SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SELEKSI SISWA UNTUK MAGANG KE JEPANG PADA LEMBAGA PENDIDIKAN KETERAMPILAN HINOMARU PADANG

Transkripsi

1 Jurnal Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Volume 3, Nomor 1, April 2018 SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SELEKSI SISWA UNTUK MAGANG KE JEPANG PADA LEMBAGA PENDIDIKAN KETERAMPILAN HINOMARU PADANG Ramadhani Sistem Informasi, STMIK Royal Kisaran Jl. Prof. H.M. Yamin No.173 Kisaran, Telp: rdhani2916@gmail.com Abstrak Lembaga Pendidikan Khusus (LPK) HINOMARU Padang dalam melakukan pencatatan data seleksi siswa masih manual artinya belum menggunakan program aplikasi. Contoh dalam membuat laporan masih menggunakan microsoft Excel dan pengarsipan dalam bentuk dokumen yang disimpan di lemari. Pengamatan yang dilakukan di LPK HINOMARU Padang bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan data seleksi siswa yang nantinya akan merancang sistem baru yang mampu mengatasi kendala yang sering terjadi dalam proses mengolah data seleksi siswa. Untuk itu dibangun sistem informasi menggunakan bahasa pemograman PHP dalam melakukan pengolahan data seleksi siswa untuk magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang, sehingga informasi dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini adalah dalam pencatatan data seleksi siswa disimpan dalam database sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan, dengan demikian proses pengolahan data menjadi lebih jelas, cepat dan tepat.sistem informasi pengolahan data seleksi siswa untuk magang ke Jepang pada lembaga pendidikan khusus (LPK) HINOMARU Padang dirancang dengan mengunakan konsep System Development Life Sycle (SDLC). Kata kunci : Sistem informasi, pengolahan data, seleksi magang ke Jepang. 1.1 Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantu akan memudahkan suatu instansi dalam melakukan pengolahan data yang menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan. Pengolahan data yang memanfaatkan teknologi informasi ini berdasarkan dua aspek utama yakni: bahasa pemrograman dan basis data. penggunaan bahasa pemrograman ini berupa perintah, sintak-sintak ke komputer, sedangkan basis data adalah media penyimpanan ketika dilakukan proses pengolahan data. Lembaga Pendidikan Khusus (LPK) HINOMARU Padang merupakan sebuah Lembaga Pendidikan yang mengajarkan bahasa Jepang. LPK HINOMARU Padang didirikan oleh para alumni The International Manpower Development Organization Japan (IM Japan, Lembaga ini merupakan fasilitator bagi para pemuda yang ingin melakukan magang ke Jepang. Dalam melakukan proses dan kegiatan pengiriman tenaga magang ke Jepang LPK HINOMARU bekerja sama dengan berbagai instansi baik pemerintah antara lain : Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja (DINSOSNAKER) Kota Padang, Balai Latihan Kerja (BLK) kota Padang. Selama ini pemanfaatan teknologi informasi untuk pengolahan data seleksi siswa di LPK HINOMARU Padang belum dimanfaatkan dengan baik. Pengolahan data seleksi siswa masih menggunakan MS. Office, sehingga berakibat lambat dan tidak optimalnya proses pengolahan data, penyajian laporan, dan proses pencarian data nilai siswa yang telah melakukan seleksi atau tes di LPK 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka permasalahan yang dihadapi dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana caranya agar proses pengolahan data seleksi siswa di LPK HINOMARU bisa di olah dengan cepat, tepat dan akurat 2. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pengolahan data seleksi siswa pada LPK HINOMARU Padang? 1.3 Tujuan Berdasarkan dari permasalahan di atas, adapun tujuan dari penulis tugas akhir ini adalah Untuk merancang dan membuat sistem informasi pengolahan data seleksi siswa yang akan melakukan magang ke Jepang pada LPK 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta, (2007: 5). 19

2 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang saling terkait antara unsur data software, hardware, sumber daya manusia dan kelembagaan serta aturan mainnya. Mengembangkan sistem informasi berarti mengembangkan seluruh unsur tersebut secara menyeluruh, tidak bisa dilakukan secara parsial atau sendiri-sendiri. Sistem Informasi adalah suatu di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan merupakan kegiatan stategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan oleh pihak luar. Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta, ( 2007:1) Persyaratan Umum Untuk Magang Ke Jepang, Adapun persyaratan umum untuk mengikuti pelatihan pemagangan ke Jepang antara lain : 1. Laki - laki 2. Minimal lulusan SLTA / sederajat 3. Umur minimal 19 tahun, maksimal 26 tahun 4. Tinggi minimal 60 cm, berat badan 55 kg 5. Sehat jasmani dan rohani 6. Mendapat izin dari orang tua / wali Persyaratan Khusus Untuk Magang Ke jepang Adapun persyaratan khusus untuk mengikuti pelatihan pemagangan ke Jepang yakni Pemeriksaan Kesemaptaan tubuh yakni, Meliputi pemeriksaan fisik/tubuh yang meliputi tinggi badan, berat badan, cacat tubuh, buta warna, fungsi organ tubuh. (Febrialdi, 2017) Bahasa Pemrograman PHP PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embeded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru uptodate. Semua script dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan. PHP termasuk dalam open source product, jadi pengguna dapat merubah source code dan mendistribusikannya secara bebas. PHP juga diedarkan secara gratis. Pengguna bisa mendapatkannya secara gratis. PHP juga dapat berjalan di berbagai web server semisal IIS, Apache, PWS, dan lain-lain. Adapun kelebihan-kelebihan dari PHP 1. PHP mudah dibuat dan kecepatan akses tinggi 2. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dan dalam sistem operasi yang berbeda pula. PHP dapat berjalan di sistem operasi UNIX, Windows98, Windows NT dan Macintosh. 3. PHP diterbitkan secara gratis. 4. PHP juga dapat berjalan pada web server Microsoft Personal Web Server, Apache, IIS, Xitami dan sebagainya. 5. PHP adalah termasuk bahasa yang embedded (bisa di tempel atau diletakan dalam tag HTML). 6. PHP termasuk server-side programming. dan gambar video. (Maimunah 2017, " Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ). 3. Analisis Sistem 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa merupakan kegiatan untuk menguraikan sistem yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi sekaligus mengevaluasi permasalahan atau hambatan yang ada pada sistem serta merencanakan kebutuhan untuk perbaikan sistem. Langkah yang dilakukan sebelum merancang suatu sistem yang baru adalah melihat terlebih dahulu sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses sistem pengolahan data yang sedang berjalan dan menelusuri masalahmasalah yang dihadapi, sehingga dapat diketahui kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. Untuk menghasilkan analisis yang baik serta memuaskan, maka perlu dilakukan studi kelayakan yang ditujukan untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Sistem pengolahan data seleksi magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang saat ini masih belum optimal, karena selama ini sistem pengolahan data seleksi untuk magang hanya menggunakan cara manual yaitu menggunakan Microsoft Office dalam pembuatan laporan siswa, jadwal dan kegiatan siswa, laporan penilaian siswa serta dukumentasi siswa yang masih dan siswa yang telah telah selesai melakukan proses seleksi. Proses pengolahan data seleksi magang ke Jepang masih disimpan dalam bentuk file-file yang disimpan sebuah map. Data berkala dan dikumpulkan untuk kemudian dibuat laporan siswa berdasarkan NIS, Nama, Alamat, Daerah Asal, No ujian.laporan Seleksi Administrasi, Laporan Hasil Ujian, Laporan Hasil Ujian Per periode, Laporan Rekapitutulasi, Laporan Kartu Ujian, Laporan Kartu Ujian. Dalam sistem pengolahan data seleksi magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang, komponen- komponen yang terlibat adalah: Siswa, Guru, Staff Administrasi dan Pimpinan. Untuk lebih 20

3 jelasnya, aliran sistem pengolahan data siswa magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut: Pimpinan. Berikut adalah konseptual dari context diagram atau disebut juga dengan level 0 (zero): Gambar 3.1 ASI lama sistem informasi seleksi magang ke Jepang pada LPK 3.2 Analisis Sistem yang Diusulkan Perbedaan mendasar antar sistem informasi yang diusulkan dengan sistem yang sedang berjalan terletak pada penggunaan database sebagai media penyimpanan data, dimana pada sistem informasi yang diusulkan menggunakan program aplikasi dalam melakukan pengolahan data. Aliran sistem informasi pengolahan data siswa magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang yang diusulkan dapat di lihat pada Gambar 3.2 berikut : Gambar 4.1 Context Diagram / DFD Level 0 (zero) Sistem Informasi Pengolahan data Seleksi Magang Ke Jepang Pada LPK Data Flow Diagram (DFD) Adapun DFD level 1 (one) Pengolahan data seleksi magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang dapat di lihat pada Gambar 4.2 berikut ini: Gambar 3.1 ASI lama sistem informasi seleksi magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang 4. Perancangan Sistem Informasi Context Diagram (CD) CD merupakan penggambaran sistem informasi garis besar. Dibawah ini merupakan gambaran CD sistem informasi pengolahan data seleksi siswa magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang yang melibatkan 4 entity yaitu, Siswa, Guru, Staff administrasi, dan Gambar 4.2 Data Flow Diagram / DFD Level 1 (one) Sistem Informasi Pengolahan data Seleksi Magang Ke Jepang Pada LPK HINOMARU Padang 5. Hasil Implementasi Sistem Informasi 5.1 Input Sistem Informasi Pengolahan Data Seleksi Magang ke Jepang Pada LPK HINOMARU Padang memiliki 7 form input data, yaitu form Data seleksi administrasi, form Data siswa, form Data Guru, form Data ujian, form Data tes matematika, form Data tes fisik, form Data tes huruf. 21

4 5.1.1 Form Input Data Seleksi Administrasi Form Input Data Tes Fisik Form Input Data Siswa Form Input Data Tes Huruf Form Input Data Guru 5.2 Output Form output merupakan jembatan untuk menghasilkan dokumen yang ingin dicetak. Form output memberikan laporan nilai huruf persiswa, laporan gabungan per periode, dan laporan gabungan pertahun Daftar Peserta Seleksi Administrasi Form Input Data Ujian Form Input Data Tes Matematika Laporan Hasil Ujian Siswa 22

5 5.2.3 Laporan rekapitulasi Hasil Ujian Siswa Sertifikat Laporan Jadwal Periode Laporan Kartu Ujian Daftar Pustaka Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta. Nofial Febrialdi, Magang Ke Jepang Maimunah 2017, " Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia