PANDUAN PERMOHONAN TUNTUTAN DALAM HRMIS

Transkripsi

1 PANDUAN PERMOHONAN TUNTUTAN DALAM HRMIS MODUL PENGURUSAN SARAAN & FAEDAH GANJARAN: SUBMODUL PENGURUSAN TUNTUTAN 1

2 KANDUNGAN 1. PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI 2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN 3. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA

3 PROSES PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI

4 ALIRAN PROSES TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH TUNTUTAN PENYEMAK TUNTUTAN PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN CL-004 CL-001 CL-036 Menyediakan Permohonan Tuntutan Mengesahkan permohonan tuntutan yang di pohon adalah atas urusan rasmi Menyemak dan memastikan permohonan tuntutan adalah lengkap dan tepat Menyemak dan memastikan amaun tuntutan betul dan menyediakan ringkasan baucar serta senarai semak CL-066 PELAKSANA TUNTUTAN PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN CL-011 Integrasi CL-016 espkb Menghantar permohonan tuntutan ke espkb Mengesahkan amaun tuntutan dan ringkasan baucar serta senarai semak

5 1. PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI 1.1 SELENGGARA KENDERAAN PERJALANAN Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyelenggara Kenderaan Perjalanan. Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri. Klik Tuntutan. Klik Selenggara Kenderaan Perjalanan

6 Klik butang Tambah untuk menambah kenderaan yang dimiliki Pilih Jenis Kenderaan berdasarkan drop down list. Isikan maklumat kenderaan. (yang bertanda * adalah mandatori) Klik butang Simpan.

7 1.2 PROSES PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI Ikuti langkah-langkah berikut untuk memohon Elaun Perjalan Dalam Negeri. Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri. Klik Tuntutan. Klik Permohonan Baru.

8 Masukkan Tujuan Tuntutan sebagai Elaun Perjalanan Dalam Negeri Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan. (ruang bertanda * adalah mandatori). Klik butang Simpan.

9 Untuk kes-kes tertentu, Pemilik Kompetensi boleh menghantar permohonan tuntutan yang lewat dengan menandakan kotak Tuntutan Yang Tertinggal Tandakan kotak Tuntutan Yang Tertinggal dan masukkan maklumat Bulan dan Tahun. Kemudian Klik Butang Simpan.

10 Pada tab Maklumat Permohonan Tuntutan. Pastikan Alamat Tempat Tinggal merupakan alamat tetap semasa Pemilik Kompetensi.

11 Isi ruangan Tarikh,Waktu Bertolak dan Sampai serta keterangan Tujuan/Tempat perjalanan yang di tuju. Isikan ruangan Jarak(km) dan pilih no plat kereta yang digunakan untuk perjalanan tersebut. Lengkapkan kitaran perjalanan tersebut dengan mengisi ruangan kedua untuk perjalanan balik dan tandakan kotak kecil pada bahagian Tamat (ditandakan bulatan merah).

12 Klik butang Simpan setelah semua maklumat perjalanan lengkap diisikan. Ulang Langkah yang sama untuk tuntutan perjalanan yang lain.

13 Pada tab Senarai Tuntutan, masukkan maklumat untuk Tambang Pengangkutan Awam, Elaun Makan/Elaun Harian, Bayaran Sewa Hotel / Elaun Loging & Bayaran Pelbagai. Scroll ke bawah untuk mengisikan maklumat tuntutan. Klik butang Simpan setelah semua maklumat tuntutan lengkap diisikan.

14 Perbelanjaan yang dipaparkan merupakan perbelanjaan yang telah dibayar oleh pemohon tanpa resit bayaran Klik tab Pengakuan Pengesahan untuk menyemak bahagian pengakuan (c)

15 Pada tab Senarai Dokumen Sokongan pemohon boleh memuat naik beberapa jenis dokumen sokongan. Pemohon perlu menandakan kotak kecil pada jenis dokumen sokongan yang ingin dimuatnaik dan klik butang Simpan. Klik pada hyperlink Jenis Dokumen Sokongan untuk memuatnaik dokumen sokongan tersebut. Klik pada butang Tambah untuk muat naik fail. Klik butang Browse untuk mencari fail yang ingin dimuat naik dan kemudian klik butang Simpan.

16 Pada tab Maklumat Permohonan Tuntutan, pemohon boleh menyemak keseluruhan tuntutan dengan klik pada butang Previu Cetak. Pemohon juga boleh mencetak secara terus daripada HRMIS. Setelah semakan di buat, klik butang Hantar untuk menghantar tuntutan kepada penyemak tuntutan di jabatan (Claim Verifier). Satu kotak mesej akan memaparkan nombor rujukan permohonan anda. Nombor rujukan ini boleh digunakan untuk menyemak status permohonan tuntutan anda.

17 Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagian seperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan.

18 2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN

19 ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN SAGUHATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI PEMOHON) PENYEMAK TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI PEMOHON) PENYEMAK TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI PENGANJUR) CL-304 CL-301 CL-309 CL-314 CL-334 CL-338 CL-329 CL-324 CL-319 PENTADBIR TUNTUTAN PELAKSANA TUNTUTAN PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI PENGANJUR)

20 2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan. Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri. Klik Tuntutan. Klik Permohonan Baru.

21 Klik butang Tambah untuk membuat tuntutan baru.

22 Masukkan Tujuan Tuntutan sebagai Tuntutan Pelbagai Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan. (ruang bertanda * adalah mandatori). Klik butang Simpan.

23 Pada skrin senarai Jenis Tuntutan, pilih Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan Klik butang Cari untuk mendapatkan senarai penganjur. Masukkan maklumat klik butang Teruskan untuk memilih Penganjur dari senarai penganjur. Klik pada Kod Unit Organisasi penganjur yang berkenaan untuk memilih penganjur.

24 Klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat Kursus/ Ceramah.

25 Masukkan Maklumat Kursus/Ceramah,Ketegori Penceramah,Tarikh Mula Kursus/ Ceramah dan Tarikh Tamat Kursus/Ceramah. Sila buat pilihan mengikut tarikh dan masukkan maklumat jam/minit. Klik butang simpan untuk menyimpan maklumat ceramah.

26 Klik pada hyperlink Senarai Dokumen Sokongan untuk memuat naik dokumen sokongan (cth: Surat/ Memo Jemputan Ceramah Klik butang Hantar untuk menghantar Permohonan Tuntutan kepada Penyemak Bahagian. Setelah berjaya di hantar, satu kotak mesej akan memaparkan nombor rujukan permohonan anda.

27 Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagian seperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan. Klik butang Keluar. Skrin kembali ke senarai permohonan tuntutan setelah pemohon selesai membuat penghantaran permohonan Tuntutan Pelbagai-Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan

28 3. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA

29 ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN 2 PENYEMAK TUNTUTAN CL-824 CL-804 CL-801 CL-829 Menyediakan Permohonan Tuntutan Mengesahkan permohonan tuntutan yang telah disemak adalah berdasarkan urusan rasmi bagi tuntutan yang tidak melebihi 1/3 gaji Mengesahkan permohonan tuntutan yang telah disahkan adalah lengkap bagi tuntutan yang melebihi 1/3 gaji PELAKSANA TUNTUTAN PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN CL-807 espk B Integrasi Menghantar permohonan tuntutan ke espkb CL-814 Mengesahkan amaun tuntutan dan ringkasan baucar serta senarai semak CL-811

30 3. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Tuntutan Bayaran Lebih Masa Langkah 1: Waktu Kerja Lebih Masa Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri. Klik Tuntutan. Klik Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa.

31 Klik butang Tambah untuk merekodkan pengumpulan masa Kerja Lebih Masa

32 Klik butang Tambah untuk tambah maklumat Kerja Lebih Masa

33 Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat kerja lebih masa yang telah dimasukkan. Masukkan Tujuan sebagai Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa & semua maklumat Kerja Lebih Masa yang diperlukan.

34 Klik butang Batal untuk keluar dari skrin ini setelah selesai memasukkan pengumpulan masa Kerja Lebih Masa.

35 Tandakan pada kotak bulan tuntutan Kerja Lebih Masa yang dikehendaki dan klik butang Hantar.

36 Langkah 2: Permohonan tuntutan Bayaran Lebih Masa Klik pada Permohonan Baru. Klik hyperlink no. rujukan permohonan yang berkenaan untuk membuat tuntutan.

37 Klik kaedah pembayaran tuntutan Akaun Bank (EFT) dan Klik no akaun bank yang berkenaan Klik pada hyperlink untuk membuat pindaan terhadap maklumat tuntutan Kerja Lebih Masa yang telah di buat *Maklumat tuntutan kerja lebih masa yang dimasukkan mengikut tarikh

38 Skrin maklumat Pengiraan yang dilakukan oleh sistem mengikut maklumat tuntutan yang telah dimasukkan. Klik pada hyperlink Senarai Dokumen Sokongan untuk memuat naik dokumen sokongan (cth: Surat Pengesahan Tugas Lebih Masa) Klik butang Hantar untuk menghantar Permohonan Tuntutan kepada Penyemak Bahagian.

39 Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagian seperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan. Klik butang Keluar. Skrin kembali ke senarai permohonan tuntutan setelah pemohon selesai membuat penghantaran permohonan.

40 TERIMA KASIH 40

41 PERMOHONAN TUNTUTAN PERJALANAN DUA KALI SEBULAN (SPPb Bil. 4/2010)

42 SKOP PERLAKSANAAN Tuntutan Pertama Tempoh aktiviti 1-15hb bulan semasa Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 25hb bulan berkenaan Tuntutan Kedua Tempoh aktiviti 16-30/31hb bulan semasa Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 10hb bulan berikutnya Tuntutan Bulanan Tempoh aktiviti 1-30/31hb bulan semasa Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 10hb bulan berikutnya

43 SKOP PERLAKSANAAN Pemilik kompetensi(co) boleh pilik kaedah Tuntutan Pertama atau Bulanan pada pertama kali Tuntutan kedua hanya boleh dituntut jika Tuntutan Pertama telah selesai disahkan oleh Penyelia CO. Tuntutan Bulanan tidak boleh dipilih jika CO telah memilih Tuntutan Pertama/Kedua

44 TUNTUTAN PERMOHONAN KALI PERTAMA/ BULANAN Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Elaun Perjalanan Dalam Negeri Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri. Klik Tuntutan. Klik Permohonan Baru.

45 Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan. (ruang bertanda * adalah mandatori). Masukkan Kaedah Tuntutan sebagai Tuntutan Pertama atau Bulanan. Klik butang Simpan. *Jika Memilih Tuntutan Bulanan, langkah-langkah untuk membuat permohonan adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

46 Pemilik Kompetensi boleh mengubah kaedah tuntutan jika kaedah yang dipilih ialah Tuntutan Pertama atau Tuntutan Bulanan sahaja. Klik Butang Simpan * Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

47 Sila masukkan maklumat kenyataan tuntutan bagi aktiviti yang bermula dari 1 hingga 15 haribulan bulan semasa sahaja. Klik Butang Simpan *Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

48 TUNTUTAN PERMOHONAN KALI KEDUA Masukkan Kaedah Tuntutan sebagai Tuntutan Kedua. *Jika kaedah tuntutan yang dipilih ialah Tuntutan Pertama atau Tuntutan Bulanan, mesej Permohonan tuntutan kali pertama untuk Bulan dan Tahun yang dipilih telah wujud.

49 Pemilik Kompetensi tidak boleh mengubah kaedah tuntutan jika permohonan tuntutan ialah Tuntutan Kedua. Klik Butang Simpan

50 Sila masukkan maklumat kenyataan tuntutan bagi aktiviti yang bermula dari 16 hingga 30/31 haribulan bulan semasa sahaja. Klik Butang Simpan *Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

51 Formula kiraan jarak perjalanan adalah berdasarkan bulanan. Jumlah jarak akan dijumlah dari Tuntutan Pertama bagi mendapatkan baki jarak yang belum digunakan. Jarak Kilometer yang telah dituntut pada Tuntutan Pertama Contoh:- Tuntutan Prtama:152 KM Tuntutan Kedua: 452 KM Kiraan pada Tuntutan Kedua: Bagi 0-500, Kilometer yang dikira pada tuntutan kedua ialah 348 KM,ini kerana 152 KM pertama telah dikira pada Tuntutan Pertama. Baki jarak perjalanan pada tuntutan kedua iaitu 104 km lagi akan dikira mengikut kadar yang telah ditetapkan iaitu kadar KM Baki jarak kilometer bagi kiraan untuk Kilometer(KM) pertama pada Tuntutan Kedua