ALUR PROSES KEUANGAN

Transkripsi

1 ALUR PROSES KEUANGAN Proses keuangan secara garis besar adalah : 1. Penganggaran/Perencanaan 2. Pencatatan 3. Pelaporan 4. Koreksi/Pemeriksaan Internal 5. Audit/Pemeriksaan Ekternal Penganggaran/Perencanaan Proses ini dimulai pada saat Komunitas mengirimkan proposal, yang terdiri dari Proposal Teknis dan Proposal Biaya. Proposal Biaya mencakup : Anggaran Biaya dan Arus Kas Pengeluaran. PROPOSAL TEKNIS Anggaran Biaya PROPOSAL BIAYA Arus Kas Pengeluaran Proposal tersebut akan melalui seleksi administratif yang dilakukan oleh Bagian Keuangan Sekretariat. Seleksi administratif terhadap Proposal Biaya biasanya meliputi seleksi terhadap : a. kesesuaian judul dan isi kegiatan antara Proposal Teknis dan Proposal Biaya b. kesesuaian waktu kegiatan antara Proposal Teknis dan Proposal Biaya c. kesesuaian besaran anggaran antara Proposal Biaya dan batas baku maksimal d. kesesuaian komposisi anggaran antara Proposal Biaya dan kebijakan pendanaan swadaya yang disyaratkan e. ketepatan penghitungan f. kelengkapan administratif (antara lain : fotokopi rekening koran, laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit, struktur organisasi dan personalia) Setelah seleksi tersebut dilakukan, akan dilakukan seleksi substantif oleh Bagian Program Sekretariat. Apabila proposal Komunitas lolos kedua seleksi tersebut (dengan perbaikan/revisi), maka akan diterbitkanlah Piagam Kesepakatan Kerjasama antara Sekretariat dan Komunitas yang bersangkutan. 1

2 Pencatatan Pada Piagam Kesepakatan Kerjasama dicantumkan jumlah anggaran yang disetujui dan termin pencairannya. Berdasarkan termin tersebut, Bagian Keuangan Sekretariat merekomendasikan pencairan dana yang pertama. Setelah dilakukannya transfer dana, Bagian Keuangan Sekretariat akan mengirimkan Bukti Transfer via fax kepada Komunitas. Komunitas yang sudah memeriksa catatan banknya diharapkan segera mengirimkan Konfirmasi Penerimaan Dana yang ditandatangani di atas materai cukup, paling lambat 5 hari setelah diterimanya dana. Konfirmasi tersebut dikirim lewat pos, ditujukan ke Bagian Keuangan Sekretariat, dilampiri credit note / credit advice / rekening koran yang menunjukkan transaksi penerimaan dana seperti dimaksud di atas. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan media pencatatan sebagai berikut : untuk program Komunitas kategori non programmatic approach, yang jumlah anggarannya < 100 juta rupiah cukup menggunakan Buku Kas. Bagi program Komunitas kategori non programmatic approach yang jumlah anggarannya = atau > 100 juta rupiah dan program Komunitas kategori programmatic approach, disarankan menggunakan Catatan Transaksi Harian. non programmatic approach nilai < Rp BUKU KAS programmatic approach nilai =, > Rp CATATAN TRANSAKSI HARIAN Catatan Transaksi Harian diharapkan mampu menjadi media pencatatan Komunitas yang paling dasar/sederhana, sebelum Komunitas mampu mengoperasikan software atau program aplikasi akuntansi tertentu. Pencatatan dan pendokumentasian bukti didasarkan urutan tanggal, baik pada media Buku Kas maupun Catatan Transaksi Harian. Bukti yang bisa menjadi lampiran hanyalah bukti yang memenuhi standar persyaratan. Sedangkan formulir umum yang secara internal, Komunitas gunakan adalah : a. Bukti Kas/Bank Keluar b. Bukti Kas/Bank Masuk c. Permintaan Uang Muka d. Pertanggungjawaban Uang Muka. 2

3 Pelaporan Buku Kas hanya mampu menghasilkan atau Sekretariat. Sedangkan Catatan Transaksi Harian diharapkan juga mampu menghasilkan Laporan sesuai PSAK BUKU KAS CATATAN TRANSAKSI HARIAN LAPORAN PSAK 45 /Sekretariat terdiri dari : a. Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana b. Laporan Status Dana c. Laporan Status Anggaran Laporan sesuai PSAK 45 terdiri dari : a. Laporan Posisi Keuangan b. Laporan Aktivitas c. Laporan Arus Kas Kedua jenis laporan di atas mempunyai perbedaan titik berat kebutuhan informasi keuangan. /Sekretariat terbatas pada pelaporan dana dan realisasi anggaran, sedangkan Laporan sesuai PSAK 45 menyajikan laporan organisasi Komunitas. Perbedaan mendasar lainnya adalah : Cash Basis Expense LAPORAN PSAK 45 Accrual Basis Capitalization 1 PSAK No. 45 = Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan Ikatan Akuntan Indonesia No. 45 tentang Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba, yang efektif berlaku mulai pada atau setelah tanggal 1 Januari

4 Catatan Transaksi Harian dan Laporan-laporan yang dihasilkannya, akan dikirimkan oleh Komunitas kepada Bagian Keuangan Sekretariat untuk diperiksa, secara periodik, setiap bulan sekali, paling lambat tanggal 7 bulan berikutnya. Pengiriman harus dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu : file (bisa berbentuk disket maupun via ) dan print out (hasil cetak), dilampiri fotokopi rekening koran bank/buku tabungan. Pengiriman via pos, harus dilakukan secara tercatat (minimal surat kilat khusus). Dua bentuk kiriman Komunitas tersebut harus dijamin sama dan serupa. Koreksi/Pemeriksaan Internal Koreksi oleh Bagian Keuangan Sekretariat merupakan proses pemeriksaan pertama dan bersifat internal terhadap catatan dan laporan Komunitas, sebelum proses pemeriksaan berikutnya yang bersifat eksternal, yaitu audit oleh Kantor Akuntan Publik. Pemeriksaan pada dasarnya dilakukan Bagian Keuangan Sekretariat terhadap Catatan Transaksi Harian Komunitas. Laporan adalah output otomatis dari catatan tersebut. Pemeriksaan terhadap Laporan hanya berupa pengujian terhadap rumus tarikan (link) saja. Pemeriksaan dilakukan secara analitis terhadap file. Hasil pemeriksaan didokumentasikan pada print out dan Kertas Kerja Pemeriksaan. catatan Hasil koreksi CATATAN TRANSAKSI HARIAN Uji rumus laporan Hasil koreksi LAPORAN PSAK 45 Hasil koreksi KERTAS KERJA PEMERIKSAAN 4

5 Pada saat pemeriksaan, Bagian Keuangan Sekretariat bisa melakukan korespondensi dengan Komunitas via telepon atau . Hasil pemeriksaan yang terdokumentasi pada print out dan Kertas Kerja Pemeriksaan tersebut, akan dikonfirmasikan via pos oleh Bagian Keuangan Sekretariat kepada Komunitas, paling lambat tanggal 15. File sebagai alat bantu koreksi tidak perlu dikirimkan kembali kepada Komunitas. Apabila Komunitas sepakat dengan hasil koreksi Bagian Keuangan Sekretariat, maka Komunitas akan melakukan perubahan pada Catatan Transaksi Harian dan Laporan. Hasil perubahan tersebut akan dikirimkan kepada Bagian Keuangan Sekretariat untuk diperiksa kembali, paling lambat tanggal 22. Pengiriman tetap harus dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu : file dan print out. Bagian Keuangan Sekretariat akan melakukan pemeriksaan sekali lagi, apabila tidak terdapat koreksi tambahan, maka print out tersebut akan ditandatangani dan distempel, untuk kemudian dikirimkan kembali kepada Komunitas, paling lambat tanggal 30. Audit/Pemeriksaan Eksternal Audit oleh Kantor Akuntan Publik merupakan proses pemeriksaan berikutnya dan bersifat eksternal terhadap catatan dan laporan Komunitas. Audit terhadap Komunitas ada 2 jenis, yaitu Audit Proyek 2 dan Audit Lembaga/Organisasi, dengan perincian sebagai berikut : 0 s.d. Rp AUDIT PROYEK Fund Accountability Statement > Rp AUDIT LEMBAGA/ ORGANISASI 1. Statement of Financial Position 2. Statement of Activities 3. Statement of Cash Flow Kedua jenis audit tersebut akan menghasilkan 3 Pendapat/Opini Auditor, yaitu : 1. Opini atas Laporan Keuangan Independent Auditor s Report on Financial Statement 2. Opini atas Sistem Pengendalian Internal Independent Auditor s Report on Internal Controls 3. Opini atas Ketaatan Independent Auditor s Report on Compliance 2 Audit Proyek, sebenarnya merupakan bagian dari Audit Lembaga terhadap Sekretariat Komite Independen Pemantau Pemilu. Audit ini dilaksanakan secara sampling (tidak semua Proyek akan diaudit). 5

6 Jenis dan tingkatan kemungkinan Pendapat/Opini Auditor adalah sebagai berikut : 1. Unqualified Wajar tanpa pengecualian....telah menyajikan secara wajar..., sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Qualified Wajar dengan pengecualian....kecuali mengenai/tergantung pada...,...telah menyajikan secara wajar..., sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. 3. Disclaimer Menolak memberikan pendapat. Auditor tidak memiliki keyakinan yang memadai untuk memberikan pendapat. Karena..., kami tidak dapat menyatakan pendapat terhadap Adverse Tidak wajar....tidak menyajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum,... Sedangkan tahapan audit adalah : Penerimaan perikatan, Perencanaan audit, Pelaksanaan pengujian dan Pelaporan. 6