PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI KLINIK UMUM RAWAT INAP BUDI SEHAT PURWOREJO

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI KLINIK UMUM RAWAT INAP BUDI SEHAT PURWOREJO Ringgo Ismoyo Buwono 1, Yusuf Priyandari 2, Wakhid Ahmad Jauhari 3 1,2,3 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Jl. Ir. Sutami 36A Surakarta Telp ringgois1409@gmail.com, pri.and.ari@gmail.com, wachid_aj@yahoo.com ABSTRAKS Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik ini memiliki pelayanan farmasi. Dalam melakukan kegiatan farmasi, perusahaan masih mengalami beberapa kendala berkaitan dengan pengelolaan persediaan. Ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan sehingga berdampak pada kadaluarsa dan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien. Kelebihan dan kekosongan tersebut disebabkan karena perusahaan masih belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya. Di gudang farmasi, masalah pengendalian dan perencanaan terjadi pada proses pencatatan, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat ke supplier. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk memperbaiki proses pengendalian dan perencanaan obatdengan ditunjang aplikasi sistem infomasi manajemen persediaan.aplikasi ini dapat merekap data obat, data resep rawat inap dan resep rawat jalan, data form mutasi rawat inap dan form mutasi rawat jalan, data obat retur, data supplier, meramalkan pemakaian obat, mencetak surat permintaan dan mencetak laporan nilai persediaan. Semua fungsi aplikasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Kata kunci: obat, perencanaan dan pengendalian persediaan, sistem informasi PENDAHULUAN Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang terletak di Jl. WR. Supratman 183, Cangkrep Lor, Purworejo.Pelayanan kesehatan yang diberikan mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat memiliki pelayanan farmasi.pelayanan tersebut memiliki peranan penting bagi klinik karena hampir semua pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi. Selain itu pelayanan farmasi menjadi sumber pemasukan terbesar bagi klinik. Untuk melakukan pelayanan farmasi, diperlukan gudang farmasi. Berdasarkan hasil observasi awal, persediaan obat-obatan di gudang farmasi belum dikelola dengan baik sehingga mengalami permasalahan dalam melakukan kegiatan farmasi. Dari kegiatan farmasi yang dilakukan perusahaan, ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan hingga berdampak pada kadaluarsadan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien. Dari hasil observasi lebih lanjut, kelebihan dan kekosongan obat diketahui karena perusahaan belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya. Dari proses pengendalian dan perencanaan persediaan yang dilakukan, diketahui masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat. Pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, masalah yang ditemui yaitu pencatatan yang tidak lengkap. Tidak semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran obat dilakukan pencatatan. Hal tersebut menimbulkan ketidaksesuaian informasi stok obat yang tertulis dengan stok obat sebenarnya. Pada proses penerimaan obat, masalah yang terjadi adalah tidak jelasnya aliran penerimaan obat. yang datang dari supplier dapat langsung diterima oleh gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan tanpa masuk ke gudang farmasi pusat terlebih dahulu. Hal ini mempersulit perusahaan dalam melakukan pengendalian persediaan. Masalah lain yang ditemui adalah proses pengambilan obat untuk pasien, masalah yang terjadi yaitu pengambilan dilakukan oleh beberapa orang. Hal tersebut berakibat pada tidak terkendalinya jumlah obat yang keluar. Permasalahan yang terjadi pada proses pemesanan obat yaitu pemesanan dilakukan oleh 385

2 pemilik dan pegawai gudang farmasi dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing, akibatnya jumlah obat yang dipesan tidak akurat. Untuk mengatasi permasalah di atas, maka perlu dilakukan perbaikan proses pengendalian dan perencanaan obat yang ditunjang dengan sistem informasi yang memadai. Sistem informasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan persediaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Supaya informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien, sistem informasi tersebut diintegrasikan dengan metode manajemen persediaan EOQ atau Economic Order Quantity. Sedangkan menurut Meilani & Miftahuddin (2011), perancangan sistem informasi manajemen persediaan dilakukan agar tidak terjadi kekurangan barang yang terdapat di gudang karena dengan adanya perancangan sistem informasi ini bagian pusat dapat mengetahui secara langsung jumlah persediaan yang terdapat pada masing-masing gudang, kapan barangbarang tersebut harus dipesan, dan berapa banyak jumlah barang yang harus dipesan sehingga pemesanan barang dapat langsung dilakukan tanpa menunggu adanya permintaan barang oleh gudang-gudang cabang. METODE PENELITIAN Penelitian ini dibagi menjadi delapan tahap dengan langkah-langkah seperti yang dilakukan pada gambar 1. Identifikasi Sistem Awal Analisis Kekurangan Sistem Awal Analisis Kebutuhan Sistem Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Perancangan Sistem Usulan Perancangan Database Perancangan User Interface Pembuatan Aplikasi Pengujian Aplikasi Gambar 1. Metode Penelitian Identifikasi Sistem Awal Pada tahap ini dilakukan identifikasi sistem awal untuk mengetahui proses bisnis pengelolaan persediaan obat secara keseluruhan dari masing-masing gudang. Identifikasi dilakukan dengan menyusun kerangka kerja sistem awal yang dibuat dalam bentuk rich picture. Analisis Kekurangan Sistem Awal Analisis kekurangan sistem dilakukan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan pada sistem lama. Analisis kekurangan sistem ini dilakukan pada proses-proses yang terjadi pada sistem lama. Dalam 386

3 analisis ini dijelaskan pula akibat-akibat yang ditimbulkan dari kekurangan-kekurangan sistem lama tersebut. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan setelah melakukan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem. Sehingga dapat diketahui kekurangan dan permasalahan sistem lama. Fungsi analisis kebutuhan sistem adalah menentukan kebutuhan sistem baru yang dapat mengurangi kekurangan dan permasalahan sistem lama tersebut. Analisis kebutuhan sistem dilakukan berdasarkan urutan analisis kebutuhan sistem yang dikemukakan oleh Kristanto (2003). Urutan-urutan analisis kebutuhan sistem ini, yaitu: menentukan tujuan utama (major goal), menentukan intermediate goal, menentukan minor goal, menentukan output yang harus dihasilkan, menentukan input yang diperlukan dan menentukan operasi yang dilakukan. Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Metode perencanaan dan pengendalian persediaan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity). Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat. Perancangan Sistem Usulan Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap proses bisnis pengelolaan persediaan obat. Pembuatan rancangan kerangka kerja sistem usulan dilakukan dengan membuatrich picturesehingga dapat diketahui bagian-bagian yang berubah dari proses bisnis awal. Selanjutnya dibuat skema kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung terimplementasinya sistem usulan dan dilakukan analisis sistem usulan. Perancangan Database Perancangan database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Perancangan ini digambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD) supaya dapat menjelaskan hubungan antara satu data store dengan yang lain di dalam suatu basis data. Perancangan User Interface Perancangan user interface bertujuan untuk mempermudah pengoperasian program yang akan dibuat. Perancangan digambarkan dalam bentuk icon objek yang dilengkapi dengan penjelasan kegunaan dan tujuan dari masing-masing perintah atau.icon tersebut. Pembuatan Aplikasi Setelah menentukan metode perencanaan dan pengendalian obat serta merancang database dan user interface, langkah berikutnya yaitu membuat aplikasi komputer menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor) dengan database dari MySql. Aplikasi tersebut kemudian diintegrasikan dengan metode perencanaan dan pengendalian obat. Pengujian Aplikasi Pengujian dilakukan dalam 2 tahap yaitu tahap validasi program apliakasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat. Tahap validasi merupakan tahap perbandingan antara apa yang dibutuhkan perusahaan dengan realisasi rancangan program yang dibuat. HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Sistem Awal Identifikasi sistem awal ini dibuat dalam bentuk rich picture yang menggambarkan proses dari sistem awal pengelolaan persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat, rich picture kerangka kerja sistem awal dapat dilihat pada gambar

4 Gudang Farmasi Rawat Inap 4.b Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8. b Menerima obat dari gudang farmasi pusat 13. Mencatat penerimaan obat pada kartu stok 14. Menyimpan obat 16. Mendistribusikan obat ke pasien rawat inap 18. Mencatat pengeluaran obat pada kartu stok Rekam medik Pegawai gudang 15.b Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik dari perawat 17.a Memberikan obat kepada perawat Supplier 2. Menerima pesanan obat 3. Mengirim obat Gudang Farmasi Pusat 4.a Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 5. Menyimpan obat 6. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain 7. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 19. Mengendalikan persediaan obat Rekam medik Perawat 15.a Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik atau menyerahkan rekam medik ke pegawai gudang 17.b Memberikan obat kepada pasien rawat inap Surat permintaan Pimpinan perusahaan 1.a Melakukan pemesanan obat ke supplier atau menyuruh pegawai gudang untuk memesan obat Pegawai gudang 1.b Melakukan pemesanan obat ke supplier Gudang Farmasi Rawat Jalan 4.c Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat 10. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 11. Mendistribusikan obat ke pasien rawat jalan Gambar 2.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Awal Dokter 12. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan Analisis Kekurangan Sistem Awal Analisis kekurangan sistem awal menjelaskan permasalahan yang terjadi pada sistem lama. Hasil analisis ini yaitu: 1. Penentuan titik pemesanan kembali yang tidak akurat karena hanya berdasarkan perkiraan pegawai gudang saja. Hal tersebut dapat mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat. 2. Penentuan jumlah pemesanan obat yang tidak akurat karena proses pemesanan dilakukan oleh dua orang dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing. Hal tersebut juga mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat. 3. Tidak ada pencatatan pada proses penerimaan obat di gudang farmasi pusat dan gudang farmasi rawat jalan sehingga tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya. 4. Aliran perpindahan obat tidak jelas karena obat dari supplier dapat diterima oleh semua gudang farmasi. Akibatnya, pengawasan dan pengendalian persediaan obat lebih susah dilakukan. 5. Ketidakakuratan data kartu stok di gudang farmasi rawat inap karena tidak semua obat masuk dicatat didalamnya. Selain itu pengurangan jumlah obat di kartu stok juga membutuhkan waktu yang cukup lama karena menunggu pasien pulang terlebih dahulu. Akibatnya tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya. 6. Pengambilan obat di gudang farmasi rawat inap dilakukan oleh beberapa orang, sehingga susah dilakukan pengawasan dalam jumlah pengambilannya. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menganalisis kebutuhan sistem yaitu: 1. Menentukan Tujuan Utama (major goal) Penentuan tujuan utama dalam merancang sistem informasi manajemen persediaan obat di gudang farmasi Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat Purworejo ini berdasarkan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem awal. Tujuan utamanya yaitu: 388

5 a. Untuk menentukan jumlah titik pemesanan kembali dan jumlah pemesanan obat yang akurat dan optimal, maka diperlukan modul peramalan dan perhitungan nilai safety stock, reorder point maupun EOQ (Economic Order Quantity) di dalam sistem informasi yang dirancang. b. Untuk menampilkan jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaan pada ketiga gudang farmasi secara cepat dan akurat, sistem informasi yang dirancang dapat merekap setiap perpidahan dan pemakaian obat. 2. Menentukan Intermediate Goal Intermediate goal merupakan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat diluar tujuan utama. Intermediate goal yang dapat dilakukan yaitu: a. Sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan stok obat pada masing-masing gudang, sehingga dapat mempermudah pimpinan perusahaan dalam mengetahui jumlah nilai persediaan obatnya. b. Sistem informasi yang dirancang menggunakan jaringan intranet melalui kabel LAN sehingga aplikasi sistem informasi dapat dijalankan oleh pegawai administrasi dan pimpinan perusahaan. Hal tersebut dapat membantu proses perhitungan total pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap dengan lebih cepat serta mempermudah pimpinan perusahaan untuk mengetahui status persediaan obatnya. 3. Menentukan Minor Goal Pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini tidak ditentukan minor goal. Hal tersebut dikarenakan major goal dan intermediate goal sudah mencukupi untuk perancangan sistem baru. 4. Menentukan Output yang Harus Dihasilkan Output sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini berupa data dan laporan yang mendukung proses pengendalian dan perencanaan persediaan obat. Data dan laporan yang digunakan sebagai output sistem ini, yaitu: a. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat. Berisi jumlah penerimaan obat dari supplier, jumlah pengeluaran obat ke gudang yang lain dan sisa persediaan obat di gudang farmasi pusat. b. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat inap dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat inap. c. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat jalan dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat jalan. d. Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat jalan. Berisi nama, jumlah dan harga obat yang diberikan ke masing-masing pasien. e. Data hasil peramalan dan perhitungan safety stock, reorder point maupun EOQ. f. Laporan surat permintaan obat. Berisi nama obat, harga obat, nilai safety stock, nilai reorder point, nilai EOQ, nama supplier, nama medrep, dan nomor telepon medrep. g. Laporan nilai persediaan obat. Berisi nilai persediaan obat gudang farmasi pusat, gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan. 5. Menentukan Input yang Diperlukan Input sistem ditentukan berdasarkan output yang diinginkan. Input sistem ini merupakan masukan data tertentu yang disimpan dalam database yang kemudian diproses untuk memperoleh output tertentu. Input yang diperlukan terdapat pada tabel 1. Tabel 1.Input Sistem berdasarkan Output yang Harus Dihasilkan No. Output Input Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan Data nota pembelian dan dan data form pengambilan Data form pengambilan dan resep rawat inap Data form pengambilan dan resep rawat jalan 4 Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap Resep rawat inap 5 Data hasil peramalan dan perhitungan Resep rawat inap dan safety stock, reorder point maupun EOQ resep rawat jalan 6 7 Laporan surat permintaan obat Laporan nilai persediaan obat Data perhitungan safety stock, reorder point dan EOQ Data rekap jumlah persediaan masing-masing gudang farmasi 389

6 6. Menentukan Operasiyang Dilakukan Operasi yang dilkukan untuk mengubah input sistem menjadi output sistem yang diinginkan diperlukan sebuah database yang dapat menyimpan data-data mengenai manajemen persediaan obat. Database tersebut kemudian diakses untuk mendapatkan output yang diinginkan. Database yang dibuat berbasis mysql yang dapat diakses di bagian gudang farmasi rawat inap dan bagian administrasi. Penyimpanan data dan aliran data secara detail akan dijelaskan pada bagian perancangan sistem usulan. Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat. Contoh hasil perhitungan nilai safety stock terdapat pada tabel 2, contoh hasil perhitungan nilai reorder point terdapat pada tabel 3 dan contoh hasil perhitungan nilai EOQ terdapat pada tabel 4. Tabel 2.Contoh Hasil Perhitungan Safety Stock Masing-Masing No Nama Berat Netto Jenis Standar deviasi (Unit) Z (99%) Safety Stock 1 Cefotaxime 1 g injeksi Metronidazole 500 mg/100 ml infus Ranitidin 25 mg/ml injeksi Cercul 125 mg/ml injeksi Ottogenta 80 mg/2ml injeksi Ketorolac 30 mg/ml injeksi Ulsicral 5 ml/500 mg syrup Vertivom 2 ml injeksi Ceftriaxone 1 g injeksi Proliver 242 mg tablet Melidox 7,5 mg tablet Acid 60 ml syrup Tranxa 50 mg/ml injeksi RL 500 ml infus Aqua 25 ml injeksi D5 500 ml infus Faktu 60 mg 60 mg suppo Pepzol 40 mg injeksi Tramadol HCl 50 mg tablet Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi Adona 10 ml/50 mg injeksi Sohobal 500 mg injeksi Ulsikur 2 ml injeksi Vertizin 25 mg tablet Tabel 3.Contoh Hasil Perhitungan Reorder PointMasing-Masing No Nama Berat Netto Jenis Supplier Lead Time Kebutuhan 1 Minggu (minggu) (Unit) SS ROP 1 Cefotaxime 1 g injeksi OGB Dexa Metronidazole 500 mg/100 ml infus PT. Ikapharmindo Putramas Ranitidin 25 mg/ml injeksi PT. Otto Pharmaceutical Industries Cercul 125 mg/ml injeksi PT. Phapros Tbk Ottogenta 80 mg/2ml injeksi PT. Otto Pharmaceutical Industries Ketorolac 30 mg/ml injeksi PT. Ethica Ulsicral 5 ml/500 mg syrup PT. Ikapharmindo Putramas Vertivom 2 ml injeksi PT. Global Multi Pharmalab Ceftriaxone 1 g injeksi PT. Indofarma Proliver 242 mg tablet PT. Simex Pharmaceutical Indonesia Melidox 7,5 mg tablet PT. Meprofarm Acid 60 ml syrup PT. Zenith Pharmaceuticals Tranxa 50 mg/ml injeksi PT. Bernofarm RL 500 ml infus Otsuka Aqua 25 ml injeksi Otsuka D5 500 ml infus Otsuka Faktu 60 mg 60 mg suppo PT. Phapros Tbk Pepzol 40 mg injeksi PT. Mahakam Beta Farma Tramadol HCl 50 mg tablet PT. Hexpharm Jaya Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi PT. Soho Industri Pharmasi Adona 10 ml/50 mg injeksi PT. Tanabe Sohobal 500 mg injeksi PT. Soho Industri Pharmasi Ulsikur 2 ml injeksi PT. Kalbe Farma Tbk Vertizin 25 mg tablet PT. Bernofarm

7 Tabel 4.Contoh Hasil Perhitungan EOQMasing-Masing No Nama Berat Netto Jenis Kebutuhan 1 Tahun Biaya Biaya (Unit) Pemesanan Penyimpanan EOQ 1 Cefotaxime 1 g injeksi 9213 Rp 5,000 Rp Metronidazole 500 mg/100 ml infus 1302 Rp 5,000 Rp 1, Ranitidin 25 mg/ml injeksi 7706 Rp 5,000 Rp Cercul 125 mg/ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp 1, Ottogenta 80 mg/2ml injeksi 1449 Rp 5,000 Rp Ketorolac 30 mg/ml injeksi 1044 Rp 5,000 Rp Ulsicral 5 ml/500 mg syrup 247 Rp 5,000 Rp 3, Vertivom 2 ml injeksi 2177 Rp 5,000 Rp Ceftriaxone 1 g injeksi 2238 Rp 5,000 Rp Proliver 242 mg tablet 1765 Rp 5,000 Rp Melidox 7,5 mg tablet Rp 5,000 Rp Acid 60 ml syrup 2383 Rp 5,000 Rp Tranxa 50 mg/ml injeksi 938 Rp 5,000 Rp RL 500 ml infus 6972 Rp 5,000 Rp Aqua 25 ml injeksi 5904 Rp 5,000 Rp D5 500 ml infus 1398 Rp 5,000 Rp Faktu 60 mg 60 mg suppo 106 Rp 5,000 Rp 7, Pepzol 40 mg injeksi 201 Rp 5,000 Rp 9, Tramadol HCl 50 mg tablet 2255 Rp 5,000 Rp Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp Adona 10 ml/50 mg injeksi 239 Rp 5,000 Rp 1, Sohobal 500 mg injeksi 383 Rp 5,000 Rp 1, Ulsikur 2 ml injeksi 1114 Rp 5,000 Rp Perancangan Sistem Usulan Perancangan sistem usulan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: rancangan kerangka kerja sistem usulan, skema perangkat keras dan lunak yang digunakan, dan analisis sitem usulan. 1. Rancangan Kerangka Kerja Sistem Usulan Rancangan kerangka kerja sistem usulan dibuat dalam bentuk rich picture yang menggambarkan proses dari sistem usulan pengelolaan persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat, rich picture rancangan kerangka kerja sistem usulan dapat dilihat pada gambar 3. Nota transaksi Administrasi 16. Menginput penerimaan obat berdasarkan nota transaksi 17. Mengupdate harga beli obat pada database obat 18. Menginput data pasien pada database resep pasien rawat inap Pimpinan perusahaan 1. Melakukan pemesanan obat ke supplier LAN Surat permintaan Gudang Farmasi Rawat Inap 8.b Menerima obat dari gudang farmasi pusat 19. Menyimpan obat 21. Menyiapkan obat sesuai resep rawat inap 22. Memberikan obat kepada perawat 25. Menginput data pada form pengambilan 26. Menginput data pada resep rawat inap 27. Menginput data pada resep rawat jalan 28. Mencetak laporan berupa surat permintaan Resep rawat inap Supplier 2. Menerima pesanan obat 3. Mengirim obat Gudang Farmasi Pusat 4. Menerima obat dari supplier 5. Menyimpan obat 6. Mencatat pengeluaran obat pada form pengambilan 7. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain dan membawa form pengambilan ke gudang farmasi rawat inap Form pengambilan Perawat 20. Memberikan resep rawat inap ke gudang rawat inap 23. Menerima obat dari gudang rawat inap 24. Memberikan obat kepada pasien rawat inap Resep rawat jalan Gudang Farmasi Rawat Jalan 8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat 11. Menyiapkan obat sesuai resep rawat jalan 12. Memberikan obat kepada dokter 15. Membawa resep rawat jalan ke gudang farmasi rawat inap Resep rawat jalan Gambar 3.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Usulan Dokter 10. Memberikan resep rawat jalan ke gudang rawat jalan 13. Menerima obat dari gudang rawat jalan 14. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan 391

8 2. Skema Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan Untuk dapat mengoperasikan sistem informasi ini dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras sebagai pendukungnya. Berikut merupakan perangkat lunak dan keras yang digunakan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat. a. Perangkat Lunak Aplikasi dibangun dengan menggunakan: Database Server MySQL Web Server Apache versi 2 Web Application PHP versi 5 Web Browser Mozila Firefox, Opera, Google Chrome b. Perangkat Keras Perangkat keras yang diperlukan, yaitu: 3 Unit PC 2 Unit Printer 100 Meter Kabel LAN 3. Analisis Sistem Usulan Hasil dari analisis sistem usulan dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5.Analisis Sistem Usulan No Kekurangan Sistem Awal Rancangan Sistem Usulan Penentuan titik pemesanan kembali Hasil perhitungan reorder point dari masing-masing obat yang tidak akurat. diintegrasikan dengan fungsi pemberitahuan pada 1 rancangan aplikasi. Fungsi tersebut akan memberitahu user ketika terdapat obat yang jumlah persediaannya telah menyentuh nilai reorder point. Penentuan jumlah pemesanan obat Hasil perhitungan EOQ dari masing-masing obat diintegrasikan 2 yang tidak akurat. dengan fungsi pemberitahuan pada rancangan aplikasi. Fungsi tersebut akan menampilkan jumlah pembelian yang optimal dari obat yang telah menyentuh nilai reorder point. Tidak ada pencatatan pada proses Penerimaan obat di gudang farmasi pusat diinput pada aplikasi penerimaan obat di gudang farmasi pusat sesuai dengan jumlah pada nota pembelian, sedangkan 3 dan gudang farmasi rawat jalan. penerimaan obat pada gudang farmasi rawat inap dan rawat jalan diinput sesuai dengan jumlah pada form pengambilan. Aliran perpindahan obat tidak jelas karena dapat langsung diterima gudang farmasi rawat inap 4 obat dari supplier dapat diterima oleh semua maupun rawat jalan karena semua proses perpindahan obat gudang farmasi. dicatat terlebih dahulu pada form pengambilan. Ketidakakuratan data kartu stok di Jumlah persediaan pada masing-masing gudang dapat dilihat 5 gudang farmasi rawat inap. dengan lebih cepat dan akurat karena setiap keluar masuknya obat pada masing-masing gudang telah tercatat pada aplikasi. 6 Pengambilan obat di gudang farmasi Pengambilan obat dilakukan oleh seorang pegawai gudang saja rawat inap dilakukan oleh beberapa orang. karena sudah ada resep rawat inap. Perancangan Database Pada tahap ini akan dirancang database untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat. Perancangan inidigambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD). 392

9 Gambar 4.Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen Persediaan Perancangan User Interface Menurut Al Fatta (2007),perancangan user interface terdiri dari tiga tahap desain, yaitu desain menu aplikasi, desain form masukan dan desain aplikasi klien. 1. Desain Menu Aplikasi Desain menu aplikasi meliputi desain daftar menu yang akan ditampilkan dalam aplikasi yang dibuat. Berikut ini adalah gambar daftar menu aplikasi masing-masing user. Menu Samping Persediaan Mutasi Mutasi Rawat Inap Mutasi Rawat Jalan Resep Resep Rawat Inap Resep Rawat Jalan Permitaan Daftar Permintaan History Permintaan Retur Supplier Peramalan Gambar 5. Daftar Menu Samping Sistem Informasi Manajemen Persediaan untuk Pegawai Gudang 393

10 Menu Atas Notifikasi User Identitas User Log out Gambar 6. Daftar Menu Atas Sistem Informasi Manajemen Persediaan untuk Pegawai Gudang 2. Desain Form Masukan Form masukkan pada aplikasi ini berupa form-form isian yang akan disimpan dalam database. Sebagai contoh desain form masukan yaitu form tambah jenis obat. Form tersebutberfungsi untuk menambahkan jenis obat ke dalam database. Data obat ini terdiri dari kategori, nama obat, berat netto, ved, lead time, lead time, reorder point dan harga jual satuan. Form tambah jenis obat dapat dilihat di gambar 6. Gambar 7.Form Tambah Jenis 3. Desain Aplikasi Klien Desain aplikasi klien berfungsi untuk menampilkan fungsi yang terdapat pada aplikasi klien. Contohdesain aplikasi ini dapat dilihat di gambar 7. Gambar 8.Halaman Login Pembuatan Aplikasi Tahapan pembuatan aplikasi merupakan tahapan perancangan logika-logika pemrograman berbasis web. Logika yang terdapat dalam program yaitu: proses login, proses logout, proses tambah data obat, proses edit dan hapus data obat, proses tambah mutasi rawat inap, proses edit dan hapus data mutasi rawat inap, proses tambah mutasi rawat jalan, proses edit dan hapus mutasi rawat jalan, proses tambah 394

11 resep rawat inap, proses edit dan hapus resep rawat inap, proses tambah resep rawat jalan, proses edit dan hapus resep rawat jalan, proses cetak surat permintaan, proses hapus surat permintaan, proses tambah obat retur, proses edit dan hapus obat retur, proses tambah supplier, proses edit dan hapus supplier, proses cetak laporan persediaan dan proses peramalan. Pengujian Aplikasi Tahap akhir dari penelitian ini adalah pengujian aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik atau tidak, adakah kesalahan pada program dan dapat diterapkan atau tidak pada sistem nyata. Langkah pengujian ini terbagi menjadi dua tahap, yaitu tahap validasi program aplikasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat. 1. Validasi Program Aplikasi Kriteria yang diukur dalam tahap validasi program adalah keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server, keberhasilan rancangan database untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan, keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan dan keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan. a. Keberhasilan Komputer Klien untuk Terhubung dengan Komputer Server Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa komputer klien dapat terhubung dengan komputer server dengan baik. Hal tersebut ditunjukkan dengan komputer klien dapat mengambil dan menyimpan data pada komputer server. Gambar 8menunjukkan interface pada komputer client yang diakses pada alamat web kbspurworejo.co.id. Gambar 9.Interface pada Komputer Klien (Alamat Web Akses) b. Keberhasilan Rancangan Database untuk Menyimpan Data-Data yang Dibutuhkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa database dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini ditunjukkan dengan database yang dapat difungsikan untuk menyimpan, mengedit dan menghapus data. c. Keberhasilan Rancangan Interface untuk Menyajikan Tampilan Seperti yang Diinginkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa interface terlihat sesuai dengan rancangan pada browser-browser yang sering digunakan, seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome. d. Keberhasilan Program Menerima Informasi dan Mengolahnya Menjadi Output yang Diinginkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa program dapat menghasilkan output yang diinginkan. Output tersebut berupa laporan nilai persediaan obat dan surat permintaan pembelian. Contoh output laporan dalam bentuk PDF dapat dilihat pada gambar9. 395

12 Gambar 10. Interface pada Output Surat Permintaan dalam PDF 2. Validasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan Validasi sistem inforamsi manajemen persediaan obat ini dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat ada kesalahan atau tidak dalam pengolahan data dan dapat diterapkan langsung di lapangan. Langkah validasi sistem yaitu dengan membuat simulasi sistem manajemen persediaan obat. Kriteria yang diukur dalam tahap validasi ini adalah proses-proses dalam sistem manajemen persediaan dapat berjalan sesuai dengan hasil rancangan. Dari pengujian yang dilakukan, semua proses yang terdapat dalam program dapat berjalan dengan baik. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengolahan data dan pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi manajemen persediaan obat yang dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan sistem dan dapat dijalankan dengan baik. 2. Aplikasi yang dirancang sudah terintegrasi dengan metode perencanaan dan pengendalian persediaan yang berbasis pada model persediaan EOQ. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gayamedia. Meliani dan Miftahuddin. (2011). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Study Kasus: PDAM Tirta Sakti Kabupaten Kerinci). Jurnal Ilmiah Teknik Industri 396