Mekanisme Akuntabilitas

Transkripsi

1 Mekanisme Akuntabilitas Apa yang dimaksud dengan Mekanisme Akuntabilitas ADB? Mekanisme Akuntabilitas Asian Development Bank (ADB) menyediakan satu forum yang independen bagi orang yang terkena dampak proyekproyek yang dibantu ADB. Mekanisme ini memungkinkan orang yang terkena dampak proyek untuk menyuarakan kekhawatiran mereka dan mengupayakan penyelesaian terhadap masalah mereka. Mereka juga bisa meminta dilakukannya tinjauan kepatuhan terhadap dugaan pelanggaran ADB terhadap kebijakan dan prosedur operasionalnya. Melalui desain dan prosedur pelaksanaan proyek, ADB selalu berupaya untuk selalu mencegah masalah dan memastikan pemenuhan kebijakan dan prosedur sejak proyek dimulai. Oleh karena itu, Mekanisme Akuntabilitas adalah merupakan pilihan terakhir. Mekanisme Akuntabilitas mempunyai dua fungsi,yaitu Fungsi Penyelesaian Masalah yang dipimpin oleh Fasilitator Proyek Khusus (Special Project Facilitator/SPF), dan Fungsi Tinjauan Kepatuhan oleh Panel Tinjauan Kepatuhan (Compliance Review Panel/CRP). Orang-orang yang terdampak proyek dapat memilih apakah akan menggunakan fungsi penyelesaian masalah atau tinjauan kepatuhan. Untuk memberikan akses yang mudah dijangkau oleh orang yang terkena dampak proyek, seorang petugas penerima pengaduan akan menerima semua pengaduan. Prinsip-prinsip panduan Cepat tanggap terhadap permasalahan penduduk yang terdampak proyek Adil terhadap semua pemangku kepentingan Independen dan transparan Efektif dari segi biaya, dan efisien Melengkapi sistem-sistem lain di ADB (termasuk sistem supervisi, audit, kendali mutu, dan evaluasi) Apa yang dimaksud dengan fungsi penyelesaian masalah? Apa yang dimaksud dengan fungsi penyelesaian masalah? Fungsi penyelesaian masalah merespons permasalahan yang dihadapi penduduk setempat yang terkena dampak proyek-proyek yang dibantu ADB. Fungsi ini membantu mereka yang terkena dampak langsung, material dan merugikan yang diakibatkan proyek-proyek yang dibantu ADB. Fungsi ini menggunakan pendekatan-pendekatan nonformal, fleksibel, dan berbasis konsensus untuk menyelesaikan masalah. Fungsi ini tidak menyalahkan siapa pun, namun berfokus pada upaya mencari cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi orang yang terkena dampak proyek. SPF memimpin fungsi penyelesaian masalah dan melapor langsung kepada Presiden ADB. Fungsi penyelesaian masalah dalam Mekanisme Akuntabilitas tidak menggantikan fungsi administrasi proyek dan penyelesaian masalah dalam departemen operasi. Apa yang dimaksud dengan fungsi tinjauan kepatuhan? Fungsi tinjauan kepatuhan melakukan penyelidikan terhadap dugaan pelanggaran ADB terhadap kebijakan dan prosedur operasionalnya. CRP terdiri dari tiga anggota dengan salah satunya di antaranya bertindak sebagai ketua. CRP adalah sebuah badan pencarian fakta yang bertindak atas nama Dewan Direktur ADB. CRP menyelidiki dugaan pelanggaran oleh ADB terhadap kebijakan dan prosedur operasionalnya dalam proyek yang dibantu ADB. Pelanggaran dapat saja terjadi selama penyusunan, pemrosesan, atau pelaksanaan sebuah proyek yang mengakibatkan dampak langsung, material atau merugikan pada penduduk setempat. Suatu tinjauan kepatuhan tidak menyelidiki negara peminjam, badan pelaksana, atau klien sektor swaswa.

2 Siapa yang dapat mengajukan pengaduan? Untuk kedua fungsi penyelesaian masalah dan tinjauan kepatuhan, pengaduan dapat diajukan oleh kelompok mana pun yang terdiri atas dua orang atau lebih, yang berada di satu negara peminjam tempat keberadaan satu proyek yang dibantu ADB, atau di sebuah negara anggota yang berdekatan langsung dengan negara peminjam tersebut, dan yang terkena dampak langsung, material dan merugikan; wakil setempat dari orang-orang yang terdampak proyek tersebut; wakil bukan dari wilayah setempat (dalam kasus-kasus pengecualian dengan tidak adanya perwakilan setempat, dan kondisi tersebut disetujui oleh SPF atau CRP); atau untuk CRP, satu anggota Dewan ADB atau lebih. Kerahasiaan Identitas pengadu akan dirahasiakan apabila diminta oleh pengadu. Identitas para wakil pengadu tidak akan dirahasiakan. Pengaduan tanpa nama tidak akan dterima. Batas waktu untuk mengajukan pengaduan Tanggal terakhir batas pengajuan pengaduan adalah 2 tahun sejak tanggal tanggal akhir pinjaman atau hibah. Tanggal ini diketahui sebelumnya, disampaikan kepada publik, dan dapat dilihat di situs web ADB. Cara mengajukan pengaduan Pengaduan harus diajukan secara tertulis dan sebaiknya ditujukan kepada petugas penerima pengaduan (complaint receiving officer) di amcro@adb.org. Pengaduan dapat dikirimkan melalui surat biasa, faksimili, surat elektronik ( ), atau disampaikan baik langsung kepada petugas penerima pengaduan maupun melalui kantor ADB mana pun. Pengaduan dapat diajukan dalam bahasa resmi ataupun bahasa nasional yang digunakan di negara berkembang yang menjadi anggota ADB. Hal-hal apa yang tidak memenuhi syarat sebagai pengaduan untuk fungsi penyelesaian masalah dan tinjauan kepatuhan? hal-hal yang tidak berkaitan dengan perbuatan atau kelalaian ADB; hal-hal dimana para pengadu tidak menunjukkan itikad baik untuk berupaya menyelesaikannya dengan departemen operasi yang bersangkutan; hal-hal yang berkenaan dengan proyek yang dibantu ADB dua tahun atau lebih sejak tanggal akhir pinjaman atau hibah untuk proyek tersebut keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, termasuk jasa konsultasi; pengaduan yang bersifat main-main, menimbulkan kebebencian, bersifat sepele, atau pengaduan yang digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif; dan dugaan pemalsuan atau korupsi. Hal-hal lain yang tidak memenuhi syarat untuk fungsi penyelesaian masalah Fungsi penyelesaian masalah juga tidak akan mencakup hal-hal yang sedang atau sudah ditangani oleh CRP, kecuali pengaduan yang dianggap tidak memenuhi syarat untuk tinjauan kepatuhan oleh CRP. Hal-hal lain yang tidak memenuhi syarat untuk fungsi tinjauan kepatuhan Fungsi tinjauan kepatuhan juga tidak akan mencakup hal-hal yang sedang ditangani oleh fungsi penyelesaian masalah sampai dengan selesainya langkah 3 dalam proses penyelesaian masalah (lihat diagram). Apa yang harus dilakukan sebelum mengajukan pengaduan Menunjukkan itikad baik, dengan berupaya menyelesaikan permasalahan dengan departemen operasi ADB.

3 PROSES PENERIMAAN PENGADUAN Dalam 2 hari sejak menerima pengaduan Langkah 1: Menerima dan mencatatkan pengaduan Pengaduan diajukan kepada petugas penerima pengaduan (complaint-receiving officer/cro). CRO memberitahu SPF, ketua CRP, dan departemen operasi (operations department/od) tentang pengaduan yang masuk, disertai salinan surat pengaduan. CRO mencatatkan pengaduan di situs web Mekanisme Akuntabilitas (Accountability Mechanism/AM). Catatan: i. Pengaduan yang diterima oleh departemen lain di ADB harus diteruskan ke CRO. ii. CRO memastikan agar kerahasiaan identitas para pengadu dijaga apabila diminta. Dalam 2 hari sejak menerima pengaduan Langkah 2: Memberitahu diterimanya pengaduan CRO mengirimkan pemberitahuan pada pengadu, bahwa pengaduan telah diterima dan mengirimkan satu paket informasi kepada pengadu tersebut. CRO memberi waktu 21 hari kalender kepada para pengadu yang telah memilih antara fungsi penyelesaian masalah atau tinjauan kepatuhan, untuk mengubahnya bila diinginkan dan memberitahu CRO. Jika pilihan mereka tidak jelas, CRO meminta para pengadu untuk mengklarifikasi pilihan mereka. Dalam 5 hari setelah batas waktu 21 hari untuk para pengadu untuk mengubah pilihan mereka Langkah 3: Meneruskan pengaduan CRO memutuskan untuk meneruskan pengaduan untuk ditangani kepada (i) SPF, atau (ii) ketua CRP, atau (iii) departemen atau kantor lain (jika pengaduan berada di luar mandat AM). CRO mengirimkan keputusannya kepada (i) SPF; (ii) ketua CRP; (iii) OD; dan (iv) departemen atau kantor lain, jika ada. Jika tidak ada keberatan atas keputusan CRO (lihat Catatan di bawah), CRO akan meneruskan pengaduan kepada pihak yang relevan untuk ditangani. Catatan: Dalam 3 hari sejak keputusan CRO, SPF, ketua CRP, OD atau departemen serta kantor lain yang relevan dapat mengajukan keberatan apabila merasa bahwa CRO telah salah mengartikan pilihan fungsi yang telah diambil para pengadu. Mengembalikan pengaduan kepada para pengadu (apabila diperlukan) CRO akan mengembalikan pengaduan kepada para pengadu yang disertai permintaan untuk memberikan klarifikasi tentang pilihan fungsi apabila i. pilihan pengadu tidaklah jelas; atau ii. ada keberatan yang diajukan oleh SPF, ketua CRP, OD, atau departemen serta kantor lain yang relevan. Para pengadu harus mengklarifikasi pilihan mereka dalam waktu 60 hari kalender sejak permintaan dari CRO untuk memberikan klarifikasi tersebut. Catatan: Apabila pengaduan harus dikembalikan, CRO sekali lagi mengirimkan paket informasi untuk menjelaskan dua fungsi yang tersedia. Dalam 2 hari sejak meneruskan pengaduan kepada pihak yang relevan, atau tidak adanya klarifikasi dari para pengadu tentang pilihan mereka Langkah 4: Memberitahu para pengadu CRO memberitahu para pengadu dan wakil mereka, jika ada, tentang pihak mana yang akan menangani pengaduan dan petugas yang dapat dihubungi. Apabila para pengadu tidak mengklarifikasi pilihan mereka dalam 60 hari kalender, CRO akan memberitahu mereka bahwa proses AM telah berakhir.

4 PROSES PENYELESAIAN MASALAH Dalam 21 hari sejak SPF menerima pengaduan Langkah 1: Menentukan kelayakan Kantor Fasilitator Proyek Khusus (Office of the Special Project Facilitator/OSPF) memilah pengaduan untuk menentukan apakah pengaduan memenuhi syarat atau tidak OSPF berkonsultasi dengan para pengadu, peminjam, dan OD yang bersangkutan. Apabila diminta, OSPF memastikan dijaganya kerahasiaan identitas para pengadu. SPF melaporkan keputusan tentang kelayakan kepada Presiden, dengan tembusan kepada wakil presiden, OD yang bersangkutan, dan CRO. OSPF memberitahu para pengadu pada saat kelayakan telah ditentukan. SPF meneruskan pengaduan kepada OD apabila para pengadu tidak menunjukkan itikad baik sebelumnya untuk berupaya menyelesaikan masalah dengan OD. Sekitar 120 hari sejak penentuan kelayakan untuk menyelesaikan tinjauan dan pengkajian Langkah 2: Tinjauan dan kajian terhadap pengaduan yang memenuhi syarat kelayakan Tinjauan bisa meliputi kunjungan lapangan, wawancara, dan pertemuan dengan para pengadu, peminjam, dan pihak-pihak lain yang dipandang dapat membantu dan berguna oleh SPF. OSPF memperoleh informasi dari OD dan, jika diperlukan, meminta saran dan bantuan OD. OSPF mengirim misi pencari fakta atas prakarsanya sendiri atau berpartisipasi, setelah berkonsultasi dengan OD, dalam misi administrasi proyek khusus yang dilaksanakan OD. OSPF menyelesaikan tinjauan dan kajian, dan SPF memberikan laporan temuan kepada Presiden, dengan tembusan kepada wakil presiden yang bersangkutan. OSPF mengirimkan temuannya kepada para pengadu, peminjam, dan OD, serta meminta masukan dari mereka. SPF (i) memutuskan untuk melanjutkan proses penyelesaian masalah, atau (ii) memutuskan bahwa upaya lanjutan dalam penyelesaian masalah tidak akan bermanfaat sehingga mengakhiri proses tersebut. Waktu yang diperlukan untuk penyelesaian masalah tergantung pada sifat, kerumitan, dan ruang lingkup masalah Langkah 3: Penyelesaian masalah OSPF membantu semua pihak untuk terlibat dalam penyelesaian masalah. OSPF dapat memfasilitasi dilakukannya dialog konsultatif, mendorong pertukaran informasi, melakukan upaya pencarian fakta bersama-sama, membantu pembentukan suatu mekanisme mediasi, dan/atau menggunakan pendekatan-pendekatan lain untuk penyelesaian masalah Tindakan-tindakan perbaikan yang mencakup perubahan dalam proyek perlu menjalani proses persetujuan sesuai prosedur ADB yang berlaku dan persetujuan dari peminjam. Setelah langkah 3 berakhir (baik ada kesepakatan ataupun tidak), SPF mengirimkan laporan kepada Presiden, dengan tembusan kepada wakil presiden dan OD yang bersangkutan. Laporan tersebut berisi rangkuman pengaduan, langkah-langkah yang telah diambil untuk menyelesaikan masalah, keputusan yang diambil para pihak, dan kesepakatan para pihak (jika ada). OSPF mengirimkan laporan kepada para pengadu, peminjam, CRP, dan Dewan sebagai informasi. Jika tidak ada kesepakatan yang dicapai, maka proses penyelesaian masalah berakhir sampai di sini. Satu pihak dapat keluar atau tidak terlibat dalam proses penyelesaian masalah kapan pun. Tindakan ini mengakhiri proses tersebut. Setelah langkah 3 berakhir, para pengadu dapat meminta dilakukannya tinjauan kepatuhan dalam waktu yang bersamaan dengan pelaksanaan dan pemantauan tindakan perbaikan (langkah 4). Umumnya tidak lebih dari 2 tahun Langkah 4: Pelaksanaan dan pemantauan OSPF memantau pelaksanaan tindakan-tindakan perbaikan yang telah disepakati oleh semua pihak. Sebagai bagian dari proses pemantauan, OSPF berkonsultasi dengan para pengadu, peminjam, dan OD. OSPF menyusun laporan pemantauan tentang pelaksanaan tindakan perbaikan, untuk dikirimkan kepada para pengadu, peminjam, dan OD. Laporan-laporan juga dikirimkan kepada Presiden dan Dewan sebagai informasi. Langkah 5: Kesimpulan dari proses penyelesaian masalah Setelah pemantauan tindakan-tindakan remedial selesai dilakukan, OSPF menyusun sebuah laporan akhir dan mengirimkannya kepada Presiden, para pengadu, peminjam, OD, CRP, Komite Tinjauan Kepatuhan Dewan (Board Compliance Review Committee/BCRC), dan Dewan sebagai informasi.

5 PROSES TINJAUAN KEPATUHAN Langkah 1: Meminta tanggapan Manajemen CRP melaksanakan kajian awal terhadap pengaduan dan menentukan apakah pengaduan tersebut ada di dalam mandatnya. Manajemen akan menanggapi dalam 21 hari Apabila pengaduan tersebut ada di dalam mandatnya, CRP lalu meneruskan pengaduan kepada Manajemen untuk mendapatkan tanggapan, dengan menembuskannya kepada BCRC. CRP memberitahu peminjam dan anggota Dewan yang mewakili negara peminjam bersangkutan tentang telah diterimanya pengaduan. Apabila diminta, CRP memastikan terjaganya kerahasiaan identitas para pengadu. Dalam 21 hari sejak diterimanya tanggapan Manajemen Langkah 2: Menentukan kelayakan CRP meninjau pengaduan, tanggapan Manajemen, dan dokumen-dokumen lain yang relevan, dan menentukan kelayakan pengaduan. CRP memberitahukan para pengadu, peminjam, anggota Dewan yang mewakili negara yang bersangkutan, Manajemen, dan OD tentang keputusannya terkait kelayakan tersebut. CRP meneruskan pengaduan kepada OD apabila para pengadu tidak menunjukkan itikad baik sebelumnya dengan berupaya menyelesaikan masalah dengan OD. Langkah 3: Otorisasi Dewan untuk dilakukannya tinjauan kepatuhan CRP mengirimkan laporan kelayakan melalui BCRC kepada Dewan. Apabila CRP memutuskan bahwa pengaduan tersebut memenuhi syarat, CRP akan merekomendasikan melalui BCRC agar Dewan memberikan otoritasasi dilakukannya tinjauan kepatuhan. Dalam 21 hari kalender sejak diterimanya rekomendasi CRP Dalam 7 hari sejak diterimanya otorisasi dari Dewan Dewan memutuskan apakah akan memberikan otorisasi untuk dilakukannya tinjauan kepatuhan atau tidak. Kantor Panel Tinjauan Kepatuhan (Office of the Compliance Review Panel/OCRP) memberitahukan para pengadu tentang keputusan Dewan. Dalam 10 hari sejak diterimanya otorisasi Dewan Langkah 4: Melaksanakan tinjauan kepatuhan CRP menyusun kerangka acuan untuk tinjauan kepatuhan dan disetujui oleh BCRC OCRP memberikan kerangka acuan kepada Dewan sebagai informasi, beserta satu salinan untuk Manajemen Tinjauan kepatuhan bisa meliputi kajian dokumen, pertemuan, diskusi, dan kunjungan lapangan. Waktu yang diperlukan untuk tinjauan kepatuhan tergantung pada sifat, kerumitan, dan ruang lingkup proyek serta dugaan adanya pelanggaran. CRP memulai tinjauan kepatuhan setelah kerangka acuan disetujui oleh BCRC. CRP berkonsultasi dengan semua pihak yang relevan. Setelah tinjauan kepatuhan selesai dilaksanakan Langkah 5: Rancangan (draft) laporan oleh Panel Tinjauan Kepatuhan CRP mengirimkan satu rancangan laporan yang berisi temuan-temuannya kepada para pengadu, peminjam, dan Manajemen untuk mendapatkan komentar dan tanggapn CRP mengirimkan rancangan laporan kepada BCRC untuk ditinjau. Komentar dan tanggapan diberikan dalam periode 45 hari sejak rancangan laporan dikeluarkan. Langkah 6: Laporan akhir Panel Tinjauan Kepatuhan CRP merevisi laporan apabila diperlukan. CRP mengirimkan laporan akhir kepada Dewan melalui BCRC. Dalam 21 hari kalender sejak menerima laporan akhir CRP Langkah 7: Dewan mempertimbangkan laporan Panel Tinjauan Kepatu Dewan mempertimbangkan laporan CRP.

6 Dalam 7 hari sejak Dewan mempertimbangkan laporan CRP OCRP mengirimkan laporan CRP kepada para pengadu dan peminjam. Sekitar 60 hari setelah Dewan mempertimbangkan laporan CRP Langkah 8: Tindakan-tindakan remedial Manajemen Apabila laporan CRP menyimpulkan bahwa pelanggaran ADB telah mengakibatkan kerugian langsung dan material, Manajemen mengusulkan serangkaian tindakan perbaikan. Manajemen harus mendapatkan persetujuan dari peminjam tentang tindakan-tindakan perbaikan tersebut. Dalam 5 hari sejak Manajemen mengirimkan rancangan tindakan perbaikan CRP memberikan tanggapan pada usulan tindakan perbaikan dari Manajemen. Sekitar 60 hari sejak Langkah 7 Manajemen mengirimkan satu laporan tentang usulan tindakan perbaikan kepada Dewan, dilampiri tanggapan dari CRP. Dalam 21 hari kalender sejak menerima laporan Manajemen Langkah 9: Keputusan Dewan Dewan mengambil keputusan terkait usulan tindakan perbaikan dari Manajemen. Biasanya tidak lebih dari 3 tahun Langkah 10: Pemantauan dan konklusi CRP memantau pelaksanaan tindakan perbaikan dan menyusun laporan pemantauan per tahun (atau dalam kerangka waktu lain sesuai ketentuan Dewan). CRP memfinalisasi rancangan laporan dengan berkonsultasi dengan BCRC. OCRP memastikan laporan tersebut tersedia bagi para pengadu, peminjam, Dewan, Manajemen, staf, dan masyarakat umum. Asian Development Bank Stok Publikasi No. ARM Juli 2012 Dicetak di atas kertas daur ulang