LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA NEGERI SABAH TAHUN 2004 JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIA

Transkripsi

1

2 LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA NEGERI SABAH TAHUN 2004 JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIA

3 KANDUNGAN

4 K KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT KANDUNGAN KATA PENDAHULUAN INTI SARI LAPORAN i v ix BAHAGIAN I : PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAH BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004 Pendahuluan 1 Pengesahan Penyata Akaun Awam 1 Analisis Terhadap Penyata Akaun Awam 2 Kemajuan Pelaksanaan Projek Pembangunan RMK8 13 Rumusan Dan Syor Audit 16 BAHAGIAN II : PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/ JABATAN NEGERI Pendahuluan 17 Kementerian Kewangan Negeri 19 Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan/Pejabat Kerajaan Negeri 34 Program Penampilan Audit 44 Program Anak Angkat 45 i

5 PERKARA MUKA SURAT BAHAGIAN III : AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS Pendahuluan 50 Jabatan Perhutanan Sabah 50 Pengurusan Pengeluaran Lesen Pembalakan dan Kilang Serta Sistem Kawalan Hasil Jabatan Perikanan Sabah 78 Projek Penternakan Rumpai Laut Jabatan Perkhidmatan Haiwan dan Perusahaan Ternak 106 Pengurusan Projek Lembu Tenusu Jabatan Pembangunan Sumber Manusia 135 Pengurusan Program Latihan Institut Latihan Teknikal Dan Perdagangan BAHAGIAN IV : BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN Pendahuluan 165 Pengauditan Penyata Kewangan 165 Kedudukan Penyerahan Penyata Kewangan 165 Persijilan Penyata Kewangan 166 Pembentangan Penyata Kewangan 167 Prestasi Kewangan 167 Rumusan Dan Syor Audit 169 Lembaga Pemegang Amanah Taman-Taman Sabah Pengurusan Kewangan 170 Majlis Daerah Keningau dan Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran Pengurusan Kewangan 182 ii

6 PERKARA MUKA SURAT Korporasi Pembangunan Desa 190 Projek Ternakan Ayam Daging Majlis Perbandaran Tawau 216 Pengurusan Pelesenan Premis Perniagaan Majlis Perbandaran Sandakan 238 Penswastaan Pungutan Sampah BAHAGIAN V : PERKARA AM Pendahuluan 260 Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan 260 Dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun Lepas Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit 271 Negara Yang Masih Belum Selesai Pembentangan Laporan Ketua Audit Negara Mengenai 272 Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Jabatan Dan Agensi Kerajaan Negeri Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri 273 PENUTUP 274 iii

7 PERKARA MUKA SURAT LAMPIRAN I Sijil Ketua Audit Negara II Lembaran Imbangan 276 III Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Kewangan 279 Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Ugama Islam Setakat 30 Jun 2005 IV Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Kewangan 316 Pihak Berkuasa Tempatan Setakat 30 Jun 2005 V Punca Kelewatan Penyerahan Penyata Kewangan 317 Badan Berkanun Negeri VI Persijilan Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri Dan 318 Majlis Ugama Islam Setakat 30 Jun 2005 VII Persijilan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan 319 Setakat 30 Jun 2005 VIII Kedudukan Pembentangan Penyata Kewangan Badan Berkanun 320 Negeri Dan Majlis Ugama Islam Setakat 31 Mei 2005 IX Kedudukan Pembentangan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa 321 Tempatan Setakat 30 Jun 2005 X Prestasi Kewangan Badan Berkanun Negeri 322 Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003 XI Prestasi Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan 323 Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003 iv

8 KATA PENDAHULUAN

9 KATA PENDAHULUAN 1. Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktiviti Kerajaan Negeri dan mengemukakan Laporan mengenainya kepada Seri Paduka Baginda Yang di-pertuan Agong dan Tuan Yang Terutama Yang di-pertua Negeri Sabah. Seri Paduka Baginda Yang di- Pertuan Agong akan menitahkan supaya Laporan itu dibentangkan di Parlimen manakala Tuan Yang Terutama Yang di-pertua Negeri Sabah mengarahkan untuk dibentangkan di Dewan Undangan Negeri Sabah. Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Jabatan Audit Negara telah menjalankan 3 kaedah pengauditan seperti berikut: 1.1 Pengauditan Penyata Kewangan untuk memberi pendapat sama ada Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri bagi tahun berkenaan menggambarkan kedudukan yang sebenar dan saksama serta rekod perakaunan mengenainya telah diselenggara dengan teratur dan kemas kini. Pengauditan ini juga dibuat terhadap penyata kewangan Badan Berkanun Negeri, Majlis Agama Islam dan Pihak Berkuasa Tempatan. 1.2 Pengauditan Pengurusan Kewangan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/Agensi dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. 1.3 Pengauditan Prestasi untuk menentukan sama ada sesuatu aktiviti Kerajaan dilaksanakan dengan cekap, berhemat dan mencapai objektif/matlamat yang ditetapkan. 2. Laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi Negeri Tahun 2004 ini disediakan hasil daripada pengauditan sepanjang tahun 2004 melalui 3 kaedah pengauditan yang dinyatakan. Bagi tujuan pengesahan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Tahun 2004, pengauditan terhadap sistem perakaunan dan dokumen yang berkaitan dengan pembayaran dan terimaan telah dijalankan di Perbendaharaan Negeri serta 7 Pejabat Bendahari Daerah. Pengauditan tersebut melibatkan pemeriksaan terhadap 1,740 baucar bayaran bernilai RM81.71 juta, sebanyak 205 penyata pemungut bernilai RM32.80 juta dan 106 baucar jurnal bernilai RM juta. Pada masa yang sama, pengauditan pengurusan kewangan di 15 Kementerian/Jabatan/Agensi dan 7 pengauditan prestasi telah dijalankan. Berhubung dengan pengauditan prestasi, program/aktiviti yang diaudit adalah berkaitan dengan penternakan, perhutanan, penswastaan dan pelbagai kajian lain. v

10 3. Semua Pegawai Pengawal yang berkenaan telah dimaklumkan tentang perkara yang akan dilaporkan untuk pengesahan mereka. Laporan ini turut mengandungi kedudukan masa kini perkara yang dibangkitkan dalam Laporan saya bagi tahun 2003 untuk memberi gambaran sejauh mana tindakan susulan dan pembetulan telah diambil oleh pihak Kementerian/Jabatan/ Agensi Negeri berkenaan terhadap isu yang telah dibangkitkan. 4. Pada umumnya, prestasi pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/ Agensi Negeri pada tahun 2004 telah menunjukkan peningkatan namun ketidakpatuhan terhadap beberapa peraturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil dan perbelanjaan, pengurusan aset dan penyelenggaraan rekod perakaunan di beberapa Jabatan/Agensi yang diaudit masih berlaku. Berhubung dengan pelaksanaan aktiviti pula, pada umumnya Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri telah merancang aktiviti mereka dengan baik seperti menyediakan garis panduan yang lengkap, menetapkan matlamat pelaksanaan aktiviti, mengenal pasti keperluan kewangan dan guna tenaga serta menetapkan norma kerja. Bagaimanapun, dari segi pelaksanaan aktivitinya, tidak banyak kemajuan dapat dilaporkan. Beberapa kelemahan telah diperhatikan berpunca daripada kekurangan kakitangan dan peruntukan kewangan, penyeliaan yang kurang rapi serta tanpa pemantauan yang berterusan. 5. Jabatan Audit Negara terus mengambil beberapa pendekatan untuk membantu Kementerian/Jabatan/Agensi Negeri memperbaiki kelemahan pengurusan kewangan dan pelaksanaan aktivitinya. Antara pendekatan yang telah diambil adalah seperti berikut: 5.1 Program Anak Angkat Program Anak Angkat telah dilaksanakan mulai tahun Asas pelaksanaan program ini adalah bagi mengatasi tanggapan bahawa Jabatan Audit Negara adalah sebuah Jabatan yang bersifat fault finder iaitu hanya mencari kesalahan kepada sifat developmental. Melalui program ini, lapan Jabatan/Agensi telah dipilih untuk diberikan bimbingan dan nasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi membantu mereka memantapkan lagi tahap pengurusan kewangan terutamanya berhubung dengan penyelenggaraan rekod perakaunan. Sehingga akhir bulan April 2005, enam daripada 8 Jabatan/Agensi telah berjaya mengikuti program ini. Harapan saya, Jabatan/Agensi Negeri yang telah menamatkan program ini akan terus berusaha mengekalkan dan meningkatkan lagi tahap pengurusan kewangan di Jabatan/Agensi Negeri masing-masing. Pencapaian pelaksanaan program ini turut dilaporkan dalam Laporan ini. 5.2 Pengauditan Syarikat Kerajaan - Memandangkan penglibatan Kerajaan atau Agensi Kerajaan dalam syarikat Kerajaan/swasta melalui pegangan ekuiti, pemberian pinjaman/geran yang melibatkan jumlah kewangan yang besar dan meningkat dari tahun ke tahun, pengauditan terhadap syarikat berkenaan amatlah penting untuk menentukan wang awam yang terlibat digunakan dengan cara yang cekap, berhemat serta selaras dengan objektif yang ditetapkan. Sehubungan ini Jabatan Audit Negara telah mendapatkan perintah daripada Seri vi

11 Paduka Baginda Yang di-pertuan Agong untuk menjalankan pengauditan terhadap syarikat berkenaan selaras dengan peruntukan Seksyen 5(1)(d) Akta Audit 1957 pada 19 November Jabatan ini akan melaksanakan pengauditan terhadap beberapa syarikat mulai tahun 2005 dan pemerhatian Audit berhubung dengannya akan dilaporkan di dalam Laporan saya pada tahun Pada pandangan saya, prestasi pengurusan kewangan dan pelaksanaan aktiviti Kerajaan Negeri dan Agensinya boleh terus dipertingkatkan sekiranya semua pihak yang terlibat mempunyai 5 perkara utama yang diringkaskan sebagai KASIH iaitu: a) Knowledge Setiap pegawai/kakitangan mempunyai pengetahuan yang cukup dalam bidang tugas masing-masing. Bagi tujuan ini, program latihan yang berterusan perlu dilaksanakan. b) Attitude - Setiap pegawai/kakitangan melaksanakan tugas dan tanggungjawab masingmasing dengan penuh komitmen. Tidak ada sikap sambil lewa. c) Skill Setiap pegawai/kakitangan mempunyai kemahiran dalam bidang tugas masingmasing. d) Interest - Setiap pegawai/kakitangan melaksanakan tugas mereka dengan penuh minat dan dedikasi. e) Honesty - Setiap pegawai/kakitangan melaksanakan tugas mereka dengan jujur. 7. Laporan ini disediakan dalam 5 Bahagian seperti berikut : Bahagian I : Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2004 Bahagian II : Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan Negeri Bahagian III : Aktiviti Kementerian/Jabatan Negeri Dan Kajian Khas Bahagian IV : Badan Berkanun Negeri, Majlis Ugama Islam Dan Pihak Berkuasa Tempatan Bahagian V : Perkara Am 8. Di samping memenuhi kehendak perundangan, saya berharap Laporan ini dapat dijadikan sebagai salah satu asas untuk memperbaiki segala kelemahan dan meningkatkan lagi tahap pengurusan wang awam. Ini penting bagi menjamin setiap Ringgit Malaysia yang dipungut dan dibelanjakan akan dapat menyumbang kepada pembangunan dan keselesaan hidup rakyat sesebuah negeri. Secara tidak langsung ianya akan menyumbang ke arah mewujudkan sebuah Negara Malaysia yang cemerlang, gemilang dan terbilang. vii

12 9. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawai Kementerian/ Jabatan/Agensi yang telah memberikan kerjasama kepada pegawai saya sepanjang pengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan dan terima kasih kepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikan sepenuh komitmen untuk menyiapkan Laporan ini. Ketua Audit Negara Malaysia Putrajaya 6 Julai 2005 viii

13 INTI SARI LAPORAN

14 INTISARI LAPORAN BAHAGIAN I : PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAH BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 telah dapat disahkan kerana dokumen sokongan yang mencukupi bagi mengesahkan semua angka telah disediakan dengan sewajarnya. Pada keseluruhannya, Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah menunjukkan suatu gambaran yang benar dan saksama tentang kedudukan kewangan Kerajaan Negeri bagi tahun berakhir 31 Disember Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri pada tahun 2004 bertambah baik berbanding pada tahun Kerajaan Negeri memperolehi surplus sejumlah RM juta kerana hasil sebenar yang diperolehi adalah berjumlah RM1.79 bilion berbanding perbelanjaan sebenar berjumlah RM1.56 bilion. Dengan surplus ini, Kerajaan Negeri mengakhiri tahun kewangan 2004 dengan lebihan terkumpul Akaun Hasil Disatukan sejumlah RM juta berbanding RM juta pada akhir tahun BAHAGIAN II : PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI 3. Pengauditan pengurusan kewangan di Kementerian Kewangan Negeri, dua Pejabat Bendahari Daerah dan 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat yang lain menunjukkan tahap pengurusan kewangan adalah memuaskan. Penambahbaikan telah dibuat berbanding tahun lalu. Ketinggalan dan ketidakpatuhan peraturan yang belum diambil tindakan merupakan perkara yang mampu diambil tindakan segera. 4. Di bawah Program Penampilan Audit di 89 Kementerian/Jabatan/Pejabat yang dipilih menunjukkan masih berlaku kelemahan penyelenggaraan rekod kewangan. Antara faktor utama yang menyebabkan wujudnya kelemahan tersebut ialah ketiadaan penyeliaan yang rapi oleh Pegawai Pengawal. 5. Pada tahun 2004, lapan Jabatan/Agensi telah menyertai Program Anak Angkat. Enam daripadanya telah menunjukkan tahap pengurusan kewangan yang bertambah baik. BAHAGIAN III : AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS 6. Jabatan Perhutanan Sabah : Pengurusan Pengeluaran Lesen Pembalakan Dan Kilang Serta Sistem Kawalan Hasil Jabatan Perhutanan Sabah (Jabatan) yang ditubuhkan pada tahun 1914 adalah antara lain dipertanggungjawabkan untuk mengeluarkan lesen membalak dan lesen kilang berasaskan kepada Enakmen Hutan 1968 dan Peraturan Hutan Kajian Audit mendapati bahawa Jabatan mempunyai garis panduan yang lengkap mengenai ix

15 permohonan lesen serta pungutan hasil. Pada tahun 2004, Jabatan memungut hasil berjumlah RM juta. Kawalan pengeluaran lesen membalak dan kilang serta kutipan hasil adalah memuaskan. Bagaimanapun, garis panduan pengeluaran lesen membalak perlu dibukukan dengan teratur dan prosedur kerja berkaitan penguatkuasaan perlu dikemaskinikan. Jabatan Audit Negara juga berpendapat untuk mengoptimumkan kutipan hasil, pemberian lesen pembalakan hendaklah dibuat secara tender terbuka khususnya di luar kawasan FMU (Forest Management Unit). 7. Jabatan Perikanan Negeri Sabah : Projek Ternakan Rumpai Laut Di Sabah Projek Ternakan Rumpai Laut di Sabah yang dijalankan oleh Jabatan Perikanan Negeri Sabah (Jabatan) bermula pada tahun 1999 secara perintis dengan peruntukan permulaan sejumlah RM7.74 juta. Mengikut kajian, kawasan perairan di Negeri Sabah seluas 102,414 hektar adalah berpotensi untuk dimajukan bagi ternakan rumpai laut. Pihak Audit mendapati penternakan rumpai laut telah berjaya meningkatkan pendapatan penternak. Namun demikian, oleh kerana kekurangan peruntukan, skim ini tidak dapat dilaksanakan secara meluas. Hanya seluas 113 hektar kawasan perairan telah dimajukan bagi ternakan rumpai laut. Bagaimanapun, penternakan rumpai laut ini masih boleh dipertingkatkan dengan mendapat kerjasama daripada Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (LKIM). 8. Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak : Pengurusan Projek Lembu Tenusu Projek Lembu Tenusu telah dimulakan oleh Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak (Jabatan) sejak tahun 1980an. Objektif projek ini, antara lain adalah untuk meningkatkan pendapatan penternak dengan mengusahakan perladangan secara komersial, berdaya maju dan mampan serta meningkatkan pengeluaran susu segar untuk memenuhi permintaan tempatan dan dieksport. Keperluan terhadap susu segar di pasaran tempatan Negeri Sabah adalah 8 juta liter setahun. Pengeluaran susu daripada penternakan lembu tenusu negeri mencapai 71% permintaan tempatan. Jenis lembu yang diternak ialah baka kacukan Friesian Sahiwal yang diimport dari New Zealand. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2004 sebanyak 1,770 ekor lembu diimport melibatkan perbelanjaan berjumlah RM11.27 juta. Pengeluaran susu pada tahun 2004 mencapai sebanyak 5 juta liter berbanding 4.54 juta liter pada tahun Kerosakan susu mencatatkan peningkatan sebanyak 2.6% berbanding pengeluaran dan memerlukan tindakan bersepadu pihak yang terlibat. Semua hasil susu dikumpul di Pusat Pengumpulan Susu Jabatan dan dijual kepada syarikat pengilang. Jabatan bertindak untuk membayar susu yang dikeluarkan oleh penternak mengikut kadar RM1.00 setiap liter dan kemudian menuntut bayaran dari syarikat. Syarikat berkenaan masih belum menjelaskan tuntutan Jabatan berjumlah RM6.59 juta. 9. Jabatan Pembangunan Sumber Manusia : Pengurusan Program Latihan Di Institut Latihan Teknikal Dan Perdagangan (Institut) Pengurusan program latihan kemahiran yang teratur dan relevan perlu bagi menjamin keberkesanan program latihan di samping dapat menampung keperluan industri terhadap x

16 tenaga mahir. Institut telah menganjurkan 9 jenis kursus/latihan setahun kepada para belia manakala setakat tahun 2004, Institut telah melahirkan seramai 6,121 graduan. Secara keseluruhannya, pengurusan program latihan adalah memuaskan. Namun kekangan kewangan Kerajaan Negeri telah menyebabkan program latihan mengikut piawaian Majlis Latihan Vokasional Kebangsaan (MLVK) hanya dapat dilaksanakan secara berperingkat manakala kekosongan jawatan tenaga pengajar tidak diisi dan kemudahan fizikal tidak dilaksanakan seperti mana yang dirancang. Analisis terhadap keberkesanan program latihan mendapati hanya sebilangan kecil saja telah bekerja/berniaga. Oleh yang demikian, satu kajian keberkesanan program secara menyeluruh perlu dijalankan bagi tujuan menentukan sama ada kursus/latihan yang dianjurkan masih relevan dengan perkembangan masa kini dan di masa hadapan. BAHAGIAN IV : BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 10. Lembaga Pemegang Amanah Taman-Taman Sabah : Pengurusan Kewangan Pengurusan kewangan Lembaga secara keseluruhannya adalah memuaskan. Pihak Lembaga telah berusaha untuk mempertingkatkan lagi tahap pengurusan dengan mengambil tindakan susulan terhadap perkara yang dibangkitkan oleh pihak Audit. Namun begitu, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun belum ditubuhkan dan Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan juga belum pernah bersidang sejak penubuhannya. Jawatankuasa ini perlu dipergiatkan supaya pengurusan kewangan Lembaga dipantau dengan lebih berkesan. 11. Majlis Daerah Keningau Dan Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran : Pengurusan Kewangan Pengurusan kewangan di Majlis Daerah Keningau dan Labuk Sugut (Majlis) mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki terutamanya berhubung kawalan pengurusan seperti penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Majlis perlu meningkatkan kawalan hasil terutamanya dari aspek penyeliaan terhadap rekod kewangan dan kemasukan wang tunai ke bank. Dari segi kawalan perbelanjaan, Majlis perlu memberi perhatian berhubung penurunan kuasa dan penyelenggaraan Daftar Bil. Selain itu, pengurusan deposit dan aset juga kurang memuaskan dari segi penyelenggaraan rekod dan pematuhan terhadap peraturan yang berkaitan. 12. Korporasi Pembangunan Desa : Projek Ternakan Ayam Projek Penternakan Ayam Daging secara kontrak ialah projek sosioekonomi Kerajaan dan telah diperkenalkan oleh Korporasi Pembangunan Desa (Korporasi) pada tahun Antara tujuan utama projek ini ialah untuk memperbaiki kedudukan sosioekonomi penduduk luar bandar khususnya yang miskin. Sepanjang tempoh tahun 2001 hingga 2004 projek ini telah mendatangkan hasil berjumlah RM30 juta dan pendapatan bersih penternak ialah RM5.15 juta. Secara purata pendapatan penternak setahun ialah xi

17 RM10,635. Selain itu para peserta juga telah berjaya membuat simpanan wajib di Korporasi berjumlah RM0.32 juta sepanjang tempoh tersebut. Projek ini juga telah menghasilkan pendapatan kepada Korporasi berjumlah RM29.99 juta dengan lebihan pendapatan RM5.24 juta. Namun demikian, syarikat pembekal anak ayam dan makanan ayam gagal membuat bekalan mengikut jadual. Selain itu, syarikat yang membeli hasil ternakan juga gagal membuat bayaran kepada penternak pada tempoh yang ditetapkan. Keadaan ini telah menjejaskan kelicinan pelaksanaan projek. Korporasi perlu mengkaji semula skim program penternakan ayam untuk menentukan tatacara dan bentuk bantuan kepada penternak, sebagai contoh menghadkan bantuan setakat 4 pusingan sahaja. Selepas itu penternak digalakkan untuk berdikari membeli dan menjual ayam manakala Korporasi hanya membantu dari aspek kepakaran dan perkhidmatan lain yang diperlukan. 13. Majlis Perbandaran Tawau : Pengurusan Pelesenan Di Premis Perniagaan Secara keseluruhannya, pengurusan pemberian lesen di Majlis Perbandaran Tawau (Majlis) telah dilaksanakan dengan memuaskan kecuali beberapa perkara yang perlu diberi perhatian iaitu mengenai penyelenggaraan fail pelesen, maklumat sistem komputer yang kemas kini dan kelewatan memproses permohonan. Selain itu, Majlis perlu menggiatkan aktiviti penguatkuasaan oleh kerana pemeriksaan Audit di premis perniagaan mendapati pelesen gagal mematuhi syarat pelesenan. Keadaan ini menjejaskan keselamatan di premis serta mengakibatkan kehilangan hasil Majlis. 14. Majlis Perbandaran Sandakan : Penswastaan Pungutan Sampah Perkhidmatan pungutan sampah di kawasan perkadaran Majlis Perbandaran Sandakan telah diswastakan pada awal bulan Januari 1999 untuk tempoh 10 tahun. Kajian awal penswastaan tidak dilaksanakan dan cadangan penswastaan tidak dirujuk kepada Jawatankuasa Penswastaan Negeri. Selain itu, draf perjanjian kontrak tersebut tidak dikemukakan kepada pejabat Peguam Besar Negeri Sabah untuk semakan maka ada beberapa syarat perjanjian yang tidak melindungi kepentingan kerajaan antaranya Bon Pelaksanaan yang tidak mengikut perkiraan yang ditetapkan serta bayaran yang tidak realistik. Bagaimanapun, pada keseluruhannya penswastaan pemungutan sampah ini telah dilaksanakan dengan berkesan kerana mutu perkhidmatan yang diberikan adalah memuaskan dan bertambah baik. xii

18 BAHAGIAN I PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI

19 BAHAGIAN I PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAH BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER PENDAHULUAN 1.1 Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah melaporkan semua urus niaga kewangan bagi tahun 2004 yang berkaitan dengan sumber dan penggunaan wang awam. Penyata tersebut antara lainnya mengandungi Lembaran Imbangan, Penyata Akaun Memorandum dan Nota Kepada Akaun. 1.2 Selaras dengan Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan 1957, Pihak Berkuasa Kewangan Negeri dikehendaki menyedia Penyata Akaun Awam secepat mungkin selepas penutupan akaun tahunan. Penyata tersebut hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara dalam tempoh 7 bulan untuk diaudit seperti diperuntukkan di bawah Seksyen 9 Akta Audit Jabatan Bendahari Negeri telah mengemukakan Penyata Akaun Awam bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 kepada Jabatan Audit Negara pada 25 April Penyata Akaun Awam telah disediakan mengikut format yang diseragamkan bagi setiap negeri selaras dengan cadangan yang dibuat oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Namun demikian pengubahsuaian dibuat sekiranya ia berkaitan dengan undang-undang negeri yang menghendaki sebaliknya. Contohnya Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) yang belum digunakan dan cek bernilai RM50,000 ke atas tidak dikeluarkan oleh Jabatan Mengakaun Sendiri. Selain itu, hasil Kerajaan dikategorikan kepada 8 kelas dan tunggakan hasil mengambilkira faedah pinjaman kepada Agensi. Pengauditan terhadap Penyata Akaun Awam adalah untuk mengesah dan memastikan ketepatannya serta memberi pendapat sama ada Penyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama serta mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum. Bagi menentukan sama ada sesuatu kesilapan adalah material, faktor yang diambil kira ialah jumlah nilai kesilapan dalam akaun, corak (nature) kesilapan dan juga keadaan di bawah mana transaksi itu berlaku. 2. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAM 2.1 Pengauditan Penyata Akaun Awam telah dilaksanakan mengikut Akta Audit 1957 dan berpandukan kepada Piawaian Pengauditan Yang Diluluskan. Akta dan Piawaian tersebut menghendaki pengauditan dirancang dan dilaksanakan bagi mendapat kepastian yang munasabah sama ada Penyata Akaun Awam adalah bebas daripada kesilapan dan ketinggalan yang ketara. Pengauditan itu termasuk memeriksa rekod secara semak uji, menyemak bukti yang menyokong angka dan memastikan penzahiran yang mencukupi mengenai penyediaan Penyata Akaun Awam. 1

20 2.2 Pada pendapat Audit, Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri ini menunjukkan gambaran benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah pada 31 Disember Sijil Ketua Audit Negara mengenai Penyata Akaun Awam ini dan ringkasan Penyata Akaun Awam yang telah diaudit adalah seperti di Lampiran I dan II. Prestasi persembahan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri hendaklah terus dikekalkan supaya sijil berbentuk tanpa teguran terus dapat dikeluarkan pada tahun akan datang. Usaha ini penting bagi memastikan akauntabiliti awam terhadap pengurusan kewangan Kerajaan Negeri terus dipertingkatkan. 3. ANALISIS TERHADAP PENYATA AKAUN AWAM 3.1 Analisis Penyata Akaun Awam dibuat bagi menilai kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah pada akhir tahun 2004 berbanding dengan kedudukan pada akhir tahun Penilaian ini adalah berdasarkan kepada 2 jenis penyata utama iaitu Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum. Kedua penyata ini memberikan gambaran berbeza di mana Lembaran Imbangan menunjukkan keadaan sebenar kewangan Kerajaan Negeri pada akhir tahun berkenaan yang berasaskan tunai, sementara Penyata Akaun Memorandum mengandungi maklumat mengenai kedudukan kewangan Kerajaan Negeri yang lebih bercorak jangka panjang. 3.2 KEDUDUKAN KEWANGAN KERAJAAN NEGERI Kedudukan kewangan sesebuah Negeri dapat dinilai daripada maklumat kewangan yang terkandung di Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum. Lembaran Imbangan digunakan untuk mengakaunkan Kumpulan Wang Disatukan yang ditubuhkan melalui Perkara 97(1) dan (2) Perlembagaan Persekutuan. Kumpulan Wang Disatukan ini terdiri daripada 3 akaun iaitu Akaun Hasil Disatukan, Akaun Amanah Disatukan dan Akaun Pinjaman Disatukan. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah pada akhir bulan Disember 2004 adalah seperti di Jadual 1. 2

21 Jadual 1 Kedudukan Kumpulan Wang Disatukan Mengikut Lembaran Imbangan Bil. Butiran Tahun 2003 (RM Juta) Tahun 2004 (RM Juta) Peningkatan/ (Penurunan) (RM Juta) 1. Akaun Hasil Disatukan Akaun Amanah Disatukan (75.91) (27.82) Terdiri daripada: i) Kumpulan Wang Pembangunan (700.22) (729.54) (29.32) ii) Kumpulan Wang Khas iii) Kumpulan Wang Amanah Kerajaan iv) Akaun Amanah Pelbagai v) Deposit vi) Akaun Kena Bayar Akaun Pinjaman Disatukan Jumlah Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah Mengikut Lembaran Imbangan, jumlah Kumpulan Wang Disatukan pada akhir tahun 2004 adalah RM677 juta. Jumlah tersebut terdiri daripada aset berbentuk wang tunai sejumlah RM86.22 juta dan pelaburan sejumlah RM juta. Kumpulan Wang Disatukan Kerajaan Negeri telah mengalami pertambahan sejumlah RM juta iaitu daripada RM juta pada tahun 2003 menjadi RM677 juta pada tahun Punca utama pertambahan ini adalah disebabkan oleh peningkatan Akaun Hasil Disatukan dan Akaun Amanah Disatukan masing-masing sejumlah RM juta dan RM48.09 juta. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri adalah kukuh di mana aset yang berjumlah RM677 juta dapat menampung tanggungan berjumlah RM juta yang terdiri daripada Akaun Kena Bayar sejumlah RM juta, deposit sejumlah RM juta dan tunggakan ansuran bayaran balik pinjaman berjumlah RM65.85 juta Mengikut Penyata Akaun Memorandum, kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah adalah seperti di Jadual 2. 3

22 Jadual 2 Kedudukan Aset Dan Tanggungan Mengikut Penyata Akaun Memorandum Bil Butiran Tahun 2003 (RM Juta) Tahun 2004 (RM Juta) Peningkatan/ (Penurunan) (RM Juta) 1. Aset Penyata Hasil Belum Terima Pinjaman Boleh Dituntut 1, , (62.06) Pelaburan 2, , Jumlah Aset 4, , (32.65) 2. Tanggungan Hutang Kerajaan Negeri Jumlah Tanggungan Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah Jumlah aset yang dinyatakan mengikut Penyata Akaun Memorandum telah menurun sejumlah RM32.65 juta iaitu daripada RM4.59 bilion pada tahun 2003 menjadi RM4.56 bilion pada tahun Pengurangan ini berpunca daripada pinjaman boleh dituntut yang berkurang sejumlah RM62.06 juta. Selain itu, pelaburan dan tunggakan hasil meningkat masing-masing RM15 juta dan RM14.41 juta. Manakala jumlah tanggungan meningkat sejumlah RM25.40 juta iaitu daripada RM juta pada tahun 2003 menjadi RM juta pada tahun Pada pendapat Audit, kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah adalah kukuh. Jumlah aset adalah mencukupi untuk menampung jumlah tanggungan. Kerajaan Negeri perlu terus mengawal perbelanjaan supaya kedudukan surplus berterusan. LEMBARAN IMBANGAN 3.3 AKAUN HASIL DISATUKAN Kerajaan Negeri telah mengakhiri tahun kewangan 2004 dengan surplus berjumlah RM juta. Lebihan ini berpunca daripada kutipan hasil Kerajaan Negeri berjumlah RM1.79 bilion berbanding perbelanjaan sebenar berjumlah RM1.56 bilion Hasil Pada keseluruhannya hasil yang dikutip oleh Kerajaan Negeri Sabah pada tahun 2004 berjumlah RM1.79 bilion iaitu menurun sejumlah RM93.83 juta berbanding tahun 2003 berjumlah RM1.88 bilion. Hasil ini diklasifikasikan kepada 8 kategori seperti di Jadual 3. 4

23 Jadual 3 Pungutan Hasil Tahun 2003 Dan 2004 Kelas Perihal Tahun 2003 (RM Juta) Tahun 2004 (RM Juta) Lebihan/ (Kurangan) (RM Juta) I Cukai dan Lesen 1, , II Hasil Daripada Perkhidmatan Kerajaan Yang Tertentu III Hasil Daripada Perkhidmatan Yang Berupa Perniagaan IV Hasil Daripada Harta Kerajaan (36.45) V Pelabuhan dan Dermaga (0.34) VI Pelbagai Hasil (114.06) VII Bayaran Peruntukan Persekutuan, (124.90) Bayaran Balik dan Hasil Peruntukan VIII Peruntukan Persekutuan, Sumbangan dan Bayaran Balik Jumlah 1, , (93.83) Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah Analisis Audit mendapati sebanyak 51 butiran hasil mengalami peningkatan berjumlah RM juta dan sebanyak 45 butiran mengalami penurunan berjumlah RM juta. Berikut adalah peningkatan dan penurunan yang ketara bagi butiran hasil tersebut. a) Peningkatan Hasil Yang Ketara i) Penjualan Pelaburan Hasil daripada penjualan pelaburan telah meningkat sejumlah RM84 juta bersamaan 133.3%. Hasil yang dikutip pada tahun 2004 berjumlah RM147 juta berbanding RM63 juta pada tahun Jumlah RM147 juta ini merupakan pembayaran baki daripada RM210 juta bagi penjualan pelaburan menerusi penswastaan operasi 7 pelabuhan dari Lembaga Pelabuhan-pelabuhan Sabah kepada 1 syarikat swasta. ii) Royalti Petroleum Kutipan royalti petroleum telah meningkat sejumlah RM47.53 juta bersamaan 22.9% menjadi RM juta pada tahun 2004 berbanding RM juta pada tahun Hasil ini meningkat disebabkan prestasi pengeluaran yang bertambah baik. iii) Cukai Jualan Atas Minyak Kelapa Sawit Cukai jualan kelapa sawit telah meningkat sejumlah RM44.39 juta bersamaan 13.6%. Hasil yang dikutip pada tahun 2004 berjumlah RM juta berbanding RM juta pada tahun Peningkatan ini disebabkan prestasi pengeluaran yang bertambah baik. Selain itu, harga purata minyak kelapa sawit 5

24 pada tahun 2004 adalah lebih tinggi iaitu RM1,618 satu metrik tan berbanding dengan RM1,538 satu metrik tan pada tahun b) Penurunan Hasil Yang Ketara i) Perolehan Daripada Pemindahan Pinjaman kepada Kumpulan Wang Badanbadan Berkanun Dan Lain-lain Perolehan daripada pemindahan pinjaman kepada Kumpulan Wang Badanbadan Berkanun dan Lain-lain telah menurun sejumlah RM juta atau 99.5%. Jumlah yang dikutip pada tahun 2004 adalah RM882,868 berbanding RM juta pada tahun Penurunan ini disebabkan tidak banyak agensi membuat bayaran balik kepada Kumpulan Wang ini. Pada tahun 2004, bayaran balik pinjaman hanya berjumlah RM64.58 juta berbanding RM juta pada tahun ii) Faedah Daripada Pinjaman kepada Badan Berkanun Faedah dari Pinjaman kepada Badan Berkanun telah menurun sejumlah RM43.35 juta atau 83.9% menjadi RM 8.34 juta pada tahun 2004 berbanding RM51.69 juta pada tahun Penurunan hasil disebabkan bayaran balik pinjaman daripada Badan Berkanun berkurangan. Hanya RM14.32 juta dibayar balik oleh 2 Badan Berkanun berbanding RM57.19 juta oleh 5 Badan Berkanun pada tahun iii) Premium Tanah Kutipan premium tanah telah menurun sejumlah RM37.46 juta atau 33.6%. Hasil yang dikutip pada tahun 2004 berjumlah RM73.94 juta berbanding RM juta pada tahun Penurunan hasil disebabkan tidak banyak pembayaran premium pada tahun 2004 berbanding sejumlah RM40.70 juta daripada 1 syarikat swasta pada tahun Perbelanjaan Mengurus Perbelanjaan mengurus pada tahun 2004 berjumlah RM1.56 bilion berbanding RM1.73 bilion pada tahun 2003 iaitu menurun sejumlah RM juta atau 9.7%. Pada keseluruhannya, punca utama penurunan perbelanjaan mengurus tahun 2004 adalah disebabkan perbelanjaan khas dan perbelanjaan gaji masing-masing menurun sejumlah RM juta dan RM6.76 juta. Manakala perbelanjaan lain berulang setiap tahun meningkat sejumlah RM87.54 juta. Kedudukan perbelanjaan mengurus mengikut kategori pada tahun 2004 berbanding tahun 2003 adalah seperti di Jadual 4. 6

25 Jadual 4 Perbelanjaan Mengurus Pada Tahun 2003 Dan 2004 Peningkatan/ Bil. Kategori Perbelanjaan Tahun 2003 (RM Juta) Tahun 2004 (RM Juta) (Penurunan) (RM Juta) 1. Gaji (6.76) 2. Perbelanjaan Lain Berulang Setiap Tahun 3. Perbelanjaan Khas (248.42) Jumlah 1, , (167.64) Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah Analisis Audit selanjutnya mendedahkan antara butiran perbelanjaan yang menunjukkan peningkatan dan penurunan ketara adalah seperti berikut: a) Peningkatan Perbelanjaan Yang Ketara i) Pembelian Peralatan Bekalan Air Perbelanjaan mengurus berjumlah RM80.97 juta yang dilakukan oleh Jabatan Air untuk pembelian peralatan bagi meningkatkan kualiti pengagihan air. Ini merupakan peningkatan sejumlah RM35.24 juta berbanding RM45.73 juta pada tahun ii) Caruman Kepada Pihak Berkuasa Tempatan Caruman kepada Pihak Berkuasa Tempatan meningkat sejumlah RM17.26 juta menjadi RM22.76 juta berbanding RM5.50 juta pada tahun Peningkatan caruman ini adalah untuk menyelesaikan jumlah tunggakan bantuan dan pemberian kepada Pihak Berkuasa Tempatan. b) Penurunan Perbelanjaan Yang Ketara i) Pelaburan Ekuiti Di Perbadanan Awam/Badan Berkanun Pada tahun 2004, pelaburan ekuiti di Perbadanan Awam/Badan Berkanun menurun sejumlah RM juta. Ini disebabkan Kerajaan Negeri hanya membuat pelaburan ekuiti di satu Perbadanan Awam sejumlah RM15 juta berbanding dengan RM juta di empat Perbadanan Awam pada tahun ii) Caruman kepada Kumpulan Wang Bekalan Air Caruman kepada Kumpulan Wang Bekalan Air menurun sejumlah RM52 juta menjadi RM3 juta berbanding dengan RM55 juta pada tahun iii) Penukaran Pinjaman Kepada Geran Pada tahun 2004, penukaran pinjaman kepada geran menurun sejumlah RM88.98 juta. Ini disebabkan Kerajaan Negeri hanya meluluskan penukaran pinjaman kepada geran berjumlah RM62 juta kepada satu Perbadanan Awam 7

26 dan satu Badan Berkanun berbanding dengan RM juta kepada satu Perbadanan Awam dan satu Badan Berkanun pada tahun AKAUN AMANAH DISATUKAN Akaun Amanah Disatukan terdiri daripada Kumpulan Wang Pembangunan, Kumpulan Wang Khas, Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Pelbagai, Deposit dan Akaun Kena Bayar. Pada akhir tahun 2004, Akaun Amanah Disatukan berbaki defisit berjumlah RM27.82 juta berbanding baki defisit RM75.91 juta pada tahun Kedudukan adalah seperti berikut: Kumpulan Wang Pembangunan Kerajaan Negeri mendapat dana pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan. Dana tersebut akan disalurkan kepada Kumpulan Wang Pembangunan untuk membiayai projek pembangunan Negeri serta dipinjam semula kepada Agensi Negeri. Selain itu, Kerajaan Negeri juga mendapat pemberian daripada Kerajaan Persekutuan. Pada tahun 2004, Kumpulan Wang Pembangunan telah mencatat defisit sejumlah RM29.32 juta berbanding lebihan sejumlah RM32.57 juta pada tahun Dengan kekurangan ini baki defisit terkumpul meningkat menjadi RM juta berbanding RM juta pada tahun Perbelanjaan pembangunan pada tahun 2004 meningkat sejumlah RM85.22 juta menjadi RM juta berbanding RM juta pada tahun Perbelanjaan di bawah satu Jabatan dan 5 Kementerian meningkat sejumlah RM92.85 juta menjadi RM juta berbanding RM juta pada tahun Manakala perbelanjaan di bawah 5 Kementerian menurun sejumlah RM7.63 juta menjadi RM juta berbanding RM juta pada tahun Berikut adalah prestasi beberapa butiran perbelanjaan yang berubah dengan ketara: a) Peningkatan Perbelanjaan Yang Ketara Pada tahun 2004, beberapa butiran perbelanjaan pembangunan meningkat dengan ketara. Antaranya adalah perbelanjaan bagi 4 projek bekalan air di bawah Kementerian Pembangunan Infrastruktur berjumlah RM juta berbanding RM juta pada tahun Selain itu, perbelanjaan bagi peruntukan khas di bawah Kementerian Pembangunan Luar Bandar meningkat sejumlah RM12.43 juta menjadi RM23.72 juta berbanding dengan RM11.29 juta pada tahun b) Penurunan Perbelanjaan Yang Ketara Perbelanjaan yang menurun adalah tidak begitu ketara. Antaranya adalah perbelanjaan program penyewaan rumah dan penempatan semula yang menurun sejumlah RM3.31 juta menjadi RM5.19 juta berbanding RM8.50 juta pada tahun Selain itu, projek di bawah rancangan tebatan banjir serta program pengawasan dan pengawalan perosak yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian dan Industri Makanan masing-masing menurun sejumlah RM1.99 juta dan RM1.24 juta. 8

27 3.4.3 Kumpulan Wang Khas Kumpulan Wang Khas ditubuhkan di bawah Seksyen 9 Akta Acara Kewangan Kumpulan Wang ini terdiri daripada akaun yang tidak aktif dan dilaburkan sebagai simpanan tetap. Pada tahun 2004, akaun ini berbaki RM50.05 juta. Sejumlah RM50 juta terdiri daripada peruntukan bagi Tabung Amanah Warisan Negeri Sabah yang diwujudkan pada tahun Setakat kini, Tabung ini belum beroperasi Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957 bagi maksud tertentu. Sebahagian daripada Kumpulan Wang ini adalah bercorak kumpulan wang pusingan. Sumber kewangan Kumpulan Wang ini adalah daripada peruntukan Kerajaan. Kumpulan Wang Amanah Kerajaan terdiri daripada 5 Akaun utama iaitu Akaun Antara Pentadbiran, Akaun Amanah Penyelesaian, Akaun Perniagaan, Akaun Pinjaman dan Kumpulan Wang Luar Jangka. Pada akhir tahun 2004, baki keseluruhan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan berjumlah RM juta berbanding RM78.81 juta pada tahun Peningkatan sejumlah RM30.14 juta atau 38.2% adalah disebabkan pendahuluan diri sejumlah RM26.34 juta telah dijelaskan untuk Akaun Pinjaman dan lebihan hasil daripada perbelanjaan sejumlah RM9.03 juta bagi Kumpulan Wang Sewa Loji (Penyenggaraan) di Akaun Perniagaan Akaun Amanah Pelbagai Akaun Amanah Pelbagai terdiri daripada 46 butiran. Baki keseluruhan akaun ini telah meningkat sejumlah RM5.14 juta atau 15.6% menjadi RM38.04 juta pada tahun 2004 berbanding RM32.90 juta pada tahun Peningkatan tersebut adalah disebabkan peningkatan masing-masing sejumlah RM3.68 juta dan RM1.43 juta bagi Projek Perhutanan Masyarakat dan Pusat Pemulihan Orang Utan Sepilok Deposit Pada akhir tahun 2004, baki deposit yang terdiri daripada 58 akaun berjumlah RM juta. Jumlah ini meningkat sejumlah RM2.33 juta berbanding RM juta pada tahun Peningkatan ini adalah disebabkan pertambahan bagi cagaran pengguna air, deposit bagi pemberian lesen kepada pemaju perumahan dan Tabung Pemulihan Hutan masing-masing berjumlah RM2.23 juta, RM1.32 juta dan RM1.18 juta. Manakala cagaran lesen kayu balak dan hasil lelong kayu balak sementara menunggu keputusan menurun sejumlah RM2.80 juta Akaun Kena Bayar Akaun ini diwujudkan bagi menyelesaikan tanggungan Kerajaan Negeri terhadap pelbagai bekalan dan perkhidmatan pada akhir tahun yang perlu dijelaskan pada awal tahun berikutnya. Pada akhir tahun 2004, baki akaun ini berjumlah RM juta berbanding RM juta pada tahun Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM39.80 juta atau 20.6%. Daripada amaun ini, pembayaran yang dikenakan oleh 9

28 pelbagai Kementerian/Jabatan Bukan Mengakaun Sendiri dan Jabatan Perhutanan telah meningkat sejumlah RM45.45 juta. Manakala 3 Jabatan Mengakaun Sendiri menunjukkan penurunan sejumlah RM5.65 juta. 3.5 AKAUN PINJAMAN DISATUKAN Akaun Pinjaman Disatukan adalah satu akaun yang digunakan untuk mengakaun penerimaan pinjaman dan pindahan terimaan pinjaman ke Akaun Kumpulan Wang Pembangunan. Pada akhir tahun 2004, Akaun ini tidak mempunyai baki seperti pada tahun 2003 dan tahun sebelumnya. Pinjaman yang diperolehi akan diambil kira pada akaun ini sebelum dipindahkan kesemuanya kepada Kumpulan Wang Pembangunan. Pada tahun 2004, sejumlah RM52.35 juta telah diterima daripada Kerajaan Persekutuan untuk membiayai projek Bekalan Air. PENYATA MEMORANDUM 3.6 PINJAMAN BOLEH DITUNTUT Pinjaman boleh dituntut merupakan pinjaman Kerajaan Negeri kepada Perbadanan Awam, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan dan Agensi lain yang boleh dituntut balik. Pada tahun 2004, baki pinjaman Kerajaan Negeri kepada 34 Agensi adalah berjumlah RM1.59 bilion berbanding RM1.65 bilion pada tahun Penurunan sejumlah RM59.93 juta ini adalah disebabkan pinjaman sejumlah RM60.36 juta ditukar menjadi geran dan bayaran balik pinjaman sejumlah RM4.22 juta. Selain itu, satu pinjaman baru berjumlah RM4.65 juta telah dikeluarkan pada tahun Pada tahun 2004, enam Agensi peminjam membuat bayaran balik pinjaman berjumlah RM64.58 juta. Sejumlah RM50 juta atau 77.4% daripada bayaran balik tersebut merupakan ansuran bayaran tahun 2004 dan baki RM14.58 juta bagi tahun 2002 dan sebelumnya. Dengan itu, tunggakan bayaran balik pinjaman meningkat sejumlah RM41.94 juta menjadi RM1.11 bilion berbanding RM1.07 bilion pada akhir tahun Kedudukan tunggakan ansuran bayaran balik oleh Agensi berkenaan adalah seperti di Jadual 5. 10

29 Agensi Peminjam Jadual 5 Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Pada Tahun 2004 Baki pada Bayaran Bayaran Balik Diterima Bil. Semasa (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) Baki Pada (RM Juta) Perbadanan Awam Badan Berkanun Pihak Berkuasa Tempatan Agensi Lain Jumlah 33 1, , Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah 3.7 PELABURAN Pada 31 Disember 2004 simpanan tetap Kerajaan Negeri adalah berjumlah RM juta. Jumlah ini meningkat sejumlah RM juta berbanding RM juta pada tahun Kerajaan Negeri juga melabur sejumlah RM2.50 bilion di 24 Perbadanan Awam dan 3 Badan Berkanun. Jumlah ini meningkat sejumlah RM15 juta berbanding RM2.48 bilion pada akhir tahun Peningkatan ini adalah disebabkan penukaran dividen menjadi ekuiti Kerajaan Negeri di sebuah bank tempatan Pelaburan di 24 Perbadanan Awam dan 3 Badan Berkanun masing-masing berjumlah RM1.75 bilion dan RM juta. Sehingga akhir tahun 2004, Kerajaan Negeri telah menerima dividen berjumlah RM36.46 juta daripada 7 Perbadanan Awam dan 3 Badan Berkanun. Sejumlah RM21.46 juta merupakan dividen yang diterima secara tunai. Manakala baki sejumlah RM15 juta adalah daripada sebuah bank tempatan yang ditukarkan kepada ekuiti Kerajaan Negeri. 3.8 TUNGGAKAN HASIL Pada akhir tahun 2004, tunggakan hasil Negeri berjumlah RM juta iaitu meningkat sejumlah RM14.41 juta berbanding dengan tunggakan pada tahun 2003 yang berjumlah RM juta. Analisis Audit terhadap tunggakan hasil mendapati perkara berikut: a) Jumlah tunggakan hasil yang dilaporkan adalah termasuk tunggakan faedah pinjaman berjumlah RM juta berbanding RM juta pada tahun 2003 iaitu peningkatan sejumlah RM9.10 juta. Peningkatan ini disebabkan tidak banyak pembayaran balik oleh Agensi peminjam. b) Tunggakan hasil air berjumlah RM juta pada tahun 2004 iaitu berkurangan sejumlah RM6.42 juta berbanding RM juta pada tahun Penurunan ini 11

30 disebabkan usaha berterusan Jabatan Air dan peningkatan penguatkuasaan undangundang seperti pemotongan bekalan pengguna air yang gagal menjelaskan bil. c) Tunggakan hasil cukai tanah meningkat sejumlah RM486,703 pada tahun 2004 menjadi RM31.83 juta berbanding RM31.34 juta pada tahun Pertambahan ini disebabkan kesukaran Jabatan untuk mengesan pemilik tanah kerana alamat pemilik tidak lengkap dan ada pemilik sudah berpindah tanpa memaklumkan alamat terkini kepada Jabatan. d) Jumlah tunggakan sewa perkhidmatan pembetungan telah bertambah sejumlah RM1.59 juta pada tahun 2004 menjadi RM7.13 juta berbanding RM5.54 juta pada tahun Ini disebabkan kegagalan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) membuat pembayaran walaupun surat peringatan telah dikemukakan kepada PBT berkenaan Butiran tunggakan hasil tahun semasa berbanding tahun lepas adalah seperti di Jadual 6. Jadual 6 Tunggakan Hasil Pada Tahun 2003 Dan 2004 Peningkatan/ Bil Jenis Hasil Tahun 2003 (RM Juta) Tahun 2004 (RM Juta) (Penurunan) (RM Juta) 1. Faedah Pinjaman Air (6.42) 3. Cukai Tanah Sewa Perkhidmatan Pembetungan Lain-lain Hasil Jumlah Sumber : Penyata Tunggakan Hasil 3.9 HUTANG KERAJAAN NEGERI Kerajaan Negeri dari semasa ke semasa menerima pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan bagi membiayai projek pembangunannya. Semua hutang Kerajaan Negeri yang diterima pada tahun 2004 untuk projek tertentu telah dipindah ke Akaun Kumpulan Wang Pembangunan sebelum dibayar. Pada akhir tahun 2004, baki hutang Kerajaan Negeri adalah berjumlah RM juta berbanding RM juta pada akhir tahun 2003 iaitu meningkat sejumlah RM25.39 juta. Peningkatan hutang ini adalah disebabkan Kerajaan menerima 5 pinjaman baru berjumlah RM52.35 juta bagi tujuan membiayai projek Bekalan Air. Bagaimanapun, semua pinjaman tersebut belum disalurkan kepada Jabatan Air. Selain itu, faedah dipermodalkan bagi 1 pinjaman dikurangkan sejumlah RM22.86 juta berikutan penurunan kadar faedah pinjaman daripada 5% menjadi 2.5%. Pada tahun 2004 Kerajaan Negeri juga telah membuat bayaran balik pinjaman yang berjumlah RM4.10 juta kepada Kerajaan Persekutuan. Walau bagaimanapun, tunggakan bayaran balik pinjaman meningkat sejumlah RM16.70 juta menjadi RM65.85 juta berbanding RM49.15 juta pada tahun Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM16.32 juta merupakan ansuran bagi 12

31 tahun 2004 dan selebihnya adalah ansuran dan tunggakan pinjaman bagi tahun 1999 hingga 2003 yang masih belum dibayar. Baki hutang mengikut jenis pinjaman adalah seperti di Jadual 7. Jadual 7 Hutang Kerajaan Negeri Tahun Peningkatan/ Jenis Hutang (Pengurangan) (RM juta) (RM juta) (RM Juta ) 1. Perumahan Awam Kos Rendah Pembangunan Ekonomi Negeri Bekalan Air Pelbagai (22.86) Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Bendahari Negeri 4. KEMAJUAN PELAKSANAAN PROJEK PEMBANGUNAN RMK8 4.1 Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8) Negeri Sabah untuk tempoh 5 tahun ( ) merupakan perancangan fasa pertama Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga bagi peringkat kebangsaan. Rancangan ini digubal bagi menjelaskan strategi, program dan projek yang akan diperkenal dan dilaksanakan untuk mencapai objektif pembangunan Negeri Sabah. Ia juga signifikan jika dilihat dari perspektif ke arah menggerakkan Negeri Sabah mencapai status negeri maju pada tahun 2015 berbanding Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK7) yang lebih menjurus kepada menyegerakan pemulihan ekonomi daripada kegawatan. 4.2 Bagi menjayakan RMK8, sejumlah RM2.71 bilion telah diperuntukkan bagi tempoh 5 tahun. Pada tahun 2004, sejumlah RM juta telah diperuntukkan bagi 1 Jabatan dan 10 Kementerian. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM juta atau 79.7% telah dibelanjakan. Perbelanjaan bagi tempoh 2001 hingga 2004 adalah berjumlah RM1.81 bilion atau 66.8% daripada peruntukan RMK8 seperti di Jadual 8. 13

32 Jadual 8 Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Di Bawah RMK8 Peruntukan Perbelanjaan Bil. Nama Kementerian/Jabatan Diluluskan RMK8 Sehingga Pencapaian (RM Juta) (RM Juta) (%) 1. Jabatan Ketua Menteri Kementerian Pembangunan Luar Bandar 3. Kementerian Kewangan Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan 5. Kementerian Pembangunan 1, Infrastruktur 6. Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan 7. Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna 8. Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar 9. Kementerian Pembangunan Perindustrian 10. Kementerian Belia Dan Sukan Kementerian Pembangunan Sumber Dan Kemajuan Teknologi Maklumat Jumlah 2, , Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah 4.3 Mengikut rekod Unit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN), peruntukan yang disediakan di bawah RMK8 ini adalah untuk membiayai 13,023 projek. Sebahagian daripada projek tersebut merupakan projek sambungan daripada RMK7. Daripada jumlah tersebut pihak Audit mendapati 6,977 projek atau 53.8% telah siap dilaksanakan sepenuhnya. Antara projek besar yang telah siap dilaksanakan ialah Kompleks Pemulihan Orang Kurang Upaya dan Pusat Khidmat Kanak-kanak Kurang Upaya (RM7.72 juta), Skim Penempatan Semula, Tuaran (RM5.22 juta) dan Pembinaan Bangunan Ibu Pejabat dan Pusat Maklumat, Perpustakaan Negeri Sabah (RM5 juta). Antara projek yang sedang dilaksanakan ialah Pembinaan Dewan Masyarakat Kota Belud (RM23.50 juta), Pembangunan Taman Zoologi dan Botanikal Lok Kawi (RM4.50 juta) dan Projek Jalan Paus-Tinakom (RM3 juta). Selain itu, sebanyak 4,407 projek masih belum dimulakan lagi kerana ketiadaan peruntukan, lewat menerima waran peruntukan, masalah tanah, tapak projek dan pemindahan setinggan. Antara projek yang belum bermula ialah Pembinaan Jambatan di Kemabong Lama (RM3.93 juta), Pembinaan Jalan Tengah Kota Kinabalu 14

33 Industrial Park (RM3.50 juta) dan Pembinaan Dewan Serbaguna, Lahad Datu (RM2.95 juta). Status pelaksanaan projek RMK8 adalah seperti di Jadual 9. Jadual 9 Status Pelaksanaan Projek RMK8 Setakat 31 Disember 2004 Status Pelaksanaan Bil. Nama Kementerian/Jabatan Bil. Projek Sedang Belum Siap Dilaksana Mula 1. Jabatan Ketua Menteri Kementerian Pembangunan Luar Bandar 12,069 6,529 1,396 4, Kementerian Kewangan Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan Kementerian Pembangunan Infrastruktur Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar Kementerian Pembangunan Perindustrian Kementerian Belia Dan Sukan Kementerian Pembangunan Sumber Dan Kemajuan Teknologi Maklumat Jumlah 13,023 6,977 1,639 4,407 Sumber : Unit Perancang Ekonomi Negeri, Jabatan Ketua Menteri 15

34 5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, mutu penyediaan Penyata Akaun Awam pada tahun 2004 adalah memuaskan. Semua butiran di Penyata ini telah dapat disahkan dengan dokumen sokongan. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri pada akhir tahun 2004 adalah bertambah baik berbanding tahun Kedudukan kewangan adalah kukuh kerana aset Kerajaan Negeri yang berjumlah RM677 juta dapat mengimbangi tanggungan semasa yang berjumlah RM juta. Memandangkan kedudukan kewangan telah bertambah baik, Kerajaan Negeri perlu menjelaskan tunggakan bayaran balik yang berjumlah RM65.85 juta kepada Kerajaan Persekutuan mengikut keupayaan. Tindakan berterusan perlulah diambil untuk menambah dana dan meningkatkan prestasi kewangan Kerajaan Negeri terutamanya mendapatkan balik tunggakan pinjaman, memungut tunggakan hasil serta memperkemaskan pengurusan kewangan Kementerian dan Jabatan di samping melakukan perbelanjaan secara berhemah. 16

35 BAHAGIAN II PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI

36 BAHAGIAN II PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI 6. PENDAHULUAN 6.1 Seksyen 15(A) Akta Acara Kewangan 1957 dan Arahan Perbendaharaan telah menetapkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal di sesebuah Kementerian/Jabatan/Pejabat bagi menjamin wujudnya akauntabiliti pengurusan kewangan Kerajaan. Antara lain, seseorang Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab untuk menentukan bahawa wujudnya kawalan dalaman yang berkesan terhadap terimaan hasil dan peruntukan kewangan serta sumber lain yang secukupnya diperolehi, diguna dan diperakaunkan mengikut peraturan kewangan. 6.2 Mengikut Seksyen 6 Akta Audit 1957, Jabatan Audit Negara dikehendaki menjalankan pengauditan pematuhan bagi menentukan sama ada kutipan hasil, perbelanjaan, pinjaman, akaun amanah dan pengurusan harta modal Jabatan Kerajaan diurus mengikut peraturan yang ditetapkan. Selain itu pengauditan ini juga bertujuan untuk memastikan semua rekod dan dokumen kewangan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. 6.3 Pada tahun 2004, Jabatan Audit Negara telah menggunakan 3 pendekatan pengauditan iaitu pengauditan pengurusan kewangan, Program Anak Angkat dan Program Penampilan Audit bagi mengesan dan membantu mempertingkatkan tahap akauntabiliti pengurusan kewangan Jabatan Negeri. Pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan di 12 Kementerian/Jabatan/Pejabat yang dipilih manakala lapan pejabat telah diambil menjadi Anak Angkat Jabatan Audit Negara dan 89 Jabatan/Pejabat telah dipilih untuk pemeriksaan di bawah Program Penampilan Audit. Meskipun pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan Negeri bertambah baik, hasil pemeriksaan Audit mendapati masih ada Kementerian/Jabatan yang gagal mematuhi peraturan berhubung dengan pengurusan kewangan dengan sepenuhnya. Antara ketidakpatuhan peraturan kewangan termasuk kelemahan kawalan hasil dan perbelanjaan, pengurusan akaun amanah, aset dan penyelenggaraan rekod kewangan. Pegawai Pengawal yang terlibat telah dimaklumkan mengenai kelemahan pengurusan kewangannya melalui surat pemerhatian Audit dan semasa Exit Conference. Aspek positif yang ditemui juga turut dimaklumkan. Hanya isu penting dilaporkan di Bahagian ini. 6.4 Pada tahun 2004, beberapa usaha telah diambil oleh Kerajaan Negeri untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan Negeri. Antara langkah yang diambil adalah seperti berikut: 17

37 a) Meningkatkan pembangunan sumber manusia yang berdaya saing dan inovatif. b) Memantap dan mempertingkat kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian agar lebih telus dan mesra. Untuk itu, lawatan kerja ke pejabat di pedalaman yang diketuai oleh Setiausaha Kerajaan Negeri telah dilaksanakan untuk memberi penekanan kepada sistem penyampaian dan suasana kerja. c) Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Negeri yang dipengerusikan oleh Ketua Menteri telah bermesyuarat satu kali pada tahun 2004 bagi membincangkan sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Negeri. d) Ketua Menteri telah mengarahkan supaya semua Agensi menyediakan Manual Pengurusan mengenai hal ehwal pentadbiran dan kewangan. Arahan ini disusuli dengan pengeluaran surat Pekeliling Kementerian Kewangan. e) Kementerian Kewangan Negeri mengambil beberapa langkah dan tindakan untuk mempertingkatkan hasil Negeri. Antaranya ialah untuk membincangkan kenaikan kadar cukai jualan kelapa sawit daripada 5% kepada 7.5%. 6.5 Sebagai sumbangan Audit untuk mengukuhkan akauntabiliti pengurusan wang awam di peringkat Negeri, Ketua Audit Negara telah memberi amanat dan penerangan mengenai peranan Jawatankuasa Akaun Awam Negeri Sabah kepada ahli Jawatankuasa tersebut pada bulan Julai Jabatan Audit Negeri Sabah telah memberi taklimat kepada Jawatankuasa Keutuhan Negeri Sabah pada bulan Ogos 2004 mengenai teguran Jabatan Audit Negara ke atas akaun Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan Negeri. Pada bulan Jun 2004 Jabatan Audit Negara telah memberi Sijil penghargaan kepada 5 Kementerian/Jabatan/Agensi di bawah Program Anak Angkat yang telah berjaya memperbaiki sistem kawalan dalaman dan pengurusan kewangan. Manual pengurusan kewangan yang disediakan oleh Jabatan Audit Negara pada tahun 2002 telah diterima pakai oleh Majlis Ugama Islam Sabah. 6.6 Pada tahun 2004, lima puluh mesyuarat entrance dan exit telah diadakan antara Jabatan Audit Negara Cawangan Negeri Sabah dengan Ketua Jabatan/Agensi untuk memaklum dan membincangkan mengenai pengauditan yang dilaksanakan. Bagi mempertingkatkan akauntabiliti pengurusan kewangan awam, Jabatan Audit Negara selain daripada mengesahkan Penyata Akaun Awam juga menjalankan pengauditan pengurusan kewangan dan mengaudit program dan aktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri. 6.7 Pegawai Audit turut menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh Kementerian Kewangan Negeri dan Jabatan Bendahari Negeri pada tahun 2004 untuk memberi pandangan serta nasihat bagi mempertingkatkan tahap akauntabiliti pengurusan kewangan Negeri. Antaranya ialah mesyuarat mengenai Akaun Kumpulan Wang Amanah dan mesyuarat mengenai cadangan menaikkan harga dan hasil ternakan Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak. 18

38 KEMENTERIAN KEWANGAN NEGERI 7. LATAR BELAKANG Kementerian Kewangan Negeri (Kementerian) terdiri daripada Jabatan Bendahari Negeri, Jabatan Perkhidmatan Komputer dan Perbadanan Pinjaman Sabah. Kementerian Kewangan Negeri Sabah bertanggungjawab mengawal selia pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan Negeri bagi memastikan undang-undang dan peraturan kewangan dipatuhi dan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Tanggungjawab ini merangkumi pengurusan bajet sebelum dan selepas pembentangan di Dewan Undangan Negeri seperti mengawal selia kutipan hasil, pengagihan peruntukan kepada Kementerian/Jabatan Negeri, mengawal bayaran, mengurus pinjaman dan pelaburan. Selain itu, Kementerian bertanggungjawab menentukan rekod kewangan Kementerian/Jabatan Negeri diselenggara dengan betul dan sempurna. Jabatan Bendahari Negeri adalah merupakan Jabatan utama Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab kepada Pegawai Kewangan Negeri bagi kerja pengakaunan Kerajaan Negeri. Tanggungjawab ini meliputi pengendalian dan penyelenggaraan akaun awam Kerajaan Negeri, menerima dan mengakaun hasil, memproses dan membayar perbelanjaan, mengawal dan mengurus dana akaun awam dan mengurus sistem perakaunan Kerajaan Negeri serta menyediakan penyata akaun awam tahunan. Kementerian mempunyai 6 bahagian iaitu Pentadbiran Dan Pengurusan Akaun, Belanjawan, Audit Dalaman, Pengawasan Agensi Awam Dan Pelaburan Negeri, Kewangan Dan Ekonomi dan Perolehan Dan Harta Awam Kementerian yang diketuai oleh Setiausaha Tetap dan mempunyai 239 anggota dengan 43 anggota daripadanya terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Pada tahun 2004, tiga puluh dua jawatan tidak diisi iaitu 3 kumpulan pengurusan tertinggi, tujuh kumpulan pengurusan dan profesional dan 22 kumpulan sokongan. Kementerian ini telah menyediakan carta organisasi yang kemas kini dengan menunjukkan secara lengkap berkenaan struktur dan perjawatan terkini Kementerian. Selain itu, pegawai yang terlibat dengan tugas kewangan telah diberi latihan sewajarnya. Peranan Bahagian Audit Dalaman, Kementerian Kewangan antaranya adalah menilai keberkesanan sistem perakaunan, sistem kawalan dalaman, mengkaji pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pengurusan serta prosedur organisasi. Selain itu, Bahagian ini juga memberi khidmat nasihat dan membantu memperbaiki dan memantapkan amalan serta prosedur pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan/Pejabat. Lawatan juga dijalankan di peringkat daerah untuk memantau penguatkuasaan pungutan hasil serta pematuhan peraturan pengurusan kewangan. Bahagian Audit Dalaman turut menjalankan kajian khas terhadap Kementerian/Jabatan/Pejabat. Antaranya ialah kajian mengenai sistem pengurusan hasil dan akaun di Pejabat Daerah Tuaran, pengauditan khas atas kaedah pelaksanaan dan pengurusan Bangunan Urus Setia di Pejabat Daerah, kajian khas 19

39 mengenai kerja pengukuran pengambilan tanah di Jabatan Tanah dan Ukur serta kajian khas terhadap penggunaan dan kawalan minyak diesel di Pejabat Air, Daerah Pitas. Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun 1998 menghendaki setiap Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanun melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun untuk membincangkan hal berkaitan kewangan dan akaun bagi setiap Jabatan. Jawatankuasa di Kementerian Kewangan hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 2 bulan sekali. Jawatankuasa ini telah ditubuhkan pada bulan Mei 2000 dan dipengerusikan oleh Setiausaha Tetap dengan 9 keahlian. Pada tahun 2004, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telah bermesyuarat sebanyak 2 kali dengan dipengerusikan oleh Timbalan Setiausaha Tetap (II). Laporan Suku Tahunan juga telah disediakan bagi mematuhi Surat Pekeliling tersebut. Selain itu, Jawatankuasa Pasukan Petugas Penambahbaikan Pungutan Hasil telah ditubuhkan untuk tujuan mempertingkatkan lagi tahap pengurusan kewangan. Pada tahun 2004, Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) belum digunakan di Negeri Sabah. Sistem perakaunan hasil yang dikendalikan oleh Kementerian Kewangan adalah secara manual. Bagi sistem perakaunan perbelanjaan, Sistem Penyelenggaraan Buku Vot dan Penyediaan Baucar Berkomputer telah digunakan. Sistem ini dilaksanakan mulai tahun 1998 dan kini diguna pakai oleh semua Kementerian/Jabatan/Pejabat. Penyelenggaraan Daftar Harta Modal dan Inventori juga adalah secara berkomputer melalui Sistem Pengurusan Harta Awam Negeri Sabah dan sistem ini sedang dilaksanakan secara berperingkat. 8. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan keberkesanan Kementerian Kewangan Negeri mengawal dan memantau pengurusan kewangan yang dipertanggungjawabkan kepada 64 Pegawai Pengawal di Negeri Sabah. Pengauditan dijalankan dengan menguji sistem kawalan dalaman bagi memastikan sama ada sistemnya adalah berkesan dan rekod yang diselenggarakan adalah lengkap dan kemas kini. Skop pengauditan meliputi tahun kewangan Pemeriksaan dilaksanakan di 6 bahagian di Kementerian dan 22 Pejabat Bendahari Daerah. Pengauditan dijalankan dengan menyemak dokumen kewangan yang diselenggarakan seperti Baucar Bayaran, Penyata Penyesuaian Bank, Baucar Jurnal, Waran Peruntukan, Lejar, Buku Tunai dan Buku Vot. Pemantauan terhadap penyerahan Akaun Tunai Bulanan Pemungut Hasil sepanjang tahun oleh Bendahari Negeri juga dilakukan. Perbincangan dengan pegawai yang terlibat juga telah diadakan. 20

40 9. PENEMUAN AUDIT 9.1 KAWALAN BAJET Pekeliling Kementerian Kewangan Bilangan 1 Tahun 2003 memberi garis panduan kepada semua Setiausaha Tetap Kementerian dan Ketua Jabatan Negeri mengenai penyediaan bajet tahun Bajet Negeri tahun 2004 disediakan dengan menggunakan Sistem Belanjawan Tradisional. Jabatan Audit mengalu-alukan cadangan Kementerian Kewangan untuk menggunakan Sistem Belanjawan Yang Diubahsuai selaras dengan amalan yang digunakan oleh Kerajaan Persekutuan. Pada tahun 2004, terimaan hasil dianggarkan berjumlah RM1.82 bilion manakala anggaran perbelanjaan berjumlah RM1.89 bilion. Anggaran hasil terdiri daripada hasil negeri berjumlah RM1.19 bilion, pemberian Persekutuan, sumbangan dan bayaran balik berjumlah RM juta dan terimaan Kumpulan Wang Pembangunan berjumlah RM juta. Anggaran perbelanjaan pula terdiri daripada perbelanjaan perbekalan yang berjumlah RM1.39 bilion dan perbelanjaan pembangunan berjumlah RM juta. Pada keseluruhannya, bajet 2004 ini merupakan bajet defisit sejumlah RM69.66 juta. Defisit ini akan ditampung oleh lebihan wang dari Kumpulan Wang Disatukan. Bajet 2004 ini dibentangkan oleh Menteri Kewangan pada akhir bulan Oktober 2003 untuk kelulusan Dewan Undangan Negeri. Selepas diluluskan, waran perbelanjaan dikeluarkan dan ditandatangani oleh Menteri Kewangan. Pada tahun 2004, dua anggaran peruntukan tambahan bagi perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan pembangunan masing-masing berjumlah RM juta dan RM juta telah diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri pada bulan Julai dan November Keadaan ini adalah teratur dan selaras dengan kehendak Seksyen 13 Akta Acara Kewangan Sejumlah 434 pindah peruntukan iaitu 404 bagi perbelanjaan mengurus dan 30 bagi perbelanjaan pembangunan melibatkan RM35.98 juta dan RM13.87 juta telah diluluskan oleh Kementerian Kewangan pada tahun Pada pendapat Audit, kawalan bajet Kerajaan Negeri pada tahun 2004 bermula daripada peringkat penyediaan sehingga kelulusan dan pengeluaran Waran Am adalah teratur dan mengikut prosedur yang ditetapkan. 9.2 KAWALAN HASIL Kementerian Kewangan adalah bertanggungjawab mengawal dan menerima hasil Kerajaan Negeri. Pada tahun 2004, hasil Kerajaan Negeri berjumlah RM1.79 bilion berbanding RM1.88 bilion pada tahun Hasil utama Kerajaan Negeri adalah terdiri daripada cukai jualan RM juta, hasil hutan RM juta, royalti petroleum RM juta, peruntukan dan sumbangan Persekutuan berjumlah RM juta. Pemeriksaan Audit terhadap kawalan hasil mendapati perkara berikut: 21

41 9.2.1 Penyerahan Akaun Tunai Bulanan Jabatan Bendahari Negeri bertanggungjawab mengawal dan memantau semua Pemungut Hasil di peringkat Negeri. Arahan Perbendaharaan 145 menetapkan setiap Pemungut Hasil hendaklah mengemukakan Akaun Tunai Bulanan kepada Bendahari Negeri dalam tempoh 10 hari selepas akhir setiap bulan. Pemeriksaan Audit mendapati semua 22 Pemungut Hasil di peringkat Kota Kinabalu telah mengemukakan Akaun Tunai Bulanan kepada Jabatan Bendahari Negeri mengikut tempoh yang ditetapkan. Di peringkat daerah, Pejabat Bendahari Daerah berfungsi untuk menerima semua kutipan hasil dan menghantar akaun bulanan ke Jabatan Bendahari Negeri. Semua Pemungut Hasil dikehendaki mengemukakan Akaun Tunai Bulanan sehari selepas akhir bulan ke Bendahari Daerah. Bendahari Daerah akan menghantar akaun berkenaan kepada Jabatan Bendahari Negeri dalam tempoh 5 hari bekerja selepas akhir setiap bulan. Pemeriksaan Audit mendapati tahap penyerahan Akaun Tunai Bulanan oleh Pemungut Hasil adalah memuaskan. Pada tahun 2004, Akaun daripada 253 Pemungut Hasil di bawah kawalan 22 Pejabat Bendahari Daerah telah diserahkan mengikut tempoh yang ditetapkan Penyerahan Penyata Pemungut Pemungut Hasil dikehendaki menyediakan Penyata Pemungut untuk memasukkan semua kutipan hasil ke akaun bank. Pihak Bendahari Negeri akan mengambil Penyata Pemungut yang telah diakui terima oleh bank pada keesokan harinya. Resit akan dikeluarkan oleh Bendahari Negeri selepas Penyata Pemungut disemak. Di peringkat daerah pula, Pemungut Hasil akan menghantar Penyata Pemungut ke pejabat Bendahari Daerah. Bendahari Daerah akan mengeluarkan resit pada hari yang sama. Semakan Audit terhadap pemprosesan Penyata Pemungut bagi 1 bulan mendapati secara amnya sistem kawalan dalaman adalah memuaskan Penyesuaian Laporan Hasil Bulanan Mengikut Arahan Perbendaharaan 143(b), semua Pegawai Pengawal perlu menyesuaikan Laporan Hasil Bulanan yang diterima daripada Bendahari Negeri dengan rekod perakaunan mereka dan menyediakan Penyata Penyesuaian untuk dikemukakan kepada Bendahari Negeri. Semakan Audit mendapati pihak Bendahari Negeri telah menyediakan daftar untuk merekodkan serahan Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan oleh semua Pegawai Pengawal. Semakan Audit terhadap Penyata Penyesuaian bagi 1 bulan mendapati Pegawai Pengawal telah membuat pengesahan serta penyesuaian hasil dengan sewajarnya. Berdasarkan daftar, semua Pegawai Pengawal telah mengemukakan Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan pada tahun Penyata Penyesuaian Bank Mengikut Arahan Perbendaharaan 146, Perbendaharaan Negeri hendaklah menyediakan penyata penyesuaian bank bulanan yang ditandatangani oleh Bendahari Negeri dan mengemukakan salinan kepada Audit selewat-lewatnya 2 minggu selepas akhir setiap bulan. Pemeriksaan Audit terhadap rekod tersebut mendapati penyerahan 22

42 Penyata Penyesuaian Bank pada tahun 2004 adalah memuaskan di mana semua penyata penyesuaian bank bagi 29 akaun bank telah diterima mengikut tempoh yang ditetapkan Cek Tidak Laku Cek tidak laku merupakan cek terimaan yang tidak dapat ditunaikan oleh Perbendaharaan Negeri kerana kesilapan tertentu seperti tidak mempunyai baki tunai yang mencukupi, tidak ditandatangani dan kesilapan lain pada cek. Semakan Audit mendapati Perbendaharaan Negeri ada menyelenggara Daftar Cek Tidak Laku. Berdasarkan daftar, pada tahun 2004, Perbendaharaan Negeri telah menerima sejumlah 47 cek bernilai RM132,421 yang dikembalikan oleh bank. Jabatan yang menerima cek tidak laku terbesar ialah Jabatan Air dengan 45 cek bernilai RM131,693. Tindakan melaraskan semula hasil yang berkaitan telah dilakukan oleh Jabatan berkenaan Tunggakan Hasil Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986, semua Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil pada akhir bulan Disember kepada Bendahari Negeri pada akhir bulan Februari tahun berikutnya. Semakan Audit terhadap rekod Bendahari Negeri mendapati 14 daripada 20 Pegawai Pengawal telah mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil pada tahun Berdasarkan kepada Penyata Tunggakan Hasil yang dikemukakan, adalah didapati 12 Pegawai Pengawal mempunyai tunggakan hasil pada 31 Disember 2004 berjumlah RM juta. Kementerian Kewangan bertanggungjawab memantau tunggakan hutang bayaran balik pinjaman manakala tunggakan yang lain dipantau oleh Pegawai Pengawal Jabatan masing-masing. Pada pendapat Audit, beberapa aspek kawalan hasil telah dipatuhi untuk memastikan hasil Negeri diurus, dipungut dan direkod dengan teratur. Pada keseluruhannya, pengurusan hasil adalah memuaskan. Kawalan hasil akan bertambah baik sekiranya Pegawai Pengawal yang terlibat mengambil tindakan yang tegas dan mewujudkan satu Jawatankuasa khas untuk memantau kutipan tunggakan hasil yang masih tinggi. 9.3 KAWALAN PERBELANJAAN Pada tahun 2004, sejumlah RM1.56 bilion telah dibelanjakan untuk perbelanjaan mengurus. Bagi perbelanjaan pembangunan pula sejumlah RM juta telah dibelanjakan. Semakan Audit mendapati perkara berikut: Kawalan Perbelanjaan Mengurus Pada tahun 2004, perbelanjaan mengurus Kerajaan Negeri Sabah berjumlah RM1.56 bilion berbanding RM1.73 bilion pada tahun 2003 iaitu menurun sejumlah RM juta atau 9.7%. Perbelanjaan ini merupakan 86.9% daripada peruntukan yang diluluskan 23

43 berjumlah RM1.79 bilion. Semua 64 Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab mengawal peruntukan dan perbelanjaan masing-masing. Kedudukan perbelanjaan mengurus pada tahun 2004 berbanding peruntukan yang diluluskan adalah seperti di Jadual 10. Bil. Jadual 10 Perbelanjaan Mengurus Pada Tahun 2004 Peruntukan Perbelanjaan Kategori Perbelanjaan (RM Juta) (RM Juta) Pencapaian (%) 1. Gaji Perbelanjaan Lain Berulang Setiap Tahun Perbelanjaan Khas Jumlah 1, , Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah a) Kawalan Peruntukan i) Peruntukan Tidak Dibelanjakan Langsung Pada tahun 2004, peruntukan berjumlah RM69.25 juta untuk 36 kod perbelanjaan bagi 21 Kementerian/ Jabatan/Pejabat tidak dibelanjakan langsung. Dari jumlah tersebut RM68 juta adalah bagi maksud pelaburan ekuiti. Antara punca utama perbelanjaan tidak dilakukan adalah kerana Kerajaan menangguhkan pelaburan tersebut. Selain itu aktiviti yang diperuntukkan tidak begitu penting. ii) Perbelanjaan Kurang 50% Daripada Peruntukan Yang Dibenarkan Peruntukan di bawah 23 kod perbelanjaan bagi 10 Kementerian/Jabatan/Pejabat kurang dibelanjakan. Peruntukan adalah berjumlah RM98.06 juta manakala perbelanjaan hanya berjumlah RM35.21 juta atau 35.9%. Pada amnya, Kerajaan Negeri mengamalkan perbelanjaan berhemat bagi perbelanjaan mengurus pada tahun Antara sebab lain adalah kerana aktiviti yang dirancang tidak mendapat keutamaan. b) Justifikasi Peruntukan Tambahan Pada awal bulan Julai dan November 2004, dua peruntukan tambahan berjumlah RM juta telah diluluskan untuk membiayai perbelanjaan bekalan. Peruntukan tambahan tersebut adalah untuk menampung perbelanjaan bagi 25 Kementerian/Jabatan/Pejabat. Pada akhir tahun 2004, hanya sejumlah RM25 juta atau 20.8% daripada peruntukan tambahan kepada 1 kod perbelanjaan di bawah 1 Kementerian tidak digunakan. 24

44 9.3.2 Kawalan Perbelanjaan Pembangunan Kumpulan Wang Pembangunan ditubuhkan di bawah Akta Kumpulan Wang Pembangunan (Akta 70 Tahun 1966). Punca kewangan Kumpulan Wang ini terdiri daripada caruman Akaun Hasil, terimaan imbuh balik daripada Kerajaan Persekutuan dan juga daripada Akaun Pinjaman. Kumpulan Wang ini hanya boleh digunakan bagi maksud yang ditentukan oleh Akta tersebut. Semakan Audit mendapati perbelanjaan pembangunan yang dibuat adalah menepati kehendak Akta Kumpulan Wang Pembangunan. Pada tahun 2004, sejumlah RM juta diluluskan untuk melaksanakan projek pembangunan. Perbelanjaan pembangunan terdiri daripada perbelanjaan untuk membiayai program dan projek pembangunan di seluruh Negeri Sabah. Prestasi perbelanjaan pembangunan pada tahun 2004 adalah lebih menggalakkan di mana sejumlah RM juta atau 79.7% dibelanjakan berbanding pencapaian perbelanjaan berjumlah RM juta atau 66.4% pada tahun Analisis terhadap peruntukan perbelanjaan pembangunan mendapati perkara berikut: a) Peruntukan Tidak Dibelanjakan Langsung Peruntukan berjumlah RM4.95 juta untuk 7 projek di bawah 3 Kementerian dan 1 Jabatan tidak dibelanjakan langsung pada tahun Punca utama peruntukan tidak dibelanjakan langsung adalah disebabkan kelewatan penyerahan tapak projek kepada kontraktor, kelewatan kontraktor dalam pelaksanaan kerja dan tapak projek belum atau lewat diluluskan. b) Peruntukan Kurang Dibelanjakan Peruntukan bagi 17 projek/program di bawah 8 Kementerian dan 1 Jabatan kurang dibelanjakan. Peruntukan adalah berjumlah RM27.93 juta manakala perbelanjaan adalah berjumlah RM9.20 juta atau 32.9%. Punca utama peruntukan kurang dibelanjakan adalah disebabkan juru perunding lewat dilantik dan tawaran kerja lambat diberi kepada kontraktor Kawalan Pembayaran a) Prosedur Pemprosesan Bayaran Proses pembayaran di Jabatan Bendahari Negeri dijalankan oleh 2 seksyen iaitu Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan dan Seksyen Penyemakan. Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan bertanggungjawab untuk menerima baucar dan membuat bayaran manakala Seksyen Penyemakan akan menyemak baucar sama ada untuk dilulus atau ditegur berpandukan Garis Panduan Penyemakan Baucar. Baucar yang telah dilulus akan dikemukakan ke Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan untuk pembayaran. Semakan Audit mendapati prosedur pemprosesan bayaran telah dipatuhi. b) Penyesuaian Laporan Perbelanjaan Bulanan Pegawai Pengawal selaku Ketua Pengakaun dikehendaki mengawal perbelanjaan Kementerian/Jabatan dengan teratur. Mereka dikehendaki merekodkan perbelanjaan 25

45 ke Buku Vot dan menyesuaikannya dengan Laporan Perbelanjaan Bulanan yang dikeluarkan oleh Bendahari Negeri. Mengikut Arahan Perbendaharaan 143(b), Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Bulanan hendaklah disedia dan dikemukakan kepada Bendahari Negeri. Semakan Audit terhadap Daftar Penyerahan Penyata Penyesuaian yang diselenggara oleh Bendahari Negeri mendapati ia diselenggarakan dengan kemas kini dan teratur. Berdasarkan daftar tersebut, seramai 60 daripada 64 Pegawai Pengawal telah mengemukakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Bulanan kepada Bendahari Negeri dengan kemas kini, manakala 4 Pegawai Pengawal lagi tidak menyerahkan penyata tersebut bagi bulan tertentu iaitu bagi bulan April hingga Disember Bendahari Negeri telah mengeluarkan surat peringatan kepada Pegawai Pengawal terbabit. c) Kawalan Stok Cek Mengikut Arahan Perbendaharaan 115, stok cek Kerajaan hendaklah diperiksa dengan serta merta apabila diterima dari bank untuk menentukan bahawa tidak ada cek yang hilang. Manakala Arahan Perbendaharaan 116 menghendaki cek yang tidak digunakan disimpan di dalam peti besi dan kuncinya dipegang oleh pegawai yang bertanggungjawab. Pemeriksaan Audit mendapati daftar untuk mengawal penerimaan dan pengeluaran cek di pejabat Bendahari Negeri telah diselenggara dengan kemas kini dan teratur. Stok cek yang belum dikeluarkan untuk digunakan telah disimpan di dalam peti besi yang kuncinya dipegang oleh Ketua Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan. d) Kawalan Cek Terbatal Mengikut Arahan Perbendaharaan 118(a), cek yang tidak ditunaikan selepas tempoh 3 bulan dari tarikh ia dikeluarkan hendaklah disifatkan sebagai terbatal dan diselaraskan dengan mendebit Akaun Tunai dan mengkredit Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. Pada tahun 2004, baki Akaun ini berjumlah RM9.02 juta berbanding RM9.22 juta pada tahun Semakan terhadap daftar di pejabat Bendahari Negeri mendapati ia diselenggara dengan kemas kini dan teratur. Selain itu, pemeriksaan Audit terhadap Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan Mac 2005 mendapati masih ada cek yang dikeluarkan pada bulan Disember 2004 dan sebelumnya belum diselaraskan ke Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. Bagaimanapun, bilangan cek serta jumlah yang terlibat adalah tidak material jika dibandingkan dengan jumlah keseluruhan cek yang dikeluarkan. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 118(c), cek yang terbatal dan tidak dituntut selepas 6 tahun dari tarikh dikeluarkan hendaklah dikredit kepada hasil Negeri. Pemeriksaan Audit mendapati masih ada cek terbatal yang terlibat belum diselaraskan. Walau bagaimanapun, jumlah yang terlibat adalah tidak material berbanding dengan baki di Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. 26

46 e) Pembayaran Dengan Kelulusan Khas (Arahan Perbendaharaan 58) Peraturan kewangan membenarkan Perbendaharaan Negeri membayar baucar yang dikemukakan selepas bulan Januari tahun kewangan semasa bagi tanggungan yang kena dibayar pada atau sebelum bulan Disember tahun sebelumnya. Arahan Perbendaharaan 58(a) menetapkan pembayaran bagi baucar tersebut boleh dibuat sekiranya Jabatan mempunyai baki peruntukan pada tahun perbelanjaan tersebut kena dibayar dan mendapat kelulusan khas dari Bendahari Negeri. Pada tahun 2004, sejumlah 1,355 baucar bernilai RM8.19 juta bagi bil dan invois tahun 2003 telah dibayar oleh 46 Kementerian/Jabatan/Pejabat di bawah peraturan ini. Amaun ini telah meningkat sejumlah RM3.80 juta berbanding RM4.39 juta yang dibayar oleh 54 Kementerian/Jabatan/Pejabat pada tahun 2003 bagi maksud yang sama. Pemeriksaan Audit terhadap 182 sampel baucar bagi 3 Jabatan yang melibatkan sejumlah RM5.37 juta mendapati baki peruntukan tahun terdahulu adalah mencukupi. f) Akaun Kena Bayar Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 5 Tahun 2004 telah dikeluarkan kepada semua Ketua Kementerian/Jabatan mengenai peraturan penutupan akaun tahun Ketua Kementerian/Jabatan telah diingatkan supaya mematuhi kehendak Arahan Perbendaharaan 103 agar semua bil dibayar dengan segera iaitu tidak lewat 30 hari dari tarikh bil diterima. Perbelanjaan yang dikenakan kepada Akaun Kena Bayar pada 31 Disember 2004 berjumlah RM juta. Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM39.80 juta berbanding tahun 2003 berjumlah RM juta. Semakan Audit secara persampelan terhadap 2,000 baucar bayaran di Akaun Kena Bayar telah dijalankan. Analisis Audit mendapati peningkatan sejumlah RM39.80 juta adalah disebabkan kelewatan memproses baucar kerana kegagalan pihak penuntut mengemukakan surat tuntutan kepada Jabatan dan baucar yang disediakan tidak dapat diluluskan kerana dokumen sokongan tidak lengkap. Jabatan yang terlibat adalah seperti di Jadual 11. Jadual 11 Kedudukan Akaun Kena Bayar Tahun 2003 Dan 2004 Tahun 2003 Tahun 2004 Kenaikan/ Peratus Jabatan (Penurunan) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (%) Pelbagai Kerja Raya (2.41) (9.3) Pertanian (2.50) (27.9) Tanah Dan Ukur (0.74) (30.9) Perhutanan Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Bendahari Negeri 27

47 Secara amnya kawalan perbelanjaan adalah memuaskan. Prosedur dan arahan berkaitan proses perbelanjaan telah dipatuhi. Di samping itu, rekod berhubung dengan kawalan pembayaran telah diselenggara dengan kemas kini dan teratur mengikut peraturan yang ditetapkan. 9.4 PENGURUSAN PINJAMAN Mengikut Perkara 111 Perlembagaan Persekutuan, Kerajaan Negeri tidak boleh meminjam kecuali daripada Kerajaan Persekutuan, manakala Seksyen 4 Enakmen Pinjaman 23 (Sumber Kewangan) Kerajaan Negeri Sabah 1976, menyatakan sebarang pinjaman oleh Kerajaan Negeri yang telah diluluskan oleh Kerajaan Persekutuan hendaklah diagihkan mengikut tujuan ia dipohon. Pada tahun 2004, Kerajaan Negeri telah mendapat pinjaman daripada Kerajaan Persekutuan untuk membiayai projek pembangunan negeri seperti Projek Bekalan Air, Projek Perumahan Kos Rendah, Projek Pembangunan Ekonomi Negeri dan sebagainya. Kerajaan Negeri juga memberi pinjaman kepada Agensi Negeri bagi membiayai pelbagai projek dan aktiviti. Secara keseluruhannya, pinjaman yang dikeluarkan telah digunakan mengikut maksud asal pinjaman. Semakan Audit terhadap dokumen pinjaman mendapati perkara berikut: Pinjaman Daripada Kerajaan Persekutuan Mengikut Penyata Akaun Awam, hutang Kerajaan Negeri berjumlah RM juta. Semakan terhadap rekod pinjaman dan perjanjian serta penyesuaian dengan Kerajaan Persekutuan pada akhir tahun 2004 mendapati pinjaman baru yang diterima oleh Kerajaan Negeri pada tahun 2004 berjumlah RM52.35 juta. Pinjaman tersebut telah mendapat kelulusan Dewan Undangan Negeri dan Kerajaan Persekutuan dan setakat ini pinjaman itu belum digunakan lagi. Semakan Audit seterusnya mendapati rekod pinjaman dan perjanjian pinjaman telah diselenggara dengan teratur dan kemas kini serta penyesuaian baki pinjaman antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri telah dibuat. Tunggakan bayaran balik pinjaman pada tahun 2004 meningkat sejumlah RM16.70 juta menjadi RM65.85 juta berbanding RM49.15 juta pada tahun Tunggakan tersebut bertambah kerana Kerajaan Negeri hanya membuat bayaran balik berjumlah RM4.10 juta kepada Kerajaan Persekutuan pada tahun Pinjaman Kerajaan Negeri Kepada Agensi Pada akhir tahun 2004, baki pinjaman Kerajaan Negeri kepada 34 Agensi Negeri berjumlah RM1.59 bilion. Semakan Audit terhadap rekod pinjaman dan perjanjian pinjaman mendapati ia telah diselenggara dengan baik, teratur dan kemas kini. Surat pengesahan baki pinjaman telah dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari Negeri kepada semua Agensi peminjam. 28

48 Pada tahun 2004, tunggakan bayaran balik pinjaman meningkat sejumlah RM41.94 juta menjadi RM1.11 bilion berbanding RM1.07 bilion pada akhir tahun Ini disebabkan hanya 6 Agensi peminjam membuat bayaran balik pinjaman berjumlah RM64.58 juta pada tahun Kedudukan tunggakan ansuran bayaran balik oleh Agensi berkenaan adalah seperti di Jadual 12. Jadual 12 Perbandingan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Pada Tahun 2003 Dan 2004 Agensi Peminjam Bil (RM Juta) (RM Juta) Perbadanan Awam Badan Berkanun Pihak Berkuasa Tempatan Agensi Lain Jumlah 33 1, , Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah Kementerian Kewangan telah mengambil tindakan mengikut saranan Jawatankuasa Akaun Awam Negeri Sabah dengan meluluskan sejumlah RM92 juta untuk ditukarkan menjadi ekuiti, geran atau dikontra daripada baki pinjaman 3 Agensi. Ini merupakan sebahagian daripada usaha untuk mengurangkan baki pinjaman Agensi terlibat. Pada tahun 2004, sejumlah RM62 juta daripada amaun itu telah ditukar menjadi geran. Penukaran ini dibuat berlandaskan kepada asas yang munasabah dan dilakukan dengan teratur. Antara sebab Agensi gagal membuat bayaran balik adalah kerana keadaan kewangan yang tidak mengizinkan di mana Agensi berkenaan mengalami kerugian. Pada tahun 2004, satu pinjaman berjumlah RM4.65 juta telah diluluskan kepada 1 Agensi. Semakan Audit mendapati pengurusan/penggunaan pinjaman adalah teratur kerana pinjaman yang dikeluarkan kepada Agensi telah digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya, pengurusan pinjaman adalah baik. Bagaimanapun, Kerajaan Negeri dan Agensi Negeri harus berusaha untuk menentukan bahawa pinjaman yang akan dibuat adalah berdaya maju. Selain itu, Kerajaan Negeri juga perlu memberi perhatian terhadap bayaran balik tunggakan dan tindakan diambil dengan sewajarnya. 9.5 PENGURUSAN PELABURAN Seksyen 8 Akta Acara Kewangan 1957 menyatakan Kerajaan Negeri boleh membuat pelaburan di bank, institusi kewangan dan syarikat sekiranya mempunyai lebihan wang. Pada tahun 2004, pelaburan Kerajaan Negeri berjumlah RM3.09 bilion. Pelaburan tersebut 29

49 terdiri daripada simpanan tetap berjumlah RM juta dan pelaburan di 24 Perbadanan Awam dan 3 Badan Berkanun berjumlah RM2.50 bilion Jawatankuasa Pelaburan Setakat kini Jawatankuasa Pelaburan belum ditubuhkan untuk mengurus pelaburan saham dan simpanan tetap. Bagaimanapun, pemantauan dan keputusan mengenai pelaburan saham telah dibuat oleh Kementerian Kewangan. Manakala pelaburan dalam simpanan tetap telah diuruskan oleh Bendahari Negeri yang bertanggungjawab melaporkan secara mingguan kepada Kementerian Kewangan Simpanan Tetap Pemeriksaan Audit terhadap daftar dan sijil simpanan tetap mendapati semua rekod telah diselenggara dengan teratur dan kemas kini. Semua pengesahan baki simpanan tetap dari bank telah diperolehi. Selain itu, faedah berjumlah RM13.85 juta telah diterima dan diakaunkan dengan betul oleh Kerajaan Negeri. Semakan Audit mendapati tidak ada kes simpanan tetap dikeluarkan sebelum tarikh matang pada tahun Pelaburan Saham Perakaunan dan penyimpanan sijil saham adalah dikendalikan oleh Jabatan Bendahari Negeri. Bahagian Pemantauan Agensi Awam dan Pelaburan Negeri, Kementerian Kewangan menggunakan Sistem Maklumat Syarikat Kerajaan Negeri untuk menyediakan pengkalan data berpusat bagi data kewangan dan bukan kewangan untuk digunakan bagi tujuan analisis untuk merumus dasar, perancangan dan keputusan pelaburan. Dividen sejumlah RM36.46 juta yang diterima pada tahun 2004 telah diakaunkan dengan betul. Jabatan Bendahari Negeri telah menghantar surat pengesahan ekuiti kepada 27 Perbadanan Awam/Badan Berkanun. Pada pendapat Audit, pengurusan pelaburan adalah memuaskan kerana telah mematuhi peruntukan undang-undang mengenai kuasa membuat pelaburan dan rekod juga diselenggarakan dengan kemas kini. Bagaimanapun, keputusan membuat pelaburan akan menjadi lebih telus sekiranya satu jawatankuasa pelaburan ditubuhkan untuk mengurus pelaburan saham dan simpanan tetap. 9.6 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN KUMPULAN WANG AMANAH Seksyen 9(1) dan 10 Akta Acara Kewangan 1957 menetapkan penubuhan dan pengurusan Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah. Pada tahun 2004, sejumlah 29 Akaun Amanah telah ditubuhkan. Kementerian Kewangan Negeri dan Jabatan Bendahari Negeri mengendalikan 6 Akaun Amanah utama iaitu Kumpulan Wang Pembangunan, Kumpulan Wang Khas, Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Pelbagai, Deposit dan Akaun Kena Bayar. Semakan Audit mendapati pada akhir tahun 2004, baki keseluruhan Kumpulan Wang dan Akaun Amanah tersebut mempunyai baki debit berjumlah RM27.82 juta berbanding RM75.91 juta pada tahun Pihak 30

50 Bendahari Negeri telah menyediakan daftar untuk merekodkan penyerahan penyata penyesuaian amanah ini. Selain itu, Jabatan Audit Negara juga mendapati Penyesuaian Amanah antara rekod Perbendaharaan dengan Jabatan ada disediakan setiap bulan. Semakan Audit selanjutnya terhadap pengurusan Kumpulan Wang Amanah, Deposit dan Wang Amanah yang lain mendapati perkara berikut: Kumpulan Wang Amanah Kerajaan a) Kumpulan Wang Amanah Lebih Dikeluarkan Mengikut Arahan Perbendaharaan 155, Kumpulan Wang Amanah tidak boleh dikeluarkan melebihi dana yang ada. Semakan Audit mendapati 2 Kumpulan Wang Amanah telah lebih dikeluarkan berjumlah RM juta dan dana bagi lebihan perbelanjaan ditampung daripada Kumpulan Wang Disatukan. Kumpulan Wang Amanah ini adalah seperti di Jadual 13. Jadual 13 Kumpulan Wang Amanah Yang Terlebih Dikeluarkan Pada 31 Disember 2004 Bil. Kumpulan Wang Peruntukan (RM Juta) Jumlah Dikeluarkan (RM Juta) Jumlah Lebih Dikeluarkan (RM Juta) 1. Kumpulan Wang Bekalan Air (78.08) (Pengendalian Dan Penyenggaraan) 2. Akaun Pendahuluan Diri (52.61) Jumlah (130.69) Sumber: Penyata Akaun Awam Negeri Sabah b) Kumpulan Wang Amanah Tidak Aktif Pada tahun 2004, ada 2 Kumpulan Wang Amanah tidak aktif antara 5 tahun hingga melebihi 16 tahun iaitu Kumpulan Wang Amanah Kuari dan Premix (Pembaharuan) dengan baki RM0.02 juta dan Kumpulan Wang Kemajuan Tanah Belia dengan baki RM0.56 juta. c) Akaun Pendahuluan Diri Akaun Pendahuluan Diri diwujudkan bagi maksud memberi pendahuluan wang kepada pegawai Kerajaan Negeri untuk keperluan menjalankan tugas rasmi, pendahuluan gaji sementara menunggu surat pelantikan atau bagi menyelesaikan kehilangan wang atau sebab lain sementara menanti penyiasatan dan penyelesaian muktamad. Peruntukan bagi Akaun Pendahuluan Diri adalah berjumlah RM12 juta. Pada tahun 2004, sejumlah RM64.61 juta telah dikeluarkan menjadikan Akaun Pendahuluan Diri lebih dikeluarkan berjumlah RM52.61 juta. Pengurusan akaun ini bertambah baik memandangkan ada pengurangan baki terlebih dikeluarkan sejumlah RM26.34 juta atau 33.4% berbanding RM78.95 juta pada tahun Semakan 31

51 Audit mendapati rekod berkenaan akaun ini yang diselenggara oleh Bendahari Negeri adalah memuaskan dan teratur. Semakan selanjutnya mendapati jumlah hutang yang tidak dijelaskan semenjak tahun 2003 dan sebelumnya berjumlah RM20.35 juta. Sejumlah RM7.82 juta atau 38.4% daripada akaun yang tidak dijelaskan itu merupakan pendahuluan gaji kepada kakitangan berjawatan sementara dan kontrak yang belum mendapat surat pelantikan khususnya di Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah. Akaun Pendahuluan Diri juga termasuk bayaran yang dibuat di bawah Arahan Perbendaharaan 54. Bayaran ini memerlukan kelulusan khas Pegawai Kewangan Negeri bagi membayar perbelanjaan yang tidak mempunyai baki peruntukan. Perbelanjaan tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada Akaun Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) sebagai suatu pendahuluan kepada Pegawai atas nama jawatannya, sementara menunggu keputusan mengenai cara penyelesaiannya. Pada tahun 2004, pihak Kementerian Kewangan telah meluluskan pembayaran dan penyelesaian masing-masing berjumlah RM28.63 juta dan RM58.87 juta. d) Kumpulan Wang Jalan-Jalan Raya Dan Jambatan-Jambatan Kumpulan Wang ini ditubuhkan pada awal bulan Januari 1994 untuk menyediakan kewangan dan pengawalan perakaunan yang akan dijalankan ke atas operasi dan penyenggaraan jalan raya dan jambatan Kerajaan Negeri. Pada tahun 2004, pemberian sejumlah RM juta telah diterima daripada Kerajaan Negeri bagi tujuan ini. Daripada amaun ini sejumlah RM juta dibelanjakan. Kumpulan Wang ini mengakhiri tahun 2004 dengan defisit RM5.62 juta menyebabkan baki Kumpulan Wang ini menurun menjadikan RM45.87 juta berbanding RM51.49 juta pada tahun Akaun Deposit Pada akhir tahun 2004, ada 58 akaun deposit berjumlah RM juta. Mengikut Arahan Perbendaharaan 159 dan Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 5 Tahun 2004, semua Pegawai Pengawal adalah dikehendaki menyerahkan kepada Jabatan Bendahari Negeri dan wakil Ketua Audit Negara senarai baki sebelum pertengahan bulan April Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan pengendalian Akaun Deposit mendapati senarai baki individu bagi akaun deposit telah diserahkan. Perbezaan baki yang wujud antara baki individu dengan baki di Perbendaharaan Negeri telah disokong dengan Penyata Penyesuaian. Pada pendapat Audit, pengurusan Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah telah diurus dengan memuaskan. Tindakan proaktif terhadap teguran Audit berkaitan pengurusan dan kawalan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah sedang diambil oleh pihak Kementerian Kewangan. 32

52 10. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya pengurusan kewangan Kementerian adalah baik. Usaha berterusan telah dilakukan bagi meningkatkan lagi mutu pengurusan kewangan khususnya bayaran balik pinjaman. Selain itu, kawalan hasil dan perbelanjaan adalah bertambah baik walaupun kelemahan pada tahun lalu masih berulang dan dilaporkan di laporan ini. Adalah disyorkan tindakan berkesan diambil secara berterusan bagi meningkatkan tahap pengurusan kewangan dari semasa ke semasa. 33

53 PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN/PEJABAT NEGERI 11. LATAR BELAKANG Selain menjalankan Pengauditan Pengurusan Kewangan di Kementerian Kewangan Negeri dan 2 Pejabat Bendahari Daerah, Jabatan Audit Negara juga memilih 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat di Negeri Sabah untuk diaudit. Kedudukan jumlah hasil, perbelanjaan dan deposit bagi 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat tersebut pada tahun 2004 adalah seperti di Jadual 14. Bil Jadual 14 Jumlah Hasil, Perbelanjaan Dan Baki Deposit Pada Tahun 2004 Jumlah Jumlah Perbelanjaan Nama Kementerian/Jabatan/ Hasil Mengurus Pembangunan Pejabat (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) Deposit (RM Juta) 1. Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan Jabatan Air Negeri Sabah Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah Jabatan Perikanan Sabah Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan Penyelidikan * Pejabat Perhubungan Negeri Sabah # Pejabat Daerah Keningau Pejabat Daerah Lahad Datu Jumlah Sumber: Perbendaharaan Negeri Nota: * Jumlah hasil ialah RM330 # Jumlah hasil ialah RM3,202 34

54 12. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di Kementerian/Jabatan/Pejabat berkenaan telah diuruskan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan serta wujud kawalan dalaman yang kukuh. Selain itu, ia juga bertujuan untuk memastikan sama ada penyelenggaraan rekod adalah lengkap dan kemas kini. Skop pengauditan meliputi tahun kewangan 2003 dan 2004 dengan menyemak dokumen kewangan seperti Buku Tunai, Buku Vot, baucar bayaran, penyata penyesuaian, Daftar Harta Modal dan rekod kewangan lain. Perbincangan juga diadakan dengan pegawai yang terlibat bagi mendapat penjelasan terhadap perkara berbangkit. Selain itu, pemeriksaan fizikal terhadap aset juga dijalankan untuk menentukan kewujudannya. 13. PENEMUAN AUDIT 13.1 KAWALAN PENGURUSAN Pengurusan sesebuah Kementerian/Jabatan/Pejabat perlu menitikberatkan kecekapan dan akauntabiliti mengenai pelaksanaan kerja oleh setiap kakitangan. Selaras dengan ini, sesebuah Kementerian/Jabatan/Pejabat hendaklah mempunyai satu struktur organisasi yang jelas, sistem pengurusan pentadbiran yang teratur dan prosedur yang lengkap serta praktikal untuk membantu meningkatkan produktiviti. Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991, semua Kementerian/Jabatan/Pejabat perlu menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja untuk setiap jawatan. Tujuan menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah untuk memberi panduan terperinci mengenai tatacara kerja secara sistematik yang dijalankan oleh seseorang anggota. Semakan Audit mendapati kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak mematuhi peraturan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Sementara itu, bagi mengawal dan memantapkan lagi pengurusan kewangan, Kementerian Kewangan Negeri telah mengeluarkan Surat Pekeliling Bil. 1 Tahun 1998, yang menghendaki satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun ditubuhkan di peringkat Kementerian/Jabatan/Pejabat dan bermesyuarat sekurang-kurangnya 2 bulan sekali. Jadual 15 menunjukkan kedudukan pematuhan terhadap kawalan pengurusan di Kementerian/Jabatan/Pejabat berkenan. 35

55 Jadual 15 Kedudukan Pematuhan Kawalan Pengurusan Peraturan Kawalan Pengurusan Kementerian/Jabatan/Pejabat a b c d e f Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar x x x x / x Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan / / / / / x Jabatan Air Negeri Sabah x x x x / x Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah x x x x / x Jabatan Perikanan Sabah x x / / x x Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan Penyelidikan / x x x / x Pejabat Perhubungan Negeri Sabah x x x x / x Pejabat Daerah Keningau x x / / / x Pejabat Daerah Lahad Datu x x x x / x Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Manual Prosedur Kerja disediakan di setiap pejabat b. Manual Prosedur Kerja adalah lengkap dan kemas kini c. Fail Meja disediakan bagi setiap anggota d. Fail Meja adalah lengkap dan kemas kini e. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telah ditubuhkan f. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun bermesyuarat setiap bulan atau sekurang-kurangnya 2 bulan sekali Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan di Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit pada umumnya kurang memuaskan. Tindakan segera perlu diambil untuk menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Selain itu, Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu diadakan mengikut Surat Pekeliling berkaitan KAWALAN HASIL Arahan Perbendaharaan 60 hingga 91 dan 144 hingga 147 menetapkan beberapa peraturan pengurusan hasil yang perlu dipatuhi. Ia bertujuan supaya kawalan dalaman secukupnya diwujudkan oleh Kementerian/Jabatan bagi memastikan semua pungutan dibuat dengan teratur, diperakaunkan dengan tepat serta dimasukkan ke bank mengikut tempoh yang sepatutnya. Pada tahun 2004, jumlah hasil yang dipungut oleh 7 daripada 9 Kementerian/Jabatan/Pejabat yang dilawati adalah berjumlah RM92.63 juta. Manakala 2 Kementerian lagi tidak terlibat mengendalikan urusan kutipan hasil. Kutipan hasil bagi semua Jabatan/Pejabat yang diaudit masih dijalankan secara manual kecuali Jabatan Air yang mewujudkan Sistem Perakaunan Kutipan Hasil secara berkomputer. Semakan Audit mendapati 5 daripada 7 Jabatan/Pejabat yang terlibat dengan kutipan hasil tidak menjalankan pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga serta menyelenggarakan rekod seperti mana yang dikehendaki oleh Arahan Perbendaharaan 36

56 309. Jadual 16 menunjukkan kedudukan pematuhan terhadap kawalan hasil di Jabatan/Pejabat yang berkenaan. Jadual 16 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Kawalan Hasil Kementerian/Jabatan/Pejabat Peraturan Kawalan Hasil a b c d e f g h i Jabatan Air Negeri Sabah / / / / / / / / / Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah x x x x x x TB / / Jabatan Perikanan Sabah / / / / / / / / / Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan Penyelidikan Pejabat Perhubungan Negeri Sabah / x / x x x TB / / / / x x / x / x x Pejabat Daerah Keningau / / / / / x TB / / Pejabat Daerah Lahad Datu / / x / / x / / / Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Resit ditulis dan ditandatangani oleh 2 orang pegawai yang berasingan b. Semakan harian dibuat antara Buku Tunai dan resit c. Kebenaran bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang d. Notis mengenai keperluan meminta resit dipamerkan untuk pengetahuan awam e. Kemasukan wang ke bank dibuat dengan segera f. Pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga ada dilaksanakan g. Penyata Penyesuaian Hasil dibuat dengan betul dan kemas kini h. Daftar Kaunter foil disediakan i. Daftar Kaunter foil disediakan dengan lengkap dan kemas kini Pada pendapat Audit, kawalan hasil di Jabatan/Pejabat yang dilawati pada amnya adalah memuaskan kecuali Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah. Bagaimanapun, kawalan hasil masih boleh dipertingkatkan dengan mengadakan semakan harian terhadap Buku Tunai dan membuat pemeriksaan mengejut terhadap wang tunai dan barang berharga KAWALAN PERBELANJAAN Kawalan perbelanjaan merupakan aspek penting pengurusan kewangan sesebuah Kementerian/Jabatan/Pejabat. Peruntukan yang telah diluluskan hendaklah dikawal supaya perbelanjaan yang dibuat mematuhi undang-undang dan peraturan. Ketua Kementerian/Jabatan/Pejabat adalah bertanggungjawab memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan, diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan diperakaunkan dengan betul. Bagi tujuan ini, rekod perbelanjaan berkenaan telah diaudit untuk menentukan bahawa: a) penurunan kuasa yang sewajarnya diberi kepada pegawai yang terlibat; 37

57 b) Buku Vot disemak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan penyata penyesuaian perbelanjaan disediakan dengan lengkap dan kemas kini; c) semua perolehan dan dokumen yang berkaitan adalah lengkap dan dikawal sewajarnya; dan d) Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini, disemak oleh pegawai kanan dan bil dibayar tidak lewat dari sebulan dari tarikh bil diterima Buku Vot Sistem Buku Vot Berkomputer (SISVOT) ada diselenggarakan oleh semua Kementerian/Jabatan/Pejabat yang dilawati. Semakan Audit mendapati 8 Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak menyelenggarakan Buku Vot dengan lengkap kerana tanggungan tidak dicatat di Buku Vot. Selain itu, tiada bukti Buku Vot di 3 Jabatan/Pejabat telah disemak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Surat Pekeliling Bendahari Negeri Sabah Bil. 15 Tahun 2000 menghendaki pengesahan terhadap laporan perbelanjaan bulanan disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Bendahari Negeri 14 hari selepas laporan diterima. Semakan Audit mendapati semua Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit telah menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan dengan lengkap dan kemas kini serta dikemukakan kepada Jabatan Bendahari Negeri mengikut tempoh yang ditetapkan Daftar Bil Arahan Perbendaharaan 103 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2002 menghendaki supaya Daftar Bil diselenggara dan bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil diterima. Semakan Audit mendapati kebanyakan Kementerian/ Jabatan/Pejabat telah menyelenggarakan Daftar Bil. Bagaimanapun, adalah didapati beberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak menyelenggara Daftar Bil dengan lengkap dan kemas kini serta tidak diperiksa oleh pegawai kanan. Selain itu, semakan Audit juga mendapati beberapa bil tidak dibayar mengikut tempoh yang ditetapkan Kawalan Perolehan Kementerian/Jabatan/Pejabat ada membuat perolehan melalui tender, sebut harga dan perolehan terus dengan menggunakan Pesanan Pembelian Tempatan atau Perintah Kerja Am. Peraturan kewangan Kerajaan Negeri membenarkan bekalan dan perkhidmatan yang kurang daripada RM10,000 untuk satu item atau kelas item dibeli secara terus. Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai antara RM10,000 hingga RM50,000 pula dibuat melalui pelawaan sebut harga. Manakala perolehan melebihi RM50,000 perlu dibuat melalui tender. Semakan Audit mendapati sebahagian besar perolehan Kementerian/Jabatan/Pejabat dibuat melalui pembelian terus dengan menggunakan Pesanan Pembelian Tempatan atau Perintah Kerja Am dan mengikut Arahan Perbendaharaan. Jawatankuasa Sebut Harga ada ditubuhkan oleh 38

58 Kementerian/Jabatan/Pejabat. Borang pesanan direkod dan kawalan mencukupi terhadap borang pesanan yang belum digunakan juga diadakan. Kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat telah mengisi Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am dengan lengkap dan ditandatangani oleh pegawai yang telah diberi kuasa. Pembayaran juga dibuat mengikut kadar yang telah ditetapkan. Kedudukan pematuhan peraturan kewangan terhadap aspek kawalan perbelanjaan adalah seperti di Jadual 17. Jadual 17 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Kawalan Perbelanjaan Kementerian/Jabatan/Pejabat Peraturan Kawalan Perbelanjaan a b c d e f g h Kementerian Pelancongan Kebudayaan Dan Alam Sekitar / / / / / x x / Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan / / / / / x x x Jabatan Air Negeri Sabah x x / x / x x / Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah / / / / / x x x Jabatan Perikanan Sabah / / / / / x x x Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan Penyelidikan / / / / / / / / Pejabat Perhubungan Negeri Sabah x x / / / x x / Pejabat Daerah Keningau x x / / x x x / Pejabat Daerah Lahad Datu / / / / / x x / Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi a. Transaksi di Buku Vot ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab b. Buku Vot disemak oleh Pegawai Penyelia c. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap dan kemas kini d. Maklumat di Pesanan Kerajaan adalah lengkap e. Surat kuasa untuk tandatangani Pesanan Pembelian Tempatan ada dikeluarkan f. Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini g. Daftar Bil diperiksa oleh Pegawai Kanan h. Bil dibayar dalam tempoh yang ditetapkan Jabatan Audit berpendapat kawalan perbelanjaan di kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat yang dilawati adalah memuaskan. Bagaimanapun, kawalan perbelanjaan masih boleh dipertingkatkan dengan mengadakan penyeliaan dan pemantauan yang lebih rapi oleh Pegawai Pengawal terutama penyelenggaraan Daftar Bil. 39

59 13.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH / DEPOSIT Akaun amanah diwujudkan untuk membiayai sesuatu tujuan mengikut Arahan Amanah yang diluluskan oleh Perbendaharaan. Deposit pula merupakan wang yang diterima bagi maksud yang dinyatakan mengikut undang-undang atau syarat tertentu dan perlu dikembalikan sebaik sahaja selesai maksudnya. Kementerian/Jabatan/Pejabat yang mempunyai akaun amanah dan deposit perlu menguruskan akaun berkenaan mengikut Arahan Amanah dan peraturan yang berkaitan. Penyata Terimaan Dan Bayaran bagi sesuatu akaun amanah dan senarai baki deposit perlu disediakan dengan lengkap dan dikemukakan untuk pengauditan mengikut tempoh yang ditetapkan. Rekod individu bagi Pendahuluan diri, pinjaman kenderaan dan pinjaman komputer perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untuk memudahkan pemantauan terhadap bayaran balik Pengurusan Deposit Mengikut Arahan Perbendaharaan 156, Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan akaun deposit di bawah jagaannya. Semakan Audit mendapati Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit mempunyai baki deposit pada akhir tahun 2004 berjumlah RM28.64 juta. Deposit berkenaan adalah berkaitan dengan deposit tender, deposit am, pelbagai deposit, deposit Kumpulan Warisan Budaya dan sebagainya. Rekod bagi deposit berkenaan ada diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Penyesuaian antara rekod Kementerian/Jabatan/Pejabat dengan rekod Bendahari Negeri telah dibuat. Lima akaun deposit berjumlah RM0.79 juta yang tidak aktif semenjak tahun 2002 masih belum diwartakan untuk dikredit kepada hasil seperti yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan Pengurusan Pinjaman Kenderaan, Pinjaman Komputer Dan Pendahuluan Diri Kerajaan Negeri menyediakan kemudahan pinjaman kepada kakitangan Negeri yang berjawatan tetap untuk membeli kenderaan dan komputer. Semakan Audit mendapati pembayaran balik pinjaman kenderaan dan komputer melalui potongan gaji adalah memuaskan. Bagaimanapun, beberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat mempunyai kelemahan seperti Daftar Pinjaman tidak disediakan atau tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini, salinan insurans komprehensif kenderaan bagi tahun kedua dan seterusnya tidak dikemukakan untuk maksud pengauditan. Selain itu, Kerajaan Negeri juga memberi kemudahan pendahuluan diri kepada kakitangan bagi menjalankan tugas rasmi di luar stesen, gaji, elaun dan sebagainya. Jumlah baki pendahuluan diri bagi Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit pada akhir tahun 2004 ialah RM8.93 juta. Walaupun kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat telah menyelenggarakan Daftar Pendahuluan Diri dengan lengkap dan kemas kini tetapi sejumlah RM5,869 daripada pendahuluan tersebut tidak dijelaskan melebihi 3 tahun dan masih belum diambil tindakan untuk menyelesaikannya. 40

60 Pada pendapat Audit, penyelenggaraan akaun amanah/deposit boleh dipertingkatkan dengan menyelia dan mengemaskinikan rekod supaya sentiasa tepat. Pihak pengurusan juga perlu memastikan rekod berkaitan dengan pinjaman kakitangan sentiasa lengkap dan kemas kini serta mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap pendahuluan diri yang belum dibayar balik PENGURUSAN ASET Pengurusan aset Kerajaan adalah aspek penting bagi menentukan ia diuruskan secara ekonomik. Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil. 3 Tahun 1993 dan Panduan Mengenai Tatacara Pengurusan Stor telah menetapkan peraturan pengurusan aset Kerajaan yang perlu dipatuhi oleh setiap pejabat. Antara rekod yang perlu diselenggarakan ialah Daftar Harta Modal, Inventori, Bekalan Pejabat dan Pergerakan Aset. Antara aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/Pejabat ialah kenderaan, komputer dan kelengkapan pejabat. Semakan Audit mendapati daftar tersebut telah disediakan di semua pejabat yang dilawati. Bagaimanapun, sebahagian daftar tersebut tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini kerana maklumat asas seperti nombor siri pendaftaran, harga, tarikh pembelian dan tandatangan pegawai penyelia tidak dicatat di daftar berkenaan. Pembelian aset pada tahun 2004 di beberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat juga belum direkodkan ke Daftar Harta Modal dan Inventori dengan sepenuhnya. Selain itu, sebahagian aset dan inventori di Pejabat yang dilawati juga belum ditandakan dengan Nombor Siri Pendaftaran dan Hak Milik Kerajaan. Pemeriksaan fizikal dan verifikasi stok juga belum dilaksanakan oleh beberapa pejabat yang diaudit. Bagi membantu Ketua Kementerian/Jabatan/Pejabat mengurus kenderaan dengan baik, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 menggariskan beberapa tatacara berhubung dengan pembukaan fail kenderaan, pelantikan pegawai pengangkutan, penyelenggaraan Buku Log, pembaikan dan prosedur pelupusan. Semakan Audit mendapati kebanyakan pejabat yang dilawati ada menyelenggara fail kenderaan bagi menyimpan kad kenderaan, rekod pembaikan dan sebagainya. Bagaimanapun, kebanyakan Buku Log tidak dikemas kini dengan butiran lengkap seperti nama dan tandatangan pegawai yang memberi kuasa, kegunaan minyak dan sebagainya. Pegawai Pengawal atau wakilnya bertanggungjawab menentukan semua aset Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau berlebihan diperiksa dengan segera dan dilupuskan secara paling berfaedah mengikut peraturan yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati beberapa pejabat yang mempunyai aset tidak ekonomik untuk dibaiki masih belum dilupuskan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di Jadual

61 Jadual 18 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan/Pejabat Peraturan Pengurusan Aset a b c d e f g h i Kementerian Pelancongan Kebudayaan Dan Alam Sekitar x x x TB TB TB x / / Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan x x / TB x / / / / Jabatan Air Negeri Sabah x x x x / x x x x Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Sabah x x x x TB x x x x Jabatan Perikanan Sabah x x x / x / / / x Jabatan Pembangunan Perindustrian Dan Penyelidikan x x / TB TB x x / x Pejabat Perhubungan Negeri Sabah x x x TB TB / / / TB Pejabat Daerah Keningau x x x / TB x x x x Pejabat Daerah Lahad Datu x x x TB TB / x x x Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Daftar Harta Modal dan Inventori diselenggara dengan lengkap dan kemas kini b. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori c. Aset mempunyai tanda pengenalan Hak Milik Kerajaan d. Verifikasi stok dijalankan e. Pelantikan Pegawai Pengangkutan dibuat secara bertulis f. Kenderaan diguna dengan kelulusan g. Buku log kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini h. Aset usang diambil tindakan pelupusan i. Pelupusan aset disegerakan Jabatan Audit berpendapat pengurusan aset di Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit adalah lemah dan perlu dipertingkatkan dengan memastikan penyelenggaraan rekod dibuat dengan lebih teratur, lengkap dan kemas kini. Pihak pengurusan juga perlu memastikan wujudnya satu sistem kawalan dalaman yang cekap dan berkesan serta peraturan berkaitan pengurusan aset dipatuhi dengan sepenuhnya Pengurusan Kenderaan Memandangkan bahawa kenderaan adalah merupakan kelas aset yang sangat menarik, satu semakan khas telah dijalankan bagi menentukan tahap kelemahan pengurusan terhadapnya. Untuk itu, Jabatan Audit telah memilih 3 Jabatan yang mempunyai bilangan kenderaan yang terbanyak di Negeri Sabah terdiri dari Jabatan Pertanian, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak dan Jabatan Kerja Raya (JKR). Bilangan kenderaan yang dipilih untuk semakan di Jabatan Pertanian adalah sebanyak 89, Jabatan Perkhidmatan Haiwan 33 dan JKR sebanyak 37. Pihak Audit mendapati rekod kenderaan seperti fail sejarah dan Buku Log tidak diselenggara dengan teratur dan kemas kini, penggunaan minyak tidak dapat dibuat perkiraan, pergerakan kenderaan 42

62 tidak dipantau dan Jabatan tidak mempunyai sistem untuk mengawal pergerakan kenderaan. Keadaan ini tidak mencerminkan pengawalan aset Kerajaan yang baik dan merugikan Kerajaan dari aspek kos penyelenggaraan dan penggunaan bahan api yang tidak teratur serta keselamatan harta benda Kerajaan. Keterangan lanjut adalah seperti di Jadual 19. Bil Jadual 19 Pengurusan Kenderaan Bilangan Jumlah Kes Kementerian/ Jabatan Kenderaan a b c d e f g 1. Jabatan Pertanian Jabatan Perkhidmatan Haiwan dan Perusahaan Ternak Jabatan Kerja Raya Jumlah Sumber: Rekod Jab. Pertanian, JPHPT dan JKR a. Kenderaan tidak disimpan di kawasan pejabat selepas waktu pejabat. b. Buku Log tidak diselenggara dengan kemas kini. c. Daftar Harta Modal (Kew. 312A) tidak diisi dengan lengkap. d. Penggunaan minyak tidak dapat dikira kerana speedometer rosak dan tidak dibaiki. e. Catatan jarak perjalanan tidak tepat. f. Tandatangan untuk kebenaran menggunakan kenderaan oleh pegawai yang bertanggungjawab tidak diturunkan di Buku Log. g. Buku Log tidak dikemukakan untuk pengauditan. 14. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Hasil daripada pengauditan yang telah dijalankan mendapati secara keseluruhannya pengurusan kewangan Kerajaan Negeri telah menunjukkan kemajuan di mana tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baik berbanding tahun sebelumnya. Bagaimanapun, masih ada Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak mematuhi peraturan kewangan sepenuhnya terutamanya dari segi kawalan pengurusan dan pengurusan aset termasuk pengurusan kenderaan. Bagi meningkatkan lagi tahap pengurusan kewangan, adalah disyorkan supaya Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun memainkan peranan yang lebih aktif bagi memantau secara berterusan urusan kewangan dan akaun. Tindakan perlu diambil bagi mempertingkatkan sistem penyeliaan dan pemantauan. Selain itu, latihan dan bimbingan berterusan juga perlu diberikan kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan bagi mewujudkan sistem kawalan dalaman yang berkesan. 43

63 15. PROGRAM PENAMPILAN AUDIT 15.1 PENDAHULUAN Program Penampilan Audit merupakan salah satu kaedah yang digunakan untuk membantu Kementerian/Jabatan/Pejabat meningkatkan akauntabiliti pengurusan wang awam. Pendekatan ini dijalankan kerana ada Kementerian/Jabatan/Pejabat atau Cawangan yang tidak terpilih untuk diaudit pengurusan kewangannya kerana faktor masa dan guna tenaga yang terhad OBJEKTIF PROGRAM Objektif program ini pada umumnya adalah seperti berikut: a) Sebagai langkah pencegahan daripada berlaku kelemahan pengurusan kewangan yang berterusan. b) Mewujudkan kesedaran di kalangan kakitangan Auditi terhadap pentingnya mengurus kewangan dan harta benda awam dengan cermat serta berhemat. c) Melaksanakan peranan Audit bagi memantau dan menasihati pihak Auditi PELAKSANAAN DAN PENDEKATAN AUDIT Pada tahun 2004, sejumlah 89 Kementerian/Jabatan/Pejabat termasuk cawangannya telah dipilih untuk pemeriksaan menerusi program ini. Pengauditan ini dilaksanakan berpandukan Tatacara Pengurusan Kewangan meliputi pengurusan hasil, perbelanjaan dan aset yang dijalankan selama 2 hari PENEMUAN AUDIT Pada keseluruhannya Kementerian/Jabatan/Pejabat telah mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan tetapi pada masa yang sama masih ada perkara yang kurang diberi penekanan oleh Kementerian/Jabatan/Pejabat. Antara kelemahan ketara yang dikenal pasti bagi kawalan hasil ialah tidak mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi, peti wang tunai dan laci serta daftarnya tidak diselenggara. Manakala bagi kawalan perbelanjaan, Buku Vot tidak disemak dan diselenggara dengan kemas kini, Daftar Bil tidak diselenggara dengan lengkap dan tidak diperiksa oleh pegawai kanan. Sementara itu bagi kawalan aset pula, daftar aset tidak kemas kini dan pemeriksaan fizikal tidak dijalankan. Butiran mengenai Kementerian/Jabatan/Pejabat yang terlibat dan kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah seperti di Lampiran III. Kedudukan keseluruhan adalah seperti di Jadual

64 Jadual 20 Ringkasan Pematuhan Peraturan Kewangan Kawalan Kewangan Bilangan Tidak Tidak Pejabat Di Memuaskan Memuaskan Berkenaan Lawati Kawalan Hasil Kawalan Perbelanjaan Kawalan Aset Sumber: Fail Jabatan Audit Negara 15.5 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada pandangan Audit, kawalan pengurusan kewangan bagi kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit adalah memuaskan iaitu dari aspek penurunan kuasa, semakan terhadap rekod kewangan, keselamatan wang dan aset dikawal dengan sempurna. Bagaimanapun, masih ada ruang penambahbaikan bagi mengatasi kelemahan berbangkit. Sehubungan ini, pihak pengurusan perlu menjalankan penyeliaan dan pemantauan yang berterusan terhadap kerja yang dilaksanakan oleh kakitangan bagi menentukan peraturan kewangan dipatuhi dan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. 16. PROGRAM ANAK ANGKAT 16.1 LATAR BELAKANG Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957 serta undangundang lain yang berkaitan telah menetapkan bahawa Ketua Audit Negara adalah bertanggungjawab untuk mengaudit dan melapor kedudukan penyata kewangan serta aktiviti Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Ugama Islam. Berdasarkan kepada pengauditan yang telah dijalankan, adalah didapati bahawa kelemahan yang sama mengenai pengurusan kewangan/aktiviti di Jabatan/Agensi Kerajaan masih berterusan sungguhpun seringkali dibangkitkan oleh pihak Audit. Sehubungan dengan ini, Jabatan Audit Negara telah mengambil langkah yang lebih sistematik dan memutuskan untuk membantu Jabatan/Agensi berkenaan dengan melaksanakan Program Anak Angkat. Program ini mula dilaksanakan pada tahun 2003 melalui Arahan Ketua Audit Negara Bilangan 5 Tahun OBJEKTIF PROGRAM Objektif program ini adalah untuk membantu Jabatan/Agensi memantapkan pengurusan kewangan dengan cara memberi bimbingan dan nasihat bagi mengatasi segala kelemahan yang berlaku terutamanya berhubung penyelenggaraan rekod perakaunan. 45

65 16.3 PELAKSANAAN/PENDEKATAN Pendekatan yang diambil oleh Jabatan Audit Negara bagi melaksanakan program ini adalah seperti berikut: Kaedah Pemilihan Pejabat Kriteria asas terhadap pemilihan Jabatan/Agensi sebagai Anak Angkat ialah pejabat yang mempunyai ruang untuk menambahbaik pengurusan kewangannya. Pejabat berkenaan dikenal pasti melalui hasil pemeriksaan Audit yang telah dilakukan, aduan awam melalui media dan juga sumber tertentu seperti Biro Pengaduan Awam dan cadangan oleh Ketua Jabatan/Agensi yang menunjukkan minat/inisiatif untuk memperbaiki kelemahan pengurusan kewangannya Jabatan/Agensi Yang Dipilih Pada tahun 2004, sejumlah 8 Jabatan/Agensi telah dipilih menjadi Anak Angkat seperti berikut: a) Jabatan Hidupan Liar b) Perpustakaan Negeri Sabah c) Jabatan Tanah Dan Ukur d) Jabatan Air Tawau e) Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah f) Majlis Ugama Islam Sabah g) Majlis Daerah Kunak h) Majlis Daerah Kinabatangan Tiga daripada 8 Jabatan/Agensi tersebut iaitu Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah, Majlis Ugama Islam Sabah dan Majlis Daerah Kinabatangan adalah lantikan semula dari tahun 2003 kerana pencapaian pengurusan kewangan masih kurang memuaskan Tatacara Pelaksanaan Program Anak Angkat dijalankan melalui beberapa peringkat seperti berikut: a) Penilaian Masalah Program Anak Angkat dilaksanakan melalui penilaian Audit secara menyeluruh di Pejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat untuk mengenal pasti masalah pengurusan kewangan dan puncanya. Penilaian ini merangkumi komponen kawalan dalaman, kawalan pengurusan dan penyelenggaraan rekod mengenai pengurusan hasil, pengurusan perbelanjaan, pengurusan pinjaman, pengurusan amanah dan deposit serta pengurusan aset dan inventori. 46

66 b) Perbincangan Dengan Ketua Jabatan/Agensi/Ketua Pejabat Daripada penilaian yang dijalankan, kelemahan yang dikenal pasti dan puncanya serta langkah pembetulan yang dicadangkan akan dibincangkan bersama Ketua Jabatan/Agensi atau Ketua Pejabat berkenaan. c) Lawatan Susulan Bagi memastikan bahawa pejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat membuat tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang dibangkitkan, tindakan berikut telah diambil: i) Memberi latihan secara teori dan praktikal kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod perakaunan. ii) Memberi input kepada Ketua Jabatan/Pejabat bagi menyediakan panduan kerja yang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod perakaunan. iii) Memantau kemajuan pelaksanaan kerja pembetulan dan memastikan bahawa kerja tersebut dilaksanakan dengan teratur dan secara berterusan. Bagi tujuan pemantauan, lawatan ke Jabatan/Pejabat berkenaan dibuat dari semasa ke semasa sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali dalam tempoh satu tahun KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTI Hasil daripada pemeriksaan Audit yang dijalankan, pihak Audit mendapati beberapa kelemahan seperti berikut: a) Penurunan kuasa kepada pegawai yang terlibat dengan pungutan hasil, pengeluaran Pesanan Pembelian Tempatan dan kelulusan baucar bayaran tidak dibuat secara bertulis. b) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sama ada tidak disediakan dengan kemas kini atau tidak disediakan langsung. c) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun tidak bermesyuarat mengikut tempoh yang ditetapkan. d) Kelewatan untuk merekod kutipan hasil ke Buku Tunai. e) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan dan daftar pemeriksaan tidak diselenggarakan. f) Buku Vot tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. g) Daftar Bil tidak diselenggara dengan kemas kini. h) Daftar Harta Modal dan Inventori tidak diselenggarakan dengan lengkap, pemeriksaan tahunan tidak dilakukan dan lewat mengambil tindakan pelupusan. i) Kelewatan menyediakan Penyata Kewangan Tahunan. 47

67 16.5 TINDAKAN PEMBETULAN OLEH JABATAN/AGENSI Tindakan pembetulan oleh Jabatan/Agensi yang terlibat sebagai Anak Angkat antaranya seperti berikut: a) Penurunan kuasa telah dibuat dengan teratur. b) Jabatan/Agensi sedang menyediakan/mengemas kini maklumat yang berkaitan untuk penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. c) Tindakan sedang diambil oleh Jabatan/Agensi untuk mengadakan mesyuarat mengikut tempoh yang ditetapkan. d) Semua kutipan telah direkod ke Buku Tunai dengan teratur. e) Pemeriksaan mengejut telah dijalankan dan Daftar Pemeriksaan Mengejut telah diselenggara. f) Penyelenggaraan Buku Vot yang kurang lengkap dan kemas kini telah diambil tindakan. g) Daftar Bil yang kurang kemas kini sedang diambil tindakan. h) Tindakan telah/sedang diambil untuk mengemaskinikan Daftar Harta Modal dan Inventori, mengadakan pemeriksaan fizikal terhadap aset dan juga melupuskan aset yang rosak/usang. i) Agensi berkenaan telah/sedang menyediakan Penyata Kewangan Tahunan PENCAPAIAN Pada keseluruhannya, enam daripada 8 Jabatan/Agensi yang dipilih mengikuti Program Anak Angkat telah menunjukkan perubahan yang positif yang mana Jabatan/Agensi tersebut telah memberikan komitmen yang baik semasa program dijalankan. Hasil daripada bimbingan dan latihan yang diberikan oleh pasukan Audit, maka 6 Jabatan/Agensi terbabit telah berjaya memperbaiki rekod perakaunannya dari segi pengurusan kewangan. Lawatan Audit yang terakhir dibuat di Jabatan/Agensi berkenaan menunjukkan kebanyakan kelemahan telah dapat diatasi melalui usaha yang berterusan untuk mengemas kini rekod dan dokumen kewangan serta mematuhi peraturan/prosedur kewangan yang ditetapkan. Bagaimanapun, pencapaian bagi 2 Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Air Tawau dan Majlis Daerah Kunak masih kurang memuaskan dan memerlukan bimbangan dan latihan berterusan daripada pihak Audit. Jabatan Air Tawau masih belum mengatasi kebanyakan kelemahan yang dibangkitkan kerana kurang komitmen daripada kakitangan. Manakala, Majlis Daerah Kunak tidak dapat mencapai tahap pengurusan kewangan yang diharapkan kerana menghadapi masalah kekurangan kakitangan khususnya di Bahagian Kewangan. 48

68 16.7 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada pandangan Audit, enam Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Hidupan Liar, Jabatan Tanah Dan Ukur, Perpustakaan Negeri Sabah, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah, Majlis Daerah Kinabatangan dan Majlis Ugama Islam Sabah telah mencapai objektif Program Anak Angkat dengan jayanya. Jabatan/Agensi tersebut telah dapat mengatasi dan memperbaiki kebanyakan kelemahan dan masalah pengurusan kewangan terutama berhubung penyelenggaraan rekod perakaunan. Oleh yang demikian, Jabatan Audit Negara telah memutuskan untuk menamatkan Program Anak Angkat di 6 Jabatan/Agensi tersebut. Bagaimanapun, dua Jabatan/Agensi iaitu Jabatan Air Tawau dan Majlis Daerah Kunak yang menunjukkan pencapaian kurang memuaskan masih memerlukan bimbingan berterusan dan akan diteruskan sebagai Anak Angkat Jabatan Audit Negara pada tahun

69 BAHAGIAN III AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS

70 BAHAGIAN III AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS 17. PENDAHULUAN Selain daripada mengesahkan akaun dan menjalankan pengauditan pengurusan kewangan, Jabatan Audit Negara juga dikehendaki di bawah Seksyen 6 Akta Audit 1957 mengaudit program atau aktiviti Kementerian/Jabatan Kerajaan Negeri untuk menentukan sama ada ia dilaksanakan dengan cekap, berhemat serta selaras dengan objektif yang telah ditetapkan. Sehubungan dengan itu, sebanyak 4 aktiviti yang dilaksanakan oleh Jabatan telah dipilih dan dikaji pada tahun Hasil kajian tersebut telah dimaklumkan kepada Jabatan berkenaan dan isu yang dibangkitkan dilaporkan di Bahagian ini. JABATAN PERHUTANAN SABAH PENGURUSAN PENGELUARAN LESEN PEMBALAKAN DAN KILANG SERTA SISTEM KAWALAN HASIL 18. LATAR BELAKANG Jabatan Perhutanan Sabah (Jabatan) telah ditubuhkan pada tahun 1914 dan beribu pejabat di Sandakan. Penubuhannya adalah bertujuan untuk mengurus sumber hutan negeri. Negeri Sabah dilitupi kawasan hutan hujan khatulistiwa seluas 4.40 juta hektar. Hutan jenis ini mengandungi kayu-kayan yang bermutu tinggi seperti kayu Belian, Merbau, Seraya, Kapur, Keruing, Selenggan Batu dan Agathis. Pada tahun 1997, Kerajaan Negeri telah menetapkan 2 kaedah pengeluaran hasil hutan iaitu secara kontrak dan lesen jangka pendek. Pengeluaran hasil hutan secara kontrak adalah melalui perjanjian Sustainable Forest Management Licence dan konsesi iaitu melibatkan kawasan seluas 2.68 juta hektar. Perjanjian ini melibatkan tempoh masa selama 100 tahun dengan keluasan antara 4,047 hektar hingga 779,828 hektar bagi setiap kontrak. Manakala pengeluaran hasil hutan melalui lesen jangka pendek pula, meliputi baki kawasan hutan seluas 1.72 juta hektar di mana seluas 239,730 hektar daripadanya ada mengandungi kayu yang bernilai komersial. Tempoh lesen jangka pendek adalah di antara 1 hingga 3 tahun dengan keluasan kawasan 500 hingga 1,000 hektar bagi setiap lesen. Bagi melaksanakan aktiviti pembalakan, Jabatan telah mengeluarkan 7 jenis lesen dan permit iaitu lesen membalak, lesen kilang berasaskan industri kayu, lesen eksport, pendaftaran kenderaan pembalakan, permit tempat longgokan balak, permit kayu api dan permit kem balak. Pada tahun 2004 Jabatan telah mengeluarkan lesen membalak dan kilang sebanyak 433 lesen. Mengikut Penyata Kewangan Negeri Sabah Tahun 2004, aktiviti pembalakan telah menyumbang hasil berjumlah RM juta iaitu 21.5% daripada hasil negeri yang berjumlah RM1.79 bilion. 50

71 19. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan pengeluaran lesen membalak, kilang dan semua lesen berkaitan aktiviti pembalakan serta kutipan hasil telah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. 20. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan pengurusan pengeluaran lesen pembalakan, kilang dan lesen lain yang berkaitan bagi tahun 2003 dan Sejumlah 5 daripada 26 Pejabat Perhutanan Daerah iaitu Sandakan, Tawau, Kalabakan, Beluran dan Keningau telah dipilih untuk tujuan pengauditan. Pengauditan ini tertumpu kepada pengurusan pengeluaran lesen membalak, kilang, mesin dan kenderaan pembalakan serta sistem kawalan hasil. Kaedah pengauditan dijalankan dengan menyemak dan memeriksa rekod, fail dan minit mesyuarat di peringkat Ibu Pejabat dan cawangan. Temu bual juga diadakan dengan pegawai perhutanan di Ibu Pejabat dan Pejabat Perhutanan Daerah (Pejabat) yang dipilih. Dua pondok pemeriksaan balak, satu kawasan pembalakan dan 17 kilang juga telah dilawati. Selain itu, maklumat tambahan juga diperolehi dari Jabatan/Pejabat yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pembalakan seperti Pejabat Hasil Bumi, Jabatan Alam Sekitar dan Unit Pembanterasan Pembalakan Haram, Jabatan Ketua Menteri. 21. PENEMUAN AUDIT 21.1 PERANCANGAN Kerajaan Negeri Sabah komited terhadap pengurusan dan kawalan kawasan hutan berdasarkan kaedah pengurusan hutan mampan bagi mengekalkan sekurang-kurangnya 60% kawasan negeri diliputi hutan. Ianya juga bertujuan memastikan sektor perhutanan terus menjadi salah satu sumber hasil utama Kerajaan Negeri Dasar Perhutanan Sabah Dasar Perhutanan Negeri telah dirangka sejajar dengan Dasar Perhutanan Negara berasaskan konsep pengurusan hutan mampan. Kandungan dasar tersebut menetapkan antaranya ialah: a) Menyediakan kawasan yang sesuai dan strategik sebagai kawasan hutan kekal yang selaras dengan konsep guna tanah yang rasional bagi memastikan wujudnya kawasan hutan perlindungan, hutan produktif dan hutan ameniti iaitu kawasan hutan yang khas untuk tujuan rekreasi, pelajaran, penyelidikan dan kawasan hidupan flora dan fauna. b) Memastikan penggunaan sumber hutan yang efisien dari kawasan yang bukan termasuk kawasan hutan kekal dengan menyediakan perancangan koordinasi yang sempurna oleh Agensi yang terlibat dengan pembangunan tanah untuk 51

72 memberikan faedah yang maksimum kepada masyarakat melalui penuaian balak yang sempurna dan pemprosesan sumber berkaitan untuk industri tempatan. c) Mengekalkan penuaian balak secara efisien melalui pengeluaran semua lesen pembalakan dan menggalakkan pembangunan industri yang berasaskan kayu dengan memastikan pengeluaran kapasiti sumber kayu yang maksimum seterusnya menyediakan peluang pekerjaan dan mendapat keuntungan tukaran wang asing Undang-Undang Dan Peraturan Lesen Membalak Dan Kilang Perundangan dan peraturan yang diguna pakai bagi pengeluaran lesen membalak dan kilang adalah berasaskan Enakmen Hutan Negeri Sabah 1968 (Pindaan 1996) dan Peraturan Hutan Negeri Sabah Di bawah Seksyen 24 Enakmen tersebut menyatakan bahawa Ketua Menteri mempunyai hak mutlak untuk meluluskan kawasan membalak di tanah kerajaan. Manakala Jabatan pula akan mengeluarkan lesen membalak terhadap kawasan membalak yang telah diluluskan. Selain itu, Jabatan juga akan mengeluarkan lesen membalak di tanah persendirian dan lesen kilang berdasarkan permohonan yang diterima. a) Lesen Membalak Di bawah Enakmen Hutan Negeri Sabah 1968 (Pindaan 1996) dan Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969, Jabatan akan mengeluarkan 4 jenis lesen membalak seperti berikut: i) Lesen Membalak Hutan Simpan Kelas II Hutan Simpan Kelas II adalah kawasan hutan simpan komersial yang dibenarkan untuk tujuan pembalakan di mana hanya kayu komersial sahaja akan ditebang berdasarkan bancian inventori balak yang diluluskan. ii) Lesen Membalak Di Tanah Kerajaan Bagi Aktiviti Pembalakan Kawasan ini adalah merupakan kawasan tanah kerajaan selain daripada kawasan hutan simpan dan hanya kayu komersial sahaja dibenarkan ditebang serta juga berasaskan bancian inventori balak yang diluluskan. iii) Lesen Membalak Di Tanah Kerajaan Bagi Aktiviti Pertanian Tanah kerajaan yang dipohon untuk aktiviti pertanian dan mempunyai kayu komersial akan dikeluarkan lesen pembalakan. Tebangan bersih akan dilakukan tanpa bancian inventori. iv) Lesen Membalak Di Tanah Persendirian Kawasan ini merupakan kawasan bergeran milik individu (tanah persendirian) yang mempunyai sumber balak. Jabatan akan mengeluarkan lesen membalak sebelum kayu balak boleh dikeluarkan dari kawasan tersebut. 52

73 b) Pengeluaran Lesen Kilang Mengikut Seksyen 19 (1) Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969, Jabatan akan bertanggungjawab mengeluarkan lesen kilang berasaskan industri kayu mengikut syarat yang ditentukan. Jenis lesen kilang yang dikeluarkan antaranya ialah lesen moulding, veneer, plywood dan papan Garis Panduan Lesen Membalak Dan Kilang Bagi tujuan pengurusan pengeluaran lesen membalak dan kilang, Jabatan ada menyediakan Garis Panduan Lesen Membalak selaras dengan kehendak Enakmen Hutan Negeri Sabah 1968 (Pindaan 1996) dan juga Garis Panduan Pengeluaran Lesen Kilang selaras dengan kehendak Peraturan Hutan Negeri Sabah a) Garis Panduan Lesen Membalak Garis panduan permohonan lesen membalak disediakan dan digunakan sebagai rujukan atau panduan semasa memproses permohonan. Antara kandungannya adalah seperti syarat kelayakan pemohon, proses aliran kerja, syarat pengeluaran lesen dan contoh borang permohonan yang perlu diisi dan dilengkapkan. i) Manual Checklist Manual Checklist adalah penting sebagai panduan kepada anggota Jabatan untuk melaksanakan tugas pengeluaran lesen. Manual tersebut akan membolehkan pegawai menyemak permohonan dengan teratur dan memastikan syarat permohonan dipatuhi sebelum diperakukan untuk kelulusan. ii) Syarat Kelayakan Pemohon Mengikut syarat yang ditetapkan setiap pemohon perlu memenuhi beberapa kriteria sebelum permohonan dapat diproses. Antaranya ialah pemohon perlu mengenal pasti kawasan pembalakan yang dipohon dan telah mendapat kelulusan Pejabat Hasil Bumi bagi kawasan tersebut. Selain itu, pemohon perlu menyediakan bancian inventori untuk menentukan kandungan balak bagi kawasan yang dipohon adalah mencukupi dan bernilai komersial. iii) Proses Aliran Kerja Pengeluaran Lesen Mengikut proses kerja pengeluaran lesen yang disediakan oleh Jabatan, setiap permohonan perlu disertakan dengan pelan lokasi kawasan, bancian inventori dan laporan kawasan pembalakan yang disediakan oleh pemohon. Pihak Jabatan akan memeriksa kawasan yang dipohon sebelum membuat perakuan. Sekiranya didapati sesuai, Pengarah Perhutanan akan mengesyorkan kepada Pejabat Hasil Bumi untuk kelulusan. Seterusnya permohonan yang diluluskan itu dihantar ke Bahagian Pelesenan Dan Perjanjian Jabatan Perhutanan bagi penyediaan perjanjian untuk ditandatangani oleh pemohon dan Pengarah Perhutanan. Setelah ditandatangani, lesen pembalakan akan dikeluarkan 53

74 berserta perjanjian yang ditandatangani oleh Bahagian tersebut kepada pemohon. Kelulusan ini dipanjangkan kepada Pegawai Perhutanan Daerah di mana pembalakan akan dibuat. iv) Syarat Memulakan Kerja Sebelum memulakan kerja pembalakan, pelesen disyaratkan membayar yuran sejumlah RM1,000 dan deposit sejumlah RM30,000. Selain itu, semua kenderaan bagi tujuan kerja pembalakan yang akan digunakan oleh pelesen perlu didaftarkan di Jabatan. Mengikut Akta Kawalan Alam Sekitar 1974, semua pelesen yang melibatkan kawasan pembalakan melebihi 500 hektar dikehendaki mengemukakan Laporan Kesan Alam Sekitar (EIA) kepada Jabatan Perlindungan Alam Sekitar, Negeri Sabah untuk kelulusan. Bagi tujuan itu, pelesen perlu melantik Juru perunding yang bertauliah untuk menyediakan Laporan EIA. Setelah semua syarat dipenuhi barulah kerja pembalakan boleh dimulakan. b) Garis Panduan Pengeluaran Lesen Kilang Garis panduan terhadap permohonan lesen kilang disediakan selaras dengan Peraturan Hutan Negeri Sabah Peraturan tersebut merangkumi aspek seperti perundangan, polisi Kerajaan, permohonan yang boleh diproses, keperluan pelesen, kelayakan pemohon, borang berkaitan dan manual checklist. i) Syarat Kelayakan Pemohon Antara syarat kelayakan permohonan ialah pemohon perlu mengemukakan salinan resolusi mesyuarat lembaga pengarah syarikat bagi penubuhan kilang, dokumen kesahihan kewujudan syarikat seperti Memorandum Of Articles, Pendaftaran Ahli Lembaga Pengarah (Form 49), Pulangan Syer (Form 24), sijil pendaftaran syarikat, peta lokasi kilang yang dicadangkan, kedudukan susun atur kilang serta mesin dan laporan kewangan syarikat yang terkini. Selain itu, syarikat juga perlu mempunyai modal minimum RM250,000 sebagai syarat tambahan. ii) Proses Aliran Kerja Jabatan telah menyediakan proses kerja bagi permohonan lesen kilang. Antara kandungannya, borang permohonan akan diisi dan dilengkapkan oleh pengusaha berdasarkan jenis lesen yang dipohon seperti moulding, veneer, plywood dan sebagainya. Seterusnya, borang permohonan yang telah dilengkapkan akan diserahkan kepada Pegawai Perhutanan Daerah untuk semakan, ulasan dan pemeriksaan tapak sebelum diajukan ke Ibu Pejabat. Bahagian Economy Industry And Statistics pula akan membuat semakan semula dengan mengambil kira keperluan pelesenan dan polisi Kerajaan sebelum dikemukakan kepada Pengarah Perhutanan. Pejabat Pengarah akan memberikan ketetapan dan makluman kepada Bahagian tersebut bagi tindakan 54

75 pengeluaran surat kelulusan atau penolakan. Seterusnya dimaklumkan kepada Pegawai Perhutanan Daerah untuk tindakan selanjutnya. iii) Syarat Pengeluaran Lesen Selaras dengan Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969, antara syarat pengeluaran lesen kilang ialah pemohon dikehendaki mendapat kelulusan dari Jabatan Perlindungan Alam Sekitar dan memiliki lesen berniaga yang sah dari Majlis Daerah. Selain itu pemohon dikehendaki juga mendaftarkan pekerja kilang di Jabatan. Pemohon juga dikehendaki mengemukakan sijil keahlian daripada Sabah Timber Industries Association dan mendapat surat pengesahan dari Jabatan Tanah Dan Ukur yang menerangkan kawasan kilang yang akan beroperasi tidak bertindih atau dituntut oleh pihak lain. c) Pengeluaran Lesen Lain Di bawah Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969, Jabatan juga akan mengeluarkan beberapa lesen lain yang berkaitan dengan aktiviti pembalakan, antaranya lesen kenderaan pembalakan seperti lori balak dan traktor serta mesin dan traktor yang digunakan di kilang. Kenderaan dan mesin tersebut perlu didaftarkan di Jabatan Sasaran Pengeluaran Lesen Membalak Dan Kilang Jabatan tidak menetapkan sasaran pengeluaran lesen membalak dan kilang. Lesen hanya akan dikeluarkan setelah semua syarat dipatuhi Struktur Pengurusan Hasil Hutan Pada tahun 2002, Jawatankuasa Khas Kajian Royalti Kayu-kayan telah ditubuhkan. Jawatankuasa akan bertanggungjawab memantau dan mengkaji semula kadar bayaran royalti kayu balak. Ahli Jawatankuasa tersebut terdiri daripada Menteri Kewangan Sabah (Pengerusi), Setiausaha Hasil Bumi, Pengarah Jabatan Perhutanan, Pengarah Jabatan Pembangunan Perindustrian dan Penyelidikan, Presiden Sabah Timber Industries Association, Presiden Timber Association of Sabah dan Chief Executive Innoprise Corporation S/B. Jawatankuasa ini akan bermesyuarat setiap 3 bulan bagi mengkaji kadar bayaran royalti balak dengan mengambil kira harga pasaran. Selain itu, Jawatankuasa juga bertanggungjawab menetapkan kouta kayu balak untuk dieksport Pengurusan Hasil Pengurusan hasil yang cekap adalah penting bagi memaksimumkan pungutan hasil hutan. Jabatan akan merangka sistem berkomputer untuk kemudahan, keberkesanan dan kelicinan kutipan hasil. Antara perancangan Jabatan untuk meningkatkan keberkesanan kutipan hasil adalah seperti berikut: a) Pusat Pungutan Hasil Jabatan menyediakan 5 pusat pungutan hasil mengikut wilayah iaitu Sandakan, Kota Kinabalu, Keningau, Tawau dan Kudat. Pusat ini bertanggungjawab 55

76 mengumpul hasil bagi 26 Pejabat. Data kutipan hasil dari daerah akan dihantar dan dikumpul di pusat pungutan hasil. Sebagai contoh, pusat pungutan hasil Wilayah Tawau akan mengumpul semua data berkaitan kutipan hasil bagi Pejabat Kalabakan, Tibow, Semporna, Kunak dan Lahad Datu. b) Garis Panduan Kutipan Hasil Manual Prosedur Kerja yang disediakan oleh Bahagian Kewangan Dan Belanjawan mengandungi garis panduan kutipan hasil. Selain itu, peralatan sokongan seperti komputer akan dibekalkan bersama operating manual bagi setiap sistem yang dibangunkan. Demikian juga, carta aliran kerja kutipan hasil disediakan untuk panduan. c) Kutipan Hasil Berkomputer Pada tahun 1997, Jabatan telah membangunkan sistem pungutan hasil berkomputer. Selain itu, setiap pegawai yang bertugas mengendali kutipan hasil akan disediakan kata laluan khas sebagai langkah keselamatan. d) Kaunter Hasil Setiap pusat pungutan hasil akan disediakan kaunter hasil yang mempunyai ciri asas keselamatan seperti berasingan dengan bahagian lain, mempunyai penghadang tetap serta kukuh dan mempunyai pintu khas. e) Penanda Aras Terhadap Taksiran Dan Kutipan Hasil (Royalti Balak) Pejabat Beluran telah dipilih untuk melaksanakan salah satu Dasar Kualiti iaitu berkaitan Taksiran Dan Kutipan Royalti Balak Keluaran Hutan Simpan Komersial Untuk Proses Tempatan. Pelaksanaan dasar ini telah mendapat penganugerahan Sijil MS ISO 9002:1994 pada pertengahan bulan Julai 2000 dari MAMPU. Objektif pelaksanaan Dasar Kualiti ini adalah untuk memastikan kutipan royalti dibuat secara bersistematik pada kadar dan jumlah yang ditetapkan. Aktiviti yang akan dilaksanakan bagi mencapai objektif Dasar Kualiti tersebut adalah seperti berikut:- i) Memastikan permohonan Arahan Pengukuran yang lengkap diterima oleh Pejabat Beluran dan diproses bagi tempoh satu hari bekerja. ii) Memastikan pengukuran balak 100% dijalankan iaitu sebanyak 300 hingga 500 batang sehari bagi setiap kumpulan pengukur yang terdiri daripada 3 orang setiap satu kumpulan. iii) Menyediakan taksiran royalti balak bagi tempoh satu hari bekerja pada kadar 300 hingga 500 batang sehari. iv) Memastikan proses pengeluaran resit hasil mengambil masa satu hari. v) Mengeluarkan pas pemindah (removal pass) dalam tempoh satu hari. 56

77 Sasaran Hasil Jabatan mensasarkan kutipan hasil hutan pada tahun 2003 dan 2004 masing-masing adalah berjumlah RM juta dan RM juta. Ianya meliputi kutipan royalti balak, premium balak dan kutipan bayaran lesen berkaitan aktiviti pembalakan dan kilang Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Kejayaan sesuatu aktiviti yang dirancang bergantung kepada pengurusan sumber dengan cekap terutama sumber manusia. a) Sumber Manusia Pengurusan Jabatan diketuai oleh seorang Pengarah dan dibantu oleh 3 orang Timbalan dan 1,527 pegawai pelbagai jawatan. Kemantapan organisasi akan tercapai sekiranya wujud koordinasi antara Bahagian dan perancangan kursus dan latihan dibuat secara teratur dan sistematik. b) Struktur Organisasi Mengikut struktur organisasi, Jabatan dibahagikan kepada 30 Bahagian dengan fungsi tersendiri. Contohnya Bahagian Pelesenan Dan Perjanjian akan memproses permohonan lesen membalak, Bahagian Economy Industry And Statistics akan memproses lesen kilang dan menganalisis keluaran balak yang diproses, Bahagian Pengurusan Kewangan Dan Belanjawan akan memastikan hasil dan perbelanjaan diakaunkan dengan betul dan teratur, Bahagian Pengurusan Projek Dan Perkhidmatan Am akan memantau serta mengawal selia aset Jabatan dan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia akan merancang latihan dan kursus kepada anggota. c) Latihan Dan Kursus Jabatan melalui Bahagian Pembangunan Sumber Manusia akan merancang pelbagai latihan dan kursus untuk anggotanya. Pada tahun 2004, Jabatan menyenaraikan 9 jenis latihan dan kursus bagi anggotanya yang melibatkan semua peringkat jawatan. Selain itu, Jabatan juga merancang untuk menghantar anggotanya mengikuti kursus anjuran Jabatan lain seperti INTAN dan Jabatan Bendahari Negeri Keperluan Peralatan Dan Logistik Pengurusan peralatan logistik seperti kenderaan dan komputer dipertanggungjawabkan kepada Bahagian Pengurusan Projek Dan Perkhidmatan Am dan Unit Komputer. Bahagian ini perlu merancang pengagihan dan penyelenggaraan kenderaan serta komputer mengikut jadual yang ditetapkan. 57

78 a) Pengagihan Kenderaan Jabatan mempunyai 306 kenderaan pelbagai jenis. Daripada jumlah ini, sebanyak 249 adalah milik Kerajaan dan selebihnya disewa daripada Syarikat Konsesi. Jabatan juga merancang keperluan kenderaan bagi setiap Pejabat. b) Pengagihan Komputer Mengikut perancangan Jabatan, setiap daerah yang terlibat dengan pungutan hasil akan dibekalkan dengan komputer bagi memudahkan dan mempercepatkan urusan kutipan Keperluan Kewangan Pada setiap akhir tahun, Jabatan akan menyediakan justifikasi keperluan kewangannya kepada Kementerian Kewangan Negeri Sabah, antaranya keperluan guna tenaga dan keperluan logistik untuk memastikan segala aktiviti yang dirancang berfungsi dengan efisien dan berkesan. a) Elaun Perjalanan Anggota Bagi membiayai kos perjalanan anggota, Jabatan telah memperuntukkan masingmasing sejumlah RM2.35 juta bagi tahun 2003 dan RM3.50 juta bagi tahun Peruntukan ini melibatkan tuntutan elaun makan, elaun harian, elaun lojing dan bayaran sewa hotel bagi anggota yang akan bertugas di luar daerah, lapangan atau semasa menjalankan pemantauan di kawasan pembalakan. b) Penyelenggaraan Kenderaan Kenderaan merupakan satu peralatan sokongan yang penting terutamanya untuk tujuan penguatkuasaan dan pemeriksaan ke kawasan pembalakan dan hutan simpan. Selain itu, kenderaan dapat memudahkan anggota Jabatan bergerak dan menjalankan pemantauan terhadap aktiviti pembalakan haram. Pada tahun 2003 dan 2004, anggaran kos untuk menyelenggara kenderaan masing-masing berjumlah RM2.0 juta dan RM3.0 juta termasuk bayaran bahan api. Bagi tujuan tersebut, Jabatan telah menetapkan jadual penyelenggaraan kenderaan antaranya penyelenggaraan akan dijalankan sekiranya kenderaan telah membuat perjalanan sejauh 5,000 km dan penukaran timing belt apabila kenderaan telah membuat perjalanan sejauh 100,000 km. Tujuannya bagi memastikan kenderaan sentiasa berkeadaan baik. c) Penyelenggaraan Komputer Pada tahun 2003 dan 2004 jumlah anggaran peruntukan bagi penyelenggaraan komputer Jabatan adalah masing-masing berjumlah RM0.16 juta dan RM0.45 juta. Bahagian Pengurusan Projek Dan Perkhidmatan Am ada merancang 2 jenis penyelenggaraan komputer iaitu penyelenggaraan pencegahan dan penyelenggaraan baik pulih. 58

79 Kaedah Pemantauan Pegawai Perhutanan Daerah akan bertanggungjawab untuk memantau semua aktiviti pembalakan dan perkilangan dengan memberi laporan dari semasa ke semasa terhadap perjanjian ke Ibu Pejabat. Jabatan juga akan membuat pemantauan kawasan hutan dengan menggunakan kaedah imej satelit guna sama. Pada pandangan Audit, perancangan terhadap pengurusan pengeluaran lesen membalak dan kilang serta pengurusan hasil adalah memuaskan oleh kerana Jabatan menyediakan garis panduan proses pengeluaran lesen membalak, kilang dan kutipan hasil secara komprehensif. Sungguhpun pandangan daripada pihak awam adalah penting bagi pelaksanaan aktiviti Kerajaan, namun demikian penglibatan mereka sebagai Ahli Jawatankuasa Khas Kajian Royalti Kayu Kayan perlu dikaji semula bagi memantapkan kawalan dalaman jentera Kerajaan khususnya mengenai penetapan kadar royalti PELAKSANAAN Jabatan telah merangka perancangan terhadap pengurusan pengeluaran lesen membalak, kilang dan pungutan hasil dengan sewajarnya. Keberkesanan perancangan tersebut adalah bergantung kepada pelaksanaan yang dijalankan. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut: Dasar Perhutanan Sabah Dasar Perhutanan Negeri Sabah yang telah menetapkan kaedah pengurusan hutan mampan untuk mengekalkan 60% kawasan hutannya telah tercapai. Ini dapat dibuktikan dengan pendekatan sistem Forest Management Unit terhadap 2.68 juta hektar daripada 4.40 juta hektar hutan negeri dengan mengekalkan kawasan hutan simpan serta mengoptimumkan sumber hutan melalui penuaian balak yang efisien Undang-undang Dan Peraturan Lesen Membalak Dan Kilang Berdasarkan Enakmen, kawasan hutan adalah terdiri daripada tanah kerajaan dan tanah persendirian. Bagi lesen membalak di tanah kerajaan ada 3 kategori lesen iaitu lesen membalak Hutan Simpan Kelas II, lesen membalak di tanah kerajaan bagi aktiviti pembalakan dan lesen membalak di tanah kerajaan bagi aktiviti pertanian. Semakan Audit mendapati pada tahun 2003 dan 2004, sejumlah 643 lesen dengan keluasan 90,129 hektar telah diluluskan di tanah kerajaan dan tanah persendirian. Butiran lanjut seperti di Jadual

80 Jadual 21 Jumlah Lesen Balak Pada Tahun 2003 dan 2004 Tahun 2003 Tahun 2004 Bil Jenis Lesen Jumlah Lesen Keluasan (Hektar) Jumlah Lesen Keluasan (Hektar) 1 Tanah Kerajaan 12 18, , Tanah Persendirian 205 9, ,614 Jumlah , ,407 Sumber: Rekod Jabatan Garis Panduan Lesen Membalak Dan Kilang a) Garis Panduan Lesen Membalak Sungguhpun garis panduan yang disediakan oleh Jabatan adalah lengkap oleh kerana ia mengandungi segala aspek pembalakan, namun demikian ianya lebih tersusun lagi jika dibukukan dengan lebih sistematik. i) Manual Checklist Jabatan tidak menyediakan Manual Checklist sebagai panduan memproses permohonan pengeluaran lesen membalak. Pada pendapat Audit, Manual Checklist perlu disediakan. ii) Syarat Kelayakan Pemohon Semakan Audit mendapati semua pemohon telah mematuhi perkara yang ditetapkan oleh Jabatan seperti mendapat kelulusan daripada Pejabat Hasil Bumi dan membuat bancian inventori terlebih dahulu sebelum lesen membalak dikeluarkan. Pada pendapat Audit, syarat kelayakan yang ditetapkan telah dipatuhi. iii) Proses Aliran Kerja Permohonan lesen membalak sepatutnya dikemukakan kepada Jabatan melalui Pegawai Perhutanan Daerah di mana kawasan pembalakan dilakukan. Pegawai Perhutanan Daerah akan memberi ulasan dan komen sama ada kawasan pembalakan yang dipohon sesuai atau tidak. Seterusnya, Pengarah Perhutanan akan memberikan ulasannya untuk dikemukakan kepada Pejabat Hasil Bumi untuk kelulusan. Setelah itu, perjanjian akan ditandatangan sekiranya semua syarat yang ditetapkan telah dipatuhi. Semakan Audit mendapati proses aliran kerja permohonan lesen membalak yang ditetapkan tidak dipatuhi sepenuhnya oleh kerana permohonan dikemukakan terus kepada Pejabat Hasil Bumi dan bukan kepada Pejabat Perhutanan Daerah. Pada pendapat Audit, pelaksanaan proses aliran kerja pengeluaran lesen membalak perlulah dipatuhi. 60

81 iv) Syarat Memulakan Kerja Syarat memulakan kerja pembalakan ada dinyatakan dengan jelas di bawah Enakmen Hutan Negeri Sabah 1968 (Pindaan 1996). Bagaimanapun, kadar yuran dan deposit yang masing-masing sejumlah RM1,000 dan RM30,000 perlu dikaji semula kerana ianya tidak mengambil kira keluasan dan jumlah inventori balak di kawasan pembalakan serta tidak pernah disemak sejak diperkenalkan. Sementara itu, bagi kawasan pembalakan yang melebihi 500 hektar pelesen perlu mengemukakan laporan EIA kepada Jabatan Alam Sekitar untuk kelulusan. Semakan selanjutnya mendapati pada tahun 2003 dan 2004, sebanyak 22 laporan EIA telah dikemukakan oleh pelesen kepada Jabatan Alam Sekitar untuk kelulusan. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 19 laporan EIA telah pun diluluskan. Manakala 2 laporan EIA lagi masih di peringkat penilaian kerana ada beberapa syarat yang belum dipenuhi. Sementara itu, satu laporan EIA pada tahun 2004 tidak diluluskan kerana gagal memenuhi piawaian yang ditetapkan. Adalah didapati pada tahun 2004, Jabatan Alam Sekitar telah mendenda sejumlah RM10,000 terhadap 1 pelesen kerana memulakan kerja pembalakan sebelum laporan EIA diluluskan. Pada pendapat Audit, kadar yuran dan deposit bagi pengeluaran lesen membalak adalah perlu dikaji semula. Manakala penglibatan Jabatan Alam Sekitar secara langsung sebagai Agensi pelindung alam sekitar adalah baik. Tujuannya adalah bagi memastikan kerosakan alam sekitar adalah di tahap minimum. v) Syarat Lesen Membalak Antara kandungan syarat lesen membalak ialah pelesen tidak melakukan tebangan di luar kawasan lesen, laporan kemajuan pembalakan hendaklah dikemukakan ke Jabatan dari semasa ke semasa, bayaran royalti dijelaskan 30 hari dari tarikh pengukuran balak, lori balak hanya boleh mengangkut balak dari pukul 7.00 pagi hingga 7.00 malam kecuali ada kelulusan daripada Pengarah Perhutanan dan pelesen tidak dibenarkan mengangkut balak di atas jalan raya awam melebihi muatan dan panjang yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati sebahagian syarat ini telah dipatuhi oleh pelesen, contohnya pemeriksaan di daerah Keningau pada akhir bulan Julai 2004 mendapati selepas 7.00 malam tidak ada lagi lori balak yang mengangkut balak melalui jalan raya awam. Bagaimanapun, adalah didapati lori mengangkut balak melebihi muatan yang dibenarkan dan bertentangan dengan syarat lesen. Pada pendapat Audit, kandungan syarat lesen membalak adalah tidak lengkap kerana tempoh dan bayaran denda yang dikenakan tidak dinyatakan sekiranya pelesen gagal menjelaskan bayaran royalti 30 hari dari tarikh pengukuran balak serta balak yang diangkut melebihi muatan. 61

82 b) Garis Panduan Lesen Kilang Semakan Audit mendapati garis panduan pengeluaran lesen kilang telah dikemas kini dan disemak semula pada awal tahun Bagaimanapun, garis panduan tersebut tidak dilampirkan bersama borang permohonan yang diguna pakai oleh Jabatan. Borang yang dimaksudkan adalah seperti permohonan lesen kilang, permohonan lesen eksport, permohonan lesen KD Plant, permohonan lesen pengawetan, permohonan lesen kilang/eksport/sijil kontraktor pengilang dan permohonan pendaftaran sebagai kontraktor pengilang. Pada pendapat Audit, garis panduan bagi proses pengeluaran lesen kilang akan menjadi sempurna dan menyeluruh sekiranya borang permohonan yang diguna pakai disertakan bersama garis panduan tersebut. i) Syarat Kelayakan Pemohon Semakan Audit terhadap syarat permohonan lesen kilang mendapati ia telah dipatuhi sepenuhnya oleh pemohon. Semua permohonan yang diperiksa pada tahun 2003 dan 2004 ada mengemukakan dokumen yang diperlukan oleh Jabatan. Pada pendapat Audit, syarat kelayakan permohonan lesen kilang adalah dipatuhi. ii) Proses Aliran Kerja Jabatan telah menyediakan proses aliran kerja yang lengkap. Semakan Audit mendapati proses aliran kerja pengeluaran lesen kilang yang ditetapkan telah dipatuhi sepenuhnya. Borang permohonan yang diisi telah disemak oleh Pegawai Perhutanan Daerah manakala pemeriksaan peta dan lokasi kilang telah dijalankan oleh wakil Jabatan di daerah di mana kilang beroperasi. Selain itu, kelulusan Pengarah Jabatan Perhutanan juga diperolehi terlebih dahulu sebelum kilang beroperasi. Pada pendapat Audit, proses aliran kerja pengeluaran lesen kilang adalah baik dan telah dilaksanakan seperti yang dirancang. iii) Syarat Pengeluaran Lesen Kilang Jabatan telah merangka syarat pengeluaran lesen kilang yang komprehensif selaras dengan Peraturan Hutan Negeri Sabah Antara kandungan syarat tersebut adalah penyediaan borang khas, laporan penyata kewangan syarikat dan surat sokongan daripada Pegawai Perhutanan Daerah. Pada pendapat Audit, syarat pengeluaran lesen kilang adalah komprehensif, menyeluruh, baik dan telah dipatuhi. c) Pengeluaran Lesen Lain Jabatan adalah bertanggungjawab untuk mengeluarkan lesen lain yang berkaitan dengan aktiviti pembalakan seperti lori balak, traktor serta mesin yang digunakan di kilang. Semakan Audit mendapati semua kenderaan, traktor dan mesin mempunyai 62

83 lesen seperti yang ditetapkan di bawah Peraturan Hutan Negeri Sabah Pada pendapat Audit, peraturan terhadap pengeluaran lesen lain yang berkaitan dengan aktiviti pembalakan telah dipatuhi sepenuhnya Kawalan Pengeluaran Balak Kawalan pengeluaran balak dijalankan melalui 6 peringkat pemeriksaan iaitu oleh Pelesen, Kontraktor Pembalak, Renjer Hutan, Mukim, Pondok Pemeriksaan dan Bahagian Economy Industry And Statistics. Selain itu, pelesen juga dikehendaki mengemukakan laporan suku tahunan ke Jabatan untuk tujuan pemantauan aktiviti pembalakan. Demikian juga apabila lesen tamat tempoh, pemeriksaan penutup kawasan pembalakan dilakukan dengan membandingkan rekod Check Scalling dengan Timber Disposal Permit (TDP). Sekiranya ada perbezaan maka penalti dikenakan terhadap kontraktor terbabit. Sebagai contoh, pada tahun 2004 di Daerah Kalabakan sejumlah 10.96m³ dan 34.64m 3 kayu balak jenis Kelas C dan Kelas D masing-masing telah dikesan masih berada di kawasan lesen semasa pemeriksaan. Syarikat terbabit telah dikenakan bayaran royalti dan premium berjumlah RM20,724. Pada pendapat Audit, kawalan terhadap pengeluaran kayu balak adalah baik dan ketat kerana setiap kayu balak perlu melalui 6 peringkat pemeriksaan sebelum sampai ke kilang papan untuk diproses. Selain itu, pemeriksaan penutupan kawasan pembalakan juga adalah satu langkah yang baik yang dapat mengesan kayu balak yang tidak diisytiharkan dan dipungut royaltinya Permohonan Kawasan Balak Permohonan kawasan membalak di tanah kerajaan diajukan kepada Ketua Menteri melalui Setiausaha Hasil Bumi. Semakan Audit terhadap 6 daripada 37 pelesen di Pejabat Hasil Bumi mendapati proses permohonan kelulusan kawasan membalak adalah mengambil masa yang lama iaitu antara 2 hingga 6 tahun bagi 4 pelesen. Selain itu, Pejabat Hasil Bumi tidak menyelenggara Daftar Permohonan Kawasan Membalak. Oleh itu, tidak dapat dipastikan jumlah sebenar permohonan diterima dan ditolak. Senarai pemohon dan kelewatan memproses kelulusan kawasan balak adalah seperti Jadual

84 Jadual 22 Senarai Pemohon Dan Kelewatan Proses Permohonan Kawasan Balak Bil No. Lesen Luas Tarikh Tarikh Kawasan Permohonan Lulus (Hektar) Kelewatan 1. JP(NNN)011/2003(F1) ,000 6 tahun 1 bulan 2. JP(NNN)009/2003(F1) , tahun 10 bulan 3. JP(NTM)001/2004(F1) ,000 2 tahun 7 bulan 4. JP(NKG)010/2002(F1) ,000 4 tahun 1 bulan Sumber : Rekod Pejabat Hasil Bumi Antara sebab berlaku kelewatan proses permohonan kawasan balak ialah oleh kerana pertukaran kawasan yang dipohon di mana kawasan asal yang diluluskan tidak mempunyai balak telah diganti dengan kawasan baru, kawasan tidak mempunyai balak komersial, kawasan telah dipohon oleh individu lain, permohonan bertindih dan permohonan bagi kawasan yang telah dilesenkan. Semakan selanjutnya mendapati semua permohonan kawasan balak ini telah diluluskan oleh Ketua Menteri. Pada pendapat Audit, kelulusan kawasan membalak telah dilaksanakan mengikut peraturan dan perundangan yang ditetapkan. Bagaimanapun, bagi mengatasi masalah kelewatan permohonan kelulusan kawasan balak serta kawasan tidak mempunyai kayu balak adalah disyorkan agar penelitian dan ulasan dari Jabatan diperolehi terlebih dahulu. Selain itu, Pejabat Hasil Bumi perlulah menyediakan Daftar Permohonan Kawasan Membalak Daftar Lesen Semakan Audit mendapati daftar lesen membalak dan daftar lesen kilang diselenggara secara parallel iaitu berkomputer dan manual. Bagi daftar lesen membalak adalah didapati ianya diselenggara dengan lengkap dan sempurna. Manakala, daftar lesen kilang pula tidak kemas kini oleh kerana bilangan kilang yang didaftarkan di peringkat daerah berbeza dengan bilangan kilang yang didaftar di Ibu Pejabat. Sebagai contoh, bilangan kilang mengikut daftar di Pejabat Perhutanan Daerah Sandakan adalah sebanyak 36 kilang termasuk yang aktif dan tidak aktif berbanding 77 kilang mengikut daftar di Ibu Pejabat. Pada pendapat Audit, penyelenggaraan daftar lesen membalak adalah memuaskan. Manakala daftar lesen kilang perlu diseragamkan dan dikemas kini Struktur Pengurusan Hasil Hutan Mengikut objektif penubuhannya, Jawatankuasa Khas Kajian Royalti Kayu-kayan adalah dikehendaki mengadakan mesyuarat setiap 3 bulan sekali untuk memantau dan 64

85 mengkaji semula kadar bayaran royalti balak. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini hanya mengadakan mesyuarat sekali sahaja sejak penubuhannya pada tahun Semasa mesyuarat pertamanya, Jawatankuasa tersebut telah menetapkan kadar baru bayaran bagi royalti balak. Perbincangan dengan Pegawai Perhutanan di Ibu Pejabat mendapati Jabatan telah menulis surat kepada Pejabat Hasil Bumi pada 9 Februari 2002 dan 11 November 2002 bagi tujuan pewartaan. Bagaimanapun, kadar bayaran royalti balak ini belum diwartakan. Manakala kadar bayaran bagi lesen kilang telah mendapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan pada tahun 2002 dan diwartakan. Pada pendapat Audit, kadar bayaran bagi royalti balak perlu diwartakan. Selain itu, Jawatankuasa Khas Kayu-kayan yang ditubuhkan hendaklah berfungsi selaras dengan objektif penubuhannya Pengurusan Kawalan Dalaman Hasil Pengauditan terhadap pengurusan kawalan dalaman hasil meliputi pusat pungutan hasil, kutipan hasil berkomputer dan penanda aras terhadap taksiran dan kutipan royalti balak. Semakan Audit terhadap pengurusan kawalan dalaman hasil mendapati perkara berikut: a) Pusat Pungutan Hasil Sistem pungutan hasil mengikut wilayah yang diperkenalkan adalah kurang efisien dari segi masa dan kos penghantaran. Ini kerana pusat pungutan hasil terpaksa mengumpul data kutipan hasil dari semua daerah di wilayah tersebut. Sebagai contoh, pusat pungutan hasil wilayah Tawau yang terdiri dari pejabat Kalabakan, Semporna, Kunak dan Lahad Datu akan menunggu dan mengumpulkan data kutipan hasil dari semua Pejabat tersebut sebelum dihantar ke Ibu Pejabat. Oleh itu, adalah disyorkan penggunaan komputer Local Area Network dilaksanakan agar semua daerah dapat berhubung secara on-line dengan Ibu Pejabat. Dengan cara ini akan mempercepatkan proses penghantaran data dan kelicinan kerja seperti laporan hasil, pengeluaran Timber Disposal Permit dan proses kerja lain yang melibatkan kutipan hasil serta menjimatkan kos penghantaran. Pada pendapat Audit, pelaksanaan pusat pungutan hasil adalah kurang efisien. Oleh itu, untuk mengatasi masalah ini sistem pungutan berkomputer hendaklah dinaiktaraf dan dihubungkan antara Ibu Pejabat dengan Pejabat Wilayah supaya lebih cepat dan berkesan. b) Kutipan Hasil Berkomputer Jabatan menggunakan sistem berkomputer untuk memungut hasil. Resit berkomputer dikeluarkan kepada pembayar royalti dan bayaran lain yang berkenaan dengan proses lesen membalak dan kilang. Semua pungutan dimasukkan ke bank setiap hari. Penyesuaian hasil juga disediakan setiap bulan. Semakan Audit mendapati sistem aliran kerja telah dipatuhi dan penurunan kuasa terhadap pegawai yang dipertanggungjawabkan memungut hasil ada dibuat. 65

86 Selain itu, pemeriksaan mengejut juga telah dilakukan oleh wakil Ketua Pejabat bagi semua pusat pungutan hasil. Demikian juga, kawalan terhadap resit hasil berkomputer dan resit am adalah baik dan sempurna. Semua resit yang belum diguna pula telah disimpan dalam kabinet besi yang berkunci dan direkod di buku Kaunterfoil bagi urusan penerimaan dan pengeluaran resit. Sistem kawalan dalaman yang ada adalah baik dan sempurna. Semakan Audit selanjutnya mendapati sistem berkomputer yang dibangunkan telah memudahkan dan melicinkan kerja kutipan hasil. Bagaimanapun, sistem yang digunakan ini adalah berbentuk stand alone system dan tidak on-line dengan Ibu Pejabat. Oleh yang demikian penghantaran maklumat adalah secara floppy disc atau hard copy ke Ibu Pejabat untuk diselaraskan. Cara ini memakan masa dan memerlukan kos pengangkutan. Jabatan hendaklah mengambil inisiatif untuk membangunkan sistem secara on-line ke seluruh Sabah bagi melicinkan proses merekod dan mengemas kini data pungutan hasil. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya sistem kawalan dalaman pungutan hasil adalah memuaskan. c) Penanda Aras Terhadap Taksiran Dan Kutipan Royalti Balak Pemeriksaan Audit di tiga daerah iaitu Sandakan, Keningau dan Tawau mendapati sistem taksiran dan kutipan royalti balak yang mendapat pengiktirafan Kerajaan belum dilaksanakan lagi walaupun pengiktirafan diperolehi semenjak 4 tahun lepas. Pada pendapat Audit, penggunaan sistem taksiran dan kutipan royalti yang mendapat pengiktirafan daripada Kerajaan hendaklah diaplikasikan penggunaannya ke semua pejabat seluruh Sabah Pungutan Hasil Pada tahun 2003 dan 2004, jumlah hasil yang dikutip adalah masing-masing RM76.47 juta dan RM34.30 juta. Jumlah ini adalah kutipan daripada bayaran royalti balak di tanah kerajaan dan tanah persendirian serta pelbagai hasil lain selain daripada bayaran royalti balak bagi kawasan lesen Sustainable Forest Management. Pada pendapat Audit, pencapaian pungutan hasil adalah memuaskan Tunggakan Hasil Pada tahun 2004, jumlah tunggakan hasil Jabatan adalah berjumlah RM0.16 juta berbanding RM0.29 juta pada tahun 2003 iaitu menurun sejumlah RM0.13 juta. Penurunan ini disebabkan oleh langkah yang diambil oleh Jabatan iaitu bayaran royalti bukan lagi berpandukan anggaran tetapi berdasarkan ukuran sebenar kayu. Pada pendapat Audit, langkah untuk mengutip royalti berdasarkan ukuran sebenar adalah baik. 66

87 Guna Tenaga Dan Latihan Pengauditan yang dijalankan terhadap keperluan guna tenaga dan latihan mendapati perkara berikut: a) Sumber manusia Pengurusan sumber manusia yang berkesan merupakan faktor penting kejayaan sesuatu aktiviti yang hendak dilaksanakan. Semakan Audit mendapati Jabatan telah menggunakan sumber manusia yang sedia ada dengan efektif melalui pembahagian tugas di kalangan anggota yang ditempatkan mengikut kelayakan masing-masing. Sebagai contoh, Pegawai berkelulusan di bidang perhutanan ditempatkan di bahagian FMU atau ketua di cawangan dan pegawai yang mempunyai kelulusan di bidang perakaunan ditempatkan di Bahagian Kewangan. Pada pendapat Audit, Jabatan telah mengurus sumber manusia dengan memuaskan. b) Struktur Organisasi Tumpuan Audit dibuat terhadap anggota yang ditempatkan di kaunter dan kilang. Hasil semakan mendapati perkara berikut: i) Anggota Bertugas Di Kaunter Hasil Setiap kaunter hasil yang diwujudkan di tiga wilayah iaitu Ibu Pejabat Sandakan, Tawau dan Keningau hanya dikendalikan oleh seorang anggota yang ditugaskan memungut hasil. Pegawai yang bertugas memungut hasil ini mempunyai kata laluan sendiri untuk mengendalikan komputer. Bagaimanapun, kata laluan tersebut telah diberitahu kepada anggota lain untuk membolehkan kaunter beroperasi sekiranya pegawai pengendali yang ditugaskan bercuti. Cara ini menunjukkan bahawa keselamatan pungutan hasil menggunakan komputer masih belum terjamin. Oleh yang demikian adalah disyorkan supaya 2 orang atau lebih anggota diberikan kata laluan yang berbeza untuk tujuan keselamatan dan hanya orang yang ada kebenaran khas sahaja yang boleh memasuki kaunter dan mengendalikan komputer bagi tujuan pungutan hasil. Pada pendapat Audit, kawalan pungutan hasil di kaunter perlu diperbaiki. ii) Anggota Bertugas Menjaga Kilang Anggota yang bertugas di kilang adalah mengikut mukim. Antara tugas penjaga kilang ialah seperti menyelia dan memantau aktiviti kilang, merekod ketibaan kayu, melaporkan aktiviti pekilang, memantau dan memeriksa pembaharuan lesen kilang termasuk mesin kilang dan pelbagai tugas lain yang berkaitan dengan pengawasan kilang. Tiga daerah iaitu Tawau, Sandakan dan Keningau telah dipilih sebagai sampel pengauditan. Tujuannya adalah untuk menentukan sama ada agihan tenaga kerja antara daerah bagi anggota yang bertugas menjaga kilang adalah seimbang. Seramai 54 anggota telah ditugaskan 67

88 menjaga 91 kilang di 3 daerah tersebut. Pecahan anggota dan kilang adalah seperti Jadual 23. Jadual 23 Jumlah Anggota Dan Kilang Mengikut Daerah Bil. Daerah Jumlah Jumlah Nisbah Anggota Anggota Kilang Kepada Kilang 1. Tawau : Sandakan : Keningau :1.1 Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Berdasarkan jadual di atas, pihak Audit mendapati nisbah anggota kepada kilang bagi Pejabat Tawau adalah 1:4.7. Ini bermakna 1 anggota menjaga lebih daripada 4 kilang, Pejabat Sandakan pula adalah 1:1.0 bermakna 1 anggota menjaga 1 kilang dan Pejabat Keningau adalah 1:1.1 bermakna 1 anggota menjaga lebih daripada 1 kilang. Keadaan ini dapatlah dirumuskan bahawa agihan anggota bagi petugas kilang adalah tidak seimbang antara satu daerah dengan daerah yang lain. Selain itu, semasa lawatan ke Mukim Tg. Batu Laut di Pejabat Tawau bersama Ketua Mukim mendapati pegawai yang ditugaskan menjaga kilang tidak berada di kilang. Ini menunjukkan penyeliaan di kilang tidak dapat dijalankan sepenuhnya kerana mukim tersebut kekurangan anggota dan rekod ketibaan kayu juga gagal dikemukakan kepada Audit kerana wakil/petugas menjaga kilang tidak hadir. Manakala di Pejabat Sandakan dan Keningau pengawal seliaan di kilang dapat dijalankan dengan baik kerana tenaga kerja adalah mencukupi. Pada pendapat Audit, penempatan anggota Jabatan yang mencukupi di kilang papan adalah penting bagi mengawasi ketibaan kayu balak di kilang sebelum diproses. c) Latihan Dan Kursus Pada tahun 2004, Jabatan telah menganjurkan sebanyak 9 jenis latihan yang melibatkan 424 anggota pelbagai peringkat jawatan. Selain itu, bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran anggotanya seramai 69 orang telah dihantar mengikuti 11 jenis kursus anjuran agensi luar antaranya Peat Swamp Forests and Associated, Asian Strategy & Leadership Institute, Perbadanan Pinjaman Sabah dan sebagainya. Bagaimanapun, kursus berkaitan pengurusan kewangan belum diberikan kepada anggota Jabatan. Pada pendapat Audit, Jabatan juga perlu menghantar anggotanya menghadiri kursus pengurusan kewangan. 68

89 Pengagihan Kenderaan Dan Komputer Semakan Audit mendapati Jabatan mempunyai 306 kenderaan dan telah diagihkan iaitu antara 6 hingga 41 kenderaan bagi setiap Pejabat. Pengagihan ini mengikut keperluan Pejabat termasuklah Ibu Pejabat. Pengagihan kenderaan adalah berdasarkan kawasan seperti kawasan hutan simpan, kawasan pembalakan dan kilang. Manakala pengagihan komputer telah dilaksanakan di mana setiap Pejabat pemungut hasil mempunyai komputer khas untuk kutipan hasil. Pada pendapat Audit, Jabatan telah menguruskan pengagihan kenderaan dan komputer dengan memuaskan Keperluan Kewangan Peruntukan kewangan yang dirancang telah digunakan dengan berhemat oleh Jabatan bagi melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya untuk memastikan pengurusan pengeluaran lesen membalak dan kilang telah diurus dengan cekap dan sempurna. a) Elaun Perjalanan Anggota Pada tahun 2003 dan 2004, Jabatan telah membelanjakan masing-masing sejumlah RM2.33 juta dan RM2.71 juta bagi membiayai kos perjalanan dan pengangkutan anggotanya semasa menjalankan pemantauan ke kawasan pembalakan dan kilang. Pada pendapat Audit, peruntukan elaun perjalanan telah digunakan dengan cekap dan memuaskan. b) Penyelenggaraan Kenderaan Pada tahun 2004, peruntukan kos penyelenggaraan kenderaan Jabatan adalah berjumlah RM3.0 juta. Manakala perbelanjaan sebenar pula adalah berjumlah RM3.43 juta termasuk bahan api. Lebihan perbelanjaan berjumlah RM0.43 juta ini telah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan Negeri Sabah. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati peruntukan kewangan masih tidak mencukupi kerana masih ada kenderaan yang tidak dapat dibaiki iaitu 6 kenderaan rosak manakala 88 kenderaan lagi berkeadaan kurang baik dan memerlukan penyelenggaraan. Pada pendapat Audit, Jabatan perlu membuat justifikasi keperluan kewangannya untuk penyelenggaraan kenderaan kerana peruntukan yang sedia ada tidak mencukupi. c) Penyelenggaraan Komputer Peruntukan kewangan yang mencukupi bagi penyelenggaraan komputer Jabatan telah melicinkan pelaksanaan penyelenggaraan komputer yang dirancang oleh Jabatan. Semakan Audit mendapati penyelenggaraan komputer secara penyelenggaraan pencegahan dan penyelenggaraan baik pulih telah dilaksanakan seperti yang dirancang. Pada pendapat Audit, penyelenggaraan komputer telah dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. 69

90 Pemeriksaan Fizikal Lawatan Audit telah dijalankan ke kawasan pembalakan, kilang dan pondok pemeriksaan. Berikut adalah hasil daripada lawatan tersebut: a) Kawasan Pembalakan Satu kawasan pembalakan iaitu melibatkan 1 pelesen daripada 37 pelesen di Daerah Keningau telah dipilih untuk lawatan Audit. Tumpuan pemeriksaan adalah kawasan longgokan balak di Stumping Batu 16. Berikut adalah penemuan hasil daripada lawatan tersebut: i) Ukuran Tidak Sama Pekeliling Jabatan No. 1 Tahun 1981 menyatakan bahawa ukuran balak pada check scaling perlu diukur dengan seberapa tepatnya untuk tujuan pengiraan pembayaran royalti. Perbezaan ukuran yang dibenarkan adalah antara 8 hingga 162 cm bagi ukuran lilit dan 0.6 hingga 12.2 m ukuran panjang terhadap 10 hingga 200 batang kayu balak. Pemeriksaan Audit ke atas 85 batang daripada 1,174 batang balak di Stumping Batu 16 mendapati perbezaan ukuran adalah sejumlah 81 cm pada ukuran purata (D1 + D2) berbanding yang dibenarkan iaitu 64 cm bagi 80 batang kayu balak. Oleh itu, bayaran royalti adalah kurang daripada yang sebenarnya. Pada pendapat Audit, kawal selia perlu dilakukan dengan ketat oleh Jabatan dengan mengukur balak bersama kontraktor terbabit bagi mengelakkan perbezaan ukuran yang menyebabkan kehilangan hasil kepada Kerajaan. ii) Penggunaan Borang Pemeriksaan Balak Pekeliling No. 1 Tahun 1981 juga menetapkan penggunaan Borang Pemeriksaan Balak (Borang B) adalah mandatori. Borang ini digunakan untuk membuat perbandingan antara ukuran balak oleh Jabatan dan kontraktor. Sekiranya ukuran tidak mematuhi syarat yang dibenarkan maka ukuran semula akan dibuat oleh pihak kontraktor. Hal ini bertujuan mengawal supaya bayaran royalti adalah di tahap maksimum dan memberi pulangan hasil yang optimum kepada Kerajaan. Pemeriksaan lanjut mendapati penggunaan Borang Pemeriksaan Balak tidak dipraktikkan oleh semua cawangan Jabatan. Lawatan yang dibuat ke daerah terpilih mendapati daerah Tawau (termasuk daerah kecil Kalabakan) ada menggunakan borang tersebut, manakala daerah Keningau tidak menggunakannya. Pada pendapat Audit, penggunaan Borang Pemeriksaan Balak tersebut hendaklah dikuatkuasakan di seluruh Sabah. b) Pondok Pemeriksaan Mengikut perenggan 27, Perjanjian Lesen Membalak, pelesen tidak dibenarkan mengangkut kayu balak di jalan raya awam melebihi panjang dan berat yang telah ditetapkan di Jadual C. Selain itu, berat muatan balak yang ditetapkan bagi lori 10 tan tidak melebihi 9.3 m 3 manakala lori 20 tan tidak melebih 18.7 m 3. Melalui temu 70

91 bual dengan pihak Jabatan Kerja Raya, adalah difahamkan bahawa ketahanan jalan raya adalah bergantung kepada gandar (bilangan tayar) sesebuah kenderaan, iaitu semakin banyak tayar maka muatan kenderaan juga adalah banyak dan berat. Pemeriksaan Audit terhadap 2 pondok pemeriksaan yang berfungsi untuk memeriksa dan merekod semua lori balak yang membawa balak keluar dari kawasan pembalakan telah dijalankan di Daerah Telupid dan Keningau. Hasil pemeriksaan tersebut mendapati semua lori balak yang mengangkut balak telah mematuhi arahan Jabatan iaitu tidak mengangkut balak selepas jam 7 malam. Daftar pemeriksaan lori balak juga ada diselenggara bagi lori yang melalui pintu pemeriksaan serta menyimpan salinan senarai balak yang dibawa keluar. Pegawai bertugas di pondok pemeriksaan juga telah dibekalkan carta aliran kerja yang menunjukkan tugasnya dengan jelas. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit di pondok pemeriksaan Batu 16, daerah Keningau pada akhir bulan Julai 2004 antara pukul 7.00 pagi hingga 8.25 malam mendapati lori balak dengan berat 10 hingga 20 tan telah membawa muatan kayu balak antara m 3 hingga m 3 melebihi muatan yang dibenarkan. Keterangan lengkap lori balak yang membawa lebih muatan adalah seperti Jadual 24. Jadual 24 Laporan Harian Pengangkutan Balak Melalui Pondok Pemeriksaan Pada 26 Julai 2004 Bil. Tarikh Masa Removal Batang Diangkut Diperiksa Pass Balak Jumlah Isipadu Balak (M 3) pg pg pg pg pg pg tgh tgh ptg ptg ptg ptg ptg ptg Sumber : Rekod Jabatan Perhutanan Sabah Nota : Satu Removal Pass bagi satu lori sahaja (10 tan atau 20 tan). 71

92 Selain itu, adalah didapati lori yang digunakan untuk mengangkut balak tidak berdaftar dengan Jabatan atau tidak memperbaharui lesen lori mereka. Pada pendapat Audit, kawalan di pondok pemeriksaan di daerah Keningau adalah kurang memuaskan oleh kerana semua lori yang mengangkut balak telah melebihi muatan dan tidak berdaftar dengan Jabatan serta telah tamat lesen. Ini menunjukkan penguatkuasaan adalah kurang memuaskan. c) Pemeriksaan Di Kilang Lawatan telah dibuat ke beberapa kilang di daerah Tawau, Sandakan dan Keningau. Hasil lawatan tersebut mendapati perkara berikut: i) Pembaharuan Lesen Pihak Audit mendapati semua kilang yang dilawati telah memperbaharui lesen berkaitan seperti lesen kilang, lesen eksport dan lesen kontraktor. Selain itu, perkakas kilang yang perlu dibayar seperti mesin break down (pemotong balak), bandsaw dan traktor juga telah dibayar. ii) Daftar Ketibaan Kayu Semua kilang yang dilawati telah menyelenggara Daftar Ketibaan Kayu seperti mana kehendak Arahan Pengarah Bil. 4 Tahun Bagaimanapun, daftar tersebut tidak seragam antara satu daerah dengan daerah yang lain. Oleh yang demikian, adalah disyorkan agar daftar ketibaan kayu ke kilang diseragamkan. Pada pendapat Audit, daftar ketibaan kayu ke kilang perlu diseragamkan bagi semua kilang di seluruh Sabah. iii) Mobile Sawmill Setakat bulan Mei 2004, sejumlah 3 lesen kilang Mobile Sawmill diluluskan oleh Jabatan. Semua kilang tersebut didaftarkan atas nama sebuah anak syarikat Yayasan Sabah. Operasi kilang pula dijalankan oleh 3 kontraktor berbeza yang dilantik melalui perjanjian. Mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan, konsep kilang Mobile Sawmill adalah kilang tidak kekal dan boleh dialihkan dengan mudah dari satu tempat ke satu tempat yang lain. Kilang ini hanya dibenarkan memproses sisa kayu dan kayu buangan. Lawatan Audit telah dijalankan di salah sebuah kilang tersebut di Batu 63, Jalan Nabawan. Hasil pemeriksaan tersebut mendapati kilang ini telah didirikan bercirikan kilang papan dan kekal seperti di Foto 1. 72

93 Foto 1 Mobile Sawmill Di Daerah Nabawan Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh : Lokasi: Batu 63, Jalan Nabawan Semasa pemeriksaan dijalankan, operasi kilang telah ditangguhkan atas arahan Pegawai Perhutanan Daerah ekoran kes penahanan 3 batang kayu bulat yang tidak dibenarkan dan belum dibayar royaltinya. Kes tersebut ditemui oleh Unit Pencegahan Pembalakan Haram Jabatan Ketua Menteri sedangkan pada masa yang sama, Jabatan ada menugaskan Renjer Hutan sepenuh masa di kilang tersebut. Pada pendapat Audit, Jabatan perlu meningkatkan lagi kawalan terhadap operasi kilang Mobile Sawmill kerana lokasi kilang adalah terletak di kawasan pembalakan pelesen yang sama. Pada keseluruhannya, pelaksanaan pengurusan lesen membalak dan kilang serta sistem kawalan hasil adalah memuaskan kecuali beberapa kelemahan yang memerlukan tindakan proaktif untuk mengatasinya, antaranya kelulusan bagi kawasan membalak lambat dibuat, garis panduan pengeluaran lesen membalak tidak dibukukan sebagai satu dokumen, kurangnya penguatkuasaan terhadap peraturan yang menyebabkan lori balak tidak berdaftar dan membawa muatan lebih dan agihan anggota yang bertugas menjaga kilang tidak setara PEMANTAUAN Memandangkan hasil hutan adalah begitu penting yang mana telah memberi sumbangan yang besar kepada pembangunan Negeri, maka aspek pemantauan adalah satu perkara yang perlu diberi perhatian bagi memastikan semua aktiviti perakaunan, pembalakan 73

94 (seperti pengeluaran lesen balak dan kilang berasaskan industri kayu) dan pemungutan hasil berkaitan hutan dapat dijalankan dengan teratur, sempurna dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa Pemantauan Peringkat Ibu Pejabat Ibu Pejabat memainkan peranan penting bagi memantau sistem kawalan dalaman mengikut garis panduan dan prosedur yang ditetapkan. Aspek pemantauan yang dimainkan oleh Ibu Pejabat antara lain adalah mengeluarkan pekeliling contohnya Arahan Pengarah Bil. 10 Tahun 2000 yang berkaitan dengan pelaksanaan kadar baru bayaran lesen kilang, memastikan laporan apendiks berkenaan aktiviti kilang dihantar ke Ibu Pejabat untuk rekod dan seliaan. Penyelarasan terhadap semua kutipan akan dibuat di Ibu Pejabat untuk dikemukakan ke Jabatan Bendahari Negeri. Selain itu, Ibu pejabat juga berperanan mengawal aktiviti pembalakan melalui laporan berikut: a) Laporan yang diterima terus oleh Pengarah Perhutanan daripada ketua unit Monitoring Control Evaluation And Enforcement di 5 wilayah iaitu Sandakan, Keningau, Tawau, Kota Kinabalu dan Kudat serta satu kawasan hutan simpan iaitu Deramakot. b) Menerima laporan bulanan dan suku tahun berkenaan aktiviti pembalakan dan kilang daripada Pegawai Perhutanan Daerah. c) Menerima laporan Audit Dalaman Jabatan mengenai skop pengauditan seperti aktiviti pembalakan dan aktiviti kilang. d) Melalui mesyuarat bulanan pihak pengurusan. e) Menggunakan kaedah imej satelit guna sama untuk memantau kawasan hutan. Bagaimanapun, pemantauan peringkat Ibu Pejabat ini perlu ditingkatkan lagi bagi mengatasi kelemahan yang masih wujud antaranya seperti berikut:- a) Perundangan dan peraturan yang lama tidak dikaji semula seperti Enakmen Hutan Negeri Sabah 1968 (Pindaan 1996), Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969 dan prosedur kerja kutipan hasil b) Kata laluan pengguna komputer bagi kutipan hasil hanya diberikan kepada seorang anggota yang menyebabkan ia diberitahu kepada anggota lain sekiranya anggota yang mempunyai kata laluan tersebut bercuti. Ini memberi ruang kepada pencerobohan terhadap sistem pungutan hasil berkomputer. c) Pungutan hasil berkomputer tidak on-line. Bagi mengatasi masalah ini Jabatan perlu mengemukakan kertas kerja kepada Kabinet Negeri untuk memohon peruntukan bagi membangunkan sistem pungutan hasil secara on-line selaras dengan kehendak Kerajaan Negeri membangunkan E-Kerajaan. d) MS ISO 9002:1994 Beluran mengenai taksiran dan kutipan royalti balak belum dilaksanakan sepenuhnya selepas 4 tahun diperolehi. Pelaksanaannya perlu dipercepatkan kerana ia merupakan pengiktirafan Kerajaan terhadap usaha Jabatan dan bagi mendapatkan pengiktirafan ini Jabatan telah mengorbankan masa, wang dan tenaga anggota Jabatan. 74

95 e) Kaedah imej satelit guna sama memerlukan kos yang amat tinggi dan imej yang dihasilkan tidak terkini Pemantauan Peringkat Pejabat Perhutanan Daerah Pejabat Perhutanan Daerah merupakan asas pelaksanaan dan penilaian pencapaian dasar dan polisi Jabatan. Oleh yang demikian, setiap Pejabat perlu memberi tumpuan kepada aspek pemantauan aktiviti pembalakan dan kilang bagi menjamin semua aktiviti tersebut mematuhi peraturan dan prosedur yang dikuatkuasakan. Bagi tujuan ini Jabatan dan semua Pejabat telah merangka strategi bagi memudahkan pemantauan dan kawal selia dapat dijalankan dengan lebih efektif terhadap aktiviti pembalakan dan kilang. Antara strategi itu ialah membahagikan kawasan daerah kepada kawasan mukim dan berperanan mengawal kawasan mengikut kawasan aktiviti pembalakan, kawasan hutan simpan dan lokasi kilang. Sebagai contoh Daerah Kecil Kalabakan dibahagikan kepada 4 mukim iaitu Mukim Brantian, Mukim Kalabakan, Mukim Luasong dan Mukim Bromas di mana setiap mukim tersebut akan bertanggungjawab melaporkan aktiviti pembalakan di kawasan masing-masing secara bulanan dan suku tahunan. Demikian juga, laporan aktiviti kilang dilaporkan oleh setiap Mukim melalui laporan apendiks yang antara lainnya mengandungi laporan bulanan pengeluaran kayu digergaji, veneer/ plywood/blockboard/laminated board dan laporan bulanan eksport kayu-kayan. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit mendapati masih ada kelemahan yang dikenal pasti di peringkat Pejabat dan perlu diberikan perhatian, antaranya seperti kurangnya penguatkuasaan terhadap peraturan, penggunaan borang pemeriksaan balak tidak dikuatkuasakan, daftar ketibaan kayu di kilang tidak seragam, perbezaan ukuran oleh kontraktor, lori tidak berdaftar dan membawa muatan berlebihan Pemantauan Peringkat Bahagian Monitoring Control Evaluation And Enforcement (MCEE) MCEE merupakan unit khas yang dipertanggungjawabkan untuk memantau, mengawal, menilai dan membuat penguatkuasaan terhadap aktiviti pembalakan dan perkilangan. Unit MCEE ini diwujudkan di setiap wilayah dan satu kawasan iaitu Kawasan Hutan Simpan Deramakot bertujuan untuk memantau kawasan hutan, aktiviti membalak dan perkilangan seluruh Sabah mengikut wilayah. Contohnya, Unit MCEE Keningau bertanggungjawab memantau kawasan hutan, aktiviti pembalakan dan perkilangan di daerah Keningau, Tambunan, Tenom dan Nabawan. Fungsi unit ini adalah untuk mengawasi keberkesanan tindakan penguatkuasaan dan pematuhan terhadap peraturan yang berkuat kuasa, mengawal dan memeriksa operasi pembalakan dan perkilangan serta menilai pencapaian dan keberkesanan pelaksanaan peraturan yang diguna pakai. Unit ini juga bertindak berdasarkan aduan awam dan laporan dari Unit Pencegahan Pembalakan Haram, Jabatan Ketua Menteri. Antara tindakan yang telah diambil oleh Unit MCEE adalah seperti membuat pemeriksaan mengejut ke kawasan hutan simpan serta membuat tangkapan terhadap aktiviti pembalakan haram. Sebagai contoh pada bulan Februari 2004, Unit MCEE Tawau melalui pemeriksaan mengejut ke Hutan Simpan Tanjong Nagos Semporna dan Hutan Simpan Kunak telah membuat dua tangkapan berkenaan aktiviti pembalakan haram iaitu masing-masing satu kes di Semporna dan 75

96 Kunak. Bagaimanapun, Audit mendapati beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki untuk memantapkan lagi peranan dan fungsi Unit ini. Kelemahan yang dikenal pasti adalah seperti berikut: a) Tidak ada perancangan kerja pemantauan tahunan yang disediakan, sebaliknya hanya bergantung kepada laporan dan aduan daripada orang awam yang diterima serta arahan dari Ibu Pejabat. b) Daftar laporan penyiasatan dan aduan yang diterima tidak diselenggara. Oleh itu, tidak dapat dipastikan jumlah laporan dan aduan awam yang diterima serta tindakan yang telah diambil. c) Anggota di Bahagian MCEE tidak dibekalkan Manual Prosedur Kerja sebagai panduan melaksanakan tugas. Fail Meja dan senarai tugas juga tidak disediakan Pemantauan Di Peringkat Jabatan Ketua Menteri Unit Pembanterasan Pembalakan Haram, Jabatan Ketua Menteri telah ditubuhkan untuk membanteras aktiviti pembalakan haram di Negeri Sabah. Unit ini ditubuhkan pada bulan September 2000 dengan 6 anggota dan diketuai oleh Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah sebagai Pengerusi. Bagi tempoh tahun 2003 dan 2004, Unit ini telah berjaya mengesan dan menangkap sebanyak 87 kes aktiviti pembalakan haram serta dikenakan denda berjumlah RM0.96 juta. Pada pendapat Audit, aspek pemantauan oleh Jabatan bagi pengurusan pengeluaran lesen membalak dan kilang serta sistem kawalan hasil adalah memuaskan. Selain itu, penglibatan Unit Pembanterasan Pembalakan Haram adalah berkesan kerana dapat menurunkan kes pembalakan haram. Bagaimanapun, beberapa kelemahan perlu dibaiki dari segi pengemaskinian pengurusan di peringkat Ibu Pejabat, Pejabat dan MCEE, seperti mengemas kini perundangan, membangunkan sistem pengkomputeran, mengemas kini dan menyeragamkan daftar ketibaan kayu ke kilang, menguatkuasakan peraturan dan mengadakan rancangan tahunan untuk MCEE. 22. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya pengurusan pengeluaran lesen membalak dan kilang serta sistem kawalan hasil masih boleh dipertingkatkan lagi dengan matlamat untuk menjana hasil yang optimum kepada Kerajaan Negeri. Oleh yang demikian, Jabatan Audit mengesyorkan beberapa langkah seperti berikut: a) Merancang keseluruhan pengeluaran lesen membalak di tanah kerajaan dengan memperkenalkan konsep tender dengan perkenan Ketua Menteri selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa. Ini kerana majoriti kawasan balak yang ada diusahakan oleh kontraktor bukan pelesen yang telah diluluskan. b) Mengemaskinikan garis panduan pengeluaran lesen. c) Menyediakan Manual Checklist bagi memproses permohonan lesen membalak. 76

97 d) Membangunkan sistem pungutan hasil secara on-line. e) Mengkaji semula struktur perjawatan dengan mengambil kira kawasan pembalakan, kawasan hutan simpan dan taburan kilang. f) Pengawasan dan penyeliaan di pondok pemeriksaan dan lapangan juga perlu diambil perhatian bagi mengelakkan berlakunya perkara yang dibangkitkan di atas. g) Peraturan dan perundangan yang lama seperti Enakmen Hutan 1968 (Pindaan 1996), Peraturan Hutan Negeri Sabah 1969 dan Circular 1/81 (Measurement Of Timber For Royalty Assessment) perlu disemak semula untuk disesuaikan dengan keadaan semasa. 77

98 JABATAN PERIKANAN NEGERI SABAH PROJEK PENTERNAKAN RUMPAI LAUT 23. LATAR BELAKANG 23.1 Projek Penternakan Rumpai Laut telah dicadangkan oleh Jabatan Perikanan Negeri Sabah (Jabatan) pada pertengahan tahun 1998 kepada Kementerian Pembangunan Luar Bandar Malaysia (KPLB) sebagai salah satu usaha untuk pembasmian kemiskinan di Negeri Sabah. Di Sabah, penternakan rumpai laut telah bermula semenjak 1970an lagi iaitu secara kecil-kecilan dan telah menyumbang kepada sumber pendapatan bagi penduduk pesisir pantai. Pada tahun 1999 projek ini telah dimulakan secara perintis dan Agensi pelaksana utama ialah Jabatan sendiri. Sementara itu, Universiti Malaysia Sabah (UMS) dilantik sebagai institusi bagi menjalankan penyelidikan dan pembangunan manakala Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (LKIM) bertanggungjawab menyelaras aktiviti kewangan dan pemasaran. Bagaimanapun, pada bulan Januari 2000, UMS telah diberi kebenaran sepenuhnya untuk menjalankan aktiviti penternakan rumpai laut di Pulau Balambangan, Kudat sementara Jabatan pula selaku Agensi pelaksana utama memberi tumpuan sepenuhnya terhadap projek perintis di Pulau Omadal, Semporna Bagi melaksanakan projek ini, KPLB telah meluluskan peruntukan berjumlah RM7.74 juta iaitu RM3.66 juta untuk projek Fasa Pertama bagi tempoh tahun 1999 hingga 2003 bagi kawasan seluas 20 hektar di beberapa pulau di Semporna dan 40 hektar di Kudat. Sementara itu baki sejumlah RM4.08 juta telah diperuntukkan bagi pelaksanaan Projek Fasa Kedua bagi tempoh tahun 2004 hingga 2006 yang melibatkan kawasan seluas 40 hektar masing-masingnya di Semporna dan Kudat. Daripada peruntukan keseluruhan fasa yang berjumlah RM7.74 juta, sejumlah RM2.80 juta diperuntukkan bagi projek di Semporna, RM2.88 juta untuk projek di Pulau Balambangan, RM1.86 juta untuk UMS dan RM0.20 juta untuk LKIM, Sabah. 24. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek penternakan rumpai laut telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai objektif yang ditetapkan. 25. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan adalah merangkumi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek penternakan rumpai laut oleh Jabatan Perikanan Negeri Sabah meliputi tempoh tahun 1999 hingga Bagi tujuan pengauditan tumpuan diberi kepada pelaksanaan projek di daerah Semporna iaitu di Pulau Omadal, Pulau Selakan, Pulau Menampilik dan Melanta Kobal. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen yang 78

99 berkaitan dengan projek penternakan rumpai laut yang diselenggara di Pejabat Perikanan Daerah Semporna, Ibu Pejabat Perikanan Negeri Sabah dan Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah. Lawatan ke tapak projek/penternakan di Pulau Omadal dan Pulau Selakan serta temu bual dengan pegawai yang bertanggungjawab juga telah dilaksanakan. 26. PENEMUAN AUDIT 26.1 PERANCANGAN Perancangan merupakan perkara penting sebelum sesuatu program/aktiviti atau projek dilaksanakan. Antara aspek penting yang perlu diberi penekanan semasa merancang sesuatu projek atau program ialah kesesuaian program, tempat, peserta, kepakaran teknikal dan kemudahan infrastruktur. Aspek perancangan yang disemak adalah meliputi perkara berikut: Dasar Pertanian Negeri Pelan Pembangunan Rumpai Laut disediakan selaras dengan Dasar Pertanian Negeri iaitu untuk membangunkan sektor pertanian dan memaksimumkan daya pengeluaran serta meningkatkan pendapatan penduduk terutamanya golongan nelayan supaya kadar kemiskinan dapat dikurangkan dan kualiti hidup rakyat diperbaiki. Galakan juga diberi untuk meningkatkan hasil dan mutu komoditi yang mempunyai potensi untuk dieksport. Pihak Jabatan ada merangka beberapa objektif dan strategi seperti berikut: a) Membangunkan Kawasan Penternakan Rumpai Laut Strategi Jabatan untuk menjadikan industri rumpai laut ini berdaya maju, beberapa perkara yang dirancang oleh Jabatan akan diambil tindakan. Perkara yang dimaksudkan antara lainnya seperti memesatkan pembangunan rumpai laut yang sedia ada di Semporna dan membangunkan pusat penternakan baru di daerah lain, penzonan Zon Industri Akuakultur rumpai laut, membangun dan menguruskan kawasan berkenaan, meningkatkan keluasan kawasan rumpai laut dan menambah bilangan penternak/pengusaha. b) Pembangunan Produk Rumpai Laut Yang Berkualiti Untuk memastikan produk rumpai laut yang dikeluarkan berkualiti, beberapa strategi akan dibuat oleh Jabatan iaitu melaksanakan Skim Persijilan Ladang Akuakultur Malaysia, membangunkan Piawaian Kualiti Rumpai Laut Malaysia, menyediakan beberapa peraturan dan menguatkuasakannya, merancang dan melaksanakan kawalan aktiviti penternakan rumpai laut dan mengadakan perancangan dasar untuk mengawal penyakit. 79

100 c) Pembangunan Spesies, Teknologi Penternakan Dan Pemprosesan Rumpai Laut Jabatan akan merancang dan melaksanakan projek khas yang bertujuan untuk memperbaiki teknologi pengeluaran, penuaian dan pemprosesan rumpai laut. Ia boleh dilakukan dengan menilai dan memperolehi teknologi dari luar negara. d) Mewujudkan Sistem Sokongan Industri Rumpai Laut. Jabatan akan mengambil beberapa pendekatan seperti membina dan menaik taraf sistem sokongan industri di pusat penternakan rumpai laut. Jabatan juga akan menganjurkan seminar khas atau majlis penerangan untuk memberi maklumat pinjaman kewangan dan insentif galakan cukai kepada para penternak rumpai laut serta pembangunan sumber tenaga manusia untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti. Selain itu, Jabatan juga merancang dan melaksanakan projek khas yang bertujuan untuk memperbaiki taraf hidup nelayan/penternak dengan kerjasama beberapa Agensi dan sektor swasta dan menggalakkan pelaburan oleh sektor swasta sama ada dari dalam atau luar negeri. e) Membangun/Mengembangkan Pemasaran Produk Rumpai Laut Jabatan akan merancang dan melaksanakan projek khas yang bertujuan untuk memperbaiki pemasaran di dalam dan luar negeri. Ia dilaksanakan dengan menggalakkan syarikat/pengilang membeli rumpai laut kering dari ladang penternak secara kecil-kecilan, menggalakkan sektor swasta memperluas pasaran produk dan mengadakan usaha sama antara Kerajaan dengan sektor swasta terutama dengan menyertai pameran di peringkat antarabangsa Kajian Kemungkinan Kajian kemungkinan akan dijalankan oleh Jabatan untuk mengenal pasti kawasan perairan laut di Negeri Sabah yang sesuai dan berpotensi untuk penternakan rumpai laut. Kajian yang akan dijalankan ditumpukan ke kawasan perairan laut di Utara dan Tenggara pantai Sabah kerana kawasan ini dianggap lebih sesuai berbanding dengan kawasan perairan Barat Laut Sabah Garis Panduan Pengendalian sesuatu projek perlu mempunyai kaedah atau prosedur sebagai panduan kepada pihak yang melaksanakan sesuatu aktiviti. Antara kaedah atau prosedur projek penternakan rumpai laut adalah seperti berikut: a) Pemilihan Kawasan Tempat yang sesuai untuk penternakan rumpai laut ialah kawasan yang mempunyai pengaliran air yang perlahan supaya nutrien dibawa dan diganti secara semula jadi untuk tumbesaran rumpai laut. Selain itu, kawasan berkenaan mestilah tidak berarus deras, tidak berombak atau angin kuat serta mempunyai kawasan berbatu karang, berpasir dan tidak tercemar. Kedalaman airnya hendaklah tidak 80

101 kurang daripada 0.15 meter semasa air surut dan lebih daripada 2 meter semasa air pasang serta mempunyai dasar laut yang kukuh untuk menahan pancang. b) Kaedah Pengkulturan / Penternakan Rumpai Laut Secara amnya ada 3 kaedah pengkulturan/penternakan rumpai laut diperkenalkan. Bagaimanapun, kaedah ini bergantung kepada keadaan persekitaran dan peruntukan kewangan penternak. Kaedah yang dimaksudkan adalah seperti berikut: i) Pengkulturan Secara Pancang (Staking)/Separa Rakit Pengkulturan cara ini sesuai untuk kawasan yang airnya agak cetek iaitu kurang daripada 1.5 meter. Tali yang sesuai direntang antara dua pancang dan seterusnya bibit/benih rumpai laut diikat ke tali yang direntang seperti di rajah 1. Rajah 1 Pengkulturan Secara Pancang Sumber: Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia ii) Pengkulturan Secara Separuh Terapung (Semi - Floating) Pengkulturan cara ini paling sesuai di kawasan perairan yang mempunyai kedalaman airnya antara 1 hingga 3 meter. Kaedah ini hampir sama dengan kaedah pancang kecuali hujung tali diikat di dasar pancang sementara tali diapungkan dengan pelampung. Bibit digantung pada tali di bawah paras air dan kedudukannya akan turun dan naik mengikut pasang surut air seperti di rajah 2. 81

102 Rajah 2 Pengkulturan Secara Separuh Terapung Sumber: Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia iii) Pengkulturan Secara Rakit (Raft/Floating) Kaedah ini juga sesuai bagi kawasan perairan yang mempunyai kedalaman airnya antara 1 hingga 3 meter. Dua batang kayu yang boleh terapung atau 2 unit pelampung panjang diapungkan di permukaan air di dua penjuru. Kayu/pelampung ini diikat ke sauh di dasar laut supaya kedudukannya kukuh. Kemudian tali diikat merentasi kedua kayu/pelampung dan bibit diikat pada tali tersebut seperti di rajah 3. Rajah 3 Pengkulturan Secara Rakit Sumber: Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia 82

103 c) Cara Mengikat Bibit Ikatan bibit rumpai laut haruslah stabil selalunya pada dahan yang besar dan kuat dan tidak terlalu ketat atau longgar untuk ruang tumbesaran. d) Kaedah Penjagaan Kawasan/ Pengkulturan Rumpai Laut Rumpai laut yang telah rosak atau hilang akan ditanam semula manakala yang kurang sihat akan dituai dan diganti dengan yang baru. Tanaman atau ternakan selalu dibersihkan daripada lumut dan kotoran laut. Rumpai laut ini juga tidak dibiarkan terlalu besar iaitu melebihi 3.5 kilogram. Pancang dan tali yang rosak pula akan dibaiki. e) Pusingan Tempoh Pengkulturan Dan Pemprosesan Rumpai Laut Satu pusingan pengkulturan biasanya mengambil masa 60 hari. Ketika matang, berat rumpai laut boleh mencapai 2 kilogram. Masa yang sesuai untuk menuai ialah pada waktu pagi kerana keadaan cuacanya tidak begitu panas. Semasa mengangkut rumpai laut ke tempat penjemuran, rumpai laut hendaklah sentiasa ditutup dan disiram dengan air laut. Pengeringan rumpai laut biasanya dibuat di bawah sinaran matahari. Selain itu masa yang diambil untuk menternak rumpai laut untuk dijadikan bibit dan untuk dijual adalah berbeza seperti di Jadual 25. Jadual 25 Pemprosesan Rumpai Laut Jenis Pengeluaran Tempoh Ternakan Hingga Tuaian Pengeringan Bibit hari - Matang hari 5 hari Sumber: Jabatan Perikanan Negeri Sabah Kos Permulaan (0.81 Hektar) Kaedah Pancang RM8,180 Kaedah Rakit RM6,180 Kaedah Separuh Terapung RM7,272 f) Masalah Dan Serangan Penyakit Selalunya kawasan pengkulturan rumpai laut sering mengalami serangan ikan belais, penyu, penyakit Ais-Ais, Epiphytes dan kehadiran lumut hijau yang tebal. Masalah dan serangan penyakit ini akan membantut tumbesaran rumpai laut. Penyakit Ais-Ais dan Epiphytes biasanya akan menyerang rumpai laut apabila berlaku perubahan cuaca. g) Pemilihan Peserta Syarat yang digariskan untuk melayakkan pemohon menyertai projek penternakan rumpai laut ini antara lainnya ialah peserta mestilah warganegara Malaysia dan tersenarai pada Daftar Profil Keluarga Termiskin, nelayan sepenuh masa, 83

104 tanggungan ramai dan kehidupan adalah daif, mempunyai kawasan yang sesuai, berminat dan berumur tidak melebihi 60 tahun serta berpendapatan kurang daripada RM316 satu bulan. h) Tanggungjawab Peserta Peserta yang terpilih menyertai projek ini dikehendaki mengikuti kursus asas penternakan rumpai laut yang akan dianjurkan oleh Jabatan. Selain itu, peserta juga dikehendaki melaporkan kemajuan projek dan bersikap positif terhadap projek, mematuhi segala peraturan dan syarat projek yang dikeluarkan oleh Jabatan untuk menjamin projek ini boleh diusahakan secara berterusan Kaedah Pelaksanaan Dasar yang digariskan bertujuan untuk menambahkan sumber pendapatan dan meningkatkan taraf hidup penduduk tempatan khasnya nelayan. Selain itu, ia juga bertujuan untuk menjadikan industri penternakan rumpai laut kering sebagai salah satu sumber eksport yang penting. Bagi menjayakan projek ini, selain daripada Jabatan beberapa Agensi lain turut terlibat iaitu Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri Sabah (JPPS), Kementerian Pembangunan Luar Bandar Sabah (KPLBS), Universiti Malaysia Sabah (UMS), Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (LKIM) dan Pejabat Daerah Semporna dan Kudat. Mengikut perancangan Jabatan, UMS dan LKIM akan menjadi Agensi pelaksana utama. Jabatan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pelaksanaan projek, UMS bertanggungjawab menjalankan penyelidikan dan pembangunan dan LKIM pula bertanggungjawab menyelaras aktiviti kewangan dan pemasaran hasil ternakan Perjanjian Program Dengan Peserta Peserta yang telah dipilih untuk mengikuti projek ini akan diberi surat Akuan Perjanjian Peserta. Surat akuan ini menghendaki peserta mematuhi segala peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan. Tujuannya adalah untuk memantau pendapatan peserta dan juga untuk memudahkan Jabatan mengutip balik pinjaman yang diberikan. Surat Akuan Perjanjian ini juga boleh membantu Jabatan membuat perancangannya dari segi bantuan tambahan dan kedudukan semasa peserta Peranan Agensi a) Kementerian Pembangunan Luar Bandar (Persekutuan dan Negeri) KPLB akan membiayai sepenuhnya kos projek ini khususnya Projek Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) di Kudat dan Semporna. Kementerian ini juga berperanan untuk menyediakan infrastruktur asas seperti pelantar jemuran, jeti dan peralatan ternakan. 84

105 b) Jabatan Perikanan Negeri Sabah Jabatan selaku Agensi pelaksana utama projek ini akan bertanggungjawab menyelaras dan mengurus projek. Selain itu, Jabatan ini juga akan mengenal pasti kawasan baru untuk memulakan projek, memberi galakan dan bimbingan kepada penduduk untuk menyertai penternakan rumpai laut, mengenal pasti dan memilih peserta yang layak, menjalankan aktiviti pengembangan dan penyebaran maklumat kepada peserta program penternakan rumpai laut. c) Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah LKIM, Sabah selaku penyelaras kewangan akan bertanggungjawab menguruskan kewangan projek dan peruntukan yang diterima dari KPLBM dan seterusnya menyalurkan peruntukan berkenaan kepada projek di Pulau Omadal, Pulau Balambangan dan UMS. d) Universiti Malaysia Sabah UMS yang dilantik bagi menjayakan projek ini akan berperanan untuk membuat pemilihan dan menentukan benih yang sesuai untuk diternak. Selain itu, UMS juga diberi tanggungjawab untuk membuat penyelidikan mengenai teknik ternakan, penuaian, pengeringan, kawalan penyakit dan pemprosesan untuk menghasilkan produk baru dalam bentuk makanan, ubat-ubatan, kosmetik dan sebagainya Kumpulan Sasar Kumpulan sasar projek penternakan rumpai laut ini ialah para nelayan dan ketua isi rumah yang dianggap miskin, daif, banyak tanggungan, dan yang tinggal di pesisiran pantai Sabah. Tujuannya adalah untuk membantu meningkatkan pendapatan mereka dan seterusnya mengurangkan jurang kemiskinan antara penduduk bandar dengan luar bandar. Mengikut laporan yang dikeluarkan pada tahun 1997 iaitu sebelum projek ini dilaksanakan, kadar kemiskinan di Sabah ialah 16.5% atau seramai 53,300 orang. Jumlah ini termasuk 46,700 penduduk luar bandar yang terdiri daripada para nelayan. Daripada jumlah tersebut, seramai 925 ketua isi keluarga adalah tinggal di Daerah Semporna Sasaran Projek Dan Penyertaan Bagi memulakan projek penternakan rumpai laut Fasa Pertama (1999 hingga 2003), kawasan laut seluas 20 hektar di Pulau Omadal dan 40 hektar di Pulau Balambangan, dicadangkan sebagai tapak projek. Ia melibatkan 150 keluarga masing-masingnya 50 keluarga di Pulau Omadal, Semporna dan 100 keluarga di Pulau Balambangan, Kudat. Untuk projek Fasa Kedua (2004 hingga 2006), penyertaan penternak (keluarga miskin) di Pulau Omadal, Semporna dijangka meningkat kepada 100 keluarga dan begitu juga 100 keluarga di Pulau Balambangan, Kudat. 85

106 Guna Tenaga Dan Latihan Jabatan dengan Kerjasama Jawatankuasa Bertindak Bersama Program Pembangunan Rakyat Termiskin akan menubuhkan Unit Perintis Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna yang bertanggungjawab untuk mentadbir dan mengurus projek. Unit ini akan diketuai oleh seorang Pengurus, seorang Penolong Pengurus dan dibantu oleh 10 orang pegawai. Selain itu, pegawai ini akan menghadiri kursus dan latihan yang akan dianjurkan oleh Jabatan dan Agensi lain Keperluan Kewangan Projek ini akan dibiayai sepenuhnya oleh KPLB (Persekutuan) melalui geran. Jabatan akan membuat cadangan belanjawan untuk kelulusan KPLB. Untuk projek Fasa Satu (1999 hingga 2003) dan projek Fasa 2 (2004 hingga 2006), anggaran peruntukan yang diperlukan adalah berjumlah RM7.74 juta. Peruntukan ini akan disalurkan melalui LKIM, Kuala Lumpur sebelum disalurkan kepada LKIM, Sabah secara berperingkat berdasarkan permohonan imbuhan. Peruntukan disalurkan melalui LKIM bertujuan untuk mengelakkan ditarik balik selepas tahun kewangan kerajaan berakhir. Peruntukan ini juga akan digunakan untuk menampung kos pengurusan, penyediaan tapak semaian, ternakan, prasarana, latihan, penyelarasan, penyelidikan dan konsultan Jenis Dan Kegunaan Rumpai Laut Di Malaysia, ada beberapa jenis/spesis rumpai laut yang berpotensi untuk ternakan. Jenis rumpai laut di Sabah telah digunakan sebagai makanan oleh penduduk di pesisir pantai. Selain daripada bahan makanan, rumpai laut juga boleh diproses untuk dijadikan bahan kosmetik, ubat-ubatan, baja dan sebagai bahan bancuhan produk. Antara jenis rumpai laut yang ada di perairan Malaysia dan kegunaannya adalah seperti di Jadual 26. Jadual 26 Jenis Dan Kegunaan Rumpai Laut Di Malaysia Bil. Jenis Kegunaan 1. Porphyra Makanan 2. Sargassum Alginate 3. Euchema Carrageenan 4. Caulerpa Makanan 5. Gracilaria Agar-Agar Sumber: Rekod Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia Kemahiran Teknikal Pegawai di Jabatan selaku agensi pelaksana utama perlu mempunyai kemahiran atau kepakaran berkaitan ternakan rumpai laut. Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah boleh menilai jenis rumpai laut yang sesuai untuk diternak, mahir dengan kaedah penternakan rumpai laut dan mengenal pasti kawasan ternakan yang sesuai. Pegawai 86

107 berkenaan juga perlu mempunyai kepakaran bagi penyelesaian sesuatu masalah berkaitan penyakit dan perosak kepada rumpai laut Jenis Dan Syarat Bantuan a) Penyediaan Kemudahan Pelantar Dan Bot Setiap kawasan penternakan rumpai laut akan disediakan kemudahan pelantar. Pelantar ini berfungsi sebagai tempat mengikat bibit pada tali, kawasan rehat penternak dan juga pusat pengeringan tuaian rumpai laut. Selain itu, bot dan enjin motor sangkut juga perlu disediakan secara percuma untuk membantu penternak yang tidak memilikinya. Tujuannya adalah untuk penternak menyenggarakan ladang ternakan mereka secara berkumpulan. b) Bantuan Peralatan Ternakan Pemohon yang berjaya menjadi peserta projek ternakan rumpai laut akan diberi peralatan ternakan seperti pelampung atau botol plastik, tali rafia (untuk mengikat bibit), tali polyethylene (PE) dan bibit secara pinjaman dan perlu dibayar balik secara tunai selepas tuaian. Peserta juga dikehendaki menandatangani satu surat penerimaan pinjaman/subsidi peralatan kultur rumpai laut dan perlu diserah balik kepada unit Projek Perintis Rumpai Laut untuk direkod dan fail. c) Bekalan Benih Jabatan Perikanan akan menyediakan sebuah ladang rumpai laut seluas 22 hektar yang terletak di Pulau Selakan, Semporna sebagai pusat pengeluaran benih (bibit). Ladang seluas ini dijangka mampu mengeluar 1.54 juta bibit pada sesuatu masa. Jumlah ini akan dapat menampung permintaan bibit yang semakin bertambah. Dianggarkan 7.84 juta bibit diperlukan untuk ladang seluas 113 hektar di kawasan Semporna. d) Kursus Dan Latihan/Khidmat Kepakaran Bagi meningkatkan kemahiran dan pengetahuan penternak rumpai laut, Jabatan akan menganjurkan kursus asas mengenai teknik penternakan rumpai laut dan kursus penyelenggaraan enjin sangkut selain akan mengadakan lawatan sambil belajar ke kawasan penternakan Unjuran Sasaran Pengeluaran Hasil Fokus utama projek penternakan rumpai laut adalah untuk meningkatkan penyertaan nelayan dan pengeluaran rumpai laut selaras dengan Dasar Pertanian Negara Ketiga (DPN3), Dasar Pertanian Negeri Sabah Kedua (DPNS2) dan objektif Jabatan. Untuk itu Jabatan mengunjurkan komoditi rumpai laut akan meningkat daripada 57,000 kilogram pada tahun 2003 menjadi 630,000 kilogram pada tahun

108 Publisiti Bagi memperkenalkan penternakan rumpai laut, Jabatan akan mengadakan aktiviti penerangan dan sesi soal jawab dengan penduduk kampung termasuk pemimpin masyarakat setempat. Pejabat Daerah juga membantu dari segi memberi penerangan mengenai objektif dan matlamat projek, syarat kelayakan peserta, kaedah pelaksanaan serta bantuan yang disediakan bagi memulakan projek. Manakala LKIM, Sabah pula berperanan bagi mempromosi dan memasarkan hasil rumpai laut Rancangan Pemasaran LKIM akan mengendalikan pembelian dan pemasaran rumpai laut. Pengendalian ini akan dilaksanakan oleh Unit Perintis Projek Penternakan Rumpai Laut bagi pihak LKIM di mana ia akan membeli terus rumpai laut kering daripada penternak dan menjualnya kepada kilang memproses rumpai laut di daerah Semporna Kaedah Pemantauan Bagi memastikan pelaksanaan projek Penternakan Rampai Laut berjalan dengan baik dan dapat mencapai sasaran yang dirancangkan, pemantauan yang rapi hendaklah dibuat terhadap projek yang dilaksanakan itu. Bagi tujuan tersebut, tiga Jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Induk Projek, Jawatankuasa Pelaksanaan Dan Kewangan dan Jawatankuasa Pemantau Projek akan diwujudkan bagi menyelia dan memantau pelaksanaan projek ini. Selain itu, Jabatan dengan kerjasama Jawatankuasa Bertindak Bersama Program Pembangunan Rakyat Termiskin akan menubuhkan Unit Perintis Penternakan Rampai Laut bagi mentadbir dan mengurus projek ini. Pada pandangan Audit, projek ini telah dirancang dengan baik di mana Jabatan dan Agensi yang terlibat telah diberi tanggungjawab sepenuhnya untuk melaksanakan tugas yang diamanahkan. Selain itu, beberapa Jawatankuasa juga diwujudkan bagi memastikan strategi dan objektif projek dapat dicapai dan seterusnya dapat menyumbang kepada peningkatan pendapatan dan taraf hidup kumpulan sasar PELAKSANAAN Bagi memastikan projek mencapai objektifnya, aktiviti yang dirancang perlu dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. Kejayaan projek ternakan rumpai laut adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan dan penglibatan secara aktif para penternak Kajian Kemungkinan Kajian yang telah dijalankan oleh Jabatan mendapati kawasan perairan laut Sabah melebihi 100,000 hektar sesuai dan berpotensi untuk penternakan rumpai laut. Analisis yang dijalankan menunjukkan kawasan perairan laut di Utara dan Timur Selatan (Tenggara) Pantai Sabah lebih sesuai berbanding dengan kawasan perairan Barat Laut Sabah. Jadual 27 menunjukkan kawasan yang dimaksudkan. 88

109 Jadual 27 Kawasan Berpotensi Untuk Penternakan Rumpai Laut Bil. Kawasan Keluasan (Hektar) 1. Kawasan Barat Kawasan Utara 15, Kawasan Timur Laut 1, Kawasan Tenggara 84,330 Jumlah 102,414 Sumber: Rekod Jabatan Perikanan Sabah Kawasan Timur Selatan (Tenggara) yang mempunyai kawasan perairan laut seluas 84,330 hektar dan daerah Semporna yang terletak di kawasan ini yang mempunyai kawasan seluas 6,228 hektar sesuai untuk ternakan rumpai laut. Kawasan ini sesuai kerana pengaliran airnya perlahan (supaya nutrien dibawa dan diganti secara semula jadi), tidak berarus deras, tidak berombak atau angin kuat, mempunyai kawasan berbatu karang dan berpasir. Selain itu, kawasan perairan ini juga mempunyai tumbuhan laut, kedalaman air tidak kurang 0.15 meter semasa air surut dan melebihi 2 meter semasa air pasang serta mempunyai dasar laut yang kukuh untuk menahan pancang. Pada pendapat Audit, berdasarkan kajian kemungkinan kawasan perairan di Semporna adalah sesuai untuk projek ternakan rumpai laut Garis Panduan Jabatan telah menyediakan satu garis panduan yang perlu diikuti oleh peserta sebelum dan semasa menyertai projek ini. Garis panduan ini merangkumi semua komponen akuakultur termasuk ternakan rumpai laut. Antara kaedah yang ditetapkan adalah seperti berikut: a) Pemilihan Kawasan Perairan di kawasan penternakan di daerah Semporna adalah sesuai untuk projek penternakan rumpai laut. Mengikut rekod Jabatan, seluas 6,228 hektar kawasan di Semporna adalah sesuai untuk projek penternakan rumpai laut. Butiran lengkap mengenainya adalah seperti di Jadual

110 Jadual 28 Keluasan Kawasan Penternakan Rumpai Laut Mengikut Pulau Keluasan Keluasan Keluasan Kawasan Kawasan Ladang Nama Pulau Peratusan Bilangan Sesuai Diperuntukkan Diusahakan (%) Penternak (Hektar) (Hektar) (Hektar) Pulau Omadal & Sekitarnya Pulau Selakan Pulau Menampilik Pulau Melanta Kobal Belum diterokai 4,124 _ 6 Jumlah 6, Sumber: Rekod Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna Semakan Audit mendapati daripada 113 hektar ladang yang diusahakan oleh penternak, hanya 20 hektar telah diwartakan untuk penzonan industri ternakan rumpai laut di daerah Semporna oleh Kerajaan Negeri. Selebihnya masih dalam pertimbangan pihak berkuasa Kerajaan Negeri. Pada pendapat Audit, kawasan penternak boleh diperluaskan. Selain itu, bagi memudahkan penguatkuasaan undang-undang diambil dan sebagai langkah kawalan serta mengelakkan kawasan tersebut dieksploitasikan sewenangwenangnya, semua kawasan yang telah diusahakan perlu diwartakan dengan segera. b) Kaedah Pengkulturan/Penternakan Rumpai Laut Kaedah yang telah diperkenalkan di Semporna ialah kaedah Penternakan Separuh Terapung. Kaedah ini didapati sesuai kerana kebanyakan kawasan perairan mempunyai kedalaman airnya antara 1 hingga 3 meter. Mengikut kaedah ini, tali diikat di dasar pancang dan diapungkan dengan pelampung. Bibit digantung pada tali di bawah paras air dan kedudukannya akan turun naik mengikut pasang surut air laut. Penggunaan kaedah ini (separuh terapung) adalah yang termurah berbanding kaedah pancang dan rakit. Pada pendapat Audit, kaedah ini adalah sesuai kerana bibit yang telah diikat pada tali boleh bergerak mengikut paras ketinggian air laut. Selain itu, kaedah ini juga yang paling ekonomik. c) Pusingan Tempoh Ternakan Mengikut perancangan, tempoh 1 pusingan ternakan rumpai laut (sehingga hasil tuaian dijual) ialah selama 60 hari. Dengan ini bermakna bagi tempoh satu tahun peserta boleh menternak sehingga 6 pusingan. Semakan Audit mendapati 3 90

111 golongan peserta iaitu aktif, aktif bermusim dan kurang aktif. Bagi peserta yang aktif tempoh 1 pusingan ternakan adalah lebih kurang sama dengan apa yang dirancang. Bagi peserta yang aktif bermusim, hanya 2 pusingan sahaja yang mampu dijalankan. Keadaan ini berlaku disebabkan perubahan cuaca dan serangan perosak seperti ikan dan penyu. Bagi peserta yang kurang aktif pula, mereka hanya mencuba sekali dan terus meninggalkan projek ini. Pada pendapat Audit, kawasan alternatif hendaklah diperuntukkan kepada penternak bermusim supaya mereka boleh meneruskan projek ini sepanjang tahun. Bagi peserta yang kurang aktif pula, galakan dan promosi hendaklah diperhebat untuk menarik minat mereka. d) Pemilihan Peserta Jabatan telah menetapkan bahawa setiap pemohon yang ingin menyertai projek ini hendaklah melengkapkan borang Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat. Pegawai dari Unit Penternakan Projek Ternakan Rumpai Laut akan membuat lawatan sambil menjalankan kaji selidik dengan cara menemu bual setiap pemohon berpandukan kepada maklumat yang terkandung pada borang berkenaan. Borang permohonan serta ulasan dari Unit projek ini dikemukakan ke Ibu Pejabat, Jabatan untuk kelulusan. Pemohon yang berjaya dikehendaki menandatangani Surat Akuan Perjanjian Peserta bahawa pemohon telah bersetuju dan berjanji untuk mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan. Pada pendapat Audit, kaedah pemilihan yang diamalkan sekarang adalah memuaskan dan mampu mengelakkan pemohon memberi maklumat yang tidak tepat Agensi Pelaksana Projek ini merupakan projek Kerajaan Persekutuan yang disalurkan melalui KPLB. Kerajaan Negeri Sabah pula merupakan Agensi pelaksana utama di mana pelaksanaannya adalah melalui Jabatan dengan kerjasama LKIM dan UMS. Ketiga Agensi pelaksana utama ini telah melaksanakan tanggungjawab masing-masing dengan berkesan. Selain itu, Jawatankuasa projek seperti Jawatankuasa Pelaksanaan, Jawatankuasa Kewangan dan Jawatankuasa Pemantauan telah diwujudkan untuk memastikan projek ini berjalan dengan lancar. Pada pendapat Audit, Kerajaan Negeri selaku pelaksana, Kerajaan Persekutuan selaku pembiaya dan Jawatankuasa yang diwujudkan telah memainkan peranan mereka dengan baik Perjanjian Program Dengan Peserta Dasar Jabatan adalah untuk menggalakkan para nelayan menyertai projek ini secara aktif. Bagi peserta yang telah dipilih untuk menyertai projek ini mereka telah diberi surat 91

112 Akuan Perjanjian Peserta untuk ditandatangani sebagai bukti bahawa peserta telah bersetuju dan menerima syarat projek. Semakan Audit ke atas surat Akuan Perjanjian Peserta mendapati semua peserta telah menandatangani surat akuan berkenaan. Bagaimanapun, Jabatan tidak mempunyai ikatan perjanjian atau syarat supaya penternak wajib mengusahakan ternakan mereka bagi tempoh masa tertentu setelah bantuan diterima. Namun demikian, ada syarat ditetapkan di mana Jabatan berhak menarik balik bantuan yang diberikan sekiranya penternak tidak mematuhi syarat yang ditetapkan. Pada pendapat Audit, perjanjian program ini telah diurus dengan baik Jenis Dan Syarat Bantuan Jabatan menetapkan bahawa peserta yang layak memohon bantuan peralatan ternakan mestilah berdaftar dengan Daftar Profil keluarga termiskin dan kelulusan hanya boleh diberi selepas kaji selidik dijalankan ke atas mereka. Pada dasarnya bantuan peralatan seperti tali polyethylene, tali rafia dan botol/pelampung diberi secara percuma. Namun Jabatan memberi peralatan ini secara pinjaman pada harga kos kepada peserta dengan harapan peserta akan menjadi lebih komited dan bertanggungjawab terhadap projek yang mereka usahakan. Bantuan lain yang telah diberi oleh Jabatan kepada penternak adalah seperti berikut: a) Kemudahan Pelantar Di peringkat awal pelaksanaan projek ternakan rumpai laut, kawasan ternakan di Pulau Omadal telah disediakan dengan sebuah pelantar seluas 45.6 meter persegi. Bagaimanapun, pelantar ini tidak lagi mampu menampung jumlah tuaian rumpai laut yang semakin meningkat untuk dikeringkan di pelantar ini. Bagi mengatasi masalah ini, pada bulan Ogos 2003, Jabatan telah mengeluarkan satu notis sebut harga untuk membina pelantar pengeringan rumpai laut di Pulau Omadal seluas 2,424.2 meter persegi berserta bangunan dengan anggaran kos berjumlah RM198,530. Sebuah syarikat yang berpengalaman terhadap kerja pembinaan di laut telah ditawarkan untuk membina pelantar ini dan kerja pembinaannya telah siap pada bulan Oktober Pelantar yang dimaksudkan adalah seperti Foto 2. 92

113 Foto 2 Pelantar Baru Di Tapak Projek Sumber: Fail Foto Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna Tarikh: Lokasi: Pelantar Baru Di Tapak Projek Pulau Omadal Pada pendapat Audit, pelantar baru yang mempunyai kawasan yang luas mampu mengatasi masalah pengeringan rumpai laut, tempat menyediakan bibit dan juga tempat berehat penternak. b) Kemudahan Bot Bagi tujuan menyenggara projek secara berkelompok dan mengangkut tuaian ke pelantar, Jabatan telah menyediakan 7 bot kecil untuk peserta. Setiap bot berkenaan hanya mampu mengangkut 200 kilogram tuaian rumpai laut pada sesuatu masa. Muatan bot ini tidak mampu menampung jumlah tuaian yang semakin meningkat. Bagi mengatasi masalah ini Jabatan telah memperoleh sebuah kapal kayu berukuran 12 meter panjang, 3 meter lebar dan 1.1 meter tinggi secara pembelian terus. Pembelian ini mendapat kelulusan dari Perbendaharaan Malaysia, Sabah. Kapal kayu ini mampu mengangkut antara 10 hingga 15 tan rumpai laut pada sesuatu masa dan telah beroperasi mulai bulan Ogos Pada pendapat Audit, kapal baru ini mampu mengatasi masalah pengangkutan tuaian dari tapak projek ke pelantar pengeringan. c) Bekalan Benih Bekalan benih rumpai laut merupakan perkara penting dan perlu diberi perhatian oleh Jabatan. Kegagalan mencapai pengeluaran benih rumpai laut yang 93

114 mencukupi boleh menyebabkan kegagalan mencapai sasaran projek. Jabatan mempunyai sebuah pusat pengeluaran benih di Pulau Selakan di mana benih tersebut adalah untuk diagihkan kepada penternak. Mengikut rekod, benih yang dapat dikeluarkan ialah sebanyak 1.08 juta berbanding dengan pemintaan sebanyak 1.56 juta. Pihak Audit mendapati pusat pengeluaran bibit (benih) di Pulau Selakan tidak mampu menampung permintaan para penternak pada sesuatu pusingan. Keadaan ini disebabkan penternak yang tidak aktif. Menyedari kekurangan ini, Jabatan telah menjadikan penternak di kawasan lain sebagai pengeluar bibit kepada penternak baru selain daripada mengeluarkan rumpai laut kering. Foto 3 menunjukkan bibit yang dihasilkan di Pulau Selakan. Foto 3 Bibit Dihasilkan Di Pulau Selakan Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh : Lokasi: Pelantar Pengeluaran Benih Di Pulau Selakan Pada pendapat Audit, Jabatan perlu memainkan peranan yang lebih berkesan bagi menentukan bibit rumpai laut mencukupi dan berkualiti supaya pengeluaran rumpai laut dapat mencapai sasaran yang ditetapkan. d) Kemudahan Stor Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna telah menyediakan 2 stor iaitu stor untuk menyimpan minyak petrol dan stor untuk menyimpan enjin sangkut. Bagaimanapun adalah didapati perkakasan atau bantuan ternakan dan stok rumpai laut kering yang belum dijual ditempatkan di pejabat dan perkarangan bangunan kerana ruang stor tidak mencukupi. Stok rumpai laut kering ini perlu disimpan dengan baik dan sempurna untuk mengelakkan kerosakan, seterusnya dapat mengekalkan kualitinya supaya penternak tidak menanggung kerugian. 94

115 Pada pendapat Audit, stor khas untuk menyimpan rumpai laut kering yang belum dijual haruslah disediakan kerana rumpai laut kering ini akan rosak jika disimpan di luar dan terdedah kepada hujan. e) Kursus Dan Latihan/Khidmat Kepakaran Salah satu cara untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan penternak rumpai laut ialah melalui kursus/latihan yang berkaitan secara berterusan. Pihak Audit mendapati dari tahun 2000 hingga 2004, hanya satu kursus dianjurkan mengenai ternakan rumpai laut yang dihadiri oleh 24 orang penternak. Selain kursus yang diadakan, Jabatan melalui Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna juga telah melakukan pemeriksaan terhadap kualiti air di kawasan ternakan manakala program berkaitan dengan penyakit rumpai laut telah diserahkan kepada Universiti Malaysia Sabah (UMS) untuk tujuan penyelidikan dan penyelesaian. Pada pendapat Audit, Jabatan hendaklah mengadakan lebih banyak kursus dan latihan berkaitan penambahbaikan teknik ternakan rumpai laut, mengawal kualiti rumpai laut, pencegahan makhluk perosak, penyakit dan juga produk yang dihasilkan daripada rumpai laut supaya dapat menambah pengetahuan penternak Peranan Agensi a) Kementerian Pembangunan Luar Bandar Malaysia Projek penternakan rumpai laut ini adalah projek Kerajaan Persekutuan dan Kementerian Pembangunan Luar Bandar (KPLB) bertanggungjawab membiayai projek ini sepenuhnya. Sehingga bulan Disember 2004, sejumlah RM7.74 juta telah diperuntukkan dan disalurkan melalui LKIM, Kuala Lumpur untuk diserahkan kepada LKIM, Sabah bagi menampung kos pelaksanaan projek ini. b) Jabatan Perikanan Negeri Sabah Jabatan berperanan untuk menyelaras projek dan sejak tahun 2000 Jabatan telah berjaya menarik minat 140 penternak untuk melibatkan diri melaksanakan projek penternakan rumpai laut dengan kawasan seluas 113 hektar. Jabatan juga berjaya menganjurkan dua jenis kursus kepada kakitangan dan peserta projek untuk memahirkan mereka melaksanakan projek ini, mengadakan lawatan sambil belajar untuk peserta, membina sebuah pelantar baru dan memperolehi sebuah kapal baru untuk membantu penternak meningkatkan pengeluaran mereka. Selain itu Jabatan juga telah melaporkan kemajuan projek kepada Jawatankuasa Projek. Peranan lain seperti yang dirancang telah diambil alih oleh Unit Perintis Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna. 95

116 c) Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah LKIM, Sabah berperanan untuk menguruskan kewangan projek ini. Setakat bulan Disember 2004, LKIM, Sabah telah menerima peruntukan berjumlah RM4.29 juta dari LKIM, Kuala Lumpur dan peruntukan ini telah diagihkan untuk projek penternakan di Semporna, Kudat, UMS dan LKIM sendiri. Semakan Audit terhadap dokumen pembayaran yang diselenggara di Pejabat LKIM Kota Kinabalu mendapati bayaran yang telah dibuat adalah selaras dengan kehendak peraturan kewangan dan keperluan projek. Urusan untuk membeli dan memasarkan rumpai laut telah diambil alih oleh Unit Perintis Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna. d) Universiti Malaysia Sabah Mulai bulan Januari 2000, UMS hanya membantu dari segi penyelidikan berkaitan kawalan penyakit kerana peranan lain seperti yang dirancang telah diambil alih oleh Unit Perintis Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna. e) Unit Perintis Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna Unit ini telah ditubuhkan pada bulan Jun 1999 semasa mesyuarat Jawatankuasa Bertindak Bersama Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) yang diadakan pada akhir bulan Disember Unit ini diletakkan di bawah Cawangan Pembangunan Sosioekonomi, Ibu Pejabat, Jabatan. Unit ini juga bertanggungjawab terhadap pentadbiran projek, pengurusan harta modal, inventori dan stor projek, merancang perbelanjaan dan keperluan projek, menjalankan penyelidikan, memberi pendidikan dan membantu peserta melaksanakan projek. Selain itu, ia bertanggungjawab bagi mengenal pasti dan membuka kawasan ternakan yang baru serta mengkaji masalah yang timbul dan mengesyorkan cara penyelesaiannya. Pada pendapat Audit, Jabatan dan Agensi Kerajaan yang terlibat secara langsung terhadap pelaksanaan projek ini telah memainkan peranan mereka dengan baik dan berkesan Kumpulan Sasar Mengikut rekod Jabatan seramai 140 penduduk di daerah Semporna telah menyertai projek ini. Semakan Audit mendapati setakat bulan Disember 2004, seramai 88 permohonan baru telah diterima dan dinilai oleh Unit Projek serta dikemukakan ke Ibu Pejabat, Jabatan. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 12 permohonan telah diluluskan dan selebihnya masih dalam pertimbangan Jabatan. Kelewatan untuk meluluskan 76 permohonan lagi disebabkan siasatan terhadap latar belakang pemohon masih dijalankan kerana kebanyakan pemohon tersebut tidak berasal dari kawasan itu dan bukan daripada kalangan rakyat termiskin. 96

117 Pada pendapat Audit, projek ini belum lagi mencapai objektifnya kerana mengikut bancian tahun 2001 di daerah Semporna mempunyai seramai 738 penduduk yang miskin atau berpendapatan rendah. Oleh itu, Jabatan haruslah meneruskan projek ini supaya boleh memberi faedah kepada golongan sasar Pencapaian Projek Dan Penyertaan Projek Penternakan Rumpai Laut mula diperkenalkan di Pulau Omadal, Semporna pada tahun Semenjak itu, projek ini mendapat sambutan yang menggalakkan daripada para nelayan pesisir pantai. Mengikut rekod Jabatan, kebanyakan penternak yang mendapat bantuan dapat meneruskan projek ini. Lawatan Audit ke tapak penternakan di Pulau Omadal dan Pulau Selakan mendapati beberapa penternak telah berjaya melaksanakan projek ini. Bagaimanapun, ada sebilangan penternak yang diberi bantuan dan bimbingan oleh Jabatan gagal meneruskan projek. Antara sebabnya ialah penternak tidak begitu yakin terhadap projek dan terlalu bergantung kepada bantuan atau subsidi. Selain itu, kawasan mereka diserang penyakit dan perosak rumpai laut seperti penyu dan ikan belais. Secara khususnya, pencapaian projek dapat dilihat dari segi berikut: a) Bilangan Peserta Mengikut Kawasan Seramai 150 peserta dicadangkan untuk projek ini pada peringkat awal perancangan. Bagaimanapun seramai 140 peserta sahaja yang berdaftar. Daripada jumlah tersebut, seramai 83 peserta adalah aktif dan 57 peserta tidak aktif atau bermusim. Keadaan ini terjadi adalah disebabkan pelbagai masalah seperti peserta telah meninggal dunia, berpindah, kawasan diserang ikan belais dan musim tidak sesuai untuk penternakan. Bagi mencapai sasaran penternakan seperti yang dicadangkan, Jabatan sedang berusaha dan memperhebatkan lagi promosi dan galakan bagi menambahkan lagi bilangan penternak. Butiran lengkap mengenainya adalah seperti di Jadual 29. Jadual 29 Bilangan Peserta Mengikut Kawasan Kawasan Bil. Peserta Dicadang Bil. Peserta Berdaftar Bil. Peserta Yang Aktif Bil. Peserta Yang Tidak Aktif / Bermusim Pulau Omadal 50 peserta Menampilik bagi Fasa Melanta Kobal dan Selakan peserta bagi Lain Lain Fasa Jumlah Sumber: Rekod Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna 97

118 Pada pendapat Audit, Jabatan perlu berusaha dengan gigih untuk menarik golongan sasaran menyertai projek. b) Keluasan Kawasan Ternakan/Projek Mengikut rekod Jabatan, keluasan kawasan yang dicadangkan untuk projek ini ialah 60 hektar iaitu 20 hektar di Pulau Omadal dan 40 hektar di Pulau Balambangan. Bagaimanapun, kawasan yang diusahakan telah melepasi keluasan yang dirancang iaitu 113 hektar. Usaha masih diteruskan untuk memperluaskan lagi kawasan ternakan ini memandangkan perairan laut Sabah mempunyai kawasan sesuai yang masih luas. Butiran lengkap mengenai kawasan ternakan adalah seperti di Jadual 30. Jadual 30 Keluasan Kawasan Ternakan Di Daerah Semporna Kawasan Keluasan Kawasan Yang Dicadang (Hektar) Keluasan Kawasan Diperuntukkan (Hektar) Keluasan Kawasan Yang Diusahakan (Hektar) Pulau Omadal Menampilik 20 hektar untuk Fasa Melanta 1 dan 40 hektar untuk Kobal Fasa 2 Selakan Jumlah Sumber: Rekod Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna Pada pendapat Audit, Jabatan telah berjaya memperluaskan kawasan ternakan rumpai laut. Hasil daripada kemahiran dan kecekapan pegawainya, projek ini telah diperkenalkan ke pulau lain di daerah Semporna. c) Pengeluaran Rumpai Laut Mengikut perancangan, setiap satu hektar kawasan ladang ternakan mampu mengeluarkan 3,533 kilogram rumpai laut kering. Bagaimanapun, mengikut rekod Jabatan menunjukkan bahawa prestasi pengeluaran rumpai laut kering tidak mencapai sasaran yang ditetapkan seperti mana ditunjukkan di Jadual

119 Jadual 31 Prestasi Pengeluaran Rumpai Laut Di Daerah Semporna Keluasan Anggaran Tahun Ladang Pengeluaran Pengeluaran Lebihan / Peratusan Dicapai Dijangka Sebenar (Kekurangan) Kelebihan/ (Hektar) (kg) (kg) (kg) (kekurangan) ,900 1,381 (41,519) (96.8) ,650 37,910 (40,740) (51.8) ,800 26,440 (59,360) (69.2) ,000 69,578 (73,422) (51.4) ,400 67,672 (146,728) (68.4) Jun ,200 17,930 (382,270) (95.5) Sumber: Rekod Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna Antara sebab pengeluaran rumpai laut kering ini tidak menepati sasaran adalah seperti berikut: i) Hanya 70% daripada jumlah bibit yang diternak menjadi matang dan boleh dituai. Selebihnya (30%) telah mati. Dengan ini bermakna bagi setiap 3,533 kilogram rumpai laut yang dijangka dituai, sebanyak 2,473 kilogram sahaja yang hidup hingga matang. ii) Kegagalan penternak mematuhi prosedur yang ditetapkan semasa mengangkut rumpai laut dari ladang ke tempat penjemuran menyebabkan kerosakan kepada hasil tuaian. iii) Rumpai laut telah diserang oleh penyakit seperti Ais-Ais dan Epiphytes menyebabkan ia menjadi rosak. Keadaan ini berlaku pada musim perantaraan angin Utara dan Selatan iaitu pada bulan April hingga Jun setiap tahun. iv) Kaedah penternakan rumpai laut yang tidak sesuai iaitu secara pancang telah memudahkan serangan ikan belais, ikan dengkis dan penyu. v) Kehadiran lumut hijau telah membantutkan tumbesaran rumpai laut. Pada pendapat Audit, pengeluaran rumpai laut ini boleh dipertingkatkan sekiranya penternak mematuhi segala prosedur yang telah ditetapkan oleh Jabatan. Selain itu, kaedah pengkulturan secara pancang hendaklah diperbaiki supaya dapat mengelakkan serangan perosak dan penyakit rumpai laut dan jika kaedah ini sudah tidak sesuai lagi, model atau alternatif lain perlu diperkenalkan. d) Purata Pendapatan Peserta Mengikut rekod Jabatan, pendapatan purata bulanan bagi peserta adalah antara RM100 hingga melebihi RM1000 seperti di Jadual

120 Jadual 32 Pendapatan Purata Peserta (Bulanan) Tahun RM100 RM200 RM500 - RM200 RM500 RM1000 >RM Jun Sumber: Rekod Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna Analisis Audit menunjukkan bahawa perbezaan pendapatan adalah disebabkan tapak ternakan berlainan dan ada penternak tidak ada kesungguhan mengusahakan projek mereka. Keadaan cuaca dan serangan penyakit juga menyumbang kepada penurunan hasil tuaian di samping kekurangan bekalan bibit yang menyebabkan penternak tidak dapat mengusahakan projek sepenuhnya. Pada pendapat Audit, Jabatan perlu mengenal pasti masalah yang bakal dihadapi oleh penternak dan memperkenalkan langkah pencegahan untuk mengatasinya Guna Tenaga Dan Latihan Unit Perintis Penternakan Rampai Laut adalah bertanggungjawab untuk mentadbir dan mengurus projek ini. Unit ini diketuai oleh seorang pengurus, seorang penolong pengurus dan dibantu oleh 10 orang pegawai. Bagi meningkatkan kemahiran dan pengetahuan, pegawai di unit ini telah menghadiri beberapa kursus yang dianjurkan oleh Jabatan dan LKIM seperti pengurusan dan teknikal rampai laut, penyelenggaraan enjin sangkut dan pengendalian kewangan dan Akaun Keperluan Kewangan Sehingga akhir bulan Disember 2004, KPLB telah meluluskan peruntukan berjumlah RM7.74 juta kepada LKIM, Kuala Lumpur untuk disalurkan kepada LKIM, Sabah. Peruntukan yang diluluskan ini masing-masingnya berjumlah RM3.66 juta dan RM4.08 juta pada tahun 1999 dan tahun Bagi tempoh yang sama, LKIM, Sabah telah menerima peruntukan berjumlah RM4.29 juta dari LKIM, Kuala Lumpur dan bakinya berjumlah RM3.48 juta masih dipegang olehnya. Dalam pada itu LKIM, Sabah telah memperuntukkan sejumlah RM2.80 juta kepada projek ternakan di Semporna, RM2.88 juta kepada Pulau Balambangan, RM1.86 juta kepada UMS dan RM0.2 juta kepada LKIM, Sabah. Sehingga akhir bulan Disember 2004, jumlah peruntukan yang diterima dan telah dibelanjakan adalah berjumlah RM4.29 juta. 100

121 Pada pendapat Audit, peruntukan yang diterima telah diurus dengan cekap, diagihkan mengikut jumlah yang dipohon oleh Agensi dan pembayaran yang dibuat adalah mengikut maksud yang dirancang Kegunaan Dan Pasaran Rumpai Laut Kegunaan utama rumpai laut adalah untuk pengeluaran phycocoloids seperti carrageenan, agar-agar, dan alginate iaitu bahan asas bagi pelbagai industri yang memerlukan water holding capacity untuk bancuhan produknya. Carrageenan digunakan bagi pelbagai produk seperti susu pekat manis, aiskrim, burger, cat, syampu, ubat-ubatan dan pelbagai lagi. Berdasarkan kajian yang pernah dijalankan, sebanyak 95% daripada rumpai laut digunakan untuk makanan manusia (Doty 1982). Ketika ini penggunaan rumpai laut telah dipelbagaikan dan di negara yang banyak mengeluarkan rumpai laut seperti Filipina ia diklasifikasikan sebagai makanan (food) dan bukan makanan (non-food). Rumpai laut digunakan untuk makanan sebagai stabilizer/emulsifiier bagi sos dan dressing untuk salad, penstabilan makanan dan minuman, pengeras (thickener) untuk mee, penyediaan kuih muih, sebagai pengikat di dalam daging yang diproses dan produk yang berasaskan susu. Manakala sebagai bukan makanan, rumpai laut digunakan sebagai bahan untuk pencuci bekas luka, culture media (pengganti agar-agar), makanan haiwan, produk farmaseutikal seperti ubat gigi, losen, deoderant, gel dan syampu, penyegar udara dan cat yang berasaskan air. Rumpai laut juga merupakan tumbuhan akuatik yang kaya dengan kandungan galian makronutrient seperti sodium, kalsium magnesium, potassium, klorin, sulfur dan fosforus serta unsur surih seperti iodin, besi, zink, tembaga dan lain-lain. Rumpai laut juga mengandungi protin dan vitamin. Justeru itu, rumpai laut sesuai dan banyak digunakan untuk pemprosesan makanan sebagai food additive atau food supplement. Pada masa ini pasaran utama rumpai laut dunia ialah United Kingdom, Denmark, Amerika Syarikat, Perancis, China, Hong Kong dan Jepun. Pada pendapat Audit, pasaran rumpai laut adalah luas dan kegunaannya pula adalah pelbagai. Untuk itu, Jabatan dengan kerjasama UMS hendaklah berusaha untuk meningkatkan kualiti pengeluaran supaya produk hasil daripada rumpai laut ini mampu bersaing di pasaran antarabangsa Bayaran Balik Pinjaman Pada dasarnya, bantuan peralatan penternakan yang diberi adalah percuma, namun untuk memastikan peserta mengusahakan projek mereka, bantuan ini dijadikan satu pinjaman pada kadar harga kos. Bayaran balik yang telah dikenakan ialah 15% daripada hasil jualan. Tujuan pinjaman ini diperkenalkan ialah supaya penternak menjadi lebih komited terhadap projek. Mengikut rekod yang diselenggara oleh Jabatan, pinjaman berjumlah RM159,567 telah diberi kepada peserta bagi tempoh tahun 1999 hingga bulan Disember Daripada 101

122 jumlah tersebut sejumlah RM26,447 telah berjaya dikutip balik. Bagaimanapun, baki pinjaman ini terus meningkat disebabkan peserta yang telah diberi bantuan gagal menjelaskan hutang kerana mereka tidak lagi mengusahakan projek. Pada pendapat Audit, memandangkan peratusan kutipan balik ini hanya disekitar 16.6%, pinjaman berkenaan perlu dijadikan bantuan dan diberi secara percuma kerana keadaan tidak dapat diramal semasa penternakan dijalankan Publisiti Usaha awal Jabatan memperkenalkan penternakan rumpai laut adalah bermula daripada aktiviti penerangan dan sesi soal jawab dengan penduduk kampung termasuk pemimpin masyarakat setempat iaitu dengan memberi penerangan mengenai objektif dan matlamat projek, syarat kelayakan peserta, kaedah pelaksanaan serta bantuan yang disediakan bagi memulakan projek. Semasa melaksanakan aktiviti ini, Pejabat Daerah juga turut membantu manakala LKIM, Sabah telah memainkan peranan dari segi mempromosi dan memasarkan hasil rumpai laut. Pada pendapat Audit, usaha mempromosi projek perlu dipergiatkan lagi untuk menarik minat penternak lain. Selain itu, usaha juga harus dibuat untuk mempelbagaikan produk rumpai laut selain yang dikeringkan Strategi Pemasaran Jabatan tidak mempunyai strategi pemasaran khusus untuk mempromosi dan memasarkan hasil rumpai laut ini. Unit Penternakan Rumpai Laut membeli terus rumpai laut daripada penternak dan menjualkannya ke kilang memproses rumpai laut di daerah Semporna bagi pihak LKIM, Sabah. Penternak diberi kupon penjualan hasil untuk memudahkan tuntutan dibuat. Keadaan sedemikian akan menyebabkan harga pasaran rumpai laut kering sentiasa berubah-ubah. Pihak Audit berpendapat Agensi yang bertanggungjawab untuk memasarkan produk rumpai laut hendaklah membuat Road Show bagi memperkenalkan produk daripada rumpai laut. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya projek ini telah dilaksanakan dengan cekap mengikut garis panduan dan peraturan yang ditetapkan. Jabatan/Agensi yang terlibat telah memainkan peranan mereka dengan berkesan. Peruntukan yang diterima telah dibelanjakan mengikut keperluan. Walaupun projek ini boleh dijadikan aktiviti ekonomi alternatif di perairan Semporna, tetapi disebabkan kebanyakan penternak bersikap menunggu dan lihat menyebabkan sasaran penyertaan kurang memuaskan. 102

123 26.3 PEMANTAUAN Pemantauan yang sistematik dan berterusan adalah penting bagi memastikan pelaksanaan projek yang dirancang dilaksanakan dengan berkesan dan masalah yang timbul boleh dikenal pasti dan diatasi dengan segera supaya objektif projek tercapai. Proses pemantauan yang diamalkan sekarang merangkumi beberapa peringkat iaitu: Peringkat Kementerian Kementerian Pembangunan Luar Bandar Malaysia selaku pembiaya utama projek ini bertanggungjawab terhadap kecekapan, keberkesanan dan kelancaran projek. Untuk maksud ini, tiga Jawatankuasa telah diwujudkan iaitu Jawatankuasa Projek, Jawatankuasa Kewangan Projek dan Jawatankuasa Pemantauan Projek. Ketiga Jawatankuasa ini dianggotai oleh Jabatan Pembangunan Persekutuan Sabah, Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah, Jabatan Perikanan Negeri Sabah, Universiti Malaysia Sabah dan Kementerian Pembangunan Luar Bandar Sabah. a) Jawatankuasa Projek dan Jawatankuasa Kewangan Projek Dua Jawatankuasa ini telah mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi membincangkan dan meneliti segala perkembangan, aduan, isu dan masalah yang dilaporkan oleh Jabatan selaku pejabat pelaksana. Selain itu, Jawatankuasa ini juga telah membuat pertimbangan dan penyelesaian terhadap perkara yang dilaporkan. Perkara berkaitan dengan anggaran peruntukan yang dipohon, kedudukan kewangan terkini yang dikemukakan oleh Jabatan juga dibincang. Sesalinan minit mesyuarat telah dikemukakan kepada KPLB Malaysia. b) Jawatankuasa Pemantauan Projek Jawatankuasa ini telah mengadakan mesyuarat 2 kali setahun bagi membincangkan perkara khusus mengenai kemajuan projek. Minit mesyuarat telah dikemukakan kepada KPLB Malaysia. Lawatan oleh ahli Jawatankuasa juga telah diadakan beberapa kali bagi menentukan pelaksanaan projek diuruskan dengan sempurna Peringkat Jabatan a) Jabatan Perikanan Negeri Sabah Cawangan Pembangunan Sosioekonomi, Ibu Pejabat, Jabatan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap kemajuan projek. Proses pemantauan yang telah dijalankan oleh cawangan ini ialah dengan mengadakan lawatan ke tapak, berjumpa dengan penternak dan berbincang dengan pegawai dari Unit Projek Penternakan Rumpai Laut, Semporna. Selain itu, arahan juga telah dikeluarkan kepada Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna untuk menyediakan laporan bulanan berkaitan dengan perkembangan, isu dan masalah projek yang dihadapi sebelum 10 hari bulan berikutnya untuk dikumpul dan dikemukakan kepada Jawatankuasa Projek semasa mesyuarat. 103

124 b) Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia, Sabah selaku pengurus kewangan telah mengarahkan Unit Penternakan Rumpai Laut, Semporna untuk mengemukakan laporan perbelanjaan berkaitan dengan Wang Tunai Apungan dan Wang Pendahuluan Diri setiap bulan. Tujuannya adalah untuk mengetahui kedudukan baki wang yang masih ada. Laporan ini digabungkan dengan Akaun Induk LKIM dan dikemukakan semasa mesyuarat Jawatankuasa Projek dan Jawatankuasa Kewangan Projek. c) Unit Penternakan Rumpai Laut, Pulau Omadal, Semporna Unit ini terlibat secara langsung dengan pelaksanaan dan pemantauan projek. Jadual lawatan disediakan dan garis panduan pemantauan projek yang dikeluarkan oleh Jabatan perlu dilengkapkan dan mengemukakan hasil lawatan kepada Jabatan berserta dengan cadangan penyelesaian masalah yang dibangkitkan oleh penternak. Masalah berkaitan dengan penyakit rumpai laut dirujuk kepada Universiti Malaysia Sabah untuk penyelidikan dan penyelesaiannya. Pada pendapat Audit, sistem pemantauan yang dilakukan adalah baik dan memuaskan. Segala masalah dan perkembangan projek dikemukakan kepada Jawatankuasa Projek melalui Jabatan dan LKIM, Sabah untuk penyelesaian. Lawatan ke tapak projek oleh pegawai Jabatan telah membantu Jabatan mengenal pasti masalah yang diadukan dan cara penyelesaiannya. 27. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Projek penternakan rumpai laut boleh dijadikan aktiviti alternatif di perairan Sabah jika cuaca dapat diramalkan dan musim penternakan di sesuatu kawasan dapat dipastikan. Walaupun dengan ketidaktentuan cuaca, penternak masih mampu mengeluarkan hasil. Semua ini adalah berasaskan kepada kepakaran yang ada pada pegawai yang menyelia projek. Infrastruktur yang tidak mencukupi telah diatasi dengan kos yang terendah dan penternak telah berjaya meningkatkan pendapatan mereka walaupun ia cuma dijalankan secara perintis. Namun begitu, ia masih boleh dipertingkatkan lagi terutama dari aspek pengeluaran bibit secara berterusan, mempertingkatkan/menambah penyertaan penternak dan juga memperluaskan kawasan penternakan yang sedia ada untuk meningkatkan hasil. Selain itu, pihak pelaksana perlu mengkaji semula keperluan untuk menambah peruntukan kewangan bagi program ini supaya lebih banyak peserta akan mendapat manfaat. Projek ini mampu meningkatkan pendapatan peserta dengan cara menambah keluasan kawasan projek kepada peserta yang aktif daripada 0.81 hektar menjadi 1.21 hektar atau 1.62 hektar. Jabatan hendaklah mempergiatkan lagi aktiviti publisiti untuk menarik minat penduduk tempatan, terutama anak muda untuk menceburi projek ini dan menyediakan infrastruktur yang mencukupi. Penyertaan pihak swasta juga perlu digalakkan untuk 104

125 menjadikan Negeri Sabah pengeluar rumpai laut terbesar di Malaysia. Selain itu, projek ini telah berjalan selama 5 tahun dan berdaya maju. Adalah disyorkan supaya Jabatan menyediakan Kertas Konsep berkaitan dengan rumpai laut untuk kelulusan Kerajaan Negeri dan dimajukan secara besar-besaran di Negeri Sabah. 105

126 JABATAN PERKHIDMATAN HAIWAN DAN PERUSAHAAN TERNAK PENGURUSAN PROJEK LEMBU TENUSU 28. LATAR BELAKANG 28.1 Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak (Jabatan) mula melaksanakan Projek Lembu Tenusu sejak tahun 1980 dengan tujuan untuk mewujudkan industri tenusu yang berdaya maju dan memperbaiki taraf hidup penduduk luar bandar. Selaras dengan Dasar Pertanian Negeri Sabah Ke-2, Jabatan mempunyai peranan dan tanggungjawab untuk meningkatkan tahap pengeluaran makanan domestik agar dapat mengurangkan import bahan makanan. Negeri Sabah mengimport bahan makanan bernilai RM1.3 bilion setahun. Sebanyak 62% daripada jumlah itu adalah untuk mengimport bahan makanan yang boleh diusahakan sendiri di negeri ini Pada tahun 2003, rekod Jabatan menunjukkan industri penternakan Negeri Sabah mencapai pertumbuhan 5.5% dan telah menghasilkan komoditi ternakan bernilai RM juta berbanding RM juta pada tahun Sumbangan industri ini kepada Keluaran Dalam Negeri Kasar (KDNK) Negeri Sabah ialah 4.5%. Manakala nilai import komoditi ternakan adalah berjumlah RM juta berbanding nilai eksport berjumlah RM33.85 juta. Salah satu industri penternakan yang menyumbang kepada pertumbuhan ekonomi negeri ialah Projek Penternakan Lembu Tenusu. Hasil daripada penternakan itu ialah pengeluaran susu segar mencapai 71% keperluan tempatan. Permintaan tempatan susu segar Negeri Sabah adalah sebanyak 8 juta liter setahun. Pada tahun 2003, industri ini mengeluarkan sebanyak 5.66 juta liter susu segar dengan nilai pendapatan berjumlah RM8.49 juta. Selain mengeluarkan hasil susu, industri ini juga dapat mengeluarkan daging lembu hasil daripada kelahiran anak lembu jantan. 29. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek lembu tenusu ini dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. 30. SKOP DAN KAEDAH AUDIT Skop pengauditan adalah meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek lembu tenusu bagi tempoh tahun 2001 hingga Pengauditan dijalankan di Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak di peringkat Ibu Pejabat dan di 4 cawangan yang dipilih iaitu di Keningau, Tawau, Kota Marudu dan Tenom. Cawangan dipilih berasaskan kepada jumlah penyertaan penternak. Pengauditan adalah merangkumi pemeriksaan terhadap rekod berkaitan permohonan dan kelulusan projek, pengagihan lembu dan penjualan susu. Dua puluh ladang projek telah dipilih untuk dilawati, temu bual dengan pegawai yang berkaitan dan para penternak yang dipilih juga dijalankan. 106

127 31. PENEMUAN AUDIT 31.1 PERANCANGAN Perancangan yang rapi dan teratur adalah penting untuk memastikan projek yang akan dilaksanakan berjalan dengan lancar. Aspek perancangan Jabatan seharusnya menjurus kepada pencapaian sasaran kerajaan negeri dan matlamat Jabatan keseluruhannya Dasar Kerajaan Negeri Dasar Kerajaan Negeri adalah untuk mempertingkatkan tahap pengeluaran makanan domestik dan memaksimumkan produktiviti serta meningkatkan pendapatan melalui industri penternakan. Strategi pembangunan industri penternakan akan dilaksanakan selaras dengan Dasar Pertanian Negeri Sabah Ke-2. Tahap pengeluaran ternakan, khususnya ternakan ruminan yang mencakupi spesies lembu tenusu, lembu daging, kerbau, kambing dan rusa akan dipergiatkan. Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan dasar ini Matlamat Jabatan Jabatan merancang untuk mempertingkatkan pengeluaran susu tempatan supaya dapat mencapai tahap 100% permintaan tempatan menjelang tahun 2010 dan mengeksport hasil susu. Jabatan dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan pengeluaran susu di Negeri Sabah dengan mempertingkatkan kualiti pengurusan projek ternakan lembu tenusu. Antara tujuan utama projek yang ditetapkan oleh Jabatan adalah seperti berikut: a) Meningkatkan pendapatan para penternak dengan mengusahakan perladangan secara komersial, berdaya maju dan mampan. b) Meningkatkan pengeluaran susu segar untuk dibekalkan ke sekolah rendah dan tadika, pasaran tempatan dan untuk dieksport. c) Mengurangkan pengimportan susu dan barangan tenusu serta menjimatkan pertukaran mata wang asing Garis Panduan Pengurusan Projek Jabatan ada menyediakan garis panduan sebagai asas pelaksanaan bagi memantapkan lagi pengurusan projek. Garis panduan ini merangkumi perkara berikut:- a) Pemilihan Penternak Syarat yang ditetapkan untuk menyertai projek adalah pemohon hendaklah warganegara Malaysia, memiliki tanah bergeran atas namanya atau tanah milik keluarga terdekat dengan syarat ia diberi kuasa oleh pemilik tanah berkenaan, tanah yang diusahakan tidak terlalu jauh dari Pusat Pengumpulan Susu dan boleh dihubungi dengan jalan raya, keluasan tanah tidak kurang daripada 10 ekar (4.05 hektar) dengan mengamalkan sistem pemeliharaan secara fidlot atau berkandang, mempunyai sumber bekalan air bersih dan mencukupi untuk minuman ternakan 107

128 dan membersihkan kandang dan pemohon hendaklah disahkan bebas daripada penyakit berjangkit. b) Pengagihan Lembu Tenusu Dan Bayaran Balik Pinjaman Setiap penternak baru akan diberikan 10 ekor lembu yang sedang bunting dan mereka yang sedang mengusahakan projek juga akan diberi beberapa ekor lembu tambahan mengikut prestasi dan kemampuan penternak. Lembu yang akan diagihkan itu secara tidak langsungnya dijual kepada penternak secara kredit dengan harga subsidi RM3.50 sekilogram. Penternak dikehendaki membayar balik harga lembu melalui potongan minimum 25% daripada jumlah hasil jualan susu setiap bulan. Perjanjian jual beli antara penternak dengan Kerajaan terhadap penjualan lembu tenusu akan disediakan Sasaran Projek Bagi merealisasikan hasrat kerajaan terhadap industri pengeluaran makanan, Jabatan telah menyediakan unjuran pengeluaran susu sehingga tahun 2010 dengan pelan tindakan bagi tujuan menjana pertumbuhan ekonomi Negeri Sabah. Unjuran tersebut juga mengambil kira pertambahan penternak dan bilangan lembu yang diternak seperti di Jadual 33. Jadual 33 Unjuran Projek Ternakan Lembu Tenusu Komponen Tahun Jumlah Penternak (Orang) Bilangan (Ekor) Lembu 4,589 5,779 6,817 10,363 11,734 13,760 16,657 19,661 Hasil Susu (juta liter) Sumber: Rekod Jabatan Sasaran Jabatan untuk mencapai pengeluaran susu sebanyak 28.7 juta liter menjelang tahun 2010 akan disusuli dengan rangka pelan tindakan yang terperinci. Antara perancangan dan aktiviti pelan tindakan tersebut adalah merangkumi penambahan bilangan penternak bertaraf komersial, meningkatkan bilangan lembu tenusu untuk menambahkan kuantiti susu yang berkualiti, memantapkan program perkhidmatan dan pengurusan sokongan bagi meningkatkan kualiti susu, penggunaan teknologi terkini dan bersesuaian, pemasaran susu ditetapkan dan mengenal pasti potensi pemasaran serta merancang keperluan kewangan yang mencukupi. 108

129 Kaedah Pelaksanaan Projek ini akan dilaksanakan secara comprehensive package approach menerusi pembangunan infrastruktur, pembekalan lembu tenusu, bantuan subsidi, latihan, pemasaran dan perkhidmatan pengembangan kepada penternak. a) Pemilihan Dan Latihan Penternak Penternak akan dipilih oleh Jawatankuasa Pemilihan berasaskan kepada peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh Jabatan. Setiap penternak yang dipilih untuk menyertai projek ini akan dimestikan untuk mengikuti kursus asas menternak lembu tenusu selama 14 hari yang dianjurkan oleh Jabatan. b) Bantuan Pembangunan Ladang Setiap penternak baru akan diberi bantuan berjumlah RM7,000 untuk membina kandang berukuran 15 X 40 dan tempat pemerahan susu. Penternak juga akan diberikan bantuan penanaman rumput berjumlah RM300 setiap hektar dengan keluasan maksimum 5 hektar. Jenis rumput yang sesuai ditanam ialah rumput Taiwan Napier. c) Bekalan Dan Perolehan Lembu Jenis lembu yang diternak di Negeri Sabah adalah baka Friesian Sahiwal. Baka lembu ini merupakan kacukan antara lembu tenusu Sahiwal dan baka Holstein- Friesian dari Australia dan diternak serta dimajukan di New Zealand. Setiap tahun Jabatan akan mengimport lembu tenusu dari New Zealand untuk dibekalkan kepada penternak. Jabatan juga membangunkan 2 stesen/ladang pembiakan lembu tenusu iaitu di Stesen Pembiakan Ternakan Sebrang, Keningau dan Stesen Pembiakan Ternakan Batu 16, Tawau. Pengagihan lembu akan dilaksanakan setelah penternak membangunkan ladang dan menghadiri kursus penternakan dengan jayanya. d) Pusat Pengumpulan Susu Jabatan telah merancang untuk menubuhkan 16 Pusat Pengumpulan Susu di beberapa daerah di Negeri Sabah yang mempunyai projek penternakan lembu tenusu. Pusat Pengumpulan Susu ini akan memberi perkhidmatan dan kemudahan kepada penternak bagi ujian kualiti susu serta menyimpan hasil susu yang dijual oleh penternak. e) Pemasaran Hasil Susu Jabatan akan membeli semua susu yang dikeluarkan oleh penternak dengan kadar RM1.00 setiap liter dan subsidi berjumlah RM0.50 akan dibayar bagi setiap liter susu yang diterima. Susu yang dibeli daripada penternak akan dikumpul dan disimpan di Pusat Pengumpulan Susu Jabatan yang berhampiran dengan ladang penternak. Susu yang dikumpul di setiap Pusat Pengumpulan Susu akan dijual kepada syarikat pengilang. Jabatan akan menyediakan pengangkutan yang 109

130 dilengkapi dengan tangki penyejuk untuk menghantar susu ke kilang mengikut jadual. Jabatan kemudiannya akan menuntut bayaran harga susu daripada syarikat setiap bulan Program Perlaksanaan Bagi memastikan pengurusan sesuatu projek atau aktiviti dijalankan dengan sempurna dan berkesan, program atau jadual perlu disusun untuk memudahkan pelaksanaannya. Jabatan menyediakan jadual pelaksanaan yang dinamakan Takwim Tahunan Pelaksanaan Projek Lembu Tenusu. Takwim ini adalah sebagai bantuan untuk mencapai sasaran aktiviti mengurus projek lembu tenusu sepanjang tahun. Jadual 34 menunjukkan sasaran aktiviti yang akan dilaksanakan. Jadual 34 Takwim Pelaksanaan Projek Tahun Sebelum Tahun Semasa Bil. Aktiviti O N D J F M A M J J O S O N D k o i a e a p e u u g e k o i t v s n b c r i n l o p t v s 1. Pemilihan Peserta 2. Pemberitahuan Peserta 3. Kursus 4. Pembangunan Ladang 5. Pemeriksaan Ladang 6. Pengagihan Ternakan 7. Pemantauan Sumber: Rekod Jabatan Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Bagi menentukan pengurusan projek berjalan dengan lancar, Jabatan mempertanggungjawabkan projek ini di bawah kendalian Unit Projek Lembu Tenusu, Bahagian Pembangunan Sumber Genetik Dan Ladang-Ladang. Tugas bahagian ini adalah untuk merancang dan membangunkan pengeluaran hasil ternakan dan mengurus Pusat Bioteknologi serta mengendalikan pemasaran hasil penternakan. Unit Projek Lembu Tenusu pula berfungsi antaranya adalah untuk merancang dan melaksanakan pembangunan Projek Lembu Tenusu, mengendalikan kursus dan latihan penternak, menyelaras pengagihan lembu tenusu kepada penternak dan mengawal bayaran balik, mengendalikan Pusat Pengumpulan Susu, menyelaras penjualan dan pembayaran susu serta menerima dan menganalisis laporan projek. Untuk itu, Jabatan merancang dan memerlukan seramai 52 anggota pelbagai gred jawatan untuk ditempatkan di bahagian 110

131 dan unit berkenaan. Butiran lengkap keperluan tenaga kerja adalah seperti di Jadual 35. Jadual 35 Rancangan Keperluan Tenaga Kerja Jumlah Bil. Jawatan Gred Diperlukan (Orang) 1. Pegawai Penyelidik Q Penolong Pegawai Veterinar G Pembantu Veterinar G Pembantu Am Rendah G Pemandu Kenderaan R3 7 Jumlah Jawatan 52 Sumber: Rekod Jabatan Latihan dan kursus yang berterusan adalah penting bagi menambah dan meningkatkan pengetahuan pegawai dan penternak. Jabatan telah menetapkan syarat bahawa semua penternak yang terpilih diwajibkan untuk mengikuti Kursus Menternak Lembu Tenusu sebelum memulakan projek. Mereka yang berpotensi menternak secara komersial pula akan diberi Kursus Permanian Beradas mengikut kesesuaian. Jabatan merancang untuk mengadakan kursus Asas Penternakan Lembu Tenusu pada bulan Februari setiap tahun dan bilangan peserta berdasarkan kepada bilangan permohonan yang diluluskan Keperluan Kewangan Projek Lembu Tenusu dibiayai daripada peruntukan Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Siling peruntukan yang dipohon dari Kerajaan Negeri semasa RMK8 adalah berjumlah RM21.07 juta. Semasa semakan separuh penggal RMK8 siling peruntukan berkurangan menjadi RM16.97 juta. Pada tahun 2001 hingga 2004, Jabatan telah memohon peruntukan perbelanjaan masing-masing berjumlah RM7.97 juta, RM6.13 juta, RM5.61 juta dan RM5.41 juta dari Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Jadual 36 menunjukkan jumlah anggaran peruntukan yang dipohon oleh Jabatan. Jadual 36 Anggaran Keperluan Kewangan Tahun Peruntukan Kerajaan Negeri (RM Juta) Peruntukan Kerajaan Persekutuan (RM Juta) Jumlah (RM Juta) Sumber: Rekod Jabatan 111

132 Kaedah Pemantauan Bagi menentukan projek yang akan dilaksanakan berjalan dengan lancar dan dapat mencapai matlamatnya, kaedah pemantauan perlu dirancang mengikut peringkat pelaksanaan projek. Kaedah pemantauan yang akan dijalankan oleh Jabatan adalah seperti berikut: a) Pemeriksaan Tapak Lawatan dan pemeriksaan tapak akan dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap permohonan ke atas tanah atau tapak yang dicadangkan oleh pemohon untuk menentukan kesesuaian penternakan. b) Jawatankuasa Pemilihan Jawatankuasa Pemilihan akan memilih permohonan yang layak dan berkemampuan untuk menyertai projek. Pemilihan akan dibuat berdasarkan syarat yang ditetapkan. c) Bekalan Lembu Tenusu Lembu yang dibekalkan kepada penternak diperolehi melalui import dan penternakan lembu tenusu di ladang Jabatan. Jabatan akan menentukan lembu tenusu yang dibekalkan adalah yang sesuai dan berkualiti. d) Kawalan Penyakit Berjangkit Jabatan akan menentukan lembu tenusu yang diternak tidak diserang dengan penyakit berjangkit. Tanggungjawab untuk mengawal gejala penyakit berjangkit pada ternakan dipertanggungjawabkan kepada Pusat Penyelidikan Penyakit Ternakan, Jabatan. Pusat ini mempunyai kaedah bagi memantau kesihatan ternakan. e) Kualiti Susu Jabatan akan menentukan susu yang dihasilkan adalah bersih, berkualiti dan selamat digunakan. Jabatan telah menggariskan kriteria penjagaan kebersihan terhadap kawasan dan cara pengendalian pengeluaran susu. Ujian makmal akan dilakukan terhadap susu yang dihasilkan. f) Laporan Projek Pemantauan yang akan dilakukan oleh Jabatan terhadap projek ini adalah dengan menghendaki semua cawangan Jabatan menyediakan laporan berkala dan tahunan. Borang tertentu juga perlu dikemukakan setiap bulan untuk tujuan pemantauan. Pada pandangan Audit, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak mempunyai perancangan yang baik untuk menentukan projek ternakan lembu tenusu dapat diurus dengan cekap. 112

133 31.2 PELAKSANAAN Bagi memastikan projek mencapai objektifnya, aktiviti yang dirancang perlu dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. Kejayaan projek ternakan lembu tenusu adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan dan penglibatan secara aktif oleh penternak Dasar Kerajaan Negeri Selaras dengan Dasar Pertanian Negeri Sabah Ke-2 untuk mempertingkatkan tahap pengeluaran makanan domestik dan memaksimumkan produktiviti serta peningkatan pendapatan melalui industri ternakan, pelaksanaan projek lembu tenusu diteruskan di bawah Rancangan Malaysia Ke-8. Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak sebagai agensi pelaksana telah merangka strategi pembangunan terhadap projek ini. Imbangan dagangan (Balance Of Trade) projek lembu tenusu telah disediakan bermula pada tahun 2003 hingga Imbangan dagangan ini mengambil kira antara lain pembangunan infrastruktur, peningkatan kualiti pengurusan, penglibatan penternak dan memantapkan produktiviti. Pada pendapat Audit, imbangan dagangan yang disediakan adalah sebagai dasar bagi Jabatan untuk merealisasikan pencapaian dasar kerajaan Peraturan Dan Garis Panduan Sejak projek ini dilaksanakan Jabatan telah menyediakan panduan menternak lembu tenusu. Panduan ini merangkumi antara lain panduan pengurusan lembu tenusu dan pemakanan, panduan kawalan kesihatan dan kebersihan serta panduan penyimpanan rekod ternakan. Pada tahun 2000, Jabatan juga telah mengeluarkan buku panduan Projek Lembu Tenusu Edisi 2:2000 sebagai peraturan dan garis panduan pengurusan projek ini. Pada pendapat Audit, peraturan dan garis panduan yang disediakan oleh Jabatan adalah baik dan dijadikan sebagai rujukan bagi pelaksanaan projek oleh penternak dan Jabatan Sasaran Projek Sasaran Jabatan untuk mencapai pengeluaran susu sebanyak 28.7 juta liter menjelang tahun 2010 telah dirangka pelan tindakan yang terperinci. Antara perancangan dan aktiviti pelan tindakan merangkumi penambahan bilangan penternak bertaraf komersial, meningkatkan bilangan lembu tenusu untuk menambahkan kuantiti susu yang berkualiti, memantapkan program perkhidmatan dan pengurusan sokongan bagi meningkatkan kualiti susu, penggunaan teknologi terkini dan relevan, pemasaran susu ditetapkan dan mengenal pasti potensi pemasaran serta merancang keperluan kewangan yang mencukupi. 113

134 Kaedah Pelaksanaan Projek lembu tenusu dilaksanakan melalui 2 kaedah iaitu secara memilih penternak perseorangan mengusahakan projek dan Jabatan sendiri menternak lembu tenusu di 2 Stesen Ladang Jabatan. Pendekatan yang digunakan adalah secara Comprehensive Package Approach yang melibatkan pembangunan infrastruktur, pembekalan lembu tenusu, bantuan subsidi, latihan, pemasaran dan perkhidmatan pengembangan kepada para penternak. Berikut adalah antara pendekatan pakej bantuan yang diberikan:- a) Pembiakan baka lembu tenusu dilakukan di Stesen Ladang Jabatan untuk dijual kepada penternak. b) Mengimport lembu tenusu baka Friesian Sahiwal dari New Zealand setiap tahun dan dijual kepada penternak secara kredit. c) Bantuan material kepada penternak untuk membina kandang, tempat pemerahan susu, benih rumput dan kos penanaman rumput. d) Memberi latihan kepada penternak dengan mensyaratkan setiap penternak dimestikan untuk mengikuti kursus asas penternakan lembu tenusu selama 14 hari. e) Penubuhan pusat pengumpulan susu di zon tenusu di mana susu segar yang dihasilkan oleh penternak dibeli, dikumpul, diuji kualiti dan disimpan sebelum dijual kepada pengilang. f) Penternak diberi bantuan perkhidmatan teknikal dan pengembangan termasuk perkhidmatan perubatan ternakan, permanian beradas dan pinjaman lembu jantan. g) Penternak membayar balik harga lembu pada kadar 25% daripada jumlah hasil jualan susu setiap bulan. Pada pendapat Audit, kaedah pelaksanaan projek adalah sebagai asas dan kerangka projek lembu tenusu. Pelaksanaan projek perlu diurus dengan lebih cekap dan berkesan selaras dengan objektif dan matlamat Jabatan Pemilihan Dan Kelulusan Permohonan Permohonan menyertai projek ternakan lembu tenusu dibuka sepanjang tahun. Maklumat mengenai projek ini disediakan berbentuk risalah dan buku panduan serta boleh dilayari di laman web. Jabatan telah mengedar risalah dan buku panduan berkenaan semasa mengadakan pameran atau aktiviti yang melibatkan Jabatan. Antaranya pada Hari Penternak, Peladang Dan Nelayan dan Hari Peladang Peringkat Negeri setiap tahun. Bagi menentukan pelaksanaan projek dilaksanakan dengan teratur, Jabatan telah menyediakan jadual pelaksanaan projek. Mengikut jadual berkenaan, proses pemilihan pemohon dilakukan pada bulan Oktober setiap tahun. Pada tahun 2001 hingga 2004, Jabatan telah memproses 104 borang permohonan. Daripada jumlah tersebut peserta yang terpilih adalah seramai 55 orang. Semakan Audit secara rambang terhadap 15 borang permohonan menunjukkan dokumen sokongan seperti mana yang disyaratkan telah diselenggarakan dan difailkan. Pemeriksaan secara fizikal terhadap tanah dan kawasan yang dicadangkan juga 114

135 dilakukan oleh pegawai sebelum permohonan diproses. Semakan Audit selanjutnya mendapati semua permohonan yang diterima direkod dan diproses mengikut syarat yang ditetapkan dan kelulusan adalah melalui Jawatankuasa Pemilihan yang dipengerusikan oleh Pengarah Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak. Jadual 37 menunjukkan bilangan permohonan yang diluluskan dan bilangan permohonan yang ditolak. Jadual 37 Bilangan Pemohon Dan Kelulusan Tahun Bilangan Pemohon (Orang) Bilangan Permohonan Diluluskan Bilangan Permohonan Ditolak Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Pada pendapat Audit, pihak Jabatan telah meneliti dan mengkaji permohonan yang layak mengikut kriteria dan memenuhi syarat seperti yang ditetapkan. Proses pemilihan permohonan juga telah dilakukan mengikut takwim yang disediakan Perolehan Lembu Tenusu Lembu yang diagihkan kepada penternak adalah jenis kacukan Friesian Sahiwal yang diimport dari New Zealand dan Australia. Mengikut rekod, pada tahun 2001 hingga 2004 Jabatan telah mengimport sebanyak 1,770 ekor lembu jenis tersebut yang sedang bunting. Kos yang terlibat adalah berjumlah RM11.27 juta dan dibayar melalui Crown Agent. Ini bererti kos purata bagi satu ekor lembu ialah RM6,367. Pengimportan lembu dari New Zealand dan Australia ini dilakukan sejak tahun 1980an lagi. Pihak Audit difahamkan pemilihan untuk mengimport lembu dari negara berkenaan adalah disebabkan jenis lembu berkenaan hanya dapat diperolehi di negara tersebut yang dapat menyesuaikan dengan keadaan iklim di Negeri Sabah. Negara berkenaan juga dikatakan bebas daripada penyakit utama seperti kuku dan mulut dan parasit berjangkit lain. Bagaimanapun, dokumen kontrak gagal dikemukakan untuk diaudit. Memandangkan dokumen kontrak tidak dikemukakan, maka pihak Audit tidak dapat menentukan sama ada ketetapan untuk mengimport lembu tenusu dari luar negara adalah berasaskan kepada peraturan dan perjanjian yang dimeterai untuk menjaga kepentingan dua pihak. 115

136 Pada pendapat Audit, pemilihan baka lembu yang sesuai diternak di negeri ini adalah penting untuk menjamin kualiti susu yang dihasilkan. Selain itu, Jabatan perlu mengkaji semula kaedah perolehan dan kosnya Guna Tenaga Dan Latihan Tenaga kerja yang mencukupi adalah perlu bagi menentukan projek dapat dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan serta sasaran kerja dilaksanakan dengan cekap. Jabatan ada menyediakan carta organisasi yang menunjukkan pembahagian tanggungjawab dan fungsi dengan jelas. Semakan Audit mendapati 23 jawatan di Unit Projek Lembu Tenusu telah diisi. Adalah difahamkan juga Jabatan sedang mengambil tindakan menyusun semula struktur organisasi. Jadual 38 berikut menunjukkan bilangan jawatan yang telah diisi berbanding dengan jawatan yang diluluskan. Jadual 38 Bilangan Jawatan Bil. Jawatan Gred Bilangan Jawatan Diluluskan Bilangan Jawatan Diisi 1. Pegawai Penyelidik Q Penolong Pegawai Veterinar G Pembantu Veterinar G Pembantu Am Rendah G Pemandu Kenderaan R3 7 6 Jumlah Jawatan Sumber: Rekod Jabatan Selain kakitangan Unit Projek Lembu Tenusu menguruskan projek ternakan lembu tenusu, semua Pegawai Penguasa Perkhidmatan Haiwan di cawangan juga terlibat secara langsung menguruskan projek ini. Lawatan Audit ke 4 cawangan iaitu di daerah Tenom, Tawau, Keningau dan Kota Marudu mendapati carta organisasi ada disediakan. Bagaimanapun, pihak Audit difahamkan tidak ada pegawai khas untuk menyelenggara rekod projek tenusu di Cawangan Tenom dan Tawau. Selain itu, Pegawai Penguasa Veterinar daerah Kota Marudu juga telah memohon kakitangan tambahan Pembantu Am Rendah dan mencadangkan penggantian Pemandu yang telah bersara. Kursus dan latihan adalah sebagai satu cara mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran bagi mengendalikan sesuatu aktiviti. Selain daripada panduan bercetak pengurusan projek ternakan lembu, kursus asas juga dikendalikan oleh Jabatan untuk memberi pengetahuan kepada penternak cara mengurus dan mengendalikan penternakan. Mengikut rekod pada tahun 2001 hingga 2004, seramai 55 penternak telah mengikuti kursus Tenusu Asas. Bagaimanapun, pada tempoh tersebut tidak ada rekod 116

137 yang menunjukkan pegawai atau kakitangan yang mengendalikan projek lembu tenusu telah mengikuti latihan berkaitan dengan pengurusan projek ini kecuali seramai 5 orang pegawai Jabatan telah mengikuti latihan amali Ujian Kualiti Susu pada tahun 2002 yang dianjurkan oleh Jabatan dan 2 bengkel mengenai Milk Hygine yang dianjurkan bersama Department Of Primary Industries, Australia dengan kerjasama Jabatan Perkhidmatan Haiwan Malaysia pada tahun 2003 dan Butiran kursus, bengkel dan latihan berkenaan adalah seperti di Jadual 39. Jadual 39 Bilangan Pegawai Yang Mengikuti Kursus Dan Latihan Bilangan Peserta Bil Nama Bengkel/Kursus/Latihan Tahun (Orang) 1. Bengkel Milk Hygine Kursus Tenusu Asas Ternakan Lembu Tenusu Latihan Amali Ujian Kualiti Susu Sumber: Rekod Jabatan Pada pendapat Audit, jawatan yang kosong perlu diisi supaya pelaksanaan projek dapat dijalankan dengan lancar. Adalah wajar bagi Jabatan untuk memberi latihan dan kemahiran kepada kakitangan yang terlibat dengan pengurusan projek ini Perjanjian Dengan Penternak Setiap penternak yang menerima bantuan atau diagihkan lembu dan pinjaman peralatan seperti mesin pemerah susu dikehendaki menandatangani perjanjian jual beli. Perjanjian ini adalah salah satu syarat yang ditetapkan oleh Jabatan. Pada tahun 2001 hingga 2004, sebanyak 232 perjanjian telah ditandatangani antara penternak dengan pihak kerajaan. Semakan Audit terhadap 20 perjanjian di cawangan yang dilawati menunjukkan perjanjian ada ditandatangani dan disimpan dengan kemas kini. Antara kandungan perjanjian berkenaan adalah mengenai syarat penerimaan penjualan kredit lembu dan bayaran balik serta terma yang memastikan penternak tidak menyalahgunakan kemudahan pinjaman ini. Perjanjian juga telah ditandatangani oleh pihak penternak dan pegawai penguasa daerah Jabatan bagi pihak kerajaan dan dilakukan di hadapan majistret serta stamping juga ada dilaksanakan. Pada pendapat Audit, perjanjian yang disediakan adalah menjaga kepentingan kedua pihak. Perjanjian ini juga penting dan wajar bagi memupuk rasa 117

138 tanggungjawab di kalangan penternak terhadap bantuan yang diberikan oleh kerajaan Pusat Pengumpulan Susu Sejak tahun 1982, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak telah membina 16 Pusat Pengumpulan Susu di daerah yang mempunyai penternakan lembu tenusu bagi memberi perkhidmatan sokongan dan kemudahan kepada penternak lembu tenusu. Pusat ini dilengkapi dengan kemudahan tangki penyejuk dan bekalan elektrik. Antara fungsi yang dijalankan di Pusat Pengumpulan Susu adalah untuk menjalankan ujian terhadap kualiti susu yang dihasilkan oleh penternak, menerima dan menyimpan susu segar yang lulus ujian piawaian kualiti yang ditetapkan sebelum susu dijual kepada syarikat pengilang susu. Pusat ini dibuka setiap hari untuk menyimpan dan mengumpul susu yang dihantar oleh penternak. Foto 4 menunjukkan salah sebuah pusat pengumpulan susu. Foto 4 Pusat Pengumpulan Susu Tenom Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh: 8 Jun 2004 Lokasi: Kawasan Pejabat, Tenom Pemeriksaan Audit mendapati 14 pusat pengumpulan susu yang beroperasi untuk tujuan berkenaan. Adalah difahamkan 2 pusat lain tidak lagi berfungsi disebabkan jumlah penternak yang terlalu kecil dan tidak aktif. Selain itu, difahamkan tidak semua pusat ini dibekalkan dengan set generator sebagai pengganti kuasa elektrik apabila bekalan terputus. Lawatan Audit juga telah dilakukan ke pusat pengumpulan susu di Keningau, Tenom, Tawau dan Kota Marudu dan adalah didapati kebersihan persekitaran serta peralatan dijaga dengan baik. Bagaimanapun, semasa kunjungan Audit ke pusat 118

139 berkenaan, kakitangan yang mengendalikan pusat ini tidak menggunakan pakaian yang sesuai semasa menjalankan pengujian dan penyimpanan/pengumpulan susu. Pada pendapat Audit, semua pusat pengumpulan susu ini perlu dibekalkan dengan set generator sebagai pengganti kuasa elektrik apabila bekalan terputus supaya mengelakkan berlakunya kerosakan susu. Selain itu, kakitangan yang mengendalikan pusat ini harus menggunakan pakaian yang sesuai apabila menjalankan pengujian dan penyimpanan susu Pencapaian Projek Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya pelaksanaan dan pencapaian projek adalah seperti berikut: a) Bilangan Penternak Sejak projek ini diperkenalkan di Negeri Sabah, lebih kurang 600 orang telah mendapat bantuan dari Jabatan. Bagaimanapun, pada akhir tahun 2004 penternak yang masih menjalankan perusahaan penternakan lembu tenusu hanya tinggal seramai 127 orang. Mengikut rekod, walaupun Jabatan mengambil peserta baru pada setiap tahun, namun demikian adalah didapati sebilangan peserta lama gagal meneruskan perusahaan ini. Faktor yang menyumbang kepada penurunan penternak adalah disebabkan antara lain kelewatan pihak pengilang susu membayar harga susu yang dijual dan sebahagian penternak tidak berupaya mempertingkatkan daya pengeluaran susu akibat daripada kekurangan tenaga kerja. Dengan yang demikian mulai tahun 2003, Jabatan telah mengambil alih bayaran jualan susu oleh penternak. Jabatan membuat bayaran setiap bulan terus kepada penternak. Pada pendapat Audit, usaha Jabatan untuk memulihkan keyakinan penternak terhadap potensi projek ini adalah satu tindakan yang boleh mendorong penternak yang sedia ada untuk mengusahakan projek dengan lebih giat lagi di samping dapat meningkatkan produktiviti dan menambah bilangan penternak. b) Penternak Dinaiktaraf Sebagai Penternak Komersial Jabatan ada menetapkan bahawa penternak yang berdaya maju dan dapat mempertingkatkan prestasi pengeluaran susu adalah berpotensi untuk dinaiktaraf sebagai penternak komersial. Mengikut kriteria yang ditetapkan oleh Jabatan, penternak yang mempunyai bilangan ternakan lembu tenusu lebih daripada 25 ekor dan pengeluaran susu yang konsisten banyaknya berdasarkan kapasitinya adalah layak diberi taraf penternak komersial. Sejak projek ini dilaksanakan seramai 35 orang telah dikenal pasti sebagai penternak komersial berdasarkan kuantiti pengeluaran susu harian dan jumlah lembu yang diternak. 119

140 Pada pendapat Audit, usaha Jabatan untuk mengiktiraf dan mendorong penternak untuk berdikari dan sentiasa berusaha mempertingkatkan keupayaan pengeluaran susu adalah merupakan usaha yang baik. Peningkatan hasil keluaran susu negeri adalah bergantung kepada usaha bersepadu Jabatan dan penternak. Oleh yang demikian apa jua usaha Jabatan yang menjurus kepada pembangunan ekonomi negeri adalah untuk pembangunan nasional pada keseluruhannya. c) Laporan Tahunan Pada setiap tahun, Jabatan mengeluarkan Laporan Tahunan bagi kegunaan Kerajaan Negeri untuk membuat sesuatu keputusan. Maklumat yang betul adalah penting untuk membuat keputusan yang tepat mengenainya. Mengikut Laporan Tahun 2004, populasi lembu yang diternak di ladang projek penternak adalah berjumlah 7,768 ekor. Daripada jumlah itu, sebanyak 3,583 ekor adalah lembu yang matang (induk) untuk menghasil susu. Usaha Jabatan untuk menambah bilangan lembu induk adalah dengan mengimport lembu induk yang sedang bunting dari New Zealand atau Australia. Rekod Jabatan menunjukkan sejak tahun 1986 sebanyak 7,966 ekor lembu induk telah diimport dari negara berkenaan untuk dibiak bakanya. Analisis Audit dilakukan untuk mendapat bilangan lembu induk dengan mengambil kira kelahiran anak lembu betina dan kematian induk lembu. Populasi lembu pada tahun 2001 dijadikan sebagai permulaan bilangan lembu yang diternak. Jadual 40 menunjukkan analisis lembu tenusu yang sedang diternak. Jadual 40 Analisis Bilangan Lembu Tenusu Bilangan Induk Bilangan Lembu Bilangan Kelahiran Bilangan Kematian Jumlah Induk Tahun Lembu Diimport Anak Lembu Induk Lembu (Ekor) (Ekor) Betina Lembu (Ekor) (a) (b) (Ekor) (c) (Ekor) (d) (a+b+c-d) (e) , , , , , , , ,253 Sumber: Rekod Jabatan Hasil daripada analisis mendapati bahawa laporan Jabatan adalah tidak tepat berdasarkan kepada rekod. Jumlah lembu yang sepatutnya diternak dan dianggap sebagai pengeluar susu adalah sebanyak 5,520 ekor jika diambil kira kelahiran anak lembu betina yang berumur 2 tahun boleh mengeluarkan susu. 120

141 Pada pendapat Audit, perhatian yang serius perlu diberi terhadap maklumat yang terkandung di laporan supaya keputusan yang direkod adalah tepat. d) Keluasan Pastura Mengikut syarat Jabatan setiap penternak dikehendaki membangunkan ladang dengan menanam rumput seluas 4.05 hektar bagi 10 ekor lembu yang dibekalkan. Jenis rumput yang sesuai dan dikenal pasti oleh Jabatan untuk pemakanan lembu tenusu ialah Rumput Gajah atau Taiwan Napier. Semakan Audit mendapati pada tahun 2004 menunjukkan seluas hektar telah diusahakan untuk penternakan oleh 127 penternak bersamaan 4.64 hektar setiap penternak. Oleh itu kawasan yang diusahakan adalah di lingkungan norma yang ditetapkan. e) Produktiviti Semakan Audit terhadap rekod mendapati secara keseluruhannya bilangan lembu tenusu telah meningkat daripada 2,769 ekor pada tahun 2001 menjadi 3,583 ekor pada tahun 2004 iaitu meningkat sebanyak 34.9%. Manakala pengeluaran susu juga meningkat sebanyak 37.7% iaitu daripada 3.63 juta liter pada tahun 2001 menjadi 5 juta liter pada tahun Jadual 41 menunjukkan jumlah susu yang dikeluarkan mengikut daerah. Jadual 41 Bilangan Lembu Dan Pengeluaran Susu Mengikut Daerah Tahun Bil. Jumlah Bil. Jumlah Bil. Jumlah Bil. Jumlah Bil. Daerah Lembu (Ekor) Susu (Juta Liter) Lembu (Ekor) Susu (Juta Liter) Lembu (Ekor) Susu (Juta Liter) Lembu (Ekor) Susu (Juta Liter) 1. Keningau , , Tenom Kudat Tawau Kota Marudu 6. Tuaran Bongawan Ranau Beaufort Penampang Menumbok Papar Kota Belud Jumlah 2, , , , Sumber: Rekod Jabatan 121

142 Peningkatan ketara pengeluaran susu pada tahun 2004 berbanding tahun 2001 adalah di daerah Keningau, Tenom, Kota Marudu dan Tuaran. Manakala di daerah Kota Belud, Papar dan Menumbok mengalami penurunan yang ketara. Analisis terhadap susu di daerah Kudat, Kota Marudu, Keningau, Tenom, Papar dan Menumbok mendapati pengeluaran susu di daerah berkenaan adalah tidak konsisten. Berdasarkan norma pengeluaran susu 2,400 liter setahun untuk satu ekor lembu, kesemua peserta telah gagal mencapai norma tersebut. Bagi memastikan sama ada norma yang ditetapkan adalah realistik, satu analisis telah dijalankan terhadap ternakan oleh Jabatan. Semakan Audit mendapati Jabatan menghasilkan pengeluaran purata 1,819 liter bagi Keningau dan 2,494 liter bagi Tawau satu tahun untuk satu ekor lembu seperti di Jadual 42. Oleh itu norma yang ditetapkan adalah tidak realistik dan perlu dikaji semula. Jadual 42 Nisbah Pengeluaran Susu Bagi Satu Ekor Lembu Di Stesen Ladang Jabatan Tahun (1 Ekor Per Liter) Daerah 2001 (Liter) 2002 (Liter) 2003 (Liter) 2004 (Liter) Purata Setahun (Liter) Stesen Pembiakan Ternakan 1,792 1,736 1,836 1,913 1,819 Sebrang, Keningau Stesen Pembiakan Ternakan Batu 1,519 3,370 2,675 2,411 2,494 16, Tawau Sumber: Rekod Jabatan Analisis seterusnya mendapati di daerah Papar pengeluaran purata susu bagi satu ekor lembu adalah antara 597 liter hingga 1,719 liter satu tahun. Manakala di Tenom pengeluaran purata susu bagi satu ekor lembu ialah antara 1,608 hingga 1,923 liter satu tahun. Butiran lanjut mengenai pengeluaran susu di 6 daerah adalah seperti di Jadual 43. Jadual 43 Nisbah Pengeluaran Susu Bagi Satu Ekor Lembu Tahun Daerah (1 Ekor Per Liter) (Liter) (Liter) (Liter) (Liter) Tenom 1,923 1,677 1,608 1,811 Papar 960 1, ,719 Keningau 1,168 1,289 1,604 1,480 Kota Marudu 1,249 1,186 1,451 1,398 Kudat 1,563 1,977 1,249 1,294 Menumbok 989 1,090 1,153 1,187 Sumber: Rekod Jabatan 122

143 Semakan Audit mendapati faktor utama yang menyebabkan pengeluaran susu yang tidak dapat mencapai norma pengeluaran yang ditetapkan adalah seperti berikut: i) Penternak tidak aktif dan tidak menumpukan projek sepenuhnya. ii) Pemakanan tambahan yang tidak mencukupi diberikan kepada lembu. iii) Kurang penjagaan lembu oleh penternak. iv) Faktor biologi dari aspek kesuburan pembiakan. Pada pendapat Audit, peningkatan dan penurunan pengeluaran susu adalah bersandarkan kepada usaha gigih penternak, kesesuaian kawasan penternakan dan bimbingan serta perkhidmatan yang diberikan oleh pihak Jabatan. f) Kelahiran Anak Lembu Mengikut statistik Jabatan, peratus kelahiran anak lembu adalah meningkat setiap tahun. Bertambahnya jumlah kelahiran dan lembu yang bunting menunjukkan prestasi pengeluaran susu meningkat. Pada tahun 2001 hingga 2004, Jabatan telah mencatatkan peningkatan kelahiran anak lembu. Pemeriksaan Audit terhadap rekod kelahiran anak lembu mendapati pada tahun 2001 hingga 2004, penternak berjaya menghasilkan 7,625 ekor anak lembu. Semakan Audit mendapati kelahiran anak lembu telah mencatatkan peningkatan bagi tahun 2001 hingga 2003 dan menurun pada tahun Jadual 44 menunjukkan jumlah anak lembu yang dilahirkan mengikut tahun. Jadual 44 Kelahiran Anak Lembu Tahun Jumlah Induk Lembu (ekor) 2,749 2,857 3,258 3,629 Jumlah Kelahiran (ekor) 1,898 1,905 2,169 1,653 Sumber: Rekod Jabatan Jabatan menggunakan 2 kaedah pembiakan untuk mempertingkatkan pembiakan lembu tenusu iaitu dengan cara semula jadi menggunakan lembu jantan dan secara saintifik menggunakan kaedah permanian beradas (Artificial Insemination). Baka lembu jantan dan benih untuk permanian beradas diimport dari New Zealand. Pada pendapat Audit, kaedah dan pengurusan yang dilaksanakan terhadap pembiakan lembu adalah baik. Bagi memastikan Jabatan tidak bergantung sepenuhnya terhadap lembu yang diimport untuk diternak di Negeri Sabah, kaedah yang betul dan berkesan diguna pakai untuk menambahkan kadar kelahiran baka lembu yang sesuai. 123

144 g) Kos Pelaksanaan Projek Pembiayaan bagi projek ini terdiri daripada peruntukan persekutuan dan negeri. Peruntukan Kerajaan Persekutuan adalah digunakan untuk menampung perbelanjaan perolehan lembu tenusu, pembangunan penternak baru, pembelian makanan dan perubatan ternakan serta peralatan tenusu. Peruntukan persekutuan yang diluluskan adalah juga digunakan untuk pembelian lembu pedaging. Peruntukan Kerajaan Negeri pula adalah untuk menampung bayaran subsidi susu, perbelanjaan operasi dan latihan penternak. Jadual 45 adalah peruntukan dan perbelanjaan pembiayaan persekutuan dan negeri pada tahun 2001 hingga Jadual 45 Peruntukan Persekutuan Dan Negeri Peruntukan Persekutuan Peruntukan Negeri Tahun Anggaran Dipohon (RM Juta) Anggaran Diluluskan (RM Juta) Perbelanjaan Sebenar (RM Juta) Anggaran Dipohon (RM Juta) Anggaran Diluluskan (RM Juta) Perbelanjaan Sebenar (RM Juta) Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Pada pendapat Audit, prestasi perbelanjaan adalah baik Kerosakan Susu Mengikut rekod Jabatan, kerosakan susu pada tahun 2001 hingga 2004 adalah sebanyak 404,325 liter. Kerosakan ini berlaku di peringkat penternak semasa mengendalikan susu, semasa penyimpanan di pusat pengumpulan susu dan semasa penghantaran ke kilang. Berikut adalah analisis berkaitan kerosakan susu: a) Sebab Kerosakan Susu Berdasarkan laporan dan rekod Jabatan, antara sebab berlakunya kerosakan susu adalah seperti berikut: i) Kecuaian pihak penternak yang tidak mematuhi peraturan pengendalian susu mengikut ciri kebersihan yang ditetapkan oleh Jabatan. ii) Pusat Pengumpulan Susu tidak dapat menampung penyimpanan susu yang dijual oleh penternak disebabkan kapasitinya kurang daripada jumlah susu yang dihasilkan oleh penternak. iii) Bekalan elektrik yang terputus dan tidak ada generator pengganti. iv) Pengangkutan yang terhad untuk penghantaran susu ke kilang. 124

145 b) Peratus Kerosakan Susu Berbanding Pengeluaran Peratus kerosakan susu pada tahun 2001 hingga 2004 adalah antara 1.5% hingga 3.6% berbanding pengeluaran susu pada tahun berkenaan. Kerosakan susu pada tahun 2004 adalah sebanyak 2.7%. Jadual 46 menunjukkan jumlah susu yang rosak di peringkat berkenaan dan peratus kerosakan berbanding pengeluaran. Jadual 46 Peratus Kerosakan susu Berbanding Pengeluaran Susu Tahun Jumlah Pengeluaran Susu (Liter Juta) Kerosakan Di Peringkat Penternak (Liter Juta) Kerosakan Di Pusat Pengumpulan Susu (Liter Juta) Kerosakan Semasa Dihantar Ke Kilang (Liter Juta) Jumlah Kerosakan Susu (Liter Juta) Peratus Kerosakan Berbanding Pengeluaran (%) Jumlah Sumber: Rekod Jabatan Jika diambil kira kerosakan susu pada tahun 2001 hingga 2004 yang berjumlah 0.08 juta liter di peringkat penternak, kerugian pendapatan oleh penternak adalah berjumlah RM0.12 juta dan Jabatan juga terpaksa menanggung bayaran berjumlah RM0.48 juta akibat kerosakan susu sebanyak 0.32 juta liter di peringkat Pusat Pengumpulan Susu dan semasa penghantaran ke kilang. Pada pendapat Audit, kerosakan susu telah menjejaskan pendapatan penternak dan Jabatan terpaksa menanggung bayaran tanpa pulangan. Kerosakan ini boleh dielakkan atau dikurangkan dengan memperlengkapkan lagi keperluan logistik di Pusat Pengumpulan Susu seperti menambah tangki penyejuk/penyimpanan dan lori pengangkut susu, membekalkan set generator sebagai pengganti bekalan elektrik apabila bekalan terputus dan mengingatkan kepada penternak mengenai kepentingan kebersihan yang berterusan serta pemeriksaan yang kerap oleh pegawai yang bertanggungjawab Stesen/Ladang Pembiakan Ternakan Lembu Tenusu Sebagai menyokong kepada pelaksanaan Projek Lembu Tenusu, Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak Sabah telah membangunkan 2 ladang pembiakan lembu tenusu iaitu di Stesen Pembiakan Ternakan Sebrang, Keningau dan Stesen Pembiakan Ternakan Batu 16, Tawau. Antara fungsi dan aktiviti yang dijalankan di ladang ini ialah: a) Menjalankan penyelidikan terhadap pemakanan, pengurusan dan kawalan penyakit lembu tenusu. 125

146 b) Menjalankan aktiviti pembiakan lembu tenusu untuk dijual kepada para penternak. c) Menjalankan latihan/memberi kursus asas penternakan dan teknik permanian beradas (Artificial Insemination) kepada penternak. d) Untuk menempatkan lembu yang baru diimport sebelum diagihkan kepada penternak. Lawatan Audit ke ladang berkenaan mendapati selain dari aktiviti di atas, ladang ini juga menjalankan penternakan lembu tenusu dan menyumbang kepada hasil pengeluaran susu tempatan. Mengikut rekod, pada tahun 2001 hingga 2004 sebanyak 1.11 juta liter susu dikeluarkan dari ladang ini. Butiran pengeluaran susu adalah seperti di Jadual 47. Bil Ladang Jabatan Jadual 47 Bilangan Lembu Dan Pengeluaran Susu Di Ladang Jabatan Tahun Bil. Jumlah Bil. Jumlah Bil. Jumlah Bil. Lembu Susu Lembu Susu Lembu Susu Lembu (Ekor) (Liter) (Ekor) (Liter) (Ekor) (Liter) (Ekor) Jumlah Susu (Liter) 1. Stesen Pembiakan Ternakan Sebrang, Keningau , , , , Stesen Pembiakan Ternakan Batu 16, Tawau 62 94, , , ,978 Sumber: Rekod Jabatan Pada pendapat Audit, penubuhan stesen/ladang ini adalah wajar bagi menyokong kepada keperluan pengurusan projek penternakan, terutamanya projek lembu tenusu. Kegiatan pembiakan dan pengurusan anak lembu tenusu dilakukan di ladang ini dengan lebih mantap lagi supaya Jabatan dapat menambah bilangan lembu tenusu yang dibekalkan kepada penternak. Pihak Jabatan juga dapat mengurangkan pengimportan lembu selain menjimatkan kos pelaksanaan projek Bayaran Balik Pinjaman Lembu yang diagihkan kepada penternak adalah dijual secara kredit dengan subsidi. Harga yang ditetapkan ialah RM3.50 sekilogram berdasarkan berat lembu. Syarat 126

147 bayaran balik lembu adalah melalui potongan minimum 25% daripada jumlah hasil penjualan susu setiap bulan. Mengikut rekod Jabatan, pada tahun 2001 dan 2004 sebanyak 1,549 ekor lembu telah diagihkan bernilai RM1.89 juta manakala bayaran balik yang diterima pada tahun 2001 hingga 2004 adalah berjumlah RM1.74 juta. Jadual 48 menunjukkan bilangan lembu dengan harga serta bayaran balik yang diterima pada tahun 2001 dan Tahun Jadual 48 Harga Lembu Dan Bayaran Balik Bilangan Lembu Harga Lembu Bayaran Balik Diagihkan Dengan Subsidi Diterima (Ekor) (RM) (RM) , , , , , , , ,995 Jumlah 1,549 1,885,188 1,741,845 Sumber: Rekod Jabatan Semakan Audit selanjutnya terhadap rekod mengenai hutang mendapati sejumlah RM32,816 masih belum dijelaskan oleh 12 penternak di daerah Keningau yang telah berhenti daripada perusahaan ini sejak tahun Pihak Jabatan telah berusaha mengambil tindakan untuk menuntut balik bayaran berkenaan. Bagaimanapun, masih gagal memungut bayaran disebabkan penternak enggan berbuat demikian dan ada yang gagal dikesan. Pada pendapat Audit, prestasi bayaran balik harga lembu oleh penternak masa kini adalah baik dan syarat yang ditetapkan oleh Jabatan adalah berkesan untuk memungut balik hasil kerajaan. Bagaimanapun, usaha haruslah dilakukan untuk mengambil tindakan terhadap baki hutang oleh penternak yang telah berhenti daripada mengusahakan penternakan ini atau pun tindakan pelupusan hutang dilaksanakan setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan Kebersihan Dan Kesihatan Selaras dengan Akta Makanan 1983 (Akta 281), perkara utama yang perlu diberi perhatian dari segi pengeluaran makanan adalah keperluan kawalan kebersihan dan kesihatan. Susu yang dihasilkan melalui projek ini hendaklah diproses mengikut kod amali kebersihan makanan. Semakan Audit mendapati Jabatan ada menggariskan panduan menjaga kebersihan dan kesihatan pekerja dan ternakan. Antara panduan yang digariskan adalah seperti berikut: a) Kandang dan persekitarannya dijaga kebersihannya. b) Kesihatan lembu dijaga dan sentiasa diberi rawatan. 127

148 c) Pekerja yang memerah susu mempunyai sijil kesihatan dan mengamalkan kebersihan diri. d) Peralatan yang digunakan sentiasa dicuci dengan bersih. e) Bekalan air yang bersih dan mencukupi. Lawatan Audit ke beberapa tapak penternakan lembu menunjukkan panduan amalan kebersihan telah dipatuhi. Bagaimanapun, pihak Audit diberitahu rekod kesihatan pekerja yang mengendalikan penghasilan susu tidak disimpan di pejabat sebagai rujukan. Foto 5 menunjukkan lembu dicuci sebelum pemerahan susu dilakukan. Foto 5 Lembu Sedang Dibersihkan Sebelum Diperah Sumber Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh: 9 Jun 2004 Lokasi: Ladang Penternak Kampung Cinta Mata Tenom Pada pendapat Audit, panduan kebersihan yang dikeluarkan oleh Jabatan adalah selaras dengan kehendak pengguna secara umumnya. Penguatkuasaan dan pemantauan kebersihan masih perlu dijalankan supaya peraturan ini dipatuhi bagi menjamin kualiti susu yang dikeluarkan dan memantapkan tahap keyakinan pengguna. 128

149 Kematian Lembu Kematian lembu tenusu telah mengakibatkan Jabatan mengalami kerugian dari segi harga lembu yang belum dijelaskan oleh penternak dan penternak pula akan kehilangan pendapatan dari segi berkurangnya lembu yang mengeluarkan susu. a) Jumlah Kematian Dan Baki Bayaran Semakan Audit terhadap rekod Jabatan mendapati sepanjang tahun 2001 hingga 2004 sebanyak 146 ekor lembu dewasa telah mati akibat pelbagai jangkitan kuman yang ditemui seperti sarcocystis spp, E. Coli dan punca lain yang tidak dikenal pasti. Sebanyak 118 ekor daripada bilangan itu masih mempunyai baki pinjaman berjumlah RM153,015 yang belum habis dibayar oleh penternak dan sejumlah RM124,542 dikecualikan daripada membayar balik hutang tersebut. Adalah difahamkan pengecualian ini tidak mendapat kelulusan dari pihak Kementerian Kewangan sebagai pihak berkuasa menghapus kira hasil kerajaan yang tidak dapat dikutip balik. Jadual 49 menunjukkan bilangan lembu yang mati mengikut tahun dan jumlah pinjaman yang terlibat. Jadual 49 Bilangan Lembu Mati Dan Bayaran Terlibat Tahun Bilangan Lembu Mati (Ekor) Baki Pinjaman (RM) Jumlah Yang Perlu Dibayar (RM) Jumlah Yang Dihapus kira (RM) ,333 3,010 37, ,388 3,833 41, ,705 5,180 22, ,589 16,450 23,139 Jumlah ,015 28, ,542 Sumber: Rekod Jabatan Pada pendapat Audit, pihak Jabatan perlu memohon kepada Kementerian Kewangan untuk mendapatkan kelulusan menghapus kira jumlah hutang yang perlu dihapus kira. b) Sistem Rekod Kematian Jabatan ada menetapkan setiap kematian lembu perlu dilaporkan kepada Jabatan dan bedah siasat dilakukan di samping sampel diambil untuk dianalisis di makmal Jabatan bagi menentukan sebab kematian. Semakan Audit terhadap fail laporan mendapati laporan kematian ada disediakan bagi setiap kematian dan dihantar ke makmal Jabatan dengan segara. Laporan punca kematian ada disediakan oleh pegawai di Pusat Makmal dan dihantar ke cawangan terbabit dan Pengarah Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak untuk makluman dan 129

150 tindakan selanjutnya. Bagaimanapun, adalah didapati kematian yang tidak dapat diketahui puncanya seperti dinyatakan dalam laporan tidak ada keputusan makmal. Pada pendapat Audit, pihak Jabatan mempunyai sistem rekod kematian yang baik bagi membolehkan Jabatan mengesan serta memantau penyakit lembu dengan berkesan Pemasaran Susu Segar Pada tahun 1981 hingga 1991, Jabatan ada terlibat memproses susu segar yang dihasilkan oleh penternak dan membekalkan susu ke sekolah rendah dan tadika menerusi Program Susu Sekolah Percuma. Bagaimanapun, pada akhir tahun 1991 aktiviti pemprosesan dan pemasaran telah diswastakan dan dikendalikan oleh 1 syarikat swasta tempatan. Ketika ini semua susu yang dihasilkan oleh penternak dikumpul di Pusat Pengumpulan Susu daerah dan dijual kepada syarikat berkenaan. Untuk itu, satu perjanjian telah ditandatangani antara Jabatan dengan syarikat untuk tempoh 1 tahun dan diperbaharui setiap tahun. Antara syarat kontrak ialah penetapan harga susu sejumlah RM1.00 satu liter dan pembeli hendaklah menjelaskan bayaran dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil. Syarat kontrak juga menetapkan Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak perlu menghantar bekalan 4 kali seminggu. Semakan Audit selanjutnya mendapati bahawa di bawah Program Susu Sekolah Percuma, susu yang diproses adalah dibekalkan ke sekolah rendah dan tadika dan bayarannya akan dibuat oleh Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna kepada syarikat berkenaan. Pada pendapat Audit, syarat perjanjian tersebut perlu disemak terlebih dahulu oleh Peguam Negeri bagi menjamin kepentingan Kerajaan dipelihara Proses Pembayaran Kadar harga yang ditetapkan bagi setiap liter susu dijual oleh penternak ialah RM1.00. Jabatan akan membayar subsidi sejumlah RM0.50 kepada penternak bagi setiap liter susu yang dijual. Pada tahun 2002, Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna menyalurkan peruntukan kewangan kepada Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak untuk pembayaran hasil susu berdasarkan kuantiti yang telah dijual kepada syarikat pengilang bagi sesuatu bulan. Jabatan telah mengambil alih pembayaran hasil susu mulai tahun 2003 dan menetapkan 2 kaedah memproses bayaran harga susu dan subsidi seperti berikut: 130

151 a) Bayaran Harga Susu i) Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak di daerah mengeluarkan pesanan pembelian tempatan kepada penternak setiap bulan untuk membeli susu segar yang dihasilkan di daerah masing-masing. ii) Jumlah yang dipesan disesuaikan dengan jumlah yang dikumpul di Pusat Pengumpulan Susu (PPS). iii) Setelah bekalan dibuat, pesanan pembelian yang dikeluarkan dikumpul oleh Persatuan Penternak Lembu Tenusu Sabah (Persatuan) iaitu persatuan yang mewakili penternak. Persatuan seterusnya akan mengemukakan tuntutan kepada Jabatan. iv) Setelah disemak, Jabatan akan membuat pembayaran kepada Persatuan dan seterusnya menyalurkan bayaran berkenaan kepada setiap penternak setelah menolak yuran dan bayaran tertentu. Semakan Audit mendapati bahawa proses tuntutan bayaran disediakan oleh kakitangan Jabatan. Perkara ini adalah bercanggah dengan sistem kawalan dalaman. Pada pendapat Audit, adalah tidak wajar kakitangan Jabatan terlibat dengan proses menuntut bayaran harga susu bagi pihak penternak atau persatuan. b) Bayaran Subsidi Susu Pada tahun 2004 jumlah subsidi yang dibayar kepada penternak adalah berjumlah RM2.70 juta. Proses pembayaran subsidi yang di lakukan adalah seperti berikut: i) Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak di daerah mengeluarkan pesanan pembelian subsidi susu kepada setiap penternak lembu tenusu. ii) Setelah menerima pesanan pembelian, setiap penternak mengeluarkan invois kepada Jabatan untuk pembayaran. iii) Setelah disemak, Pegawai Penguasa Daerah menghantar dokumen ke Unit Projek Lembu Tenusu Jabatan sebelum 15 hari bulan setiap bulan. iv) Setelah disemak dan sekiranya didapati teratur dokumen dikemukakan ke Bahagian Akaun untuk proses bayaran. Semakan Audit terhadap subsidi berjumlah RM145,737 mendapati proses bayaran adalah teratur. Pada pendapat Audit, bayaran subsidi adalah menepati kadar yang ditetapkan oleh Jabatan. Bagaimanapun, penggunaan pesanan pembelian tempatan berasingan adalah tidak sesuai digunakan. Bayaran subsidi sepatutnya dirangkumi dengan pesanan pembelian tempatan untuk pembelian susu. 131

152 Tuntutan Bayaran Balik Harga Susu Semua susu yang dihasilkan oleh penternak dijual kepada 1 syarikat pengilang di Negeri Sabah. Sebelum tahun 2003, syarikat ini membayar harga susu secara langsung kepada penternak apabila susu dihantar ke syarikat tersebut. Oleh kerana kelewatan proses pembayaran yang dilakukan oleh syarikat dan menjadi rungutan para penternak sehingga ramai penternak yang berhenti daripada perusahaan ini, Jabatan telah memutuskan untuk mengambil alih bayaran kepada penternak dan kemudiannya menuntut daripada syarikat mengikut jumlah susu yang dijual. Semakan Audit mendapati sehingga akhir tahun 2004 syarikat perlu membayar sejumlah RM9.46 juta untuk bayaran susu. Bagaimanapun syarikat tersebut hanya menjelaskan RM2.87 juta yang dijelaskan setakat akhir bulan Oktober Dengan itu jumlah tertunggak setakat tahun 2004 ialah RM6.59 juta. Pada pendapat Audit, tindakan Jabatan untuk mengambil alih bayaran harga susu kepada penternak adalah berkesan untuk menyemai keyakinan kepada penternak supaya dapat memantapkan lagi daya pengusahaan projek penternakan lembu tenusu di negeri Sabah Penyelenggaraan Rekod Penyelenggaraan rekod yang lengkap dan kemas kini akan memudahkan semua pihak membuat rujukan dan laporan dapat disediakan dengan tepat dan betul. Jabatan telah menetapkan rekod yang harus diselenggarakan oleh penternak sendiri dan juga rekod disediakan di peringkat Jabatan. Antara rekod yang perlu disediakan dan disimpan oleh penternak di ladang ternakan ialah seperti rekod bilangan lembu, rekod kelahiran dan kematian, rekod pengeluaran susu harian serta daftar lawatan yang dilakukan oleh pegawai dan pelawat lain. Lawatan Audit ke beberapa ladang ternakan mendapati penternak ada menyimpan rekod sedemikian. Rekod juga disediakan dan disimpan di peringkat Cawangan untuk penyediaan laporan tertentu. Semakan Audit mendapati rekod berkaitan projek di daerah yang dilawati iaitu Keningau, Tenom dan Kota Marudu menunjukkan data dan rekod projek lembu tenusu diselenggarakan dengan baik. Fail individu untuk setiap penternak ada disediakan dan mudah dirujuk. Bagaimanapun, rekod di Tawau tidak kemas kini semasa pemeriksaan dilakukan disebabkan pejabat berkenaan kekurangan tenaga kerja. Pihak Audit mendapati hanya seorang pegawai gred G17 ditempatkan di Unit Projek Lembu Tenusu untuk mengendalikan projek ini di samping tugas penyelenggaraan rekod. Pada pendapat Audit, penyelenggaraan rekod yang lengkap dan kemas kini adalah penting untuk menentukan segala maklumat adalah tepat dan memudahkan rujukan. Oleh yang demikian, penempatan kakitangan yang mencukupi perlu dipertimbangkan oleh pihak Jabatan. Pada keseluruhannya, pihak Audit berpendapat pelaksanaan Projek Lembu Tenusu yang dikendalikan oleh Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak 132

153 adalah baik dan telah dapat meningkatkan produktiviti hasil susu di Negeri Sabah di samping mengurangkan import susu segar PEMANTAUAN Pemantauan yang berterusan adalah penting bagi memastikan projek dilaksanakan dengan cekap dan berkesan di mana masalah yang timbul boleh dikenal pasti dan diatasi dengan segera. Sistem pemantauan yang dilaksanakan adalah seperti berikut: Laporan Tahunan Jabatan menyediakan Laporan Tahunan yang mengandungi kedudukan projek dan masalah yang dihadapi. Laporan ini disampaikan kepada Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan pada setiap tahun untuk makluman Menteri dan pihak pengurusan. Selain daripada laporan tahunan, tidak ada laporan berkala disediakan kepada Kementerian Peringkat Jabatan a) Bahagian Yang Bertanggungjawab Jabatan mempertanggungjawabkan projek lembu tenusu di bawah kendalian Bahagian Pembangunan Sumber Genetik Dan Ladang. Bahagian ini memantau projek dengan menggariskan syarat serta penetapan peraturan di peringkat permohonan projek sehinggalah ke peringkat pengurusan lembu tenusu dan pemasaran hasil susu. Selain itu, Pusat Penyelidikan Penyakit Jabatan juga terlibat dengan kawalan penyakit dan kesihatan lembu di samping menjamin kualiti susu. b) Jawatankuasa Pembangunan Industri Ternakan Jawatankuasa Pembangunan Industri Ternakan ditubuhkan di peringkat Jabatan yang dipengerusikan oleh Pengarah dan dianggotai oleh semua pegawai penguasa di peringkat daerah dan semua kakitangan yang terlibat secara langsung mengendalikan projek lembu tenusu. Ahli jawatankuasa ini juga dianggotai oleh Persatuan Penternak Lembu Tenusu Sabah dan pengusaha kilang susu. Jawatankuasa ini dikehendaki bermesyuarat 2 kali setahun untuk membincangkan mengenai pengurusan projek. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini telah bermesyuarat 1 kali pada tahun 2003 dan 1 kali pada tahun c) Laporan Bulanan/Tahunan Jabatan menetapkan laporan bulanan disediakan merangkumi segala aktiviti yang dilakukan di peringkat Cawangan. Laporan ini akan diteliti dan dipantau oleh pegawai yang bertanggungjawab di peringkat Jabatan. Semakan Audit di Ibu Pejabat Jabatan mendapati laporan ini ada diterima dan diselenggarakan dengan kemas kini. 133

154 Peringkat Cawangan Ladang projek ternakan lembu tenusu dilaksanakan di peringkat cawangan. Pemantauan yang rapi perlu dilakukan seawal permohonan diterima di peringkat cawangan. Pemeriksaan Audit terhadap struktur organisasi di peringkat cawangan menunjukkan Unit atau bahagian yang mengendalikan projek mengenai pengurusan projek ternakan lembu tenusu ada diwujudkan. Pemantauan yang dilakukan adalah seperti berikut: a) Lawatan Dan Pemeriksaan Ladang. b) Rawatan Ternakan Di Ladang. c) Pemeriksaan Kebersihan Dan Kualiti Susu. d) Laporan Bulanan Prestasi Projek Pada pandangan Audit pemantauan terhadap pengurusan projek ini adalah baik dan Jabatan mempunyai mekanisme untuk menilai prestasi projek dengan mewujudkan laporan yang perlu disediakan dan dikemukakan kepada pihak yang berkepentingan. 32. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, pengurusan penternakan lembu tenusu yang dikendalikan oleh Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak adalah baik. Prestasi pengeluaran susu ada menunjukkan peningkatan. Projek lembu tenusu boleh menjurus kepada pencapaian matlamat projek bagi menjadikan negeri Sabah sebagai pengeluar susu cair untuk dieksport. Jabatan perlu menangani pengurusan dan teknik pembiakan baka lembu tenusu supaya tidak terus bergantung kepada baka lembu import. Ini kerana perolehan induk lembu tenusu dari luar negeri setiap tahun memerlukan kos yang tinggi. Sungguhpun projek ini berjaya mencapai objektifnya namun masih perlu menyelesaikan masalah tunggakan bayaran oleh syarikat. Kerosakan susu yang menjejaskan pendapatan penternak perlu ditangani dengan memperlengkapkan keperluan logistik penyimpanan dan pengangkutan susu. Pengisian jawatan kosong juga perlu dipertimbangkan kerana Jabatan kekurangan tenaga kerja yang seterusnya boleh menjejaskan pelaksanaan projek ini. 134

155 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA PENGURUSAN PROGRAM LATIHAN INSTITUT TEKNIKAL DAN PERDAGANGAN 33. LATAR BELAKANG 33.1 Institut Teknikal Dan Perdagangan (Institut) telah ditubuhkan pada tahun 1988 yang dahulunya dikenali sebagai Bumiputera Business Training Centre dan Bumiputera Technical Training Centre diletak di bawah pentadbiran Jabatan Pembangunan Perindustrian. Pada tahun 1999, Institut ini telah diletakkan di bawah pentadbiran Jabatan Pembangunan Sumber Manusia (Jabatan). Jabatan diberi tanggungjawab untuk merancang pembangunan sumber manusia menerusi pelbagai latihan dan kursus. Sehubungan itu, penubuhan Institut adalah untuk menyediakan kursus/latihan kemahiran sepenuh masa kepada para belia, khususnya kepada belia lepasan persekolahan yang tidak dapat melanjutkan pelajaran ke institusi pengajian tinggi akibat kelulusan akademik yang rendah dan daripada golongan keluarga berpendapatan rendah. Secara tidak langsung, penubuhan Institut dapat menyumbang terhadap pembangunan perindustrian di Negeri Sabah dengan lahirnya tenaga mahir bagi menampung keperluan industri Program latihan dan kursus yang dianjurkan oleh Institut ini ialah dalam bidang Mekanikal, Automotif, Pendawaian Elektrik, Penyejukbekuan/Penyamanan Udara, Fabrikasi Logam/Kimpalan, Sains Kesetiausahaan, Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut, Pengurusan Perniagaan Kecil dan Pengurusan Pengajian Dalam Perniagaan. Perbelanjaan pelatih yang mengikuti kursus sepenuh masa ini akan ditanggung oleh Institut dengan menyediakan kemudahan asrama, makanan, buku teks dan elaun bulanan. Di bawah Rancangan Malaysia Kelapan (RMK8), peruntukan perbelanjaan pembangunan Institut ini ialah berjumlah RM9.97 juta. Sepanjang penubuhan Institut sehingga tahun 2004, Institut telah berjaya melatih seramai 6,121 peserta. 34. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada program latihan kemahiran dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. 35. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan program latihan kemahiran oleh Institut bagi tempoh tahun 2002 hingga Tiga daripada 9 kursus program latihan iaitu Sains Kesetiausahaan, Kecantikan dan Pendandan Rambut serta Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara telah dipilih untuk pengauditan. Semakan Audit dijalankan terhadap rekod kewangan dan rekod lain yang berkaitan dengan program latihan. Selain itu, pemeriksaan fizikal dan lawatan juga dijalankan di Institut di samping mengadakan temu bual dengan pegawai berkaitan bagi tujuan mengumpul bukti Audit. 135

156 Soal selidik juga turut diedarkan kepada 165 lepasan Institut bagi tujuan menilai keberkesanan kursus/latihan yang dijalankan. 36. PENEMUAN AUDIT 36.1 PERANCANGAN Bagi membolehkan program latihan dilaksanakan dengan berkesan, perancangan yang teratur berhubung dengan program latihan, kaedah latihan, tenaga pengajar, kemudahan latihan serta peruntukan kewangan yang mencukupi adalah diperlukan Dasar Kerajaan Negeri Dasar Kerajaan Negeri adalah untuk menampung keperluan tenaga mahir bagi pembangunan perindustrian Negeri Sabah khususnya dari kalangan belia lepasan persekolahan yang tidak melanjutkan pengajian tinggi dan daripada keluarga berpendapatan rendah. Ini adalah sejajar dengan Rancangan Malaysia Ke 6 untuk membasmi kemiskinan dan menyusun semula masyarakat dengan memberikan keutamaan kepada latihan dan pembelajaran teknikal. Berpandukan dasar inilah maka Institut ditubuhkan untuk mengambil pelajar yang tercicir dari persekolahan dan daripada keluarga yang berpendapatan rendah terutamanya dari kawasan luar bandar Undang-undang dan Peraturan Jabatan (dahulunya dikenali sebagai Biro Pembangunan Sumber Manusia, Jabatan Ketua Menteri) akan bertanggungjawab merancang dan mengurus pembangunan tenaga kerja di Negeri Sabah. Oleh demikian, Jabatan ini juga akan tertakluk kepada peraturan kerajaan menerusi Pekeliling Perkhidmatan No.1 Tahun 1970 yang berkuat kuasa pada 1 Januari 1970 mengenai Polisi Latihan Kerajaan. Manakala fungsi/hala tuju Jabatan mengenai perihal latihan pula telah ditentukan oleh Ketua Menteri menerusi Pekeliling Jabatan Ketua Menteri cc.107/439 Jilid 2/(2) yang berkuat kuasa pada 1 Julai Antara kandungan Pekeliling Jabatan Ketua Menteri tersebut adalah menghendaki Jabatan mengurus dan mengelola kursus/latihan mengenai perniagaan kecilan, keusahawanan dan kemahiran teknikal untuk belia lepasan persekolahan, kakitangan firma swasta, pengusaha perniagaan kecilan dan lain-lain. Penubuhan Institut pula adalah selaras dengan fungsi yang telah ditetapkan oleh Ketua Menteri iaitu mengurus dan mengelola kursus/latihan mengenai perniagaan kecilan, keusahawanan dan kemahiran teknikal untuk belia lepasan persekolahan dan pengusaha perniagaan kecilan Garis Panduan Jabatan merancang menyediakan garis panduan yang bertujuan sebagai panduan mengenai kriteria dan tatacara pengambilan pelatih. Berdasarkan daripada perancangan penyediaan garis panduan itu, Jabatan turut merangka untuk mendapatkan pentauliahan 136

157 MS ISO 9002 : 1994 terhadap pengendalian latihan. Garis panduan mengenai pengambilan pelatih kursus mengandungi perkara seperti berikut: a) Kriteria Pengambilan Pelatih Kriteria pemilihan atau pengambilan pelatih akan ditetapkan berdasarkan kepada prestasi, ujian bertulis dan keterampilan calon semasa temu duga terbuka yang dijalankan. Keutamaan juga akan diberikan kepada calon yang tercicir dari persekolahan dan terdiri daripada keluarga yang kurang mampu atau berpendapatan rendah terutamanya dari kawasan luar bandar. Selain itu, beberapa kriteria lain ditetapkan yang perlu ada pada setiap calon seperti berikut:- i) Bertaraf Bumiputera dan Warganegara Malaysia ii) Berumur antara 17 hingga 26 tahun dan masih bujang iii) Sekurang-kurangnya berkelulusan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) iv) Lulus ujian bertulis aptitude v) Keupayaan Bahasa Melayu vi) Aktif sukan atau cergas dari segi fizikal vii) Kegiatan Ko-Kurikulum persekolahan viii) Pengetahuan am dan penampilan diri b) Tatacara Pengambilan Pelatih Temu duga terbuka akan dijalankan sebanyak 2 kali setahun iaitu pada bulan Oktober bagi sesi kemasukan bulan Januari dan bulan April bagi sesi kemasukan bulan Julai. Bagi tujuan tersebut, Institut akan mengiklankan melalui surat khabar tempatan tentang panggilan temu duga terbuka iaitu seminggu atau 2 minggu sebelum tarikh temu duga diadakan. Temu duga terbuka tersebut akan diadakan di setiap daerah untuk 5 zon iaitu zon Kota Kinabalu, Pantai Timur, Pedalaman Atas, Pedalaman Bawah dan Pantai Barat Utara. Calon yang hadir semasa temu duga tersebut dikehendaki mengisi Borang Permohonan dan mengambil ujian bertulis. Ujian bertulis berkenaan akan disemak oleh Jawatankuasa Penemu Duga. Institut akan mewujudkan 2 peringkat tapisan iaitu Panel/Jawatankuasa Penemu Duga (tapisan pertama) dan Jawatankuasa Pemilihan Peserta Kursus (tapisan akhir) Kumpulan Sasaran Jabatan merancang menetapkan kumpulan sasaran berpandukan kepada objektif penubuhan Institut iaitu menawarkan kursus/latihan kepada golongan belia bertaraf Bumiputera di Negeri Sabah. Keutamaan akan diberikan kepada pelajar yang tercicir kerana kelulusan akademik yang rendah dan tidak dapat melanjutkan pengajian tinggi dan daripada keluarga berpendapatan rendah iaitu terutamanya daripada kawasan luar bandar. Sehubungan itu, Institut akan menetapkan sasaran dan kapasiti pengambilan pelatih kepada seramai 380 pelatih setiap tahun dan pecahan pengambilan pelatih adalah bergantung kepada kursus yang akan ditawarkan oleh Institut. Kursus bahagian perdagangan akan dihadkan pengambilan pelatih kepada seramai 180 orang manakala kursus bahagian teknikal pula akan dihadkan pengambilan pelatih seramai 200 orang. 137

158 Pecahan terperinci had pengambilan pelatih mengikut setiap kursus yang akan ditawarkan adalah seperti di Jadual 50. Jadual 50 Sasaran Pengambilan Pelatih Tahunan Mengikut Kursus Bil. Program Latihan Jumlah Pelatih A) Kursus Bahagian Perdagangan (12 Bulan) 1. Sains Kesetiausahaan Pengurusan Pengajian Dalam Perniagaan Pengurusan Perniagaan Kecil Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut - Sesi I 30 - Sesi II 30 B) Kursus Bahagian Teknikal (6 bulan) 1. Mekanikal Kenderaan Motor (Petrol) - Sesi I 20 - Sesi II Mekanikal Kenderaan Perdagangan (Diesel) - Sesi I 20 - Sesi II Kimpalan Dan Fabrikasi Logam - Sesi I 20 - Sesi II Penyejukbekuan Dan Penyamanan Udara - Sesi I 20 - Sesi II Pendawaian Elektrik - Sesi I 20 - Sesi II 20 Jumlah 380 Sumber : Rekod Institut dan Jabatan Pembangunan Sumber Manusia Komponen Program Latihan Institut merancang menganjurkan 9 jenis kursus/latihan yang diklasifikasikan kepada kursus Bahagian Perdagangan dan kursus Bahagian Teknikal/Kemahiran. Tempoh kursus Bahagian Perdagangan ialah selama 12 bulan manakala kursus Bahagian Teknikal/Kemahiran ialah selama 6 bulan. Kursus yang dirancang adalah seperti di Jadual

159 Jadual 51 Jenis Kursus/Latihan Di Institut Bil. Jenis Kursus Tempoh Kursus Kekerapan Kursus Setahun A) Bahagian Perdagangan (Sijil) 1. Sains Kesetiausahaan 12 Bulan 1 2. Pengurusan Pengajian Dalam Perniagaan 12 Bulan 1 3. Pengurusan Perniagaan Kecil 12 Bulan 1 4. Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut 12 Bulan 2 B) Bahagian Teknikal (Sijil) 5. Pendawaian Elektrik 6 Bulan 2 6. Kimpalan Dan Fabrikasi Logam 6 Bulan 2 7. Penyejukbekuan Dan Penyamanan Udara 6 Bulan 2 8. Mekanikal Kenderaan Perdagangan 6 Bulan 2 9. Mekanikal Kenderaan Motor 6 Bulan 2 Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut Jabatan turut menetapkan objektif terhadap kursus Bahagian Perdagangan dan Teknikal. Objektif kursus Bahagian Perdagangan adalah untuk memberikan dorongan dan latihan asas perniagaan kepada kaum bumiputera terutamanya para belia dari luar bandar agar mereka dapat menceburi diri dalam bidang perniagaan dan perusahaan serta melatih mereka untuk bekerja sendiri. Manakala objektif kursus Bahagian Teknikal pula adalah untuk memberikan kemahiran di kalangan belia luar bandar dan menggalakkan mereka menceburi pekerjaan kolar biru serta melatih mereka untuk bekerja sendiri. a) Pemilihan Jenis Kursus Pemilihan jenis kursus yang akan ditawarkan seperti mana yang dinyatakan di atas adalah berdasarkan salah satu daripada fungsi yang telah ditetapkan oleh Ketua Menteri kepada Jabatan. Pada awal penubuhannya, Jabatan perlu menganjurkan kursus/latihan perniagaan kecil-kecilan, keusahawanan dan kemahiran teknikal kepada belia lepasan persekolahan, kakitangan syarikat swasta, usahawan perniagaan kecil dan sebagainya. Jenis kursus yang akan dianjurkan juga merupakan hasil kesinambungan program latihan yang dianjurkan oleh Institut di bawah Jabatan Perindustrian sebelum diambil alih oleh Jabatan. b) Pengiktirafan Institut merancang mendapatkan pengiktirafan sebagai Pusat Bertauliah daripada Majlis Latihan Vokasional Kebangsaan (MLVK) dan memperolehi Persijilan Kemahiran Malaysia (SKM) terhadap kesemua kursus/latihan yang dianjurkan. Untuk itu Institut merancang memperolehi SKM terhadap kursus yang dianjurkan secara berperingkat. Di awal perancangan, satu kursus iaitu kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut (SKM Tahap 1) sahaja akan dipohon untuk mendapatkan pengiktirafan persijilan SKM. Ini akan disusuli dengan 5 kursus teknikal semasa RMK8 dan 1 kursus pengurusan perniagaan kecil semasa RMK9. 139

160 Institut hanya merancang mendapatkan pengiktirafan persijilan SKM pada tahap 1 dan 2 sahaja. Sehubungan itu, Institut perlu memenuhi beberapa kriteria MLVK sebelum boleh mendapatkan pengiktirafan persijilan SKM terhadap kursus yang dianjurkan oleh Institut. Antara kriteria tersebut ialah sistem latihan dan penilaian serta kemudahan fizikal pembelajaran mengikut Standard Kemahiran Kebangsaan (National Occupational Skill Standard), tenaga pengajar yang berkelayakan dan berkemahiran dan mempunyai Pegawai Penilai dan Pegawai Pengesah Dalaman yang bertauliah Kaedah Pembelajaran Institut merancang melaksanakan program latihan secara pembelajaran teori (kelas), pembelajaran secara amali (praktikal) dan latihan industri on the job training. Setiap jenis kaedah pembelajaran ini akan ditentukan jumlah jam/hari yang diperlukan. Pembelajaran secara latihan industri akan ditetapkan selama 460 jam manakala bakinya adalah jumlah jam yang diperuntukkan menerusi pembelajaran secara teori dan amali. Bagaimanapun, jumlah jam menerusi pembelajaran secara teori dan amali ini adalah bergantung kepada tempoh tamat setiap kursus. Bagaimanapun, kaedah pembelajaran ini akan lebih menjurus kepada keterampilan pelatih dalam bidang kemahiran seperti mana yang dikehendaki oleh MLVK. Institut turut merancang menggubal kurikulum/sukatan pelajaran dan sistem penilaian mengikut Standard Kemahiran Kebangsaan seperti berikut :- a) Kurikulum/Sukatan Pelajaran Selaras dengan rancangan Institut untuk menjadi Pusat Bertauliah daripada MLVK, Institut akan mengubahsuai skop dan isi kandungan sukatan pelajaran yang sedia ada mengikut kesesuaian kurikulum dan sukatan pelajaran program latihan MLVK (dikenali sebagai panduan latihan teknikal). Tujuannya adalah untuk menggantikan kurikulum dan sukatan pelajaran yang dibangunkan bersama dengan International Development Programme of Australian Universities and Colleges (IDP) iaitu berteraskan kurikulum dan sukatan pelajaran universiti dan kolej di Australia. Mata pelajaran tambahan juga akan turut dikekalkan seperti Bahasa Inggeris, Simpan Kira, Asas Komputer dan sebagainya. Ia bertujuan melengkapkan pengetahuan pelajar mengikut keperluan masa kini. Rancangan pengubahsuaian kurikulum/sukatan pelajaran ini atau pun panduan latihan teknikal Training Learning Guide terhadap 5 kursus teknikal adalah di bawah RMK8 manakala di bawah RMK9 pula, satu kursus dirancang untuk diadaptasikan mengikut piawaian MLVK. b) Sistem Penilaian Pelatih Institut merancang untuk mewujudkan sistem penilaian pelatih mengikut piawaian MLVK. Sistem penilaian tersebut akan dibahagikan kepada 2 bentuk penilaian iaitu penilaian prestasi dan penilaian pengetahuan. Penilaian prestasi akan dilaksanakan menerusi pemerhatian secara langsung di tempat kerja, ujian 140

161 keterampilan, ujian kefasihan dan projek/kerja kursus. Manakala penilaian pengetahuan ialah menerusi ujian lisan, ujian bertulis secara terbuka dan ujian berbagai pilihan. Bagi tujuan menjamin mutu persijilan ini, Institut akan mewujudkan atau melantik Pegawai Penilai dan Pegawai Pengesah Dalaman manakala MLVK pula akan melantik Pegawai Pengesah Luaran bagi tujuan menjalankan pemantauan dan memastikan kursus/latihan dijalankan mengikut Standard Kemahiran Kebangsaan Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Keperluan perjawatan bagi tenaga pengajar juga dirancang dan ditetapkan bagi tujuan memastikan setiap program latihan di Institut dapat dijalankan dengan teratur. Bagi maksud tersebut, Institut memerlukan 29 jawatan jurulatih iaitu di bawah skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Latihan Gred E32 sebanyak 3 jawatan, Penolong Pegawai Latihan Gred E27 sebanyak 14 jawatan manakala Pembantu Pegawai Latihan Vokasional Gred J29 dan Pembantu Pegawai Latihan Vokasional Gred J17 masingmasing sebanyak 6 jawatan. a) Kriteria/Kelayakan Tenaga Pengajar Kriteria dan kelayakan akademik tenaga pengajar ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah iaitu berdasarkan Skim Perkhidmatan masingmasing. Calon yang ingin memohon jawatan tenaga pengajar sekurang-kurangnya mempunyai atau memiliki kelulusan akademik Sijil Pelajaran Malaysia dan Sijil Kemahiran Malaysia (SKM) tahap 2. Antara kriteria lain yang diperlukan adalah seperti berikut: i) Warganegara Malaysia. ii) Umur tidak kurang dari 18 tahun pada tarikh tutup iklan jawatan. iii) Kebolehan/Keupayaan Bahasa Malaysia/Bahasa Melayu. iv) Pengalaman pekerjaan yang berkaitan jika memohon jawatan Pembantu Pegawai Latihan. Bagi maksud pengambilan tenaga pengajar sambilan pula, kriteria dan kelayakan adalah ditetapkan oleh Jabatan iaitu sekurang-kurangnya memiliki kelulusan Diploma yang berkaitan dengan kursus/latihan yang dianjurkan. Manakala kriteria kelayakan bagi jawatan Pegawai Pengesah Dalaman yang menjalankan tugas penilaian kepada pelatih kursus pula adalah sekurang-kurangnya memiliki Ijazah Kejuruteraan Awam. b) Tatacara Pengambilan Tenaga Pengajar Jabatan akan memaklumkan kekosongan jawatan tenaga pengajar kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri untuk tindakan pengisian. Antara maklumat yang dinyatakan adalah jumlah dan tarikh kekosongan mengikut jenis jawatan, jumlah calon simpanan, kelayakan atau syarat dan justifikasi keperluan sekiranya skim perkhidmatan yang sedia ada adalah berbeza. Kekosongan 141

162 jawatan akan diiklankan melalui surat khabar tempatan dengan tarikh tutup permohonan ditetapkan. Temu duga akan dijalankan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Keperluan Kemudahan, Peralatan Dan Logistik Institut bertanggungjawab merangka keperluan dan menyediakan kemudahan fizikal dan pembelajaran kepada pelatih yang mengikuti kursus/latihan kemahiran di Institut. Kemudahan yang dirancang adalah seperti berikut: a) Bangunan Institut Mengikut Pelan Pembangunan Induk, Institut akan mempunyai 7 blok kembar asrama, tiga blok kembar bilik kuliah, satu blok dewan makan, empat blok rumah pegawai, lapan blok rumah pekerja, empat blok (8 unit) bengkel, satu blok pejabat, satu blok kantin, satu unit rumah Pengetua, satu unit kemudahan sukan, satu blok dewan serba guna dan surau. Kos pembinaan bangunan Institut ini dijangka berjumlah RM22.60 juta manakala jangkaan kapasiti bangunan akan dapat menampung seramai 600 orang pelatih. b) Kemudahan Logistik Dan Peralatan Pembelajaran Antara kemudahan logistik yang dirancang adalah seperti berikut: i) Kenderaan Kemudahan pengangkutan yang dirancang dan diperlukan adalah bertujuan membawa pelatih semasa menjalani latihan praktikal di luar kampus selain mengadakan aktiviti rekreasi di luar Institut. Bagi maksud tersebut, Institut memerlukan 2 kenderaan iaitu sebuah van dan sebuah bas dengan muatan 44 penumpang. ii) Peralatan Pembelajaran Jabatan merancang untuk menaik taraf kemudahan peralatan pembelajaran selaras dengan piawaian MLVK. Tujuannya adalah supaya Institut mendapatkan pengiktirafan sebagai Pusat Bertauliah daripada MLVK terhadap program latihan yang dianjurkan. Ia juga bersesuaian dengan rancangan pembinaan bengkel baru. Peralatan pembelajaran ini akan ditempatkan di bengkel tersebut bagi kursus/latihan teknikal, pendawaian elektrik, penyejukbekuan dan penghawa dingin, kimpalan dan kenderaan automotif. iii) Kemudahan Pembelajaran Lain Secara Percuma Pelatih yang mengikuti kursus/latihan di Institut ini akan hanya dikenakan bayaran pendaftaran sejumlah RM60 seorang. Bayaran ini adalah untuk kos pendaftaran dan pembiayaan aktiviti rekreasi pelatih semasa menjalani kursus/latihan. Bagaimanapun, Jabatan ada merancang untuk memberikan wang saku/elaun bulanan sejumlah RM40 setiap pelatih dan menyediakan 142

163 kemudahan secara percuma seperti pakaian seragam, makanan dan bantuan buku teks. Pelatih juga akan dilindungi dengan kemudahan skim insurans kemalangan atas pembiayaan Jabatan sepanjang tempoh menjalani kursus/latihan di Institut ini Keperluan Kewangan Cadangan dan keperluan kewangan bersama justifikasi keperluan akan dikemukakan kepada Kementerian Pembangunan Sumber Manusia dan Teknologi Maklumat untuk dipanjangkan kepada Kementerian Kewangan bagi tujuan kelulusan bajet tahunan. Pada tahun 2002 hingga 2004, anggaran perbelanjaan mengurus ialah masing-masing berjumlah RM1.13 juta, RM1.14 juta dan RM1.71 juta. Manakala di bawah RMK8, sejumlah RM9.97 juta telah diperuntukkan untuk perbelanjaan pembangunan bagi tujuan menaik taraf Institut, pembinaan kemudahan bangunan dan bengkel, pembelian peralatan dan penyediaan Kursus Modul Khas dengan hasrat menjadikan Institut sebagai Pusat Bertauliah daripada MLVK Kaedah Pemantauan Jabatan merancang mewujudkan Jawatankuasa Hal Ehwal Akademik bagi tujuan mengawasi hal ehwal pelajar dan akademik Institut. Jawatankuasa ini akan bermesyuarat sebanyak 2 kali setahun. Jawatankuasa ini akan dipengerusikan oleh Pengarah Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan akan dianggotai oleh Ketua Institut, Ketua Kampus dan 6 pegawai lain yang dilantik. Manakala Jawatankuasa Pemilihan Calon akan diwujudkan untuk tujuan memilih calon yang layak ditawarkan untuk menjalani kursus/latihan di Institut. Jawatankuasa ini akan bermesyuarat 2 kali setahun dan akan dipengerusikan oleh Pengarah Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Ahli lain terdiri daripada Timbalan Pengarah dan Ketua Penemu duga bagi setiap zon kawasan. Pada pandangan Audit, Jabatan/Institut secara amnya mempunyai perancangan yang baik untuk menyediakan program latihan kemahiran kepada para belia bertaraf bumiputera di Negeri Sabah. Tujuannya adalah untuk melahirkan guna tenaga mahir dan separa mahir yang berkualiti selain dapat memenuhi keperluan tenaga kerja terhadap pembangunan industri di Negeri Sabah PELAKSANAAN Bagi tujuan mencapai objektif Institut ini, setiap aktiviti yang dirancang hendaklah dilaksanakan secara cekap, berkesan dan ekonomik Undang-undang Dan Peraturan Pada tahun 1988, penubuhan Jabatan/Institut telah mendapat persetujuan oleh Ketua Menteri menerusi Pekeliling Jabatan Ketua Menteri cc.107/439 Jilid 2/(2) yang berkuat kuasa pada 1 Julai Antara kandungan pekeliling tersebut adalah menetapkan 143

164 fungsi Jabatan untuk mengurus dan mengelola kursus/latihan mengenai perniagaan kecilan, keusahawanan dan kemahiran teknikal untuk belia lepasan persekolahan, kakitangan firma swasta, pengusaha perniagaan kecilan dan lain-lain. Ini secara langsung merupakan mandat dan arahan Ketua Menteri yang perlu dilaksanakan oleh Jabatan/Institut. Semakan Audit terhadap pengelolaan kursus/latihan di Institut menunjukkan kursus/latihan yang dilaksanakan adalah sejajar dengan ketetapan pada pekeliling tersebut. Pada pendapat Audit, Jabatan/Institut telah melaksanakan dan mematuhi arahan Jabatan Ketua Menteri tersebut Garis Panduan Garis panduan merupakan antara elemen yang penting bagi menjamin pengurusan dan objektif program latihan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Garis panduan ini adalah bertujuan sebagai panduan mengenai kriteria dan tatacara pengambilan pelatih sejajar dengan matlamat Institut. Jabatan juga telah mendapat pentauliahan MS ISO 9002:1994 terhadap pengendalian latihan dan perkhidmatan pekerjaan. Manakala pelaksanaan dan pematuhan garis panduan mengenai pengambilan pelatih kursus yang telah disediakan oleh Jabatan adalah seperti berikut: a) Kriteria Pengambilan Pelatih Semakan Audit telah dilakukan terhadap daftar kemasukan pelatih bagi 3 kursus iaitu Sains Kesetiausahaan, Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut dan Penyejukbekuan Dan Penyamanan Udara untuk menentukan sama ada pengambilan pelatih mematuhi kriteria dari segi kelayakan akademik. Daripada 419 fail pelatih yang disemak pada tahun 2002 hingga 2004 (setakat sesi bulan Julai) menunjukkan seramai 404 pelatih adalah mematuhi kriteria had kelayakan yang ditetapkan iaitu sekurang-kurangnya memiliki/lulus Sijil Pelajaran Malaysia. Jadual 52 menunjukkan bilangan pelatih yang dipilih mengikut kriteria dan tidak mengikut kriteria kelayakan/kelulusan yang telah ditetapkan: 144

165 Jadual 52 Bilangan Pelatih Dipilih Mengikut Kriteria Yang Ditetapkan Tidak Tidak Program/Kursus Masuk Ikut Ikut Masuk Ikut Ikut Masuk Ikut Kriteria Kriteria Kriteria Kriteria Kriteria Tidak Ikut Kriteria 1. Sains Kesetiausahaan Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut - Sesi I Sesi II Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara - Sesi I Sesi II Jumlah Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut Nota : Masuk - Bilangan Kemasukan/Ditawarkan Kursus b) Tatacara Pengambilan Pelatih Semakan Audit terhadap fail berkaitan pengambilan pelatih mendapati Jabatan telah mengiklankan program temu duga bagi pengambilan pelatih kursus di surat khabar tempatan dan paparan poster di pejabat Kerajaan. Iklan ini dikeluarkan antara 1 hingga 2 minggu sebelum tarikh temu duga. Temu duga telah diadakan di Kota Kinabalu, Pantai Timur, Pedalaman Atas, Pedalaman Bawah dan Pantai Barat Utara. Selepas mengisi borang permohonan, calon juga telah mengambil ujian bertulis. Keputusan temu duga telah dinilai oleh 2 panel iaitu Jawatankuasa Penemu Duga (tapisan pertama) dan Jawatankuasa Pemilihan Peserta Kursus (tapisan akhir). Pada pendapat Audit, Jabatan telah melaksanakan tatacara pengambilan pelatih sebagaimana dirancang dengan memuaskan. c) Laporan Kesihatan Antara syarat kemasukan pelatih bagi mengikuti kursus anjuran Institut ialah mesti mempunyai tubuh badan yang sihat. Kehendak ini adalah seperti dinyatakan semasa iklan panggilan temu duga dan mengikut garis panduan pengambilan pelatih. Semakan Audit telah dijalankan terhadap fail pelatih bagi menentukan bahawa semua kemasukan pelatih telah menjalani pemeriksaan perubatan bagi 145

166 menentukan tahap kesihatan pelatih. Bagaimanapun, hasil semakan terhadap 143 sampel fail pelatih mendapati 26 pelatih tidak mempunyai rekod ataupun laporan kesihatan yang disahkan oleh pegawai perubatan. Pada pendapat Audit, Institut perlu memastikan segala rekod hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Malah perkara yang lebih penting ialah pelatih tersebut mempunyai rekod kesihatan yang baik dan bebas daripada penyakit yang kronik Kumpulan Sasaran Jabatan telah menetapkan kumpulan sasaran program latihan yang terdiri daripada belia lepasan persekolahan yang berkelulusan akademik yang rendah dan tidak dapat melanjutkan pengajian tinggi, bertaraf bumiputera dan daripada keluarga yang berpendapatan rendah iaitu terutamanya daripada kawasan luar bandar. Pengambilan pelatih Institut telah dihadkan kepada 380 orang pada setiap tahun. Manakala pecahan pengambilan pelatih mengikut kursus yang ditawarkan juga telah ditetapkan. Bagaimanapun, perbandingan antara bilangan belia yang ditawarkan tempat di Institut ini dengan bilangan belia yang layak tetapi tidak ditawarkan bagi sesuatu tahun tidak dapat dipastikan kerana Jabatan tidak ada mengumpul maklumat berkenaan. Semakan Audit terhadap pengambilan pelatih pada tahun 2002 hingga tahun 2004 menunjukkan penurunan kemasukan pelatih iaitu daripada 369 pelatih menjadi 344 pelatih dan seterusnya 324 pelatih. Selain itu, semakan Audit terhadap pengambilan pelatih bagi kursus Sains Kesetiausahaan, Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut serta Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara menunjukkan ada perbezaan antara bilangan kemasukan dengan pengambilan pelatih yang dirancang. Jadual 53 menunjukkan perbezaan pengambilan pelatih tersebut : 146

167 Jadual 53 Perbezaan Antara Bilangan Pengambilan Pelatih Dengan Yang Dirancang Program/Kursus Lebih/ Lebih/ Lebih/ (a) (b) (Kurang) (a) (b) (Kurang) (a) (b) (Kurang) 1. Sains Kesetiausahaan (6) 2. Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut - Sesi I (4) (9) (12) - Sesi II (16) (8) (6) 3. Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara - Sesi I (2) (3) - Sesi II (1) Jumlah (16) (19) (26) Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut. Nota : (a) - Kapasiti Program (Dirancang) (b) - Bilangan Yang Berdaftar Pihak Audit dimaklumkan bahawa surat tawaran telah dikeluarkan kepada calon yang layak mengikut bilangan pengambilan pelatih yang dirancang manakala 5 calon lagi diletakkan sebagai calon simpanan. Bagaimanapun, adalah didapati bilangan yang mendaftar tidak sama dengan jumlah yang dibuat tawaran. Keadaan ini mengakibatkan wujud perbezaan antara bilangan kemasukan dengan kapasiti Institut. Oleh yang demikian, Institut akan menawarkan tempat dan membuat penyesuaian pengambilan pelatih bagi maksud mengisi kekurangan pelatih untuk kursus lain. Pada pendapat Audit, Jabatan telah mengambil tindakan proaktif terhadap proses pengambilan pelatih Komponen Program Latihan Institut telah melaksanakan 9 jenis kursus/latihan pada setiap tahun seperti mana yang dirancang. Taraf kursus/latihan yang telah dianjurkan ialah di peringkat sijil sahaja. Bagaimanapun, kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut telah mendapat persijilan Sijil Kemahiran Malaysia (Tahap 1). Selain itu juga, Institut sedang mendapatkan pengiktirafan Sijil Kemahiran Malaysia (SKM,Tahap 1 dan 2) bagi 4 kursus 147

168 teknikal lagi dari pusat MLVK iaitu kursus Mekanikal Kenderaan, Kimpalan dan Fabrikasi Logam, Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara serta Pendawaian Elektrik. a) Pemilihan Jenis Kursus Pemilihan jenis kursus yang dianjurkan adalah hasil kesinambungan program latihan yang dianjurkan oleh Institut di bawah Jabatan Perindustrian sebelum diambil alih oleh Jabatan. Bagaimanapun, daripada 11 kursus tersebut hanya 9 kursus/latihan masih diteruskan manakala 2 kursus iaitu kursus pertukangan kayu dan kursus enjin sangkut Outbound tidak diteruskan kerana kurang mendapat sambutan dan kesukaran mendapat tenaga pengajar yang berkelayakan. Pada tahun 2004, Institut ada menjalankan kajian keberkesanan terhadap 4 kursus/latihan secara berasingan untuk menentukan sama ada kursus tersebut masih relevan mengikut perkembangan semasa dan permintaan pasaran buruh. Adalah difahamkan bahawa kajian ini dijangka selesai pada pertengahan tahun Kajian tersebut adalah seperti berikut: i) Kajian keberkesanan kursus Pengurusan Dalam Pengajian Perniagaan ii) Kajian keberkesanan kursus Sains Kesetiausahaan iii) Kajian keberkesanan kursus Kecantikan dan Pendandan Rambut iv) Kajian keberkesanan kursus Sijil Pengurusan Perniagaan Kecil. Bagaimanapun, hasil semakan terhadap permohonan mengikuti kursus yang dianjurkan oleh Institut pada tahun 2002 hingga 2004 menunjukkan permintaan dan sambutan adalah baik. Butiran lanjut bilangan permohonan seperti Jadual

169 Jadual 54 Bilangan Permohonan Mengikut Kursus Anjuran Institut Kapasiti Bilangan Permohonan Bil. Jenis Kursus Program Tahun 2002 Tahun 2003 Tahun 2004 A) Kursus Bahagian Perdagangan 1. Sains Kesetiausahaan Pengurusan Pengajian Dalam Perniagaan 3. Pengurusan Perniagaan Kecil Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut - Sesi I Sesi II 30 * 179 * B) Kursus Bahagian Teknikal 1. Mekanikal Kenderaan Motor (Petrol) - Sesi I Sesi II 20 * Mekanikal Kenderaan Perdagangan (Diesel) - Sesi I Sesi II 20 * Kimpalan Dan Fabrikasi Logam - Sesi I Sesi II 20 * Penyejukbekuan Dan Peyamanan Udara - Sesi I Sesi II 20 * Pendawaian Elektrik - Sesi I Sesi II 20 * Jumlah ,331 1,005 Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut Nota : * Jabatan/Institut tidak ada menyimpan maklumat. Pada pendapat Audit, kajian permintaan buruh secara menyeluruh perlu dibuat bagi menentukan bidang kemahiran pelatih yang tamat kursus bersesuaian dengan permintaan tenaga buruh sebenar. Pada masa yang sama, hasil kajian ini juga dapat mengesan dan membuka peluang Institut untuk menawarkan kursus lain seperti pengurusan perladangan kelapa sawit yang turut mempunyai permintaan yang tinggi. 149

170 b) Tempoh Kursus/Latihan Pada masa ini, Institut telah menetapkan tempoh kursus selama 6 bulan dan 1 tahun iaitu bergantung kepada bidang kursus yang dianjurkan. Bagaimanapun, penetapan tempoh kursus ini adalah tidak bersesuaian dengan kursus yang telah mendapat pengiktirafan sijil MLVK. Ini adalah kerana Institut masih belum mendapat pengiktirafan persijilan MLVK sepenuhnya kecuali kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut. Pada pendapat Audit, tempoh kursus yang kurang dari 12 bulan tidak memadai bagi melahirkan tenaga kerja yang mahir dan juga tidak mengikut ketetapan MLVK. Ini adalah kerana tempoh kursus yang mendapat pengiktirafan persijilan MLVK ialah antara 12 hingga 18 bulan. c) Pengiktirafan Kursus yang ditawarkan oleh Institut pada ketika ini adalah di peringkat sijil sahaja. Institut masih belum bercadang menawarkan kursus di peringkat Diploma mahupun Diploma Lanjutan. Bagaimanapun, Institut telah melaksanakan pembangunan program latihan mengikuti piawaian MLVK secara berperingkat agar kursus yang ditawarkan layak ditauliahkan Sijil Kemahiran Malaysia kepada lepasan Institut oleh pusat MLVK. Ia adalah kerana MLVK merupakan sebuah badan yang dipertanggungjawab untuk memberikan pengiktirafan dan akreditasi program latihan oleh Institut lain yang menawarkan kursus/latihan berteraskan latihan teknikal. Pada masa kini, kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut sahaja telah mendapat pengiktirafan persijilan SKM (tahap 1) oleh MLVK. Pihak Audit difahamkan bahawa bukan saja kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut ini telah mendapat pengiktirafan tetapi juga permintaan tenaga kerja yang tinggi. Pada pendapat Audit, meskipun lepasan Institut yang terdahulu selain lepasan kursus Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut tidak memperoleh pengiktirafan persijilan MLVK, namun mereka masih berpeluang memperolehnya melalui sistem pentauliahan pencapaian terdahulu. Sistem ini merupakan salah satu sistem yang diwujudkan oleh MLVK bagi tujuan memberikan pengiktirafan tanpa perlu mengulangi semula latihan formal dan berdasarkan pengalaman kerja Kaedah Pembelajaran Institut telah melaksanakan program latihan melalui 3 jenis kaedah pembelajaran iaitu menerusi pembelajaran teori (kelas), pembelajaran secara amali (praktikal) dan latihan industri on job training. Manakala pelatih yang menjalani latihan industri adalah selama 460 jam. Sehubungan itu, Institut juga telah menggubal kurikulum/sukatan pelajaran yang bersesuaian dengan Standard Kemahiran Kebangsaan seperti berikut: 150

171 a) Kurikulum/Sukatan Pelajaran Pada masa kini, Jabatan/Institut telah menggubal kurikulum program mengikut piawaian MLVK iaitu berdasarkan Standard Kemahiran Kebangsaan (National Occupational Skilled Standard [NOSS]). Kurikulum ini atau dikenali sebagai Panduan Pembelajaran Teknikal antaranya mengandungi maksud mengenai tajuk pembelajaran, tempat/lokasi, tempoh masa, kaedah dan kaitan dengan tugasan NOSS berkenaan. Selain itu, dokumen mengenai modul/panduan pembelajaran, NOSS matriks dan Training Pathway turut disediakan. Subjek tambahan juga turut diambil kira seperti mata pelajaran Bahasa Inggeris, Simpan kira, Asas Pengetahuan Komputer dan sebagainya. Sehingga kini, hanya 1 kursus iaitu Kursus Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut telah mendapat kelulusan MLVK dan kurikulum adalah mengikut piawaian yang ditentukan oleh MLVK. Manakala 8 kursus lain masih belum dilaksanakan mengikut piawaian kerana masih belum mendapatkan kelulusan MLVK. Bagaimanapun, Institut telah mengemukakan permohonan kepada MLVK terhadap 4 kursus teknikal pada bulan Februari 2005 namun kelulusan masih belum diperolehi. Pada pendapat Audit, Institut perlu menganjur kursus mengikut piawaian kurikulum MLVK agar keluaran pelatih Institut bukan sekadar memiliki kemahiran tetapi juga mendapat pengiktirafan yang sewajarnya dan diterima umum oleh warga majikan. b) Sistem Penghimpunan Dan Pindahan Kredit Kursus/latihan yang telah mendapatkan pentauliahan MLVK mempunyai suatu sistem yang dikenali sebagai sistem penghimpunan dan pindahan kredit. Sistem ini berfungsi untuk mewujudkan program latihan yang anjal. Unit kemahiran yang boleh dikongsi oleh sesuatu sijil SKM bagi sesuatu bidang pekerjaan yang lain dikenali sebagai Generic Unit. Setiap individu yang mempunyai kelulusan SKM dan mempunyai Penyata Pencapaian boleh mendapatkan pengecualian daripada mengulangi unit kemahiran Generic Unit yang sama tetapi berlainan bidang/sijil SKM lain. Bagaimanapun, sistem penghimpunan dan pindahan kredit ini masih belum digunakan sepenuhnya kecuali kursus yang telah mendapat persijilan MLVK di Institut iaitu Kursus Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut. Pada pendapat Audit, pada masa kini lepasan Institut (kecuali lepasan Kursus Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut) tidak mendapat kemudahan pindahan kredit jika ingin melanjutkan pelajaran ke Institut lain yang telah mendapat pentauliahan MLVK Keperluan Guna Tenaga Pengajar Dan Latihan Jabatan telah mengenal pasti keperluan tenaga pengajar dan latihan yang perlu dilaksanakan bagi mencapai objektif yang ditetapkan. Bagi maksud tersebut, semakan Audit menunjukkan perkara seperti berikut : 151

172 a) Pengambilan Tenaga Pengajar Pada tahun 2004, Institut telah diluluskan sejumlah 29 jawatan bagi tenaga pengajar tetapi hanya 15 jawatan telah berjaya diisi. Jadual 55 menunjukkan pengisian jawatan mengikut gred/skim berbanding jawatan yang diluluskan. Jadual 55 Pengisian Jawatan Mengikut Gred Jawatan Tenaga Pengajar Bil. Skim/Gred Jawatan Bilangan Jawatan Diluluskan Bilangan Jawatan Diisi Bilangan Kekosongan 1. Penolong Pegawai Latihan (Gred E32) Penolong Pegawai Latihan (Gred E27) Penolong Pegawai Latihan Vokasional (Gred J29) 4. Pembantu Pegawai Latihan Vokasional (Gred J17) Jumlah Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia Bagaimanapun, kekosongan jawatan tenaga pengajar tersebut telah ditampung menerusi pelantikan 18 tenaga pengajar sambilan. Daripada 6 jawatan Penolong Pegawai Latihan Gred E27 yang diisi, hanya 4 pegawai terlibat secara langsung dengan pengajaran kerana seorang pegawai telah ditempatkan di Ibu Pejabat (urusan pentadbiran) dan seorang lagi ditempatkan di Institut Latihan Sektor Awam Negeri (INSAN) di bawah Jabatan Ketua Menteri. Mengikut Pertubuhan Buruh Antarabangsa, norma tenaga pengajar dengan bilangan pelatih ialah 1 : 12 hingga 1 : 15. Norma ini dapat diikuti sekiranya kekosongan 14 jawatan tenaga pengajar tersebut dapat diisi dengan sepenuhnya. Bagaimanapun, semakan Audit terhadap kelayakan tenaga pengajar mendapati 5 tenaga pengajar mempunyai kelulusan Diploma manakala 3 tenaga pengajar lagi memiliki SKM tahap 3. Pada pendapat Audit, Jabatan perlu mengkaji semula kelayakan tenaga pengajar dan menaikkan gred tenaga pengajar mengikut kesesuaian. Kekosongan jawatan pula hendaklah diisi dengan segera agar tidak menambahkan bebanan kerja kepada pengajar yang sedia ada dan menjejaskan keberkesanan pelaksanaan program latihan pelatih. b) Program Pembangunan Tenaga Pengajar Pada masa kini, Institut tidak menyediakan program pembangunan tenaga pengajar secara khusus. Kursus/latihan kepada tenaga pengajar hanyalah sekadar kursus jangka pendek. Bagi tenaga pengajar yang ingin melanjutkan pelajaran mereka, Institut hanya sekadar memberikan galakan dan rekomendasi sahaja. 152

173 Sumber pembiayaan adalah bergantung kepada kewangan mereka sendiri ataupun mendapatkan biasiswa/bantuan pinjaman Kerajaan Negeri. Ini adalah disebabkan polisi Kerajaan Negeri bahawa semua urusan pembiayaan biasiswa ataupun pinjaman Kerajaan akan hanya diurus oleh Jabatan Ketua Menteri atau Yayasan Sabah. Bagaimanapun, Jabatan telah menghantar tenaga pengajar untuk mengikuti kursus induksi dan kursus asas tenaga pengajar anjuran MLVK sendiri. Tindakan ini adalah antara syarat yang ditetapkan oleh MLVK kepada Institut lain yang telah/akan mendapatkan pentauliahan persijilan MLVK terhadap kursus/latihan yang dianjurkan. Pada pendapat Audit, Institut telah melaksanakan pembangunan tenaga pengajar dengan memuaskan kerana Institut telah memberikannya pengetahuan dan latihan asas serta bentuk latihan lain yang diperlukan Keperluan Kemudahan Institut Institut telah menyediakan pelbagai kemudahan kepada pelatih dan kakitangan Institut seperti kemudahan bangunan, logistik, peralatan pembelajaran, pakaian seragam, wang saku/elaun bulanan dan makanan. Pemeriksaan Audit terhadap kemudahan yang disediakan adalah seperti berikut: a) Bangunan Institut Mengikut perancangan, peruntukan yang dianggarkan bagi pembinaan Institut ialah berjumlah RM22.60 juta. Bagaimanapun, peruntukan yang diperolehi hanya berjumlah RM9.57 juta sahaja. Oleh yang demikian, projek pembinaan dipecahkan kepada 2 fasa. Fasa I dimulakan pada bulan September 1991 dengan kos berjumlah RM9.57 juta dan siap serta diserah secara rasmi kepada Institut pada bulan Julai Projek Fasa 1 ini mengandungi pembinaan bangunan merangkumi 2 blok berkembar asrama, satu blok berkembar bilik kuliah, satu blok dewan makan, satu blok (2 unit) rumah pegawai dan satu blok (2 unit) rumah pekerja (artisan line). Kapasiti asrama hanya dapat menampung seramai 228 pelatih pada sesuatu masa. Bagaimanapun, bagi menampung pelatih berjumlah 280 orang yang diambil pada sesuatu masa, sebahagian daripada pelatih yang sepatutnya berkongsi 6 orang 1 bilik telah ditambah menjadi 7 hingga 8 orang 1 bilik. Bagi membolehkan Institut beroperasi sepenuhnya, pembinaan bangunan mengikut Fasa II telah diambil kira di bawah RMK7. Anggaran peruntukan kewangan yang diperlukan berjumlah RM11.37 juta. Bagaimanapun, sejumlah RM6.30 juta sahaja diluluskan. Oleh yang demikian pembinaan projek Fasa II tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya seperti yang dirancang. Peruntukan projek pembinaan Institut Fasa II yang dipohon dan diluluskan adalah seperti di Jadual

174 Jadual 56 Peruntukan Yang Dipohon Dan Diluluskan Di Bawah Fasa II Bil. Kemudahan Anggaran Diluluskan (RM Juta) (RM Juta) Catatan 1. Rumah Pegawai Flat 5 tingkat 2. i) Bangunan Pejabat Bangunan 2 tingkat dengan kapasiti 300 orang ii) Dewan Serba guna iii) Surau i) Bengkel Untuk keperluan kursus teknikal ii) Kemudahan Sukan Peralatan Latihan/Latihan Teknikal Peralatan jentera dan kelengkapan bagi kursus teknikal 5. Perabot dan Pemasangan Khidmat Pakar Lain-lain: - Kerja luaran Preliminaries Kontigensi Bayaran Balik Perbelanjaan Jumlah Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia Berdasarkan jadual di atas menunjukkan bahawa peruntukan kewangan yang diluluskan adalah tidak termasuk pembinaan bengkel. Memandangkan bengkel tersebut penting maka Jabatan Ketua Menteri telah meluluskan peruntukan berjumlah RM3.22 juta pada tahun 2001 dan pelaksanaan projek ini (bengkel) telah dikecualikan daripada proses tender biasa. Projek ini telah siap dibina pada bulan Mei 2002 dan diserahkan kepada Institut pada bulan Ogos Pemeriksaan bersama tenaga pengajar terhadap bangunan bengkel yang telah siap mendapati beberapa kecacatan yang ketara dan perlu dibaiki dengan segera. Kecacatan yang dimaksudkan adalah seperti di Jadual

175 Jadual 57 Kecacatan Bengkel Bil. Penemuan/Kecacatan Lokasi Catatan 1. Lantai mendap Dikeliling bangunan sebelah dalam bengkel. Perlu dibaiki segera. 2. Ruang petak wiring bay berukuran 46 inci adalah kecil. Ukuran diperlukan adalah 81 inci. Di bengkel pendawaian elektrik Pelatih sukar menjalani latihan praktikal kerana tangga perlu diletakkan dalam petak. 3. Dinding wiring bay tidak kukuh. Di bengkel pendawaian elektrik. Dinding wiring bay tidak dilekatkan terus kepada dinding bangunan bengkel. 4. Dinding dalam wiring bay menggunakan papan lapis 0.5 cm yang sangat nipis. Di bengkel pendawaian elektrik. Latihan pendawaian memerlukan pelatih memaku ke dinding untuk melekatkan dawai. Papan lapis tebal sekurang-kurangnya 1.0 cm diperlukan. 5. Laluan ke bilik air/tandas terlalu besar dan tidak ada pintu. Semua bilik di bengkel. Pelatih lelaki dan perempuan yang mengikuti latihan bersama dibengkel tidak selesa menggunakan tandas. Sumber: Pemeriksaan fizikal di Institut Foto 6 dan 7 menunjukkan keadaan wiring bay yang lama dan baru. Foto 6 Kedudukan dan Saiz Wiring Bay Yang Lama Sumber : Jabatan Audit Negara Tarikh : 29 Julai 2004 Lokasi : Bengkel Pendawaian Elektrik, Institut Di Daerah Papar 155

176 Foto 7 Kedudukan dan Saiz Wiring Bay Yang Baru Dibina Sumber : Jabatan Audit Negara Tarikh : 29 Julai 2004 Lokasi : Bengkel Baru Pendawaian Elektrik, Institut Di Daerah Papar Selain itu, pada bulan Julai 2004 Jabatan juga telah melaporkan beberapa kerosakan lain di bangunan bengkel tersebut kepada pihak kontraktor. Semasa pemeriksaan Audit adalah didapati pihak kontraktor sedang melaksanakan kerja pembaikan. Oleh kerana laporan kerosakan dibuat 17 bulan selepas tamat tempoh jaminan kecacatan iaitu 6 bulan dari tarikh siap kerja (bulan Februari 2003), maka kerja pembaikan adalah di luar tanggungan pihak kontraktor. Bagaimanapun, pihak Audit difahamkan bahawa pihak kontraktor bersetuju untuk menampung sepenuhnya kos pembaikan tersebut. Pada pendapat Audit, bagi menampung bilangan pelatih pada sesuatu masa, tindakan perlu diambil bagi mengatasi ruang asrama yang sempit supaya dapat memberi keselesaan kepada pelatih. b) Pencapaian Projek Mengikut Pelan Pembangunan Induk, Institut mempunyai 7 blok asrama berkembar dan akan dapat menampung 600 pelatih pada sesuatu masa. Memandangkan peruntukan kewangan yang tidak mencukupi maka pembinaan telah dipecahkan menjadi 2 fasa. Bagaimanapun, selepas Fasa I dan II masing-masing siap pada tahun 1994 dan 2002, bangunan asrama tidak ditambah dan hanya terdiri daripada 2 blok berkembar yang dapat menampung 228 pelatih sahaja. Perbandingan projek pembangunan antara Pelan Induk, Fasa I dan Fasa II serta kos terlibat adalah seperti Jadual

177 Jadual 58 Perbandingan Antara Projek Pembangunan Institut Mengikut Pelan Induk, Fasa I Dan Fasa II Serta Kos Terlibat Pelan Induk Fasa I Fasa II Catatan 7 blok asrama berkembar 2 blok asrama berkembar - 5 blok lagi belum dibina 3 blok kembar bilik kuliah 1 blok kembar bilik kuliah - 2 blok lagi belum dibina 1 blok dewan makan 1 blok dewan - - makan 4 blok rumah pegawai 1 blok (2 unit) rumah pegawai - 3 blok rumah pegawai lagi belum dibina 8 blok rumah pekerja 1 blok 2 unit rumah pekerja - 7 blok rumah pekerja lagi belum dibina 4 blok (8 unit) bengkel 3 blok (6 unit) bengkel (bengkel lama) - Peruntukan khas RM3.22 juta untuk 3 blok (6 unit) bengkel baru 1 blok pejabat 1 blok 2 tingkat - pejabat 1 blok kantin - - Belum dibina 1 unit rumah Pengetua - - Belum dibina 1 blok dewan serba guna - - Belum dibina 1 unit kemudahan sukan Kemudahan sukan - Surau Surau - Peralatan Latihan/ Latihan Teknikal Ditempatkan di bengkel baru Perabot dan pemasangan - RM22.60 juta RM9.57 juta RM6.29 juta Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia Kos keseluruhan yang terlibat bagi projek Fasa I dan II berjumlah RM15.86 juta iaitu kurang RM6.74 juta berbanding kos yang dijangka semasa Pelan Pembangunan Induk berjumlah RM22.60 juta. Pada pendapat Audit, kekangan kewangan Kerajaan Negeri telah menyebabkan beberapa kemudahan infrastruktur tidak dapat dilaksanakan 157

178 seperti yang dirancang. Keadaan ini sedikit sebanyak telah menjejaskan keberkesanan program latihan yang dijalankan. c) Kemudahan Logistik Dan Peralatan Pembelajaran i) Kenderaan Institut telah dibekalkan 2 buah kenderaan iaitu sebuah van dan sebuah bas muatan 44 penumpang. Maklum balas daripada pegawai dan tenaga pengajar Institut memaklumkan bahawa Institut memerlukan tidak kurang 3 buah kenderaan. Manakala kenderaan yang sedia ada iaitu bas telah rosak dan pihak Audit dimaklumkan bahawa kenderaan tersebut telah lama terbengkalai (lebih satu tahun) kerana peruntukan kewangan untuk penyelenggaraan kenderaan adalah tidak mencukupi. Bagaimanapun, pemandu bas yang sepatutnya ditempatkan di Institut telah ditugaskan di Ibu Pejabat (Jabatan) yang jaraknya 45 km dari Institut. Dengan itu permohonan terpaksa dirujuk ke Jabatan bagi sebarang aktiviti Institut yang memerlukan perkhidmatan pengangkutan atau khidmat pemandu bas. Ini disebabkan Jabatan telah mewujudkan penggunaan perkhidmatan pemandu secara guna sama. Keadaan ini sedikit sebanyak telah menjejaskan kelancaran aktiviti Institut. Pada pendapat Audit, Jabatan perlu diberi peruntukan kewangan yang mencukupi supaya penyelenggaraan kenderaan dapat dijalankan. Bagaimanapun, kenderaan tersebut terlebih dahulu perlu ditentukan sama ada ia masih ekonomik untuk diperbaiki. Manakala perkhidmatan pemandu di Institut adalah perlu terutamanya apabila berlaku kecemasan misalnya membawa pelatih yang sakit ke hospital pada waktu malam. ii) Peralatan Latihan/Pembelajaran Sebelum ini Institut hanya menyediakan kelengkapan asas bagi setiap kursus yang dianjurkan. Pada tahun 2003, satu kontrak membekal dan memasang peralatan bengkel telah ditandatangani. Kos kontrak tersebut berjumlah RM1.99 juta dan telah ditawarkan secara rundingan terus kepada satu kontraktor. Kontrak pembekalan peralatan ini adalah bertujuan untuk mewujudkan sebuah Institut yang lengkap dan berkualiti. Mengikut perjanjian kontrak, semua peralatan sepatutnya dibekalkan pada bulan Ogos 2003 tetapi pemeriksaan Audit mendapati sebahagian peralatan lewat dibekalkan antara 2 hingga 11 bulan seperti di Jadual 59 berikut: 158

179 Jadual 59 Peralatan Yang Lewat Dibekalkan Bil. Kategori Jumlah Item Tarikh Sepatut Dibekalkan Tarikh Sebenar Dibekalkan Tempoh Kelewatan ( Bulan ) 1. W/shop Ogos A/Cond Welding Power Tools Comsumerable Sumber : Rekod Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut Bagaimanapun, mengikut maklum balas dari Institut bahawa kemudahan peralatan yang telah disediakan adalah mencukupi. Namun pihak Audit tidak dapat mengesahkan peralatan sama ada mencukupi atau tidak kerana Institut tidak menetapkan norma/ratio peralatan berbanding bilangan pelatih. Pada pendapat Audit, kegagalan kontraktor membekal kelengkapan pada masa yang ditetapkan oleh kontrak telah menjejaskan pembelajaran pelatih. Ini kerana pelatih Institut masih menggunakan peralatan yang terhad bilangannya dan telah lama atau usang. d) Pakaian Seragam Dan Wang Saku i) Pakaian Seragam Sebelum tahun 2003, Institut telah menyediakan kemudahan pakaian seragam kepada pelatih. Perolehan bekalan dibuat melalui sebut harga. Bagaimanapun, pada tahun 2003 Institut tidak lagi memberi kemudahan ini kepada pelatih kerana kekurangan peruntukan kewangan. Tinjauan yang dijalankan di bengkel mendapati pelatih hanya memakai kemeja-t semasa menjalani latihan praktikal. Temu bual dengan tenaga pengajar khususnya yang melibatkan latihan praktikal di bengkel mendapati pakaian yang sesuai sangat diperlukan sebagai perlindungan. Perkara ini penting kerana kursus teknikal biasanya menggunakan kuasa elektrik. Bagaimanapun, pihak Audit difahamkan mulai tahun 2005 Institut telah menyambung kembali penyediaan 159

180 kemudahan pakaian (termasuk kasut keselamatan) secara percuma kepada pelatih. Pada pendapat Audit, pakaian yang sesuai untuk latihan di bengkel hendaklah diteruskan tetapi ia hendaklah melalui kaedah pinjaman. Kaedah ini membolehkan pakaian seragam tersebut dapat terus digunakan oleh pelatih baru pada masa akan datang. ii) Wang Saku Jabatan telah menyediakan baucar pembayaran berdasarkan senarai pelatih yang dikemukakan oleh Institut dan seterusnya menyerahkan cek bayaran kepada Institut untuk ditunai dan diagihkan kepada pelatih Institut. Pengagihan wang saku dijalankan oleh pihak pengurusan Institut dalam tempoh satu minggu dari tarikh cek ditunaikan. Pelatih dikehendaki menandatangani penyata pembayaran yang disediakan semasa menerima wang tersebut. Semakan Audit mendapati jumlah wang saku yang telah diberi kepada pelatih ialah RM40 satu bulan sebagaimana yang dirancang dan kaedah pembayaran yang telah dilaksanakan adalah memuaskan. Maklum balas yang diterima daripada beberapa Institut/Pusat Latihan Kerajaan lain juga mendapati pemberian wang saku/elaun bulanan kepada setiap pelatih ialah antara RM100 hingga RM200 satu bulan. Pada pendapat Audit, pemberian kemudahan wang saku kepada pelatih adalah wajar dan perlu diteruskan memandangkan pelatih adalah daripada keluarga berpendapatan rendah. Jumlah pemberian wang saku juga perlu dikaji semula agar bersesuaian dengan kos sara hidup sekarang yang lebih tinggi berbanding 10 tahun lalu semasa penubuhan Institut Peruntukan Kewangan Pada tahun 2002 hingga 2004, Institut menganggarkan keperluan bagi perbelanjaan mengurus masing-masing berjumlah RM1.13 juta, RM1.14 juta dan RM1.69 juta. Manakala pencapaian perbelanjaan mengurus pada tahun tersebut adalah masingmasing berjumlah RM1.10 juta, RM1.10 juta dan RM1.29 juta. Di bawah RMK8, peruntukan pembangunan yang diluluskan untuk tujuan ini berjumlah RM9.97 juta. Peruntukan ini bertujuan untuk menaik taraf kemudahan Institut, membiayai pembelian peralatan dan kos berkaitan penyediaan kursus modul baru bersesuaian dengan piawaian yang ditetapkan oleh MLVK. Pada tahun 2004, sejumlah RM1 juta telah diperuntukkan bagi tujuan perbelanjaan (bantuan latihan mudah habis dan mudah pakai). 160

181 Pada pendapat Audit, bagi merealisasikan penaiktarafan Institut kepada Pusat Latihan yang mendapat pentauliahan MLVK maka Kerajaan perlu menyalurkan peruntukan kewangan yang lebih besar. Keadaan ini bermakna Kerajaan bukan sekadar perlu membiayai kos peralihan/penaiktarafan Institut tetapi juga kos operasi/peruntukan tahunan yang lebih tinggi setiap tahun Keselamatan Institut telah melantik 4 Pegawai Pengawal bagi tujuan menguatkuasakan peraturan mengenai keselamatan selain memastikan kawasan Institut dilindungi daripada ancaman pencerobohan, kecurian atau kejadian jenayah yang lain. Sistem rondaan pengawal keselamatan berjadual telah disediakan. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati Institut hanya menempatkan seorang pengawal keselamatan pada sesuatu masa iaitu di pintu masuk Institut. Sekiranya rondaan oleh pengawal keselamatan dilaksanakan, maka pintu masuk Institut tidak dikawal dan ini akan terdedah kepada pencerobohan. Pada pendapat Audit, keselamatan pelatih dan kakitangan Institut perlu diberi keutamaan. Jumlah penempatan pengawal keselamatan hendaklah disesuaikan dengan keluasan Institut iaitu bersamaan dengan hektar ataupun sekurangkurangnya 2 pegawai pengawal pada sesuatu masa Keberkesanan Program Latihan Pihak Audit telah mengedarkan borang soal selidik kepada 165 daripada 1,037 pelatih lepasan Institut dari tahun 2002 hingga Daripada jumlah tersebut, hanya 25 lepasan pelatih yang telah memberi maklum balas. Analisis yang dibuat menunjukkan seramai 6 (24%) lepasan pelatih yang bekerja/berniaga mengikut bidang yang dipelajari manakala 3 (12%) daripadanya bekerja/berniaga bukan mengikut bidang/ kursus yang dihadiri di Institut ini. Baki 16 responden (64%) pula tidak bekerja/berniaga. Antara maklum balas yang diterima daripada lepasan Institut tentang kursus yang dihadiri menyatakan bahawa kurikulum kurang sesuai dan tempoh kursus terlampau singkat serta sijil kursus tidak mendapat pengiktirafan. Pada pendapat Audit, peratusan peserta kursus/latihan yang berkecimpung dengan bidang latihan yang diterima adalah kecil. Sebahagian besar daripada mereka berkecimpung dengan bidang lain atau masih belum mempunyai pekerjaan. Oleh itu, kajian perlu dijalankan untuk menentukan sama ada lepasan Institut diterima umum (Marketable Workers) dan kursus yang dianjurkan masih relevan dengan perkembangan semasa dan akan datang Prestasi Pencapaian Lepasan Institut Institut telah melaksanakan kesemua kursus yang dirancang. Analisis telah dibuat terhadap pencapaian pelatih yang mengikuti kursus Sains Kesetiausahaan, Penyejukbekuan Dan Penyamanan Udara dan Juru Kecantikan Dan Pendandan Rambut pada tahun pengambilan 2002 sehingga Peratusan kelulusan bagi setiap kursus 161

182 ialah antara 59.1% hingga 100%. Perbezaan antara jumlah kemasukan sebenar dan jumlah lulus adalah merupakan pelajar yang gagal atau berhenti sebelum menamatkan kursus mereka. Antara punca kegagalan menamatkan kursus adalah disebabkan berhenti kerana tidak berminat atau telah menerima tawaran pekerjaan, melanjutkan pelajaran atau mendapat tawaran kursus mengenai bidang lain yang lebih menjamin masa hadapan mereka. Jadual 60 adalah prestasi pencapaian lepasan pelatih bagi tiga kursus seperti mana dinyatakan di atas. Jadual 60 Prestasi Pencapaian (Peratusan) Lepasan Institut Bagi Tahun 2002 Hingga Program/Kursus Masuk Lulus Peratus Peratus Peratus Masuk Lulus Masuk Lulus ( % ) ( % ) ( % ) 1. Sains Kesetiausahaan 2. Juru Kecantikan dan Pendandan Rambut - Sesi I (T) Sesi II (T) * * 3. Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara - Sesi I Sesi II Jumlah Sumber : Rekod Institut/Jabatan Pembangunan Sumber Manusia Nota : (T) - Terampil Masuk - Bilangan Kemasukan Pelatih * - Kursus hanya tamat pada bulan Jun 2005 Pada pandangan Audit, Institut telah melaksanakan kursus yang dirancang dengan memuaskan. Bagaimanapun, beberapa perkara seperti kajian terhadap permintaan buruh, program pembangunan tenaga pengajar, keberkesanan program latihan dan peruntukan kewangan yang mencukupi perlu diberi perhatian dan tindakan sewajarnya oleh pihak pengurusan PEMANTAUAN Institut bertanggungjawab memastikan kursus/latihan yang dianjurkan telah dilaksanakan dengan teratur dan berkesan. Bagi tujuan itu, pemantauan oleh pihak pengurusan telah dilaksanakan semasa mesyuarat bulanan dan tahunan termasuk mesyuarat 2 Jawatankuasa yang ditubuhkan. Berikut adalah peranan Jawatankuasa tersebut :- 162

183 Jawatankuasa Hal Ehwal Akademik Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengarah Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan ahlinya terdiri daripada Ketua Institut, Ketua Kampus dan 6 pegawai lain yang dilantik. Jawatankuasa ini telah ditubuhkan pada tahun 2002 dan menetapkan supaya mesyuarat diadakan sebanyak 2 kali setahun. Peranan mesyuarat ini adalah bagi membincangkan perkara yang berkaitan dengan hal ehwal akademik seperti penyediaan Training Learning Guide bagi tujuan permohonan MLVK, disiplin tenaga pengajar, pelatih dan kakitangan Institut. Bagaimanapun, sepanjang penubuhannya mesyuarat hanya diadakan 2 kali sahaja iaitu pada bulan Julai 2002 dan bulan Januari Namun kedua mesyuarat ini tidak dipengerusikan oleh Pengarah Jabatan Pembangunan Sumber Manusia tetapi sebaliknya diwakilkan kepada Ketua Institut (Timbalan Pengarah) atas alasan Pengarah Jabatan terikat dengan tugas yang lebih penting yang memerlukan tindakan segera Pemantauan Sukatan Pelajaran Suatu bentuk pemantauan perlu diwujudkan bagi memastikan sukatan pelajaran yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan sewajarnya. Bagi maksud ini, satu jawatankuasa perlu ditubuhkan dan ahlinya hendaklah terdiri daripada mereka yang tidak terlibat secara langsung dengan tugasan mengajar. Pihak Audit difahamkan bahawa pemantauan terhadap pematuhan pembelajaran mengikut sukatan pelajaran yang telah ditetapkan tidak dipraktikkan. Oleh yang demikian, jawatankuasa atau Naziran yang seumpamanya juga tidak diwujudkan Jawatankuasa Pemilihan Peserta Kursus Jawatankuasa ini berperanan memilih calon yang layak ditawarkan untuk menjalani kursus/latihan di Institut. Ia merupakan suatu proses pemilihan pada tapisan yang terakhir. Pihak Audit mendapati Jawatankuasa telah bermesyuarat 2 kali setahun dan dipengerusikan oleh Pengarah Jabatan Pembangunan Sumber Manusia. Manakala ahli Jawatankuasa ini terdiri daripada Timbalan Pengarah dan Ketua Penemu Duga bagi 5 zon berkenaan iaitu Kota Kinabalu, Pantai Timur, Pedalaman Atas, Pedalaman Bawah dan Pantai Barat Utara. Pada pandangan Audit, sistem pemantauan yang diwujudkan perlu dilaksanakan mengikut kekerapan yang telah ditentukan dan hendaklah berterusan bagi memastikan perjalanan Institut berada pada landasan yang betul. Bagi maksud tersebut, ketetapan kekerapan mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Akademik perlu dipatuhi manakala pemantauan terhadap perjalanan program/sukatan pelajaran perlu diwujudkan. Oleh yang demikian, perwujudan satu jawatankuasa yang bertindak sebagai naziran diperlukan. Selain itu, pemantauan terhadap pelatih yang tamat pengajian juga perlu dilakukan. Perkara ini boleh dijalankan sama ada dengan mengedarkan borang soal selidik atau membuat lawatan terus dari semasa ke semasa ke tempat lepasan pelatih bekerja. Tujuan berbuat demikian adalah untuk 163

184 memperoleh maklumat yang lebih jelas tentang keberkesanan kursus yang dianjurkan oleh Institut. 37. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Kajian yang dijalankan mendapati Institut telah menyediakan perancangan yang baik bagi melatih para belia. Ia juga dapat melaksanakan kesemua kursus yang telah dirancang pada tahun 2002 hingga 2004, sungguhpun tidak mempunyai kemudahan latihan yang secukupnya akibat daripada kekurangan peruntukan kewangan dan kegagalan kontraktor membekalkan peralatan mengikut jadual yang ditetapkan. Memandangkan latihan untuk para belia adalah penting agar mereka boleh menyumbang kepada pembangunan perindustrian di Negeri Sabah, Kerajaan Negeri patut memberikan peruntukan kewangan yang mencukupi kepada Institut untuk mempertingkatkan semua kemudahan dan keperluan latihannya. Bagi menentukan Institut ini sentiasa relevan dengan perkembangan teknologi masa kini dan berdaya maju, beberapa perkara seperti berikut adalah dicadangkan: a) Melengkapkan Institut dengan peralatan latihan yang sesuai mengikut keperluan industri masa kini. b) Satu kajian keberkesanan program dibuat secara menyeluruh oleh Jabatan terhadap pelatih yang telah tamat pengajian dan majikan di mana pelatih tersebut bekerja atau menjalankan latihan industri agar maklumat yang diperolehi lebih menyeluruh dan representatif. Maklum balas daripada pelatih ini dapat membantu pihak Jabatan untuk merancang jenis kursus dan bidang kemahiran yang bersesuaian. c) Mengisi kekosongan jawatan dengan tenaga pengajar yang terlatih supaya tidak menjejaskan keberkesanan pelaksanaan program latihan pelatih. d) Mewujudkan pemantauan terhadap perjalanan program dan sukatan pelajaran di Institut dengan adanya penubuhan jawatankuasa yang bertindak sebagai naziran. 164

185 BAHAGIAN IV BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS AGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

186 BAHAGIAN IV BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 38. PENDAHULUAN Bahagian ini melaporkan hasil pengauditan penyata kewangan, kedudukan kewangan dan kajian terhadap pengurusan kewangan serta aktiviti Badan Berkanun Negeri, Majlis Ugama Islam dan Pihak Berkuasa Tempatan. Pada tahun 2004, sebanyak 3 pengauditan pengurusan kewangan dan 3 kajian aktiviti telah dijalankan serta dilaporkan di Bahagian ini. 39. PENGAUDITAN PENYATA KEWANGAN Ketua Audit Negara bertanggungjawab melaksanakan pengauditan terhadap 17 Badan Berkanun Negeri, satu Majlis Ugama Islam dan 22 Pihak Berkuasa Tempatan di Negeri Sabah selaras dengan kehendak Akta Audit Daripada jumlah tersebut, pengauditan bagi 17 Badan Berkanun Negeri dan 21 Pihak Berkuasa Tempatan telah dijalankan oleh firma audit swasta bagi pihak Ketua Audit Negara. Pelantikan firma audit swasta itu adalah selaras dengan peruntukan Seksyen 7(3) Akta Audit 1957, yang memberi kuasa kepada Ketua Audit Negara melantik pihak yang berkebolehan untuk menjalankan pengauditan bagi pihak beliau. Firma audit swasta akan dipantau oleh Jabatan Audit Negara dari permulaan iaitu penyediaan Memorandum Perancangan Audit sebelum kerja pengauditan dimulakan sehinggalah laporan terperinci dikemukakan supaya mereka menjalankan pengauditan dengan teliti dan cekap mengikut standard pengauditan yang diterima umum. Manakala pengauditan penyata kewangan Majlis Ugama Islam dan Majlis Daerah Kunak dijalankan oleh Jabatan Audit Negara sendiri. 40. KEDUDUKAN PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN Mengikut undang-undang tubuh Badan Berkanun Negeri berkenaan, Enakmen Badan-badan Berkanun (Peruntukan-peruntukan Tambahan) 1997 dan Ordinan Kerajaan Tempatan 1961 (Sabah No. 11 Tahun 1961), penyata kewangan Badan Berkanun Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Ugama Islam hendaklah diaudit oleh Ketua Audit Negara. Penyata kewangan tahunan Badan Berkanun Negeri dikehendaki dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara dalam tempoh 7 bulan selepas penutupan akaun tahunan. Manakala penyata kewangan tahunan Pihak Berkuasa Tempatan pula perlu dikemukakan secepat mungkin selepas penutupan akaun. Sehingga akhir bulan Jun 2005, sejumlah 5 penyata kewangan Badan Berkanun Negeri dan Majlis Ugama Islam serta 10 penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan bagi tahun 2001 hingga 2003 belum diserahkan 165

187 untuk pengauditan. Butiran lanjut kedudukan penyerahan penyata kewangan Agensi adalah seperti di Lampiran III dan IV. Kelewatan penyerahan penyata kewangan Badan Berkanun Negeri adalah berpunca daripada masalah tenaga kerja, pengurusan Agensi dan aspek lain yang berkaitan. Butiran lanjut adalah seperti di Lampiran V. Bagi Pihak Berkuasa Tempatan, kelewatan penyerahan penyata kewangan lazimnya disebabkan oleh masalah kekurangan kakitangan yang mahir di bidang perakaunan dan penyediaan penyata kewangan. Selain itu, jawatan Penolong Akauntan yang diluluskan tidak dapat diisi kerana sekatan kewangan serta rekod kewangan dan akaun yang diselenggara tidak lengkap dan kemas kini. Manakala Ordinan Kerajaan Tempatan 1961 juga tidak memperuntukkan tarikh penyata kewangan perlu dikemukakan kepada Ketua Audit Negara. Pada keseluruhannya, kedudukan penyerahan dan pengesahan penyata kewangan bagi tahun 2003 bertambah baik berbanding dengan tahun sebelumnya. Bagaimanapun, Jabatan Audit menyarankan agar Agensi yang menghadapi masalah tenaga kerja dan kekurangan kakitangan yang berkemahiran mengambil langkah alternatif seperti melantik firma akauntan swasta untuk mengemaskinikan penyediaan penyata kewangan yang tertunggak. 41. PERSIJILAN PENYATA KEWANGAN Mengikut garis panduan yang ditetapkan, Sijil Ketua Audit Negara yang muktamad hendaklah dikeluarkan dengan kadar segera selepas exit conference diadakan. Persijilan penyata kewangan bagi Agensi di Negeri Sabah adalah seperti berikut: 41.1 BADAN BERKANUN NEGERI DAN MAJLIS UGAMA ISLAM Sehingga akhir bulan Jun 2005, sejumlah 51 penyata kewangan bagi 17 Badan Berkanun Negeri dan Majlis Ugama Islam telah disijilkan oleh Jabatan Audit melibatkan 11 Sijil Tanpa Teguran, 36 Sijil Berteguran dan 4 Sijil Penafian. Perkara yang dibangkitkan bagi Sijil Berteguran dan Sijil Penafian antaranya adalah seperti berikut: a) Pendedahan pada Nota Kepada Akaun tidak dibuat; b) Peruntukan hutang ragu dan rosot nilai pelaburan tidak dibuat; c) Pelunasan perbelanjaan pembangunan tidak selaras dengan piawaian perakaunan yang diluluskan; d) Tatacara pengiraan stok tidak diwujudkan; e) Penyata yang disatukan bagi Agensi yang mempunyai subsidiari tidak disediakan; f) Senarai dan jadual sokongan tidak diperoleh untuk pengauditan; g) Daftar Aset Tetap dan rekod deposit tidak diselenggarakan; h) Bil tuntutan tidak diperakaunkan mengikut asas akruan; dan i) Kesilapan mengambil kira pendapatan dan perbelanjaan di penyata kewangan. 166

188 Butiran lengkap kedudukan persijilan penyata kewangan Badan Berkanun Negeri dan Majlis Ugama Islam sehingga akhir bulan Jun 2005 adalah seperti di Lampiran VI PIHAK BERKUASA TEMPATAN Sehingga akhir bulan Jun 2005, sebanyak 38 penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan telah disijilkan yang melibatkan 3 Sijil Tanpa Teguran dan 35 Sijil Berteguran. Perkara yang dibangkitkan bagi Sijil Berteguran adalah seperti berikut: a) Baki bantuan modal dan bantuan khas daripada Kerajaan Negeri telah digunakan untuk membiayai perbelanjaan operasi; dan b) Baki bank di Penyata Harta dan Tanggungan tidak dapat disahkan kerana penyata penyesuaian bank tidak disediakan. Butiran lengkap kedudukan persijilan penyata kewangan Pihak Berkuasa Tempatan adalah seperti di Lampiran VII. 42. PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN Mengikut Enakmen Badan-badan Berkanun (Peruntukan-peruntukan Tambahan) 1997 dan Ordinan Kerajaan Tempatan 1961, penyata kewangan Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan yang telah diaudit hendaklah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Adalah didapati 9 penyata kewangan bagi 3 Badan Berkanun Negeri dan Majlis Ugama Islam serta 3 penyata kewangan bagi 3 Pihak Berkuasa Tempatan yang telah disahkan sehingga akhir bulan Jun 2005 belum dibentangkan. Butiran lanjut seperti di Lampiran VIII dan Lampiran IX. 43. PRESTASI KEWANGAN 43.1 ANALISIS KEDUDUKAN KEWANGAN Sehingga akhir bulan Jun 2005, penyata kewangan 12 Badan Berkanun Negeri dan 14 Pihak Berkuasa Tempatan bagi tahun berakhir 31 Disember 2003 telah disahkan. Pada tahun berakhir 2003, lapan Badan Berkanun Negeri telah berjaya mengurangkan perbelanjaan dan memperoleh lebihan pendapatan. Agensi yang dapat menampung liabiliti semasa dan mengakhiri tahun kewangan dengan lebihan harta semasa bersih juga melibatkan 10 Badan Berkanun Negeri. Sementara itu, lapan daripada 14 Pihak Berkuasa Tempatan mengakhiri tahun kewangan dengan lebihan pendapatan. Namun begitu, hanya 3 Pihak Berkuasa Tempatan yang jumlah aset semasa dapat menampung liabiliti semasa sementara 11 lagi mengalami kurangan harta semasa. Butiran lengkap adalah seperti di Lampiran X dan XI. 167

189 43.2 ANALISIS TUNGGAKAN CUKAI PERKARA AM Analisis tunggakan hasil cukai perkara am adalah disedia berdasarkan Penyata Tunggakan Cukai Perkara Am dan Penyata Kewangan bagi tahun 2003 yang telah disahkan. Secara keseluruhan, tunggakan hasil cukai perkara am meningkat sejumlah RM14.73 juta iaitu daripada sejumlah RM42.42 juta pada tahun 2002 menjadi RM57.15 juta pada tahun Hasil analisis tersebut mendapati tidak ada Pihak Berkuasa Tempatan mengalami penurunan tunggakan cukai perkara am pada tahun Hal ini antara lainnya disebabkan oleh masalah kekurangan kakitangan untuk melaksanakan penguatkuasaan terhadap pembayar cukai yang tidak membuat bayaran dan penambahan bilangan bangunan di kawasan perkadaran Pihak Berkuasa Tempatan. Adalah didapati Dewan Bandaraya Kota Kinabalu menunjukkan peningkatan tunggakan paling tinggi iaitu daripada RM16.13 juta pada tahun 2002 menjadi RM27.03 juta pada tahun Oleh yang demikian, selain daripada tindakan tegas menguatkuasakan undang-undang, Pihak Berkuasa Tempatan perlu mengambil tindakan tertentu seperti memberi insentif dan mengadakan promosi untuk menggalakkan pembayar cukai menjelaskan tunggakan cukai. Butiran tunggakan seperti Jadual 61. Jadual 61 Tunggakan Hasil Cukai Perkara Am Bagi Tahun 2002 Dan 2003 Bil. Nama Pihak Berkuasa Tempatan Tahun 2002 (RM Juta) Tahun 2003 (RM Juta) Peningkatan/ (Penurunan) (RMJuta) 1. Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Majlis Perbandaran Sandakan Majlis Daerah Beaufort Majlis Daerah Kota Belud Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas Majlis Daerah Kuala Penyu Majlis Daerah Lahad Datu Majlis Daerah Papar Majlis Daerah Penampang Majlis Daerah Ranau Majlis Daerah Sipitang Majlis Daerah Tambunan Majlis Daerah Tenom Jumlah Keseluruhan Sumber : Fail Jabatan Audit Negara 168

190 44. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, ada kemajuan penyerahan penyata kewangan Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. Dari aspek persijilan penyata kewangan, Agensi yang telah diberi Sijil Penafian dan Sijil Berteguran hendaklah meningkatkan prestasi pengurusan kewangan dan perakaunan selaras dengan peraturan yang diluluskan. Selain itu Agensi yang mengalami defisit perlu mengambil tindakan untuk meningkatkan terimaan hasil dan mengawal perbelanjaan supaya defisit yang dialami tersebut tidak berlanjutan. 169

191 LEMBAGA PEMEGANG AMANAH TAMAN-TAMAN SABAH PENGURUSAN KEWANGAN 45. LATAR BELAKANG Lembaga Pemegang Amanah Taman-Taman Sabah (Lembaga) merupakan sebuah Badan Berkanun di bawah Kementerian Pelancongan, Kebudayaan Dan Alam Sekitar Negeri. Ia ditubuhkan pada tahun 1964 di bawah Ordinan Taman Negara tahun Lembaga adalah bertanggungjawab terhadap 6 kawasan Taman yang telah diwartakan sebagai Taman Alam Semula jadi iaitu 3 Taman Laut seluas 22,533 hektar dan 3 Taman Daratan seluas 243,261 hektar. Ada satu kawasan lagi yang belum diwartakan iaitu Taman Pulau Semporna. Taman Laut terdiri daripada Taman Tunku Abdul Rahman (Pulau Manukan, Pulau Sapi, Pulau Gaya, Pulau Mamutik dan Pulau Sulug), Taman Pulau Penyu (Pulau Selingaan, Pulau Bakungan Kecil dan Pulau Gulisan) dan Taman Pulau Tiga. Taman Daratan pula terdiri daripada Taman Kinabalu (Taman Kinabalu, Mesilau Nature Resort dan Poring Air Panas), Taman Banjaran Crocker dan Taman Bukit Tawau. Pada tahun 2004, Lembaga memungut hasil berjumlah RM27.93 juta dan melakukan perbelanjaan berjumlah RM19.31 juta. 46. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan Lembaga dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan yang ditetapkan. Selain itu, ia juga bertujuan untuk memastikan sama ada penyelenggaraan rekod adalah lengkap dan kemas kini. Pengauditan ini meliputi pemeriksaan terhadap rekod dan fail berkaitan pada tahun Rekod yang diperiksa antaranya ialah Buku Tunai, buku resit, baucar bayaran, Daftar Pinjaman, Daftar Harta Modal dan Inventori. Selain itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan juga diadakan di samping mengadakan lawatan ke Taman Bukit Tawau, Taman Pulau Semporna, Taman Pulau Penyu, Taman Kinabalu (Taman Kinabalu dan Poring Air Panas) termasuk sub-stesyen Serinsim dan Merotai serta Taman Banjaran Crocker. 47. PENEMUAN AUDIT 47.1 KAWALAN PENGURUSAN Kawalan pengurusan adalah meliputi struktur organisasi, pematuhan kepada Pekeliling Kerajaan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa (seperti Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam) dan langkah meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan. Aspek pengurusan yang perlu diberi penekanan oleh Ketua Agensi termasuk penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang lengkap dan kemas kini, penurunan kuasa yang teratur, memberi kursus dan latihan yang bersesuaian kepada 170

192 kakitangan serta penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun bagi memantau secara berterusan urusan kewangan dan akaun. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut: Struktur Organisasi Pengurusan Lembaga diketuai oleh Pengarah (Gred N54) dan dibantu oleh 3 Penolong Pengarah (Gred G48) dan 331 kakitangan. Pengurusan Taman Sabah dibahagikan kepada 3 Bahagian dan 3 Unit yang bertanggungjawab dari segi pentadbiran, pengurusan kewangan dan aktiviti Taman Sabah selaras dengan fungsinya. Bagaimanapun, pada tahun 2004 Taman Sabah telah menyusun semula organisasi menjadi 3 Bahagian mengikut keperluan dan kesesuaian terkini iaitu Bahagian Pengurusan Taman Dan Penguatkuasaan, Bahagian Pentadbiran, Kewangan Dan Pembangunan dan Bahagian Penyelidikan Dan Pendidikan. Semakan Audit mendapati carta organisasi pengurusan Lembaga telah disusun dengan jelas dan teratur Manual Prosedur Kerja Manual Prosedur Kerja adalah merupakan rujukan rasmi yang mengandungi objektif dan fungsi agensi, prosedur dan proses kerja yang sistematik serta pegawai yang bertanggungjawab bagi melaksanakan setiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun Setiap agensi dikehendaki menyediakan Manual Prosedur Kerja bagi setiap aktivitinya. Pihak Audit mendapati Lembaga belum menyediakan Manual Prosedur Kerja Fail Meja Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, setiap kakitangan perlu mempunyai Fail Meja. Fail Meja merupakan salah satu dokumen rujukan rasmi di peringkat individu bagi membolehkan setiap kakitangan menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. Pihak Audit mendapati Lembaga belum menyediakan Fail Meja. Bagaimanapun, senarai tugas telah disediakan bagi setiap kakitangannya dengan kemas kini Penurunan Kuasa Penurunan kuasa kepada pegawai bawahan perlu dibuat secara bertulis untuk setiap tugasan dengan memasukkan nama dan jawatan pegawai pada surat berkaitan. Semakan Audit mendapati Pengarah Lembaga ada menurunkan kuasanya secara bertulis kepada pegawai bawahan untuk memungut hasil, menandatangani resit, cek, baucar bayaran, Pesanan Pembelian Tempatan dan Pesanan Kerja Am Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Sabah Bilangan 1 Tahun 1998 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 menghendaki semua Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanun Negeri menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun. Ia bertujuan untuk meningkatkan kawalan pengurusan kewangan 171

193 dan akaun. Pihak Audit mendapati Lembaga belum menubuhkan Jawatankuasa tersebut. Mengikut maklum balas pihak Lembaga, penubuhan Jawatankuasa ini akan dibentang semasa mesyuarat Lembaga Pengarah. Namun begitu, sehingga akhir bulan Januari 2005 kertas cadangan penubuhan ini belum lagi dibentang Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan Jawatankuasa ini ditubuhkan bertujuan sebagai satu mekanisme penyemakan dan pengimbangan dalam organisasi serta untuk menjamin urus tadbir Agensi sejajar dengan Enakmen. Jawatankuasa ini sepatutnya dianggotai oleh 4 ahli tetapi hingga kini 3 ahli telah dilantik. Ini kerana jawatan Juruaudit Dalam yang akan menjadi Setiausaha belum diisi. Penubuhannya adalah selaras dengan keputusan Jemaah Menteri Negeri pada bulan Jun Semakan Audit terhadap fail Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan mendapati Jawatankuasa ini belum pernah mengadakan mesyuarat semenjak penubuhannya. Daripada maklum balas yang diterima, pihak Lembaga akan mengemaskinikan keahlian Jawatankuasa dan akan dibentang semasa mesyuarat Lembaga Pengarah. Namun begitu, sehingga bulan Januari 2005 kertas cadangan pengemaskinian keahlian belum lagi dibentang Kursus Dan Latihan Kepada Kakitangan Kursus dan latihan kepada kakitangan adalah bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan mutu kerja. Semakan Audit terhadap fail latihan dan kursus bagi tahun 2002 hingga akhir bulan April 2004 mendapati anggota pelbagai gred/kategori telah menghadiri 70 jenis kursus dan latihan termasuk pengurusan kewangan. Selain itu, adalah didapati kakitangan Taman Sabah telah menghadiri 61 seminar dan persidangan yang dianjurkan oleh pelbagai Jabatan/Agensi pada tahun 2002 dan Kursus, latihan dan seminar serta persidangan yang telah dihadiri oleh anggota telah dicatatkan pada buku Rekod Perkhidmatan Pegawai. Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan Lembaga perlu dipertingkatkan lagi. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja perlu disediakan sebagai panduan kerja kakitangan. Selain itu, Lembaga perlu mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun dan mengaktifkan Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan bagi memantau pengurusan kewangan Lembaga KAWALAN HASIL Pada tahun 2004, Lembaga telah mengutip hasil dan terimaan geran berjumlah RM27.94 juta berbanding RM20.60 juta pada tahun 2003 iaitu meningkat sejumlah RM7.34 juta. Butiran lengkap mengenai hasil dan terimaan geran Lembaga adalah seperti di Jadual

194 Bil Jadual 62 Hasil Dan Terimaan Geran Taman Sabah 2003 Butiran (RM Juta) 2004 (RM Juta) 1. Geran Kerajaan Geran Lain Hasil Jumlah Sumber : Rekod Kewangan Taman Sabah Semakan Audit terhadap kawalan hasil mendapati perkara seperti berikut : Pengasingan Tugas Pengasingan tugas di kalangan pegawai adalah penting. Ia merupakan salah satu kawalan dalaman untuk mencegah daripada berlakunya penyalahgunaan wang. Semakan Audit mendapati pegawai yang mengeluar dan menandatangani resit serta penyerahan wang kutipan ke bank telah dilakukan oleh pegawai yang berlainan. Prosedur kutipan hasil telah dipatuhi dan surat kuasa memungut hasil telah diberikan kepada semua pegawai tersebut selaras dengan Arahan Perbendaharaan Pengiktirafan MS ISO 9002:1994 Pada tahun 2002, Lembaga telah mendapat pengiktirafan MS ISO 9002:1994 terhadap 18 prosedur kualiti pengurusan dan aliran proses kerja termasuk proses pungutan hasil. Carta aliran proses Q adalah satu mekanisme yang menyatakan proses kerja atau pemudah cara yang perlu dilaksanakan bagi sesuatu aktiviti/tugasan selaras dengan prosedur yang berkaitan dan telah diberikan kepada setiap pegawai sebagai panduan Kawalan Borang Hasil Buku daftar untuk merekod buku resit rasmi, Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am yang diterima daripada pencetak dan yang dikeluarkan untuk kegunaan Taman Sabah dan Cawangan telah disediakan seperti kehendak Arahan Perbendaharaan 67. Semakan Audit mendapati semua buku resit rasmi telah diperiksa ketepatan nombor siri dan bilangan helaiannya oleh pegawai Lembaga yang bertanggungjawab selaras dengan Arahan Perbendaharaan 66(a). Pegawai yang menerima juga telah membuat pemeriksaan yang sama sebelum resit digunakan. Pemeriksaan Audit mendapati baki stok buku resit adalah bersamaan dengan baki mengikut daftar Buku Tunai Buku Tunai bagi merekod terimaan dan bayaran harian disediakan secara manual dan berkomputer. Buku Tunai tersebut telah diselenggarakan dengan kemas kini tetapi tiada bukti yang menunjukkan ia telah disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab. 173

195 Sementara itu, Buku Tunai di peringkat cawangan juga telah diselenggarakan dengan teratur dan memuaskan serta mematuhi prosedur kewangan yang ditetapkan Penyerahan Wang Ke Bank Kutipan harian telah dimasukkan ke akaun bank pada hari yang sama kecuali kutipan yang lewat telah dibankkan pada hari berikutnya. Semakan Audit menunjukkan pegawai Lembaga yang bertanggungjawab telah membuat penyeliaan terhadap penyerahan wang ke bank dengan sempurna dan mematuhi peraturan kewangan yang ditetapkan terutamanya kutipan Cawangan Lembaga iaitu Taman Laut (Taman Pulau Penyu, Taman Tunku Abdul Rahman dan Taman Pulau Tiga) dan Taman Daratan (Taman Kinabalu, Taman Bukit Tawau dan Taman Banjaran Crocker) Daftar Mel Daftar Mel diselenggarakan bertujuan untuk merekod terimaan wang dan dokumen atau barang berharga melalui pos atau penghantar selaras dengan Arahan Perbendaharaan 71. Semakan Audit mendapati terimaan wang telah direkodkan pada Daftar dan resit rasmi dikeluarkan pada hari yang sama. Daftar tersebut telah disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab Penyesuaian Bank Arahan Perbendaharaan 147 antara lain menghendaki pada hujung setiap bulan, urus niaga bank yang direkodkan di Buku Tunai hendaklah disemak dengan penyata bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan. Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank telah disediakan dengan betul dan telah ditandatangani sebagai bukti semakan oleh pegawai penyelia Peti Besi Keselamatan Arahan Perbendaharaan 129A menjelaskan peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci berkombinasi, kod kunci hendaklah ditukar bersilih ganti oleh pegawai yang bertanggungjawab setiap 6 bulan sekali atau bila berlaku pertukaran pegawai atau diyakini kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan. Semakan Audit mendapati Lembaga telah menyediakan satu peti besi untuk menyimpan selamat kutipan harian dan juga dokumen yang berharga. Kunci peti besi tersebut dipegang oleh 2 pegawai berlainan sejajar dengan peraturan kewangan. Bagaimanapun, kod kunci atau kunci peti besi di Pejabat Cawangan tidak ditukar bersilih ganti. Ini disebabkan pegawai yang bertanggungjawab tidak memahami kaedah menukar kunci terutamanya kod kunci peti besi berkombinasi kerana manual mengenainya tidak dapat dikesan. Pada pendapat Audit, tindakan segera hendaklah diambil untuk menjaga keselamatan wang awam dan dokumen berharga daripada kehilangan khususnya Cawangan yang banyak membuat kutipan seperti Taman Tunku Abdul Rahman (Pulau Manukan) dan Taman Kinabalu termasuk Poring Air Panas. 174

196 Pemeriksaan Mengejut Mengikut Arahan Perbendaharaan 309, pemeriksaan mengejut hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali setiap 6 bulan. Semakan Audit mendapati pegawai kanan Lembaga ada menjalankan pemeriksaan mengejut sekali setiap bulan untuk memastikan wang tunai, setem, barang berharga dan dokumen penting diuruskan dengan sempurna oleh kakitangan yang bertanggungjawab. Bagaimanapun, Daftar Pemeriksaan Mengejut tidak diselenggarakan sebaliknya dicatat pada Buku Tunai sebagai bukti semakan. Selain itu, adalah didapati Pengurus Taman bagi Pejabat Cawangan atau wakilnya tidak menjalankan pemeriksaan tersebut. Selepas mendapat teguran Audit, pihak Pengurusan Lembaga telah mengarahkan semua Pengurus Taman menyelenggarakan Daftar Pemeriksaan Mengejut dan merekodkan butiran pemeriksaan. Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat kawalan hasil adalah memuaskan KAWALAN PERBELANJAAN Perbelanjaan Lembaga pada tahun 2004 berjumlah RM19.31 juta berbanding sejumlah RM15.88 juta pada tahun Butiran lengkap adalah seperti di Jadual 63. Jadual 63 Perbelanjaan Lembaga Bil. Butiran Perbelanjaan (RM Juta) (RM Juta) 1. Emolumen Mengurus Khas Pembangunan Jumlah Sumber : Rekod Kewangan Lembaga Semakan Audit terhadap kawalan perbelanjaan mendapati perkara berikut : Buku Tunai Dan Lejar Perbelanjaan Semua pembayaran pada tahun 2004 dikredit ke Buku Tunai dan didebit ke Lejar Perbelanjaan. Semakan Audit mendapati Buku Tunai dan Lejar Perbelanjaan telah diperiksa oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi menentukan ketepatannya pada setiap bulan. Selain itu, pihak Lembaga telah menyediakan Lejar Am untuk merekodkan bajet yang diluluskan dan butiran perbelanjaan dengan teratur dan dikemas kini dari semasa ke semasa. 175

197 Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am Tujuan Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am adalah untuk memudahkan pengeluaran inden barang dan arahan kerja. Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan butiran barang dan kerja yang dicatatkan pada borang pesanan diisi dengan lengkap dan diluluskan mengikut peraturan pembekalan dan perkhidmatan. Setiap penerimaan perlu disahkan oleh penerima sebagai bukti penerimaan atau kerja disiapkan. Semakan Audit mendapati pesanan ditandatangani oleh Pegawai Tadbir dan diluluskan oleh Pengarah atau Penolong Pengarah (Pentadbiran/Kewangan/Pembangunan). Pihak Audit juga mendapati bukti pengesahan kerja dan perkhidmatan melalui Perintah Kerja Am adalah dibuat oleh pegawai yang meluluskan pesanan. Amalan ini tidak teratur kerana pegawai yang meluluskan pesanan bukan pihak yang sebenar menentukan kesempurnaan kerja atau perkhidmatan berkenaan. Bagaimanapun, pengesahan terimaan bekalan melalui Pesanan Pembelian Tempatan adalah teratur dan sempurna. Setelah mendapat teguran Audit, pihak pengurusan Lembaga telah mengambil tindakan di mana semua Perintah Kerja Am ditandatangani oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah dan kelulusan untuk pembayaran akan dibuat berdasarkan perakuan yang ditandatangani oleh pegawai yang memeriksa atau menyelia kerja tersebut. Selain itu, arahan telah dikeluarkan supaya perakuan siap atau pengesahan kerja melalui Perintah Kerja Am mestilah dibuat oleh pegawai yang memeriksa atau menyelia kerja tersebut Perolehan Bekalan Dan Kerja Peraturan kewangan menetapkan perbekalan atau kerja bagi jenis item yang bernilai kurang RM50,000 hendaklah diperolehi melalui pelawaan sebut harga. Bagi nilai yang melebihi RM50,000, pelawaan tender hendaklah dibuat dengan kelulusan pihak berkuasa berkenaan. Semakan Audit mendapati pada keseluruhannya proses perolehan bekalan dan kerja secara sebut harga dan tender yang diamalkan oleh pengurusan Taman Sabah adalah mengikut peraturan yang ditetapkan. Bagaimanapun, Lembaga tidak menyelenggara daftar untuk merekod butiran bekalan dan kerja yang diluluskan. Ini menyebabkan pengesahan dan rujukan mengambil masa yang lama dan terpaksa memeriksa berbagai dokumen dan fail yang berkaitan. Selain itu, Jawatankuasa Sebut Harga Lembaga Pemegang Amanah Taman Sabah telah menjalankan tugas membuka, menilai dan memutuskan sebut harga. Walaupun amalan ini mematuhi prosedur kerja telah diberi pengiktirafan MS ISO 9002:1994 tetapi ia tidak selaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 170 dan 197. Mengikut Arahan Perbendaharaan, dua jawatankuasa perlu diwujudkan iaitu Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga untuk membuka dan menyenaraikan sebut harga dan Jawatankuasa Sebut Harga untuk memilih dan memutuskan sebut harga. 176

198 Pada pendapat Audit, pengurusan Lembaga hendaklah menyediakan suatu daftar untuk merekodkan setiap perolehan yang dibuat Daftar Bil Daftar Bil diselenggara bertujuan untuk memastikan semua bil yang diterima dijelaskan dalam tempoh 30 hari daripada tarikh bil atau invois diterima. Semakan Audit mendapati pihak Lembaga ada menyelenggara suatu daftar untuk merekodkan semua bil yang diterima untuk bayaran. Bagaimanapun, daftar tersebut tidak lengkap di mana ruangan seperti nombor dan tarikh baucar bayaran, nombor dan tarikh cek serta amaun tidak disediakan. Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemas kini menyebabkan pihak Audit tidak dapat mengesahkan bahawa bil telah dijelaskan dalam tempoh 30 hari daripada tarikh ia diterima. Pada pendapat Audit, kawalan Perbelanjaan Lembaga pada keseluruhannya adalah memuaskan dan teratur. Bagaimanapun, penyelenggaraan Daftar Perolehan Bekalan Dan Kerja dan Daftar Bil perlu dipertingkatkan lagi PENGURUSAN PELABURAN Pihak Lembaga telah menubuhkan syarikat subsidiari dengan usaha sama syarikat tempatan melibatkan modal berbayar RM100,000. Untuk itu, Lembaga telah membayar sejumlah RM1,000 sebagai pelaburan. Semakan Audit mendapati sehingga akhir bulan Disember 2004 tidak ada sebarang urus niaga dijalankan. Selain itu, Lembaga juga membuat pelaburan dalam bentuk simpanan tetap di Bank dan Institusi Kewangan Berlesen. Pihak Audit mendapati simpanan tetap Lembaga pada akhir tahun 2004 berjumlah RM13.29 juta. Pihak Lembaga telah membuat pelaburan berdasarkan Enakmen, Undang-undang dan Garis Panduan yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut: Daftar Pelaburan Dan Fail Syarikat Daftar dan fail untuk merekod pelaburan Lembaga dalam syarikat subsidiari perlu disediakan bagi memantau pelaburan berkenaan. Semakan Audit mendapati daftar tersebut tidak disediakan tetapi fail telah diselenggarakan dengan lengkap. Selain itu, adalah didapati tidak ada hasil pulangan daripada pelaburan ini pada tahun 2003 hingga bulan Disember 2004 kerana syarikat berkenaan belum lagi beroperasi sepenuhnya Simpanan Tetap Rekod simpanan tetap telah disediakan dengan teratur dan Sijil Simpanan Tetap telah disimpan dengan selamat oleh pegawai yang bertanggungjawab. Baki mengikut Sijil Simpanan Tetap adalah bersamaan dengan penyata kewangan dan laporan bulanan pendapatan dan perbelanjaan. 177

199 Pada pendapat Audit, pihak Lembaga telah mengurus pelaburan dengan memuaskan dan rekod berkaitan diselenggarakan dengan sempurna dan teratur. Namun begitu, Jabatan Audit berpendapat pihak Taman Sabah perlu membuat pemantauan yang berterusan terhadap syarikat subsidiari apabila beroperasi kelak supaya mendapat manfaat daripada pelaburan yang dibuat PENGURUSAN PINJAMAN Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan pinjaman mendapati pihak Lembaga tidak membuat sebarang pinjaman daripada mana-mana pihak atau Institusi Kewangan. Bagaimanapun, Lembaga menerima geran tahunan daripada Kerajaan Negeri dan pihak lain bagi membiayai aktiviti pengurusan dan pembangunan PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT Pihak pengurusan Lembaga ada mengendalikan akaun pinjaman kenderaan, pendahuluan perjalanan, pinjaman pekerja dan akaun deposit perniagaan dan sewaan premis dan kemudahan pelancongan. Kemudahan pelbagai pinjaman kepada kakitangan adalah berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Negeri dan peraturan kewangan yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati perkara berikut : Pendahuluan Diri (Pelbagai) Mengikut Daftar Pendahuluan Diri, baki pendahuluan yang belum selesai pada akhir tahun 2003 berjumlah RM101,747 yang melibatkan 67 kakitangan. Adalah didapati berlaku kelewatan bayaran balik pendahuluan oleh kakitangan terbabit. Pada akhir bulan November 2004, pendahuluan diri yang diluluskan dan bayaran balik diterima masingmasing berjumlah RM187,818 dan RM238,700 menjadikan baki yang belum selesai pada tempoh yang sama berjumlah RM50,865. Lembaga telah mengeluarkan surat tuntutan bagi hutang yang tertunggak dan juga mengambil tindakan memotong gaji pegawainya yang masih berhutang bagi menyelesaikan baki pendahuluan diri Pengurusan Deposit Lembaga ada membuat kutipan deposit perniagaan dan sewaan. Selain itu, pihak Lembaga juga membuat bayaran deposit untuk utiliti dan perniagaan. Pada tahun 2003, baki deposit yang diterima dan dibayar masing-masing berjumlah RM42,277 dan RM26,900. Manakala kedudukan sehingga akhir bulan November 2004 masing-masing berjumlah RM56,131 dan RM21,136. Semakan Audit mendapati daftar dan lejar am deposit telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini bagi mengakaun terimaan dan bayaran balik. Lembaga disarankan supaya memastikan deposit tidak diperlukan lagi diwartakan untuk pengetahuan umum dan sekiranya tidak dituntut selepas 3 bulan dimasukkan ke hasil Lembaga. 178

200 Pada pendapat Audit, pengurusan akaun amanah dan deposit Lembaga adalah memuaskan dan mematuhi peraturan kewangan PENGURUSAN ASET Mengikut penyata kewangan Lembaga yang terakhir disahkan bagi tahun 2003, nilai bersih aset Lembaga berjumlah RM75.02 juta. Butiran lengkap seperti di Jadual 64. Jadual 64 Nilai Aset Taman Sabah Bagi Tahun 2003 Bil Jenis Aset (RM Juta) 1. Bangunan Dan Struktur Pengubahsuaian Jeti Perabot Dan Kelengkapan Jentera Dan Mesin Lanca, Bot Dan Injin Motor Kenderaan Dan Traktor 3.34 Jumlah Sumber : Penyata Kewangan Lembaga Semakan Audit mendapati perkara berikut: Daftar Harta Modal Dan Inventori Lembaga telah menyelenggara Daftar Harta Modal dan Inventori dan senarai induk bagi keseluruhan aset tetap termasuk Pejabat Cawangan dengan lengkap dan kemas kini. Dengan ini Lembaga adalah mematuhi kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori Harta modal dan inventori hendaklah dijaga dan dikawal dengan sempurna. Sebarang pergerakannya daripada lokasi asal perlu dicatat pada daftar bagi tujuan kawalan dan rujukan. Semakan Audit mendapati daftar ini telah diselenggarakan dengan kemas kini. Bagaimanapun, Daftar Harta Modal dan Inventori bagi Pejabat Cawangan sedang disediakan. Setelah mendapat teguran Audit, pihak pengurusan Lembaga telah mengeluarkan arahan kepada Pejabat Cawangan supaya menyelenggarakan daftar tersebut. Selain itu pegawai terlibat telah diberi latihan mengenai penyediaan daftar berkenaan. 179

201 Pengurusan Kenderaan Bermotor Mengikut rekod, pihak Lembaga memiliki 45 kenderaan bermotor dengan kos belian berjumlah RM4.77 juta. Kenderaan bermotor tersebut ialah kenderaan pacuan 4 roda, van, kereta, motosikal, lori dan pick up. Semua kenderaan bermotor diurus dan diselia oleh pegawai yang bertanggungjawab. Semakan Audit terhadap pengurusan kenderaan menunjukkan perkara seperti berikut: a) Fail Sejarah Kenderaan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 telah menetapkan supaya setiap kenderaan mempunyai Fail Sejarah. Semakan Audit mendapati fail tersebut telah disediakan. Bagaimanapun, maklumat dan salinan dokumen penyenggaraan yang dibuat tidak disimpan dan fail berkaitan tetapi ada dicatat pada Daftar Harta Modal. b) Buku Log Kenderaan Buku Log terdiri daripada PVR1 dan PVR3. Semakan Audit mendapati pihak Lembaga ada menyelenggara Buku Log PVR3 iaitu untuk tujuan merekod jarak dan tujuan perjalanan 35 kenderaannya. Bagaimanapun ia tidak lengkap dan kemas kini oleh sebab ruangan Tandatangan Pegawai tidak di isi. Selain itu, Buku PVR1 yang digunakan untuk merekod penyelenggaraan kenderaan seperti penggunaan bahan api, pembaikan dan penggantian tayar dan bateri tidak di selenggara bagi 35 kenderaannya. Pada pendapat Audit, Lembaga perlu menggunakan Buku Log seperti yang dipakai oleh Jabatan Kerajaan yang lebih lengkap dan teratur. c) Rekod Bulanan Pengambilan Bahan Api Pengauditan yang dijalankan menunjukkan bahawa pihak Lembaga ada menyediakan rekod bulanan pengambilan bahan api bagi semua kenderaan. Bagaimanapun, adalah didapati rekod ini tidak lengkap kerana ruangan hitungan perbatuan dan harga bahan api yang dibeli tidak diisi. Maklumat ini adalah penting sebagai asas menentukan keperluan membuat pembaikan injin dan perakuan terhadap keadaan kenderaan sama ada ekonomik untuk dibaiki atau sebaliknya. Pada pendapat Audit, rekod ini tidak memenuhi salah satu tujuan penyediaannya iaitu bagi membuat analisis tahap penggunaan bahan api bagi setiap kilometer perjalanan. d) Pelupusan Aset, Harta Modal Dan Inventori Pada tahun 2004, Lembaga sedang dalam proses melaksanakan pelupusan aset yang dicadangkan oleh setiap Pejabat Cawangan termasuk sub-stesyen. 180

202 Pada pendapat Audit, Lembaga perlu mengambil tindakan untuk melupuskan aset bagi memastikan nilai aset di tahap optimum. 48. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pengurusan kewangan Lembaga adalah memuaskan. Bagaimanapun, Lembaga perlu menambah baik dan meningkatkan tahap kecekapan pengurusan kewangannya dengan melaksanakan penyeliaan yang berkesan dan juga kakitangan diberi latihan kefahaman tentang prosedur kewangan. 181

203 MAJLIS DAERAH KENINGAU DAN MAJLIS DAERAH LABUK SUGUT, BELURAN PENGURUSAN KEWANGAN 49. LATAR BELAKANG Pada tahun 2004, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan terhadap 2 Pihak Berkuasa Tempatan iaitu Majlis Daerah Keningau dan Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran (Majlis). Majlis Daerah Keningau ditubuhkan pada tahun 1962 dan mempunyai kawasan perkadaran seluas 1,371 hektar. Ia diketuai oleh Pegawai Daerah Keningau selaku Pengerusi Majlis dan mempunyai 19 ahli. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran pula ditubuhkan pada tahun 1972 dan mempunyai kawasan perkadaran seluas 2,015 hektar. Ia diketuai oleh Pegawai Daerah Beluran selaku Pengerusi Majlis dan mempunyai 11 ahli. Penubuhan Majlis tersebut dibuat selaras dengan Seksyen 3, Ordinan Kerajaan Tempatan Pengurusan kewangan Majlis adalah tertakluk kepada Ordinan Kerajaan Tempatan 1961, Arahan Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Negeri Sabah dan Undang-undang Kecil berkaitan. Selain itu, Majlis juga perlu mematuhi pekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan Negeri dari semasa ke semasa. 50. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan Majlis dibuat mengikut undang-undang dan peraturan kewangan serta wujud kawalan dalaman yang berkesan. Selain itu, ia juga bertujuan untuk menentukan sama ada penyelenggaraan rekod adalah lengkap dan kemas kini. Skop pengauditan meliputi tahun Rekod kewangan dan dokumen yang disemak adalah seperti Buku Tunai, Buku Vot, penyata penyesuaian, Daftar Pelaburan, Daftar Pinjaman, akaun amanah/deposit serta Daftar Aset dan Inventori. Selain itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat telah dibuat untuk mendapat penjelasan lanjut. 51. PENEMUAN AUDIT 51.1 KAWALAN PENGURUSAN Kawalan pengurusan meliputi aspek antara lainnya mengenai struktur organisasi, perjawatan dan sumber manusia serta penubuhan Jawatankuasa yang bertujuan untuk meningkatkan tahap kecekapan pengurusan dan kualiti kerja. Carta Organisasi yang lengkap adalah penting bagi menunjukkan struktur dan kedudukan bahagian/unit yang diwujudkan dan setiap kakitangan Majlis. Ia dapat memberi gambaran mengenai tanggungjawab setiap bahagian/unit serta kakitangannya dan memudahkan tugas penyeliaan. Bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan kakitangan, kursus dan latihan yang bersesuaian dengan bidang tugas masing-masing perlu diberikan dari semasa ke semasa. Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 pula, semua Agensi perlu menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja untuk setiap kakitangan. Selain 182

204 itu, mengikut Perintah-perintah Tetap Majlis, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan perlu ditubuhkan dan hendaklah mengadakan mesyuarat secara berterusan untuk membincangkan perkara berkaitan kewangan. Semakan Audit mendapati Carta Organisasi kedua Majlis telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini yang menunjukkan kedudukan pegawai mengikut bahagian/unit, tanggungjawab dan peranan masing-masing. Selain itu, senarai tugas bagi kakitangan Majlis Daerah Keningau telah disediakan dengan teratur. Bagi Majlis Daerah Labuk Sugut pula, hanya 2 daripada 22 kakitangannya telah disediakan senarai tugas. Kedua Majlis juga telah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan, namun hanya bermesyuarat sekali sahaja pada tahun Bagaimanapun, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja untuk setiap kakitangan tidak disediakan. Begitu juga tiada kursus dan latihan yang berkaitan pengurusan kewangan dijalankan pada tahun Kedudukan pematuhan peraturan kewangan mengenai kawalan pengurusan kedua Majlis adalah seperti di Jadual 65. Agensi Jadual 65 Kedudukan Kawalan Pengurusan Kawalan Pengurusan a b c d e f g h Majlis Daerah Keningau x x x x / / / x Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran x x x x x / / x Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Manual Prosedur Kerja disediakan di setiap pejabat b. Manual Prosedur Kerja adalah lengkap dan kemas kini c. Fail Meja disediakan bagi setiap jawatan d. Fail Meja adalah lengkap dan kemas kini e. Senarai tugas disediakan untuk semua kakitangan f. Senarai tugas adalah lengkap dan kemas kini g. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan telah ditubuhkan h. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan bermesyuarat setiap bulan atau sekurang-kurangnya sekali dalam 2 bulan. Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan Majlis adalah kurang memuaskan. Tindakan segera perlu diambil untuk menyediakan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan senarai tugas bagi setiap kakitangan. Peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan juga perlu aktif bagi memantau urusan kewangan Majlis KAWALAN HASIL Hasil utama Majlis adalah terdiri daripada cukai, ses tanah, faedah, sewa, caruman dan bantuan Kerajaan. Pada tahun 2004, Majlis Daerah Keningau mengutip hasil berjumlah RM5.22 juta manakala Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran pula mengutip sejumlah RM1.49 juta. 183

205 Bagi memastikan kutipan hasil diurus dengan teratur, pihak Majlis yang bertanggungjawab perlu mematuhi semua peraturan yang berkaitan dengan kawalan hasil. Arahan Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan antara lainnya menetapkan keperluan untuk mengadakan pengasingan tugas, semakan harian terhadap Buku Tunai dan resit yang digunakan, penyerahan wang ke bank dengan segera, menjalankan pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga serta penyediaan penyata penyesuaian bank. Semakan Audit terhadap kawalan hasil Majlis mendapati beberapa peraturan kewangan yang ditetapkan tidak dipatuhi. Kelemahan ketara adalah seperti tidak menjalankan semakan harian terhadap Buku Tunai dan resit, kelewatan memasukkan wang ke bank dan tidak menjalankan pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga. Kedudukan pematuhan peraturan kewangan mengenai kawalan hasil Majlis adalah seperti di Jadual 66. Jadual 66 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Kawalan Hasil Agensi Peraturan Kawalan Hasil a b c d e f g h I j Majlis Daerah Keningau / x / / x x x TB / x Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran / x / / x x / TB / / Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Resit ditulis dan ditandatangani oleh 2 orang pegawai yang berasingan b. Semakan harian dibuat terhadap Buku Tunai dan resit c. Kebenaran bertulis diberi untuk pegawai yang menerima wang d. Notis mengenai keperluan meminta resit dipamerkan untuk pengetahuan awam e. Kemasukan wang ke bank dibuat dengan segera f. Pemeriksaan mengejut terhadap wang dan barang berharga telah dilaksanakan g. Penyata Penyesuaian Bank dibuat dengan betul dan kemas kini h. Kebenaran khusus diberi kepada seseorang pegawai yang perlu menguruskan sendiri semua aktiviti pungutan hasil i. Daftar Kaunterfoil ada disediakan j. Daftar Kaunterfoil disediakan dengan lengkap dan kemas kini Pada pendapat Audit, kawalan hasil Majlis perlu dipertingkatkan iaitu dengan membuat semakan yang berterusan terhadap rekod hasil, menentukan wang dimasukkan ke bank dengan segera dan menjalankan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. 184

206 51.3 KAWALAN PERBELANJAAN Kawalan perbelanjaan merupakan aspek penting pengurusan kewangan sesebuah Majlis. Semakan Audit telah dibuat untuk menentukan sama ada perbelanjaan telah dilakukan mengikut maksud yang ditentukan serta diperakukan dengan betul, manakala prosedur perolehan melalui tender, sebut harga dan pembelian terus juga telah dipatuhi Kawalan Perbelanjaan Majlis mengklasifikasikan perbelanjaan kepada 2 jenis yang utama iaitu perbelanjaan pembangunan dan mengurus. Pada tahun 2004, Majlis Daerah Keningau telah membelanjakan sejumlah RM0.67 juta untuk pembangunan dan sejumlah RM6.05 juta untuk mengurus. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran pula telah membelanjakan sejumlah RM0.64 juta untuk mengurus dan tiada perbelanjaan pembangunan dilakukan. Arahan Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan antara lainnya menetapkan supaya transaksi di Buku Vot ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab, Buku Vot disemak oleh pegawai penyelia dan pembayaran bil hendaklah dibuat dalam tempoh satu bulan. Pemeriksaan Audit mendapati semakan terhadap Buku Vot ada dijalankan oleh pegawai penyelia Majlis dan penyelenggaraannya adalah kemas kini. Bagaimanapun, bil yang diterima untuk pembayaran tidak direkodkan pada Daftar Bil. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan Majlis adalah seperti di Jadual 67. Jadual 67 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Kawalan Perbelanjaan Agensi Peraturan Kawalan Perbelanjaan a b c d e f g Majlis Daerah Keningau / / / / x x x Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran / / / x x x x Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Transaksi di Buku Vot ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab b. Buku Vot disemak oleh Pegawai Penyelia c. Maklumat di Pesanan Pembelian Tempatan adalah lengkap d. Surat kuasa diberi untuk tandatangani Pesanan Pembelian Tempatan e. Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini f. Daftar Bil diperiksa oleh pegawai kanan g. Bil dibayar mengikut tempoh yang ditetapkan Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan Majlis pada umumnya adalah memuaskan. Bagaimanapun, kelemahan daripada aspek penyelenggaraan Daftar Bil perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan. 185

207 Kawalan Perolehan Majlis ada membuat perolehan melalui tender, sebut harga dan pembelian terus yang menggunakan Pesanan Pembelian Tempatan atau Perintah Kerja Am. Peraturan kewangan sedia ada menetapkan bahawa projek bernilai tidak melebihi RM200,000 bagi pembiayaan Persekutuan boleh dilaksanakan melalui sebut harga. Manakala bagi pembiayaan Negeri, nilai maksimum sebut harga adalah sejumlah RM50,000. Bagi perolehan yang melebihi nilai tersebut hendaklah diperolehi melalui tender. Pada tahun 2004, Majlis Daerah Keningau telah membuat satu perolehan melalui tender dan 8 melalui sebut harga. Tender tersebut melibatkan pembinaan Tapak Pelupusan Sisa Pepejal Di Kilometer 17 Jalan Keningau - Sook berharga RM416,200 yang dibiayai oleh Kerajaan Persekutuan. Manakala 8 sebut harga itu pula terdiri daripada 4 projek yang dibiayai oleh Kerajaan Persekutuan dengan nilai keseluruhan berjumlah RM397,449 dan 4 projek lagi dibiayai oleh Kerajaan Negeri dengan nilai keseluruhan berjumlah RM191,650. Projek tersebut melibatkan pelbagai kerja perparitan dan jalan raya. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran pula hanya membuat 3 perolehan melalui sebut harga dengan nilai keseluruhan berjumlah RM365,075 pada tahun 2004 yang dibiayai oleh Kerajaan Persekutuan. Sebut harga tersebut melibatkan kerja menaik taraf jalan raya, pembinaan gerai makan dan terminal bas. Semakan Audit mendapati pengurusan tender dan sebut harga tersebut adalah teratur. Perolehan kerja oleh Majlis Daerah Keningau yang dibiayai daripada peruntukan Kerajaan Persekutuan adalah dibuat melalui tender terbuka. Laporan analisis tender yang dibuat oleh Jurutera Majlis Daerah Keningau dikaji oleh Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah, Perbendaharaan Malaysia Sabah untuk keputusan. Manakala perolehan secara sebut harga pula dipelawa melalui iklan di surat khabar dan juga dipamerkan di papan kenyataan Pejabat Daerah dan Majlis Daerah. Sebut harga dibuka dan dianalisis oleh Jawatankuasa Sebut Harga di peringkat Majlis Daerah. Syor pemilihan kontraktor dikemukakan untuk kelulusan Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah bagi pembiayaan Persekutuan dan Lembaga Tawaran Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan Negeri bagi pembiayaan Negeri. Semakan lanjut Audit mendapati kerja telah dilaksanakan dengan memuaskan dan pembayaran dibuat mengikut kadar/harga kontrak atau sebut harga. Pembelian terus melalui Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am juga diurus dengan baik dan teratur kecuali pengeluaran 4 Perintah Kerja Am di Majlis Daerah Keningau yang telah dicap dan ditandatangani oleh kontraktor walaupun Perintah Kerja Am tersebut belum diisi dan ditandatangani oleh Pegawai Kerja Majlis. Pada pendapat Audit, perolehan kerja yang dilaksanakan oleh Majlis melalui tender dan sebut harga adalah memuaskan. 186

208 51.4 PENGURUSAN PELABURAN Majlis Daerah Keningau tidak membuat pelaburan dan oleh yang demikian tidak ada rekod diselenggarakan mengenainya. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut pula mempunyai pelaburan berupa simpanan tetap. Pada akhir bulan Disember 2004, Majlis Daerah Labuk Sugut mempunyai 4 Sijil/Akaun Simpanan Tetap di sebuah bank tempatan dengan nilai keseluruhan berjumlah RM835,753. Semakan Audit mendapati Daftar Simpanan Tetap telah diselenggarakan dengan baik dan kemas kini. Tindakan pengemaskinian juga dibuat. Bagaimanapun, Daftar tersebut tidak disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab untuk menentukan ketepatannya. Pada pendapat Audit, penyelenggaraan rekod simpanan tetap adalah baik. Bagaimanapun, daftar tersebut perlu sentiasa disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab PENGURUSAN PINJAMAN Pada akhir tahun 2004, Majlis Daerah Keningau mempunyai baki pinjaman sejumlah RM1.2 juta daripada Kerajaan Negeri. Pinjaman tersebut yang diterima pada tahun 1985 adalah untuk membiayai pelaksanaan Projek Lumba Kuda Keningau dan tempoh pembayaran balik yang ditetapkan adalah mulai tahun 1987 hingga Semakan Audit mendapati Daftar Pinjaman telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan penyesuaian baki pinjaman juga ada dibuat. Bagaimanapun, pada tahun 2004 tiada pembayaran dibuat oleh Majlis berhubung pinjaman tersebut. Kegagalan membuat pembayaran hutang mengikut jadual disebabkan oleh kelemahan aliran tunai Majlis yang tidak dapat menampung jumlah hutang tersebut. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut pula tidak mempunyai sebarang pinjaman. Pada pendapat Audit, pengurusan pinjaman Majlis Daerah Keningau adalah memuaskan PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT Akaun amanah diwujudkan untuk membiayai sesuatu tujuan mengikut Arahan Amanah yang diluluskan. Deposit pula merupakan wang yang diterima bagi maksud yang dinyatakan mengikut undang-undang atau syarat tertentu dan perlu dikembalikan sebaik sahaja selesai maksudnya. Majlis Daerah Keningau ada menyelenggara 2 akaun amanah iaitu Akaun Pendahuluan Diri dan Akaun Deposit. Akaun Pendahuluan Diri diselenggara untuk merekodkan pendahuluan yang diberikan kepada kakitangannya untuk tujuan tertentu. Akaun Deposit pula mengakaunkan wang pertaruhan yang diterima untuk cagaran sewa gerai, sewa ruang niaga dan sewa premis. Manakala Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran pula tidak mempunyai sebarang akaun amanah dan deposit. 187

209 Semakan Audit terhadap Akaun Pendahuluan Diri dan Akaun Deposit Majlis Daerah Keningau mendapati ia tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Lejar Akaun Pendahuluan Diri yang diselenggarakan tidak mencatatkan nama pegawai, rujukan baucar, tarikh dan amaunnya. Lejar tersebut hanya mengandungi maklumat bayaran balik melalui potongan gaji bulanan, namun ia salah dicatatkan pada ruangan debit. Akaun Deposit pula tidak mempunyai maklumat mengenai tarikh dan rujukan bayaran balik, jenis deposit dan jumlah bakinya. Oleh yang demikian, baki deposit pada akhir tahun 2004 tidak dapat dipastikan. Pada pendapat Audit, pengurusan rekod pendahuluan diri dan deposit Majlis Daerah Keningau adalah lemah dan oleh itu perlulah diperbaiki segera PENGURUSAN ASET Aset Majlis antara lainnya terdiri daripada kenderaan, perabot, kelengkapan dan mesin. Pada tahun 2004, Majlis Daerah Labuk Sugut tidak membuat sebarang pembelian aset. Manakala Majlis Daerah Keningau pula telah membeli beberapa komputer dan interkom dengan nilai keseluruhan berjumlah RM38,702. Pengurusan aset bertujuan untuk memastikan aset yang diperolehi dikawal dengan sempurna bagi mengelak daripada berlaku pembaziran. Antara peraturan yang perlu dipatuhi adalah aset hendaklah direkodkan pada Daftar Harta Modal atau Inventori, diberi nombor siri pendaftaran dan tanda pengenalan Hak Milik Majlis serta diperiksa oleh seorang pegawai yang bertanggungjawab dari semasa ke semasa. Manakala aset yang telah rosak dan usang diambil tindakan pelupusan dengan segera. Semakan Audit mendapati peraturan bagi pengurusan aset seperti penyelenggaraan rekod dan pemeriksaan fizikal aset tidak dipatuhi. Selain itu, harta modal yang telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi seperti mesin pemotong rumput, pam air, mesin fotostat, pencetak dan sebagainya tidak dilupuskan dengan segera. Kedudukan mengenai pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset Majlis adalah seperti di Jadual 68. Jadual 68 Pematuhan Terhadap Peraturan Kewangan Berhubung Dengan Pengurusan Aset Agensi Peraturan Pengurusan Aset a b c d e f g Majlis Daerah Keningau x x x / x / x Majlis Daerah Labuk Sugut, Beluran x x x x x x x Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan a. Daftar Harta Modal dan Inventori diselenggara dengan lengkap dan kemas kini b. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori 188

210 c. Aset mempunyai tanda pengenalan 'Hak Milik Majlis' d. Kenderaan diguna dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan e. Buku Log Kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini f. Aset usang diambil tindakan pelupusan g. Pelupusan aset disegerakan Pada pendapat Audit, tahap pengurusan aset Majlis adalah lemah dan perlu diperbaiki. 52. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Hasil daripada pengauditan ini menunjukkan tahap pengurusan kewangan Majlis perlu diperbaiki. Kelemahan yang dibangkitkan terutamanya mengenai kawalan pengurusan, kawalan hasil, kawalan perbelanjaan, pengurusan akaun amanah/deposit dan pengurusan aset perlu diambil tindakan segera. Antara punca kelemahan tersebut ialah pihak pengurusan kurang membuat penyeliaan terhadap kerja yang dijalankan oleh pegawai bawahan. Sehubungan ini, adalah disyorkan supaya pihak pengurusan Majlis mengambil tindakan seperti berikut: a) Membuat semakan dan penyeliaan dari semasa ke semasa bagi menentukan peraturan kewangan dipatuhi dan rekod kewangan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. b) Memastikan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan senarai tugas bagi setiap kakitangan disediakan untuk memudahkan mereka menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing. c) Menjalankan pemeriksaan mengejut terhadap wang hasil dan rekod kewangan yang berkaitan. d) Mempertingkatkan pemahaman dan pematuhan terhadap peraturan kewangan di kalangan kakitangan Majlis dengan memberi peluang kepada kakitangan untuk menghadiri kursus dan latihan yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. 189

211 KORPORASI PEMBANGUNAN DESA PROJEK PENTERNAKAN AYAM DAGING 53. LATAR BELAKANG 53.1 Pada tahun 1989 Korporasi Pembangunan Desa (Korporasi) telah memperkenalkan beberapa projek sosio-ekonomi seperti ternakan lebah madu, ternakan ayam kampung, kambing serta tanaman seperti jagung, cendawan, markisa, tembakau, betik, kopi, nanas, kelapa sawit, ubi kentang, kacang tanah dan padi. Projek Penternakan Ayam Daging dilaksanakan secara kontrak melibatkan kawasan Kota Kinabalu, Beaufort, Papar, Penampang dan Tuaran. Semua projek tersebut adalah selaras dengan fungsi Korporasi iaitu untuk memperbaiki kedudukan sosio-ekonomi penduduk luar bandar di Sabah, khususnya yang miskin melalui pelaksanaan projek berasaskan pertanian. Objektif Projek Penternakan Ayam Daging adalah untuk meningkatkan pendapatan peserta ke suatu tahap yang melebihi garis kemiskinan, menanam semangat berdikari di kalangan peserta terutama dari aspek pengurusan dan pembiayaan projek tanpa subsidi Kerajaan. Selain itu, projek ini juga bertujuan untuk meningkatkan pengeluaran daging tempatan dan mengurangkan import, memberi pengetahuan dan kemahiran mengenai pengurusan ladang ternakan ayam secara komersial serta menjana aktiviti ekonomi yang memberi keuntungan kepada semua pihak yang terlibat dengan industri penternakan ayam di Sabah Sepanjang tempoh tahun 2001 hingga 2004 Korporasi telah menerima peruntukan berjumlah RM0.99 juta dan semua peruntukan tersebut telah dibelanjakan. Selain itu, pihak Korporasi telah mengeluarkan biaya sendiri sejumlah RM23.86 juta untuk melaksanakan projek ini menjadikan perbelanjaan keseluruhan berjumlah RM24.85 juta. Bagi tempoh yang sama Korporasi telah mengeluarkan sebanyak 9.85 juta kilogram daging ayam bernilai RM29.99 juta. 54. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek penternakan ayam daging dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamatnya. 55. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek ternakan ayam daging oleh Korporasi bagi tempoh tahun 2001 hingga 2004 yang melibatkan 5 kawasan iaitu Kota Kinabalu, Beaufort, Papar, Penampang dan Tuaran. Kaedah pengauditan ialah dengan memeriksa dokumen berkaitan seperti fail perancangan projek, fail pelaksanaan projek, dokumen kontrak dan fail lain yang berkaitan di peringkat Ibu Pejabat Korporasi dan Bahagian Poultry. Sebanyak 38 fail peserta telah 190

212 dipilih sebagai sampel untuk semakan. Selain itu, lawatan ke kawasan projek, temu bual dengan pegawai serta analisis terhadap data atau maklumat yang diperolehi juga dibuat. 56. PENEMUAN AUDIT 56.1 PERANCANGAN Perancangan yang terperinci adalah penting untuk memastikan projek dapat dilaksanakan dengan lancar dan sempurna. Aspek perancangan seharusnya menjurus kepada pelaksanaan dasar Kerajaan Negeri dan pencapaian matlamat Korporasi secara keseluruhan. Antara faktor yang disemak bagi menilai perancangan projek adalah seperti berikut: Dasar Kerajaan Negeri Sabah Korporasi ada merangka dasar pembangunan yang selaras dengan Dasar Kerajaan Negeri Sabah. Dasar Kerajaan Negeri Sabah antaranya ialah menumpukan kepada pembangunan kumpulan sasaran desa yang miskin di kawasan luar bandar serta program dan aktiviti pembangunan yang berasaskan pertanian. Projek ternakan ayam daging dirancang sebagai memenuhi dasar Kerajaan Negeri Kajian Kemungkinan Kajian kemungkinan ini penting untuk menentukan projek boleh dilaksanakan iaitu sejajar dengan objektif yang telah ditetapkan serta sebagai garis panduan semasa pelaksanaan projek. Antara perkara penting yang perlu dititik beratkan ialah objektif kajian, skop, kumpulan sasaran/peserta, kawasan sasaran, unjuran pengeluaran/pendapatan, keperluan khidmat nasihat teknikal, pemasaran, sumber bekalan anak ayam dan makanan ayam. Oleh itu kajian kemungkinan adalah penting untuk dijalankan sama ada oleh Korporasi atau juru perunding swasta Panduan Pengurusan Projek Ayam Daging Semasa merancang sesuatu projek adalah wajar organisasi mempunyai garis panduan bagi memudahkan sesuatu projek itu dijalankan. Selain itu, ia akan memudahkan setiap anggota yang bertanggungjawab menjalankan tugasnya dengan cekap dan seragam bagi semua projek tanpa mengira lokasi. Untuk tujuan ini pihak Korporasi merangka 2 garis panduan semasa merancang projek ini seperti berikut: a) Garis Panduan Proses Kerja Penternakan Ayam Daging Garis panduan proses kerja penternakan ayam daging menggariskan prosedur yang perlu dipatuhi oleh kakitangan Korporasi semasa mengurus projek. Antara lain prosedur tersebut ialah pemilihan peserta, penyediaan perjanjian, pengendalian latihan, perolehan bekalan, penjualan ayam serta pembayaran. Proses kerja ini menjelaskan perkara berkaitan pentadbiran yang perlu dilaksanakan oleh Korporasi. Keterangan lengkap mengenai proses kerja adalah 191

213 seperti di carta berikut: Carta Aliran Proses Kerja Penternakan Ayam Daging TERIMA PERMOHONAN LATIHAN KEMAHIRAN MEMPROSES PERMOHONAN PEMANTAUAN & KHIDMAT NASIHAT PENYEDIAAN PERJANJIAN PENGENDALIAN LATIHAN ASAS PEMERIKSAAN REBAN PENUAIAN & PENGHANTARAN AYAM KE KILANG PENJUALAN AYAM DI KILANG PEROLEHAN BEKALAN INPUT PEMBAYARAN HASIL PESERTA PENYERAHAN INPUT PENILAIAN & LAPORAN BEKALAN ANAK AYAM i) Pemilihan Peserta Peserta yang akan terpilih untuk menyertai program ini hendaklah memenuhi syarat yang ditetapkan. Antara syarat tersebut ialah: Mestilah golongan yang berpendapatan rendah iaitu berpendapatan kurang daripada RM500 sebulan. Peserta mestilah mempunyai tanah untuk dicagarkan dan tanah ini tidak semestinya tapak untuk mendirikan reban ayam. Peserta hendaklah terlibat sepenuh masa. Mempunyai tapak yang sesuai untuk mendirikan reban ayam seperti yang disyaratkan bagi pembinaan reban ayam yang merangkumi lokasi dan kemudahan yang ada. 192

214 ii) Penyediaan Perjanjian Peserta yang dipilih untuk menyertai projek ternakan akan disyaratkan untuk menandatangani perjanjian dengan Korporasi. Antara syarat penting yang akan dikenakan adalah Korporasi akan membekalkan input kepada peserta dan membeli hasil ternakan peserta. Manakala tanggungjawab peserta pula ialah mematuhi garis panduan, membayar pinjaman/kemudahan kredit dalam tempoh yang ditetapkan, menyediakan cagaran hak milik tanah dan peserta akan menjual semua hasil ternakan untuk membolehkan potongan hutang dapat dibuat. iii) Latihan Asas Bagi peserta yang berjaya dipilih mengikuti program ini akan diberi latihan asas berkaitan antara lain tatacara penjagaan reban dan penjagaan ternakan oleh Korporasi sebelum memulakan penternakan. Semua peserta atau wakil diwajibkan mengikuti latihan asas ini. iv) Bekalan Anak Ayam Kepada Peserta Peserta yang berjaya akan dibekalkan dengan anak ayam, makanan ayam dan ubat-ubatan oleh Korporasi. Jumlah yang akan dibekalkan berasaskan kapasiti reban ayam seperti yang ditetapkan oleh perjanjian. Bekalan anak ayam dan makanan ayam adalah ditempah daripada syarikat yang akan dilantik oleh Korporasi. Korporasi akan membuat tempahan daripada syarikat tersebut bagi pihak peserta dan bekalan dihantar terus kepada peserta. Peserta akan dimaklumkan jumlah tempahan yang sepatut diterima bagi membolehkan peserta mengesahkan ketepatan tempahan yang dibuat oleh Korporasi bagi tujuan pembayaran. v) Pembayaran Bayaran hasil ternakan peserta akan dibuat oleh Korporasi setelah menolak hutang peserta iaitu bayaran pembekalan anak ayam, makanan ayam, ubatubatan dan juga bayaran bagi pembiayaan pembinaan reban ayam setiap kali penuaian hasil. Bayaran bersih kepada peserta akan dibuat selepas jumlah jualan hasil ternakan ditolak hutang peserta. b) Garis Panduan Pelaksanaan Oleh Peserta Garis Panduan ini antara lain menerangkan tatacara lengkap yang perlu diikuti oleh peserta seperti anggaran, program kesihatan ternakan ayam dan sebagai contoh bagi pembinaan reban ayam serta anggaran perbelanjaan adalah seperti di bawah: i) Reban Ayam Antara syarat utama yang perlu dipatuhi oleh peserta sebelum reban dibina adalah lokasi penternakan hendaklah bebas daripada kawasan bencana alam seperti banjir dan tanah runtuh. Selain itu, tanah tapak juga mestilah bukan 193

215 jenis yang mempunyai kelembapan berterusan. Tapak reban ayam hendaklah mempunyai kemudahan seperti jalan raya, bekalan air bersih dan bekalan elektrik. ii) Anggaran Kos Projek Bagi Satu Pusingan Garis panduan juga menyatakan mengenai anggaran kos pengeluaran satu ekor ayam iaitu RM5.61, manakala harga jualan ayam ialah RM3.34 sekilogram bersamaan RM6.35 satu ekor ayam. Bilangan minimum ayam yang ekonomik diternak bagi satu pusingan (45 hari) ialah 3,000 ekor. Maklumat lengkap mengenai anggaran kos projek merangkumi bekalan input dan pengeluaran seperti di Jadual 69. Jadual 69 Anggaran Kos Projek Jumlah/3,000 Bayaran Ansuran Pinjaman Anggaran Harga Jualan 3,000 X 1.9 Kg Bil. Kos Bekalan /Ekor RM15,000 X RM3.34 bagi satu pusingan (RM) (RM) (RM) 1. Anak 4, , * 19, Elektrik & 129 Jumlah 16, ,038 Sumber: Fail Pengeluaran Ayam Korporasi Nota: *Amaun Ansuran Bayaran Seperti Dinyatakan Dalam Perjanjian Bagi pinjaman RM15,000 Yang Dibayar 25 Kali bersamaan 25 Pusingan Penuaian Hasil Ternakan. Kos bekalan adalah kos permulaan terdiri daripada anak ayam, makanan, ubat-ubatan, pengangkutan, elektrik dan air. Sekiranya penternak menternak 3,000 ekor ayam, anggaran untung bersih yang akan diperolehi bagi setiap pusingan setelah ditolak kos dan pinjaman adalah RM0.48 seekor Sasaran a) Kumpulan Dan Kawasan Sasaran Projek Kumpulan sasaran projek ini wajar ditentukan di peringkat awal bagi memudahkan pengukuran pencapaian. Bagi tujuan itu pihak Korporasi telah menentukan kumpulan sasaran iaitu penternak kecil tradisional yang berminat tertakluk kepada kriteria yang ditetapkan. Selain itu, kawasan sasaran projek yang dirancang ialah Kota Kinabalu, Penampang, Tuaran, Papar dan Beaufort. Kawasan ini dipilih berdasarkan terdapat kilang memproses ayam milik Syarikat di Lok Kawi, di mana ayam hidup boleh diproses dengan segera setelah dikeluarkan dari ladang. 194

216 b) Unjuran Bilangan Peserta Dan Pengeluaran Semasa di peringkat awal perancangan projek, Korporasi hanya mensasarkan menjelang tahun 2000, seramai 250 penternak akan berjaya mengeluarkan 7,000 ekor ayam daging. Sasaran ini adalah mengikut spesifikasi yang ditetapkan iaitu ayam daging dengan berat purata 1.9 kg (minimum) setiap ekor yang akan menghasilkan pendapatan tahunan setiap penternak berjumlah RM0.18 juta. Setiap penternak dijangka akan berupaya menghasilkan penternakan 4 pusingan setahun. Selain itu, projek ini dijangka akan menyumbang 7 juta ekor ayam bersamaan juta kilogram daging ayam kepada pengeluaran keseluruhan ayam daging di negeri Sabah setiap tahun. Pihak Korporasi tidak ada mengunjurkan sebarang sasaran bagi tempoh tertentu kecuali pada tahun Namun demikian, semasa membuat bajet tahunan pada setiap tahun pihak Korporasi ada menyatakan sasaran yang hendak dicapai pada tahun itu Kaedah Pelaksanaan Projek penternakan ayam daging akan dilaksanakan dengan menggunakan konsep Perladangan Secara Kontrak. Konsep Perladangan Secara Kontrak ialah tanah, tenaga buruh serta pengurusan disediakan dan diurus oleh penternak. Manakala modal, latihan, khidmat nasihat teknikal, pemasaran dan pengangkutan disediakan/diurus oleh Korporasi. Selain itu, pembayaran balik pinjaman dibuat melalui potongan hasil jualan dan peserta dikehendaki membuat simpanan wajib sebanyak 10% daripada pendapatan bersih. Konsep Perladangan Secara Kontrak ini juga menghendaki peserta projek menandatangani perjanjian dengan Korporasi dan perlu menyediakan cagaran tanah hak milik peserta. Cagaran tersebut merupakan jaminan terhadap pinjaman yang diberikan kepada peserta projek. Pihak Korporasi akan melantik Syarikat tempatan untuk membekalkan anak ayam dan makanan ayam sahaja kepada Korporasi. Pihak Syarikat juga akan membeli semua hasil ternakan daripada Korporasi. Korporasi seterusnya akan membekalkan input pertanian secara kredit yang merangkumi bahan binaan reban, anak ayam, makanan ayam, ubat dan pengangkutan kepada peserta. Pembayaran balik pinjaman akan dibuat melalui potongan hasil jualan ayam peserta. Semua lebihan pendapatan selepas potongan pinjaman merupakan pendapatan bersih peserta Keperluan Kewangan Bagi memastikan projek dapat dilaksanakan mengikut perancangan, bajet yang munasabah haruslah dirangka supaya pihak berkenaan dapat mempertimbangkan peruntukan berdasarkan projek yang akan dilaksanakan. Oleh itu, Korporasi telah merangka keperluan kewangan yang diperlukan berjumlah RM juta bagi mencapai projek yang dirancang. Keperluan kewangan adalah seperti di Jadual

217 Jadual 70 Bajet Keperluan Kewangan Tahun 2001 Hingga 2004 Bajet Yang Diperlukan Tahun Kewangan (RM Juta) Jumlah Sumber : Fail Bajet Korporasi Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Sumber tenaga manusia adalah merupakan faktor penting bagi memastikan projek dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Oleh yang demikian struktur organisasi yang merangkumi sumber tenaga manusia yang bersesuaian dengan tanggungjawab yang diamanahkan adalah penting dan perlu dititik berat semasa merancang sesuatu projek. Tanpa mengambil kira sumber tenaga yang bersesuaian dan mencukupi semasa membuat perancangan ini akan mengakibatkan perancangan tersebut tidak akan mencapai matlamatnya. Selain itu, perancangan perjawatan dan latihan kepada anggota Korporasi juga perlu diberi perhatian. Bagi tujuan itu, Bahagian Poultry telah diberi tanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan projek penternakan ayam daging ini Perjanjian Dengan Pembekal/Pembeli Bagi tujuan menjaga kepentingan semua pihak yang terlibat dengan projek ini terutamanya Korporasi, pihak Korporasi akan menandatangani perjanjian dengan Syarikal pembekal input/pembeli hasil ternakan. Draf perjanjian ini dirangka oleh Bahagian Undang-undang Korporasi. Antara perkara penting yang akan diliputi perjanjian itu adalah mengenai pembekalan anak ayam, makanan ayam, kaedah dan tempoh pembayaran, deposit jaminan/bon pelaksanaan, dan pembelian/pasaran ayam ternakan Penanda Aras Bagi memastikan projek ini dilaksanakan dengan sempurna dan mencapai matlamatnya adalah wajar amalan atau piawaian yang diguna pakai oleh pihak lain dijadikan sebagai penanda aras semasa merancang dan melaksanakan projek. Penanda aras ini penting untuk menentukan yang terbaik dan sebagai asas pengukuran. Untuk maksud operasi, Korporasi akan menggunakan kaedah yang diguna pakai oleh Persatuan Penternak Sabah ( Sabah Live Stock Association) yang mempunyai garis panduan yang terbukti berkesan. 196

218 Jawatankuasa Yang Diwujudkan Di peringkat perancangan juga adalah penting untuk menentukan pihak atau jawatankuasa yang diberi tanggungjawab untuk merancang dan memantau pelaksanaan projek bagi memastikan projek telah dirancang dengan teliti dan pelaksanaan dipantau dengan sempurna. Satu Jawatankuasa akan diwujudkan untuk memantau projek ini. Jawatankuasa ini akan membuat laporan berkala untuk menerangkan kemajuan dan permasalahan projek Kaedah Pemantauan Bagi memastikan pelaksanaan projek ini berjalan dengan lancar pihak Korporasi akan mempertanggungjawabkan Bahagian Poultry untuk memantau pelaksanaan projek. Kaedah pemantauan akan dibuat dengan cara membuat lawatan ke tapak projek dan laporan akan dibuat untuk dibentang dalam Jawatankuasa Pengurusan. Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya perancangan bagi projek ini telah dibuat dengan memuaskan. Semua elemen penting terutamanya mengenai garis panduan, keperluan kewangan, struktur perjawatan dan latihan serta perwujudan jawatankuasa telah diambil kira semasa perancangan dirangka PELAKSANAAN Pemeriksaan Audit terhadap pelaksanaan projek mendapati perkara seperti berikut: Kajian Kemungkinan Kajian kemungkinan ini penting untuk menentukan projek boleh dilaksanakan serta berdaya maju bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, projek ini perlu mendapat bekalan anak ayam yang berterusan serta sumber makanan ayam yang mencukupi dan mempunyai penternak yang berpotensi untuk memajukan projek secara berterusan. Semakan Audit mendapati pihak Korporasi tidak ada membuat sebarang kajian berkaitan projek seumpama ini sebelum projek ini dilaksanakan Pemilihan Peserta a) Buku Daftar Permohonan Setiap permohonan peserta hendaklah dicatatkan di buku daftar. Buku daftar ini bertujuan untuk memudahkan semakan dibuat terhadap status sesuatu permohonan apabila diperlukan. Semakan Audit mendapati Korporasi telah menyelenggara satu buku daftar untuk merekod semua permohonan yang diterima. b) Jawatankuasa Pemilihan Sebagai langkah memastikan pemilihan peserta adalah teratur maka satu jawatankuasa wajar diwujudkan untuk memilih dan membuat penilaian terhadap permohonan berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati Korporasi telah mewujudkan Jawatankuasa Pemilihan dan proses pemilihan telah 197

219 dibuat dengan memuaskan. Semakan Audit terhadap 38 sampel fail peserta juga mendapati kesemua peserta tersebut telah memenuhi syarat yang telah ditetapkan oleh garis panduan. Pada pendapat Audit, daftar permohonan telah diselenggarakan dengan memuaskan. Manakala proses pemilihan yang dikendalikan oleh Jawatankuasa Pemilihan telah dibuat dengan teratur Perjanjian Korporasi Dengan Peserta Perjanjian telah ditandatangani antara Korporasi dengan setiap peserta yang terpilih. Secara amnya, syarat perjanjian yang ditandatangani telah menjaga kepentingan Korporasi dan Kerajaan. Semakan Audit terhadap perjanjian dan pematuhan syarat perjanjian mendapati perkara berikut : a) Cagaran Sebagai jaminan kepada pinjaman oleh peserta, Klausa 5.4 dan 5.5, perjanjian menghendaki peserta mengemukakan dokumen hak milik tanah yang sah sebagai cagaran. Jika peserta gagal menjelaskan bayaran balik pinjaman, Korporasi boleh mengambil tindakan undang-undang untuk melelong cagaran tersebut. Selain itu, bayaran cukai setem, yuran perkhidmatan, yuran guaman dan bayaran lain yang berkaitan adalah tanggungjawab peserta. Semakan Audit mendapati semua peserta yang mendapat kemudahan pinjaman telah mengemukakan cagaran hak milik tanah. Mengikut Klausa , Korporasi boleh mengambil tindakan melelong hak milik tanah berkenaan sekiranya peserta gagal menjelaskan bayaran balik pinjaman. Semakan Audit mendapati 14 peserta telah tidak aktif dan mempunyai baki pinjaman berjumlah RM0.91 juta. Manakala 5 peserta lain yang mempunyai baki pinjaman berjumlah RM0.25 juta telah berhenti penyertaan. Bagaimanapun, Korporasi tidak mengambil tindakan melupuskan cagaran peserta berkenaan. Butiran lengkap mengenainya adalah seperti di Jadual 71 dan 72. Jadual 71 Baki Pinjaman Bagi Peserta Yang Tidak Aktif Bil. Kawasan Bilangan Baki Pinjaman Belum Selesai Peserta (RM Juta) 1. Beaufort Papar Penampang Tuaran Jumlah Sumber: Fail Pinjaman Korporasi 198

220 Jadual 72 Baki Pinjaman Bagi Peserta Yang Telah Berhenti Bil. Kawasan Bilangan Peserta Baki Pinjaman Belum Selesai (RM Juta) 1. Beaufort Papar Jumlah Sumber: Fail Pinjaman Korporasi Pada pendapat Audit, baki pinjaman peserta dapat dikurangkan jika tindakan tegas diambil dengan segera, terutamanya bagi tunggakan bayaran balik pinjaman yang melebihi 3 bulan serta lelongan cagaran hak milik tanah dibuat bagi kes peserta yang telah berhenti. b) Nilai Cagaran Untuk memastikan cagaran hak milik tanah dapat menjamin jumlah pinjaman yang diluluskan, adalah wajar cagaran tersebut dibuat penilaian. Semakan Audit mendapati 38 peserta yang mendapat pinjaman berjumlah RM1.31 juta telah mengemukakan hak milik tanah masing-masing sebagai cagaran. Bagaimanapun, adalah didapati Korporasi tidak membuat penilaian terhadap hak milik tanah berkaitan. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada nilai cagaran tersebut dapat menampung jumlah pinjaman sekiranya peserta gagal membuat bayaran balik. Pada pendapat Audit, penilaian terhadap tanah yang dicagarkan oleh peserta hendaklah dibuat bagi memastikan pinjaman yang diluluskan dapat dilindungi ataupun nilaian sebenar dijadikan asas had pinjaman yang boleh diluluskan. c) Gadaian Cagaran Bagi membolehkan tindakan lelongan hak milik tanah yang dikemukakan sebagai cagaran diambil, Korporasi hendaklah mendaftarkan suratan gadaian hak milik tanah sebagai sekatan hak milik Korporasi yang mempunyai hak atau kepentingan terhadap cagaran seperti dinyatakan pada Klausa 5.5, surat perjanjian. Semakan Audit mendapati dokumen hak milik tanah 6 peserta yang mendapat pinjaman berjumlah RM0.33 juta tidak dibuat perakuan sekatan hak milik dan suratan gadaian juga tidak dilengkapkan. Pada pendapat Audit, Korporasi hendaklah memastikan setiap dokumen hak milik tanah diperakukan dengan sekatan hak milik melalui pendaftaran suratan gadaian di Jabatan Tanah Dan Ukur bagi menjaga kepentingan Korporasi dan Kerajaan. 199

221 d) Penjualan Hasil Ternakan Perjanjian juga menghendaki hasil ternakan peserta dijual kepada Korporasi dan tidak kepada pihak lain tanpa kebenaran bertulis dari Korporasi. Mengikut rekod adalah didapati setiap peserta telah menjual hasil ternakan kepada Korporasi. Pada pendapat Audit, jualan hasil ternakan telah dibuat mengikut perjanjian. e) Simpanan Wajib Peserta Klausa 15.6, surat perjanjian menyatakan Korporasi akan menahan 5% daripada pendapatan bersih hasil jualan ternakan ayam sebagai simpanan wajib peserta. Wang simpanan wajib tersebut telah diakaunkan di bank atau institusi kewangan berlesen yang ditetapkan. Korporasi boleh membuat potongan daripada simpanan ini untuk menyelesaikan baki pinjaman peserta yang tertunggak atau belum dijelaskan. Semakan Audit mendapati potongan 10% simpanan wajib telah dibuat daripada pendapatan bersih peserta setiap pusingan jualan ternakan. Bagaimanapun, Korporasi hendaklah juga membuat potongan daripada simpanan wajib peserta yang masih ada baki pinjaman yang belum selesai di mana peserta tersebut tidak lagi aktif atau berhenti. Pada pendapat Audit, Korporasi telah membuat potongan sewajarnya dengan memuaskan Latihan Kepada Peserta Mengikut garis panduan yang ditetapkan setiap peserta yang berjaya dipilih dikehendaki mengikuti latihan penternakan ayam sebelum memulakan projek. Latihan ini penting supaya peserta tahu untuk mengamalkan kaedah pengurusan penternakan moden agar pulangan hasil projek adalah seperti dirancangkan. Semakan Audit mendapati Korporasi telah menganjurkan 4 kursus sepanjang pelaksanaan projek ini. Jenis kursus yang diadakan ialah Teknik Pengurusan Ayam Daging, Pengurusan Ternakan Ayam Daging, Asas Ternakan Ayam dan Program Kesihatan Ayam Daging. Bagaimanapun, semakan terhadap 38 fail peserta mendapati maklumat kursus bagi 18 peserta tidak difailkan. Oleh itu, tidak dapat dipastikan sama ada peserta berkenaan telah mengikuti kursus berkaitan atau sebaliknya. Korporasi hendaklah memastikan maklumat kursus yang dihadiri adalah disimpan dengan teratur untuk rujukan dan pengesahan. Pada pendapat Audit, jenis latihan yang diberikan kepada peserta adalah bersesuaian dengan bidang projek yang dijalankan Bekalan Ayam Kepada Peserta Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 Korporasi telah membekalkan anak ayam, makanan ayam dan ubat-ubatan kepada peserta seperti yang dinyatakan mengikut perjanjian. Namun demikian, disebabkan masalah kewangan pihak Korporasi tidak berupaya untuk membekalkan semua input pertanian. Semasa lawatan Audit pada awal 200

222 bulan Ogos 2004 di Daerah Beaufort, pihak Korporasi hanya mampu membekalkan 3,000 ekor anak ayam kepada seorang peserta sahaja. Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya, perjanjian dan kontrak telah dipatuhi oleh pihak terlibat kecuali aspek bayaran balik pinjaman oleh peserta Perjanjian Dengan Pembekal/Pembeli Bagi melaksanakan projek ini, Korporasi telah menandatangani perjanjian dengan syarikat swasta pada bulan Disember 1990 bagi membekalkan anak ayam, makanan ayam dan pembelian hasil ternakan peserta. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut: a) Kualiti Bekalan Anak Ayam Kualiti anak ayam yang dibekalkan telah dinyatakan dengan jelas dalam kontrak berasaskan piawaian yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Haiwan. Contohnya anak ayam hendaklah diberikan vaksin sebelum dihantar kepada penternak. Semakan Audit terhadap dokumen berkaitan pembekalan anak ayam kepada penternak mendapati anak ayam yang dibekalkan telah menepati syarat perjanjian. b) Pembelian Ayam Daging Mengikut kontrak, syarat Syarikat hendaklah membeli semua hasil ternakan peserta melalui Korporasi. Oleh itu, Korporasi tidak perlu mencari pasaran kerana urusan pembelian dan pemasaran adalah tanggungjawab Syarikat. Semakan Audit mendapati pihak Syarikat telah membeli semua hasil ternakan penternak melalui korporasi seperti yang ditetapkan oleh perjanjian. c) Deposit/Bon Pelaksanaan Mengikut Klausa 11 dan sub Klausa (Kaedah Bayaran), Korporasi dikehendaki mengemukakan wang deposit berjumlah RM100,000 sebagai jaminan di mana akan dipotong sekiranya ada tunggakan bayaran oleh Korporasi kepada Syarikat. Bagaimanapun, tidak ada klausa yang sama diwujudkan menetapkan supaya Syarikat juga perlu mengemukakan deposit sebagai jaminan jika tidak dapat membuat bayaran belian ayam yang sepatutnya kepada Korporasi. Semakan lanjut mendapati pihak Syarikat juga tidak dikehendaki mengemukakan bon pelaksanaan seperti yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan Bekalan yang dibeli daripada Syarikat pada tahun 2001 adalah berjumlah RM9.42 juta, tahun 2002 berjumlah RM8.42 juta, tahun 2003 berjumlah RM6.64 juta dan tahun 2004 berjumlah RM0.37 juta. Berdasarkan jumlah pembelian tersebut nilai bon pelaksanaan yang patut dikenakan ialah RM0.47 juta dan tempoh bon pelaksanaan hendaklah keseluruhan tempoh kontrak. Bon pelaksanaan hendaklah dibuat dalam bentuk jaminan bank atau insurans. 201

223 Pada pendapat Audit, bagi menjaga kepentingan Kerajaan, deposit atau bon pelaksanaan hendaklah dinyatakan sebagai salah satu syarat penting perjanjian. d) Denda Atau Faedah Kelewatan Bayaran Semakan Audit juga mendapati tidak ada klausa mengenai denda atau faedah yang boleh dikenakan jika Syarikat lewat membuat bayaran. Keadaan ini membolehkan Syarikat bebas melewatkan bayaran kepada Korporasi tanpa dikenakan sebarang denda atau faedah. Secara langsung juga keadaan ini menyebabkan Korporasi kehilangan manfaat kewangan berbentuk hasil denda atau faedah. Pada pendapat Audit, denda atau faedah disebabkan kelewatan membuat bayaran mestilah dimasukkan sebagai syarat perjanjian. e) Tempoh Kontrak Mengikut perjanjian, kontrak ini bermula pada awal November 1990 dan berkuat kuasa sekurang-kurangnya 5 tahun selagi tidak ada pihak mengeluarkan notis pemberhentian. Mana-mana pihak yang ingin menamatkan kontrak hendaklah mengeluarkan notis bertulis 6 bulan sebelum tarikh kontrak itu hendak ditamatkan. Pada pendapat Audit, setiap perjanjian hendaklah dinyatakan tarikh luput dan sekiranya perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal memuaskan maka perjanjian berkenaan boleh diperbaharui. f) Tunggakan Bayaran Mengikut perjanjian, Syarikat akan membeli hasil ternakan peserta projek ini melalui Korporasi. Semakan Audit mendapati pada tahun 1995 hingga 2004, Syarikat tidak membuat bayaran sepenuhnya bagi pembelian hasil ternakan ayam peserta. Kurangan bayaran terkumpul belum terima daripada Syarikat pada tahun berkenaan berjumlah RM1.50 juta. Jika faedah atas kadar 1% sebulan selama setahun dikenakan terhadap kurangan bayaran tersebut, Korporasi akan menerima hasil faedah terkumpul berjumlah RM0.41 juta menjadikan kurangan bayaran keseluruhan berjumlah RM1.91 juta. Butiran lanjut kurangan bayaran tersebut adalah seperti di Jadual

224 Jadual 73 Kurangan Bayaran Terkumpul Syarikat Kepada Korporasi Tahun Bayaran Sepatutnya (RM Juta) Bayaran Diterima (RM Juta) Kurangan/ (Lebihan) Bayaran (RM Juta) Faedah 1% Sebulan Jika Dikenakan (RM Juta) Kurangan Bayaran Terkumpul (RM Juta) (0.35) Jumlah Sumber: Fail Pembelian Hasil Ternakan Korporasi Nota: Faedah atas kadar 1% sebulan jika dikenakan terhadap kurangan bayaran setiap tahun berjumlah RM0.41 juta. Pihak Audit berpendapat, tindakan lebih tegas hendaklah diambil untuk mendapatkan tunggakan bayaran terkumpul termasuk tindakan undangundang sekiranya perundingan pembayaran tidak dicapai Keperluan Kewangan Bagi memastikan projek dapat dilaksanakan dengan jayanya adalah bergantung kepada kewangan yang mencukupi. Semakan Audit terhadap rekod kewangan projek mendapati perkara berikut: a) Peruntukan Dan Perbelanjaan Berbanding Hasil Ternakan Pada tahun 2001 hingga 2004, Korporasi telah menerima peruntukan berjumlah RM0.99 juta (0.5%) berbanding bajet yang dipohon berjumlah RM juta. Analisis Audit mendapati dengan peruntukan tersebut Korporasi masih dapat mengeluarkan hasil ternakan berjumlah RM30 juta bagi tempoh yang sama. Maklumat lengkap peruntukan diterima dan dibelanjakan serta hasil ternakan ayam yang diperolehi pada tahun 2001 hingga 2004 adalah seperti di Jadual 74. Jadual 74 Peruntukan, Perbelanjaan Dan Pendapatan Kasar Pada Tahun 2001 Hingga 2004 Tahun Bajet Yang Dipohon (RM Juta) Peruntukan Diterima Dan Dibelanjakan (RM Juta) Pendapatan Kasar Yang Diperoleh (RM Juta) Jumlah Sumber: Fail Bajet Kewangan Korporasi 203

225 Pada pendapat Audit, Korporasi telah membelanjakan peruntukan yang diterima dengan memuaskan tanpa pembaziran. b) Pendapatan Dan Perbelanjaan Projek Mulai tahun 2001 hingga 2004 Korporasi berjaya memperolehi lebihan pendapatan berjumlah antara RM0.29 juta hingga RM2.74 juta satu tahun. Secara keseluruhannya keuntungan yang diperolehi pada tahun 2001 hingga 2004 adalah berjumlah RM5.15 juta. Butiran terperinci mengenai lebihan pendapatan projek adalah seperti di Jadual 75. Jadual 75 Pendapatan Dan Perbelanjaan Projek Tahun Pendapatan Projek Perbelanjaan Projek Lebihan/(Kurangan) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) Jumlah Sumber: Lejar Perbelanjaan Korporasi Keperluan Guna Tenaga Bagi tujuan untuk menentukan projek ini dilaksanakan dengan jayanya memerlukan anggota pengurusan yang mahir, berkelayakan dan mempunyai anggota yang mencukupi serta diberikan latihan berkaitan dari semasa ke semasa. Semakan Audit terhadap rekod berkaitan keperluan guna tenaga mendapati perkara berikut: a) Struktur Pengurusan Bagi tujuan pengurusan projek, Bahagian Poultry telah diberi tanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan projek penternakan ayam daging ini. Antara fungsi Bahagian ini ialah bertanggungjawab terhadap pengurusan, pentadbiran, kewangan projek dan aspek teknikal pengurusan projek. Bahagian ini diketuai oleh Pengurus Kanan dan dibantu oleh Pegawai Veterinar dan Penunjuk Cara. Bagi menjalankan aktivitinya Bahagian ini dibahagikan kepada 3 Seksyen iaitu Pentadbiran, Operasi dan Perakaunan. Secara amnya Pengurus Projek Kanan dibantu oleh 2 Pegawai Veterinar dan 8 Penunjuk Cara Projek yang bertanggungjawab terhadap aspek pengurusan teknikal dan pelaksanaan projek ternakan. Di Seksyen Pentadbiran Dan Akaun, ada seorang Pegawai Akaun dan Pegawai Eksekutif serta kakitangan sokongan yang bertanggungjawab terhadap pentadbiran dan kewangan projek. Bagi memastikan penghantaran bekalan input kepada peserta dan juga pembelian serta pemasaran hasil ternakan peserta berjalan lancar, seorang Penolong Pengurus Projek yang dibantu oleh Pembantu Pemasaran dan 6 orang pemandu ditempatkan di projek ini. Senarai kakitangan 204

226 dan perjawatan bagi struktur pengurusan projek ini adalah seperti di Jadual 76. Jadual 76 Struktur Pengurusan Bahagian KPD Poultry Bil. Nama Jawatan Bahagian Gred Jawatan Jawatan Diluluskan Jawatan Diisi 1. Pengurus Projek Kanan Ketua G Pegawai Veterinar Operasi G Pegawai Eksekutif Pentadbiran N Pegawai Akaun Perakaunan W Pen. Pengurus Projek Operasi G Penunjuk cara Projek Operasi G Pem. Pemasaran Operasi E Kerani Akaun Kanan Perakaunan N Kerani Pentadbiran N Jurutaip Pentadbiran N Pemandu Pentadbiran R Mekanik Pentadbiran R Jumlah Sumber: Rekod Perjawatan Korporasi Pada pendapat Audit, bilangan kakitangan yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan projek ini adalah mencukupi dan mampu untuk melaksanakan tugas dengan sempurna. Selain itu, jawatan yang memerlukan kepakaran teknikal telah diisi dan telah menjalankan tugas dengan sempurna. b) Pengurusan Projek Semakan Audit mendapati proses dan pengurusan projek telah dibuat mengikut garis panduan yang ditetapkan. Pengurusan projek yang diketuai oleh Pengurus Projek Kanan telah melaksanakan tanggungjawab mereka dengan baik bermula daripada pemilihan peserta, latihan, lawatan ke kawasan projek oleh Pegawai Veterinar dan Penunjuk Cara Projek hingga penyimpanan akaun simpanan peserta. Semakan terhadap 38 fail peserta juga mendapati rekod dan laporan hasil lawatan kawasan projek juga telah difailkan dengan teratur. Pada pendapat Audit, proses dan pengurusan projek secara amnya adalah sempurna di mana setiap peringkat proses kerja dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan Pemasaran Hasil Ternakan Strategi pelaksanaan projek ialah berdasarkan pakej pembangunan yang lengkap di mana elemen penting dalam pakej ini ialah strategi pemasaran. Pakej ini menetapkan pemasaran hasil ternakan diuruskan sepenuhnya oleh Korporasi dengan membeli semua hasil ternakan keluaran peserta projek. Semakan Audit mendapati Korporasi telah 205

227 memeterai perjanjian dengan satu syarikat untuk tujuan membeli semua hasil ternakan dari Korporasi untuk dipasarkan. Sepanjang tempoh pelaksanaan projek, peserta tidak mempunyai masalah pemasaran hasil ternakan kerana telah dibeli oleh Korporasi dan Korporasi menjualnya kepada Syarikat. Selain itu, Syarikat ini juga terlibat dengan perniagaan eksport ayam daging ke negara Brunei. Kuantiti ayam daging yang dibeli untuk pemasaran oleh Syarikat adalah seperti di Jadual 77. Jadual 77 Belian Dan Pemasaran Hasil Ternakan Ayam Belian Dan Pemasaran Hasil Ternakan Ayam Tahun Bilangan (Juta Ekor) Berat (Juta Kg) Nilai (RM Juta) Jumlah Sumber: Fail Penjualan Ternakan Korporasi Pada pendapat Audit, pemasaran hasil ternakan dibuat seperti yang dirancang. Semua hasil ternakan telah dibeli dan dipasarkan oleh Syarikat bersesuaian dengan konsep Perladangan Secara Kontrak yang dilaksanakan oleh Korporasi Status Peserta Projek Status terkini peserta projek adalah dinilai daripada aspek penglibatan dan komitmen mereka menjayakan sasaran yang dirancang. Semakan Audit terhadap fail projek dan lawatan ke tapak projek mendapati perkara berikut:- a) Peserta Aktif / Tidak Aktif Semakan Audit terhadap fail peserta mendapati sehingga bulan Disember 2004, hanya 69 daripada 165 peserta sahaja masih aktif dan baki 96 peserta yang lain adalah tidak aktif dan telah berhenti. Bagi peserta yang aktif, adalah didapati mereka masih berminat untuk menternak ayam dan mempunyai reban yang masih elok serta tenaga kerja yang mencukupi. Status terkini peserta projek mengikut kawasan adalah seperti di Jadual

228 Jadual 78 Status Terkini Peserta Projek Bil Kawasan Status Terkini Peserta Jumlah Aktif Tidak Aktif Berhenti Peserta 1. Kota Kinabalu Tuaran Penampang Papar Beaufort Jumlah Sumber: Laporan Kemajuan Peserta Korporasi Pada pendapat Audit, status terkini peserta projek adalah tidak memuaskan di mana hanya 69 peserta (41.8%) yang aktif berbanding 165 peserta yang berdaftar pada peringkat awal pelaksanaan projek. b) Lawatan Audit Ke Kawasan Projek Bagi menentukan status terkini projek, lawatan Audit ke kawasan projek bersama dengan pegawai Korporasi telah diadakan di 2 kawasan iaitu Papar dan Beaufort yang melibatkan 38 reban ayam peserta. Hasil daripada lawatan tersebut mendapati perkara berikut: i) Hanya 2 peserta projek masih menternak ayam iaitu seorang peserta di Beaufort yang mendapat bekalan input 3,000 anak ayam dari Korporasi, manakala seorang peserta di Papar menerima input 5,000 anak ayam dari syarikat swasta. ii) Keadaan reban yang rosak teruk. iii) Reban sudah tidak ada. iv) Tanah tapak reban sudah dijual. v) Pemilik/peserta sudah berpindah. vi) Peserta aktif masih menunggu anak ayam dari Korporasi. Foto 8 dan 9 adalah di antara lokasi kawasan projek yang telah dilawati. 207

229 Foto 8 Reban Rosak Teruk Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh: 7 Ogos 2004 Lokasi: Reban Ayam Milik Seorang Peserta di Membakut, Beaufort. Foto 9 Anak Ayam Dipelihara Oleh Peserta Aktif Berusia 15 Hari Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh: 7 Ogos 2004 Lokasi: Reban Ayam Milik Seorang Peserta di Beaufort. 208

230 Pada pendapat Audit, berdasarkan temu bual dengan peserta dan gambar tersebut di atas menunjukkan majoriti peserta masih memerlukan bantuan Korporasi untuk meneruskan projek ternakan ayam dan khidmat nasihat mengenai pengurusan kandang yang berterusan. Selain itu, peserta juga masih mempunyai baki pinjaman yang tertunggak sejak tahun c) Bayaran Balik Pinjaman Korporasi mengeluarkan pinjaman kepada peserta bagi membiayai pembinaan reban ayam dan bekalan input pertanian iaitu anak ayam, makanan ayam, ubatubatan dan lain-lain. Semakan Audit mendapati bayaran balik pinjaman bagi 90 peserta berjumlah RM2.75 juta masih tertunggak. Kawasan Papar mempunyai 47 peserta tidak membuat bayaran balik berjumlah RM1.23 juta, Beaufort ada 34 peserta dengan baki berjumlah RM0.73 juta, lima peserta di Penampang dengan tunggakan berjumlah RM0.51 juta dan 4 peserta di Tuaran dengan tunggakan berjumlah RM0.28 juta. Selain itu, adalah didapati 14 peserta telah berhenti, tidak aktif dan tidak berkeupayaan tetapi masih mempunyai tunggakan berjumlah RM0.91 juta dengan Korporasi. Prestasi bayaran balik pinjaman yang tidak memuaskan telah menyebabkan aliran tunai Korporasi terjejas untuk membiayai pinjaman kepada lebih ramai peserta lain menyertai projek ini. Pada pendapat Audit, prestasi bayaran balik pinjaman peserta adalah kurang memuaskan dan Korporasi hendaklah mengambil tindakan segera bagi memastikan peserta menyelesaikan tunggakan bayaran balik pinjaman Sasaran Dan Pencapaian a) Kumpulan Sasar Kumpulan sasaran bagi pelaksanaan projek ini ialah penternak kecil sepenuh masa yang mempunyai tanah milik sendiri sebagai cagaran. Semakan Audit terhadap latar belakang kumpulan sasaran projek mendapati semua peserta adalah tergolong dari kumpulan sasaran dan menepati kriteria yang ditetapkan. Manakala sasaran pelaksanaan projek seperti yang dirancang ialah Kota Kinabalu, Tuaran, Penampang, Papar dan Beaufort. Pemeriksaan Audit mendapati projek telah dilaksanakan di kawasan sasaran seperti dirancang. Bilangan peserta paling ramai ialah di kawasan Papar iaitu 74 peserta (45%) daripada 165 peserta yang menyertai projek ini. Bilangan peserta mengikut kawasan sasaran projek adalah seperti di Jadual

231 Jadual 79 Bilangan Peserta Mengikut Kawasan Sasaran Projek Bil. Kawasan Sasaran Bilangan Peserta Peserta (%) 1. Kota Kinabalu Tuaran Penampang Papar Beaufort Jumlah Sumber: Fail Perancangan Korporasi Pada pendapat Audit, pelaksanaan projek berdasarkan kumpulan sasaran dan kawasan sasaran adalah menepati setiap aspek seperti yang dirancang. b) Pencapaian Sasaran Pengeluaran Semasa merancang projek ini, pihak Korporasi mensasarkan pada tahun 2000, bilangan peserta akan bertambah menjadi 250 orang dengan keluaran 7 juta ekor ayam dan keluaran purata 7,000 ekor ayam bagi satu pusingan setiap peserta. Korporasi telah merancang untuk meningkatkan pengeluaran ayam dari aspek bilangan peserta dan juga keluaran daging ayam. Namun demikian pihak Korporasi tidak menetapkan sasaran peratusan keluaran ayam dari projek ini untuk memenuhi tahap sara diri keperluan ayam daging Negeri Sabah. Analisis Audit seterusnya mendapati sasaran yang ditetapkan dari segi bilangan peserta dan keluaran telah tidak dicapai oleh kerana 111 orang sahaja menyertai projek dengan keluaran 2.23 juta ekor ayam pada tahun Pencapaian ini juga merosot setakat pertengahan tahun 2004 di mana 27 orang sahaja peserta yang mengeluarkan hasil sejumlah 197,400 ekor ayam bersamaan purata 1,827 ekor ayam bagi setiap peserta bagi satu pusingan. Semakan Audit pada bulan Ogos 2004 mendapati hanya 1 peserta sahaja yang masih beroperasi. c) Sasaran Pendapatan Peserta Prestasi pencapaian peserta projek ini dilihat daripada aspek pendapatan dan akaun simpanan wajib peserta. Prestasi pencapaian peserta projek adalah seperti berikut: i) Pendapatan Peserta Bagi Setiap Pusingan Anggaran yang disediakan menetapkan kos seekor ayam akan memberikan pulangan bersih sejumlah RM0.48 setelah ditolak bayaran balik pinjaman. Mengikut perjanjian, pinjaman adalah dijangkakan selesai dibayar selepas 25 pusingan ternakan. Selepas sahaja pinjaman dilunaskan, pulangan yang diperolehi bagi seekor ayam dijangka meningkat menjadi RM0.73 setiap pusingan. Oleh itu, adalah didapati projek ini berdaya maju dengan pulangan 210

232 yang munasabah kepada peserta. Analisis Audit terhadap 12 peserta bagi 3 pusingan jualan ternakan antara tahun 2001 hingga 2004 menunjukkan 8 peserta telah berjaya mendapat keuntungan antara RM0.21 hingga RM1.18 bagi seekor ayam, manakala 4 peserta lagi mengalami kerugian antara RM0.03 hingga RM0.28 bagi seekor ayam. Punca kerugian tersebut ialah kerana kadar kematian ayam yang tinggi iaitu antara 23% hingga 36%. Pada pendapat Audit, projek ini telah memberi pulangan dan pendapatan yang menguntungkan kepada peserta serta telah mencapai sasaran yang ditetapkan. ii) Pendapatan Peserta Secara Keseluruhan Secara amnya, pendapatan peserta projek ini telah meningkat semasa menyertai projek ini. Sepanjang tempoh tahun 2001 hingga 2004, peserta telah berjaya memperolehi pendapatan kasar berjumlah RM32.62 juta dan pendapatan bersih RM3.35 juta. Pendapatan purata bersih peserta yang berjaya mengeluarkan hasil ialah RM10,671. Selain itu, peserta juga telah berjaya membuat simpanan wajib berjumlah RM0.32 juta. Butiran terperinci mengenai pendapatan peserta secara keseluruhannya adalah seperti di Jadual 80. Jadual 80 Pendapatan Peserta Secara Keseluruhan Pendapatan Peserta Purata Tahun Bilangan Peserta Berjaya Kasar (RM Juta) Bersih (RM Juta) Simpanan Wajib Peserta (RM Juta) Pendapatan Bersih Peserta (RM Juta) Jumlah Sumber : Rekod Fail Pendapatan Korporasi Pihak Audit berpendapat projek ini telah dapat meningkatkan pendapatan peserta seperti dirancang. Namun begitu, pendapatan purata bersih peserta ini tidak dapat dipertahankan apabila hasil keluaran ternakan berkurangan akibat bekalan input tidak diperolehi. iii) Simpanan Wajib Peserta Konsep projek Perladangan Secara Kontrak menetapkan setiap peserta dikehendaki menyimpan 5% daripada pendapatan ternakan ayam sebagai simpanan wajib di mana wang ini akan ditolak daripada bayaran hasil ternakan peserta. Semakan Audit mendapati bayaran hasil ternakan peserta telah dibuat 211

233 potongan 10% untuk akaun simpanan wajib. Pada tahun 2001 hingga 2004, akaun simpanan wajib bagi peserta adalah berjumlah RM0.32 juta. Pada pendapat Audit, kaedah simpanan wajib peserta adalah baik dan Korporasi juga mendapat manfaat terutamanya untuk mendapatkan balik hutang tertunggak secara off set jika ada peserta yang masih mempunyai baki hutang Pencapaian Matlamat Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2004 Negeri Sabah telah mengimport juta kilogram daging ayam bernilai RM juta dari pelbagai negara, dengan Negara Belanda adalah negara terbesar dari segi kuantiti dan nilai import. Eksport ayam daging pula adalah berjumlah 6.06 juta kilogram bernilai RM17.73 juta dan Brunei adalah negara yang paling banyak mengimport ayam daging keluaran Negeri Sabah. Berdasarkan jadual di bawah kuantiti eksport hanyalah 14.5% berbanding import. Manakala nilai eksport hanyalah 7.3% berbanding nilai import. Butiran mengenai import dan eksport mengikut tahun adalah seperti di Jadual 81. Jadual 81 Import Dan Eksport Ayam Daging Negeri Sabah Tahun 2001 Hingga 2004 Import Eksport Tahun Kuantiti (Juta Kg) Nilai (RM Juta) Kuantiti (Juta Kg) Nilai (RM Juta) Jumlah Sumber : Rekod Jabatan Perangkaan/Jabatan Haiwan Dan Perusahan Ternak a) Sumbangan Kepada Sektor Keluaran Ayam Daging Tempatan Matlamat projek ini antara lain ialah untuk menyumbang kepada keluaran ayam daging tempatan seterusnya mengurangkan import ayam daging. Hasil analisis Audit mendapati dari tahun 2001 hingga 2004 secara keseluruhannya sumbangan keluaran ayam projek ini kepada tahap sara diri keperluan ayam daging Negeri adalah seperti di Jadual

234 Jadual 82 Tahap Sara Diri Bekalan Ayam Negeri Sabah Negeri Sabah (%) (%) (%) (%) Korporasi Lain-lain Pengeluar Tahap Sara Diri Sumber: Rekod Fail Korporasi Pada pendapat Audit, berdasarkan tahap sara diri, projek ayam daging masih berpotensi untuk dimajukan, tambahan lagi negara jiran seperti Brunei dan Singapura juga mengimport ayam daging dari Negeri Sabah. Projek ayam daging ini adalah berdaya maju oleh kerana Negeri Sabah adalah bebas daripada wabak penyakit seperti selesema burung yang dialami di Negara jiran khususnya Thailand sebagai contoh. b) Matlamat Sosioekonomi Matlamat projek ini antara lain ialah untuk menjadikan penternak kecil berubah menjadi penternak berskala ekonomi yang mampu berdikari setelah mendapat latihan dan bimbingan Korporasi. Setelah menyertai projek ini diharap semua peserta dapat menjadi penternak komersial tanpa bergantung kepada Korporasi dari segi bantuan input pertanian dan sebagainya. Bagaimanapun, berdasarkan analisis dan temu bual Audit semasa lawatan ke kawasan projek mendapati peserta terus mengharapkan bantuan input dari Korporasi sebelum memulakan ternakan. Sekiranya bantuan input tidak diperolehi maka reban ayam akan terbiar dan menjadi usang. Semasa lawatan hanya 2 peserta mencari alternatif mendapatkan bekalan input dari syarikat swasta. Pada pendapat Audit, matlamat untuk menjadikan penternak kecil berubah menjadi penternak berskala ekonomi tidak tercapai. Secara keseluruhannya, pada pandangan Audit pelaksanaan projek ternakan ayam daging adalah baik untuk meningkatkan pendapatan penternak. Bagaimanapun dengan peruntukan yang terhad, Korporasi tidak dapat mencapai matlamat asal untuk meningkatkan penyertaan peserta. Tambahan pula, peserta projek mempunyai baki pinjaman belum selesai dan Syarikat gagal membuat bayaran yang sepatutnya juga telah menyumbang kepada kekurangan aliran tunai Korporasi bagi membiayai pinjaman peserta baru. Selain itu, prestasi peserta juga tidak dapat menjana kepada pertumbuhan ekonomi dan peningkatan keluaran ternakan tempatan dan eksport kerana secara berterusan masih mengharapkan bantuan input dan latihan serta bimbingan dari Korporasi. 213

235 56.3 PEMANTAUAN Bagi tujuan untuk memastikan projek dilaksanakan mengikut perancangan dan garis panduan yang ditetapkan, Bahagian Poultry Korporasi telah diberi tanggungjawab untuk mengurus dan memantau pelaksanaan projek. Pemeriksaan Audit mendapati 2 mekanisme diwujudkan untuk memantau pelaksanaan projek iaitu: Lawatan Ke Kawasan Projek Sebagai langkah untuk memastikan pengurusan projek ternakan ayam daging mengikut garis panduan yang ditetapkan, Pengurus Projek Kanan Bahagian Poultry telah melantik 2 Pegawai Veterinar dan 8 Penunjuk Cara Projek untuk memantau di kawasan projek yang sedang dijalankan. Semasa lawatan ke kawasan projek, Pegawai Veterinar dan Penunjuk Cara Projek akan membuat pemeriksaan terhadap situasi semasa dan seterusnya memberi komen atau teguran kepada peserta. Butiran lawatan dan penemuan dicatatkan pada rekod di kawasan projek dan fail peserta Jawatankuasa Bagi tujuan perbincangan, mencari jalan penyelesaian dan penambahbaikan, Korporasi telah menubuhkan 4 Jawatankuasa seperti berikut: a) Jawatankuasa Peringkat Kumpulan Perbincangan Jawatankuasa ini dibuat di peringkat Bahagian Poultry pada setiap bulan yang dipengerusikan oleh Pengurus Kanan Projek. Antara perkara yang dibincangkan oleh Jawatankuasa ialah Laporan Kemajuan Bulanan Projek. b) Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan Desa Perkara berbangkit yang tidak dapat diselesaikan oleh Jawatankuasa Peringkat Kumpulan akan dibincangkan oleh Jawatankuasa ini yang dipengerusikan oleh Pengurus Besar Korporasi dengan 20 ahli. Mesyuarat ini telah diadakan pada setiap bulan dan mesyuarat terakhir ialah pada awal bulan Oktober c) Jawatankuasa Pengurusan Kanan Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengurus Besar dengan 20 keahlian untuk membincangkan hasil mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan Desa. Pada tahun 2004, Jawatankuasa ini telah mengadakan 7 mesyuarat dan mesyuarat terakhir ialah pada akhir bulan Oktober d) Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan Jawatankuasa ini juga dipengerusikan oleh Pengurus Besar dengan keahlian seramai 20 orang. Fungsi Jawatankuasa ini ialah untuk mengkaji semula dan menambahbaik tatacara atau sistem pengurusan Korporasi. Pada tahun 2001, Jawatankuasa ini telah mengkaji semula garis panduan projek ternakan ayam daging dan diganti dengan Manual Kualiti Program Perladangan Secara Kontrak 214

236 Bagi Pengeluaran Ayam Daging. Manual ini telah mendapat pengiktirafan MS ISO 9002:1994 dari MAMPU. Pada tahun 2004, Korporasi dalam proses menaik taraf manual ini bagi pengiktirafan MS ISO 9002:2000. Pada pendapat Audit, pemantauan projek ini telah dibuat dengan sempurna dan Jawatankuasa yang ditubuhkan telah menjalankan fungsinya dengan memuaskan dalam usaha memantapkan lagi pelaksanaan projek dan aktiviti Korporasi. 57. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Projek menternak ayam daging telah menunjukkan prestasi yang baik pada peringkat permulaan dari tahun 2001 hingga Namun demikian mulai tahun 2004, jumlah peserta yang mengeluarkan hasil berkurangan sebanyak 16.4% iaitu dari 165 menjadi 27 peserta dan keluaran hasil menurun daripada sebanyak 3.91 juta kilogram pada tahun 2001 menjadi 0.39 juta kilogram pada tahun Pada akhir bulan Ogos 2004 pula, bilangan peserta yang mengeluarkan hasil ialah 3.7% iaitu dari 27 menjadi 1 peserta. Berdasarkan bahawa syarikat telah gagal untuk membekalkan ayam serta berhutang daripada Korporasi, adalah dicadangkan sistem projek ini diubah supaya tidak melibatkan syarikat berkenaan, oleh itu kontrak hendaklah ditamatkan. Bekalan ayam perlu dibuat oleh Korporasi sendiri dengan peserta yang masih berminat. Selain itu, dengan tapak yang sedia ada ianya boleh dimajukan secara usaha sama dengan syarikat yang berminat. Dengan demikian, sekiranya peserta meneruskan projek mereka dengan sistem yang baru maka hutang mereka bolehlah dilunaskan secara beransur-ansur. Sistem ini seterusnya dapat menjana situasi menang-menang antara pihak terlibat. 215

237 MAJLIS PERBANDARAN TAWAU PENGURUSAN PELESENAN PREMIS PERNIAGAAN 58. LATAR BELAKANG 58.1 Majlis Perbandaran Tawau (Majlis) mempunyai kawasan perkadaran seluas 5,918 hektar dengan bilangan penduduk melebihi 300,000 orang. Kawasan pentadbirannya terbahagi kepada 7 zon utama iaitu Zon Perniagaan dan Perdagangan, Zon Tanjung Batu, Zon Kuhara Utara, Zon Sin Onn Timur, Zon Apas Selatan, Zon Tawau Lama Selatan dan Zon Luar Bandar. Antara fungsi utama Majlis adalah mengurus tadbir aktiviti perniagaan di bandar Tawau untuk menjadikannya sebagai sebuah bandar yang selamat, bersih dan selesa untuk didiami. Untuk itu, Majlis perlu mengawal aktiviti pelesenan dan penguatkuasaan berdasarkan Ordinan Kerajaan Tempatan (Sabah No. 11 Tahun 1961), Trade Licensing Ordinance (Sabah Cap. 144) dan 4 Undang-undang Kecil Majlis. Mengikut Ordinan dan Undang-undang Kecil tersebut, ada 2 jenis lesen dikeluarkan oleh Majlis kepada peniaga iaitu lesen perniagaan dan lesen operasi. Lesen perniagaan adalah dikeluarkan untuk semua jenis perniagaan yang ditetapkan. Hasil lesen perniagaan adalah merupakan hasil Kerajaan Negeri yang dipungut oleh Majlis. Manakala lesen operasi adalah lesen yang dikeluarkan di bawah Undang-undang Kecil Majlis bagi mengawal aktiviti tertentu seperti pusat hiburan dan hotel. Lesen operasi ini adalah menjadi hasil Majlis Bagi memastikan peniaga mematuhi undang-undang dan peraturan berkenaan, Majlis melaksanakan aktiviti penguatkuasaan. Antara aktiviti utama ini adalah mengawal selia semua perniagaan di kawasan Majlis bertujuan untuk memastikan peniaga mempunyai lesen yang sah dan mematuhi syarat yang ditetapkan terutama dari aspek kebersihan, ketenteraman dan keselamatan. Peniaga akan didakwa atau dikompaun jika melanggar undang-undang atau tidak mematuhi syarat lesen. 59. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada pengurusan pelesenan di premis perniagaan telah diurus dan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. 60. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan adalah meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan pengurusan pelesenan di premis perniagaan bagi tahun 2003 dan Pemeriksaan Audit telah dijalankan di Seksyen Pelesenan dan Seksyen Penguat kuasa Majlis. Sebanyak 59 premis perniagaan di sekitar bandar Tawau telah dipilih dan dilawati untuk menentukan aktiviti perniagaan yang sedang dijalankan adalah mematuhi undang-undang 216

238 dan syarat lesen. Semakan Audit dibuat terhadap fail, laporan kewangan, rekod dan daftar bagi pengeluaran lesen perniagaan dan lesen operasi serta laporan mengenai aktiviti penguatkuasaan yang dilaksanakan oleh Majlis. Penyiasatan telah dibuat dengan cara menemu bual pegawai yang terlibat dengan pengurusan pengeluaran lesen dan pasukan penguat kuasa. 61. PENEMUAN AUDIT 61.1 PERANCANGAN Perancangan yang teliti adalah penting supaya pengurusan pelesenan dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan serta meningkatkan kutipan hasil lesen. Semakan Audit terhadap perancangan Majlis mengenai pengurusan lesen perniagaan dan lesen operasi mendapati perkara seperti berikut: Dasar Dan Perundangan Majlis Perbandaran Tawau mengurus tadbir kawasan perkadaran supaya kawasannya lebih selamat, bersih dan selesa melalui aktiviti pelesenan dan penguatkuasaan. Untuk itu Ordinan Kerajaan Tempatan (Sabah No. 11 Tahun 1961), Public Entertainment Ordinance 1958, Public Health Ordinance 1960 dan Trade Licencing Ordinance (Sabah Cap. 144) digubal. Selain itu, Undang-undang Kecil Majlis terdiri daripada Advertisement By-Laws 1967, Massage Establishment By-Laws 1982, Pub and Bar Lounge Premises By-Laws 1984 dan General By-Laws 1956 turut digubal. General By-Laws merangkumi aktiviti perniagaan antara lain pasar, kilang roti dan kek, kedai makan, hotel, rumah penginapan, penjaja dan sebagainya Garis Panduan Majlis mempunyai garis panduan yang lengkap mengenai pengeluaran lesen perniagaan dan lesen operasi. Garis panduan tersebut ditakrifkan melalui Undang-undang Kecil. Sebagai contoh untuk lesen perniagaan, kadar yuran, jenis perniagaan, kelayakan, tempoh dan denda ditetapkan oleh Undang-undang tersebut. Manakala untuk pelesenan operasi bagi perniagaan seperti kedai makan, hotel, rumah penginapan dan penjaja, semua ketetapan yang penting seperti ciri-ciri keselamatan, kebersihan, kadar sewa, masa operasi dan peraturan lain yang berkaitan dihurai dengan lengkap oleh Undangundang Kecil berkaitan. Selain itu, Majlis juga menyediakan Prosedur Kualiti menggariskan tatacara serta pengendalian pengeluaran lesen. a) Kaedah Memproses Permohonan Lesen i) Permohonan baru atau pembaharuan lesen perniagaan dan lesen operasi perlu menggunakan borang tertentu. Borang tersebut boleh dibeli dari kaunter di Seksyen Pelesenan. Kerani Kaunter akan menyemak borang permohonan yang dikemukakan untuk memastikan ia lengkap diisi dan disertakan dengan semua dokumen sokongan yang dikehendaki. Semua permohonan yang 217

239 lengkap akan direkod ke Daftar Permohonan Lesen manakala borang yang tidak lengkap akan dikembalikan. Borang permohonan lesen tersebut kemudian akan dikemukakan ke Bahagian Perbendaharaan Majlis untuk penapisan sama ada pemohon mempunyai hutang dengan Majlis. Bagi pemohon yang tidak mempunyai hutang seperti cukai pintu, permohonan tersebut akan diproses. Sekiranya pemohon berhutang, maka permohonan tidak akan diproses selagi hutang tidak dijelaskan. ii) Permohonan yang telah ditapis dan tidak mempunyai masalah akan dikemukakan ke Bahagian Kejuruteraan untuk mendapatkan ulasan mengenai kesesuaian lokasi perniagaan. Jurutera akan membuat lawatan ke tapak perniagaan untuk memastikan keselamatan bangunan dan kesesuaian lokasi. Bagi permohonan untuk lesen operasi melibatkan kedai kopi, restoran, kedai gunting dan salun kecantikan, permohonan akan ditapis oleh Jabatan Kesihatan Majlis untuk mendapatkan komen atau ulasan berhubung perniagaan tersebut. Bagi perniagaan pusat rekreasi hiburan keluarga pula, kelulusan perlu diperolehi daripada Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan terlebih dahulu. Semua permohonan yang tidak mempunyai masalah seterusnya akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan untuk kelulusan. Permohonan yang diluluskan akan dibawa ke Mesyuarat Penuh Majlis untuk disahkan. iii) Piagam Pelanggan Seksyen Pelesenan menetapkan tempoh 40 hari dari tarikh permohonan diterima untuk kelulusan permohonan lesen perniagaan dan lesen operasi baru. Manakala pembaharuan lesen pula akan diluluskan selewatlewatnya 2 minggu dengan syarat permohonan disertakan bersama dokumen yang lengkap. iv) Pada tahun 2003 dan 2004, Jawatankuasa Pelesenan Majlis telah merancang untuk mengadakan 48 kali mesyuarat bagi membincangkan permohonan lesen. Jawatankuasa ini akan dipengerusikan oleh Timbalan Presiden. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan akan dikemukakan kepada Mesyuarat Penuh Majlis yang dipengerusikan oleh Presiden untuk disahkan. Surat kelulusan akan dikeluarkan kepada pemohon yang berjaya dan seterusnya meminta pemohon membuat pembayaran lesen mengikut kadar dan jenis perniagaan yang telah ditetapkan. Pemohon yang berjaya juga akan dimaklumkan tarikh serahan lesen akan dibuat setelah pembayaran dilaksanakan. Sementara itu, bagi permohonan yang gagal pula, pemohon akan dimaklumkan secara bertulis sebab permohonan tersebut ditolak. Surat tersebut akan dikeluarkan 1 hingga 2 minggu dari tarikh Mesyuarat Penuh Majlis Kaedah Penguatkuasaan Rancangan penguatkuasaan yang akan dilaksanakan adalah berdasarkan garis panduan Manual Penguatkuasaan Majlis. Manual tersebut menetapkan bahawa objektif Seksyen Penguat kuasa adalah untuk memastikan Undang-undang Kecil dan peraturan Majlis dipatuhi. Tindakan penguatkuasaan akan diambil berdasarkan kepada laporan/aduan 218

240 daripada pegawai Majlis (Inspektor) dan orang awam. Antara aktiviti penguatkuasaan yang akan dilaksanakan ialah pemeriksaan terhadap premis perniagaan, lesen perniagaan, kebersihan kawasan perniagaan serta jenis perniagaan yang diluluskan. Majlis juga boleh mendapatkan bantuan khidmat nasihat dan kakitangan daripada pasukan polis untuk melaksanakan aktiviti penguatkuasaan supaya tindakan penguatkuasaan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. Majlis boleh mengambil tindakan mengeluarkan notis peringatan, tawaran mengkompaun dan tindakan penyitaan terhadap peniaga bagi kesalahan melanggar undang-undang dan peraturan berkaitan pelesenan Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Perancangan guna tenaga dan latihan kepada anggota adalah penting ke arah melaksanakan sesuatu aktiviti secara berkesan. Untuk itu, Majlis telah merangka perkara seperti berikut: a) Penstrukturan Semula Jawatan Sejajar dengan fungsi Majlis untuk mengeluarkan 2 jenis lesen iaitu lesen perniagaan dan lesen operasi, Majlis telah menyediakan cadangan penstrukturan semula perjawatan pada tahun Pengeluaran lesen perniagaan di bawah Trade Licensing Ordinance 1948 akan dikendalikan oleh Seksyen Pelesenan Perniagaan dan akan diketuai oleh Pegawai Tadbir Gred N41. Manakala bagi pengurusan pengeluaran lesen operasi pula ia akan dikendalikan oleh Seksyen Pentadbiran Dan Pelesenan Operasi di Bahagian Perkhidmatan Masyarakat Dan Perbandaran. Seksyen ini akan diketuai oleh Pegawai Tadbir Gred N41. Seksyen Pelesenan Perniagaan akan bertanggungjawab terus kepada Timbalan Presiden Gred N54. Manakala Seksyen Pengeluaran Lesen Operasi akan bertanggungjawab kepada Pegawai Tadbir Gred N48 di Bahagian Perkhidmatan Masyarakat Dan Perbandaran. b) Latihan Latihan yang berkaitan perlu dirancang dan diberikan secara berterusan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai serta kakitangan yang terlibat dengan pengurusan pelesenan. Sistem Saraan Malaysia (SSM) menetapkan setiap kakitangan perlu diberi latihan tidak kurang 3 kali setahun. Pengurusan latihan untuk kakitangan Majlis dikendalikan oleh Bahagian Pentadbiran. Pada tahun 2003 dan 2004, Majlis tidak menetapkan latihan atau kursus yang akan dihadiri oleh kakitangan pelesenan Keperluan Peralatan Dan Kenderaan Bagi memantapkan urusan penguatkuasaan syarat pelesenan yang seterusnya boleh meningkatkan kutipan hasil, pegawai penguat kuasa perlu dilengkapkan atau dibekalkan dengan peralatan yang sesuai. Selain itu, kenderaan juga diperlukan semasa operasi penguatkuasaan dijalankan untuk mengangkut barang rampasan dan sebagainya. Pada 219

241 tahun 2003 dan 2004, Majlis tidak menyediakan perancangan untuk menambah peralatan dan kenderaan yang digunakan oleh anggota penguat kuasa Anggaran Hasil Pada tahun 2003 dan 2004, Majlis menganggarkan kutipan hasil daripada pengeluaran dan pembaharuan lesen operasi berjumlah RM1.02 juta setiap tahun. Manakala anggaran hasil sewa/lesen gerai disediakan berasingan iaitu berjumlah RM1.47 juta setiap tahun. Lesen Perniagaan pula merupakan hasil kepada Kerajaan Negeri di mana anggaran hasil akan disediakan oleh Kerajaan Negeri Kaedah Pemantauan Pemantauan terhadap pengurusan pelesenan di premis perniagaan akan dilaksanakan oleh Seksyen Pelesenan dan pihak pengurusan Majlis. Pemantauan ini akan dilaksanakan melalui mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan yang akan dipengerusikan oleh Timbalan Presiden dan Mesyuarat Penuh yang akan dipengerusikan oleh Presiden. Pemeriksaan terhadap premis perniagaan juga akan dilaksanakan oleh Inspektor Perbandaran dari semasa ke semasa. Pemeriksaan tersebut bertujuan untuk memastikan peniaga mempunyai lesen yang sah dan mematuhi undang-undang berkaitan pelesenan. Aktiviti penguatkuasaan pula akan dipantau oleh Seksyen Penguat kuasa di bawah penyeliaan Timbalan Setiausaha Operasi. Pemantauan ini akan dilaksanakan berdasarkan laporan yang diterima daripada Seksyen Pelesenan atau aduan awam. Pada pandangan Audit, perancangan untuk pengurusan pelesenan adalah memuaskan berdasarkan peruntukan undang-undang dan peraturan yang sedia ada. Selain itu, garis panduan dan manual mengenai prosedur pengeluaran lesen dan penguatkuasaan turut disediakan dengan lengkap PELAKSANAAN Semakan Audit terhadap pengurusan pelesenan di premis perniagaan yang dijalankan oleh Majlis mendapati perkara seperti berikut: Undang-Undang Pelesenan Pada masa kini, Majlis masih mengguna pakai Undang-undang Kecil yang diwujudkan antara tahun 1956 hingga 1987 sebagai rujukan bagi mengendalikan pengurusan pelesenan di premis perniagaan. Pihak Audit mendapati semakan semula belum pernah dilakukan terhadap Undang-undang Kecil tersebut. Sebagai contoh, kadar yang ditetapkan bagi lesen operasi kedai kopi ialah RM95 satu bulan, manakala kadar yang dikenakan bagi lesen operasi restoran kelas pertama ialah RM190 satu bulan. Kadar ini telah ditetapkan pada tahun 1956 dan masih diguna pakai sehingga hari ini. Bagaimanapun, Majlis telah mengambil daya usaha untuk menyemak semula kadar 220

242 lesen dan sedang dalam proses perbincangan dengan Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan dan Jabatan Peguam Besar Negeri. Pada pendapat Audit, undang-undang pelesenan perlu dikaji semula dan dipinda di mana perlu bagi menyesuaikannya dengan keadaan semasa Pemprosesan Permohonan Lesen a) Syarat Kelayakan Permohonan Lesen Semakan Audit terhadap 108 fail individu pemohon lesen pada tahun 2004 mendapati semua pemohon telah mematuhi syarat kelayakan iaitu melebihi had umur 18 tahun. Selain itu, semua permohonan tersebut juga disertakan dengan dokumen yang berkaitan seperti mana yang ditetapkan oleh garis panduan permohonan lesen perniagaan baru. Semakan Audit seterusnya mendapati semua borang permohonan yang tidak dikemukakan bersama dokumen yang lengkap dikembalikan kepada pemohon. b) Jawatankuasa Pelesenan Mengikut prosedur yang ditetapkan, permohonan lesen perniagaan dan lesen operasi baru akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelesenan untuk pertimbangan dan kelulusan sebelum disahkan semasa Mesyuarat Penuh Majlis. Pada tahun 2003 dan 2004, Jawatankuasa Pelesenan telah mengadakan 32 kali mesyuarat bagi membincang dan meluluskan permohonan lesen berbanding 48 kali mesyuarat yang dirancang bagi tempoh yang sama. Jawatankuasa ini telah dipengerusikan oleh Timbalan Presiden dan dihadiri oleh 6 pegawai Majlis iaitu Setiausaha, Timbalan Setiausaha Operasi, Penolong Pegawai Tadbir dari Seksyen Pelesenan, Penolong Pegawai Penguat kuasa, Pegawai Undang-undang dan Inspektor Kesihatan serta 8 Ahli Majlis. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa Pelesenan bukan sahaja membincangkan status permohonan lesen perniagaan baru, sebaliknya turut membincangkan masalah berkaitan permohonan lesen seperti rayuan semula lesen yang telah ditamatkan, pertukaran nama pelesen dan pertukaran lokasi perniagaan. Bagi permohonan lesen baru yang ditolak atau ditangguh, Jawatankuasa Pelesenan turut menyatakan dengan jelas sebab permohonan tersebut ditolak atau ditangguh. Laporan dan keputusan Jawatankuasa Pelesenan juga telah dibawa ke Mesyuarat Penuh Majlis yang dipengerusikan oleh Presiden Majlis dan dihadiri oleh ahli Majlis serta beberapa pegawai lain sebagai penasihat. Mesyuarat Penuh Majlis ini telah diadakan 21 kali pada tahun 2003 hingga bulan Disember 2004 berbanding 24 kali yang dirancang untuk tempoh yang sama. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini telah melaksanakan tanggungjawabnya dengan teratur dan memuaskan. 221

243 Pada pendapat Audit, kelulusan lesen telah dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan dan Jawatankuasa Pelesenan telah melaksanakan tanggungjawabnya dengan teratur Kadar Bayaran Lesen Mengikut The Tawau Municipal Council ( Market ) By-Laws 1987, kadar bayaran lesen berjaja di Pasar Baru Sri Tanjung berkuat kuasa mulai bulan Januari 1987 adalah seperti di Jadual 83. Jadual 83 Kadar Bayaran Lesen Berjaja Di Pasar Baru Sri Tanjung Jenis Lesen Sayur/ bunga/ buah (RM) Daging lembu / babi (RM) Runcit/ ikan masin (RM) Makanan (RM) Daging ayam (RM) Kelapa (RM) Kopi (RM) Kadar lesen Sumber: Undang-undang Kecil Majlis Bagaimanapun, Mesyuarat Penuh Majlis pada bulan Mei 1999 telah meluluskan kadar bayaran tambahan lesen berjaja termasuk sewa yang mengambil kira kos elektrik, air dan penyelenggaraan seperti di Jadual 84. Jadual 84 Kadar Bayaran Tambahan Lesen Berjaja Di Pasar Baru Sri Tanjung Sayur/ bunga/ Daging lembu / Runcit/ ikan Makanan Daging Kelapa Kopi Jenis Lesen buah babi masin ayam (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) i) Kadar lesen ii) Kos elektrik iii) Kos Air iv) Kos penyelenggaraan Kadar dicadangkan Kadar diluluskan oleh Majlis Sumber: Rekod di Seksyen Pelesenan Kadar bayaran tambahan tersebut mula dikuatkuasakan pada bulan Jun Kadar tersebut mempunyai 2 caj iaitu lesen dan kos overhead. Sehubungan itu, setiap penjaja diberikan lesen operasi penjaja dan mereka juga diperlukan menandatangani surat perjanjian sewa. Selain itu, kadar bayaran lesen operasi sesuatu aktiviti perniagaan adalah berdasarkan kepada kadar dan syarat yang ditetapkan oleh 222

244 Undang-undang Kecil Majlis. Beberapa syarat khas kadar bayaran bagi lesen operasi perniagaan tertentu telah ditetapkan seperti di Jadual 85. Jadual 85 Syarat Khas Kadar Bayaran Lesen Jenis Perniagaan Syarat Khas Kadar Unisex RM30/kerusi/ satu bulan Kedai gunting Bilangan kerusi Biasa RM10/kerusi/satu bulan Gunting dan Urut RM60/kerusi/satu bulan Hotel/rumah Bilangan bilik RM10/satu bilik/satu tahun penginapan MTV Bilangan bilik RM50 / bilik / satu bulan Karaoke berbilik Keluasan RM1/kaki persegi/satu bulan Kedai biliard/snuker Bilangan meja bola RM40/meja/satu bulan Gerai gandingan Gerai yang menumpang dalam RM20/satu bulan kedai Sumber: Undang-undang Kecil Majlis Semakan Audit mendapati kadar yang dikenakan terhadap lesen operasi adalah betul mengikut jenis operasi perniagaan yang dipohon. Pada pendapat Audit, kadar bayaran lesen operasi yang dikenakan adalah teratur Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan Semakan Audit terhadap keperluan guna tenaga dan latihan di Seksyen Pelesenan mendapati perkara seperti berikut: a) Penstrukturan Semula Jawatan Pada tahun 2004, cadangan penstrukturan semula Majlis masih belum diluluskan oleh Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan. Mengikut cadangan penstrukturan semula, Seksyen Pelesenan Perniagaan diasingkan daripada Seksyen Pelesenan Operasi di mana setiap seksyen dipertanggungjawabkan kepada Pegawai Tadbir Gred N41. Kegagalan mendapat kelulusan cadangan penstrukturan semula mengakibatkan kepada pengeluaran lesen perniagaan dan lesen operasi dikendalikan oleh satu seksyen sahaja yang diketuai oleh Pegawai Tadbir Gred N41. b) Latihan Majlis tidak ada menghantar wakil/kakitangan dari Seksyen Pelesenan untuk menghadiri latihan atau kursus pada tahun Bagaimanapun pada tahun 2004, sembilan kakitangan daripada Seksyen Pelesenan telah menghadiri kursus yang 223

245 dianjurkan oleh Bahagian Komputer dan Teknologi Maklumat. Kursus tersebut ialah Kursus Asas Komputer, Kursus Lotus Word Pro dan Kursus Lotus 123. Kursus ini telah dihadiri oleh Penolong Pegawai Tadbir Gred N27, lima Atendan Letak Kereta Gred N1 dan 3 Pekerja Rendah Awam Gred R1. Selain itu, Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 juga telah dihantar untuk menghadiri 2 kursus yang dianjurkan oleh satu agensi swasta iaitu Kursus Asas Undang-undang Pihak Berkuasa Tempatan dan Kursus Latihan Pendakwaan Pihak Berkuasa Tempatan. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati 9 kakitangan dari Seksyen Pelesenan tidak pernah dihantar untuk menghadiri kursus sama ada yang dianjurkan oleh pengurusan Majlis atau pihak luar. Kakitangan tersebut terdiri daripada satu Pembantu Tadbir Gred N17, dua Atendan Letak Kereta Gred N1 dan 6 Pekerja Rendah Awam Gred R1. Selain itu, satu Pekerja Rendah Awam Gred R1 di mana kursus terakhir yang dihadiri ialah pada tahun Pada pendapat Audit, cadangan penstrukturan Majlis adalah teratur. Oleh itu, cadangan ini perlu mendapat pertimbangan sewajarnya bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan lesen. Selain itu, latihan dan kursus yang diberi perlu dipertingkatkan lagi. Kakitangan yang terlibat secara langsung mengenai urusan pengeluaran lesen perlu diberi keutamaan untuk menghadiri kursus yang berkaitan dengan bidang tugas mereka Prestasi Pengeluaran Lesen a) Pembaharuan Lesen Dan Pengeluaran Lesen Baru Pada tahun 2004 sebanyak 9,211 lesen perniagaan telah dikeluarkan oleh Unit Lesen Perniagaan berbanding tahun 2003 iaitu sebanyak 8,823. Daripada bilangan lesen tahun 2004, sebanyak 7,856 merupakan pembaharuan lesen manakala bakinya sebanyak 1,355 merupakan permohonan lesen baru. Sementara itu, sebanyak 800 lesen operasi telah dikeluarkan pada tahun 2003 melibatkan 584 pembaharuan lesen dan 216 permohonan lesen baru. Berdasarkan maklumat yang diterima daripada pihak Majlis sebanyak 508 lesen operasi telah dikeluarkan pada tahun 2004 iaitu melibatkan 429 pembaharuan lesen dan 79 permohonan lesen baru. Maklumat mengenai jumlah pembaharuan lesen dan lesen baru yang diluluskan pada tahun 2003 dan 2004 adalah seperti di Jadual

246 Jadual 86 Pembaharuan Lesen Dan Lesen Baru Yang Diluluskan Pada Tahun 2003 Dan 2004 Pembaharuan Lesen Lesen Baru Bil. Jenis Lesen Bertambah/ (Berkurang) Bertambah/ (Berkurang) 1. Lesen Perniagaan 7,172 7, ,651 1,355 (296) 2. Lesen Operasi (155) (137) Jumlah 7,756 8, ,867 1,434 (433) Sumber: Rekod di Seksyen Pelesenan dan Bahagian Kejuruteraan. Berdasarkan jadual di atas, pembaharuan lesen perniagaan meningkat sebanyak 684 pada tahun 2004 berbanding tahun Bagaimanapun, pembaharuan lesen operasi pula telah menurun sebanyak 155 pada tahun 2004 berbanding tahun Bilangan permohonan lesen baru perniagaan yang diluluskan telah menurun sebanyak 296 pada tahun 2004 berbanding tahun Permohonan lesen Operasi baru yang diluluskan pada tahun 2004 turut menurun sebanyak 137 berbanding tahun Bagaimanapun pihak Audit tidak dapat mengesahkan jumlah sebenar pembaharuan lesen operasi dan lesen operasi baru yang diluluskan pada tahun 2004 kerana rekod mengenainya tidak dikemas kini oleh Majlis. Selain itu, Majlis juga tidak menetapkan sasaran permohonan lesen baru pada tahun 2003 dan Jabatan Audit berpendapat rekod mengenai permohonan lesen baru operasi perlu sentiasa dikemas kini untuk memudahkan pihak Majlis membuat rujukan mengenai permohonan baru atau pembaharuan lesen. b) Tempoh Lesen Diluluskan i) Seksyen Pelesenan telah menetapkan bahawa semua permohonan lesen baru akan diluluskan selewat-lewatnya 40 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima seperti mana dinyatakan dalam Piagam Pelanggan. Semakan Audit telah dibuat terhadap 108 fail individu yang mana permohonan lesen telah diluluskan pada tahun 2003 dan Hasil daripada semakan tersebut mendapati 34 permohonan lesen operasi baru (31.5%) telah diluluskan mengikut tempoh yang ditetapkan. Manakala 28 (25.9%) permohonan lesen operasi baru telah diluluskan antara 41 hari hingga satu tahun dari tarikh permohonan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan. Bagaimanapun, tarikh sebenar kelewatan akan bertambah sekiranya berasaskan kepada tarikh permohonan diterima. Pihak Audit tidak dapat memastikan tempoh kelulusan sebenar sesuatu permohonan lesen baru kerana rekod yang dikemukakan adalah tidak lengkap di mana borang permohonan lesen tersebut tidak difailkan dalam fail individu. ii) Adalah didapati juga sebanyak 43 kes di mana tarikh permohonan tidak direkodkan di fail individu menyebabkan tempoh kelulusan lesen tidak dapat 225

247 ditentukan. Selain itu, adalah didapati 3 kes di mana lesen diluluskan lebih awal sebelum dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan. Pihak Audit tidak dapat menentukan sebab kelewatan sesuatu permohonan lesen baru diluluskan kerana tidak ada laporan mengenainya disediakan oleh Majlis. iii) Semakan Audit terhadap 18 fail permohonan yang ditangguh dan ditolak mendapati 5 permohonan telah diberi status tangguh disebabkan lokasi perniagaan dan pelan bangunan tidak sesuai. Selain itu, 13 permohonan lesen operasi telah ditolak oleh kerana lokasi perniagaan bagi 3 permohonan lesen terletak di zon kediaman, manakala 4 permohonan disebabkan tidak ada kekosongan gerai dan 6 permohonan lesen operasi pula ditolak disebabkan oleh lokasi tidak sesuai seperti tapak tanah Kerajaan, tanah persendirian dan tepi kedai. iv) Bagi kes ditangguh dan ditolak, pemohon telah diberitahu selepas 1 hingga 2 minggu dari tarikh keputusan Mesyuarat Penuh Majlis melalui surat pemberitahuan sekiranya pemohon sendiri tidak datang ke pejabat untuk menyemak kedudukan permohonan. Kes permohonan yang ditangguh difailkan sehingga pemohon mengemukakan dokumen yang diminta oleh Majlis untuk tindakan selanjutnya. Majlis tidak menetapkan tempoh bagi pemohon mengemukakan dokumen yang diminta atau mengambil tindakan di atas teguran Majlis. v) Pemeriksaan fizikal yang dilakukan oleh pihak Audit di 5 tapak lokasi perniagaan yang dinyatakan mengikut borang permohonan bagi kes ditangguh mendapati satu bengkel mencuci kereta telah beroperasi walaupun permohonan lesen masih belum diluluskan. vi) Temu bual dengan pegawai Majlis mendapati pemantauan ke lokasi perniagaan bagi permohonan yang ditangguh/ditolak tidak pernah dilaksanakan oleh Majlis. Kegagalan tersebut menyebabkan berlaku perkara di atas di mana peniaga menjalankan operasi perniagaan walaupun permohonan lesen belum diluluskan. vii) Selain itu, piagam pelanggan Seksyen Pelesenan telah menetapkan permohonan untuk pembaharuan lesen perniagaan atau lesen operasi akan diluluskan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ia didaftarkan. Semakan Audit terhadap rekod permohonan pembaharuan lesen mendapati semua permohonan pada tahun 2003 dan 2004 untuk pembaharuan lesen telah diluluskan. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat menentukan tempoh pembaharuan lesen diluluskan kerana rekod tersebut hanya menunjukkan bilangan lesen yang dipohon dan diluluskan tetapi tidak menunjukkan tarikh permohonan tersebut dibuat dan tarikh permohonan itu diluluskan. Pada pendapat Audit, satu salinan borang permohonan lesen baru daripada peniaga hendaklah disimpan di fail individu. Rekod yang lebih terperinci mengenai permohonan pembaharuan lesen perlu disediakan bagi memudahkan rujukan atau pemantauan dibuat oleh pihak Majlis. Selain itu, 226

248 usaha perlu dipertingkatkan untuk memastikan permohonan lesen diluluskan mengikut tempoh yang ditetapkan oleh Piagam Pelanggan. c) Prestasi Kutipan Hasil Kutipan hasil lesen/sewa telah meningkat daripada RM2.09 juta pada tahun 2003 menjadi RM2.19 juta pada tahun Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 87. Jadual 87 Kutipan Hasil Lesen/Sewa Bagi Tahun 2003 Dan 2004 Tahun Bil. Punca Hasil Anggaran Hasil Anggaran Hasil Hasil (RM Juta) Sebenar (RM Juta) Hasil (RM Juta) Sebenar (RM Juta) 1. Lesen Operasi Sewa/Lesen Gerai Jumlah Sumber : Rekod di Bahagian Perbendaharaan, Majlis Perbandaran Tawau Berdasarkan jadual di atas, kutipan hasil lesen operasi meningkat daripada RM1.08 juta pada tahun 2003 menjadi RM1.18 juta pada tahun Sementara itu, sejumlah RM1.01 juta hasil sewa/lesen gerai telah dikutip pada tahun 2003 dan d) Kaedah Bayaran Lesen Mengikut prosedur, tempoh sah sesuatu lesen operasi yang dikeluarkan adalah satu tahun dari tarikh lesen dikeluarkan. Bagaimanapun, peniaga boleh membuat bayaran secara bulanan atau ansuran. Amaun yang tidak dapat dikutip akan dianggap sebagai tunggakan dan direkod di Penyata Tunggakan Hasil Lesen. Mengikut Penyata Tunggakan Hasil Lesen, sehingga bulan Disember 2004 Majlis mempunyai tunggakan hasil lesen berjumlah RM761,653 terdiri daripada tunggakan hasil lesen operasi berjumlah RM222,147 dan tunggakan hasil lesen/sewa gerai berjumlah RM539,506. Pihak Majlis telah mengambil tindakan menghantar surat peringatan kepada pelesen berkenaan untuk menuntut tunggakan hasil tersebut. Penyata Tunggakan Hasil Lesen yang disediakan melalui sistem berkomputer turut mengambil kira tunggakan bagi peniaga yang tidak lagi menjalankan operasi perniagaan. Oleh itu, Penyata Tunggakan Hasil yang dikeluarkan adalah tidak tepat. Pihak Majlis perlu mengambil tindakan untuk mengemas kini data input. 227

249 Pada pendapat Audit, pencapaian kutipan hasil lesen adalah memuaskan. Bagaimanapun, kaedah bayaran lesen yang digunakan pada ketika ini adalah merugikan Majlis. Oleh itu, adalah dicadangkan supaya tempoh sah sesuatu lesen operasi ditetapkan mengikut bayaran ansuran yang dibuat oleh peniaga Aktiviti Penguatkuasaan a) Kaedah Penguatkuasaan Majlis mempunyai 6 Inspektor Perbandaran iaitu 3 bagi pasar dan masing-masing satu bagi pusat hiburan dan salon, bengkel dan industri serta premis makanan. Tanggungjawab Inspektor Perbandaran antaranya ialah membuat pemeriksaan terhadap premis perniagaan untuk memastikan jenis perniagaan, kebersihan, keselamatan dan pelesen yang sah mengendalikan perniagaan. Semakan Audit mendapati pemeriksaan fizikal ada dilaksanakan oleh Inspektor Perbandaran terhadap premis perniagaan di kawasan Tawau. Bagaimanapun, ia tidak dilaksanakan secara berkala dan laporan yang dikeluarkan hanya merekod nombor lesen perniagaan dan lesen operasi serta jenis perniagaan yang dijalankan. Pihak Audit telah dimaklumkan bahawa laporan yang dikeluarkan diserahkan kepada Timbalan Presiden untuk tindakan selanjutnya. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengenal pasti tindakan lanjut yang diambil oleh Seksyen Penguat kuasa kerana tidak ada laporan mengenainya disediakan. Selain itu, temu bual dengan pegawai di Seksyen Penguat kuasa mendapati tidak ada jadual pemeriksaan yang disediakan bagi melaksanakan pemeriksaan berkala terhadap aktiviti perniagaan di kawasan Majlis. Pada pendapat Audit, tindakan penguatkuasaan terhadap aktiviti perniagaan boleh diperbaiki dan dipertingkatkan dengan kerjasama rapat antara Seksyen Pelesenan dan Seksyen Penguat kuasa. Kerjasama yang perlu dititikberatkan ialah dari segi penyaluran maklumat berkaitan dengan lesen tamat tempoh tetapi belum diperbaharui serta laporan pemeriksaan berkala oleh Inspektor Perbandaran daripada Seksyen Pelesenan kepada Seksyen Penguat kuasa. Selain itu, pemeriksaan berkala ke premis perniagaan dan pemilik lesen perlu dilaksanakan secara berterusan. b) Keanggotaan Aktiviti penguatkuasaan perlu dirancang dengan teliti dan dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi memastikan perniagaan beroperasi secara sah tanpa melanggar peraturan atau undang-undang yang ditetapkan. Semakan Audit mendapati Seksyen Pelesenan tidak mempunyai kakitangan khusus untuk melaksanakan aktiviti penguatkuasaan terhadap peniaga yang tidak mematuhi peraturan dan undang-undang berkaitan pelesenan. Oleh itu, aktiviti penguatkuasaan dilaksanakan oleh kakitangan di Seksyen Penguat kuasa. Aktiviti penguatkuasaan yang dijalankan oleh Seksyen Penguat kuasa adalah berdasarkan 228

250 kepada perundangan yang ditetapkan mengikut Undang-undang Kecil dan Manual Prosedur Penguatkuasaan Majlis. Mengikut Undang-undang Kecil Majlis, semua perniagaan perlu dilesenkan dan peniaga yang berniaga tanpa lesen boleh dikenakan denda sehingga RM500 atau RM50 satu hari jika kesalahan dilakukan secara berterusan. Sementara itu, bagi perniagaan yang melibatkan pub/bar lounge pula denda boleh dikenakan sehingga maksimum RM5,000 bagi kesalahan berniaga tanpa lesen atau RM200 satu hari jika kesalahan adalah berterusan. c) Keperluan Peralatan Dan Kenderaan Adalah didapati Seksyen Penguat kuasa hanya mempunyai satu kamera dan 2 kenderaan yang digunakan semasa menjalankan operasi penguatkuasaan. Oleh kerana norma kerja tidak ditetapkan oleh Majlis, pihak Audit tidak dapat menentukan sama ada peralatan dan kenderaan yang digunakan adalah mencukupi untuk melaksanakan operasi penguatkuasaan dengan berkesan. d) Prestasi Penguatkuasaan i) Pembayaran Denda/Kompaun Mengikut Manual Penguatkuasaan yang dikeluarkan, Pegawai Penguat kuasa boleh mengeluarkan Notis Tawaran Kompaun kepada peniaga yang tidak mematuhi undang-undang berkaitan pelesenan. Peniaga yang diberikan notis boleh menjelaskan kompaun dengan membayar kepada pegawai yang diberi kuasa menerima wang awam di Seksyen Penguat kuasa atau di kaunter pelesenan. Adalah didapati pada tahun 2003 dan 2004 tidak ada kompaun atau denda dikenakan terhadap peniaga yang melakukan kesalahan melanggar syarat atau undang-undang berkaitan pelesenan. Denda/kompaun hanya dikeluarkan bagi kesalahan berkaitan Anti-litter dan kesalahan meletak kenderaan. ii) Tindakan Penyitaan Mengikut Manual Prosedur Penguatkuasaan Majlis, tindakan penyitaan bermaksud rampasan dan penahanan barangan mengikut tempoh tertentu kerana tidak mematuhi undang-undang pelesenan yang ditetapkan. Adalah didapati tindakan penyitaan tersebut ada dilaksanakan dari semasa ke semasa seperti ditunjukkan pada Jadual

251 Jadual 88 Tindakan Rampasan Yang Dilaksanakan Pada Tahun 2003 Dan 2004 Tahun Bilangan Jenis Perniagaan Kesalahan Penjaja Menjalankan perniagaan tanpa lesen. Bergerak 19 Pekedai Meletakkan barang perniagaan di kaki lima tanpa kebenaran 62 Penjaja Gerai Meletakkan barang perniagaan di tempat awam (menghadang) 118 Penjaja Menjalankan perniagaan tanpa lesen Bergerak Pekedai Meletakkan barang perniagaan di kaki lima tanpa kebenaran 16 Penjaja Gerai Meletakkan barang perniagaan di tempat awam (menghadang) Sumber: Rekod di Seksyen Penguat kuasa Berdasarkan jadual di atas, Seksyen Penguat kuasa telah mengenakan tindakan penyitaan terhadap 49 penjaja bergerak, sembilan belas pekedai dan 62 penjaja gerai pada tahun Manakala pada tahun 2004, tindakan penyitaan telah dikenakan terhadap 188 penjaja bergerak, dua puluh tujuh pekedai dan 16 penjaja gerai. Tindakan sitaan diambil terhadap kesalahan berniaga tanpa lesen dan meletakkan barang perniagaan di tempat awam atau di kaki lima tanpa kebenaran. Semua barang yang disita turut dilabelkan dengan maklumat seperti tarikh dan tempat barang tersebut dirampas. Antara barang yang disita termasuklah perkakasan perniagaan seperti meja, payung, alat timbang, tong gas, dan barang jualan seperti rokok, buah-buahan, sayur, kain baju dan barang mainan. Barang sitaan yang mudah rosak seperti ikan dan sayuran akan dilupuskan dengan cara memusnahkannya dan dibuang dalam masa 24 jam jika tidak dituntut oleh pemiliknya. Barang sitaan seperti perkakasan pula akan disimpan dalam stor sehingga dituntut dan dibayar denda oleh pemiliknya. Tindakan pelupusan akan diambil terhadap barang yang tidak dituntut melebihi tempoh 5 tahun. Pada pendapat Audit, prestasi penguatkuasaan yang dijalankan oleh pihak Majlis terhadap aktiviti perniagaan pada keseluruhannya adalah kurang memuaskan dan perlu dipertingkatkan. Bagi memperbaiki keadaan ini, Seksyen Pelesenan perlu menyerahkan maklumat mengenai peniaga yang tidak memperbaharui lesen serta laporan pemeriksaan oleh Inspektor Perbandaran kepada Seksyen Penguat kuasa supaya tindakan penguatkuasaan dapat diambil dengan segera. 230

252 Lawatan Fizikal Audit Pegawai Audit berserta pegawai Majlis telah mengadakan lawatan fizikal secara rambang ke 59 premis perniagaan di kawasan bandar Tawau iaitu 17 kedai makan, dua belas pusat hiburan, tujuh pusat rekreasi dan biliard, lima bengkel, lima salon rambut dan 13 rumah penginapan/hotel. Tujuan lawatan tersebut adalah untuk memastikan syarat lesen dipatuhi oleh peniaga. Daripada semakan tersebut, adalah didapati pelesen bagi 5 hotel/rumah tumpangan dan 2 pusat rekreasi keluarga telah mematuhi semua syarat pelesenan dan 13 perniagaan telah berhenti beroperasi. Bagi 39 pelesen yang lain pihak Audit mendapati perkara seperti berikut: a) Operasi Perniagaan Empat peniaga menjalankan operasi perniagaan selain daripada yang diluluskan. Mengikut syarat, kelulusan yang diberi adalah untuk menjual kuih muih, makanan dan minuman, perniagaan kedai kopi dan restoran kelas kedua. Kadar lesen operasi yang dikenakan terhadap peniaga tersebut ialah antara RM15 hingga RM143 satu bulan mengikut kategori perniagaan yang dijalankan. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati semua 4 peniaga berkenaan menjalankan operasi perniagaan hiburan iaitu pub/karaoke tanpa kebenaran daripada Majlis. Kadar lesen untuk perniagaan hiburan ialah antara RM180 hingga RM300 satu bulan. Lawatan Audit ke premis perniagaan tersebut mendapati ia ditutup pada waktu siang dan menjalankan operasi perniagaan hanya pada waktu malam. Selain itu, dua daripada premis perniagaan tersebut turut menjual arak tanpa lesen. b) Kadar Bayaran Lesen Pemeriksaan Audit secara rambang ke kawasan perniagaan Majlis mendapati beberapa kes di mana syarat dan kadar tidak dipatuhi seperti berikut: i) Satu restoran yang sepatutnya dilesenkan sebagai kedai kopi dengan kadar bayaran lesen operasi sejumlah RM95 satu bulan tetapi telah dilesenkan sebagai kedai gandingan dengan bayaran lesen RM20 satu bulan. ii) Tujuh hotel/rumah penginapan di mana bilangan bilik yang didaftarkan mengikut rekod Majlis tidak sama dengan jumlah sebenar bilik yang sedang beroperasi iaitu berlaku lebihan antara 1 hingga 10 bilik yang sedang beroperasi. Kadar bayaran lesen bagi operasi hotel/rumah tumpangan yang ditetapkan adalah RM10 satu bilik untuk tempoh satu tahun. iii) Empat peniaga yang menjalankan operasi perniagaan pusat hiburan (disko, pub, karaoke dan MTV) hanya mempunyai satu lesen operasi walaupun menjalankan lebih daripada satu jenis operasi perniagaan hiburan. Pusat hiburan tersebut sepatutnya mempunyai lebih daripada satu jenis lesen operasi perniagaan hiburan. Kadar lesen operasi perniagaan hiburan adalah antara RM180 hingga RM300 atau RM1 bagi setiap satu kaki persegi keluasan pusat hiburan satu bulan mengikut jenis operasi perniagaan hiburan yang dijalankan. 231

253 iv) Satu restoran turut menjalankan perniagaan hiburan (Karaoke Lounge) tanpa lesen di tingkat atas restoran tersebut. Operasi perniagaan hiburan tersebut sepatutnya dilesenkan dengan kadar bayaran RM180 satu bulan. Pihak Audit juga mendapati bahawa surat amaran daripada Majlis telah dikeluarkan kepada pengusaha restoran untuk menghentikan operasi perniagaan hiburan tersebut pada bulan September Bagaimanapun, amaran tersebut tidak diendahkan dan perniagaan hiburan tersebut masih terus beroperasi. Pihak Audit tidak dapat mengesan tindakan lanjut yang diambil oleh pihak Majlis berhubung perkara ini. v) Keluasan bagi 6 pusat hiburan telah melebihi had keluasan yang didaftarkan mengikut rekod Majlis iaitu antara 321 hingga 1,880 kaki persegi mengakibatkan kerugian kepada Majlis antara RM321 hingga RM1,880 satu bulan. c) Perniagaan Tanpa Lesen/ Lesen Tamat Tempoh Satu perniagaan hotel dan satu perniagaan restoran telah beroperasi pada pertengahan tahun 2004 sebelum permohonan lesen perniagaan dan lesen operasi diluluskan. Semakan Audit mendapati permohonan lesen perniagaan dan lesen operasi bagi perniagaan restoran telah dipohon pada bulan Mei 2004 manakala bagi perniagaan hotel, lesen perniagaan dan lesen operasi hanya dipohon pada bulan Disember 2004 iaitu selepas Sijil Layak Menduduki diperolehi. Semakan Audit seterusnya mendapati kelulusan lesen bagi 2 premis perniagaan tersebut masih belum diperolehi sehingga lawatan Audit dijalankan pada akhir bulan Disember 2004 tetapi perniagaan masih terus beroperasi seperti ditunjukkan di Foto

254 Foto 10 Hotel Beroperasi Walaupun Permohonan Lesen Perniagaan Dan Lesen Operasi Belum Diluluskan Sumber : Fail Foto Jabatan Audit Negara Tarikh : 5 Januari 2005 Lokasi : Bandar Tawau Pihak Audit tidak dapat menentukan sebab permohonan lesen belum diluluskan kerana permohonan tersebut tidak dapat dikesan melalui Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan. Selain itu, adalah didapati 14 kes di mana tempoh lesen operasi telah tamat antara 11 hingga 32 bulan tetapi peniaga masih meneruskan operasi perniagaannya. d) Kad Kesihatan Mengikut Undang-undang Kecil Majlis (Bahagian XIII Seksyen 79), pelesen serta para pekerja terutamanya bagi perniagaan Bakeries, Cook-Shops dan Eating- Shops perlu mendapatkan sijil pemeriksaan pegawai kesihatan pada setiap 6 bulan. Majlis kemudiannya akan mengeluarkan Kad Kesihatan kepada peniaga atau pekerja yang telah menjalani pemeriksaan tersebut. Pemeriksaan Audit terhadap 15 kedai makan/restoran mendapati 6 kedai makan/restoran di mana pekerjanya tidak mempunyai kad kesihatan. Selain itu, lapan pemilik kedai makan/restoran tidak mengemukakan kad kesihatan untuk diperiksa, manakala satu perniagaan lagi belum mendapat kelulusan lesen daripada Majlis. 233

255 Pada pendapat Audit, kesalahan yang dinyatakan di atas adalah serius dan perlu diberi perhatian sewajarnya oleh pihak pengurusan Majlis. Kegagalan Majlis mengambil tindakan penguatkuasaan bukan hanya menyebabkan peniaga melanggar peraturan dan undang-undang yang ditetapkan, malahan turut menyebabkan kerugian kepada Majlis kerana gagal mengutip hasil sebenar Sistem Pelesenan Berkomputer Seksyen Pelesenan turut dilengkapi dengan sistem pelesenan berkomputer. Berdasarkan maklumat yang dikeluarkan melalui sistem ini, sehingga bulan Disember 2004 ada 9,211 peniaga aktif yang masih berdaftar dengan Majlis. Walaupun begitu, pada pandangan Audit jumlah ini tidak menggambarkan bilangan sebenar perniagaan yang sedang beroperasi di kawasan Majlis oleh kerana ada peniaga tidak memperbaharui lesen atau menjalankan operasi tanpa lesen. Lawatan Audit ke 6 premis perniagaan yang dipilih mendapati 3 daripadanya telah ditukar nama perniagaan sementara 2 premis perniagaan lagi telah ditutup. Untuk menunjukkan bilangan sebenar lesen yang masih sah dan memastikan aktiviti perniagaan masih aktif, adalah perlu maklumat pelesen ini dikemas kini pada setiap masa. Semakan Audit dan temu bual dengan pegawai yang bertanggungjawab mendapati sistem pelesenan berkomputer Majlis tidak disesuaikan dengan syarat atau kriteria tertentu lesen yang dikeluarkan. Sebagai contoh, tempoh sah laku sesuatu lesen operasi hiburan yang diluluskan seperti disko adalah bagi tempoh satu tahun. Oleh itu untuk terus beroperasi, permohonan pembaharuan lesen perlu dikemukakan kepada Majlis. Namun begitu, mengikut rekod komputer status lesen hiburan ini masih aktif selepas tempoh lesen sah tamat walaupun tiada permohonan pembaharuan dikemukakan dan diluluskan. Mengikut manual yang dikeluarkan oleh Majlis pada tahun 2001 mengenai proses kerja pembatalan lesen, Majlis boleh mengambil tindakan membatalkan lesen bagi perniagaan yang tidak aktif. Untuk tujuan tersebut, Inspektor Perbandaran perlu membuat pemeriksaan terhadap premis perniagaan tersebut terlebih dahulu. Satu laporan berserta syor untuk membatalkan lesen perniagaan hendaklah dikemukakan kepada Presiden atau Timbalan Presiden untuk kelulusan. Bagaimanapun, tindakan tersebut tidak diambil menyebabkan timbul masalah di mana nama peniaga dinyatakan masih aktif mengikut rekod komputer walaupun tidak lagi menjalankan perniagaan. Pada pendapat Audit, adalah perlu pihak Majlis memastikan sistem pelesenan berkomputer yang dibangunkan ini disesuaikan dengan syarat, kriteria dan peraturan lesen yang dikeluarkan. Pihak Majlis juga perlu melakukan pemeriksaan fizikal ke premis perniagaan dari semasa ke semasa untuk mengetahui status lesen dan mengemas kini data input komputer. 234

256 Keselamatan Komputer Seksyen Pelesenan mempunyai 5 komputer yang dilengkapi dengan sistem pelesenan bagi mempercepatkan proses pemberian lesen kepada peniaga. Selain itu, Bahagian Komputer Dan Teknologi Maklumat dilengkapi dengan 5 komputer untuk tujuan input maklumat seperti nombor lesen, jenis lesen, lokasi perniagaan, butiran pembayaran dan butiran pemilik. Pemeriksaan fizikal Audit mendapati semua komputer telah ditempatkan di kaunter tertutup dan di bilik komputer yang berkunci. Selain itu, maklumat hanya boleh diakses oleh kakitangan Majlis di Seksyen Pelesenan dan Bahagian Komputer Dan Teknologi Maklumat yang diberi kuasa dan kata laluan. Pada pendapat Audit, ciri keselamatan terhadap penggunaan komputer mengenai pengeluaran lesen telah diberi perhatian sewajarnya Keselamatan Buku Lesen Buku Lesen yang belum digunakan perlu disimpan di tempat yang selamat supaya tidak disalah guna. Seksyen Pelesenan mengeluarkan satu Buku Lesen yang mengandungi 100 Sijil Lesen kepada Pembantu Tadbir yang ditugaskan mengeluarkan Sijil Lesen setelah ditandatangani oleh Setiausaha Perbandaran. Semakan yang dibuat pada bulan Ogos 2004 mendapati Buku Lesen (Lesen Perniagaan) yang belum digunakan disimpan di kabinet besi yang berkunci di Bahagian Perbendaharaan dan kunci kabinet tersebut disimpan oleh Penolong Akauntan. Buku Lesen Berjaja belum guna dan Buku Lesen Undang-undang 80 Jadual (II) yang digunakan untuk merekod pembayaran lesen operasi pula disimpan di stor Seksyen Pelesenan. Buku Lesen tersebut hanya boleh dikeluarkan oleh Pekerja Rendah Awam yang dipertanggungjawabkan. Selain itu, pemeriksaan Audit juga mendapati Daftar Stok Buku Lesen tidak diselenggarakan untuk merekod butiran penerimaan dan pengeluaran Buku Lesen Berjaja dan Lesen Undang-undang 80 Jadual (II). Pihak Audit juga tidak dapat mengesan bukti menunjukkan stok Buku Lesen telah disemak oleh Bendahari dari semasa ke semasa seperti mana yang ditetapkan mengikut seksyen 158 dan 162 Arahan Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Negeri Sabah. Semakan Audit selanjutnya mendapati stok Buku Lesen telah dibeli melebihi kuantiti yang diperlukan iaitu dijangka untuk tempoh penghabisan stok selama 2 hingga 13 tahun. Pada pendapat Audit, Pembelian stok Buku Lesen yang berlebihan akan menyukarkan kawalan dibuat terhadap pengeluaran dan penggunaannya. Selain itu, ia juga boleh menjurus kepada penyelewengan sekiranya Daftar Stok Buku Lesen tidak disemak dan dikemas kini. Pada keseluruhannya, pihak Audit berpendapat Majlis telah melaksanakan aktiviti pemberian lesen dengan memuaskan. Penambahbaikan perlu dibuat terhadap penyelenggaraan fail individu (pemohon lesen) maklumat sistem komputer yang dikemas kini, dan mempercepatkan kelulusan permohonan lesen. Seterusnya koordinasi antara Seksyen Pelesenan dengan Seksyen Penguat kuasa perlu 235

257 dipertingkatkan lagi supaya tindakan penguatkuasaan dapat dilaksanakan dengan berkesan terhadap peniaga yang tidak mematuhi Undang-undang Kecil dan peraturan Majlis PEMANTAUAN Pengurusan pelesenan di premis perniagaan di daerah Tawau dipantau oleh Jawatankuasa Pelesenan yang dipengerusikan oleh Timbalan Presiden. Jawatankuasa ini telah memantau aktiviti pelesenan melalui mesyuaratnya yang diadakan sebanyak 16 kali pada tahun Mesyuarat bersama kakitangan di Seksyen Pelesenan yang dipengerusikan oleh Timbalan Setiausaha Operasi turut diadakan dari semasa ke semasa untuk membincangkan hal ehwal kakitangan dan pentadbiran di Seksyen Pelesenan. Sebarang isu yang memerlukan perhatian khusus pula dibawa terus ke Mesyuarat Pengurusan Majlis yang diadakan pada setiap bulan yang dipengerusikan oleh Presiden. Selain itu, pengurusan pelesenan di premis perniagaan turut dipantau oleh 6 Inspektor Perbandaran melalui pemeriksaan yang diadakan ke premis perniagaan dari semasa ke semasa. Pihak Audit difahamkan bahawa laporan yang dikeluarkan oleh Inspektor Perbandaran diserah kepada Timbalan Presiden untuk tindakan selanjutnya. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesan tindakan penguatkuasaan yang diambil berdasarkan laporan tersebut. Pihak Audit juga tidak dapat mengesan tindakan pemantauan lain yang dilaksanakan oleh pihak Majlis terhadap pengurusan pelesenan di premis perniagaan. Pada pendapat Audit, pemantauan terhadap pengurusan pelesenan di premis perniagaan perlu dipertingkatkan lagi melalui kerjasama antara Seksyen Pelesenan dengan Seksyen Penguat kuasa. 62. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pengurusan pelesenan yang dijalankan oleh Majlis adalah memuaskan kecuali penyelenggaraan fail individu (pemohon lesen), maklumat sistem komputer yang perlu dikemas kini dan tempoh kelulusan lesen perniagaan perlu dipercepatkan bagi mengelakkan peniaga beroperasi tanpa lesen yang boleh merugikan Majlis. Bagaimanapun, pemantauan terhadap aktiviti perniagaan yang dilaksanakan menunjukkan kelemahan yang ketara dan perlu diberi perhatian yang serius oleh pihak pengurusan. Kelemahan ini menyebabkan matlamat Majlis untuk memastikan semua peniaga di kawasan Tawau mempunyai lesen perniagaan dan mematuhi segala syarat yang ditetapkan oleh Undang-undang Kecil Majlis masih belum tercapai. Bagi memperbaiki keadaan ini, pihak Audit mengesyorkan supaya penyampaian maklumat antara Seksyen Pelesenan dengan Seksyen Penguat kuasa dipertingkatkan. Seksyen Penguat kuasa seharusnya dibekalkan dengan senarai terkini peniaga yang tidak 236

258 memperbaharui lesen supaya tindakan penguatkuasaan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Pemeriksaan berkala terhadap premis perniagaan perlu dirancang secara berjadual dan dilaksanakan secara berterusan. Pihak pengurusan Majlis juga perlu sentiasa tegas mengambil tindakan undang-undang terhadap peniaga yang melakukan kesalahan melanggar undang-undang atau peraturan berkaitan pelesenan supaya mereka lebih bertanggungjawab untuk mematuhi semua peraturan pelesenan yang ditetapkan. Selain itu, bagi mempertingkatkan aktiviti penguatkuasaan, kekosongan jawatan sedia ada perlu diisi dengan segera. 237

259 MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN PENSWASTAAN PUNGUTAN SAMPAH 63. LATAR BELAKANG Majlis Perbandaran Sandakan (Majlis) adalah bertanggungjawab untuk mentadbir daerah Sandakan. Antara tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh Majlis ialah menyelenggara kawasan pentadbirannya supaya sentiasa bersih dan selesa. Keluasan kawasan pentadbiran Majlis ialah 220,150 hektar. Fungsi utama Majlis dari aspek kebersihan adalah termasuk menjaga kebersihan dan keindahan semua jalan raya dan tempat awam iaitu premis, longkang dan parit di bawah jagaan Majlis, menyelenggara taman-taman dan roundabout, menyelenggara pasar awam dan dewan masyarakat, menyelenggara jalan dan lorong di kawasan Majlis dan menyedia tempat pelupusan sampah sarap. Bagi mempertingkatkan prestasi kebersihan kawasan Majlis maka perkhidmatan pungutan sampah telah diswastakan mulai tahun OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada penswastaan pungutan sampah telah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. 65. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN Skop pengauditan adalah merangkumi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap penswastaan pungutan sampah bagi tempoh tahun 1999 hingga tahun Semakan Audit dijalankan di peringkat Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan, Majlis Perbandaran Sandakan dan 15 tempat pengumpulan sampah yang dipilih untuk dilawati serta tapak pelupusan. Semakan dibuat terhadap dokumen perjanjian, dokumen kontrak dan rekod serta fail berkenaan. Temu bual juga dijalankan dengan pegawai yang berkaitan serta orang awam yang menerima perkhidmatan tersebut. Borang soal selidik diedarkan kepada penduduk di kawasan perumahan dan komersial untuk mendapatkan maklum balas berkaitan perkhidmatan pungutan sampah ini. 66. PENEMUAN AUDIT 66.1 PERANCANGAN Perancangan merupakan perkara penting sebelum sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan. Antara perkara penting yang perlu dititikberatkan semasa merancang sesuatu aktiviti atau projek ialah penentuan objektif atau matlamat projek, anggaran kos, 238

260 komponen projek, tempoh yang terlibat dan perancangan tenaga kerja. perancangan Majlis adalah seperti berikut: Aspek Dasar Kerajaan Dasar Kerajaan bagi program penswastaan adalah untuk mengurangkan penglibatan Kerajaan dalam kegiatan ekonomi supaya Kerajaan dapat memberi perhatian yang lebih kepada tugas pentadbirannya. Kerajaan Negeri mengamalkan polisi penswastaan bagi meningkatkan kecekapan dan menggalakkan penyertaan sektor swasta. Berdasarkan dasar ini salah satu aktiviti yang dikenal pasti untuk diswastakan ialah perkhidmatan pungutan sampah di Majlis Perbandaran Sandakan Kajian Kemungkinan Penswastaan Sebelum sesuatu projek dimulakan, kajian awal perlu diadakan terlebih dahulu untuk menentukan sama ada sesuatu projek adalah berdaya maju. Pada akhir tahun 1998 pihak Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan (Kementerian) telah merancang untuk menswastakan kerja pungutan dan pembuangan sampah bagi kawasan perkadaran Majlis kepada sebuah Syarikat bagi tempoh 10 tahun. Nilai kontrak dianggarkan berjumlah RM380,000 sebulan dan Kementerian akan mengarahkan Majlis menandatangani perjanjian berkenaan melalui surat kuasa yang dikeluarkan di bawah Seksyen 37 Ordinan Kerajaan Tempatan Seksyen berkenaan secara ringkasnya menyatakan kuasa Menteri boleh mengarahkan sesuatu pihak berkuasa melaksanakan sesuatu projek. Sementara itu, pemilihan kontraktor akan dibuat di peringkat Kementerian Undang-undang Dan Peraturan Majlis adalah bertanggungjawab menyelenggara kawasan pentadbirannya supaya sentiasa bersih dan selesa seperti yang ditetapkan di bawah Seksyen 49, Ordinan Kerajaan Tempatan 1961, Seksyen 130 Ordinan Kesihatan Awam 1960 dan Undangundang Kecil (Pencegah Kekotoran) Majlis juga boleh menandatangani perjanjian kontrak setelah diberi kuasa oleh Menteri di Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan seperti mana yang ditetapkan di bawah Seksyen 37, Ordinan Kerajaan Tempatan Garis Panduan Penswastaan Mengikut garis panduan penswastaan yang dikeluarkan oleh Unit Penswastaan Negeri Jabatan Ketua Menteri, semua cadangan penswastaan projek atau perkhidmatan hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Penswastaan Negeri. Cadangan penswastaan akan dikaji dan dinilai oleh Jawatankuasa Penswastaan Negeri sebelum membuat perakuan kepada Kabinet Negeri untuk keputusan Garis Panduan Pelaksanaan Program Garis panduan pelaksanaan program ada disediakan dan menjadi sebahagian daripada perjanjian kontrak tersebut. Antara kandungan garis panduan ini adalah seperti berikut:- 239

261 a) Bidang Kerja Kontraktor Pada umumnya, kerja yang perlu dilaksanakan oleh pihak kontraktor adalah untuk memastikan perkara berikut diselenggara dengan baik, sempurna dan efisien bagi pihak Majlis iaitu: i) Memungut sampah sarap domestik daripada semua rumah kediaman sebanyak 2 kali seminggu dengan hari yang berselang yang telah ditetapkan. ii) Memungut sampah sarap perdagangan dan industri pada setiap hari kecuali sampah sarap terjadual (toksik). iii) Memungut sampah sarap bangunan atau sampah sarap kering dan sampah sarap basah. iv) Memungut sampah sarap yang diletakkan atau dibuang secara haram di tepi jalan di kawasan yang dipersetujui mengikut perjanjian kontrak. Kesemua sampah sarap yang dipungut hendaklah dilupuskan di tapak pelupusan sampah Majlis. b) Tanggungjawab Pihak Kontraktor Garis panduan ini juga menyentuh antara lain beberapa perkara yang menjadi tanggungjawab pihak kontraktor iaitu: i) Mematuhi jadual pungutan sampah yang telah ditetapkan. ii) Memastikan bahawa tiada sebarang tumpahan sampah sarap yang berlaku semasa pungutan atau pengangkutan sampah sarap tersebut dibuat. iii) Memastikan bahawa setiap tong sampah adalah dijaga dengan baik daripada sebarang kerosakan apabila pungutan sampah sarap tersebut dibuat. iv) Memastikan bahawa semua sampah sarap di dalam dan di sekeliling tong sampah besar dipungut dan setelah itu, tong sampah besar tersebut hendaklah dibersihkan sehingga tidak meninggalkan bau busuk yang boleh mengganggu ketenteraman orang ramai. v) Merujuk kepada Pegawai Penguasa bagi mendapatkan arahan selanjutnya sekiranya didapati bahawa sampah sarap yang hendak dipungutnya itu adalah terdiri daripada sampah sarap terjadual (toksik). vi) Mematuhi sebarang keputusan yang dibuat oleh pihak jawatankuasa membuat sebarang perubahan dari semasa ke semasa ke atas jadual pungutan sampah sarap tersebut dan pusingannya selaras dengan kehendak dan keadaan semasa. c) Tatacara Pekerja Memandangkan semua kerja yang dilaksanakan ialah di kawasan awam, para pekerja pihak kontraktor hendaklah berpakaian yang sesuai dan menjaga tingkah laku mereka dengan menggunakan amalan dan tata laku yang baik berdasarkan kepada norma seperti mana yang ditetapkan kepada kakitangan awam. 240

262 d) Jentera Dan Kenderaan Antara perkara yang perlu dipatuhi oleh kontraktor berhubung dengan penggunaan jentera dan kenderaan adalah seperti berikut: i) Jentera yang digunakan hendaklah dijaga supaya sentiasa berkeadaan baik dan tidak mengeluarkan bunyi bising yang berlebihan. ii) Sekiranya kenderaan mengangkut sampah sarap rosak, pihak kontraktor hendaklah menggantikannya dengan jenis kenderaan yang sama. iii) Kenderaan mengangkut sampah hendaklah dilabel dengan perkataan KONTRAKTOR MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN: PUNGUTAN SAMPAH SARAP berserta dengan nombor telefon pejabat bagi memudahkan pengadu untuk membuat aduan. iv) Kenderaan yang digunakan oleh pihak kontraktor bagi tujuan pungutan sampah sarap domestik hendaklah menggunakan kenderaan jenis kompaktor dan had muatan kenderaan tersebut hendaklah tidak melebihi 12 tan berat muatan penuh sebenar. e) Bahan Buangan Garis panduan mengenai bahan buangan kilang menetapkan perkara seperti berikut: i) Premis yang kerap mengeluarkan bahan buangan dengan kuantiti yang berlebihan hendaklah diberitahu kepada Pegawai Penguasa oleh pihak kontraktor. Pegawai Penguasa akan mempertimbangkan saiz keseluruhan premis dan jika didapati kuantiti bahan buangan itu berlebihan, tawaran tambahan kos akan dibuat kepada pihak kontraktor sekiranya kos tersebut dapat dituntut daripada pemilik premis tersebut atau penghuninya. ii) Bahan buangan perdagangan dana industri yang tidak dipadatkan dan melebihi 1.5 meter padu boleh dilupuskan sendiri oleh pemilik premis tersebut. iii) Sampah sarap bangunan yang kecil kuantitinya bolehlah dikutip bila mana kerja pungutan sampah sarap domestik dibuat. iv) Pegawai Penguasa boleh mengarah pihak kontraktor untuk memungut sampah sarap bangunan atau hasil bahan buangan bangunan yang diletakkan di tempat awam dan bayaran pungutan tersebut hanya akan dibuat sekiranya orang yang bertanggungjawab membuangkannya dapat dikenal pasti Sasaran Penswastaan Penswastaan perkhidmatan pungutan sampah akan tertumpu di kawasan sekitar kilometer dari pusat bandar Sandakan dan dibahagikan kepada 5 zon meliputi kawasan kediaman/perumahan, komersial, industri, bangunan Kerajaan Persekutuan dan bangunan Kerajaan Negeri Keperluan Guna Tenaga Bagi melaksanakan aktiviti pungutan sampah yang diswastakan, seramai 102 pekerja Majlis yang terdiri daripada seorang Inspektor Kesihatan, dua puluh satu orang Pemandu 241

263 dan 80 orang Pekerja Rendah Awam akan dipinjamkan kepada pihak kontraktor bagi melaksanakan penswastaan ini. Pihak kontraktor adalah bertanggungjawab untuk membayar gaji, elaun, bayaran lebih masa serta sumbangan kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja dan SOCSO Keperluan Kewangan Anggaran perbelanjaan setiap tahun yang dipohon untuk melaksanakan aktiviti penswastaan pungutan sampah mulai tahun 1999 hingga 2004 adalah seperti di Jadual 89. Jadual 89 Anggaran Perbelanjaan Anggaran Perbelanjaan Tahun (RM Juta) Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Perbezaan yang ketara antara anggaran perbelanjaan tahun 2000 dan 2001 dengan 2002 hingga 2004 adalah kerana pengurangan harga kontrak daripada RM380,000 satu bulan menjadi RM300,000 satu bulan. Pengurangan ini adalah berdasarkan keputusan mesyuarat antara pihak Majlis dan kontraktor yang diadakan di Kementerian pada awal bulan Februari Pengurangan harga kontrak berkuat kuasa mulai awal bulan Januari Keperluan Kenderaan Dan Peralatan/Kelengkapan Sebagaimana mengikut perancangan strategi jangka pendek dan jangka panjang yang telah disediakan oleh kontraktor, selain daripada 24 buah kenderaan yang akan dibeli oleh pihak kontraktor daripada Majlis, kontraktor juga akan menambah lori pengangkut sampah antara 3 hingga 5 buah bagi tempoh 3 tahun pertama. Selain daripada keperluan kenderaan, alat kelengkapan seperti tong sampah juga akan menyumbang kepada keberkesanan perkhidmatan pungutan sampah. Bagaimanapun, pihak Audit dimaklumkan peralatan tong sampah ini adalah menjadi tanggungjawab pihak Majlis untuk menyediakannya. Kawasan yang menjadi tanggungjawab Majlis untuk menyediakan kemudahan tong sampah adalah kawasan pusat bandar, kawasan bandar satelit dan kawasan awam. Bagi kawasan perumahan ia adalah menjadi tanggungjawab pihak pemaju perumahan tersebut atau pemilik kediaman berkenaan. Pihak Majlis telah mengenal pasti keperluan peralatan tong sampah seperti di Jadual

264 Jadual 90 Peralatan Dan Kelengkapan Yang Diperlukan Bil. Jenis Peralatan/ Bilangan Tambahan Justifikasi Kelengkapan Sedia Ada Diperlukan Keperluan 1. Chute Bin Penggantian 2. Roll On Roll Off Penggantian 3. Drum Penggantian Dan Kawasan Baru Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Perjanjian Kontrak Bagi maksud penswastaan satu perjanjian perlu diikat antara Kerajaan dengan kontraktor yang dipilih. Syarat perjanjian pula perlu digubal oleh Kementerian/Majlis dan seterusnya mendapatkan pandangan dari pihak Peguam Besar Negeri Kaedah Pemantauan Bagi memastikan penswastaan pungutan sampah berjalan dengan baik dan dapat meningkatkan mutu perkhidmatan kutipan sampah, pemantauan yang rapi hendaklah dibuat terhadap perkhidmatan pungutan sampah. Bagi tujuan tersebut, Unit Pembersihan Bandar di Majlis akan dipertanggungjawabkan untuk memeriksa dan meninjau kawasan pemungutan sampah bagi memastikan prestasi kerja yang dibuat oleh kontraktor adalah memuaskan. Selain itu Jawatankuasa Perunding Bersama juga akan berperanan untuk memantau, menyelia dan menilai prestasi kerja kontraktor. Pada pandangan Audit, semua aspek penting di peringkat perancangan seperti mengadakan draf perjanjian, menyediakan garis panduan penswastaan, skop penswastaan dan lain-lain berkaitan telah diambil kira dengan sewajarnya PELAKSANAAN Pelaksanaan penswastaan pungutan sampah yang sejajar dengan pelan perancangan dan perjanjian kontrak adalah penting bagi memastikan ia berjalan lancar dan mencapai objektifnya. Kajian Audit terhadap aspek pelaksanaan program ini mendapati perkara berikut: Kajian Kemungkinan Semakan Audit mendapati kajian awal bagi melaksanakan projek penswastaan ini tidak dibuat oleh pihak Majlis. Program penswastaan ini adalah berdasarkan arahan dari pihak Kementerian melalui surat kuasa yang dikeluarkan di bawah Seksyen 37, Ordinan Kerajaan Tempatan Pada pendapat Audit, kajian kemungkinan terhadap penswastaan yang mengandungi penilaian kos dan faedah, kemungkinan kesan terhadap keseluruhan 243

265 prestasi perkhidmatan dan sebagainya perlu dikaji sebelum sesuatu penswastaan dilaksanakan Undang-undang Dan Peraturan Undang-undang dan Peraturan yang berkaitan dengan kebersihan dan pembuangan sampah yang tertakluk di bawah perjanjian kontrak dengan pihak kontraktor telah dilaksanakan oleh pihak Majlis dan kontraktor dengan sebaik mungkin Garis Panduan Penswastaan Semakan Audit mendapati penswastaan perkhidmatan pemungutan dan pelupusan sampah oleh Majlis tidak mengikut prosedur kerana tidak dirujuk kepada Jawatankuasa Penswastaan Negeri untuk dikaji dan dinilai sebelum membuat perakuan kepada Kabinet Negeri untuk keputusan. Pada pendapat Audit, kegagalan mengemukakan cadangan penswastaan ini kepada Jawatankuasa Penswastaan Negeri telah menyebabkan kepentingan Kerajaan tidak dilindungi Syarat Perjanjian Perjanjian penswastaan ini telah ditandatangani oleh pihak Majlis dengan kontraktor pada akhir bulan Disember Mengikut peraturan, dokumen perjanjian hendaklah dikemukakan kepada Peguam Besar Negeri terlebih dahulu sebelum ditandatangani. Tindakan ini adalah penting supaya syarat mengenai kepentingan Kerajaan diambil kira. Namun demikian pihak Audit mendapati kehendak ini tidak dipatuhi. Semakan Audit seterusnya terhadap syarat perjanjian mendapati perkara berikut : a) Bon Pelaksanaan Pihak kontraktor telah menyediakan bon pelaksanaan seperti kehendak perjanjian yang berjumlah RM19,000 melalui surat jaminan bank. Jumlah ini adalah merupakan 5% daripada nilai bulanan kontrak dan merangkumi tempoh keseluruhan kontrak iaitu selama 10 tahun. Bagaimanapun, mengikut peraturan kewangan pihak kontraktor sepatutnya menyediakan bon pelaksanaan bernilai RM228,000 yang merupakan 5% daripada nilai kontrak bagi satu tahun yang berjumlah RM4.56 juta. Pada pendapat Audit, bagi menjamin kepentingan Majlis, jumlah bon pelaksanaan perlu ditambah oleh pihak kontraktor. b) Klausa Mengenai Denda Semakan Audit juga mendapati bahawa syarat mengenai denda yang dapat dikenakan adalah tidak jelas. Ini adalah disebabkan perkiraan denda tidak diperincikan sekiranya pihak kontraktor gagal mematuhi syarat perjanjian. 244

266 Pada pendapat Audit kegagalan mendapat pandangan daripada Peguam Besar Negeri telah mengakibatkan syarat perjanjian tidak melindungi kepentingan Kerajaan sepenuhnya. c) Tempoh Percubaan Pihak kontraktor telah melalui tempoh percubaan selama 6 bulan mulai dari tarikh perkhidmatan kutipan sampah itu dilaksanakan iaitu pada awal bulan Mac 1999 dan berakhir pada akhir bulan Ogos Pada tempoh percubaan ini, Unit Pembersihan Bandar telah memantau prestasi kerja kontraktor dan mengeluarkan satu laporan prestasi setelah tamat tempoh percubaan. Laporan prestasi menunjukkan peningkatan dari segi kualiti perkhidmatan yang diberikan oleh kontraktor tersebut di mana kerja pemungutan sampah telah dibuat dengan memuaskan. Antara kandungan laporan tersebut telah menyentuh perkara seperti berikut: i) Kenderaan yang rosak dapat dibaiki dengan kadar yang segera. ii) Semua kutipan sampah di kawasan yang terbabit dapat dilaksanakan mengikut jadual. iii) Semua aduan dapat diselesaikan dalam tempoh satu hari. Berdasarkan laporan prestasi ini, pihak Audit berpendapat kontraktor tersebut telah melaksanakan kerja pungutan sampah dengan berkesan. d) Penjualan Kenderaan i) Pihak Majlis telah menjual 24 kenderaan kepada kontraktor untuk melaksanakan aktiviti pemungutan sampah. Harga jualan ialah RM865,000 berdasarkan penilaian yang telah dibuat oleh Jurutera Mekanikal Jabatan Kerja Raya Daerah, Sandakan. Kaedah pembayaran yang dibuat oleh pihak kontraktor adalah secara ansuran selama 10 tahun dengan kadar bayaran berjumlah RM7, satu bulan. Cara pembayaran adalah dengan menolak daripada bayaran bulanan perkhidmatan pungutan sampah yang telah dilaksanakan oleh kontraktor. Kedudukan pembayaran yang telah dibuat setakat akhir bulan Disember 2004 adalah berjumlah RM446,947. Ini bermakna sejumlah RM418,053 lagi belum dijelaskan sehingga tempoh tersebut. ii) Antara kenderaan yang telah dijual ialah 18 lori kompaktor, tiga Roll On Roll Off, dua lori biasa dan satu jentolak seperti yang ditunjukkan di Jadual 91. Daripada keseluruhan kenderaan dan jentera yang dijual oleh Majlis kepada kontraktor, lima belas daripadanya telah berusia melebihi 10 tahun manakala 9 kenderaan lagi berusia antara 6 hingga 10 tahun. 245

267 Jadual 91 Kenderaan Yang Telah Dijual Kepada Kontraktor Bil. Jenis Kenderaan Jumlah Unit 1. Lori Kompaktor Roll On Roll Off 3 3. Lori Biasa 2 4. Jentolak 1 Jumlah 24 Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Semakan Audit mendapati walaupun kenderaan tersebut telah dijual kepada pihak kontraktor tetapi pemilik berdaftar masih lagi kepunyaan Majlis dan hak milik hanya akan dipindahkan setelah semua pembayaran selesai dibuat. Pihak kontraktor juga telah membeli insurans bagi setiap kenderaan. Bagaimanapun, cukai jalan tidak dikenakan kerana pemilik berdaftar masih atas nama Majlis dan ini telah mengakibatkan Kerajaan kehilangan hasil dari aspek cukai jalan. iii) Mengikut garis panduan pelaksanaan program penswastaan, kenderaan hendaklah dilabelkan dengan perkataan KONTRAKTOR MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN : PUNGUTAN SAMPAH SARAP berserta nombor telefon untuk aduan. Bagaimanapun, pemeriksaan fizikal mendapati kehendak ini telah tidak dipatuhi. Pada pendapat Audit, garis panduan ini perlu dipatuhi oleh kerana bukan sahaja untuk memaklumkan orang awam tentang penswastaan tetapi juga membolehkan mereka membuat pengaduan sekiranya perkhidmatan tidak memuaskan. e) Insurans Pihak kontraktor telah menyediakan 2 jenis insurans seperti dikehendaki perjanjian kontrak. Polisi insurans yang diambil adalah untuk Insurans Kemalangan yang melindungi pekerja dan insurans untuk melindungi kepentingan awam. Pada pendapat Audit, penguatkuasaan terhadap syarat perjanjian perlu dipertingkatkan Pengurangan Harga Kontrak Semakan Audit mendapati pihak Majlis ada meminta khidmat nasihat perundangan dari Kementerian berhubung dengan terma perjanjian kontrak bagi penswastaan pemungutan sampah Majlis. Perkara khusus yang dititik beratkan oleh pihak Majlis mengikut surat berkenaan bertarikh pada awal bulan September 1999 ialah kewajaran penurunan harga kontrak daripada RM380,000 kepada harga yang lebih rendah. Keadaan ini 246

268 memandangkan ketika Majlis menguruskan sendiri kerja pemungutan sampah, kos yang ditanggung adalah sekitar RM250,000 satu bulan. Sehubungan dengan itu, satu mesyuarat telah diadakan di Kementerian pada awal bulan Februari 2002 yang disertai oleh Setiausaha Tetap Kementerian, Presiden Majlis dan pihak kontraktor. Tujuan mesyuarat ini adalah untuk membincangkan tunggakan hutang Majlis yang berjumlah RM3.50 juta dan kadar bayaran kontrak bulanan berjumlah RM380,000. Hasil daripada perbincangan berkenaan, Majlis dan kontraktor telah bersetuju ke atas beberapa perkara seperti berikut: a) Kadar bayaran telah diturunkan daripada RM380,000 satu bulan menjadi RM300,000 berkuat kuasa pada awal bulan Januari b) Majlis akan membayar tunggakan hutang berjumlah RM3.50 juta dengan kaedah seperti berikut: i) Membayar permulaan (upfront) berjumlah RM500,000 pada bulan Februari ii) Membayar RM80,000 setiap bulan sehingga selesai tunggakan hutang berkenaan. iii) Usaha sama pembangunan tanah Majlis atau Majlis menjual tanah kepada kontraktor sebagai ganti bayaran hutang. Berdasarkan persetujuan ini semakan lanjut Audit mendapati tindakan seperti berikut telah diambil oleh pihak Majlis: a) Bayaran bulanan kepada kontraktor berjumlah RM300,000 telah dilaksanakan mulai bulan Januari Baucar bayaran adalah disemak oleh Pembantu Tadbir dan Penolong Akauntan serta diluluskan oleh Akauntan di Majlis sebelum pembayaran dibuat. b) Majlis telah membuat pembayaran permulaan (upfront) berjumlah RM500,000 kepada kontraktor tersebut pada akhir bulan Februari c) Majlis hanya mampu membayar sejumlah RM40,000 pada setiap bulan bermula pada bulan Jun 2002 bagi menyelesaikan tunggakan hutang tersebut. d) Kertas cadangan berhubung dengan usaha sama pembangunan tanah Majlis dengan pihak kontraktor bagi tujuan menyelesaikan tunggakan hutang telah dihantar kepada Kementerian pada awal bulan November 2004 untuk semakan dan kelulusan. Setakat ini belum ada sebarang keputusan lanjut berhubung dengan perkara ini. Pada pendapat Audit, pihak Majlis telah mengambil daya usaha yang sewajarnya bagi menyelesaikan tunggakan hutang. 247

269 Guna Tenaga Seramai 102 kakitangan Majlis yang terdiri daripada seorang Inspektor Kesihatan, dua puluh satu orang pemandu dan 80 orang Pekerja Rendah Awam telah dipinjamkan kepada kontraktor untuk menjalankan kerja pemungutan sampah. Pekerja ini telah dibayar gaji, elaun serta diberi kemudahan seperti mana anggota perkhidmatan awam yang lain. Tempoh peminjaman pekerja ini kepada kontraktor adalah selama 10 tahun mulai bulan Mac Pada pendapat Audit, peminjaman kakitangan ini kepada kontraktor adalah teratur Keperluan Kenderaan/Peralatan Kesemua kenderaan yang telah dibeli oleh kontraktor dari Majlis telah digunakan secara optimum. Pihak kontraktor telah membaik pulih kenderaan ini untuk membolehkannya digunakan bagi pungutan sampah. Pihak kontraktor tidak ada membuat pembelian tambahan walaupun pada awalnya telah merancang untuk membeli 3 hingga 5 kenderaan baru bagi tempoh 3 tahun pertama beroperasi. Daripada 18 lori kompaktor yang dibeli dari Majlis hanya 17 sahaja yang boleh digunakan kerana satu daripadanya telah mengalami kerosakan dan tidak dapat dibaiki lagi. Berdasarkan norma kerja harian, setiap lori kompaktor boleh digunakan sebanyak 2 syif satu hari dengan purata muatan 6 tan kapasiti sampah bagi setiap pungutan yang dibuat. Dengan itu dianggarkan 17 lori kompaktor ini dapat menampung 204 tan sampah setiap hari. Majlis menganggarkan purata sampah yang perlu dikutip setiap hari oleh lori kompaktor ialah 225 tan. Oleh itu berasaskan kepada norma tersebut 19 lori diperlukan untuk menampung kutipan sampah setiap hari berbanding dengan 17 lori yang ada. Selain daripada lori kompaktor, kontraktor ini juga memiliki 3 buah lori jenis Roll On Roll Off dengan norma kerja yang boleh dilakukan sebanyak 8 syif satu hari bagi setiap lori. Semakan Audit mendapati 23 pusat telah dibekalkan dengan tong sampah jenis Roll On Roll Off. Oleh itu, tiga buah lori jenis ini dianggarkan dapat melakukan pusingan kerja sebanyak 24 syif satu hari dan boleh menampung pusingan kerja di semua pusat tong sampah tersebut pada setiap hari. Selain daripada kenderaan, pembekalan tong sampah yang secukupnya adalah penting untuk memastikan sampah tidak dibuang di merata tempat. Pada tahun 2004, Majlis telah membeli sebanyak 100 tong sampah jenis Chute Bin bagi tujuan penggantian kepada peralatan sedia ada. Pembelian tong sampah oleh Majlis tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan disebabkan oleh masalah kewangan. Pada pendapat Audit, bilangan tong sampah dan lori kompaktor perlu ditambah supaya pungutan sampah dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. 248

270 Prestasi Pemungutan Sampah a) Jadual Pungutan Sampah Semakan Audit mendapati pihak kontraktor ada menyediakan jadual pemungutan sampah. Bagaimanapun, jadual tersebut tidak mengandungi butiran secara spesifik hari pungutan yang akan dibuat. Jadual tersebut hanya mengandungi kekerapan pungutan, sebagai contoh sekali bagi tempoh 2 hingga 3 hari bagi kawasan perumahan, setiap hari bagi kawasan bandar dan 1 hingga 2 kali sehari bagi kawasan pasar. Selain itu jadual tidak dipamerkan di kawasan yang strategik untuk maksud pengetahuan umum di kawasan yang berkaitan. b) Maklum Balas Orang Awam Pihak Audit telah mengedarkan sejumlah 160 borang soal selidik kepada orang ramai yang terdiri daripada penduduk perumahan, peniaga di bandar dan kawasan pasar serta kawasan perindustrian. Bagaimanapun, hanya 138 borang soal selidik berjaya dikutip semula. Hasil daripada soal selidik tersebut mendapati bahawa daripada 138 responden, seramai 69 orang atau 50% menyatakan bahawa pungutan sampah dibuat pada waktu yang tidak menentu. Keterangan lanjut adalah seperti di Jadual 92. Jadual 92 Maklum Balas Daripada Orang Awam Mengenai Kekerapan Pungutan Sampah Kekerapan Pungutan Sampah Bilangan Responden % Setiap Hari Selang Sehari 11 8 Hari Tertentu Tidak Menentu Tidak Pasti Jumlah Sumber: Borang Soal Selidik Yang Telah Diedarkan Kepada Orang Awam Pada pendapat Audit, satu jadual pungutan sampah yang lengkap dan jelas perlu dipamerkan kepada untuk memaklumkan orang awam tentang jadual pungutan sampah dan nombor hotline telefon yang boleh dihubungi. Selain itu, satu daftar atau senarai semak berhubung dengan jadual pemungutan sampah perlu disediakan untuk memastikan kutipan sampah dapat dibuat pada hari dan masa yang telah ditetapkan. c) Mutu Perkhidmatan Kutipan Sampah Hasil maklum balas responden berhubung dengan mutu perkhidmatan kutipan sampah yang dilaksanakan oleh kontraktor menunjukkan 33% adalah memuaskan manakala 67% pula tidak memuaskan. Ini dapat dilihat di Jadual

271 Jadual 93 Maklum Balas Orang Awam Mengenai Mutu Perkhidmatan Kutipan Sampah Tahap Kepuasan Orang Awam Bilangan Responden % Memuaskan Tidak memuaskan Jumlah Sumber: Borang Soal Selidik Yang Telah Diedarkan Kepada Orang Awam Antara punca utama menjejaskan mutu perkhidmatan kutipan sampah yang diberikan oleh kontraktor adalah seperti berikut:- i) Sampah yang bertaburan di sekeliling tong sampah tidak dipungut ketika kerja pemungutan sedang dijalankan. ii) Tong sampah tidak diletakkan di tempat asal selepas kutipan dibuat dan dibiarkan berlonggok di tepi jalan. iii) Bagi tong sampah guna sama (Roll On Roll Off), bilangan tong yang disediakan tidak mencukupi di beberapa kawasan. Keadaan ini menyebabkan sampah bertaburan di tepi tong dan mengakibatkan bau yang kurang menyenangkan. iv) Bau busuk akibat daripada titisan air kotoran sampah yang menitis dari lori ke jalan raya. Pada pendapat Audit, pihak Majlis perlu mengambil kira penemuan tersebut dan mengambil tindakan yang sewajarnya supaya masalah ini dapat dikurangkan. d) Aduan Awam Analisis terhadap aduan awam telah dibuat dengan memeriksa fail Aduan Awam sebelum dan semasa perkhidmatan pungutan sampah ini diswastakan iaitu mulai tahun 1998 hingga Hasil daripada pemeriksaan Audit mendapati pada tahun 1998 sebanyak 24 aduan awam telah diterima, manakala pada tahun 2001 adalah sebanyak 15 aduan. Bagaimanapun, pada tahun 2002, 2003 dan 2004 ia telah meningkat masing-masing 26, 29 dan 34 aduan seperti. Berdasarkan analisis ini ia menunjukkan jenis aduan yang paling tinggi dan kerap diterima ialah mengenai kelewatan pemungutan sampah di mana sebanyak 62.5% aduan telah diterima pada tahun Bagaimanapun, jenis aduan ini telah menurun menjadi 47.1% pada tahun Butiran lanjut seperti Jadual

272 Bil. Jenis Aduan Jadual 94 Analisis Aduan Awam Bilangan Aduan Awam Sebelum Semasa Penswastaan Penswastaan Sampah lewat dikutip Sampah dibuang meratarata Sampah bertaburan Sisa sampah tidak dibersihkan 5. Sampah dan air keluar dari lori pengangkut sampah 6. Lain-lain aduan melibatkan sampah Jumlah Peratus Aduan Mengenai Kelewatan Mengutip Sampah Berbanding Dengan Jumlah Aduan Secara Keseluruhan 62.5% 53.3% 38.5% 31.0% 47.1% Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Semakan Audit mendapati bahawa salah satu punca berlakunya kelewatan pemungutan sampah ini adalah disebabkan keadaan ataupun reka bentuk di sesetengah kawasan taman perumahan di Sandakan yang mempunyai lorong yang terlalu kecil dan sempit di mana ini akan melambatkan pergerakan kenderaan pemungut sampah. Bagaimanapun, adalah didapati pihak Majlis telah mengambil tindakan yang segera dan sewajarnya ke atas semua aduan berkenaan. Pada pendapat Audit, walaupun tindakan telah diambil untuk menyelesaikan aduan awam dengan segera, pihak Majlis dan kontraktor perlu berusaha untuk mengatasi masalah sampah lewat dikutip daripada terus berulang. e) Mutu Perkhidmatan Setelah Diswastakan Daripada 138 borang soal selidik yang diterima, seramai 91 responden iaitu 66% berpendapat bahawa mutu perkhidmatan kutipan sampah setelah diswastakan adalah sama seperti sebelum diswastakan. Sebanyak 20% responden berpendapat mutu perkhidmatan telah bertambah baik sejak diswastakan. Manakala 14% responden pula menyatakan bahawa mutu perkhidmatan adalah kurang baik berbanding sebelum diswastakan. Butiran lengkap seperti di Jadual

273 Jadual 95 Maklum Balas Orang Awam Mengenai Mutu Perkhidmatan Kutipan Sampah Setelah Diswastakan Tahap Mutu Perkhidmatan Bilangan Peratus Responden (%) Lebih Baik Tiada Perubahan Kurang Memuaskan Jumlah Sumber: Borang Soal Selidik Yang Telah Diedarkan Kepada Orang Awam Berdasarkan maklum balas ini, pihak Audit berpendapat secara amnya mutu perkhidmatan kutipan sampah selepas diswastakan telah meningkat sungguhpun masih ada ruang penambahbaikan. f) Pemeriksaan Fizikal Lawatan Audit ke kawasan komersial dan perumahan pada bulan Ogos dan November 2004 mendapati ada tempat pembuangan sampah haram di sekitar Bandar Sandakan dan longgokan sampah sarap yang tidak dikutip. Keadaan ini dapat dilihat pada Foto 11 dan 12. Foto 11 Tempat pembuangan Sampah Haram Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi: Lorong Serta 2, Batu 3 Jalan Utara 252

274 Foto 12 Sampah Bertaburan Di Sekeliling Tong Sampah Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi : Batu 3 Jalan Utara Bagaimanapun, ada kawasan perumahan yang berkeadaan bersih di mana sampah sarap telah dikutip dengan teratur. Keadaan ini dapat dilihat melalui Foto 13. Foto 13 Kawasan Perumahan Sumber: Fail Foto Jabatan Audit Negara Lokasi: Taman Tinosan Jalan C.M Simpang Tiga Batu 4 Jalan Utara 253

275 Pada pendapat Audit, prestasi kutipan sampah boleh dipertingkatkan sekiranya Majlis menyediakan tong sampah yang mencukupi dan kontraktor menyediakan jadual kutipan sampah dengan lengkap dan teratur serta mematuhi jadual kutipan dengan sepenuhnya Pelupusan Sampah Majlis mempunyai sebuah tapak pelupusan sampah seluas 101 hektar yang terletak di kawasan tanah paya di Sandakan. Tapak pelupusan sampah ini telah beroperasi sejak tahun 1976 dan setakat ini dianggarkan 20 hektar atau 20% daripada keseluruhan tapak pelupusan sampah ini telah digunakan. Tapak pelupusan sampah ini diuruskan oleh kontraktor yang dilantik untuk memungut sampah Majlis. Bagaimanapun, pihak Majlis dan kontraktor tidak mempunyai sebarang perjanjian bertulis berhubung pengurusan tapak pelupusan ini. a) Kaedah Pelupusan Sampah Kaedah pelupusan sampah yang diamalkan oleh pihak kontraktor adalah secara pembuangan terbuka (Open Dumping) iaitu sampah yang dimuat turun daripada lori sampah akan diratakan dengan menggunakan jentera berat. Menurut satu kajian yang dilaksanakan oleh Ketua Unit Projek Dan Kerja Am Majlis, kaedah tersebut tidak sesuai dijalankan di tapak pelupusan sampah Majlis kerana tidak ada kemudahan untuk pengudaraan gas dan pelupusan bahan larutresap. Selain itu, kaedah ini juga terdedah kepada scavenger. Tapak pelupusan sampah ini juga terdedah kepada kebakaran ketika musim panas. Pada pendapat Audit pihak Majlis perlu melaksanakan kaedah pelupusan sampah yang lebih mesra alam. b) Rancangan Masa Depan Tapak Pelupusan Sampah Berdasarkan kajian tersebut pihak Majlis bercadang untuk menyelesaikan masalah tapak pelupusan sampah melalui 3 peringkat seperti berikut:- i) Menggunakan tapak pelupusan yang sedia ada untuk tempoh antara 3 hingga 4 tahun lagi. ii) Memulihkan semula tapak pelupusan sampah yang sedia ada dengan kemudahan seperti paip pengudaraan untuk gas, parit untuk memungut bahan larutresap dan sebagainya. iii) Memindahkan tapak pelupusan sampah ke kawasan yang lebih sesuai. Pemilihan tapak baru telah dilakukan oleh Jabatan Perancang Bandar Dan Wilayah Sabah dengan menggunakan Geographical Information System (GIS). Keluasan tapak pelupusan sampah ini adalah dianggarkan 110 hektar dan mampu digunakan sehingga tahun Pada pendapat Audit pihak Majlis telah mengambil daya usaha yang positif ke arah pengurusan tapak pelupusan sampah yang lebih sempurna. 254

276 Prestasi Pembayaran Pembayaran bagi penswastaan pemungutan sampah Majlis adalah terletak di bawah program/aktiviti Kesihatan Dan Kebersihan Bandar - Pelbagai Perbelanjaan Kesihatan. Program/aktiviti ini mengandungi beberapa pecahan aktiviti kecil seperti kontrak pembersihan, pembelian tong sampah, kawalan mutu makanan, kawalan vector/serangga, pendidikan kesihatan/kempen kebersihan/kitar semula, pembersihan kanopi, kontrak pembersihan parit dan penyelenggaraan Roll On Roll Off. Peruntukan yang dikhususkan untuk penswastaan pemungutan sampah bagi tahun 1999 hingga 2004 adalah berjumlah RM23.38 juta seperti di Jadual 96. Jadual 96 Peruntukan Penswastaan Pungutan Sampah Bagi Tahun 1999 Hingga 2004 Tahun Peruntukan (RM Juta) Jumlah Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Kedudukan pembayaran yang telah dibuat oleh Majlis kepada kontraktor mulai bulan Mac 1999 hingga Disember 2004 bagi penswastaan pemungutan sampah adalah berjumlah RM20.56 juta seperti di Jadual

277 Jadual 97 Kedudukan Pembayaran Yang Telah Dibuat Oleh Majlis Kepada Kontraktor Pembayaran Tuntutan Tahun Tahun Jumlah Tahun Peruntukan Daripada Semasa Sebelum (RM Juta) Kontraktor (RM Juta) (RM Juta) (a) (RM Juta) (b) (RM Juta) (a) +(b) Jumlah Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Perbandingan antara peruntukan dan perbelanjaan yang telah dibuat bagi program penswastaan pemungutan sampah telah mendapati perkara seperti berikut: a) Perbelanjaan Melebihi Peruntukan Pada tahun 1999, 2002 dan 2003 pihak Audit mendapati Majlis telah membuat perbelanjaan melebihi peruntukan yang diluluskan berjumlah RM0.88 juta seperti butiran yang dinyatakan di Jadual 92. Punca perbelanjaan melebihi peruntukan ialah kerana sewaktu anggaran perbelanjaan dibuat bagi tahun 1999, kos perbelanjaan bagi perkhidmatan pemungutan sampah oleh kontraktor tidak dapat diambil kira oleh pihak Majlis memandangkan perkhidmatan pungutan sampah pada masa itu belum lagi diswastakan. Bagaimanapun, peruntukan tambahan telah dipohon untuk membiayai perbelanjaan yang belum dibayar pada tahun berkenaan. Pada tahun 2002 dan 2003, perbelanjaan melebihi peruntukan berpunca daripada bayaran ansuran tunggakan bil kontraktor yang belum dijelaskan pada tahun sebelumnya. Pada pendapat Audit, Majlis perlulah membuat pembayaran mengikut tempoh yang telah ditetapkan untuk mengelak berlakunya tunggakan bayaran bagi tahun berikutnya. b) Perbelanjaan Kurang Daripada Peruntukan Pada tahun 2000 dan 2001, pembayaran yang telah dibuat adalah kurang daripada peruntukan. Jumlah yang tidak dibelanjakan adalah masing-masing RM0.71 juta dan RM2.58 juta. Punca peruntukan tidak dibelanjakan pada tahun 2000 ialah oleh kerana kontraktor lewat mengemukakan tuntutan bagi bulan Oktober hingga Disember tahun berkenaan. Ini menyebabkan bayaran kepada kontraktor hanya dapat dibuat setakat bulan September 2000 sahaja. Bagi tahun 2001 pula, ia 256

278 berpunca daripada keputusan Majlis untuk mengurangkan bayaran kepada kontraktor menjadi RM170,000 sebulan mulai bulan Mac Pihak Audit berpendapat tunggakan bayaran yang begitu besar tidak akan berlaku sekiranya Majlis menggunakan sepenuhnya peruntukan yang telah dikhususkan untuk membuat bayaran ke atas tuntutan kontraktor tersebut Penguatkuasaan Penguatkuasaan Anti Litter By Laws dipertanggungjawabkan kepada Bahagian Penguatkuasaan. Bahagian ini diketuai oleh Pegawai Penguat kuasa Gred N41 dan dibantu oleh 70 anggota. Selain daripada menguatkuasakan undang-undang pelesenan, letak kereta dan rumah setinggan, tugas utama yang berkaitan dengan kebersihan adalah mengawal atau mencegah kekotoran seperti pembuangan sampah di merata tempat, pembuangan sampah di tempat yang tidak dibenarkan dan pembuangan sampah daripada kenderaan. Pegawai di Unit Penguat kuasa akan mengenakan denda kepada pesalah dengan mengeluarkan notis kompaun di atas kesalahan tersebut. Mengikut rekod bilangan kompaun yang telah dikeluarkan mulai tahun 1998 hingga 2004 adalah berjumlah 1,141 dengan denda yang dikutip berjumlah RM25,710. Pada pendapat Audit tindakan penguatkuasaan yang lebih kerap perlu diadakan dan bagi pesalah yang gagal menjelaskan kompaun, tindakan tegas perlu diambil seperti mengambil tindakan susulan atau mengutip kompaun semasa notis kompaun dikeluarkan Publisiti Kesedaran Awam Walaupun pihak Majlis menyediakan peruntukan yang kecil terhadap aktiviti kempen pelbagai publisiti kesedaran awam, namun ia masih dapat dijalankan. Ini kerana selain pihak Majlis, kempen tersebut juga mendapat penganjuran bersama daripada orang awam, persatuan, Agensi Kerajaan dan pihak swasta. Antara aktiviti yang telah dijalankan ialah Kempen Pendidikan Kesedaran Awam Mengenai Kebersihan, Program Kitar Semula dan Aktiviti Gotong-Royong. Maklum balas daripada pihak Majlis menyatakan bahawa orang awam telah memberikan sambutan yang baik terutamanya pelaksanaan aktiviti gotong-royong. Pihak Audit berpendapat langkah yang diambil untuk kesedaran awam adalah penting dan perlu dipergiatkan lagi. Pada pandangan Audit, pelaksanaan penswastaan pungutan sampah masih ada ruang untuk diperbaiki dan dipertingkatkan. Antara perkara yang perlu diambil perhatian ialah sampah lewat dikutip, kekurangan tong sampah, mutu perkhidmatan pungutan sampah dan juga penyediaan jadual pungutan sampah yang lengkap dan teratur. Pihak Majlis juga perlu meningkatkan kempen kesedaran awam terhadap 257

279 kitar semula serta tindakan penguatkuasaan perlu diberi penekanan yang lebih. Selain itu, pembayaran kepada kontraktor juga perlu dipercepatkan PEMANTAUAN Pemantauan yang berkesan adalah penting untuk menentukan sesuatu program berjalan dengan lancar dan mencapai matlamatnya. Pemerhatian Audit terhadap pemantauan program penswastaan pungutan sampah mendapati perkara berikut: Jawatankuasa Perunding Bersama Jawatankuasa ini dianggotai oleh ahli dari Majlis dan juga kontraktor. Antara peranan Jawatankuasa Perunding ini adalah untuk memantau, menyelia dan menilai prestasi kerja yang dibuat oleh kontraktor melalui mesyuarat Jawatankuasa Perunding Bersama yang sepatutnya diadakan pada setiap bulan. Kedudukan mesyuarat yang telah diadakan oleh Jawatankuasa ini mulai tahun 1999 hingga 2004 adalah seperti di Jadual 98. Jadual 98 Bilangan Mesyuarat Jawatankuasa Perunding Bersama Bilangan Mesyuarat Tahun Diadakan Sumber: Rekod Majlis Perbandaran Sandakan Maklumat di atas menunjukkan bahawa Jawatankuasa ini tidak mengadakan mesyuarat pada setiap bulan seperti mana yang disyaratkan oleh perjanjian kontrak. Malah pada tahun 1999 dan 2000 Jawatankuasa ini tidak pernah mengadakan mesyuarat. Pada pendapat Audit, mesyuarat Jawatankuasa ini adalah perlu kerana ia adalah merupakan saluran untuk mendapatkan maklum balas tentang tahap keberkesanan perkhidmatan pungutan sampah yang dibuat oleh pihak kontraktor serta untuk membincangkan masalah yang dihadapi dan mencari cara penyelesaian yang terbaik untuk kebaikan bersama Unit Pembersihan Bandar Unit ini membuat pemeriksaan serta meninjau kawasan pemungutan sampah untuk memastikan prestasi kerja yang dibuat oleh kontraktor sentiasa berada pada tahap yang memuaskan. Semakan Audit mendapati bahawa pemeriksaan berkala dibuat di kawasan perkhidmatan kutipan sampah dan kawasan yang bermasalah. Unit ini bertindak untuk 258

280 menyelesaikan segala masalah yang dihadapi. Bagaimanapun, sekiranya sesuatu masalah itu tidak dapat diselesaikan ia akan dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa Perunding Bersama. Selain itu, pemeriksaan secara bersama antara Majlis dan kontraktor dilakukan seminggu sekali di kawasan perkadaran Majlis. Bagaimanapun, Unit ini gagal mengemukakan sebarang rekod yang dapat menunjukkan bahawa pemeriksaan/pemantauan yang telah dibuat oleh pihak Majlis atau secara bersama dengan pihak kontraktor telah dilaksanakan. Sebaliknya, pihak kontraktor ada menyediakan laporan ringkas pada setiap bulan berupa gambar hasil daripada pemeriksaan bersama. Semakan lanjut Audit mendapati tidak ada sebarang pemantauan dilakukan oleh pihak Kementerian terhadap penswastaan ini. Begitu juga dengan minit mesyuarat Jawatankuasa Perunding Bersama tidak dihantar kepada pihak Kementerian. Pada pendapat Audit, pemantauan terhadap prestasi kerja kontraktor masih ada ruang untuk dipertingkatkan. Pihak Audit mencadangkan supaya unit yang membuat pemantauan terhadap prestasi kerja kontraktor merekodkan semua hasil pemeriksaan/pemantauan yang telah dibuat sama ada oleh Majlis atau secara bersama dengan pihak kontraktor di satu daftar serta mengeluarkan satu laporan pada setiap bulan hasil daripada pemantauan yang telah dibuat. Rekod seperti ini boleh membantu untuk menilai prestasi kerja kontraktor tersebut dengan mudah apabila diperlukan. 67. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya penswastaan pemungutan sampah telah dilaksanakan dengan berkesan. Ini adalah berasaskan kepada mutu perkhidmatan yang memuaskan dan bertambah baik. Bagaimanapun, oleh kerana kajian awal tidak dilaksanakan dan syarat perjanjian tidak disemak terlebih dahulu oleh Peguam Besar Negeri, adalah didapati beberapa syarat tidak melindungi kepentingan Kerajaan seperti Bon Pelaksanaan yang tidak mengikut peraturan serta bayaran pada kadar yang tinggi. Untuk meningkatkan lagi tahap kerjasama dan kesedaran orang awam tentang pentingnya penjagaan kebersihan, pihak Majlis perlulah mempergiatkan lagi program kesedaran awam. Berdasarkan kepada kemampuan kontraktor serta keadaan fizikal kenderaan dan kos yang terlibat, adalah disyorkan agar pihak Kementerian dan juga Majlis mengkaji semula sama ada perlu meneruskan penswastaan ini atau sebaliknya. Penambahan kenderaan perlu dibuat oleh pihak kontraktor kerana pada pandangan Audit kegagalan menambah bilangan kenderaan akan menjejaskan mutu perkhidmatan yang hendak diberikan. 259

281 BAHAGIAN V PERKARA AM

282 BAHAGIAN V PERKARA AM 68. PENDAHULUAN Bagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara yang lalu, pemeriksaan susulan telah dijalankan di Kementerian/Jabatan/Agensi berkenaan. Hasil daripada pemeriksaan itu dilaporkan dalam Bahagian ini di bawah tajuk berikut: a) Kedudukan masa kini perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara tahun lepas. b) Perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara yang masih belum selesai. c) Pembentangan Laporan Ketua Audit Negara mengenai Penyata Akaun Awam dan aktiviti Kementerian/Jabatan. d) Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Awam Negeri. 69. KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI Pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan di 14 Kementerian/Jabatan/Pejabat seperti senarai di bawah untuk menentukan sama ada undang-undang dan peraturan kewangan mengenai kawalan pengurusan, hasil dan perbelanjaan serta pengurusan kumpulan wang amanah dan aset dipatuhi. a) Dewan Undangan Negeri Sabah b) Jabatan Muzium Negeri c) Kementerian Pembangunan Infrastruktur d) Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri e) Perpustakaan Negeri f) Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak g) Jabatan Perancang Bandar Dan Wilayah h) Jabatan Peguam Besar Negeri i) Stesen Penyelidikan Pertanian Ulu Dusun Sandakan j) Jabatan Perancang Bandar Dan Wilayah Sandakan k) Jabatan Perikanan Cawangan Sandakan l) Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri, Tawau m) Pejabat Pemungut Hasil Tanah Kunak n) Jabatan Perkhidmatan Haiwan Dan Perusahaan Ternak, Tawau 260

283 Secara keseluruhannya, Kementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit itu mempunyai kelemahan pengurusan kewangan di mana beberapa peraturan kewangan berhubung kawalan pengurusan, hasil, perbelanjaan, pengurusan kumpulan wang amanah dan aset tidak dipatuhi sepenuhnya. Rekod kewangan juga tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Kedudukan Masa Kini Pada umumnya Kementerian/Jabatan/Pejabat berkenaan telah dan sedang mengambil tindakan untuk memperbaiki kelemahan berkaitan. Bagaimanapun, sebahagian daripada kelemahan tersebut seperti penyediaan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan penyediaan Daftar Harta Modal dan Inventori masih belum diambil tindakan oleh beberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS Pada tahun 2003, sebanyak 7 aktiviti yang dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan Negeri telah dipilih untuk diaudit Jabatan Ketua Menteri Pengurusan Projek Pembangunan Khas a) Garis Panduan Pengendalian Projek Khas yang lengkap dan jelas belum disediakan dan belum diluluskan oleh Ketua Menteri serta tidak diedarkan kepada Agensi pelaksana. b) Had nilai Projek Khas tidak ditetapkan. c) Daftar Permohonan Projek Khas tidak diselenggara. d) Penukaran pelaksanaan kerja Projek Khas secara gotong-royong kepada perkhidmatan kontraktor tidak mendapat kelulusan pengecualian daripada Kementerian Kewangan terlebih dahulu. e) Jawatankuasa Khas Pemantauan selaku badan bebas yang mewakili pelbagai Agensi belum diwujudkan. Kedudukan Masa Kini a) Garis Panduan Pengendalian Projek Khas yang sedia ada akan dihalusi dan dikemas kini supaya lebih jelas sebelum dikemukakan kepada Ketua Menteri untuk kelulusan. b) Had nilai sesuatu projek adalah ditentukan oleh Agensi pelaksana. Pihak Jabatan tidak dapat menentukan had nilai sesuatu projek dalam garis panduan. Ini kerana kelulusan sesuatu projek dan had nilainya tertakluk kepada keputusan Ketua Menteri. c) Semua surat yang diterima akan direkod dan diselenggara oleh Jabatan ini termasuk surat permohonan projek khas. d) Setiap Agensi pelaksana telah diarahkan supaya mematuhi peraturan sedia ada untuk menentukan kaedah pelaksanaan projek di bawah program Projek Pembangunan Khas, Jabatan Ketua Menteri. 261

284 e) Jawatankuasa Pemandu Projek Jabatan Ketua Menteri yang dipengerusikan oleh YB. Setiausaha Kerajaan Negeri telah ditubuhkan. Jawatankuasa telah bermesyuarat bagi menetapkan fungsi dan peranan Jawatankuasa bagi memantau projek di bawah Jabatan Ketua Menteri termasuk juga Projek Khas Jabatan Perhutanan Negeri Sabah Pengurusan Pengeluaran Sumber Hasil Dan Pemuliharaan Hutan Dengan Kaedah Forest Management Unit (FMU) a) Kriteria Pemilihan syarikat yang mengurus kawasan hutan dengan kaedah FMU tidak dapat ditentukan kerana rekod dan dokumen berkaitan di Ibu Pejabat Jabatan Perhutanan telah musnah akibat kebakaran. Manakala, salinan dokumen berkenaan yang tersimpan di Pejabat Hasil Bumi telah gagal dikemukakan. b) Bon pelaksanaan bagi setiap lesen FMU tidak ditentukan mengikut keluasan yang ditawarkan. c) Latihan Reduced-Impact-Logging (RIL) tidak disediakan pada tahun 2001 hingga 2002 dan ada kerosakan tanah yang teruk akibat penarikan balak yang tidak mengikut sistem RIL. d) Daripada 16 pelesen FMU, hanya 1 pelesen mencatatkan pencapaian yang baik berdasarkan penilaian terhadap Pelan Pengurusan Hutan. e) Ada 3 pelesen FMU tidak menjalankan rawatan silvikultur dan aktiviti rehabilitasi serta 2 daripada pelesen tersebut belum menyediakan kemudahan pencegahan kebakaran. f) Ada sebuah kilang di kawasan FMU telah melakukan pembakaran sisa kayu secara terbuka. g) Jawatankuasa khas memantau aktiviti pelesen FMU belum diwujudkan dan jadual lawatan kerja pemantauan Pejabat Perhutanan Daerah belum disediakan. Kedudukan Masa Kini a) Kriteria pemilihan pelesen FMU ditetapkan oleh Jemaah Kabinet Negeri dan direkodkan di minit mesyuarat Jemaah Kabinet Negeri pada bulan Jun 1997 hingga September b) Jabatan telah mengkaji semula jumlah Bon Pelaksanaan mengikut keluasan kawasan hutan yang ditawarkan. c) Latihan RIL telah disediakan semula oleh Jabatan mulai tahun 2004 dan kerosakan tanah akibat penarikan balak tidak mengikut sistem RIL telah dipantau agar tidak berulang lagi. d) Jumlah pelesen FMU yang mencatatkan pencapaian baik telah meningkat kepada 3 pelesen. Manakala 3 pelesen lagi telah ditamatkan lesen FMU kerana mencatat pencapaian yang lemah. e) Semua pelesen FMU terbabit telah menjalankan rawatan sivilkultur, aktiviti rehabilitasi dan menyediakan kemudahan pencegahan kebakaran. f) Jabatan telah memantau kilang berkenaan dan tiada lagi pembakaran sisa secara terbuka dijalankan. 262

285 g) Jabatan telah mewujudkan Pasukan Pemantau FMU bagi memantau aktiviti pelesen FMU. Manakala jadual lawatan kerja pemantauan di peringkat Pejabat Perhutanan Daerah juga disediakan Jabatan Tanah Dan Ukur Pelesenan Dan Pengawalan Operasi Kuari Swasta a) Garis Panduan pemprosesan lesen kuari yang sedia ada adalah tidak lengkap kerana perkara seperti kelayakan pemohon, tanggungjawab pengusaha kuari, tanggungjawab penjagaan alam sekitar, jumlah kadar bayaran dan tempoh pemprosesan permohonan lesen kuari bagi setiap peringkat tidak dinyatakan. b) Kelulusan lesen kuari kepada 7 pengusaha kuari tidak mematuhi syarat yang telah ditetapkan iaitu perlu mengemukakan Pelan/Kertas Kerja Kuari manakala 20 pengusaha kuari tidak mengemukakan Laporan EIA. c) Kadar bayaran cukai tambahan RM0.35 satu ela padu sudah tidak realistik lagi dengan perkembangan semasa dan tidak pernah dikaji semula sejak tahun 1966 lagi. d) Laporan Setengah Tahun Keluaran Batu tidak dikemukakan kepada Jabatan oleh pengusaha kuari, iaitu melibatkan 17 daripada 26 pelesen seperti mana disyaratkan kepada pengusaha kuari lain yang telah diberikan lesen. e) Perundangan yang sedia ada kurang mantap kerana peraturan mengenai penguatkuasaan tidak diperuntukkan oleh undang-undang yang diguna pakai manakala jadual program penguatkuasaan tidak disediakan. Ini menyebabkan tindakan penguatkuasaan tidak berkesan. f) Pelantikan Ketua Inspektor Kuari masih belum dilaksanakan bagi tujuan menguatkuasakan peraturan di bawah Kaedah Tanah (Kuari) tahun g) Jawatankuasa Teknikal Galian yang diwujudkan oleh Jabatan secara Adhoc saja untuk memantau pengurusan kuari dan setakat ini Jawatankuasa tersebut hanya bermesyuarat sebanyak 2 kali saja sejak penubuhannya. Kedudukan Masa Kini a) Garis Panduan tersebut sedang dikemas kini. b) Semua permohonan lesen baru telah mematuhi kehendak peraturan dengan menyediakan Pelan/Kertas Kerja Kuari dan Laporan EIA sebelum lesen kuari dikeluarkan. Bagaimanapun, pengusaha kuari yang terdahulu masih belum mengemukakan Pelan/Kertas Kerja Kuari dan Laporan EIA seperti mana yang dikehendaki. Surat peringatan telah dikeluarkan dan jika terus ingkar maka Jabatan akan mengambil tindakan untuk tidak memperbaharui lesen kuari pengusaha tersebut. c) Kadar baru cukai tambahan telah dinaikkan menjadi RM1 satu ela padu bermula pada tahun d) Peringatan kepada pengusaha kuari telah dikeluarkan namun sehingga kini Laporan Setengah Tahun Keluaran Batu oleh 17 pengusaha kuari masih belum diterima. 263

286 Pembaharuan lesen kuari oleh 17 pengusaha kuari tersebut tidak akan dibuat sehingga laporan tersebut dikemukakan dan semua tunggakan hasil telah dijelaskan. e) Semakan semula perundangan yang diguna pakai oleh Jabatan telah dijalankan iaitu dengan memperuntukkan peraturan penguat kuasa di samping peraturan lain yang berkaitan dan telah diluluskan oleh Kabinet. f) Pelantikan Ketua Inspektor Kuari yang baru masih belum dibuat oleh Menteri untuk menguatkuasakan peraturan di bawah Kaedah Tanah (Kuari) Tahun 1997 meskipun peraturan tersebut telah diluluskan. g) Setakat ini Jawatankuasa Teknikal Galian masih belum mengadakan mesyuarat yang terbaru dan penubuhan Jawatankuasa ini masih belum dibuat secara formal Jabatan Perikanan Negeri Sabah Pengurusan Ternakan Ikan Dalam Sangkar a) Zon Industri Akuakultur telah dikenal pasti dan seluas 4,380 hektar adalah dirancang untuk penternakan ikan dalam sangkar. Zon ini masih belum diwartakan untuk maksud kawalan dan penguatkuasaan. b) Pusat Pembenihan Ikan di Tanjung Badak, Tuaran tidak dapat membekal benih ikan yang mencukupi bagi menampung permintaan penternak dan telah menjejaskan pencapaian sasaran yang ditetapkan. c) Rekod pengagihan bantuan peralatan sangkar tidak disimpan di daerah yang terlibat dengan pembahagian bantuan. d) Jabatan menghadapi kekurangan tenaga kerja untuk mengurus projek ternakan ikan dalam sangkar. Kedudukan Masa Kini a) Sehingga kini Zon Industri Akuakultur masih belum diwartakan untuk maksud kawalan dan penguatkuasaan. b) Peruntukan Kerajaan Persekutuan berjumlah RM490,000 telah diperolehi pada akhir tahun 2003 dan Pusat Pembenihan Ikan di Tanjung Badak, Tuaran telah pun siap diubahsuai. c) Rekod pengagihan bantuan peralatan sangkar telah pun disimpan di daerah yang terlibat dengan pembahagian bantuan. d) Tenaga kerja untuk mengurus projek ternakan ikan dalam sangkar masih tidak mencukupi dan Jabatan sedang dalam proses untuk menstrukturkan organisasi Jabatan Pertanian Sabah Pengurusan Subsidi Padi a) Subsidi lewat dibayar disebabkan peruntukan yang diluluskan tidak mencukupi. Pada tahun 2003 subsidi yang belum dibayar adalah berjumlah RM4.65 juta. b) Baki stok baja subsidi padi masih banyak disimpan di stor Pejabat Pertanian Daerah akibat daripada keputusan Kerajaan Persekutuan mengambil alih pemberian subsidi baja di negeri Sabah. 264

287 c) Seluas 4,335 hektar tanah sawah tidak diusahakan dengan tanaman padi kerana ketiadaan sistem pengairan. d) Jabatan menghadapi kekurangan tenaga kerja untuk mengurus Seksyen Pembangunan Tanaman Padi. Kedudukan Masa Kini a) Jumlah subsidi yang belum dijelaskan pada tahun 2003 berjumlah RM4.65 juta telah dibayar. Bagaimanapun, peruntukan yang diluluskan pada tahun 2004 masih tidak mencukupi untuk menampung bayaran subsidi seterusnya. b) Baki stok subsidi baja yang berlebihan digunakan untuk tanaman padi berkelompok. Baja berkenaan sedang diagihkan kepada petani untuk projek berkenaan. c) Luas sebenar tanah terbiar ialah 3,091 hektar. Daripada jumlah ini, seluas 1,299 hektar masih belum diusahakan. Pembangunan tanah terbiar ini akan diteruskan di mana aktiviti ini telah dimasukkan sebagai salah satu program RMK9. d) Jawatan di Seksyen Pembangunan Tanaman Padi iaitu Jawatan Pegawai Pertanian Gred G41, Penolong Pegawai Pertanian Gred G27 dan Pembantu Pertanian Gred G17 masih belum diisi dan Jabatan sedang menunggu kelulusan untuk pengisian jawatan Jabatan Pelabuhan Dan Dermaga Sabah Pembinaan, Penggunaan Dan Penyenggaraan Kapal Dan Lanca a) Di peringkat perancangan, Jabatan perlu menentukan bilangan serta jenis kapal dan lanca yang diperlukan pada masa kini dan masa hadapan dengan mengambil kira beban kerja berasaskan kesibukan lalu lintas air, kawasan perairan serta hala tuju atau keperluan pengembangan pada masa hadapan. b) Pihak Audit mengesyorkan Kementerian Kewangan menimbang untuk meluluskan peruntukan kewangan yang mencukupi untuk kos penyenggaraan kapal dan lanca. c) Jabatan menimbang untuk menjual atau melupuskan kapal dan lanca yang sudah terlalu lama khususnya kapal tunda Tarek dan kapal pendarat Gaya II dan Bohayan yang mana tidak dapat disewakan dalam jangka masa yang agak lama. d) Jabatan memberi keutamaan kepada pengurusan dan penyediaan kapal serta kakitangan untuk tujuan aktiviti penguatkuasaan. Kedudukan Masa Kini a) Jabatan akan mengambil kira aspek yang dicadangkan semasa penyediaan RMK9 kelak. Jabatan ada mengambil kira kawasan pelabuhan untuk ditempatkan kapal yang dibina dan ini sekali gus telah mengambil kira keperluan masa hadapan. b) Penyenggaraan tidak dapat dilaksanakan mengikut jadual kerana kurang peruntukan. Bagaimanapun, Jabatan sedaya upaya menyenggara kapal dengan memberi keutamaan kepada kapal yang sudah overdue. Jabatan akan memaklumkan komen pihak Audit kepada Kementerian Kewangan dalam usaha untuk mendapatkan peruntukan yang mencukupi pada masa akan datang. 265

288 c) Jabatan akan melupuskan kapal dan lanca yang lama setelah mendapat kapal yang baru. d) Jabatan telah mengambil inisiatif untuk mengisi jawatan yang kosong namun jawatan pengurusan dan profesional saja yang dipertimbangkan untuk diisi manakala jawatan lain tidak mendesak. Saranan Audit akan dilaksanakan secara berperingkat mengikut kemampuan Jabatan Jabatan Hidupan Liar Perlindungan Dan Pemulihan Orang Utan Sepilok, Sandakan a) Di peringkat perancangan, Jabatan tidak menyediakan perancangan penguatkuasaan secara berjadual. b) Tidak ada perancangan disusun untuk menentukan kursus yang perlu dihadiri oleh kakitangan c) Program penerangan dan pendidikan untuk menyedarkan orang ramai tentang kepentingan mengelakkan kepupusan orang utan tidak diberikan kepada pemilik lesen konsesi hutan. d) Pusat Penyelidikan Dan Pembangunan (R & D) tidak diwujudkan. e) Pengisian jawatan perlu diberi perhatian agar pelaksanaan tugas di Pusat Pemulihan bertambah mantap. f) Laporan tahunan berhubung dengan aktiviti di Pusat Pemulihan perlu dikeluarkan pada setiap tahun. Kedudukan Masa Kini a) Jabatan telah mengambil tindakan untuk menyediakan jadual penguatkuasaan. Pusat Pemulihan Orang Utan Sepilok tidak terlibat menjalankan aktiviti penguatkuasaan. b) Jabatan telah mengambil tindakan menyusun dan menentukan kursus yang perlu dihadiri oleh kakitangan. c) Jabatan Hutan dan Jabatan Hidupan Liar saling bekerjasama untuk mengelakkan kepupusan orang utan. Sepilok berada di dalam kawasan Hutan Simpan Kabili dan di bawah kawalan Jabatan Hutan Sabah. Pemberian lesen untuk konsesi hutan telah mengambil kira tentang perihal berkaitan dengan orang utan. d) Jabatan sedang bekerjasama dengan beberapa pertubuhan bukan kerajaan, institusi pengajian dan institusi lain bagi tujuan R & D. e) Jabatan sedang berusaha memohon tambahan kakitangan bagi memantapkan pengurusan Pusat Pemulihan Orang Utan Sepilok. f) Laporan Tahunan masih belum dikeluarkan. 266

289 69.3 BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN Pengurusan Kewangan a) Lembaga Sukan Negeri Sabah (Lembaga) Dan Perbadanan Pembangunan Negeri Sabah (Perbadanan) i) Kawalan Pengurusan Kawalan pengurusan tidak memuaskan di mana Manual Prosedur Kerja tidak kemas kini, Fail Meja tidak disediakan dan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun bermesyuarat tidak mengikut kekerapan yang ditetapkan. ii) Pengurusan Aset Dan Inventori Pengurusan aset dan inventori Lembaga tidak memuaskan kerana beberapa peraturan tidak dipatuhi khususnya berkaitan penyelenggaraan rekod dan prosedur pelupusan. Pengurusan aset dan inventori Perbadanan pula memerlukan penambahbaikan terutamanya penyelenggaraan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori serta menjalankan pemeriksaan fizikal bagi mengesahkan kewujudan aset. iii) Penghutang Perniagaan Lembaga Baki penghutang perniagaan Lembaga yang melibatkan tunggakan sewa kemudahan sukan dan asrama pada tahun 2003 berjumlah RM1.36 juta. iv) Pinjaman Perbadanan Perbadanan memperolehi pinjaman daripada Kerajaan Negeri berjumlah RM juta pada tahun 2002 bagi tujuan membiayai pelaburan dalam syarikat subsidiari dan bersekutu, projek kawasan perindustrian, projek perumahan dan pelbagai. Perbadanan telah lewat melunaskan bayaran balik pinjaman kerana mengalami masalah kecairan kewangan. Kedudukan Masa Kini i) Pihak Lembaga dan Perbadanan telah memperbaiki kelemahan yang dibangkitkan. Selain itu proses pengemaskinian telah dibuat dari semasa ke semasa. ii) Pihak Lembaga telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan. Manakala Daftar Harta Modal dan Inventori Perbadanan telah diselenggarakan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 1991 dan pemeriksaan fizikal telah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab. iii) Pada akhir tahun 2004 baki penghutang perniagaan Lembaga Sukan telah berkurangan menjadi RM0.77 juta. Pihak Lembaga juga sedang berusaha mengambil tindakan untuk mengutip semua tunggakan tersebut. 267

290 iv) Sehingga akhir bulan Disember 2004, baki hutang Perbadanan kepada Kerajaan Negeri ialah RM juta. Kelewatan melunaskan bayaran pinjaman disebabkan Perbadanan mengalami masalah kecairan kewangan. b) Lembaga Bandaran Kudat i) Lembaga tidak menyediakan Fail Meja bagi setiap jawatan. ii) Daftar Bil Lembaga tidak kemas kini dan tidak diperiksa oleh pegawai kanan. iii) Daftar Deposit yang diselenggarakan oleh Lembaga tidak lengkap dan kemas kini kerana tidak mencatatkan tujuan serta terimaan deposit selepas tahun iv) Pegawai Penyelia tidak menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap harta modal dan inventori. Kedudukan Masa Kini i) Lembaga sedang mengambil tindakan untuk menyediakan Fail Meja bagi setiap jawatan. ii) Lembaga telah menyelenggara Daftar Bil dengan lengkap dan kemas kini tetapi pemeriksaan oleh pegawai kanan belum dilaksanakan. iii) Lembaga belum mengambil tindakan melengkapkan dan mengemas kini Daftar Deposit. Semakan oleh pegawai kanan juga belum dilaksanakan. iv) Pemeriksaan fizikal terhadap harta modal dan inventori masih belum dijalankan. c) Majlis Daerah Kota Belud i) Majlis tidak menyediakan Fail Meja bagi setiap jawatan. ii) Majlis tidak menyediakan Penyata Penyesuaian Bank sejak bulan Oktober 2002 hingga bulan Disember iii) Penurunan kuasa secara bertulis untuk menandatangani Pesanan Pembelian Tempatan tidak dilaksanakan. iv) Daftar Bil, Daftar Deposit, Daftar Harta Modal dan Inventori serta Buku Log yang diselenggarakan tidak kemas kini. v) Pemeriksaan fizikal terhadap harta modal dan inventori tidak dijalankan oleh Pegawai Penyelia. Kedudukan Masa Kini i) Majlis telah mengambil tindakan untuk menyediakan Penyata Penyesuaian Bank, menurunkan kuasa secara bertulis dan menyelenggarakan Daftar Bil dengan kemas kini. ii) Majlis sedang mengambil tindakan untuk menyediakan Fail Meja bagi setiap jawatan, melengkap dan mengemaskinikan Daftar Deposit, Daftar Harta Modal dan Inventori serta Buku Log. 268

291 Kajian Khas a) Lembaga Perumahan Dan Pembangunan Bandar Program Penempatan Semula Setinggan Pihak Lembaga Perumahan Dan Pembangunan Bandar telah membina rumah penempatan sebanyak 1,285 unit. Kos keseluruhan projek ini ialah RM92.79 juta. Pelaksanaan pembinaan telah dibahagikan kepada 3 Fasa dan Fasa 3 pula dibahagikan kepada 2 peringkat. Pembinaan Fasa 1 dan Fasa 2 sebanyak 500 unit telah disiapkan dan selesai diagihkan kepada pemohon. Manakala projek Fasa 3 di peringkat pembinaan. Kedudukan Masa Kini Pembinaan projek Fasa 3 Bahagian Pertama iaitu 300 unit rumah telah disiapkan pada bulan Mei Setakat akhir bulan Disember 2004 sejumlah RM22.33 juta telah dibayar kepada kontraktor. Daripada 300 unit rumah berkenaan sejumlah 30 unit rumah telah diagihkan kepada pemohon, manakala selebihnya dalam proses pemilihan pemohon. Bagi projek Fasa 3 peringkat kedua pula kemajuan kerja ialah 86%. b) Taman-Taman Sabah Program Penswastaan Perkhidmatan Dan Kemudahan Pelancongan i) Salah satu syarat penswastaan yang ditetapkan ialah pembinaan kemudahan pelancongan dan menaik taraf kemudahan. Kemudahan pelancongan yang baru di Taman Pulau Penyu dan Pulau Tiga yang melibatkan 4 syarikat konsesi belum dibina. ii) Pihak konsesi dikehendaki membayar sewa bagi kemudahan pelancongan dan kemudahan lain yang digunakan. Sehingga akhir bulan Disember 2003, sejumlah RM1.42 juta masih dihutang oleh syarikat konsesi terlibat. Kedudukan Masa Kini i) Kemudahan pelancongan yang baru di Pulau Penyu dan Pulau Tiga masih belum dibina oleh syarikat konsesi. ii) Setakat bulan Januari 2005 pihak konsesi masih berhutang sejumlah RM2.14 juta kepada Taman-Taman Sabah. c) Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Pengurusan Sisa Pepejal i) Semasa penamatan kontrak penswastaan, sebanyak 25 daripada 28 lori kompaktor yang diambil semula daripada kontraktor telah usang dan tidak boleh digunakan lagi. Oleh itu, Bandaraya telah membeli 20 lori kompaktor baru bagi menggantikan lori kompaktor yang rosak dan usang. Bagaimanapun, jumlah ini tidak mencukupi untuk menampung lebih kurang 300 tan sampah yang perlu dikutip setiap hari. Bandaraya menganggarkan sejumlah 30 lori kompaktor 269

292 diperlukan untuk memastikan kerja mengangkut sampah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. ii) Bandaraya telah membeli 20 lori kompaktor baru pada awal penamatan kontrak penswastaan dan bekalan dibuat secara berperingkat. Jadual penggunaan lori kompaktor tidak disediakan selaras dengan penerimaan lori kompaktor secara berperingkat. Jadual yang disediakan hanyalah dalam bentuk draf tanpa menyelaraskan kawasan/lokasi pungutan yang perlu diliputi oleh setiap syif. iii) Bandaraya menjangkakan hayat tapak pelupusan sampah Kayu Madang hanya boleh digunakan sehingga tahun 2005 berikutan peningkatan jumlah sampah yang perlu dilupuskan setiap hari. Selain itu, kos penyelenggaraan tapak pelupusan sampah hanya ditanggung oleh Bandaraya walaupun penggunaannya dikongsi bersama 3 Pihak Berkuasa Tempatan, orang awam dan Agensi Kerajaan lain. iv) Pengawas Kebersihan ada membuat pemeriksaan terhadap aktiviti pengutipan sampah setiap hari. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati tiada laporan mengenai prestasi kebersihan kawasan yang diperiksa. v) Lagun Sembulan merupakan salah satu kawasan yang perlu diberi perhatian oleh pihak Bandaraya kerana kedudukannya terletak berhampiran pusat bandar. Bagaimanapun, kawasan ini sentiasa kelihatan kotor di mana sampah sarap sering kelihatan terapung-apung di tepi lagun. Hal ini berlaku disebabkan oleh tindakan penduduk yang membuang sampah terus ke dalam lagun walaupun tong sampah komunal ada disediakan. Kedudukan Masa Kini i) Sehingga akhir bulan Januari 2005 tiada pembelian lori kompaktor baru dibuat oleh Bandaraya. Pembelian tambahan lori kompaktor baru tidak dibuat kerana masalah aliran tunai. Bandaraya menggunakan 20 lori kompaktor sedia ada untuk mengangkut sampah setiap hari. ii) Bandaraya telah menyediakan satu jadual muktamad dan kemas kini serta menyelaraskan kawasan/lokasi pungutan yang perlu diliputi oleh setiap syif. iii) Bandaraya telah membuat permohonan bantuan kewangan daripada Kerajaan Negeri untuk menaiktaraf/memperbesarkan landfill sedia ada agar jangka hayat penggunaannya dapat dipanjangkan sehingga tahun 2010 dengan kos yang lebih murah berbanding dengan membina tapak pelupusan baru. iv) Pengawas Kebersihan ada membuat pemeriksaan terhadap aktiviti pengutipan sampah setiap hari. Laporan pemeriksaan oleh Pengawas Kebersihan telah disediakan dan disemak oleh Pembantu Tadbir Operasi. v) Enam puluh peratus daripada kawasan kosong Lagun Sembulan telah ditimbus untuk pembinaan rumah kedai. Tindakan ini telah mengurangkan masalah sampah sarap yang terapung di kawasan lagun tersebut. 270

293 d) Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan Penggunaan Geran Modal Dan Geran Khas Oleh Pihak Berkuasa Tempatan i) Pemeriksaan Audit mendapati 9 daripada 15 sebut harga bagi kerja pembinaan, penyelenggaraan dan perolehan di Majlis Daerah Keningau tidak mempunyai pelan lokasi projek. Selain itu, 2 projek penyelenggaraan parit bernilai RM47,263 dan RM15,600 masing-masingnya telah dibayar dengan kadar 95% dan 100% walaupun belum siap sepenuhnya. ii) Pembinaan Pasar Awam Baru Beaufort yang dijadualkan bermula pada bulan Februari 1998 dan dijangka disiapkan pada bulan Februari 2000 telah siap pada bulan Disember 2002 selepas 3 lanjutan masa diluluskan. Pasar Awam Baru Beaufort bernilai RM6.29 juta telah dibina mengikut spesifikasi. Bagaimanapun, sehingga bulan Disember 2003 pasar awam tersebut masih belum digunakan kerana 260 meja sayur dan 60 meja gerai makan tidak disediakan oleh pengurusan Majlis untuk kegunaan penyewa. iii) Pembinaan Dewan Masyarakat Bongawan di atas tanah Kerajaan seluas 0.58 hektar dimulakan pada bulan Disember 2000 dan diserahkan pada bulan Mei 2002 dengan kos sebenar RM1.56 juta berbanding kos kontrak asal berjumlah RM1.70 juta. Bagaimanapun, sehingga akhir bulan Disember 2003 Dewan tersebut masih belum digunakan sejak diserahkan kepada Majlis kerana tidak mempunyai bekalan elektrik. Ini adalah disebabkan oleh kekurangan peruntukan untuk bayaran kepada Sabah Electricity Sdn. Bhd. Kedudukan Masa Kini i) Pelan lokasi bagi 9 sebut harga tersebut telah dimasukkan ke setiap fail projek. Selain itu, parit telah diselenggarakan dengan sepenuhnya pada bulan Julai ii) Pasar Awam Baru tersebut telah beroperasi/digunakan sejak bulan Januari Bagaimanapun, hanya aras bawah sahaja telah digunakan sebagai pasar kain dan pasar ikan kering. Manakala 2 aras lagi belum beroperasi. Selain itu, Majlis telah mengambil tindakan memindahkan meja daripada pasar lama ke pasar awam baru tersebut untuk kemudahan penyewa. iii) Dewan Masyarakat Bongawan telah digunakan dan mempunyai bekalan elektrik sejak bulan Julai PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA YANG MASIH BELUM SELESAI 70.1 KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN SABAH Projek Menaik Taraf Kemudahan Sukan Di Kompleks Sukan Kota Kinabalu a) Penyata Akaun Muktamad bagi Kontrak Kerja Utama dan Kontrak Pemasangan Score Board dan Timing Equipment belum disediakan. Kedua kontrak berkenaan masing-masing telah dibayar sejumlah RM66.49 juta dan RM5.22 juta (termasuk 271

294 Wang Tahanan sejumlah RM312,868) berbanding harga kontrak muktamad berjumlah RM70.40 juta dan RM6.25 juta. b) Pada bulan April 2001, khidmat Juru perunding telah ditamatkan dan Jabatan Kerja Raya telah dilantik sebagai Pegawai Penguasa Projek. Berikutan penamatan itu, Juru perunding telah menuntut bayaran profesional dan Reimbursable Items berjumlah RM10.76 juta. Bagaimanapun, Kementerian Kewangan hanya bersetuju membayar sejumlah RM6.96 juta sahaja. Oleh itu, Juru perunding mencadangkan supaya khidmat timbang tara diperolehi untuk menyelesaikan perkara ini. Kedudukan Masa Kini a) Akaun Muktamad bagi Kontrak Kerja Utama daripada Jabatan Kerja Raya telah pun dikemukakan. Manakala bagi Kontrak Pemasangan Score Board dan Timing Equipment, Jabatan Kerja Raya belum menyediakan Akaun Muktamad. Jumlah yang telah dibayar bagi 2 kontrak tersebut adalah sejumlah RM67.97 juta dan RM5.77 juta. b) Keputusan timbang tara masih belum diperolehi JABATAN AIR NEGERI SABAH Penswastaan Bekalan Air a) Menurut perjanjian, kos penyenggaraan ditanggung oleh syarikat konsesi. Bagaimanapun pada tahun 2002, dua projek membaiki tebing Sungai Tuaran telah dibiayai oleh Kerajaan Negeri masing-masing bernilai RM355,000 dan RM505,000. b) Kerajaan Negeri telah gagal membuat Bayaran Tetap Bulanan dan Bayaran Pukal Air yang ditetapkan mengikut jadual. Setakat bulan Februari 2004, Kerajaan Negeri telah berhutang sejumlah RM juta kepada pemegang konsesi. Kedudukan Masa Kini a) Kerajaan Negeri masih berunding dengan syarikat konsesi untuk berkongsi kos membaik pulih tebing Sungai Tuaran. b) Setakat bulan Februari 2005, Kerajaan Negeri masih belum membayar tunggakan berjumlah RM juta kepada ketiga syarikat konsesi. 71. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA MENGENAI PENYATA AKAUN AWAM DAN AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN NEGERI Mengikut Perkara 112A(1) Perlembagaan Persekutuan, Laporan Ketua Audit Negara mengenai Akaun Kerajaan Negeri hendaklah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Selain itu, mengikut Enakmen Badan-badan Berkanun (Peruntukan-peruntukan 272

295 Tambahan) 1997 dan Ordinan Kerajaan Tempatan 1961, Laporan atau Sijil Ketua Audit Negara mengenai Akaun Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan juga hendaklah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Laporan Ketua Audit Negara mengenai Akaun Awam Kerajaan Negeri bagi tahun 2003 telah dibentangkan di Dewan Undangan Negeri pada 29 November MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGERI Surat panggilan mesyuarat telah dikeluarkan pada pertengahan bulan Julai Bagi tujuan mesyuarat 3 tema telah ditetapkan iaitu Dasar Dan Perkembangan Bekalan Air Negeri Sabah, Dasar Dan Program Membasmi Kemiskinan di Negeri Sabah dan Dasar Dan Kemajuan serta Isu-isu Perumahan di Negeri Sabah. Bagaimanapun, mesyuarat ditangguhkan dan hanya diadakan pada 22 dan 23 April

296 PENUTUP

297 PENUTUP Secara keseluruhannya ada kemajuan dalam pengurusan kewangan Kerajaan Negeri di mana tahap pematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baik berbanding dengan tahun sebelumnya. Bagaimanapun, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan berhubung dengan perlaksanaan program/aktiviti. Seperti mana yang telah dilaporkan dalam laporan Ketua Audit Negara bagi beberapa tahun yang lalu, sungguhpun program/aktiviti telah dirancang dengan baik, namun dari aspek pelaksanaan dan pemantauannya, masih ada beberapa kelemahan yang jika tidak diperbetulkan boleh menjejaskan pencapaian objektif yang telah ditetapkan. Antara faktor utama yang menyebabkan wujudnya kelemahan pelaksanaan program/aktiviti ialah kekurangan kakitangan, peruntukan kewangan yang terhad dan kekurangan penyeliaan yang rapi. Beberapa Jabatan/Agensi Negeri yang terlibat telah mengambil tindakan pembetulan selepas mendapat teguran daripada pihak Audit, namun bagi mengelakkan kelemahan yang sama daripada berulang, langkah pembetulan perlu dibuat secara berterusan. Pegawai Pengawal yang terlibat juga perlu mengatur supaya pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan untuk menentukan sama ada kelemahan yang sama juga berlaku di bahagian lain yang tidak diaudit dan seterusnya mengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya. JABATAN AUDIT NEGARA Putrajaya 6 Julai

298 LAMPIRAN

299 Lampiran I SIJIL KETUA AUDIT NEGARA MENGENAI PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAH BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2004 Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah bagi tahun berakhir 31 Disember 2004 telah diperiksa dan diaudit atas arahan saya mengikut peruntukan di bawah Seksyen 9(1) Akta Audit Pada pendapat saya, Penyata Akaun Awam ini memberikan gambaran yang benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah pada 31 Disember 2004 dan rekod perakaunannya telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Sijil ini hendaklah dibaca bersama-sama laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam serta aktiviti Jabatan dan Agensi Kerajaan Negeri tahun Ketua Audit Negara Malaysia Putrajaya 15 Jun

300 276 Lampiran II

301 277

302 278

303 Lampiran III Bil. Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Kewangan Tahunan Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Ugama Islam Setakat 30 Jun 2005 Akaun Penyata Terakhir Disahkan Penyata Sedang Penyata Belum Diserah Diaudit Tahun Bil. 1. Korporasi Pembangunan Desa Korporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah 3. Kumpulan Wang Perusahaan Penanaman Semula Getah Sabah 4. Kumpulan Wang Amanah Warisan Negeri Sabah * - 5. Lembaga Industri Getah Sabah Lembaga Pembangunan Perumahan Dan Bandar Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Sabah Lembaga Sukan Negeri Sabah Lembaga Kebudayaan Negeri Sabah Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah Lembaga Pelabuhan-Pelabuhan Sabah Majlis Ugama Islam Sabah Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah Perbadanan Pinjaman Sabah Perbadanan Pembangunan Ekonomi Negeri Sabah Lembaga Pelancongan Sabah Taman-Taman Sabah Yayasan Tun Fuad Yayasan Sabah Nota : * Belum beroperasi Sumber : Rekod Jabatan Audit Negara Jumlah

304 Lampiran IV Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Kewangan Tahunan Pihak Berkuasa Tempatan Setakat 30 Jun 2005 Bil. Akaun Penyata Terakhir Penyata Sedang Penyata Belum Diserah Disahkan Diaudit Tahun Bil. 1. Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Majlis Perbandaran Sandakan Majlis Perbandaran Tawau Lembaga Bandaran Kudat Majlis Daerah Beaufort Majlis Daerah Keningau Majlis Daerah Kinabatangan Majlis Daerah Kota Belud Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas Majlis Daerah Kuala Penyu Majlis Daerah Kunak Majlis Daerah Lahad Datu Majlis Daerah Labuk/Sugut Majlis Daerah Papar Majlis Daerah Penampang Majlis Daerah Pensiangan Majlis Daerah Ranau Majlis Daerah Sipitang Majlis Daerah Tambunan Majlis Daerah Tenom Majlis Daerah Tuaran Majlis Daerah Semporna Jumlah 10 Sumber : Rekod Jabatan Audit Negara 280

305 Lampiran V Punca Kelewatan Penyerahan Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri Bil. Agensi Tahun Akaun Punca Masalah 1. Yayasan Sabah (YS) Kelewatan penyerahan Penyata Kewangan beraudit oleh Syarikat Subsidiari. 2. Lembaga Pelabuhan-Pelabuhan Sabah (LPPS) 3. Perbadanan Pembangunan Ekonomi Sabah (SEDCO) 4. Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah (SAFODA) Kelewatan disebabkan penstrukturan LPPS akibat pengambilalihan oleh Suria Capital Group. Pengambilalihan tersebut telah selesai dilaksanakan pada bulan Ogos Kelewatan penyerahan Penyata Kewangan beraudit oleh Syarikat Subsidiari. Bagaimanapun, Penyata Kewangan bagi tahun 2003 sedang disediakan dan semua Syarikat Subsidiari telah mengemukakan Penyata Kewangan beraudit Pertukaran sistem komputer mengakibatkan pertukaran kod-kod akaun. 5. Majlis Ugama Islam Sabah Pertukaran daripada Cash Basis kepada Acrual Basis. Bagaimanapun, Penyata Kewangan yang disedia menggunakan Acrual Basis bagi tahun berakhir 2002 telah dikemukan. Sumber : Rekod Jabatan Audit Negara 281

306 Lampiran VI Kedudukan Persijilan Penyata Kewangan Tahunan Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Ugama Islam Setakat 30 Jun 2005 Penyata Kewangan Disijilkan Bil Nama Agensi Tahun Bil Tarikh Jenis Sijil 1. Majlis Ugama Islam Sabah Berteguran Berteguran Berteguran 2. Lembaga Industri Getah Sabah Berteguran Berteguran 3. Kumpulan Wang Penanaman Semula Getah Sabah Berteguran Berteguran Bersih 4. Perbadanan Pinjaman Sabah Bersih Bersih 5. Yayasan Sabah Berteguran 6. Lembaga Pembangunan Perumahan Dan Bandar Berteguran Berteguran 7. Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Sabah Berteguran Bersih 8. Perbadanan Pembangunan Ekonomi Berteguran Negeri Sabah 9. Yayasan Tun Fuad Bersih 10. Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah Berteguran Berteguran Berteguran 11. Korporasi Pembangunan Desa Penafian 12. Korporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah Taman-Taman Sabah Lembaga Sukan Negeri Sabah Lembaga Kebudayaan Negeri Sabah Lembaga Pelancongan Sabah Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah Jumlah Penyata Disijilkan 51 Sumber : Rekod Jabatan Audit Negara Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Bersih Bersih Bersih Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Bersih Berteguran Berteguran Bersih Bersih 282

307 Lampiran VII Persijilan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Setakat 30 Jun 2005 Bil Nama Agensi 1. Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Majlis Perbandaran Sandakan Majlis Perbandaran Tawau Penyata Kewangan Disijilkan Tahun Bilangan Tarikh Jenis Sijil Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran Berteguran 3. Lembaga Bandaran Kudat Berteguran 4. Majlis Daerah Beaufort Berteguran Berteguran 5. Majlis Daerah Keningau Berteguran 6. Majlis Daerah Kinabatangan Berteguran 7. Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas Berteguran 8. Majlis Daerah Kuala Penyu Berteguran 9. Majlis Daerah Papar Berteguran Berteguran 10. Majlis Daerah Lahad Datu Berteguran 11. Majlis Daerah Kota Belud Berteguran 12. Majlis Daerah Ranau Berteguran 13. Majlis Daerah Semporna Berteguran 14. Majlis Daerah Sipitang Berteguran 15. Majlis Daerah Tambunan Berteguran Berteguran 16. Majlis Daerah Tenom Bersih 17. Majlis Daerah Penampang Berteguran Bersih 18. Majlis Daerah Labuk/Sugut Berteguran Jumlah Penyata Disijilkan 38 Sumber: Rekod Jabatan Audit Negara 283

308 Lampiran VIII Kedudukan Pembentangan Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri Dan Majlis Ugama Islam Setakat 30 Jun 2005 Penyata Penyata Penyata Belum Bil Akaun Terakhir Terakhir Dibentangkan Disahkan Dibentangkan Tahun Bil 1. Korporasi Pembangunan Desa Korporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah Kumpulan Wang Penanaman Semula Getah Sabah Kumpulan Wang Amanah Warisan Negeri Sabah Lembaga Industri Getah Sabah Lembaga Pembangunan Perumahan Dan Bandar Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Sabah Lembaga Sukan Negeri Sabah Lembaga Kebudayaan Negeri Sabah Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah Lembaga Pelabuhan-Pelabuhan Sabah Majlis Ugama Islam Sabah Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah Perbadanan Pinjaman Sabah Perbadanan Pembangunan Ekonomi Negeri Sabah Lembaga Pelancongan Sabah Taman-Taman Sabah Yayasan Tun Fuad Yayasan Sabah Jumlah 9 Sumber: Rekod Jabatan Audit Negara 284

309 Lampiran IX Kedudukan Pembentangan Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Di Dewan Undangan Negeri Setakat 30 Jun 2005 Penyata Penyata Penyata Belum Bil Akaun Terakhir Terakhir Dibentangkan Disahkan Dibentangkan Tahun Bil 1. Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Majlis Perbandaran Sandakan Majlis Perbandaran Tawau Lembaga Bandaran Kudat Majlis Daerah Beaufort Majlis Daerah Keningau Majlis Daerah Kota Belud Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas Majlis Daerah Kuala Penyu Majlis Daerah Lahad Datu Majlis Daerah Labuk/Sugut Majlis Daerah Papar Majlis Daerah Penampang Majlis Daerah Ranau Majlis Daerah Sipitang Majlis Daerah Tambunan Majlis Daerah Tenom Majlis Daerah Kinabatangan Majlis Daerah Semporna Jumlah 3 Sumber: Rekod Jabatan Audit Negara 285

310 Prestasi Kewangan Badan Berkanun Negeri Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003 Lampiran X Bil Nama Agensi 1. Lembaga Pembangunan Perumahan Dan Bandar 2. Lembaga Pelancongan Sabah 3. Lembaga Industri Getah Sabah 4. Perbadanan Pinjaman Sabah Hasil (RM Juta) Penyata Pendapatan Perbelanjaan (RM Juta) Surplus /(Defisit) (RM Juta) Aset Semasa (RM Juta) Lembaran Imbangan Liabiliti Semasa (RM Juta) Harta/(Liabiliti) Bersih Semasa (RM Juta) BADAN BERKANUN NEGERI (29.75) Yayasan Tun Fuad Lembaga Sukan Negeri (0.44) Sabah 7. Majlis perkhidmatan Masyarakat Sabah 8. Taman-Taman Sabah Lembaga Kebudayaan (0.11) Negeri Sabah 10. Korporasi Kemajuan (6.36) (45.49) Perikanan Dan Nelayan Sabah 11. Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Sabah 12. Kumpulan Wang Penanaman Semula Getah Sabah (0.73) Sumber: Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri 286

311 Bil Nama Agensi Lampiran XI Prestasi Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003 Hasil (RM Juta) Penyata Pendapatan Perbelanjaan (RM Juta) Surplus /(Defisit) (RM Juta) Aset Semasa (RM Juta) Lembaran Imbangan Liabiliti Semasa (RM Juta) Harta/(Liabiliti) Bersih Semasa (RM Juta) PIHAK BERKUASA TEMPATAN 1. Dewan Bandaraya Kota Kinabalu Majlis Perbandaran Sandakan (3.20) (44.13) 3. Majlis Daerah Beaufort (2.81) 4. Majlis Daerah Kota Belud (0.51) 5. Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas (0.23) 6. Majlis Daerah Kuala Penyu (1.28) 7. Majlis Daerah Lahad Datu (0.53) (0.36) 8. Majlis Daerah Papar (0.21) (0.62) 9. Majlis Daerah Penampang Majlis Daerah Ranau (0.37) (0.27) 11. Majlis Daerah Semporna (2.38) 12. Majlis Daerah Sipitang (0.22) 13. Majlis Daerah Tambunan (0.04) (1.76) 14. Majlis Daerah Tenom (0.85) Sumber: Penyata Kewangan Pihak Berkuasa Tempatan 287

312 PETA

313