MATA ACARA AGENDA. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan The Annual General Meeting of Shareholders PT LOTTE CHEMICAL TITAN TBK

Transkripsi

1 MATA ACARA AGENDA Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan The Annual General Meeting of Shareholders PT LOTTE CHEMICAL TITAN TBK Jumat, 25 Mei 2018, pukul WIB s/d selesai Friday, 25 th May 2018, on a.m. until finish Sehubungan dengan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan ( Rapat ) PT Lotte Chemical Titan Tbk pada hari ini, Jumat, tanggal 25 Mei 2018, Perusahaan telah menyampaikan : 1. Pengumuman melalui harian Investor Daily halaman 13 pada hari Rabu, tanggal 18 April 2018; dan 2. Pemanggilan untuk menghadiri Rapat melalui harian Investor Daily halaman 14 pada hari Kamis, tanggal 03 Mei Selanjutnya dengan memperhatikan : 1. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/POJK.04/2014 ( POJK 32/2014 ) yang telah dirubah dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.10/POJK.04/2017 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka ( POJK 10/2017 ); dan 2. Anggaran Dasar Perusahaan. Dengan ini Perusahaan menyampaikan mata acara Rapat hari ini adalah sebagai berikut : In relation with the Annual General Meeting of Shareholders (the Meeting ) of PT Lotte Chemical Titan Tbk on this day, Friday, May 25 th, 2018, the Company has published : 1. Announcement in Daily Investor page 13 daily newspaper on Wednesday, April 18 th, 2018; and 2. Invitation to attend the Meeting in the Daily Investor page 14 daily newspaper on Thursday, May 3 rd, Furthermore, with respect to : 1. Regulation on Financial Services Authority Number 32/POJK.04/2014 ( POJK 32/2014 ) as amended with Financial Services Authority Regulation No.10/POJK.04/2017 regarding The Planning and Holding General Meetings of Shareholders of Public Companies ( POJK 10/2017 ); and 2. The Company s Articles of Association. The Company hereby provides the agenda of Meeting as follows : 1. Persetujuan atas Laporan Tahunan Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember 2017 termasuk pengesahan atas Laporan Keuangan Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember 2017, dan pemberian pelepasan dan pembebasan sepenuhnya (acquit et de charge) dari seluruh tanggungjawab pengurusan kepada seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris dari tindakan manajemen dan pengawasan yang dilakukan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember 2017 yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Purwantono, Sungkoro & Surja, sepanjang tindakan mereka telah dimuat dalam Laporan Keuangan Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember 2017 dengan ketentuan bahwa tindakan-tindakan tersebut tidak bertentangan atau melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1. Approval Annual Report of the Company for the financial year ended December 31, 2017 including ratification of the Financial Statements of the Company for the financial year ended December 31, 2017, and the granting of full release and discharge (acquit et de charge) from their respective management responsibilities in the Company to all members of the Board of Directors and the Board of Commissioners from the management and supervisory actions carried out for financial year ended on December 31, 2017 that has been audited by Public Accountant Office of Purwantono, Sungkoro & Surja, to the extent that their actions are reflected in the Financial Statements of the Company for the financial year ended December 31, 2017 on the basis that such actions do not conflict with or violate the prevailing laws and regulation. 1 dari 2

2 Dasar hukum agenda yang diusulkan yaitu : i. Pasal 21 jo. Pasal 11 Anggaran Dasar Perseroan, Pasal 66, Pasal 67, Pasal 68, Pasal 69, dan Pasal 78 Undang Undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas ( UU PT ) yang mengatur mengenai Laporan Tahunan harus disetujui oleh Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). ii. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/POJK.04/2014 ( POJK 32/2014 ) yang telah dirubah dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No.10/POJK.04/2017 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka ( POJK 10/2017 ). 2. Penunjukan Akuntan Publik untuk melakukan audit atas Laporan Keuangan Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember Berdasarkan ketentuan Pasal 21 jo. Pasal 11 Anggaran Dasar Perusahaan dan Pasal 36A ayat (1) POJK 10/2017 yang mengatur akuntan publik untuk melakukan audit atas pembukuan Perusahaan diangkat dalam RUPS Tahunan berdasarkan usulan dari Dewan Komisaris. 3. Persetujuan pelimpahan wewenang kepada Dewan Komisaris Perusahaan untuk menetapkan gaji dan tunjangan seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan untuk tahun Berdasarkan Pasal 15 ayat 17 jo. Pasal 18 ayat 19 Anggaran Dasar Perusahaan dan Pasal 113 jo. Pasal 96 dan UU PT, bahwa gaji dan tunjangan anggota Direksi dan Dewan Komisaris ditentukan oleh RUPS dan wewenang tersebut dapat didelegasikan kepada Dewan Komisaris. 4. Perubahan atas Susunan Dewan Komisaris. Berdasarkan Pasal 18 ayat 12 Anggaran Dasar Perusahaan, anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS. Demikian kami sampaikan mata acara Rapat. The underlying rationales of the proposed agenda are : i. Article 21 jo. Article 11 Company s Articles of Association, Article 66, Article 67, Article 68, Article 69, and Article 78 of Law No. 40 of 2007 on Limited Liability Company ( Company Law ) which regulate the Annual Report shall approved by a General Meeting of Shareholders ( GMS ). ii. Regulation on Financial Services Authority Number 32/POJK.04/2014 ( POJK 32/2014 ) as amended with Financial Services Authority Regulation No.10/POJK.04/2017 regarding The Planning and Holding General Meetings of Shareholders of Public Companies ( POJK 10/2017 ). 2. The appointment of Public Accountant to perform audit on the Company's Financial Statements for the fiscal year ended on December 31, Based on the provisions of Article 21 jo. Article 11 of the Company's Articles of Association and Article 36A paragraph (1) POJK 10/2017 which regulate a public accountant is appointed in the Annual GMS to audit the Company's current books based on the proposal of the Board of Commissioners. 3. Approval on the delegation of authority to the Board of Commissioners of the Company to determine the salary and allowance for all members of the Board of Directors and the Board of Commissioners of the Company for year Based on Article 15 paragraph 17 jo. Article 18 paragraph 19 Company s Articles of Association and Article 113 jo. Article 96 of Company Law that the salary and allowance of the Board of Directors and Board of Commissioners shall be determined by a GMS and the authority may be delegated to the Board of Commissioner. 4. Approval on the change of Composition of the Board of Commissioners. Pursuant to Article 18 paragraph 12 of the Company s Articles of Association, members of the Board of Commissioners should be appointed and terminated by a GMS. Thus, the Meeting agenda. Jakarta, 25 Mei 2018 / May 25 th, 2018 PT Lotte Chemical Titan Tbk Direksi The Board of Directors 2 dari 2

3 TATA TERTIB & PROSEDUR RULES & PROCEDURES Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan The Annual General Meeting of Shareholders PT LOTTE CHEMICAL TITAN TBK Jumat, 25 Mei 2018, pukul WIB s/d selesai Friday, 25 th May 2018, on a.m. until finish 1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan ( Rapat ) Perusahaan akan diselenggarakan dalam bahasa Indonesia, namun demikian dalam acara tanya jawab apabila ada pemegang saham yang tidak memahami bahasa Indonesia, maka yang bersangkutan diijinkan untuk menggunakan bahasa Inggris yang kemudian akan diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia oleh Ketua Rapat untuk kepentingan para pemegang saham yang lain. 2. Selama Rapat diselenggarakan, tidak diperkenankan menggunakan telepon genggam maupun piranti elektronik lainnya dalam ruangan Rapat dan/atau di sekitar ruangan Rapat yang dapat mengganggu jalannya Rapat serta Peserta Rapat diharapkan tertib mengikuti jalannya Rapat hingga Rapat ditutup dan tidak keluar masuk ruang Rapat sebelum Rapat ditutup. 3. Hanya hal-hal yang termasuk dalam agenda Rapat sebagaimana tercantum dalam panggilan Rapat yang dapat dibicarakan dalam Rapat. 4. Sesuai dengan Pasal 13 ayat 1 Anggaran Dasar Perseroan, jalannya Rapat akan dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, Rapat dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi yang ditunjuk oleh Direksi. Dalam hal semua anggota Direksi tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, Rapat dipimpin oleh pemegang saham yang hadir dalam Rapat yang ditunjuk dari dan oleh peserta Rapat. 5. Ketua Rapat memimpin Rapat dan berhak mengambil tindakan yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam Tata Tertib & Prosedur Rapat ini. 1. The Annual General Meeting of Shareholders (the Meeting ) of the Company will be held in Indonesian language, however, during the question and answer session, if there is shareholder who does not understand Indonesian language, then the shareholder is allowed to raise question in English, which will be translated to Indonesian language by the Chairman of the Meeting for the interest of the rest of the shareholders. 2. During the Meeting, the using of cellular telephones or other portable electronic in the meeting room and/or in the vicinity of the meeting room is not allowed which can disrupt the Meeting and Meeting Participants are expected to keep orderly following the Meeting until the Meeting is adjourned and should not come in and out of the Meeting room before the Meeting is adjourned. 3. Only matters included in the Agenda of the Meeting as stated in the Invitation of the Meeting may be discussed in the Meeting. 4. Pursuant to the Article 13 paragraph 1 of the Company s Articles of Association, the Meeting will be chaired by one of the members of the Board of Commissioners appointed by the Board of Commissioners. In the event that all members of the Board Commissioner are absent or is not available for whatsoever reasons, of which impediment no evidence to third parties shall be required then the Meeting will be chaired by a member of the Board of Directors appointed by the Board of Directors. If all members of the Board of Directors are absent or is not available for whatsoever reasons, of which impediment no evidence to third parties shall be required then the Meeting will be chaired by the shareholders attended the Meeting appointed by and from the Meeting participants. 5. The Chairman chairs the Meeting and entitles to take any necessary action decide procedures that has not been regulated or not sufficiently regulated in this 1 dari 4

4 Rules & Procedures. 6. Peserta Rapat adalah : (i) Pemegang saham Perusahaan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perusahaan atau pemilik saldo rekening efek di Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia pada tanggal 2 Mei 2018, pukul WIB; atau (ii) Perwakilan atau Penerima kuasa yang sah dari Pemegang saham Perusahaan berdasarkan Surat Kuasa asli; atau (iii) Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan pegawai Perseroan yang bertindak sebagai kuasa Pemegang Saham. Dalam hal ini suara yang dikeluarkan tidak dihitung dalam pemungutan suara. 7. Prosedur Rapat adalah sebagai berikut : (i) Mekanisme Tanya Jawab a. Ketua Rapat akan memberikan kesempatan kepada Pemegang Saham atau kuasanya yang sah untuk mengajukan pertanyaan dan/atau menyatakan pendapat untuk setiap mata acara Rapat, sebelum penyampaian usulan keputusan atas setiap mata acara Rapat. b. Hanya Pemegang Saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengajukan pertanyaan dan/atau menyatakan pendapat tentang mata acara Rapat yang sedang dibicarakan. c. Dalam setiap mata acara Rapat, hanya terdapat 1 (satu) kali kesempatan untuk bertanya atau menyatakan pendapat. d. Bagi Pemegang Saham yang hendak mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat, dipersilahkan mengangkat tangan, mengisi dan menulis pertanyaan dan/atau pendapat pada Formulir Pertanyaan yang telah disediakan, dan menyerahkan Formulir Pertanyaan tersebut kepada Ketua Rapat. e. Ketua Rapat akan membacakan pertanyaan dan/atau pendapat sesuai isi Formulir Pertanyaan dan Ketua Rapat dapat menunjuk Direksi atau profesi penunjang untuk menjawab atau menanggapi pertanyaan yang berhubungan dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan. f. Setelah semua pertanyaan dan/atau pendapat untuk agenda Rapat telah ditanggapi oleh Ketua Rapat atau pihak yang ditunjuk oleh Ketua Rapat, maka Ketua Rapat akan melanjutkan dengan penyampaian usulan keputusan Rapat. 6. Participants of the Meeting are : (i) The Shareholders of the Company whose names are recorded in the Register of Shareholders of the Company or the owner of the shares account balance in Collective Custody of PT Kustodian Sentral Efek Indonesia on May 2 nd, 2018 at p.m.; or (ii) Representative or legitimate proxy of the Shareholders of the Company with the original Power of Attorney; or (iii) The members of the Board of Directors, the Board of Commissioners, or the employees of the Company. In this case, their vote are not counted in the voting process. 7. Procedure of the Meeting are : (i) Question and Answer Mechanism a. The Chairman of the Meeting shall provide the opportunity to the Shareholders or their authorized proxies to raise question and/or express an opinion for every agenda of the Meeting, prior to propose a resolution of every Agenda of the Meeting. b. Only the Shareholders or their authorized proxies are eligible to ask questions and / or express opinions about the matter regarding the agenda of the Meeting that is being discussed. c. In each agenda item of the Meeting, there is only one (1) opportunity given to raise question or express opinion. d. Shareholders who want to raise questions and/or opinions are welcome to raise their hands, fill and write the questions and/or opinions in the Questionnaire Form provided, and shall give the Questionnaire Form to the Chairman of the Meeting. e. The Chairman of the Meeting shall read the questions and/or opinions according to the Questionnaire Form and the Chairman of the Meeting will ask the Board of Directors or supporting professional appointed by the Board of Directors to answer or response the questions related to the agenda of the Meeting that is being discussed. f. After all questions and/or opinions related to the agenda of the Meeting have been responded by the Chairman or the party appointed, the Chairman of the Meeting shall proceed with the proposed resolution of the Meeting. 2 dari 4

5 (ii) Pemungutan Suara untuk Keputusan Rapat a. Setiap saham memberi hak kepada pemiliknya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara berdasarkan Pasal 12 ayat 15 angka 3 Anggaran Dasar Perusahaan. b. Seorang Pemegang Saham yang mempunyai lebih dari satu saham hanya berhak untuk mengeluarkan suara yang sama untuk keseluruhan saham yang dimilikinya dan Pemegang Saham tidak berhak memberikan kuasa kepada lebih dari seorang kuasa untuk sebagian dari jumlah saham yang dimilikinya dengan suara yang berbeda. c. Ketua Rapat akan mengajukan pertanyaan atas usulan Rapat untuk disetujui oleh Pemegang Saham. Apabila Pemegang Saham menyetujui usulan Rapat tersebut maka usulan Rapat tersebut merupakan keputusan dengan suara bulat. d. Apabila terdapat perbedaan suara (keberatan) terhadap usulan Rapat maka akan dilakukan pemungutan suara secara lisan dengan cara mengangkat tangan, dengan tahapan berikut : - Tahap pertama, Pemegang Saham yang tidak setuju akan diminta mengangkat tangan dan menyerahkan surat suaranya kepada petugas; - Tahap kedua, Pemegang Saham yang memberikan suara blanko atau abstain akan diminta mengangkat tangan dan memberikan surat suaranya kepada petugas; - Tahap ketiga, Pemegang Saham yang tidak mengangkat tangan pada tahap pertama dan tahap kedua, dapat dianggap menyetujui usul yang dibicarakan dalam Rapat dan oleh karena itu mereka tidak perlu diminta untuk mengangkat tangan. e. Pemungutan suara untuk seluruh agenda Rapat akan dilakukan setelah selesainya pembahasan seluruh agenda Rapat dan penyampaian usulan keputusan untuk seluruh agenda Rapat, dan Ketua Rapat mempersilahkan kepada Pemegang Saham atau kuasanya untuk melakukan proses pemungutan suara yang akan dipandu oleh Notaris dan Biro Administrasi Efek selaku pihak independen. f. Pemegang Saham dengan hak suara yang hadir dalam Rapat namun tidak mengeluarkan suara (abstain) dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara berdasarkan Pasal 30 POJK No. 32/POJK.04/2014 dan Pasal 14 ayat 2 angka 5 Anggaran Dasar Perusahaan. g. Notaris akan mengumumkan hasil perhitungan suara, setelah pemungutan suara (ii) Voting Procedure for Resolutions of the Meeting a. Each share entitles its owner to cast 1 (one) vote pursuant to Article 12 paragraph 15 point 3 of the Company s Articles of Association. b. The shareholder with more than one share is entitled to issue the same vote for all its shares and the Shareholder has no right to authorize more than one power of attorney for a portion of the shares held for a different vote. c. The Chairman of the Meeting will raise a question of proposal of the Meeting to be approved by the Shareholders. If the Shareholders approved the proposal of the Meeting then the proposal of the Meeting shall be unanimous resolution. d. If there is difference of vote (objection) related to the proposal of the Meeting there will be held the voting verbally with raise the hand, with phase as follows : - In the first phase, the Shareholders who disagree, will be asked to raise their hands and submit its voting ballots paper to the officer; - In the second phase, the Shareholders who cast blank votes or abstain will be asked to raise their hands and submit its voting ballots paper to the officer; - In the third phase, the Shareholders who did not raise their hands in the first and second phase can be deemed as having approved the proposal discussed at the Meeting and, therefore, they will not need to be asked to raise their hands. e. Voting for the entire agenda of the Meeting shall be conducted after the discussion of the entire agenda of the Meeting and the proposed resolution conveyed to the Meeting, and the Chairman of the Meeting shall invite the Shareholders or their proxies to conduct the voting process which will be guided by the Notary and the Share Administration Bureau as an independent party. f. The Shareholder with valid voting rights attended the Meeting and does not cast any vote (abstaining) shall be deemed as to have voted the same as the majority vote of shareholder who cast their vote pursuant to POJK No. 32/POJK.04 /2014 Article 30 and Article 14 paragraph 2 point 5 of the Company s Articles of Association. g. Notary will announce the results of the vote counts, upon the completion of voting 3 dari 4

6 untuk seluruh agenda Rapat yang membutuhkan keputusan selesai dilaksanakan dan Ketua Rapat akan mengukuhkan hasil dari pemungutan suara tersebut. 8. Kuorum Keputusan Rapat adalah sebagai berikut : (i) Sesuai dengan ketentuan Pasal 14 ayat 1 butir (1), (2) and (3) Anggaran Dasar Perseroan bahwa keputusan RUPST diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil berdasarkan pemungutan suara yang sah dan memperhatikan ketentuan kuorum kehadiran dan kuorum keputusan RUPST. (ii) Sesuai ketentuan Pasal 14 ayat 2 butir (1) Anggaran Dasar Perseroan bahwa RUPST dapat dilangsungkan bila dihadiri oleh pemegang saham yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) dari seluruh jumlah saham dengan hak suara yang sah. (iii) Perhitungan jumlah Pemegang Saham yang hadir atau terwakili di dalam Rapat oleh Notaris hanya dilakukan 1 (satu) kali, yaitu sebelum Rapat dibuka oleh Pimpinan Rapat. (iv) Jumlah kehadiran Pemegang Saham yang dinyatakan oleh Notaris sebelum dibukanya Rapat merupakan jumlah yang tetap sampai dengan Rapat ditutup. Oleh karena itu, Pemegang Saham yang memasuki ruang Rapat setelah Rapat dibuka, tidak turut dihitung jumlah sahamnya dalam menentukan jumlah kuorum dan karenanya tidak berhak mengeluarkan suara dalam Rapat. Demikian pula Pemegang Saham yang meninggalkan ruang Rapat sebelum Rapat ditutup, tidak mengurangi perhitungan jumlah saham yang diwakili dalam Rapat. 9. Seluruh pemegang Saham atau kuasanya wajib mematuhi dan menghormati keputusan yang telah diambil oleh Rapat. process for the entire agenda of the Meeting that requires resolution and The Chairman of the Meeting shall confirm the result of the votes. 8. The Resolution Quorum of the Meeting are as follows : (i) Pursuant to the Article 14 paragraph 1 point (1), (2) and (3) of the Company s Articles of Association that the resolution of AGMS shall be adopted through amicable discussion to reach consensus. In the event that the resolution can not be reached amicably, then the resolution shall be voting rights and the provisions quorum and a quorum of the AGMS resolution. (ii) Pursuant to the Article 14 paragraph 2 point (1) of the Company s Articles of Association that the AGMS can be held if attended by shareholders representing more than 1/2 (half) of the total shares with lawful voting rights. (iii) The calculation of attending Shareholders or Shareholders represented in the Meeting by the Notary will be done only once, namely prior the Meeting is opened by the Chairman of the Meeting. (iv) Total attendance of the Shareholders declared by the Notary prior to the opening of the Meeting is fixed until the Meeting is closed. Therefore, number of shares of the Shareholder who enters the Meeting room after the Meeting is opened, shall not be counted in determining the number of quorum and hence do not have the rights to cast vote in the Meeting. The same applies to the Shareholders who left the Meeting room before the Meeting is closed will not reduce the calculation of the number of shares represented in the Meeting. 9. All Shareholders or their proxies are obliged to obey and respect the resolutions taken by the Meeting. Jakarta, 25 Mei 2018 / May 25 th, 2018 PT Lotte Chemical Titan Tbk Direksi The Board of Directors 4 dari 4

7 FORMULIR PERTANYAAN QUESTIONNAIRE FORM Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan The Annual General Meeting of Shareholders PT LOTTE CHEMICAL TITAN TBK Jumat, 25 Mei 2018, pukul WIB s/d selesai Friday, 25 th May 2018, on a.m. until finish Nama Pemegang Saham / Kuasa: Name of Shareholder / Proxy... Jumlah Saham yang Dimiliki: Number of Shares Held... Pertanyaan: Questions Jakarta, 25 Mei 2018 / May 25 th, 2018 Pemegang Saham / Kuasa, The Shareholders / Attorney, (..... ) 1 dari 1

8 FORMULIR PEMUNGUTAN SUARA VOTING FORM Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan The Annual General Meeting of Shareholders PT LOTTE CHEMICAL TITAN TBK Jumat, 25 Mei 2018, pukul WIB s/d selesai Friday, 25 th May 2018, on a.m. until finish Nama Pemegang Saham / Kuasa: Name of Shareholder / Proxy... Jumlah saham yang dimiliki: Number of shares held... Dengan Mata Acara * : With the agenda : A. Abstain * : Abstain B. Tidak setuju * : Not Agree Catatan * : Note * Jakarta, 25 Mei 2018 / May 25 th, 2018 Pemegang Saham / Kuasa, The Shareholders / Attorney, (..... ) 1 dari 1