SURAT EDARAN NOMOR SE-34/PJ/2013 TENTANG

Transkripsi

1 SURAT EDARAN NOMOR SE-34/PJ/2013 TENTANG TATA CARA PENGEMASAN SURAT PEMBERITAHUAN, PENGIRIMAN KEMASAN SURAT PEMBERITAHUAN, PENGIRIMAN LOGISTIK PENGEMASAN, DAN PENGIRIMAN SURAT PEMBERITAHUAN YANG DIKEMBALIKAN KE KANTOR PELAYANAN PAJAK MELALUI POS ATAU PENYEDIA JASA EKSPEDISI SEHUBUNGAN DENGAN BEROPERASINYA PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN DAN KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK A. Umum Sehubungan dengan adanya penambahan cakupan wilayah kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.01/2012 tanggal 6 November 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.01/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan dan mulai beroperasinya Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP) sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.01/2012 tanggal 6 November 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang melakukan pengelolaan dan perekaman serta penyimpanan Surat Pemberitahuan (SPT) dari Kantor Pelayanan Pajak, diperlukan suatu prosedur yang memungkinkan KPP untuk mengirim kemasan SPT ke PPDDP dan KPDDP dan memungkinkan PPDDP dan KPDDP untuk mengirim logistik pengemasan dan SPT yang dikembalikan ke KPP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. Hal ini dikarenakan jarak antara beberapa KPP dengan lokasi PPDDP dan KPDDP yang jauh sehingga menyulitkan KPP untuk melakukan pengiriman kemasan SPT ke PPDDP dan KPDDP serta menyulitkan PPDDP dan KPDDP untuk mengirimkan logistik pengemasan dan mengirimkan SPT yang dikembalikan ke KPP. B. Maksud dan Tujuan Surat Edaran ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman tentang proses pengiriman kemasan SPT melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dari KPP ke PPDDP dan KPDDP dan pedoman pengiriman logistik pengemasan serta pengiriman SPT yang dikembalikan melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dari PPDDP dan KPDDP ke KPP. Surat Edaran ini bertujuan agar proses pengiriman kemasan SPT dari KPP ke PPDDP dan KPDDP dan pengiriman logistik pengemasan serta pengiriman SPT yang dikembalikan dari UPDDP ke KPP dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup Surat Edaran ini meliputi: a. Tata Cara Pengemasan SPT yang Kemasannya Dikirim Melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak; b. Tata Cara Pengiriman Kemasan SPT Melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak; c. Tata Cara Penerimaan Kemasan SPT dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan; d. Tata Cara Pengiriman Logistik Pengemasan Melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan;

2 e. Tata Cara Penerimaan Logistik Pengemasan dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak; f. Tata Cara Pengemasan SPT yang Dikembalikan ke KPP Melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan; g. Tata Cara Pengiriman SPT yang Dikembalikan ke KPP Melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Unit Pengolahan Data dan.dokumen Perpajakan; h. Tata Cara Penerimaan  SPT yang Dikembalikan ke KPP dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak. D. Dasar 1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.01/2007 tanggal 31 Juli 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan s.t.d.t.d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.01/2012 tanggal6 November Peraturan Meriteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tanggal 18 Agustus 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan s.t.d.d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.01/2012 tanggal 6 November E. Penjelasan dan Penegasan 1. Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang selanjutnya disebut UPDDP adalah unit pelaksana teknis di bidang pengolahan data dan dokumen perpajakan, meliputi Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP). 2. Kantor Pelayanan Pajak yang selanjutnya disebut KPP adalah Kantor Pelayanan Pajak yang masuk dalam cakupan wilayah kerja dan tahapan implementasi UPDDP. 3. Kantor Wilayah DJP yang selanjutnya disebut Kanwil DJP adalah Kantor Wilayah yang membawahi KPP yang masuk dalam cakupan wilayah kerja dan tahapan implementasi UPDDP. 4. Surat Pemberitahuan yang selanjutnya disebut SPT meliputi SPT yang dilakukan proses pengemasan oleh KPP dan harus dikirimkan ke UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 5. Logistik Pengemasan adalah segala kebutuhan berkenaan dengan proses pengemasan dan pengiriman SPT yang meliputi antara lain box kemasan, label barcode kemasan, label barcode LPAD, label alamat UPDDP, dan segel (seal) yang dikirimkan oleh UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 6. Pengemasan SPT adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Petugas pengemas untuk menghitung kembali jumlah lembar SPT, menempel label barcode pada LPAD, merekam nomor LPAD, dan memindai label barcode dengan barcode reader, menempel barcode pada kemasan dan memindainya serta memasukkan SPT beserta LPAD yang sesuai ke dalam kemasan (box), membuat Daftar lsi Kemasan, dan menyegel kemasan. 7. Pengiriman meliputi kegiatan: a. Pengiriman kemasan SPT adalah proses pengiriman kemasan SPT yang sudah melalui proses pengemasan dari KPP ke UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dengan jenis pengiriman tercatat dan tanda terima pengiriman (resi) diperlakukan sebagai bukti pengiriman kemasan SPT. b. Pengiriman logistik pengemasan adalah proses pengiriman logistik pengemasan dari UPDDP ke KPP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dengan jenis pengiriman tercatat dan tanda terima pengiriman (resi) dianggap sebagai bukti pengiriman logistik pengemasan.

3 c. Pengiriman SPT yang dikembalikan oleh UPDDP ke KPP adalah proses pengiriman SPT yang& tidak dapat diolah di UPDDP yang dilakukan melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dengan jenis pengiriman tercatat dan tanda terima pengiriman (resi) dianggap sebagai bukti pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP. 8. Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi adalah Pihak ketiga selaku penyedia jasa pengiriman kemasan SPT dan/atau pengiriman logistik pengemasan dan/atau pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP. 9. KPP yang dapat mengirimkan kemasan SPT-nya melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi ke UPDDP ditentukan berdasarkan Surat Kepala UPDDP. 10. Jenis, Masa dan/atau Tahun Pajak, serta saat diolahnya SPT sebagaimana dimaksud dalam angka 4 adalah sebagaimana ditetapkan dengan Keputusan Direktur Jenderal Pajak. 11. KPP yang SPT-nya ditentukan untuk dilakukan pengiriman ke UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi, maka terhadap kemasan SPT tersebut harus dikirimkan ke UPDDP paling lambat 5 hari kerja setelah selesai dikemas, serta tidak dilakukan proses perekaman di KPP. F. Prosedur I. Tata Cara Pengemasan, Pengiriman, dan Penerimaan Kemasan SPT II. a. Tata Cara Pengemasan SPT Terhadap kemasan SPT yang dikirim melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi, tata cara pengemasan SPT di Kantor Pelayanan Pajak adalah sebagaimana dalam lampiran I Surat Edaran ini. b. Tata Cara Pengiriman Kemasan SPT SPT yang telah selesai dikemas dikirim melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dengan penjelasan sebagai berikut: 1) Pengiriman kemasan SPT ke UPDDP dilakukan oleh Subbagian Umum berkoordinasi dengan Seksi Pelayanan melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 2) Pengiriman kemasan SPT melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dibuktikan dengan penerbitan tanda terima pengiriman (resi) oleh Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 3) Tanda terima pengiriman (resi) harus mencantumkan identitas kemasan yang dikirim yaitu nomor barcode kemasan. 4) Tata cara pengiriman kemasan SPT melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi ditentukan sebagaimana dalam lampiran II Surat Edaran ini. c. Tata Cara Penerimaan Kemasan SPT Kemasan SPT yang diterima oleh UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dilakukan penerimaan dengan tata cara yang berbeda dengan tata cara penerimaan kemasan SPT yang diambil oleh UPDDP dengan penjelasan sebagai berikut: 1) UPDDP melakukan proses penerimaan kemasan SPT yang dikoordinasi oleh Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen pada PPDDP atau oleh Seksi Verifikasi Dokumen pada KPDDP. 2) Tata cara penerimaan kemasan SPT dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi ditentukah sebagaimana dalam lampiran Ill Surat Edaran ini. Tata Cara Pengiriman dan Penerimaan Logistik a. Tata Cara Pengiriman Logistik Pengemasan UPDDP menyiapkan dan mengirimkan logistik pengemasan berdasarkan hasil pengawasan persediaan logistik pengemasan terhadap KPP dengan penjelasan sebagai berikut: 1) Penyiapan logistik pengemasan dilakukan oleh Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen pada PPDDP atau Seksi Verifikasi Dokumen pada KPDDP.

4 III. 2) Terhadap logistik pengemasan yang telah disiapkan selanjutnya dilakukan proses pengiriman logistik pengemasan melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi oleh Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen pada PPDDP atau oleh Seksi Verifikasi Dokumen pada KPDDP. Proses pengiriman logistik pengemasan ini dibuktikan dengan penerbitan tanda terima pengiriman (resi) oleh Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 3) Tanda terima pengiriman (resi) harus mencantumkan jenis logistik pengemasan yang 4) Tata cara pengiriman logistik pengemasan melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan ditentukan sebagaimana dalam lampiran IV Surat Edaran ini. b. Tata Cara Penerimaan Logistik Pengemasan Logistik pengernasan yang dikirimkan oleh Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dilakukan penerimaan oleh Sekretaris Kepala Kantor Pelayanan Pajak. Tata cara penerimaan logistik pengemasan dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak adalah sebagaimana dalam lampiran V Surat Edaran ini. Tata Cara Pengemasan, Pengiriman, dan Penerimaan SPT yang dikembalikan ke KPP a. Tata Cara Pengemasan SPT yang Dikembalikan ke KPP Terhadap SPT yang dikembalikan dari UPDDP ke KPP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi, dilakukan pengemasan di UPDDP sebagaimana dalam lampiran VI Surat Edaran ini. b. Tata Cara Pengiriman SPT yimg Dikembalikan ke KPP Proses pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP dari UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dilakukan dengan penjelasan sebagai berikut: 1) Pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP dilakukan oleh Seksi Pengumpulan dan Penerimaan Dokumen pada PPDDP atau Seksi Verifikasi Dokumen pada KPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 2) Pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi dibuktikan dengan penerbitan tanda terima pengiriman (resi) oleh Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi. 3) Tanda terima pengiriman (resi) harus mencantumkan nomor Surat Pengantar Pengembalian SPT. 4) Tata cara pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP melalui Pas atau Penyedia Jasa Ekspedisi ditentukan sebagaimana dalam lampiran VII Surat Edaran ini. c. Tata Cara Penerimaan SPT yang dikembalikan ke KPP SPT yang dikembalikan ke KPP dari UPDDP melalui Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi diterima oleh Sekretaris Kepala Kantor Pelayanan Pajak. Tata cara penerimaan SPT yang dikembalikan ke KPP dari Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi di Kantor Pelayanan Pajak adalah sebagaimana dalam lampiran VIII Surat Edaran ini. G. Ketentuan Lain Berkenaan dengan hal-hal tersebut di atas, dengan ini diminta kepada: a. KPP untuk: 1) memperhatikan segala ketentuan yang tercantum di dalam Surat Edaran ini ; 2) menjaga kelancaran proses pengemasan SPT dengan menyediakan pegawai sebagai petugas pengemas; 3) menjaga kemasan SPT agar tetap dalam kondisi baik sebelum dikirim ke UPDDP; 4) menjaga dan menggunakan logistik pengemasan sesuai dengan peruntukannya. 5) memastikan ketersediaan logistik pengemasan;

5 6) menyampaikan informasi mengenai waktu, kondisi, jenis, jumlah, nomor barcode kemasan, dan nomor tanda terima pengiriman (resi) kepada UPDDP setelah dilakukannya pengiriman kemasan SPT, penerimaan logistik pengemasan, dan penerimaan SPT yang dikembalikan ke KPP. 7) menggunakan jasa Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi yang memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut: a) track record yang baik dalam bidarig jasa pengiriman barang; b) tracking system atas barang yang dikirim; c) memberikan garansi seperti garansi kerusakan atau kehilangan atas barang yang b. UPDDP untuk: 1) memperhatikan segala ketentuan yang tercantum di dalam Surat Edaran ini ; 2) menjaga kelancaran proses penerimaan kemasan SPT, pengiriman logistik pengemasan, dan pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP; 3) menjaga kemasan SPT yang diterima dari KPP agar tetap dalam kondisi baik; 4) mengawasi dan memastikan ketersediaan logistik pengemasan di KPP; 5) menyampaikan informasi mengenai waktu, kondisi, jenis, jumlah, nomor barcode kemasan, dan nomor tanda terima pengiriman (resi) kepada KPP setelah dilakukannya penerimaan kemasan SPT, pengiriman logistik pengemasan dan SPT yang dikembalikan ke KPP. 6) menggunakan jasa Pos atau Penyedia Jasa Ekspedisi yang memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut: a) track record yang baik dalam bidang jasa pengiriman barang; b) tracking system atas barang yang dikirim; c) memberikan garansi seperti garansi kerusakan atau kehilangan atas barang yang Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Januari 2014 dan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 12 Juli 2013 DIREKTUR JENDERAL A. FUAD RAHMANY Tembusan: 1. Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak; 2. Para Direktur dan Tenaga Pengkaji di lingkungan DJP.