BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN"

Ivan Pranata
2 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Best Denki merupakan salah satu perusahaan elektronik terbesar Asia yang berasal dari Jepang yang terletak di kota Fukoka. Dengan tujuan untuk memperluas sekitar pasar maka perlahan-lahan Best Denki mulai membuka outlet dibeberapa negara lainnya seperti Singapore, Malaysia, Thailand dan Hongkong. Tidak hanya berkonsentrasi dibeberapa negara tersebut, Best Denki mulai melirik sektor pasar di kawasan terutama Jakarta. Dengan berdirinya perusahaan ini di Indonesia, Best Denki menggunakan nama PT. BEST DENKI INDONESIA Tinjauan Perusahaan Sejarah Perusahaan Best Denki adalah toko elektronik terbesar dari Jepang yang pertama kali didirikan di Fukuoka oleh Mr. Mitsuo Kitada pada bulan September 1953 sebagai bisnis pergudangan yang menawarkan produk elektronik yang berasal dari seluruh dunia. Ia mengembangkan bisnis ini dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan hidup dan memberikan gaya hidup yang nyaman untuk keluarga di Jepang. Bekerja dengan motto : "Pelanggan adalah Raja dan dengan pemahaman yang kuat tentang gaya hidup konsumen, reputasi kami diperkuat selama bertahuntahun dan pada tahun 1984 kami telah dicatatkan di Bursa Efek Tokyo. Pada tahun 1985, Best Denki mengalami terobosan dengan mencapai 100 miliar yen dalam penjualan dan memperluas pengaruh kami di Singapura. Langkah yang signifikan dengan membuka cabang ke luar negeri ini memberikan dampak menaikkan standar pelayanan diantara industri ini dan membuka jalan bagi apa yang akan menjadi rantai toko ritel elektronik yang paling luas di Singapura. Dengan usaha kami ke Singapura pada tahun 1985, 18

2 19 kami menjadi yang pertama toko elektronik yang membawa sejumlah besar peralatan rumah tangga dan produk audio-visual. Kami juga toko pertama untuk mendorong layanan pelanggan dengan memberikan kesempatan untuk mencoba sebelum membeli. Kesuksesan kami di industri ritel mengalami peningkatan stabil. Dan pada tahun 2004, Singapura diangkat sebagai pusat untuk Best Denki luar negeri, yang merupakan pasar luar negeri yang paling maju dan sukses. Sekarang ini, Best Denki Singapore bertugas menjalankan semua operasi cabang di luar negeri seperti di Singapura, Taiwan, Malaysia dan Indonesia. Untuk saat ini, Best Denki memiliki lebih dari 400 toko ritel di seluruh dunia dengan 313 toko di Jepang, 12 toko di Singapura, 9 toko di Malaysia, 30 toko di Taiwan dan lain 23 toko di Indonesia. (Updated per 30 Juni 2017) Struktur Organisasi dan Fungsi Dalam suatu organisasi terdapat pembagian kerja untuk bagian masing-masing dan yang pertanggung jawaban dari bagian tersebut agar perusahaan dapat berjalan secara terstruktur dan memiliki susunan birokrasi yang jelas. Untuk setiap bagian dari organisasi, pembagian tugas dan wewenang harus dilakukan. Hal ini di lakukan supaya tidak ada kesalah paham antara bagian satu dengan yang lain dalam menjalankan suatu tugas dan wewenang dari setiap susunan struktur organisasi PT. Best Denki Indonesia adalah sebagai berikut :

3 20 Sumber : PT. Best Denki Indonesia (2014) Gambar III. 1. Struktur Organisasi Adapun fungsi dari masing-masing bagian dari struktur organisasi tersebut yaitu: 1. Store Manager Bertugas untuk menjaga keseimbangan dan mengatur perusahan baik secara makro dan secara mikro 2. Officer Bertugas menghitung harga jika ada customer baru, menandatangani Purchase order, surat jalan, faktur, dan mengatur rute pengiriman.

4 21 3. Staf Marketing Bertugas membuat surat jalan, faktur, dan memasukkan data penjualan ke computer. 4. Bag.Muat dan pengiriman Bertugas mengatur yang akan dikirim 5. Bag.Gudang Bertugas memberikan laporan jadi yang siap untuk dikirim 6. Supir pengiriman Bertugas mengantar setiap pesanan yang sudah disiapkan 3.3. Prosedur Sistem Berjalan Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di PT BEST DENKI : 1. Prosedur Pemesanan Barang Proses pemesanan diawali dengan pihak pemasok menawarkan kepada pihak admin PT. Best Denki Indonesia berdasarkan data melalui . Setelah melihat dan memutuskan apa saja yang akan dipesan, selanjutnya pihak PT. Best Denki Indonesia membalas ke pihak pemasok lalu pihak pemasok mengisi data yang di sebut Purhcase Order yang kemudian sesuai Purchase Order akan dikirim ke pihak PT. Best Denki Indonesia menggunakan surat jalan konsinyasi. 2. Prosedur Pengolahan Data Barang Proses pengolahan data diawali dengan proses penerimaan, mulai dari penginputan masuk sesuai surat jalan oleh staff gudang. Kemudian pengurangan jumlah persediaan sesuai dengan nota penjualan, penarikan, dan rusak sesuai data yang diinput oleh staff gudang, lalu diteruskan oleh admin yang berupa laporan jumlah akhir persediaan kepada manager.

5 22 3. Laporan Persediaan Berdasarkan data faktur dan surat jalan, marketing memberikan laporan persediaan setiap hari ke bagian manager. 3.4 Use Case Diagram Gambar III.2. Use Case Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan

6 23 Tabel III.1 Deskripsi Use Case Pemesanan Barang Use Case Name Actor Pemesanan Barang Admin Admin memesan ke pemasok 1. Pemasok menawarkan melalui Invariant 1-2. Jika Sesuai, admin akan memesan 3. Jika tidak sesuai admin tidak memesan Tabel III.2 Deskripsi Use Case Terima Barang Nama Use Case Aktor Terima Barang Staff Gudang Staff Gudang dapat menyimpan data penerimaan 1.Staff Gudang dapat menerima 2. Staff Gudang mengisi form penerimaan 3. Staff Gudang menyimpan form penerimaan Invariant 1 Staff Gudang melihat detail data penerimaan

7 24 Tabel III.3 Deskripsi Use Case Cek Jumlah Barang Nama Use Case Aktor Cek Jumlah Barang Staff Gudang Untuk mengecek jumlah yang diterima disamakan dengan form pemesanan 1. Staff Gudang menghitung jumlah 2. Staff Gudang mengecek jumlah 3. Staff Gudang menyimpan Invariant 1 Staff Gudang menyesuaikan jumlah dengan form pemesanan Tabel III.4 Deskripsi Use Case Input Data Masuk ( Stock Card ) Nama Use Case Input Data Masuk Aktor Staff Gudang Staff Gudang menginput/memasukan jumlah masuk ke stock card. 1. Staff Gudang dapat menginput jumlah masuk ke stock card 2. Staff Gudang dapat menyimpan data masuk Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data masuk

8 25 Tabel III.5 Deskripsi Use Case Input Barang Keluar Nama Use Case Aktor Input Barang Keluar Staff Gudang Staff Gudang dapat menginput jumlah yang keluar di stock card. 1.Staff Gudang dapat menginput jumlah keluar di stock card 2. Staff Gudang dapat menyimpan data keluar Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data keluar

9 26 Tabel III.6 Deskripsi Use Case Laporan Barang Masuk & Keluar Nama Use Case Aktor Lap. Barang Masuk & Keluar Admin, Staff Gudang Untuk merekap laporan setiap ada masuk dan keluar. 1. User dapat merekap laporan masuk & keluar 2. User dapat menyimpan hasil laporan masuk & keluar Invariant 1 User dapat mengubah Lap. Masuk & keluar Tabel III.7 Deskripsi Use Case Laporan Persediaan Barang Akhir Nama Use Case Aktor Lap. Persediaan Barang Akhir Admin, Manager Untuk melihat hasil rekap laporan persediaan akhir tiap bulan. 1. User melihat rekap laporan daftar pemesanan dan penerimaan. 2. User dapat melihat rekap laporan persediaan akhir. Invariant 1 User dapat mengubah data keluar

10 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan akan menjelaskan mengenai dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Surat Jalan Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Frekuensi Surat Jalan Sebagai bukti pengiriman Pemasok Perusahaan Kertas Setiap terjadi pengiriman Lampiran Lampiran B Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Purchase Order Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Frekuensi Purchase Order Sebagai Salah Satu syarat pemesanan Perusahaan Pemasok Kertas Setiap terjadi pemesanan Format Lampiran A.1

11 28 2. Bukti Pembayaran/Nota Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Frekuensi Nota Sebagai bukti pembayaran dan arsip Perusahaan Customer Kertas Setiap terjadi pembayaran Format Lampiran B.1 3. Laporan Penjualan Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Frekuensi Laporan Penjualan Untuk mengetahui laporan penjualan Bagian Administrasi Manager Keuangan Kertas Setiap pembuatan laporan diakhir bulan Lampiran Lampiran B.3

12 Permasalahan Pokok Setelah mempelajari dan memahami hasil riset yang penulis lakukan pada proses penjualan elektronik PT. BEST DENKI INDONESIA, penulis memperoleh kendala yang dialami semua pihak yang bertanggung jawab langsung terhadap sistem penjualan. Dilihat dari proses bisnis sistem berjalan timbul beberapa permasalahan yaitu: 1. Sering terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pencatatan maupun perhitungan stok 2. Kurangnya tenaga kerja pada bagian gudang sehingga terjadi penumpukkan jika ada masuk. 3. Pembuatan laporan tidak efisien karena membutuhkan waktu lama untuk mengumpulkan arsip nota copy yang diperlukan, sehingga laporan yang disajikan kurang tepat dan akurat Pemecahan Masalah Melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi permasalahan tersebut maka penulis menganjurkan alternatif pemecahan masalah berupa pembangunan sistem yang baru, yaitu sistem yang lebih terkomputerisasi. 1. Diperlukannya penanganan data stok dengan menggunakan komputerisasi basis data yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat, sehingga informasi dan kebutuhan data yang akan digunakan lebih cepat pula. 2. Menambah tenaga kerja pada bagian gudang sehingga meminimalisir masuk agar tidak terjadi penumpukkan. 3. Pembuatan laporan bisa dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN. penjualan membuat sales order berdasarkan purchase order dan menyerahkan

BAB I PENDAHULUAN. penjualan membuat sales order berdasarkan purchase order dan menyerahkan BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah PT. Bahtera Citra Abadi merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa untuk keperluan dan penjualan produk IT. Produk IT itu berupa produk