SOLUSI SISTEM INFORMASI ALIH KREDIT PADA JURUSAN SISTEM INFROMASI UNIVERSITAS DARMA PERSADA

Transkripsi

1

2 SOLUSI SISTEM INFORMASI ALIH KREDIT PADA JURUSAN SISTEM INFROMASI UNIVERSITAS DARMA PERSADA Endang Ayu Susilawati, Nur Syamsiyah Sistem Informasi - Fakultas Teknik ABSTRAK Sistem alih kredit merupakan pengakuan satuan nilai kredit yang telah dicapai sebelum menjadi Universitas Darma Persada yang ditetapkan berdasarkan jenjang dan bidang ilmu yang melatarbelakangi pendidikan yang dapat ditransfer dan /atau dikan sebagai pengganti beberapa mata kuliah tertentu yang terdapat dalam kurikulum Universitas Darma Persada khususnya pada Jurusan Sistem Informasi. Rancangan sistem informasi alih kredit didesain dengan mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi dan Panitia penerimaan baru(ppmb). Penelitian ini mencangkup tahap-tahap perencanaan, analisa dan perancangan sistem menggunakan perancangan sistem berorientasi objek yaitu Usecase diagram dan Activity Diagram. Perancangan database menggunakan Entity relationship diagram. Diharapakan dengan rancangan sistem ini kegiatan administrasi alih kredit menjadi lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien sehingga dapat meningkatkan pelayanan program studi dalam melakukan alih kredit bagi baru yang berdampak pada peningkatan jumlah dalam rangka mendukung program kerja Universitas Darma Persada dalam hal target peningkatan jumlah baru setiap tahunnya. Kata kunci:. Alih kredit, penyetaraan, sks. 1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Sistem alih kredit merupakan pengakuan satuan nilai kredit yang telah dicapai sebelum menjadi Universitas Darma Persada yang ditetapkan berdasarkan jenjang dan bidang ilmu yang melatarbelakangi pendidikannya, yang dapat ditransfer dan /atau dikan sebagai pengganti beberapa mata kuliah tertentu yang terdapat dalam kurikulum Universitas Darma Persada khususnya pada Jurusan Sistem Informasi. Potensi jumlah baru melalui alih kredit sangatlah besar dalam penerimaan baru setiap tahunnya pada Universitas Darma Persada khususnya dalam program studi sistem informasi sehingga diperlukannya pelayanan alih kredit yang cepat, terpadu dan efesien, yang akan berdampak pada peningkatan jumlah baru alih kredit Universitas Darma Persada.

3 Rancangan sistem informasi alih kredit didesain berbasis web sehingga mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi, Panitia penerimaan baru(ppmb) dan Dekan fakultas. Dengan demikian dapat dilaksanakannya kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien. Pada pengembangan lebih lanjut, Sistem informasi alih kredit ini dapat digunakan oleh program studi lainnya yang ada pada Universitas Darma Persada sehingga dapat meninggkatkan pelayanan program studi dalam penerimaan Mahasiswa baru alih kredit. 1.2 RUMUSAN MASALAH Alih kredit baru yang berjalan pada proses penyetaraan oleh program studi saat ini tidak memiliki keseragaman waktu penyelesaiannya sehingga pelayanan kepada baru alih kredit tidak optimal, yang berdampak harus menunggu dengan waktu lebih dari seminggu bahkan lebih hanya untuk mendapatkan informasi jumlah kredit yang diakui oleh program studi. Oleh karena itu, untuk meminimalkan waktu, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien rancangan Solusi Sistem Informasi Alih Kredit studi kasus pada Jurusan Sistem Informasi Universitas Darma Persada. 1.3 BATASAN MASALAH (a) Perancangan sistem menggunakan tools Unified Modelling language berupa Use case diagram dan Activity diagram (b) Merancang sistem informasi alih kredit dengan pembagian akses level yang terdiri dari PMB, Ketua Jurusan dan Dekan sebagai pihak-pihak yang terkait pada proses penerimaan Mahasiswa baru alih kredit (c) Perancangan Basis data menggunakan Entity Relationship diagram. 1.4 TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah memberikan solusi untuk alih kredit berupa: (a) Untuk mendapatkan perancangan sistem informasi alih kredit yang dapat diterapkan pada aplikasi berbasis web dengan studi kasus pada Jurusan Sistem Informasi (b) Perancangan basis data sistem informasi alih kredit 1.5 URGENSI Arti Penting penelitian ini:

4 (a) Meningkatkan pelayanan program studi dalam melakukan alih kredit bagi baru sehingga berdampak pada peningkatan jumlah baru dalam rangka mendukung program kerja Universitas Darma Persada dalam hal target peningkatan jumlah baru setiap tahunnya (b) Mengefisiensikan waktu penyelesaian alih kredit bagi baru oleh ketua jurusan, PMB dengan memberikan solusi sistem informasi alih kredit berupa kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien. 2 STUDI PUSTAKA 2.1 STATE OF THE ART: Penelitian ini mengacu pada prosedur dan sistem berjalan yang dilakukan pada Universitas Darma Persada dalam penerimaan alih kredit. 2.2 KONSEP DASAR SISTEM Menurut Jogiyanto(2005) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dan memiliki suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. 2.3 UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) Dalam penelitian ini, alat pendukung analisis data adalah dengan menggunakan Object Oriented Programming (OOP) yaitu dengan Unified Modeling Language (UML). Menurut Munawar (2005) UML adalah hasil dari konsorsium berbagai oragnisasi yang berhasil dijadikan sebagai standar baku dalam OOAD (Object Oriented Analysis & Desain). Orientasi objek merupakan teknik pemodelan sistem riil yang berbasis objek USE CASE DIAGRAM Use Case Diagram bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktoraktor. Use case menggambarkan external view dari sistem yang akan dibuat modelnya ACTIVITY DIAGRAM (DIAGRAM AKTIVITAS) Diagram aktivitas bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam satu sistem.

5 2.4 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ER-D) Menurut Jogiyanto (2005) Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan ER-Diagram adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. 3. METODE PENELITIAN 3.1 METODE Tahapan pelaksanaan penelitian ini menggunakan System Development Life Cycle (SDLC), metode ini memiliki enam tahap diantaranya Requirement & Planning, analisis sistem, design, development dan implementasi. Siklus hidup pengembangan sistem System Development Life Cycle (SDLC) dapat dilihat pada gambar dibawah ini. 5 Implementation 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada proses penyetaraan matakuliah yang berjalan masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu bagi Ketua Jurusan dalam memeriksa satu persatu matakuliah yang akan dikan berdasarkan transkrip nilai. Hal ini juga menyebabkan lambatnya dalam menerima info jumlah sks yang diterima. Permasalahan yang terjadi pada Program Alih Kredit pada Jurusan Sistem Informasi saat ini adalah tidak adanya aplikasi khusus menangani alih kredit sehingga menjadi tidak efektif dan efesien. Sistem yang akan dikembangkan dirancang menggunakan Unified Modeling Language (UML), adalah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek.

6 4.1 Skema prototipe arsitektur sistem aplikasi alih kredit Sistem informasi alih kredit dirancang untuk diimplementasikan pada aplikasi Web Based System. Perancangan sistem dibagi menjadi akses level PMB, Akses level Kajur dan Akses Level Dekan. Gambar 2 Site Map konfigurasi Sistem Informasi Alih Kredit 4.2 Sistem Desain Database Hasil Rancangan Model Entity Relationship Diagram Data yang akan dikelola oleh sistem informasi alih kredit ini terbagi menjadi data master dan data transaksi. Data master meliputi data, data matakuliah, data ketuajurusan dan data transaksi meliputi data hasil konversi.

7 Gambar 3 Entity Relationship Diagram Alih kredit Hasil Perancangan Database Relational Perancangan database menghasilkan tabel data relational dan struktur database. Tabel Login id_username username password level nama telp + tambah + ubah Tabel Matakuliah kode_mk nama_mk sks_mk semester_mk + tambah + ubah + hapus Tabel Matkul Pindahan kode_mp nama_mp sks_mp grade_mp semester_mp id_mhs + tambah + hapus + ubah Tabel Fakultas id_fak nama_fak Tabel Jurusan id_jur nama_jur jenjang id_fak Tabel Transkrip id_trans file_trans id_mhs + tambah + hapus + ubah Tabel Mhs Pindahan id_mhs nama_ tempat_lahir tanggal_lahir univ_asal tahun_masuk program_studi program_studi_u gelar_kesarjanaan trans status keterangan notif id_username jmlh_sks jmlh_mp no_ijazah propinsi jenjang_unsada nim + tambah + ubah + hapus Tabel Penyetaraan kode_penyetaraan kode_mp1 kode_mk1 kode_mp2 kode_mk2 id_mhs tgl_ + tambah + hapus + ubah Gambar 4 Rancangan relasi antar table 4.3 Hasil Perancangan Sistem pada Use Case Diagram Hasil rancangan Use Case Sistem pada Akses level Ketua jurusan(kajur)

8 Login Kajur Klik Pengaturan Klik Home Klik Mahasiswa Klik Matakuliah UNSADA Melihat Data Mahasiswa Setara Melihat Data Mahasiswa Belum Setara Klik Data Login Melihat Pesan Terkirim Klik Data SMS Melihat Pesan Gagal Gambar 5 use case akses level Kajur Pada akses level kajur, informasi penyetaraan didapat dari akses level PMB melalui menu Data belum. Setelah kajur melakukan penyetaraan maka informasi otomatis dapat diaksen oleh PMB dan Dekan sebagai pemberitahuan telah selesainya penyetaraan. Login Klik PMB Klik Home Klik Mahasiswa Klik Pengaturan Melihat Data Mahasiswa Setara Melihat Data Mahasiswa Belum Setara Melihat Pesan Terkirim Klik Data SMS Melihat Pesan Gagal Gambar 6 use case akses level PMB 4.4 Hasil Perancangan Sistem pada Activity Diagram Hasil rancangan Activity diagram pada Akses level PMB

9 Gambar 6 Activity diagram akses level PMB Penerimaan Mahasiswa Baru Aplikasi Alih Kredit Database Login Login berhasil Melihat tampilan Pilih Menu pindahan belum Melihat data pindahan belum data pindahan belum Menyimpan data Input data matakuliah calon Tidak Data berhasil disimpan? Ya data yang sudah diinput Pilih Kirim SMS Form Kirim SMS Kirim Pesan Dikirim Menyimpan data SMS Pilih Ubah data calon pindahan Ubah Rincian data Menyimpan perubahan data Pilih Hapus Hapus Menghapus data Pilih Unduh Unduh Pilih Gambar 7 Activity diagram akses level PMB Menu status belum dilakukan penyetaraan

10 Penerimaan Mahasiswa Baru Aplikasi Alih Kredit Database Login Login berhasil Melihat tampilan menu Membuka data pindahan data pindahan sudah Melihat data pindahan sudah Pilih Rincian Hasil Penyetaraan rincian hasil penyetaraan calon Mengambil data untuk dicetak Pilih Cetak Cetak Pilih Gambar 8 Activity diagram akses level PMB Menu status telah dilakukan penyetaraan oleh Kajur Hasil rancangan Activity diagram pada Akses level Kajur Ketua Jurusan Aplikasi Alih Kredit Database Login Login berhasil Melihat tampilan Pilih Menu data pindahan Melihat data pindahan belum data pindahan belum Pilih Setarakan Input Penyetaraan form input penyetaraan Menyimpan data penyetaraan Input data Tidak Data berhasil disimpan? Menyimpan data Ya data yang sudah diinput Pilih Ubah data calon pindahan Ubah Rincian data Menyimpan perubahan data Pilih Hapus Hapus Menghapus data Pilih Unduh Unduh Pilih Gambar 9

11 Activity diagram akses level Kajur Menu status belum dilakukan penyetaraan oleh Kajur Ketua Jurusan Aplikasi Alih Kredit Database Login Login berhasil Melihat tampilan Pilih Menu data pindahan data pindahan sudah Melihat data pindahan sudah Pilih Rincian Hasil Penyetaraan rincian data penyetaraan Pilih Edit Penyetaraan data penyetaraan Ubah Penyetaraan Menyimpan perubahan data penyetaraan Pilih Cetak data penyetaraan yang akan dicetak Kirim SMS Form SMS Kirim Menyimpan data pesan terkirim Pilih Ubah data yang akan diubah Ubah Rincian data Menyimpan perubahan data penyetaraan Pilih Hapus Hapus Menghapus data Pilih Unduh Unduh Pilih Gambar 10 Activity diagram akses level Kajur Menu status telah dilakukan penyetaraan 5 KESIMPULAN Rancangan sistem informasi alih kredit didesain untuk mengintegrasikan pihak-pihak yang terkait dengan proses penerimaan baru alih kredit yaitu ketua jurusan program studi dan Panitia penerimaan baru (PPMB). Dengan demikian dapat dilaksanakannya kegiatan administrasi alih kredit dengan mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, akurat, dan efisien. Pada pengembangan lebih lanjut, Sistem informasi alih kredit ini dapat digunakan oleh program studi lainnya yang ada pada Universitas Darma Persada sehingga dapat meninggkatkan pelayanan program studi dalam penerimaan Mahasiswa baru alih kredit. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta,Hanif.2010.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta:AMIKOM Anhar.2010.Panduan Menguasai PHP dan Mysql Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita Jogiyanto.2005.Analisis & Desain.Yogyakarta:Andi Offset Kadir,Abdul.2003.Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta:Andi Offset Munawar.2005.Pemodelan Visual dengan UML.Yogyakarta:Graha Ilmu

12 Widodo,Puji Prabowo dan Herlawati Menggunakan UML. Bandung: Informatika Syafii,M.2004.Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan Mysql.Yogyakarta:Andi Yogyakarta Edison,Tarigan Daud.2012.Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter. Yogyakarta:Lokomedia Munawar.2005.Pemodelan Visual dengan UML.Yogyakarta:Graha Ilmu Syafii,M Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan Mysql.Yogyakarta: Andi Yogyakarta Edison,Tarigan Daud.2012.Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter.Yogyakarta:Lokomedia