PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

Transkripsi

1 TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA Oleh: HERLIA NINGRUM PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012

2 LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : HERLIA NINGRUM NIM : PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA Tanggal: Desember 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan ( Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP Tanggal: Desember 2012 PLT DEKAN ( Drs.H. Arifin Lubis, MM,AK) NIP

3 PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : HERLIA NINGRUM NIM : PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA Medan, Desember 2012 Menyetujui, Dosen Pembimbing (Inneke Qamariah, SE, M,Si) NIP

4 KATA PENGANTAR BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM ASSALAMU ALAIKUM Wr. Wb Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat ridho-nya, serta shalawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan hikmat kesempatan, kesehatan serta hikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. ALHAMDULLILLAH penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Penyediaan Air Baku Kementrian Pekerjaan Umum, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi. Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari brbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. &H, M.Sc. (C.T.M), Sp.A.(K), Selaku Rektor. 2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, AK, selaku PLT Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara. 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. i

5 4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara 5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 6. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. 7. Bapak Suhardi GS, ST, MM, selaku Pejabat Pembuat Komitmen Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan. 8. Bapak Agus Parlindungan, BSc, selaku Kepala Urusan Administrasi Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan. 9. Staf pada Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Medan. 10. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda Sutrisno dan Ibunda tercinta Poniyati yang selalu memberikan dukungan moril maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita. 11. Untuk kakak tercinta Herma Wati, Heni Andriani, abang tercinta Hendra Gunawan, Hendi Feliansyah,Heru Siswanto serta adik tercinta Herlinda Yunita dan Hafy Ramadhani. 12. Buat teman magangku Evi yuliani dan Uli Astari 13. Untuk sahabatku Inun, Dini, Dyan, Agun, Dhede, Ega, nana, yuli dan teristimewa buat Beebe yang selalu mendukung dan mensupport penulis agar tetap semangat. Terima kasih y semuanya. Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki penulis oleh ii

6 karena itu,penulis mengharap kan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Akhir qalam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai,dan memanjatkan do a kepada ALLAH SWT,agar kebaikan dan bantuan yang di berikan kepada penulis dapat di balas oleh ALLAH SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khusus nya Penulis. Medan, Desember 2012 Penulis Herlia Ningrum iii

7 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penulisan... 3 D. Manfaat Penulisan... 3 E. Jadwal Kegiatan... 4 F. Sistematika Penulisan... 5 BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI... 6 A. Sejarah Singkat Kementrian Pekerjaan Umum... 6 B. Struktur Organisasi... 8 C. Job Description D. Kinerja Usaha Terkini E. Rencana Kegiatan BAB III PEMBAHASAN A. Proses surat masuk dan surat keluar B. Pengertian dan Fugsi Surat C. Syarat-Syarat Surat yang Baik D. Jenis-Jenis Surat E. Bentuk-Bentuk Surat F. Bagian-Bagian Surat G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar: Prosedur Penanganan Surat Masuk Prosedur Penanganan Surat Keluar H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA iv

8 DAFTAR TABEL NO. Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 4 Tabel 1.2 Jumlah Surat Masuk Penyediaan Air Baku Tabel 1.3 Jumlah Surat Keluar Penyediaan Air Baku v

9 DAFTAR GAMBAR NO. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi kementrian Pekerjaan Umum Gambar 3.1 Contoh Bentuk Surat Full Block Style Gambar 3.2 Contoh Bentuk Surat Block Style Gambar 3.3 Contoh Bentuk Surat Semi Block Style Gambar 3.4 Contoh Bentuk Surat Indented Style Gambar 3.5 Contoh Bentuk Surat Hanging Paragraph Style Gambar 3.6 Contoh Bentuk Surat Old Official Style Gambar 3.7 Contoh Bentuk Surat New Official Style Gambar 3.8 Kop Surat Kementrian Pekerjaan Umum Gambar 3.9 Lembar Disposisi Kementrian Pekerjaaan Umum Gambar 4.1 Bentuk Surat Masuk Kementrian Pekerjaan Umum Gambar 4.2 Bentuk Surat Keluar Kementrian Pekerjaan Umum vi