BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM. dan data dari calon siswa baru diarsipkan. Setelah diarsipkan nantinya akan

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Berdasarkan hasil análisis sistem yang sedang berjalan pada sekolah menengah atas SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, proses penerimaan siswa baru masih dilakukan secara manual dimana pendaftar atau calon siswa baru datang langsung ke SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabayakemudian mendaftar dan data dari calon siswa baru diarsipkan. Setelah diarsipkan nantinya akan dilakukan penyeleksian manual berdasarkan nilai NEM yang sesuai dengan standart SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Hal ini berakibat pada lamanya pengisian data diri dan penyeleksian NEM yang dilakukan secara manual. Kekurangan lain yang sering terjadi adalah sulitnya pengarsipan data calon siswa baru yang secara sistematis dan terperinci. Serta kesalahan penginputan data oleh bagian tata usaha pada saat pengisian data diri calon siswa baru. Mengacu pada permasalahan yang ada, SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya membutuhkan sistem informasi penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien. Untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini: 38

2 Analisis Sistem Sistem yang diperlukan oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebuah sistem yang dapat menagani dan memenuhi semua proses yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru secara terkomputerisasi. Sehingga dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Bagi staf tata usaha, sistem ini nerguna dalam proses pembelian formulir, registrasi, seleksi, maupun pembayaran uang gedung. Dari analisa tersebut, dikembangkan menjadi data flow diagram yang sesuai, entity relationship diagram, dan rangka desain input-output. 4.2 Desain Sistem Perancangan Sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada Sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu Sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perancangan, mulai dari document flow, Sistem flow, Context Diagram, HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model, Phisical Data Model, DBMS, desain input outputnya Document Flow Document Flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara manual, seperti yang berjalan pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Tujuannya agar mempelajari sistem yang lama, kemudian membuat sistem yang lebih efektif dan efisien secara terkomputerisai. Adapun entity pada sistem flow antara lain.

3 40 A. Dokumen Flow Registrasi Registrasi Siswa Tata Usaha Mulai Pembelian Formulir Kwitansi pembelian formulir Kwitansi pembelian formulir 1 Formulir Formulir n n Diisi Formulir Terisi Formulir Terisi Input ke database registrasi Pembuatan jadwal tes dan input isi formulir Registrasi Jadwal Test Akademik Jadwal Test Akademik 1 n 2 Selesai Gambar 4.1. Dokumen Flow Registrasi Dokumen flow memberikan gambaran alur proses pembelian formulir calon siswa baru sampai dengan pembuatan jadwal test akademik. Pertama calon siswa baru melakukan pembelian formulir ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha mecatat nama calon siswa baru dan member output berupa bukti pembelian formulir pendaftaran siswa baru dan formulirnya. Setelah itu, formulir diisi oleh calon siswa baru dan diserahkan ke bagian tata usaha kembali. Adapun gambar dokumen flow komputerisasi pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.1.

4 41 B. Dokumen Flow Penilaiaan Tes Akademik Penilaian Test Akademik Siswa Tata Usaha Mulai Hasil Test akademik Penilaian Test akademik Hasil Test akademik Hasil Test akademik Seleksi berdasarkan kapasitas Kapasitas Siswa Yang diterima n Mulai Gambar 4.2. Dokumen Flow Penilaain Test Akademik Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses penilaian test akademik. Pertama bagian tata usaha menerima hasil test, kemudian hasil test yang masih berupa data mentah akan dilakukan penilaian. Setelah dilakukan penilaain akan di filter berdasarkan standart nilai yang dimiliki oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Adapun gambar dokumen flow komputerisasi penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.2.

5 42 C. Dokumen Flow Penerimaan Siswa Penerimaan Siswa Siswa Tata Usaha Mulai Nama Siswa Yang diterima Nama Siswa Yang diterima Registrasi siswa baru Bukti penerimaan siswa 1 2 n Uang Gedung + SPP 1 Pembayaran Uang Gedung + SPP 1 Kwitansi UG+ SPP1 Kwitansi UG+ SPP1 1 2 n Selesai Gambar 4.3. Dokumen Flow Penerimaan Siswa Pada dokumen flow penerimaan siswa ini, dimulai dari tata usaha yang menerima data dari calon siswa baru yang telah lolos seleksi pada gambar 4.2. Kemudian calon siswa baru akan membayar uang gedung dan menerima bukti pembayaran uang gedung, seperti pada gambar 4.3.

6 Sistem Flow Sistem flow ini menunjukkan jalannya sistem yang ada di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara terkomputerisasi, tujuannya agar segala proses sirkulasi sekolah dapat berjalan secara efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang lama, yaitu sistem manual. Adapun entity pada sistem flow antara lain siswa, tata usaha, dan kepala sekolah. A. Sistem Flow Pembelian Formulir Pembelian Formulir Siswa Tata Usaha Mulai T Login Cek User name & Password Login Admin? Y Data Calon Siswa Baru Data Calon Siswa Baru Input Data Calon Siswa Baru Pembelian Formulir Uang Pembayaran Formulir Lunas? T 1 Pendaftaran Formulir Y Simpan Pembelian Formulir Cetak Formulir Formulir 1 Selesai Gambar 4.4. Sistem Flow Pembelian Formulir Pada gambar 4.4 sistem flow pembelian formulir, menjelaskan tentang proses pembelian formulir dimana calon siswa baru datang ke bagian tata usaha.

7 44 Kemudian calon siswa baru akan memperoleh bukti pembelian formulir dan form formulir. Form formulir tersebut diisi berdasarkan data asli. B. Sistem Flow Pengembalian Formulir Pengembalian Formulir Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah Mulai Login Cek User name & Password Login T Admin? Y Formulir Terisi Formulir Terisi Input ke database registrasi Simpan Data Calon Siswa Baru Registrasi Cetak Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Cetak Rekapitulasi Pendaftar Perperiode Selesai Rekapitulasi Pendafatar per periode Rekapitulasi Pendafatar per periode Gambar 4.5. Sistem Flow Pengembalian Formulir Pada sistem flow pengembalian formulir ini menjelaskan tentang proses pengembalian formulir yang telah diisi oleh calon siswa baru. Kemudian data calon siswa baru akan diinputkan oleh pihak tata usaha ke dalam database, dan calon siswa baru menerima bukti pengembalian formulir. Dari bukti-bukti tersebut dapat diperoleh rekapitulasi per periode, seperti pada gambar 4.5.

8 45 C. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru Seleksi Calon Siswa Baru Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah T Mulai Cek User name & Password Login Login Y Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Input Bukti Pengembalian Formulir Admin? Pengecekan Bukti Pengembalian Formulir Registrasi Benar? Y Syarat Pengecekan Syarat T Pensortingan Berdasarkan Nilai Sesuai syarat? Registrasi Siswa Yang diterima Y 100 besar pertama? T Siswa Cadangan Pengecekan Siswa Mundur Ada siswa yang mundur? T 1 Pengecekan Data Siswa Yang diterima Registrasi Y Registrasi Sesuai? T Pengecekan Ulang Data Siswa Y Simpan Data Siswa Yang diterima Siswa Sesuai? T 2 Y Cetak Nama Siswa Yang diterima Siswa Cadangan Yang diterima Nama-nama siswa yang diterima Nama-nama siswa yang diterima 1 Nama-nama siswa yang diterima 2 1 Selesai Gambar 4.6. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru Pada proses seleksi calon siswa baru ini pertama dilakukan pengecekan bukti pengembalian formulir yang mengacu pada database registrasi, setelah bukti

9 46 pengembalian valid maka akan dilakukan proses pensortingan nilai NEM secara ascending. Kemudian akan dilakukan filter berdasarkan kapasitas yang dimiliki oleh SMAKemala Bhayangkari 1 Surabaya. Untuk calon siswa baru yang diluar kapasitas dianggap sebagai calon siswa baru cadangan, dan yang lainnya disebut sebagai calon siswa baru inti. Calon siswa baru cadangan dapat masuk menjadi siswa baru di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dengan catatan ada calon siswa baru inti yang tidak melakukan registrasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.6.

10 47 D. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1 Pembayaran UG dan SPP1 Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah Mulai Login Cek User name & Password Login T Nama Siswa yang diterima Nama Siswa yang diterima Menginputkan nama siswa Admin? Y Pengecekan Siswa Baru Siswa T Benar? Y Uang Pembayaran Uang Gedung + SPP I Pendaftaran T Gelombang Jumlah Uang Sesuai? Y Simpan Data Siswa Siswa Cetak Bukti Pembayaran UG dan SPP 1 Bukti pembayaran UG + SPP I Bukti pembayaran UG + SPP I 1 2 Rekapitulasi Siswa yang membayar UG+ SPP 1 Rekapitulasi Data Siswa Yang Membayar UG + SPP 1 Rekapitulasi Data Siswa Yang Membayar UG + SPP 1 Selesai Gambar 4.7. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1 Gambar 4.7 sistem flow Pembayaran UG dan SPP 1 menjelaskan tentang penerimaan siswa baru. Dimana proses awalnya melakukan pengecekan nama calon siswa baru, apakah benar namanya lolos seleksi pada tahap sebelumnya.

11 48 Jika memang telah lolos maka menyelesaikan administrasi. Jika calon siswa baru telah menyelesaikan administrasi maka akan dianggap sebagai siswa baru SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya HIPO (Hierarchical Input Process Output) HIPO adalah suatu rincian dari sistem informasi yang akan dibuat, didalam HIPO juga terdapat sub-sub proses. Dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO dari sistem penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dapat dilihat pada gambar Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru 1 Sub Sistem File Master 2 Sub Sistem File Transaksi 3 Sub Sistem Olah Laporan Mengelola Data Login 1.2 Mengelola Syarat Siswa Baru 1.3 Gelombang Laporan nama siswa yang diterima Laporan siswa yg membayar UG + SPP 1 Laporan pendaftaran perperiode Transaksi Pembelian Formulir Calon Siswa Baru T ransaksi Pengembalian Formulir Transaksi Seleksi Calon Siswa Baru Transaksi Pembayaran UG + SPP Mengecek username dan password Memasukkan Data Calon Siswa Baru Pembelian Formulir Calon Siswa Baru Menyimpan Data Pembelian Formulir Mencetak Formulir Memasukan Data Formulir Calon Siswa Baru Menyimpan Data Calon Siswa Baru Mencetak Bukti Pendaftaran Mencetak Rekapitulasi Pendaftar Perperiode Mengecek Bukti Pendaftaran Mengurutkan Calon Siswa Baru Berdasarkan Nilai Mengecek Data Siswa Yang diterima Mengecek Siswa Yang Mundur Mengecek Ulang Data Siswa Menyimpan Data Siswa Yang Diterima Mencetak Nama Siswa Yang Diterima Memasukkan Bukti Pendaftaran Mengecek Syarat Calon Siswa Baru Memasukkan Nama Siswa Yang Diterima Mengecek Nama Siswa Baru Membayar UG Dan SPP 1 Menyimpan Data Siswa Baru yg Telah Membayar UG dan SPP 1 Mencetak Bukti Pembayaran Siswa Baru Merekap Siswa Baru Yang Membayar UG dan SPP 1 Gambar 4.8 HIPO Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru

12 Context Diagram Context diagram menggambarkan asal data, menunjukkan asal data, dan menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya terdiri dari 3 external entity, yaitu calon siswa baru, kepala sekolah, dan tata usaha. Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru Calon Siswa Baru Nama_siswa_yang_diterima Formulir Syarat_siswa_baru Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP Data_periode_laporan Kepala Sekolah 0 Gelombang Nama_siswa Bukti_pendaftaran Formulir_yang_terisi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru + Lap_nama_siswa_yang_diterima Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP Lap_pendaftaran_per_periode Tata Usaha user_name_dan_password Gambar 4.9. Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity menunjukkan data tersebut merupakan inputan, sedangkan aliran data yang masuk menunjukkan output dari sistem informasi penerimaan siswa baru.

13 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada gambar 4.9. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama, tiga external entity dan tujuh data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub yang lebih kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada. Kepala Sekolah Kepala Sekolah [User_name_dan_password] [Gelombang] [Syarat_siswa_baru] 1 Mengelola_data_master + 16 Gelombang Simpan_data_gelombang Simpan_syarat_siswa Simpan_username_dan_password Lihat_username_dan_password 15 Syarat 11 Login Tata Usaha [user_name_dan_password] 2 Cetak_nama_siswa_yg_diterima Cek_syarat Simpan_data_siswa 12 Si swa Calon Siswa Baru [Formulir] [Bukti_pendaftaran] [Nama_siswa] [Formulir_yang_terisi] [Nama_siswa_yang_diterima] T ransaksi + Simpan_data_siswa_yg_diterima Cek_nama_siswa_baru Cek_bukti_pendaftaran Simpan_pembelian_formulir 13 Pendaftaran Simpan_data_calon_siswa_baru Cetak_bukti_pendaftaran Cek_gelombang Cek_siswa_yang_mundur Cek_data_siswa_yang_diterima Cek_ulang_data_siswa 14 Registrasi [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] Data_pendaftaran [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] 16 Gelombang Data_registrasi Data_gelombang 3 Kepala Sekolah [Data_periode_laporan] [Lap_nama_siswa_yang_diterima] Laporan Data_siswa [Lap_pendaftaran_per_periode] [Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP] Gambar DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru +

14 DFD Level 1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Mengelola Data Master Pada Gambar 4.11 merupakan DFD level 1 subproses mengelola data master dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Yang dimana terdapat tiga proses, yaitu Mengelola syarat siswa, mengelola data login, mengelola data gelombang. 1.1 Kepala Sekolah [Syarat_siswa_baru] Mengelola_syarat_siswa [Simpan_syarat_siswa] 15 Syarat 1.2 Tata Usaha [[User_name_dan_password]] Mengelola_data_login [Simpan_username_dan_password] 11 Login 1.3 Kepala Sekolah [Gelombang] Mengelola_data_gelombang [Simpan_data_gelombang] 16 Gelombang Gambar DFD Level 1 Mengelola Data Master

15 52 B. Subproses Transaksi Pada Gambar 4.12 merupakan DFD Level 1 transaksi dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Pada sub sistem ini terdapat empat transaksi, yaitu proses pembelian formulir, pengembalian formulir, seleksi calon siswa baru, dan pembayaran uang gedung dan spp 1. Tata Usaha [user_name_dan_password] 11 Login Kepala sekolah 2.1 [Lihat_username_dan_password] [Formulir] [Nama_siswa] Pembelian_formulir Data_sesuai + [Simpan_pembelian_formulir] 13 Pendaftaran Rekap pengembalian formulir 2.2 [Formulir_yang_terisi] [Simpan_data_calon_siswa_baru] 14 Registrasi Pengembalian_formulir [Cetak_bukti_pendaftaran] [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] + [Cek_siswa_yang_mundur] Calon Siswa Baru 2.3 [Cek_ulang_data_siswa] [Cek_data_siswa_yang_diterima] [Cek_bukti_pendaftaran] [Bukti_pendaftaran] Seleksi_calon_siswa_baru [Cek_syarat] 15 Syarat 13 Pendaftaran [Nama_siswa_yang_diterima] + [Simpan_data_siswa_yg_diterima] 12 Si swa [Cetak_nama_siswa_yg_diterima] 2.4 [Cek_nama_siswa_baru] [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] [Simpan_data_siswa] Pembayaran_UG_dan_SPP_1 Rekap siswa baru + [Cek_gelombang] 16 Gelombang Gambar 4.12 DFD Level 1 Transaksi

16 53 C. Subproses Membuat Laporan Sedangkan pada gambar 4.13 DFD Level 1 pembuatan laporan, dimana kepala sekolah memilih jenis laporan yang didapatkan dari data store yang ada pada sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. 12 Si swa [Data_siswa] Pendaftaran [Data_pendaftaran] Mencetak_laporan [Data_periode_laporan] [Lap_nama_siswa_yang_diterima] Kepala Sekolah 14 Registrasi [Data_registrasi] [Lap_pendaftaran_per_periode] 16 Gelombang [Data_gelombang] [Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP] Gambar DFD Level 1 Pembuatan Laporan

17 DFD Level 2 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Pembelian Formulir Pada gambar 4.14 menjelaskan tentang proses pembelian formulir calon siswa baru. Di dalam proses ini terdapat dua inputan yaitu bagian tata usaha dan calon siswa baru. Dan lima proses. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Tata Usaha [user_name_dan_password] Mengecek_username_ dan_password [Lihat_username_dan_password] 11 Login Login Calon Siswa Baru [Nama_siswa] Memasukkan_nama_ calon_siswa_baru Nama_terisi Pembelian_formulir_ calon_siswa_baru Data Menyimpan_data_pembelian _formulir [Simpan_pembelian_formulir] 13 Pendaftaran Formulir_tersimpan [Formulir] Mencetak_formulir Gambar DFD Level 2 Pembelian Formulir

18 55 B. Pengembalian Formulir Pada gambar 4.15 menjelaskan tentang proses pengembalian formulir yang sudah terisi.pada proses ini terdapat dua inputan, empat proses, dua data store dan dua output, yaitu bukti pendaftaran calon siswa baru dan rekapitulasi pengembalian formulir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Calon Siswa Baru [Formulir_yang_terisi] Menginput_data_formulir _calon_siswa_baru Formulir_calon_siswa_baru Menyimpan_data_ calon_siswa_baru [Simpan_data_calon_siswa_baru] 14 Registrasi Data_calon_siswa_baru Calon Siswa Baru [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] Mencetak_bukti_pengembalian _formulir [Cetak_bukti_pendaftaran] 14 Registrasi Data_pendaftar Kepala sekolah [Rekap pengembalian formulir] Mencetak_rekapitulasi_ pendaftar_perperiode Gambar DFD Level 2 Pengembalian Formulir

19 56 C. Seleksi Calon Siswa Baru Pada gambar 4.16 menjelaskan tentang proses seleksi calon siswa baru, dimana memiliki sembilan proses, satu inputan dan empat data store. Untuk lebih jelasnya lihat gambar Calon Siswa Baru [Bukti_pendaftaran] Memasukkan_bukti_ pendaftaran No_pendaftaran Mengecek_bukti_ pendaftaran [Cek_bukti_pendaftaran] 13 Pendaftaran Bukti_pendaftaran_valid Mengecek_syarat_ calon_siswa_baru [Cek_syarat] 15 Syarat Sesuai_syarat Mengurutkan_calon_siswa _baru_berdasarkan_nilai Calon_siswa_baru_urut Mengecek_data_siswa _yang_diterima [Cek_data_siswa_yang_diterima] Mengecek_siswa_ yang_mundur 14 Registrasi [Cek_siswa_yang_mundur] Mengecek_ulang_ data_siswa [Cek_ulang_data_siswa] Siswa_baru [Simpan_data_siswa_yg_diterima] Menyimpan_data_siswa _yang_diterima 12 Si swa Calon Siswa Baru [Nama_siswa_yang_diterima] Mencetak_nama_siswa_ yang_diterima [Cetak_nama_siswa_yg_diterima] Gambar 4.16 DFD Level 2 Seleksi Calon Siswa Baru

20 57 D. Pembayaran UG dan SPP 1 Pada gambar 4.17 menjelaskan tentang proses pembayaran uang gedung dan SPP yang pertama. Dalam proses ini terdapat enam proses, yaitu memasukkan nama siswa yang diterima, mengecek nama siswa baru, membayar UG dan SPP 1, menyimpan data siswa baru yang membayar UG dan SPP 1, mencetak bukti pembayaran UG dan SPP 1, dan merekap siswa baru yang membayar UG dan SPP 1. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Calon Si swa Baru Nama_calon_siswa_baru Memasukkan_nama_ siswa_yang_diterima Nama Mengecek_nama_ siswa_baru [Cek_nama_siswa_baru] 12 Si swa Nama_siswa_baru_valid Membayar_UG_dan_ SPP_1 [Cek_gelombang] 16 Gelombang UG_dan_SPP_1_terbayar Menyimpan_data_siswa_baru_yg _membayar_ug_dan_spp_1 [Simpan_data_siswa] 12 Si swa Data_siswa_baru [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] Mencetak_bukti_pembayaran_ UG_dan_SPP_1 Bukti_pembayaran Kepala sekolah [Rekap siswa baru] Merekap_siswa_baru_ yang_membayar_ug_ dan_spp_1 Gambar 4.17 DFD Level 2 Pembayaran UG dan SPP 1

21 ERD(Entity Relational Diagram) Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian. A. Conceptual Data Model (CDM) Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi penerimaan siswa baru dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui table apa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini. Reg istrasi Id formulir Id_Syarat Nama lengkap JK tempat lahir Tang g al lahir Agama Warganeg ara Gelombang asal SMP No STTB NEM alamat no telp rumah nama ayah Nama ibu alamat orang tua pekerjaan ayah pekerjaan ibu g aji ayah g aji ibu Memiliki Siswa NIS Status Melakukan Memiliki Pembayaran U G dan SPP 1 Kd pembayaran Id gelombang Tang g al Pendaftaran no formulir Nama lengkap Gelombang harga formulir Mempunyai Gelombang Id gelombang Tang g al Uang Gedung Uang Serag am Uang Extrakulikuler Syarat_Siswa Id_Syarat Memiliki Jml_yg _diterima NEM_M inimal Umur Gambar 4.18 Conceptual Data Model (CDM)

22 59 B. Physical Data Model (PDM) Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM) maka selanjutnya degenerate ke Physical Data Model (PDM). Di PDM ini kita dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Dimungkinkan adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM merupakan bentuk fisik dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19 : REGISTRA ID_FORMULI C7 NAMA_LENGK C1 JK C1 TEM PAT_LAH C30 TANGGAL_LA D8 AGAM A C9 WARGANEGAR C20 ASAL_SM P C25 NO_STTB C20 NEM C5 ALAMAT C100 NAMA_AYAH C30 NAMA_IBU C30 ALAMAT_ORA C50 PEKERJAAN_ C30 PEKERJAAN2 C30 GAJI_AYAH C10 GAJI_IBU C10 GELOMBANG C1 NO_TELP_RU C9 ID_SYARAT C7 PENDAFTA NO_FORMULI C7 NAMA_LENGK C1 GELOMBANG C1 HARGA_FORM C6 ID_FORMULI = ID_FORMULI SISWA NIS C7 GELOMBAN STATUS_SIS C1 KD_GELOM BA ID_FORMULI C7 TANGGAL KD_PEM BAYA C7 KD_PEM BAYA UANG_GEDUN KD_PEMBAYA = KD_PEMBAYA UANG_SER AG KD_PEMBAYA = KD_PEMBAYA UANG_EXTRA PEM BAYAR KD_PEM BAYA C7 KD_GELOM BA C7 TANGGAL D8 C7 D8 C7 C7 C7 C7 SYARAT_S ID_FORMULI C7 ID_FORMULI = ID_FORMULI ID_SYARAT C7 JM L_YG_D IT C3 NEM_MINIMA C2 UMUR C2 Gambar 4.19 Physical Data Model (CDM)

23 Struktur File Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satupersatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel. 1. Nama tabel : Login Fungsi Primary key : Untuk memulai masuk pada program : Username Foreign key : - Tabel 4.1 Login Field name Type Field Size Description Username Varchar 50 Primary key (Nama User) Password Varchar 7 Kode Password

24 61 2. Nama tabel : Gelombang Fungsi Primary key : Untuk menyimpan data gelombang : Gelombang1 Foreign key : - Tabel 4.2 Gelombang Field name Type Field Size Description Gelombang1 Varchar 1 Primary key (Gelombang calon siswa) Harga_Formulir Varchar 20 Harga formulir calon siswa Uang_Gedung Varchar 20 Uang gedung calon siswa Uang_Seragam Varchar 20 Uang seragam calon siswa Uang_Extrakulikuler Varchar 20 Uang extrakulikuler calon siswa Total Varchar 20 Total keseluruhan 3. Nama tabel : Syarat Siswa Baru Fungsi Primary key : Untuk menyimpan syarat siswa baru : Gelombang1 Foreign key : - Tabel 4.3 Syarat Siswa Baru Field name Type Field Size Description Id_Syarat Varchar 10 Primary key (Id Syarat) Gelombang Varchar 1 Gelombang Jumlah_Siswa Varchar 5 Jml siswa tiap gelombang NEM_Minimal Varchar 5 NEM minimal calon siswa

25 62 Field name Type Field Size Description Umur_Max Varchar 5 Umur max. calon siswa 4. Nama tabel : Formulir Fungsi Primary key : Untuk menyimpan data pembelian formulir : No_Formulir Foreign key : - Tabel 4.4 Formulir Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Gelombang Varchar 1 Gelombang Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon formulir Harga Varchar 7 Harga formulir Status Varchar 15 Status calon siswa Tgl_Pembelian Varchar 50 Tanggal pembelian formulir 5. Nama tabel : Registrasi Fungsi : Untuk menyimpan data registrasi Primary key : - Foreign key : No_Formulir Tabel 4.5 Registrasi Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru

26 63 Field name Type Field Size Description Gelombang Varchar 1 Gelombang Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa baru Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru

27 64 6. Nama tabel : Seleksi Fungsi : Untuk menyimpan data seleksi calon siswa baru Primary key : - Foreign key : No_Formulir Tabel 4.6 Seleksi Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru Gelombang Varchar 1 Gelombang Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa baru Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru

28 65 Field name Type Field Size Description Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru 7. Nama tabel : UG Fungsi : Untuk menyimpan data calon siswa baru yg sudah membayar Primary key : - UG Foreign key : No_Formulir Tabel 4.7 UG Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru NIS Varchar 11 Nomor induk siswa baru Gelombang Varchar 1 Gelombang Status_Siswa Varchar 11 Status calon siswa baru Uang_Gedung Varchar 15 Uang gedung calon siswa baru Uang_Seragam Varchar 15 Uang seragam calon siswa baru Uang_Extakulikuler Varchar 15 Uang extrakulikuler calon siswa baru Total Varchar 20 Total dari UG+seragam+extra Bayar Varchar 20 Jumlah bayar calon siswa baru Kembali Varchar 20 Jumlah kembali calon siswa baru

29 66 Field name Type Field Size Description Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa baru Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru

30 Desain I/O Desain I/O merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat pada program agar pengguna dapat membayangkan apakah Sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja sama antara pengguna Sistem dengan pemakai Sistem sehingga Sistem baru yang dibuat ini dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak. A. Desain Input Dekstop Desain input desktop ini merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi pembelian dibuat beberapa desain input interface. Gambar 4.20 Desain Input Form Login Pada Gambar 4.20 merupakan gambar desain input untuk form login. Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam program.user harus menginputkan user name dan password yang mereka miliki. Jika user name dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program. User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai dengan hak akses yang mereka miliki.

31 68 Gambar Desain Input Form Master Gelombang Desain Input Form Master Gelombang digunakan untuk mengelola data gelombang yang ada pada SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA. Pada form master gelombang terdapat enam inputan, yaitu: gelombang, harga formulir, uang gedung, uang seragam, uang extrakulikuler,dan total. Serta terdapat tiga buah tombol, yaitu: tombol simpan,tombol ubah, dan tombol keluar. Untuk tombol simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah diinputkan kedalam database gelombang. Untuk tombol ubah digunakan untuk mengubah data yang telah diinputkan sebelumnya, sedangkan tombol keluar digunakan untuk keluar dari form master gelombang.

32 69 Gambar 4.22 Desain Input Form Master Login Pada Gambar Desain Input Form Master Login, digunakan untuk membuat username baru agar dapat mengakses applikasi. Dimana terdapat jenis jabatan dan password. Gambar Desain Input Form Master Syarat Siswa

33 70 Desain Input Form Master Syarat Siswa, digunakan untuk mengelola data syarat siswa baru yang terdapat pada SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA. Pada form ini terdapat lima inputan yang sesuai dengan standart SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA, yaitu jumlah siswa, NEM minimal, dan Umur Max. Pada form master syarat siswa baru ini terdapat beberapa tombol, diantaranya sebagai berikut: tombol simpan, tombol ubah, dan tombol keluar. Pada tombol simpan digunakan untuk menyimpan data syarat siswa baru. Untuk tombol edit digunakan untuk mengubah data yang telah diinputkan. Sedangkan tombol keluar digunakan untuk keluar. Gambar 4.24 Desain Input Form Master Ganti Password Pada gambar Desain Input Form Master Ganti Password, untuk contoh, user memasukan password lama kemudian memasukan password baru setelah iu konfirmasi password lalu tekan ubah, maka password akan berubah.

34 71 Gambar 4.25 Desain Input Form Transaksi Pembelian Formulir Pada gambar Desain Input Form Transaksi Pembelian Formulir digunakan untuk melakukan transaksi pembelian formulir calon siswa baru kemudian di simpan ke dalam database formulir dan dicetak bukti pembelian formulirnya.

35 72 Gambar 4.26 Desain Input Form Transaksi Registrasi Pada gambar 4.26 Desain Input Form Transaksi Registrasi, digunakan untuk menginputkan data diri calon siswa baru yang kemudian akan di simpan sebagai bukti data diri.

36 73 Gambar 4.27 Desain Input Form Transaksi Seleksi Calon Siswa Pada gambar Desain Input Form Transaksi Seleksi Calon Siswa, digunakan untuk menampilkan data calon siswa per gelombang yang di kelompokkan berdasar pemilihan combobox, kemudian tekan tombol sorting NEM untuk menampilkan urutan siswa yang diterima berdasarkan NEM. Setelah diseleksi berdasarkan NEM tekan tombol simpan selanjutnya tekan tombol cetak untuk mencetak hasil seleksi calon siswa baru berdasarkan NEM.

37 74 Gambar 4.28 Desain Input Form Transaksi Pembayaran UG dan SPP 1 Pada gambar 4.28 Desain Input Form Transaksi Pembayaran UG dan SPP 1, digunakan untuk membayar uang gedung setelah calon siswa lolos seleksi. Pada form ini nama lengkap calon siswa baru akan di cari berdasarkan hasil seleksi, kemudian mengganti status.

38 75 Gambar 4.29 Desain Output Laporan Pembelian Formulir Pada gambar 4.29 Desain Output Laporan Pembelian Formulir, digunakan untuk mengetahui jumlah pembelian formulir penerimaan siswa baru berdasarkan pemilihan filter gelombang atau filter tanggal yang dipilih oleh user pada menu header. Pada laporan pembelian formulir juga terdapatjumlah pendaftar yang memudahkan dalam mengetahui jumlah pembelian formulir berdasarkan filter yang dipilih user.

39 76 Gambar 4.30 Desain Output Laporan Registrasi Calon Siswa Baru Pada gambar 4.30 Desain Output Laporan Registrasi Calon Siswa Baru, digunakan untuk mengetahui jumlah calon siswa baru yang melakukan registrasi berdasarkan filter yang dipilih oleh user.

40 77 Gambar 4.31 Desain Output Laporan Siswa Baru Pada gambar 4.31 Desain Output Laporan Siswa Baru, digunakan untuk mengetahui jumlah calon siswa baru yang diterima sebagai siswa baru SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya melakukan registrasi berdasarkan filter yang dipilih oleh user.