SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015

Transkripsi

1 PERUMUSAN DAN PENETAPAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 1dari 4 Nomor PM-FP--1 TanggalBerlaku 2 Mei 2016 Status Revisi 0 PERUMUSAN DAN PENETAPAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:2Mei2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Dr. Ir. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

2 PERUMUSAN DAN PENETAPAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 2dari 4 Nomor PM-FP--1 TanggalBerlaku 2 Mei 2016 Status Revisi 0 1. Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara perumusan dan penetapan visi, misi, tujuan dan sasaran Fakultas Pertanian Universitas Lampung berdasarkan check-list dan analisis SWOT Fakultas. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi : 2.1 Rapat pembentukan tim penyusun visi dan misi 2.2 Perumusan Visi, Misi,Tujuan dan Sasaran Fakultas untuk disahkan oleh dan dilokakaryakan. 3. Referensi 3.1. PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi. 3.2 PP No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi 3.3. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Standar Pendidikan Nasional 3.4 Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi 3.5 Rencana Strategis Universitas Lampung tahun Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Buku II Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO Definisi 4.1 Visi adalah suatu pandangan jauh tentang sebuah lembaga yang ingin dicapai pada masa yang akan datang 4.2 Misi adalah apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan sebuah visi 4.3 Tujuan adalah hal yang ingin dituju di masa yang akan datang 4.4 Sasaranadalah tingkatan atau level untuk mencapai tujuan yang diinginkan 5. Persyaratan Umum 5.1. Kejelasan dan karakteristik visi dan misi, tujuan dan sasaran jurusan 5.2. Staregi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen 5.3. Sosialisasi yang efektif tercermin dari tingkat pemahaman pihak terkait 6. Rekaman Mutu 6.1 Surat undangan perumusan F-01/PM-FP Daftar kehadiran, berita acara perumusan F-02/PM-FP--01

3 PERUMUSAN DAN PENETAPAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 3dari 4 Nomor PM-FP--1 TanggalBerlaku 2 Mei 2016 Status Revisi Draft visi, misi, tujuan dan sasaran Fakultas F-03/PM-FP Daftar hadir dan berita acara sosialisasi F-05/PM-FP Uraian Prosedur AKTIVITAS PELAKSANA PENANGGUNG JAWAB 1. Rapat pembentukan tim penyusun visi, misi, tujuan dan sasaran. 2. Membuat undangan tim perumusan visi, misi, tujuan dan sasaran. 3. Memverifikasi undangan tim perumusan visi, misi, tujuan dan sasaran. 4. Menandatangani undangan tim perumusan visi, misi, tujuan dan sasaran. 5. memberikan nomor, stempel dan mendistribusikan surat 6. Rapat perumusan visi, misi, tujuan dan sasaran. 7. Membuat undangan lokakarya penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran 8. Memverifikasi undangan Lokakarya penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran Fakultas 9. Menandatangani undangan Lokakarya penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran Fakultas 10. memberikan nomor, stempel dan mendistribusikan surat 11. Lokakarya penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran dengan mendatangkan dosen, mahasiswa, karyawan, alumni 12.Penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran REKAMAN MUTU Daftar nama tim penyusun Staf Akademik Kasubag Akademik Undangan Kabag Kabag Undangan Undangan Staf UK Kasubbag UK Undangan TPMF Berita Acara Rapat Perumusan, Daftar Hadir Staf Akademik Kasubag Akademik undangan Lokakarya Kabag Kabag undangan Lokakarya Undangan Lokakarya Staf UK Kasubbag UK Undangan TPMF Daftar hadir, berita acara lokakarya TPMF dan Tim Draft visi, misi, tujuan dan

4 PERUMUSAN DAN PENETAPAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 4dari 4 Nomor PM-FP--1 TanggalBerlaku 2 Mei 2016 Status Revisi 0 sasaran 13.Menetapkan SK visi, misi, SK dan tujuanfakultas 14. Sosialisasi TPMF Banner, Daftar kehadiran dan berita acara sosialisasi 15. Mengarsipkan Kasubbag UK Kabag TU SK Selesai

5 EVALUASI VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 1dari 3 Nomor PM-FP--2 TanggalBerlaku 2 Mei 2016 EVALUASI VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02Mei2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Dr. Ir. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

6 EVALUASI VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 2dari 3 Nomor PM-FP--2 TanggalBerlaku 2 Mei Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara mengevaluasi visi misi, tujuan dan sasaran Fakultas. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi: 2.1 Menyusun kuisioner 2.2 Mendistribusikan 2.3 Mengumpulkan kuisioner 2.4 Menganalisis hasil kuisioner 3. Referensi 3.1 PP No. 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan tinggi 3.2 PP 66 tahun 2010 tentang perubahan atas peraturan pemerintah NO. 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan tinggi 3.4. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang pendidikan nasional 3.5 Undang-Undang No. 12 tahun 2012 pendidikan tinggi 3.6 Visi, misi, sasaran dan tujuan universitas 3.7 SK Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan Fakultas Hukum Unila 3.8 Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), 3.9 Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ISO Definisi 4.1 Visi adalah suatu pandangan jauh tentang sebuah lembaga yang ingin dicapai pada masa yang akan datang 4.2 Misi adalah apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan sebuah visi 4.3 Tujuan adalah hal yang ingin dituju dimasa yang akan datang 4.4 Sasaran tingkat atau poin-poin untuk mencapai tujuan 5. Persyaratan Umum Visi, misi, tujuan dan sasaran Jurusan 6. Rekaman Mutu 6.1 Form kuisioner 6.2 Hasil isian kuisioner 6.1 Hasil analisis kuisioner

7 EVALUASI VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN Halaman 3dari 3 Nomor PM-FP--2 TanggalBerlaku 2 Mei UraianProsedur AKTIVITAS 1. Membuat kuisoner evaluasi visi dan misi. 2. Mendistribusikan kuisoner kepada mahasiswa, dosen, karyawan, dan stakeholder PELAKSANA PENANGGUNG REKAMAN JAWAB MUTU Tim TPMF Ketua TPMF Form kuisoner Staf UK Kasubag UK Form kuisoner 3. Mengumpulkan form kuisoner yang sudah diisi Staf UK Kasubag UK Kuisoner yang sudah diisi 4. Menganalisis hasil kuisoner Tim TPMF Ketua TPMF Hasil analisis kuisoner 5. Selesai

8 RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL Halaman 1dari 3 Nomor PM-FP--3 Tanggal Berlaku 2 Mei 2016 RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:2Mei2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Dr. Ir. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

9 RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL Halaman 2dari 3 Nomor PM-FP--3 Tanggal Berlaku 2 Mei Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Operasional (Renop) Fakultas serta monitoring dan evaluasi pelaksanaannya. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi: 2.1 Undangan lokakarya, 2.2 Lokakarya penyusunan Renstra dan Renop, 2.3 Laporan lokakarya, 2.4 Monev Renstra dan Rencana Operasional. 3. Referensi 3.1. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 3.2. Undang-Undang No. 12 tahun 2012 PendidikanTinggi 3.3. PP No. 17 th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi 3.4. PP 66 th 2010 tentang perubahan atas peraturan pemerintah NO. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan PendidikanTinggi 3.5. ISO Definisi 4.1 Rencana operasional adalah rumusan program dan kebijakan serta rencana dan target yang bersifat kuantitatif dan operasional dari masing-masing tujuan dan sasaran yang hendak dicapai yang ditetapkan dalam Renstra. 5. Persyaratan Umum - 6. Rekaman Mutu 6.1 Surat undangan 6.2 Daftar hadir 6.1 Renstra dan Renop

10 RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL Halaman 3dari 3 Nomor PM-FP--3 Tanggal Berlaku 2 Mei Uraian Prosedur AKTIVITAS 1. Rapat pembentukan tim penyusun Rencana Strategis dan Rencana Operasional 2. Membuat undangan tim perumusan Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 3. Memverifikasi undangan tim perumusan Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 4. Menandatangani undangan tim perumusan Rencana Strategis dan Rencana Operasional 5. memberikan nomor, stempel dan mendistribusikan surat 6. Rapat perumusan Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 7. Membuat undangan lokakarya penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 8. Memverifikasi undangan Lokakarya penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional 9. Menandatangani undangan Lokakarya penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional 10. memberikan nomor, stempel dan mendistribusikan surat PELAKSANA PENANGGUNG REKAMAN JAWAB MUTU Daftar nama tim penyusun Staf Akademik Kasubag Akademik Undangan Kabag Kabag Undangan Undangan Staf UK Kasubbag UK Undangan TPMF Berita Acara Rapat Perumusan, Daftar Hadir Staf Akademik Kasubag Akademik undangan Lokakarya Kabag Kabag undangan Lokakarya Undangan Lokakarya Staf UK Kasubbag UK Undangan

11 RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL Halaman 4dari 3 Nomor PM-FP--3 Tanggal Berlaku 2 Mei Lokakarya penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional dengan mendatangkan dosen, mahasiswa, karyawan, alumni 12.Penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional 13.Menetapkan Rencana Strategis dan Rencana Operasional TPMF Daftar hadir, berita acara lokakarya TPMF dan Tim Draft Rencana Strategis dan Rencana Operasional Rencana Strategis dan Rencana Operasional 14. Sosialisasi TPMF Daftar kehadiran dan berita acara sosialisasi 15. Mengarsipkan Kasubbag UK Kabag TU SK Selesai

12 PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 1dari 4 Nomor PM-FP--4 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02Mei2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Dr. Ir. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

13 PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 2dari 4 Nomor PM-FP--4 Tanggal Berlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pengendalian dokumen 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi dokumen, perubahan dokumen/rekaman, penyimpanan dan pemusnahan dokumen 3. Referensi ISO Definisi a. Dokumen Induk Eksternal berisi peraturan perundangan yang berlaku dan diterbitkan oleh pihak/instansi di luar organisasi b. Dokumen Induk Internal berisi ketentuan/prosedur yang diterbitkan oleh pihak internal organisasi 5. Persyaratan Umum Dokumen sah fotokopi diberikan stempel TERKENDALI, dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel KADALUARSA. 6. Rekaman Mutu Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal, Distribusi dokumen, Daftar rekaman, usulan perubahan dokumen, Berita Acara pemusnahan 7. UraianProsedur No Aktifitas Pelaksana Penanggung Jawab A Identifikasi dokumen Mengidentifikasi semua dokumen yang dipakai acuan dan atau 1 sebagai bukti proses (dokumen yang diterbitkan pihak di luar TPMF Fakultas maupun dokumen yang diterbitkan oleh pejabat Fakultas) 2 Menetapkan Daftar Induk Dokumen Eksternal dan Daftar Induk Dokumen Internal TPMF Dokumen/Formulir Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal

14 PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 3dari 4 Nomor PM-FP--4 Tanggal Berlaku 02 Mei Menetapkan nomor pengendalian dokumen : Identifikasi dan Penomoran a. Penomoran Prosedur PM/AB/XX/01 Keterangan : PM : Prosedur Mutu ABC : Fakultas XX : Bagian 01 : Nomor Urut PM TPMF Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal Daftar induk rekaman Kode Bagian: : TPMF AK : Bidang Akademik dan kerjasama UK : Bidang Umum dan Keuangan PK : Bidang Perencanaan dan Kepegawaian KA : Bidang Kemahasiswaan dan Alumni b. Penomoran Instruksi Kerja IK/ABC/XX/01 : Keterangan : IK : Instruksi Kerja AB : Fakultas XX : Bagian 01 : Nomor Urut PM Kode Bagian: JM : : TPMF AK : Bidang Akademik dan kerjasama UK : Bidang Umum dan Keuangan PK : Bidang Perencanaan dan Kepegawaian KA : Bidang Kemahasiswaan dan

15 PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 4dari 4 Nomor PM-FP--4 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 Alumni B C c. Penomoran Formulir : F xx/doc/abc/xx/01 Keterangan : F xx : Nomor urut form DOC : Nama PM/IK AB : Fakultas XX : Bagian 01 : Nomor Urut PM/IK Perubahan dokumen/rekaman Menerima usulan perubahan dokumen Melakukan revisi dokumen/rekaman, mendistribusikan sesuai kebutuhan, menarik dokumen yg direvisi Melakukan revisi Daftar Induk Dokumen Internal atau Daftar Induk Dokumen Eksternal sesuai perubahannya Penyimpanan dan pemusnahan dokumen Menyimpan dokumen dengan media yang sesuai (kertas, CD, Soft data, dll) Melakukan pemeliharaan dokumen dengan membuat jadwal pemeliharaan Melakukan pemusnahan dokumen mutu yang telah habis masa retensinya sesuai petunjuk teknisnya TPMF TPMF TPMF Usulan perubahan dokumen Berita Acara Perubahan Daftar induk dokumen eksternal Daftar induk dokumen internal Kasubbag Dokumen Kasubbag Jadwal pemeliharaan Kasubbag Berita acara

16 PROSEDURMUTU PENGENDALIAN REKAMAN Halaman 1dari 3 Nomor PM-FP--5 TanggalBerlaku 02 Mei 2016 Status Revisi 01 PENGENDALIAN REKAMAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02Mei2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Ketua TPMF Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

17 PROSEDURMUTU PENGENDALIAN REKAMAN Halaman 2dari 3 Nomor PM-FP--5 TanggalBerlaku 02 Mei 2016 Status Revisi Tujuan Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan dan pengendalian rekaman sehingga dapat ditemukan dengan cepat apabila akan digunakan. 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi rekaman, penulisan kode rekaman, masa simpan dan lokasi simpan rekaman, pemeliharaan rekaman dan pemusnahan rekaman 3. Referensi ISO Definisi Rekaman / catatan mutu adalah catatan yang menyatakan hasil yang dicapai dari suatu proses atau bukti obyektif dilakukannya aktifitas pada masing-masing unit kerja 5. Persyaratan Umum - Rekaman memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan 6. Rekaman Mutu Daftar Induk Rekaman, Jadwal pemeliharaan dan Berita acara pemusnahan 7. Uraian No Aktifitas Pelaksana Penanggung Jawab Dokumen/Formulir 1 Mengidentifikasi rekaman / catatan Daftar rekaman mutu yang menjadi tanggung Kasubag bagian jawab di wilayah kerjanya. Mengelompokkan rekaman / 2 catatan mutu. untuk menentukan lokasi simpan, masa simpan dan Kasubag metode simpan (kertas, CD, soft data, dll) 3 Membuat Daftar induk Rekaman Daftar induk dengan menentukan lokasi rekaman Kasubag simpan, masa simpan, dan metode penyimpanannya. Menyimpan rekaman sesuai lokasi 4 yang tercantum dalam Daftar Kasubag Induk Rekaman. 5 Melakukan pemeliharaan Kasubag Jadwal

18 PROSEDURMUTU PENGENDALIAN REKAMAN Halaman 3dari 3 Nomor PM-FP--5 TanggalBerlaku 02 Mei 2016 Status Revisi 01 6 dokumen sesuai dengan jadwal pemeliharaan yang telah dibuat Melakukan pemusnahan dokumen jika rekaman sudah melampaui masa simpan dan tempat sudah tidak memadai sesuai petunjuk teknisnya Kasubag, Kabag, WD pemeliharaan Berita Acara Pemusnahan

19 PENANGANAN KELUHAN Halaman 1dari3 Nomor PM-FP--6 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 PROSEDURMUTU PENANGANAN KELUHAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAI BERLAKU TANGGAL: 01 Maret 2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Irwan S. Banuwa,M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc. NIP Dr. Ir. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi.,M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

20 PENANGANAN KELUHAN Halaman 2dari3 Nomor PM-FP--6 Tanggal Berlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam penanganan keluhan mahasiswa berkaitan dengan kebutuhannya, baik secara akademik maupun secara administratif. 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi/data keluhan mahasiswa yang meliputi keluhan akademik dan keluhan administratif. 3. Referensi ISO Definisi 4.1 Keluhan akademik adalah keluhan mahasiswa yang mendapat penanganan berkaitan dengan proses belajar mengajar, sistem penilaian, proses pembimbingan mata kuliah seminar dan skripsi, proses pembimbingan akademik oleh PA, proses pembimbingan PPL, proses pembimbingan kegiatan KKL, kegiatan praktikum. 4.2 Keluhan administrasi adalah keluhan yang berkaitan dengan administrasi keuangan, administrasi hasil penilaian, pengaturan penggunaan ruang kuliah dan laboratorium dan layanan tenaga kependidikan. 5. Persyaratan Umum 5.1 Identifikasi keluhan mahasiswa dilakukan setiap seminggu sekali, baik melalui kotak saran, , atau website Fakultas. 5.2 Laporan tentang keluhan mahasiswa disampaikan kepada WD secara rutin setiap semester sekali. 5.3 Prosedur penanganan keluhan mahasiswa dilakukan melalui rapat pimpinanatau melalui kebijakan pimpinan fakultas. 6. Rekaman Mutu 6.1 Data laporan aduan keluhan mahasiswa, 6.2 Laporan keluhan mahasiswa per bulan, 6.3 Presensi rapat Pimpinan 6.4 Berita acara penanganan keluhan mahasiswa.

21 PENANGANAN KELUHAN Halaman 3dari3 Nomor PM-FP--6 Tanggal Berlaku 02 Mei Uraian No Aktifitas Pelaksana A B Identifikasi Menerima keluhan mahasiswa melalui media yg disediakan (kotak saran, ,sms gate, website.) Mengidentifikasi keluhan setiap sebulan sekali, kecuali mendesak sifatnya yang dikelompokkan ke akademik dan administratif Membuat rekap keluhan dan menyampaikan kepada WD Pelaksanaan TPMF TPMF TPMF Penanggung Jawab WD 1 Melakukan analisa permasalahan TPMF 2 3 C 1 2 Menyampaikan tindak lanjut kepada pihak yang terkait Menindaklanjuti keluhan dengan tindakan perbaikan Verifikasi Melakukan verifikasi tindakan perbaikan Menyimpan rekaman tindak lanjut sesuai dengan waktu dan tindakan yg disepakati Kasubbag WD Rekaman Mutu Data Laporan Aduan Laporan Bulanan Laporan rutin / bulan Presensi rapat pimpinan Presensi rapat pimpinan Berita acara penangan keluhan TPMF Laporan TPMF Arsip

22 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Halaman 1 dari 4 Nomor SOP-FP--7 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02MEI2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Ir Irwan S. Banuwa, M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc NIP Dr. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi. M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

23 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Halaman 2 dari 4 Nomor SOP-FP--7 Tanggal Berlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan pengukuran kepuasan pelanggan terhadap layanan pada lingkup Fakultas Pertanian Unila 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi: 2.1 penyiapan instrumen, 2.3 pelaksanaan, 2.4 analisa, 2.5 usulan tindakan perbaikan dan 2.6 pencegahan 3. Referensi ISO Definisi 4.1 Kepuasan pelanggan adalah konsekuensi dari perbandingan yang dilakukan oleh pelanggan yang membandingkan antara tingkatan dari manfaat yang dirasakan terhadap manfaat yang diharapkan oleh pelanggan. 4.2 Subyek atau responden adalah pihak yang telah menerima pelayanan pada fakultas 5. Persyaratan Umum 5.1 Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan secara periodik sekali dalam setahun 5.2 Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan untuk tingkat fakultas 5.3 Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran minimum Data nilai ekstrim rendah tidak direkap dan dianalisa secara kuantitatif, namun dianalisa secara kualitatif 6. Rekaman Mutu 6.1 Kuesioner, 6.2 Rekap dan analisis nilai kuesioner, 6.3 Rekap dan analisis nilai, 6.4 Data item nilai terendah, 6.5 Notulen, 6.6 PTPP

24 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Halaman 3 dari 4 Nomor SOP-FP--7 Tanggal Berlaku 02 Mei Uraian No Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Dokumen/ Formulir Membuat atau meninjau dimensi terkait mutu pelayanan serta identifikasi jenis pelayanan Menyusun pertanyaan yang berkaitan dengan dimensi pelayanan yang terkait Menetapkan kuesioner pengukuran kepuasan pelanggan Memberikan kuesioner kepada pihak yang telah menerima pelayanan di bagian terkait Mengidentifikasi jenis pelayanan yang telah diterima oleh pelanggan TPMF Kuesioner TPMF Kuesioner TPMF Kuesioner TPMF Kuesioner TPMF Kuesioner 6 Membuat rekap nilai sesuai data pilihan di kuesioner yang telah diisi oleh responden TPMF Rekap dan analisis nilai kuesioner 7 Melakukan pengolahan data hasil pengisian kuesioner TPMF Rekap dan analisis nilai kuesioner 8 Menghitung indeks atau prosentase hasil pengolahan data TPMF Rekap dan analisis Nilai kuesioner 9 Mengidentifikasi item dengan nilai terendah TPMF Data item nilai terendah Menyampaikan dalam rapat tinjauan manajemen atau rapat koordinasi, Notulen perihal hasil analisa pengolahan data Menyampaikan tindakan perbaikan dan PTPP pencegahan terkait dimensi pelayanan

25 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Halaman 4 dari 4 Nomor SOP-FP--7 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016

26 PROSEDURMUTU AUDIT MUTU INTERNAL Halaman 1 dari 6 Nomor SOP-FP--8 TanggalBerlaku 02 Mei 2016 PROSEDURMUTU AUDIT MUTU INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02MEI2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Ir Irwan S. Banuwa, M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc NIP Dr. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi. M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

27 PROSEDURMUTU AUDIT MUTU INTERNAL Halaman 2 dari 6 Nomor SOP-FP--8 TanggalBerlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan audit mutu internal untuk memastikan proses pemantuan penerapan sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif di Fakultas Pertanian Unila 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penetapan Tim Audit Mutu Internal, Program Audit Mutu Internal, Penyusunan daftar periksa audit, Pelaksanaan, verifikasi tindakan perbaikan & pencegahan 3. Referensi a. ISO 9001 b. ISO Definisi a. Audit adalah proses yang sistematik, independent, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauhmana kriteria audit dipenuhi b. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur dan persyaratan yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan audit c. Bukti audit adalah rekaman mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi d. Temuan audit adalah hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. Hasil temuan audit ini berupa kesesuaian dan ketidaksesuaian (mayor, minor, observasi). e. Temuan ketidaksesuaian mayor terjadi bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang Total Breakdown atau bila terdapat satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan f. Temuan ketidaksesuaian minor terjadi ketidaksesuaian / ketidak-konsistenan antara salah satu tahapan dalam system manajemen mutu (mis : prosedur /instruksi Kerja) dengan pelaksanaan di lapangan g. Temuan observasi adalah temuan yang bersifat saran perbaikan untuk peningkatan ataupun dikarenakan potensi ketidaksesuaian 5. Persyaratan Umum a. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun b. Tim Audit Mutu Internal bisa ditunjuk setiap periode pelaksanaan audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang Lead Auditor c. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri d. Auditor yang ditunjuk harus memenuhi kompetensi sebagai Auditor dan telah mendapatkan pelatihan pelaksanaan Audit Mutu Internal

28 PROSEDURMUTU AUDIT MUTU INTERNAL Halaman 3 dari 6 Nomor SOP-FP--8 TanggalBerlaku 02 Mei Rekaman Mutu - Jadwal Audit - Surat Tugas tim Internal Auditor - Daftar Periksa / Checklist Audit - Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan / Corrective Action Request (PTPP/CAR) - Laporan hasil audit mutu internal - Daftar Hadir 7. Uraian No Aktifitas Pelaksana Melakukan evaluasi/pemilihan tim sesuai kompetensi yang ditetapkan Menetapkan Tim Audit Mutu Internal melalui Surat Keputusan Memberikan pembekalan Tim AMI Membuat program audit mutu internal termasuk jadwal audit Mendistribusikan jadwal audit kepada unit kerja yang akan diaudit Persiapan instrumen audit meliputi daftar pertanyaan, laporan ketidaksesuaian, permintaan tindakan perbaikan & pencegahan, registrasi temuan Mempelajari kriteria audit (kebijakan, prosedur, IK, peraturan) dan mencatat dalam daftar periksa audit Melakukan koordinasi dan pelaksanaan audit mutu internal Memimpin pelaksanaan opening meeting AMI Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal yang disepakati - Penanggung Jawab Dokumen/Formulir Draft SK Tim Audit Mutu Internal SK Tim Audit Mutu Internal Daftar Hadir TPMF Program/jadwal Audit Mutu Internal TPMF Instrumen audit Auditor TPMF Lead Auditor Lead Auditor Berita acara rapat koordinasi Daftar Hadir Daftar Hadir Opening meeting Auditor Lead Auditor Bukti Audit

29 PROSEDURMUTU AUDIT MUTU INTERNAL Halaman 4 dari 6 Nomor SOP-FP--8 TanggalBerlaku 02 Mei Rapat pembahasan temuan AMI Membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) Membuat laporan ketidaksesuaian dan pencatatan dalam status registrasi Memimpin pelaksanaan Closing meeting AMI Menyerahkan PTPP kepada auditee Menerima PTPP dari Lead Auditor Mencari akar masalah dan melakukan perbaikan dan pencegahan Memverifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan oleh auditee Menandatangani form PTPP sebagai persetujuan perbaikan jika perbaikan dan pencegahan yang dilakukan telah benar Menyerahkan PTPP yang sudah diisi dan diverifikasi kepada Lead Auditor Menyusun Laporan Audit yang dilampiri dengan jadwal, Surat tugas tim internal auditor, rekap temuan audit, PTPP, checklist audit, daftar hadir Menerima laporan, memeriksa dan menandatangani tindak lanjut (perbaikan) temuan audit Menyimpan laporan audit mutu internal Auditor Lead Auditor Temuan Audit Auditor Lead Auditor PTPP Lead Auditor Laporan ketidaksesuaian Dokumen registrasi Lead Auditor Daftar Hadir Lead Auditor PTPP Auditee PD PTPP Auditee Auditor PD Lead Auditor Auditor Lead Auditor PTPP Auditor Lead Auditor PTPP PTPP dan bukti perbaikan Lead Auditor Laporan Audit Laporan Audit TPMF Laporan Audit

30 KETIDAKSESUAIAN Halaman 1dari3 Nomor PM-FP--9 TanggalBerlaku 02 Mei 2016 KETIDAKSESUAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02MEI2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Ir Irwan S. Banuwa, M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc NIP Dr. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi. M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

31 KETIDAKSESUAIAN Halaman 2dari3 Nomor PM-FP--9 TanggalBerlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pengendalian ketidaksesuaian sehingga pengendalian ketidaksesuaian efektif 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi ketidaksesuaian, identifikasi akar permasalahan, tindakan perbaikan dan verifikasi 3. Referensi ISO Definisi Pengendalian ketidaksesuaian hasil pembelajaran dilakukan sesuai prosedur Remidiasi. 5. Persyaratan Umum - 6. Rekaman Mutu 6.1 Lembar ketidaksesuaian, 6.2 perbaikan dan pencegahan 6.3 Log book 7. Uraian No Aktifitas Pelaksana Mengidentifikasi ketidaksesuaian proses, data, masukan atau keluaran Mengklarifikasi dengan pihak terkait dan mengelompokkan sesuai jenisnya Mencatat ketidaksesuaian pada laporan ketidaksesuaian Analisa akar permasalahan yang bersumber dari proses, orang, metode atau pihak eksternal Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag Penanggung Jawab 5 Menetapkan akar permasalahan Kasubag Mengkoordinasikan tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan kepada pihak yang ditunjuk/terkait dan waktu penyelesaian Melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan Mengkonfirmasikan efektifitas hasil tindakan perbaikan Dokumen/ Formulir Formulir ketidaksesuaian Formulir ketidaksesuaian Laporan ketidaksesuaian Laporan ketidaksesuaian Berita acara Kasubag Berita Acara Laporan perbaikan

32 KETIDAKSESUAIAN Halaman 3dari3 Nomor PM-FP--9 TanggalBerlaku 02 Mei Menyepakati kembali tindakan perbaikan dan batas waktu penyelesaiannya Mencatat status penyelesaian ketidaksesuaian dalam Log Book Laporan perbaikan Kasubag Log Book

33 TINJAUAN MANAJEMEN Halaman 1dari 3 Nomor SOP-FP--10 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 TINJAUAN MANAJEMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015 MULAIBERLAKUTANGGAL:02MEI2016 Disahkan oleh: Wakil Bidang AK Diperiksa oleh: Kabag TU Dibuat oleh: Ketua TPMF Prof. Dr. Ir Irwan S. Banuwa, M.Si NIP Prof. Dr. Dermiyati, M.Agr.Sc NIP Dr. A.Aman Damai,MSi NIP Ir. Yuli Kaesih NIP Rara Diantari, S.Pi. M.Sc. NIP Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan MILIK FAKULTAS PERTANIAN UNILA dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Fakultas Pertanian Unila.

34 TINJAUAN MANAJEMEN Halaman 2dari 3 Nomor SOP-FP--10 Tanggal Berlaku 02 Mei Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen di sehingga tindakan perbaikan berkelanjutan senantiasa dikoordinasikan oleh manajemen 2. Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi: 2.1 Perencanaan & administrasi, 2.2 Pelaksanaan tinjauan manajemen, 2.3 otulen rapat tinjauan manajemen 3. Referensi ISO Definisi 4.1 Tinjauan Manajemen dilakukan minimum 1 kali dalam setahun 4.2 Tinjauan Manajemen dilakukan melalui rapat dengan agenda evaluasi pencapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, penanganan keluhan pelanggan, tindakan perbaikan & pencegahan, temuan audit mutu internal, kebijakan 5. Persyaratan Umum 5.1 Agenda rapat sesuai dengan agenda evaluasi pencapaian sasaran mutu, 5.2 Kepuasan pelanggan, 5.3 Penanganan keluhan pelanggan, 5.4 Tindakan perbaikan & pencegahan, 5.5 Temuan audit mutu internal, 5.6 Kebijakan 6. Rekaman Mutu 6.1 Undangan, 6.2 Daftar Hadir dan 6.3 Notulen 7. Uraian No Aktifitas Pelaksana Penanggung Jawab Dokumen/ Formulir A Perencanaan dan Administrasi 1 Membuat perencanaan kegiatan rapat tinjauan manajemen Laporan AMI 2 Menetapkan undangan, agenda, TPMF

35 TINJAUAN MANAJEMEN Halaman 3dari 3 Nomor SOP-FP--10 Tanggal Berlaku 02 Mei 2016 No Aktifitas Pelaksana Penanggung Jawab Dokumen/ Formulir tempat rapat tinjauan manajemen 3 Mengirimkan undangan rapat Surat TPMF tinjauan manajemen undangan 4 Identifikasi data-data terkait agenda rapat tinjauan manajemen TPMF Laporan AMI 5 Menyiapkan daftar hadir rapat tinjauan manajemen TPMF Daftar hadir B Pelaksanaan tinjauan manajemen 1 Membuka rapat tinjauan manajemen Notulen 2 Membahas agenda rapat bersama peserta rapat Notulen 3 Menetapkan tindakan perbaikan/pencegahan yang relevan dengan agenda yang tidak tercapai targetnya Notulen C 1 2 Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen Mencatat bahasan agenda dan keputusan tindakan perbaikan dalam noutlensi Notulensi ditandatangani oleh yang meliputi : evaluasi pencapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, penanganan keluhan pelanggan, tindakan perbaikan & pencegahan, temuan audit mutu internal, kebijakan dan saran-saran perbaikan Notulen Notulen 3 Distribusi notulen rapat tinjauan manajemen TPMF Notulen