ANALISA KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIODE

Transkripsi

1 ANALISA KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIODE KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK Oleh : SITI MUNASIH NIM : D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2013 i

2 2013 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti ii

3 HALAMAN PERSETUJUAN ANALISA KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIODE Disusun oleh : Siti Munasih NIM : D Karya Tulis Ilmiah ini disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Akhir Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Semarang, 22 Oktober 2013 Dosen Pembimbing (Supriyono Asfawi, SE, M.Kes) iii

4 HALAMAN PENGESAHAN KARYA TULIS ILMIAH ANALISA KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIODE Disusun Oleh : Siti Munasih D Karya tulis ilmiah ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji FakultasKesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 22 Oktober 2013 Tim Penguji Ketua Penguji : Supriyono Asfawi, SE, M.Kes (...) Penguji 1 : Tiara Fani, S.KM (...) Penguji 2 : Maryani Setyowati, M.Kes (...) Mengetahui Dekan Fakultas Kesehatan (DR. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes ) iv

5 HALAMAN PERSEMBAHAN Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Alloh SWT dan Nabi Muhammad SAW sebagai penuntun langkah jalan hidupku Suami ku yang selalu memberi motivasi dan kasihnya. Ayah dan Ibu tercinta yang tidak pernah kering akan doa. Putriku tercinta yang bisa ngerti akan tugas-tugasku. Saudaraku serta teman-teman ku yang secara langsung ataupun tidak langsung telah membantu Menyusun karya tulis ilmiah ini. Terima kasih semuanya v

6 RIWAYAT HIDUP Nama : Siti Munasih Tempat & Tanggal Lahir : Grobogan, 29 Juni 1981 Jenis Kelamin Agama Alamat : Perempuan : Islam : Kuwaron rt.01 / rw.07, Gubug, Grobogan Riwayat Pendidikan : 1. SD Negeri 1 Tunjungharjo, Tahun SLTP Nusantara 2 Gubug, Tahun Balai Pelatihan Perawat Kesehatan Arsa Husada Surakarta, Tahun Bekerja di RSU PKU M Gubug, Tahun 1998 sampai sekarang 5. SMA Paket C, Tahun Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang Tahun vi

7 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia_nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah dengan judul Analisa Kebutuhan Rak File Berdasarkan Pola Pertambahan Dokumen Rekam Medis di Filing RSU PKU Muhammadiyah Gubug Periode ini tepat pada waktunya. Karya Tulis Ilmiah ini merupakan syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Penulis menyadari bahwa terselesainya penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Nursasongko, M.Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes. selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 3. Dr. Aisyah lahdji, MM, selaku Direktur RSU PKU Muhammadiyah Gubug 4. Arief Kurniadi, M.Kom, selaku Kaprogdi DIII RMIK 5. Supriyono Asfawi, SE, M.kes, selaku Dosen Pembimbing I 6. Maryani Setyowati, S.KM, selaku Dosen Pembimbing II 7. Dwi Ana Farida, Amd, PK, selaku Kepala Instalasi Rekam Medis beserta segenap staf Instalasi Rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Gubug dan semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Tulis Ilmiah ini. Penulis sadar sepenuhnya bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan, namun penulis berharap semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi pembaca yang budiman. Semarang, 22 Oktober 2013 Penulis (Siti Munasih) vii

8 SITI MUNASIH Program Studi Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro ABSTRAK Semarang ANALISA KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIODE Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Gubug saat ini belum pernah menghitung atau memprediksi kebutuhan rak file berdasarkan pola pertambahan dokumen rekam medis, dengan bertambahnya jumlah pasien baru dan sistem sentralisasi yang menyatukan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat darurat maupun rawat inap menjadi satu map dan disimpan dalam satu ruangan, maka hal ini menyebabkan kapasitas rak file menjadi cepat penuh, sehingga terjadi kegiatan tidak direncanakan yaitu pembuatan rak secara mendadak dan memperlambat dalam pengambilan dokumen kembali. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu jenis penelitian yang digunakan untuk menjelaskan suatu variabel tanpa membuat perbandingan atau hubungan. Metode yang digunakan adalah observasi yaitu peneliti mengamati secara langsung terhadap sumber penelitian. Sedangkan pengambilan data dilakukan dengan pendekatan cross sectional. Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Gubug saat ini mempunyai 8 rak file yang terbuat dari kayu, kayu lapis dan berkerangka besi, tiap rak berjumlah 20 sub rak dengan 2 sisi terbuka, panjang sub rak 110 cm, tinggi sub rak 40 cm, tinggi rak 200 cm, panjang rak 230 cm, sehingga diketahui panjang pengarsipan satu rak file 2200 cm. Rata-rata pertambahan DRM tahun adalah 8466 DRM dan diambil sebagai sampel sebanyak 100 DRM, diperoleh rata-rata tebal DRM 0.29 cm. Kebutuhan rak file tahun 2013 adalah 9 rak file, sedangkan tahun 2017 sebanyak 15 rak file dengan file expansion 25% tanpa memperhitungkan retensi. Sistem penyimpanan yang digunakan secara sentralisasi, sistem penjajaranya menggunakan SNF. Dari hasil pengamatan dan pembahasan dapat di tarik kesimpulan bahwa jumlah rak yang diperlukan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug tahun 2013 adalah 9 rak file, sehingga masih kurang 1 rak file, tahun 2017 membutuhkan 15 rak file. Sistem penyimpanan yang digunakan sentralisasi dan sistem penjajaran yang digunakan adalah SNF. Saran yang dapat diberikan perlu menyediakan 7 rak file lagi untuk tahun , supaya dilakukan pencatatan jumlah DRM dari tahun ke tahun agar dalam memprediksi kebutuhan rak file dapat lebih valid. Kunci : Kebutuhan rak, Pola pertambahan Dokumen Rekam Medis Kepustakaan : 10 ( ) viii

9 Diploma Course III Medical Records and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2013 ABSTRACT SITI MUNASIH SHELF NEEDS ANALYSIS BASED ON PATTERN FILE DOCUMENTS ADDED IN MEDICAL RECORD FILING RSU PKU MUHAMMADIYAH GUBUG PERIOD PKU Muhammadiyah Hospital Gubug has yet been calculate or predict the shelf needs pattern files based medical record documents the increase, with the increase in the number of new patients and centralized system that unites medical record documents both outpatient care, emergency and inpatient care into one folder and stored in one room, then this causes a rapid capacity shelves full of files, resulting in unplanned activities that manufacture shelf sudden and slow in taking the document back. This research uses descriptive research that the type of research that is used to describe a variable without making comparisons or relationships. The method used is the observation that the researcher observed directly towards research sources. While the data collection was done by cross-sectional approach. Based on observations at PKU Muhammadiyah Hospital Gubug currently has 8 file shelf made of wood, plywood and metal framed, each of 20 sub shelf with 2 side open, sub shelf 110 cm long, 40 cm high sub shelf, shelf high 200 cm, length 230 cm shelf, so that the known length of the shelf file archiving 2200 cm. Average improvement in DRM year is taken as 8466 DRM and DRM sample of 100, gained an average of 0.29 cm thick DRM. Requirement file shelves in 2013 is 9 shelf file, while in 2017 is many as 15 files with file expansion shelf 25% without taking into account retention. Systems that use centralized storage, alignment system using SNF. From the observation and discussion can be deduced that the number of shelf required in PKU Muhammadiyah Hospital Gubug in 2013 is 9 shelf file, so the file is still less than 1 shelf, 15 shelf 2017 requires file. Storage systems that use centralized and alignment system used is SNF. Advice can be given should provide shelf file again for 7 years from 2013 to 2017, so that was recording the number of DRM from year to year so that the shelf needs to be a valid file. Keywords: Needs shelf, Medical record documents pattern of accretion. Bibliography : 10 ( ) ix

10 DAFTAR ISI Halaman Judul... i Halaman Hak Cipta... ii Halaman Persetujuan... iii Halaman Pengesahan... iv Halaman Persembahan... v Riwayat Hidup... vi Kata Pengantar... vii Abstrak... viii Daftar Isi... x Daftar Tabel... xii Daftar Lampiran... xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Lingkup Penelitian... 5 F. Keaslian Penelitian... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Rekam Medis... 8 B. Tujuan Rekam Medis... 9 C. Fungsi dan Kegunaan Rekam Medis... 9 D. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis E. Filing F. Sistem Penomoran G. Rak File x

11 H. Sistem Penjajaran I. Time series Data/Trend Data J. Perhitungan Kebutuhan Rak K. Kerangka Teori L. Kerangka Konsep BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian B. Variabel Penelitian C. Definisi Operasional D. Populasi dan Sampel E. Instrumen Penelitian F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisa Data BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit B. Gambaran Umum Pelayanan Rekam Medis C. Fasilitas Pelayanan D. Gambaran Umum Filing E. Hasil Pengamatan F. Hasil Pembahasan BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Hasil perbandingan dengan penelitian yang lain... 6 Tabel 4.1 Pertambahan pasien baru tahun Tabel 4.2 Prediksi jumlah DRM pasien baru tahun Tabel 4.3 Prediksi kebutuhan rak file tahun xii

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Jawaban Penelitian 2. Pedoman observasi penelitian 3. Pertanyaan wawancara 4. Hasil wawancara 5. Tabel hasil pengukuran rak file 6. Denah ruang rekam medis 7. Prosedur tetap penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis 8. Prosedur tetap penomoran rekam medis 9. Tabel sampel dan ketebalan dokumen rekam medis xiii

14 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rekam Medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang di berikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien. Data dan informasi yang akurat tepat terpercaya dan tepat waktu penyajiannya sangat dibutuhkan dalam rangka peningkatan mutu serta efisiensi pelayanan kesehatan di rumah sakit. (1) Rekam Medis bukan hanya sistem pencatatan saja tetapi merupakan suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yang artinya adalah suatu kegiatan yang memuat riwayat pengobatan pasien sejak pertama kali datang dan diberikan pelayanan kesehatan sampai dengan selesai yang kemudian data pasien diolah dan disimpan kedalam rak penyimpanan, karena rekam medis merupakan data pasien yang harus dilindungi dan dijaga kerahasiaannya. (2) Pada saat ini telah banyak rumah sakit di Indonesia yang memiliki mutu pelayanan yang baik dan didukung dengan berbagai sarana dan prasarana yang canggih. Dengan banyaknya rumah sakit maka masingmasing memerlukan sistem manajemen yang baik agar tidak ketinggalan dengan rumah sakit lain. Jika sistem manajemen dikelola dengan baik maka rumah sakit akan maju dan berkembang, tetapi jika sistem manajemen rumah sakit tidak baik maka akan mempengaruhi mutu dan kualitas pelayanan di rumah sakit tersebut. 1

15 2 Salah satu yang mempengaruhi mutu dan kualitas pelayanan di rumah sakit bisa diamati dari ruang penyimpanan atau filing yang ada di rumah sakit tersebut. Jika dalam ruang penyimpanan dokumen rekam medis itu tidak tertata rapi dan penyediaan rak tidak sesuai dengan banyaknya dokumen rekam medis, maka pada saat retrieval atau pengambilan kembali dokumen rekam medis pelayanan agak lama yang berdampak terhadap mutu pelayanan rekam medis di rumah sakit tersebut. Selanjutnya dengan dasar tersebut sudah jelas bahwa rumah sakit harus memperhatikan sistem pengelolaan di filing rekam medis guna memperlancar proses pengambilan kembali dokumen rekam medis sehingga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan rumah sakit terhadap pasien. RSU PKU Muhammadiyah Gubug saat ini belum pernah menghitung atau memprediksi kebutuhan rak file berdasarkan dokumen rekam medis yang semakin bertambah karena banyaknya pasien baru dan sistem sentralisasi yang menyatukan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat darurat maupun rawat inap menjadi satu map dan disimpan dalam satu ruangan, maka hal ini menyebabkan kapasitas rak file menjadi cepat penuh serta dokumen tidak tertata rapi, sehingga terjadi kegiatan tidak direncanakan yaitu pembuatan rak secara mendadak dan memperlambat dalam pengambilan dokumen kembali. Pengelolaan rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug menggunakan standar sesuai dengan Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Gubug yang menjadi acuan dalam melaksanakan tugas-tugas. Oleh karena itu, penyediaan dokumen

16 3 rekam medis yang cepat dan tepat sampai ke tangan dokter yang memeriksa sangat diharapkan. Berdasarkan hal tersebut diatas untuk mengetahui lebih lanjut tentang kebutuhan rak filing di RSU PKU Muhammadiyah Gubug, maka penelitian ini berjudul Analisa Kebutuhan Rak File Berdasarkan Pola Pertambahan Dokumen Rekam Medis di filing RSU PKU Muhammadiyah Gubug periode agar bermanfaat dalam meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug. B. Rumusan Masalah Dari latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas tentang rak yang cepat penuh berdasarkan pertambahan dokumen rekam medis dan tidak adanya prediksi perhitungan rak untuk tahun yang akan datang serta jarak antar rak yang sempit, maka permasalahan yang ada yaitu Berapakah Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis yang diperlukan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug Tahun ? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Menganalisis kebutuhan rak file berdasarkan pola pertambahan Dokumen Rekam Medis di filing RSU PKU Muhammadiyah Gubug periode untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis yang efektif dan efisien.

17 4 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug berdasarkan kapasitas rak. b. Mengetahui sistem penjajaran dokumen rekam medis yang ada di bagian filing. c. Memprediksi kebutuhan rak file berdasarkan pola pertambahan dokumen rekam medis selama 5 tahun kedepan yaitu tahun dengan metode analisis deskriptif. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai sistem penyimpanan dan penjajaran di filling rekam medis, serta dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan untuk menentukan langkah selanjutnya yang akan diambil sebagai keputusan agar memprediksi kebutuhan rak file tiap tahunya sehingga berpengaruh pada peningkatan mutu pelayanan kesehatan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug. 2. Bagi Institusi Pendidikan Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Perekam medis dan Informasi Kesehatan.

18 5 3. Bagi Peneliti Menambah wawasan, pengalaman tentang prediksi perhitungan kebutuhan rak penyimpanan di filing rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan dan sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan. E. Lingkup Penelitian 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan ini adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi yang diambil adalah ilmu ergonomi tentang prediksi perhitungan kebutuhan rak file berdasarkan sistem penyimpanan dan sistem penjajaran yang ada. 3. Lingkup Lokasi Penelitian ini dilakukan di filling rekam medis RSU PKU Muhammadiyah Gubug. 4. Lingkup Metode Penelitian ini menggunakan metode observasi. 5. Lingkup Objek atau Sasaran Penelitian dilakukan pada dokumen Rekam Medis dan rak filing. 6. Lingkup Waktu Penelitian ini dilakukan pada tahun 2013.

19 6 F. Keaslian Penelitian Penelitian dengan topik Analisa Kebutuhan Rak File Berdasarkan Pola Pertambahan Dokumen Rekam Medis di filing RSU PKU Muhammadiyah Gubug Periode belum pernah dilakukan penelitian oleh orang lain, agar kejadian kegiatan yang tidak direncanakan tidak terjadi lagi maka di RSU PKU Muhammadiyah Gubug perlu memprediksi atau memperhitungkan kebutuhan rak file berdasarkan pertambahan dokumen rekam medis. Tabel 1.1 Hasil perbandingan dengan penelitian yang lain No Judul Hasil 1 Tinjauan terhadap sistem penyimpanan dan penjajaran DRM di RSUD dr.soewondo Kendal Oleh : Evi Kurniawati - Sistem penjajaran : TDF - Sistem penyimpanan : Desentralisasi - Akreditasi - Penghitungan kapasitas rak file 2 Analisis desain kebutuhan rak file DRM di RSUD Panembahan Senopati oleh : Khoirun Nisa - Jumlah rekam medis di rak penyimpanan - Sarana penyimpanan di unit rekam medis - SOP - SDM - Kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis - Analisa kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis.

20 7 3 Analisa Kebutuhan Rak File Berdasarkan Pola Pertambahan Dokumen Rekam Medis di filing RSU PKU Muhammadiyah Gubug Periode oleh : Siti Munasih - Dokumen rekam medis - Rak file - Panjang pengarsipan - Kebutuhan rak - Sistem penyimpanan : sentralisasi - Sistem penjajaran : SNF

21 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (3) Sedangkan Rekam Medis menurut Huffman EK, 1999 adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu dan saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien tersebut. (4) Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan dan penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya. (5) 8

22 9 B. Tujuan Rekam Medis Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sesuai yang diharapkan. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. (2) Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga kerja kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada seorang pasien. Rekam medis digunakan selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan, penyimpanan, serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan lainya. (1) C. Fungsi dan Kegunaan Rekam Medis Fungsi rekam medis adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai, beragam metode dikembangkan secara efektif yaitu dengan melaksanakan ataupun mengembangkan sejumlah sistem, kebijakan, dan proses pengumpulan, termasuk dengan penyimpanan secara mudah diakses disertai dengan keamanan yang baik. Kegunaan rekam medis dapat di lihat dari beberapa aspek antara lain:

23 10 a. Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakan keadilan serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. c. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan. d. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. e. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi, tersebut digunakan sebagai bahan atau review pengajaran dibidang profesi pemakai.

24 11 f. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar dokumentasi untuk pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. g. Aspek Medis suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis karena catatatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada pasien. (7) D. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai, perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakan didalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis yaitu : 1. Sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis seorang pasien kedalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map). Kelebihannya: a. Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam 1 folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya. b. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.

25 12 c. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. d. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi. e. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, karena dokumen rekam medis pasien berada dalam 1 folder. f. Mudah menerapkan sistem unit record. Kekurangannya: Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap. a. Filling dokumen rekam medis harus dijaga 24 jam karena sewaktuwaktu diperlukan untuk pelayanan di unit gawat darurat yang buka 24 jam. b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB. 2. Desentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap masing-masing dalam folder tersendiri dan ruang atau tempat tersendiri. Kelebihannya: a. Efisiensi waktu karena dekat dengan pelayanan, sehingga pelayanan lebih cepat.

26 13 b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan karena hanya menangani dokumen di tempat pelayanan tersebut. Kekurangannya: a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada 1 pasien dapat tersimpan lebih dari 1 folder. b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Sesuai pernyataan diatas sentralisasi dengan desentralisasi keuntunganya lebih banyak pada sistem sentralisasi, selain datanya bisa berkesinambungan juga lebih efektif dan efisien. Berdasarkan dua sistem penyimpanan yang ada, RSU PKU Muhammadiyah Gubug menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi karena untuk efisiensi tenaga dan ruangan. (1) E. Filling Filling adalah bagian rekam medis yang menyimpan, menyediakan, meretensi dan mengabadikan atau memusnahkan dokumen rekam medis. Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi datanya serta pelindung terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Tugas pokok filling adalah sebagai berikut: 1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu. 2. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

27 14 3. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai ketentuan. 4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif. 5. Membantu dalam menilai guna rekam medis. 6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan. 7. Membantu pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. (2) F. Sistem Penomoran Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengelolaan rekam medis yaitu tata cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam medis serta folder dokumen rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan. (1) Sistem pemberian nomor rekam medis adalah tata cara penetapan nomor rekam medis kepada pasien yang mendaftar untuk berobat dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut. Ada tiga sistem pemberian nomor rekam medis yaitu : 1. Pemberian Nomor Cara Seri Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan serial numbering system (SNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut.

28 15 Keuntunganya bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang (kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis berikut dokumen rekam medisnya dan petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis lamanya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugianya terhadap pasien yang pernah datang berobat, informasi medis yang tercatat didalam dokumen rekam medis pada kunjungan yang lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya. Kerugianya terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, sehubungan dengan setiap pasien yang datang berobat memperoleh dokumen rekam medis baru akibatnya tempat penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh. 2. Pemberian Nomor Cara Unit Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan unit numbering system (UNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Kelebihan pada unit numbering system adalah bagi pasien yaitu informasi hasil-hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan yang lain karena semua data dan infirmasi mengenai pasien dan pelayanan diberikan terdapat dalam satu folder dokumen rekam medis.

29 16 Kekuranganya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding dengan cara SNS. Hal ini dikarenakan petugas harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apalagi bila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayananya. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan serial unit numbering system adalah suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit, yaitu setiap pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekuranganya yaitu petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan (kesinambunganya terjadi pada pelayanan berikutnya lagi). (1) G. Rak File 1. Pengertian Rak file adalah media untuk menyimpan arsip atau berkas, sehingga mempermudah proses penyimpanan, pengambilan, dan refilling. Bentuk dan ukuran rak file tergantung dari kebutuhan dan jenis berkas. 2. Tipe peralatan penyimpanan Tipe peralatan penyimpanan dapat dikelompokan menjadi 4 macam

30 17 yaitu: a. Vertical Filling Vertical filling adalah alat penyimpanan yang umumnya dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip, alat ini juga sering disebut filling cabinet. Untuk penggunaan filing cabinet adalah menyimpan dokumen rekam medis in-aktif dengan peralatan dan tempat yang berbiaya rendah. b. Lateral Filing Walaupun sebenarnya arsip disimpan secara vertical, akan tetapi peralatan ini tetap disebut sebagai file lateral. Hal ini disebabkan karena letak map menyamping ke laci, sehingga alat ini dapat menghemat tempat dibandingkan dengan file cabinet dan selain itu ada kegunaan yang lain yaitu mempercepat dalam pencarian arsip atau dokumen. c. Power Filing Alat penyimpanan ini dipergunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen dengan cara kerja secara elektronik. File elektrik terdiri dari 3 model dasar yaitu: 1) Filing Kartu Filing kartu yaitu filing yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu. 2) Filing Struktural Filing struktural yaitu filing yang digunakan untuk semua jenis ukuran formulir atau arsip dan model filing ini sering digunakan untuk penyimpanan dokumen dengan kapasitasyang lebih besar dan biasanya digunakan di rumah sakit khusus bagian filing.

31 18 3) Filing Mobil atau Bergerak Keuntungan filing mobil ini adalah dapat menghemat biaya dan letaknya diatas semacam rol yang mempermudah gerakan kedepan dan kebelakang, sehingga dapat dibuat gang atau sela diantara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari dokumen rekam medis. d. Rotary Filing Rotary filling adalah suatu sistem pengarsipan secara melingkar dan dapat menghemat ruang pada lantai dan dinding hingga 60%. 3. Bahan Rak Filling Dalam membuat dan mendesain suatu rak file harus memperhitungkan bahan dasar yang akan digunakan untuk mendesain rak file tersebut. Oleh karena itu, sebaiknya penggunaan bahan dasar rak file tersebut dari bahan besi sehingga keamanan dokumen rekam medis dapat terjaga dan tahan lama. 4. Formula Kebutuhan Rak Filing Dalam perancangan unit penyimpanan harus ditentukan panjang pengarsipanya, kemudian diperkirakan panjang pengarsipan untuk periode tertentu dengan analisa trend. Panjang pengarsipan ini dibagi panjang rak file yang akan menghasilkan jumlah unit yang diperlukan. Perhitungan kebutuhan rak file dengan rumus = 5. Kapasitas Rak File Faktor-faktor yang mempengaruhi kapasitas rak file meliputi: volume rak, rata-rata tebal berkas, dan sistem penjajaran yang digunakan untuk tingkat rasio frekuensi dari filling aktif ke filling in-aktif sekitar 6% 10%. Secara normal tingkat penambahan berkas dapat diperkirakan dengan

32 19 menggunakan trend atau formula untuk memperhitungkan berapa kebutuhan jumlah rak. 6. File Expantion Perancangan untuk perluasan file dipengaruhi oleh puluhan sistem penomoran antara lain: a. Pada sistem penomoran dan pengarsipan unit perlu tersedia daerah kosong 25% karena akan dipakai untuk perluasan catatan medis. b. Dengan sistem penomoran dan pengarsipan serial jumlah rak akan konstan dan perluasan hanya terjadi pada satu arah saat diterbitkannya nomor baru untuk pasien yang baru datang. (6) H. Sistem Penjajaran Rekam Medis Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat. Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 metode yaitu: 1. Sistem Penjajaran berdasarkan 2 angka kelompok akhir (Terminal Digit Filling System). Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 section sesuai 2 angka kelompok terakhir dimulai dari section 00, 01, 02 dan seterusnya sampai 99. Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih

33 20 mudah, efektif, dan efisien. Kelebihannya: a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) didalam rak penyimpanan. b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakdesakkan di satu tempat (bagian atau wilayah), dimana rekam medis harus disimpan di rak. c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya: bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, dan bagian d. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut. f. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). h. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. Kekuranganya: a. Latihan dan bimbingan bagi petugas lebih lama dibandingkan

34 21 sistem nomor langsung. b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. 2. Sistem Penjajaran berdasarkan 2 angka kelompok tengah (Middle Digit Filling System) Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah, perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier. Kelebihan dan kekurangannya sama dengan terminal digit filling. 3. Sistem Penjajaran berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System) Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung. Setiap nomor disejajarkan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam sistem angka langsung yaitu sebagai berikut : , , , dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas-tugas

35 22 yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut, namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan. Kelebihannya: a. Bila akan sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak filling akan sangat lebih mudah. b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Kekurangannya: a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan. b. Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar, yaitu nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan berdesakdesakan di satu tempat. c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggungjawab pada rak-rak penyimpanan tertentu. Berdasarkan 3 sistem penjajaran yang ada, di RSU PKU Muhammadiyah Gubug menggunakan sistem penjajaran SNF (Straight Numerical Filling System) untuk memudahkan dalam pengambilan nomor yang berurutan serta menghindari rak-rak yang kosong. (1)

36 23 I. Time Series Data/Trend Data (Analisa Deret Berkala) Pengertian analisa deret berkala adalah analisa variasi variabel dari waktu dalam bentuk angka indeks, Schumpetter merumuskan deret berkala sebagai variabel historis (historical variabel) dan merupakan hasil perpaduan antara kekuatan yang beraneka ragam. Faktor random non random justru lebih dominan dari faktor random. Analisa trend penelitian ini menggunakan metode kuadrat terkecil (least square). Dalam analisa deret berkala, metode yang paling sering digunakan untuk menentukan persamaan trend adalah metode kuadrat terkecil. Persamaan garis yang kita cari berbentuk y = ax + bx, dimana : y = nilai variabel y pada suatu waktu tertentu. a = pemotongan antara garis trend dengan sumbu gerak (y) a = nilai y, jika x= 0 b = kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang terjadi pada setiap perubahan satu unit variabel x x = periode waktu deret berkala pada metode kuadrat terkecil, langkah-langkah yang digunakan adalah : 1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya 2. Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun 3. Hitung nilai xy dan x 2 kemudian cari jumlah y, jumlah xy dan jumlah x Mencari harga a dengan rumus : a = Σy n

37 24 dan harga b dengan rumus : b = Σxy x 2 5. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend y = a + bx 6. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang maka, lanjutkanlah bilangan atau kode tahun yang telah dibuat, sampai pada kode tahun yang akan diramalkan. (6) J. Perhitungan Kebutuhan Rak Cara perhitungan rak dengan rumus : =... Rak Langkah-langkah cara menghitungnya adalah : 1. Prediksi jumlah DRM tahun yang bersangkutan : y = a + Bx 2. Jika ada retensi =...% retensi X jumlah DRM tahun X =... DRM 3. Expansion =...% expansion x tebal DRM =... cm 4. PP dibutuhkan = ( Jumlah DRM tahun y retensi) X expansion + tebal DRM ) =... cm 5. PP tersedia = Panjang sub rak X jumlah sub rak =... cm 6. Panjang pengarsipan tersedia disesuaikan dengan panjang sub rak dan jumlah sub rak yang ada saat ini dan kemungkinan tahun yang akan

38 25 datang rak tersebut ukuranya sama, jika berubah prediksi perhitunganya menyesuaikan. K. Kerangka Teori PELAYANAN RM : DRM - ASSEMBLING - KODING - ANALISING & REPORTING - FILING PENYIMPANAN : - DESENTRALISASI - SENTRALISASI PENJAJARAN : - TDF - MDF - SNF KEBUTUHAN RAK FILE Gambar 2.1 Kerangka teori

39 26 L. Kerangka Konsep DRM FILING : - PANJANG PENGARSIPAN SISTEM PENYIMPANAN : - SENTRALISASI SISTEM PENJAJARAN : KEBUTUHAN RAK - SNF Gambar 2.2 Kerangka konsep

40 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. JENIS PENELITIAN Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu jenis penelitian yang digunakan untuk menjelaskan suatu variabel tanpa membuat perbandingan atau hubungan. Metode yang digunakan adalah observasi yaitu peneliti mengamati secara langsung terhadap sumber penelitian. Sedangkan pengambilan data dilakukan dengan pendekatan cross sectional pada saat penelitian dilakukan. (8) B. VARIABEL PENELITIAN 1. Dokumen rekam medis. 2. Rak file 3. Panjang Pengarsipan 4. Kebutuhan rak 5. Sistem Penyimpanan 6. Sistem Penjajaran C. DEFINISI OPERASIONAL No Variabel penelitian Definisi operasional 1 Dokumen Rekam Dokumen Rekam Medis adalah berkas yang Medis berisikan catatan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien di RSU PKU Muhammadiyah Gubug yang ada di rak filing. 27

41 28 2 Rak file Rak file adalah media untuk menyimpan arsip atau berkas, sehingga mempermudah proses penyimpanan, pengambilan, dan refiling di RSU PKU Muhammadiyah Gubug. 3 Panjang Pengarsipan Panjang pengarsipan yang dibutuhkan dibagi panjang pengarsipan yang tersedia untuk bisa menampung seluruh DRM sampai tahun Kebutuhan rak Kebutuhan rak yaitu dihitung berdasarkan panjang pengarsipan yang dibutuhkan dibagi panjang pengarsipan yang tersedia. 5 Sistem penyimpanan Sistem penyimpanan adalah sesuatu yang berhubungan dengan proses (kegiatan) penyimpanan dokumen rekam medis yang dilakukan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug. 6 Sistem penjajaran Penjajaran dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder atau dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor. D. POPULASI DAN SAMPEL Populasi adalah keseluruhan objek penelitian atau objek yang akan diteliti yaitu jumlah rata-rata dokumen rekam medis dari tahun 2008 sampai dengan 2012 berjumlah 8466 dokumen rekam medis dan subyek dari penelitian ini adalah petugas filing. Sedangkan sample yang akan diteliti diambil dari sebagian dari keseluruhan objek yang akan diteliti dan dianggap mewakili seluruh jumlah

42 29 total populasi sebanyak 100 dokumen yang digunakan untuk mengukur ratarata tebal dokumen rekam medis dengan menggunakan metode random sampling, yaitu : n n n = 100 N 1 N d jadi, jumlah sampel adalah 100 dokumen rekam medis. Keterangan : N = besar populasi n = besar sampel d = tingkat kesalahan/ketepatan yang diinginkan E. INSTRUMEN PENELITIAN Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaan lebih mudah dan hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehingga lebih mudah diolah. (9) Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Pedoman observasi dan wawancara b. Meteran c. Kalkulator d. Tabel pertambahan jumlah DRM tahun e. Tabel untuk prediksi kebutuhan rak file f. Tabel nomor rekam medis sebagai sampel dan data ketebalan RM

43 30 G. PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara : 1. Pengamatan (observasi) Metode observasi adalah suatu prosedur yang berencana antara lain meliputi pengamatan dan mencatat jumlah serta taraf aktivitas tertentu yang ada hubunganya dengan masalah yang diteliti. (10) Secara sistematis yaitu terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti antara lain kebutuhan rak file. 2. Wawancara (interview) Wawancara yaitu suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seseorang sasaran penelitian dengan harapan memperoleh data yang diperlukan. (10) Dalam penelitian ini dengan melakukan pengumpulan data secara langsung yaitu wawancara dengan petugas yang terkait dengan harapan memperoleh data yang lebih rinci mengenai rak filing rekam medis. H. PENGOLAHAN DATA 1. Editing Mengoreksi data yang dihasilkan apakah data sudah benar dan informasi yang disajikan dapat dipertanggungjawabkan. 2. Klasifikasi Klasifikasi adalah data yang dikoreksi tersebut diklasifikasikan dalam tingkat penelitian.

44 31 3. Tabulating Mengorganisir data sedemikian rupa sehingga mudah dijumlah, disusun dan disajikan dalam bentuk tabel yang informatif. 4. Penghitungan kebutuhan rak file. I. ANALISIS DATA Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah secara deskriptif, yaitu dengan memaparkan hasil penelitian apa adanya dan membandingkan dengan teori yang kemudian diambil kesimpulan. Teknik pengolahan data secara analisa univariat yang dilakukan terhadap tiap variabel dari hasil penelitian, yang bertujuan untuk menjelaskan setiap variabel penelitian. Adapun cara penyajian data dalam penelitian ini adalah penyajian dalam bentuk teks, yang mana penyajian data hasil penelitian dalam bentuk uraian kalimat. (10)

45 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Gubug 1. Tahun Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Gubug pada awal berberdirinya adalah dalam bentuk Rumah Bersalin dan Balai Pengobatan (RB dan BP), yang berlokasi di Desa Kuwaron RT 02 RW VII Kecamatan Gubug Kabupaten Grobogan. 2. Tahun Diakhir tahun 1984 Muhammadiyah Cabang Gubug mengalami perkembangan sehingga memiliki Gedung Sekolah Baru yang dibangun di atas tanah yang cukup memadai dan kegiatan belajar mengajar dipindahkan di gedung baru dari gedung lama yang hanya memiliki 3 ruang kelas. Tempat dan gedung sekolah yang bertempat di RT 01 RW II Jl Letjend R. Soeprapto No. 12 Kecamatan Gubug tersebut dirubah dan dimanfaatkan BP/RB PKU Muhammadiyah Gubug sebagai tempat pelayanan kesehatan. 3. Tahun Dengan berjalannya waktu dan perkembangan jaman serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik maka BP/RB PKU Muhammadiyah Gubug atas bimbingan Dinas Kesehatan melakukan 32

46 33 pembenahan yang meliputi sarana prasarana dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada serta ditingkatkannya Status BP/RB menjadi Rumah Sakit Umum Muhammadiyah dengan Ijin Sementara dengan beberapa persyaratan yang harus segera dilengkapi dengan 50 tempat tidur. 4. Tahun Bersama dengan berjalannya waktu serta antusiasme masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Gubug berusaha menjawab semua tuntutan masyarakat maupun dari pemerintah sehingga beberapa pemebenahan pun dilakukan agar proses dan hasil pelayanan semakin baik, cakupan pelayanan yang semakin luas. Bersama Muhammadiyah dan berbagai pihak serta bimbingan Dinas Kesehatan pada tanggal 10 Oktober 2001 mendapatkan izin tetap dengan jumlah tempat tidur 75 TT. 5. Tahun 2011 Sekarang Seiring berjalanya waktu, pemerintah telah menetapkan bahwa setiap rumah sakit harus dilakukan penilaian akreditasi setiap tiga tahun sekali, yang bertujuan bahwa suatu lembaga atau instansi tersebut telah memperolah pengakuan oleh pemerintah karena telah memenuhi standar yang ditetapkan dan RSU PKU Muhammadiyah Gubug pada saat itu dinyatakan lulus akreditasi dengan nilai yang cukup baik dan bersamaan dengan perpanjangan ijin serta jumlah tempat tidur sekarang bertambah menjadi 90 TT.

47 34 B. Gambaran Umum Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit 1. Falsafah Mengoptimalkan aspek kegunaan rekam medis secara professional dan memuaskan semua pihak. 2. Visi Sebagai pusat data dan informasi kesehatan yang terintegrasi dengan sistem informasi dan terpercaya. 3. Misi a. Sistem pengelolaan Rekam Medik yang tepat, professional dan sesuai dengan standar nasional (DEPKES RI). b. Rekam Medis yang lengkap, mudah dibaca, bersih dan benar serta dapat dipertanggung jawabkan. c. Mengoptimalkan semua aspek kegunaan rekam medis secara akurat, informatif dan dapat dipertanggungjawabkan. 4. Motto Cepat, Akurat, Lengkap, Terpercaya 5. Tujuan Tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, melalui informasi lengkap yang meliputi data sosial, data medis dan pelayanan kesehatan pasien yang telah diberikan selama berada di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Gubug. C. Fasilitas Pelayanan 1. Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan a. Poliklinik Spesialis Bedah b. Poliklinik Spesialis Penyakit Dalam

48 35 c. Poliklinik Spesialis Anak d. Poliklinik Spesialis Kebidanan & Kandungan e. Poliklinik Spesialis THT f. Poliklinik Spesialis Rehabilitasi Medik g. Poliklinik Gigi & Mulut h. Konsultasi Gizi i. Poliklinik Umum 2. Fasilitas Pelayanan Rawat Inap Tersedia sejumlah 90 tempat tidur, terdiridari ruang al ikhlas, ar rahman, an nisa dan HCU. 3. Fasilitas Pelayanan Penunjang a. Instalasi Radiologi 13 jam b. Instalasi Laboratorium 24 jam c. Instalasi Farmasi 24 jam d. Ambulance24 jam e. Instalasi Bedah Sentral f. Instalasi Pemulasaraan Jenazah 24 jam g. Instalasi Rehabilitasi Medik h. Instalasi Gizi i. Instalasi Pengolahan Air Limbah j. Telepon akses ke setiap ruang atau satuan kerja. D. Gambaran Umum Filing Rekam Medis Tempat penyimpanan (filing) yang ada di RSU PKU Muhammadiyah Gubug pada awalnya menggunakan sistem desentralisasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan serta ditata secara

49 36 terpisah, apabila ada pasien rawat jalan petugas filing mengambilkan formulir rekam medis rawat jalanya dan apabila pasien akan di rawat inap baru diambilkan formulir rekam medis rawat inap kemudian formulir rawat jalan dan rawat inap dijadikan dalam satu map selama pasien itu dirawat inap, setelah pasien pulang dokumen rekam medis dipisahkan antara formulir rawat jalan dan formulir rawat inap untuk disimpan secara terpisah, untuk obat-obatan yang dibawa pulang selain ditulis pada formulir rekam medis rawat inap ditulis juga pada formulir rekam medis rawat jalan agar data bisa berkesinambungan. Pada saat akan dilakukan penilaian akreditasi, berdasarkan pertimbangan-pertimbangan kemudian sistem desentralisasi dirubah menjadi sistem sentralisasi yaitu menyimpan formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap dalam satu tempat dan dalam satu folder atau map, dokumen rekam medis aktif dan in-aktif disimpan secara terpisah agar mempermudah petugas pada saat menilai guna serta memusnahkan berkas rekam medis. Kebutuhan rak file selama ini belum pernah dihitung atau diprediksi tiap tahunya sehingga perlu dihitung dulu kebutuhanya agar dokumen rekam medis yang semakin bertambah dapat tersimpan dan tertata rapi serta memudahkan saat retrieval atau pengambilan kembali dokumen rekam medis sehingga kualitas pelayanan menjadi baik dan sesuai standar yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Pada saat ini RSU PKU Muhammadiyah gubug memiliki rak file berjumlah 8 buah, petugas filing merangkap juga sebagai petugas pendaftaran yang berjumlah 10 orang.

50 37 E. Hasil Pengamatan 1. Dokumen rekam medis Jumlah pertambahan dokumen rekam medis pasien baru tahun 2008 sebanyak 7862 DRM, tahun 2009 sebanyak 7885 DRM, tahun 2010 sebanyak 9135 DRM, tahun 2011 sebanyak 9016 DRM, tahun 2012 sebanyak 8431 DRM dengan rata-rata pertahun adalah 8466 DRM. Ratarata ketebalan dokumen rekam medis adalah 0,29 cm yang diperoleh dari pengambilan sampel sebanyak 100 dokumen. Dokumen rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug berbentuk persegi panjang dengan ukuran panjang 30 cm dan lebar 22 cm, warna formulir sesuai jenis masing-masing formulir, rata-rata berwarna putih dengan sampul berwarna hijau terbuat dari kertas karton yang tebal. Tabel 4.1 Pertambahan DRM pasien baru Tahun Tahun DRM Baru (Y) X X 2 XY Jumlah Diketahui : Y = a + bx a = ΣY n

51 38 = = b = Σxy Σx 2 = = Jadi Y = X Tabel 4.2 Prediksi Jumlah DRM pasien baru tahun Tahun pertambahan Y = a + bx hasil 2013 Y= ( 3 ) = Y= ( 4 ) = Y= ( 5 ) = Y= ( 6 ) = Y= ( 7 ) = Jumlah = Rak File Saat ini RSU PKU Muhammadiyah gubug memiliki 8 Rak file dengan 20 sub rak yang panjangnya berukuran 110 cm dengan 2 sisi terbuka yang terbuat dari kayu, besi, dan kayu lapis. Rak file berukuran tinggi 200 cm, tinggi sub rak 40 cm, lebar rak 30 cm, jarak antar rak 60 cm, panjang rak 230 cm.

52 39 3. Panjang Pengarsipan panjang pengarsipan yang terdapat pada rak filing di RSU PKU Muhammadiyah Gubug adalah : PP = Panjang sub rak x Σ sub rak = 110 x 20 = 2200 cm. Jadi, kapasitas atau isi dokumen rekam medis di dalam 1 rak tersebut adalah : Jumlah sub rak X (panjang sub rak / rata-rata tebal DRM) = 20 X (110/0.29) = 20 X 379 = DRM. Jumlah sub rak dan panjang sub rak menyesuaikan dengan rak yang ada, serta kemungkinan tahun yang akan datang tidak ada perubahan, jika nantinya jumlah sub rak dan panjang sub rak berubah itu terkait dengan dimensi rak sehingga perhitunganya ikut menyesuaikan.

53 40 4. Kebutuhan rak Tabel 4.3 Prediksi Kebutuhan rak filing tahun No Tahun File Expansion PP Dibutuhkan PP Tersedia Kebutuhan Rak X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = :2200= X25%= X 0.36 = X 110 = : 2200= X25%= X 0.36 = X 205 = :2200=15 Keterangan : File Expansion = rata-rata tebal DRM x 25% = 0.29 X 25% = 0.07 cm PP dibutuhkan = jumlah DRM X ( tebal DRM + hasil hitung expansion) PP tersedia = jumlah sub rak X panjang sub rak Kebutuhan rak = PP dibutuhkan PP tersedia Jadi, untuk prediksi kebutuhan rak file periode tahun dengan file expansion 25% adalah berjumlah 15 rak file, jika saat ini yang tersedia sejumlah 8 rak, maka sampai dengan tahun 2017 perlu menyediakan 7 rak file lagi agar pertambahan DRM bisa tersimpan dalam rak, perhitungan tersebut tanpa memperhitungkan retensi, karena belum dilakukan retensi.

54 41 5. Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan yang digunakan di RSU PKU Muhammadiyah Gubug adalah secara sentralisasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan, rawat darurat maupun rawat inap dijadikan dalam satu map serta disimpan dalam satu ruangan atau tersentral. Pasien yang datang berobat rawat jalan di ambilkan dokumen rekam medisnya dan dokter menuliskan tindakan maupun pengobatan pasien tersebut kedalam formulir rawat jalan, apabila pasien tersebut akhirnya dirawat inap maka dokumen rekam medis ditambah dengan rakitan formulir rawat inap dan dokter menuliskan semua tindakan maupun pengobatan pasien selama dirawat kedalam formulir rakitan rawat inap. 6. Sistem penjajaran Sistem penjajaran yang digunakan adalah dengan metode angka langsung (Straight Numerical Filing), jika ada dokumen rekam medis baru dengan angka yang lebih besar otomatis menempati urutan nomor yang paling akhir sesuai urutan nomornya dari yang terkecil hingga nomor yang terbesar, sehingga petugas filing lebih mudah untuk menata atau mensejajarkan dokumen rekam medis tersebut kedalam rak penyimpanan. F. Pembahasan 1. Dokumen rekam medis Hasil pengukuran rata-rata tebal dokumen rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug adalah 0.29 cm yang diperoleh dari pengukuran sampel sebanyak 100 dokumen rekam medis, sampel tersebut

55 42 diperoleh dari jumlah rata-rata pertambahan dokumen rekam medis pertahun yaitu sebanyak 8466 dokumen rekam medis. Jumlah pertambahan dokumen rekam medis pasien baru tahun 2008 sebanyak 7541 ditambah jumlah pasien lama 321 DRM, jumlah DRM pasien baru dan DRM pasien lama ditambahkan karena mulai pergantian sistem yaitu dari sistem manual ke sistem komputerisasi, serta perubahan desain formulir rekam medis, sehingga pasien lama juga dibuatkan DRM baru untuk menyesuaikan desain formulir rekam medis yang ada serta data pasien dapat tertanam di sistem komputerisasi, total jumlah DRM tahun 2008 berjumlah 7862 DRM, tahun 2009 sebanyak 7885 DRM, tahun 2010 sebanyak 9135 DRM, tahun 2011 sebanyak 9016 DRM, tahun 2012 sebanyak 8431 DRM sehingga diketahui jumlah rata-rata pertahun adalah 8466 DRM, sehingga diketahui jumlah sampel sebanyak 100 DRM. Dengan melihat jumlah pertambahan DRM tiap tahunnya rumah sakit harus memperhatikan pertambahan rak filing agar dokumen rekam medis dapat tertata dan tersimpan semua kedalam rak. 2. Rak file Rak file yang ada masih menggunakan kayu, kayu lapis dan dirangkai dengan besi, mengingat biaya yang relatif lebih murah dan dibuat oleh tenaga tukang kayu yang ada di rumah sakit, panjang sub rak adalah 110 cm, jumlah sub rak ada 20 sub dengan 2 sisi terbuka. RSU PKU Muhammadiyah Gubug sampai dengan saat ini tidak terlalu memperhatikan akan kebutuhan rak file maupun desainnya, sehingga yang membuat desain rak file adalah seorang tukang kayu yang di pekerjakan oleh rumah sakit, kebutuhan rak file juga menunggu jika rak

56 43 sudah mulai penuh baru mengajukan penambahan rak baru lagi dan tidak menggunakan prediksi jumlah DRM di tahun sebelumnya karena kendala yang ada dibagian filing yaitu tidak pernah melakukan pencatatan jumlah dokumen rekam medis dari tahun ke tahun, sehingga agak sulit untuk memprediksi kebutuhan rak nya. Untuk menghitung prediksi kebutuhan rak yang ada dengan melihat jumlah pertambahan pasien baru yang ada pada sistem informasi rumah sakit. 3. Panjang Pengarsipan Untuk menentukan kebutuhan rak file harus mengetahui dulu panjang pengarsipan yang tersedia dalam 1 rak file, sehingga dapat untuk mengetahui jumlah dari kebutuhan rak yang akan di prediksi. Rak file yang ada dengan ukuran panjang sub rak 110 cm, jumlah sub rak ada 20 dengan 2 sisi terbuka diketahui panjang pengarsipannya adalah 2200 cm. 4. Kebutuhan rak Dalam menghitung kebutuhan rak file dihitung berdasarkan jumlah pertambahan dokumen rekam medis pasien baru yang ada di RSU PKU Muhammadiyah gubug, pertambahan dokumen rekam medis pasien baru selama 5 tahun mulai tahun jumlah rata-rata nya adalah sebanyak 8402 DRM, dengan rincian tahun 2008 berjumlah 7541 DRM, tahun 2009 sebanyak 7885 DRM, tahun 2010 sebanyak 9135, tahun 2011 sebanyak 9016, dan tahun 2012 sebanyak 8431 DRM Dari tabel 4.2 dapat diketahui hasil perhitungan prediksi pertambahan dokumen rekam medis dengan menggunakan rumus analisa deret berkala pada tahun jumlah rata-rata nya tiap tahun adalah 9601 DRM, dengan rincian tahun 2013 adalah 9147 DRM, tahun

57 bertambah 9374 DRM, tahun 2015 bertambah 9601 DRM, tahun 2016 bertambah 9828 DRM, tahun 2017 bertambah DRM. Pada tabel 4.3 dapat diketahui prediksi kebutuhan rak filing tiap tahunya mulai tahun dengan file expansion 25%, tanpa memperhitungkan retensi karena selama ini belum di lakukan retensi. Perhitungan prediksi kebutuhan rak tersebut dengan rincian pada tahun 2008 dibutuhkan 2 rak, tahun 2009 dibutuhkan 3 rak, tahun 2010 dibutuhkan 4 rak, tahun 2011 dibutuhkan 6 rak, tahun 2012 dibutuhkan 7 rak, tahun 2013 dibutuhkan 9 rak, tahun 2014 dibutuhkan 10 rak, tahun 2015 dibutuhkan 12 rak, tahun 2016 dibutuhkan 14 rak, tahun 2017 dibutuhkan 15 rak. Berdasarkan perhitungan prediksi kebutuhan rak file tadi jika saat ini rumah sakit memiliki 8 rak file, maka rumah sakit perlu menyediakan 1 rak file lagi agar semua dokumen rekam medis yang semakin bertambah dapat tersimpan semua kedalam rak file, karena dari hasil prediksi tahun 2013 rumah sakit membutuhkan 9 rak file, sedangkan tahun 2017 rumah sakit juga perlu menyediakan 7 rak file lagi agar kebutuhan rak dapat tercukupi. 5. Sistem penyimpanan Dari sistem penyimpanan yang ada di RSU PKU Muhammadiyah Gubug yaitu secara sentralisasi akan berpengaruh juga terhadap kebutuhan rak yang ada, dengan sistem ini rak akan jadi cepat penuh karena formulir rekam medis rawat jalan dan formulir rekam medis rawat inap dijadikan dalam satu map. Disisi lain banyak juga keuntungan dari sistem ini yaitu data bisa berkesinambungan dari rawat jalan ke rawat inap,

58 45 serta biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan juga tenaga lebih sedikit dibanding secara desentralisasi. Sistem penyimpanan secara sentralisasi yang digunakan oleh RSU PKU Muhammadiyah gubug memang lebih besar manfaatnya, selain efektif dan efisien juga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan di rumah sakit karena penyediaan dokumen rekam medis untuk pelayanan bisa lebih cepat dan pasien tidak perlu terlalu lama menunggu dibagian pendaftaran. Dengan sistem sentralisasi selain data dan informasi serta hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan, sistem ini juga dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis, mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan serta dapat meningkatkan efisiensi kerja petugas penyimpanan, karena dokumen rekam medis pasien berada dalam 1 folder. 6. Sistem penjajaran Sistem penjajaran yang digunakan oleh RSU PKU Muhammadiyah gubug yaitu dengan metode nomor langsung atau SNF, sistem ini dapat menghemat kebutuhan tenaga, peralatan dan ruangan, karena selain penataanya yang mudah berurutan dari nomor terkecil hingga terbesar juga rak file dapat terisi secara berurutan sesuai dengan pertambahan dokumen rekam medis. Dari sistem ini, rumah sakit dapat menghemat biaya karena tidak memakan banyak tempat dan tidak perlu menyediakan 100 section untuk dapat menyimpan dokumen rekam medis.

59 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Dari hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan di RSU PKU Muhammadiyah gubug tentang tebal dokumen rekam medis, rak file, panjang pengarsipan, kebutuhan rak, sistem penyimpanan dan sistem penjajaran maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Jumlah rak file yang ada saat ini berjumlah 8 rak file. 2. Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis 0.29 cm. 3. Rata-rata jumlah DRM pasien baru dari berjumlah 8466 DRM. 4. Panjang pengarsipan yang tersedia adalah 2200 cm. 5. Rata-rata jumlah DRM pasien baru dari berjumlah 9601 DRM. 6. Kebutuhan rak file tahun 2013 adalah 9 rak, sedangkan sampai dengan tahun 2017 membutuhkan 15 rak file. 7. Sistem penyimpanan yang digunakan secara sentralisasi. 8. Sistem penjajaran yang digunakan dengan metode nomor langsung (Straight numerical filing). 46

60 47 B. Saran Bagi RSU PKU Muhammadiyah gubug agar mutu dan kualitas pelayanan kedepan semakin meningkat supaya : 1. Pada tahun 2013 ini rumah sakit perlu menyediakan 1 rak file lagi, sedangkan tahun 2017 rumah sakit membutuhkan sebanyak 15 rak file, jika saat ini sudah ada 8 rak, sampai dengan tahun 2017 masih kurang 7 rak file lagi agar semua dokumen rekam medis dapat tersimpan semua kedalam rak. 2. Dilakukan pencatatan jumlah DRM dari tahun ke tahun, agar dalam memprediksi kebutuhan rak file dapat lebih valid.

61 DAFTAR PUSTAKA 1. Shofari Bambang Modul Dasar-Dasar Pelayanan Rekam Medis. Semarang. (tidak dipublikasikan) 2. Shofari Bambang Modul Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan. Semarang. (tidak dipublikasikan) Peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis. Jakarta : Depkes RI. 4. Huffman EK Health information management. Phisician record company berwin lilianis, USA. 5. Departemen kesehatan republik indonesia Petunjuk teknik penyelenggaraan rekam medis rumah sakit. Jakarta. 6. Mahawati Eni Modul Ergonomi dan Perancangan Kerja. Semarang. (tidak dipublikasikan) 7. Departemen kesehatan Republik Indonesia Pedoman pengelolaan rekam medis rumah sakit di indonesia revisi 1. Jakarta: Dirjen Yanmed. 8. Yudhi Darmawan Modul biostatistik I. Semarang. (tidak dipublikasikan) 9. Notoatmojo, S Metodologi penelitian kesehatan. Rhineka cipta. Jakarta. 10. Notoatmojo, S Metodologi penelitian kesehatan. Rhineka cipta. Jakarta.

62 LAMPIRAN

63 PEDOMAN OBSERVASI PENELITIAN 1. Mengetahui sistem penyimpanan yang berlangsung. 2. Mengetahui dimensi rata-rata tebal dokumen rekam medis dengan mengukur rata-rata tebal dokumen rekam medis dari 100 sample dokumen rekam medis. 3. Mengetahui ukuran rak, mulai dari panjang rak, jumlah sub rak, jumlah rak, serta jumlah sisi rak. 4. Prediksi pertambahan dokumen rekam medis untuk tahun yang akan datang dengan rumus analisa deret berkala yaitu y= a+bx. 5. Perhitungan kebutuhan rak dengan rumus =

64 PERTANYAAN WAWANCARA KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS 1. Apakah sistem penyimpanan di filing sudah dijalankan sesuai buku pedoman penyelenggaraan rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug? 2. Bagaimana cara melatih petugas filing agar bisa bekerja sesuai buku pedoman yang ada di rumah sakit? 3. Apakah ada kesulitan dibagian filing dalam menerapkan sistem yang ada? 4. Bagaimana prosedur yang berjalan selama ini dalam menentukan kebutuhan rak? PETUGAS FILING 1. Bagaimana cara pengelolaan dokumen rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Gubug? 2. Apakah ada kesulitan yang dihadapi petugas filing dengan sistem penyimpanan yang ada? 3. Jika ada kesulitan, upaya apa untuk menanggulangi kesulitan tersebut? 4. Apakah sistem penyimpanan dan sistem penjajaran yang berlangsung sudah dijalankan sesuai dengan buku pedoman penyelenggaraan rekam medis yang ada?

65 HASIL WAWANCARA KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS 1. Sistem penyimpanan yang ada di filing sudah dijalankan sesuai dengan buku pedoman pengelolaan rekam medis rumah sakit, yaitu dengan menggunakan sistem sentralisasi. 2. Cara melatih petugas filing agar bekerja sesuai dengan buku pedoman adalah pada awalnya dengan memberikan foto copi buku pedoman tersebut, disaat ada waktu luang petugas filing agar membacanya dan menyesuaikan dengan pekerjaan yang dijalankan sehari-hari. 3. Pada awalnya ada kesulitan petugas filing dalam menerapkan sistem yang ada, karena butuh kerja bakti secara bersamaan untuk merubah sistem penyimpanan dan sistem penjajaran sesuai dengan buku pedoman yang ada. 4. Cara menentukan kebutuhan rak selama ini memang belum pernah diprediksi, saat rak mulai penuh baru membuat pengajuan untuk penambahan rak. PETUGAS FILING 1. Cara pengelolaan berkas rekam medis dengan menyesuaikan buku pedoman yang ada, yaitu disimpan secara sentralisasi dan disejajarkan berdasarkan nomor langsung. 2. Kesulitanya dengan sistem penyimpanan yang ada adalah pada saat pasien pulang dari opname 2 hari sudah kontrol, tetapi dokumen rekam medis baik rawat inap maupun rawat jalan yang jadi satu map masih ada di ruangan rawat inap karena belum lengkap, sehingga membuat pelayanan agak terhambat. 3. Upaya untuk menanggulangi masalah tersebut adalah dengan cara menghimbau petugas ruangan rawat inap untuk segera melengkapi dokumen rekam medis dan segera dikembalikan ke instalasi rekam medis. 4. Sistem penyimpanan dan sistem penjajaran yang ada sudah diterapkan sesuai dengan buku pedoman rekam medis yang ada di rumah sakit.

66 Tabel hasil pengukuran rak file No Dimensi rak Ukuran 1 Panjang rak 230 cm 2 Jumlah sisi rak 2 sisi 3 Jumlah sub rak 20 sub 4 Jumlah rak 8 rak 5 Tinggi rak 200 cm 6 Lebar rak 30 cm 7 Tinggi sub rak 40 cm 8 Jarak antar rak 60 cm 9 Panjang sub rak 110 cm

67 RSU Muhammadiyah Gubug PENYIMPANAN REKAM MEDIS DAN PENGAMBILAN KEMBALI No. Dokumen No. Revisi Halaman Jl. Letjend. R. Soeprapto 12 Telp. (0292) Prosedur Tetap 02/RM/III/2011 Tanggal Terbit 05 MARET Ditetapkan Oleh Direktur 1/2 Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur dr. AISYAH LAHDJI Tempat Penyimpanan berkas rekam medis dan pengambilan kembali adalah prosedur menyimpan berkas rekam medis di rak dan mengambil kembali apabila dibutuhkan untuk kepentingan pelayanan ataupun kepentingan lainnya 1. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis 2. Untuk mencegah dari kemungkinan pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam medis 1. Berkas rekam medis bersifat rahasia dan tidak diperkenankan membawa berkas rekam medis keluar dari Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Gubug, kecuali salinan fotocopy berkas, untuk kebutuhan dan kepentingan yang diperbolehkan oleh peraturan hukum 2. Petugas rekam medis harus menjaga agar berkas rekam medis tersimpan dan tertata dengan baik dan terlindung dari kemungkinan pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam medis 1. Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Gubug menggunakan sistem Sentralisasi 2. Penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis harus oleh petugas rekam medis 3. Selain petugas rekam medis dilarang memasuki ruang penyimpanan berkas rekam medis, kecuali mereka yang telah mendapat ijin dari direksi Rumah Sakit dan didampingi oleh salah satu petugas rekam medis

68 RSU Muhammadiyah Gubug PENYIMPANAN REKAM MEDIS DAN PENGAMBILAN KEMBALI No. Dokumen No. Revisi Halaman 02/RM/III/11 0 2/2 Jl. Letjend. R. Soeprapto 12 Telp. (0292) Prosedur Unit terkait 4. Berkas yang kembali dari ruangan rawat inap dan rawat jalan disimpan di rak penyimpanan berkas a. Berkas yang sudah diisi dengan lengkap disimpan di rak filing dengan menggunakan Sistem Penjajaran SNF. b. Berkas yang belum diisi dengan lengkap disimpan sementara di rak penyimpanan berkas tidak lengkap berdasarkan dokter/unit yang berkewajiban mengisi 5. Berkas yang sudah lengkap disimpan kembali ke tempatnya. 6. Lama penyimpanan berkas 5 tahun aktif Rekam Medis

69 RSU PKU Muhammadiyah Gubug PENOMORAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 29/RM/III/11 0 1/1 Jl. Letjend. R. Soeprapto 12 Telp. (0292) Prosedur Tetap Tanggal Terbit 03 MARET 2011 Ditetapkan Oleh Direktur Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait dr. AISYAH LAHDJI Penomoran rekam medis adalah cara memberikan nomor pada berkas rekam medis pasien 1. Untuk memudahkan pencarian berkas rekam medis 2. Untuk menghindari kekeliruan Setiap pasien yang berobat ke Rumah Sakit Muhammadiyah Gubug harus memiliki satu nomor rekam medis 1. Sistem penomoran rekam medis RS Muhammadiyah Gubug menggunakan Unit Numbering Sistem 2. Setiap pasien mempunyai satu nomor RM untuk seumur hidup dan digunakan untuk semua unit pelayanan 3. Nomor RM diberikan pada saat pertama kali pasien memanfaatkan pelayanan di RS Umum Muhammadiyah Gubug 4. Cara penomoran dengan menggunakan angka 6 digit 5. Jika satu pasien mempunyai nomor rangkap, maka : a. Nomor register yang dipakai adalah yang paling banyak digunakan untuk berobat. b. Nomor yang tidak dipakai dihapus dari daftar data pasien pada program hosmis di Komputer. 1. Bagian Pendaftaran 2. EDP