PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MELALUI E LIBRARY

Transkripsi

1 PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MELALUI E LIBRARY M A K A L A H diajukan untuk memenuhi tugas dalam pelatihan jardiknas Disusun oleh Winisudarwanti S.Sos Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 2 CIAMIS No.Peserta

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i KATA PENGANTAR..... ii PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Perumusan masalah C. Tujuan BAB I PERPUSTAKAAN SEKOLAH DAN TEKNOLOGI INFORMASI Gambaran Umum Perpustakaan Sekolah Teknologi Informasi di Perpustakaan Sekolah... 3 A. Faktor Penggerak... 3 B. Cakupan dari Automasi Perpustakaan... 4 C. Keperluan Pengguna... 4 D. Unsur Unsur Automasi Perpustakaan... 5 BAB II KONSEP PERPUSTAKAN SEKOLAH SEBAGAI E LIBRARY A. Prinsip Prinsip Pengembangan Perpustakaan Digital B. Unsur Unsur Pendukung. 11 PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 16

3 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT karena atas ijin dan karunia NYA, penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah dengan judul Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan Sekolah Melalui E Library Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas dalam pelatihan Jardiknas. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis sangat menghargai dan mengharapkan kritik dan saran membangun dari berbagai pihak. Pada kesempatan kali ini penulis juga ingin menyampaikan terima kasih kepada : 1. Drs. Tatang Ibrahim,M.Pd, selaku kepala Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 2 Ciamis yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti pelatihan Jardiknas 2. Drs. H. Rachmat Moestari AS, Ibu Ani Herliani, Bapak Dodo Supriadi, Bapak Cucu Syamsudin beserta fasilitator lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah berkenan berbagi ilmu dalam pelatihan Jardiknas. 3. Dra. Nina Marliana, Rastini, S.Pd, Dra.Hj Yanti Yuningsih, Patonah S.Pd yang telah memberikan batuannya mengelola perpustakaan MAN 2 Ciamis selama penulis mengikuti pelatihan dan menyusun makalah ini. Semoga Allah SWT berkenan memberikan balasan yang lebih baik. Akhirnya hanya kepada Allah SWT, penulis memohon pertolongan. Amin. Ciamis, September 2007 Penulis,

4 PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Sebagai salah satu fasilitas dalam proses belajar mengajar, perpustakaan sekolah memiliki fungsi utama yaitu pendidikan, disamping fungsinya yang lain yaitu penyimpanan, pelestarian bahan pustaka dan rekreasi. Layanan yang biasa diberikan perpustakaan sekolah adalah penyediaan bahan bacaan bagi pengunanya, yaitu siswa, guru dan karyawan. Diharapkan dengan bahan bacaan tersebut, akan ada pengaruh peningkatan daya serap dan daya nalar siswa dalam proses pendidikan. Sementara bagi para guru, bahan pustaka yang ada di perpustakaan diharapkan dapat digunakan untuk memperluas cakrawala pengetahuannya dalam kegiatan mengajar. Demikian pula dengan para karyawan, bahan pustaka tersebut diharapkan dapat membantu mereka untuk lebih menghayati tugasnya masing masing. Untuk itulah koleksi perpustakaan sekolah tidak seharusnya selalu berupa buku paket pelajaran. Informasi penting dan ilmu pengetahuan yang lebih luas dan mendalam justru biasanya bisa didapatkan dari bebagai sumber seperti ensiklopedi, majalah, jurnal dan buku bacaan ilmiah lainnya. Sedangkan sebagai bahan rekreasi, siswa dapat memanfaatkan koleksi fiksi atau buku buku cerita. Ditengah perkembangan kemajuan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan sekolah perlu melakukan terobosan baru guna meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan kepada penggunanya. Hal ini bisa dilakukan antara lain dengan menerapkan e library. E library atau perpustakaan elektronik merupakan penyimpanan informasi, dokumen, audio visual, dan materi grafis yang tersimpan dalam berbagai jenis media berkisar dari, misalnya buku cetak, majalah, laporan dan poster hingga ke mikrofis, slid, film, video, compact disc, audio tapes, optical disc, pita magnetis, disket atau floppy disc, serta media lain yang tengah dikembangkan. E library merupakan salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi informasi. Definisi teknologi informasi itu sendiri adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. (Basuki, 87). Perpustakaan elektronik juga merupakan bagian sebuah jaringan kerja (network). Dimana secara teoritis pemakai dapat memperoleh salinan elektronik sebuah dokumen darimanapun, asal tidak ada kendala keamanan, politik, ekonomi dan sosial. Beberapa perpustakaan sekolah telah memulai langkah ke perpustakaan elektronik, ada pula perpustakaan yang telah mengkomputerkan sistem temu balik serta sistem jasanya. Hanya saja mengingat teknologi informasi tidak hanya terbatas pada perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia serta tujuan yang ditentukan maka penggunaan teknologi informasi terutama e library sebagai pilihan dalam mengembangkan perpustakaan sekolah, perlu memperhatikan beberapa aspek diantaranya aturan dan kemampuan sekolah yang bersangkutan. B. PERUMUSAN MASALAH Mengingat hampir sebagian besar perpustakaan sekolah di Indonesia dalam kondisi yang serba terbatas, maka perlu diketahui sejauh mana penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah dapat dilakukan melalui e library. C. TUJUAN Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui sejauh mana penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah dapat dilakukan melalui e library.

5 BAB I PERPUSTAKAAN SEKOLAH DAN TEKNOLOGI INFORMASI 1. GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN SEKOLAH Sebuah perpustakaan sekolah, pada hakekatnya adalah sebuah unit kerja yang bertugas memberikan layanan bacaan dan informasi kepada masyarakat sekolah agar proses kegiatan belajar mengajar di sekolah yang bersangkutan dapat berjalan dengan baik. Idealnya perpustakaan sekolah memiliki unsur unsur sebagai berikut : a. Ruangan atau gedung Yang berfungsi untuk menampung bahan pustaka, juga berfungsi sebagai tempat layanan kepada pengguna perpustakaan. b. Bahan pustaka Berfungsi sebagai sumber belajar dan media informasi yang akan dilayankan kepada pengguna. c. Tenaga pengelola Merupakan pelaksana layanan dan penanggungjawab semua kegiatan di perpustakaan d. Perabot dan perlengkapan Berfungsi untuk menampung dan memajang bahan pustaka yang akan dilayankan. Sedangkan perlengkapan diperlukan untuk mendukung berbagai kegiatan yang berkaitan dengan layanan perpustakaan. e. Keuangan Untuk mendanai berbagai kegiatan perpustakaan. Meskipun hampir sebagian besar perpustakaan sekolah di Indonesia belum memenuhi secara lengkap unsur unsur tersebut, tetapi perkembangannya terus mengalami kemajuan. Harus disadari bahwa perkembangan sebuah perpustakaan sekolah tidak bisa hanya diserahkan kepada pengelolanya saja. Berbagai pihak yang terkait ikut menentukan perkembangan sebuah perpustakaan sekolah. Dan pada saat ini, perhatian berbagai pihak, baik pemerintah, swasta, maupun perorangan yang memiliki kepedulian terhadap perkembangan perpustakaan semakin besar. Disadari atau tidak, perpustakaan sekolah memiliki manfaat sebagai berikut : 1. Perpustakaan sekolah dapat menimbulkan kecintaan murid murid terhadap membaca. 2. Perpustakaan sekolah dapat memperkaya pengalaman belajar murid murid. 3. Perpustakaan sekolah dapat menanamkan kebiasaan membaca. 4. Perpustakaan sekolah dapat mempercepat penguasaan teknik membaca. 5. Perpustakaan sekolah dapat melatih murid murid ke arah tanggung jawab. 6. Perpustakaan sekolah dapat memperlancar murid murid dalam menyelesaikan tugas tugas sekolah. 7. Perpustakan sekolah dapat membantu guru guru menemukan sumber sumber pengajaran. 8. Perpustakaan sekolah dapat membantu murid murid, guru guru, dan anggota staf sekolah dalam mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Tetapi, perlu diingat bahwa, untuk menciptakan perpustakaan dengan manfaat seperti tersebut diatas, sebuah perpustakaan sekolah perlu melakukan kegiatan yang menunjang seperti : 1. Pengadaan bahan pustaka secara teratur dan terus menerus. Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa bahan pustaka merupakan media informasi dan media layanan yang akan disampaikan kepada pengguna. Untuk itu diperlukan bahan pustaka yang selalu up to date dan bisa mengikuti perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan.

6 2. Pengolahan bahan pustaka Perpustakaan bukan gudang buku oleh karena itu bahan pustaka yang ada perlu diolah berdasarkan sistem yang ada, agar pengguna dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkannya, 3. Layanan perpustakaan Karena merupakan sebuah unit kerja, maka perpustakaan perlu melakukan kegiatan yang intinya adalah mendayagunakan koleksi bahan pustaka yang dimilikinya. Inti dari semua kegiatan perpustakaan adalah pendayagunaan koleksinya. Tanpa adanya pemanfaatan koleksi bahan pustaka secara maksimal, keberadaan sebuah perpustakaan menjadi kurang berarti. Pendayagunaan koleksi perpustakaan bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu caranya adalah dengan bantuan teknologi informasi yang akhir akhir ini berkembang sangat pesat 2. TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: o Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. o Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. A. Faktor Penggerak Kemudahan mendapatkan produk TI Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI Kemampuan dari teknologi informasi Tuntutan layanan masyarakat serba klick Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan

7 Meningkatkan citra perpustakaan Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. B. Cakupan dari Automasi Perpustakaan : Pengadaan koleksi Katalogisasi, inventarisasi Sirkulasi, reserve, inter library loan Pengelolaan penerbitan berkala Penyediaan katalog (OPAC) Pengelolaan anggota Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet) Peran CD ROM Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer. Media back up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain. Peran Internet Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet. Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi. Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi. C. Keperluan Pengguna Pustakawan sudah seharusnya melayani keperluan pengguna seperti permintaan terhadap akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya : Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

8 D. Unsur unsur Automasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur unsur atau syarat tersebut adalah : 1. Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan penggunapenggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan kebutuhan mereka. Namun perlu hatihati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer. Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang kadang persepsi bisa juga keliru. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan. 2. Perangkat Keras (Hardware) Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya. Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan. Kecenderungan perkembangan komputer : Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar Harga terjangkau (murah) Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer. 3. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan

9 dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama sama (multi user). Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan. Kriteria Penilaian Software Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut : o Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. o Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan. o Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus menerus. o Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat. o Sederhana : menu menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna o Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. Menentukan Software o Membangun sendiri o Mengontrakan keluar o Membeli software jadi yang ada di pasaran Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus o Sesuai dengan keperluan o Memiliki ijin pemakaian o Ada dukungan teknis, pelatihan, dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan. o Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

10 4. Network / Jaringan Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah : o Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN) o Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya o Protokol komunikasi yang digunakan o Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan. 5. Data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. 6. Manual Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem. Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuanpertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota anggota jaringan untuk menentukan standar standar dan prosedur prosedur. Standar basis data katalog Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan

11 memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standarstandar dan prosedur prosedur yang digunakan bersama. INDOMARC Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing masing. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.

12 BAB II KONSEP PERPUSTAKAN SEKOLAH SEBAGAI E LIBRARY Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini perlu didukung oleh perkembangan teknologi informasi, dimana pemanfaatannya telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa permasalahan di dunia perpustakaan yang coba diatasi dengan menggunakan teknologi informasi. Adapun alasan yang mendasari pemikiran tentang perlunya penggunaan teknologi informasi di perpustakaan adalah sebagai berikut: a). Perkembangan teknologi informasi di komputer semakin membuka peluang peluang baru bagi perpustakaan untuk mengimplementasikan penggunaannya secara murah dan mudah. b). Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan rekreatif yang diterjemahkan sebagai bagian dari aktifitas ilmiah, tempat penelitian, tempat pencarian data/informasi yang otentik, tempat menyimpan, tempat rekreasi edukatif, perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini dan masa yang akan datang yang sesuai kebutuhan untuk mengakomodir aktifitas tersebut, sehingga informasi dari seluruh koleksi yang ada dapat diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkannya. c). Volume pekerjaan perpustakaan mengelola puluhan ribu hingga ratusan ribu, bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan mencakup masyarakat sekolah (peserta didik, tenaga kependidikan, dan masyarakat luas), perlu didukung dengan sistem otomasi yang futuristik (punya jangkauan kedepan), sehingga dapat memberikan layanan yang prima, yaitu layanan yang dapat mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan cepat, tepat, dan akurat Konsep penggunaan teknologi informasi yang ditawarkan di perpustakaan diantaranya adalah e library atau perpustakaan digital. Pada dasarnya, perpustakaan digital itu sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya saja memakai prosedur kerja berbasis komputer dan sumber informasinya digital. Koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja tetapi juga artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk tercetak. Perpustakaan digital melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai informasi. Manajemen koleksinya meliputi penyimpanan dan pelayanan bantuan penelusuran informasi. Sayangnya, pertumbuhan perpustakaan digital masih dilakukan dengan trial and error, sehingga timbul kesan pemborosan dan kesia siaan. Keadaan seperti ini sebenarnya bisa dikurangi sehingga menekan biaya dan waktu yang tidak perlu, antara lain dengan survei dan studi banding yang kuat. Lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik para pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka terhadap perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi tradisional mereka, yaitu membantu orang untuk mencari informasi, baik dalam bentuk digital atau tercetak. Sosialisasi program perpustakaan digital terhadap para anggota jaringan dan para pengguna itu penting. Dalam hal ini, perlu peningkatan kesadaran akan fungsi utama mereka, yaitu memberikan kemudahan akses pengguna terhadap informasi. Untuk mempermudah akses, pustakawan perlu mendorong pengguna perpustakaan digital untuk melek informasi (information literate). Pengguna perpustakaan yang seperti ini

13 adalah mereka yang sadar kapan memerlukan informasi dan mampu menemukan informasi, mengevaluasinya, dan menggunakan informasi yang dibutuhkannya itu secara efektif dan beretika Pada tahap pembangunan dan pemberdayaan perpustakaan, perhatian diarahkan pada penyelesaian bangunan fisik, penyediaan sarana lainnya seperti utilities, jaringan informasi, pengisian dengan isi materi koleksi. Pada tahap pengembangan perpustakaan secara umum, termasuk pengembangan fungsi dan program kegiatan, serta pengembangan koleksi terus menerus. Untuk kategori operasi, fokusnya makin diberikan pada pengembangan organisasi pengelola, pengembangan sistem operasi perpustakaan, pelaksanaan pemberian pelayanan, pembuatan programprogram baru, upaya untuk makin mandiri dengan mengurangi ketergantungan pada sumbangan, serta mobilisasi dana dan sumber daya baik secara berkala maupun permanen. Semua penjelasan ini adalah untuk meyakinkan semua pihak bahwa rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan ke depan adalah masih sangat panjang karena itu harus dilakukan dengan sebaik baiknya. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melayani 1 orang pengguna jasa perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi kurang lebih 3 sampai dengan 5 menit. Sedangkan, apabila menggunakan sistem komputer dibutuhkan waktu kurang dari 30 detik. Hal ini mengindikasikan bahwa perpustakaan yang masih menggunakan sistem konvensional kurang optimal dalam hal pelayanan. Salah satu jawaban atas permasalahan tersebut adalah adanya suatu aplikasi program perpustakaan yang serba komputer (perpustakaan digital). Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan sirkulasi dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Hal ini tentunya dapat mengeliminir image negatif terhadap perpustakaan yang selama ini barangkali identik dengan tempat yang kurang berperan dalam dunia informasi, menjadi sebuah tempat yang secara aktif memberikan layanan informasi kepada penggunanya baik yang bersifat ilmiah, edukatif, rekreatif, ataupun fungsi fungsi lainnya. Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut: (1) long distance service, (2) akses yang mudah, (3) murah (cost efective), (4) pemeliharaan koleksi secara digital, (5) jawaban yang tuntas, (6) jaringan global. Manfaat perpustakaan digital diantaranya adalah : 1. media penyebaran pengetahuan 2. untuk penyimpanan (repository) 3. untuk perawatan/preservasi 4. media promosi/etalase hasil karya civitas akademika, 5. mencegah duplikasi dan plagiat A. Prinsip Prinsip Pengembangan Perpustakaan digital (1) koleksinya meliputi materi dari berbagai sumber, (2) pemakai harus disajikan suatu pandangan homogen dan beragam sumber.

14 Dari pandangan di atas kemudian dielaborasi menjadi empat isu strategis yang berkaitan dengan pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan di lingkungan sekolah seperti berikut ini. 1. Penyediaan sarana layanan merupakan suatu keharusan untuk mendorong peningkatan pemanfaatan Komputer yang pada gilirannya bermuara pada peningkatan kualitas dan produktivitas warga sekolah. 2. Publikasi dengan perpustakaan digital mampu mendorong peningkatan kualitas karya yang dihasilkan oleh warga sekolah. 3. Penyediaan infrastruktur Komputer di dalam sekolah mampu meningkatkan efisiensi penyediaan layanan. 4. Kolaborasi antara bahan pustaka dan perpustakaan sesuai dengan fungsinya masing masing mampu dikembangkan dengan pelayanan informasi berbasis Web yang sesuai dengan harapan warga sekolah. Berdasarkan isu strategis seperti yang dikemukakan di atas dapat dirumuskan strategi pengembangan perpustakaan digital. Setiap perpustakaan memiliki strategi pengembangan yang berbeda satu sama lain, tergantung pada kondisi awal masing masing perpustakaan. Belajar dari pengalaman perpustakaan lain akan dapat membantu dalam perumusan strategi yang sesuai dengan kondisi masing masing perpustakaan. Langkah selanjutnya, pustakawan harus mampu mengidentifikasi sumberdaya yang tersedia di dalam sekolah terutama sumberdaya manusia yang dapat dijadikan mitra dalam pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal dalam proses pengembangan mulai dari formulasi ide, perancangan, pengujian produk hingga implementasi adalah sangat penting. Beberapa faktor yang berpengaruh dalam perumusan strategi tersebut antara lain adalah: (a) berapa besar perpustakaan digital yang akan dibangun; (b) pustaka apa saja yang menjadi kebutuhan akses di dalam sekolah; (c) komponen apa saja yang akan dibutuhkan; (d) siapa saja praktisi yang mempunyai keahlian, (e) pengguna, (f) pengembang, (g) tenaga teknis yang akan disertakan dalam pengembangan; dan (h) fungsi fungsi apa saja yang dapat didukung secara lokal atau apa saja yang harus dipasok oleh pemasok. B. Unsur Unsur Pendukung Dalam sistem digitasi perpustakaan (digital library system) dipersyaratkan berbagai unsur yang mendukung dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya Unsur unsur yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Pengguna (user), 2. Perangkat keras (hardware), 3. Perangkat lunak (software), 4. Data, 5. Network/LAN, 6. Manual/prosedur penjelasan. Rencana pengembangan Perpustakaan digital harus dinyatakan secara jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk melakukan seluruh kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu ciri rencana yang baik adalah bila rencana itu dirumuskan di dalam visi dan misi Perpustakaan. Visi dan misi perpustakaan harus relevan dengan visi dan misi sekolah. Tujuan, sasaran, dan strategi pun harus

15 dinyatakan secara jelas dan detail di dalam rencana strategis perpustakaan (telah dibahas pada bagian perencanaan perpustakaan). Selanjutnya, rencana perpustakaan yang baik harus mampu mencerminkan kebutuhan dari seluruh stakeholder perpustakaan. Secara sederharna, stakeholder perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok: a. Personal atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan perpustakaan (kepala sekolah atau yayasan bila sekolah tersebut swasta) b. Pengelola perpustakaan, yakni yang melakukan pekerjaan atau tugas tugas perpustakaan c. Personal atau kelompok yang menggunakan perpustakaan dan layanannya (siswa, guru, karyawan, dan masyarakat) Kebutuhan seluruh stakeholder harus mampu diterjemahkan dalam rencana kerja perpustakaan yang sebelumnya diakomodir terlebih dahulu dalam need assesment kebutuhan (meliputi analisis situasi dan perangkat yang diperlukan), sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan sesuai dengan sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan dan kepuasan (stakeholder satisfication). Untuk mendukung terlaksananya rencana perpustakaan digital tersebut, beberapa usaha yang diperlukan dapat berupa: 1. Mengembangkan rencana strategis perpustakaan. Rencana strategis adalah proses yang berulang yang meliputi evaluasi, pembaharuan, dan verifikasi terhadap rencana strategis yang dibuat. Biasanya dilakukan 5 tahun sekali. Rencana strategis itu harus dikomunikasikan dengan seluruh staf perpustakaan dan menjamin akan adanya dukungan penuh dalam implementasinya. 2. Menyiapkan dan menyusun draf rencana tahunan, yang biasanya dikenal dengan perencanaan operasional. Pengelola perpustakaan kemudian mengkomunikasikannya, memnta persetujuan kepala sekolah dan meminta restu dari komite sekolah. Penyusunan rencana operasional tahunan harus melibatkan seluruh staf perpustakaan. 3. Menetapkan kebijakan perpustakaan (library policy decition) dan standar pelaksanaan tugas tugas perpustakaan dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP). 4. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan (monitoring and evaluating library performance) selama triwulan (tiga bulan sekali). 5. Membuka kotak saran yang memungkinkan seluruh pengguna perpustakaan dapat memberikan masukan, komentar, saran, usulan, dan kritikan terhadap penyempurnaan program kerja perpustakaan. Sistem Berbasis Komputer di Perpustakaan Langkah yang diperlukan dalam pembuatan dan pengembangan software yang akan digunakan dalam perpustakaan digital, diperlukan studi banding pada perpustakaan yang telah menggunakan software yang serupa yang kemudian akan di setup dalam perpustakaan kita. Studi ini sangat membantu operasional perencanaan program digitasi, disamping memperoleh informasi pengembangan software yang digunakan oleh perpustakaan itu, juga memperluas jaringan dengan perpustakaan yang lain. Adapun informasi yang diperlukan dalam pengembangan sistem berbasis komputer adalah sebagai berikut: 1. Gambaran umum tentang sistem yang akan digunakan Sebelum mengaplikasikan program yang akan digunakan dalam mendigitasi perpustakaan, terlebih dahulu melihat gambaran dari sistem yang akan diigunakan. Dalam hal ini apakah sistem tersebut khusus interal perpustakaan atau dipublikasikan melalui internet/berbasis WEB (dari software sofware open source) seperti yang kembangkan di beberapa perguruan tinggi maupun instansi pemerintah. 2. Kelebihan dan kelemahan sistem yang digunakan

16 Dengan menggunakan analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opertunity, dan Threat) keunggulan dan kelemahan sistem dapat teridentifikasi dengan baik. Adapun analisis SWOT telah diuraikan pada bagian ketiga dalam buku ini, yakni tentang manajemen perpustakaan. 3. Alternatif solusi yang dapat diterapkan. Setiap kebijakan yang diambil akan berdampak pada nilai (value). Nilai yang dimaksud bisa positif atau yang lebih tragis lagi bahwa nilai tersebut berdampak negatif pada lembaga yang mengambil keputusan tersebut. Misalnya saja terjaadi perubahan lingkungan kerja yang dilihat dari perspektif pelayanan pengguna, perpustakaan sekolah harus memperkenalkan suatu pelayanan baru yang berkaitan dengan akses sumberdaya informasi dan publikasi melalui Web (sistem yang digunakan). Layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan bimbingan penggunaan perpustakaan sekolah, mengidentifikasi berbagai sumberdaya yang tersedia melalui sistem dan menyebarluaskannya kepada kelompok pengguna, melakukan penelusuran atas pesanan pengguna, dan mendigitalisasi semua koleksi perpustakaan untuk dipublikasikan melalui sistem komputerisasi yang digunakan di perpustakaan. 4. Alokasi biaya Alokasi biaya yang digunakan dalam penyediaan layanan digital seperti layaknya pengenalan suatu pelayanan baru memerlukan pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Berapa besar biaya yang diperlukan adalah tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang akan disediakan, jenis server yang akan digunakan, dan tenaga pengembang yang tersedia di lingkungan sekolah. Sumber pendanaan untuk layanan digital berasal dari anggaran perpustakaan atau anggaran sekolah yang dialokasikan untuk perpustakaan. Perpustakaan harus mengalokasikan biaya pengadaan peralatan komputer dan peralatan pendukung lainnya dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBS).

17 PENUTUP KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN 1. Inti dari semua kegiatan perpustakaan adalah pendayagunaan koleksinya. Tanpa adanya pemanfaatan koleksi bahan pustaka secara maksimal, keberadaan sebuah perpustakaan menjadi kurang berarti. Pendayagunaan koleksi perpustakaan bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu caranya adalah dengan bantuan teknologi informasi yang akhir akhir ini berkembang sangat pesat 2. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: o Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. o Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. 3. Konsep penggunaan teknologi informasi yang ditawarkan di perpustakaan diantaranya adalah e library atau perpustakaan digital. Pada dasarnya, perpustakaan digital itu sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya saja memakai prosedur kerja berbasis komputer dan sumber informasinya digital. Koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja tetapi juga artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk tercetak. 4. Sayangnya, pertumbuhan perpustakaan digital masih dilakukan dengan trial and error, sehingga timbul kesan pemborosan dan kesia siaan. Keadaan seperti ini sebenarnya bisa dikurangi sehingga menekan biaya dan waktu yang tidak perlu, antara lain dengan survei dan studi banding yang kuat. 5. Rencana pengembangan Perpustakaan digital harus dinyatakan secara jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk melakukan seluruh kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu ciri rencana yang baik adalah bila rencana itu dirumuskan di dalam visi dan misi Perpustakaan. Visi dan misi perpustakaan harus relevan dengan visi dan misi sekolah. Tujuan, sasaran, dan strategi pun harus dinyatakan secara jelas dan detail di dalam rencana strategis perpustakaan (telah dibahas pada bagian perencanaan perpustakaan). Selanjutnya, rencana perpustakaan yang baik harus mampu mencerminkan kebutuhan dari seluruh stakeholder perpustakaan. Secara sederharna, stakeholder perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok: a. Personal atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan perpustakaan (kepala sekolah atau yayasan bila sekolah tersebut swasta) b. Pengelola perpustakaan, yakni yang melakukan pekerjaan atau tugas tugas perpustakaan c. Personal atau kelompok yang menggunakan perpustakaan dan layanannya (siswa, guru, karyawan, dan masyarakat) B. SARAN a. Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara

18 pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan. b. Untuk mendukung terlaksananya rencana perpustakaan digital tersebut, beberapa usaha yang diperlukan dapat berupa: 1. Mengembangkan rencana strategis perpustakaan. Rencana strategis adalah proses yang berulang yang meliputi evaluasi, pembaharuan, dan verifikasi terhadap rencana strategis yang dibuat. Biasanya dilakukan 5 tahun sekali. Rencana strategis itu harus dikomunikasikan dengan seluruh staf perpustakaan dan menjamin akan adanya dukungan penuh dalam implementasinya. 2. Menyiapkan dan menyusun draf rencana tahunan, yang biasanya dikenal dengan perencanaan operasional. Pengelola perpustakaan kemudian mengkomunikasikannya, memnta persetujuan kepala sekolah dan meminta restu dari komite sekolah. Penyusunan rencana operasional tahunan harus melibatkan seluruh staf perpustakaan. 3. Menetapkan kebijakan perpustakaan (library policy decition) dan standar pelaksanaan tugastugas perpustakaan dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP). 4. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan (monitoring and evaluating library performance) selama triwulan (tiga bulan sekali). 5. Membuka kotak saran yang memungkinkan seluruh pengguna perpustakaan dapat memberikan masukan, komentar, saran, usulan, dan kritikan terhadap penyempurnaan program kerja perpustakaan.

19 DAFTAR PUSTAKA Arif, Ikhwan. Konsep dan perencanaan dalam automasi perpustakaan. Yogyakarta : Universitas Gajah Mada, Basuki, Sulistyo. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, Sismanto. Manajemen perpustakaan digital. Malang : Pondok Pesantren Miftahul Ulum, Sugiyanto. Perpustakaan sekolah. Jakarta : Kompas, 2002.

20