PANDUAN BUKU APLIKASI E-LICENSING REOR RADIO ELEKTRONIKA DAN OPERATOR RADIO

Transkripsi

1 PANDUAN BUKU APLIKASI E-LICENSING REOR RADIO ELEKTRONIKA DAN OPERATOR RADIO 2018

2 1. PENDAHULUAN Buku Panduan ini dibuat untuk memudahkan user, lemdik dan admin dalam menggunakan aplikasi E-LICENSING REOR. E-LICENSING REOR digunakan untuk memudahkan peserta dan admin dalam mengikuti ujian Sertifikasi secara online melalui web browser. Tujuan dari E-LICENSING REOR adalah memudahkan peserta dan admin SDPPI untuk menginput data, memproses invoice dan hasil akhirnya adalah berupa cetak sertfiikasi untuk peserta. Untuk mengakses aplikasi E-LICENSING REOR klik pada alamat url browser : kemudian akan muncul halaman utama aplikasi Sertifikasi REOR : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 2

3 Setelah melakukan login ke dalam SERTIFIKASI REOR, untuk Role Peserta dapat mengisi data, serta melihat status peserta dan memantau kegiatan sertifikasi. Untuk Role Admin diberikan hak akses Superuser sehinggal Full Control dapat melihat, mengedit serta menghapus data. Untuk Role Lemdik diberikan hak akses Lemdik sehigga dapat mendaftarkan peserta yang diikutkan Ujian SERTIFIKASI REOR. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 3

4 2. Hak Akses (Role) Hak akses (role) adalah hak yang diberikan kepada setiap pengguna aplikasi untuk mengakses aplikasi. Setiap user mempunyai role atau hak akses yang berbeda sesuai dengan kebutuhannya, pada aplikasi ini terdapat a. Lemdik Role Lemdik mempunyai hak akses sebagai berikut : Mengajkukan permohonan Jadwal Ujian Melihat Data Peserta yang telah didaftarkan oleh Lemdik Melakukan Pendaftaran peserta untuk di buatkan akun oleh SDPPI Melihat Daftar Sertifikat Aktif peserta yang sudah dicetak oleh SDPPI. b. Admin Role Admin mempunyai hak akses sebagai berikut : Melihat Keseluruhan data jadwal Ujian, data peserta, data user, data Sertifikat Aktif, dan Data Pembayaran. Mengelola pengguna aplikasi (User). Mengelola tanggal libur nasional. c. SDPPI (DIREKTORAT OPERASI) Role Admin SDPPI mempunyai hak akses sebagai berikut : Melihat pemohonan jadwal Ujian yang diajukan lemdik Melakukan persetujuan atau penolakan terhadap permohonan Ujian oleh Lemdik Melakukan Validasi data terhadap data peserta yang sudah didaftarkan baik dari Peserta maupun Lemdik. Melihat data peserta Lemdik. Mencetak Kartu Ujian peserta Lemdik. Melihat Data Sertifikat Aktif USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 4

5 Mencetak Sertifikat Peserta Ujian Menentukan peserta Lulus, Tidak Lulus atau Mengulang. Melihat data pembayaran Peserta Ujian. d. Peserta / User Role peserta mempunyai hak akses sebagai berikut : Mengisi data peserta jika sudah dibuatkan akun oleh Admin SDPPI Mencetak Kartu Peserta setelah melakukan pembayaran Melakukan Permohonan Pencetakan Sertifikat e. Kasubdit Role kasubdit mempunyai hak akses sebagai berikut : Menggaprove nilai jika sudah ditentukan status Lulus, Tidak Lulus atau Mengulang oleh Admin SDPPI. f. Direktur Role direktur mempunyai hak akses sebagai berikut : Menggaprove nilai jika sudah di approve oleh Kasubdit. Untuk mendapatkan hak akses dari setiap role user pada sistem ini adalah dengan cara yaitu : a. Untuk role calon peserta Ujian mendapatkan username dan password jika sudah dibuatkan akun oleh Admin SDPPI. b. Untuk role Lemdik, SDPPI setiap user password akan dibuatkan oleh admin dari aplikasi. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 5

6 3. Kalendar Ujian REOR o Pada menu ini role SDPPI, Lemdik, Peserta, Kasubdit dan Direktur dapat melihat jadwal ujian yang sudah diajukan oleh masing-masing Lemdik. o Pilih Menu Kalendar. o Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini. o Pada calendar akan ditampilkan setiap jadwal Ujian REOR, dalam bentuk garis dengan rincian status permohonan dan pelaksanaan ujian REOR, sebagai berikut : a. Kolom berwarna abu-abu menandakan menunggu persetujuan. b. Kolom berwarna ungu menandakan jadwal Ujian REOR disetujui dan dibuka untuk pendaftaran peserta c. Kolom berwarna biru muda menandakan jadawal Ujian REOR pendaftaran peserta telah ditutup. d. Kolom berwarna merah menandakan Hari Libur Nasional USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 6

7 4. Permohonan Ujian Lemdik Lemdik dapat mengajukan permohonan ujian REOR secara online jika sudah didaftarkan oleh admin, jika sudah didaftarkan maka lemdik dapat mengajukan permohonan ujian kepada DITJEN SDPPI untuk di approve permohonan ujian tersebut. Dibawah ini merupakan Alur Flowchart Pendaftaran Ujian REOR : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 7

8 Permohonan Ujian lemdik dapat dijelaskan sebagai berikut : Permohonan Ujian lemdik dapat dilakukan jika sudah didaftarkan oleh pihak Admin untuk login ke username dan password. Setelah Lemdik Login maka mengakses menu Daftar Ujian Permohonan Ujian maka akan muncul tampilan seperti ini : Kemudian klik Button untuk mendaftarkan permohonan ujian kepada Ditjen SDPPI. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 8

9 Form Pendaftaran Ujian REOR berisi field-field dengan mandatory dan ketentuan masing-masing seperti yang dijelaskan pada tabel dibawah ini : Elemen Keterangan Mandatory Judul Ujian Isi Judul Ujian untuk permohonan Ujian REOR Pilih Jenis Sertifikat yang akan didaftarkan untuk Jenis Sertifikat Ujian REOR Note : Jenis Sertifikat Dapat dipilih lebih dari 1 dalam satu Ujian REOR. Dengan menekan tombol CTRL + Klik Kanan Tanggal Mulai Tanggal Mulai diisi dengan tanggal mulai Ujian REOR Tanggal Selesai Tanggal Selesai diisi USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 9

10 Provinsi Kabupaten Alamat Perkiraan Jumlah Peserta Surat Permohonan Pernyataan Permohonan dengan tanggal selesai Ujian REOR Provinsi diisi dengan provinsi yang diadakan Ujian REOR oleh Lemdik Kabupaten diisi dengan kabupaten yang diadakan Ujian REOR Alamat diisi dengan alamat yang diadakan Ujian REOR Diisi dengan jumlah peserta yang akan didaftarkan oleh Lemdik Note : Jika lebih dari jumlah peserta yang didaftarkan maka peserta tersebut tidak terdaftar ke system database REOR Diisi dengan Upload file Surat Permohonan untuk mengikuti Ujian REOR Note : File hanya boleh di upload dengan ukuran maksimal 220kb Di ceklis untuk menyatakan Pernyataan Permohonan mengajukan Jadwal Ujian REOR ke USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 10

11 SDPPI Jika Ketentuan diatas sudah terpenuhi maka langkah berikutnya yaitu mengklik tombol. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini : Menandakan bahwa data tersebut sudah masuk kedalam data DITJEN SDPPI dan tinggal menunggu di approve oleh DITJEN SDPPI. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 11

12 Jika Permohonan Jadwal Ujian sudah Di Approve oleh SDPPI maka Status Ujian pada Jadwal yang diajukan oleh Lemdik akan berubah dan akan menerima notifikasi berupa seperti tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 12

13 Jika Permohonan Jadwal Ujian Lemdik Di Rejected oleh SDPPI, maka Lemdik harus mereschedule Permohonan Jadwal Ujian dengan mengakses Menu Daftar Ujian Daftar Reschedule Pilih Judul Ujian Lalu Ubah Jadwal. Lemdik akan menerima notifikasi berupa untuk mereschedule Jadwal Ujian : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 13

14 Selanjutnya Lemdik mereschedule Permohonan Jadwal Ujian, untuk di Approve oleh SDPPI seperti tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 14

15 5. Mendaftarkan Peserta Pendidikan Setelah permohonan ujian sudah di approve oleh DITJEN SDPPI maka LEMDIK dapat mendaftarkan peserta didiknya dengan mengakses menu Daftar Peserta Pendidikan : Setelah mengakses Daftar Peserta Pendidikan maka akan muncul tampilan seperti ini : Kemudian klik tombol untuk mendaftarkan peserta secara manual / per peserta, sedangkan untuk mendaftarkan peserta secara berkelompok menggunakan tombol sehingga bisa mendaftarkan peserta melalui file excel dengan mendownload template Excel yang sudah disediakan oleh System. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 15

16 Kemudian Jika LEMDIK ingin mendaftarkan peserta secara manual setelah mengklik tombol ini :, maka akan muncul tampilan seperti dibawah USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 16

17 Dengan ketentuan masing masing field kolom sebagai berikut : Elemen Keterangan Mandatory NIK NIK diisikan sesuai KTP Nama Peserta Nama Lengkap diisikan sesuai dengan KTP. Otomatis terisi dari pendaftaran akun diisikan sesuai yang akan didaftarkan untuk mendapatkan username dan password Tempat Lahir Isikan tempat lahri sesuai dengan KTP Tanggal Lahir Isikan tanggal lahir sesuai dengan KTP Agama Pilih agama sesuai dengan KTP Provinsi Isikan Provinsi sesuai dengan KTP Kabupaten Isikan Kabupaten sesuai dengan KTP Kecamatan Isikan Kecamatan sesuai dengan KTP Alamat Isikan Alamat sesuai dengan KTP Jenis Kelamin Pilih Jenis Kelamin Pekerjaan Isikan Pekerjaan USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 17

18 Mulai Pendidikan Isikan Mulai Pendidikan Selesai Pendidikan Isikan Selesai Pendidikan Upload Foto Upload Foto Note : Untuk upload foto menggunakan background putih dengan ukuran 3 x 4 STTPL Upload STTPL Note : Untuk upload STTPL dengan ukuran File 220 kb Fotocopy KTP Upload Fotocopy KTP Note : Untuk upload Fotocopy KTP dengan ukuran File 220 kb Sertifikat Keterampilan Upload Surat Keterampilan GMDSS GMDSS Note : Untuk upload Sertifikat Keterampilan GMDSS dengan ukuran file 220 kb PERINGATAN : JIKA DATA DIATAS TERSEBUT TIDAK SESUAI / ADA KESALAHAN MAKA PESERTA TIDAK DAPAT MENGIKUTI UJIAN. Setelah itu isilah data data peserta pendidik yang ingin diikutkan ke dalam ujian yang telah diajukan ke DITJEN SDPPI seperti Nama Peserta, , Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, Alamat sampai dengan meng upload Fotocopy KTP. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 18

19 Jika sudah mendaftarkan peserta maka data tersebut akan muncul di list Daftar Peserta Pendidikan : Sehingga nanti akan dibuatkan akun oleh SDPPI sehingga peserta tersebut dapat login sebagai User dengan dikirimkan melalui Peserta dan Peserta dapat melengkapi Data-Data yang digunakan untuk mendaftarkan ujian. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 19

20 Jika LEMDIK ingin mendaftarkan peserta secara Import maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini : Lalu kemudian mengklik download template untuk mendapatkan file format peserta diklat.xls, untuk diisi data data peserta yang akan di daftarkan secara berkelompok dengan ketentuan yang telah disediakan oleh system,seperti tabel dan contoh dibawah ini : Elemen Keterangan Mandatory NIK NIK diisikan sesuai KTP Nama Peserta Nama Lengkap diisikan sesuai dengan KTP. Otomatis terisi dari pendaftaran akun diisikan sesuai yang akan didaftarkan USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 20

21 untuk mendapatkan username dan password Tempat Lahir Isikan tempat lahri sesuai dengan KTP Tanggal Lahir Isikan tanggal lahir sesuai dengan KTP NOTE : Untuk Tanggal Lahir dengan ketentuan Hari(dd)-Bulan(mm)- Tahun(yyyy) Agama Pilih agama sesuai dengan KTP Provinsi Isikan Provinsi sesuai dengan KTP Kabupaten Isikan Kabupaten sesuai dengan KTP Kecamatan Isikan Kecamatan sesuai dengan KTP Alamat Isikan Alamat sesuai dengan KTP Jenis Kelamin Pilih Jenis Kelamin Pekerjaan Isikan Pekerjaan Mulai Pendidikan Isikan Mulai Pendidikan Selesai Pendidikan Isikan Selesai Pendidikan USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 21

22 Jika sudah maka data tersebut akan otomatis masuk ke dalam list peserta lemdik yang akan dibuatkan oleh SDPPI. Seperti tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 22

23 Jika sudah dibuatkan akun oleh DITJEN SDPPI maka tampilan pada list peserta di dalam LEMDIK akan menjadi seperti ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 23

24 6. Pendaftaran Peserta Setelah LEMDIK mendaftarkan peserta didiknya melalui role LEMDIK maka peserta tersebut akan dibuatkan akun oleh DITJEN SDPPI, dengan mengirimkan username dan password ke perserta yang sudah didaftarkan seperti dibawah ini : Setelah User Peserta sudah mendapatkan menandakan bahwa peserta telah terdaftar pada ujian yang telah diajukan oleh LEMDIK ke DITJEN SDPPI. Maka Peserta Ujian Login sesuai dengan Username dan Password yang sudah dikirimkan melalui oleh SDPPI. Seperti contoh tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 24

25 Setelah User log in dengan username dan password yang sudah diberikan oleh system, maka kemudian akses menu Registrasi maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 25

26 User mengisi data data yang akan di daftarkan untuk mengikuti ujian REOR setelah semua sudah terisi data-data nya kemudian si ceklis dengan pernyataan pertanggung jawaban, jika sudah kemudian klik tombol untuk mendaftar. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 26

27 PERHATIAN : AGAR MENGECEK LAGI JUDUL UJIAN YANG TELAH DIDAFTARKAN OLEH LEMDIK AGAR TIDAK TERJADI KESALAHAN PADA SAAT MELENGKAPI DATA. Kemudian tunggu hingga di Approve oleh SDPPI jika data tersebut sudah sesuai Jika sudah di Approved oleh Admin-SDPPI maka jika mengakses menu Pendaftaran maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini : Tampilan tersebut menunjukan bahwa peserta tersebut sudah terdaftar dan selanjutnya melakukan Pembayaran Ujian melalui Host-to-Host. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 27

28 7. Pembayaran Host-to-Host Peserta Pembayaran Host-to-Host Pendaftaran Ujian melalui Teller,ATM- MultiPayment dan Internet Banking BNI, BRI dan Bank Mandiri dengan menginput data No. Invoice, Client ID dan Tipe Pembayaran. Untuk Tipe Pembayaran yang diberikan oleh DITJEN SDPPI yaitu 20. Kemudian jika Data Peserta sudah di Approved oleh SDPPI-ADMIN maka akan terbit Invoice berupa / dapat melihat di Daftar Ujian Pendaftaran Dibuka Judul Ujian Nama Peserta seperti tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 28

29 Untuk notifikasi pada terbit invoice beserta pdf untuk Pembayaran Hostto-Host setelah data di Approved oleh SDPPI maka akan muncul tampilan pada peserta seperti dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 29

30 Tampilan diatas merupakan tampilan Payment untuk Pembayaran Host to Host Pendaftaran Ujian E Licensing REOR, dengan penjelasan : 1. No Client = Client ID 2. No. Invoice = No Invoice 3. Kode Pembayaran = Kode Pembayaran 4. Total Biaya = Total Biaya Pendaftaran Ujian REOR USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 30

31 Opsi Pilihan Lain Lemdik Juga dapat Mendownload Summary Invoice Peserta untuk mempermudah Pembayaran Ujian REOR, User Lemdik dengan Mengakses Menu Daftar Ujian Pendaftaran Dibuka Pilih Nama Ujian Di daftarkan oleh Lemdik seperti tampilan dibawah ini : Jika sudah akses Download Summary Invoice maka akan muncul hasil download berupa file pdf yang berisi data-data invoice yang sudah keluar dan bisa melakukan transaksi Host-to-Host : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 31

32 Kemudian Jika sudah menentukan pembayaran melalui metode salah satu tersebut, sebagai contoh menggunakan Internet Banking Mandiri, Pilih Menu Pembayaran Pilih Multipayment seperti tampilan dibawah ini : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 32

33 Jika sudah mengakses menu Multipayment maka akan muncul tampilan pemilihan penyedia jasa dengan memilih instansi DITJEN SDPPI, jika sudah isilah Client ID, No Invoice, dan Tipe Pembayaran seperti contoh di bawah ini : PERHATIAN : UNTUK PEMBAYARAN MELALUI ATM: 1. AKSES MENU BAYAR/BELI 2. PILIH MULTIPAYMENT 3. MASUKKAN KODE INSTANSI = (DITJEN SDPPI) MASUKKAN CLIENT ID MASUKKAN NO INVOICE MASUKKAN TIPE PEMBAYARAN 4. MAKA AKAN MUNCUL INFORMASI JUMLAH TAGIHAN PENDAFTARAN UJIAN REOR 5. JIKA SUDAH KLIK TOMBOL 1 UNTUK REGISTRASI REOR 6. MAKA AKAN TERCETAK PRINT KERTAS JIKA TRANSAKSI BERHASIL USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 33

34 Jika sudah sesuai maka akan muncul tampilan konfirmasi pembayaran seperti dibawah ini : Jika data sudah sesuai maka klik konfirmasi dan transaksi langsung masuk ke dalam Host-to-Host DITJEN SDPPI. Dalam waktu yang bersamaan sistem di System di Aplikasi REOR akan langsung mentrigger transaksi dengan Client ID dan No Invoice yang dibayarkan. Jika sudah melakukan pembayaran menggunakan salah satu metode pembayaran yang telah disediakan maka sistem akan mengupdate status pembayaran peserta tersebut : USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 34

35 Status pembayaran tersebut akan otomatis terupdate sesuai dengan waktu transaksi yang telah dilakukan. Jika Peserta sudah melakukan transaksi Pembayaran Host-to-Host maka peserta dapat mencetak Kartu Ujian yang akan dibawa pada saat Ujian Sertifikasi berlangsung dengan mengakses Menu Pendaftaran Lalu Pilih Detail Cetak Kartu Ujian. USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 35

36 USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 36

37 Jika sudah mengakses tombol Cetak Kartu Ujian maka akan muncul tampil Kartu Ujian Peserta seperti tampilan dibawah ini : NOTE : UNTUK SETIAP PESERTA UJIAN REOR AGAR MEMERIKSA MATA PELAJARAN DAN JENIS UJIAN YANG DIIKUTI USER MANUAL APLIKASI E-LICENSING REOR - HALAMAN 37