecah masalah lain Database Input physical resources Transform Output physical resources
Word processing Surat Elektronik Kalender Elektronik Audio Konferensi Video Konferensi Computer Konferensi FAX Videotex pencitraan Desktop publishing Aplikasi OA
Word Processing Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik Pengolah kata berkontribusi pada pemecah masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif
A Word Processing System Secretary or manager CPU Typed documents Document storage
Surat Elektronik Pengguanaan jaringan yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer Surat elektronik efektif jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika jaraknya jauh. Surat elektronik dapat mengatasi kekurangan yang terdapat pada telepon konvensaional yaitu tidak dapat menuliskan memo pesan.
Sistem surat elektronik Mail display and entry User 1 Mail display and entry User 2 Mail display and entry User n CPU Mail storage
Voice Mail Sama halnya dengan surat elektronik tetapi voice mail ini mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat di panggil Kelebihan Voice mail dibandingkan dgn surat elektronikadalah manager tidak perlu mengetik pesan.
Computer User 1 User 2 Message coding and decoding unit Sistem Voice mail Secondary storage
Kalender Elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, serta memebuat perubahan dan menelaah kalender tersebut dengan menggunakan keyboard
Sistem Kalender Elektronik Calendar display and entry Manager 1 Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry CPU Manager n Calendar storage
Audio Konferensi Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografi Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah
Bagaimana membuat komunikasi menjadi lebih efisien Ada moderator Jumlah peserta jangan terlalu banyak Salinan dari agenda konferensi harus disediakan Jika peserta berbicara harus mengidentifikasi dirinya Rekaman konferensi harus disimpan Salinan kertas rekaman harus disiapkan dari rekaman dan dibagikan ke para peserta
Sistem audio konferensi Location 1 Location n Audio Channel
Video Konferensi Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografi Terdapat tiga konferensi video Video satu arahdan audio satu arah Video satu arah dan audio dua arah Dua arah video dan audio
Location 1 Video Konferensi Video channel Location n A. One-way video transmission Video channel B. Two-way video transmission
Desktop Video Konferensi Peralatan audio video yang ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah Bagi banyak perusahaan pertimbangan teknologi dan biaya mungkin menjdai alasan untuk menunda konferensi video. Konferensi video memiliki daya tarik karena memungkinkan para manajer berkomunikasi dalam cara yang paling mendekati pertemuan tatap muka
Komputer Konferensi Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik sama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu.
Telekonferensi mencakup seluruh bentuk konferensi elektronik Includes: audio video computer conferencing
FAX Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain Original document Facsimile machine Saluran Analog Facsimile machine Document copy
Videotex Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada komputernya sendiri Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa tersebut Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotex dari perusahaan lain
Pencitraan Penggunaan pengenal karakter untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkann atau dicetak.
Sistem manajemen dokumen Laser Documents printer to be read Workstation OCR Reader Network server DBMS Workstation Optical disk storage unit Workstation Laser printer Workstation
Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh Aplikasi DTP terbagi dalam tiga area Aplikasi administrative(meliputi dokumen untuk penggunaan intern seperti koresponden, laporan dan warta Aplikasi teknis (meliputi materi latihan seperti slide, overhead transparancies) Grafik perusahaan (meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksud untuk digunakan diluar perusahaan.
Desk-Top Publishing System Keyboard High-resolution screen Microcomputer Laser printer output Document storage