Badan Standardisasi Dan Akreditasi Nasional Keolahragaan (BSANK)

Transkripsi

1 Badan Standardisasi Dan Akreditasi Nasional Keolahragaan (BSANK) Nama LSKTK Alamat Penanggung Jawab Skema Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan 1

2 Kata Pengantar Formulir Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan (LSKTK) ditujukan bagi organisasi atau lembaga keolahragaan yang berminat melakukan penilaian mandiri terhadap persyaratan-persyaratan pendirian. Penilaian mandiri ini diharapkan diisi oleh personel dari Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan (LSKTK) pemohon yang telah mengetahui dan memahami ruang lingkup kegiatan LSKTK, sehingga diharapkan hasilnya akurat mencerminkan keadaan LSKTK ditinjau berdasarkan persyaratan Pedoman Pendirian Dan Akreditasi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan, Pedoman Persyaratan Umum, serta ketentuan BSANK terkait LSKTK yang relevan lainnya. LSKTK pemohon mengisi keadaan terkini dan sebenarnya dari sistem manajemen organisasinya berdasarkan persyaratan Pedoman Pendirian Dan Akreditasi Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan, Pedoman Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan (LSKTK), serta ketentuan BSANK terkait LSKTK yang relevan lainnya, dengan tujuan untuk melakukan identifikasi aspek-aspek yang harus dilengkapi, disediakan, atau dipenuhi sebagai persiapan akreditasi oleh BSANK. 2

3 Legalitas dan Kelengkapan Dokumen LSKTK URAIAN 1 Apakah LSKTK telah mempunyai Akta pendirian beserta perubahannya atau dokumen legal lainnya yang relevan? 2 Apakah LSKTK telah mempunyai SIUP dan TDP (Jika relevan dengan jenis badan hukum LSKTK)? 3 Apakah LSKTK telah mempunyai Surat Keterangan Domisili LSKTK? 4 Apakah LSKTK telah mempunyai mor Pokok Wajib Pajak (NPWP)? 5 Apakah LSKTK telah mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (Jika relevan dengan jenis badan hukum LSKTK)? 6 Apakah LSKTK telah menetapkan Struktur organisasi dan nama pengurus LSKTK? 7 Apakah LSKTK telah mempunyai Pedoman mutu yang memenuhi Pedoman Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan? 8 Apakah LSKTK telah mempunyai Skema Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan? 3

4 URAIAN 9 Apakah LSKTK telah menetapkan Standar kompetensi tenaga keolahragaan yang dirujuk? 10 Apakah LSKTK telah menetapkan Tempat Uji Kompetensi (TUK) sesuai ruang lingkup skema sertifikasi? 11 Apakah LSKTK telah mempunyai asesor kompetensi sesuai ruang lingkup skema sertifikasinya? 12 Apakah LSKTK mempunyai data peserta uji kompetensi yang telah dilaksanakan? 13 Apakah LSKTK telah mempunyai data sarana dan prasarana yang digunakan LSKTK? 14 Apakah LSKTK telah mengidentifikasi sumber keuangan LSKTK? 15 Apakah LSKTK telah menyusun dan menetapkan prosedur sesuai dengan Pedoman Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan? 4

5 Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan 4 Persyaratan Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan 4.1 Materi hukum Apakah Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Keolahragaan (LSKTK) telah merupakan badan hukum, atau bagian dari badan hukum tertentu sedemikian rupa sehingga lembaga bertanggung jawab secara hukum atas kegiatan sertifikasinya? Jika Badan atau lembaga sertifikasi yang dibentuk oleh suatu lembaga pemerintah dengan sendirinya merupakan badan hukum sesuai status lembaga pemerintah tersebut. 4.2 Tanggung Jawab terhadap Keputusan Sertifikasi Apakah LSKTK bertanggung jawab terhadap memelihara kewenangan, dan tidak boleh mendelegasikan keputusankeputusan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang mencakup pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi, pembekuan dan pencabutan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? 5

6 4.3 Manajemen Ketidakberpihakan Apakah LSKTK telah mendokumentasikan struktur, kebijakan dan prosedur untuk mengelola ketidakberpihakan dan untuk memastikan bahwa kegiatan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan dilaksanakan secara tidak memihak? Apakah LSKTK telah memiliki komitmen manajemen puncak terhadap ketidakberpihakan dalam kegiatan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apakah LSKTK sudah memiliki pernyataan yang dapat diakses publik tanpa permintaan bahwa LSKTK memahami pentingnya ketidakberpihakan dalam menjalankan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan, mengelola konflik kepentingan dan menjamin objektifitas dalam kegiatan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apakah LSKTK telah menjamin untuk bersikap tidak memihak terhadap pemohon sertifikasi, calon, dan tenaga keolahragaan yang telah disertifikasi? Apakah Kebijakan dan prosedur sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan adil untuk semua pemohon, calon, dan tenaga keolahragaan yang telah disertifikasi? 6

7 4.3.4 Apakah LSKTK menjamin tidak membatasi sertifikasi tenaga keolahragaan atas dasar kondisi keuangan atau batasan lainnya, seperti keanggotaan asosiasi atau kelompok. LSKTK tidak boleh menggunakan prosedur yang menghambat atau menghalangi akses oleh pemohon sertifikasi dan calon? Apakah LSKTK bertanggung jawab atas ketidakberpihakan kegiatan sertifikasinya, dan tidak membolehkan adanya tekanan komersial, keuangan atau tekanan lain untuk mengkompromikan ketidakberpihakan? Apakah LSKTK telah mengidentifikasi ancaman terhadap ketidakberpihakan secara berkelanjutan? Hal ini mencakup ancaman-ancaman yang muncul dari kegiatan LSKTK, dari organisasi yang terkait dengan LSKTK, atau dari hubungan lembaga sertifikasi atau dari hubungan antar personilnya. Namun, hubungan tersebut tidak selalu mempresentatsikan adanya ancaman terhadap ketidakberpihakan Apakah LSKTK melakukan analisis, mendokumentasikan dan menghilangkan atau meminimalkan potensi konflik kepentingan yang timbul dari kegiatan sertifikasinya? LSKTK harus mendokumentasikan dan mampu menunjukkan bagaimana cara menghilangkan, mengurangi atau mengelola ancaman tersebut. Semua sumber potensi konflik kepentingan yang diidentifikasi, baik yang timbul dari dalam lembaga sertifikasi, seperti memberikan tanggung jawab kepada personel, atau dari kegiatan personel lain, lembaga atau organisasi, harus dicakup. 7

8 4.3.8 Apakah LSKTK telah menjamin bahwa kegiatan sertifikasi tenaga keolahragaan distrukturkan dan dikelola sehingga terjaga ketidakberpihakannya? Hal ini harus mencakup keterlibatan pihak yang berkepentingan secara seimbang. 4.4 Keuangan dan Pertanggung Gugatan Apakah LSKTK telah memiliki sumber daya keuangan yang diperlukan untuk pelaksanaan proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan dan memiliki pengaturan yang memadai (misalnya asuransi atau deposit) untuk menutupi pertanggunggugatan yang terjadi? 8

9 5 Persyaratan Struktural 5.1 Manajemen dan Struktur Organisasi Apakah kegiatan LSKTK telah distrukturkan dan dikelola sedemikian rupa untuk menjaga ketidakberpihakan? Apakah LSKTK telah mendokumentasikan struktur organisasinya, yang menguraikan tugas, tanggung jawab dan wewenang manajemen, personil sertifikasi dan setiap komite? Bila LSKTK adalah bagian dari badan hukum tertentu, dokumentasi struktur organisasi harus mencakup garis kewenangan dan hubungan ke bagian lain dalam badan hukum yang sama Apakah LSKTK telah mengidentifikasi dan menetapkan pihak atau personil yang bertanggung jawab kepada hal-hal berikut: a) kebijakan dan prosedur yang terkait kegiatan LSKTK; b) penerapan kebijakan dan prosedur; c) keuangan LSKTK; d) sumberdaya untuk kegiatan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan; e) pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi; f) kegiatan asesmen; 9

10 g) keputusan sertifikasi, yang mencakup pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan dan pengurangan lingkup sertifikasi, pembekuan dan pencabutan sertifikasi; h) pengaturan kontrak; sistem informasi dan komunikasi sertifikasi. 5.2 Struktur LSKTK Terkait Pelatihan Apakah pengakuan/persetujuan pelatihan oleh LSKTK tidak boleh mengkompromikan ketidakberpihakan atau mengurangi asesmen dan persyaratan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Penyelesaian pelatihan boleh menjadi persyaratan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan tertentu Apakah LSKTK telah memberikan informasi tentang pendidikan dan pelatihan jika hal tersebut digunakan sebagai pra-syarat untuk memenuhi syarat sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan. Namun, LSKTK tidak boleh menyatakan atau menyiratkan bahwa sertifikasi akan lebih sederhana, lebih mudah atau lebih murah jika mengikuti jasa pelatihan dari lembaga tertentu? Penawaran pelatihan dan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan dalam badan hukum yang sama merupakan ancaman terhadap ketidakberpihakan. Apakah LSKTK merupakan bagian dari badan hukum yang menawarkan jasa pelatihan? jika ya maka harus memenuhi ketentuan: 10

11 a) telah mengidentifikasi dan mendokumentasikan ancaman ketidakberpihakan yang terkait secara berkelanjutan; lembaga tersebut harus mempunyai proses terdokumentasi untuk menunjukkan bagaimana menghilangkan atau meminimalkan ancaman tersebut? b) telah menunjukkan bahwa semua proses yang dilakukan oleh LSKTK adalah independen terhadap pelatihan untuk memastikan bahwa kerahasiaan, keamanan informasi dan ketidakberpihakan tidak dikompromikan? c) tidak memberikan kesan bahwa penggunaan kedua layanan ini (pelatihan dan sertifikasi) akan memberikan keuntungan kepada pemohon sertifikasi? d) tidak mensyaratkan calon peserta sertifikasi untuk menyelesaikan pendidikan atau pelatihan yang diselenggarakan oleh LSKTK sebagai prasyarat eksklusif bila ada alternatif pendidikan atau pelatihan lain dengan outcome yang setara? e) memastikan bahwa personil tidak menjadi penguji untuk calon tertentu yang telah mereka latih selama jangka waktu dua tahun sejak tanggal terakhir kegiatan pelatihan: internal ini boleh dipersingkat jika LSKTK menunjun-kan tidak mengkompromikan ketidakberpihakan? 11

12 6 Persyaratan Sumber Daya 6.1 Persyaratan Personil Secara Umum Apakah LSKTK telah mengelola dan bertanggung jawab atas kinerja semua personil yang terlibat dalam proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apakah LSKTK telah memiliki personel yang tersedia secara cukup dengan kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sertifikasi berkaitan dengan jenis, jangkauan dan volume pekerjaan yang dilaksanakan? Apakah LSKTK telah menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil yang terlibat dalam proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan. Personil harus memiliki kompetensi untuk tugas dan tanggung jawab yang ditentukan? Apakah LSKTK memberikan instruksi terdokumentasi yang menguraikan tugas dan tanggung jawab kepada personelnya. Instruksi ini harus selalu mutakhir? Apakah LSKTK memelihara rekaman personil yang mutakhir, termasuk informasi yang relevan, misalnya kualifikasi, pelatihan, pengalaman, afiliasi profesional, status profesional, kompetensi dan konflik kepentingan yang diketahui? Apakah Personil yang bertindak atas nama LSKTK menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan kegiatan LSKTK, kecuali bila ditentukan oleh hukum atau jika diizinkan oleh pemohon, calon, atau person yang telah disertifikasi? 12

13 6.1.7 Apakah LSKTK telah mensyaratkan personelnya untuk menandatangani dokumen yang menyatakan komitmen mereka untuk mematuhi aturan yang ditetapkan oleh LSKTK, termasuk yang berkaitan dengan kerahasiaan, ketidakberpihakan dan konflik kepentingan? Bila LSKTK mensertifikasi personel yang dipekerjakannya, Apakah LSKTK telah memberlakukan prosedur untuk menjaga ketidakberpihakan? 6.2 Personil yang Terlibat Dalam Kegiatan Sertifikasi Umum Apakah LSKTK telah mensyaratkan personilnya untuk mendeklarasikan setiap potensi konflik kepentingan terhadap setiap calon? Persyaratan untuk asesor kompetensi Apakah Asesor kompetensi telah memenuhi persyaratan yang ditentukan LSKTK? Melalui proses seleksi dan persetujuan harus memastikan bahwa para asesor kompetensi: a) mengerti skema sertifikasi yang relevan; b) mampu menerapkan dokumen dan prosedur uji kompetensi; c) memiliki kompetensi di bidang uang akan diuji; 13

14 d) fasih, baik secara lisan maupun tertulis, dalam bahasa yang digunakan dalam uji kompetensi; dalam situasi dimana penerjemah bahasa dilibatkan, LSKTK mempunyai prosedur yang memastikan bahwa hal tersebut tidak mempengaruhi keabsahan uji kompetensi; e) telah mengidentifkasi konflik kepentingan apapun yang diketahui untuk memastikan telah dilakukannya pertimbangan yang tidak memihak. 14

15 7 Persyaratan Rekaman dan Informasi 7.1 Rekaman Pemohon, Calon dan person yang telah disertifikasi Apakah LSKTK telah memelihara rekaman. Rekaman harus mencakup cara untuk mengkonfirmasikan status person yang telah disertifikasi? Rekaman harus menunjukkan bahwa proses sertifikasi atau sertifikasi ulang telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan asesmen (termasuk rekaman uji kompetensi) dan dokumen lain yang berkenaan dengan pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, dan pembekuan atau pencabutan sertifikasi Apakah rekaman telah diidentifikasi, dikelola dan dimusnahkan sedemikian rupa untuk memastikan integritas proses dan kerahasiaan informasi? Rekaman harus disimpan untuk jangka waktu yang sesuai, minimal satu siklus sertifikasi, atau seperti yang disyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, kewajiban hukum atau lainnya Apakah LSKTK telah memiliki pengaturan yang berkekuatan hukum untuk mensyaratkan person yang telah disertifikasi menginformasikan kepada LSKTK tanpa penundaan, tentang hal yang dapat mempengaruhi kemampuan person yang telah disertifikasi untuk terus memenuhi persyaratan sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? 15

16 7.2 Informasi Publik Apakah LSKTK telah melakukan verifikasi dan memberikan informasi mengenai individu yang memiliki sertifikat dan ruang lingkup sertifikasi yang sah dan mutakhir, kecuali undang-undang mewajibkan informasi tersebut tidak boleh diugkapkan? Apakah LSKTK menyediakan informasi kepada publik, tanpa diminta, tentang ruang lingkup skema sertifikasi dan gambaran umum proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apakah semua prasyarat skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan telah didaftar dan daftar tersebut harus tersedia untuk publik, tanpa diminta? Apakah Informasi yang disediakan oleh LSKTK termasuk iklan, bersifat akurat dan tidak menyesatkan? 7.3 Kerahasiaan Apakah LSKTK telah menetapkan kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk kepentingan pemeliharaan dan penyampaian informasi? Apakah LSKTK menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan melalui perjanjian yang berkekuatan hukum? Perjanjian ini harus mencakup semua personil. 16

17 7.3.3 Apakah LSKTK telah memastikan informasi yang diperoleh selama proses sertifikasi, atau dari sumber lain selain calon, pemohon atau person yang telah disertifikasi, tidak akan diungkapkan kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan tertulis dari individu (pemohon, calon, atau pemegang sertifikat), kecuali perundangan mensyaratkan informasi tersebut harus diungkapkan? Apabila LSKTK diwajibkan oleh perundangan untuk menyampaikan informasi yang bersifat rahasia, maka apakah LSKTK memberitahukan person yang bersangkutan tentang informasi yang akan disampaikan, kecuali dilarang oleh perundangan? Apakah LSKTK telah memastikan bahwa kegiatan sertifikasi LSKTK tidak mengkompromikan kerahasiaan? 7.4 Keamanan Apakah LSKTK telah mengembangkan dan mendokumentasikan kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menjamin keamanan seluruh proses sertifikasi dan harus mengambil langkah-langkah tindakan korektif bila terjadi pelanggaran keamanan? Apakah kebijakan dan prosedur keamanan telah mencakup ketentuan untuk memastikan keamanan materi uji kompetensi, dengan mempertimbangkan hal-hal berikut: 17

18 a) Lokasi materi ujian (misalnya, transportasi, pengiriman elektronik, pemusnahan, penyimpanan, pusat pelaksana ujian)? b) sifat materi (misalnya elektronik, kertas, peralatan uji)? c) Tahapan dalam proses ujian (misalnya pengembangan, pengadministrasian, pelaporan hasil uji)? d) Ancaman yang timbul dari penggunaan materi ujian yang berulang? Apakah LSKTK mencegah praktik kecurangan pelaksanaan ujian dengan cara: a) mensyaratkan calon untuk menandatangani perjanjian tidak membocorkan atau perjanjian lain yang menunjukkan komitmen mereka untuk tidak menyebarkan materi ujian yang bersifat rahasia atau tidak berpartisipasi dalam kecurangan pelaksanaan ujian yang berlangsung? b) mensyaratkan seorang pengawas, atau mewajibkan kehadiran penguji? c) mengkonfirmasi identitas peserta uji? d) menerapkan prosedur untuk mencegah alat bantu apapun yang tidak sah dibawa ke dalam ruang ujian? e) mencegah peserta uji untuk mendapatkan akses alat bantu tidak sah selama ujian? f) memantau hasil uji kompetensi dari indikasi kecurangan? 18

19 8 Skema Sertifikasi 8.1 Apakah LSKTK telah memastikan tersedianya skema sertifikasi untuk setiap kategori sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? 8.2 Apakah Skema sertifikasi kompetensi tenaga keoahragaan telah berisi unsur-unsur berikut: a) Ruang lingkup sertifikasi dan unit kompetensi; b) uraian tugas dan pekerjaan; c) kompetensi yang disyaratkan; d) kemampuan (abilities), bila dapat diterapkan; e) pra-syarat, bila dapat diterapkan; f) aturan pelaksanaan, bila dapat diterapkan;. 8.3 Apakah Skema sertifikasi mencakup persyaratan proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan berikut: a) kriteria untuk sertifikasi awal dan sertifikasi ulang; b) metode penilaian untuk sertifikasi awal dan sertifikasi ulang; c) metode dan kriteria surveilan, jika dapat diterapkan; d) kriteria untuk pembekuan dan pencabutan sertifikat; e) kriteria untuk mengubah ruang lingkup sertifikasi, jika dapat diterapkan. 8.4 Apakah LSKTK telah memiliki dokumen yang menunjukkan bahwa, dalam pengembangan dan kaji ulang skema sertifikasi, hal-hal berikut ini dipertimbangkan: a) keterlibatan para ahli (pakar) yang sesuai? 19

20 b) penggunaan struktur yang sesuai yang cukup mewakili kepentingan seluruh pihak yang terlibat, tanpa ada dominasi kepentingan apapun; c) identifikasi dan penyelarasan prasyarat, jika berlaku, dengan persyaratan kompetensi; d) identifikasi dan keselarasan dari mekanisme asesmen dengan persyaratan kompetensi; e) analisis pekerjaan atau praktek yang dilakukan dan diperbarui dengan: 1. mengidentifikasi tugas-tugas untuk keberhasilan kinerja; 2. identifikasi kemampuan yang diperlukan untuk setiap tugas; 3. mengidentifikasi prasyarat, jika dapat diterapkan; 4. melakukan konfirmasi terhadap mekanisme asesmen dan subtansi ujian; 5. mengidentifikasi persyaratan dan interval sertifikasi ulang. 8.5 Apakah LSKTK menjamin bahwa skema sertifikasi dikaji ulang dan divalidasi secara berkelanjutan dan sistematis? 8.6 Apabila LSKTK bukan pemilik skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang diterapkan, Apakah LSKTK telah memastikan bahwa persyaratan yang terdapat dalam ini terpenuhi? 20

21 9 Persyaratan Proses Sertifikasi 9.1 Proses aplikasi Apakah LSKTK telah menyediakan gambaran proses sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Gambaran tersebut minimal harus mencakup persyaratan untuk sertifikasi dan ruang lingkupnya, deskripsi proses asesmen, hak pemohon, tugas person yang telah disertifikasi dan biaya sertifikasi Apakah LSKTK telah mensyaratkan kelengkapan sebuah aplikasi, yang ditandatangani oleh pemohon sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Kelengkapan aplikasi minimal sebagai berikut: a) informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lainnya yang diperlukan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan; b) ruang lingkup sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang diinginkan; c) suatu pernyataan bahwa pemohon setuju untuk memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan informasi yang diperlukan untuk asesmen; d) informasi pendukung untuk menunjukkan kesesuaian dengan prasyarat skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan secara obyektif; e) memberitahukan pemohon mengenai kesempatan mereka untuk menyatakan, dengan alasan, permintaan akomodasi kebutuhan khusus. 21

22 Apakah LSKTK telah meninjau aplikasi untuk mengkonfirmasi bahwa pemohon memenuhi persyaratan aplikasi skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? 9.2 Proses Asesmen Apakah LSKTK telah menerapkan metode asesmen tertentu dan mekanisme seperti yang didefinisikan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apabila ada perubahan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang memerlukan asesmen tambahan, Apakah LSKTK mendokumentasikan dan membuat skema tersebut dapat diakses publik tanpa permintaan mengenai metode spesifik dan mekanisme yang disyaratkan untuk memverifikasi bahwa person yang telah disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah. Sertifikasi ulang dapat digunakan untuk mencapai verifikasi ini? Apakah asesmen direncanakan dan distrukturkan dengan cara yang menjamin bahwa persyaratan skema diverifikasi secara obyektif dan sistematis dengan bukti yang didokumentasikan untuk mengkonfirmasi kompetensi calon? Apakah LSKTK melakukan verifikasi metode untuk mengases calon. Verifikasi ini harus memastikan bahwa setiap asesmen adalah adil dan valid? Apakah LSKTK telah memverifikasi dan mengakomodasi kebutuhan khusus, dengan alasan yang dapat diterima dan sepanjang integritas asesmen tidak dilanggar, dengan mempertimbangkan regulasi nasional?

23 Apabila LSKTK mempertimbangkan pekerjaan dilaksanakan oleh lembaga lain, Apakah LSKTK sudah memiliki laporan, data dan rekaman yang tepat untuk menunjukkan bahwa hasil tersebut setara dan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? 9.3 Proses Ujian Apakah Ujian telah dirancang untuk mengases kompetensi didasarkan pada, dan konsisten dengan, skema, melalui ujian tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain yang layak dan objektif? Desain persyaratan ujian harus memastikan komparabilitas hasil dari setiap ujian tunggal, baik isi dan tingkat kesulitan, termasuk keabsahan keputusan gagal/lulus Apakah LSKTK telah memiliki prosedur untuk memastikan administrasi ujian yang konsisten? Apakah LSKTK telah menetapkan, mendokumentasikan dan memantau kriteria untuk kondisi pengadministrasian ujian? Apabila ada peralatan teknis yang digunakan dalam proses pengujian, peralatan tersebut, apakah telah diverifikasi atau dikalibrasi secara tepat? Apakah metodologi dan prosedur yang tepat (misalnya, mengumpulkan dan pemeliharaan data statistik) telah didokumen-tasikan dan diterapkan guna menegaskan kembali, pada interval waktu yang ditetapkan, keadilan, validitas, reliabilitas, dan kinerja umum setiap ujian, dan bahwa semua kekurangan yang teridentifikasi telah dikoreksi?

24 9.4 Keputusan Sertifikasi Apakah LSKTK telah menjamin bahwa informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan mencukupi untuk: a) mengambil keputusan sertifikasi; b) ketertelusuran dalam hal, misalnya, banding atau keluhan Apakah LSKTK tidak mengalidayagayakn Keputusan untuk pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan atau pengurangan lingkup, penundaan atau pencabutan sertifikas? Apakah LSKTK membatasi keputusan sertifikasi pada hal-hal yang secara khusus berkaitan dengan persyaratan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang digunakan? Apakah LSKTK menjamin bahwa Keputusan sertifikasi seorang calon ditetapkan sendiri oleh LSKTK berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi? Personil yang membuat keputusan sertifikasi tidak boleh berpartisipasi dalam pelaksanaan ujian atau pelatihan calon Apakah Personil yang membuat keputusan sertifikasi telah memiliki pengetahuan yang cukup dan pengalaman dengan proses sertifikasi untuk menentukan apakah persyaratan sertifikasi telah dipenuhi? 24

25 9.4.6 Apakah LSKTK menjamin bahwa Sertifikat tidak boleh diberikan sebelum seluruh persyaratan sertifikasi dipenuhi? Apakah LSKTK memberikan sertifikat kepada semua person yang telah disertifikasi? LSKTK harus memelihara kepemilikan tunggal dari sertifikat tersebut. Sertifikat harus dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangani atau disahkan oleh personil yang bertanggung jawab dari LSKTK Apakah Sertifikat kompetensi yang diterbitkan oleh LSKTK minimum memuat informasi berikut: a) nama orang pemegang sertifikat; b) identifikasi unik; c) nama LSKTK yang menerbitkan sertifikat d) acuan skema sertifikasi, standar atau dokumen lain yang relevan, termasuk tanggal penerbitan, jika relevan e) ruang lingkup sertifikasi termasuk aturanvaliditas da batasan, jika berlaku; f) tanggal efektif dan berakhirnya masa berlaku sertifikat Apakah Sertifikat dirancang untuk mengurangi risiko pemalsuan? 9.5 Pembekuan, Pencabutan atau Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi Apakah LSKTK telah memiliki kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk pembekuan atau pencabutan sertifikasi, atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi, yang menetapkan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan oleh LSKTK? 25

26 9.5.2 Apakah ada pengaturan bahwa kegagalan dalam menyelesaikan masalah yang mengakibatkan pembekuan sertifikat, dalam waktu yang ditetapkan oleh LSKTK, akan mengakibatkan pencabutan sertifikasi atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi? Apakah LSKTK telah memiliki pengaturan yang mengikat dengan person yang telah disertifikasi untuk memastikan bahwa, dalam hal terjadi pembekuan sertifikasi, person yang telah disertifikasi sementara tidak mempromosikan sertifikasinya selama sedang dibekukan? Apakah LSKTK telah memiliki pengaturan yang mengikat dengan person yang telah disertifikasi untuk memastikan bahwa, jika sertifikasinya dicabut, person yang telah disertifikasi tersebut tidak boleh menggunakan semua acuan berkenaan dengan status sertifikasi? 9.6 Proses Sertifikasi Ulang Apakah LSKTK telah memiliki prosedur terdokumentasi untuk pelaksanaan proses sertifikasi ulang, sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Apakah LSKTK menjamin selama proses sertifikasi ulang, keabsahan kompetensi person yang telah disertifikasi tetap berlanjut dan memenuhi persyaratan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang terkini? 26

27 9.6.3 Apakah Periode sertifikasi ulang telah didasarkan pada persyaratan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan? Dasar pemikiran penetapan periode sertifikasi ulang harus mempertimbangkan, apabila relevan, sebagai berikut: a) persyaratan regulasi; b) perubahan dokumen normatif; c) perubahan dalam persyaratan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan yang relevan; d) sifat dan kematangan industri atau bidang di mana pemegang sertifikat kompetensi bekerja; e) risiko yang timbul dari person yang tidak kompeten; f) perubahan teknologi yang sedang terjadi, dan persyaratan person pemegang sertifikat; g) persyaratan yang ditetapkan pemangku kepentingan; h) frekuensi dan isi kegiatan surveilan, jika diperlukan oleh skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan Apakah kegiatan sertifikasi ulang yang yang dipilih telah cukup untuk memastikan adanya asesmen yang netral untuk mengkonfirmasi keberlanjutan kompetensi person yang disertifikasi? Sesuai dengan skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan, apakah sertifikasi ulang oleh LSKTK harus mempertimbangkan paling sedikit hal-hal berikut: a) asesmen lapangan; b) pengembangan profesional; c) wawancara terstruktur; 27

28 d) konfirmasi rekaman mengenai pekerjaan yang memuaskan dan pengalaman kerja; e) uji kompetensi; f) pemeriksaan kemampuan fisik terkait dengan kompetensi yang diperlukan. 9.7 Penggunaan Sertifikat, Logo dan Tanda Apakah LSKTK yang memberikan tanda atau logo sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan telah mendokumentasikan aturan penggunaan dan harus mengelola secara tepat hak penggunaan dan representasinya? Apakah LSKTK telah mensyaratkan bahwa person pemegang sertifikat kompetensi tenaga keolahragaan menandatangani suatu perjanjian dengan pertimbangan berikut: a) mematuhi ketentuan yang relevan dalam skema sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan; b) melakukan klaim bahwa sertifikasi hanya berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan; c) tidak menggunakan sertifikasi sedemikian rupa yang dapat membawa LSKTK menjadi buruk, dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan mengenai sertifikasi LSKTK atau tidak sah; d) menghentikan penggunaan semua pengakuan atas sertifikasi yang memuat referensi apapun terhadap LSKTK atau sertifikasi pada masa pembekuan atau pencabutan sertifikasi, dan mengembalikan sertifikat yang telah dikeluarkan oleh LSKTK. e) tidak menggunakan sertifikat tersebut dengan cara yang menyesatkan. 28

29 9.7.3 Apakah LSKTK mempunyai pengaturan untuk mengatasi, melalui langkahlangkah perbaikan, setiap penyalahgunaan tanda sertifikasi atau logo? 9.8 Banding atas Keputusan Sertifikasi Apakah LSKTK telah memiliki proses terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi, dan membuat keputusan mengenai banding. Proses penanganan banding minimal harus mencakup unsur dan metode berikut: a) proses untuk menerima, melakukan validasi dan menyelidiki banding, serta penetapan keputusan tentang tindakan yang harus diambil untuk menanggapi banding, dengan mempertimbangkan hasil banding sebelumnya yang serupa; b) penelusuran dan perekaman banding, termasuk tindakan-tindakan yang diambil untuk mengatasinya; c) memastikan bahwa, jika berlaku, koreksi yang sesuai dan tindakan koreksi dilakukan Apakah LSKTK telah mempunyai Kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa semua banding ditangani secara konstruktif, tidak berpihak, dan tepat waktu? Apakah penjelasan proses penanganan banding dapat diakses publik tanpa permintaan? Apakah LSKTK bertanggung jawab atas semua keputusan di semua tingkatan proses penanganan banding? LSKTK harus memastikan bahwa personel yang mengambil keputusan dalam proses penanganan banding berbeda dengan personel yang terlibat dalam keputusan yang sedang dilakukan banding tersebut? 29

30 9.8.5 Apakah ada pengaturan bahwa penerimaan, investigasi dan keputusan banding tidak boleh mengakibatkan tindakan yang diskriminatif terhadap pemohon banding? Apakah LSKTK memberitahukan penerimaan permohonan banding dan harus memberikan laporan kemajuan dan hasil penanganannya kepada pemohon banding? Apakah LSKTK memberikan pemberitahuan resmi kepada pemohon banding mengenai akhir proses penanganan banding? 9.9 Keluhan Apakah LSKTK telah memiliki proses terdokumentasi untuk menerima, melakukan evaluasi, dan membuat keputusan mengenai keluhan? Apakah uraian tentang proses penanganan keluhan dapat diakses tanpa permintaan? Prosedur harus memperlakukan semua pihak secara adil dan setara Apakah kebijakan dan prosedur telah memastikan bahwa semua keluhan akan ditangani dan diproses dengan cara yang konstruktif, tidak berpihak, dan tepat waktu. Proses penanganan keluhan harus mencakup minimal unsur dan metode berikut: a) garis besar proses untuk penerimaan, validasi, investigasi keluhan dan keputusan tentang tindakan yang akan diambil dalam menanggapinya; b) penelusuran dan perekaman keluhan, termasuk tindakan yang dilakukan untuk merespon keluhan; c) pemastian bahwa, jika berlaku, koreksi yang sesuai dan tindakan koreksi dilakukan. 30

31 9.9.4 Apakah setelah menerima keluhan, LSKTK melakukan konfirmasi apakah keluhan tersebut berhubungan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya dan, jika demikian, selanjutnya LSKTK harus memberikan tanggapan yang sesuai? Bila memungkinkan, apakah LSKTK memberitahu pihak yang mengajukan keluhan bahwa LSKTK telah menerima permohonan keluhan dan harus memberikan laporan kemajuan dan hasilnya? Apakah LSKTK yang menerima keluhan telah bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan verifikasi semua informasi yang diperlukan untuk memvalidasi keluhan? Bila memungkinkan, apakah LSKTK menyampaikan pemberitahuan formal akhir proses penanganan keluhan kepada yang mengajukan keluhan? Apakah keluhan yang subtantif terkait dengan pemegang sertifikat kompetensi yang terbukti benar harus juga diserahkan oleh LSKTK kepada pemegang sertifikat kompetensi tersebut dengan meminta penjelasan pada waktu yang tepat? Apakah proses penanganan keluhan telah memperhatikan persyaratan kerahasiaan, yang berkaitan dengan pihak yang mengajukan keluhan dan dengan subjek yang dikeluhkan? Apakah keputusan yang akan dikomunikasikan kepada pihak yang mengajukan keluhan dibuat oleh, atau dikaji dan disetujui oleh personil yang sebelumnya tidak terlibat dalam subjek yang dikeluhkan? 31

32 10 Persyaratan Sistem Manajemen 10.1 Umum Apakah LSKTK telah menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung dan menunjukkan pencapaian yang konsisten dengan persyaratan dalam pedoman ini? Selain memenuhi persyaratan 4 sampai dengan 9, LSKTK harus menerapkan sistem manajemen sesuai persyaratan 10.2 dalam pedoman ini, atau LSKTK telah menetapkan dan memelihara sistem manajemen ISO Persyaratan Umum Sistem Manajemen Umum Apakah LSKTK telah menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung dan menunjukkan secara konsisten pemenuhan persyaratan pedoman ini? Apakah Pimpinan LSKTK telah menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan dan sasaran untuk kegiatannya? Apakah Pimpinan LSKTK telah menunjukkan bukti komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen sesuai dengan persyaratan dalam pedoman ini? Pimpinan LSKTK harus memastikan bahwa kebijakan tersebut dimengerti, diterapkan dan dipelihara pada semua tingkat organisasi LSKTK. 32

33 Apakah Pimpinan LSKTK telah menunjuk seorang anggota manajemen yang terlepas dari tanggung jawab lain, yang harus memiliki tanggung jawab dan kewenangan yang mencakup: a) memastikan proses dan prosedur yang diperlukan untuk sistem manajemen ditetapkan, diterapkan dan dipelihara; b) melaporkan kepada jajaran pimpinan LSKTK mengenai kinerja sistem manajemen dan kebutuhan untuk peningkatannya Dokumentasi Sistem Manajemen Persyaratan yang berlaku dari pedoman ini harus didokumentasikan. Apakah LSKTK telah memastikan bahwa dokumentasi sistem manajemen tersedia untuk semua personel yang relevan? Pengendalian Dokumen Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur untuk mengendalikan dokumen (internal dan eksternal) yang berhubungan dengan pemenuhan pedoman ini. Prosedur harus menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk: a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan; b) meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui kembali dokumen; c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasi; d) memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku disediakan di tempat penggunaan; e) memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan mudah diidentifikasi; f) memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan; 33

34 g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen kadaluarsa tersebut tetap dipertahankan untuk tujuan apapun Pengendalian Rekaman Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur untuk pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu retensi dan pembuangan rekaman yang terkait dengan pemenuhan pedoman ini? Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur untuk menyimpan rekaman selama periode tertentu sesuai dengan kewajiban kontrak dan hukum. Akses ke rekaman ini harus konsisten dengan aturan kerahasiaan? Tinjauan Manajemen Umum Apakah Pimpinan LSKTK telah menetapkan prosedur untuk meninjau sistem manajemen pada selang waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas, termasuk kebijakan dan sasaran yang terkait dengan pemenuhan pedoman ini. Tinjauan ini dilakukan minimal sekali setiap 12 bulan dan harus didokumentasikan? Masukan Tinjauan Apakah Masukan tinjauan manajemen telah mencakup informasi yang antara lain: a) hasil audit internal dan eksternal (misalnya asesmen badan akreditasi); b) umpan balik dari pemohon, calon, person yang telah disertifikasi dan pihak berkepentingan yang terkait untuk pemenuhan pedoman ini; c) menjaga ketidakberpihakan; 34

35 d) status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan; e) tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya; f) pemenuhan tujuan dan sasaran LSKTK; g) perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen; h) banding dan keluhan Keluaran tinjauan Apakah Keluaran tinjauan manajemen telah mencakup minimal keputusan dan tindakan yang terkait dengan berikut ini: a) peningkatan efektivitas sistem manajemen dan proses-prosesnya; b) peningkatan pelayanan jasa sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan terkait dengan pemenuhan pedoman ini; c) kebutuhan sumberdaya Audit Internal Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur audit internal untuk melakukan verifikasi bahwa persyaratan dalam pedoman ini dipenuhi dan diimplementasikan dan dipelihara secara efektif? Apakah Program audit internal direncanakan, dengan mempertimbangkan pentingnya proses dan area yang akan diaudit, serta hasil audit sebelumnya? Apakah Audit internal dilaksanakan minimal satu kali dalam 12 bulan? Frekuensi audit internal dapat dikurangi bila LSKTK menunjukkan bahwa sistem manajemen terus dilaksanakan secara efektif sesuai dengan pedoman ini dan terbukti stabil. 35

36 Apakah LSKTK telah memastikan bahwa: a) audit internal dilakukan oleh personil yang kompeten, mempunyai pengetahuan mengenai proses sertifikasi kompetensi tenaga keolahragaan, pengauditan dan persyaratan pedoman ini; b) auditor tidak mengaudit pekerjaan mereka sendiri; c) personel yang bertanggung jawab pada bidang yang diaudit, diberikan informasi hasil audit; d) setiap tindakan yang hasil audit internal perlu dilakukan dengan cara dan waktu yang tepat; e) setiap peluang untuk perbaikan diidentifikasi Tindakan Perbaikan Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur untuk identifikasi dan manajemen ketidaksesuaian dalam kegiatannya. LSKTK harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya kembali. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak dari masalah yang dihadapi. Apakah Prosedur tersebut telah menetapkan persyaratan untuk: a) mengidentifikasi ketidaksesuaian; b) menentukan penyebab ketidaksesuaian; c) memperbaiki ketidaksesuaian; d) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang; e) menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan secara tepat waktu; f) merekam hasil tindakan yang diambil; g) meninjau efektivitas tindakan perbaikan. 36

37 Tindakan Pencegahan Apakah LSKTK telah menetapkan prosedur untuk mengambil tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial. Tindakan pencegahan yang diambil harus sesuai dengan dampak potensi masalah yang mungkin. Apakah Prosedur untuk tindakan pencegahan telah menetapkan persyaratan untuk: a) identifikasi ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya; b) evaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian; c) penetapan dan menerapkan tindakan yang diperlukan; d) merekam hasil tindakan yang diambil; e) meninjau efektivitas tindakan pencegahan yang dilakukan. Diisi oleh Tanggal Tanda tangan 37