SISTEM INFORMASI SURAT ONLINE. Andhika Giri Persada, S.Kom., M.Eng.

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI SURAT ONLINE Andhika Giri Persada, S.Kom., M.Eng. Desember 2017

2 PENDAHULUAN Sistem Informasi Surat Online (SISO) merupakan sistem informasi yang dikembangkan oleh Fakultas Teknologi Industri (FTI) dengan tujuan memudahkan administrasi surat. SISO merupakan sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa mauupun karyawan. Mahasiswa dapat melakukan pengajuan proses pemesanan surat secara online, dari manapun dan kapanpun menggunakan perangkat yang dimiliki. Sedangkan karyawan dapat memanfaatkan SISO untuk memudahkan penanganan pesanan surat yang masuk maupun administrasi surat tersebut. SISO dapat diakses secara online dengan mengakses alamat surat.fit.uii.ac.id. Secara spesifik, SISO memiliki fitur pesan surat online sebagai berikut: a. Surat Keterangan Berkelakuan Baik b. Surat Keterangan Aktif Kuliah c. Surat Pengantar Penelitian d. Surat Permohonan Kerja Praktek e. Surat Pernyataan Tidak Sedang Menerima Beasiswa Lain f. Surat Rekomendasi Lain-lain g. Surat Pembuatan Pasport h. Surat Pembuatan Visa i. Surat Keterangan Akreditasi j. Surat Keterangan Alumni Di antara ke-sepuluh surat tersebut, terdapat dua surat yang memiliki dua versi bahasa (Indonesia dan Inggris), yaitu Surat Keterangan Aktif Kuliah dan Surat Rekomendasi Lain-lain. Aktor yang terlibat dalam SISO adalah Admin, Karyawan, dan Mahasiswa. Admin merupakan aktor tertinggi yang terlibat dalam SISO, di mana dapat melakukan administrasi (tambah, modifikasi, dan hapus) terhadap data karyawan yang mengakses sistem. Karyawan merupakan aktor yang bersinggungan langsung dengan administrasi pemesanan surat. Secara lebih spesifik, panduan penggunaan SISO untuk karyawan dibahas pada sub-bab selanjutnya. Mahasiswa merupakan aktor yang dapat melakukan pemesanan surat secara online. Secara lebih spesifik, panduan penggunaan SISO untuk mahasiswa dibahas pada sub-bab selanjutnya.

3 PANDUAN BAGI ADMINISTRATOR KARYAWAN a. Fitur SISO untuk Karyawan Halaman utama dari SISO untuk Karyawan ditampilkan pada gambar di bawah. Direkomendasikan bagi karyawan untuk memperbarui password secara berkala pada menu Ubah Akun. Berdasarkan gambar di atas. Terdapat beberapa menu yang dapat diakses oleh karyawan, seperti Tahun Akademik, Daftar Jurusan, Daftar Mahasiswa, Tambah Surat, Daftar Surat, Rekap Surat, dan Ubah Akun. Pada sub-bab selanjutnya, dibahas secara mendetail setiap proses pada setiap menu tersebut. b. Tahun Akademik Pada menu Tahun Akademik, terdapat dua hal yang dapat dikostumisasi, yaitu Tahun Akademik dan Semester (Ganjil/Genap). Modifikasi terhadap dua hal tersebut harus dilakukan secara berkala pada setiap semester. Modifikasi tersebut sangat krusial karena akan berpengaruh pada tampilan format surat yang dipesan oleh mahasiswa. Tampilan Edit Tahun Akademik ditampilkan pada gambar di bawah.

4 c. Daftar Jurusan Pada menu Daftar Jurusan, terdapat beberapa instansi yang berada di bawah Dekanat Fakultas Teknologi Industri. Daftar instansi yang ditampilkan harus selalu dimodifikasi sesuai dengan kondisi/informasi terkini. Informasi yang tercatat pada Daftar Jurusan akan berpengaruh pada tampilan format surat yang dipesan oleh mahasiswa, seperti Nama Pimpinan, NIK, Kode Surat, dan Status Akreditasi. Tampilan Daftar Jurusan terkini dapat disajikan pada gambar di bawah. d. Daftar Mahasiswa Menu Daftar Mahasiswa berisi seluruh mahasiswa (aktif dan alumni) yang terdaftar di dalam SISO. Terdapat dua cara yang dapat dilakukan untuk menambahkan mahasiswa baru, yaitu Tambah Kelompok dan Tambah Mahasiswa. Selain itu, terdapat menu Cari, yang dapat digunakan untuk melakukan proses pencarian dengan kata kunci (keyword) nama mahasiswa. Tampilan Daftar Mahasiswa disajikan pada gambar di bawah. Untuk menambahkan akun mahasiswa ke dalam sistem, dapat dilakukan menggunakan dua cara, Tambah Kelompok dan Tambah Mahasiswa. Tambah Kelompok merupakan menu yang dapat dilakukan untuk menambahkan mahasiswa secara berkelompok (rekomendasi jumlah maksimal adalah 500 mahasiswa) menggunakan format Microsoft Excel Pada gambar di bawah, ditampilkan contoh format data mahasiswa yang akan di-import menggunakan Microsoft Excel 2003.

5 Selain menggunakan import Excel, terdapat cara lain untuk menambahkan data mahasiswa yaitu dengan memasukkan data per mahasiswa, seperti ditampilkan pada gambar di bawah. e. Tambah Surat Selain dilakukan langsung oleh mahasiswa, proses pemesanan surat dapat dilakukan juga oleh karyawan. Jenis surat yang dapat dipilih sama dengan jenis surat yang dapat dipesan oleh mahasiswa secara langsung. Kunci (keyword) yang digunakana oleh karyawan untuk melakukan pemesanan surat adalah NIM mahasiswa.

6 f. Daftar Surat Setiap surat yang dipesan oleh mahasiswa, dapat diakses melalui menu Daftar Surat, seperti ditampilkan pada gambar di bawah. Pada halaman awal terdapat notifikasi untuk setiap jenis surat, berupa jumlah surat yang belum diverifikasi. Selain itu pada bagian bawah terdapat notifikasi total keseluruhan surat yang belum diverifikasi. Selanjutnya untuk dapat memverifikasi setiap surat, karyawan dapat melakukan klik pada masing-masing jenis surat. Gambar di bawah menampilkan contoh tampilan yang disajikan pada saat jenis surat Surat Keterangan Berkelakuan Baik diklik. Pada tampilan di atas, disajikan detail pesanan jenis surat Surat Keterangan Berkelakuan Baik, dengan beberapa kolom diantaranya data diri mahasiswa, tanggal pesan, tanggal verifikasi, tanggal jadi, status, dan opsi yang dapat dilakukan oleh karyawan terhadap setiap surat yang masuk. Sebagai contoh, pada pesanan no.1, mahasiswa dengan NIM melakukan pemesanan surat yang belum diverifikasi. Untuk dapat memverifikasi diperlukan prosedur berikut:

7 1. Karyawan dapat memilih salah satu dari dua aksi di bawah, centang untuk menyetujui dan silang untuk menolak. 2. Jika surat disetujui maka disajikan tampilan sebagai berikut. Pada tampilan di atas, karyawan dapat menentukan siapa yang akan menandatangani surat yang diajukan tersebut pada kolom Persetujuan dari. Selain itu, karyawan dapat memasukkan nomer yang ditampilkan pada surat pada kolom Nomer Surat. 3. Setelah itu, karyawan dapat menekan tombol Update, untuk kemudian akan ditampilkan preview dari surat yang dipesan. Jika format surat dirasa sudah sesuai, karyawan dapat langsung mencetak surat dengan perintah CTRL+P atau menyimpan file terlebih dulu dengan perintah klik kanan > SAVE AS. 4. Selanjutnya karyawan dapat melakukan perintah Back dua kali, untuk kembali ke tampilan administrasi surat. Selanjutnya tampilan surat pesanan no.1 akan berubah menjadi seperti pada tampilan berikut. 5. Untuk melakukan perubahan isi surat kembali, karyawan dapat memilih menu Lengkapi Surat. Untuk menampilkan kembali preview tampilan surat, karyawan dapat memilih

8 menu Cetak Surat. Namun, jika surat dirasa sudah sesuai, pengguna dapat menekan tombol Surat Sudah Jadi, sehingga pada notifikasi akun mahasiswa terkait akan ditampilkan instruksi untuk segera mengambil surat tersebut. 6. Jika, tombol Surat Sudah Jadi ditekan, maka ditampilkan tampilan seperti ditampilkan pada gambar berikut. 7. Langkah terakhir, jika mahasiswa bersangkutan sudah mengambil surat yang dipesan, maka dapat ditekan tombol Surat Sudah Diambil. 8. Proses pemesanan surat selesai. Untuk setiap pesanan surat yang telah diambil, maka secara administrasi akan menghilang dari halaman tersebut. Hal tersebut berguna untuk mengurangi halaman dari banyaknya administrasi surat yang dirasakan akan cukup mengganggu. Namun, setiap surat yang hilang tersebut sudah tercatat dan dapat diakses kembali melalui menu Rekap Surat. g. Rekap Surat Selain proses pemesanan surat, SISO dapat digunakan untuk melakukan administrasi pengelolaan data surat. Proses tersebut diakomodasi melalui menu Rekap Surat. Pada menu Rekap Surat, karyawan dapat melihat rekap surat yang (dipesan, disetujui, ditolak) menggunakan indikator nama jurusan dan rentang waktu. Sedangkan contoh tampilan rekap jurusan dengan indikator, Jurusan Teknik Industri, dan rentang waktu tanggal 1 Januari 2017 sampai 2 Desember 2017 dapat dilihat pada gambar di bawah.

9 Untuk setiap jenis surat yang terekap, dapat ditampilkan secara spesifik dengan cara melakukan klik pada setiap Jenis Surat. h. Ubah Akun Untuk dapat melakukan proses pemesanan surat, mahasiswa diwajibkan untuk melakukan perbaruan data diri pada menu Ubah Akun. Beberapa isian dari data diri akan dituliskan pada format surat yang dipesan. Oleh karena itu, data diri yang salah akan menyebabkan kesalahan data juga pada surat yang dipesan. Tampilan menu Ubah Akun ditampilkan pada gambar di bawah. Untuk mahasiswa, direkomendasikan untuk mengubah password default menjadi password baru. Hal tersebut dilakukan untuk kepentingan keamanan akun setiap mahasiswa.

10 PANDUAN BAGI MAHASISWA Secara default, seluruh mahasiswa aktif dan alumni (yang terdaftar di sistem) dapat mengakses SISO. Untuk dapat login ke dalam SISO, mahasiswa tidak perlu melakukan registrasi akun. Untuk dapat mengakses SISO, mahasiswa hanya perlu mengakses alamat surat.fit.uii.ac.id, selanjutnya melakukan login dengan menggunakan username: [NIM] dan password:[nim]+[dua digit tanggal lahir]. Sebagai contoh, mahasiswa dengan NIM dan tanggal lahir 14 Desember 1997, dapat melakukan login dengan username: dan password: Sebagai informasi tambahan, setelah mahasiswa berhasil melakukan proses login, disarankan untuk memperbaharui status diri pada menu Ubah Akun. Tanpa melakukan proses perbaruan data diri pada menu Ubah Akun, seluruh surat yang diajukan tidak akan diproses oleh pihak fakultas. Data yang wajib untuk diperui adalah password, tempat lahir, dan tanggal lahir. a. Fitur SISO untuk Mahasiswa Tampilan halaman utama SISO untuk mahasiswa ditampilkan pada gambar di bawah. Berdasarkan gambar di atas, terdapat tiga menu yang dapat diakses oleh mahasiswa, yaitu Tambah Surat, Kotak Pesanan, dan Ubah Akun. Tambah Surat dapat digunakan mahasiswa untuk melakukan proses pengajuan surat. Setiap surat yang diajukan oleh mahasiswa dapat dipantau prosesnya melalui Kotak Pesanan. Menu terakhir yang dapat diakses oleh mahasiswa adalah Ubah Akun. Untuk dapat memproses pengajuan surat, mahasiswa diwajibkan untuk melakukan perbaruan data diri melalui menu ini. b. Tambah Surat Untuk dapat melakukan proses pemesanan surat, mahasiswa dapat mengakses menu Tambah Surat. Pada menu tersebut, mahasiswa dapat melakukan proses pemesanan sepuluh jenis surat. Pada setiap jenis surat, terdapat karaktersitik berbeda dari informasi yang harus diisikan mahasiswa. Jadi, perhatikan dengan seksama setiap instruksi yang disajikan oleh SISO. Pada gambar di bawah disajikan tampilan dari menu Pesan Surat.

11 Dari kesepuluh surat yang dapat dipesan, terdapat dua jenis surat, yang memiliki dua versi bahasa (Indonesia dan Inggris) yang dapat dipilih, yaitu Surat Keterangan Aktif Kuliah dan Surat Rekomendasi Lain-lain. Pada gambar di bawah ditampilkan contoh pemesanan surat pada Surat Keterangan Aktif Kuliah. c. Kotak Pesanan Mahasiswa dapat memantau status setiap surat yang dipesan melalui menu Kotak Pesanan. Status pesanan yang terdapat pada Kotak Pesanan antara lain Sedang dalam proses verifikasi, Surat sudah diverifikasi, Surat ditolak, Surat sudah jadi,silahkan ambil surat, dan surat sudah diambil. Mahasiswa dapat melalukan proses pembatalan pemesanan surat pada saat status pemesanan surat Masih sedang dalam proses verifikasi. Contoh status permohonan surat pada menu Kotak Pesanan dapat dilihat pada gambar di bawah.

12 d. Ubah Akun Untuk dapat memproses pengajuan surat, mahasiswa diwajibkan untuk melakukan perbaruan data diri melalui menu Ubah Akun, seperti ditampilkan pada gambar di bawah. Password direkomendasikan untuk diganti sesaat setelah mahasiswa berhasil melakukan proses login. Beberapa informasi lain yang wajib diperhatikan dengan seksama dan diperbarui jika terdapat kesalahan, seperti Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir (format dalam bahasa Indonesia). Beberapa informasi tersebut akan tercatat pada setiap format surat yang dipesan oleh mahasiswa.

13 PENUTUP Demikian panduan penggunaan SISO ini dibuat. Secara umum, mungkin masih terdapat beberapa kesalahan yang dapat diperbaiki ke depannya. Diharapkan, bagi karyawan ataupun mahasiswa untuk menyampaikan kepada kami perihal kesalahan yang masih terdapat pada sistem. Selain itu, Jika terdapat kesulitan dalam mengoperasikan sistem dimohon untuk tidak segan mengabari kami. Hal tersebut bermanfaat bagi kami untuk dapat memperbaiki SISO ini agar semakin sempurna ke depannya.

14