Makalah Seminar Tugas Akhir SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KOPERASI UNIT DESA (KUD) DENGAN PHP DAN MYSQL

Transkripsi

1 Makalah Seminar Tugas Akhir SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KOPERASI UNIT DESA (KUD) DENGAN PHP DAN MYSQL Muhammad Farizal Fahmi 1, R.Rizal Isnanto 2, Kodrat Iman Satoto 2 Abstrak Koperasi Unit Desa (KUD) merupakan unit usaha bersama yang berasaskan gotong royong, kendala yang dihadapi dalam pengembangan koperasi di Indonesia adalah terbatasnya sarana dan prasarana penunjang, selain itu penyebarannya kurang merata dan kurang memadai untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Untuk mengatasi masalah tersebut dibuatlah sebuah website sistem informasi akuntansi. Dengan ini pelayanan koperasi terhadap anggota serta penyediaan informasi berupa laporan keuangan yang berkualitas, pelayanan lainya dapat dilakukan secara online sehingga dengan informasi yang jelas akan membantu anggota koperasi dan masyarakat dalam memanfatkan jasa atau pelayanan koperasi unit desa dengan mudah Dalam perancangan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman sisi server (server side programming), serta MySql sebagai sistem manajemen basisdata, Apache sebagai webserver. Metode yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Untuk UKM ini yaitu dengan studi literatur, metode perancangan sistem menggunakan rapid application development (RAD), metode pengujian serta metode bimbingan dan konsultasi. Aplikasi akuntansi ini memberikan informasi laporan keuangan usaha dagang berupa jurnal, buku besar, neraca saldo, laba rugi atau shu Kata kunci: Basisdata, MySql, PHP I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Peranan Sistem Informasi Akuntansi terhadap kemajuan suatu organisasi sangat penting. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah koperasi akan memiliki keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan koperasi maupun perusahaan yang lain. Permasalahan yang sering timbul adalah koperasi kurang mampu menyediakan laporan keuangan tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh Departemen Koperasi. Penyusunan laporan keuangan masih secara manual sehingga sering terjadi kesalahan manusia. Akuntansi merupakan hal yang sangat penting bagi koperasi maupun perusahaan. Akuntansi merupakan proses pencatatan atas transaksi bisnis yang sedang berlangsung di dalam koperasi tersebut yang kemudian akan diikhtisarkan dalam bentuk laporan keuangan yang berguna baik bagi pihak internal maupun pihak eksternal koperasi. Sistem Informasi Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. 1.2 Tujuan Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat perangkat lunak akuntansi koperasi berupa pengolahan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan hasil transaksi Koperasi Unit Desa (KUD) Wanasari Brebes Mengetahui perkembangan Koperasi Unit Desa melalui lapoan keuangan yang ada. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang diberikan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Perancangan Sistem Berbasis Web dengan memanfaatkan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySql sebagai basisdatanya. 2. Data yang diambil adalah data dari Koperasi Unit Desa (KUD) Wanasari Brebes. 3. Studi kasus di Koperasi Unit Desa (KUD) Wanasari Brebes. 4. Program ini menghasilkan laporan berupa jurnal, buku besar, laporan Neraca, laporan laba rugi 5. Tidak membahas keamanan di sisi jaringan komputer. 6. Tidak membahas di sisi perangkat keras. II. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut ini beberapa definisi sistem secara umum, yaitu: 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur yang saling berinteraksi, dan saling terorganisasi, dan saling bergantung satu sama lain. Menurut Romney

2 dan steinbart (2003) sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya, tujuan dari sistem informasi adalah: 1. Mendukung operasi sehari-hari. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung jawaban. Komponen-komponen yang terdapat pada sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. User atau operator yang mengoperasikan sistem tersebut. 2. Prosedur-prosedur yang digunakan dalam pengumpulan, pemrosesan, maupun penyimpanan data-data operasional koperasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis. 4. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data transaksi bisnis koperasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi. Gambaran umun sistem informasi akuntansi seperti ditunjukan pada Gmbar 1.1 Gambar 1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.3 PHP PHP adalah sebuah bahasa pemrograman yang berjalan di sebuah webserver dalam bentuk script jadi program ini dapat berjalan secara langsung di komputer tanpa di kompilasi dan mempunyai kemampuan untuk memproses data dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embeded script language artinya semua perintah yang kita berikan akan sepenuhnya di berikan akan sepenuhnya di jalankan oleh server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari client dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server. Seperti ditunjukan pada gambar 2.6. Gambar 2.6 Pemrosesan script PHP Ketika menggunakan PHP sebagai server-side embeded script language maka server melakukan hal-hal berikut: 1. Membaca permintaan dari client. 2. Mencari halaman di server. 3. Melakukan perintah dari PHP untuk melakukan perubahan pada halaman. 4. Mengirimkan kembali halaman tersebut ke client melalui internet. Beberapa kelebihan PHP. 1. PHP dapat berjalan pada semua jenis sistem operasi seperti pada linux, varian unix (HP- UX, Solaris, Openbsd), Microsoft Windows, Max OS X, RISC OS dan masih banyak lagi. 2. Webserver yang mendukung antara lain Apache, IIS, Xitami, Omnihttpd, Netscape dan masih banyak lagi. 3. PHP merupakan bahasa pemrograman Open source 4. PHP juga di dukung banyak basisdata terkenal seperti Adabas D, Ingres, Oracle, Interbase, Frontbase dan lain-lain. 5. Mempunyai dukungan pengembangan yang baik karena banyaknya developer yang siap membantu serta referensi yang lengkap. 2.4 MySQL MySQL merupakan software yang tergolong sebagai DBMS (Databse Management System) yang bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa perangkat lunak ini dilengkapi dengan kode sumber (kode yang dipakai untuk membuat MySQL), serta bentuk executable-nya secara gratis. Sebagai perangkat lunak DBMS, MySQL memiliki sejumlah fitur sebagai berikut. 1. Multiplatform MySQL tersedia pada beberapa platform (Windows, Linux, Unix dan lain-lain). 2. Handal, cepat, dan mudah untuk digunakan MySQL tergolong sebagai basis data server (server yang melayani permintaan terhadap basis data). 3. Jaminan keamanan akses. 4. Dukungan SQL, MySQL mendukung perintah SQL (Structure Query Language). 2

3 Kemampuan SQL tidak hanya untuk query (memperoleh data) saja, tetapi juga mencakup kemampuan lain, seperti pendefinisian struktur data, pengubahan data, pengaturan keamanan, dan lain-lain. Sistem basisdata MySQL memiliki sistem keamanan tiga verifikasi yaitu user, password, dan host. Verifikasi host memungkinkan untuk membuka keamanan di localhost, tetapi terutup bagi host lain (bekerja di lokal komputer). Sistem keamanan ini terdapat di dalam basisdata MySQL dan pada tabel user, perlindungan dapat juga dilakukan pada basisdata, tabel, kolom secara terpisah Setelah data diisi kemudian menekan tombol simpan, sistem kemudian akan memvalidasi data yang dimasukan. Kemudian data disimpan pada sistem informasi akuntansi. Seperti ditunjukan pada Gambar SMARTY Untuk membangun perangkat lunak ini digunakan kerangka kerja smarty. Smarty adalah mesin template untuk php, smarty digunakan untuk memisahkan logika aplikasi dan konten dari penampilnya, template adalah semacam model dasar dalam pembutan sebuah halaman web. Dengan pemisahan logika bisnis dan logika presentasi. 2.6 Do PDF Untuk membentuk laporan dalam bentuk Pdf digunakan software Do PDF yang akan mengubah dokumen yang dapat dicetak ke dalam Pdf. Gambar 3.2 Kode akun yang telah disimpan sistem 3.2 Pencatatan Transaksi/Jurnal jika pada sistem informasi akuntansi kode akunnya telah terdaftar pada sistem, user dapat langsung ke menu transaksi. Seperti ditunjukan pada Gambar 3.3. III. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KOPERASI UNIT DESA 3.1 Kode Akun/ Perkiraan/ Akun/perkiraan adalah suatu daftar khusus yang dibuat untuk memudahkan pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan penyusunan laporan keuangan. Setiap perkiraan akan diberi kode akun tertentu, pemberian kode akun bertujuan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pencatatan (pembukuan) kedalam setiap perkiraan/akun. Untuk memasukan data transaksi terlebih dahulu masukan kode akunya pada sistem informasi akuntansi melalui menu Perkiraan, seperti ditunjukan pada Gambar 3.1 Gambar 3.3 Mencatat transaksi Data yang telah dimasukan akan divalidasi kemudian data disimpan pada sistem informasi akuntansi seperti ditunjukan pada Gambar 3.4. Gambar 3.1 Proses pengkodean akun perkiran 3

4 Gambar 3.7 Laporan jurnal Gambar 3.4 Data transaksi yang telah disimpan Nilai transaksi terdapat pada menu detail transaksi seperti ditunjukan pada Gambar 3.5. Format laporan buku besar dalam bentuk Pdf seperti ditunjukan pada Gambar 3.8. Gambar 3.5 Detail/rincian transaksi 3.3 Laporan Semua data transaksi yang telah dicatat dalam sistem informasi akuntansi ini diproses oleh sistem informasi akuntansi mengacu pada prinsip akuntansi koperasi. Data transaksi dijurnal kemudian data transaksi tersebut diposting secara otomatis oleh sistem untuk menyusun laporan berupa jurnal, buku besar, neraca, saldo laba rugi/shu. Untuk melihat menu laporan dari transaksi bisnis yang telah dilakukan di sistem informasi akuntansi ini dapat dilihat seperti Gambar 3.6. Gambar 3.8 Laporan buku besar Format laporan neraca dalam bentuk Pdf seperti ditunjukan pada Gambar 3.9. Gambar 3.9 Laporan neraca Format laporan laba rugi/shu dalam bentuk Pdf seperti ditunjukan pada Gambar Gambar 3.6 Tampilan menu laporan Format laporan jurnal dalam bentuk Pdf seperti ditunjukan pada Gambar Gambar 3.10 Laporan SHU

5 3.3 Backup dan Restore Sebelum dilakukan tutup buku terlebih dahulu data kita back up seperti ditunjukan pada Gambar Gambar 3.11 Menu proses tutup buku Prosedur tutup buku dilakukan Di aplikasi pilih menu proses dan lakukan tutup buku dengan mengisi formulir periode awal dan periode akhir, kemudian lakukan tekan tombol proses. Seperti ditunjukan pada Gambar 3.12 Gambar 3.11 Back up Untuk mengembalikan data digunakan menu restore seperi ditunjukan pada Gambar Gambar 3.12 Proses tutup buku 3.4 Basisdata Basisdata digunakan untuk menyimpan data. Tool yang digunakan dalam basisdata adalah PhpMyAdmin dari Xampp. Tampilan layanan PhpMyAdmin telah berfungsi dan ditunjukkan pada Gambar Gambar 3.12 Restore 3.5 Tutup Buku Tahap terakhir satu periode kegiatan transaksi adalah melakukan tutup buku. Neraca akhir yang terbentuk dari suatu proses akuntansi akan ditransfer sebagai neraca awal pada proses akuntansi berikutnya, juga akan menghilangkan nilai-nilai yang terdapat pada akun pendapatan dan biaya. Hal ini karena akun pendapatan akun biaya akan diperhitungkan dalam rugi laba. Untuk tutup buku terdapat pada menu proses seperti ditunjukan pada Gambar Gambar 3.14 Tampilan layanan PhpMyAdmin IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan 1. Sistem Informasi Akuntasi Koperasi Unit Desa ini dapat memberikan laporan berupa berupa laporan perhitungan hasil usaha, dan laporan Neraca yang diperoleh pada akhir tahun tutup buku sehingga dapat diketahui kinerja Koperasi secara keseluruhan. 2. Hak akses pada sistem dibagi menjadi tiga yaitu admin, pengurus/manajer, staf akuntan. Admin mempunyai hak tertinggi meliputi pemberian hak akses, mengedit atau menghapus pengguna sistem. Pengurus/ manajer mempunyai hak akses pada semua

6 laporan keuangan koperasi. Staf akuntan mempunyai hak akses terbatas pada sistem, staf akuntan bertugas memasukan data transaksi keuangan pada sistem termasuk di dalamnya adalah menghapus, mengedit, mengubah data yang di masukan. 3. Sistem dapat memberikkan data transaksi tercetak dalam format Pdf. 4.2 Saran 1. Perlu dilakukan penelitian lanjutan untuk dapat mengintegrasikan aplikasi subsistem di unit yang ada di Koperasi Unit Desa seperti unit jasa unit perdagangan, unit simpan pinjam, dan unit lain. Dan pengembangan untuk perusahaan yang lebih besar yang mempunyai system informasi yang lebih kompleks. 2. Perlu dilakukan penelitian lanjutan pada Sistem Informasi Akuntansi Koperasi Unit Desa ini, khususnya pada sistem keamanan datannya mengingat data yang ada pada sistem ini bersifat rahasia yang hanya boleh diakses oleh pihak yang berhak saja, untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan sistem oleh pihak yang tidak bertangung jawab.. DAFTAR PUSTAKA Alfatta, H., Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing dan Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta, Koniyo, A. dan Kusrini, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visula Basic dan SQL server, ANDI, Yogyakarta, 2007 [3] Trisnawani, T., Akuntansi untuk Koperasi dan UKM, Salemba Empat, Jakarta, [4] Wahyono, T., Membuat Software Akuntansi untuk Koperasi/UKM dengan Microsoft Visual FoxPro, Elex Media Komputindo, Jakarta, [5] Kadir, A., Mudah Menjadi Programmer, Yescom, Andi, Yogyakarta, [6] Kadir, A., Tuntunan Praktis Belajar Database menggunakan MySQL, Andi, Yogyakarta, [7] Rafiza, H., Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP 5 untuk Membangun Database Berbasis Web, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2006 [8] Madcoms. Teknik mudah Membangun Website dengan HTML, PHP, dan MySQL, Andi, Yogyakarta, [9] Sakur, S. PHP 5 Pemrogramman Berorientasi Objek Konsep dan Implementasi, Andi, Yogyakarta, [10] Aziz, M. Object Oriented Programming dengan PHP 5, Elex Media Komputindo, Jakarta,

7 BIODATA Muhammad Farizal Fahmi (L2F307030) dilahirkan di Brebes, 5 Desember Mahasiswa Teknik Elektro Ekstensi 2007, Bidang konsentrasi Teknik Informatika dan Komputer, Universitas Diponegoro Semarang. fahmi.man@gmail.com Semarang, Mei 2012 Menyetujui dan mengesahkan, Pembimbing I R. Rizal Isnanto, S.T., M.M., M.T. NIP: Tanggal Pembimbing II Ir. Kodrat Iman Satoto, M.T. NIP Tanggal... 7