UG.18/SPSE 4.1.1/LC/10/2016

Transkripsi

1 UG.18/SPSE 4.1.1/LC/10/2016

2 ii LEMBAR PENGESAHAN PANDUAN PENGGUNAAN SPSE E-LELANG CEPAT (POKJA ULP) DIREKTORAT PENGEMBANGAN SISTEM PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: MENYETUJUI: (Gatot Pambudhi) Direktur Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (Sarah Sadiqa) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi Dan Pengembangan Sistem Informasi

3 iii RIWAYAT PERUBAHAN Revisi Deskripsi 12/10/ Tampilan shortlist a. Kriteria shortlist frekuensi menang minimum manjadi pengalaman pekerjaan sejenis minimal b. Nilai kontrak tertinggi menjadi nilai kontrak minimal c. Klasifikasi menjadi pilihan klasifikasi 2. Sistem pengadaan tidak bisa dipilih karena lelang cepat 3. Perubahan Lembar Data Pemilihan 05/11/ perubahan tampilan untuk rincian HPS yang masuk ke dalam dokumen pengadaan 26/05/ perubahan tampilan 03/10/ Perubahan halaman buat paket

4 iv DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... ii RIWAYAT PERUBAHAN... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... vi 1. Pendahuluan POKJA ULP Alur Proses E-Tendering Express Memulai Aplikasi Membuat Paket Lelang Edit Paket Lelang Melengkapi Informasi Paket Isi Jadwal Lelang Cepat Edit Dokumen Pengadaan Isi Rincian HPS Isi Lembar Data Pemilihan... 16

5 v Upload Spesifikasi Teknis dan Gambar Isi Syarat-Syarat Khusus Kontrak Cetak Dokumen Setting Kriteria di SIKaP Persetujuan (Collective Collegial) Tahap Penjelasan Lelang Tahap Pembukaan Dokumen Penawaran Masuk Apendo Pembukaan Penawaran Oleh Pokja ULP Menetapkan Pemenang Lelang Pengumuman Pemenang Lelang Keluar Dari Aplikasi... 60

6 vi DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Halaman Login ULP... 5 Gambar 2. Halaman Daftar Paket... 6 Gambar 3. Halaman Pilih Daftar Rencana Pengadaan... 7 Gambar 4. Halaman Pilih Paket... 8 Gambar 5. Halaman Konfirmasi Paket... 9 Gambar 6. Halaman Konfirmasi Buat Paket Gambar 7. Halaman Edit Paket Gambar 8. Halaman Pilih PPK Gambar 9. Halaman Paket sudah muncul di daftar paket Gambar 10. Halaman Edit Lelang Gambar 11. Halaman Isi Jadwal Lelang Gambar 12. Halaman Lembar Data Pemilihan Gambar 13. Halaman Lembar Data Pemilihan Gambar 14. Halaman Lembar Data Pemilihan Gambar 15. Rincian HPS Gambar 16. Halaman Spesifikasi Teknis dan Gambar Gambar 17. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak... 21

7 vii Gambar 18. Halaman Syarat-Syarat Khusus Kontrak Gambar 19. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak Gambar 20. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak Gambar 21. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak Gambar 22. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak Gambar 23. Halaman Cetak Dokumen Gambar 24. Halaman shortlist SIKaP Gambar 25. Halaman Cetak Dokumen Gambar 26. Halaman Collective Collegial Panitia ULP Gambar 27. Halaman Pakta Untegritas persetujuan Gambar 28. Halaman Paket muncul di Beranda Gambar 29. Halaman Tahap Pemberian Penjelasan Gambar 30. Halaman Penjelasan Lelang Gambar 31. Halaman Kirim Pertanyaan Gambar 32. Halaman Penjelasan Lelang Jawaban Sudah Diisi Gambar 33. Tahap Pembukaan Dokumen Penawaran Gambar 34. Halaman Pembukaan Penawaran Pada POKJA ULP Gambar 35. Halaman Depan Apendo Gambar 36. Halaman Tambah User Baru Di Apendo... 39

8 viii Gambar 37. Halaman Login Apendo Gambar 38. Halaman Geret Token Gambar 39. Halaman Apendo Informasi Lelang Gambar 40. Halaman Membuka Penawaran Gambar 41. Halaman Penawaran Penyedia Gambar 42. Halaman Surat Penawaran Gambar 43. Halaman Daftar Paket Lelang Gambar 44. Halaman Informasi Lelang Gambar 45. Halaman Evaluasi Gambar 46. Halaman SIKaP Verifikasi Identitas Gambar 47. Halaman SIKaP Verifikasi Ijin Usaha Gambar 48. Halaman SIKaP Verifikasi Akta Gambar 49. Halaman SIKap Verifikasi Pemilik Gambar 50. Halaman SIKaP Verifikasi Pengurus Gambar 51. Halaman SIKaP Verifikasi Tenaga Ahli Gambar 52. Halaman SIKaP Verifikasi Peralatan Gambar 53. Halaman SIKaP Verifikasi Pengalaman Gambar 54. Halaman SIKaP Verifikasi Pajak Gambar 55. Halaman Pengumuman Pemenang... 58

9 ix Gambar 56. Kirim Undangan Pemenang Gambar 57. Halaman Logout... 60

10 1 1. Pendahuluan E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Berdasarkan peraturan presiden nomer 4 tahun 2015 Ayat 109A yang mengatur mengenai E-Tendering yang berisi yaitu: 1. Percepatan pelaksanaan E-Tendering dilakukan dengan memanfaatkan Informasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa. 2. Pelaksanaan E-Tendering sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan hanya memasukan penawaran harga untuk Pengadaan Barang/Jasa yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis, serta tidak ada sanggahan dan sanggahan banding. 3. Tahapan E-Tendering sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling kurang terdiri atas: a. Undangan b. Pemasukan penawaran harga c. Pengumuman pemenang Ada beberapa ketentuan mengenai E-Tendering Express 1. Pokja ULP menggunakan aplikasi SIKaP untuk membantu mendapatkan penyedia yang berkompeten ( 2. Boleh menyebutkan merk dalam spesifikasi teknis / daftar kuantitas dan harga 3. Peserta lelang HANYA menawar harga Tidak ada lagi dokumen kualifikasi, administrasi, dan harga dalam penawaran

11 2 Spesifikasi teknis HARUS sama dengan yang diminta oleh Pokja ULP dalam SDP Peserta lelang yang menawar paling murah otomatis menang 4. Jadwal lelang yang diatur hanya: Aanwijzing (jika diperlukan) Batas pemasukan penawaran 1. 1 POKJA ULP Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Kepala ULP/Anggota Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Memiliki integritas, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas b. Memahami pekerjaan yang akan diadakan c. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan d. Memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan e. Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan f. Menandatangani Pakta Integritas

12 3 Tugas pokok dan kewenangan Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan meliputi: 1. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/ Jasa 2. Menetapkan Dokumen Pengadaan 3. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran 4. Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional 5. Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi 6. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk 7. Khusus untuk Kelompok Kerja ULP a. Menjawab sanggahan b. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: 1. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp ,00 (seratus miliar rupiah) atau 2. Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp ,00 (sepuluh miliar rupiah) a. Menyampaikan hasil Pemilihan dan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK b. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa c. Membuat laporan mengenai proses Pengadaan kepada Kepala ULP.

13 Alur Proses E-Tendering Express Hasil Penarikan Data SPSE SIKaP Aanwijzing (jika diperlukan)

14 5 2. Memulai Aplikasi Pokja ULP mendapatkan kode akses (username dan password) dari admin agency di LPSE dengan menunjukan Surat Penunjukan sebagai Pokja ULP. Login dengan mengisi username dan password terlebih dahulu Masukan username dan Password Gambar 1. Halaman Login ULP

15 Membuat Paket Lelang Setelah masuk maka pilih daftar paket di header kemudian pilih buat paket untuk membuat paket lelang baru. Pilih Buat Paket Gambar 2. Halaman Daftar Paket

16 7 Setelah memilih buat paket maka akan muncul halaman daftar rencana pengadaan. Pilih K/L/D/I, satuan kerja, dan tahun anggaran. Pilih K/L/D/I, satuan kerja, dan tahun anggaran Gambar 3. Halaman Pilih Daftar Rencana Pengadaan

17 8 Selanjutnya akan keluar daftar nama paket yang tersedia sesuai dengan pemilihan K/L/D/I, satuan kerja, dan tahun anggaran. Selanjutnya pilih paket Gambar 4. Halaman Pilih Paket

18 9 Setelah itu akan muncul informasi rencana pengadaan, selanjutnya pilih buat paket. Pilih Buat Paket Gambar 5. Halaman Konfirmasi Paket

19 10 Selanjutnya pilih ok Selanjutnya pilih ok Gambar 6. Halaman Konfirmasi Buat Paket

20 Edit Paket Lelang Pilih PPK Pilih Kode Pilih propinsi, kabupaten, dan detail lokasi Jika ingin menambahkan lokasi Isikan no surat Pilih jika sudah selesai Gambar 7. Halaman Edit Paket

21 12 Halaman pilih PPK pada edit data lelang Pilih instansi Gambar 8. Halaman Pilih PPK

22 13 Setelah data paket tersimpan selanjutnya, klik tombol kembali, maka akan muncul daftar paket kemudian pilih buat lelang pada paket yang dibuat. Pilih Buat Lelang Gambar 9. Halaman Paket sudah muncul di daftar paket

23 Melengkapi Informasi Paket. 1 2 Pilih jenis pengadaan, metode pemilihan: e- Lelang Cepat, pilih kualifikasi usaha, masukan jadwal kemudian isi dokumen pengadaan dan setting kriteria 3 Gambar 10. Halaman Edit Lelang

24 Isi Jadwal Lelang Cepat 1 Isikan Jadwal Lelang Pilih simpan jika sudah selesai, kemudian pilih kembali Gambar 11. Halaman Isi Jadwal Lelang

25 Edit Dokumen Pengadaan Isi Lembar Data Pemilihan 2 ISI ISI Gambar 12. Halaman Lembar Data Pemilihan

26 17 ISI ISI ISI Gambar 13. Halaman Lembar Data Pemilihan

27 18 ISI ISI Pilih jaminan pelaksanaan ISI ISI Pilih simpan jika sudah selesai Gambar 14. Halaman Lembar Data Pemilihan

28 Isi Rincian HPS Jika sudah memiliki data tentang HPS pokja bisa mengunduh format yang sudah disediakan, mengisinya dan menggunggahnya di SPSE 4. Yang nantinya akan ter-generate otomatis dalam bentuk tabel. Jika tidak ada, bisa langsung mengisinya di tabel dibawah Setelah itu klik upload file untuk meng-upload template yang sudah diisi. 1. Pilih Templat Rincian HPS untuk men-download template, kemudian isi HPS. 4. Simpan jika sudah selesai 3. Atau Isikan langsung nilai HPS di tabel ini Gambar 15. Rincian HPS

29 Upload Spesifikasi Teknis dan Gambar Pilih jika ingin menghapus file Upload File Spesifikasi Teknis dan Gambar Gambar 16. Halaman Spesifikasi Teknis dan Gambar

30 Isi Syarat-Syarat Khusus Kontrak Pilih Jenis Kontrak Isi tgl berlaku kontrak, jadwal pelaksanaan dll Gambar 17. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak

31 22 Isikan Inspeksi pabrikasi, pengepakan, pengiriman, asuransi, dan transportasi Gambar 18. Halaman Syarat-Syarat Khusus Kontrak

32 23 Isi serah terima, pemeriksaan dan pengujian Isi inco terms, garansi layanan, pedoman pengoprasian, layanan tambahan Gambar 19. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak

33 24 ISI Isi sanksi, waktu penyelesaian pekerjaan Isi kepemilikan dokumen, fasilitas, sumber pembiayaan, dan pembayaran uang muka Gambar 20. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak

34 25 Isi kelengkapan data Gambar 21. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak

35 26 Isi kelengkapan data Pilih simpan jika sudah selesai Gambar 22. Halaman Syarat-syarat Khusus Kontrak

36 Cetak Dokumen Pastikan semua dokumen pengadaan sudah selesai terisi kemudian pilih cetak. Terdapat tombol copy dokumen jika ingin meng-copy dokumen. 2. Kemudianpilih cetak 1. Pastikan semua dokumen telah terceklis Fitur jika ingin copy jadwal Gambar 23. Halaman Cetak Dokumen

37 Setting Kriteria di SIKaP 3 Isikan pengalaman pekerjaan sejenis minimal, nilai kontrak minimal, jangka waktu tahun Isikan Ijin Usaha Pilih klasifikasi Jika sudah diisi Jumlah penyedia pilih cari selesai Gambar 24. Halaman Shortlist SIKaP Pilih simpan jika sudah selesai

38 29 Jika sudah berhasil mencetak dokumen dan mengisi setting kriteria di SIKaP, maka selanjutnya simpan paket dengan mengklik tombol simpan. Klik simpan jika sudah selesai Gambar 25. Halaman Cetak Dokumen

39 Persetujuan (Collective Collegial) Setelah paket selesai diedit dan dicetak maka simpan paket dan langkah selanjutnya yaitu meminta persetujuan collective collegial panitia yang terlibat dengan kuota 50+1 Collective collegial Pilih setuju Gambar 26. Halaman Collective Collegial Panitia ULP

40 31 Setelah memenuhi 50+1 panitia yang menyetujui paket, maka paket akan muncul di beranda Panitia ULP sudah setuju 50+1 Gambar 27. Halaman Pakta Untegritas persetujuan Paket sudah muncul di beranda Gambar 28. Halaman Paket muncul di Beranda

41 32 Selanjutnya bila sudah melakukan collective collegial maka paket sudah muncul di halaman beranda dan dapat diikuti para rekanan atau penyedia. Tahap selanjutnya dalam e-lelang cepat adalah tahapan pemberian penjelasan. Rekanan bertanya seputar paket lelang. Pokja ULP menjawab pertanyaan tersebut sesuai jadwal tahap pemberian penjelasan. Gambar 29. Halaman Tahap Pemberian Penjelasan

42 33 3. Tahap Penjelasan Lelang Pada tahap penjelasan lelang ini POKJA ULP membalas pertanyaan dari rekanan/penyedia. Pilih Jawab Untuk menjawab pertanyaan dari Rekanan/Penyedia Gambar 30. Halaman Penjelasan Lelang

43 34 Isi Jawaban Pilih File untuk melampirkan file penjelasan Pilih kirim Gambar 31. Halaman Kirim Pertanyaan

44 35 Jika sudah selesai dijawab maka jawaban akan muncul di halaman penjelasan lelang. Jawaban Sudah Muncul Di Halaman Penjelasan Lelang Gambar 32. Halaman Penjelasan Lelang Jawaban Sudah Diisi

45 36 4. Tahap Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap selanjutnya setelah tahap pemberian penjelasan yaitu upload dokumen penawaran untuk rekanan/penyedia. Jika penyedia sudah melakukan upload dokumen penawaran maka POKJA ULP membuka penawaran tersebut. Pilih paket Gambar 33. Tahap Pembukaan Dokumen Penawaran

46 37 Geret Token Ke Apendo Gambar 34. Halaman Pembukaan Penawaran Pada POKJA ULP

47 Masuk Apendo Masuk ke aplikasi pengaman apendo untuk membuka penawaran dari penyedia. Tambah User terlebih dahulu jika belum punya akun. Jika Belum Terdaftar Di Apendo, maka buat user terlebih dahulu Gambar 35. Halaman Depan Apendo

48 39 Isikan User ID, Password, dan Konfirmasi password. Isikan User ID, Password, dan Konfirmasi Password Pilih Tambah Jika Sudah Diisi Gambar 36. Halaman Tambah User Baru Di Apendo

49 40 Jika berhasil menambahkan User maka masuk ke Login untuk masukan User ID dan Password. Masukan User ID dan Password Gambar 37. Halaman Login Apendo

50 41 Selanjutnya buka halaman SPSE kemudian geret token ke apendo sehingga token masuk ke apendo. Jika sudah masuk maka pilih Kirim Token. Masukan Token Gambar 38. Halaman Geret Token

51 Pembukaan Penawaran Oleh Pokja ULP Jika berhasil maka akan masuk ke informasi lelang dan pembukaan penawaran. Berisi Informasi Lelang Gambar 39. Halaman Apendo Informasi Lelang

52 43 Selanjutnya pilih pembukaan penawaran Pilih Membuka Penawaran Gambar 40. Halaman Membuka Penawaran

53 44 Hasil memilih membuka penawaran Berisi Penawaran Penyedia yang mengikuti Lelang Gambar 41. Halaman Penawaran Penyedia

54 45 Gambar 42. Halaman Surat Penawaran

55 Menetapkan Pemenang Lelang Masuk kembali ke SPSE kemudian pilih paket lelang, di keterangan tahap ada keterangan lelang sudah selesai. Pilih paket lelang Gambar 43. Halaman Daftar Paket Lelang

56 47 Gambar 44. Halaman Informasi Lelang

57 48 Selanjutnya pilih evaluasi dan verifikasi data pemenang. Gambar 45. Halaman Evaluasi

58 49 Setelah pilih verifikasi akan masuk ke SIKaP untuk memverifikasi data pemenang. Pilih identitas. Pilih Verifikasi Gambar 46. Halaman SIKaP Verifikasi Identitas

59 50 Selanjutnya verifikasi ijin usaha Pilih Verifikasi Gambar 47. Halaman SIKaP Verifikasi Ijin Usaha

60 51 Selanjutnya verifikasi akta Pilih Verifikasi Pilih Verifikasi Gambar 48. Halaman SIKaP Verifikasi Akta

61 52 Selanjutnya verifikasi pemilik Pilih Verifikasi Gambar 49. Halaman SIKap Verifikasi Pemilik

62 53 Pilih Verifikasi Gambar 50. Halaman SIKaP Verifikasi Pengurus

63 54 Pilih Verifikasi Gambar 51. Halaman SIKaP Verifikasi Tenaga Ahli

64 55 Selanjutnya verifikasi peralatan Pilih Verifikasi Gambar 52. Halaman SIKaP Verifikasi Peralatan

65 56 Kemudian verifikasi pengalaman Pilih Verifikasi Gambar 53. Halaman SIKaP Verifikasi Pengalaman

66 57 Selanjutnya verifikasi pajak Pilih Verifikasi Gambar 54. Halaman SIKaP Verifikasi Pajak

67 Pengumuman Pemenang Lelang Pilih pengumuman pemenang Gambar 55. Halaman Pengumuman Pemenang

68 59 Kirim undangan ke pemenang Gambar 56. Kirim Undangan Pemenang

69 60 5. Keluar Dari Aplikasi Pilih logout untuk keluar dari aplikasi SPSE 4 Pilih logout Gambar 57. Halaman Logout