Purchasing 68. Pengertian Purchasing. Overview. Screeshot

Transkripsi

1 Purchasing 68 Isi pada bagian ini : Pengertian Purchasing Overview Purchasing Transaksi Purchasing Data Data Purchasing Laporan Purchasing Pengertian Purchasing MyERPPlus Manajemen pembelian untuk distributor dibuat secara rinci, catatan akurat dari setiap pembelian, termasuk jumlah, harga, yang menempatkan pesanan, dan instruksi pengiriman khusus. Overview Purchasing adalah salah satu menu utama di MyERPPlus. Purchasing adalah menu yang berisikan transaksitransaksi pembelian barang atau jasa. Transaksi yang dilakukan oleh bagian Purchasing adalah Purchase Request, Purchase Order, Goods Received Notes, dan lain-lain. Selain transaksi, Purchasing juga berisikan master data, data-data transaksi, laporan dan statistik. Screeshot Gambar Screenshot

2 Purchasing 69 Workflow Gambar Workflow Transaksi Purchasing Transaksi Purchasing pada MyERP Plus terdiri dari 9 (Sembilan) Sub Menu diantaranya adalah: 1. Permintaan Pembelian (PR) (DC) 6. Tukar Faktur (PIE) (DC) 2. Order Pembelian (PO) (DC) 7. Rencana Pembayaran Hutang (VPP) (DC/Keuangan Pusat) 3. Penerimaan Barang (GRN) (DC) 8. Pembayaran Hutang (VP) (Keuangan Pusat) 4. Invoice Pembelian (RI) (DC) 9. Saldo Awal Hutang 5. Retur Pembelian (PRT) (DC) Transaksi Permintaan Pembelian (PR)

3 Purchasing 70 Untuk melakukan Transaksi Permintaan Pembelian (PR) silahkan klik menu [Purchasing] [Transaksi] [Permintaan Pembelian (PR)], maka akan tampil Form Permintaan pembelian (PR) seperti pada gambar berikut: Gambar Transaksi Permintaan Pembelian (PR) Penjelasan tentang bagian bagian yang ada pada form transaksi Permintaan Pembelian (PR) dan langkah langkah untuk pengisiannya adalah sebagai berikut: 1. Tombol [Ambil Picking List] digunakan untuk melihat barang2 yang stoknya dibawah stok minimal dan dilakukan permintaan pembelian, bisa pilih per barang, atau semua barang. 2. Diminta Oleh, merupakan pencarian kontak karyawan yang mengajukan pengadaan barang. 3. Minta Ke, adalah pencarian kontak karyawan (Bagian Pengadaan Barang/Bagian Pembelian). 4. No. Transaksi akan terisi secara otomatis ketika anda menglakukan transaksi Permintaan Pembelian (PR) 5. Isikan Matauang serta progress transaksi Permintaan pembelian. 6. Untuk pengisian barang secara manual (tidak ambil picking list) arahkan terlebih dahulu mouse anda pada kolom kode baran, kemudian untuk memilih barang ada beberapa cara yang dapat anda lakukan yaitu: a. Tekan tombol ENTER pada keyboard. b. Tekan tombol F112 pada keyboard. c. Langsung ketikkan kode barang yang dibutuhkan pada kolom kode. Pilih barang yang dibutuhkan, kemudian klik [Pilih]. Gambar Cari Barang

4 Purchasing Nama barang akan terisi otomatis sesuai dengan kode barang yang telah anda pilih. Namun anda dapat merubahnya sesuai dengan kebutuhan. 8. Isikan jumlah barang yang dibutuhkan pada kolom [Jumlah]. 9. Satuan akan terisi satuan default yang telah di tentukan melalui from Master Data Barang. 10. Harga merupakan harga barnag yang akan dipesan / dibeli. 11. Isikan Diskon, Pajak 1, Pajak 2 jika dibutuhkan 12. Kolom Subtotal otomatis akan terisi dengan Jumlah x Harga Diskon + pajak 1 + pajak Isikan catatan pada masing masing barang jika dibutuhkan. Gambar Input Transaksi Permintaan Pembelian (PR) 14. Total akan terisi dengan hasil jumlah kolom Sub Total yang ada pada tabel Permintaan Pembelian (PR). Begitu juga Diskon, Pajak 1 dan Pajak Biaya Lain biasanya digunakan untuk pencatatan biaya biaya tambahan. Seperti ongkos kirim barang dan lain sebagainya. Gambar Biaya - Biaya 16. Total Transaksi akan terisi secara otomatis dan nilainya berasal dari Total Diskon + pajak 1 + pajak 2 + Biaya Lain. Setelah anda selesai mengisikan semua inputan pada transaksi Permintaan Pembelian (PR), simpan transaksi tersebut dengan cara Klik [Simpan] atau Tekan Tombol Ctrl + S pada keyboard. Gambar Simpan Transaksi PR a. Report. Digunakan untuk memilih jenis laporan (cetakan report) transaksi yang telah anda inputkan dan telah tersimpan. b. Print. Klik Tombol Print untuk mencetak report, hasil cetak report tersetting otomatis format PDF. Jika anda ingin mencetak dalam format lainnya seperti pada gambar disamping ini, klik pada Tombol Export. c. Klik Close jika anda tidak ingin mencetak report transaksi yang telah anda inputkan.

5 Purchasing 72 Transaksi Order Pembelian (PO) Gambar Laporan Permintaan Pembelian (PR) Transaksi Order Pembelian (PO) adalah suatu proses pemesanan barang, sebelum terjadinya transaksi pembelian. Order Pembelian (PO) dilakukan oleh seorang pembeli kepada seorang vendor atau pemasok (supplier) barang. Dalam hal ini kita berlaku sebagai seorang pembeli barang. Untuk melakukan proses Order Pembelian (PO) silahkan klik [Purchasing] [Transaksi] [Order Pembelian (PO)]. 1. Pilih nama Supplier. Gambar Form Transaksi Order Pembelian (PO) 2. Isikan Uraian, Tanggal, Uang dan Progress sesuai dengan kebutuhan. 3. Ambil PR, ambil data dari Permintaan Pembelian, bisa dipilih per barang bisa dipilih per no transaksi. Jika dipilih per barang, maka pilih yang per detail, kemudian centang barang yang akan dilakukan order, dan klik pilih. Jika yang Pilih per no transaksi, semua barang yang ada di no permintaan terpilih akan otomatis tampil di tab detail 4. Import Data dari Excel, digunakan untuk Import data Order Pembelian tanpa harus ambil PR, data dimasukkan di excel sesuai template standar MyERPPlus, setelah file excel dipilih, maka data barang akan otomatis terisi sesuai dengan file excel terpilih.

6 Purchasing Untuk melakukan pengisian kode barang secara manual (tidak ambil PR atau tidak Import dari excel), arahkan kursor anda pada kolom Kode Barang kemudian untuk memilih barang ada beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu: a. Tekan tombol ENTER pada yekboard. b. Tekan tombol F12 pada keyboard. c. Atau klik icon yang ada dikolom Barang. 6. Nama barang, satuan dan harga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode barang yang telah anda pilih sebelumnya. 7. Isikan jumlah barang yang di order pada kolom Jumlah. 8. Iskan diskon, pajak 1 dan pajak 2 sesuai dengan kebutuhan. 9. Kolom No Transaksi PR akan terisi otomatis jika transaksi (PO) diambil dari transaksi Permintaan Pembelian (PR). 10. Catatan, dapat anda isikan keterangan sesuai keperluan. 11. Cost Center, untuk pengisian Cost Center anda dapat menekan icon atau F12 pada keyboard. 12. Divisi akan muncul otomatis setelah anda mengisi Cost Center. 13. Proyek. Untuk pengisian proyek dapat anda lakukan dengan menekan icon atau F12 pada keyboard. Setelah anda mengisikan data dengan lengkap pada form Order Pembelian (PO), klik [Simpan] untuk menyimpan data yang baru saja anda buat. Transaksi Penerimaan Barang (GRN) Gambar Simpan & Cetak Transaksi Order Pembelian (PO) Transaksi Penerimaan Barang (GRN) merupakan transaksi laporan penerimaan barang setelah anda memesan barang pada transaksi Order Pembelian (PO). Untuk melakukan proses Penerimaan Barang (GRN) klik [Purchasing] [Transaksi] [Penerimaan Barang (GRN)].

7 Purchasing Isikan nama Supplier. Gambar Form Transaksi Penerimaan Barang (GRN) 2. Jika transaksi Penerimaan Barang merupakan transaksi Order Pembelian (PO) klik tombol [Ambil PO]. Namun sebelum memilih data Order Pembelian (PO), nama supplier harus terpilih / terisi dengan benar. Ambil PO bisa dipilih per detail atau per no transaksi. Jika Per Detail, maka harus pilih barang satu persatu, jika per no transaksi, bisa langsung pilih no transaksi PO, maka barang yang ada di no transaksi terpilih akan otomatis terisi di tab detail. Gambar Input Transaksi Penerimaan Barang (GRN)

8 Purchasing 75 Jika semua inputan transaksi Penerimaan Barang (GRN) telah terisi dengan benar, simpan transaksi yang baru saja anda buat. Transaksi Invoice Pembelian (RI) Gambar Laporan Penerimaan Barang (GRN) Transaksi Invoice Pembelian (RI) merupakan transaksi yang berisi data Invoice (Tagihan) dari Supplier. Pembayaran barang yang dipesan bisa dilakukan dengan cara tunai atau kredit. Untuk melakukan transaksi Invoice Pembelian (RI) silahkan klik menu [Purchasing] [Transaksi] [Invoice Pembelian (RI)]. Gambar Form Transaksi Invoice Pembelian (RI) 1. Jenis Pembelian. Jenis pembelian terdiri dari dua pilihan, yaitu : a. Dengan GRN Jika memilih dengan GRN, tombol [Ambil GRN] akan aktif Karena Tombol [Ambil GRN] digunakan untuk mengambil transaksi Penerimaan Barang (GRN) yang telah Tanpa GRN Jika memilih tanpa GRN, tombol [Ambil GRN] tidak aktif. Karena jika memilih tanpa GRN, anda tidak harus mengambil Transaksi Penerimaan Barang (GRN). 2. Pilih nama supplier. 3. Isikan termin, uraian, tanggal, uang beserta progress pengerjaan transaksi Invoice Pembelian (RI) sesuai dengan kebutuhan. 4. Isikan Diskon dan Biaya Lain Transaksi jika dibutuhkan.

9 Purchasing 76 Gambar Diskon dan Biaya Lain Transaksi a. Total, akan terisi hasil penjumlahan dari kolom Sub Total. b. Diskon, dapat anda isikan dengan diskon transaksi Invoice Pembelian (RI). c. Pajak 1 dan Pajak 2 akan terisi hasil penjumlahan kolom Pajak 1 dan Pajak 2. d. Biaya Lain biasanya digunakan untuk mengisikan biaya lain diluar transaksi RI seperti biasa pengiriman barang dan lain sebagainya. e. Total Transaksi terisi hasil penjumlahan dari Total Diskon + Pajak 1 + Pajak 2 + Biaya Lain. Setelah anda mengisikan semua isian dengan benar dan lengkap pada transaksi Invoice Pembelian (RI), tahap selanjutnya silahkan klik tombol [Simpan]. Gambar Simpan Transaksi Invoice Pembelian (RI) Gambar Laporan Invoice Pembelian (RI) Transaksi Retur Pembelian (PRT) Transaksi Retur Pembelian (PRT) merupakan pengembalian semua barang dari suatu transaksi Invoice Pembelian (RI) oleh perusahaan kepada supplier. Transaksi ini akan mengurangi jumlah stok barang yang

10 Purchasing 77 ada di gudang perusahaan ke gudang transit serta mengurangi hutang perusahaan pada supplier. Klik [Purchasing] [Transaksi] [Retur Pembelian (PRT)]. Gambar Form Transaksi Retur Pembelian (PRT) Langkah langkah pengisian transaksi Retur Pembelian (PRT) beserta penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Isikan nama supplier. 2. Isikan Gudang, uraian, Tanggal, Uang dan Progress sesuai kebutuhan. Jika detail transaksi Retur Pembelian (PRT) diambil dari transaksi Pengiriman Barang Retur (Ambil DBR) maka klik tombol [Ambil DNR], maka Gudang, dan Tab Detail akan terisi secara otomatis berdasarkan data transaksi Pengiriman Barang Retur yang telah dilakukan sebelumnya. Jika Transaksi Retur Pembelian (PRT) tidak dari transaksi Pengiriman Barang Retur (DNR) karena transaksi Pengiriman Barang Retur (DNR) bersifat Opsional, anda cukup klik tombol [Ambil RI] untuk mengambil detail barang yang akan diretur. Gambar Simpan & Cetak Transaksi Retur Pembelian (PRT)

11 Purchasing 78 Transaksi Tukar Faktur(PIE) Transaksi Tukar Faktur (PIE) merupakan transaksi Penerimaan Invoice dari Supplier. Transaksi ini akan berperngaruh dengan tanggal jatuh tempo hutang.untuk membuka transaksi ini Klik [Purchasing] [Transaksi] [Tukar Faktur (PIE)]. Gambar Form Transaksi Tukar Faktur (PIE) Langkah langkah pengisian transaksi Tukar Faktur (PIE) beserta penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Isikan Supplier 2. Klik Tampilkan 3. Pilih No Transaksi yang akan dilakukan Tukar Faktur dengan cara dicentang. 4. Jika sudah, klik simpan. Transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP) Transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP) adalah menu transaksi yang berfungsi untuk merencanakan pembayaran hutang perusahaan kepada supplier / kreditur. [Purchasing] [Transaksi] [Rencana Pembayaran Hutang (VPP)]. 1. Isikan nama supplier. 2. Klik tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi transaksi hutang perusahaan yang belum terbayar lunas. a. Tab Invoice Pembelian (AP) menampilkan transaksi transaksi Invoice Pembelian (RI) yang belum lunas. b. UM Pembelian (AR) menampilkan transaksi Uang Muka Pembelian barang yang telah diserahkan oleh perusahaan kepada supplier. c. Retur Pembelian (AR) menampilkan transaksi pengembalian barang (PRT) d. COA (AP) e. Bayar

12 Purchasing 79 Gambar Rencana Pembayaran Hutang (VPP) Transaksi Pembayaran Hutang (VP) Gambar Laporan Rencana Pembayaran Hutang (VPP) Merupakan transaksi yang berfungsi sebagai realisasi pembayaran hutang dari transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP). Untuk melakukan transaksi ini silahkan klik [Purchasing] [Transaksi] [Pembayaran Hutang (VP)].

13 Purchasing 80 Gambar Form Transaksi Pembayaran Hutang (VP) 1. Isikan nama supplier dan uang sebelum menekan tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi yang belum lunas. 2. Jika transaksi tersebut sudah tampil, pilih transaksi mana yang akan dibayar. Atau anda bisa menggunakan fasilitas tombol [Ambil VPP] jika sebelumnya anda telah menginputkan perencanaan pembayaran hutang pada form transaksi Rencana Pembayaran Hutang [VPP], maka tab tab yang ada pada form transaksi Pembayaran Hutang (VP) akan terisi secara otomatis berdasarkan data yang telah diinputkan pada transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP). Transaksi Saldo Awal Hutang menu transaksi Saldo Awal Hutang ini digunakan untuk menginputkan saldo Awal Hutang perusahaan ketika pertama kali memasang sistem MyERP Plus. Klik menu [Purchasing] [Transaksi] [Saldo Awal Hutang]. Gambar Saldo Awal Hutang Pada gambar diatas merupakan contoh kasus penginputan saldo awal hutang perusahaan pada kontak supplier ANGKASA MESIN. Cara pengisian transaksi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pilih Sumber dan kontak supplier. 2. Isikan termin, uraian, gudang, kontak person, bagian pembelian, catatan. 3. Alamat supplier akan terisi secara otomatis berdasarkan kontak yang dipilih. 4. Isikan total hutang perusahaan kepada supplier pada inputan Total beserta Diskon, Pajak 1, Pajak 2, dan Biaya Lainnya.

14 Purchasing Total Transaksi akan terisi Total Diskon + Pajak 1 + Pajak 2 + Biaya Lain 6. Simpan Transaksi Saldo Hutang yang telah anda buat. Data - Data Purchasing Menu Data Purchasing digunakan untuk menampilkan semua data transaksi Purchase yang telah tersimpan. Maka semua transaksi tersebut akan tersimpan dan menjadi sebuah data yang dapat anda lihat di menu [Purchasing] [Data]. Dibawah ini adalah data data yang dapat anda lihat berdasarkan urutan menu Purchasing. Data Permintaan Pembelian (PR) Data Permintaan Pembelian (PR) digunakan untuk menampilkan semua data transaksi permintaan barang dari pelanggan. Untuk membuka dan melihat data Permintaan Pembelian (PR) silahkan klik menu klik [Purchasing] [Data] [Permintaan Pembelian (PR)]. Gambar Data Data Permintaan Pembelian (PR) Penjelasan tentang bagian bagian yang terdapat pada Data Permintaan Pembelian (PR) dan langkah langkah penggunaannya adalah sebagai berikut: 1. Filter Filter Data. Untuk lebih mudah mencari data transaksi PR yang diinginkan, anda dapat menggunakan Filter data dengan spesifikasi atau detail informasi tertentu. Seperti No Transaksi, Tanggal, Uraian, Catatan, Cabang, Lokasi, User, Status, Diminta Oleh dan Uang. 2. Jika salah satu Filter tersebut telah terisi, klik tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi yang anda cari. Pada intinya Data Data setiap menu pada modul Purchasing ini memiliki penggunaan dan fungsi yang sama. Laporan Purchasing Laporan Permintaan Pembelian (PR) Menu Laporan Permintaan Pembelian (PR) merupakan menu yang digunakan untuk mencetak semua kegiatan permintaan barang yang akan digunkan untuk proses produksi atau dalam menyediakan layanan kepada pelanggan. Untuk melakukan proses pencetakan rekap laporan Permintaan Pembelian (PR), silahkan anda klik menu [Finance & Accounting] [Laporan] [Permintaan Pembelian (PR)].

15 Purchasing 82 Gambar Tampilan Filter Menu Laporan Permintaan Pembelian (PR) pada gambar diatas terdapat beberapa inputan yang berfungsi untuk memfilter transaksi berdasarkan spesifikasi / catatan transaksi tertentu. Jika sudah klik tombol [Cetak], maka akan tampil Laporan Daftar Permintaan Pembelian (PR). Gambar Filter dan Cetak Laporan Permintaan Pembelian (PR) Pada combo box [Report] terdapat beberapa pilihan jenis laporan mana yang akan anda cetak, setial jenis reportnya memiliki tampilan filter data yang berbeda beda. Laporan Pembelian Menu Laporan Pembelian ini merekap semua data pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan. Terdapat beberapa jenis tampilan dengan pengelompokan pembelian barang yang berbeda beda. seperti: a. Laporan Pembelian Per Kategori Barang

16 Purchasing 83 b. Laporan pembelian Per Supplier Gambar Laporan Pembelian Per Kategori Barang c. Laporan Pembelian Per Produk Gambar Laporan Pembelian Per Supplier

17 Purchasing 84 Gambar Laporan Pembelian Per Produk