Minit Mesyuarat MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA (1)

Transkripsi

1 Minit Mesyuarat MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA (1) TARIKH : 24 Januari 2011 HARI : Isnin MASA : 8.30 pagi TEMPAT : Bilik Mesyuarat SMK Seri Indah 1

2 MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA (1) MINIT MESYUARAT TARIKH MASA TEMPAT : 24 January 2011 (Isnin) : 8.30 pagi : Bilik Mesyuarat SMKSI REKOD KEHADIRAN 1. Pengerusi Pn. Hjh. Fadzillah bt. Maarif Pengetua SMK Seri Indah ( ) 2. Naib Pengerusi I Pn. Norhayati Bt. Asin Pemangku Pen. Kanan Kokurikulum ( ) 3. Setiausaha En. Yeong Weng Fatt SMK Seri Indah ( ) 4. Penolong Setiausaha I En. Abdul Razak bin Sulaiman SMK Seri Indah ( ) 5. Penolong Setiausaha II Pn. Shalha Bt. Amran SMK Seri Indah ( ) 6. Penyelaras En Ghasid B. Salleh Penyelia Sukan PPD Petaling Perdana ( ) 7. Pengerusi Teknik & Pembangunan Olahraga En. Zainal Bin Tamby Chik SK Seksyen 7, Shah Alam ( ) 8. JK Pendaftaran Peserta Berkomputer En. Kannathasan A/L Arunasalam MSC K-InfoSports ( ) 9. JK Teknik dan Tenaga Bantu En. Gopal a/l Raman (Wakil) Pengetua SMK Puchong Jaya (A) ( ) 10. JK Kepegawaian En. Abdul Hamid Bin Yusoh Penolong Kanan Kokurikulum SMK Seksyen 3, Bandar Kinrara, Puchong ( ) 2

3 11. JK Keselamatan dan Lalu Lintas En. Tamilarasu M. (Wakil) Pengetua SMK Bandar Sunway ( ) 12. JK Perubatan dan Bantu Mula En. Abdul Hamid B. Yusoh (Wakil) Pengetua SMK Seksyen 3, Bandar Kinrara ( ) 13. JK Kebersihan Pn. Zaharah Ishak Pengetua SMK USJ 12, Subang Jaya ( ) 14. JK Persiapan dan Kemudahan Pn Tengku Norhayati Bt. Tengku Mohamed PK Kokurikulum, SMK Sri Serdang ( ) 15. JK Siaraya dan Sistem PA En. Ang Tun Seng (Guru Siaraya dan Wakil) Pengetua SMK Subang Utama ( ) 16. JK Keputusan dan Statistik Cik Chin Kim Har (Wakil) Pengetua SMK Seksyen 16 ( ) 17. JK Produksi dan Dokumentasi Pengetua SMK Teknik, Shah Alam ( ) 18. JK Hadiah, Sijil dan Cenderamata Guru Besar SK Sri Serdang ( ) 19. JK Jemputan & Sambutan & JK Buku Program En. Hassan Taslim PK Kokurikulum SK Puchong Utama (1) ( ) 20. JK Jamuan, Makan-Minum Pegawai Pn. Mazni Mohd Sheriff PK Kokurikulum SMK Sekysen 19 ( ) 21. JK Majlis Penutupan Pn. Norhayati Ramli PK Kokurikulum SMK Seksyen 1, Bandar Kinrara ( ) BIL PERKARA CATATAN 1.0 Ucapan Alu-aluan Pengetua Pn. Hajah Fadzillah bt. Maarif, Pengetua SMK Seri Indah dalam ucapan alu-aluannya mengucapkan Selamat Datang kepada En. Ghasid bin Salleh, Pengetua-pengetua, Guru-guru Besar, dan Wakil Sekolah. Seterusnya beliau mengumumkan bahawa Kejohanan Balapan dan Padang Kali Ke 4, MSSD Petaling Perdana akan dijalankan pada 28 Februari, 1, 2, 3, 4 dan 7 Mac di Stadium MBPJ, Kelana Jaya, Petaling Jaya, Selangor. Beliau dengan barisan guru SMK Seri Indah berjanji akan melakukan yang terbaik bersama-sama dengan Jawatankuasa-jawatankuasa Kecil yang telah dilantik untuk mengelolakan kejohanan pada tahun

4 2.0 Ucapan Penyelia Sukan PPD Petaling Perdana En. Ghasid bin Salleh mengalu-alukan kedatangan semua Pengetua, Guru Besar, Wakil Sekolah dan AJK Pertandingan ke Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana. Kemudian beliau merakamkan terima kasih kepada Pengetua SMKSI selaku Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana atas persiapan yang rapi bagi mesyuarat pada pagi itu. Beliau juga menyatakan keyakinan bahawa SMK Seri Indah mampu memikul tanggungjawab yang diamanahkan memandangkan SMK Seri Indah mempunyai barisan guru Sukan yang berpengalaman dan telah berkali-kali mengelolakan pertandingan sukan-permainan pada masa lampau.. Seterusnya En. Ghasid mengesahkan pelantikan Jawatankuasa Kecil Pelaksana dan menerangkan spesikasi tugas yang telah diedarkan bagi setiap jawatankuasa dan berkongsi pengalamannya tentang keperluan sebenarnya bidang tugas yang diberikan. Beliau meminta para hadirin membaca spesikasi tugas yang terkandung dalam bahan edaran dan bertanyakan soalan sekiranya ada kemusykilan. En. Ghasid menggesa supaya setiap Jawatankuasa melantik AJK- AJK bagi Jawatankuasa Kecil masing-masing yang terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha dan AJK-AJK yang secukupnya. Senarai Jawatankuasa Kecil hendaklah dikirim menerusi emel kepada i. En. Yeong Weng Fatt (SMK Seri Indah) ii. En. Hassan bin Taslim (SK Puchong Utama 1). Semua JK Kecil 2.1 Lantikan JK Diletak Atas Nama Pengetua Cik Chin Kim Har dan En. Gopal a/l Raman menyarankan agar JK Pelaksana diletak atas nama Pengetua sekolah masing-masing, mengikut prosedur yang sepatutnya. Setiausaha JK Pelaksana 2.2 Pembetulan Maklumat En. Abdul Hamid Bin Yusoh membetulkan nombor telefon bimbitnya dan juga kesilapan pada nama Jawatankuasa Penutupan iaitu SMK Seksyen 1, Bandar Kinrara dan bukan SK Seksyen 1, BK. Setiausaha JK Pelaksana 2.3 JK Hadiah dan Sijil Puan Asma (SK Sri Serdang) bertanyakan penyediaan Buku Program, Hadiah dan Sijil. En. Ghasid menerangkan bahawa Jawatankuasa Buku Program, JK Hadiah dan Sijil dan JK Penutupan perlu bekerjasama untuk menyelaraskan tugas masing-masing kerana tugas ketiga-tiga JK itu saling berkait. JK Kecil berkenaan. Hadiah disediakan untuk Pemenang No. 1, 2 dan 3 bagi semua acara individu dan berpasukan. Namun demikian, bagi acara jarak jauh seperti Larian 3000m, 5000m dan Jalan Kaki, hadiah No. 1, 2, 3, 4, 5 dan 6 disediakan untuk pemenang. 4

5 : i. Sediakan garis panduan tentang kod etika pakaian bagi penerima hadiah supaya kelihatan sopan dan penuh hormat ketika upacara penyampaian hadiah oleh Tetamu Kehormat. ii. Minta kerjasama Pengurus Pasukan menyediakan wakil untuk menerima hadiah sekiranya pemenang tidak dapat menerima hadiah dengan sendiri. iii. Sediakan Jadual Penyampaian Hadiah dengan kelulusan daripada Referi Kejohanan. Pastikan Masa Penyampaian Hadiah dan Penyampai Hadiah hadir untuk penyampaian hadiah. 2.4 JK Penutupan Berkaitan soal juruacara majlis, En. Ghasid menerangkan bahawa Juruacara Pertandingan akan dilantik oleh JK Teknik manakala Juruacara bagi JK Penutupan dilantik oleh JK Penutupan dari sekolahnya sendiri mahupun dari sekolah lain. JK Hadiah & Sijil 2.5 JK Persiapan dan Kemudahan Tengku Norhayati Bt. Tengku Mohamed, PK Kokurikulum SMK Seri Serdang bertanya tentang penyediaan khemah untuk kejohanan. Penyediaan khemah ini akan dibantu oleh En. Ghasid dan En Gopal a/l Raman (JK Tekn ik dan Tenaga Bantu) : Sediakan 2 unit Khemah di tempat penamat dan payung-payung besar seberapa yang ada. : Senaraikan semua JK yang memerlukan khemah dan bekalkan khemah dan payung-payung yang diperlukan. 2.6 JK Jamuan, Makan-Minum Pegawai Pn. Mazni Mohd Sheriff, PK Kokurikulum SMK Seksyen 19, diminta menyediakan Anggaran Perbelanjaan dan menghubungi Pembekal Makanan yang sesuai (cth. Aini Catering) bagi membekalkan makanan dan minuman untuk pegawai yang bertugas semasa kejohanan berlangsung. Perbelanjaan yang terlibat akan dibiayai oleh PPD Petaling Perdana. En. Ghasid menerangkan penyediaan air minuman untuk pegawai sebanyak 4 botol sehari (Pagi : 2 botol, Petang : 2 botol) 2.6 JK Siaraya dan Sistem PA Kemudahan siaraya dan sistem PA telah disewa bersama-sama dengan penyewaan kemudahan Stadium MBPJ, Kelana Jaya oleh PPD Petaling Perdana. : Hubungi En. Roslan dan tugaskan seorang guru dan pelajar-pelajar sebagai pembantu untuk bertugas semasa kejohanan. JK ini perlu bekerjasama dengan JK Teknik dan Juruacara Pertandingan. En. Ghasid sedia membantu sekiranya ada sebarang masalah. 5

6 2.7 JK Keputusan dan Statistik Cik Chin Kim Har (SMK Seksyen 16) meminta disediakan satu unit pencetak dan katrij untuk pencetakan keputusan. En. Kannathasan a/l Arunasalam akan menyediakan satu unit komputer dan beliau memerlukan 1 unit pencetak tambahan. En. Kannathasan memohon JK Pertandingan menyediakan satu unit pencetak dan satu unit komputer riba untuk JK ini. Komputer riba (lap-top) perlu dihantar kepada En. Kannathasan lebih awal untuk 'set-up'. : JK Pertandingan (SMK Seri Indah) akan meminta En. Awang (Guru ICT) untuk menyediakan satu unit pencetak dan satu unit komputer riba untuk kegunaan JK Keputusan dan Statistik. En. Awang akan berurusan dengan En. Ghasid (Penyelia Sukan, PPD Petaling Perdana) untuk mendapatkan 2 unit pencetak untuk tujuan tersebut. SMK Seri Indah En. Ghasid Salleh Bilik Statistik di Tingkat atas stadium akan digunakan oleh JK Statistik semasa kejohanan berlangsung. Penyelarasan Kerja antara Cik Chin, Pn. Asma dan En. Kanna perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti berdasarkan pengalaman masa lampau agar semuanya berjalan lancar semasa kejohanan. Pengumuman keputusan rasmi akan dibuat oleh oleh juruacara kejohanan dan kemudiannya di tampal di papan kenyataan Keputusan Rasmi di stadium. En. Kanna akan mengikhtiarkan pemaparan keputusan secara elektronik menggunakan LCD di suatu sudut stadium yang strategik. 2.8 JK Keselamatan dan Lalu Lintas : i. Buat rondaan dan sekiranya terkesan sesuatu yang mencurigai, lapor kepada polis untuk tindakan. ii. Larang sesiapa sahaja untuk membawa topi keledar masuk ke stadium. iii. Berikan peringatan supaya tidak membawa barangan berharga ke stadium demi keselamatan. iv. Sediakan Pas Petugas dan Pelekat (sticker) untuk Pegawai-pegawai & Pelajar-pelajar yang bertugas. v. Sediakan bilangan petugas (Guru dan Pelajar) yang secukupnya setiap hari dan sepanjang kejohanan. vi. Pantau Bilik Persalinan di stadium yang akan digunakan oleh atlet untuk menyalin pakaian. 6

7 2.9 JK Jemputan & Sambutan : i. Sediakan Surat dan Kad Jemputan kepada Tetamu Kehormat. ii. Sediakan Surat dan Kad Jemputan kepada PPD untuk menyampaikan ucapan dalam Majlis Penutup. iii. Hantar surat jemputan kepada pihak yang berkenaan untuk menyampaikan hadiah sepanjang kejohanan JK Buku Program : i. Sediakan Kata Alu-aluan PPD PP dan Kata Alu-aluan Pengerusi JK Pelaksana untuk dimuatkan di dalam Buku Program. ii. Dapatkan gambar foto dan kelulusan daripada Pengetua SMK Seri Indah dan PPD Petaling Perdana iii. Semua JK diminta menghantar senarai AJK bagi Jawatankuasa Kecil masing-masing kepada En. Hassan bin Taslim (skpu1.gb@gmail.com) En. Yeong Weng Fatt (yeongwf@gmail.com) iv. Sediakan 200 naskhah Buku Program untuk diedarkan pada hari penutup kejohanan (7 Mac 2011). 120 = Pegawai, 10 = VIP, 70 = Sekolah v. Buku Program akan dicetak pada 23 Februari JK Teknik dan Tenaga Bantu Pengangkutan untuk 40 orang ahli Kelab QM akan disediakan oleh PPD Petaling Perdana. : Encik Gopal berhubung dengan En. Ghasid untuk mengatur pengangkuatan untuk ahli-ahli Kelab QM. 3.0 Ucapan Pengerusi Teknik Pelajar-pelajar Tingkatan 6 dilarang mengambil bahagian. Amalan 'False Start' 2 Kali (iaitu pembatalan pada kali kedua) diamalkan. Hal ini akan diumumkan kepada Pengurus-pengurus Pasukan dalam Mesyuarat Pengurus Pasukan pada Dalam kejohanan peringkat MSS (Selangor), setiap daerah diwajibkan menghantar 1 hingga 3 atlet bagi setiap acara yang dipertandingkan. Bagi kejohanan MSSD Petaling Perdana, sistem markah (Points System) dipraktikkan. Kejohanan Merentas Desa MSSM yang akan berlangsung di Sarawak pada akan mengganggu penyertaan atlet tertentu daripada bertanding dalam Kejohanan MSSD Petaling Perdana. Namun perkara ini tidak dapat dielakkan. 7

8 4.0 Taklimat Sistem Pendaftaran Peserta K-Olahraga oleh En. Kannathasan a/l Arunasalam. En. Kannathasan memberikan penjelasan tentang tatacara pendaftaran atlet secara online menerusi internet. Tarikh tutup pendaftaran adalah pada 17 Februari En. Kannathasan akan memberikan taklimat tentang tatacara pendafataran ini dalam Mesyuarat Pengurus Pasukan (1) pada 27 Januari En. Kanna 5.0 Sumbangan Ikhlas daripada Sekolah yang Menyertai Kejohanan. En. Ghasid mengedarkan Anggaran Perbelanjaan kepada setiap Jawatankuasa untuk dijadikan panduan dalam merancang bajet masing-masing. Setelah mengambil kira pandangan semua pihak, keputusan dicapai dengan penetapan RM50 yang boleh diperoleh daripada PIBG, Kantin Sekolah atau Kedai Buku Sekolah sebagai sumbangan ikhlas bagi menampung sebahagian daripada pembiayaan pengelolaan kejohanan pada tahun ini. Cek yang dikeluarkan hendaklah disediakan atas nama PIBG, SMK Seri Indah. Hal sumbangan RM50 daripada setiap sekolah yang mengambil bahagian akan diumumkan dalam Mesyuarat Pengurus Pasukan (1) pada En. Ghasid Salleh 6.0 Peringatan Tentang Tarikh Mesyuarat i. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana (1) 24 Januari 2011, SMK Seri Indah ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana (2) 21 Februari 2011, Stadium MBPJ iii. Mesyuarat Pengurus Pasukan (1) 27 Januari 2011, SMK Seri Indah iv. Mesyuarat Pengurus Pasukan (2) 24 Februari 2011, SMK Seri Indah JK Pelaksana dan Pengurus Pasukan Disediakan oleh : Disahkan oleh : YEONG WENG FATT FADZILLAH BT. MAARIF Setiausaha Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Jawatankuasa Pelaksana Kejohanan Balapan dan Padang Kejohanan Balapan dan Padang MSSD Petaling Perdana Kali Ke 4 MSSD Petaling Perdana Kali Ke 4 8