BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN. 3.1 Sejarah Perusahaan PT. SURYA TOTO INDONESIA

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. SURYA TOTO INDONESIA PT. SURYA TOTO INDONESIA, berpusat di Tomang Raya, Jakarta, dan ia merupakan salah satu produsen dari produk-produk saniter yang terbesar di Asia Tenggara. Riwayat dimulai dengan C.V. Surya, yaitu suatu usaha perdagangan bahan bangunan yang dinamis. Untuk mencapai kedudukan terbaik di industri saniter, ini mengawali langkahnya dengan menjadi agen dari Toto Limited, Jepang, pada tahun Melihat adanya masa depan yang cerah pada bidang usaha ini di Indonesia, C.V. Surya mendirikan usaha kerja sama dengan Toto Limited dari Jepang pada tahun 1977, yang dinamakan PT. SURYA TOTO INDONESIA. Langkah tersebut diambil dengan mempertimbangkan banyaknya sumber-sumber daya yang tersedia di Indonesia, seperti tenaga kerja yang terampil, berlimpahnya bahan baku serta rendahnya biaya bahan bakar. Pada tahun 1978, PT.SURYA TOTO INDONESIA telah mulai beroperasi dengan satu pabrik saniter dan 65 karyawan. Sejak tahun 1980 produk-produk Toto mulai diekspor dan mendapat pengakuan internasional. Sekarang, telah memiliki agen-agen internasional 4 benua dan telah mengekspor produknya ke 20 negara. Selain itu jaringan penjualan domestinya cukup luas, mencakup 14 agen dan sub agen yang didukung oleh lebih dari 800 dealer local yang berada di lebih dari 20 kota besar 38

2 39 dan kota kecil di seluruh Indonesia. Pada tahun 1990, PT.SURYA TOTO INDONESIA terdaftar di Bursa Efek Jakarta. Saat ini, telah mengoperasikan dua buah pabrik, yaitu satu pabrik saniter di Desa Bojong, Cikupa seluas 20 hektar (Plant 2) dan satu pabrik saniter serta peralatan-perlengkapan saniter (fitting) di Jl. M.H. Thamrin KM 7, Serpong seluas 6 hektar (Plant 1), dengan jumlah karyawan tetap lebih dari 2300 orang. Para karyawan dapat menerima promosi kenaikan jabatan dari kepala seksi, dilihat berdasarkan prestasi karyawan, pelatihan-pelatihan yang telah diikuti, dan didukung dengan adanya tes dan wawancara, serta tugas presentasi dari kepala seksi yang mendukung agar karyawan tersebut layak menerima promosi jabatan. Adapun tabel untuk sejarah adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Sejarah Perusahaan TAHUN PERKEMBANGAN BANGUNAN JENIS/ TIPE MODAL 1968 CV SURYA 1977 CV SURYA, KHASIMA TRAD. COMP.LIMITED JEPANG = PT.SURYA TOTO INDONESIA (11 JULI 1977)

3 40 TAHUN PERKEMBANGAN BANGUNAN JENIS/ TIPE MODAL 1978 Mulai beroperasi dan Satu unit 8 TIPE ( C420, Rp. mengeluarkan pabrik C154, DLL ) produk perdana (65 orang) 1979 Tambah 4 tipe, L507,57, C50/ Mendapatkan SISIR (Singapore Institute of Standar Industrial Research) & ekspor pertama 1981 Tambah 3 tipe C430,B5,S Tambah 1 unit pabrik Tambah 5 tipe L510,S211,dll SNT 1983 Tambah 7 tipe C150,E,L237,L511, Rp Tambah 1 unit pab.fitting S151,dll Tambah 1 tipe C48 Rp

4 41 TAHUN PERKEMBANGAN BANGUNAN JENIS/ TIPE MODAL 1985 Tambah 18 tipe L522,S20,X001,dll 1986 Tambah 7 tipe S11N,L34,dll 1987 Tambah 13 tipe U57,Ce8,dll Rp Tambah 6 tipe L38,C721,dll 1989 Tambah 3 tipe L223,C703,S703,dll 1990 Go public dan Operasi 3 unit Tambah 21 tipe Rp. pembebasan tanah di pabrik SNT, C436,L548,C850,dll wilayah Cikupa 2 pabrik (23 hektar) fitting 1991 Pembangunan tahap LUAS pertama Pabrik BANG. Cikupa M² 1992 Produk perdana Tipe C420 Rp. Pabrik I Cikupa M/BRANCH,L M, L230M,dll

5 42 TAHUN PERKEMBANGAN BANGUNAN JENIS/ TIPE MODAL 1994 Lulus Permohonan label JIS (Japan Tipe 420,C720, C150 Industrial Standar) 1995 Pembangunan Pabrik Cikupa II 1996 Pembangunan Pabrik Cikupa III Mesin HP tipe L&CE 1999 Lulus permohonan SERTIFIKASI ISO Visi dan Misi Perusahaan PT.SURYA TOTO INDONESIA memiliki kebijakan mutu yaitu Kepuasan pelanggan melalui peningkatan mutu produk dan pelayanan secara terus menerus. Disamping itu, ini juga mempunyai visi dan misi yang mencirikan dari tersebut, yaitu : Visi Perusahaan 1. Peningkatan pertumbuhan dengan pencapaian target penjualan 2. Selalu menciptakan kualitas yang lebih baik dari waktu ke waktu dalam segala hal

6 43 3. Selalu berhasil mencapai prestasi yang lebih baik dari waktu ke waktu 4. Menciptakan Surya Toto yang tangguh dan serba sempurna DENGAN CARA : 1. Mengembangkan produk yang tak tertandingi oleh pesaing 2. Efisiensi operasi, penghematan di segala bidang dan peningkatan pendapatan 3. Mendidik manusia Surya Toto Indonesia yang terampil dan dinamis Misi Perusahaan Membentuk Kualitas ke segala hal yang kita buat dengan menggunakan TRISILA, yaitu : Keseragaman tindak Kerja berkualitas Pelayanan prima Kepuasan pelanggan Kerja sama harmonis Perkembangan bersama 3.2 Struktur Organisasi PT. SURYA TOTO INDONESIA Perusahaan PT. SURYA TOTO INDONESIA ini mempunyai struktur organisasi campuran, yaitu gabungan antara struktur produk dan struktur fungsional. Pucuk pimpinan terletak di tangan Rapat Umum Pemegang Saham, yang membawahi Dewan Komisaris. Dewan Komisaris menunjuk seorang Presiden Direktur, yaitu Bapak Mardjoeki Atmadiredja, yang bertanggung jawab untuk memimpin opeasional dari.

7 44 Selanjutnya dibagi menjadi beberapa divisi, menurut fungsi dan produknya, yaitu Divisi Pemasaran, Divisi Keuangan dan Administrasi, Divisi Saniter, dan Divisi Fitting. Presiden Direktur mengepalai langsung beberapa orang direktur yang memimpin divisi-divisi tersebut. Khusus untuk Divisi Saniter dan Divisi Fitting, masing-masing dikepalai oleh 2 orang direktur, yaitu Direktur Teknik dan Direktur Produksi. Masing-masing divisi ini masih terbagi menjadi beberapa seksi. Untuk Divisi Saniter dan Divisi Fitting, seksi-seksi ini dibagi menurut tahapan proses produksinya, dan ditambah dengan seksi PPC (Planning and Production Control). Adapun struktur organisasinya adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SURYA TOTO INDONESIA (Sumber : PT. SURYA TOTO INDONESIA)

8 Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut : RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) memegang kekuasaan tertinggi di dalam, dimana para pemegang saham melalui RUPS memutuskan garis besar dari kebijaksanaan yang harus dijalankan oleh Direksi. RUPS mengawasi kerja yang dilakukan oleh Dewan Komisaris dan Dewan Direksi. A. DEWAN KOMISARIS Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Menjabarkan kebijakan umum 2. Bersama Direksi memutuskan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Menelaah, menilai, dan menyetujui rencana kerja dan rancangan anggaran yang diusulkan oleh Direksi. 4. Mengawasi segala pelaksanaan kebijakan B. PRESIDEN DIREKTUR Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Merencanakan dan menetapkan kebijaksanaan umum untuk mencapai tujuan jangka panjang, maupun jangka pendek. 2. Memberhentikan dan mengangkat Direktur/ Manager atas persetujuan Dewan Komisaris. 3. Menentukan sistem dan prosedur untuk dilaksanakan oleh para Manager, mulai dari perencanaan sampai dengan pelaporan.

9 46 4. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan. C. WAKIL PRESIDEN DIREKTUR Bertugas membantu Presiden Direktur dan bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan secara keseluruhan. D. DIREKTUR PEMASARAN Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran 2. Menentukan target penjualan local maupun ekspor 3. Mengkoordinasi survey pasar 4. Mengamati perkembangan pasar di berbagai wilayah pemasaran 5. Menaikkan omzet penjualan 6. Mempertanggungjawabkan terlaksananya pekerjaan-pekerjaan pengiriman barang 7. Membuat laporan kepada atasan E. DIREKTUR PRODUKSI SANITER Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Memimpin, mengarahkan, serta mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional pabrik. 2. Membuat rencana dan pengendalian produksi saniter 3. Mengkoordinir pengadaan bahan baku dan mesin-mesin 4. Mengadakan penelitian bahan baku 5. Mengusahakan peningkatan produktivitas dan efisiensi di segala bidang 6. Memberikan laporan secara berkala

10 47 F. DIREKTUR PRODUKSI FITTING Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Memimpin, mengarahkan, serta mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional pabrik 2. Membuat rencana dan pengendalian produksi fitting 3. Mengkoordinir pengadaan bahan baku dan mesin-mesin 4. Meneliti dan menganalisis perkembangan 5. Mengusahakan peningkatan produktivitas dan efisiensi di segala bidang 6. Memberikan laporan secara berkala G. DIREKTUR URUSAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan program kerja serta kebijakan untuk meningkatkan pelayanan di bidang Umum dan Personalia 2. Mengawasi pelaksanaan Seleksi penerimaan dan penempatan karyawan bagi bagian-bagian yang membutuhkan 3. Mengadakan pendidikan dan pelatihan karyawan 4. Memeriksa laporan keadaan pegawai dan urusan umum 5. Membina hubungan baik dengan pihak luar dan mengurus perijinan H. DIREKTUR KEUANGAN DAN ADMINISTRASI Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Bertanggungjawab atas seluruh keuangan yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan administrasi keuangan, serta pengunaan dana

11 48 2. Menyusun kebijaksanaan prosedur dan program kerja bidang akuntansi, administrasi keuangan dan pelaksanaannya, serta mengawasi dan mengamankan seluruh harta 3. Mengadakan analisis biaya untuk manajemen 4. Memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi Adapun tugas dari masing-masing Manager atau seksi-seksi adalah menjalankan kegiatan rutin yang berhubungan dengan bagian yang menjadi tanggung jawabnya, dibawah komando dari Direktur masing-masing. 3.4 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan Berikut adalah diagram alir dokumen dari sistem yang sedang berjalan :

12 49 DAD Proses Recruitment Proses promosi lowong an kerja Seleksi surat lamaran Tes dan wawanca ra Seleksi peneri maan karyaw an baru Penand atagan an kontrak Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Proses Recruitment

13 50 DAD Proses Pelatihan Seksi Karyawan HRD mulai Daftar karyawan yang berhak menerima pelatihan Daftar karyawan yang berhak menerima pelatihan Surat penawaran pelatihan Surat penawaran pelatihan Respons karyawan Hasil respons Hasil respons Pela tihan Hasil pelatihan Hasil pelatihan Hasil pelatihan Selesai Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Proses Pelatihan

14 51 DAD Proses Promosi Kenaikan Jabatan Tes dan wawa ncara Proses pemberian tugas Proses pembuatan tugas Present asi hasil tugas Proses penghit ungan nilai akhir Proses seleksi akhir Penanda tangan kontrak Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Proses Promosi Kenaikan Jabatan

15 Permasalahan yang dihadapi Masalah yang dihadapi oleh PT. SURYA TOTO INDONESIA adalah : Data di dalam masih berupa arsip yang susunannya tidak teratur, sehingga menyulitkan jika akan membuat laporan. Memerlukan waktu yang lama untuk melihat data secara lengkap karena arsip-arsip tersebut tidak teralokasi dengan baik. Menyulitkan pihak HRD dalam meng-input, meng-edit, mencari, dan memproses data karyawan terutama dalam hal recruitment, pelatihan karyawan dan promosi jenjang karir. 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut merupakan entity yang menunjukkan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif :

16 53 Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi User Presiden Direktur Seksi Human Resources Department Kebutuhan Informasi Recruitment Daftar informasi mengenai : - posisi apa saja yang sedang membutuhkan karyawan baru - jumlah karyawan yang diterima Karyawan Daftar informasi mengenai : - siapa saja yang diterima pada posisi yang dibuka Wawancara Daftar informasi mengenai : - Waktu dilakukan-nya wawancara - hasil wawancara dan test yang dilakukan karyawan Latih Daftar informasi mengenai : - pelatihan apa saja yang pernah diselenggara-kan - karyawan siapa saja yang mengikuti pelatihan Lowongan Daftar informasi mengenai : - lowongan untuk para pelamar yg dibuka oleh Promosi Daftar informasi mengenai : - lowongan untuk para karyawan yang menerima promosi yg dibuka oleh Karyawan Daftar informasi mengenai : - jumlah karyawan - data lengkap karyawan, jika diperlukan tersebut Daftar informasi mengenai : - lowongan untuk para pelamar yang dibuka oleh Daftar informasi mengenai : - lowongan untuk para karyawan yang menerima promosi yg dibuka oleh Daftar informasi mengenai : - data karyawan secara lengkap - jumlah karyawan di Pelamar Daftar informasi mengenai : - data pelamar secara lengkap - jumlah pelamar di Daftar informasi mengenai : - Waktu dilakukannya wawancara Daftar informasi mengenai : - nilai dari pelatihan dari pelatihan yang telah diikutinya Daftar informasi mengenai : - posisi apa saja yang sedang dibuka untuk pelamar oleh - syarat dan ketentuan agar bisa melamar posisi tersebut Daftar informasi mengenai : - lowongan apa saja yang sedang dipromosikan oleh - syarat dan ketentuan agar bisa melamar posisi promosi tersebut Daftar informasi mengenai : - data karyawan secara lengkap

17 Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, maka akan di mulai dengan membuat database dari data-data karyawan yang telah ada, sehingga data-data tentang karyawan dapat terstruktur dengan baik. Untuk langkah selanjutnya, maka juga akan dirancang aplikasi untuk bagian Human Resource Department yang menampilkan data karyawan, jumlah wawancara yang pernah dilakukan karyawan, pelatihan-pelatihan yang diikuti karyawan, dan kesemuanya itu akan mendukung untuk proses kenaikan jenjang karir karyawan. Dengan demikian, diharapkan pekerjaan karyawan bagian HRD menjadi lebih ringan dan tidak memakan banyak waktu, serta mampu memberikan keuntungan ekonomis bagi pihak.