BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Analisa sistem merupakan gambaran tentang suatu sistem yang saat ini sedang berjalan di CV. Trans Kalimantan Pontianak, yaitu pada bagian pengiriman barang. Sistem yang digunakan masih sangat sederhana dan manual yaitu pencatatan yang masih menggunakan tulis tangan. Analisa sistem ini bertujuan untuk membuat sistem yang baru agar terkomputerisasi sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Analisa sistem dalam suatu perusahaan sangat penting karena fungsi dari analisa itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem itu berjalan agar sistem yang dibuat dapat menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. 3.2. Tinjauan Perusahaan CV. Trans Kalimantan Pontianak merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, yaitu pengiriman barang berupa bahan bangunan, sembako, alat-alat dapur dan lain-lain. CV. Trans Kalimantan Pontianak menerapkan sistem yang masih bersifat pembukuan yaitu pencatatan yang masih menggunakan tulis tangan dimulai dari data barang, data konsumen dan data pengiriman, hal tersebut sering kali membuat terjadinya penumpukan data dan kehilangan data. 28
29 3.2.1. Sejarah Perusahaan CV. Trans Kalimantan berdiri pada 21 Oktober 2013 di Pontianak, Kalimantan Barat berdasarkan Akta Pendirian Perusahaan No. 08,- dan Surat Tanda Daftar Perusahaan No. 14.03.3.47.06641. CV. Trans Kalimantan merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa pengiriman barang khusus pengiriman pulau Kalimantan. CV. Trans Kalimantan didirikan oleh Bapak Irwan Gumilar yang awal berdirinya terletak di Jl. Imam Bonjol, gang. Garuda, Pontianak. Saat ini CV. Trans Kalimantan beralamat di Jl. Soedarso, Pontianak Kabupaten Kubu Raya. Pada awal CV. Trans Kalimantan berdiri, proses pengiriman barang dilakukan menggunakan jalur laut dengan media transportasi kapal. Penggunaan jalur laut yang membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengiriman hingga 1 minggu membuat CV. Trans Kalimantan beralih menggunakan jalur darat dengan media transportasi truk. Penggunaan jalur darat akhirnya terbukti dapat mempersingkat waktu pengiriman yang awalnya satu minggu menjadi satu sampai 2 hari saja setiap kegiatan pengiriman barang. 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara setiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk menciptakan tujuan yang diharapkan. Berikut ini adalah struktur organisasi pada CV. Trans Kalimantan Pontianak.
30 Pimpinan Supir Admin Buruh Lepas Sumber : CV. Trans Kalimantan Pontianak (2017) Gambar III.1 Struktur Organisasi CV. Trans Kalimantan Pontianak Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi yang melibatkan sumber daya manusia di dalamnya serta memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan jabatan yang sudah ditentukan dalam struktur organisasi tersebut. Adapun fungsi dari masing-masing bagian struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut : 1. Pimpinan a. Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi kelancaran jalannya perusahaan secara menyeluruh serta bertanggung jawab atas kelangsungan berdirinya perusahaan. b. Berwenang menentukan garis besar kebijakan umum dan program kerja perusahaan. c. Berwenang menentukan dan menempatkan karyawan-karyawan dalam struktur organisasi perusahaan dan mengevaluasi hasil kerjanya. d. Berwenang mengambil keputusan yang mempengaruhi kelangsungan hidup dan pengembangan perusahaan. 2. Admin a. Menerima barang yang akan dikirim oleh customer. b. Memberikan pelayanan terbaik kepada customer. c. Mengolah data pengiriman barang.
31 d. Membuat laporan bulanan pengiriman. 3. Supir a. Bertugas mengantar barang ke tempat tujuan. b. Bertanggung jawab dalam pengiriman barang. c. Memastikan barang yang dikirim sampai ditangan customer. 4. Buruh Lepas a. Bertugas dalam bongkar muat barang yang akan dikirim ke dalam truk. 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan 1. Proses Registrasi Pengiriman Barang Customer datang membawa surat jalan dari instansi atau perusahaan dan menyerahkannya ke bagian admin sebagai bukti atau tanda barang yang dibawa adalah barang yang legal, kemudian surat jalan tersebut ditanda tangani oleh admin. Surat jalan rangkap pertama dan kedua dikembalikan ke customer, sedangkan rangkap ketiga diarsipkan oleh bagian admin. 2. Proses Pembayaran Selanjutnya akan dilakukan penimbangan barang, hasil dari penimbangan akan dimasukkan ke dalam nota pengiriman barang untuk mengetahui biaya pengiriman barang tersebut. Setelah proses pembayaran selesai customer akan mendapatkan nota pengiriman barang rangkap pertama yang sudah dirincikan pembayarannya oleh bagian admin sebagai bukti penerimaan barang.
32 3. Proses Pengiriman Barang Setelah semua perincian pembayaran selesai admin juga akan membuatkan surat jalan dan memberikan nota pengiriman barang rangkap ketiga yang sudah dirincikan pembayarannya ke pada supir, untuk selanjutnya diberikan ke pada penerima barang, setelah barang tersebut sudah sampai ke tempat yang dituju atau kepada orang yang akan menerima kiriman barang tersebut. 4. Proses Pengolahan Data, Perekapan dan Pembuatan Laporan Setiap minggu bagian admin merekap semua nota pengiriman, nota pengiriman barang yang telah diisi akan dimasukkan ke dalam tempat pengarsipan. Sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pemimpin, maka setiap akhir bulan bagian admin akan membuat laporan dengan melihat rekap nota pengiriman barang untuk mengetahui hasil dari proses pengiriman barang, kemudian laporan tersebut akan diserahkan kepada Pimpinan CV. Trans Kalimantan Pontianak. Laporan disimpan oleh Pimpinan sebagai arsip laporan pengiriman barang setiap bulannya. 3.4. Unified Modelling Language (UML) Pada perkembangan teknologi perangkat lunak, diperlukan adanya bahasa yang digunakan untuk memodelkan perangkat lunak yang akan dibuat dan perlu adanya standarisasi agar orang di berbagai negara dapat mengerti pemodelan perangkat lunak. Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk membangun perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu
33 Unified Modelling Language (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. 3.4.1. Activity Diagram Activity Diagram ini bertujuan untuk menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Berikut ini adalah proses-proses prosedur berjalan yang digambarkan dengan activity diagram: 1. Activity Diagram Proses Registrasi Pengiriman Barang Proses registrasi merupakan prosedur administrasi yang wajib dijalani, dengan melengkapi persyaratan administrasi pengiriman dan melunasi pembayaran sesuai harga keseluruhan yang tercantum di buku nota. Berikut gambar activity diagram proses registrasi: Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.2 Activity Diagram Proses Registrasi Pengiriman Barang
34 Gambar diatas menjelaskan tentang proses registrasi pengiriman barang, yaitu customer memberikan surat jalan tanda bukti dari instansi yang mengirim barang dan di tanda tangani oleh bagian admin sebagai tanda bukti bahwa barang yang dibawa itu adalah barang yang legal. 2. Activity Diagram Proses Pembayaran Proses pembayaran merupakan hal yang paling penting, proses pembayaran yaitu penyerahan uang tunai kepada bagian admin sebagai tanda pembayaran untuk barang yang akan dikirim. Berikut ini gambar activity diagram proses pembayaran: Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.3 Activity Diagram Proses Pembayaran
35 Gambar diatas menjelaskan tentang proses pembayaran, yaitu melakukan penimbangan terlebih dahulu untuk mengetahui berat barang tersebut, selanjutnya bagian admin membuatkan nota pengiriman dan customer membayar biaya pengiriman sesuai yang tertera di nota tersebut. 3. Activity Diagram Proses Pengiriman Barang Proses pengiriman barang merupakan proses yang dilakukan oleh bagian supir yang bertanggung jawab mengantarkan barang ke tempat tujuan pengiriman dan sampai ke pada customer tujuan. Berikut gambar activity diagram proses pengiriman: Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.4 Activity Diagram Proses Pengiriman Barang
36 Gambar diatas menjelaskan tentang proses pengiriman, yaitu pertama bagian admin membuatkan surat jalan untuk supir dan memberi nota pengiriman rangkap ketiga yang sudah dicopy kepada supir untuk selanjutnya diberikan supir kepada customer sebagai bukti barang yang dibawanya adalah barang yang benar milik customer tujuan. 4. Activity Diagram Proses Pengolahan Data, Perekapan dan Pembuatan Laporan Proses ini merupakan proses pembuatan sebuah laporan dimana didalam laporan berisikan semua rekapan pengirman. Berikut gambar activity diagram proses pengolahan data, perekapan dan pembuatan laporan: Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.5 Activity Diagram Proses Pengolahan Data, Perekapan dan Pembuatan Laporan
37 Gambar diatas menjelaskan tentang proses pembuatan sebuah laporan, dimana laporan tersebut merupakan hasil dari semua rekapan nota pengiriman barang, yang dijadikan sebuah laporan sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pimpinan, selanjutnya bagian admin menyerahkan laporan tersebut dan disimpan oleh pimpinan sebagai arsip laporan pengiriman barang. 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikas sistem berjalan merupakan rangkaian yang tersaji pada sistem berjalan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat didalam proses pencatatan datanya, dokumen tersebut terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem berjalan yang penulis uraikan yaitu sistem pengiriman barang pada CV. Trans Kalimantan Pontianak. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen input atau masukan merupakan semua bentuk dokumen masukan baik yang dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar organisasi perusahaan. Dokumen tersebut akan diolah dalam suatu proses yang dapat menghasilkan keluaran yang diharapkan. Adapun dokumen masukan dapat dilihat sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Surat Jalan Customer Fungsi Sumber Tujuan Media : Sebagai bukti penerimaan barang : Admin : Customer : Kertas
38 Jumlah Frekuensi Format : Satu lembar : Setiap ada surat jalan yang dibuat : Lampiran A.1 (Dok. Sistem berjalan) 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen output atau dokumen keluaran merupakan segala bentuk dokumen dari perusahaan berupa dokumen-dokumen yang mendukung kegiatan suatu manajemen serta merupakan dokumen dari hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran tersebut sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Nota Pengiriman Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Format : Sebagai bukti pembayaran : Admin : Customer : Kertas : Satu lembar : Setiap ada nota dibuat : Lampiran B.1 (Dok. Sistem berjalan) 2. Nama dokumen : Surat Jalan Supir Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai bukti pengiriman barang : Admin : Customer : Kertas : Satu lembar : Setiap ada surat jalan pengirim yang dibuat
39 Format : Lampiran B.4 (Dok. Sistem berjalan) 3. Nama Dokumen : Rekap Nota Pengiriman Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Format : Sebagai bukti barang yang dibawa oleh supir : Admin : Customer : Kertas : Satu lembar : Setiap adanya nota yang dibuat : Lampiran B.5 (Dok. Sistem berjalan) 3.6. Permasalahan Pokok CV. Trans Kalimantan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang yang melayani masyarakat dalam mengirimkan barang berupa sembako, perabotan rumah tangga, bahan bangunan. Dimana pengolahan datanya masih menggunakan sistem pembukuan, mulai dari pencatatan barang dan pembuataan laporannya. Apabila terjadi rekap data atau pencarian suatu transaksi maka membutuhkan waktu yang cukup lama dan kemungkinan akan ada kesalahan dalam perhitungan, serta tingkat efisiensi dan efektifitas dari perusahaan tersebut akan menjadi berkurang, sehingga akan berdampak buruk terhadap nama baik perusahaan dimata para pelanggan dan memungkinkan berkurangnnya pelanggan. Adapun masalah yang ada di perusahaan akan diuraikan sebagai berikut: 1. Terbatasnya tenaga kerja dan kurangnya sumber daya manusia di CV. Trans Kalimantan yang mengerti dan ahli di bidangnya, khususnya di bidang IT.
40 2. Pengarsipan data yang berkaitan dengan perusahaan masih menggunakan pembukuan yang sangat rentan akan kerusakan, kotor atau hilang sehingga akan mempersulit dan dapat memberikan dampak yang buruk terhadap perusahaan. 3. Pengolahan data pengiriman barang masih dicatat secara manual dengan menggunakan tulis tangan, sehingga pencarian data customer apabila nanti diperlukan akan memakan waktu yang cukup lama, pencatatan lama, kekeliruan dalam proses pencatatan dan redudansi data. 3.7. Pemecahan Masalah Permasalahan yang terjadi di CV. Trans Kalimantan lebih fokus mendasar pada sistem yang diterapkan dan sumber daya manusia yang ada pada perusahaan tersebut. Sehingga harus melakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan yang bisa memecahkan permasalahan yang terjadi di perusahaan tersebut sehingga perusahaan tersebut dapat lebih maju dan lebih baik di masa yang akan datang. Adapun alternatif pemecahan masalah yang akan penulis sajikan terhadap permasalahan yang sedang dihadapi oleh CV. Trans Kalimantan Pontianak yaitu: 1. Meningkatkan tenaga kerja dan profesionalisme sumber daya manusia dengan melakukan pendidikan atau pelatihan yang berkaitan dengan bidang masing-masing dan memberikan wawasan tentang teknologi informasi. 2. Mengalihkan sistem pengarsipan data yang awalnya dilakukan dengan menggunakan pembukuan menjadi sistem yang terkomputerisasi agar data yang diolah lebih aman dan mudah untuk digunakan kembali pada saat akan dibutuhkan.
41 3. Membangun sebuah aplikasi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP. PHP dapat memungkinkan penggunanya menggunakan fitur pengolahan data yang cepat dan dapat membantu untuk meningkatkan situs website pada tingkat yang lebih besar. Kenapa harus webbase karena cv ini nanti bisa saja membuka cabang baru jadi menggunakan web untuk mempermudah pengaplikasian serta dapat mengakses dari komputer manapun yang terhubung ke jaringan internet, dengan menggunakan browser.