- 1 - BUPATI JEMBRANA PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 26 TAHUN 2022 TENTANG TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS PEMERINTAH DAERAH

Transkripsi

1 - 1 - BUPATI JEMBRANA PROVINSI BALI PERATURAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 26 TAHUN 2022 TENTANG TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS PEMERINTAH DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI JEMBRANA, Menimbang : a. bahwa untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban Pemerintah Daerah bagi kehidupan bermasyarakat, perlu dilakukan penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga kearsipan Daerah melalui kegiatan Akuisisi Arsip Statis; b. bahwa untuk memberikan arah, landasan, dan kepastian hukum dalam melaksanakan Akuisisi Arsip Statis; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis Pemerintah Daerah; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II Dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5057); 4. Undang-Undang

2 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801); 5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 4, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6757); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 29 tahun 2011 tentang Pedoman Penelusuran Arsip Statis di Libgkungan Pencipta Arsip; 9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 31 tahun 2011 tentang Tata cara Akusisi Arsip Statis; 10. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 7 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2016 Nomor 7, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana Nomor 6); 11. Peraturan Daerah

3 Peraturan Daerah Nomor 2 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana Tahun 2019 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana Nomor 2); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS PEMERINTAH DAERAH. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Jembrana. 2. Pemerintahan Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Jembrana. 3. Bupati adalah Bupati Jembrana. 4. Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 6. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan. 7. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 8. Akuisisi

4 Akuisisi Arsip Statis adalah proses perluasan dan/atau penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan dengan cara menerima sumbangan, transfer (penyerahan), pembelian, maupun ganti rugi Arsip Statis, dan hak pengelolaanya yang berasal dari Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, dan Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan yang didanai dari angggaran negara dan/atau bantuan luar negeri kepada Dinas. 9. Penyerahan Arsip adalah proses penyerahan Arsip Statis dari Pencipta Arsip yang berasal dari Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan kepada Dinas. 10. Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan yang selanjutnya disebut Dinas adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana. 11. Organisasi Politik adalah partai politik yang aktivitasnya di wilayah Daerah. 12. Arsip Organisasi Politik adalah Arsip yang diciptakan dan diterima oleh partai politik dalam berbagai bentuk dalam rangka kehidupan berbangsa. 13. Organisasi Kemasyarakatan adalah organisasi yang dibentuk oleh anggota masyarakat yang aktifitasnya di wilayah Daerah. 14. Arsip Organisasi Kemasyarakatan adalah Arsip yang diciptakan oleh organisasi masyarakat dalam berbagai bentuk dalam rangka kehidupan berbangsa. 15. Perseorangan adalah individu yang memiliki kemampuan untuk melakukan perbuatan hukum dan memiliki kiprah sebagai tokoh dalam bidang tertentu 16. Penilaian Arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan akhir Arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasi serta karakteristik fisik/nilai instrinsik Arsip yang dilakukan melalui langkah teknis dan sistematis. 17. Nilai Guna Evidensial adalah nilai guna Arsip Statis yang menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, meliputi perkembangan, fungsi, kegiatan substansi, serta hasil-hasilnya. 18. Nilai Guna Informasi Nasional adalah nilai guna Arsip Statis yang mengandung informasi bagi kepentingan penilaian, kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau organisasi penciptanya. 19. Nilai

5 Nilai Guna Instrinsik adalah nilai guna Arsip Statis yang memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi, struktur, konteks dan karakter Arsip seperti usia Arsip, isi, pemakaian huruf/kata, penciptanya, tanda tangan, cap/stempel yang melekat. 20. Penyusutan Arsip adalah pengurangan Arsip melalui kegiatan pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan Arsip Statis ke Dinas. 21. Verifikasi Secara Langsung adalah verifikasi terhadap Arsip yang tercantum dalam JRA yang berketerangan permanen. 22. Verifikasi Secara Tidak Langsung adalah verifikasi terhadap Arsip yang belum tercantum dalam JRA, tetapi memiliki nilai guna kesejarahan derngan didukung oleh bukti berdasarkan ketentuan Peraturan Perundanganundangan. 23. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis. 24. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 25. Daftar Pencarian Arsip yang kemudian disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki nilai guna sejarah baik yang telah dilakukan Verifikasi Secara Langsung maupun Verifikasi Secara Tidak Langsung oleh Dinas dan dicari oleh Dinas serta diumumkan ke publik. 26. Strategi Akuisisi adalah siasat atau garis haluan akuisisi sehingga pelaksanaan Akuisisi Arsip Statis dapat mencapai tujuan pengelolaan Arsip Statis. 27. Preservasi Arsip Statis adalah tindakan yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan Arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. 28. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 29. Layanan Informasi Arsip Statis adalah kegiatan penyajian Arsip Statis kepada para pengguna Arsip. 30. Sarana Pelayanan adalah alat untuk melayani pengguna Arsip dalam rangka mencari data Arsip, yang dapat berupa daftar Arsip dari khzanah Arsip yang ada atau sebuah inventarisasi yang disusun secara sistematis. 31. Depot

6 Depot Arsip adalah gedung dan ruang penyimpanan Arsip yang dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap perlindungan Arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan Arsip. BAB II PRINSIP DAN STRATEGI AKUISISI ARSIP STATIS Bagian Kesatu Prinsip Akuisisi Arsip Statis Pasal 2 (1) Akuisisi Arsip Statis dilakukan dengan cara: a. penarikan Arsip Statis oleh Dinas dari Pencipta Arsip; dan/atau b. serah terima Arsip Statis dari Pencipta Arsip kepada Dinas. (2) Arsip Statis yang diakuisisi oleh Dinas ditetapkan sebagai Arsip Statis melalui proses penilaian berdasarkan : a. pedoman penilaian; b. kriteria; dan c. jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder. (3) Arsip Statis diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar, sesuai bentuk dan media, serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli. (4) Serah Terima Arsip Statis dari hasil kegiatan Akuisisi Arsip Statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima Arsip, berupa : a. berita acara serah terima Arsip; b. daftar Arsip Statis yang diserahkan berikut riwayat hidup Arsip; dan c. Arsip Statis yang diserahkan. Bagian Kedua Strategi Akuisisi Arsip Statis Pasal 3 (1) Strategi Akuisisi merupakan koordinasi antara Dinas dengan Pencipta Arsip tentang berbagai tahapan pelaksanaan akuisisi. (2) Strategi Akuisisi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. mengarahkan sasaran Akuisisi dengan memberi batasan dalam memperoleh Arsip Statis untuk mencegah perolehan Arsip yang tidak layak disimpan permanen; b. mempertimbangkan

7 - 7 - b. mempertimbangkan sumberdaya dalam menerima hasil akuisisi, diantaranya fisik Arsip yang diakuisisi serta kemampuan Depot Arsip Statis untuk megelola, melestarikan dan menyediakan akses kepada publik; dan c. menetapkan proses serah terima Arsip agar memiliki kekuatan hukum dan konsekuensi yang harus dilaksanakan oleh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Akuisisi Arsip Statis. (3) Tahapan pelaksanaan Akuisisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan sebagai berikut: a. menentukan tujuan akuisisi, dasar hukum, dan /atau pernyataan kewenangan untuk memperoleh Arsip Statis; b. membuat kesepakatan terhadap isitilah kerasipan yang terkait dengan pelaksanaan akuisisi, serta metode dan teknik memperoleh Arsip yang akan diakuisisi; c. menentukan deskripsi umum mengenai materi, sifat dan jenis Arsip yang akan diakuisisi; d. menentukan objek dan lokasi penyimpanan Arsip Statis yang menjadi target dalam Akuisisi; e. memberikan batasan kurun waktu periode arsip; f. menentukan teknik pelaksanaan akuisisi dan instrumen yang digunakan; g. memberi informasi kepada pihak yang perlu dihubungi menyangkut materi Arsip yang akan diakuisisi; dan h. memberi penjelasan persyaratan mengenai hak dan kewajiban yang dimiliki oleh Perangkat Daerah dan Pencipta Arsip, termasuk akses untuk memperoleh Arsip yang akan diakuisisi. BAB III PENELUSURAN, PENILAIAN, DAN VERIFIKASI ARSIP STATIS Bagian Kesatu Penelusuran Arsip Statis Pasal 4 (1) Penelusuran Arsip Statis di lingkungan Pencipta Arsip diawali dengan pemahaman terhadap sumber Arsip atau keberadaan Arsip Statis serta jenis Arsip Statis yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip dan Pemilik Arsip. (2) Penelusuran merupakan proses kegiatan pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Akusisi Arsip. (3) Kegiatan pengumpulan data sebagaimana pada ayat (2) dilakukan terhadap struktur dan fungsi organisasi yang tercermin dalam arsipnya serta untuk mengetahui perkembangan organisasi. (4) Pendataan

8 - 8 - (4) Pendataan fisik Arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai : a. kondisi fisik; b. kondisi tempat penyimpanan; c. media rekam; d. jumlah; e. kurun waktu; f. sistem penataan; g. asal Arsip; dan h. lokasi penyimpanan. Bagian Kedua Penilaian Arsip Statis Pasal 5 (1) Penilaian Arsip Statis dilakukan oleh Dinas. (2) Penilaian Arsip Statis sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan dalam rangka menyeleksi Arsip yang telah dinyatakan habis masa retensinya dan atau berketerangan permanen oleh Pencipta Arsip. (3) Penilaian Arsip Statis dilakukan dengan memperhatikan hal sebagai berikut : a. pendekatan makro; b. analisis fungsi organisasi; c. substansi informasi; d. analisis karakteristik fisik Arsip; dan e. penilaian terhadap Arsip bentuk khusus. Pasal 6 Pendekatan makro sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) huruf a yaitu penilaian Arsip yang mengedepankan tema sosial (social issue) sehingga dimungkinkan informasi Arsip tidak hanya terdapat pada satu Pencipta Arsip saja tetapi terdapat di beberapa Pencipta Arsip. Pasal 7 Analisis fungsi organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) huruf b dilakukan dengan : a. mengkaji fungsi dari seluruh bidang yang terdapat dalam organisasi; b. memahami fungsi organisasi secara utuh dalam struktur organisasi; c. memahami keterkaitan fungsi dengan kegiatan transaksi dalam setiap unit kerja dalam struktur organisasi; d. memahami sifat program kegiatan organisasi; dan e. mengidentifikasi keberadaan spesialisasi kegiatan sebagai dasar pengelompokan seri Arsip. Pasal 8

9 - 9 - Pasal 8 Substansi informasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) huruf c dilakukan dengan : a. melakukan identifikasi Arsip mengenai kebijakan yang relevan dengan program; b. menggabungkan Arsip dari berbagai kegiatan dan transaksi yang berkaitan sehingga membentuk seri Arsip; c. mempertimbangkan keberadaan berkas kasus penting sebagai Arsip bernilai guna permanen; dan d. menilai hubungan antara Arsip elektronik dan sistem yang memungkinkan penilaian informasi secara menyeluruh dengan mempertimbangkan integritas aspek fisik serta informasi yang terkandung didalamnya. Pasal 9 Analisis karakteristik fisik Arsip sebagimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) huruf d dilakukan dengan melihat: a. fisik Arsip yang dapat dijadikan subjek penelitian dari aspek material; b. kualitas artistik dan estetika, keunikan atau ciri fisik yang khas/spesifik; c. ketahanan usia melampaui batas rata-rata usia materi sejenisnya; dan d. nilai keunikan, otentisitas dan kredibilitas informasinya yang bersifat kontroversi; dan e. arti dari segi dokumentasi yang sah yang mendasari keberadaan suatu lembaga atau kebijakan tingkat ekesekutif yang berpengaruh sangat luas. Pasal 10 (1) Arsip bentuk khusus meliputi : a. foto; b. film/video; c. kaset; d. kartografi; e. gambar kearsitekturan; dan f. arsip elektronik. (2) Penilaian terhadap Arsip bentuk khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berbeda cara penilaian yang dilakukan terhadap Arsip media kertas. (3) Penilaian terhadap Arsip bentuk khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan ketentuan : a. dalam hal Arsip bentuk khusus merupakan lampiran atau informasi pendukung dari Arsip media kertas, penilaian dilaksanakan menyatu dengan proses penilaian Arsip media kertas dengan mengikuti JRA/Pencipta Arsip/Dinas; dan b. dalam

10 b. dalam hal Arsip bentuk khusus yang tercipta tanpa didukung oleh media kertas maka penilaiannya dilakukan dengan cara menganalisis informasi informasi dan teknik penyimpanan Arsip. Bagian Ketiga Verifikasi Arsip Statis Pasal 11 (1) Verifikasi dilakukan terhadap Arsip Statis yang tercantum dalam JRA yang berketerangan permanen dan/atau memiliki nilai kesejarahan tetapi belum tercantum dalam JRA. (2) Dinas berhak menolak arsip yang akan diserahkan apabila dalam melakukan verifikasi terdapat Arsip yang tidak memiliki kriteria sebagai Arsip Statis. (3) Verifikasi terhadap Arsip Statis dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu : a. verifikasi langsung; dan b. verifikasi tidak langsung. Pasal 12 (1) Verifikasi langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) huruf a dilakukan terhadap Pencipta Arsip yang telah memiliki JRA. (2) Verifikasi langsung dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: a. memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi Arsip Statis dengan mempertimbangkan konteks, isi, struktur; dan b. melakukan penilaian Arsip sesuai dengan JRA setelah pemeriksaan fisik arsipnya lengkap. Pasal 13 (1) Verifikasi tidak langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) huruf b dilakukan terhadap Pencipta Arsip yang belum mepunyai JRA. (2) Verifikasi tidak langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap : a. lembaga/organisasi; dan b. perorangan. (3) Verifikasi tidak langsung terhadap lembaga/organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: a. memeriksa Arsip sesuai daftar; b. menilai Arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder; c. menyusun daftar Arsip Statis; dan d. melakukan

11 d. melakukan Akuisisi Arsip Statis berdasarkan daftar Arsip Statis yang diserahkan. (4) Verifikasi tidak langsung terhadap perorangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: a. memeriksa Arsip sesuai daftar; b. menilai Arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder; c. menetapkan status Arsip menjadi simpan sebagai Arsip perorangan, simpan permanen untuk diserahkan ke Dinas; d. menyusun daftar Arsip Statis; e. melakukan Akuisisi arsip Statis berdasarkan daftar Arsip Statis yang diserahkan. Bagian Keempat Kriteria Dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder Pasal 14 (1) Arsip yang harus diselamatkan dan dilestarikan sebagai Arsip Statis oleh Pencipta Arsip dan Dinas yaitu Arsip yang bernilai guna sekunder. (2) Arsip yang memiliki nilai guna sekunder meliputi : a. Arsip yang bernilai guna keberdaan (evidensial); b. Arsip yang bernilai guna informasial; dan c. Arsip yang bernilai guna instrinsik. BAB IV DAFTAR PENCARIAN ARSIP Pasal 15 (1) Dinas berkewajiban membuat DPA terhadap Arsip Statis yang belum diserahkan oleh Pencipta Arsip. (2) DPA memuat Arsip yang masih dicari dan belum tersimpan di Dinas. (3) DPA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diumumkan oleh Dinas kepada publik baik melalui media cetak dan/atau media elektronik sesuai wilayah kewenangannya. (4) DPA dibuat dan diumumkan oleh Dinas terhadap Arsip Statis berskala Daerah yang diciptakan oleh Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah yang belum disimpan di Dinas sebagai memori kolektif Daerah. Pasal 16

12 Pasal 16 Kriteria Arsip Statis yang termasuk dalam kategori harus dibuat DPA meliputi: a. Arsip milik Negara dalam berbagai bentuk dan media yang diciptakan oleh Pemerintah Daerah maupun Badan Usaha Milik Daerah; b. Arsip yang tercantum dalam JRA dan retensinya telah selesai serta berketerangan permanen; c. Arsip yang dinyatakan dan/atau belum tercantum dalam JRA dan dinyatakan sebagai Arsip Statis oleh Dinas bersama Pencipta Arsip; dan d. Arsip yang dinyatakan hilang oleh Dinas setelah dilakukan identifikasi dan penelusuran Arsip Statis. Pasal 17 (1) DPA dibuat paling sedikit memenuhi unsur sebagai berikut: a. Pencipta Arsip; b. nomor Arsip; c. kode klasifikasi ; d. uraian informasi Arsip; e. media Arsip; f. kurun waktu; g. jumlah Arsip; dan h. keterangan. (2) Bentuk DPA Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB V PEMBERIAN PENGHARGAAN/IMBALAN Pasal 18 (1) Dalam rangka penyelamatan Arsip Statis, Pemerintah Daerah dapat memberikan imbalan kepada masyarakat yang memberitahukan keberadaan dan/atau menyerahkan Arsip yang masuk dalam DPA kepada Dinas. (2) Penghargaan diberikan kepada masyarakat yang dengan sukarela menyerahkan Arsip Statis kepada Dinas. BAB VI

13 BAB VI SERAH TERIMA ARSIP STATIS SERTA HAK DAN KEWAJIBAN Bagian Kesatu Proses Serah Terima Arsip Pasal 19 (1) Proses serah terima Arsip merupakan sasaran akhir dari kegiatan Akuisisi Arsip Statis yang melibatkan Pencipta Arsip selaku pihak yang menyerahkan dan Dinas selaku pihak yang menerima Arsip Statis. (2) Proses serah terima Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. persiapan; dan b. koordinasi. Pasal 20 Proses serah terima Arsip persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf a meliputi kegiatan : a. membentuk tim; b. mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima Arsip/dokumen; c. menyusun Daftar Arsip yang akan diserahkan; d. mencocokkan antara Daftar Arsip yang diserahkan dengan arsipnya; e. memilah dan membungkus Arsip dengan kertas cassing atau sampul pembungkus dan memberikan label; f. menata Arsip ke dalam boks Arsip berdasarkan nomor Arsip; dan g. memberikan label pada boks, denagn keterangan nama Pencipta arsip, tahun Penciptaan Arsip, nomor Arsip, dan nomor boks. Pasal 21 Proses serah terima Arsip koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf b meliputi kegiatan : a. penyiapan naskah berita acara; b. penandatanganan naskah berita acara; c. tempat dan waktu penandatanganan naskah berita acara; d. pihak yang diundang dalam penandatanganan naskah berita acara; dan e. proses pengiriman/pengangkutan Arsip Statis dari Pencipta Arsip ke Dinas. Pasal 22 (1) Arsip Statis yang diserahkan oleh Pencipta Arsip kepada Dinas harus merupakan Arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan. (2) Arsip

14 (2) Arsip yang diserahkan tidak autentik maka Pencipta Arsip wajib melakukan autentifikasi. (3) Arsip Statis yang tidak diketahui penciptanya maka autentifikasi dilakukan oleh Dinas. (4) Proses serah terima Arsip Statis berarti ada pelimpahan tanggungjawab/wewenang untuk menyelamatkan dan melestarikan Arsip Statis dari Pencipta Arsip kepada Dinas. Bagian Kedua Syarat Serah Terima Arsip Pasal 23 Arsip yang dapat diserahkan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. fisik Arsip; b. daftar Arsip Statis; dan c. riwayat sejarah administrasi. Bagian Ketiga Berita Acara Serah Terima Arsip Statis Pasal 24 (1) Berita acara serah terima Arsip Statis paling sedikit memuat : a. waktu serah terima; b. tempat; c. jumlah Arsip; dan d. tanda tangan para pihak. (2) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan berita acara serah terima Arsip Statis yaitu: a. format naskah berita acara; b. naskah dibuat rangkap dua dan disimpan oleh Pencipta Arsip dan Dinas; c. naskah ditandatangani oleh kedua belah dan diberi cap dinas. (3) Format naskah berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi; a. penggunaan kertas; b. pengetikan; c. penggunaan lambing negara, logo, cap dinas; dan d. susunan format berita acara. (4) Bentuk Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sebagaimana tercantum dalam Lampiran II merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Bagian Keempat

15 Bagian Keempat Hak Dan Kewajiban Pencipta Arsip Pasal 25 (1) Hak Pencipta Arsip dalam proses penyerahan Arsip Statis meliputi : a. memperoleh jaminan keselamatan dan kelestarian fisik dan informasi Arsip; b. memperoleh informasi dari Dinas atas pengelolaan Arsip; c. memiliki hak akses terhadap Arsip Statis yang diserahkan. (2) Kewajiban Pencipta Arsip dalam proses penyerahan Arsip Statis meliputi; a. memberikan keterangan bahwa Arsip Statis yang diserahkan merupakan milik Pencipta Arsip; b. menjamin autentisitas Arsip Statis diserahkan. Bagian Kelima Hak Dan Kewajiban Dinas Pasal 26 (1) Hak Dinas dalam proses serah terima Arsip Statis meliputi; a. memperoleh informasi dari Pencipta Arsip terhadap status kepemilikan Arsip; b. melakukan uji autentifikasi Arsip Statis; dan c. membuka akses Arsip kepada Pencipta Arsip/publik. (2) Kewajiban Dinas dalam proses serah terima Arsip Statis meliputi: a. melaksanakan Akusisi Arsip; b. menjamin keselamatan dan pelestarian Arsip Statis; dan c. melindungi informasi Arsip sesuai hak akses. BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 27 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar

16

17

18 2 LAMPIRAN II PERATURAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 26 TAHUN 2022 TENTANG TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS PEMERINTAH DAERAH BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS Nomor. Pada hari ini...tanggal bulan.tahun, bertempat di kami yang bertandatangan di bawah ini : 1. Nama :. NIP :. Jabatan :. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama.beralamat di yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Nama :. NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana beralamat di yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana..tempat, tanggal, tahun PIHAK PERTAMA Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip ttd (nama jelas). NIP. PIHAK KEDUA Kepala Lembaga Kearsipan Daerah ttd (nama jelas).. NIP.

19