HAIDIR ALI Teknik Informatika

Transkripsi

1 APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA HAIDIR ALI Teknik Informatika FAKULTAS SAINS DAN TENOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011/ 1432 H

2 ABSTRAK Haidir Ali ( ), Aplikasi Manajemen Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia. (Dibawah bimbingan VIVA ARIFIN, MMSI dan YUSUF DURRACHMAN, M.Sc, MIT). Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasidan manajemen. Manajemen kearsipan adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Banyaknya aktifitas kearsipan yang terjadi di Badan Wakaf Indonesia tidak mampu diantisipasi sehingga dapat membanjiri ruang kerja dengan kertaskertas kearsipan, sehingga arsip-arsip tersebut menjadi tidak tertata dengan benar dan dapat menyulitkan jika ingin kembali digunakan, untuk itu dengan adanya manajemen kearsipan persuratan diharapkan dapat membantu arsiparis dalam mengelola kearsipan menjadi lebih baik dan mudah baik dalam hal pengelolaan, penyimpanan, maupun pendistribusian persuratan.. Kata kunci: arsip, manajemen

3 APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Oleh HAIDIR ALI PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011 M / 1432 H

4 APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Oleh HAIDIR ALI Menyetujui, Pembimbing I, Pembimbing II, Viva Arifin, MMSI Yusuf Durrachman, M.Sc,MIT NIP NIP Mengetahui, Ketua Program Studi Teknik informatika Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP

5 PENGESAHAN UJIAN Skripsi yang berjudul Aplikasi Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia telah diuji dan dinyatakan Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Rabu, 08 September Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika. Menyetujui, Jakarta, 08 September 2010 Penguji I, Penguji II, A ang Subiyakto, M.Kom Herlino Nanang, MT NIP NIP Pembimbing I, Pembimbing II, Viva Arifin, MMSI YusufDurrachman, M.Sc,MIT NIP NIP Mengetahui, Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Ketua Program Studi Teknik Informatika DR. Syopiansyah Jaya Putra, M. Sis Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP NIP

6 PERNYATAAN DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR- BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN. Jakarta, 14 Maret 2011 Haidir Ali

7 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul... Lembar Persetujuan Pembimbing... Lembar Pengesahan Ujian... Lembar Pernyataan... Abstrak... Kata Pengantar... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... ii iii iv v vi vii ix xiii xiv xvi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Manfaat Metodologi Penelitian... 5 ix

8 1.6 Sistematika Penulisan... 7 BAB II LANDASAN TEORI Pengertian Aplikasi Pengertian Aplikasi Web Arsip Data PHP MySQL Komputer Tata Persuratan Pengurusan Surat World Wide Web Siklus Hidup Pengembangan Sistem Entity Relationship Diagram state Transition Diagram Normalisasi Definisi Manajemen Arsiparis x

9 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian Metode Pengumpulan Data Metodologi Pengembangan Sistem BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Rekayasa Sistem Analisis Gambaran Umum Perusahaan Analisis Sistem yang sedang berjalan Analisis Sistem yang sedang berjalan Identifikasi Masalah Solusi Pemecahan Masalah Analisa Kebutuhan Sistem Perancangan (Design) Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Perancangan State Transition Diagram (STD) Perancangan Database Perancangan Layar Pemrograman (Coding) Pengujian xi

10 4.6 Operasi dan Pemeliharaan Operasi Pemeliharaan BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA xii

11 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Notasi STD Dasar Tabel 4.1 Rincian Kebutuhan Perangkat Keras Tabel 4.2. Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak Tabel 4.3 Bentuk Tidak Normal Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu Tabel 4.5. Fileumum Tabel 4.6 Bukutamu Tabel 4.7 Folder Tabel 4.8 suratresmi Tabel 4.9 Info Tabel 4.10 Lemari Tabel 4.11 Pengumuman Tabel Rak Tabel 4.13 User Tabel Divisi Tabel NIP Tabel Spesifikasi MySQL xiii

12 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Pengembangan Sistem Waterfall Gambar 2.2 Model Aliran Informasi Gambar 2.3 Simbol Objek Data Gambar 2.4 Simbol Atribut Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (one to one) Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Gambar 4.2 DFD Level Gambar 4.3 DFd Level Gambar 4.4 STD Tampilan Utama Gambar 4.5 STD Sistem Admin Gambar 4.6 STD Menu Pengumuman Gambar 4.7 STD Manajemen Surat Gambar 4.8 Rancangan Interface Home Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Surat Masuk Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info sistem xiv

13 Gambar 4.12 Rancangan Interface Lihat Data Keluar Gambar Rancangan Menu Lihat Update Surat Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan xv

14 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Wawancara... L-1 Lampiran 2 Print-Out Aplikasi... L-2 Lampiran 2 Source Code... L-3 xvi

15 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvesional. Dalam penyimpanan konvesional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam sistem alih media ke bentuk elektronik (komputer) juga terdapat folder-folder untuk menyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg,dll) atau dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik ( kertas ), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Dalam hal ini, Badan Wakaf Indonesia saat ini masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruangan kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. 1

16 2 Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer maupun sekunder Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka saya selaku penulis, tertarik untuk mengangkat topik sistem kearsipan sebagai bahan penulisan dengan judul APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat diambil suatu rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana membangun aplikasi sistem kearsipan yang mudah, cepat dan tepat sehingga mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan? 2. Bagaimana sistem kearsipan tersebut dapat merekam keluar- masuk dokumen kearsipan? 3. Bagaimana dapat membangun aplikasi yang dapat mengatur surat masuk dan keluar, sehingga dapat diaplikasikan pada Badan Wakaf Indonesia 1.3 Batasan Masalah Dalam perencanaan program ini terdapat batasan masalah yang akan dibahas secara rinci sebagai berikut: 1. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PHP (PHP : Hipertext Processor) script language version sebagai

17 3 bahasa pemrograman, dan MySQL Database version yang digunakan sebagai basis datanya. Dan Apache Web server sebagai web server. Sedangkan Browsernya menggunakan Mozilla Firefox v Penulis hanya membahas aplikasi dari segi fungsinya saja meliputi jenis-jenis surat yang ada yaitu surat masuk dan surat keluar. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah membuat sebuah aplikasi yang dapat mengelola data-data kearsipan yang lebih efisien guna mendukung kinerja kegiatan bisnis sehari-hari Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis 1. Bertambahnya wawasan dan pengalaman penulis tentang ilmu programming, teknologi informasi dan hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penulisan ini, khususnya dalam lingkup pembuatan dan pengembangan program aplikasi berbasis sistem informasi. 2. Menerapkan ilmu yang pernah didapat selama menjadi mahasiswa UIN Jakarta.

18 4 3. Membuat dan menghasilkan suatu sistem yang bermanfaat bagi Badan Wakaf Indonesia. 4. Dapat membuat aplikasi sistem kearsipan yang menarik dan memudahkan user untuk mengolah dan menghasilkan data-data yang akurat sehingga memudahkan pihak tertentu dalam menyelesaikan pekerjaannya. b. Bagi pihak user (Pengguna) 1. Memudahkan user dalam mengarsipkan dokumen-dokuman secara elektronik. 2. Memudahkan user dalam menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan. 3. Menambah wawasan dalam ilmu komputerisasi dalam arti bahwa komputer dapat memberikan solusi yang tepat dan cara baru dalam menyelesaikan masalah. c. Bagi Universitas 4. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi teori yang telah diperoleh selama kuliah. 5. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya dan sebagai bahan evaluasi. 6. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.

19 5 1.5 Metodologi Penelitian Untuk mencapai tujuan penelitian, maka dalam penelitian ini penulis menggunakan metode-metode sebagai berikut: 1. Metode pengumpulan data Metode yang penulis gunakan untuk pengumpulan data pada program aplikasi ini antara lain sebagai berikut : a. Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu melakukan penelaahan terhadap literature (buku-buku) yang berhubungan dengan masalah yang dibahas yang dapat dijadikan acuan dalam perancangan aplikasi sistem kearsipan elektronik. b. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian langsung di lapangan, dengan metode : 1. Wawancara (Interview), yaitu mengumpulkan data dengan mengadakan wawancara kepada para pihak yang terkait dengan proses pembuatan electronic filling system.. 2. Observasi yaitu mencari dan mengumpulkan data yang akan digunakan pada pengembangan aplikasi. Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di jalan Podok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta

20 6 2. Metode Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan model proses waterfall (Prahasta, 2000: 223). Dalam model ini terdapat 6 langkah atau tahapan pengembangan sistem, yang dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Rekayasa Sistem, yaitu mengumpulkan kebutuhan pada tingkat sistem, tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis. Seperti melakukan feasibility study, dan menentukan cakupan aplikasi sistem kearsipan elektronik. 2. Analisis (analysis), yaitu membuat analisis workflow manajemen sistem yang sedang berjalan. 3. Perancangan (design), yaitu membuat desain workflow manajemen dan desain sistem yang diperlukan untuk perancangan sistem aplikasi yang diusulkan. 4. Pemrograman (Coding), tahap ini sering disebut juga sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam barisbaris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer). 5. Testing (Testing), yaitu melakukan pengujian terhadap sistem informasi yang telah dibuat. 6. Pengoperasian dan Pemeliharaan (operation and maintenance), yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya aplikasi sistem informasi ini. Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak

21 7 kepada pemesannya yang kemudian di operasikan. Serta kegiatan pemeliharaan sistem (mencangkup data beserta infrastrukturnya) yang dilakukan secara berkala. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan sistematis, penulis akan menyusun penelitian menjadi 6 (enam) bab dengan urutan sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan secara singkat teori yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini akan diuraikan metode-metode perancangan sistem. BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dibahas mengenai analisis dan perancangan sistem yang dibuat. BAB V : PENUTUP Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari proses perancangan, implementasi juga keterbatasan yang ditemukan selama mengerjakan tugas akhir ini.

22 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah : program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. ( 2.2 Pengertian Aplikasi Web Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan bahasa yang disebut HTML (Hypertext Markup Language). Pada perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan applet pada objek. Aplikasi web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web statis dan dinamis Web statis bentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara secara terus untuk mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh model aplikasi web dinamis. Pada aplikasi web dinamis, perubahan informasi dalam halaman web dilakukan tanpa perubahan program tetapi melalui perubahan data. Sebagai implementasi, aplikasi web dapat 8

23 9 dikoneksikan ke basis data sehingga perubahan informasi dapat dilakukan oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab dari webmaster. 2.3 Arsip Pengertian arsip sebagaimana dirumuskan dalam undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan/ Swasta ataupun Perseorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksana kehidupan kebangsaan. Dari definisi tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam suatu media (kertas, video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang berlangsung didalam suatu lembaga, instansi atau perseorangan, baik dalam keadaan tunggal atau jamak. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

24 Jenis Arsip berdasarkan Medianya a. Arsip berbasis kertas (convensional archives/records) adalah arsip berupa teks atau gambar atau numeric yang tertuang diatas kertas. b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya : kaset video, film, VCD, cassette recording, gambar static (foto). c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and architectural archives/records) adalah arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya. d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya computer (mechine readable) Pada hal ini jenis arsip yang dilihat oleh penulis adalah arsip elektronik Jenis Arsip berdasarkan fungsinya a. Arsip Dinamis, dalam dalam istilah asing disebut records terdiri dari 2 macam: 1. Arsip dinamis aktif (active records) yaitu arsip yang masing digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

25 11 2. Arsip dinamis inaktif (inactive records) yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan. b. Arsip Statis (archive) yaitu arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bukti dan pertanggungjawaban nasional Dalam hal ini jenis arsip yang dilihat penulis adalah arsip statis Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik Menurut Nasional Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip Elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip Elektronik seringkali dikatakan sebagai Machinereadable record. Dibandingkan dengan Arsip Konvensional (kertas), Arsip Elektronik memiliki keuntungan, diantaranya adalah : a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap. b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan. c. Penyimpanan informasi lebih terpusat. d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi

26 Bentuk Media Arsip Elektronik 1. Media Magnetik (Magnetic Media) 2. Disk Magnetik (Magnetic Disc) 3. Pita Magnetik (Magnetic Tape) 4. Kaset (Cassette) 5. Media Optik (Optical Disk) Jenis Dan Bentuk File Arsip Elektronik 1. File Teks 2. File Data 3. Database 2.4. Data Data berasal dari kata latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan, kejadian atau peristiwa. Jadi data atau fakta adalah kenyataan dari sesuatu kejadian atau peristiwa. Data dapat didefinisikan yaitu kumpulan fakta-fakta yang berupa fisik dan bukan fisik, kejadian-kejadian dan prosedur yang belum diolah manusia atau peralatan yang digunakan manusia. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif didalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi. Data merupakan keterangan yang masih mentah (belum diolah). Agar dapat dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam

27 13 bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan. (Kenneth C. Laundon dan Jane P. Laundon, 2008) 2.5. PHP PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website. PHP adalah program yang berbentuk script yang diletakkan didalam server web. PHP merupakan program yang berjalan pada platform Linux sehingga membuat program ini menjadi freeware, dan mengalami perkembangan yang dibuat dalam versi windows. PHP merupakan bahasa pemrograman yang memungkinkan para web developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP ditulis dan diperkenalkan pertama kali sekitar tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf melalui situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses ringkasan online-nya. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersumber dari Perl. Sedangkan Perl merupakan pengembangan dari bahasa C. maka dari itu, struktur pemrograman yang ada di PHP sama dengan yang ada di bahasa C. Melihat bahwa PHP merupakan pengembangan dari bahasa C secara tidak langsung, maka PHP mempunyai banyak sekali fitur-fitur yang dapat digunakan. Misalnya PHP dapat mengakses shell di Linux yang berhubungan dengan Networking. Fungsi yang dimiliki oleh PHP sengat

28 14 lengkap sehingga tidak perlu membuat fungsi sendiri karena daftar fungsi PHP yang lengkap menjadikan baris perintah semakin efisien. Hampir seluruh aplikasi berbasis web dibuat dengan php ini, namun fungsi utama PHP yang utama adalah untuk menghubungkan database dengan web. Sistem database yang telah didukung oleh PHP adalah: Oracle, Sysbase, mysql, msql, solid, generic ODB, postgress SQL. PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan lain melalui protocol IMAP, SNMP, NNTP dan POPS atau HTTP. Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah lapisan integrasi database ( database integration layer ). Database yang didukung PHP adalah : Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, msql, Velocis, MySQL, Infomix, Solid, dbase, ODBC, Unix dbm, dan PostgrSQL MySQL MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca maise-kuel adalah sebuah program berbasis DOS yang bersifat open Source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak di cekal. MySQL adalah produk yang berjalan pada platform baik windows maupun Linux. Selain itu, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk Multi User (banyak pengguna). Kelebihan lain dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua

29 15 program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain-lain. Sebagai program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface) MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source maupun yang tidak, yang ada pada platform windows seperti: VB, Delphi dan lainnya Komputer Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin computare yang berarti menghitung (to compute). Dengan demikian komputer dapat diartikan sebagai alat hitung. Komputer dapat melakukan berbagai macam pekerjaan sesuai dengan program yang diberikan. Program adalah sekumpulan instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan agar komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah ditentukan. Komputer adalah alat elektronik yang mampu melakukan beberapa pekerjaan diantaranya: 1. Menerima masukan data 2. Memproses masukan sesuai dengan programnya 3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan 4. Menyediakan keluaran dalam bentuk informasi. (

30 Tata Persuratan Surat merupakan sarana komunikasi dalm bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang arsip. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : 1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum peyelenggaraan tata persuratan. 2. Mewujudkan tata kersipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna 3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya Pengurusan Surat Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suatu organisasi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi : 1. Menerima surat masuk 2. Mensortir surat masuk 3. Menetapkan dan menentukan arah surat 4. Mengklasifikasi dan mengindeks surat 5. Mencatat surat

31 17 6. Mendistribusikan surat dan 7. Mengirimkan surat keluar World Wide Web Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masingmasing bagian dihubungkan dengan link Siklus Hidup Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup pengembangan sistem). Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

32 18 Rekayasa Sistem/perencanaan Analisis Perancangan (desain) Implementasi / pemrograman Pengujian (testing) Operasi dan pemeliharaan Gambar 2.1 Pengembangan Sistem dengan Model Waterfall Rekayasa Informasi Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen system dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

33 Analisis Sistem Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem, permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang dikembangkan Perancangan Sistem/ Desain Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan mempergunakan beberapa tools yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) Implementasi Sistem / Pengkodean Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer).

34 Pengujian Sistem Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modulmodul tersebut segera diintegrasikan (kompilasi) hingga membentuk suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi, dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan) Pengoperasian dan Pemeliharaan Tahap ini ditandai oleh penyerahan (delivery) perangkat lunak kepada pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya. Dalam masalah operasional sehari-hari, suatu perangkat lunak mungkin saja mengalami kegagalan atau kesalahan dalam menjalakan fungsifungsinya (error atau bugs ). Dengan demikian, faktor ini menyebabkan perlunya perangkat lunak dipelihara (maintaince) sewaktu-waktu Alat Perancangan yang digunakan Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem

35 21 sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi, DFD ini sering disebut juga dengan Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi merupakan bagian yang lebih pentingdan kompleks daripada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

36 22 Entiti Eksternal Entiti Eksternal Informasi output Informasi input Sistem Berbasis Komputer Informasi output Entiti Eksternal Informasi output Entiti Eksternal Informasi input Entiti Eksternal Gambar 2.2 Model Aliran Informasi Entity-relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : a. Entiti : merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

37 23 Gambar 2.3 Simbol Objek Data b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. Gambar 2.4 Simbol Atribut c. Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48)

38 24 Gambar 2.5 Hubungan satu kesatu d. Kardinalitas Merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari suatu objek yang dapat dihubungkan sejumlah peristiwa dari objek yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana satu atau banyak. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai berikut : Satu ke satu (1:1) adalah suatu peristiwa dari objek A dapat berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari objek B begitu juga sebaliknya. 1 1 Sopir penugasan Mobil Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (One to One) Satu ke banyak (1:N) adalah suatu kejadian dari objek A dapat berhubungan dengan satu atau lebih dari objek B, tetapi

39 25 sebuah kejadian dari objek B hanya dapat berhubungan dengan hanya satu kejadian dari objek A. 1 N Ibu memiliki anak Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak (One to Many) Banyak ke banyak (M:N) adalah suatu kejadian objek A dapat berhubungan dengan satu atau lebih kejadian dari objek B, begitu juga sebaliknya. paman M N memiliki keponakan Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak (Many to Many) State Transition Diagram (STD) State transition diagram merepresentasikan tingkah laku dari suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang menyebabkan sistem mengubah keadaan (Pressman, 1997:373). STD juga menunjukkan bahwa aksi (seperti aktivasi proses ) diambil sebagai akibat dari suatu kejadian khusus. No Simbol Name Keterangan 1 Tindakan Menggambarkan tindakan yang

40 26 diambil jika suatu even terjadi 2 Tampilan Menggambarkan tayangan atau layer yang tampil Tabel 2.1 Notasi STD Dasar Normalisasi Menurut David M. Kroenke di dalam bukunya yang berjudul Database Processing Fundamental, Design, Implemantation, Normalisasi adalah Suatu proses evaluasi relasi untuk menentukan apakah relasi itu ada dalam form normal yang ditentukan dan mengkonversinya menjadi relasi pada form normal yang ditentukan tersebut, jika diperlukan (2004:380). Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya dimana kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat insert, delete, update ataupun retrieve. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan database atau file-file yang akan digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui terlebih dahulu seperti field atau attribute kunci dan ketergantungan kunci ( functional dependency ). Setiap file selalu terdapat kunci dari file tersebut berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili suatu record. Ada beberapa macam kunci ( key function ) yang digunakan untuk proses pencarian,

41 27 penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam pengolahan database, diantaranya adalah Dalam pembuatan normalisasi terdapat beberapa tahap pembentukan normalisasi, setiap tahap mempunyai bentuk normalisasi yang berbeda. Bentuk-bentuk normalisasi tersebut antara lain : 1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form ) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya dengan kata lain tidak memperhatikan format tertentu. 2. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form ) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data (flat file) data dibentuk dalam suatu record dan nilai dari field berupa Atomic Value. Tidak ada semua attribute yang berulang atau attribut bernilai ganda (Multivalue). Tiap field hanya satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga artinya lain. Ciri lainnya adalah mempunyai ketergantungan parsial. 3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form ) Bentuk kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu, menghilangkan ketergantungan

42 28 parsial, mempunyai hubungan transitif dan atribut bukanlah kunci utama (primary key). Sehingga,untuk membentuk normal kedua haruslah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute yang lainnya menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form ) Dalam bentuk normal ketiga sudah tidak ada lagi redudansi data, karena harus mempunyai bentuk normal kedua, data semua attribute yang bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh. 5. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey Definisi Manajemen Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen, manajemen pengurusan, dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literature yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian : 1. Manajemen sebagai suatu proses Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan

43 29 terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut : Encyclopedia Of The Social Science yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan. Georgy R.Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melaluikegiatan orang lain 2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia Manajemen suatu suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-arang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebu manajer 3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni Manajemen suatu ilmu atau seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen.

44 30 Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu Arsiparis Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem informasi, pelayanan terhadap pengguna dokumen elektronik dan pengelolaan administrasi kearsipan.

45 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Waktu dan Tempat Penelitian 1. Waktu Penelitian Peneltian ini dilakukan dari bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Mei Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di Jalan Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah : a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research ), dengan melakukan penelaahan terhadap literature (daftar bacaan) buku yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti. b. Penelitian Lapangan ( Field Research ) yaitu dengan melakukan pengumpulan data untuk diolah dan dipergunakan untuk keperluan penelitian. Dan pengumpulan datanya sebagai berikut : 31

46 32 1. Observasi Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia Jl. Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada bapak Bey Sapta selaku staf divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia. pada tahap wawancara ini peneliti menitikberatkan pada proses pengolahan data-data kearsipan yang berjalan di Badan Wakaf Indonesia. proses ini meliputi penyimpanan, pengeditan, dan pencarian dokumen-dokumen kearsipan. 3.3 Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup pengembangan sistem). Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase

47 33 penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut: Rekayasa Sistem Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database Analisis Sistem Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka ( interface ) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem, permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang dikembangkan Perancangan Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan mempergunakan beberapa tools yaitu :

48 34 a. Perancangan sistem, alat yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD). b. Perencanaan basis data, alat ayng digunakan adalah entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan Spesifikasi Tabel. c. Perancangan Layar d. Perancangan Struktur Tampilan. Alat yang digunakan adalah State Transition Diagram (STD) Pemrograman Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer) Pengujian Sistem Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modulmodul tersebut segera diintegrasikan (dan kompilasi) hingga membentuk

49 35 suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi, dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).

50 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Rekayasa Sistem Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem / Sistem Requirement yang akan dicapai, penulis melakukan beberapa tahap yang diperlukan sebelum mencapai tahap analisa, yaitu feasibility study dan menentukan cakupan aplikasi manajemen kearsipan persuratan. a. Feasibility Study, pada proses ini penulis melakukan Initial Investigation, yaitu dengan mencari tahu masalah masalah yang ada dengan mewawancarai langsung kepada staff Badan Wakaf Indonesia. Atas dasar studi diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem aplikasi yang lama tidak perlu diganti tetapi hanya dikembangkan saja. Dan sistem yang diusulkan layak untuk dilaksanakan. b. Scope (Ruang Lingkup ), dalam pengembangan aplikasi electronic filling system, penulis membagi system menjadi dua bagian yaitu yang pertama adalah administrator dimana user dapat membuat, mengedit dan menghapus data-data kearsipan yang ada di sistem, seorang administrator harus mempunyai password untuk mengakses aplikasi manajemen kearsipan persuratan. Yang kedua adalah umum dimana user hanya dapat melihat fitur-fitur tertentu seperti berita-berita atau informasi yang ada. 36

51 Analisis Pada tahap ini, penulis mencoba menguraikan analisis menjadi tiga bagian, yaitu Gambaran Umum perusahaan, sistem yang sedang berjalan dan identifikasi permasalahan. Secara rinci akan dijabarkan pada penjelasan di bawah ini: Gambaran Umum Perusahaan A. Profil Perusahaan Kelahiran Badan Wakaf Indonesia (BWI) merupakan perwujudan amanat yang digariskan dalam Undang-Undang Nomor 41 Tahun 2004 tentang wakaf. Kehadiran BWI, sebagaimana dijelaskan dalam pasal 47, adalah untuk memajukan dan mengembangkan perwakafan di Indonesia. Untuk kali pertama, Keanggotaan BWI diangkat oleh Presiden Republik Indonesia, sesuai dengan Keputusan Presiden (Kepres) No. 75/M tahun 2007, yang ditetapkan di Jakarta, 13 Juli Jadi, BWI adalah lembaga independen untuk mengembangkan perwakafan di Indonesia yang dalam melaksanakan tugasnya bersifat bebas dari pengaruh kekuasaan manapun, serta bertanggung jawab kepada masyarakat. BWI berkedudukan di ibukota Negara Kesatuan Republik Indonesia dan dapat membentuk perwakilan di Provinsi dan/atau Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Dalam kepengurusan, BWI terdiri atas Badan Pelaksana dan Dewan Pertimbangan, masing-masing dipimpin oleh satu orang Ketua dan dua orang Wakil Ketua yang

52 38 dipilih dari dan oleh para anggota. Badan pelaksana merupakan unsur pelaksana tugas, sedangkan Dewan Pertimbangan adalah unsure pengawas pelaksanaan tugas BWI. Jumlah anggota Badan Wakaf Indonesia terdiri dari paling sedikit 20 (dua puluh) orang dan paling banyak 30 (tiga puluh) orang yang berasal dari unsur masyarakat. (Pasal 51-53, UU No.41/2004). Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat dan diberhentikan oleh Presiden. Keanggotaan Perwakilan Badan Wakaf Indonesia di daerah diangkat dan diberhentikan oleh Badan Wakaf Indonesia. Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat untuk masa jabatan selama 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan. Untuk pertama kali, pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diusulkan kepada Presiden oleh Menteri. Pengusulan pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia kepada Presiden untuk selanjutnya dilaksanakan oleh Badan Wakaf Indonesia. (Pasal 55, 56, 57, UU No.41/2004). B. Tugas dan Wewenang Sementara itu, sesuai dengan UU No. 41/2004 Pasal 49 ayat 1 disebutkan, BWI mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. Melakukan pembinaan terhadap nazhir dalam mengelola dan mengembangkan harta benda wakaf. 2. Melakukan pengelolaan dan pengembangan harta benda wakaf berskala nasional dan internasional.

53 39 3. Memberikan persetujuan dan atau izin atas perubahan peruntukan dan status harta benda wakaf. 4. Memberhentikan dan mengganti nazhir. 5. Memberikan persetujuan atas penukaran harta benda wakaf. 6. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pemerintah dalam penyusunan kebijakan di bidang perwakafan. C. Visi Terwujudnya lembaga independen yang dipercaya masyarakat, mempunyai kemampuan dan integritas untuk mengembangkan pewakafan nasional dan internasional D. Misi Menjadikan Badan Wakaf Indonesia sebagai lembaga professional yang mampu mewujudkan potensi dan manfaat ekonomi harta benda untuk kepentingan ibadah dan kesejahteraan umum E. Strategi Adapun strategi untuk merealisasikan Visi dan Misi Badan Wakaf Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan kompetensi dan jaringan Badan wakaf Indonesia, baik nasional maupun internasional. 2. Membuat peraturan dan kebijakan di bidang perwakafan.

54 40 3. Meningkatkan kesadaran dan kemauan masyarakat untuk berwakaf. 4. Meningkatkan profesionalitas dan keamanahan nazhir dalam pengelolaan dan pengembangan harta wakaf. 5. Mengkoordinasi dan membina seluruh nazhir wakaf. 6. Menertibkan pengadministrasian harta benda wakaf. 7. Mengawasi dan melindungi harta benda wakaf. 8. Menghimpun, mengelola dan mengembangkan harta benda wakaf yang berskala nasional dan internasional.

55 Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia 41

56 Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia Periode

57 Analisis Sistem yang sedang berjalan Berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara dengan staff Badan Wakaf Indonesia, didapat kesimpulan : 1. Proses Penerimaan Dokumen. a. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari luar. b. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik. c. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen / arsip fisik d. Admin mendokumentasikan (menyimpan) dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip Analisis Sistem yang sedang diusulkan Berdasarkan hasil observasi maka system yang akan diusulkan adalah : 2. Proses Penerimaan Dokumen. e. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari luar. f. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik. g. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen / arsip fisik h. Admin mendokumentasikan (menyimpan) dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.

58 44 i. Admin menginput data dokumen atau arsip fisik yang telah didokumentasikan di dalam lemari arsip kedalam komputer. 3. Proses Pembuatan Dokumen Keluar. a. Admin mengoperasikan program. b. Admin membuat dokumen untuk keperluan intern dan ekstern organisasi. 4. Proses login. a. Admin mengoperasikan program. b. Admin menginput username dan password di form login. 5. Proses Input Data. a. Admin menginput data sumber dokumen. b. Admin scanning terhadap dokumen masuk dan dokumen keluar. c. Dokumen yang telah discanning di upload ke dalam sistem aplikasi untuk diolah. d. Dokumen yang telah diupload dilampirkan dengan keterangan untuk dijadikan sebagai arsip elektronik yang dapat berupa dokumen keluar atau dokumen masuk.

59 45 6. Laporan. Admin mencetak laporan hasil pendokumentasian dari dokumen keluar dan dokumen masuk Identifikasi Masalah Masalah dapat didefinisikan sebagai sesuatu hal yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah masalah yang terjadi pada sistem yang telah ada. Masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang ada yaitu : 1. Sistem yang berjalan tidak terhubung ke jaringan sehingga user maupun administrator akan merasa kesulitan ketika mengakses suatu data / informasi. 2. Hanya pada waktu tertentu saja user maupun administrator dapat mengakses suatu data / informasi. 3. Jarak menjadi penghalang bagi user maupun administrator karena suatu data atau informasi tidak dapat diakses ketika berada di luar gedung atau area networking. 4. Belum adnya laporan yang disusun secara realtime dan sistematis. Kelebihan-kelebihan sistem yang berjalan diantaranya:

60 46 1. Terdapatnya kontrol sistem yang baik karena setiap langkah sistem yang ada disesuaikan dengan prosedur yang ada. 2. Laporan yang diberikan selalu update sehingga apa dimonitoring oleh pihak manajemen atau pimpinan Solusi Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, penulis mengusulkan solusi permasalahan tersebut, dengan adanya pengembangan aplikasi kearsipan elektronik ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dan membantu pihak Badan Wakaf Indonesia dalam melakukan tugasnya baik dalam pengelolaan data ataupun dalam penyajian laporan-laporan yang nantinya akan dipertanggungjawabkan. Adapun solusi permasalahan yang penulis usulkan adalah dengan membuat sebuah aplikasi system kearsipan elektronik yang terkoneksi dengan jaringan internet sehingga akan memberikan kemudahan dalam menyajikan, mencari, menambah dan mengubah data. Selain itu dengan adnya aplikasi ini diharapkan pihak Badan Wakaf Indonesia dapat mempermudah dalam menyelelesaikan laporan yang diinginkan. Aplikasi yang diajukan penulis yaitu menggunakan program PHP dan MySQL alasannya karena program PHP dapat berjalan dalam sebuah server, kemampuannya memiliki tingkat akses yang lebih cepat dan dapat berjalan di sistem operasi apapunserta didukung dengan banyak database.

61 Analisa Kebutuhan Sistem (System Requiement) Untuk memenuhi kebutuhan sistem pada pengembangan aplikasi electronic filling system, maka penulis membagi kebutuhan sistem menjadi dua bagian yaitu : a. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk menjalankan sistem aplikasi electronic filling system maka dibutuhkan perangkat keras pendukung aplikasi tersebut sehingga mampu mendukung pengoperasian program. Sistem perangkat keras tersebut harus memenuhi spesifikasi minimal sehingga mampu memenuhi kebutuhan hardware dari sistem yang akan diterapkan. Adapun spesifikasi hardware yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah : Tabel 4.1.Rincian Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat Keras Casing Simbadda X-652 Power Supply Antec NeoHE 550 Motherboard Disesuaikan dengan prosesor Prosesor Intel Pentium D 820 Memory Hardisk VGA Optical Drive Crucial PC DDR2 (4 x 512 MB) 250 GB 7200 SATA Integrated SAMSUNG SH-S22 DVD writer Monitor 15

62 48 Mouse Keyboard Stabiliser PS2 Standard PS2 Standard Standard b. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menerapkan sistem informasi aplikasi electronic filling system, dibutuhkan perangkat lunak (software) maupun operating system untuk menjalankan aplikasi tersebut. Adapun perangkat lunak (software) maupun operating system yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Tabel 4.2 Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak Jenis Perangkat Lunak Windows XP Profesional SP2 MySQL versi win32 Apache v Internet Explorer 4.3. Perancangan (Design ) Setelah melakukan tahapan analisis, maka tahapan berikutnya yang akan dilakukan adalah perancangan. Perancangan siystem aplikasi electronic filling system akan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

63 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) DFD Level 0 Diagram dibawah ini merupakan gambaran secara umum semua masukan atau keluaran yang ada pada sistem. Setting sistem Input User Baru Gambar 4.2 DFD Level 0 yang Diusulkan DFD Level 1 Diagram dibawah ini menggambarkan DFD Level 1.

64 Gambar 4.3 DFD Level 1 yang Diusulkan 50

65 Perancangan STD (State Transition Diagram) STD Tampilan Awal dan Umum Tampilkan Form Program Utama Program Utama Tampilkan Menu Login Tampilkan Menu Berita Tampilkan Menu Lihat Buku Tamu Tampilkan Menu Isi Buku Tamu Login Berita Lihat Buku Tamu Isi Buku Tamu Gambar 4. 4 STD Tampilan Utama

66 52 STD Pada Sistem Admin Program Utama Tampilkan Menu Login Login Klik Menu Pengumuman Klik Menu Manajemen Surat Klik Menu No Surat Pengumuman dan Info Manajemen Surat Klik Menu Data Info Sistem No Surat Data Info Sistem Logout Klik Menu Logout Gambar 4.5 STD Sistem Admin

67 53 Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman Program Utama Tampilkan Menu Login Login Tampilkan Menu Pengumuman Pengumuman Klik Menu Tambah Pengumuman Klik Menu Lihat Pengumuman Klik Menu Tambah Info Singkat Klik Menu Lihat Info Singkat Tambah Pengumuman Lihat Pengumuman Info Singkat Lihat Info Singkat Gambar 4. 6 STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman

68 54 Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat Gambar 4. 7 STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat

69 Perancangan Database 1. Entity Relationship Diagram (ERD) a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Pada Tabel 4.3. merupakan bentuk tidak normal, yang digunakan melihat tabel secara keseluruhan. Tabel 4.3. Bentuk Tidak Normal

70 56 b) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form) Folder PK IDFOLDER Suratresmi PK NO PK NIP NIP FK FK KET KAPASITAS IDDIVISI URUTAN NO Divisi PK IDDIVISI JUDUL FK TGL SIFAT YTH LAMPIRAN PERIHAL TGL_ACARA JAM TEMPAT ACARA TTD NAMA NIP ASAL URUTAN LOKASI NAMA TEMPATLAHIR TANGGALLAHIR ALAMAT Info PK ID_INFO FK TANGGAL INFO IDUSER Rak PK ID_RAK FK FK KET KAPASITAS IDDIVISI URUTAN IDFOLDER Bukutamu PK ID_TAMU TANGGAL NAMA ALAMAT TELEPON HP INSTANSI TUJUAN KEPERLUAN KOMENTAR Lemari PK ID_LEMARI FK FK KETERANGAN KAPASITAS IDDIVISI ID_RAK Fileumum PK ID_FU User PK IDUSER FK NAMA PENGIRIM TANGGAL KETERANGAN LOKASI JENIS NIP NAMA PASSWORD ALAMAT TELPON TGLLAHIR TINGKAT KELAMIN BIDANG LOKASI STATUSPEGAWAI JABATAN STATUSNIKAH PENDIDIKAN KETPENDIDIKAN AGAMA TEMPATLAHIR STATUSLOGIN Pengumuman PK ID_PENGUMUMAN FK TANGGAL JUDUL RINCIAN LOKASI IDUSER GAMBAR Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

71 57 2. Spesifikasi File Berdasarkan hasil normalisasi file diatas, maka dapat dibentuk sebuah database. Spesifikasi yang ada didalamnya adalah sebagai berikut : a. Spesifikasi Tabel Fileumum Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Fileumum : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 40 Karakter : ID_FU : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_FU int(10) No Primary key NAMA tinytext No PENGIRIM Varchar (20) Yes TANGGAL Datetime Yes KETERANGAN Mediumtext Yes LOKASI Smallint (5) No JENIS Smallint (5) No Tabel 4.5 Fileumum

72 58 b. Spesifikasi Tabel Bukutamu Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Bukutamu : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 608 Karakter : ID_TAMU : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_TAMU int(10) No Primary key TANGGAL datetime Yes NAMA Varchar (58) Yes ALAMAT tinytext Yes TELEPON Varchar (28) Yes HP Varchar (128) Yes Varchar (128) Yes INSTANSI Varchar (128) Yes TUJUAN Varchar (128) Yes KEPERLUAN tinytext Yes KOMENTAR tinytext Yes Tabel 4.6 Bukutamu

73 59 c. Spesifikasi Tabel Folder Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Folder : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 50 Karakter : IDFOLDER : MySQL Field Type Null Constrain Key IDFOLDER smallint(5) No Primary key KET varchar(30) No KAPASITAS smallint(5) Yes IDDIVISI smallint(5) No URUTAN smallint(5) No NO smallint(5) No Tabel 4.7 Tabel Folder d. Spesifikasi Tabel Suratresmi Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File : Suratresmi : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random

74 60 Media Panjang Record Kunci Field Software : Harddisk : 760 Karakter : NO : MySQL Field Type Null Constrain Key NO varchar(50) No Primary key TGL Date No SIFAT Smallint No YTH Varchar(100) No LAMPIRAN tinytext Yes PERIHAL tinytext No TGL_ACARA JAM TEMPAT ACARA TTD NAMA NIP ASAL URUTAN LOKASI Date Varchar(50) Varchar(100) Varchar(100) Varchar(150) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(100) Smallint(5) Smallint(5) Tabel 4.8 Suratresmi

75 61 e. Spesifikasi Tabel Info Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Info : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 30 Karakter : ID_INFO : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_INFO int(10) No Primary key TANGGAL datetime Yes INFO tinytext Yes IDUSER varchar(20) Yes Tabel 4.9 Info f. Spesifikasi Tabel Lemari Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record : Lemari : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 50 Karakter

76 62 Kunci Field Software : ID_LEMARI : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_LEMARI smallint(5) No Primary key KETERANGAN varchar(30) Yes KAPASITAS smallint(5) Yes IDDIVISI smallint(5) Yes URUTAN smallint(5) Yes Tabel 4.10 Lemari g. Spesifikasi Tabel Pengumuman Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Pengumuman : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 175 Karakter : ID_PENGUMUMAN : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_PENGUMUMAN smallint(5) No Primary key TANGGAL varchar(30) Yes JUDUL smallint(5) Yes

77 63 RINCIAN mediumtext Yes LOKASI smallint(5) Yes IDUSER varchar(30) Yes GAMBAR varchar(100) Yes Tabel 4.11 Pengumuman h.spesifikasi Tabel Rak Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Rak : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 50 Karakter : ID_RAK : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_RAK smallint(5) No Primary key KET varchar(30) No KAPASITAS smallint(5) Yes IDDIVISI smallint(5) No URUTAN smallint(5) No IDFOLDER smallint(5) Tabel 4.12 Rak

78 64 i.spesifikasi Tabel User Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : User : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 880 Karakter : IDUSER : MySQL Field Type Null Constrain Key IDUSER varchar(30) No Primary key NIP varchar(30) No NAMA varchar(30) No PASSWORD varchar(30) Yes ALAMAT Tinytext No TELPON varchar(30) No TGLLAHIR Date No TINGKAT varchar(30) No KELAMIN enum(l,p ) No BIDANG smallint(5) No LOKASI smallint(5) No STATUSPEGAWAI smallint(5) No

79 65 JABATAN smallint(5) No STATUSNIKAH smallint(5) yes PENDIDIKAN smallint(5) yes KETPENDIDIKAN Tinytext yes AGAMA smallint(5) yes TEMPATLAHIR varchar(30) yes STATUSLOGIN char(1) yes Tabel 4.13 User j.spesifikasi Tabel Divisi Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : Divisi : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 30 Karakter : ID_DIVISI : MySQL Field Type Null Constrain Key ID_DIVISI INT(10) No Primary key JUDUL varchar(20) Yes Tabel 4.14 Divisi

80 66 k.spesifikasi Tabel NIP Nama Tabel Fungsi Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software : NIP : Untuk menyimpan data : Index Sequential : Random : Harddisk : 100 Karakter : NIP : MySQL Field Type Null Constrain Key NIP INT(10) No Primary key NAMA varchar(20) Yes TEMPATLAHIR varchar(20) Yes TANGGALLAHIR Datetime Yes ALAMAT varchar(50) Yes Tabel 4.15 NIP

81 Perancangan Layar Rancangan Layar Home Gambar 4.8 Rancangan Interface Layar Home

82 Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk 68

83 Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Data Surat Masuk 69

84 Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info Sistem 70

85 Gambar 4.12 Rancangan Menu Lihat Data Keluar 71

86 Gambar 4.13 Rancangan Menu Lihat Update Surat 72

87 Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan 73

88 Pemrograman (Coding) Pada tahap ini, penulis menggunakan aplikasi XAMPP yaitu sebuah aplikasi yang merupakan paket instalasi untuk PHP, web server Apache, dan database MySQL dengan spesifikasi sebagai berikut:. Teknologi Versi Spesifikasi Webserver XAMPP Apache MySQL PHP Sistem Database MySQL Bahasa Pemrograman PHP Tabel Spesifikasi MySQL Sedangkan Dalam pengolahan gambarnya menggunakan Adobe Photoshop CS2, dan Macromedia Dreamweaver MX sebagai pengolahan codingnya. Untuk Designer tools nya digunakan Microsoft Office Visio 2007 dan untuk emulator yag digunakan sebagai browser penulis menggunakan Mozilla Firefox v3.6 sebagai web browser. 4.5 Pengujian Pada tahap ini, penulis juga menguji sistem yang telah dibangun dengan Metode Unit Test, Integration Test, Dan User Acceptence Test. Dengan menggunakan Metode Unit Test yaitu melakukan testing terhadap suatu bagian program untuk mengetahui apakah bagian program dapat berfungsi dengan baik ketika dimasukkan atau untuk menampilkan data, ternyata tidak

89 75 ditemukan program yang error, sama halnya dengan Metode Integration Test, yaitu melakukan testing terhadap program-program yang telah selesai secara keseluruhan, dari awal sampai akhir program, ternyata juga tidak ada program yang error. Yang terakhir dengan Metode User Acceptence Test, yaitu melakukan testing terhadap aplikasi yang telah selesai oleh user. Dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat dimengerti dan dijalankan dengan mudah oleh user, dan ternyata bisa diterima dan di mengerti oleh user dengan baik, sehingga bisa dikatakan sebagai aplikasi yang user friendly. 4.6 Operasi dan Pemeliharaan Operasi Tahap akhir dalam siklus SDLC pada model waterfall ini salah satunya adalah pengoperasian pada sistem yang diusulkan dan hanya baru pada tahap personal (komputer desktop) / localhost saja, belum dapat di implementasikan secara publik yang dapat diakses oleh masyarakat luas Pemeliharaan Tahap ini adalah bagian dimana kita melakukan kegiatan seperti backup and recovery dan system modification and enhancement. Yang secara keseluruhan dilakukan oleh administrator.

90 76 Untuk tahap ini, penulis belum dapat melaksanakan, karena tahap yang sebelumnya yaitu pengoperasian hanya terlaksana sebatas komputer milik penulis.

91 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa: 1. Bagi Badan/ Perusahaan Aplikasi ini dapat memudahkan pelayanan pengolahan dokumen kearsipan. 2. Bagi sistem informasi Perusahaan dengan adanya aplikasi Manajemen kearsipan persuratan ini maka dapat memudahkan user untuk menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan dengan mudah dan cepat. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan sebagaimana dikemukakan di atas, maka dibawah ini dapat diajukan beberapa saran: 1. Sistem memiliki keterbatasan dimana belum terhubungnya antar instansi-instansi sehingga tidak adanya koneksi antar jaringan. 2. Belum adanya seorang Arsiparis di Badan Wakaf Indonesia sehingga dapat menyulitkan dalam pengelolaan kearsipan ditempat tersebut. 77

92 DAFTAR PUSTAKA Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. (Yogyakarta : Penerbit GRAHA ILMU, 2003 H.M, Jogiyanto : Analisis dan Disain, Andi Offset, Yogyakarta, 2004 Hartono, Jogiyanto Pengenalan Komputer: Dasar ilmu komputer, Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta : Andi. Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ke-6.yogyakarta: Andi Offset Powell, Gavin Beginning Database Design. Indiana : Wiley Publishing. Pressman, Roger S Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Dua). Yogyakarta : Andi. Tim Jurusan Teknik Informatka : Tata Cara dan Contoh Kerangka Laporan Kerja Praktek/Tugas Akhir, Universitas Widyatama Bandung, Amsyah, Zulkifli Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama Herujito, yayat M Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo. Herujito, yayat M Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo. 78

93 DATA DIRI NAMA : HAIDIR ALI NIM : JURUSAN FAKULTAS : TEKNIK INFORMATIKA : SAINS DAN TEKNOLOGI ANGKATAN : 2002

94 Lampiran 1 INSTRUMEN WAWANCARA Interviewer Wawancara Dengan : Haidir Ali (HA) : Divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia Bapak. Bey Sapta (BS) Lokasi : Kantor Badan Wakaf Indonesia Jalan Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Hari/Jam : Selasa, 02 Juli 2010 Jam WIB. Pedoman wawancara: Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini : 1. Mencakup tempat penyimpanan arsip 2. Mencakup peralatan dan perlengkapan arsip 3. Mencakup peranan kersipan 4. Mencakup proses kearsipan 5. Mencakup penyebab kerusakan kearsipan PERTANYAAN: 1. Adakah tempat penyimpanan kearsipan persuratan di Badan Wakaf ini? 2. Alat-alat atau media apa saja yang diperlukan untuk menyimpan kearsipan persuratan? 3. Apakah disini memiliki proses sistem temu kembali informasi? L-1

95 4. Apakah ada seorang petugas khusus dalam hal ini arsiparis untuk mengelola kearsipan? 5. Bagaimana sistem pengelompokan kearsipan persuratan disini? JAWABAN : 1. Ada, disini kami memiliki tempat penyimpanan arsip sendiri-sendiri, perlu diketahui bahwa di dalam badan wakaf ini ada beberapa divisi, mereka sudah memiliki tempat kearsipan sendiri. 2. Di badan wakaf Indonesia ini alat atau media penyimpanannya sederhana seperti folder-folder yang tersusun rapi di dalam lemari. 3. Untuk proses sistem temu kembali informasi kami masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara mencari sendiri kearsipan yang diperlukan, sehingga masih merepotkan, karena sudah terlalu banyaknya tumpukantumpukan kertas surat kearsipan. 4. Disini kami tidak memiliki arsiparis untuk mengelola kearsipan, jadi jika ada surat masuk atau surat keluar maka kami melakukan penyimpanannya sendiri, memang ada petugas khusus yang mengatur kearsipan tersebut tetapi untuk dikatakan seorang arsiparis masih belum tepat karena petugas tersebut masih belum paham benar tentang kearsipan, lulusannya pun bukan di bidang kearsipan 5. Untuk mengelompokkan jenis-jenis kearsipan kami memiliki sistem pencatatan kode kearsipan yang membedakan arsip yang satu dengan yang lainnya, disini kami memiliki kriteria dalam pengkodean arsip untuk dapat

96 mengklasifikasikan jenis arsip, ada yang bersifat penting dan tidak penting dan bersifat masih aktif dan tidak aktif.

97 Lampiran 2 Form Login L-2

98 Form Surat Undangan

99 Form Surat Masuk

100 Form Cari Surat Masuk

101 Form Cari Surat Keluar

102 Form Data Instansi

103 Form Daftar Rak Surat

104 Form Data Sifat Surat

105 Form Data Status Keberadaan Surat

106 Form Tambah Surat Masuk

107 Form Update Data Lokasi Arsip Surat

108 Form Data Disposisi

109 Form Isi Buku Tamu