PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis UPM. 3.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen PU/PS/GP011 Tajuk Dokumen Garis Panduan Pemilihan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat dan Gelaran Profesor Emeritus Garis Panduan Jawatankuasa Hadiah Universiti Garis Panduan Jawatankuasa Hadiah Fakulti - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) Buku Gerak Cara Majlis - Manual Pengurusan Acara - Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen - Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti PU/PS/GP012 PU/PS/GP013

2 Halaman: 2/6 - Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kelulusan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat Post-Mortem Majlis 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi (Unit Pendidikan Luar) FEP : Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (Unit Program Eksekutif) JK Kerja : Jawatankuasa Kerja JK Induk : Jawatankuasa Induk Majlis JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa PT AKD : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT PNC : Pegawai Tadbir Pejabat Naib Canselor PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia UPMET : UPM Training and Education Sdn.Bhd UPMKB : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu URUS SETIA : Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis WP : Wakil Pengurusan CosComm : Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi

3 Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PT PNC 6.2 Rancang Majlis 6.2 Rancang Majlis dengan:- (a) Kemukakan cadangan tarikh pelaksanaan majlis kepada CosCOmm sebelum 31 Januari tahun konvokesyen yang akan diadakan dengan mengambil kira perkara berikut: (i) Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB; (ii) Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa; (iii) Cuti umum; dan (iv) Majlis Khas (jika berkaitan) (b) CosComm mendapatkan pengesahan cadangan tarikh daripada Canselor. (c) Maklumkan tarikh Majlis berdasarkan kelulusan/perkenan Canselor kepada Mesyuarat JPU. (d) (e) Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan). Maklumkan Senat berkenaan tarikh Majlis yang telah diluluskan/diperkenankan Canselor. (f) Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan). PT AKD 6.3 (a) Keluarkan surat lantikan Pengerusi 6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Jawatankuasa Kerja yang ditandatangani oleh Induk TNC(AA). (b) Pengerusi Jawatankuasa Kerja menyediakan anggaran peruntukan perbelanjaan. A

4 Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A PT AKD 6.4 Laksana Mesyuarat berikut: 6.4 Laksana Mesyuarat (i) Mesyuarat JK Induk Majlis (sekurang-kurangnya 3 kali sebelum Majlis ) (ii) Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti (JKHU) Garis Panduan Jawatankuasa Hadiah Universiti (PU/PS/GP012) Garis Panduan Jawatankuasa Hadiah Fakulti (PU/PS/GP013) (iii) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat (JKTIK) Garis Panduan Pemilihan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat dan Gelaran Profesor Emeritus (PU/PS/GP011) PT AKD dan semua JK Kerja 6.5 Laksana Persediaan Majlis 6.5 Sediakan jadual kerja dan laksanakan persiapan Majlis Urus Setia 6.6 Laksana Majlis pada tarikh, masa, 6.6 Laksana Majlis tempat dan tatacara yang telah ditetapkan. PT AKD 6.7 Nilai semula dan tambah baik perlaksanaan Majlis 6.7 Nilai semula dan Tambah dengan:- Baik Perlaksanaan Majlis (a) Adakan Mesyuarat Post-Mortem selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh akhir Majlis. (b) Membuat penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan. Minit mesyuarat Post-Mortem dan Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis 6.8 Tamat

5 Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM./600-4/27/1 JAWATANKUASA INDUK MAJLIS TAHUN xxxxx Jawatankuasa Induk Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Minit Mesyuarat JK Induk Surat lantikan Pengerusi JK Kerja Surat panggilan mesyuarat Pos- Mortem Majlis Minit mesyuarat Post-Mortem Majlis Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Minit Pengesahan JPU Surat-menyurat berkaitan Takwim Majlis Takwim Majlis Jadual Kerja Majlis Surat-surat berkaitan Surat Menyurat Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat Maklumbalas anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB Surat pelantikan AJK Kerja Surat kelulusan/perkenan Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Surat-menyurat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod BAKD 3 Tahun Kuasa Melupus KPAA

6 Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa / / / / / / PU/PS: 1/2018 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Akademik 4/2011 (Khas) Akademik 4/2011 (Khas) Akademik 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik kali ke-30 (Khas) (2/2017) Kali Ke-35 Bil 4/2018 (Khas) Bahagian Kemasukan Dan Bahagian Urus Tadbir Akademik TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 08/08/2011 TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 11/08/2014 TNCAA WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 TPKD PP TWP PP 26/05/2017 TPKD PP TWP PP 24/04/2018