KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci 1200 Ayer Keroh Melaka TEL.: FAKS.: PEJABAT BENDAHARI KUTKM.03/10.12/3/1( ) Ogos 2001 PEKELILING BENDAHARI BIL. 5/2001 Kepada, Ketua Bahagian/Dekan Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Assalamualaikum wrt.wbt. Saudara, GARIS PANDUAN PERMOHONAN PEMBAYARAN TUJUAN Pekeliling ini adalah untuk menerangkan peraturan yang perlu dipatuhi oleh semua Bahagian/Fakulti sebelum mengemukakan tuntutan pembayaran ke Pejabat Bendahari. LATAR BELAKANG Pejabat Bendahari memproses pelbagai jenis pembayaran dari pelbagai bahagian dan fakulti. Bagi melancarkan setiap proses yang dibuat sebelum sesuatu pembayaran dibuat, maka kerjasama dari setiap Bahagian/Fakulti adalah diperlukan. Melalui garis panduan yang dibuat, ia dapat mempercepatkan beberapa proses yang boleh dibuat semasa di peringkat Bahagian/Fakulti sebelum dikemukakan kepada Pejabat Bendahari. PERATURAN-PERATURAN Garis panduan yang perlu dipatuhi oleh setiap peringkat Bahagian/Fakulti adalah seperti berikut: 1. BORANG PERMOHONAN PEMBAYARAN Borang Permohonan Pembayaran hendaklah diisi dalam tiga salinan dan borang ini hendaklah diluluskan dan disahkan oleh Ketua/Dekan atau pegawai yang telah diberi kuasa. 1

2 Borang Permohonan Pembayaran hendaklah disediakan secara berasingan mengikut jenis-jenis tuntutan yang dibuat: 1.1 Bil-bil tuntutan/demand Draft/Pesanan Tempatan. 1.2 Pendahuluan perjalanan dalam dan luar negara termasuk seminar/bengkel/ simposium. 1.3 Tuntutan perjalanan rasmi di dalam dan di luar negara termasuk kursus dan seminar. 1.4 Tuntutan bayaran pensyarah sambilan. 1.5 Tuntutan elaun lebih masa. Pengasingan borang tersebut mengikut jenis tuntutan di atas adalah bertujuan supaya memudahkan Pejabat Bendahari menyimpan rekod dan mengambil tindakan cepat untuk pembayaran. 2. MENGECOP NOMBOR SIRI PADA SEMUA DOKUMEN SOKONGAN Semua Bahagian/Fakulti adalah diminta untuk mengecop (mencatat) nombor siri Bahagian/Fakulti pada semua helaian dokumen sokongan dengan menggunakan rubber stamp (boleh didapati di Pejabat Bendahari). Peraturan ini bertujuan supaya memudahkan pejabat ini mengesan dokumen-dokumen yang tercicir untuk tujuan pengauditan. 3. BIL-BIL TUNTUTAN/DEMAND DRAFT/PESANAN TEMPATAN Permohonan pembayaran bagi sesuatu bil atau invois, perlulah disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa dan mengecop di bil atau invois tersebut dengan menggunakan cop PENGAKUAN PEGAWAI BERKUASA (yang boleh didapati di Pejabat Bendahari). 4. PENDAHULUAN PERJALANAN Pendahuluan perjalanan untuk menghadiri tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar negara hendaklah dikemukakan ke Pejabat Bendahari selewat-lewatnya satu minggu sebelum tarikh tugas rasmi tersebut. Permohonan yang lewat tidak akan dilayan kecuali dengan alasan yang munasabah dan boleh diterima oleh Pejabat ini. Staf yang telah diluluskan pendahuluan perjalanan hendaklah mengemukakan tuntutan perjalanan selewat-lewatnya satu bulan setelah selesai menjalankan tugas. Sekiranya tuntutan tidak dibuat atau lewat dikemukakan, penyelarasan terhadap pendahuluan tersebut akan dibuat melalui potongan gaji tanpa apa-apa notis pemberitahuan. 2

3 Di samping itu, jumlah pendahuluan dan baucer pendahuluan yang diambil hendaklah dicatat pada borang tuntutan supaya memudahkan pejabat ini mengesan pelarasan yang perlu dilakukan. 5. TUNTUTAN PERJALANAN 5.1 TUNTUTAN PERJALANAN TUGAS RASMI DI DALAM ATAU DI LUAR NEGARA Tuntutan perjalanan ini adalah berdasarkan pada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun Tuntutan perjalanan untuk menghadiri tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar negara hendaklah disertakan dengan dokumen berikut: SURAT ARAHAN BERTUGAS Surat Arahan Bertugas adalah dikecualikan kepada Timbalan Rektor, Dekan dan Ketua Bahagian untuk diserahkan bersama borang tuntutan perjalanan tugas rasmi di luar ibu pejabat. Pengecualian ini diberikan hanya untuk tugas rasmi di dalam negeri sahaja DOKUMEN SOKONGAN LAIN Borang tuntutan perjalanan di dalam/luar negara beserta dengan resitresit berkaitan seperti resit tol, bayaran letak kereta, bil hotel, tiket kapal terbang/bas dan sebagainya yang telah disahkan oleh Ketua Bahagian/Dekan, manakala tuntutan Ketua Bahagian/Dekan perlu disahkan oleh Timbalan Rektor dan tuntutan Timbalan Rektor/Pegawai Kanan perlu disahkan oleh Rektor. 5.2 TUNTUTAN PERJALANAN MENGHADIRI KURSUS DI DALAM ATAU DI LUAR NEGARA Tuntutan perjalanan ini adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun Tuntutan perjalanan untuk menghadiri kursus sama ada di dalam atau di luar negara hendaklah disertakan dengan dokumen berikut: Surat kelulusan/tawaran dari pihak Unit Pembangunan Sumber Manusia (HRD) Salinan aturcara kursus di dalam atau di luar negara Borang tuntutan perjalanan beserta resit-resit berkaitan seperti tiket kapal terbang dan sebagainya yang telah disahkan oleh Ketua Bahagian/Dekan. Sebarang tuntutan yang dikemukakan tanpa menyertakan resit-resit adalah tidak akan dilayan. 3

4 5.3 PERKHIDMATAN PENGANGKUTAN Perjalanan yang menggunakan perkhidmatan keretapi atau kapal terbang hendaklah dibuat melalui Unit Pembangunan Sumber Manusia (HRD). 5.4 Seorang Pegawai adalah dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau keretapi bagi menjalankan tugas rasminya. Walaubagaimanapun pengecualian diberi untuk menggunakan kenderaan selain dari perkara di atas tetapi syarat seperti yang tercatat di Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun Kenderaan Kolej Universiti boleh digunakan untuk tujuan perjalanan rasmi. Sekiranya kenderaan Kolej Universiti tidak diperolehi, penggunaan kenderaan sendiri boleh diluluskan dengan syarat surat pengesahan dari Unit Perkhidmatan Aset dan Kemudahan dikemukakan. 6. TANDATANGAN YANG DIPERAKUI Setiap Bahagian/Fakulti adalah dikehendaki memaklumkan pegawai yang diberi kuasa untuk mengesahkan atau memperakukan sesuatu tuntutan serta jawatan dan contoh tandatangan (Lampiran 1). Ketua Bahagian/Dekan juga bertanggungjawab untuk memaklumkan sama ada terdapat perubahan pegawai yang diberi kuasa (jika ada). Sekian, terima kasih. Wassalam. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA KERANA ALLAH Yang benar, KHAIRUL BIN TAIB Bendahari Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia 4

5 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci 1200 Ayer Keroh Melaka Tel.: Fax: Bendahari KUTKM Tuan, PEGAWAI YANG DIBERI KUASA Merujuk perkara di atas dengan sukacitanya adalah dimaklumkan bahawa pegawai seperti nama di bawah telah diberi kuasa sebagai pemegang waran peruntukan kecil dan meluluskan permohonan pembayaran dan mengesahkan dokumen-dokumen sokongan. Pegawai yang diberi kuasa sebagai pemegang waran peruntukan kecil: Nama Jawatan Tandatangan Pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan permohonan pembayaran dan mengesahkan dokumen sokongan: Nama Jawatan Tandatangan Sekian, terimakasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Yang Benar, Ketua Bahagian/Dekan 5