BAB 4 PENYUSUNAN ANGGARAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN. 4.1 Analisa Penyusunan Anggaran Operasional pada PT.

Transkripsi

1 BAB 4 PENYUSUNAN ANGGARAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN 4.1 Analisa Penyusunan Anggaran Operasional pada PT. Thomas Expres Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa PT. Thomas Expres selama ini membuat proyeksi laba dengan feeling namun berdasarkan data-data historis. Proyeksi laba tersebut sebagai pedoman perkiraan keuntungan yang mungkin diperoleh pada periode tertentu. Proyeksi ini dibuat oleh Direktur bersama Manajer Umum. Namun, hasil perhitungan proyeksi tidak dicatat ataupun dikomunikasikan ke staf lainnya. Jenis anggaran yang dibahas dalam skripsi ini adalah anggaran operasional, yang akhirnya menghasilkan laporan laba rugi yang dianggarkan. Periodesasi anggaran akan dibuat secara bulanan Anggaran Penjualan PT. Thomas Expres adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Sumber penjualannya meliputi jasa penjualan Surat Muatan Udara (Dalam Negeri), jasa titipan, jasa pengepakan dan jasa lainnya. Pendapatan PT. Thomas Expres secara garis besar terdiri dari: 1. Penjualan SMU (DN) Surat Muatan Udara (SMU) merupakan suatu tanda terima yang diberikan oleh carrier (airline) kepada shipper (dalam hal ini adalah PT. Thomas Expres) atas cargo yang diterimanya, yang menyatakan bahwa cargo tersebut telah diserahkan dan disetujui untuk diangkut oleh carrier ke tempat tujuan yang

2 80 tertera pada Surat Muatan Udara (SMU), serta akan menyerahkan cargo tersebut kepada consignee (si penerima cargo) yang telah ditunjuk oleh shipper. Jika PT. Thomas Expres ingin mengirimkan cargo (jasa titipan) melalui airline, maka harus ada surat muatan udara. SMU yang digunakan PT. Thomas Expres, yang bertindak sebagai agen cargo, adalah dari perusahaan airlines PT. (Persero) Garuda Indonesia (dengan izin keagenan nomor 5544), PT. (Persero) Merpati Nusantara (dengan izin keagenan nomor 10186), atau perusahaan airline lainnya, bilamana kedua airline tersebut mengalami gangguan jadwal (schedule). Semua penjualan SMU yang berhubungan erat dengan jasa titipan dikategorikan jenis jasa penjualan SMU (Dalam Negeri). 2. Jasa Titipan Jasa titipan sangat beragam jasanya dan harganya. Seperti yang kita lihat pada gambar 3.2 di bab 3, ada sekitar 23 perwakilan perusahaan yang berarti PT. Thomas Expres melayani jasa titipan ke kota-kota tersebut. PT. Thomas Expres juga melayani jasa penghubung penitipan dari satu kota ke kota lainnya, yang melalui Jakarta, dari perusahaan-perusahaan perwakilannya. Seperti yang telah dijelaskan pada bagai penjualan SMU (DN), bahwa untuk melakukan jasa titipan melalui udara harus selalu disertai penggunaan SMU. Namun di samping itu, PT. Thomas Expres juga melayani jasa titipan melalui jalur darat, misalnya ke Bandung. Jasa titipan melalui darat ini dikarenakan berbagai alasan seperti harga yang lebih murah, jarak dekat, armada (transportasi) PT. Thomas Expres yang cukup memadai, dan tidak harus

3 81 bergantung pada jadwal airline untuk pengiriman cargo. Untuk kasus jasa titipan melalui darat tidak diiringi dengan penggunaan SMU. Jasa pengepakan, yang dilakukan di kantor pusat PT. Thomas Expres digabungkan dengan jasa titipan. Dalam hal pengepakan, PT. Thomas Express bekerja sama dengan pihak ketiga yang menyediakan bahan pengepakan, namun PT. Thomas Express tidak memungut untung dari jasa pengepakan tersebut. Jasa ini dianggap sebagai servis (untuk memuaskan pelanggan) bagi pelanggan yang membutuhkan pengepakan dan pengiriman barang. Namun, tidak semua jasa titipan disertai jasa pengepakan, jadi tergantung permintaan pelanggan. 3. Jasa Lainnya PT. Thomas Expres juga menjual SMU, tanpa menerima jasa pengiriman, yang biasanya dilakukan dengan pihak ketiga yang ingin mengurus pengiriman sendiri ke airlines. Jasa penjualan SMU tanpa diiringi jasa titipan ini dikategorikan jenis jasa lainnya. PT. Thomas Expres akan mendapatkan komisi dari airlines untuk penjualan SMU. Hasil pendapatan PT. Thomas Expres untuk tahun 2003, 2004 dan 2005 dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut. Tabel 4.1 Pendapatan Aktual PT. Thomas Expres tahun 2003, 2004 dan 2005 Jenis Pendapatan 2003 Alokasi 2004 Alokasi 2005 Alokasi (%) (%) (%) - Penjualan SMU (DN) 1,290,901, ,091,453, ,288,570, Jasa Titipan 1,064,130, ,324,003, ,415,871, Jasa Lainnya 246,789, ,293, ,919, Total 2,601,822, ,716,750, ,141,361,

4 82 Dari tabel di atas dapat dilihat penjualan SMU tahun 2004 menurun jika dibandingkan dengan tahun 2003, sebesar 15,3% atau Rp ,-. Hal ini disebabkan karena kondisi ekonomi di Indonesia masuk kurang baik. Namun penjualan SMU tahun 2005 naik dibandingkan tahun 2004 sebesar 18,27% atau Rp ,-. Dari persentase alokasi pendapatan, dapat dilihat pendapatan dari jasa titipan besar jumlahnya, yaitu 40,9 % di tahun 2003, 48,73% di tahun 2004 dan 45,07% di tahun 2005 dari total keseluruhan pendapatan. Hal ini menunjukkan bahwa jasa titipan merupakan sumber pendapatan yang paling utama. Namun perlu diingat bahwa jasa titipan (melalui udara) tidak akan bisa dilakukan tanpa adanya penjualan SMU. Melihat beragamnya jenis layanan jasa serta harganya (misalnya karena berat, volume, jarak, dan jenis barang titipan ke kota-kota di Indonesia satu sama lainnya berbeda), maka pendekatan penyusunan anggaran penjualan sebagai anggaran operasional adalah dengan pendekatan nilai penjualan. Nilai penjualan ini sendiri didasarkan pada historis penjualan pada periode-periode sebelumnya (dengan persentase), ditambah asumsi lainnya, baik internal maupun eksternal. Misalnya, musim, daya beli pelanggan, dan sebagainya. Berikut contoh penyusunan dan perhitungan anggaran penjualan untuk tahun depan (2006), menurut penulis, dengan menggunakan rata-rata persentase dari data penjualan historis tiga tahun sebelumnya. Perhitungan dilakukan dari nilai per bulan yang kemudian dijumlahkan menjadi total per tahun, karena akan lebih akurat menurut penulis. Menurut penulis, jika dihitung total per tahun terlebih dahulu kemudian mengalokasikannya per bulan, kemungkinan persentase

5 83 alokasi per bulan tidak begitu akurat. Dalam penyusunan, dapat dimasukkan unsur asumsi atau perkiraan yang disesuaikan dengan kondisi yang akan datang, misalnya pergeseran hari raya Idul Fitri yang maju sebulan, atau karena kondisi lainnya.

6 84 Tabel 4.2 Anggaran Penjualan SMU (DN) - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Penjualan SMU (DN) - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 176,208, ,316, ,501, (8.45) (19.72) ,917, Feb 131,671, ,283, ,356, (27.64) (16.09) 118,611, Mar 72,161, ,894, ,593, (22.91) (6.09) 57,839, Apr 62,866, ,569, ,860, (22.74) ,484, May 53,572, ,256, ,207, (22.99) ,970, Jun 69,966, ,372, ,510, (23.72) ,215, Jul 123,926, ,868, ,769, (19.41) ,302, Aug 85,844, ,578, ,704, (22.44) ,441, Sep 63,125, ,841, ,764, (27.38) (3.96) 52,596, Oct 101,593, ,755, ,795, (7.72) ,046, Nov 194,667, ,915, ,958, (18.37) (6.27) (22.32) 115,711, Dec 155,295, ,800, ,548, (5.47) ,962, Total 1,290,901, ,091,453, ,288,570, (15.45) ,328,101, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi persentase kenaikan/penurunan penjualan tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan dan ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

7 85 Tabel 4.3 Anggaran Jasa Titipan - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Jasa Titipan - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 134,612, ,910, ,675, (26.86) ,940, Feb 108,009, ,571, ,011, ,652, Mar 60,442, ,638, ,838, (33.25) ,694, Apr 52,780, ,946, ,253, ,406, May 42,884, ,193, ,050, ,498, Jun 57,037, ,374, ,996, ,336, Jul 103,327, ,878, ,384, ,994, Aug 69,381, ,426, ,393, ,478, Sep 52,461, ,946, ,068, ,968, Oct 80,448, ,836, ,215, ,527, Nov 166,004, ,394, ,276, (19.62) (10.12) 144,056, Dec 136,740, ,886, ,708, ,295, Total 1,064,130, ,324,003, ,415,871, ,669,848, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi persentase kenaikan/penurunan penjualan tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan dan ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

8 86 Tabel 4.4 Anggaran Jasa Lainnya - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Jasa Lainnya - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 31,539, ,255, ,716, (3.06) ,991, Feb 23,667, ,982, ,522, ,949, Mar 13,203, ,241, ,724, ,333, Apr 9,772, ,426, ,389, ,525, May 6,860, ,750, ,933, ,253, Jun 15,917, ,782, ,229, ,863, Jul 22,581, ,188, ,696, ,586, Aug 18,879, ,512, ,841, ,699, Sep 11,771, ,136, ,146, (7.54) ,392, Oct 20,878, ,525, ,978, ,461, Nov 39,782, ,879, ,347, (5.33) 50,504, Dec 31,934, ,612, ,392, ,443, Total 246,789, ,293, ,919, ,004, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan nilai pendapatan tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi persentase kenaikan/penurunan penjualan tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan dan ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

9 87 Berikut data hari raya atau event khusus dari tahun 2003 hingga 2006: Tabel 4.5 Tanggal-tanggal event khusus tahun 2003 hingga tahun 2006 Event khusus Tahun Baru 1 Jan 1 Jan 1 Jan 1 Jan Hari Raya Imlek 1 Feb 22 Jan 9 Feb 29 Jan Liburan Sekolah Jul Jul Jul Jul Hari Raya Idul Fitri Nov Nov 3-4 Nov Okt Natal 25 Des 25 Des 25 Des 25 Des Sumber: Internet Kegiatan operasi PT. Thomas Expres di bidang pengiriman dipengaruhi oleh faktor musiman (event khusus), dan terlihat dari tabel 4.2, 4.3 dan 4.4, umumnya saat Tahun Baru, Hari Raya Imlek, liburan sekolah, Hari Raya Idul Fitri dan Natal. Pada event-event tersebut biasanya jumlah pengiriman barang atau cargo meningkat dibandingkan bulan-bulan biasa, baik untuk sanak saudara di saat hari raya atau anak-anaknya yang sekolah di luar kota saat liburan sekolah, dan sebagainya. Pada tahun 2006, Hari Raya Imlek bergeser dari Februari ke Januari, sehingga menurut penulis, perhitungan persentase berdasarkan data historis diubah dimana tingkat pendapatan yang sebelumnya melonjak di bulan Februari 2005 karena Imlek bergeser ke bulan Januari di tahun Sama halnya dengan Hari Raya Idul Fitri yang di tahun 2005 jatuh di bulan November, namun di tahun 2006 jatuh di bulan Oktober. Oleh karena adanya pergeseran tanggal event-event khusus ini, maka seperti yang telah diterangkan sebelumnya, bahwa estimasi atau asumsi boleh diikutsertakan dalam penyusunan anggaran, maka tidak harus selalu terpaku pada perhitungan data historis tahun-tahun sebelumnya. Dalam pelaksanaan penyusunan anggaran nantinya, Manajer Umum PT. Thomas Expres juga

10 88 sebaiknya melakukan perubahan sesuai perubahan kondisi pada tahun anggaran yang akan dibuat. Berikut perubahan yang dilakukan penulis dalam perhitungan persentase peningkatan nilai dari tahun 2006 terhadap tahun 2005: Penjualan SMU (tabel 4.2): - Januari turun 14,09% naik 10,36% - Februari naik 10,36% turun 16,09% - Oktober naik 13,76% naik 16,76% - November turun 12,32% turun 22,32% Jasa Titipan (tabel 4.3): - Januari naik 11,57% naik 28,62% - Februari naik 21,62% naik 3,57% - Oktober naik 30,61% naik 64,99% - November naik 0,25% turun 10,12% Jasa Lainnya (tabel 4.4): - Januari naik 62,25% naik 66,25% - Februari naik 28,14% naik 10,14% - Oktober naik 40,24% naik 56,24% - November naik 16,33% turun 5,33%

11 89 Tabel 4.6 Ringkasan Anggaran Penjualan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Ringkasan Anggaran Penjualan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Jenis Aktual Aktual Aktual Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Peningkatan Tahun Penjualan Tahun 2003 Tahun 2004 Tahun 2005 (%) (%) (%) 2006 Penjualan SMU (DN) 1,290,901,650 1,091,453,644 1,288,570,608 (15.45) ,328,101,338 Jasa Titipan Udara 1,064,130,907 1,324,003,357 1,415,871, ,669,848,616 Jasa Lainnya 246,789, ,293, ,919, ,004,444 Total 2,601,822,122 2,716,750,288 3,141,361, ,590,954,398 Keterangan: Merupakan ringkasan dari tabel 4.2, 4.3 dan 4.4 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun)

12 90 Dari tabel 4.6 yang berisi ringkasan anggaran penjualan untuk tahun 2006, dapat disimpulkan bahwa anggaran bersifat dinamis karena ada kenaikan dari pendapatan dari tahun 2003 ke 2004 yaitu sebesar Rp ,- dan dari tahun 2004 ke 2005 sebesar Rp ,-. Hal ini menunjukkan kondisi perusahaan PT. Thomas Expres masih baik. Selain itu juga dibuktikan bahwa perusahaan ini meraih laba pada periode-periode tahun tersebut, yaitu tahun 2003 sebesar Rp ,-, tahun 2004 sebesar Rp ,- dan tahun 2005 sebesar Rp ,-, meskipun kondisi ekonomi di Indonesia kurang bagus. Dari ringkasan anggaran penjualan yang dibuat pada tabel 4.6, diestimasi kenaikan pendapatan dari tahun 2005 ke 2005 adalah sebesar Rp ,- atau naik 14,31% dari tahun Jadi, diharapkan PT. Thomas Expres dapat mencapai total pendapatan sebesar Rp ,- di tahun 2006, dengan rincian penjualan SMU sebesar Rp ,-, jasa titipan Rp ,- dan jasa lainnya Rp ,-. Angka inilah yang menjadi target pendapatan PT. Thomas Expres di tahun Anggaran Harga Pokok Penjualan Harga Pokok Penjualan PT. Thomas Expres terbagi dalam empat bagian besar antara lain: 1. Harga pokok SMU Harga pokok SMU merupakan harga perolehan SMU beserta seluruh beban yang muncul saat perolehan dan penggunaan SMU. Contohnya, biaya pengiriman cargo, biaya pembelian SMU, dan sebagainya. 2. Beban pengiriman lainnya

13 91 Beban pengiriman lainnya yaitu beban yang timbul saat pengiriman barang lewat darat. 3. Beban penyelesaian handling Beban penyelesaian handling merupakan beban yang muncul saat berbagi keuntungan dengan kantor-kantor perwakilan PT. Thomas Expres, karena bekerja sama dengan kantor-kantor perwakilan di berbagai kota Indonesia untuk menerima dan menyampaikan barang-barang ke alamat si pemerima, ataupun saat kantor perwakilan mengirim barang ke Jakarta atau melalui Jakarta sehingga membutuhkan bantuan PT. Thomas Expres untuk menerima dan mengantarkannya ke alamat si penerima. 4. Beban pengepakan Beban pengepakan yaitu beban yang muncul saat melakukan pengepakan barang. Dalam hal ini, PT. Thomas Expres tidak memungut jasa pengepakan, namun, biaya bahan-bahan yang digunakan untuk pengepakan tetap ditanggungkan ke pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dari data tiga tahun historis, maka ditaksir anggaran harga pokok penjualan PT. Thomas Expres untuk tahun Caranya yakni dengan mengambil rata-rata kenaikan/penurunan dari tahun ke tahun. Berikut contoh perhitungan penyusunan anggaran harga pokok penjualan pada PT. Thomas Expres menurut penulis.

14 92 Tabel 4.7 Anggaran Harga Pokok SMU untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Harga Pokok SMU - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 167,049, ,508, ,611, (18.96) ,684, Feb 121,117, ,378, ,863, (30.33) (7.55) 128,379, Mar 63,580, ,164, ,683, ,852, Apr 58,624, ,267, ,439, (14.25) ,887, May 39,042, ,427, ,815, (11.82) ,527, Jun 72,646, ,964, ,425, (25.72) ,726, Jul 106,128, ,539, ,634, (19.40) ,292, Aug 84,129, ,636, ,041, (20.79) ,944, Sep 65,877, ,261, ,952, (26.74) (0.64) (13.69) 41,388, Oct 92,348, ,628, ,511, ,493, Nov 189,774, ,948, ,597, (14.14) (4.51) (22.32) 120,867, Dec 148,434, ,322, ,195, (10.85) ,642, Total 1,208,753, ,056,049, ,248,772, (12.63) ,317,686, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan harga pokok SMU tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan harga pokok SMU tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi % kenaikan/penurunan harga pokok SMU tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan dan ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

15 93 Tabel 4.8 Anggaran Beban Pengiriman Lainnya untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Beban Pengiriman Lainnya - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 8,582, ,383, ,360, (7.11) ,243, Feb 6,335, ,909, ,910, ,814, Mar 3,389, ,565, ,448, (1.78) ,413, Apr 3,058, ,917, ,074, ,776, May 2,165, ,222, ,436, ,215, Jun 3,482, ,922, ,237, ,752, Jul 5,630, ,661, ,783, ,078, Aug 4,462, ,073, ,493, ,815, Sep 2,971, ,254, ,783, ,113, Oct 5,068, ,909, ,282, ,083, Nov 9,562, ,420, ,600, ,510, Dec 7,708, ,841, ,807, ,382, Total 62,417, ,083, ,218, ,199, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan beban pengiriman tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan beban pengiriman tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi % kenaikan/penurunan beban pengiriman tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan dan ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

16 94 Tabel 4.9 Anggaran Beban Penyelesaian Handling untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Beban Penyelesaian Handling - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 10,517, ,552, ,378, (1.51) ,253, Feb 7,958, ,269, ,295, (8.67) ,724, Mar 4,455, ,385, ,591, (14.75) ,731, Apr 3,725, ,228, ,535, ,763, May 2,857, ,071, ,551, (27.52) ,649, Jun 4,325, ,243, ,101, (25.00) ,026, Jul 6,652, ,565, ,923, (1.31) ,467, Aug 5,654, ,642, ,208, (17.89) ,626, Sep 3,933, ,244, ,332, ,549, Oct 5,915, ,604, ,576, ,070, Nov 11,469, ,169, ,765, (3.32) (19.39) 9,484, Dec 9,357, ,184, ,114, ,441, Total 76,823, ,162, ,374, ,789, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan beban penyelesaian handling tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan beban penyelesaian handling tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi % kenaikan/penurunan beban penyelesaian handling tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan & ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

17 95 Tabel 4.10 Anggaran Beban Pengepakan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Beban Pengepakan - Bulanan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Alokasi Aktual Alokasi Aktual Alokasi Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Alokasi Bulan Tahun Tahun Tahun Peningkatan Tahun (%) 2004 (%) 2005 (%) (%)* (%)** (%)*** 2006**** (%) Jan 7,051, ,796, ,871, (16.31) ,030, Feb 4,567, ,557, ,909, ,924, Mar 3,633, ,731, ,851, (15.35) ,879, Apr 2,681, ,881, ,022, ,031, May 1,939, ,123, ,209, ,232, Jun 2,867, ,987, ,994, ,600, Jul 3,614, ,413, ,612, ,989, Aug 3,231, ,601, ,704, ,977, Sep 2,578, ,949, ,040, (23.02) ,499, Oct 3,285, ,231, ,959, ,986, Nov 7,876, ,637, ,731, (15.09) ,340, Dec 5,780, ,901, ,322, ,223, Total 49,108, ,812, ,231, ,716, Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan beban pengepakan tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan beban pengepakan tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi % kenaikan/penurunan beban pengepakan tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan & ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun). Kolom yang berlatar belakang abu-abu artinya telah diubah dari perhitungan persentase awal, berdasarkan asumsi kondisi yang akan datang.

18 96 Karena adanya pergeseran beberapa event khusus dari tahun 2005 ke tahun 2006, seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.7, maka penulis melakukan perubahan estimasi persentase anggaran tahun 2006 terhadap tahun Meningkatnya kegiatan operasi berpengaruh juga pada meningkatnya harga pokok penjualan. Berikut perubahan-perubahan yang dilakukan pada tabel 4.7, 4.8, 4.9 dan 4.10: Harga pokok penjualan SMU (tabel 4.7): - Januari turun 7,55% naik 17,12% - Februari naik 17,12% turun 7,55% - Oktober naik 12,09% naik 25,09% - November turun 9,32% turun 22,32% Beban Pengiriman Lainnya (tabel 4.8): - Januari naik 30,24% naik 44,03% - Februari naik 44,03% naik 30,24% - Oktober naik 49,35% naik 69,15% - November naik 26,03% naik 6,23% Beban Penyelesaian Handling (tabel 4.9): - Januari naik 4,17% naik 16,48% - Februari naik 16,48% naik 4,17% - Oktober naik 20,75% naik 40,75% - November naik 1,39% turun 19,39% Beban Pengepakan (tabel 4.10) - Januari naik 25,48% naik 32%

19 97 - Februari naik 32% naik 25,48% - Oktober naik 58,71% naik 75,71% - November naik 22,68% naik 5,68% Seluruh biaya harga pokok penjualan PT. Thomas Expres telah dianggarkan, kecuali beban usaha karena bersifat periodik, yaitu beban dalam laporan laba rugi dalam periode di mana biaya tersebut terjadi dengan menggunakan peraturan akuntansi akrual. Beban usaha merupakan beban yang tidak berkaitan langsung dengan proses penjualan jasa PT. Thomas Expres. Sedangkan keempat jenis harga pokok penjualan PT. Thomas Expres, yaitu harga pokok SMU, beban pengiriman lainnya, beban penyelesaian handling, dan beban pengepakan merupakan beban yang timbul berkaitan langsung dengan proses penjualan jasa PT. Thomas Expres. Berikut ringkasan anggaran harga pokok penjualan PT. Thomas Expres untuk tahun 2006, berdasarkan tabel 4.7 hingga tabel 4.10.

20 98 Tabel 4.11 Ringkasan Anggaran Harga Pokok Penjualan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Ringkasan Anggaran Harga Pokok Penjualan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Jenis Aktual Aktual Aktual Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Peningkatan Tahun Penjualan Tahun 2003 Tahun 2004 Tahun 2005 (%) (%) (%) 2006 Harga Pokok SMU 1,208,753,364 1,056,049,253 1,248,772,261 (12.63) ,317,686,077 Beban Pengiriman Lainnya 62,417,300 92,083, ,218, ,199,607 Beban Penyelesaian Handling 76,823,430 78,162,000 99,374, ,789,813 Beban Pengepakan 49,108,000 75,812,700 84,231, ,716,861 Total 1,397,102,094 1,302,107,053 1,557,596,411 (6.80) ,731,392,358 Keterangan: Merupakan ringkasan dari tabel 4.7, 4.8, 4.9 dan Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun).

21 99 Dari tabel 4.11 dapat dilihat bahwa harga pokok SMU mengalami penurunan pada tahun 2004, hal ini dikarenakan turunnya penjualan SMU pada tahun yang sama. Dengan diperolehnya nilai harga pokok penjualan, maka sudah dapat dihitung laba kotor PT. Thomas Expres. Laba kotor yang diperoleh PT. Thomas Expres pada tahun 2003 sebesar Rp ,-, tahun 2004 sebesar Rp ,- dan tahun 2005 sebesar Rp ,-. Laba kotor tersebut meningkat dari tahun 2003 ke tahun 2004 sebesar 17,43%, dan dari tahun 2004 ke 2005 sebesar 11,96%. Estimasi harga pokok penjualan PT. Thomas Expres di tahun 2006 sebesar Rp ,-, dengan rincian harga pokok SMU sebesar Rp ,-, beban pengiriman lainnya Rp ,-, beban penyelesaian handling sebesar Rp ,- dan beban pengepakan sebesar Rp ,-. Dapat disimpulkan bahwa dari keseluruhan harga pokok penjualan PT. Thomas Expres, harga pokok SMU yang merupakan biaya yang paling besar, dimana di tahun 2006 alokasinya sebesar 73,11% dari total harga pokok penjualan. Total estimasi anggaran harga pokok penjualan PT. Thomas Expres untuk tahun 2006 yaitu sebesar Rp ,-, meningkat sebesar 11,16% dari tahun Di tahun 2006, diharapkan angka ini adalah maksimal harga pokok penjualan yang dikeluarkan oleh PT. Thomas Expres, kecuali jika penjualan PT. Thomas Expres meningkat.

22 Anggaran Beban Usaha Karena PT. Thomas Expres adalah perusahaan jasa, maka tidak ada biaya overhead pabrik dan tenaga kerja langsung. Tenaga kerjanya digaji bulanan. Klasifikasi biaya pada PT. Thomas Expres, seperti yang sudah diuraikan sebelumnya pada bagian dibagi menjadi biaya periodik dan biaya harga pokok penjualan (biaya yang berkaitan erat dengan penjualan jasa perusahaan). Biaya periodik yang akan dibahas pada bagian ini, yang selanjutnya disebut beban usaha. Beban usaha tersebut dibagi atas dua bagian besar yaitu beban pemasaran dan beban umum&administrasi. Cara perhitungan anggaran tahun 2006 sama dengan sebelumnya, yaitu dihitung rata-rata kenaikan/penurunan nilai beban pada tiga tahun sebelumnya. Anggaran beban usaha tidak dihitung mulai dari rata-rata persentase peningkatan data historis per bulan, melainkan langsung per tahun. Selain karena jenis beban usaha yang banyak, alokasi beban usaha juga umumnya sama tiap bulannya, misalnya beban karyawan (karena dibayar secara bulanan, termasuk gaji eksekutif di dalamnya), beban sewa gedung dan kantor, dan sebagainya. Selain itu, perbedaan nilai beban usaha per bulan tidak terlalu signifikan, seperti beban telepon, listrik, air dan gas, sehingga penulis mengganggap tidak perlu menghitung anggaran mulai dari rata-rata persentase per bulan dari tahun-tahun sebelumnya. Perhitungan anggaran langsung dari rata-rata persentase data historis, yang kemudian akan dialokasikan sama rata dalam dua belas bulan. Namun, alokasi per bulan tersebut boleh diubah dalam perhitungan anggaran, dengan asumsi atau

23 101 kondisi di masa mendatang yang mungkin muncul. Misalnya, kenaikan gaji mulai bulan Oktober, maka alokasi beban gaji karyawan di bulan Oktober hingga Desember lebih besar nilainya. Berikut contoh perhitungan penyusunan anggaran beban usaha PT. Thomas Expres untuk tahun 2006 menurut penulis.

24 102 Tabel 4.12 Anggaran Beban Usaha untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Anggaran Beban Usaha Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Aktual Aktual Aktual Peningkatan Peningkatan Estimasi Anggaran Peningkatan Tahun Beban Usaha Tahun Tahun Tahun (%)* (%)** (%)*** 2006**** Beban Pemasaran: - Pemasangan Iklan/Advertising 66,123,995 84,965,964 58,905, (30.67) (1.09) 58,264,922 - Karangan Bunga & Bingkisan 11,504,069 10,840,000 13,215,890 (5.77) ,282,765 Total Beban Pemasaran 77,628,064 95,805,964 72,121,790 72,547,687 Beban Umum&Administrasi: - Beban Karyawan 445,810, ,700, ,350, ,355,037 - Beban Sewa Gedung & Kantor 107,225, ,000, ,000, ,685,628 - Beban Telepon dan Telex 53,382,091 64,059,085 69,693, ,727,661 - Beban Listrik, Air dan Gas 64,033,649 80,440,325 79,443, (1.24) ,128,811 - Beban Keperluan Kantor & Umum 89,678,529 97,375, ,903, ,302,419 - Beban Pemeliharaan dan Perawatan Aktiva Tetap 81,503,669 99,986, ,889, ,696,497 - Beban Penyusutan Aktiva Tetap 83,317,338 86,090, ,815, ,963,956 - Beban Umum dan Administrasi Lainnya 22,736,725 21,747,350 36,077,150 (4.35) ,178,220 Total Beban Umum&Administrasi 947,687,646 1,104,398,512 1,275,171,188 1,488,038,230 TOTAL 1,025,315,710 1,200,204,476 1,347,292, ,560,585,917 Keterangan: *Persentase kenaikan/penurunan beban usaha tahun 2004 dari tahun 2003 **Persentase kenaikan/penurunan beban usaha tahun 2005 dari tahun 2004 ***Estimasi % kenaikan/penurunan beban usaha tahun 2006, dihitung dari rata-rata persentase peningkatan & ****Anggaran tahun 2006, dengan cara mengalikan persentase estimasi peningkatan dengan tahun 2005 Teks cetak miring berarti perhitungan dari nilai total, bukan merupakan total penjumlahan dari isi kolom-kolom di atasnya. Tanda ( ) artinya mengalami penurunan (menurun).

25 103 Beban pembuatan agenda atau kalender sebagai hadiah atau bonus termasuk dalam beban pemasangan iklan/advertising. PT. Thomas Expres rutin membuat merchandise tersebut tiap tahunnya, yang didistribusikan ke kantorkantor perwakilan juga pelanggan-pelanggannya. Dari tabel 4.12, dapat dilihat bahwa alokasi beban usaha paling besar terletak pada beban karyawan, yang mana alokasinya pada tahun 2003 sebesar 43,48%, tahun 2004 sebesar 44,55%, dan tahun 2005 sebesar 43,22% dari total beban usaha. Hal ini dikarenakan jumlah karyawannya yaitu 30 orang di kantor, tidak termasuk komisaris dan 12 orang di bandara. Termasuk juga dalam beban karyawan, biaya lembur kerja apabila permintaan pelanggan terhadap jasa PT. Thomas Expres sedang banyak, terutama pada musim-musim tertentu, seperti yang sudah dibahas pada bagian Beban diakui pada saat terjadinya beban tersebut. Seperti yang telah dibahas pada bagian bahwa semua beban adalah biaya, namun biaya belum tentu sudah menjadi beban (Carter dan Usry (2002, p2-2)). Dalam PT. Thomas Expres, contohnya adalah saat pembelian SMU dengan sejumlah uang, maka timbul biaya. Namun, biaya tersebut baru diakui sebagai beban setelah SMU tersebut digunakan yang kemudian disebut sebagai harga pokok SMU. Maka, semua beban telah dianggarkan pada bagian harga pokok penjualan dan beban usaha, kecuali beban dan pendapatan lain-lain. Contohnya, beban bank, bunga bank, laba/rugi hasil penjualan aktiva tetap, dan lain-lain. Setelah dianggarkannya penjualan, harga pokok penjualan dan beban usaha, maka akan diperoleh laba usaha. Laba usaha PT. Thomas Expres selalu

26 104 meningkat dari tahun ke tahun, yaitu pada tahun 2003 sebesar Rp , tahun 2004 sebesar Rp , dan tahun 2005 sebesar Rp ,-. Untuk tahun 2006, dianggarkan laba usaha PT. Thomas Expres sebesar Rp ,-, yaitu meningkat 15,83% dari tahun Jumlah nilai ini merupakan jumlah laba usaha yang harus dicapai oleh PT. Thomas Expres, lebih bagus lagi jika melebihi jumlah tersebut Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Dari anggaran-anggaran yang telah dibuat di atas, maka akan disusun laporan laba rugi yang dianggarkan. Pendapatan lain-lain adalah pendapatan selain yang telah dibahas pada bagian penjualan/pendapatan PT. Thomas Expres. Beban lain-lain adalah beban selain harga pokok penjualan dan beban usaha. Contohnya, beban bank, pendapatan bunga bank, laba/rugi akibat penjualan/pertukaran aktiva tetap, dan sebagainya. Salah satu cara menghitung beban bank adalah dengan bantuan anggaran kas. Namun karena skripsi penulis tidak mencakup anggaran kas, maka anggaran beban bank diestimasi berdasarkan asumsi jumlah peminjaman kredit dari bank, serta data tahun-tahun sebelumnya. Begitu juga cara perhitungan pendapatan bunga bank, diestimasi dari jumlah uang yang disimpan di bank serta data tahuntahun sebelumnya. Untuk laba/rugi karena penjualan/pertukaran aktiva tetap dihitung dari perencanaan penjualan/pertukaran aktiva tetap yang akan dilakukan perusahaan di tahun Pajak tahun berjalan yang dihitung adalah PPh 29, yaitu pajak yang dikenakan terhadap laba sebelum pajak yang diperoleh perusahaan. Jumlah pajak

27 105 tahun berjalan diambil dari rata-rata persentase tahun-tahun sebelumnya. Dari laporan laba rugi pada bab 3, tercatat jumlah laba sebelum pajak tahun 2003 sebesar Rp , tahun 2004 sebesar Rp ,- dan tahun 2005 sebesar Rp ,-. Kemudian jumlah pajak tahun berjalan tahun 2003 sebesar Rp ,-, tahun 2004 Rp ,- dan tahun 2005 Rp ,-. Dari data-data tersebut dapat dihitung persentase pajak tahun berjalan dari laba sebelum usaha PT. Thomas Expres, yaitu tahun 2003 sebesar 17,46%, tahun 2004 sebesar 19,61% dan tahun 2006 sebesar 21,68%. Rata-rata dari persentase ketiga tahun tersebut adalah 19,58%. Maka persentase ini yang dipakai dalam perhitungan pajak tahun berjalan PT. Thomas Expres untuk tahun Jumlah laba sebelum usaha dari anggaran-anggaran yang telah disusun sebelumnya didapat sebesar Rp ,-. Maka, jumlah pajak tahun berjalan yang diestimasi pada tahun 2006 adalah 19,58% x Rp ,- yaitu Rp ,-. Pajak tangguhan tidak dicatat, karena diasumsikan sama dengan tahuntahun sebelumnya, dimana manajemen tidak menghitung dan mencatat pajak tangguhan perusahaan tahun buku 2005, 2004, dan 2003, karena tidak material atau relatif sangat kecil sehingga tidak mencantumkannya pada laporan keuangan ini. Hal ini dapat dibaca pada bab 3 bagian catatan atas laporan keuangan nomor 6. Berikut contoh perhitungan penyusunan laporan laba rugi PT. Thomas Expres yang dianggarkan menurut penulis.

28 106 Tabel 4.13 Laporan laba rugi yang dianggarkan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres PT. THOMAS EXPRES Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 2006 (dalam Rupiah penuh) Tahun 2006 Penjualan Tabel 4.6 3,590,954,398 Harga Pokok Penjualan Tabel 4.11 (1,731,392,358 ) Laba Kotor 1,859,562,040 Beban Usaha: - Beban Pemasaran Tabel 4.12 (72,547,687) - Beban Umum dan Administrasi Tabel 4.12 (1,488,038,230) (1,560,585,917) Laba Usaha 298,976,122 Pendapatan (Beban) Lain-lain: Pendapatan Lain-lain 1,075,260 Beban Lain-lain (53,241,912) Jumlah Pendapatan (Beban) Lain-lain (52,166,652) Laba Sebelum Pajak 246,809,470 Pendapatan (Beban) Pajak Perseroan: Pajak Tahun Berjalan (48,332,869) Pajak Tangguhan 0 Laba (Rugi) Bersih Tahun Berjalan 198,476,602 Dari tabel 4.13 dapat dilihat bahwa jumlah penjualan diambil dari tabel 4.6, jumlah harga pokok penjualan dari tabel 4.11, beban pemasaran dan beban umum&administrasi dari tabel Pendapatan lain-lain yang tercatat merupakan perkiraan pendapatan bunga dari simpanan uang di bank. Nilainya tidak begitu besar, karena PT. Thomas Expres cukup menganut sistem konservatif, yaitu uangnya tidak banyak disimpan di bank. Selain itu, biasanya uang tersebut disimpan untuk belanja SMU, terutama apabila para pelanggan belum membayar hutang-hutangnya.

29 107 Secara keseluruhan, laba bersih PT. Thomas Expres selalu meningkat dari tahun ke tahun, yaitu tahun 2003 sebesar Rp ,-, tahun 2004 Rp ,- dan tahun 2005 Rp ,-. Dari data tersebut diperoleh bahwa peningkatan laba dari tahun 2003 ke 2004 sebesar 17,59%, dan dari tahun 2004 ke 2005 sebesar 21,67%. Dari laporan laba rugi yang dianggarkan untuk PT. Thomas Expres tahun 2006, diperoleh estimasi laba bersih sebesar Rp ,-, dan meningkat sekitar 20,46% dari laba bersih tahun Jumlah estimasi laba bersih ini menjadi target laba bersih yang harus dicapai oleh PT. Thomas Expres di tahun Menurut pendapat penulis, ada beberapa cara untuk mencapai target laba yang telah dianggarkan, antara lain sebagai berikut: Cost reduction, yaitu pengurangan biaya-biaya yang tidak terlalu penting. Perlu diingat bahwa pengurangan biaya terhadap kegiatan operasional harus ditelaah lebih lanjut, karena berkaitan erat dengan perolehan pendapat. Meningkatkan service terhadap pelanggan sehingga tetap setia dan terus menggunakan jasa PT. Thomas Expres. Misalnya, memberikan layanan antar jeput barang dari pelanggan ke kantor PT. Thomas Expres tanpa dikenakan tambahan biaya. Melakukan advertising yang tepat sasaran. Misalnya memasang iklan pada media yang konsumennya/pembacanya merupakan target pelanggan PT. Thomas Expres.

30 108 Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Misalnya, mengirimkan bingkisan pada event-event khusus, ucapan selamat ulang tahun pelanggan baik berupa perusahaan maupun pribadi. Mencari dan menganalisa lokasi yang dapat digunakan sebagai stasiun pusat, dimana jaraknya tidak terlalu jauh dari kantor pusat PT. Thomas Expres. Misalnya, kota Surabaya. Selain merupakan salah satu kota terbesar di Indonesia dan tidak terlalu jauh dari kantor pusat PT. Thomas Expres di Jakarta, penerbangan di kota tersebut juga banyak. Karena jaraknya yang dekat, maka pengiriman barang dapat ditempuh melalui jalur darat. Hal ini berarti pengurangan biaya, dari yang semula melalui jalur udara. Armada yang digunakan untuk mengantarkan barang-barang dari Jakarta ke Surabaya juga dapat digunakan untuk menjeput barang-barang dari Surabaya ke Jakarta, jadi dilakukan sekali perjalanan pulang balik. Barang-barang yang telah diantar ke Surabaya selanjutnya baru dikirim ke tujuan penerima barang (Indonesia bagian Timur) melalui udara (contohnya Jayapura, Sulawesi, dan lain-lain) ataupun darat, tergantung jarak yang akan ditempuh. Contoh printout anggaran yang dihasilkan dari sistem informasi anggaran ini dapat dilihat pada halaman lampiran, dimana nilai angka-angka historis yang digunakan merupakan estimasi penulis.

31 Pencatatan Kegiatan Aktual Selama ini, PT. Thomas Expres membuat perincian biaya serta perhitungan pendapatan yang dirangkum per bulan. Rincian bulan tersebut kemudian akan dijumlahkan dengan nilai rincian bulan-bulan sebelumnya, untuk diketahui total biaya atau pendapatan yang telah dikeluarkan atau diperoleh PT. Thomas Expres. Perhitungan ini memberikan informasi kegiatan operasional kepada Direktur, apakah terjadi peningkatan atau penurunan biaya dan pendapatan, untuk kemudian dicari tahu penyebab dan solusinya. Namun, karena PT. Thomas Expres tidak mencatat anggaran dengan rapi, maka tidak ada suatu pedoman / benchmark untuk membandingkan seberapa menyimpangnya kegiatan operasional aktual dari target yang direncanakan. Pendapatan dan beban diakui dan dicatat pada saat terjadinya. Contoh laporan aktual dapat dilihat pada halaman lampiran, dimana nilai angka-angka yang digunakan merupakan estimasi penulis. 4.3 Menyusun Laporan Kinerja Laporan kinerja akan membandingkan nilai anggaran dengan nilai aktual dalam periode tertentu. Selisih (varians) antara nilai anggaran dan nilai aktual akan menentukan apakah penyimpangan nilai tersebut bersifat menguntungkan (favorable) atau sebaliknya tidak menguntungkan (unfavorable). Jika nilai anggaran pendapatan lebih besar daripada nilai aktual pendapatan, maka varians tersebut bersifat unfavorable, yang berarti bahwa pendapatan yang diperoleh tidak mencapai target anggaran. Sebaliknya, jika nilai anggara beban lebih besar

32 110 daripada nilai aktual beban, maka varians tersebut bersifat favorable, yang berarti pengeluaran untuk beban tidak sebanyak nilai beban yang dianggarkan. Perlu diperhatikan bahwa pendapatan dan beban saling berhubungan. Oleh karena itu, dalam membaca laporan kinerja sebaiknya secara menyeluruh. Misalnya, jika beban aktual lebih kecil dibandingkan anggaran beban, maka tidak bisa langsung diartikan bahwa perusahaan telah berhasil menghemat beban. Namun, perlu ditinjau lebih lanjut, apakah ada kemungkinan varians nilai beban yang favorable tersebut disebabkan oleh penurunan kegiatan operasional (jika pendapatan aktual lebih kecil daripada anggaran pendapatan). Jenis laporan kinerja yang akan dipakai oleh penulis dalam penelitian adalah yang bersifat statis. Hal ini disebabkan sulitnya menentukan satuan unit yang akan dijadikan acuan jika menggunakan laporan kinerja fleksibel. PT. Thomas Expres bergerak di bidang jasa, yang berarti tidak ada produk tertentu yang diproduksi atau dihasilkan. Sedangkan jasa yang ditawarkan sangat beragam, dan perhitungan nilai jasa didasarkan pada banyak satuan ukur, seperti volume dan berat barang, jenis barang, lokasi si penerima barang, jalur pengangkutan barang, dan sebagainya. Contoh laporan kinerja yang akan dihasilkan dari sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres dapat dilihat pada halaman lampiran skripsi, dimana nilai angka-angka merupakan estimasi penulis.

33 Dokumentasi Analisis (Analysis Document) The Task Tujuan (Purpose) Perancangan sistem informasi anggaran pada perusahaan ini dimaksudkan untuk membantu estimasi pembuatan anggaran berdasarkan data historis tahun-tahun sebelumnya. Selain itu, juga akan mencatat kegiatan aktual terkait anggaran yang telah dibuat, yang pada akhirnya akan dibuat suatu laporan kinerja. PT. Thomas Expres selama ini hanya berdasarkan feeling dalam menaksir laba yang mungkin akan diperoleh. Oleh karena itu, diharapkan dengan sistem informasi anggaran ini dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan agar dapat menganalisa kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan terjadi pada periode selanjutnya, menjadi acuan saat pelaksanaan dan dapat membantu mengevaluasi kinerja perusahaan dalam periode tertentu Definisi Sistem (System Definition) Sistem informasi anggaran yang akan dirancang untuk PT. Thomas Expres ini merupakan alat bantu untuk mengestimasi anggaran periode selanjutnya, dengan mengacu pada data-data historis, membantu mencatat kegiatan aktual, dan menghasilkan laporan kinerja dalam periode tertentu. Sistem ini menggunakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan PC berbasis Windows dan client akan terhubung pada server dengan menggunakan Local Area Network (LAN).

34 112 Untuk memperjelas system definition dapat dilihat pada tabel berikut yang memperjelas system definition dengan kriteria FACTOR. Tabel 4.14 System Definition dengan kriteria FACTOR Functionality Application Domain Mendukung pembuatan anggaran dan pencatatan kegiatan aktual terkait dengan anggaran, serta menyajikan laporan kinerja dalam periode tertentu. Direktur, Manajer Umum, Marketing, Akuntansi, Administrasi, Operasional dan Personalia yang akan berinteraksi dengan sistem. Condition Technology Objects Sistem ini dirancang untuk membantu pembuatan anggaran, pencat atan aktual sert a laporan kinerja yang memberikan gambaran perbedaan antara perencanaan dan pelaksanaan untuk menganalisa masalah-masalah yang akan terjadi atau telah terjadi, serta dirancang agar mudah dimengerti oleh calon pemakainya. Sistem akan menggunakan beberapa personal computer (PC) dengan device umum seperti printer. PC akan dihubungkan dengan server menggunakan jaringan komputer lokal (LAN). Account, User, Anggaran, dan Aktual Responsibility Sistem dapat diandalkan sebagai alat administrasi yang efisien dalam pencatatan dan penyediaan informasi-informasi yang berhubungan dengan anggaran dan aktual kegiatan.

35 Context 9. Mengupdate anggaran (jika diperlukan) 2. Buat anggaran dan laporan anggaran Manajer Umum 6. Diserahkan kepada 1. Data historis Direktur 10. Melihat Laporan 7. Update anggaran hasil rapat 10. Buat Laporan Ki nerj a Anggaran yang telah disetujui 5. Menghasilkan Anggaran 4. Dirapatkan 3. Cetak Printer Server Printer Rapat Manajemen 10. View Staf Divisi Lainnya 8. Mencatat kegiatan aktual Akuntansi Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi yang diusulkan Problem Domain Sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres dimulai dari manajer umum yang akan membuat anggaran, dengan mengacu pada datadata historis tahun sebelumnya. Sistem estimasi anggaran menggunakan perhitungan rata-rata persentase per bulan tahun-tahun sebelumnya. Dalam pembuatan, manajer umum boleh tidak mengikuti persentase yang dihitung oleh sistem, tergantung situasi, misalnya hari raya Idul Fitri yang maju sebulan, dan sebagainya, sehingga membutuhkan penyesuaian. Setelah itu, hasil anggaran akan dicetak, dan dirapatkan dalam rapat manajemen. Rapat dihadiri oleh direktur, manajer umum sendiri, dan perwakilan masingmasing divisi (marketing, akuntansi&keuangan, operasional dan personalia). Dengan melibatkan berbagai pihak, akan membuat anggaran

36 114 lebih akurat dan mendapat dukungan semua pihak. Setelah dirapatkan dan disetujui oleh direktur, maka manajer umum akan mengubah anggaran yang telah dibuat sebelumnya. Anggaran dapat diubah di pertengahan periode oleh manajer umum, namun atas persetujuan Direktur. Dalam kegiatan sehari-hari, yang menginput data aktual terkait dengan anggaran yang telah dibuat adalah bagian Akuntansi. Input didasarkan pada dokumen-dokumen yang ada, sehingga bisa ditrace kebenarannya. Dalam periode tertentu, manajer umum dan direktur dapat melihat informasi-informasi terkait antara anggaran dan aktual, untuk membantu pengambilan keputusan atau jika ada masalah, misalnya aktual yang tidak sesuai dengan perencanaan. Sedangkan divisi-divisi lainnya hanya dapat melihat informasi-informasi terkait dengan divisinya sendiri. Application Domain Sistem ini ditujukan untuk membantu pembuatan anggaran dan pencatatan aktual, hingga akhirnya pembuatan laporan kinerja. Berikut adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain system: Manajer Umum Membuat anggaran tahunan dan break-down dalam bulanan dengan mengacu pada data historis. Sistem ini menyediakan perhitungan otomatis berdasarkan rata-rata persentase dari data historis, serta fasilitas cetak. Setelah anggaran yang dicetak dibahas dalam rapat dan

37 115 disetujui, manajer kembali mengubah anggaran dan disimpan dalam sistem. Selanjutnya, sistem hanya berfungsi untuk memperlihatkan informasi terkait anggaran secara keseluruhan kepada manajer umum. Staf Akuntansi Mendata pendapatan dan beban yang telah terjadi selama periode. Syarat pencatatan pendapatan dan beban dapat dilihat pada bab 3 bagian 3.5, dimana pendapatan diakui pada saat dipergunakannya dokumen tersebut serta pada saat jasa diserahkan. Beban diakui pada saat terjadinya beban tersebut. Staf divisi lainnya (Marketing, Operasional, Administrasi, Personalia dan Pajak) hanya dapat melihat informasi-informasi terkait anggaran divisinya. Hal ini selain bertujuan agar mereka dapat melihat perkembangan kinerja mereka hingga periode tertentu, juga untuk memeriksa apakah data-data aktual yang diinput oleh staf Akuntansi sudah benar.

38 The Problem Domain Clusters Model sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres, seperti terlihat pada Gambar 4.2, secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu Account, Anggaran, dan Aktual. Gambar 4.2 Model Cluster Struktur (Structure) a. Account Gambar 4.3 menggambarkan struktur dari account. Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa account tidak memiliki struktur generalisasi ataupun agregasi. Gambar 4.3 Struktur dari Account b. Anggaran Struktur Anggaran seperti terlihat pada gambar 4.4 tidak memiliki struktur generalisasi ataupun agregasi. Gambar 4.4 Struktur dari Anggaran

39 117 c. Aktual Struktur Aktual juga tidak memiliki struktur generalisasi ataupun agregasi. Gambar 4.5 Struktur dari Aktual Gambar 4.6 menggambarkan class diagram secara lengkap dari sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Hubungan antara masing-masing kelas akan terlihat jelas pada gambar. Gambar 4.6 Class Diagram lengkap Sistem Informasi Anggaran PT. Thomas Expres

40 Kelas (Classes) Account Class Account menggambarkan event dimana data account dapat dibuat, dan diupdate berulang kali. Data account tidak dapat dihapus selama masih dipakai oleh class lain, oleh karena itu ada atribut status, sebagai tanda bahwa account tersebut masih aktif atau tidak. Jika tidak, maka tidak dapat dipakai untuk pembuatan anggaran selanjutnya. Adapun atribut yang mengiringi event ini berlangsung antara lain KdAccount, Kategori, NamaAccount, Keterangan dan Status. Berikut gambar pola behavioral dari class Account. Gambar 4.7 Statechart diagram kelas Account Anggaran Class Anggaran menggambarkan event dimana data anggaran dapat dibuat dan diupdate berulang kali. Event insert akan mengtrigger function HitungAnggaran (hal. 165) untuk menghitung rata-rata persentase nilai aktual bulanan dari tiga tahun historis yang dipilih (dapat diubah user sesuai kebutuhan), yang kemudian akan dikalikan dengan nilai

41 119 aktual bulanan tahun historis terdekat. Atribut yang mengiringi event ini antara lain KdAccount, Tahun, Bulan, NilaiAnggaran, RataPersentase, Keterangan, dan TanggalUpdate. Berikut gambar pola behavioral dari class Anggaran. Gambar 4.8 Statechart diagram kelas Anggaran Class FormAktual menggambarkan event dimana data kegiatan aktual dapat diinsert (kode form aktual), yang kemudian dapat diinsert/update/delete berulang kali (kode account). Form Aktual yang telah disimpan dapat diubah kembali jika terjadi kesalahan pencatatan, namun kode user yang melakukan pengubahan dan tanggal pengubahan akan disimpan untuk tujuan audit. Class ini di akhir periode akan digunakan untuk menghitung anggaran periode selanjutnya. Atribut yang mengiringi event ini yaitu KdFormAktual, Tanggal, User, KdAccount, KdDokumen, NilaiAktual, Keterangan dan TanggalUpdate. Berikut pola behavioral dari class FormAktual.

42 120 Gambar 4.9 Statechart diagram kelas FormAktual Event Tabel 4.15 berikut ini menggambarkan tabel event dari sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Tabel 4.15 Event Table Classes Event Insert Account + Update Account * Delete Account + Insert Anggaran + Update Anggaran * Delete Anggaran + HitungRataPersentase * HitungAnggaran * Insert FormAktual + Update FormAktual * Delete FormAktual + Insert FormAktualDetail * Update FormAktualDetail * Delete FormAktualDetail + Account Anggaran FormAktual

43 The Application Domain Usage Dalam sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres terdapat dua aktor yaitu Manajer Umum dan Staf Akuntansi. Staf divisi lainnya hanya dapat melihat informasi terkait divisinya sendiri, seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Tabel 4.16 Tabel Aktor Actors Use Case Manajer Umum Staf Akuntansi Membuat Account Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran Membuat Laporan Kinerja Membuat Form Aktual Membuat Laporan Aktual X X X X X

44 122 Aktor (Actors) Berikut ini adalah actor description dari sistem informasi anggaran pada PT. Thomas Expres. Tujuan Karakteristik Contoh Tabel 4.17 Spesifikasi aktor Manajer Umum Manajer Umum Manajer Umum bertanggung jawab membuat account serta menghitung anggaran berdasarkan data aktual tiga periode (tahun) sebelumnya. Manajer Umum juga berhak mengupdate anggaran di pertengahan periode, dengan persetujuan Direktur. Kemudian, Manajer Umum yang membuat laporan kinerja. Account dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahaan pada saat itu. Pada saat Manajer Umum menggunakan sistem untuk membuat anggaran, ataupun mengupdatenya, maka sistem akan menyimpan tanggal update terakhir pada setiap inputan yang dilakukan Manajer Umum. Anggaran yang telah dibuat dapat dibuat laporannya sesuai kebutuhan. Dalam periode tertentu, Manajer Umum dapat membuat laporan kinerja yang bersifat membandingkan antara anggaran dengan aktual, untuk melihat kinerja perusahaan. Manajer Umum membuat account pendapatan jasa titipan. Lalu, membuat anggaran pendapatan jasa titipan, dengan berdasarkan perhitungan dari data aktual periode-periode sebelumnya, dan bisa mengubah perhitungan dari sistem berdasarkan asumsi akan kondisi di periode mendatang. Di pertengahan periode, setelah mendapat persetujuan dari Direktur karena adanya perubahan, maka Manajer Umum mengupdate informasi anggaran. Setiap kegiatan yang dilakukan Manajer Umum pada sistem, akan dicatat tanggal update terakhirnya. Kemudian Manajer dapat membuat mencetak anggaran pendapatan jasa titipan yang telah fix atau diupdate untuk diteruskan ke Direktur. Dalam periode tertentu, Manajer Umum dapat membuat laporan kinerja yang membandingkan nilai anggaran pendapatan jasa titipan dengan nilai aktual (yang telah dicatat oleh staf Akuntansi), yang hasilnya disebut varians (selisih).

45 123 Tabel 4.18 Spesifikasi aktor Staf Akuntansi Tujuan Karakteristik Contoh Akuntansi Staf Akuntansi akan bertanggung jawab dalam mendata atau mencatat setiap kegiatan aktual yang terjadi pada FormAktual dan FormAktualDetail. Pencatatan dilakukan jika timbul beban atau pendapatan. Saat staf Akuntansi mendata atau menginput beban atau pendapatan yang timbul pada FormAktul, maka tanggal update terakhir dan nama staf (user) tersebut akan tercat at pada sistem. Staf kemudian dapat membuat laporan aktual dalam periode tertentu. Ketika terjadi penjualan Surat Muatan Udara (SMU), maka akan timbul harga pokok SMU. Oleh karena itu, staf Akuntansi akan menginputnya dalam FormAktual, dan secara otomatis tanggal update dan kode user staf ters ebut akan t ercatat dalam sistem. Form Aktual yang telah dibuat dapat ditampilkan atau dicetak. Kemudian, juga dapat dibuat laporan aktual penjualan SMU dalam periode tertentu (misalnya bulan Jan 2006).

46 124 Use cases Berikut ini adalah use case diagram dari sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Gambar 4.10 Use case diagram

47 125 Gambar 4.11 Detil Use case Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran Keterangan : HPP = Harga Pokok Penjualan

48 126 Detil Use Case Membuat Laporan Kinerja Membuat LKD. Pendapatan Membuat LKD. Pendapatan Lain Lain Membuat LDK. Harga Pokok Penjualan Membuat LKD. Beban Usaha - Pemasaran Membuat LKD. Beban Usaha - Umum&Administrasi Membuat LKD. Beban Lain Lain Membuat Ringkasan Laporan Kinerja Membuat Laporan Kinerja Laba Rugi Gambar 4.12 Detil Use case Membuat Laporan Kinerja Keterangan : LKD = Laporan Kinerja Detail

49 127 Detil Use Case Membuat Laporan Aktual Membuat LA. Pendapatan Membuat LA. Pendapatan Lain Lain Membuat LA. Harga Pokok Penjualan Membuat LA. Beban Usaha - Pemasaran Membuat LA. Beban Usaha - Umum&Administrasi Membuat LA. Beban Lain Lain Membuat Ringkasan Laporan Aktual Membuat Laporan Aktual Laba Rugi Gambar 4.13 Detil Use case Membuat Laporan Aktual Keterangan : LA = Laporan Aktual

50 128 Berikut adalah use case specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Tabel 4.19 Use Case Spesification untuk Membuat Account Membuat Account 1. Use case dimulai ketika Manajer Umum memasuki menu Account. 2. Sistem menampilkan menu Account. 3. Di menu ini, Manajer Umum dapat menambahkan account baru sesuai kebutuhan. Data-data account yang diisi antara lain nama, kategori, status dan keterangan account. Untuk kode account, secara otomatis digenerate oleh sistem dengan nomor berurutan. 4. Account yang telah dibuat dapat diubah data-datanya. 5. Account juga dapat dihapus jika sudah tidak dipakai lagi. 6. Jika sudah selesai melakukan kegiatan berkaitan dengan account, Manajer Umum dapat kembali ke menu utama untuk melakukan kegiatan lainnya. 7. Account yang telah dibuat ini selanjutnya akan dipakai saat membuat anggaran, form aktual, laporan aktual dan laporan kinerja. Objects Account Function Tambah, Ubah, Batal, Simpan, Hapus, dan Keluar

51 129 Tabel 4.20 Use Case Spesification untuk Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran 1. Use case dimulai ketika Manajer Umum memasuki menu Anggaran dan memilih submenu jenis anggaran di dalamnya. 2. Sistem akan menampilkan menu anggaran yang dipilih Manajer Umum. 3. Di menu ini, Manajer Umum dapat membuat anggaran (memasukkan tahun anggaran yang akan dibuat) dengan berdasarkan data-data aktual tiga tahun historis sebelumnya, dengan memasukkan ketiga tahun tersebut, dan kemudian sistem akan menampilkan data-data historis tersebut. 4. Dari data-data historis tersebut kemudian dapat dihitung rata-rata persentase peningkatan/penurunan tahun ke tahun. 5. Rata-rata persentase ini merupakan persentase perhitungan perkiraan peningkatan/penurunan nilai anggaran dari tahun historis terdekat. Persentase ini dapat diubah sebelumnya oleh Manajer Umum jika sesuai perkiraan akan situasi tahun anggaran yang akan datang. Rata-rata persentase ini lalu akan dikalikan dengan data aktual tahun historis terdekat. 6. Manajer Umum dapat menambahkan keterangan bersangkutan dengan bulan anggaran yang telah dibuat, terutama jika dilakukan perubahan terhadap rata-rata persentase yang telah dihitung oleh sistem. 7. Anggaran yang telah dibuat dapat disimpan, yang selanjutnya dapat dicetak. 8. Di pertengahan periode, Manajer Umum dapat melihat anggaran ataupun mengubah ulang jika terjadi perubahan kebijakan atau kondisi. 9. Jika telah selesai, Manajer Umum dapat kembali ke Menu Utama untuk melakukan kegiatan lainnya. Objects Function Account, FormAktual dan Anggaran Lihat Anggaran, Masukkan Nilai tahun historis, Hitung Rata2 Persentase, Hitung Anggaran, Ubah, Batal, Simpan, Tampilkan Anggaran, Isi Keterangan, dan Keluar.

52 130 Tabel 4.21 Use Case Spesification untuk Membuat Anggaran - Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Membuat Anggaran Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan 1. Use case dimulai ketika Manajer Umum memasuki menu Anggaran dan memilih submenu Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan. 2. Sistem akan menampilkan window Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan. 3. Di menu ini, Manajer Umum dapat memasukkan tahun anggaran yang akan dibuat laporan laba ruginya beserta keterangannya (jika ada), maka sistem secara otomatis akan memasukkan nilai-nilai item anggaran dalam laporan laba rugi, kecuali pajak tahun berjalan dan pajak tangguhan. 4. Khusus persentas e pajak tahun berjalan berdas arkan rata-rat a pers entase tahuntahun historis, yang kemudian dikalikan dengan Laba Sebelum Usaha. Namun, Manajer Umum dapat mengubah nilai pajak ini sesuai kondisi atau kebutuhan. 5. Pajak tangguhan dimasukkan sendiri oleh Manajer Umum. 6. Laporan laba rugi yang dianggarkan kemudian dapat ditampilkan atau dicetak sesuai kebutuhan. 7. Jika sudah selesai, maka Manajer Umum dapat kembali ke Menu Utama. Objects Function Account dan Anggaran Hitung Anggaran, Lihat Anggaran, Simpan, Ubah, Tampilkan Anggaran, Batal, dan Keluar.

53 131 Tabel 4.22 Use Case Spesification untuk Membuat Laporan Kinerja Membuat Laporan Kinerja 1. Use case dimulai ketika Manajer Umum memasuki menu Laporan Kinerja. 2. Sistem menampilkan menu Laporan Kinerja. 3. Manajer kemudian mengisi tanggal awal dan tanggal akhir, serta jenis laporan kinerja yang ingin dibuat. 4. Sistem selanjutnya akan menampilkan laporan kinerja yang diinginkan sesuai periode yang telah dipilih Manajer. Laporan ini dapat dicetak sesuai kebutuhan. 5. Setelah selesai, Manajer dapat kembali ke Menu Utama untuk melakukan kegiatan lainnya. Objects Anggaran, Form Aktual dan Account Function Proses dan Keluar Tabel 4.23 Use Case Spesification untuk Membuat Form Aktual Membuat Form Aktual 1. Use case dimulai ketika staf Akuntansi memasuki submenu Form Aktual. 2. Sistem akan menampilkan submenu Form Aktual. 3. Staf Akuntansi dapat membuat form aktual untuk mencatat pendapatan dan beban yang terjadi, dengan mengisi nama account, kode dokumen pendukung (jika ada), nilai aktual serta keterangan. Tanggal form secara otomatis digenerate sistem sesuai tanggal pada sistem komputer, namun dapat diubah sesuai kebutuhan. Untuk kode Form Aktual akan digenerate otomatis secara berurut, dengan kombinasi tanggal dan urutan transaksi. 4. Jenis account dapat dicatat berkali-kali dalam satu Form Aktual. 5. Setelah itu, Form Aktual dapat disimpan yang kemudian dapat ditampilkan atau dicetak sebagai bukti pencatatan (jika diperlukan). 6. Setelah selesai, staf Akuntansi dapat kembali ke Menu Utama. Objects Function FormAktual Tambah Form, Ubah Form, Masuk List, Ubah&Hapus detail form, Simpan, Batal, Tampilkan Form, Keluar.

54 132 Tabel 4.24 Use Case Spesification untuk Membuat Laporan Aktual Membuat Laporan Aktual 1. Use case dimulai ketika staf Akuntansi memasuki submenu Membuat Laporan Aktual. 2. Sistem akan menampilkan submenu Membuat Laporan Aktual. 3. Staf Akuntansi dapat memilih tanggal awal dan tanggal akhir laporan aktual yang ingin dibuat. Hasil laporan kemudian dapat ditampilkan atau dicetak. 4. Setelah selesai, staf Akuntansi bisa kembali ke Menu Utama. Objects Function FormAktual Proses dan Keluar. Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Gambar 4.14 Sequence diagram Membuat Account

55 133 Gambar 4.15 Sequence diagram Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran Keterangan : Berlaku sama untuk semua detil use case Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran, kecuali Membuat Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan

56 Gambar 4.16 Sequence diagram Membuat Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan 134

57 Gambar 4.17 Sequence diagram Membuat Form Aktual 135

58 Gambar 4.18 Sequence diagram Membuat Laporan Aktual 136

59 Gambar 4.19 Sequence diagram Membuat Laporan Kinerja 137

60 138 Gambar 4.20 Sequence Diagram Hubungan Antar Window Keterangan : Semua window yang memiliki tombol Keluar, jika diklik, akan menuju kembali ke Menu Utama.

61 Daftar Fungsi (Function List) Berikut ini adalah tabel function list dari sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Tabel 4.25 Function List lengkap sistem informasi anggaran Function Complexity Type Membuat Account Simple U, R Membuat Anggaran dan Mencetak Anggaran Complex R, C, U - A. Pendapatan - Penjualan SMU - A. Pendapatan - Jasa Titipan - A. Pendapatan - Jasa Lainnya - A. Pendapatan Lain Lain - A. HPP - Harga Pokok SMU - A. HPP - Beban Pengiriman Lainnya - A. HPP - Beban Penyelesaian Handling - A. HPP - Beban Pengepakan - A. Beban Usaha Pemasaran - A. Beban Usaha Umum & Administrasi - A. Beban Lain Lain - Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Membuat Form Aktual Medium U, R Membuat Laporan Aktual Medium R, C - LA Pendapatan - LA Pendapatan Lain Lain - LA Harga Pokok Penjualan - LA Beban Usaha Pemasaran - LA Beban Usaha Umum & Administrasi - LA Beban Lain Lain - Ringkasan Laporan Aktual - Laporan Aktual Laba Rugi Membuat Laporan Kinerja - LKD Pendapatan - LKD Pendapatan Lain Lain - LKD Harga Pokok Penjualan - LKD Beban Usaha Pemasaran Complex R, C

62 140 - LKD Beban Usaha Umum & Administrasi - LKD Beban Lain Lain - Ringkasan Laporan Kinerja - Laporan Kinerja Laba Rugi Keterangan : R = Read; C = Compute; U = Update Rancangan antar muka pemakai (User Interface) Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi yang digunakan dalam sistem informasi anggaran pada PT. Thomas Expres, namun istilah-istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Berikut gambaran desain user interface sistem informasi anggarannya. Dialogue Style Setiap user interface memiliki windows untuk setiap class-class penting dalam sistem, dan setiap windows mendukung pencatatan anggaran dan aktual PT. Thomas Expres. Sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan, yang dapat digunakan untuk memberitahukan perkembangan kegiatan aktual, yang dibandingkan dengan anggaran, kepada seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut (misalnya: marketing, administrasi, dan lain-lain). Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada tabel 4.26 berikut ini.

63 141 Tabel 4.26 Daftar windows user interface dan print out MAIN MENU Windows Print Out Login - Relogin - Ubah Password Account Anggaran - Pendapatan - Penjualan SMU Anggaran Pendapatan-Penjualan SMU - Jasa Titipan Anggaran Pendapatan-Jasa Titipan - Jasa Lainnya Anggaran Pendapatan-Jasa Lainnya - Harga Pokok Penjualan - Harga Pokok SMU Anggaran HPP-Harga Pokok SMU - Beban Pengiriman Lainnya Anggaran HPP-Beban Pengiriman Lainnya - Beban Penyelesaian Handling Anggaran HPP-Beban Penyelesaian Handling - Beban Pengepakan Anggaran HPP-Beban Pengepakan - Beban Usaha Anggaran Beban Usaha - Beban Lain-Lain Anggaran Beban Lain-Lain - Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Aktual - Form Aktual Bukti Form Aktual - Laporan Aktual Laporan Aktual Laporan Kinerja - Laporan Kinerja - Laporan Kinerja Detail Pendapatan - Laporan Kinerja Detail Pendapatan Lain-Lain - Laporan Kinerja Detail Harga Pokok Penjualan - Laporan Kinerja Detail Beban Pemasaran - Laporan Kinerja Detail Beban Umum dan Administrasi - Laporan Kinerja Detail Beban Lain-Lain - Ringkasan Laporan Kinerja - Laporan Kinerja Laba Rugi

64 142 Overview Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window-window user interface dan hubungan antar window-window user interface tersebut. Ada beberapa catatan terhadap gambar yaitu: AP = Anggaran Pendapatan AH = Anggaran Harga Pokok Penjualan AB = Anggaran Beban

65 Gambar 4.21 Navigation Diagram 143

66 Windows yang digunakan oleh seluruh user Gambar 4.22 Window Login Window ini muncul pertama kalinya, yang berfungsi sebagai pengaturan otorisasi user. User yang ingin mengakses sistem informasi anggaran, terlebih dahulu harus memasukkan username dan password yang benar. Jika data yang dimasukkan salah, maka tidak akan bisa masuk ke Menu Utama. Gambar 4.23 Window Ubah Password Window ini berfungsi untuk mengubah password user.

67 145 Gambar 4.24 Window Menu Utama Setelah login, maka akan masuk ke Menu Utama, dimana user dapat memilih kegiatan yang akan dilakukan. Menu utama terdiri dari 5 yaitu Login, Account, Anggaran, Aktual, dan Laporan Kinerja. Beberapa menu tersebut ada yang memiliki submenu, dimana detilnya dapat dilihat pada tabel 4.26.

68 146 Gambar 4.25 Window Account Window ini berfungsi untuk mencatat account-account yang digunakan dalam sistem informasi anggaran PT. Thomas Expres. Misalnya, Kategori Pendapatan terdiri dari account Penjualan SMU, Jasa Titipan, dan Jasa Lainnya.

69 147 Gambar 4.26 Window Anggaran Pendapatan - Penjualan SMU Window ini berfungi untuk membuat anggaran secara bulanan, yang perhitungannya berdasarkan nilai aktual tiga tahun historis sebelumnya. User dapat mengubah perhitungan rata-rata persentase kenaikan/penurunan dari nilai aktual tiga tahun sebelumnya yang dihitung oleh sistem, jika diperkirakan terjadi perubahan atau situasi tertentu pada

70 148 tahun anggaran yang akan dibuat, kemudian sebaiknya user mengisi keterangan latar belakangan pengubahan tersebut. Anggaran yang telah dibuat dan disimpan, dapat dilihat kembali, ataupun diupdate di tengah periode, sesuai kebutuhan dan atau kebijakan perusahaan. Tampilan window Anggaran Pendapatan - Penjualan SMU sama dengan beberapa window lainnya (sehingga tidak dimasukkan gambarnya), antara lain Anggaran Pendapatan - Jasa Titipan, Anggaran Pendapatan - Jasa Lainnya, HPP - Harga Pokok SMU, HPP - Beban Pengiriman Lainnya, HPP - Beban Penyelesaian Handling, dan HPP - Beban Pengepakan.

71 149 Gambar 4.27 Window Anggaran Pendapatan Lain-Lain Window ini berfungsi untuk membuat anggaran langsung per tahun. Salah satu alasannya karena perbedaan nilai antar bulan tidak terlalu signifikan, dan sebagainya, dapat dibaca pada subbab Window ini fungsinya sama dengan window pada gambar Tampilan window Anggaran Pendapatan Lain-Lain sama dengan tampilan window Anggaran Beban Lain-Lain.

72 150 Gambar 4.28 Window Anggaran Beban Usaha Penjelasan window ini sama dengan window pada gambar 4.26.

73 Gambar 4.29 Window Anggaran Laporan Laba Rugi 151

74 152 Window ini berfungsi untuk membuat laporan laba rugi yang dianggarkan, berdasarkan semua jenis anggaran yang telah dibuat pada window-window sebelumnya. Pajak tahun berjalan dihitung berdasarkan rata-rata persentase tiga tahun sebelumnya, yang kemudian dikalikan dengan Laba Sebelum Pajak. Namun, user dapat mengubah nilai pajak tahun berjalan. Pajak tangguhan dimasukkan nilainya oleh user.

75 153 Gambar 4.30 Window Form Aktual Window ini berfungsi untuk mencatat pendapatan dan beban yang terjadi. Data-data form aktual selanjutnya digunakan untuk menghitung laporan kinerja, yang akan menghasilkan varians dengan nilai anggaran. Data-data form aktual juga digunakan untuk menghitung tahun anggaran berikutnya.

76 154 Gambar 4.31 Window Laporan Aktual Window ini untuk membuat laporan aktual dalam periode tertentu. Laporan aktual yang dihasilkan bisa secara detil yaitu per tanggal dan bulan, ataupun ringkasan yaitu per tahun. Laporan yang dihasilkan dapat digunakan untuk memberikan informasi bagi manajemen, seberapa besar pendapatan atau beban yang telah terjadi.

77 155 Gambar 4.32 Window Laporan Kinerja Window ini berfungsi untuk menghasilkan laporan kinerja, yang menampilkan nilai anggaran, nilai aktual, dan selisihnya (varians) dalam periode tertentu. Dalam laporan ini terlihat, apakah varians bersifat menguntungkan (favorable) atau tidak menguntungkan (non favorable). Laporan kinerja selanjutnya membantu manajemen dalam mengendalikan kegiatan serta mencari tindakan lanjut jika menyimpang buruk dari perencanaan (anggaran).