SERI PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM. Panduan Standar Baku Biaya Maksimum

Transkripsi

1 SERI PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM 7 Panduan Standar Baku Biaya Maksimum 2012

2 DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan Bab II Ketentuan Biaya Baku Standar Maksimum. 3 A. Pertemuan/Rapat Progam TFCA Kalimantan B. Perjalanan Dinas. 7 C. Pertemuan untuk seminar dan lokakarya... 9 D. Biaya Produksi Media Komunikasi dan Publikasi E. Kegiatan Mewakili Program TFCA Kalimantan F. Tenaga ahli yang diperbantukan pada Administrator 12 Bab II Prosedur Pengajuan dan Pelaporan Perjalanan Dinas A. Pengertian B. Prosedur Pengajuan.. 14 C. Pelaporan.. 15

3 DAFTAR TABEL Tabel 1. Tabel 2. Tabel 3. Tabel 4. Tabel 5. Tabel Standar biaya akomodasi, sewa ruangan dan akomodasi Standar biaya akomodasi, konsumsi dan sewa ruangan Standar biaya akomodasi, Sewa ruangan dan Akomodasi Tabel biaya honorarium seminar dan Lokakarya Tabel biaya honorarium pembuatan media komunikasi ii

4 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Lampiran 2. Lampiran 3. Lampiran 4. Lampiran 5. Satuan Pokok Harga Transportasi Lokal ke atau dari Bandara Soekarno - Hatta, Jakarta (satu kali jalan) Request for Travel Advance dan Travel Authorization Travel Expense Report Activity Expense Report Back to Office Report iii

5 Bab I Pendahuluan Program TFCA (Tropical Forest Conservation Act) Kalimantan adalah program kerjasama antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Pemerintah Amerika Serikat dalam rangka pengalihan hutang untuk kegiatan konservasi hutan, khususnya di Kalimantan berdasarkan perjanjian yang ditandatangani pada tanggal 29 September 2011 di Jakarta dengan The Nature Conservancy (TNC) dan Yayasan World Wide Fund for Nature-Indonesia (WWF) sebagai Swap Partners. Program ini memfasilitasi program konservasi, perlindungan, restorasi, dan pemanfaatan lestari terhadap hutan tropis di Indonesia melalui kerjasama dengan Program Karbon Hutan Berau (PKHB) di Kabupaten Berau dan Program Heart of Borneo (HOB) di Kutai Barat dan Kapuas Hulu. Buku panduan Standar Baku Biaya Maksimum ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Yayasan KEHATI sebagai administrator TFCA Kalimantan dan penyusunannya akan didasarkan pada kebijakan yang ada didalam Yayasan KEHATI. Buku ini merupakan revisi SOP Standar Biaya Maksimum tahun 2012, yang akan digunakan pada tahun 2013 dan akan dilakukan penyempurnaan sesuai kebutuhan. 1

6 Bab II Ketentuan Biaya Baku Standar Maksimum (Maximum Standard Rate) Sehubungan dengan kegiatan Program TFCA Kalimantan, terdapat beberapa kegiatan yang memerlukan standar biaya maksimum. Kegiatan tersebut meliputi Pertemuan/Rapat, Perjalanan Dinas dalam/luar negeri, Seminar, Lokakarya, dan biaya media komunikasi dan publikasi. Standar biaya tersebut akan dilaksanakan sesuai dengan anggaran tahunan Manajemen yang telah disetujui oleh OC. A. PERTEMUAN/RAPAT PROGAM TFCA KALIMANTAN Pertemuan/Rapat Oversight Committee (OC) adalah rapat yang dihadiri oleh anggota OC dan tim teknis, Staff administrator TFCA Kalimantan dan undangan lain yang diselenggarakan setiap saat sesuai dengan tata pengelolaan dan agenda program TFCA Kalimantan. Pertemuan/Rapat Koordinasi/Sosialisasi/Diseminasi adalah rapat yang diselenggarakan antara OC dan pihak terkait oleh Program TFCA Kalimantan untuk menangani hal-hal khusus (misal: rapat penilaian konsep proyek, proposal; pertemuan dengan Kementrian Kehutanan, dll). Peserta rapat khusus ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan pertemuan. Pertemuan/Rapat administrator adalah pertemuan administrator TFCA Kalimantan guna kepentingan untuk koordinasi antara Staff TFCA Kalimantan. Dalam pelaksanaannya, pertemuan tersebut dapat berupa pertemuan 1 hari atau lebih dari 1 hari, standar biaya yang berlaku adalah sebagai berikut : 1. Rapat harian a. Transport Peserta berhak atas penggantian transport (pp) untuk mengikuti pertemuan Jabodetabek dan Bandung adalah sebagai berikut : Lokal Jakarta (pp) Rp ,- Jakarta Bekasi (pp) Rp ,- Jakarta Bogor (pp) Rp ,- Jakarta Bandung (pp) Rp ,- 2

7 Bagi peserta rapat yang tinggal diluar kota selain Jabodetabek dan Bandung maka diberikan penggantian biaya transportasi yaitu: Tiket kapal terbang kelas ekonomi pulang pergi untuk jarak yang paling dekat (most direct route) dan airport tax. Penggantian biaya transportasi harus disertakan dengan bukti asli. Apabila tempat rapat diselenggarakan dapat ditempuh dengan kendaraan darat atau laut, diberikan penggantian menurut bukti pengeluaran asli untuk Kereta Api, Bus atau kapal laut kelas VIP. Penggantian Transportasi dari Bandara Soekarno-Hatta ke lokasi pertemuan dan sebaliknya dibayar per cluster (lampiran 1). b. Akomodasi, Konsumsi, dan Sewa Ruangan Tabel 1. Standar biaya akomodasi, sewa ruangan dan akomodasi No. Uraian Biaya Maksimum Keterangan 1. Konsumsi Rp /at cost Per hari/orang, 1x makan, 2x Snack 2. Sewa ruangan a. Tingkat Rp /at Per hari, bukti asli nasional cost b. Tingkat provinsi Rp /at Per hari, bukti asli cost c. Tingkat Rp /at Per hari, bukti asli kabupaten cost 3. Akomodasi Rp /at cost Hari/orang Catatan: 1. Semua kategori sewa ruangan di atas sudah harus mencakup sewa perlengkapan, seperti meja dan kursi. Sangat dianjurkan untuk menggunakan paket meeting (ruangan, satu kali makan siang dan dua kali snack) maksimum Rp per orang per hari, tidak termasuk biaya akomodasi. 2. Apabila rapat harus berlangsung lebih dari jam 18.00, panitia akan menanggung biaya konsumsi makan malam bagi peserta (tidak melebihi standar biaya maksimum untuk konsumsi). 3. TFCA Kalimantan tidak mengijinkan pembelian minuman beralkohol, softdrink, suplemen atau rokok. 4. Panitia hanya menyediakan pertolongan pertama untuk peserta yang mengalami sakit pada saat mengikuti pertemuan/kegiatan. 3

8 c. Konsumsi Rapat Apabila rapat diselenggarakan dikantor atau di lapangan (tidak menyewa ruangan dan tidak menggunakan paket meeting) maka biaya konsumsinya maksimum sebesar Rp /orang/1x makan serta snack sebesar Rp /orang/1x snack. Biaya konsumsi untuk pertemuan tersebut akan dibayarkan sesuai dengan bukti asli serta dilengkapi dengan daftar hadir peserta. 2. Rapat lebih dari 1 hari Standar biayanya meliputi per diem, transport akomodasi & konsumsi a. Per diem Peserta dari luar kota berhak atas uang per diem sebesar 40 % dari per diem harian yang dihitung secara efektif atau dikurangi dengan biaya makan selama pertemuan diselenggarakan. (sesuai dengan B.1). b. Transport Peserta berhak atas penggantian transport (pp) untuk mengikuti pertemuan Jabodetabek dan Bandung adalah sebagai berikut : Lokal Jakarta (pp) Rp ,- Jakarta Bekasi (pp) Rp ,- Jakarta Bogor (pp) Rp ,- Jakarta Bandung (pp) Rp ,- Bagi peserta rapat yang tinggal diluar kota selain Jabodetabek dan Bandung maka diberikan penggantian biaya transportasi yaitu: Tiket kapal terbang kelas ekonomi pulang pergi untuk jarak yang paling dekat (most direct route) dan airport tax. Penggantian biaya transportasi harus disertakan dengan bukti asli. Apabila tempat rapat diselenggarakan dapat ditempuh dengan kendaraan darat atau laut, diberikan penggantian menurut bukti pengeluaran asli untuk Kereta Api, Bus atau kapal laut kelas VIP. Penggantian Transportasi dari Bandara Soekarno-Hatta ke lokasi pertemuan dan sebaliknya dibayar per cluster (lampiran 1). 4

9 c. Akomodasi, Konsumsi, dan Sewa Ruangan Tabel 2. Standar biaya akomodasi, konsumsi dan sewa ruangan No. Uraian Biaya Maksimum Keterangan 1. Konsumsi Rp /at cost Per hari/orang, 1x makan, 2x Snack 2. Sewa ruangan Tingkat nasional Rp /at cost Per hari, bukti asli Tingkat provinsi Rp /at cost Per hari, bukti asli Tingkat kabupaten Rp /at cost Per hari, bukti asli 3. Akomodasi Rp /at cost Hari/orang Catatan: 1. Semua kategori sewa ruangan di atas sudah harus mencakup sewa perlengkapan, seperti meja dan kursi. Sangat dianjurkan untuk menggunakan paket meeting (ruangan, satu kali makan siang dan dua kali snack) maksimum Rp per orang per hari, tidak termasuk biaya akomodasi. 2. Apabila rapat harus berlangsung lebih dari jam 18.00, panitia akan menanggung biaya konsumsi makan malam bagi peserta (tidak melebihi standar biaya maksimum untuk konsumsi). 3. TFCA Kalimantan tidak mengijinkan pembelian minuman beralkohol, softdrink, suplemen atau rokok. 4. Panitia hanya menyediakan pertolongan pertama untuk peserta yang mengalami sakit pada saat mengikuti pertemuan/kegiatan. d. Konsumsi Rapat Apabila rapat diselenggarakan dikantor atau di lapangan (tidak menyewa ruangan dan tidak menggunakan paket meeting) maka biaya konsumsinya maksimum sebesar Rp /orang/1x makan serta snack sebesar Rp /orang/1x snack. Biaya konsumsi untuk pertemuan tersebut akan dibayarkan sesuai dengan bukti asli serta dilengkapi dengan daftar hadir peserta. 5

10 B. PERJALANAN DINAS Perjalanan Dinas dapat berupa dilaksanakan di Luar Kota dan Luar Negeri dan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Program atau Direktur Eksekutif. Standar biaya perjalanan dinas meliputi : 1. Per diem Per diem adalah biaya untuk kebutuhan makan, minum serta pengeluaran incidental selama melakukan kegiatan di lapangan. Per diem dihitung sejak meninggalkan tempat asal, sampai kembali ke tempat asal, sesuai persetujuan perjalanan dinas yang disetujui atasan/direktur Program. Perhitungan hari perjalanan dalam 24 jam terbagi menjadi 4 bagian waktu, yaitu: (1). Jam (3). Jam (2). Jam (4). Jam Per diem dibedakan untuk perjalanan dinas ke Luar Kota dan Keluar Negeri, yaitu : a. Luar Kota Besarnya Per diem adalah Rp /hari untuk Direksi dan Rp /hari untuk staff b. Luar Negeri Dibayarkan dalam bentuk lumpsum dengan besaran sesuai dengan negara tujuan, sesuai dengan standar yang dipergunakan oleh Yayasan KEHATI sebagai Administrator. (lampiran..) 2. Transportasi a. Luar Kota Biaya perjalanan ke dan dari airport Jakarta dibayar lumpsum berdasarkan cluster area dan secara lumpsum (lampiran 1). Biaya perjalanan dari dan ke airport di tempat tujuan dibayarkan sebesar Rp /1x perjalanan, dan apabila lebih dari standar tersebut akan dibayarkan sesuai dengan bukti eksternal (at cost). Airport tax diganti sesuai bukti biaya asli. Penggunaan kapal terbang adalah kelas ekonomi untuk jarak terbang yang paling dekat (most direct route). Penggunaan kereta api, bis atau kapal laut adalah kelas VIP. Sewa mobil sebagai transportasi lokal di daerah, mendapat penggantian disesuaikan dengan tarif (at cost) yang berlaku di daerah setempat, maksimal Rp per hari (24 jam, termasuk sopir dan bahan bakar). 6

11 b. Luar Negeri Biaya perjalanan ke dan dari airport Jakarta dibayar lumpsum berdasarkan cluster area (lampiran 1). Airport tax dan biaya visa, asuransi lainnya dibayar sesuai dengan bukti biaya eksternal dan asli. Penggunaan kapal terbang adalah kelas ekonomi untuk jarak terbang yang paling dekat (most direct route). 3. Akomodasi Biaya Akomodasi adalah biaya yang digunakan untuk menginap selama melakukan perjalanan/kegiatan lapangan. Besarnya biaya akomodasi/sewa kamar untuk perjalanan dalam negeri disesuaikan dengan tarif yang berlaku, maksimal Rp /malam/orang untuk Direksi dan Rp /malam/orang untuk staff termasuk pajak dan dilaporkan sesuai bukti pembayaran asli (Actual Cost). Akomodasi dalam negeri untuk daerah yang tidak tersedia tempat penginapan/ hotel dan harus menginap di pemukiman penduduk, maka biaya maksimal yang bisa dibayarkan adalah sebesar Rp /orang/hari sesuai dengan bukti pembayaran asli. Untuk biaya perjalanan ke luar negeri dibayarkan dalam bentuk lumpsum dengan besaran sesuai dengan negara tujuan, sesuai dengan standar yang dipergunakan oleh Yayasan KEHATI sebagai Administrator. 4. Komunikasi Apabila diperlukan maka biaya komunikasi perjalanan dinas di Luar Kota akan diberikan sebesar Rp /perjalanan, untuk perjalanan sampai dengan 3 hari, dan Rp /perjalanan untuk perjalanan lebih dari 3 hari. Dalam melaporkan harus dilengkapi dengan bukti eksternal. Untuk biaya komunikasi perjalanan dinas di Luar Negeri, biaya komunikasi hanya berlaku untuk maksimal US$10 per perjalanan, untuk perjalanan maksimum 3 hari dan US$15 untuk perjalanan lebih dari 3 hari. Catatan: Pengajuan uang muka perjalanan (travel advance) ke bagian keuangan paling lambat 7 hari kerja sebelum melakukan perjalanan dan telah Menyelesaikan uang muka perjalanan sebelumnya. Apabila Staff TFCA Kalimantan mendapat undangan untuk menghadiri sebuah acara dan mendapat fasilitas dari pihak pengundang maka berlaku ketentuan sesuai dengan ketentuan pengundang. Namun apabila jenis fasilitas tertentu (makan malam dan pengeluaran insidental) tidak diperoleh dari pengundang, maka dapat dilengkapi oleh TFCA Kalimantan sebesar 40% dari per diem per hari yang berlaku. 7

12 C. PERTEMUAN UNTUK SEMINAR DAN LOKAKARYA Seminar yang dimaksud adalah suatu acara atau forum yang melibatkan pembicara untuk menyampaikan informasi dan gagasan sesuai dengan kepakarannya. Lokakarya yang dimaksud adalah suatu acara di mana beberapa orang berkumpul untuk memecahkan masalah tertentu dan mencari solusinya. Dalam hal sebuah seminar diselenggarakan oleh grantees maupun oleh administrator TFCA Kalimantan, maka Staff administrator TFCA Kalimantan/KEHATI yang hadir sebagai pembicara/ moderator/notulis atau jabatan kepanitiaan lainnya, tidak dapat menerima honorarium. Hal ini untuk menghindarkan pembayaran ganda (double payment) karena yang bersangkutan sudah menerima gaji proyek TFCA Kalimantan. Tim perumus hasil seminar terdiri panitia, sekretaris, notulis dan transkripter. Sesi seminar/lokakarya umumnya berlangsung selama (maksimal) 2 jam (120 menit) tata muka/penyelenggaraan. Yang dimaksud penggantian waktu yang hilang peserta adalah: uang pengganti bila peserta seminar harus meninggalkan pekerjaan dan kehilangan nafkahnya serta mendapat undangan khusus. Perpajakan, kewajiban membayar pajak, bea, dan biaya lainnya akan dipungut dan dipotong berdasarkan ketentuan pajak yang berlaku di Indonesia. Biaya yang di bayarkan untuk kegiatan Seminar adalah : 1. Akomodasi, Konsumsi, dan Sewa Ruangan Tabel 3. Standar biaya akomodasi, Sewa ruangan dan Akomodasi No. Uraian Biaya Keterangan Maksimum 1. Konsumsi Rp Per hari/orang, 1x makan, 2x Snack 2. Sewa ruangan a. Tingkat nasional Rp Per hari, bukti asli b. Tingkat provinsi Rp Per hari, bukti asli c. Tingkat kabupaten Rp Per hari, bukti asli 3. Akomodasi Rp Hari/orang Catatan: Semua kategori sewa ruangan di atas sudah harus mencakup sewa perlengkapan, seperti meja dan kursi. Sangat dianjurkan untuk menggunakan paket meeting (ruangan, satu kali makan siang dan dua kali snack) maksimum Rp per orang per hari, tidak termasuk biaya akomodasi. Apabila rapat harus berlangsung lebih dari jam 18.00, panitia akan menanggung biaya konsumsi makan malam (tidak melebihi standar biaya maksimum untuk konsumsi). 8

13 TFCA Kalimantan tidak mengijinkan pembelian minuman beralkohol, soft drink, suplemen atau rokok. Apabila total biaya pertemuan (konsumsi/paket meeting, sewa ruangan dan akomodasi) melampaui diatas Rp , maka harus disertai dengan minimal 3 penawaran (pembanding). 2. Honorarium Setiap pertemuan yang berupa seminar atau pertemuan sehari maka acuan pembayaran yang digunakan adalah sebagai berikut: Tabel 4. Tabel biaya honorarium seminar dan Lokakarya No Keterangan Harga 2.1 Pembicara Maks Rp persesi, dengan makalah 2.2 Moderator Maks Rp per sesi 2.3 Fasilitator Maks Rp per hari 2.4 Narasumber Maks Rp per sesi, dengan makalah 2.5 Notulis Maks Rp per hari 2.6 Transkripter Maks Rp per sesi 2.7 Pengganti waktu yang hilang peserta Maks Rp per hari* 2.8 Transport local / dalam kota (fix cost) Maks Rp perhari/per orang (pp) 3. Transportasi Penggantian biaya transportasi lokal (dalam kota setempat) adalah Rp ,- (pp). Apabila melakukan perjalanan melampaui perhitungan transport local maka penggantian biaya transportasi local dihitung berdasarkan bukti eksternal asli. Bagi peserta rapat yang tinggal diluar kota tempat rapat diselenggarakan, maka diberikan penggantian biaya transportasi yaitu: - Tiket kapal terbang kelas ekonomi pulang pergi untuk jarak yang paling dekat (most direct route) dan airport tax. Penggantian harus menunjukkan bukti eksternal dan asli. - Apabila tempat seminar diselenggarakan dapat ditempuh dengan kendaraan darat atau laut, diberikan penggantian menurut bukti pengeluaran asli untuk Kereta Api, Bus atau kapal laut kelas VIP. 9

14 4. Komunikasi Biaya komunikasi akan diberikan kepada panitia penyelenggara berdasarkan bukti eksternal dan asli. 5. Biaya Seminar Kit Biaya Seminar kit yang didalamnya termasuk pembelian ATK (notebook, pulpen, pensil, dll) beserta fotokopi materi untuk peserta adalah maksimal Rp /orang dilengkapi dengan bukti eksternal dan asli. D. BIAYA PRODUKSI MEDIA KOMUNIKASI DAN PUBLIKASI Dalam pembuatan media komunikasi untuk kepentingan publikasi yang berkaitan dengan TFCA Kalimantan, maka acuan pembayaran honorarium yang digunakan sebagai berikut: bandingkan dengan KEHATI dan Kehutanan Tabel 5. Tabel biaya honorarium pembuatan media komunikasi No Keterangan Biaya Desainer (desain grafis) Rp s/d /project atau 1 cover buku Lay-outer Rp s/d / buku (150 hlm) Penulis Rp s/d /project Editor Rp s/d / project atau buku (s/d 150hlm) Juru gambar/kartunis Rp s/d Rp /halaman gambar jadi Penulis kata pengantar Rp s/d / 3 5 halaman Penerjemah Rp /halaman Indonesia - Inggris Rp /halaman Inggris Indonesia Catatan: Perpajakan, kewajiban membayar pajak, bea, dan biaya lainnya akan dipungut dan dipotong berdasarkan ketentuan pajak yang berlaku di Indonesia. Desain grafis adalah pekerjaan untuk menggambar sampul buku, Juru gambar atau kartunis adalah pekerjaan menggambar isi buku. Lay-outer adalah pekerjaan untuk penyusunan naskah buku agar tulisan enak dibaca Penerjemahan/alih bahasa dari bahasa Indonesia ke dalam dokumen bahasa asing menjadi tanggung jawab Adminstrator TFCA Kalimantan. 10

15 E. KEGIATAN MEWAKILI PROGRAM TFCA KALIMANTAN Kegiatan mewakili Program TFCA Kalimantan adalah kegiatan menghadiri undangan pertemuan, rapat, seminar, lokakarya, konferensi baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan telah mendapat persetujuan dari Direktur Program. Pembiayaan selama mengikuti acara tersebut, diusahakan berasal dari pengundang. Apabila harus dibiayai dari TFCA Kalimantan maka berlaku ketentuan seperti pada butir A.1, A.2 dan A.3 diatas F. TENAGA AHLI LUAR YANG DIPERBANTUKAN PADA ADMINISTRATOR 1. Honorarium Bantuan Teknik, Konsultasi, Peneliti Biaya honorarium untuk bantuan Teknik, konsultasi dan peneliti dapat memakai tingkatan sebagai berikut : a. Tenaga Ahli Senior Rp ,-/hari b. Tenaga Ahli Madia Rp ,-/hari c. Tenaga Ahli Junior Rp ,-/hari Catatan: Kategori Tenaga Ahli tingkat Senior adalah berlatar-belakang minimal 15 tahun untuk S1, 10 tahun untuk S2 dan 7 tahun untuk S3, ahli dalam bidangnya dan memiliki kemampuan yang diakui oleh lembaga-lembaga lain atau masyarakat. Tenaga Ahli Madya berpengalaman minimal 10 tahun untuk S1, 6 tahun untuk S2 dan 4 tahun untuk S3. Ahli dalam bidangnya dan memiliki kemampuan yang diakui oleh lembaga-lembaga lain atau masyarakat. Tenaga Ahli Junior adalah mereka minimal berpengalaman 5 tahun untuk S1, 3 tahun untuk S2 dan 1 tahun untuk S3. Ahli dalam bidangnya dan memiliki kemampuan yang diakui oleh lembaga-lembaga lain atau masyarakat. Proyek yang dikerjakan untuk paling lama satu tahun maka pemakaian dan perhitungan tenaga ahli ini maksimum 66 hari per orang (man days). Penetapan besarnya biaya honorarium dalam kontrak ditentukan dengan mempertimbangkan pembayaran yang pernah diterima oleh yang bersangkutan dari pekerjaan, penugasan di luar TFCA Kalimantan. Perhitungan di atas merupakan kontrak perorangan antara pelaksana dengan TFCA Kalimantan. Tidak berlaku apabila dilakukan kontrak dalam bentuk paket kegiatan. 11

16 2. Honor untuk Penelaahan Konsep Paper atau Proposal Penelaah konsep paper atau proposal adalah seseorang yang dikontrak untuk memberikan penilaian Substantif dan memberikan rekomendasi atas penelaahan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Honorarium untuk Penelaahan Konsep Proyek atau Proposal adalah honor yang digunakan untuk membayar penelaah, dengan honor Rp s/d ,- per penilaian/orang. 3. Transportasi, Akomodasi dan Per Diem Aturan tentang transportasi Tenaga Ahli diatur seperti butir pada bagian Perjalanan Dinas diatas, Akomodasi maksimal adalah Rp / malam/ orang, Per diem untuk tenaga pemberi bantuan tehnik, konsultasi, peneliti(dalam negeri) adalah sebesar Rp / orang/ hari 12

17 BAB II PROSEDUR PENGAJUAN DAN PELAPORAN PERJALANAN DINAS A. PENGERTIAN Perjalanan dinas adalah perjalanan keluar Jakarta atau keluar negeri sesuai dengan rencana/program kerja Progr am TFCA Kalimantan. Staff yang melakukan perjalanan dinas harus mengikuti prosedur yang berlaku di bawah ini. B. PROSEDUR PENGAJUAN 1. Staff yang melakukan perjalanan dinas Staff yang akan melakukan perjalanan dinas harus mengisi formulir permohonan uang muka perjalanan dinas (Request For Travel Advance dan Travel Authorization) yang menginformasikan tentang besaran dana akomodasi, per diem, dan biaya transportasi. (Lampiran 2) 2. Direktur Program Akan memeriksa formulir Travel Authorization dan memberikan atau menolak persetujuan. Apabila masih ada perbaikan maka Stafff yang akan melakukan perjalanan dinas harus memperbaiki kekurangan/kesalahan yang ada. 3. Asisten Direktur Program (Manajer Hibah) Akan memeriksa formulir perjalanan dinas yang telah disetujui oleh Direktur Program. Jika disetujui maka Asisten Direktur Program akan memberikan otorisasi formulir Request For Travel Advance. Apabila masih perlu adanya perbaikan maka Stafff yang yang akan melakukan perjalanan dinas harus memperbaiki kekurangan/kesalahan yang ada. Apabila tidak ada kekurangan/kesalahan maka Request for Travel Advance dan Travel Authorization akan disampaikan ke Stafff Keuangan. 4. Stafff Keuangan Stafff keuangan akan memeriksa keabsahan otorisasi formulir perjalanan dinas, apabila ditemukan kejanggalan maka bagian keuangan berhak menyampaikan ke Direktur Program dan Asisten Direktur Program. Jika tidak ada kejanggalan maka Stafff keuangan akan mengeluarkan formulir permohonan pembayaran untuk memproses pengeluaran uang muka perjalanan dinas tersebut. 5. Stafff Sekretaris Stafff Sekretaris setelah mendapatkan informasi dari Stafff keuangan akan melakukan pemesanan tiket perjalanan sedangkan untuk pemesanan penginapan bisa saja dilakukan secara langsung oleh Stafff yang akan melakukan perjalanan dinas atau dilakukan melalui Stafff Sekretaris. 13

18 C. PELAPORAN Staff yang melakukan perjalanan dinas berkewajiban untuk membuat laporan keuangan perjalanan dinas (lampiran 3/4) dan laporan kegiatan (Back to Office Report/lampiran 5). Laporan keuangan harus disertai bukti pertanggung-jawaban penggunaan uang perjalanan dinas yang sah dan asli serta diserahkan paling lambat dua minggu setelah tanggal kepulangan. Jika laporan belum diserahkan melebihi dari batas waktu yang ditentukan, maka Direktur Program berhak menunda persetujuan perjalanan dinas berikutnya. Laporan kegiatan hasil perjalanan dinas wajib diserahkan kepada Direktur Program. Laporan pertanggungjawaban keuangan diserahkan kepada Staff Keuangan bersama copy laporan hasil kegiatan dan bukti pendukung lainnya. Catatan Khusus: Hal-hal yang didapat selama perjalanan dinas seperti : buku, makalah, dokumentasi foto maupun audiovisual diserahkan kepada Direktur Program melalui Communications and Outreach Officer dan akan disimpan sebagai arsip TFCA Kalimantan baik dalam bentuk soft copy atau hard copy untuk dikelola bagi kepentingan dokumentasi dan publikasi TFCA Kalimantan. 14

19 Lampiran 1. Satuan Pokok Harga Transportasi Lokal ke atau dari Bandara Soekarno - Hatta, Jakarta (satu kali jalan) Cluster Area 1 Zona 1 Cluster Area 2 Zona 2 Cluster Area 3 Zona 3 Nilai Rp ,- Nilai Rp ,- Nilai Rp ,- Tangerang Pademangan Duren Sawit Pulo Gadung Kalideres Tanjung Priok Pondok Gede Cipayung Teluk Naga Kemayoran Kp. Makasar Limo Cipondoh Cempaka Putih CIlandak Jati Sampurna Pantai Indah Kapuk Jatinegara Kramat Jati Ciputat Cengkareng Tebet, Mampang Pasar Minggu Pamulang Grogol Kebayoran Baru Pasar Rebo Sawangan Kebon Jeruk Kebayoran Lama Jagakarsa Cibubur Penjaringan Ciledug Ciracas Kodya Bogor Tanah Abang Pondok Aren Koja Kabupaten Bogor Tambora Bumi Serpong Damai Cilincing Kodya Depok., dan sekitarnya Bintaro Cakung Kodya Bekasi Kelapa Gading., dan., dan sekitarnya sekitarnya 15

20 Lampiran 2. Request For Travel Advance dan Travel Authorization TFCA 2 - Kalimantan REQUEST FOR TRAVEL ADVANCE Detailed Budget Name : Name of Project : Purpose of Travel : Period of Travel : Per Diem : x Rp 300,000 Rp - [1] Per Diem Advance Requested : x Rp 300,000 Rp - [2] Accomodation x Rp 750,000 Rp - [3] Accomodation Advance Request x Rp 750,000 Rp - [4] Estimated Local Transport : Airfare Airport tax x x x x Rp Rp Rp Rp Total : Rp - [5] Total Advance Requested (2+4+5) : Estimated Costs of Travel (1+3+5) : Rp Rp - - Approved by : Requested by : ( ) ( ) Date : Date : Checked by : Finance Section : Date : 16

21 TFCA 2 - Kalimantan Pos Anggaran : Administered by KEHATI To : From : Date : TRAVEL AUTHORIZATION Period of Travel : From : To : Days : #VALUE! Travel by : V Air Train Bus Other Purpose of travel : Estimated cost : (See attached) Advance request : (See attached) (Accounting for travel and advance liquidation should be submitted within three days after travel completion) Approved : Disapproved : Program Director / Executive Director Date Amount of Advance Provided Less : Travel Expenses Amount Due : Traveller KEHATI Traveller Finance Date 17

22 18 Lampiran 3. Travel Expense Report

23 19

24 RECEIPTS (NAME OF ACTIVITY) (PERIOD OF ACTIVITY) No Name No of Days Per diem/day Total Per diem Accomodation Ticket Airport Tax Local Transport Total Total Advance Total Should Received Signature IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - (In amount) Prepared by, Reviewed by, Approved by, Knowledge by, Traveler Finance Officer Assistant to Program Director Program Director 20

25 Lampiran 4. Activity Expense Report 21

26 Lampiran 5. Back to Office Report 22

27 KEHATI Indonesian Biodiversity Foundation Jl. Bangka VIII No. 3B, Pela Mampang, Jakarta T. (021) , F. (021) E.

28