Flint Group Dasar Hadiah Dan Hiburan

Transkripsi

1 Flint Group Dasar Hadiah Dan Hiburan

2 I TUJUAN Memberi dan menerima ihsan perniagaan (hadiah, sajian, perjalanan dan hiburan) merupakan amalan perniagaan biasa yang dilakukan untuk mengeratkan lagi perhubungan dengan rakan-rakan niaga kami. Pada masa yang sama, amatlah penting untuk disedari bahawa ihsan perniagaan - sama ada diberi ataupun diterima - tidak menjejaskan, atau kelihatan seolah-olah menjejaskan, keupayaan kami untuk membuat keputusan perniagaan secara objektif dan adil. Reputasi cemerlang Flint Group dibina berlandaskan produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang terunggul, dengan Integriti sebagai salah satu daripada Prinsip Panduan kami Kami mesti sentiasa memastikan bahawa keputusan perniagaan yang kami buat, serta keputusan yang dibuat oleh rakan niaga kami, berdasarkan merit produkproduk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan berbanding respons terhadap pemberian hadiah, sajian atau hiburan. Dasar Hadiah dan Hiburan ini ( Dasar ) menetapkan garis-garis panduan dan pengehadan terhadap pertukaran hadiah, hidangan, sajian dan hiburan di bawah dengan sesiapa yang kini mempunyai perhubungan perniagaan atau bakal mempunyai perhubungan perniagaan dengan Flint Group. Dasar tersebut juga menjadikan kedudukan Flint Group jelas dalam hubungan dengan pegawai-pegawai Kerajaan. Dasar Hadiah dan Hiburan Flint Group mencerminkan komitmen Syarikat untuk memastikan bahawa penerimaan atau penawaran hadiah dan hiburan adalah munasabah dan wajar, dan tertakluk kepada kajian semula pihak pengurusan. Sebagai peraturan keemasan, sentiasa berhati-hati semasa berurusan dengan perkara-perkara ini. Berbincang dengan pengurus, jabatan undang-undang atau pasukan Integriti dan Pematuhan sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kesangsian sama ada anda melakukan perkara yang betul dalam hal pemberian atau penerimaan hadiah atau hiburan. Dasar-dasar tersebut tidak dapat meliputi kesemua kemungkinan dan sekiranya anda sangsi, tanyalah pengurus anda atau rujuk kepada Jabatan Undang-undang. II SKOP Dasar ini merangkumi semua hadiah, sajian, perjalanan dan hiburan yang diberi atau diterima antara Flint Group dan pihak-pihak ketiga yang menjalankan perniagaan bersama Flint Group (cth., pelanggan, pembekal, pengedar, ejen dsbnya). Dasar tersebut merangkumi semua pengarah, pegawai, pekerja Flint Group, dan juga kontraktor dan perunding yang menjalankan perniagaan bagi pihak Flint Group. III PERNYATAAN DASAR Flint Group melarang sama sekali pemberian atau penerimaan hadiah dan hiburan sebagai ganjaran atau galakan bagi layanan utama. Dalam keadaan-keadaan tertentu, pemberian dan penerimaan hadiah-hadiah dan hiburan yang bernilai sederhana boleh diterima. Misalan, sajian makan semasa temu janji perniagaan boleh menyediakan cara yang selesa untuk bertukar-tukar maklumat. Walau bagaimanapun, bergantung pada saiz, kekerapan dan dalam situasi ia diberikan, ia boleh dianggap sebagai rasuah, bayaran politik atau pengaruh yang tidak wajar dalam melanggar Akta Amalan Rasuah Asing A.S. ( FCPA ), Akta Rasuah U.K. dan/atau undang-undang nasional yang berkenaan. Seperti yang dinyatakan dalam Tatakelakuan, Flint Group melarang sama sekali, membuat atau menyebabkan tawaran itu dibuat, menjanjikan, menghadiahkan, atau meluluskan bayaran atau faedah lain, bantuan, atau layanan baik sama ada secara langsung ataupun tidak langsung kepada mana-mana pegawai kerajaan. Pelanggaran dasar ini boleh menyebabkan tindakan disiplin dikenakan sehingga dan termasuk pemberhentian kerja ini juga boleh berlaku dalam kes-kes sivil atau prosiding jenayah yang serius. A HADIAH-HADIAH Sebelum menawarkan, memberi atau menerima hadiah, anda mesti menyemak semula dan mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan di bawah. Ujian penting yang mesti kami guna pakai adalah sama ada hadiah atau hiburan tersebut bertujuan atau ditafsirkan munasabah, sebagai ganjaran atau galakan bagi bantuan atau layanan utama. Jika jawapannya tersebut ya, perkara itu dilarang sama sekali di bawah Dasar ini. Bagaimanakah anda tahu jika suatu hadiah, hiburan, perjalanan atau hospitaliti yang ditawarkan oleh Flint Group atau kepada Flint Group boleh diterima? Pertama, semak semula Dasar ini untuk panduan. Kemudian, berundurlah satu langkah ke belakang dan tanya diri anda soalan yang berikut: - Apakah tujuannya? Adakah bertujuan menjalinkan hubungan atau sesuatu yang sebaliknya? - Apa akan terjadi sekiranya butir-butir tersebut dipaparkan pada muka depan surat khabar? - Bagaimana pula sekiranya situasi tersebut terbalik dan pesaing Flint Group pula yang memberi hadiah tersebut? Adakah perkara tersebut kelihatan tidak wajar atau tidak adil kepada anda? Jika anda dapati sukar untuk memberi jawapan yang selesa kepada salah satu daripada soalan di atas, sila rujuk kepada pengurus anda atau ahli jabatan Undangundang. Tambahan lagi, sekiranya anda kurang pasti jika anda boleh menerima sesuatu yang bernilai, sila rujuk kepada pengurus anda. Jika pengurus anda sedang menyertai urusan tersebut, sila rujuk kepada pengurus pada tahap yang lebih tinggi, atau hubungi jabatan undang-undang. 2 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

3 Sifat integriti mesti dipertimbangkan pada setiap masa adakah kami pasti kami telah berkelakuan dalam cara yang boleh diterima dari segi hadiah atau layanan mesra yang telah kami beri atau terima? Apakah itu Hadiah? Hadiah adalah sesuatu yang bernilai, termasuk wang tunai, sijil hadiah, bantuan, perkhidmatan dan janji untuk melakukan sesuatu pada masa hadapan, yang anda - atau sesiapa dalam keluarga anda, isian rumah anda atau dengan pihak yang anda mempunyai hubungan peribadi yang rapat, atau sesiapa yang bertindak mengikut arahan anda (termasuk ejen dan pihak-pihak ketiga yang lain) sama ada yang diberi ataupun diterima. Hadiah yang dibeli dengan wang anda, atau sebahagiannya dengan wang anda, termasuk dalam Dasar ini. Lihat lampiran 1 untuk contoh-contoh item yang diliputi oleh dasar ini: Hadiah boleh dianggap wajar jika ia tidak diminta, berkaitan dengan perniagaan, bukan wang tunai atau boleh digunakan sebagai wang tunai (sebagai contoh, sijil hadiah tidak diterima), dan mempunyai nilai minimum seperti hadiah (di bawah EUR 50) yang mempromosi, mendemonstrasikan atau menerangkan produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan Flint Group Menerima atau memberi Hadiah atau hiburan DILARANG sama sekali dalam situasisituasi tertentu: Semasa Proses Perolehan/Jualan formal: Anda tidak boleh memberi atau menerima hadiah atau ihsan perniagaan sekiranya anda terlibat dalam mana-mana peringkat proses perolehan / jualan formal (di mana Flint Group sama ada merupakan pelanggan semasa atau bakal pelanggan atau penyedia perniagaan). Apabila bertujuan mempengaruhi atau memberi ganjaran kepada penerima: Memberi atau menerima hadiah-hadiah yang boleh mempengaruhi atau kelihatan seolah-olah mempengaruhi pertimbangan penerima adalah tidak wajar dan boleh dikenakan hukuman sivil atau jenayah. Jika sesiapa menawarkan atau meminta hadiah sebagai pertukaran untuk perniagaan atau apa-apa jenis perkhidmatan, anda mesti menolaknya dan menghubungi pengurus barisan dan Jabatan Undang-undang dengan segera. Wang tunai dan hadiah bersamaan nilai wang: Hadiah dalam bentuk wang tunai atau bersamaan nilai wang dilarang sama sekali atau pertukaran hadiah untuk wang tunai, produk atau perkhidmatan tidak dibenarkan. Sebagai contoh, pemberian sijil hadiah tidak boleh diterima. Memberi Hadiah Hadiah-hadiah dengan nilai muka berjumlah RM100 (dalam satu tahun kalendar kepada penerima yang sama) dibenarkan tanpa mendapatkan kelulusan tambahan (dengan pengecualian bagi hadiah kepada pegawai kerajaan, lihat Seksyen D). Amaun-amaun yang lebih tinggi memerlukan kelulusan bertulis pada Borang A yang dilampirkan daripada eksekutif EMT yang bertanggungjawab, dengan satu salinan dihantar kepada jabatan kewangan dan perakaunan tempatan. Menerima Hadiah Jika hadiah(-hadiah) mempunyai nilai muka yang melebihi EUR 50 (dalam satu tahun kalendar dari pemberi hadiah yang sama), anda mesti mengembalikan hadiah tersebut dengan memberi suatu penerangan bahawa piawaian Flint Group tidak membenarkan anda menerima hadiah-hadiah sedemikian. Apabila mengembalikan item yang mudah rosak itu tidak wajar, ia harus didermakan tanpa mendedahkan identiti pemberi kepada badan amal atau diterima bagi pihak Flint Group dan dikongsi dengan semua pekerja di pejabat. Diskaun atau layanan utama daripada penyedia perniagaan hanya boleh diterima jika mereka terkenal dan tersedia kepada semua pekerja Flint Group di negara itu sebagai contoh kad diskaun membeli-belah. Pengarah, pegawai dan pekerja Flint Group dilarang sama sekali menerima hadiah dalam bentuk wang tunai atau hadiah bersamaan nilai wang (termasuk kad hadiah). B HIBURAN Membayar untuk sajian perniagaan yang biasa dan berpatutan sempena aktiviti perniagaan yang sah adalah wajar dan dibenarkan. Walau bagaimanapun, sajian atau hiburan secara berlebihan dan mewah dilarang sama sekali oleh Dasar ini. Apakah itu Hiburan? Hiburan termasuk perjalanan, penginapan hotel, sajian dan acara-acara budaya atau sukan yang anda hadiri bersama pelanggan, penyedia perniagaan atau rakan niaga Flint Group yang lain. (Melainkan anda menghadiri acara tersebut dengan penerima, pemberian sajian atau tiket ke acara-acara tersebut bukanlah hiburan, tetapi sebaliknya hadiah dan tertakluk kepada pengehadan hadiah dalam Dasar ini.) Apakah Hiburan yang Wajar? Nilai dan kekerapan hiburan mesti dipantau dengan rapi kerana kedua-duanya boleh dilihat secara zahirnya sebagai pemberian rasuah. Jika perbelanjaan tersebut adalah di bawah amaun yang berikut bagi setiap kejadian dan berlaku berhubung dengan orang yang sama, tidak lebih daripada empat (4) kali setahun, kelulusan tambahan tidak diperlukan: EURO 25 setiap orang sarapan EURO 100 setiap orang makan tengah hari EURO 100 setiap orang makan malam EURO 100 setiap orang hiburan lain (seperti tiket ke acara sukan) Jika anda bercadang untuk menyediakan hiburan yang menjangkaui had-had ini, anda mesti mendapat kelulusan terlebih dahulu secara bertulis daripada ahli EMT yang bertanggungjawab. Amaun-amaun yang tinggi atau penyediaan hiburan yang lebih kerap mungkin wajar dalam situasi khas atau akibat kos sara hidup yang lebih tinggi di negara tertentu. Amaun-amaun yang lebih rendah boleh ditetapkan bagi F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 3

4 negara-negara tertentu di mana kos yang lebih rendah bagi mata wang tempatan adalah lebih wajar diluluskan oleh ahli EMT yang bertanggungjawab dan Timbalan Presiden Sumber Manusia, Komunikasi dan Integriti dan Pematuhan. Meskipun Flint Group menjangka pekerjanya mengikut had-had ini setakat mana yang mungkin, jika anda secara tidak sengaja berbelanja lebih daripada apa yang dijangka atas hiburan, anda boleh memohon untuk pasca-kelulusan daripada eksekutif EMT yang bertanggungjawab. Pasca-kelulusan hendaklah menjadi satu pengecualian dan permintaan berulang kali tidak digalakkan dan mungkin tidak dibayar balik. Pekerja hanya boleh menawarkan atau menerima hiburan yang wajar, berpatutan bagi tujuan promosi, yang ditawarkan atau diterima secara biasa dalam perhubungan yang wujud, dan apabila perkara mengenai perniagaan dibincangkan. Walau bagaimanapun, kesesuaian suatu jenis hiburan tertentu, kedua-duanya bergantung pada kemunasabahan perbelanjaan tersebut dan juga jenis aktiviti yang terlibat. Acara-acara seperti Pertandingan Golf di mana pelanggan dijemput dan terangkum dalam skop dasar ini mewajarkan penyediaan hiburan, selagi hiburan tersebut tidak terlalu mewah dan berpatutan. Acara-acara utama seperti ini memerlukan kelulusan daripada ahli EMT yang bertanggungjawab dan juga Ketua Pegawai Eksekutif. Gaya-gaya hiburan yang berkemungkinan menjejaskan reputasi Flint Group secara amnya dan khususnya sebagai syarikat tanpa diskriminasi, sentiasalah tidak wajar. Sebagai contoh, tempat-tempat hiburan dewasa pastinya tidak wajar. Invois-invois yang mengandungi deskripsi barangan atau perkhidmatan palsu, sekiranya diserahkan untuk menyokong tuntutan perbelanjaan, akan dilayan sebagai perakaunan palsu oleh individu yang menyerahkan borang perbelanjaan tersebut. C PERJALANAN Apa-apa permintaan untuk pembayaran perjalanan bagi pelanggan semasa atau bakal pelanggan hanya boleh diluluskan oleh ahli EMT yang bertanggungjawab dan hanya akan diluluskan jika ianya bona fide, berpatutan dan berhubung secara langsung kepada sama ada (a) promosi, pembentangan atau penerangan produk atau perkhidmatan, atau (b) pelaksanaan atau prestasi kontrak dengan pelanggan tersebut. Apa-apa perjalanan yang akan ditanggung oleh pembekal juga perlu diluluskan oleh ahli EMT yang bertanggungjawab. D PEGAWAI KERAJAAN Seperti yang dinyatakan dalam Tatakelakuan, dengan hanya satu pengecualian seperti perincian di bawah, Flint Group melarang sama melarang sama sekali, membuat atau menyebabkan tawaran itu dibuat, janji, hadiah, atau kelulusan bayaran atau faedah lain, bantuan, atau layanan baik sama ada secara langsung ataupun tidak langsung kepada mana-mana pegawai kerajaan sama ada pada peringkat kebangsaan, serantau, negeri atau peringkat tempatan di bawah apaapa keadaan tanpa kelulusan bertulis lebih awal daripada Jabatan Undang-Undang. Tiada nilai minimum yang boleh diterima tanpa perolehan kelulusan terlebih dahulu mahupun item-item yang kecil dalam nilainya seperti kek, coklat dsbnya untuk pegawai kerajaan. Seorang pegawai kerajaan merangkumi mana-mana pegawai rasmi atau pekerja pihak kerajaan di mana jua di dunia, dari mana-mana peringkat. Dengan satu pengecualian seperti diperincikan di bawah, Flint Group melarang sama sekali membuat atau menyebabkan tawaran itu dibuat, menjanjikan, menghadiahkan, atau meluluskan bayaran atau faedah lain, menyebelahi entiti milik kerajaan atau entiti di bawah kawalan kerajaan seperti universiti atau syarikat-syarikat utiliti; parti-parti politik atau organisasi-organisasi antarabangsa awam seperti Pertubuhan Perdagangan Dunia. Satu-satunya pengecualian kepada peraturan ini adalah bagi pelanggan yang dimiliki secara separa ataupun sepenuhnya oleh pihak kerajaan. Hadiah-hadiah dan hiburan kepada pelanggan sedemikian yang dimiliki oleh pihak kerajaan boleh diperuntukkan dalam situasi-situasi tertentu, namun ditekankan hanya dengan mendapatkan kelulusan terlebih dahulu secara bertulis daripada Jabatan Undang-undang, tanpa mengambil kira nilai hadiah/hiburan tersebut. E TATACARA PERAKAUNAN UNTUK HADIAH DAN HIBURAN Untuk memastikan bahawa hadiah-hadiah dan hiburan tersebut wajar, rekod-rekod yang jelas bagi semua pemberian hadiah atau hiburan dan kelulusan untuknya mesti dikekalkan oleh pasukan perakaunan dan kewangan serantau. Apa-apa perbelanjaan untuk hadiah atau hiburan mesti direkodkan dengan rapi dan lengkap dalam akaun dan rekod Flint Group dan dimasukkan secara berasingan dalam laporan-laporan perbelanjaan. Rekod-rekod sedemikian termasuk, sekurang-kurangnya, tarikh, deskripsi dan nilai hadiah atau hiburan tersebut, dan nama dan gelaran setiap penerima/hadirin tersebut. Anda mestilah sentiasa menyerahkan resit asal bagi hadiah atau hiburan. Dalam keadaan yang melibatkan pengedaran hadiah kepada kumpulan-kumpulan yang besar, rekod-rekod sedemikian mesti mengandungi nama dan gelaran ketua kumpulan, bilangan penerima, dan deskripsi ringkas tentang acara tersebut. Jabatan perakaunan memerlukan maklumat sedemikian disertakan dengan keizinan dan permintaan pembayaran balik yang relevan. Kelulusan untuk hadiah, perjalanan, layanan baik dan perbelanjaan hiburan adalah tanggungjawab pengurus barisan. Jabatan perakaunan tidak akan memproses permintaan bagi kebenaran pembayaran atau pembayaran balik melainkan kelulusan yang diperlukan telah diperoleh. Jika jabatan perakaunan menerima permintaan sedemikian sebelum perbelanjaan tersebut dilakukan, jabatan perakaunan akan meminta pekerja yang membuat permintaan untuk melengkapkan tatacara yang diperlukan. Jika jabatan perakaunan menerima permintaan sedemikian selepas perbelanjaan dibuat, jabatan perakaunan akan memaklumkan ahli EMT serta-merta dan tidak akan memproses permintaan sedemikian sehingga diarahkan berbuat demikian oleh ahli EMT yang bertanggungjawab. Pekerja dilarang mengambil langkah-langkah untuk mengelak kelulusan, 4 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

5 dokumentasi dan/atau keperluan resit sebagai sebahagian daripada proses pembayaran balik, seperti: - Membahagikan perbelanjaan antara para hadirin atau langkah-langkah sepertinya demi mengurangkan jumlah atau kos setiap orang pada setiap resit. - Membahagikan tuntutan pembayaran balik bagi perbelanjaan hiburan antara tuntutan perbelanjaan untuk menyorok/menopeng amaun yang sepenuhnya. - Memberi deskripsi yang tidak lengkap atau mengelirukan tentang jenis perbelanjaan, atau meninggalkan maklumat yang penting bagi pelulus dan/atau juruaudit; atau hadirin). Salah nyata yang dilakukan secara sengaja seperti yang di atas boleh menyebabkan tindakan disiplin dikenakan sehingga dan termasuk pemberhentian kerja. Kegagalan oleh pengurus barisan untuk meneliti tuntutan hiburan dan perbelanjaan secara rapi boleh menyebabkan tindakan disiplin diambil. Pengawal Kewangan Kumpulan akan menyelia jabatan perakaunan dalam pelaksanaan tatacara ini. Dasar tersebut diluluskan oleh Antoine Fady Ketua Pegawai Eksekutif Flint Group Tarikh berkuatkuasa: 1 April Memalsukan senarai hadirin (cth., memasukkan lebih ramai hadirin daripada yang sebenarnya hadir untuk menurunkan kos setiap orang ataupun tidak memasukkan Lampiran 1 contoh-contoh hadiah dan hiburan yang dirujuk dalam dasar ini Hadiah Hiburan - Sebotol wain atau bakul hadiah (hamper) - Makanan/minuman - Tiket kepada acara sukan, muzik, kebudayaan atau acara-acara lain (di mana pekerja Flint Group dan pekerja pihak ketiga menyediakan atau menerima tiket tidak menghadiri acara tersebut bersama) - Tiket kepada acara sukan, muzik, kebudayaan atau acara-acara lain (di mana pekerja Flint Group dan pekerja pihak ketiga menyediakan atau menerima tiket menghadiri acara tersebut bersama-sama) - Perjalanan/penginapan yang tidak berkaitan dengan suatu persidangan perniagaan - Perjalanan/penginapan yang berkaitan dengan suatu persidangan perniagaan - Wang tunai atau nilai bersamaan wang tunai (cth. sijil hadiah dan kad hadiah) - Barangan (cth., pakaian, koleh, pen, kolektibel) - Permainan golf bersama pelanggan - Acara-acara utama di mana Flint Group menjadi tuan rumah bagi pelanggan seperti pameran, acara sukan dsbnya - Sumbangan amal F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 5