BAB II : STRUKTUR GOVERNANCE

Transkripsi

1

2

3 Code of Corporate Governance Pedoman Tata Kelola Perusahaan. DAFTAR ISI Daftar Isi Hal BAB I : PENDAHULUAN 1 A. Maksud Pedoman 2 B. Tujuan Penerapan GCG 2 C. Ruang Lingkup 3 D. Prinsip-prinsip GCG 3 E. Visi dan Misi PERTAMEDIKA 4 F. Tata Nilai PERTAMEDIKA 4 BAB II : STRUKTUR GOVERNANCE A. Pemegang Saham dan RUPS 6 B. Komisaris 9 C. Direksi 15 D. Komite Audit 19 E. Sekretaris Perusahaan 22 F. Satuan Pengawasan Intern (SPI) 25 G. Auditor Eksternal 28 BAGIAN III: PROSES CORPORATE GOVERNANCE A Rapat Umum Pemegang Saham, Komisaris dan Direksi 30 B Pengangkatan dan Pemberhentian Komisaris dan Direksi 37 C Program Pengenalan bagi Anggota Komisaris dan Direksi yang baru 39 D Pendelegasian Wewenang RUPS, Komisaris, dan Direksi 40 E Media Komunikasi dan Informasi 42 F Benturan Kepentingan dan Larangan Mengambil Keuntungan Pribadi 44 G Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) 45 H Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) 47 I Pengelolaan Kegiatan Operasional Perusahaan 49 i

4 Code of Corporate Governance Pedoman Tata Kelola Perusahaan. J Pengadaan Barang dan Jasa 55 K Pengelolaan Aset 55 L Sistem Penilaian Kinerja dan Remunerasi 56 M Manajemen Resiko 60 N Tata Kelola Teknologi Informasi (ITGovernance ) 63 O Corpotare Social Responsibility 65 P Hubungan Perusahaan dengan Unit Usahanya 67 Q Pelaporan 68 R Penunjukan Auditor Eksternal 71 S Etika dan Perilaku 72 BAB IV: PENGELOLAAN HUBUNGAN DENGAN STAKEHOLDERS A Umum 74 B Hak dan Partisipasi Stakeholders 74 C Pengelolaaan Stakeholders 75 BAB V: PENUTUP 81 ii

5 BAB I PENDAHULUAN PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA) memiliki komitmen untuk melaksanakan prinsip-prinsip Good Corporate Governance sebagai landasan operasional pengelolaan kegiatan usaha. Untuk mewujudkan komitmen tersebut telah digali nilai-nilai ataupun ketentuan-ketentuan perusahaan yang dituangkan dalam suatu Code of Good Corporate Governance (Code of GCG) yang akan digunakan sebagai acuan, baik bagi Pemegang Saham, Komisaris, Direksi, manajemen maupun jajaran perusahaan lainnya dalam melaksanakan praktik-praktik Good Corporate Governance di lingkungan PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA). Code Of GCG ini disusun dengan mengacu kepada ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara, Surat Keputusan Menteri BUMN Nomor: KEP- 117/M-MBU2002, Anggaran Dasar Perseroan, Code of Corporate Governance dari Komite Nasional Kebijakan Corporate Governance serta ketentuan-ketentuan best practices lainnya yang mengatur mekanisme kerja Organ Perseroan yang terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham, Komisaris, dan Direksi. Code of GCG bersifat dinamis, sehingga dari waktu ke waktu dapat disesuaikan dengan dinamika dan laju dunia bisnis dan struktur masyarakat yang terus berkembang. Dengan demikian, Code ini pada hakekatnya dapat selalu berubah (evolutionary in nature) dan harus dibaca serta dikaji hubungannya dengan perubahan lingkungan strategis yang dapat diantisipasi dari waktu ke waktu, baik yang bersifat internal maupun eksternal, baik di tingkat nasional maupun di tingkat internasional. 1

6 A. Maksud Pedoman Code of GCG ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman atau acuan bagi Pemegang Saham, Komisaris, Direksi dan seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance) di lingkungan PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA) dan di semua unit-unit usaha yang dimiliki oleh PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA) B. Tujuan Penerapan GCG Penerapan Good Corporate Governance pada PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA) bertujuan untuk: 1. Memaksimalkan nilai pemegang saham melalui peningkatan daya saing usaha yang pada akhirnya memaksimalkan laba, yang diperoleh dari penerapan praktik penata-kelolaan pada PT PERTAMEDIKA dan pada unit-unit usaha perusahaan sebagai suatu kelompok usaha yang terintegrasi, saling menunjang, dan berjalan seiring menuju visi perusahaan. 2. Mewujudkan sistem manajemen perusahaan yang profesional dengan bercirikan kerja sistematis, efisien, transparan, akuntabel, dan bertanggung jawab, serta sadar risiko. 3. Meningkatkan kemandirian perusahaan terhadap praktik-praktik yang bertentangan dengan prinsip-prinsip good corporate governance. 4. Mendorong tumbuh dan berkembangnya budaya perusahaan yang positif yang berlandaskan kepada nilai moral yang tinggi, kepatuhan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kesadaran akan adanya tanggungjawab sosial perusahaan kepada stakeholders. 5. Meningkatkan citra dan menjadikan PT Pertamedika sebagai tempat kerja yang membanggakan para karyawannya. 2

7 C. Ruang Lingkup Ruang lingkup pemberlakuan Code Of GCG ini adalah pada: 1. Pemegang Saham PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA). 2. Komisaris PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA). 3. Direksi PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA). 4. Jajaran manajemen dan karyawan di lingkungan PT Pertamedika Bina Medika (PERTAMEDIKA). D. Prinsip-prinsip GCG Prinsip-prinsip GCG adalah : 1. Transparansi (Transparancy) Keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan mengemukakan informasi materiil dan relevan mengenai perusahaan. 2. Akuntabilitas (Accountability) Kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif; 3. Pertanggungjawaban (Responsibility) Kesesuaian didalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat; 4. Kemandirian (Independency) Keadaan dimana perusahaan dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat. 5. Kewajaran (Fairness) Keadilan dan kesetaraan didalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundangundangan yang berlaku; 3

8 E. Visi dan Misi Pertamedika 1. Visi Pertamedika Menjadi perusahaan jaringan bisnis kesehatan yang mandiri dan profesional di Indonesia yang berstandar Internasional. 2. Misi Pertamedika 2.1. Menjunjung tinggi etika profesi Membangun sumber daya manusia (SDM) yang profesional untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi Membangun jaringan bisnis kesehatan dari hulu sampai hilir Memberikan jasa layanan kesehatan bagi pegawai BUMN dan keluarganya serta masyarakat luas dengan berorientasi kepada kepuasan stakeholders (pelanggan, mitra kerja, pekerja dan pemegang saham) Mengelola rumah sakit, poliklinik dan fasilitas kesehatan lainnya secara mandiri, efektif dan efisien Turut serta dalam program peningkatan taraf kesehatan masyarakat. F. Tata Nilai Unggulan Pertamedika. Tata Nilai Unggulan Pertamedika yang terkandung dalam La PRIMA merupakan landasan pengembangan mindset bagi segenap insan PERTAMEDIKA. La PRIMA : adalah merupakan sikap dan tindakan setiap individu, tanpa dalam melakukan upaya terbaik / komitmen untuk mencapai tujuan perusahaan. Sikap dasar tersebut meliputi: 1. Layanan: Mempersembahkan perhatian dan kepedulian kami bagi sesama disertai dengan semangat untuk terus memberi dan berbagi yang merupakan totalitas dari pelayanan kami. 4

9 2. Profesional : Seluruh pengabdian, kami dedikasikan sepenuh hati dalam bingkai keahlian yang karyanya dapat dipertanggungjawabkan secara profesional seraya menjunjung tinggi etika profesi. 3. Ramah: Dengan dilandasi perasaan hati yang bersahabat disertai perilaku yang santun, senyum penuh kahangatan, penuh perhatian, responsif, memberi ketenangan dan kenyamanan merupakan pedoman kami dalam memberikan pelayanan. 4. Ikhlas: Pengabdian dan pelayanan yang kami berikan, senantiasa dilandasi dengan keikhlasan sebagai wujud ibadah kepada Tuhan Yang Maha Esa. 5. Mutu: Dalam melaksanakan tugas, kami menjadikan keunggulan dan keutamaan kualitas mutu pelayanan sebagai pedoman utama. 6. Antusias: Pelayanan kepada sesama senantiasa disertai dengan penuh perhatian, semangat yang tinggi dan percaya diri. 5

10 BAB II STRUKTUR GOVERNANCE A PEMEGANG SAHAM DAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS) 1 Pemegang Saham Pemegang saham adalah stakeholder perusahaan dengan prioritas tertinggi. Pemegang saham sebagai pemilik modal, memiliki hak dan tanggung jawab atas perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan anggaran dasar perusahaan Pada dasarnya seluruh pengelolaan perusahaan ditujukan untuk sebesar-besarnya peningkatan nilai jangka panjang dari pemegang saham karenanya kewenangan tertinggi dalam perusahaan berada di tangan pemegang saham Kewenangan pemegang saham dilaksanakan melalui mekanisme Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) RUPS adalah organ perusahaan yang memegang kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan memegang segala wewenang yang tidak diserahkan kepada direksi atau komisaris. RUPS sebagai organ perusahaan merupakan wadah para pemegang saham untuk mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang ditanam dalam perusahaan, dengan memperhatikan ketentuan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan. Melalui RUPS, pemegang saham memberikan amanat kepada direksi untuk melaksanakan pengurusan atau mengelola perusahaan dan kepada komisaris untuk mengawasi (oversee) 6

11 dan memberikan nasihat dalam pelaksanaan pengurusan perusahaan oleh direksi. Hak pemegang saham harus dilindungi agar pemegang saham dapat melaksanakan hak-haknya berdasarkan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1.1 Hak hak Pemegang Saham Menghadiri dan memberikan suara dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Memperoleh informasi material mengenai perusahaan secara tepat waktu dan teratur Menerima pembagian dari keuntungan perusahaan yang diperuntukkan bagi pemegang saham dalam bentuk deviden Memperoleh penjelasan lengkap dan informasi yang akurat berkenaan dengan penyelenggaraan RUPS, sistem penggajian dan fasilitas bagi setiap anggota komisaris dan direksi, dan informasi keuangan atau hal-hal lain yang menyangkut perusahaan yang dimuat dalam laporan tahunan dan keuangan Memperoleh penjelasan tentang penerapan good corporate governance. 1.2 Akuntabilitas Pemegang Saham Pemegang saham tidak diperkenankan mencampuri kegiatan operasional perusahaan yang menjadi tanggung jawab direksi sesuai dengan ketentuan anggaran dasar dan peraturan perundangan yang berlaku Pengesahan perhitungan tahunan oleh Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan, berarti memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya kepada 7

12 para anggota direksi dan komisaris atas pengurusan dan pengawasan yang telah dijalankan selama tahun buku yang lalu, sejauh tindakan tersebut tercermin dalam perhitungan tahunan dan tindakan tersebut bukan merupakan tindak pidana. 2. Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ) 2.1 RUPS tahunan untuk mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) diselenggarakan selambatlambatnya 30 (tiga puluh) hari periode akuntansi yang baru dimulai 2.2 RUPS tahunan untuk menyetujui laporan tahunan dan perhitungan tahunan diselenggarakankan paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku berakhir. 2.3 RUPS Luar Biasa, yang dapat diselenggarakan sewaktu-waktu apabila diperlukan oleh pemegang saham atau atas usulan komisaris dan / atau direksi 3. Wewenang RUPS 3.1 Menyetujui atau menolak Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). 3.2 Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris dan direksi. 3.3 Menentukan target kinerja masing-masing direksi dan komisaris 3.4 Menilai kinerja dewan komisaris dan direksi 3.5 Menetapkan auditor eksternal berdasarkan usulan yang diterima dari komisaris. 3.6 Menetapkan remunerasi dewan komisaris dan direksi. 8

13 3.7 Memutuskan antara lain : perubahan jumlah modal, perubahan Anggaran Dasar Perusahaan, rencana penggunaan laba, penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan, serta pembubaran perusahaan, investasi pembiayaan jangka panjang, kerjasama perusahaan, penyertaan, pengalihan aktiva. 3.8 Menetapkan ketentuan mengenai konflik kepentingan yang terkait dengan komisaris dan direksi 3.9 Wewenang lainnya sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan. B KOMISARIS 1 Komisaris Komisaris adalah organ perusahaan yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengawasan (oversight) atas kebijakan direksi dan apabila diperlukan memberikan nasehat kepada direksi dalam menjalankan perusahaan serta memastikan bahwa perusahaan melaksanakan good corporate governance. Namun demikian, komisaris tidak boleh turut serta dalam mengambil keputusan operasional. Kedudukan masing-masing anggota komisaris, termasuk komisaris utama adalah setara. Tugas komisaris utama adalah mengkoordinasikan kegiatan komisaris. Anggota dewan komisaris harus profesional, yaitu berintegritas dan memiliki kompetensi yang sesuai sehingga dapat menjalankan fungsinya dengan baik termasuk memastikan bahwa direksi telah memperhatikan kepentingan semua pemangku kepentingan (stakeholders). 9

14 Fungsi pengawasan dan pemberian nasihat dewan komisaris mencakup tindakan pencegahan, perbaikan, sampai kepada pemberhentian sementara. 2 Komposisi dan Keanggotaan Komisaris 2.1 Jumlah anggota dewan komisaris perusahaan ditetapkan oleh RUPS dengan ketentuan minimal 2 orang dan maksimal 5 atau tidak melebihi jumlah direksi, seorang diantaranya diangkat sebagai komisaris utama. 2.2 Komposisi dewan komisaris harus sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang efektif, tepat dan cepat serta dapat bertindak secara independen dalam arti tidak mempunyai kepentingan yang dapat mengganggu kemampuannya untuk melaksanakan tugasnya secara mandiri dan kritis dalam satu sama lain dan terhadap direksi. 2.3 Antar anggota komisaris dilarang memiliki hubungan keluarga sampai derajat ketiga baik menurut garis lurus maupun kesamping termasuk hubungan yang timbul karena perkawinan. 2.4 Anggota komisaris dilarang memangku jabatan rangkap sebagai : Anggota direksi pada BUMN, BUMD dan Badan Usaha Milik Swasta Jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan / atau Jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan 2.5 Paling sedikit 20% (dua puluh persen) dari anggota komisaris harus berasal dari luar perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut: Tidak menjabat sebagai direksi di perusahaan terafiliasi 10

15 2.5.2 Tidak bekerja pada pemerintah termasuk di departemen, lembaga pemerintah non departemen, dan lembaga kemiliteran dalam kurun waktu tiga tahun terakhir Tidak bekerja di perusahaan atau afiliasinya dalam kurun waktu tiga tahun terakhir Tidak mempunyai keterkaitan finansial, baik langsung atau tidak langsung dengan perusahaan atau perusahaan yang menyediakan jasa dan produk kepada perusahaan dan afiliasinya Bebas dari kepentingan dan aktivitas bisnis atau hubungan lain yang dapat menghalangi atau mengganggu kemampuan yang bersangkutan untuk bertindak atau berfikir secara bebas di lingkup perusahaan. 3 Kualifikasi Yang dapat diangkat sebagai anggota komisaris adalah orang perorangan yang memenuhi kriteria sebagai berikut : 3.1 Memiliki integritas, dedikasi, iktikad baik, dan tanggung jawab 3.2 Memahami masalah-masalah pengelolaan perusahaan 3.3 Memiliki pengetahuan dan keahlian sesuai kebutuhan jabatannya 3.4 Dapat menyediakan waktu yang cukup guna melaksanakan tugasnya sebagai komisaris 3.5 Paling tidak satu dari anggota komisaris menguasai bidang keuangan 3.6 Paling tidak satu dari anggota komisaris menguasai manajemen rumah sakit dan pelayanan kesehatan 3.7 Tidak memiliki benturan kepentingan dengan perusahaan 3.8 Mampu melaksanakan perbuatan hukum dan tidak pernah dinyatakan pailit atau menjadi anggota direksi atau komisaris ang dinyatakan bersalah, menyebabkan suatu perusahaan pailit, atau 11

16 tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan negara dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya. 3.9 Tidak menjadi pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif 4 Tugas pokok komisaris Tugas pokok komisaris adalah : 4.1 Melakukan pengawasan (oversight) atas segala tindakan direksi dalam melakukan pengurusan perusahaan dan memberikan nasehat kepada direksi, termasuk rencana pengembangan, RKAP & RJPP, pembangunan dan pemanfaatan tehnologi informasi, pelaksanaan manajemen risiko, penerapan GCG dan pelaksanaan ketentuan anggaran dasar, keputusan RUPS dan peraturan perundang-ndangan yang berlaku. 4.2 Melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil kegiatan pengawasannya kepada pemegang saham melalui RUPS. 4.3 Memastikan bahwa perusahaan telah melaksanakan fungsi dan tanggung jawab sosialnya dan memperhatikan kepentingan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap perusahaan. 5 Kewajiban Komisaris Komisaris mempunyai kewajiban sebagai berikut : 5.1 Mematuhi anggaran dasar perusahaan dan peraturan perundangundangan yang berlaku. 5.2 Menyusun program kerja, menetapkan target kinerja tahunan komisaris dan melakukan penilaian kinerja komisaris secara self assessment serta melaporkannya kepada pemegang saham. 12

17 5.3 Membentuk komite audit dalam rangka pengawasan (oversee) terhadap pengurusan perusahaan, dan bila dianggap perlu membentuk komite lainnya sesuai dengan kebutuhan. 5.4 Selalu meningkatkan pengetahuan terutama yang terkait dengan perkembangan terakhir bisnis perusahaan. Best Practices 6. Hak-hak Komisaris Komisaris mempunyai hak sebagai berikut : 6.1 Memperoleh perlindungan hukum dalam hal timbul tuntutan hukum berkaitan dengan kemungkinan kesalahan yang tidak disengaja dalam pelaksanaan tugasnya. Biaya terkait dengan perlindungan tersebut akan menjadi beban perusahaan. 6.2 Mendapatkan honorarium dan tunjangan lain atau fasilitas termasuk santunan purna jabatan sesuai ketentuan berlaku yang jumlahnya ditetapkan oleh RUPS. 6.3 Komisaris berhak memperoleh akses atas informasi perusahaan secara tepat waktu dan lengkap. 6.4 Jika dianggap perlu, komisaris berhak meminta bantuan tenaga ahli atau konsultan untuk jangka waktu terbatas atas beban perusahaan. 7. Wewenang komisaris Komisaris mempunyai kewenangan dapat memberhentikan untuk sementara waktu seorang atau lebih anggota direksi apabila berdasar pertimbangan mendalam komisaris menganggap bahwa anggota direksi terkait telah bertindak bertentangan dengan anggaran dasar dan/atau peraturan perundang-undangan yang berlaku atau melalaikan kewajibannya atau terdapat alasan mendesak bagi perusahaan. 13

18 8. Tanggung jawab komisaris adalah : 8.1 Mengawasi kebijakan direksi dan memberi nasehat kepada direksi termasuk dalam menjalankan perusahaan sesuai Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, serta ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar dan keputusan RUPS, peraturan internal lainnya dan peraturan perundang-undangan yang berlaku 8.2 Memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai RJPP dan RKAP yang diusulkan direksi. 8.3 Mengikuti perkembangan kegiatan perusahaan. Jika perusahaan menunjukkan gejala kemunduran, komisaris segera melaporkannya kepada RUPS disertai usulan langkah perbaikannya. 8.4 Mengawasi pelaksanaan pengendalian internal perusahaan 8.5 Mengawasi kualitas dan ketepatan pelaporan keuangan, termasuk kecukupan atas pelaksanaan fungsi audit internal dan eksternal. 8.6 Memberi saran kepada pemegang saham dalam hubungannya dengan remunerasi anggota komisaris dan direksi. 8.7 Mengawasi pelaksanaan suksesi kepemimpinan yang wajar demi kesinambungan manajemen di semua lini organisasi. 8.8 Memikul tanggung jawab untuk memantau efektivitas penerapan praktik GCG di lingkungan perusahaan termasuk di dalamnya upaya perusahaan melindungi kepentingan stakeholder. 8.9 Mengusulkan auditor eksternal untuk disahkan dalam RUPS. AD psl 17 14

19 C DIREKSI Direksi adalah organ perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan serta mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan berdasarkan amanat dari pemegang saham melalui RUPS. Masing-masing anggota direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya. Namun, pelaksanaan tugas oleh masing-masing anggota direksi tetap merupakan tanggung jawab bersama. Kedudukan masing-masing anggota direksi termasuk direktur utama adalah setara. Tugas direktur utama adalah mengkoordinasikan kegiatan direksi. Direksi bertanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan agar dapat mencapai sasaran strategis yang telah ditetapkan sesuai dengan misi dan visi perusahaan. Direksi mempertanggungjawabkan kepengurusannya dalam RUPS sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1. Komposisi dan Keanggotaan Direksi : 1.1 Komposisi direksi terdiri atas 1 (satu) orang direktur utama dan beberapa orang direktur disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat kompleksitas serta rencana strategis perusahaan. 1.2 Direksi terdiri dari gabungan profesional dengan kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan perusahaan. 1.3 Komposisi direksi harus sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengambilan keputusan secara efektif, tepat dan cepat, serta dapat bertindak independen dalam arti tidak mempunyai kepentingan yang mengganggu kemampuannya untuk melaksanakan tugasnya secara mandiri dan kritis. 15

20 1.4 Paling sedikit 20 % (dua puluh persen) dari jumlah anggota direksi harus berasal dari kalangan di luar perusahaan, dan yang bersangkutan bebas dari pengaruh anggota dewan komisaris, anggota direksi lainnya, serta pemegang saham. 1.5 Antar anggota direksi dilarang memiliki hubungan keluarga sampai derajat ketiga baik menurut garis lurus maupun garis kesamping, termasuk hubungan yang timbul karena perkawinan. 1.6 Anggota direksi dilarang memangku jabatan rangkap sebagai : Anggota direksi pada BUMN lain, BUMD dan Badan Usaha milik Swasta. Jabatan struktural dan fungsional lainnya dalam instansi/ lembaga pemerintah pusat dan daerah Jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. 2. Kualifikasi Yang dapat diangkat sebagai anggota direksi adalah orang perorangan yang memenuhi kriteria sebagai berikut : 2.1 Anggota direksi dipilih yang memenuhi kriteria keahlian, kepemimpinan, pengalaman, jujur, perilaku yang baik, serta dedikasi yang tinggi untuk memajukan dan mengembangkan perusahaan. 2.2 Mampu melaksanakan perbuatan hukum dan tidak pernah dinyatakan pailit serta tidak pernah menjadi anggota direksi yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit. 2.3 Tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan negara dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya. 2.4 Tidak menjadi pengurus partai politik dan / atau calon/ anggota legislatif 16

21 3. Tugas Pokok Tugas pokok direksi adalah : 3.1 Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kepentingan dan tujuan perusahaan 3.2 Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan. 4. Kewajiban Direksi mempunyai kewajiban sebagai berikut : 4.1 Menyampaikan RJP yang telah ditandatangani bersama dengan komisaris, dan RKAP perusahaan kepada RUPS untuk mendapatkan pengesahan. 4.2 Menyusun dan menggerakkan organisasi perusahaan dalam rangka menjalankan RJPP dan RKAP perusahaan dengan berlandaskan prinsip-prinsip profesionalisme, efisiensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggungjawaban, serta kewajaran. 4.3 Memberikan informasi berkala mengenai perusahaan kepada pemegang saham paling lambat tanggal 15 setelah bulan bersangkutan berakhir. 4.4 Menetapkan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicator) untuk tiap tingkatan manajemen dan unit usaha sebagai penjabaran (cascade) dari indikator kinerja kunci tingkat korporat. 4.5 Dalam waktu 5 (lima) bulan setelah tahun buku perusahaan ditutup direksi wajib menyerahkan laporan tahunan yang ditandatangani seluruh anggota direksi dan komisaris kepada RUPS untuk memperoleh pengesahan, dan bila ada anggota direksi atau komisaris yang tidak menandatangani harus disebutkan alasannya secara tertulis. 17

22 5. Hak-hak Direksi Direksi mempunyai hak sebagai berikut : 5.1 Mendapatkan penghasilan yang jenisnya ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5.2 Memiliki tata tertib kerja yang berisi mekanisme pengambilan keputusan dan hak anggota bila mempunyai pendapat yang berbeda selain dari pembagian tugas dan wewenang setiap anggota direksi sebagaimana ditetapkan oleh RUPS berdasarkan Anggaran Dasar. 6. Wewenang Direksi mempunyai wewenang sebagai berikut : 6.1 Mengambil segala keputusan dan tindakan yang dianggap perlu di dalam batas kewenangannya untuk dapat menjalankan dan mengelola perusahaan sehari-hari dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. 6.2 Melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum atas jalannya perusahaan baik pada kantor pusat maupun unit-unit usaha. 7. Tanggung jawab Direksi mempunyai tanggung jawab sebagai berikut : 7.1 Melaksanakan RJP dan RKAP setelah mendapat persetujuan RUPS / Pemegang Saham Perusahaan dan memenuhi kontrak manajemen yang telah disepakati. 7.2 Melaksanakan pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan serta mewakili perusahaan baik didalam maupun diluar pengadilan. 18

23 7.3 Melaksanakan manajemen risiko. 7.4 Membangun dan memanfaatkan teknologi informasi. 7.5 Menindaklanjuti temuan-temuan audit SPI dan auditor eksternal serta melaporkannya kepada komisaris. 7.6 Melaporkan informasi-informasi yang relevan kepada komisaris, antara lain mengenai suksesi/mutasi/promosi manajer kunci (senior), program pengembangan SDM, pertanggungjawaban manajemen risiko, pelaksanaan K3LL, dan kinerja pemanfaatan teknologi informasi. 7.7 Menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan membuat risalah RUPS. 7.8 Memperhatikan kepentingan stakeholders sesuai dengan nilainilai etika dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 7.9 Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada RUPS/Pemegang Saham Perusahaan. D KOMITE AUDIT Komite Audit adalah komite yang dibentuk oleh dewan komisaris yang bekerja secara kolektif dalam rangka membantu melaksanakan tugas dan fungsi komisaris dan memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku atas beban perusahaan Komite Audit bertindak independen dalam pelaksanaan tugasnya maupun dalam pelaporan dan bertanggungjawab langsung kepada komisaris Tugas komite secara rinci diatur dalam Charter tersendiri. 1 Komposisi dan Keanggotaan 1.1 Komite Audit terdiri atas seorang ketua dan sekurang-kurangnya dua orang anggota dengan komposisi sebagai berikut : 19

24 Ketua komite audit adalah salah satu anggota Komisaris. Anggota komite audit berasal dari luar perusahaan. Ketua dan anggota komite audit diangkat dan diberhentikan oleh komisaris utama. 1.2 Anggota komite harus memiliki komitmen yang teguh dan integritas yang tinggi, kemampuan berkomunikasi secara efektif serta memiliki pengetahuan, pengalaman dan kemampuan tehnis dalam bidang tugasnya. 1.3 Anggota komite tidak memiliki benturan kepentingan dengan kepentingan PT Pertamedika dalam melaksanakan tugasnya. 1.4 Anggota komite diangkat dan diberhentikan oleh komisaris dengan masa kerja 2 (dua) tahun yang dapat diperpanjang masa keanggotaannya dengan tidak mengurangi hak komisaris untuk memberhentikannya sewaktu-waktu. 2 Wewenang Komite audit mempunyai wewenang sebagai berikut : 2.1 Komite audit dapat mengakses catatan atau informasi tentang karyawan, dana, aset serta sumber daya perusahaan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya melalui direktur utama perusahaan. 2.2 Komite audit dapat mengundang kehadiran pihak luar dengan keahlian dan pengalaman tertentu apabila diperlukan. 3 Tugas Pokok 3.1 Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dipublikasikan seperti laporan keuangan, proyeksi, dan informasi keuangan lainnya. 3.2 Menyeleksi dan mengusulkan calon auditor independen 3.3 Mengawasi pekerjaan auditor independen 20

25 3.4 Bersama-sama dengan auditor internal melakukan pembahasan tujuan, sasaran dan ruang lingkup audit dengan auditor eksternal sebelum pelaksanaan audit dimulai 3.5 Melakukan penelaahan terhadap desain dan pelaksanaan kebijakan serta prosedur untuk memperoleh keyakinan memadai mengenai efektivitas pengendalian intern. 3.6 Memantau untuk memastikan bahwa kegiatan operasi perusahaan dijalankan dengan mematuhi peraturan perundangan yang berlaku dan peraturan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasi perusahaan. 3.7 Mengevaluasi kebijakan dan pelaksanaan manajemen risiko yang telah disiapkan oleh manajemen. 3.8 Melakukan pemeriksaan terhadap dugaan adanya kesalahan dalam keputusan rapat direksi atau penyimpangan dalam pelaksanaan hasil keputusan rapat direksi. 3.9 Menerima, menelaah, meneruskan kepada pihak yang berkepentingan, dan memantau tindak lanjut pengaduan yang berkaitan dengan perusahaan Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh komisaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku Melakukan self assessment terhadap efektivitas pelaksanaan tugas komite audit, dan memutakhirkan secara periodik pedoman kerja komite audit (Audit Committee Charter). 4 Kewajiban 4.1 Memberi masukan atas program kerja tahunan dan sasaran audit auditor internal melalui direktur utama 4.2 Memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian intern perusahaan serta pelaksanaannya. 21

26 4.3 Mengidentifikasi dan melaporkan hal-hal yang memerlukan perhatian dewan komisaris. 4.4 Melaporkan hasil evaluasi yang telah dilakukan kepada dewan komisaris. 4.5 Mengusulkan auditor eksternal kepada dewan komisaris untuk disampaikan kepada RUPS. 4.6 Melakukan pembahasan atas laporan auditor eksternal bersamasama dengan manajemen, auditor eksternal dan auditor internal. 4.7 Melaporkan kepada komisaris berbagai risiko yang dihadapi perusahaan dan pelaksanaan manajemen risiko oleh direksi. 4.8 Mengawasi pembangunan dan pemanfaatan teknologi informasi. 5 Tanggung jawab 5.1 Memastikan efektifitas sistem pengendalian intern dan efektifitas pelaksanaan tugas auditor eksternal dan internal. 5.2 Memastikan bahwa telah terdapat prosedur reviu yang memuaskan terhadap informasi yang dikeluarkan perusahaan termasuk brosur, laporan keuangan berkala, proyeksi/forecast dan lain-lain informasi keuangan yang disampaikan kepada pemegang saham. 5.3 Melakukan evaluasi terhadap kecukupan pengungkapan hal-hal yang bersifat material dalam laporan keuangan perusahaan baik yang belum maupun yang telah diaudit oleh auditor eksternal. E SEKRETARIS PERUSAHAAN 1. Sekretaris Perusahaan 1.1 Sekretaris perusahaan adalah pejabat perusahaan yang diangkat secara khusus untuk melaksanakan fungsi sebagai penghubung dewan komisaris, direksi, pemegang saham dan stakeholders lainnya serta mengadministrasikan dokumen penting perusahaan. 22

27 1.2 Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada direktur utama 1.3 Dalam hal belum terdapat sekretaris komisaris maka sekretaris perusahaan berkewajiban menjalankan fungsi sekretaris komisaris 2. Kualifikasi Sekretaris perusahaan harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 2.1 Memiliki kualifikasi akademis yang memadai sesuai dengan yang dipersyaratkan perusahaan serta pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang mendukung pelaksanaan tugasnya. 2.2 Memiliki pengetahuan menyeluruh mengenai seluk beluk operasional dan bisnis perusahaan, pemahaman mengenai bidang hukum yang terkait dan pengetahuan kehumasan, serta pengetahuan terkait lainnya 2.3 Mempunyai akhlak dan moral yang baik serta karakter yang sesuai dengan tanggung jawabnya 2.4 Memiliki hubungan yang luas dan bermanfaat bagi perusahaan. 2.5 Memiliki integritas dan dedikasi tinggi. 3. Wewenang Sekretaris perusahaan mempunyai wewenang sebagai berikut : 3.1 Meminta kelengkapan data dan informasi kepada pimpinan unitunit usaha perusahaan untuk keperluan rapat direksi. 3.2 Memberikan penjelasan kepada pihak-pihak di luar perusahaan mengenai kegiatan perusahaan yang dipandang perlu dan hal-hal lain yang telah diputuskan direksi. 3.3 Mengkoordinasikan kegiatan manajerial sebagaimana diuraikan dalam job description sekretaris perusahaan. 23

28 3.4 Menentukan jenis media dan isi dari informasi yang akan disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). 4. Tugas dan tanggung jawab Sekretaris perusahaan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut 4.1 Berkaitan dengan pemegang saham : Melakukan koordinasi perencanaan dan penyelenggaraan RUPS tahunan maupun RUPS luar biasa Membuat dan mendokumentasikan risalah RUPS yang mencantumkan dinamika rapat termasuk perbedaan pendapat jika ada serta menyediakannya bila diminta oleh pemegang saham. 4.2 Berkaitan dengan kepatuhan terhadap perundang-undangan Melakukan kajian atas perubahan dan perkembangan peraturan perundang-undangan yang berpengaruh pada bidang usaha perusahaan dan menganalisis dampaknya terhadap perusahaan Memberikan masukan dan laporan kepada direksi dan dewan komisaris atas hasil analisa perkembangan peraturan perundang-undangan tersebut Memastikan kepatuhan atas pelaksanaan good corporate governance di lingkungan perusahaan. 4.3 Berkaitan dengan fungsi kesekretariatan Mengkoordinasikan rapat direksi, serta rapat gabungan direksi dan dewan komisaris Mempersiapkan undangan, jadwal, agenda, materi dan risalah rapat. 24

29 4.3.3 Mendokumentasikan risalah rapat dan menyediakannya bila diperlukan oleh dewan komisaris atau direksi Mendokumentasikan segala jenis kebijakan, keputusan dan surat edaran direksi, surat perjanjian, dan dokumen lainnya yang menjadi produk hukum eksternal dan internal perusahaan. 4.4 Berkaitan dengan stakeholders Mewakili perusahaan dalam berkomunikasi dengan pihakpihak lain yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan Menyeleksi jenis-jenis informasi yang relevan untuk dipublikasikan atau diedarkan di internal atau eksternal perusahaan Memberikan pelayanan kepada masyarakat dan pihak lain atas setiap permintaan informasi yang berkaitan dengan kondisi perusahaan Merencanakan dan melaksanakan kegiatan perusahaan yang melibatkan pihak eksternal yang bertujuan untuk membentuk citra/image perusahaan Mengelola dan memutakhirkan informasi dalam website perusahaan Mengkoordinasikan penyusunan laporan tahunan perusahaan. F SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI) 1 Satuan Pengawasan Intern 1.1 Satuan Pengawasan Intern / SPI merupakan bagian perusahaan yang melaksanakan kegiatan secara independen dan sistematis dalam memberikan keyakinan memadai dan obyektif atas kegiatan-kegiatan perusahaan dan jasa konsultasi bagi 25

30 manajemen dengan tujuan untuk memberikan nilai tambah dan perbaikan operasional perusahaan dalam pencapaian tujuan. 1.2 Kepala SPI diangkat dan diberhentikan oleh direktur utama dengan persetujuan komisaris 2 Kedudukan 2.1 SPI dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. 2.2 SPI mempunyai kedudukan yang independen dari semua kegiatan unit kerja yang diperiksa 2.3 Kedudukan, tugas dan tanggung jawab SPI secara rinci dituangkan dalam Charter ( Piagam ) yang ditandatangani oleh direktur utama agar perannya dapat berjalan dengan efektif. 3 Kualifikasi SPI Kepala dan anggota SPI harus memiliki : 3.1 Pendidikan dan pengetahuan di bidang akuntansi, keuangan, manajemen dan/atau teknik operasional di bidang usaha perusahaan. 3.2 Pengetahuan dan/atau pengalaman di bidang audit. 3.3 Pengetahuan dan/atau pengalaman di bidang industri kesehatan dan bidang lainnya yang mendukung pelaksanaan tugas. 3.4 Akhlak dan moral yang baik. 3.5 Integritas dan dedikasi yang tinggi. 4 Wewenang SPI SPI mempunyai wewenang sebagai berikut : 4.1 Mendapatkan akses secara penuh terhadap unit-unit kerja di lingkungan PT Pertamina Bina Medika (PERTAMEDIKA), aktifitas, catatan-catatan, dokumen, personil, asset perusahaan, 26

31 serta informasi terkait lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh direktur utama. 4.2 Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknik-teknik yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengawasan intern. 4.3 Memperoleh bantuan/dukungan/kerjasama dari personil unit kerja lainnya secara umum, terutama unit kerja yang diaudit, serta dari pihak manajemen dalam pemberian tanggapan terhadap laporan dan langkah-langkah perbaikannya 4.4 Mendapatkan dukungan sumber daya memadai untuk keperluan pelaksanaan tugasnya. 4.5 Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli baik dari dalam maupun luar perusahaan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas pengawasan 5 Tugas dan tanggung Jawab SPI SPI memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai pengawas dan konsultan internal. 5.1 Tugas dan tanggung jawab SPI sebagai pengawas adalah : Mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang akan diaudit dengan mempertimbangkan tingkat risikonya. Menyusun Rencana Kerja Audit Tahunan yang komprehensif untuk direviu dan disahkan oleh direktur utama. Melakukan audit keuangan dan sistem informasi untuk memberikan keyakinan bahwa informasi keuangan dapat diandalkan. Melakukan audit operasional pada unit kerja perusahaan untuk menilai keekonomisan, keefektifan dan efisiensi penggunaan sumber-sumber daya dan memberikan rekomendasi perbaikan. 27

32 Melakukan audit ketaatan untuk menilai kepatuhan unit kerja perusahaan terhadap kebijakan-kebijakan dan standarstandar operasi yang ditetapkan perusahaan. Memastikan tersedianya perangkat untuk mendeteksi dan mencegah terjadinya kecurangan. Melakukan audit khusus. Melakukan evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern. 5.2 Tugas dan tanggung jawab sebagai konsultan internal : Terlibat dalam proses penyusunan kebijakan, sistem dan prosedur dengan memberikan reviu, kajian dan saran perbaikan setelah melalui diskusi dengan unit kerja terkait secara langsung maupun tidak langsung. Berperan aktif dalam membantu manajemen membangun manajemen risiko perusahaan dan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate management). G AUDITOR EKSTERNAL Auditor eksternal melakukan audit finansial untuk memberikan pendapat yang indipenden dan obyektif mengenai kewajaran, ketaatazasan dan kesesuaian laporan keuangan perusahaan dengan Standar Akuntansi Keuangan Indonesia dan peraturan perundangundangan yang berlaku. 1. Independensi Auditor Eksternal 2.1 Independen / bebas dari pengaruh dewan komisaris, direksi dan pihak yang berkepentingan di perusahaan (stakeholders). 2.2 Auditor eksternal tidak boleh memberikan jasa lain di luar audit selama periode audit. 28

33 2.3 Auditor eksternal tidak boleh mempunyai kepentingan keuangan yang material baik langsung maupun tidak langsung dan hubungan bisnis dengan perusahaan. 2. Wewenang Memperoleh semua catatan akuntansi dan data penunjang lainnya yang diperlukan sehingga memungkinkan auditor eksternal memberikan pendapatnya tentang kewajaran, ketaatazasan, serta kesesuaian laporan keuangan perusahaan dengan Standar Akuntansi Keuangan Indonesia. 3. Tugas dan tanggung jawab 4.1 Bertanggung jawab kepada pemegang saham. 4.2 Melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan dan semua catatan akuntansi serta data pendukung lainnya untuk memastikan ketaatazasan, kewajaran dan kesesuaian dengan Standar Akuntansi Keuangan Indonesia dan memberikan opini atas penyajian laporan keuangan perusahaan. 4.3 Memberitahu auditor internal atau komite audit bila menemukan kejadian atau indikasi pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4.4 Menerbitkan laporan hasil audit atas laporan keuangan perusahaan tepat waktu sesuai dengan perjanjian. 29

34 BAB III PROSES CORPORATE GOVERNANCE A. RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM, KOMISARIS, DAN DIREKSI 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Pengertian dan Prinsip Pengertian RUPS adalah organ perusahaan yang memegang kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan memegang segala wewenang yang tidak diserahkan kepada direksi atau komisaris RUPS sebagai organ perusahaan merupakan wadah para pemegang saham untuk mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang ditanam dalam perusahaan, dengan memperhatikan ketentuan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan. Prinsip Pemegang saham sebagai pemilik modal, memiliki hak dan tanggung jawab atas perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan anggaran dasar perusahaan Pada dasarnya seluruh pengelolaan perusahaan ditujukan untuk sebesar-besarnya peningkatan nilai jangka panjang dari pemegang saham karenanya kewenangan tertinggi dalam perusahaan berada di tangan pemegang saham Kewenangan pemegang saham dilaksanakan melalui mekanisme rapat umum pemegang saham (RUPS) Melalui RUPS, pemegang saham memberikan amanat kepada direksi untuk melaksanakan pengurusan atau mengelola perusahaan dan kepada komisaris untuk 30

35 mengawasi (oversee) dan memberikan nasihat dalam pelaksanaan pengurusan perusahaan oleh direksi Pengambilan keputusan RUPS harus dilakukan secara wajar dan transparan dengan memperhatikan hal-hal yang diperlukan untuk menjaga kepentingan usaha perusahaan dalam jangka panjang dan kepentingan para stakeholder lainnya, yang meliputi namun tidak terbatas pada hal-hal berikut: Mengangkat komisaris dan direksi yang patut dan layak (fit and proper) bagi perusahaan dengan mempertimbangkan pendapat dan usulan komisaris mengenai calon direksi dan komisaris yang diajukan dalam RUPS. Mempertimbangkan kualitas penerapan dan laporan GCG dalam pengambilan keputusan mengenai pertanggung jawaban komisaris dan direksi. Mempertimbangkan pendapat dari komite audit yang disampaikan kepada komisaris mengenai proses tender yang dilakukan, kinerja auditor eksternal, besarnya fee, dan calon yang direkomendasikan dalam penunjukan auditor eksternal. Memperhatikan kondisi kesehatan keuangan perusahaan dalam keputusan pemberian bonus, tantiem, dan dividen Pelaksanaan Persiapan RUPS diselenggarakan sesuai dengan kepentingan perusahaan dan dengan memperhatikan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan, serta dengan 31

36 persiapan yang memadai, sehingga dapat mengambil keputusan yang sah. Untuk itu: Pemegang saham diberikan kesempatan untuk mengajukan usul mata acara RUPS sesuai dengan peraturan perundang-undangan; Panggilan RUPS harus mencakup informasi mengenai mata acara, tanggal, waktu dan tempat RUPS; Bahan mengenai setiap mata acara yang tercantum dalam panggilan RUPS harus tersedia di kantor perusahaan sejak tanggal panggilan RUPS, sehingga memungkinkan Pemegang Saham berpartisipasi aktif dalam RUPS dan memberikan suara secara bertanggung jawab. Jika bahan tersebut belum tersedia saat dilakukan panggilan untuk RUPS, maka bahan itu harus disediakan sebelum RUPS diselenggarakan; Penjelasan mengenai hal-hal lain yang berkaitan dengan mata acara RUPS dapat diberikan sebelum atau pada saat RUPS berlangsung; Risalah RUPS harus tersedia di kantor perusahaan, dan perusahaan menyediakan fasilitas agar pemegang saham dapat membaca risalah tersebut Panggilan untuk RUPS dilakukan oleh direksi dengan surat tercatat yang memakai tanda penerimaan yang dikirimkan kepada pemegang saham, paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum rapat diadakan. Dalam hal yang mendesak jangka waktu tersebut dapat dipersingkat paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum rapat dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat. 32

37 Tidak perlu dilakukan pemanggilan tertulis untuk RUPS luar biasa jika semua peserta RUPSLB sudah mengetahui, menyetujui dan menyatakan dapat hadir Penyelenggaraan RUPS merupakan tanggung jawab direksi. Untuk itu, direksi harus mempersiapkan dan menyelenggarakan RUPS dengan baik. Dalam hal direksi berhalangan, maka penyelenggaraan RUPS dilakukan oleh komisaris atau pemegang saham sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan anggaran dasar perusahaan Tempat pelaksanaan RUPS adalah di lokasi tempat beroperasinya perusahaan atau di tempat lain di wilayah Republik Indonesia Pelaksanaan Rapat RUPS dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh pemegang saham yang mewakili paling sedikit ¾ (tiga per empat) bagian dari jumlah seluruh pemegang saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan perusahaan kecuali apabila ditentukan lain dalam anggaran dasar RUPS dipimpin oleh pemegang saham atau yang diberi kuasa dengan hak substitusi oleh pemegang saham; RUPS diawali dengan pembacaan tata tertib RUPS RUPS membahas masalah yang telah ditetapkan dalam agenda RUPS Agenda tambahan RUPS dapat dibahas jika disetujui oleh RUPS Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dalam RUPS dilaksanakan melalui prosedur yang transparan dan adil; 33

38 Keputusan RUPS diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak dari jumlah suara yang sah Pendokumentasian Hasil RUPS Sekretaris perusahaan atau notaris membuat risalah RUPS dalam setiap penyelenggaraan RUPS Risalah RUPS harus ditandatangani ketua rapat dan pemegang saham Penandatanganan risalah RUPS tidak diperlukan apabila risalah tersebut dibuat dengan berita acara notaris Risalah RUPS harus didokumentasikan dan disimpan oleh sekretaris perusahaan Pemegang saham berhak memperoleh risalah RUPS. 2. Mekanisme Rapat Komisaris dan Direksi 2.1. Pengertian dan Prinsip Pengertian Rapat merupakan salah satu bentuk media komunikasi pemecahan masalah yang menghasilkan solusi yang inovatif dan didukung banyak pihak serta dilakukan secara periodik atau sesuai kebutuhan Risalah rapat merupakan catatan ringkas tentang proses rapat yang meliputi waktu, tempat, jumlah peserta yang hadir, agenda, pembahasan yang terjadi (termasuk perbedaan pendapat yang 34

39 timbul dalam rapat), keputusan yang diambil, penanggung jawab atas pelaksanaan keputusan dan waktunya. Prinsip Jenis rapat terdiri dari rapat dewan komisaris, rapat direksi, rapat gabungan komisaris dan direksi, rapat tingkat kepala divisi/kepala bagian, rapat tim, rapat kerja dan lain-lain Keputusan rapat diambil atas dasar musyawarah untuk mufakat, dalam hal tidak tercapai kata mufakat, maka keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak Risalah rapat dikirimkan kepada para peserta baik yang hadir maupun yang tidak hadir 2.2. Pelaksanaan Rapat Komisaris Rapat komisaris dapat mengundang pihak-pihak yang diperlukan Rapat komisaris dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam satu bulan atau setiap waktu bilamana dianggap perlu Agenda rapat harus diberikan oleh sekretaris komisaris kepada undangan rapat paling lambat 7 (tujuh) hari sebelumnya Komisaris harus menetapkan tata tertib rapat komisaris yang dibacakan dalam setiap rapat komisaris; Anggota komisaris yang tidak hadir dalam suatu rapat komisaris hanya dapat diwakili oleh anggota komisaris lainnya, dengan kuasa tertulis. 35

40 2.3. Pelaksanaan Rapat Direksi Rapat direksi diadakan secara berkala sekurang-kurangnya dua minggu sekali dan sewaktu-waktu bilamana dianggap perlu Pemanggilan untuk rapat direksi yang dilakukan sewaktuwaktu dibuat oleh pihak yang meminta diadakannya rapat dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan dan ditujukan kepada semua anggota direksi dan sekretaris perusahaan dengan mencantumkan tanggal, waktu, tempat dan agenda rapat; Rapat direksi dipimpin oleh direktur utama atau oleh seorang anggota direksi yang ditunjuk khusus oleh direktur utama untuk memimpin rapat direksi Pengambilan keputusan Rapat Komisaris dan Direksi Keputusan dalam rapat komisaris / direksi diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat, dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak. Apabila jumlah suara setuju atau tidak setuju sama, maka pimpinan rapat yang menentukannya dengan tetap memperhatikan kepentingan perusahaan Komisaris / direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat komisaris / direksi, dengan ketentuan bahwa semua anggota komisaris / direksi telah mengetahui usul keputusan yang dimaksud secara tertulis dan memberikan persetujuan secara tertulis (circular letter) terhadap usul yang dimaksud serta menandatangani persetujuan tersebut. 36

41 2.5. Pendokumentasian Hasil Rapat Komisaris dan Direksi Risalah rapat komisaris / direksi harus dibuat untuk setiap rapat komisaris / direksi dan ditandatangani oleh seluruh komisaris / direksi yang hadir Risalah rapat harus memuat semua hal yang dibicarakan, termasuk evaluasi terhadap pelaksanaan keputusan hasil rapat sebelumnya dan mencantumkan pendapat yang berbeda (dissenting opinion) dengan apa yang diputuskan dalam rapat komisaris / direksi tersebut (jika ada); Setiap anggota komisaris / direksi berhak menerima salinan risalah rapat komisaris / direksi Dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari sejak pengiriman risalah rapat, setiap anggota komisaris / direksi harus menyampaikan persetujuan atau keberatannya dan / atau usulan perbaikannya (jika ada); Risalah rapat asli dari setiap rapat komisaris / direksi harus didokumentasikan dan disimpan oleh masing-masing sekretaris komisaris ataupun sekretaris perusahaan serta harus selalu tersedia. B. PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN KOMISARIS DAN DIREKSI 1. Pengertian dan Prinsip 1.1. Pengangkatan dan pemberhentian komisaris dan direksi dilakukan berdasarkan anggaran dasar perusahaan, peraturan perundangundangan, dan ketentuan lainnya yang berlaku bagi perusahaan Pengangkatan dan pemberhentian komisaris dan direksi dilaksanakan berlandaskan prinsip transparansi dan keadilan (fairness) 37

42 2. Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota Komisaris/ Anggota Direksi 2.1. Anggota komisaris / direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS 2.2. Pemilihan calon anggota komisaris / direksi dilakukan melalui proses seleksi dan nominasi yang transparan dengan mempertimbangkan keahlian, integritas, kejujuran, kepemimpinan, pengalaman, perilaku dan dedikasi, serta kecukupan waktunya demi kemajuan perusahaan Sebelum diangkat dan ditetapkan oleh RUPS, baik komisaris / direksi harus melalui uji kepatutan dan kelayakan (fit and proper test) Calon-calon direksi yang lulus wajib menandatangani kontrak manajemen secara individual maupun kolektif sebagai wujud komitmen kinerjanya Pemberhentian sewaktu-waktu anggota komisaris / direksi sebelum berakhirnya masa jabatan harus dilakukan oleh RUPS dengan menyebutkan alasannya, dengan terlebih dahulu memberikan kesempatan kepada anggota komisaris tersebut untuk hadir dan membela diri dalam RUPS Apabila anggota komisaris mengundurkan diri atau diberhentikan sebelum berakhirnya masa jabatan maka diangkat komisaris pengganti melalui RUPS Pemegang saham dapat memberhentikan untuk sementara waktu anggota komisaris dalam hal mereka bertindak bertentangan dengan anggaran dasar dan / atau peraturan perundanganundangan yang berlaku, dinyatakan bersalah dengan keputusan pengadilan, atau melalaikan kewajibannya Dalam kurun waktu 30 (tiga puluh) hari setelah pemberhentian sementara tersebut, harus dilaksanakan RUPS untuk mengukuhkan atau membatalkan pemberhentian tersebut. Apabila 38