MANUAL PROSEDUR PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 MANUAL MUTU PENGENDALIAN Tanggal Terbit Edisi I : 25 Nopember 2008 Tanggal Terbit Edisi II : 23 Oktober 2013 Tanggal Terbit Edisi III : 1 Agustus 2017 Status Direvisi Oleh : Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Diperiksa dan Disetujui Oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik USU Disahkan Oleh : Dekan Fakultas Teknik USU Ir. Seri Maulina, M.Si, PhD GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA AGUSTUS 2017

2 DAFTAR ISI i Lembar Pengesahan Prosedur (Mutu) Pengendalian Dokumen 1 Daftar Distribusi 2 Catatan Perubahan Prosedur (Mutu) Pengendalian Dokumen 3 1 Tujuan 4 2 Ruang Lingkup 4 3 Definisi 4 4 Referensi 4 5 Ketentuan Umum 4 6 Tujuan Ujian Pengendalian Dokumen 5 7 Tata Cara Pelaksanaan 5 i

3 Halaman : 1 10 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh USU Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program 25/11/2008 Studi Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr.Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Oleh Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Ketua Program Studi 23/10/2013 Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 23/10/2013 Disiapkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Ir. Nurlisa Ginting, MSc, PhD, IPM Ketua Program 01/08/2017 Studi Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

4 Halaman : 2 10 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D PD I Prof.Dr. Ing. Ir. Johannes Tarigan PDII 2 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Ir. Syahrizal, MT Ketua Ir. Nurlisa Ginting, MSc, Ph.D Sekretaris Ir. N. Vinky Rahman, MT Pegawai Novi Yanthi IkatanMahasiswa

5 Revisi ke GUGUS KENDALI MUTU Halaman : 3 10 CATATAN PERUBAHAN (MUTU)PENGENDALIAN USU Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan Oleh 1 25/11/2008 Perubahan No. Prof. Dr. Ir. Dokumen Manual Armansyah Prosedur Ginting. M.Eng 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan 3 01/08/2017 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 4 Penambahan Referensi Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Dekan Dekan Tanda Tangan

6 Halaman : TUJUAN Prosedur Pengendalian Dokumen disusun sebagai satu pedoman bagi setiap penyelenggara administratif dan penyelenggara akademik di lingkungan Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pengendalian dokumen adalah: a. Seluruh dokumen yang ada di Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. b. Prosedur pengendalian dokumen berlaku dalam semua kegiatan administratif dan akademik di Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. 3. DEFINISI a. Dokumen : naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Dokumen dapat berupa formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, data, dan sebagainya. Format dokumen dapat bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD, dan sebagainya. 4. REFERENSI a. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. b. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. c. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. d. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/ 2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara. e. Manual Mutu SMM USU f. Manual Mutu USU g. Overview ISO 9001 h. Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 06 Tahun 2017 Tentang Peraturan Akademik Program Magisterdan Program DoktorUniversitas Sumatera Utara 5. KETENTUAN UMUM a. Terdapat bagian yang menangani seluruh dokumen di PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK ARSITEKTUR USU. b. Setiap dokumen memiliki nomor identifikasi yang memudahkan pembacaan, penelusuran, pencarian, penyimpanan, dan pemusnahan. c. Setiap dokumen terdapat personel yang menyiapkan dan mengesahkannya. d. Dokumen memiliki daftar master dokumen. e. Dokumen memiliki tanggal terbitan baru dan dokumen yang lama harus ditarik dari

7 Halaman : 5 10 peredaran. f. Dokumen tersedia di departemen/bagian sehingga memudahkan untuk memperolehnya. 6. TUJUAN UJIAN PENGENDALIAN Pengendalian dokumen dilakukan untuk: a. Membuat dan memelihara master dokumen dan dokumen yang ada, sehingga terhindar dari penggunaandokumen yang tidak sah atau dokumen yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa). b. Menjamin perubahandan status revisi diketahui. c. Menjamin dokumen versi terkini tersedia ditempat penggunaan. d. Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali. e. Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali. 7. TATA CARA PELAKSANAAN Pengendalian dokumen dilakukan apabila terdapat revisi atau perubahan isi dari salah satu parameter di dalam dokumen, dan menginformasikan revisi yang dilakukan. Prosedur pelaksanaan pengendalian dokumen terbagi atas: a. Prosedur pembuatan dokumen. b. Prosedur pengarsipan dan perolehan dokumen. c. Prosedur pemeriksaan dokumen. d. Prosedur perubahan dokumen. e. Prosedur pemusnahan dokumen. Prosedur pelaksanaan pembuatan dokumen mempunyai rincian sebagai berikut: a. Dokumen dibuat oleh bagian Tata Usaha lengkap dengan penomoran yang mengikuti format tertentu, disebut sebagai draft dokumen. b. Draft dokumen ditinjau oleh kepala bagian Tata Usaha, dengan meneliti ulang isinya. c. Apabila diperlukan pengesahan dokumen maka dokumen disahkan/ditandatangani oleh yang berwenang, misalnya KETUA PROGRAM STUDI. d. Dokumen disebut sebagai master dokumen, dicatatat pada daftar master dokumen. e. Master dokumen digandakan dan didistribusikan ke pengguna dokumen. Prosedur pengarsipan dan perolehan dokumen mempunyai rincian sebagai berikut: a. Master dokumen disimpan pada folder master dokumen. b. Sebuah dokumen (hasil penggandaan master dokumen) disimpan pada folder Keluar sesuai dengan urutan surat. c. Dokumen yang diterima dari luar FT, digandakan untuk pengarsipan. Dokumen ini disimpan pada folder Masuk berdasarkan tanggal penerimaan. d. Untuk perolehan dokumen di waktu mendatang dilakukan dengan menggandakan dokumen yang dibutuhkan dari folder Keluar atau folder Masuk.

8 Halaman : 6 10 Prosedur pemeriksaan dokumen mempunyai rincian sebagai berikut: a. Bagian tata usaha memeriksa masa berlaku dokumen. b. Dokumen yang telah melewati masa berlakunya dicap KADALUWARSA. Prosedur perubahan dokumen mempunyai rincian sebagai berikut: a. Bagian tata usaha membuat perubahan dokumen dengan mengikuti prosedur pelaksanaan pembuatan dokumen dengan menyertakan dokumen yanglama. b. Dokumen yang lama dicap DIREVISI. c. Dokumen diarsipkan sesuai dengan pelaksanaan prosedur pengarsipan dan perolehan dokumen Prosedur pemusnahan dokumen mempunyai rincian sebagai berikut: a. Dokumen yang telah dicap KADALUWARSA dan dokumen telah disimpan dalam kurun waktu tertentu dikeluarkan dari folder penyimpanan. b. Dokumen dimusnahkan dengan penggunaan mesin penghancur dokumen atau cara lainnya.

9 Halaman : 7 10 Tabel 1. Alur Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen (Pembuatan Dokumen) TATA USAHA/KA TU KETUA PROGRAM STUDI Membuat draft dokumen dengan penomoran dan format tertentu persyaratan ujian khusus Memeriksa draft dokumen Mensahkan dokumen Mencatatkan dokumen pada daftar master dokumen Menggandakan dan mendistribusikan dokumen

10 Halaman : 8 10 Tabel 2. Alur Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen (Pengarsipan dan Perolehan Dokumen) TATA USAHA/KA TU LUAR PS Menyimpan master dokumen pada folder master Dokumen dikirim Menyimpan dokumen pada folder keluar Menyimpan dokumen pada folder masuk Mencari dokumen pada folder masuk atau folder keluar

11 Halaman : 9 10 Tabel 3. Alur Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen (Pemeriksaan Dokumen) TATA USAHA/KA TU Memeriksa masa berlaku dokumen Mencap kadaluwarsa dokumen yang tidak berlaku lagi

12 Halaman : Tabel 4. Alur Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen (Perubahan Dokumen) TATA USAHA/KA TU KETUA PROGRAM STUDI Membuat revisi dokumen membuat dokumen Mensahkan dokumen Mencap direvisi dokumen lama Menyimpan dokumen mengarsipkan dan memperoleh dokumen

13 Halaman : Tabel 5. Alur Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen (Pemusnahan Dokumen) TATA USAHA/KA TU Mengeluarkan dokumen kadaluwarsa dari folder Memusnahkan dokumen