ANALISIS ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI PERENCANAAN DAN PENGAWASAN TERPADU PADA FAKULTAS EKONOMI USU TUGAS AKHIR MUNAWIR AHMADI

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III ANALISIS ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI PERENCANAAN DAN PENGAWASAN TERPADU PADA FAKULTAS EKONOMI USU TUGAS AKHIR Diajukan Oleh : MUNAWIR AHMADI DIPLOMA III KEUANGAN Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

2

3 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan tauladan yang baik bagi seluruh umat manusia dan telah menanjilkan Al-qur an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi. Tugas Akhri ini berjudul Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terpadu pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis telah berusaha dengan semaksimal mungkin sesuai dengan kemampuan namun penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. DR. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4 3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku dosen Pembimbing dan Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 5. Ayahanda Kolbi Marpaung dan Ibunda Nur Bona Harahap, selaku orang tua yang penulis sayangi. Kakak, abang dan adik penulis, Mastulen, Nur Samsun, Ratna Dewi, Adil Makmur, Muhammad Ali, Siti Dewi Arti dan Juni Kurniati. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tiada henti-hentinya selama ini. 6. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta teman-teman, adik-adik beserta senior-senior yang lain. 7. Buat semua teman-teman seperjuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama teman-teman program studi Diploma III Keuangan Stambuk 2007 grup C serta semua pihak yang mungkin tidak dapat disebutkan namanya. Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin. Medan, Desember 2009 Penulis, Munawir Ahmadi

5 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i iii iv v BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 5 BAB II PROFIL INSTANSI Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU Jenis Kegiatan Struktur Organisasi Job Description Kinerja Usaha Terkini Rencana Kegiatan BAB III TOPIK PENELITIAN BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

6 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1. Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU Tabel 3.1. Rencana Penggunaan DUK-DM FE USU Tabel 3.2. Realisasi Penggunaan DUK-DM FE USU Tabel 3.3. Variance dan Realisasi Penggunaan DUK-DM FE USU... 37

7 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 11

8 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam suatu instansi, biaya operasional merupakan salah satu bagian terpenting demi kelangsungan operasi suatu instansi. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU harus merencanakan dan mengendalikan seluruh biaya operasionalnya. Oleh karena itu Fakultas Ekonomi USU harus tetap melakukan pengganggaran biaya-biaya termasuk didalamnya biaya operasional secara efisiensi dalam setiap kegiatan operasinya yang merupakan faktor dalam mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya, agar Fakultas Ekonomi USU bekerja secara efisien dibutuhkan suatu rencana yang baik. Perencanaan dapat dibuat dalam berbagai bidang, salah satunya adalah pada bagian keuangan, yaitu rencana yang dinilai dengan uang atau disebut juga dengan anggaran. Setiap instansi harus memiliki perencanaan dan pengendalian yang dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan kegiatan operasional, khususnya pada tugas akhir ini penulis menyajikan analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU. Satu rencana adalah satu pernyataan tentang cara yang diharapkan untuk pencapaian sasaran. Sasaran juga sering dipertukarkan dengan istilah tujuan, adalah satu target masa yang akan datang atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Jadi satu rencana memuat tujuan yang akan dicapai dan strategi serta taktik yang digunakan untuk mencapainya.

9 Kinerja aktual diketahui dari usaha-usaha optimasi pemanfaatan sumbersumber dan pelaksanaan tugas-tugas, sementara kesesuaian antara kinerja aktual dan tujuan yang diharapkan diketahui dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan standar organisasi, yaitu apakah masukan lebih besar, sama dengan atau lebih kecil dari pengeluaran. Sebelum melaksanakan suatu kegiatan, staff keuangan berkewajiban menetapkan suatu rencana yang menyeluruh tentang kegiatan yang dilaksanakan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang. Perencanaan selalu diikuti dengan pengendalian, agar aktivitas yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan untuk menilai sampai seberapa jauh efisiensi tercapai dalam melaksanakan kegiatan. Jadi perencanaan dan pengendalian tidak dapat dipisahkan, keduanya ibarat dua sisi satu mata uang dari fungsi manajemen. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat dikendalikan, sebab pengendalian meliputi usaha supaya aktivitas tetap berjalan lurus dengan melakukan tindakan perbaikan atas penyimpangan penyimpangan yang terjadi dari rencana. Anggaran biaya dalam bidang operasional Fakultas Ekonomi USU sangat penting guna menghindari terjadinya penyimpangan biaya yang tidak di perlukan yang dapat menyebabkan biaya operasional fakultas semakin besar. Dengan anggaran operasional yang baik, dapat mendukung tujuan akhir suatu instansi tersebut. Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Disamping itu juga anggaran mempunyai fungsi pengawasan yaitu

10 penyelidikan apakah pelaksanaan suatu kegiatan itu dikerjakan sesuai rencana. Apabila terdapat perbedaan antara anggaran dan realisasi, maka hal itu perlu dianalisa dari analisa perbedaan tersebut diambil keputusan yang perlu untuk mengatasi kemungkinan yang merugikan pada periode selanjutnya. Selain menjadi alat perencanaan dan pengendalian anggaran juga merupakan alat utama pengkoordinasian kegiatan-kegiatan organisasi. Pengendalian meliputi penetapan tujuan dan standar, membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Fakultas Ekonomi USU selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yakni biaya umum serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling esensial menyangkut kesinambungan suatu instansi, maka sangat di perlukan perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional. Dengan berpedoman pada biaya operasional maka tujuan fakultas akan tercapai. Biaya operasional sangat di butuhkan staff keuangan fakultas dalam melaksanakan seluruh fungsinya untuk menjamin kesistematisan dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas fakultas yang di rencanakan agar operasi fakultas dapat berjalan dengan tingkat efesiensi yang tinggi. Untuk itulah penulis merasa tertarik untuk memilih judul Analisis Anggaran Biaya Operasional Sebagai Perencanaan dan Pengawasan Terpadu pada Fakultas Ekonomi USU.

11 1.2. Perumusan Masalah Dari uraian diatas di ketahui bahwa anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dikelola dengan baik. Perencanaan dan pengawasan biaya operasional fakultas yang baik akan membantu tata usaha/staff keuangan mencapai tujuan yang efektif dan efesien. Dari latar belakang yang dikemukakan diatas dapat di ambil permasalahan pokok yaitu: 1. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU menetapkan anggaran biaya operasional untuk meningkatkan efiensi. 2. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU melakukan perencanaan dan pengendalian biaya operasional guna mencegah penyimpangan Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi di USU. 2. Untuk menganalisa dan mengevaluasi perencanaan dan pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU. 3. Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan penulis khususnya tentang biaya operasional. 4. Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi USU merencanakan dan mengendalikan biaya operasionalnya.

12 1.4. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Bagi Penulis Penulisan ini bermanfaat dalam mengembangkan wawasan dan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh oleh penulis selama perkuliahan, khususnya mengenai biaya operasional. 2. Bagi Instansi Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan saran-saran atau bahan masukan untuk mengambil keputusan dalam menentukan perencanaan dan kebijaksanaan dimasa yang akan datang. 3. Bagi Akedemisi Hasil penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan acuan dalam melakukan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini.

13 BAB II PROFIL INSTANSI 2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat

14 Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

15 b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya. e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitianpenelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan Jenis Kegiatan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

16 berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya Struktur Organisasi Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan instansi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri

17 dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

18 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi USU

19 2.4. Job Description Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari : A. Bagian Tata Usaha Rincian tugas bagian tata usaha adalah: 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. 2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. 3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. 4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan. 5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. 7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

20 10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas. 11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. B. Sub Bagian Akademik Rincian tugas bagian akademik sebagai berikut : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat 3. Melakukan administrasi akademik. 4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. 5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas. 8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

21 C. Sub Bagian Umum dan Keuangan Rincian tugas pada sub bagian umum dan perlengkapan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. 4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. 6. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan. 7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. 8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. 9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

22 D. Sub Bagian Kepegawaian Rincian tugas pada sub bagian kepegawaian adalaha : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. 2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai. 4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. 5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti. 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai. 9. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. E. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiwaan. 4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

23 6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa. 8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. F. Sub Bagian Perlengkapan Rincian pada sub bagian perlengkapan adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. 3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. 5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan. 6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. 7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

24 2.5. Kinerja Usaha Terkini Setiap instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminarseminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Data mahasiswa yang terdaftar selama tahun ajaran 2009 adalah sebagai berikut :

25 Tabel 2.1 Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU Tahun Ajaran 2009/2010 Jenis Kelamin Lk Pr Departemen / Jurusan S1 Reguler D3 Reguler S1 Ekstensi Jumlah Ep Akt Mnj Keu Akt Kes Ep Akt Mnj Jumlah Sumber : Fakultas Ekonomi USU 2.6. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil. c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

26 BAB III TOPIK PENELITIAN 3.1. Analisis Anggaran Biaya Operasional Pengertian Anggaran Ada beberapa istilah yang digunakan dalam menyatakan anggaran perusahaan, yaitu business budget, profit planning and control, comprehensive budgeting, business budget and control. Para Ahli mengemukakan pendapat yang berbeda mengenai pengertian penganggaran itu sendiri walaupun demikian perbedaan istilah-istilah tersebut tidaklah merubah pengertian dari anggaran, hal ini dapat dilihat dari defenisi yang diberikan oleh para ahli: menurut Adisaputra (2004:9) defenisi anggaran adalah sebagai berikut: Anggaran atau budget adalah merupakan ungkapan keuangan dari progaram kerja untuk mencapai sasaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Navarin (2004:12) memberikan defenisi anggaran sebagai berikut : Anggaran adalah suatu rencana keuangan periode yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut Munandar (2001:11) defenisi anggaran adalah sebagai berikut: Yang dimaksud dengan bisnis budget atau anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit atau kesatuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu yang akan datang. Sedangkan anggaran menurut Welsch (2000:5) yaitu: Istilah perencanaan untuk pengendalian laba menyeluruh dapat didefenisikan secara luas sebagai suatu anggaran sistematis dan formal untuk perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian tanggung jawab manajemen.

27 Dari beberapa pengertian anggaran yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan rencana kerja sistematis yang dinilai dengan uang yang dibuat dalam bentuk angka-angka serta disusun dalam suatu atau beberapa periode tertentu yang dipakai sebagai alat perencanaan, pengkoordinasian yang terpadu dan pengendalian tanggung jawab manajemen melalui proses tertentu. Dari rumusan ini ada beberapa segi yang perlu diperhatikan antara lain: 1. Rencana kerja sistematis yang dinilai dengan uang ialah rencana yang disusun mengenai apa-apa yang akan dilaksanakan, selanjutnya rencana kerja tersebut dinilai dengan uang atau dengan kata lain ditentukan beberapa jumlah yang dibutuhkan atau diperoleh untuk merealisasikan pekerjaan tersebut. 2. Periode tertentu; ialah periode anggaran yang pada umumnya berdasarkan pada periode jangka panjang (3-5 tahun) dan periode jangka pendek (1 tahun). 3. Alat perencanaan; anggaran yang digunakan sebagai alat untuk merumuskan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan yang diharapkan dapat memberikan hasil yang baik. 4. Pengkoordinasian yang terpadu; artinya dalam kegiatan perusahaan diperlukan koordinasi terpadu dalam mengalokasikan faktor-faktor produksi dalam rangka mengalihkan menjadi barang-barang dan jasa-jasa. 5. Pengendalian tanggung jawab; artinya kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan harus selalu diawasi dan dikendalikan agar sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

28 6. Proses tertentu; artinya proses pembelajaran atau proses lainnya yang dinilai setiap kali terjadi sesuatu operasi perusahaan dalam suatu periode anggaran Jenis-jenis Anggaran Anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut: 1. Menurut dasar penyusunan anggaran terdiri dari: a. Anggaran tetap (fixed budget), adalah angaran yang dibuat untuk satu tingkat satu kegiatan selama jangka waktu tertentu, dimana pada tingkat kegiatan tersebut direncanakan pendapatan dan biaya. Anggaran ini tidak memungkinkan adanya penyesuaian oleh karena sudah tetap. b. Anggaran variable (flexible budget), adalah anggaran yang dibuat berdasarkan pada kegiatan tingkat kegiatan. Prinsip dari anggaran ini adalah bahwa untuk setiap tingkat kegiatan harus terdapat normanorma untuk kegiatan yang dikeluarkan. Norma-norma ini merupakan patokan dari pengeluaran-pengeluaran yang seharusnya pada masingmasing tingkat kegiatan tersebut. Penyusunan anggaran ini dilakukan dengan memperhatikan biaya tetap dan biaya variabel. 2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari: a. Anggaran periodik, yaitu anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu, umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.

29 b. Anggaran kontinu, yaitu anggaran yang dibuat untuk memperbaiki anggaran yang telah dibuat. 3. Menurut jangka waktu, anggaran terdiri dari: a. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis), yaitu anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama satu tahun. Anggaran ini untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek. b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis), yaitu anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak harus berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek. 4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut anggaran induk (master budget). Anggaran tidak merupakan konsolidasi rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dipecah lagi menjadi anggaran triwulan. Anggaran triwulan dipecah lagi menjadi anggaran bulanan. a. Anggaran biaya operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran ini terdiri dari: anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran beban usaha.

30 b. Anggaran keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan terdiri dari: anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran utang dan anggaran neraca. 5. Menurut kemamapuan didalam penyusunan anggaran, terdiri dari: a. Anggaran komprehensif, merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif perpaduan dari anggaran operasional dan anggara keuangan yang disusun secara lengkap. b. Anggaran varsial, merupakan anggaran yang disusun secara tidak lengkap. Anggaran yang hanya menyusun bagi anggaran tertentu saja. Misalnya, karena keterbatasan kemampuan, maka yang dapat disusun hanya anggaran operasional. 6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari: a. Anggaran appropriasi (appropritation budget), adalah anggaran yang dibentuk bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan lain. b. Anggaran kinerja (performance budget), adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi (perusahaan) misalnya untuk menilai apakah biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui batas.

31 Keuntungan dan Kelemahan Anggaran a. Keuntungan Anggaran Sistem anggaran memiliki biaya dan memerlukan pengorbanan tetapi dibalik pengorbanan itu banyak keuntungan. Keuntungan anggaran antara lain adalah: 1. Mempercepat dan mengefesienkan pencapaian tugas. 2. Mengurangi tugas-tugas rutin operasional pimpinan sehingga ia lebih terfokus kepada hal-hal yang bersifat jangka panjang dari stategis. 3. Meningkatkan daya kopetensi, motivasi, dan menimbulkan proses penilaian yang lebih objektif. 4. Dapat menilai kemajuan kerja (progress) pencapaian tujuan. 5. Dapat mengetahui lebih dini setiap penyimpangan dari tujuan. 6. Dapat membedakan antara yang efisien dan yang tidak efisien. 7. Mengurangi hal-hal yang bersifat kabur, ambivalen, atau ambigius. 8. Dapat memantapkan pelaksanaan manajemen, pengawasan, akuntansi secara lebih baik. 9. Dapat mengarahkan kegiatan kebidang yang lebih menguntungkan. 10. Dapat menilai prestasi karyawan atau bagian yang lebih objektif. b. Kelemahan Anggaran Meskipun begitu banyak keuntungan yang diperoleh dengan menyusun anggaran, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang membatasi anggaran. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

32 1. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan sungguh-sungguh. 2. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugasnya, bukan menggantikannya. 3. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang diramalkan sebelumnya, karena itu anggaran perlu memiliki sifat yang luwes. 4. Anggaran harus disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi Defenisi Biaya dan Klasifikasi Biaya a. Defenisi Biaya Dalam peggolongan perusahaan, besar maupun perusahaan kecil, perusahaan jasa maupun perusahaan dagang setiap harinya. Selalu berkaitan dengan biaya yang harus dikeluarkan. Ada berbagai defenisi mengenai biaya yaitu: Garisson (2001:34) memberikan defenisi biaya sebagai berikut: Biaya adalah pengorbanan yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa, pengorbanan itu dapat diukur sebagai uang tunai yang dikeluarkan, harta dan jasa yang diberikan. Menurut Machfodz (2000:36) defenisi biaya adalah sebagai berikut: Biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh

33 b. Klasifikasi Biaya Klasifikasi biaya atau penggolongan biaya merupakan proses pengelompokan biaya secara sistematis, atas keseluruhan elemen yang ada di dalam golongan. Yang lebih jelas dan ringkas yaitu untuk dapat memenuhi berbagai macam tujuan, oleh karena itu terdapat bermacam-macam penggolongan biaya. Menurut Supriono (2000:35) biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Menurut fungsi pokok kegiatan perusahaan, biaya diklasifikasikan menjadi: a. Biaya produksi, yang termasuk biaya produksi didalamnya adalah biaya material, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead. b. Biaya administrasi umum, yaitu semua biaya yang berhubungan dengan fungsi administrasi umum. c. Biaya pemasaran, yaitu biaya yang diperlukan dalam rangka penjualan produksi, yang sudah selesai sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas. d. Biaya keuangan, yaitu semua biaya yang terjadi dalam melasanakan fungsi keuangan. 2. Menurut periode akuntansi, biaya diklasifikasiakan menjadi: a. Capital expenditure, yaitu apabila ada manfaat dari pengeluaran biaya, baru bisa dinikmati pada periode akuntansi berikutnya. Dan pengeluaran ini akan membebankan pada semua periode akuntansi yang bisa menikmati manfaat pengeluaran tersebut.

34 b. Revenue expenditure, yaitu pengeluaran dimana manfaat dari adanya pengeluaran biaya, bisa dinikmati oleh periode akuntansi yang bersangkutan. 3. Menurut tendensi perubahan terhadap aktivitas atau volume produksi, biaya dilklasifikasikan : a. Biaya variabel, yaitu biaya-biaya yang mempunyai hubungan langsung dengan produksi atau proposional. b. Biaya tetap, yaitu biaya-biaya yang besarnya tidak dipengaruhi oleh besarnya volume produksi. c. Biaya semi variabel, yaitu biaya yang mempunyai hubungan dengan volume produksi, akan tetapi hubungan tersebut tidak proposional. 4. Menurut objek atau pusat biaya yang dibiayai, diklasifikasikan menjadi: a. Biaya langsung, yaitu biaya yang terjadi dan manfaatnya, diidentifikasikan kepada objek atau pusat tertentu. b. Biaya tidak langsung, yaitu biaya yang terjadi dan manfaatnya, tidak diidentifikasikan pada objek atau pusat biaya tertentu. 5. Menurut tujuan pengendalian biaya, biaya diklasifikasikan menjadi: a. Biaya terkendali yaitu biaya yang secara langsung dapat dipengaruhi oleh seorang pimpinan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

35 b. Biaya tidak terkendali, yaitu biaya yang tidak dapat dipengaruhi oleh seorang pimpinan berdasarkan wewenang yang ia miliki dalam jangka waktu tertentu. 6. Menurut tujuan pengambilan keputusannya, biaya diklasifikasikan menjadi: a. Biaya relevan, yaitu biaya yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan, oleh karena itu biaya tersebut harus diperhitungkan dalam pengambilan keputusan. b. Biaya tidak relevan, yaitu biaya yang tidak mempengaruhi pengambilan keputusan, oleh karena itu biaya ini tidak diperhitungkan dalam pengambilan keputusan. c. Biaya Operasional Yang dimaksud dengan biaya operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakekatnya dianggap habis dalam masa satu tahun tutup buku. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan di dalam perusahaan secara sekaligus tidaklah mungkin. Dengan demikian perlu diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam perusahaan tersebut harus dilaksanakan, ditinjau dari urutan anggaran yang disusun tersebut. Menurut Anton (2000:277) Anggaran biaya operasional adalah anggaran yang menggerakkan kegiatan usaha sejak barang-barang dan jasa-jasa telah siap menjadi barang jadi dan seterusnya disalurkan kepasaran bebas. Didalam penyusunan anggaran biaya operasional, biasanya mencakup anggaran berikut ini:

36 1. Anggaran biaya tetap Anggaran biaya tetap atau konstan adalah anggaran biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh perubahan aktivitas perusahaan. Ini berarti jika terjadi peningkatan atau penurunan aktivitas perusahaan, maka biaya tetap tidak mengalami perubahan. Yang termasuk kedalam biaya tetap adalah depresiasi (penyusutan), pajak, asuransi, biaya kredit dan sebagainya. Prosedur penyusunan anggaran biaya tetap dapat dilakukan dengan menganalisis biaya tetap masa yang lalu kemudian biaya ini diteliti dan dibuat sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang. Ada dua ciri utama biaya tetap (Munandar, 2001:227), yaitu: a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap ada dalam jumlah yang tetap. b. Bila perusahaan meningkatkan atau menurunkan aktivitasnya, biaya ini tetap dalam jumlah yang tetap. 2. Anggaran biaya variabel Anggaran biaya variabel adalah anggaran biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara propesional dengan berubahnya volume produksi. Ini berarti bila tejadi peningkatan aktivitas perusahaan, maka jumlah biaya variabel akan meningkat pula. Begitu juga sebaliknya, jika aktivitas berkurang maka biaya variabel juga akan menurun. Yang termasuk kedalam biaya variabel misalnya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Anggaran biaya variabel dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel tahun sebelumnya dengan

37 memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan aktivitas perusahaan pada tahun-tahun yang akan datang. Ada dua ciri utama bidang biaya variabel (Munandar, 2001: 227), yaitu : a. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas maka jumlah biaya ini tidak ada. b. Bila perusahaan meningkatkan aktivitas maka jumlah biaya ini akan mengalami peningkatkan sedangkan bila perusahaan menurunkan aktivitasnya maka biaya ini akan mengalami penurunan pula. 3. Anggaran semi variabel Anggaran biaya semi variabel merupakan anggaran biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap yang besar kecilnya dipengaruhi oleh perubahan aktivitas perusahaan dan sebagian lagi mempunyai sifat tetap yang besar kecilnya dipengaruhi oleh perusahaan aktivitas perusahaan. Yang termasuk dalam biaya semi variabel antara lain biaya pemeliharaan gedung, biaya pemeliharaan mesin dan alat-alat, upah (gaji), insentif dan lain-lain. Anggaran biaya semi variabel dapat ditentukan dengan menganalisa biaya pada tahun-tahun yang sudah lewat dan membuat pertimbangan terhadap biaya-biaya yang mungkin berubah akibat adanya peningkatan dan penurunan aktivitas perusahaan di masa yang akan datang. Adapun ciri-ciri biaya semi variabel (Munandar, 2001:232), yaitu: 1. Bila perusahaan tidak melakukan aktivitas sama sekali biaya ini tetap ada dalam jumlah tertentu yaitu sebesar unsur biaya tetap yang terkandung di dalamnya.

38 2. Bila perusahaan meningkatkan aktivitasnya maka jumlah biaya ini makin meningkat karena unsur biaya variabel yang terkandung didalamnya tidak berubah dan sebaliknya, jika aktivitas perusahaan menurun maka jumlah biaya menurun karena unsur biaya variabel menurun sedangkan unsur biaya tetap tidak berubah Analisis Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasional Pada dasarnya, yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kegiatan anggaran ada ditangan pimpinan tertinggi fakultas. Dalam hal ini, fakultas ekonomi USU membuat anggaran dibawah Pembantu Dekan II (PD II) dan tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian dilingkungan fakultas ekonomi USU. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan-kegiatan penganggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi fakultas, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain fakultas. Adapun siapa atau siapa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing instansi. Pada Fakultas Ekonomi USU bagian yang mempersiapkan dan menyusun anggaran ini dapat didelegasikan kepada bagian administrasi, ini terdapat bagi instansi kecil seperti halnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pada Fakultas Ekonomi penyusunan ini dilakukan oleh kasubag Keuangan. Hal ini disebabkan karena Fakultas Ekonomi merupakan instansi nirlaba, kegiatan-kegiatan fakultas tidak telalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan

39 kepada salah satu bagian saja tidak perlu banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan. Agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik dan lancar maka perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran. Pedoman penyusunan anggaran ini harus dibuat terperinci dan jelas, agar setiap bagian dapat mengikuti pedoman tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Dengan demikian, tersedia waktu yang cukup untuk membuat pertimbangan dan penilaian atau halhal yang dianggap perlu. Pedoman penyusunan anggaran instansi itu harus mencerminkan materi apa yang akan dicapai baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Perencanaan dasar dari perusahaan terdiri dari tujuan umum dan tujuan khusus, strategis instansi serta uraian dasar pemikiran fakultas. Anggaran yang disusun oleh bagian administrasi merupakan rancangan anggaran (draft budget). Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan teringgi fakultas untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan teringgi yaitu rektorat, masih dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan dimungkinkan untuk diadakan pembahasan antara pimpinan tertinggi instansi dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut. Setelah disahkan oleh pimpinan tetinggi fakultas, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Berikut adalah rencana penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2008.

40 Tabel 3.1 Rencana Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2008 Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma (Dalam Rupiah) NO F U N G S I M A K J U M L A H 1 Belanja Pegawai Belanja Barang - Bahan - Inventaris - Rekening Telepon - Penyelenggaraan 3 Belanja Pemeliharaan - Kenderaan Bermotor - Inventaris & Gedung Belanja Perjalanan Total Sumber : Fakultas Ekonomi USU

41 3.3. Pengendalian Biaya Operasional Pengendalian dilakukan untuk menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan yang terjadi antara apa yang telah ditetapkan dalam budget dengan realisasinya dan pertimbangan bagi perencanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang. Pengendalian dilaksanakan berdasarkan standar dan budget yang disusun atas pertimbangan manajemen, peramalan dengan perhitungan matematis dan pengalaman dimasa lalu. Tanggung jawab atas pengendalian biaya sebaiknya diberikan kepada individu - individu tertentu yang juga bertanggung jawab untuk menganggarkan biaya yang berada di bawah kendali mereka. Setiap tanggung jawab manajer sebaiknya dibatasi pada biaya dan pendapatan yang dapat dikendalikan oleh manajer tersebut, dan kinerja secara umum diukur dengan membandingkan antara biaya dan pendapatan aktual terhadap anggaran. Sistem yang didesain untuk mencapai tujuan tersebut disebut sistem akuntansi pertanggung jawaban. Untuk membantu dalam mengendalikan biaya, akuntan biaya dapat menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya yang disebut biaya standar. Biaya standar juga dapat dijadikan dasar untuk anggaran dan laporan biaya. Aspek penting lain dari pengendalian biaya adalah identifikasi dari biaya aktivitas yang berbeda dibandingkan biaya dari departemen dan produk yang berbeda. Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan pengorganisasian, merupakan salah satu fungsi yang vital dalam proses manajemen. Biaya dapat dikatakan terkendali jika manajer atau pekerja mepunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek.

42 Tahap-tahap proses pengendalian anggaran menurut Mulyadi (2001:508), malalui tiga tahap utama : 1. Penetapan sasaran. 2. Implementasi 3. Pengendalian dan Evaluasi Proses pengendalian anggaran didahului dengan penetapan tujuan oleh manajemen puncak dan penetapan strategi untuk mencapainya. Tujuan merupakan hasil yang diinginkan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian biaya operasional Fakultas Ekonomi USU diadakan melalui anggaran. Evaluasi terhadap anggaran dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan. Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran berikutnya. Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada biaya anggaran. Realisasi penggunaan daftar usulan kegiatan dana masyarakat (DUK-DM) program S1 Fakultas Ekonomi USU tahun anggaran 2008 adalah sebagai berikut :

43 Tabel 3.2 Realisasi Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2008 Berdasarkan Mata Anggaran Dan Fungsi Tri Dharma (Dalam Rupiah) NO F U N G S I M A K J U M L A H 1 Belanja Pegawai Belanja Barang - Bahan - Inventaris - Rekening Telepon - Penyelenggaraan 3 Belanja Pemeliharaan - Kenderaan Bermotor - Inventaris & Gedung Belanja Perjalanan Total Sumber : Fakultas Ekonomi USU 3.4. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional Sebelum melakukan analisis tentang adanya penyimpangan/variance anggaran, maka terlebih dahulu disajikan laporan anggaran yang dibuat sebelumnya. Kita juga mengetahui bahwa anggaran (budget) merupakan Toll of Control dan kita juga mengenal istilah Control of Budget istilah ini semua

44 menunjukkan bahwa budget dapat dijadikan sebagai alat untuk standard kerja sudah ada. Kemungkinan sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka aktual yang dapat kita harapkan dengan standard atau sasaran yaitu budget. Perbedaan antara dua angka ini akan merupakan penyimpangan. Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut: 2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dibandingkan dengan menggunakan tahun lalu sebagai tahun dasar. 3. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dibandingkan dengan biaya standard. 4. Penyelidikan penyimpangan antara hasil actual dibandingkan dengan sasaran budget. Penyimpangan yang mungkin terjadi yaitu: e. Penyimpangan anggaran menguntungkan (favorable variance) Apabila penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, maka disebut favorable variance. f. Penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance) Apabila penyimpangan yang terjadi merugikan perusahaan maka disebut unfavorable variance. Laporan budget (budget report), yaitu laporan antara hasil realisasi dengan pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding antara budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui penyimpanganpenyimpangan yang terjadi, baik yang bersifat merugikan (unfavorable) ataupun

45 yang menguntungkan (favorable) dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut yang segera perlu dilakukan. Adapun penyimpangan yang terjadi selama tahun 2008 pada Fakultas Ekonomi USU yaitu : Tabel 3.3 Variance Penggunaan Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat (DUK-DM) Program S1 Fakultas Ekonomi USU Tahun Anggaran 2008 (Dalam Rupiah) N O F U N G S I M A K ANGGARAN REALISASI VARIANCE 1 Belanja Pegawai Belanja Barang - Bahan Inventaris Rekening Telepon Penyelenggaraan Belanja Pemeliharaan - Kenderaan Bermotor Inventaris & Gedung Belanja Perjalanan Total Sumber : Fakultas Ekonomi USU

46 Secara garis besar ada 2 (dua) tindakan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU didalam menghadapi penyimpangan yang terjadi, yaitu : 1. Apabila penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan yang menguntungkan (favorable variance) maka tindakan yang diambil oleh Fakultas Ekonomi USU yaitu akan mengembalikan pihak rektorat dan melimpahkan pada mata anggaran yang mengalami kerugian. 2. Sedangkan apabila penyimpangan tidak menguntungkan (unfavorable variance) tindakan yang diambil juga hampir sama yaitu mengambil dari mata anggaran yang mengalami keuntungan dan apabila tidak mencukupi baru akan dilakukan permohonan kembali ke pihak rektorat.

47 BAB IV P E N U T U P 4.1. Kesimpulan Setelah penulis mengadakan analisa dan evaluasi atas analisis anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi USU Medan, dengan hasil yang didapat maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain, yaitu: 1. Fakultas Ekonomi USU merupakan sebuah lembaga/instansi yang bergerak dalam pelaksanaan pendidikan. Didalam menjalan fungsinya selalu berusaha memberikan pelayanan yang berkualitas dan terbaik kepada customer yaitu para mahasiswa maupun masyarakat umum yang ingin mengetahui tentang penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan sehingga Fakultas Ekonomi USU dapat misinya yaitu menjadikan Fakultas Ekonomi USU sebagai salah satu fakultas ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. 2. Fakultas Ekonomi USU didalam menyusun anggaran tidak melakukan pemisahan biaya-biaya antara biaya tetap, biaya variabel maupun biaya semi variabel sehingga terdapat ketidaksesuaian dalam penempatan biaya. 3. Perencanaan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU tidak melibatkan semua bagian, dalam hal ini hanya melibatkan sub bagian keuangan kemudian diteruskan ke Pembantu Dekan II (PD II) untuk disetujui tanpa adanya keterlibatan bagian lainnya seperti jurusan maupun departemen. Oleh karenaya pihak yang dapat bertanggung jawab dalam