BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Sejenis Sebelum melakukan penulisan tugas akhir mengenai tata kelola surat dinas, penulis terlebih dahulu melakukan tinjauan pustaka. Tinjauan pustaka yang dilakukan penulis adalah melakukan tinjauan pustaka dengan penelitian sejenis atau terkait dengan pokok bahasan yang akan dilakukan oleh penulis. Berikut adalah beberapa literatur sejenis yang terkait dengan pokok pembahasan pada tugas akhir yang dari beberapa jurnal. Jurnal-jurnal sejenis yang terkait pokok bahasan dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut: Judul Problem Tabel 2.1 Literature review Penelitian 1 Penelitian 2 Penelitian 3 Perancangan Aplikasi Sistem Persuratan Berbasis Web Pada PT. Dwi Pilar Pratama Pengolahan data surat masuk dan keluar pada PT. Dwi Pilar Pratama masih dicatat dan dibukukan dan proses pengolahan data masih dilakukan manual Aplikasi Administratif Surat Menyurat Menggunakan Metodologi Pemodelan Berbasis Objek Permintaan surat keterangan untuk mahasiswa seringkali prosesnya lama (lebih dari 3 hari), sehingga apabila mahasiswa membutuhkan dalam keadaan yang Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk (Studi Kasus: Kantor Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau) mendesak, hal ini tidak dapat nomor surat, kesalahan diakomodir oleh system yang diadposi oleh IKPIA Perbanas Kantor kecamatan Kampar Kiri mengalami kendala dalam pengelolaan surat masuk, seperti tidak semua surat terarsipkan dengan baik, kesalahan pencatatan pembuatan alamat tujuan disposisi, dan hilangnya surat Compare 1. Metode pengumpulan data yang dilakukan menggunakan metode observasi, wawancara 2. Memiliki tujuan yang sama dalam hal pemrosesan surat secara cepat 3. Sistem informasi yang dikembangkan berbasis web 8

2 9 Contrast 1. Pemodelan menggunakan DFD 1. Pemodelan menggunakan UML dan 1. Pemodelan menggunakan UML 2. Pengembangan sistem DFD 2. Pengembangan sistem yang baru digunakan untuk 2. Pengembangan sistem yang baru digunakan mengelola surat masuk dan keluar yang baru digunakan untuk pengajuan untuk mengelola surat masuk 3. Studi kasus di Perusahaan Swasta pembuatan surat kemahasiswaan 3. Studi kasus di instansi pemerintah 4. Metodologi penelitian yang 3. Studi kasus di 4. Metodologi penelitian dilakukan adalah metode Universitas yang dilakukan terdiri grounded research yaitu suatu metode berdasarkan fakta dan menggunakan analisis perbandingan 4. Tahapan penelitian terdiri dari observasi, analisis masalah, pemodelan sistem, pembuatan aplikasi, pengujian aplikasi. dari perencanaan, pengumpulan data, analisa dan perancangan, implementasi dan pengujian Criticize Dalam melakukan proses pemodelan sebaiknya dilakukan dengan jelas dan detail untuk mempermudah langkah berikutnya dalam pengembangan sistem informasi dan yang berkepentingan dapat mengerti terhadap ide-ide yang akan dikembangkan. Pada jurnal 1 dan 2 proses pemodelannya kurang jelas dan kurang detail. Synthesize Perbandingan dari ketiga jurnal tersebut dapat dilihat dari studi kasus dan objek penelitiannya, karena jika permasalahannya berbeda maka strategi pemecahan masalah yang akan dilakukan dan spesifikasi kebutuhan sistem informasi yang akan dikembangkan juga akan berbeda Summarize 1. Dalam hal pengembangan sistem baru, pemodelan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan menggunakan Unified Modelling Language (UML) dapat dilakukan dengan tujuan memudahkan dalam memahami usulan sistem yang akan dibuat. 2. Dalam hal pengembangan sistem baru, diperlukan analisis sistem dengan melakukan observasi (pengamatan) dan wawancara, untuk mengetahui permasalahanpermasalahan yang ada agar bisa dilakukan perbaikan pada sistem yang baru. 3. Dalam melakukan pemodelan sistem informasi yang akan dikembangkan sebaiknya dilakukan dengan jelas dan detail untuk mempermudah langkah berikutnya dalam pengembangan sistem informasi dan yang berkepentingan dapat mengerti terhadap ide-ide yang akan dikembangkan.

3 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, dapat dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini diekenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency dan services) Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. (Hanif Al Fatta 51) Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi sehingga akan menimbulkan masalah baru. Hanif Al Fatta (52) dalam bukunya menyatakan bahwa situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi: a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. b. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang. c. Kurangnya informasi yang tepat waktu. d. Terlalu banyak informasi. e. Informasi tidak akurat. Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang dihadapi meliputi: a. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat. b. Kekakuan data. Data di tangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

4 Analisis Ekonomi (Economy) Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. (Hanif Al Fatta 52) Analisis Keamanan (Control) Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Hanif Al Fatta (53) dalam bukunya menyatakan bahwa hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: 1. Keamanan atau kontrol yang lemah a. Input data tidak di-edit dengan cukup. b. Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data. c. Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang. d. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database yang berbeda. e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data. f. Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak). g. Terjadi error saat membuat keputusan. 2. Kontrol atau keamanan berlebihan. a. Prosedur birokratis memperlamban sistem. b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan. c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Hanif Al Fatta (54) dalam bukunya menyatakan bahwa indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien adalah sebagai berikut: a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer. b. Data di-input atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan. d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

5 Analisis Layanan (Services) Hanif Al Fatta (54) dalam bukunya menyebutkan bahwa keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk adalah sebagai berikut: a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari. e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel. 2.2 Analisis SWOT Freddy Rangkuti (19) dalam bukunya menyatakan bahwa Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses). (Freddy Rangkuti 20). Gambar berikut merupakan diagram analisis SWOT. Gambar 2.1 Diagram Analisis SWOT [Sumber : Freddy Rangkuti 20]

6 13 Abdul kadir (416) dalam bukunya menyatakan bahwa Analisis SWOT mengandung empat bagian yaitu: 1. Strengths (S) atau kekuatan Kekuatan menyatakan karakteristik yang memberikan keuntungan bagi organisasi. 2. Weaknesses (W) atau kelemahan Kelemahan menyatakan karakteristik yang perlu diperbaiki agar memberikan keuntungan bagi organisasi. 3. Opportunities (O) atau peluang Peluang menyatakan karakteristik yang apabila dimanfaatkan dapat memberikan keuntungan. Hal ini dapat menginspirasi pembuatan sistem baru yang akan memberikan keuntungan berjangka panjang bagi organisasi. 4. Threats (T) atau Ancaman Ancaman menyatakan karakteristik yang dapat memberikan masalah bagi organisasi sehingga perlu di lakukan penanganan untuk mengatasinya. 2.3 Definisi Perancangan/Desain Sistem Rosa A.S. dan M. Shalahuddin (23) dalam bukunya menyatakan bahwa perancangan atau desain dalam pembangunan perangkat lunak merupakan upaya untuk mengonstruksi sebuah sistem yang memberikan kepuasan (mungkin informal) akan spesifikasi kebutuhan fungsional, memenuhi target, memenuhi kebutuhan secara implisit atau eksplisit dari segi performansi maupun penggunaan sumber daya, kepuasan batasan pada proses desain dari segi biaya, waktu dan perangkat. Kualitas perangkat lunak biasanya dinilai dari segi kepuasan pengguna perangkat lunak terhadap perangkat lunak yang digunakan. 2.4 Definisi Sistem Banyak para ahli yang mendefinisikan pengertian dari sistem dengan cara pandang yang berbeda. Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. Selain itu sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan. (Hamim Tohari 2) Pada sumber yang lain, Tata Sutabri (6) dalam bukunya menyatakan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

7 14 Dari definisi tersebut dapat di rinci lebih lanjut pengertian secara umum, yaitu sebagai berikut: a. Setiap unsur terdiri dari berbagai unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lain dimana sifat serta kerjasama antarunsur dalam sistem tersebut mempuyai bentuk tertentu. c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempuyai tujuan tertentu. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud antara lain mempunyai komponen sistem (components), mempunyai batasan sistem (boundary), mempunyai lingkungan luar sistem (environment), mempunyai penghubung sistem/antar muka (interface), mempunyai masukan sistem (input), mempunyai keluaran sistem (output), mempunyai pengolah sistem (process), dan mempunyai sasaran sistem (objective) (Tata Sutabri 13-14). SUB SISTEM SUB SISTEM SUB SISTEM SUB SISTEM Input Proses Output Gambar 2.2 Karakteristik Sistem [Sumber : Tata Sutabri 14]

8 Definisi Informasi Setiap hari kita selalu mendengarkan informasi. Informasi banyak kita peroleh baik di media cetak (koran, majalah, buku) maupun media elektronik (internet, televisi dan radio). Tata Sutabri (22) dalam bukunya menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata, dan merupakan bentuk yang masih menah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. (Tata Sutabri 22) I Putu Agus Eka Purnama (9) dalam bukunya menyatakan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti dan manfaat. Pada proses pengolahan data, untuk dapat menghasilkan infomasi selalin memerlukan teknologi, juga dilakukan proses verifikasi secara akurat, spesifik dan tepat waktu. Hal ini penting agar informasi dapat memberikan nilai dan pemahaman kepada pengguna. (I Putu Agus Eka Purnama 9) Gambar berikut merupakan ilustrasi pengolahanan data menjadi informasi: Data Data Teknologi Data Data Pengolahan Data Verifikasi Infomasi Data Data Teknologi Gambar 2.3 Ilustrasi Pengolahan Data Menjadi Informasi [Sumber : I Putu Agus Eka Purnama 9] 2.6 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adala suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. (Tata Sutabri 38)

9 16 Terdapat beragam definisi sistem informasi. Abdul kadir (9) dalam bukunya menjabarkan beberapa definisi dalam bentuk tabel dibawah ini. Sumber Alter (1992) Bodnar dan Hopwood (1993) Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) Hall (2001) Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Tabel 2.2 Definisi sistem informasi [Sumber : Abdul Kadir 9] Definisi Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik Wilkinson (1992) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan 2.7 Pemodelan Pemodelan adalah gambaran dari realita yang simple dan dituangkan dalam bentuk pemetaan dengan aturan tertentu (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 135). Seperti yang kita ketahui bahwa manusia akan lebih memahami suatu hal dengan menggunakan visual agar sekelompok manusia yang berkepentingan dapat mengerti bagaimanakan ide yang akan dikerjakan. Pemodelan juga banyak digunakan untuk merencanakan suatu hal agar kegagalan dan risiko yang mungkin terjadi dapat diminimalisasi. Pada dunia pembangunan perangkat lunak sistem informasi juga diperlukan pemodelan. Pemodelan perangkat lunak digunakan untuk mempermudah langkah berikutnya dari pengembangan sebuah sistem informasi sehingga lebih terencana. Seperti halnya maket, pemodelan pada pembangunan perangkat lunak digunakan untuk memvisualkan perangkat lunak yang akan dibuat (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 136).

10 Perangkat Pemodelan Perangkat Pemodelan adalah suatu model yang digunakan untuk menguraikan sistem menjadi bagian-bagian yang dapat diatur dan mengkomunikasikan ciri konseptual dan fungsional kepada pengamat. Rosa A.S. dan M. Shalahuddin ( ) dalam bukunya menyatakan bahwa peran perangkat pemodelan antara lain: 1. Komunikasi Perangkat pemodelan dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara pemakai dengan analis sistem maupun developer dalam pengembangan sistem. 2. Eksperimentasi Pengembangan sistem yang bersifat trial and error. 3. Prediksi Model meramalkan bagaimana suatu sistem akan bekerja Salah satu perangkat pemodelan adalah Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unified Modellling Language (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 137) Diagram-Diagram UML Pada UML 2.3 terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori. Pembagian kategori dan macam-macam diagram adalah sebagai berikut:

11 18 Gambar 2.4 Diagram UML [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 140] Pembagian kategori tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Structure diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan. 2. Behavior diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem. 3. Interaction diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar subsistem pada suatu sistem. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 141) Use Case Diagram Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. Syarat penamaan pada use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu pendefinisian apa yang disebut aktor dan use case.

12 19 1. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi belum tentu merupakan orang. 2. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 155). Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case: Use case Aktor / actor Asosiasi / association Ekstensi / extend Tabel 2.3 Simbol pada diagram use case [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin ] Simbol Deskripsi nama use case Nama Aktor <<extend>> Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor; biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case. Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor Komunikasi antar aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi antar aktor. Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan itu; mirip dengan prinsip inheritance pada pemrograman berorientasi objek; biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use case yang ditambahkan, misal arah panah mengarah pada use case yang ditambahkan; biasanya use case yang menjadi extend-nya merupakan jenis yang sama dengan use case yang menjadi induknya.

13 20 Generalisasi / generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum - khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu dan fungsi yang lebih umum lainnya, misalnya: Menggunakan /include /uses << include >> <<uses >> arah panah mengarah pada use case yang menjadi generalisasinya (umum) Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankannya use case ini. Ada dua sudut pandang yang cukup besar mengenai include di use case: - include berarti use case yang ditambahkan akan selalu dipanggil saat use case tambahan dijalankan, misal pada kasus berikut: - include berarti use case yang tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakah use case yang ditambahkan telah dijalankan sebelum use case tambahan dijalankan, misal pada kasus berikut:

14 21 Kedua interpretasi di atas dapat dianut salah satu atau keduanya tergantung pada pertimbangan dan interpretasi yang dibutuhkan. Gambar di bawah ini merupakan contoh diagram use case: Gambar 2.5 Contoh Diagram Use Case [Sumber : Yuni Sugiarti 45] Activity Diagram Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang pada perangkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 161) Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas:

15 22 Status awal Tabel 2.4 Simbol pada diagram aktivitas [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin ] Simbol Deskripsi Status awal aktifitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal. Aktivitas Aktivitas yang biasa dilakukan sistem, aktivitas aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja. Percabangan / decision Penggabungan/ join Status akhir Swimlane Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu. Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu. Status akhir yang dilakukan suatu sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki status akhir. Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi. Atau Gambar di bawah ini merupakan contoh diagram aktifitas Gambar 2.6 Contoh Diagram Aktifitas [Sumber : Yuni Sugiarti 78]

16 Sequence Diagram Sequence diagram menjelaskan pemodelan sistem yang menunjukan interaksi antara objek yang disusun berdasarkan urutan waktu. Diagram ini sangat berkaitan dengan use case diagram karena merupakan tahapan proses (apa yang dihasilkan) pada use case. (Nazruddin Safaat H 125). Sequence diagram menggambarkan aliran pengiriman pesan (message) yang terjadi di aplikasi, sebagai bentuk interaksi dengan pengguna. (I Putu Agus Eka Purnama 48) Banyaknya diagram sekuen yang harus digambar adalah minimal sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses sendiri atau yang penting semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah dicakup pada diagram sekuen sehingga semakin banyak use case yang didefinisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 165) Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen: Tabel 2.5 Simbol pada diagram sekuen [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin ] Simbol Deskripsi Aktor Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang Nama akan dibuat diluar sistem informasi yang Aktor akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun Atau simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang; nama aktor biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor. Tanpa waktu aktif Garis hidup / lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek. Objek nama objek : nama kelas Menyatakan objek yang berinteraksi pesan Waktu Aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi, semua yang terhubung dengan waktu aktif ini adalah sebuah tahapan yang dilakukan didalamnya, misalnya 2: cekstatuslogin() 1: login ( ) 3: open ( )

17 24 Pesan tipe create <<create>> Pesan tipe call 1: nama_metode( ) Maka cekstatuslogin( ) dan open ( ) dilakukan di dalam metode login( ) Aktor tidak memiliki waktu aktif Menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang akan dibuat Menyatakan suatu objek memanggil operasi /metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri, 1: nama_metode ( ) arah panah mengarah pada objek yang memiliki operasi/metode, karena ini memanggil operasi/metode maka operasi/metode yang dipanggil harus ada pada diagram kelas sesuai dengan kelas objek yang berinteraksi. Pesan tipe send Menyatakan bahwa suatu objek 1: masukan mengirimkan data/masukan/informasi ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang dikirimi. Pesan tipe return Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan suatu operasi atau metode 1: keluaran menghasilkan suatu kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian. Pesan tipe destroy << destroy >> Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang diakhiri, sebaiknya jika ada create maka ada destroy Gambar di bawah merupakan contoh diagram sekuen Gambar 2.7 Contoh Diagram Sekuen [Sumber : Yuni Sugiarti 70]

18 Class Diagram Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas Operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas. Kelas-kelas yang ada pada struktur sistem harus dapat melakukan fungsi-fungsi sesuai dengan kebutuhan sistem. Susunan struktur kelas yang baik pada diagram kelas sebaiknya memiliki jenis-jenis kelas berikut: 1. Kelas main Kelas yang memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan. 2. Kelas yang menangani tampilan sistem (view) Kelas yang mendefinisikan dan mengatur tampilan ke pemakai. 3. Kelas yang diambil dari pendifinisian use case (controler) Kelas yang menangani fungsi-fungsi yang harus ada diambil dari pendifinisian use case, kelas ini biasanya disebut dengan kelas proses yang menangani proses bisnis pada perangkat lunak. 4. Kelas yang diambil dari pendefinisian data (model) Kelas yang digunakan untuk memegang atau membungkus data menjadi sebuah kesatuan yang diambil maupun akan disimpan ke basis data. Semua tabel yang dibuat di basis data dapat dijadikan kelas. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 142) Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram kelas: Kelas Tabel 2.6 Simbol pada diagram kelas [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin ] Simbol Deskripsi nama_kelas +atribut +operasi( ) Kelas pada struktur sistem Antarmuka/interface Asosiasi/association nama_interface Sama dengan konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity

19 26 Asosiasi berarah/directed association Generalisasi Kebergantungan/dependency Agregasi/aggregation Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity Relasi antar kelas dengan makna generalisasi-spesialisasi (umum-khusus) Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas Relasi antar kelas dengan makna semua bagian (whole-part) Gambar berikut merupakan contoh diagram kelas: Gambar 2.8 Contoh Diagram Kelas [Sumber : Yuni Sugiarti 63]

20 Pengertian SDLC SDLC atau Software Development Life Cycle atau sering disebut juga System Development Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 26). Rosa A.S. dan M. Shalahuddin (26-28) dalam bukunya menyatakan bahwa tahapantahapan yang ada pada SDLC secara global adalah sebagai berikut: Inisiasi (initiation) Tahap ini biasanya ditandai dengan pembuatan proposal proyek perangkat lunak. Pengembangan konsep sistem (system concept development) Mendefinisikan lingkup konsep termasuk dokumen lingkup sistem, analisis manfaat biaya, manajemen rencana, dan pembelajaran kemudahan sistem. Perencanaan (planning) Mengembangkan rencana manajemen proyek dan dokumen perencanaan lainnya. Menyediakan dasar untuk mendapatkan sumber daya (resources) yang dibutuhkan untuk memperoleh solusi. Analisis kebutuhan (requirements analysis) Menganalisis kebutuhan pemakai sistem perangkat lunak (user) dan mengembangkan kebutuhan user. Membuat dokumen kebutuhan fungsional. Design (design) Mentransformasikan kebutuhan detail menjadi kebutuhan yang sudah lengkap, dokumen desain sistem fokus pada bagaimana dapat memenuhi fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Pengembangan (development) Mengonversi desain ke sistem informasi yang lengkap termasuk bagaimana memperoleh dan melakukan instalasi lingkungan sistem yang dibutuhkan; membuat basis data dan mempersiapkan prosedur kasus pengujian; mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengodean, pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program; peninjauan pengujian. Integrasi dan pengujian (integration and test) Mendemonstrasikan sistem perangkat lunak bahwa telah memenuhi kebutuhan yang dispesifikasikan pada dokumen kebutuhan fungsional. Dengan diarahkan oleh staf penjamin kualitas (quality assurance) dan user. Menghasilkan laporan hasil pengujian.

21 28 Implementasi (implementation) Termasuk pada persiapan implementasi, implementasi perangkat lunak pada lingkungan produksi (lingkungan pada user) dan menjalankan resolusi dari permasalahan yang teridentifikasi dari fase integrasi dan pengujian. Operasi dan pemeliharaan (operations and maintenance) Mendeskripsikan pekerjaan untuk mengoperasikan dan memelihara sistem informasi pada lingkungan produksi (lingkungan pada user), termasuk implementasi akhir dan masuk pada proses peninjauan. Disposisi (dispotition) Mendeskripsikan aktifitas akhir dari pengembangan sistem dan mebangun data yang sebenarnya sesuai dengan aktifitas user. 2.9 Model SDLC SDLC memiliki beberapa model dalam penerapan tahapan prosesnya. Rosa A.S. dan M. Shalahuddin (28-41) dalam bukunya menyatakan bahwa model-model SDLC terdiri dari Model Waterfall, Model Prototipe, Model Rapid Application Development (RAD), Model Iteratif dan Model Spiral Model Waterfall Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial lininer (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut mulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support). (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 28) Berikut ini gambaran model air terjun: Gambar 2.9 Ilustrasi Model Waterfall [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 29]

22 Model Rapid Application Development (RAD) Rapid Application Development (RAD) adalah model proses pengembangan perangkat lunak yang bersifat inkremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek. Model RAD adalah adaptasi dari model air terjun versi kecepatan tinggi dengan menggunakan model air terjun untuk pengembangan setiap komponen perangkat lunak. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 34) Model RAD membagi tim pengembang menjadi beberapa tim untuk dapat mengerjakan beberapa komponen masing-masing tim pengerjaan dapat dilakukan secara paralel. Berikut adalah gambar dari model RAD: Gambar 2.10 Ilustrasi Model RAD [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 35] Model Iteratif/Inkremental Model iteratif/inkremental mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iteratif pada model prototipe. Model inkremental akan menghasilkan versi-versi perangkat lunak yang sudah mengalami penambahan fungsi untuk setiap pertambahannya (increment). (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 38) Berikut adalah gambar dari model inkremental:

23 Model Spiral Gambar 2.11 Ilustrasi Model Iteratif [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 38] Model spiral (spiral model) memasangkan iteratif pada model prototipe dengan kontrol dan aspek sistematik yang diambil dari model air terjun. Model spiral menyediakan pengembangan dengan cara cepat dengan perangkat lunak yang memiliki versi yang terus bertambah fungsinya (increment). (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 39) Pada iterasi awal maka yang dihasilkan adalah prototipe sedangkan pada iterasi akhir yang dihasilkan adalah perangkat lunak yang sudah lengkap. Model spiral dibagi menjadi beberapa kerangka aktifitas atau disebut juga wilayah kerja (task region). Berikut adalah gambar dari model spiral: Gambar 2.12 Ilustrasi Model Spiral [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 40]

24 Model Prototipe Model prototipe dapat digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak. Model prototipe (prototyping model) dimulai dari mengumpulkan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat. Lalu dibuatlah program prototipe agar pelanggan lebih terbayang dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Program prototipe biasanya merupakan program yang belum jadi. Program ini biasanya menyediakan tampilan dengan simulasi alur perangkat lunak sehingga tampak seperti perangkat lunak yang sudah jadi. Program prototipe ini dievaluasi oleh pelanggan atau user sampai ditemukan spesifikasi yang sesuai dengan keinginan pelanggan atau user. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 31). Berikut adalah gambar dari model prototipe: Gambar 2.13 Ilustrasi Model Prototipe [Sumber : Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 32] Mock-up adalah sesuatu yang digunakan sebagai model desain yang digunakan untuk mengajar, demonstrasi, evaluasi desain, promosi, atau keperluan lain. Sebuah mock-up disebut sebagai prototipe perangkat lunak jika menyediakan atau mampu mendemonstrasikan sebagian besar fungsi sistem perangkat lunak dan memungkinkan pengujian desain sistem perangkat lunak. Roger S. Pressman (52-53) menyatakan dalam bukunya bahwa stakeholder dan rekayasawan menyukai paradigma pembentukan prototipe dikarenakan pengguna dapat langsung melihat gambaran sistem yang kelak akan dipakai dan para pengembang dapat mengembangkan sistem/perangkat lunak dengan segera.

25 32 Pembuatan prototipe juga memiliki kelemahan dan dapat menimbulkan masalah antara lain: a. Para stakeholder melihat tampilan dari perangkat lunak yang akan mereka pakai kelak, tidak peduli bahwa sesungguhnya prototipe tidak dirancang secara seksama, tidak peduli pada masalah bagaimana sistem itu kelak akan bekerja dengan baik karena pengembang pada umumnya belum mempertimbangkan secara seksama aspek kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan pada umumnya juga belum mempertimbangkan aspek pemeliharaan sistem dalam jangka panjang. Saat para stakeholder diberitahu bahwa produk harus dikembangkan ulang untuk dapat memiliki kualitas yang tinggi dan dapat dipelihara, mereka akan mengeluh dan mereka akan selalu meminta agar beberapa perbaikan diterapkan pada produk yang akan mereka gunakan. Sangat sering, pengelolaan pengembangan perangkat lunak menjadi keluar jalur yang telah ditetapkan bersama. b. Sebagai rekayasawan perangkat lunak, membuat implementasi sedemikian rupa sehingga bisa mendapatkan prototipe jadi dengan cepat. Sistem operasi yang akan mendasari sistem atau bahasa pemrograman yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem pada umumnya ditentukan dengan cepat hanya karena ketersediaannya serta hanya karena kemampuan pengembang dalam menggunakannya, algoritma-algoritma yang tidak efisien mungkin diimplementasikan hanya untuk memperlihatkan kemampuan sistem dengan cepat. Selanjutnya, pengembang mungkin menjadi nyaman dengan pilihan-pilihan pengembang dan melupakan semua alasannya saat pilihan-pilihan itu ternyata tidak cocok untuk sistem yang akan dihasilkan. Meskipun permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan prototipe diatas bisa saja terjadi, pembuatan prototipe mungkin saja merupakan paradigma rekayasa perangkat lunak yang cukup efektif. Faktor kuncinya adalah bagaimana caranya mendefinisikan aturanaturan main dibagian awal pengembangan sistem: yaitu semua stakeholder harus setuju bahwa prototipe dikembangkan untuk bertindak sebagai mekanisme untuk mendefinisikan spesifikasi-spesifikasi kebutuhan. Selanjutnya perangkat lunak secara nyata direkayasa dengan lebih memperhatikan aspek-aspek kualitas Basis Data Abdul Kadir (218) dalam bukunya menyatakan bahwa basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.

26 33 Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin 43) Basis data diimplementasikan dalam bentuk tabel-tabel yang saling memiliki relasi. Tujuan dari dibuatnya tabel-tabel adalah untuk menyimpan data ke dalam tabel-tabel agar mudah diakses. Rosa A.S. dan M. Shalahuddin (44) dalam bukunya menyatakan bahwa kebutuhan basis data dalam sistem informasi dapat meliputi: Memasukan, menyimpan dan mengambil data Membuat laporan berdasarkan data yang telah disimpan Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut Database Management System (DBMS). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasi berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda (Abdul Kadir 218) 2.11 Pengertian Surat Dinas Surat merupakan salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). (Dr. Durotul Yatimah, M.Pd 121) Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pada pasal 1 (satu) disebutkan bahwa Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Jenis Naskah Dinas pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2015 Pasal 2 (dua) ayat 1 (satu) terdiri atas: a. Naskah dinas pengaturan; b. Naskah dinas penetapan; c. Naskah dinas penugasan; d. Naskah dinas korespondensi; e. Naskah dinas khusus; dan f. Naskah dinas elektronik.

27 34 Naskah dinas korespodensi sebagaimana dimaksud pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2015 Pasal 2 (dua) ayat 1 (satu) huruf d terdiri atas: a. Nota dinas; b. Memo; c. Surat dinas; d. Surat undangan; dan e. Surat pengantar. Jadi dapat disimpulkan bahwa surat dinas merupakan bagian dari naskah dinas sebagaimana disebutkan pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2015 Pasal 2 (dua) ayat 1 (satu) huruf d.