TINJAUAN FAKTOR - FAKTOR KENDALA PELAKSANAAN RETENSI DRM RAWAT JALAN DI FILING RSUD dr. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH

Transkripsi

1 TINJAUAN FAKTOR - FAKTOR KENDALA PELAKSANAAN RETENSI DRM RAWAT JALAN DI FILING RSUD dr. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma (Amd. RMIK) dari progam studi Dlll RMIK Oleh : TUWARDI D PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i

2 HALAMAN HAK CIPTA 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulis ii

3 iii

4 iv

5 v

6 vi

7 HALAMAN ftersembahan acalah dengan menyebut nama Tuhanmu Dia telah menciptakan manusia dari segumpal darah acalah, dan Tuhanmulah yang maha mulia ang mengajar manusia dengan pena, Dia mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya (QS: Al- Alaq 1-5) a Allah, Sujud syukurku kusembahkan kepadamu Tuhan yang Maha Agung nan Maha Tinggi nan Maha Adil nan Maha Penyayang, atastakdirmu telah kau jadikan aku manusia yang senantiasa berpikir, berilmu, beriman dan bersabar dalam menjalani kehidupan ini. Semoga keberhasilan ini menjadi satu langkah awal bagiku untuk meraih cita-cita besarku. Lantunan Al-fatihah beriring Shalawat dalam silahku merintih, menadahkan doa dalam syukur yang tiada terkira, terima kasihku untukmu. Kupersembahkan sebuah karya kecil ini untuk pak mbok ku tercinta, yang tiada pernah hentinya selama ini memberiku semangat, doa, dorongan, nasehat dan kasih sayang serta pengorbanan yang tak tergantikan hingga aku selalu kuat menjalani setiap rintangan yang ada didepanku.,, pak,.. mbok...terimalah bukti kecil ini sebagai kado keseriusanku untuk membalas semua pengorbananmu.. dalam hidupmu demi hidupku kalian ikhlas mengorbankan segala perasaan tanpa kenal lelah, dalam lapar berjuang separuh nyawa hingga segalanya.. Maafkan anakmu yang masih saja menyusahkanmu.trima kasih pak kariyadi dan ibu supriyati Kepada kamu setiyaningsih karena sudah datang diwaktu yang tepat, mau menemani suka dan duka yang silih berganti datang semoga ini bukan akhir dari vii

8 kita berdua untuk berjuang bersama. Trima kasih atas dorongan dan selalu mengingatkanku serta sabar ngadepin tingkah laku ku. Kepada keluarga besar pak sadi yang sudah memberikan tempat tinggal untuk aku selama penelelitian untuk mengerjakan tugas akhir ini. Dan anake pak sadi tri budi utomo yang selalu menemani berjalan naik vezpa macet mogok sudah biyasa jare nek ra mogok ra vespa judule sing penting yakin ra kemrungsung cuk tinggal ngopi saya ucapkan beribu trima kasih. Tak lupa teman teman semua yang sudah memberiku pelajaran hidup mandiri dan menemani di perantauan ku ucapkan terima kasih. Serta anak AKC (azizi, acuk, anom, dimas, agus, aji, nisa) yang tak kan pernah ku lupakan kalau gak da loe g ak rame thow men. viii

9 RIWAYAT HIDUP Nama : Tuwardi Tempat & Tanggaal Lahir : Temanggung, 28 agustus 1993 Jenis Kelamin Agama Alamat : laki- laki : Islam : Dempel RT/RW : 3/02, Plosogaden, kec. Candiroto, kab. Temanggung Riwayat pendidikan : 1. SD N 1 Plosogaden, tahun SMP N 1 Candiroto, tahun SMK Pelayaran Semarang, tahun Di terima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Falkutas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, tahun ix

10 KATA PENGANTAR Puji syukur kami penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkah rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul TINJAUAN FAKTOR - FAKTOR KENDALA PELAKSANAAN RETENSI DRM RAWAT JALAN DI FILING RSUD DR. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK TAHUN Karya Tulis Ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Penulis menyadari Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Tulis Ilmiah ini. Ucapan terima kasih ini penulis berikan kepada : 1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Dyah Ernawati,S.Kep,Ns, M.kes selaku Dosen Pembimbing 4. Retno Astuti Setiyaningsih SS, MM selaku Dosen Reviewer 5. Jaka Prasetya, M.Kes selaku Dosen Penguji 6. dr. Saeroni, MMRS selaku Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek. 7. Segenap staf Rekam Medis RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek dan semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan praktik ini. Dalam pembuatan laporan ini, penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih banyak terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar penulisan ini dapat menjadi lebih baik lagi. Semarang, September 2016 Penulis x

11 Program Studi DII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK TUWARDI TINJAUAN FAKTOR FAKTOR KENDALA PELAKSANAAN RETENSI DRM RAWAT JALAN DI FILING RSUD dr. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK TAHUN 2016 xix+ 49 hal + 6 tabel + 4 gambar + 7 lampiran Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan dokumen rekam medis yang aktif dan inaktif. Berdasarkan survei awal yang dilakukan peneliti di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek terdapat permasalah pada filling rawat jalan terdapat penumpukan dokumen yang tidak beraturan sehingga dapat menghilangkan nilai guna dokumen tersebut serta dapat terjadi missfile Karena terdapat kendala pada pelaksanaan retensi disebabkan kurangnya petugas filling rawat jalan serta sarana dan prasarana yang kurang mendukung pelaksanaan retensi. Penelitihan ini bertujuan untuk mengetahui faktor faktor kendala pelaksanaan retensi dokumen rawat jalam di filing RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek tahun Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross sectional. Subjek dalam peneltian ini adalah 4 petugas filing. Sedangkan objek penelitiannya adalah prosedur retensi. Dengan analisa data menggunakan analisa secara deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek didapatkan kendala dalam kegiatan retensi, berupa SDM yang tersedia kurang memahami kegiatan retensi karena tidak berlatar belakang rekam medis dan tidak mendapatkan pelatihan tentang rekam medis, RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek sudah memimiliki kebijakan tetapi belum mimiliki SOP tentang retensi yang menjadi kerangka, dan kurangnya sarana prasarana yang dibutuhkan dalam kegiatan retensi seperti KIUP, indeks dan RSUD dr. Soedomo Kab Trenggalek petugas filing belum sepenuhnya menjalankan langkah prosedur retensi. Yang sudah dijalankan baru 40% dari langkah prosedur retensi. Menyebabkan penumpukan dokumen yang tidak beraturan akan menghilangkan nilai guna dan akan terjadi missfile. Berdasarkan hasil pengamatan agar pelaksanaan retensi di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek berjalan dengan efektif sebaiknya perlu diadakan pelatihan dan pemahaman kepada petugas filing tentang rekam medis khususnya pelaksanaan retensi, membuat jadwal daftar retensi, membuat SOP retensi, menambah sarana prasarana seperti KIUP dan indeks, serta membuat protap tentang retensi. Kata kunci : Petugas filing, retensi, faktor kendala retensi, DRM rawat jalan Kepustakaan : 17 ( ) xi

12 Diploma Degree (D-3) of Medical Records and Health Information Faculty of Health, Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT TUWARDI REVIEW OF MEDICAL RECORD RETENTION PROBLEM FACTORS IN OUTPATIENT FILING DR. SOEDOMO REGIONAL PUBLIC HOSPITAL, TRENGGALEK 2016 xix+ 49 pages + 6 tables + 4 figure + 7 appendix Retention was an activity to separate between active and inactive medical records. Based on preliminary survey, there were irregular accumulation of outpatient documents in the filling dr. Soedomo Regional Public Hospital. There constraints on the retention due to lack of number outpatient filling officers and the facilities did not support retention. The purpose of this study was to identify Medical Record Retention Problem Factors In Outpatient Filing dr. Soedomo Regional Public Hospital, Trenggalek This study was descriptive study with cross sectional approach. Data collection by observational and interviews. Subjects in this study were 4 filing officers. Object of study was retention procedures. Data were analyzed in descriptive. Based on observations, Officer have lack of knowledge about retention activities. The officer had never received training in medical records. There were retention policy but there have not standard operational procedures, and lack of facilities and infrastructure for retentetion activities such as MPI, indexing and filing officer has not fully run the whole retention procedure. It caused irregular accumulation of documents. dr. Soedomo Regional Public Hospital Trenggalek needs to conduct training of medical records for filing officer regarding retention, make retention listing schedule, make standard operational procedures of retention, increase infrastructure such as MPI and indexes. Keywords : filing clerk, retention, retention limiting factor, DRM outpatient Bibliography : 17 ( ) xii

13 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN HAK CIPTA... ii HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR... iii HALAMAN PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR... v HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi HALAMAN PERSEMBAHAN... vii RIWAYAT HIDUP... ix PRAKATA... x ABSTRAK... xi DAFTAR ISI... xiii DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii DAFTAR SINGKATAN... xix BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Ruang Lingkup... 4 F. Keaslian Penelitian... 5 xiii

14 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit... 8 B. Rekam Medis Pengertian Rekam Medis Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis Manfaat Rekam Medis C. Filing Tugas pokok dan fungsi Sistem penyimpanan D. Retensi dokumen rekam medis Pengertian dokumen rekam medis Pengertian retensi Jadwal retensi dokumenen Prosedur retensi Alat retensi E. Kebijakan F. Sumber daya retensi G. Karakteristik petugas H. Kerangka Teori BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep B. Jenis Penelitian C. Variabel Penelitian D. Definisi Operasional E. Populasi dan Sampel Penelitian F. Pengumpulan Data G. Pengolahan Data H. Analisis Data BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum RSUD dr.soedomo Kab. Trenggalek xiv

15 1. Sejarah rumah sakit Visi, Misi, Motto Ruang Lingkup B. Gambaran Umum Rekam Medis Visi dan Misi rekam medis Struktur organisasi rekam medis Tugas pokok unit rekam medis C. Hasil Pengamatan Karakteristik Petugas filing Masa aktif dokumen Kebijakan Sarana Prosedur pelaksanaan retensi BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Petugas B. Masa aktif dokumen C. Kebijakan D. Sarana E. Prosedur pelaksanaan retensi BAB VI SIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian... 5 Tabel 2.1 jadwal retensi arsip Tabel 3.1 Definisi Operasional Tabel 4.1 Hasil Wawancara Karakteristik Petugas filing Tabel 4.2 Hasil Observasi sarana pelaksanaan retensi Tabel 4.3 Hasil observasi langkah langkah retensi xvi

17 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Teori Gambar 3.1 Kerangka Konsep Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis Gambar 5.1 Contoh SOP Retensi Dokumen Aktif xvii

18 DAFTAR LAMPIRAN 1. Lembar Wawancara Petugas Filing 2. Lembar Observasi Pelaksanaan Observasi 3. Surat Ijin Penelitian 4. Hasil Wawancara Petugas Filing 5. Hasil Observasi Pelaksanaan Retensi 6. Dokumentasi 7. Kebijakan Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek xviii

19 DAFTAR SINGKATAN No. PERKANRI RSUD dr Permenkes DRM TDF SDM RMIK ICD : Nomor : Peraturan Kesehatan Arsip Nasional Republik Indonesia : Rumah Sakit Umum Daerah : Dokter : Peraturan Mentri Kesehatan : Dokumen Rekam Medis : Terminal Digit Filing : Sumber Daya Manusia : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan : International Statistical Classification OfDesease and Related Health Problem RJ RM KIB KIUP SOP : Rawat Jalan : Rekam Medis : Kartu Index Berobat : Kartu Identitas Utama Pasien : Standar Operasional Prosedur xix

20 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah Sakit merupakan badan pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan perorangan secara paripurna yang memiliki fasilitas seperti pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. (1) rekam medis menjadi pendukung pelayanan kesehatan. Menurut peraturan mentri kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan data pasien antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien yang di buat secara tertulis maupun elektroknik. (2) Pada dasarnya rekam medis adalah milik pasien, sedangkan berkas rekam medis (secara fisik) adalah milik rumah sakit atau institusi kesehatan. Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis pada pasal 8 menyatakan bahwa berkas rekam medis itu merupakan milik sarana pelayanan kesehatan yang harus disimpan sekurang - kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat. Untuk tujuan itulah di setiap institusi pelayanan kesehatan, dibentuk Unit Rekam Medis yang bertugas menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan Rekam Medis. Peraturan Kesehatan Arsip Nasional Rebublik Indonesia (PERKANRRI) No 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan yang mengatakan bahwa retensi adalah mengurangi jumlah arsip dengan cara memisahkan arsip inaktif. (3) 1

21 2 Menurut Boedi Martono retensi adalah kegiatan pemisahan/mensortir DRM yang sudah melebihi batas simpan yaitu 5 tahun berdasarkan tanggal kunjungan terakhir. Dokumen rekam medis dibedakan menjadi dokumen aktif dan inaktif.. (4) Berdasarkan survei awal yang dilakukan oleh peneliti di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek pada bagian Filing Rawat Jalan. RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek sistem penyimpanannya Desentralisasi yaitu memisahkan dokumen rawat inap, rawat jalan, serta gawat darurat dan sistem penjajarannya menggunakan sistem TDF (terminal digit filing) yaitu mengurutkan dokumen berdasarkan dua nomor terakhir. Pada filing rawat jalan terdapat dokumen yang menumpuk yang mengakibatkan kerusakan dokumen sehingga dokumen tidak bernilai guna serta dapat berdampak missfile karena setiap hari pasien selalu bertambah dan pada RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek pelaksanaan retensi tidak berjalan dengan baik. Dan hasil wawancara kepada petugas di rumah sakit kendala pelaksanaan retensi adalah SDM kurang hanya ada 4 petugas filing yang terdiri dari lulusan DIII RMIK 1 orang, 2 orang SMA, 1 orang SMP, kebijakan dari rumah sakit yang belum berjalan dengan baik dan tidak memiliki SPO tentang retensi, serta sarana prasarana yang kurang mendukung pelaksanaan retensi. Dari masalah yang ada di atas maka penelitian kali ini mengambil judul Tinjauan Faktor - Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Rawat Jalan Di Filing RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek Tahun 2016.

22 3 B. Rumusan Masalah Apakah faktor faktor kendala pelaksanaan retensi dokumen rawat jalan di filing RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek Tahun 2016? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Tujuan umum pada penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor - faktor kendala pelaksanaan retensi DRM rawat jalan di filing RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek. 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan tentang karakteristik petugas filing rawat jalan di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek tentang pelaksanaan retensi b. Mendeskripsikan tentang masa aktif DRM rawat jalan di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek yang akan diretensi c. Mendeskripsikan tentang kebijakan di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek tentang pelaksanaan retensi d. Mendeskripsikan tentang sarana prasarana yang mendukung pelaksanaan retensi di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek e. Mendeskripsikan tentang prosedur retensi DRM di filing rawat jalan RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek

23 4 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan masukan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan mengenai pelaksanaan penyusutan di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek 2. Bagi Institusi Pendidikan Digunakan untuk bahan pengembangan atau refrensi oleh peneliti yang nantinya mengambil bahan penelitian yang sama 3. Bagi Peneliti Memperluas pengetahuan peneliti tentang pengelolahan DRM di filing dalam pelaksanaan retensi. E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Ruang lingkup keilmuan yang diterapkan oleh peneliti menggunakan ilmu informasi kesehatan dan rekam medis. 2. Lingkup Materi Lingkup materi dalam penelitian ini menggunakan materi penyusutan/retensi DRM di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek 3. Lingkup Lokasi Lokasi penelitian di filing RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek

24 5 4. Lingkup Metode Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara 5. Lingkup Obyek/Sasaran Lingkup obyek penelitian adalah Ruang Filing 6. Lingkup Waktu Penelitian ini dilakukan pada bulan juni F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Nama Peneliti Judul Penelitian 1. Devita Saraswati Tinjauan pelaksanaan retensi DRM aktif di bagian filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun Ghozali Faktor faktor keterlambatan pemusnahan DRM inaktif di Rumah Sakit Umum Daerah Semarang Tahun Metode Penelitian Observasi dan wawancara Deskriptif Hasil a. Meninjau pelaksanaan retensi. b. Mengetahui tahap tahap retensi. c. Mengetahui jadwal retensi. a. Mengetahui faktor faktor keterlambatan pemusnahan. b. Mengetahui sarana dan prasarana di rumah sakit.

25 6 No Nama Peneliti Judul Penelitian Metode Penelitian Hasil 3. Mirah Dwi Pujianti Tinjauan Pelaksanaan RetensiI Dokumen Rekam Medis Aktif Di RSUD Sunan Kalijaga Demak Dekriptif a. Meninjau pelaksanaan Retensi b. Mengetahui tahap-tahap retensi c. Mengetahui jadwal retensi d. Mengetahui tata cara pelaksanaan retensi DRM aktif 4. Deta Sectio Prihatn a Tinjauan Pelaksanaan Retensi DRM Non Aktif Di Filing Rumah Sakit Permata Bunda Purwodadi Tahun 2015 Wawancara dan Observasi a. Mengetahui tahap-tahap retensi b. Mengetahui jadwal retensi c. Mengetahui tata cara pelaksanaan retensi DRM aktif 5. Dini Nur Indah Purwanti Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif Pada Tahun 2012 Di RSUD Kota Semarang Wawancara dan Observasi a. Meninjau pelaksanaan retensi. b. Mengetahui tahap - tahap retensi c. Mengetahui jadwal retensi d. Mengetahui tata cara pelaksanaan retensi DRM aktif

26 7 Perbedaan penelitian yang telah dilakukan oleh Devita Saraswati, Ghozali, Mirah Dwi Pujianti, Deta Sectio Prihatna, Dini Nur Indah Purwanti dengan penelitian yang sekarang dilakukan oleh peneliti sekarang adalah sebagai berikut : 1. Perbedaan pertama pada lahan, untuk lahan penelitian Devita Saraswati dilakukan di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama, Lahan penelitian Ghozali dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Semarang, Mirah Dwi pujiyanti di RSUD Sunan Kali, Deta Sectio Prihatna di RS Permata Bunda Purwodadi, Dini Nur Indah Purwanti di RSUD Kota Semarang sedangkan untuk lahan penelitian sekarang yaitu RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek. 2. Perbedaan kelima ada pada variabel yang digunakan dan tahun penelitian.

27 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah badan pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang memiliki fasilitas seperti pelayanan rawat inap, gawat darurat dan rawat jalan. Rumah sakit adalah tempat yang melakukkan pelayanan medik jangka panjang dan jangka pendek yang meliputi diagnostik, kegiatan observasi, rehabilitasi dan terapetik untuk semua orang yang menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan, dan juga diberikan pelayanan berdasarkan rawat jalan bagi yang membutuhkan sesuai dengan sakit yang dideritanya. Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. (1,5) 8

28 9 B. Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Rekam medis merupakan perekaman atau pencatatan tentang mengapa, apa, siapa, bagaimana, dan bilamana pelayanan yang dilakukan terhadap pasien selama perawatan yang berisi tentang pengetahuan pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta berisi informasi yang cukup untuk mengidentifikasikan pasien, memberikan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya.menurut surat peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (2,6) 2. Tujuan dan Kegunaan a. Tujuan Umum: untuk meningkatkan mutu rumah sakit. Agar administrasi berjalan dengan tertib serta pelayanan kesehatan sesuai dengan prosedur yang ada. b. Kegunaan : 1) Administration Rekam medis mempunyai nilai administrasi yaitu sebagai bukti bahwa tenaga kesehatan dan paramedis bertanggung jawab untuk tercapainnya suatu tujuan pelayanan kesehatan.

29 10 2) Legal Rekam medis bernilai hukum yaitu rekam medis dapat mempertanggungjawabkan dengan sumber hukum yang ada. 3) finance Rekam medis digunakan sebagai penetapan biaya pembayaran, tanpa adanya rekam medis sebagai bukti pelayanan. 4) Riset Rekam medis digunakan untuk mengembangkan ilmu kesehatan dan sebagai bahan penelitian. 5) Education Rekam medis bernilai pendidikan, karena rekam medis berisi catatan kronologis medis pasien yang dilakukan oleh petugas pelayanan kesehatan. data yang digunakan untuk bahan pembelajaran. 6) Documentation Rekam medis harus didokumentasikan sebagai laporan rumah sakit telah memberikan pelayanan. 3. Manfaat Rekam Medis a. Rekam medis bermanfaat sebagai perencanaan dan analisa penyakit serta perencanaan perawatan, pengobatan, dan penanganan medis yang dilakukan terhadap pasien b. Untuk meningkatan mutu layanan dengan mencatat rekam medis dengan jelas dan lengkap bagi penyelenggaraan praktik kedokteran.

30 11 c. Rekam medis yang berisi informasi kronologis medis pasien dan kegiatan apa saja yang dilakukan oleh tenaga medis, berguna sebagai bahan pembelajaran untuk mengembangkan pengetahuan di bidang kedokteran. d. Rekam medis digunakan sebagai bukti bahwa pasien telah mendapatkan pelayanan kesehatan untuk menetapkan pembiyayaan. e. Rekam medis berguna untuk mengetahui data statistic rumah sakit. f. Rekam medis merupakan bukti dari masalah hukum jika nanti ada suatu masalah yang menyangkut dengan persidangan. [2] C. Filing 1. Tugas Pokok dan Fungsi : Bagian Filing merupakan suatu bagian pada unit rekam medis yang memiliki tugas pokok : a. Melakukan penyimpanan DRM sesuai dengan kebijakkan dan metode penyimpanan DRM. b. Melakukan pengambilan ulang (retrievew) dokumen rekam medis guna keperluan lain c. Melakukan retensi DRM berdasarkan ketetapan yang ada di layanan kesehatan d. Melakukan pemisahan penyimpanan DRM aktif ke inaktif e. Melakukan nilai guna rekam medis

31 12 f. Melakukan penyimpanan DRMyang diabadikan g. Melaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu : a. Melakukan penyimpanan berkas rekam medis b. menyediakan berkas rekam medis guna keperluan lain c. Melindungi kearsipan rekam medis dalam kerahasiaan isi rekam medis d. Melindungi kearsipan rekam medis pada bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi 2. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Pada dasarnya menyimpan DRM memiliki peranan penting berkaitan dengan riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaannya yang tercantum di dalamnya. Maka, metode penyimpanannya sebaiknya dirancang sedemikian rupa agar terjaga kerahasiannya. Untuk mempermudah pencarian kembali dokumen sebagai pelayanan pasien yang berobat. Terdapat 2 cara penyimpanan berkas rekam medis : a. Sentralisasi Menyimpanan DRM dalam map yang sama dari pelayanan gawat darurat, rawat inap, rawat jalan. b. Desentralisasi Menyimpanan DRM pasien dengan cara memisahkan DRM pasien poliklinik dan pasien yang dirawat. [6]

32 13 D. Retensi Dokumen Rekam Medis (DRM) 1. Pengertian Dokumen Rekam Medis (DRM) Menurut Undang Undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi plitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Arsip/Dokumen dibagi menjadi 2 antara lain dokumen Aktif dan dokumen Inaktif. Dokumen aktif adalah dokumen yang selalu di pakai terus menerus untuk berobat. Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah melebihi batas waktu penyimpanan tidak terpai dalam kurun waktu tertentu.(1) 2. Pengertian Retensi Retensi adalah suatu kegiatan mensortir/memisahkan DRM aktif dan inaktif dengan melihat tanggal terakhir berobat. Dokumen aktif adalah DRM yang masih digunakan pasien untuk berobat. Dokumen inaktif adalah rekam medis yang terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat dan sekurang-kurangnya dua tahun disimpan dalam filing inaktif. Bertujuan untuk mengurangi beban rak penyimpanan serta menyiapkan nilai guna rekam medis yang dimusnahkan atau diabadikan. Retensi dikerjakan oleh petugas filing secara periodik. DRM yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari DRM aktif dengan cara dikelompokkan berdasarkan penyakit menurut tanggal terakhir berobat. (8)

33 14 3. Jadwal Retensi DRM Berdasarkan surat edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK tanggal 21 Maret 1995 mengenai Petunjuk Teknik Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di rumah sakit. Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis dengan rincian sebagai berikut : Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip No Keluhan penyakit Aktif Inaktif Rawat Rawat Rawat Rawat Jalan Inap Jalan Inap 1. Umum 5th 5th 2th 2th 2. Mata 5th 10th 2th 2th 3. Jiwa 10th 5th 5th 2th 4. Orthopedi 10th 10th 2th 5th 5. Kusta 15th 15th 2th 2th 6. Ketergantungan obat 15th 15th 2th 2th 7. Jantung 10th 10th 2th 2th 8. Paru 5th 10th 2th 2th 9. Anak Menurut Kebutuhan 2th 2th Sumber : Depkes, RI. 2006

34 15 Dalam melaksanakan retensi ada yang harus dipertimbangkan seperti: a. Ketersediaan rak penyimpanan (filing) masih mencukupi atau tidak kalau pimpinan masih belum menyetujui untuk pelaksanaan penyusutan DRM. b. Dilihat dari rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit itu sering diadakan penelitian oleh sarana pendidikan sehingga rumah sakit akan lebih lama meyimpan berkas rekam medis. c. Jika ada kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal) penyimpanan akan lebih lama hingga 20 tahun seperti penganiyayaan, pembunuhan, pengguguran, pemerkosaan, dan lainnya. (7) Hatta berpendapat, selain hukum dan peraturan standar akreditasi, retensi rekam medis tergantung pada penggunaannya di suatu pelayanan kesehatan. Sebagai contoh pada fasilitas yang menyediakan layanan khusus untuk anak anak beda dengan klinik dokter keluarga tenteng kebijakan retensi DRM. Begitu juga pada fasilitas perawatan akut memungkinkan terdapat kebijakan retensi yang tidak sama dengan sebuah fasilitas perawatan jangka panjang yang merawat langsia/geriatri. Komite medis dari setiap fasilitas layanan kesehatan diwajibkan untuk melakukan analisis kebutuhan medis dan administrasi guna memberikan kepastian bahwa rekam medis pasien selalu siap guna melihat kembali, menilai kualitas, dan sebagainya. Pada beberapa kasus, institusi layanan kesehatan melakukan retensi rekam medis lebih lama dari yang ditetapkannya oleh hukum. (8)

35 16 4. Prosedur Retensi a. Melakukan penyisihan dokumen yang dipindahkan darii berkas aktif. b. Melakukan penyeleksian berkas yang disisihkan untuk menentukan arsip inaktif, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip. c. Pembuatan Daftar Arsip yang dipindahkan. d. Memindahkan dokumen yang dipindahkan dalam boks arsip yang ada. e. Boks arsip di beri label untuk memberi petunjuk mengenai isi boks secara ringkas. f. Penyampaian usulan pemindahan dokumen inaktif kepada Unit Pengolah. g. Merancang berita acara pemindahan dokumen. 5. Alat-alat Retensi a. Kartu Identitas Utama Pasien (KIUP) KIUP yaitu index yang isinya data identitas pasien yang digunakan mencari semua data pasien yang penah datang. Data identitas pasien tersebut meliputi: nama pasien, No RM, tanggal lahir (umur), alamat lengkap, jenis kelamin, nama orang tua/wali, alamat orang tua/wali, dan tahun terakhir berobat. Selain berwujud kartu, penggunaan index pasien telah banyak menggunakan komputer. KIUP disimpan menurut urutan abjad di dalam kotak index. KIUP dapat digunakan mencari no. RM

36 17 pasien yang pernah berobat kemudian kebambli datang tidak membawa KIB serta untuk mengetahui no. RM yang akan di retensi. b. Kartu Index Katu index terbagi menjadi 5 yaitu index operasi, index dokter, index kematian, index pasien dan index penyakit yang di gunakan untuk melakukan retensi adalah index penyakit. Index penyakit yaitu kumpulan jenis penyakit yang telah ditetapkan oleh dokter kemudian di kode oleh petugas koding. Penulisan index dilakukan 1 penyakit di jadikan satu di kartu index setiap jenis nama disertai kode ICD (international Statistical Classification of Desease and Related Health Problem) revisi ke 10 Index dapat digunakan untuk mengacak no. RM dan nama pasien untuk kepentingan tertentu seperti audit medik, sebagai sumber data untuk statistik rumah sakit, menyusun laporan morbiditas, untuk bahan membuat keputusan manajemen. c. Tracer Tracer/kartu petunjuk keluar (out guide) adalah alat yang dipergunakan sebagai pengganti DRM yang digunakan untuk pelayanan. mencatat no. RM pada tracer, tanggal pengambilan, nama penerima. Sesudah mencatat pada tracer, tracer selipkan pada celah celah dokumen yang diambil sesuai no. RM. Bila telah diselipkan ambil DRM yang dimaksud. Dengan demikian maka DRM yang sedang dgunakan

37 18 (keluar dari rak) dapat diketahui digunakan untuk apa dan siapa penggunaanya mulai kapan digunakan. Selanjutnya apabila DRM telah selesai digunakan, maka ketika akan mengembalikan sudah ada petunjuk tracer tersebut. Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan DRM, bermanfaat pula untuk menghitung tingkat penggunaannya per periode tertentu. Selain tingkat penggunaan DRM, dapat pula dihitung tingkat penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang sama. d. Buku Pencatatan Dipindahkan Dari Aktif ke Inaktif Buku catatan yang berisikan identitas pasien yang sudah di pindahkan ke inaktif. Rekam medis di retensi maka harus dicacat kedalam buku tersebut yang isinya no urut, no RM, tanggal pemindahan, diagnosa, kode diagnosa. Gunanya mengetahui jumlah dokumen yang akan retensi serta sebagai bukti bahwa dokumen tersebut telah diretensi. E. Kebijakan Kebijakan adalahsebagai suatu rangkaian konsep yang menjadi garis besar dalam melaksanaan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk kekosistensian berorganisasi. Kebijakan adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. (9)

38 19 F. Sumber Daya Retensi Dokumen Rekam Medis Setiap kegiatan retensi selalu melibatkan berbagai aspek, yang dituliskan dalam bentuk 5M. 5M merupakan istilah yang merujuk pada faktor produksi utama yang dibutuhkan oleh suatu organisasi agar dapat beroperasi secara maksimal. Isi dari model 5M adalah : 1. Manusia (Man), mengacu pada manusianya sebagai tenaga kerja. 2. Mesin (Machines), mengacu pada mesin sebagai fasilitas/alat penunjang kegiatan perusahaan baik operasional maupun non operasional. 3. Modal/Uang (Money), mengacu pada uang sebagai modal untuk pembiayaan seluruh kegiatan perusahaan. 4. Prosedur/metode (Method), mengacu pada metode/prosedur sebagai panduan pelaksanaan kegiatan perusahaan 5. Bahan Baku (Materials), mengacu pada bahan baku sebagai unsur utama yang akan diolah menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen [7] G. Karakteristik Petugas 1. Pengertian Karakteristik Zajac dan Mathiue berpendapat bahwa, Karakteristik individu yang meliputi jenis kelamin, usia, tingkat pendidikan, masa kerja, suku bangsa, dan kepribadian.

39 20 Caragih mengatakan Karakteristik adalah karakteristik yang secara alamiah yang memiliki ciri pada diri seseorang yang meliputi jenis kelamin, umur, pengetahuan, ras/suku, agama/kepercayaan dan sebagainya. 2. Faktor Karakteristik dari Individu Terdapat faktor-faktor pada karakteristik individu, yaitu: a. Usia/Umur Usia/umur merupakan lama waktu atau bertambahnya usia sejak lahir sampai akhir hayat, usia berpengaruh pada diri seorang jika usia bertambah maka bertambah pula pengetahuan yang diperoleh. b. Jenis Kelamin Sebagai makhluk ciptaan Tuhan yang paling sempurna, manusia di bedakan menurut jenis kelaminnya yaitu laki-laki dan perempuan. c. Pendidikan Menurut Notoadmojo ( 2010 ) pendidikan adalah usaha untuk meningkatkan kemampuan dan mengembangkan kepribadian di luar/dalam lingkungan sekolah yang berlaku seumur hidup. Pendidikan adalah perubahan tingkah laku serta sikap dari seseorang. (16) Sukmadinata ( 2003 ) mengatakan pendidikan digunakan sebagai bahan untuk memperoleh informasi seperti hal penunjang kesehatan, untuk meningkatkan mutu hidup. Pendidikan berpengaruh pada perilaku dan pola hidup seseorang sebagai motivasi untuk

40 21 persiapan dalam berperan membangun kesehatan. semakin tinggi pendidikan seseorang maka memudahkan memperoleh informasi, sehingga pengetahuannya akan bertambah dan pendidikan yang kurang maka jadi penghambat perkembangan pola hidup serta sikap dari seseorang pada nilai nilai yang baru. (17) H. Kerangka Teori Aspek 5M 1. Man 2. Money 3. Material 4. Method 5. Mechine Retensi Dokumen Rekam Medis Sumber : phiffner john F. dan presthus Robert V.

41 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep Karakteristik Petugas Filing Masa Aktif Dokumen Rekam Medis RJ Prosedur Retensi Kebijakan Sarana B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang di gunakan adalah deskriptif. Metode yang digunakan observasi dan wawancara yaitu dengan melihat langsung objek yang diteliti dan mewawancarai petugas rekam medis di bagian filing. Pendekatan yang digunakan yaitu cross sectional dengan cara menganalisis variabel-variabel penelitian bersifat sewaktu-waktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan cepat. [13] 22

42 23 C. Variabel Penelitian 1. Karakteristik Petugas filing a. Umur b. Jenis Kelamin c. Pendidikan d. Lama Kerja 2. Masa Aktif Dokumen Rekam Medis RJ 3. Kebijakan 4. Sarana 5. Prosedur Retensi D. Definisi Operasional Table 3.1 Definisi Operasional 1. Karakteristik Petugas a. Umur b. Jenis Kelamin c. Pendidika n d. Lama Kerja kualitas atau ciri khas seseorang yang mencakup dirinya sendiri. Umur petugas yang di teliti meliputi antara 20 sampai 60 tahun dengan kriteria : a) Sehat jasmani dan rohani b) Bersedia untuk diwawancara Sesuai kodratnya jenis kelamin dibagi menjadi dua : laki laki dan perempuan. Pendidikan adalah suatu proses pembelajaran untuk meningkatkan kemampuan. Tingkat pendidikan meliputi SD, SLTP, SLTA dan Perguruan Tinggi. Lama kerja petugas filing RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek dalam satuan tahun.

43 24 2. Masa Aktif Dokumen Rekam Medis RJ Lama waktu simpan DRM di rak filing rawat jalan selama 5 tahun tanggal terakhir berkunjung 3. Kebijakan Kebijakan yang dibuat rumah sakit, sebagai dasar pedoman dalam melakukan tugasnya masing masing 4. Sarana Sarana yang digunakan dalam pelaksanaan retensi meliputi : KIUP, Indeks, tracer, ruangan, SDM. 5. Prosedur Retensi Tata cara dalam melakukan retensi sesuai dengan panduan yang ada. E. Subjek dan Objek Subjek dalam penelitian ini adalah petugas filing rawat jalan di RSUD dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek sebanyak 4 orang dan objek dalam penelitian ini adalah pelaksanaan retensi. F. Pengumpulan Data 1. Jenis dan Sumber Data a. Data Primer Data yang di peroleh langsung dari sumbernya yaitu observasi dan pedoman pertanyaan pada petugas filing terkait dalam retensi DRM b. Data Sekunder Data yang di peroleh dengan melihat dari SPO dan kebijakan yang dimiliki RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek

44 25 2. Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data primer, data dikumpulkan dengan berupa observasi dan wawancara kepada petugas filing. Sedangkan untuk data sekunder yaitu melihat SPO dan kebijakan yang ada. 3. Instrumen Penelitian Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara. a. Pedoman Observasi adalah untuk mengamati kebijakan yang telah ditentukan oleh rumah sakit, sarana/prasarana, dan perilaku petugas filing dalam pengelolaan ruang filing. b. Pedoman Wawancara adalah ditujukan pada petugas filing untuk mengetahui kendala pelaksanaan penyusutan DRM. G. Pengolahan Data 1. Editing yaitu melakukan perbaikan data yang diambil serta menghilangkan keraguan dari hasil observasi. 2. Tabulating yaitu menampilkan data-data dalam bentuk table untuk memudahkan analisa. 3. Analising yaitu melakukan analisa pada bagian filing tentang faktor yang mempengaruhi pelaksanaan penyusutan

45 26 H. Analisis Data Data yang didapat dari observasi yang akan diolah secara deskriptif untuk menganalisa faktor yang mempengaruhi pelaksanaan penyusutan DRM rekam medis.

46 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit RSUD dr. Soedomo Trenggalek dimulai sejak pemerintah kolonial Belanda pada masa Bupati XI yang bernama Purbonagoro. Pada masa itu pemerintah kolonial mendirikan rumah sakit yang berlokasi di jalan Wahidin Sudirohusodo. Hal ini ditandai dengan adanya prasasti yang dipasang dipintu gerbang rumah sakit yang berbunyi DIDIRIKAN RUMAH SAKIT TRENGGALEK TAHUN Pada tahun rumah sakit di bawah kepemimpinan dr. Djajoes yang merupakan kepala jawatan kesehatan pada waktu itu. Kemudian pada tahun 1948 terjadi CLASH sehingga pelayananan kesehatan dialihkan ke rumah seorang dokter. Pada masa Bupati Moeprapto ( ) dibangun rumah sakit baru yang berlokasi di jalan dr. Soetomo, di bawah kepemimpinan dr. Soedomo yang merupakan kepala jawatan kesehatan pada waktu itu dengan ijin operasional Keputusan Bupati Trenggalek Nomor : B/1336/B.1/1956 tertanggal 28 Nopember Ketika itu bangunan rumah sakit masih sebatas bagian depan berbentuk U. Tahun 1968 dikembangkan bangunan gedung ke belakang yang berupa bangsal wanita (ruang obsgyn saat ini). 27

47 28 Tahun 1982 berdasar Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 061/5268/SJ tanggal 29 Juni 1982 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah terjadi kelembagaan baru. Tahun 1983 berdasar Instruksi Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 16 Tahun 1983 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Tingkat II Kelas C dan D serta Instruksi Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 26 Tahun 1983 tentang Perubahan Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Tingkat II Kelas C dan D, terbit Peraturan Daerah Tingkat II Trenggalek nomor 17 Tahun 1984 tentang susunan organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kelas C Kabupaten Daerah Tingkat II Trenggalek. Hal ini dikuatkan dengan penetapan MENPAN Nomor 177 Tahun 1997 tanggal 6 Nopember 1997 dalam lampiran VI-2 Nomor urut 13 item 7 dan Surat Keputusan MENKES Nomor 105/MENKES/SK/II/1998 tanggal 15 Februari Kelembagaan RSUD dr. Soedomo mengalami beberapa kali perubahan sebagai berikut : a. Peraturan Daerah Kabupaten Trenggalek nomor 17 Tahun 1984 tentang susunan Organisasi dan tata kerja RSUD Kelas C Kabupaten Daerah Tingkat IITrenggalek hingga tahun 1996 b. Perda Nomor 36 Tahun 1996 tentang organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soedomo Kabupaten Daerah Tingkat II Trenggalek

48 29 c. Perda nomor 1 tahun 2002 yang kemudian dicabut dan diatur kembali dengan Perda nomor 6 Tahun 2003 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek d. Perda Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Trenggalek hingga saat ini. Pengelolaan dan penatanausahaan keuangan rumah sakit juga mengalami beberapakali perubahan. RSUD dr. Soedomo melaksanakan uji coba unit swadana berdasar Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 1991 tentang Unit Swadana dan tata cara pengelolaan keuangan yang diikuti dengan keputusan Bupati Trenggalek Nomor 658 tahun 1997 tentang unit swadana dan tata cara pengelolaan keuangan. Penetapan Rumah Sakit dr. Soedomo Trenggalek sebagai unit swadana diatur dengan Perda nomor 10 Tahun 2000, sedangkan dasar pengelolaan keuangan diatur dengan keputusan Bupati nomor 224 tahun 2000 yang kemudian dirubah menjadi keputusan Bupati nomor 58 tahun 2005 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan RSUDdr. Soedomo Kabupaten Trenggalek. Tahun 2010 RSUD dr. Soedomo ditetapkan sebagai BLUD dengan keputusan Bupati Nomor /518/ /2010 tentang Penetapan

49 30 Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soedomo sebagai Badan Layanan Umum Daerah. 2. Visi, Misi, Motto a. Visi Rumah sakit yang selalu berkembang seiring dengan perkembangan masyarakat, bermutu serta professional di bidang pelayanan kesehatan. b. Misi 1) Meningkatnya pelayanan administrasi dan manajemen Rumah 2) Meningkatnya pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. 3) Meningkatnya fasilitas sarana dan prasarana serta sumber dana yang lain didalam mendukung tingkat perkembangan Rumah Sakit. 4) Meningkatnya kerjasama dengan pihak ketiga/swasta dan pelayanan kesehatan lainnya dalam pelaksanaan rujukan dan pelayanan kesehatan. 5) Meningkatnya sumber daya manusia dan profesionalisme petugas melalui pendidikan dan pelatihan. c. Moto Kesembuhan dan kepuasan Anda kepedulian kami.

50 31 3. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan a. Instalasi RJ (Rawat Jalan) 1) Poli Anak 2) Poli Gigi 3) Poli Bedah 4) Poli kebidanan dan kandungan 5) Poli Penyakit dalam 6) Poli Jiwa 7) Poli THT 8) Poli Mata 9) Poli Kelamin dan Kulit 10) Poli paru 11) Poli Orthopaedi 12) Visiti 13) Fisioteraphi 14) HD 15) Medical cek up b. Instalasi Gawat Darurat 24 jam c. Instalasi Rawat Inap d. Instalasi 1. Instalasi Laboratorium (Patologi Klinik dan Patologi Anatomi) 2. Radiologi 3. Farmasi

51 32 4. Teknologi Informatika (ITI) 5. Gizi 6. Sterilisasi Sentral 7. Instalasi Pemeliharaan Saran dan Prasarana RS 8. Instalasi Rehabilitasi Medik (IRM) 9. Instalasi Rekam Medis 10. Pelayanan Transportasi (Ambulance) B. Gambaran umum rekam medis rumah sakit 1. Visi dan misi rekam medis a. Visi Terciptanya RSUD dr. Soedomo Kab Trenggalek yang baik cepat tepat akurat dan dapat di pertanggung jawabkan b. Misi Member pelayanan rekam medis RSUD dr. Soedomo Kab Trenggalek yang efektif efisien dan berkualitas

52 33 2. Struktur Organisasi Rekam Medis DIREKTUR KOMITE MEDIS KABID PENGENDALIAN DAN PELAPORAN SUB KOMITE REKAM MEDIS KASI REKAM MEDIS KASI EVALUASI DAN PELAPORAN REGISTRASI PASIEN ASSEMBLING FILLING KODING DAN INDEKSING Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ANALISING DAN REPORTING 3. Tugas Pokok Unit Rekam Medis a. Assembling 1) Menyusun formulir rawat inap, gawat darurat, dan rawat jalan berdasarkan kronologis penyakit pasien. 2) Meneliti kelengkapan data DRM berdasarkan kasus penyakit. 3) DRM dikendalikan. 4) Mendistribusikan no. RM yang akan digunakan.

53 34 b. Koding 1) Melakukan pencatatan dan mengecek juga melakukan kodetifikasi penyakit yang ditulis dokter. 2) Melakukan pencatatan pada indeks penyakit tentang hasil pelayanan. 3) Melakukan penyimpanan indeks berdasarkan ketentuan penyimpanan indeks. 4) Melakukan pembuatan pelaporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas). c. Filing 1) Melakukan penyimpanan dokumen berdasarkan kebijakan penyimpanan dokumen. 2) Pengambilan kembali (retrive) dokumen guna berbagai kepentingan. 3) Melakukan penyusutan (retensi) rekam medis berdasarkan ketentuan rumah sakit. 4) Melakukan pemisahan DRM inaktif dari DRM aktif. 5) Melakukan penyimpanan rekam medis yang diabadikan 6) Melaksanaan pemusnahan berkas rekam medis.

54 35 d. Analising Reporting 1) Melakukan pengumpulan sensus harian dari unit pelayanan untuk di jadikan laporan rumah sakit. 2) Membuat rekapitulasi untuk laporan kegiatan rumah sakit. 3) Melakukan pengumpulan serta pengolahan data penyakit dari unit rawat inap dan rawat jalan untuk laporan morbiditas. 4) Melakukan pengumpulan serta pengolahan data penyakit khusus dari rawat inap dan status imunisasi untuk laporan surveilans terpadu. 5) Melakukan pengumpulan serta pengolahan data rumah sakit untuk laporan keadaan rumah sakit. 6) Melakukan pengumpulan serta pengolahan data keadaan ketenagaan untuk laporan keadaan ketenagaan. 7) Melakukan pengumpulan serta pengolahan data peralatan medis dan data kegiatan kesehatan lingkungan. 8) Melakukan pengumpulan dan pengolahan data infeksi nosokomial guna membuat laporan kegiatan pengendalian infeksi nosokomial. 9) pengolahan data rekam medis untuk laporan hasil analisis statistik rumah sakit. 10) Mengumpulkan serta mengolah data sebab kematian sebagai laporan mortalitas.

55 36 C. Hasil Pengamatan 1. Karakteristik Petugas filing Rawat Jalan Berikut karateristik 4 petugas yang ada di filing Rawat Jalan RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek. Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Filing No Petugas filing Umur (th) Jenis Kelamin P/L Pendidikan Terakhir Lama Kerja (th) 1 A 35 L D3 RMIK 17 2 B 53 P SMA 15 3 C 37 P SMA 16 4 D 49 P SMP 6 Sumber : Hasil wawancara petugas filing Di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek mempunyai 4 petugas di filing rawat jalan, dari 4 petugas tersebut terdapat 1 petugas berpedidikan D3 RMIK, 2 petugas berpendidikan SMA, sedangkan 1 petugas berpendidikan SMP. Untuk umur petugas filing umur tertinggi yaitu 53 th ada 1 petugas, umur 49 th ada 1 petugas, umur 37 th ada 1 petugas, dan umur termuda 35 th ada 1petugas. Untuk lama kerja petugas filing tertinggi yaitu 17 th ada 1 petugas, lama kerja 16 th ada 1

56 37 petugas, lama kerja 15 th ada 1 petugas, dan lama kerja terendah 6 th ada 1 petugas. 2. Masa Aktif Dokumen Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada petugas filing di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek memiliki kebijakan tentang masa dokumen rekam medis yang berupa Keputusan Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek NO: /---/ /2015 tentang Pemberlakuan kebijakan pelayanan rekam medis di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek yang terdapat pada pasal 27 yang berisi tentang retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun. 3. Kebijakan Berdasarkan hasil observasi kepada petugas filing di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek memiliki kebijakan berupa Keputusan Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek NO: /---/ /2015 tentang Pemberlakuan kebijakan pelayanan rekam medis di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek yang terdapat pada pasal 27 yang berisi tentang retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun serta terdapat panduan retensi DRM aktif dan

57 38 pemusnahan. Namun RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek tidak memiliki SOP yang menjadi kerangka kerja dalam pelaksanaan retensi. sehingga pelaksanaan retensi tidak dapat berjalan dengan baik. 4. Sarana Berdasarkan hasil observasi di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek sarana yang digunakan untuk retensi dapat dilihat dari tabel berikut: Tabel 4.2 Sarana pelaksanaan retensi No Sarana ada tidak 1 KIUP v 2 Kartu indeks v 3 Register v 4 Rak v 5 Tracer v 6 Buku pencatatatan pemindahan DRM (elektronik) v 7 SDM v 8 Ruangan v Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing, sarana yang ada untuk pelaksanaan retensi kurang mendukung seperti SDM yang

58 39 mengentri data DRM yang di pindahkan tidak ada, KIUP, indek penyakit yang digunakan untuk mengelompokan jenis penyakit dan mengacak no RM tidak ada, serta ruangan yang belum dikhususkan untuk penyimpanan berkas in aktif. 5. Prosedur Pelaksanaan Retensi Dari hasil observasi RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek tidak memiliki SOP tentang retensi. Berikut tabel prosedur pelaksanaan retensi: Tabel 4.3 Langkah langkah retensi No Langkah langkah Dilakukan Ya Tidak 1 Mencatat nomor DRM yang sudah waktunya di v retensi 2 Menyusun jadwal retensi v 3 Mencatat pada tracer bahwa DRM tersebut di v retensi 4 Menyelipkan tracer pada DRM yang di retensi v 5 Mengambil DRM yang akan di retensi v 6 Menyimpan DRM inaktif berdasarka tanggal terakhir v berobat dan di kelompokan berdasarkan jenis penyakit

59 40 7 Mengentri data daftar retensi berdasarkan tahun v kunjungan Berdasarkan tabel diatas tentang langkah langkah retensi yang dilakukan di RSUD dr. Soedomo Kab Trenggalek petugas filing menjalankan 40% dari kegiatan retensi, maka pelaksanaan retensi belum berjalan dengan efektif.

60 BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Petugas Latar belakang pendidikan terakhir petugas filing RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek dari hasil penelitian yang dijabarkan bahwa latar pendidikan petugas filing yang paling tinggi yaitu berlatar pendidikan D3 RMIK dan paling rendah yaitu berlatar pendidikan SMP. Untuk umur petugas filing umur yang paling tua yaitu umur 53 tahundan yang paling muda yaitu umur 35 tahun. Berdasarkan teori bahwa ada karyawan muda yang mempunyai fisik kuat, mudah bosan, kurang tanggung jawab, absensi dan turn-overnya tinggi. Karyawan yang lebih tua bekerja ulet tetapi kondisi fisiknya kurang, tanggung jawab besar, serta absensi dan turn-overnya rendah. (12) Lama kerja responden, diketahui bahwa responden A lama kerja 17 th, responden B 15 th, responden C 16 th, responden D 6 th, diketahui dari 4 petugas filing untuk lama kerja paling lama yaitu selama 17 th. Berdasarkan teori yang ada bahwa masa kerja adalah selang waktu seseorang bekerja di suatu bidang yang dihitung dari pertama kali bekerja, semakin lama seseorang bekerja maka seseorang itu dianggap berpengalaman. (12) Dan untuk jenis kelamin petugas filing 1 petugas filing berjenis kelamin laki-laki dan 3 petugas filing berjenis kelamin perempuan. 41

61 42 B. Masa Aktif Dokumen Berdasarkan teori Arsip/Dokumen dibedakan menjadi dua yaitu arsip Aktif dan arsip Inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaanya akan menurun atau sudah melebihi batas waktu penyimpanan.(1) Dokumen rekam medis aktif adalah dokumen rekam medis yang masih aktif untuk pelayanan pasien. Dokumen Rekam medis inaktif adalah dokumen rekam medis yang sudah lima tahun disimpan di rak berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan sekurang-kurangnya dua tahun disimpan dalam filing inaktif. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada petugas filing di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek memiliki kebijakan tentang masa dokumen rekam medis yang berupa Keputusan Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek NO: /---/ /2015 tentang Pemberlakuan kebijakan pelayanan rekam medis di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek yang terdapat pada pasal 27 yang berisi tentang retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun. Berdasarkan observasi di filling dengan adanya kebijakan dengan 5 tahun dari terakhir pasien berkunjung tersebut yang tidak berjalan dengan baik sehingga terlihat dokumen rekam medis yang menumpuk di rak filing lama kelamaan akan rusak dan tidak bernilai guna lagi dan mempersulit petugas dalam pengembilan dan pengembalian DRM.

62 43 Oleh karena itu perlu membuat jadwal daftar retensi setiap tahunnya agar beban rak filing berkurang karena setiap harinya pasien bertambah, sehinga dapat mengurangi kerusakan dokumeen serta mempermudah petugas dalam pengambilan dan pengembalian DRM. C. Kebijakan Dalam pengelolaan rekam medis tentunya ada kebijakan yang mengacu pada peraturan Menteri Kesehatan atau petunjuk teknis mengenai rekam medis yang dikeluarkan oleh Mentri Kesehatan. Berdasarkan acuan tersebut RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek menerapkan ketentuanketentuan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada. Kebijakan tersebut ditetapkan oleh pemimpin rumah sakit/sub komite rekam medis yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. (9) Berdasarkan hasil observasi kepada petugas filing di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek memiliki kebijakan berupa Keputusan Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek NO: /---/ /2015 tentang Pemberlakuan kebijakan pelayanan rekam medis di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek yang terdapat pada pasal 27 yang berisi tentang retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun. Dan mempunyai panduan retensi DRM dan pemusnahan. Namun RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek tidak memiliki SOP yang menjadi kerangka kerja

63 44 dalam pelaksanaan retensi. sehingga pelaksanaan retensi tidak dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu peneliti menyarankan untuk membuat SOP untuk panduan petugas filing dalam melaksanakan kegiatan retensi dengan tata cara yang sesuai dengan isi SOP. D. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan tertentu. Alat yang digunakan untuk retensi yaitu KIUP, kartu indek, tracer, buku penatatan pemindahan dokumen rekam medis, rak, ruangan. (8) KIUP merupakan suatu kartu yang digunakan untuk melacak no. rekam medis jika pasien yang datang tidak membawa Kartu identitas berobat serta digunakan untuk melakukan retensi guna mengacak nomor rekam medis yang akan diretensi. Indeks penyakit digunakan untuk mengelompokan penyakik dan tahun yang sama. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing, sarana yang ada untuk pelaksanaan retensi kurang mendukung seperti kurangnya SDM yang bertugas mengentri daftar DRM yang di pindahkan belum ada, KIUP, indek penyakit yang digunakan untuk mengelompokan jenis penyakit dan mengacak no RM tidak ada, serta ruangan yang digunakan untuk penyimpanan berkas inaktif masih digabung dengan berkas lain atau belum dikhususkan. Maka dari itu perlu mengadakan kembali KIUP yang untuk

64 45 melacak no. rekam serta indek untuk alat bantu retensi dokumen rawat inap agar kegiatan retensi dapat berjalan dengan baik dan efektif. E. Prosedur Pelaksanaan Retensi Rekam medis inaktif adalah DRM yang tersimpan sudah melebihi lima tahun terakhir pasien berobat dan sekurang-kurangnya dua tahun disimpan dalam filing inaktif. Retensi dilaksanakan oleh petugas filing secara bertahab. Dokumen rekam medis yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir berobat selanjutnya dikelompokkan berdasarkan penyakitnya. (8) Prosedur retensi menurut teori yaitu : 1. Mencatat nomor DRM yang sudah waktunya di retensi 2. Menyusun jadwal retensi 3. Mencatat pada tracer bahwa DRM tersebut di retensi 4. Menyelipkan tracer pada DRM yang di retensi 5. Mengambil DRM yang akan di retensi 6. Menyimpan DRM inaktif berdasarka tanggal terakhir berobat dan di kelompokan berdasarkan jenis penyakit 7. Mengentri data daftar retensi berdasarkan tahun kunjungan. (16) Berdasarkan tabel diatas tentang langkah langkah retensi petugas filing hanya menjalankan 40% dari kegiatan retensi, sehingga dapat diketahui

65 46 bahwa pelaksanaan retensi belum efektif. Oleh karena itu perlu menyusun prosedur tetap tentang retensi agar pelaksanaan retensi dapat dilakukan sesuai prosedur dan terstruktur. Berikut ini contoh SOP retensi dokumen aktif: RSUD dr. Soedomo Kab RETENSI DOKUMEN AKTIF No. Dokumen No. Revisi Halaman Trenggalek PROSEDUR TETAP Tanggal terbit 00 september 2016 Diterbitkan Direktur Memindahkan dokumen yang sudah disimpan selama 5 tahun PENGERTIAN berdasarkan kunjungan pasien terakhir berobat dengan cara memindahkan ke rak in aktif. Untuk mengurangi beban rak filing yang semakin bertambah TUJUAN dan menggurangi tingginya tingkat kerusakan dokumen rekam medis serta kejadian missfile. Retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun KEBIJAKAN dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun.

66 47 1. Membuat jadwal retensi 2. Petugas filing memeriksa berkas rekam medis berdasarkan kunjungan terrakhir PROSEDUR 3. Petugas filing memindahkan berkas rekam medis yang sudah 5 tahun terakhir berkunjung 4. Petugas rekam medis menulis ditracer dan enyelipkan di rak bahwa dokumen di retensi 5. Petugas membuat daftar dokumen rekam medis yang di retensi UNIT YANG Petugas filing TERKAIT Gambar 5.1 Contoh SOP Retensi Dokumen Aktif

67 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Karakteristik petugas filing di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek a. Usia responden petugas filing paling tua adalah 53 tahun dan yang paling muda yaitu 35 tahun, karyawan yang lebih tua kondisi fisik kurang tetapi ulet dan bertanggung jawab, b. petugas filing paling lama bekerja 17 tahun, semakin lama petugas bekerja di rumah sakit semakin berkomitmen dan loyal terhadap rumah sakit. c. Tingkat pendidikan terakhir petugas di filing paling tinggi yaitu D3 RMIK yang tingkat pendidikan terakhir responden yaitu SMP d. Jenis kelamin petugas filing jenis kelamin laki-laki ada 1 petugas dan jenis kelamin kelamin perempuan ada 3 petugas. 2. Di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek memiliki kebijakan tentang masa dokumen rekam medis yang berupa Keputusan Direktur RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek NO: /---/ /2015 tentang Pemberlakuan kebijakan pelayanan rekam medis di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek yang terdapat pada pasal 27 yang berisi tentang retensi berkas rekam medis dilakukan setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan kemudian disimpan sebagai berkas rekam medis in aktif selama 2 tahun.. 48

68 49 3. RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek belum mempunyai SOP tentang retensi. 4. Di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek sarana yang dibutuhkan dalam kegiatan retensi masih ada yang kurang 5. Di RSUD dr. Soedomo Kab. Trenggalek tidak memiliki prosedur tetap tentang pelaksanaan retensi. B. Saran 1. Sebaiknya petugas diberikan pelatihan dan pemahaman tentang rekam medis khususnya prosedur kegiatan retensi. 2. Membuat jadwal daftar retensi setiap tahunnya agar beban rak filing berkurang karena setiap harinya pasien bertambah, sehinga mengurangi penumpukan yang mengakibatkan dokumen rusak dan tidak bernilai guna lagi serta mempermudah petugas dalam pengambilan dan pengembalian DRM.. 3. Membuat SOP sebagai kerangka kerja petugas filing dalam melaksanakan kegiatan retensi dengan tata cara yang sesuai dengan prosedur. 4. Mengatifkan KIUP untuk melacak DRM yang akan diretensi dan menambah alat seperti indek, SDM dan ruangan untuk dokumen inaktif agar kegiatan retensi dapat berjalan dengan baik dan efektif.

69 DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang No 44 tahun 2009 tentang rumah sakit. Jakarta Peraturan Mentri Kesehatan No 269/Menkes/Per/III/2008, rekam medis. Jakarta Peraturan kesehatan arsip nasional rebublik indonesia (perkanri) no 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan. Jakarta Martono Boedi. Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan. Jakarta Inge Dhamanti. Analisis Faktor Yang Mempengruhi Waktu Tunggu Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan ( Studi di Rekam Medis Rawat jalan RSU Haji Surabaya ). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya Huffman. E.K. Health Information Management. Physican Company, Berwyn, Illionis Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk Tentang Petunjuk Teknik Pengadaan Formulir RekamMedis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta, Departemen Kesehatan RI, Hatta, G, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarapa Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Press, Jakarta 2008.

70 9. Imron, Ali. Kebijaksanaan Pendidikan di Indonesia. PT Bumi Aksara.jakarta Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Sistem Penyusutan Rekam Medis, (Jakarta 1997). 11. Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta Gramedia Pustaka Utama Yakin, Didik Chusnul dkk. Pengaruh Implementasi Kebijakan, Dan Kinerja Sekretaris Desa dikabupaten Mojokerto, DIA, Jurnal Admisnistrasi Publik. Juni Vol. 11 No. 1. Hal Arikunto. Suharsimi. Penelitian Pendekatan Revisi V. Rineka cipta. Yogyakarta Dapartemen Kesehatan Republik Indonesia. kriteria sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor M.02-UM Tahun 2007 tanggal 2 April 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Jakarrta, Notoatmodjo, Soekidjo. Pendidikan dan perilaku kesehatan. Rineka cipta. Jakarta, Sukamadinata, Nana Syaodih. Metode penelitin pendidikan. Pt. remaja rosdakarya. Bandung, 2013

71 PEDOMAN WAWANCARA A. Identifikasi Subjek Peneliti Nama : Umur : Jenis Kelamin : Pendidikan Terakhir : Lama Kerja : B. Pertanyaan Peneliti 1. Apakah tugas petugas filing? Jawaban : 2. Apakah yang anda ketahui tentang retensi? Jawaban : 3. Apakah yang anda ketahui tentang DRM yang di retensi? Jawaban : 4. Apakah di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek mempunyai daftar pemindahan dokumen aktif ke inaktif? Jawaban : 5. Apakah anda mengerti isi standar oprasional prosedur tentang retensi di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : 6. Apakah sop tentang retensi dapat berjalan dengan baik? Jawaban :

72 7. Apakah kendala dalam melaksanakan retensi? Jawaban : 8. Apakah terdapat sarana prasarana dalam melakukan retensi?berikan contohnya. Jawaban: 9. Apakah anda mengerti prosedur retensi yang dilakukan di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek Jawaban :

73 PEDOMAN OBSERVASI Tabel 1 pedoman observasi No Variabel Ada pernyataan Tidak ada Keterangan 1 Petugas filing 2 Kebijakan 3 DRM rawat jalan 4 SOP 5 Sarana

74

75 Hasil wawancara petugas filing PETUGAS A A. Identifikasi Subjek Peneliti Nama Umur Jenis Kelamin : A :35 tahun : laki - laki Pendidikan Terakhir : D3 RMIK Lama Kerja :17 tahun B. Pertanyaan Peneliti 1. Apakah tugas petugas filing? Jawaban : Mengambil dan mengembalikan DRM di rak filing. 2. Apakah yang anda ketahui tentang retensi? Jawaban : Memisahkan atau mensortir status yang habis masa aktifnya. 3. Apakah yang anda ketahui tentang DRM yang di retensi? Jawaban: DRM yang sudah 5 tahun disimpan menurut tanggal terakhir kunjungan. 4. Apakah di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek mempunyai daftar pemindahan dokumen aktif ke inaktif? Jawaban : Ada, Namun belum berjalan 5. Apakah anda mengerti isi standar oprasional prosedur tentang retensi di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek?

76 Jawaban : Mengerti 6. Apakah sop tentang retensi dapat berjalan dengan baik? Jawaban : Belum, karena masih banyak yang perlu diperbaiki. 7. Apakah kendala dalam melaksanakan retensi? Jawaban : SDM dan prasarana kurang memadahi. 8. Apakah terdapat sarana prasarana dalam melakukan retensi?berikan contohnya. Jawaban: Ada, tracer, komputer, SDM 9. Apakah anda mengerti prosedur retensi yang dilakukan di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Mengerti

77 Hasil wawancara petugas filing PETUGAS B A. Identifikasi Subjek Peneliti Nama Umur Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir Lama Kerja : B :53 tahun : Perempuan : SMA :15 tahun B. Pertanyaan Peneliti 1. Apakah tugas petugas filing? Jawaban : Mencaril dan mengembalikan DRM di rak filing. 2. Apakah yang anda ketahui tentang retensi? Jawaban : pergantian les lama ke les baru. 3. Apakah yang anda ketahui tentang DRM yang di retensi? Jawaban : DRM yang sudah 5 tahun disimpan menurut tanggal terakhir kunjungan. 4. Apakah di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek mempunyai daftar pemindahan dokumen aktif ke inaktif? Jawaban : Ada, Namun belum berjalan 5. Apakah anda mengerti isi standar oprasional prosedur tentang retensi di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Mengerti

78 6. Apakah sop tentang retensi dapat berjalan dengan baik? Jawaban : Belum. 7. Apakah kendala dalam melaksanakan retensi? Jawaban : Ruangan. 8. Apakah terdapat sarana prasarana dalam melakukan retensi?berikan contohnya. Jawaban: Ada, belum mencukupi 9. Apakah anda mengerti prosedur retensi yang dilakukan di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Tidak tahu

79 Hasil wawancara petugas filing PETUGAS C A. Identifikasi Subjek Peneliti Nama Umur Jenis Kelamin : C :37 tahun : Perempuan Pendidikan Terakhir : SLTA Lama Kerja :16 tahun B. Pertanyaan Peneliti 1. Apakah tugas petugas filing? Jawaban : Mengambil dan mengembalikan DRM di rak filing. 2. Apakah yang anda ketahui tentang retensi? Jawaban : Memisahkan atau mensortir status yang habis masa aktifnya. 3. Apakah yang anda ketahui tentang DRM yang di retensi? Jawaban : DRM yang sudah 5 tahun disimpan menurut tanggal terakhir kunjungan. 4. Apakah di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek mempunyai daftar pemindahan dokumen aktif ke inaktif? Jawaban : Ada, Namun belum berjalan 5. Apakah anda mengerti isi standar oprasional prosedur tentang retensi di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek?

80 Jawaban : Tidak tahu 6. Apakah sop tentang retensi dapat berjalan dengan baik? Jawaban : Tidak 7. Apakah kendala dalam melaksanakan retensi? Jawaban : Tenaga kurang. 8. Apakah terdapat sarana prasarana dalam melakukan retensi?berikan contohnya. Jawaban: Ada, tracer, komputer 9. Apakah anda mengerti prosedur retensi yang dilakukan di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Tidak

81 Hasil wawancara petugas filing PETUGAS D A. Identifikasi Subjek Peneliti Nama Umur Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir Lama Kerja : D :49 tahun : perempuan : SMP :6 tahun B. Pertanyaan Peneliti 1. Apakah tugas petugas filing? Jawaban : Mengambil dan mengembalikan DRM di rak filing. 2. Apakah yang anda ketahui tentang retensi? Jawaban : Tidak tahu 3. Apakah yang anda ketahui tentang DRM yang di retensi? Jawaban : Tidak tahu 4. Apakah di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek mempunyai daftar pemindahan dokumen aktif ke inaktif? Jawaban : Ada, Namun belum berjalan 5. Apakah anda mengerti isi standar oprasional prosedur tentang retensi di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Tidak tahu 6. Apakah sop tentang retensi dapat berjalan dengan baik?

82 Jawaban : Tidak. 7. Apakah kendala dalam melaksanakan retensi? Jawaban : Tenaga 8. Apakah terdapat sarana prasarana dalam melakukan retensi?berikan contohnya. Jawaban: Ada, tapi masih kurang 9. Apakah anda mengerti prosedur retensi yang dilakukan di RSUD Dr. Soedomo Kabupaten Trenggalek? Jawaban : Tidak

83 PEDOMAN OBSERVASI Tabel 1 pedoman observasi No Variabel Ada pernyataan Tidak ada Keterangan 1 Petugas filing v 4 petugas filing 2 Kebijakan v 3 DRM rawat jalan v 4 SOP v Adanya SOP penyusutan tapi berisi tentang pelepasan DRM. 5 Sarana v Tapi belum semua seperti KIUP, indek penyakit, dan ruangan yang belum di khususkan

84 Tabel 2 Hasil Langkah langkah retensi No Langkah langkah Dilakukan Ya Tidak 1 Mencatat nomor DRM yang sudah waktunya di v retensi 2 Menyusun jadwal retensi v 3 Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa v DRM tersebut di retensi 4 Menyelipkan tracer pada DRM yang di retensi v 5 Mengambil DRM yang akan di retensi v 6 Menyimpan DRM in aktif berdasarka tanggal v terakhir berobat dan di kelompokan berdasarkan jenis penyakit 7 Mengentri data daftar retensi berdasarkan tahun v kunjungan

85 DOKUMENTASI Gambar 1. Penumpukan dokumen di rak filing

86 Gambar 2. Dokumen yang ditumpuk di lantai

87 KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD dr. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK NOMOR : / / /2015 TENTANG PEMBERLAKUAN KEBIJAKAN PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. SOEDOMO KABUPATEN DIREKTUR RSUD dr. SOEDOMO KABUPATEN TRENGGALEK Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit RSUD Dr. Soedomo, maka diperlukan penyelenggaraan pelayanan rekam medis yang berkualitas; b. Bahwa agar pelayanan rekam medis di RSUD Dr. Soedomo dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur RSUD Dr. Soedomo sebagai landasan bagi penyelenggaraan pelayanan rekam medis yang ditetapkan dalam Keputusan Direktur. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; 2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan; 3. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran; 5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis;