BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Peranan Sejalan dengan berkembangnya perusahaan, pimpinan perusahaan memerlukan alat bantu yang mempunyai peranan dalam mengarahkan, mengendalikan, dan mengembangkan perusahaan. Dalam hal ini peranan anggaran sangat diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang efektivitas dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Pengertian Peranan (role) menurut Komaruddin (1994; 768) adalah : 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status. 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok pranata. 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi dari setiap variabel dalam hubungan sebab akibat. Berdasarkan definisi di atas bahwa arti peranan adalah fungsi dari setiap variabel dalam hubungan sebab akibat, dan juga memberikan petunjuk bahwa yang melakukan suatu peranan adalah sesuatu yang nyata atau konkrit bukan sesuatu yang abstrak. Contoh : anggaran gaji dan upah. 2.2 Anggaran Anggaran atau budget dipandang dari segi perspektif sebenarnya sebagai suatu alat bau manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengendalian yang dinyatakan dalam satuan kegiatan dan satuan uang yang bertujuan untuk memproyeksikan operasi perusahaan tersebut dalam proyeksi keuangan (laporan laba-rugi, neraca, perubahan modal) dan aliran kas. Sebagai suatu rencana, anggaran mencakup proyeksi keuangan dipadukan dengan asumsi yang didasarkan pada pengalaman masa lalu serta halhal relevan lainnya. Di dalam proses penyusunan serta penggunaannya, anggaran 8

2 9 berfungsi sebagai alat koordinasi antar departemen yang mendorong adanya komunikasi dan satuan tindakan. Tentu saja dalam hal ini anggaran sangat berguna dalam tahap penilaian sebagai tolok ukur pelaksanaan rencana perusahaan. Anggaran yang didefinisikan sebagai suatu rencana tindakan (Plan of action) yang dinyatakan secara kuantitatif mengenai apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi perusahaan pada masa yang akan datang dalam hubungannya dengan pendapatan, kas-kas, posisi keuangan, gaji dan upah serta rencana-rencana lainnya yang relevan dengan halhal tersebut Pengertian Anggaran Semakin kompleksnya suatu masalah, menyebabkan banyak kegiatan yang harus dilaksanakan berdasarkan perencanaan yang cermat. Anggaran atau lengkapnya business budget, merupakan salah satu bentuk dari berbagai rencana yang mungkin disusun meskipun tidak semua rencana disebut anggaran. Secara umum anggaran dapat diartikan sebagai ungkapan keuangan dari program kerja untuk mencapai sasaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Untuk mendapatkan pengertian yang jelas tentang anggaran, di bawah ini akan dikemukakan beberapa pengertian atau definisi anggaran. Pengertian anggaran menurut Nafarin (2000; 9) mendefinisikan anggaran atau budget adalah sebagai berikut: Anggaran adalah rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Anggaran menurut Edy Sukarno (2000; 144) adalah sebagai berikut: Anggaran merupakan rencana yang terorganisasi dan menyeluruh, dinyatakan dalam unit moneter untuk operasi dan sumber daya suatu perusahaan selama periode tertentu di masa yang akan datang. Sedangkan anggaran menurut Gunawan dan Marwan (2003; 6) adalah sebagai berikut :

3 10 Business budget adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Dari definisi yang telah dikemukakan bahwa anggaran meliputi aspek perencanaan mengenai kegiatan-kegiatan pada saat yang akan datang yang disusun secara formal dan tertulis, dan dinyatakan dalam satuan uang atau kuantitas lainnya guna membantu manajemen dalam rangka menjalankan fungsinya, terutama dalam hal fungsi perencanaan, koordinasi dan pengendalian Karakteristik Anggaran Pengertian mengenai anggaran di atas menjelaskan betapa manajemen sangat membutuhkan anggaran sebagai alat bantu dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian. berikut: Menurut Mulyadi (1993; 490), anggaran mempunyai karakteristik sebagai 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan. 2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. 3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti bahwa para manajer bersedia menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. 4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran. 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah di bawah kondisi tertentu. 6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan. Menurut Anthony dan Govindarajan (2000; 360), anggaran memiliki beberapa karakteristik diantaranya : 1. A budget estimate the profit potential of the business unit. 2. It is stated in monetary terms, although the monetary amounts may be backed up by nonmonetary amounts (e.g., units sold or produced). 3. It generally covers a period of one year. 4. It is a management commitment; managers agree to accept responsibility for attaining the budgeted objectives.

4 11 5. The budget proposal is reviewed and approved by an authority higher than the budgetee. 6. Once approved, the budget can be changed only under specified condition. 7. Periodically, actual financial performance is compared to budg and variances are analyzed and explained. Dari karakteristik tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Anggaran memperkirakan keuntungan yang potensial dari unit usaha perusahaan. Pembuatan anggaran sangat menguntungkan untuk pemusatan tanggung jawab dalam pelaksanaan secara dinamis dan dalam lingkungan yang tidak pasti. Pelaksanaan anggaran menunjukkan rincian dari pendapatan dan pengeluaran untuk anggaran tahunan untuk tiap pusat tanggung jawab dan organisasi secara keseluruhan sehingga dapat diperkirakan keuntungan yang akan diperoleh suatu perusahaan. 2. Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah nonmoneter (contoh : unit yang terjual atau diproduksi). Anggaran perusahaan dinyatakan dalam satuan uang (misalnya rupiah). Hal ini dilakukan agar anggaran dapat disusun secara menyeluruh karena uang merupakan alat penghitung yang universal. Namun anggaran tersebut juga didukung oleh satuan lain (unit). 3. Biasanya meliputi jangka waktu selama satu tahun. Anggaran harus jelas menunjukkan kapan atau untuk periode kapan angka-angka anggaran tersebut berlaku. Jangka waktu anggaran tergantung dari sifat bisnis perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan jangka pendek, perusahaan biasanya menyusun anggaran yang mencakup jangka waktu 12 bulan. 4. Merupakan perjanjian manajemen, bahwa manajer setuju untuk bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dari anggaran. Anggaran mencerminkan suatu komitmen dari pembuatnya dengan atasannya. Komitmen dapat berubah bila asumsi yang mendasarinya juga berubah. Namun demikian, anggaran merupakan titik awal yang paling baik dalam menilai kinerja.

5 12 Proses penyusunan anggaran dikatakan berhasil jika setiap manajer dalam perusahaan memahami akan peran mereka dalam mencapai sasaran. 5. Usulan anggaran diperiksa dan disetujui oleh pihak yang lebih tinggi dari pembuat anggaran. Pembuat anggaran melakukan negosiasi dengan manajer atas. Kemudian manajer atas memeriksa dan menyetujui anggaran yang diusulkan. Jika manajer atas mengubah jumlah anggaran, dia harus meyakinkan pembuat anggaran bahwa hal itu masuk akal. 6. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu. Perbaikan anggaran harus didasarkan pada perubahan kondisi yang signifikan. Anggaran yang seringkali direvisi, tidak lagi dapat dipakai baik sebagai alat kontrol maupun sebagai tolok ukur kinerja manajer. 7. Secara berkala kinerja manajer aktual dibandingkan dengan anggaran dan perbedaannya dianalisis dan dijelaskan. Jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan anggaran, anggaran akan dianalisis dan dicari penyebabnya. Hal ini akan membantu bagi penyusun anggaran untuk merancang tindakan koreksi yang diperlukan dan untuk penilaian kinerja penyusun anggaran Jenis Anggaran Jenis-jenis anggaran menurut Nafarin (2000; 17), dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari : a. Anggaran variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval (kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. b. Anggaran tetap, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari : a. Anggaran periodik, yaitu anggaran yang disusun untuk suatu periode tertentu, pada umumnya periode satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.

6 13 b. Anggaran kontinyu, adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat. 3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari : a. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis), adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis), adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. 2. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut Anggaran Induk (Master Budget). Anggaran induk yang mengkonsolidasikan rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dipecah lagi menjadi anggaran triwulan, dan anggaran triwulanan dipecah lagi menjadi anggaran bulanan. a. Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran operasional antara lain terdiri dari : Anggaran penjualan Anggaran biaya pabrik ; - Anggaran biaya bahan baku - Anggaran biaya tenaga kerja langsung - Anggaran biaya overhead pabrik Anggaran beban usaha Anggaran laporan laba rugi b. Anggaran Keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan antara lain terdiri dari : Anggaran kas Anggaran piutang Anggaran persediaan Anggaran utang Anggaran neraca Selain sebagai alat bagi manajemen, anggaran mempunyai ruang lingkup yang cukup luas. Oleh karena itu perlu diketahui penggolongan anggaran yang

7 14 benar agar tidak menimbulkan kekacauan di dalam memisahkan masing-masing anggaran yang ada dalam perusahaan. Manfaat dan Keterbatasan Anggaran Budget atau anggaran menurut Supriyono (1994; 91), memiliki beberapa manfaat pokok, yaitu : 1. Sebagai alat perencanaan Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan jangka pendek dan merupakan kesanggupan manajer pusat pertanggungjawaban untuk melaksanakan program jangka pendek, umumnya satu tahun. 2. Sebagai alat koordinasi Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mengkoordinasikan rencana dan tindakan berbagai unit atau segmen yang ada dalam organisasi agar dapat bekerja secara selaras ke arah pencapaian tujuan. 3. Sebagai alat komunikasi Dalam penyusunan anggaran, berbagai unit dan tingkatan organisasi berkomunikasi dan berperanserta dalam proses anggaran. Komunikasi meliputi penyampaian informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi, kebijakan, rencana, pelaksanaan, dan penyimpangan yang timbul. 4. Sebagai alat motivasi Anggaran yang penyusunannya mengikutsertakan peranserta para pelaksana dapat digunakan untuk memotivasi mereka di dalam melaksanakan rencana dan mencapai tujuan serta sekaligus untuk mengukur prestasi mereka. 5. Sebagai alat pengendalian dan evaluasi Anggaran dapat berfungsi sebagai alat pengendalian kegiatan karena anggaran yang sudah disetujui merupakan komitmen dari para pelaksana yang ikut berperanserta di dalam penyusunan anggaran tersebut. Penyimpangan digunakan sebagai dasar evaluasi atau penilaian prestasi atau umpan balik untuk perbaikan masa yang akan datang.

8 15 Menurut Mulyadi ( 1993; 502 ) manfaat anggaran adalah sebagai berikut: 1. Anggaran merupakan proses akhir penyusunan rencana kerja. 2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan perusahaan di masa yang akan datang. 3. Anggaran berfungsi sebagai alat komunikasi intern yang menghubungkan berbagai organisasi dalam perusahaan dan menghubungkan manajer bawah dan manajer atas. 4. Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur yang dipakai sebagai pembanding hasil operasi yang sesungguhnya. 5. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendalian yang memugkinkan manajer menunjuk bidang yang kuat dan lemah bagi perusahaan. 6. Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan agar senantiasa bertindak secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan organisasi. Selain mempunyai manfaat, anggaran juga mempunyai keterbatasanketerbatasan. Keterbatasan anggaran menurut Gunawan dan Marwan (2003;53) adalah sebagai berikut: 1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi (potensi penjualan, kapasitas produksi dan lain-lain), maka terlaksananya dengan baik kegiatan-kegiatan tergantung pada ketepatan estimasi tersebut. 2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan sungguh-sungguh. 3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugasnya, bukan menggantikannya. 4. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang diramalkan sebelumnya, karena itu anggaran perlu memiliki sifat yang luwes. Suatu anggaran dapat dimanfaatkan keunggulannya sebaik mungkin dan dapat ditekan keterbatasannya sekecil mungkin, menurut Supriyono (1994; 95) memerlukan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebagai berikut : 1. Adanya organisasi yang sehat Organisasi yang sehat adalah organisasi yang membagi tugas fungsional dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 2. Adanya sistem akuntansi yang baik Sistem akuntansi yang baik meliputi 1. penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasinya, sehingga dapat diperbandingkan dan dihitung penyimpangannya. 2. pencatatan akuntansi memberikan informasi mengenai realisasi anggaran.

9 16 3. laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban. 3. Adanya penelitian dan analisis Penelitian dan analisis diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, sehingga anggaran dapat dipakai untuk menganalisis prestasi. 4. Adanya dukungan para pelaksana Anggaran dapat dipakai sebagai alat yang baik bagi manajemen, jika ada dukungan aktif dari para pelaksana tingkat atas maupun bawah. Dengan terpenuhinya syarat-syarat anggaran tersebut, diharapkan agar anggaran yang disusun oleh manajemen perusahaan cukup memadai sehingga dapat membantu manajemen dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerialnya dengan lebih efektif dan efisien sehingga efektivitas setiap kegiatan perusahaan dapat tercapai Prosedur Penyusunan Anggaran Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab dalam penyusunan anggaran serta pelaksanaan kegiatan anggaran adalah pimpinan tertinggi perusahaan. Hal ini disebabkan karena pimpinan tertinggi perusahaan yang paling berwenang dan paling bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian, tugas menyiapkan dan menyusun anggaran serta kegiatan anggaran lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi perusahaan, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain dalam perusahaan. Adapun siapa atau bagian apa yang diserahi tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan. Menurut Munandar (2001; 17) anggaran dapat didelegasikan kepada : 1. Bagian Administrasi 2. Panitia Budget. Pendelegasian anggaran suatu perusahaan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Bagian Administrasi Biasanya bagian administrasi yang berperan sebagai bagian yang menyusun anggaran adalah untuk perusahaan yang berskala kecil. Karena

10 17 pada perusahaan kecil tidak terlalu kompleks dalam kegiatan usahanya. Sehingga bagian administrasi pada perusahaan kecil dianggap bagian yang menyimpan informasi baik yang bersifat internal perusahaan maupun informasi eksternal perusahaan. 2. Panitia Budget Untuk perusahaan berskala besar, kegiatan-kegiatan usahanya terlalu kompleks, beraneka ragam dengan ruang lingkup yang cukup luas. Sehingga bagian administrasi tidak mampu menyerap informasi yang bersifat internal maupun eksternal. Oleh karena itu, diperlukan panitia khusus untuk penyusunan anggaran yang dipimpin oleh manajer puncak (wakil direktur) dan beranggotakan wakil tiap bagian perusahaan. Namun diantara keduanya, anggaran yang disusun baik oleh bagian administrasi pada perusahaan kecil maupun anggaran yang disusun oleh panitia budget pada perusahaan besar hanya merupakan rancangan budget atau draft budget (tentative budget). Rancangan budget inilah yang akan diserahkan kepada pimpinan tertinggi perusahaan untuk disahkan serta ditetapkan sebagai budget yang definitif. Rancangan budget ini masih memungkinkan untuk diadakan perubahanperubahan terhadap rancangan tersebut dan juga memungkinkan untuk dlakukan pembahasan-pembahasan sebelum disetujui oleh pimpinan puncak. Anggaran yang telah disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan kerja. Menurut sofyan Harahap (2001; 83), ditinjau dari siapa yang membuatnya, penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara : 1. Otoriter atau top down 2. Demokrasi atau bottom up 3. Campuran atau top down dan bottom up.

11 18 Penyusunan anggaran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Otoriter atau top down Anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang dilaksanakan bawahan, tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. Bawahan tidak diminta keikutsertaannya dalam penyusunan anggaran. Metode otoriter bisa cepat dan memenuhi selera pimpinan tetapi belum tentu dapat menggerakkan partisipasi bawahan. Tetapi metode ini sangat tepat dipakai jika kemampuan bawahan relatif rendah dan suasana konflik terjadi dalam perusahaan. 2. Demokrasi atau bottom up Anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai dari bawahan sampai ke atasan. Bawahan diserahkan sepenuhnya untuk menyusun anggaran yang akan dicapainya di masa yang akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran. Metode demokrasi agak lambat prosesnya karena melibatkan banyak orang dengan banyak sifat dan keinginan. Tetapi metode ini dapat mengajak partisipasi dan tanggung jawab bawahan. Hal ini baik diikuti jika Sumber Daya Manusia perusahaan memiliki kemampuan untuk itu. 3. Campuran atau top down dan bottom up Disini perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan pengarahan atasan. Metode campuran dapat mengurangi kelemahan-kelemahan di dua metode. Anthony dan Govindarajan (2000; 81), menyatakan secara teoritis proses penyusunan anggaran yang meliputi urutan kegiatan sebagai berikut : 1. Setting planning guidelines 2. Preparing the budget 3. Negotiation to agree on final plans for each component 4. Coordination and review of the component 5. Final approval 6. Distribution of the approved budget.

12 19 Dari proses penyusunan anggaran yang telah disebutkan, dapat dijelaskan tahap-tahap penyusunan anggaran sebagai berikut : 1. Merupakan program perencanaan pada tahap pertama, manajemen puncak menetapkan kebijakan dan pedoman untuk mempersiapkan anggaran. Pedoman ini berbeda-beda di berbagai perusahaan. 2. Mempersiapkan anggaran pada dasarnya terdapat dua cara untuk membuat perkiraan sebagai dasar untuk anggaran, yaitu : a. Membuat ramalan statistik, yaitu analisis matematika tentang kondisi bisnis secara umum, kondisi pasar dan kurva pertumbuhan penduduk. b. Membuat perkiraan keputusan, dengan cara mengumpulkan opini-opini eksekutif. Pedoman anggaran yang telah dipersiapkan oleh manajemen tingkat atas disebarkan ke berbagai tingkatan di perusahaan. Manajer di setiap tingkatan tersebut dapat menambah informasi lain yang lebih terperinci sebagai pedoman bagi bawahan mereka. 3. Negosiasi untuk menyetujui rencana akhir setiap komponen anggaran. Pada tahap ini dilakukan negosiasi antara manajer yang mempersiapkan budget dengan manajer yang lebih tinggi. Nilai anggaran sebagai rencana atas apa yang akan dilakukan, sebagai alat pemotivasi dan sebagai standar pembanding kinerja yang sesungguhnya, akan diukur tergantung pada seluas apakah dan secakap apakah negosiasi dilakukan. 4. Mengkoordinasikan dan menelaah komponen anggaran. Negosiasi dapat menyebabkan perubahan dalam anggaran. Jika perubahan dalam anggaran tersebut signifikan, anggaran harus direvisi. Dalam proses negosiasi dan pemeriksaan, mereka juga menguji hubungan antara yang satu dengan yang lainnya. 5. Pengesahan anggaran final. Pada tahap ini anggaran yang diajukan diserahkan kepada manajer senior untuk disetujui. 6. Pendistribusian anggaran yang telah disetujui kemudian diserahkan ke unit-unit dalam perusahaan dan disajikan bagi pusat-pusat pertanggungjawaban untuk melaksanakan rencana tersebut.

13 20 Tentu saja urutan proses tersebut tidak mutlak, dalam artian bahwa proses penyusunan anggaran yang dilakukan, adalah perusahaan yang berbeda akan berbeda pula prosedurnya. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Suatu budget dapat berfungsi dengan baik, bilamana taksiran-taksiran (forecast) yang termuat di dalamnya cukup akurat sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan penafsiran secara lebih akurat, diperlukan beberapa data, informasi dan pengalaman, yang merupakan faktorfaktor yang harus dipertimbangkan didalam menyusun anggaran. Adapun faktorfaktor tersebut menurut pendapat Munandar (2001; 11), secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu : 1. Faktor Internal, yaitu data, informasi, dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa : a. Penjualan tahunan. b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi, dan sebagainya. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. d. Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun keterampilan dan keahliannya (kualitatif). e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan. f. Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan. g. Kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan, baik di bidang pemasaran, di bidang produksi, di bidang pembelanjaan, di bidang administrasi maupun di bidang personalia. Sampai batas-batas tertentu, perusahaan masih dapat mengatur dan menguasai faktor-faktor internal ini dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan datang. Oleh sebab itu, faktor-faktor internal ini sering disebut sebagai faktor yang Controllable (dapat diatur), yaitu faktor-faktor yang dalam

14 21 batas tertentu masih bisa disesuaikan dengan keinginan atau kebutuhan untuk periode yang akan datang. 2. Faktor Eksternal, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan tetapi dirasakan mempunyai pengaruh terhadap kehidupan perusahaan, faktor-faktor tersebut antara lain : a. Keadaan pesaing. b. Tingkat pertumbuhan penduduk. c. Tingkat penghasilan masyarakat. d. Tingkat pendidikan masyarakat. e. Tingkat penyebaran penduduk. f. Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat. g. Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik dalam bidang politik, ekonomi, sosial, budaya maupun keamanan. h. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi, dan sebagainya. Terhadap faktor-faktor ekstern ini, perusahaan tidak mampu untuk mengaturnya sesuai dengan apa yang diinginkan dalam periode yang akan datang. Oleh karena itu, faktor ekstern ini sering disebut sebagai faktor yang uncontrollable (tidak dapat diatur), yaitu faktor-faktor yang tidak dapat disesuaikan dengan keinginan perusahaan. Akibatnya perusahaan yang harus menyesuaikan diri, menyesuaikan kebijaksanaannya dengan faktor-faktor tersebut Hubungan Anggaran dengan Fungsi Manajemen Anggaran sebagai alat bagi manajemen dalam menjalankan fungsifungsinya mempunyai kaitan yang sangat erat dalam penyusunan rencana, pengkoordinasian kerja (Coordinating), dan pengendalian kerja (Controlling). Secara sederhana, management diartikan sebagai ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan bimbingan (Directing), pengkoordinasian (Coordinating) serta pengendalian (Controlling)

15 22 terhadap orang-orang dan barang-barang, untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Manajemen menurut Munandar (2001; 12), adalah sebagai berikut : Secara sederhana, Management diartikan sebagai suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning), mengadakan pengarahan dan bimbingan (directing), mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang-orang dan barang-barang, untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa ada lima fungsi manajemen, yaitu : 1. Menyusun rencana untuk dijadikan pedoman kerja (Planning). 2. Menyusun sruktur organisasi kerja yang merupakan pembagian wewenang dan pembagian tanggung jawab kepada para karyawan perusahaan (Organizing). 3. Membimbing, memberi petunjuk dan mengarahkan para karyawan (Directing). 4. Menciptakan koordinasi dan kerja sama yang serasi di antara semua bagianbagian yang ada dalam perusahaan (Coordinating). 5. Mengadakan pengendalian terhadap kerja sama para karyawan di dalam merealisasikan apa yang tertuang dalam rencana perusahaan yang telah ditetapkan (Controlling). Jadi anggaran mempunyai kaitan yang sangat erat dengan manajemen, khususnya yang berhubungan dengan penyusunan rencana (planning), pengkoordinasian kerja (coordinating) dan pengawasan kerja (controlling). Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran merupakan alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsi-fungsinya. Walaupun anggaran telah disusun dengan baik dan relatif sempurna, namun kehadiran manajemen (manajer) masih mutlak diperlukan. Anggaran yang baik dan sempurna tidak akan menjamin bahwa pelaksanaan serta realisasinya akan baik serta sempurna, tanpa dikelola oleh manajemen yang terampil dan berbakat.

16 23 Pengertian Gaji dan Upah Gaji dan upah merupakan bentuk kompensasi finansiil yang dibayarkan oleh perusahaan kepada para pegawainya atas jasa yang diberikan oleh para pegawai kepada perusahaan. Selain itu juga, gaji dan upah merupakan hal yang penting dan sensitif bagi pegawai sebab menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang mempengaruhi motivasi dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan, gaji dan upah merupakan bagian yang vital dalam unsur biaya produksi yang material sehingga perlu ditekankan agar tujuan efektivitas tercapai. Beberapa kesamaan sifat yang terkandung dalam istilah gaji dan upah, sering membuat pembahasan keduanya tidak dapat dipisahkan, sehingga terkadang membuat orang menyamakan pengertian dari keduanya. Sebenarnya istilah upah memiliki arti yang berbeda dengan istilah gaji, sebagaimana diungkapkan oleh Syahrul (2000; 746), sebagai berikut: berikut: Upah adalah kompensasi bagi karyawan dengan tarif harian atau sesuai dengan hasil yang dikerjakan. Sedangkan gaji (salary ), menurut Mulyadi (2002; 285) menyebutkan: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. umumnya gaji diberikan secara tetap per bulan. Sedangkan Mulyadi (1993; 337) mendefinisikan gaji dan upah sebagai Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. 2.4 Anggaran Gaji dan Upah Pada setiap perusahaan tentu ada biaya yang dikeluarkan untuk keperluan tenaga kerja. Dalam perencanaan tenaga kerja, perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

17 24 1. Kebutuhan tenaga kerja. 2. Pencarian atau penarikan tenaga kerja. 3. Latihan bagi tenaga kerja baru. 4. Evaluasi dan spesifikasi pekerjaan bagi para tenaga kerja. 5. Gaji dan upah yang harus diterima oleh tenaga kerja. 6. Pengawasan tenaga kerja Pengertian Anggaran Gaji dan Upah Menurut Purwatiningsih dan Warouw (2000; 244), Anggaran Gaji adalah Anggaran Tenaga Kerja Tidak Langsung yaitu anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya gaji dan tenaga kerja tidak langsung selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi jumlah biaya gaji tenaga kerja tidak langsung dan waktu (kapan) biaya gaji tersebut dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (departemen) di mana biaya gaji tidak langsung tersebut terjadi. Anggaran Upah adalah Anggaran Tenaga Kerja Langsung (Direct Labour Budget) yaitu anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang upah yang akan dibayarkan kepada para tenaga kerja langsung selama periode yang akan datang Kegunaan Anggaran Gaji dan Upah Secara umum, semua anggaran termasuk anggaran gaji maupun anggaran upah, mempunyai lima kegunaan pokok, yaitu sebagai alat perencanaan, alat pengkoordinasian kerja, alat komunikasi, alat motivasi serta alat pengendalian dan evaluasi, yang dapat membantu manajemen dalam memimpin jalannya perusahaan. Sedangkan secara khusus, kedua jenis anggaran ini berguna sebagai dasar untuk penyusunan Anggaran Harga Pokok Barang yang Diproduksi (Cost of Goods Manufactured Budget) dan Anggaran Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold Budget) yang tercantum dalam Master Income Statement Budget. Selain itu, kedua jenis anggaran ini juga berguna sebagai dasar untuk penyusunan Anggaran Kas, karena biaya ini memerlukan pengeluaran kas.

18 25 Namun beberapa perusahaan lebih menyukai mempersiapkan anggaran secara terpisah untuk gaji dan upah. Alasan untuk penggunaan anggaran gaji yang terpisah adalah untuk menyediakan data perencanaan tentang jumlah tenaga kerja tidak langsung yang dibutuhkan secara lebih akurat, banyaknya tenaga kerja tidak langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung pada masa yang akan datang, dan kebutuhan alur kas. Sedangkan alasan untuk penggunaan anggaran upah yang terpisah adalah untuk menyediakan data perencanaan tentang jumlah tenaga kerja langsung yang dibutuhkan, banyaknya tenaga kerja langsung, biaya tenaga kerja untuk tiap unit produk, dan kebutuhan tiap alur kas. Perencanaan yang efektif dari jam dan biaya tenaga kerja mempunyai keuntungan bagi perusahaan, seperti yang dikemukakan oleh Welsch yang dialihbahasakan oleh Purwatiningsih dan Warouw (2000; 247) sebagai berikut : 1. Fungsi personil dapat ditampilkan lebih efisien karena dasarnya dapat diberikan untuk perencanaan yang efektif, pengerahan, pelatihan, dan penggunaan personil. 2. Fungsi keuangan dapat ditampilkan lebih efisien karena tenaga kerja sering merupakan permintaan yang terbesar dalam kas selama tahun tersebut. 3. Biaya produksi yang dianggarkan untuk setiap produk (biaya per unit dan total biaya) merupakan faktor penting dalam beberapa bidang pembuatan keputusan, seperti kebijakan harga dan negosiasi serikat tenaga kerja Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Gaji dan Upah Agar suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik, taksiran-taksiran yang berada di dalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan penafsiran secara lebih akurat, diperlukan data, informasi, dan pengalaman yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran gaji menurut Munandar (2001; 160), adalah sebagai berikut : 1. Budget unit yang diproduksikan, khususnya rencana tentang jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) barang yang akan

19 26 diproduksikan dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang. Semakin besar jumlah unit yang diproduksikan, akan semakin besar pula biaya gaji yang akan dibebankan. Sebaliknya, semakin kecil jumlah unit yang akan diproduksikan, akan semakin kecil pula biaya gaji yang akan dibebankan. 2. Berbagai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yang berkaitan dengan biaya gaji (misalnya standar gaji yang dibayarkan kepada karyawan). 3. Sistem pembayaran gaji yang dipakai oleh perusahaan yang dibayarkan kepada tenaga kerja tidak langsung, yaitu tenaga kerja yang bekerja di lingkungan pabrik, tetapi tidak mengerjakan kegiatan proses produksi (misalnya para manajer dan karyawan di perusahaan). Sedangkan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran gaji dan upah menurut Munandar (2001; 144) adalah : 1. Anggaran unit yang akan diproduksi Anggaran unit yang akan diproduksi khususnya rencana tentang jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) barang yang akan diproduksi dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang. Semakin besar jumlah unit yang akan diproduksi, maka semakin besar pula upah tenaga kerja langsung yang akan dibayarkan. Sebaliknya, semakin kecil jumlah unit yang akan diproduksikan, akan semakin kecil pula jumlah upah tenaga kerja langsung yang akan dibayarkan. 2. Berbagai standar waktu (time standard) Berbagai standar waktu yang digunakan untuk menghitung kebutuhan jam kerja langsung yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk menetapkan angka-angka standar dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu berdasarkan pada data historik atau pengalaman pada waktu yang lalu, dan berdasarkan pada penelitian-penelitian khusus. 3. Sistem pembayaran upah yang dipakai oleh perusahaan Pada dasarnya ada tiga sistem pembayaran upah, yaitu : a. Sistem upah menurut waktu, yang menentukan bahwa besar kecilnya upah yang dibayarkan pada masing-masing tenaga keja, tergantung pada banyak sedikitnya waktu kerja mereka.

20 27 Keuntungan yang diperoleh apabila perusahaan menggunakan sistem upah menurut waktu ini antara lain : a.1 Para tenaga kerja tidak terlalu buru-buru dalam menjalankan pekerjaannya, sebab banyak sedikitnya unit yang dihasilkan tidak berpengaruh terhadap besar kecilnya upah yang akan mereka terima. Dengan demikian kualitas yang diproduksi akan dapat terjaga. a.2 Bagi para tenaga kerja yang kurang terampil, sistem upah ini dapat memberi ketenangan dan kemantapan dalam bekerja, sebab meskipun mereka kurang mengerti dalam menyelesaikan unit hasil (output) yang banyak, mereka tetap akan memperoleh upah yang sama dengan yang diterima oleh tenaga kerja yang lain. Disamping keuntungan-keuntungan tersebut, penggunaan sistem upah menurut waktu semacam ini juga mengandung kerugian-kerugian, antara lain: a.1 Para tenaga kerja yang lebih terampil akan mengalami kekecewaan, karena kelebihan keterampilan tersebut tidak dapat mereka manfaatkan untuk memperoleh upah yang lebih besar dibandingkan dengan para tenaga kerja yang kurang terampil. Akibatnya, para tenaga kerja yang terampil kurang mempunyai semangat kerja yang tinggi. a.2 Adanya kecenderungan pada para tenaga kerja untuk bekerja lamban, karena banyak sedikitnya unit hasil yang mampu mereka selesaikan tidak berpengaruh pada besar kecilnya upah yang akan mereka terima. b. Sistem upah menurut unit hasil (output), yang menentukan bahwa besar kecilnya upah yang akan dibayarkan pada masing-masing tenaga kerja, tergantung pada banyak sedikitnya unit (output) yang mereka hasilkan selama kerja. Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh apabila perusahaan menggunakan sistem upah menurut unit hasil (output) ini, antara lain:

21 28 b.1 Para tenaga kerja yang lebih terampil akan mempunyai semangat kerja yang tinggi, dan akan menunjukkan kelebihan keterampilannya, karena banyak sedikitnya unit hasil (output) yang mampu mereka selesaikan akan menentukan besar kecilnya upah yang akan mereka peroleh. Akibatnya produktivitas perusahaan menjadi meningkat. b.2 Adanya kecenderungan pada para tenaga kerja untuk berlomba bekerja dengan penuh semangat, agar dapat memperoleh upah yang lebih besar. Sedangkan kerugiannya, apabila perusahaan menggunakan sistem upah menurut unit hasil (output) ini, adalah: b.1 Para tenaga kerja akan bekerja secara terburu-buru, agar memperoleh upah yang lebih besar. Akibatnya kualitas barang yang diproduksi akan menjadi kurang terjaga. b.2 para tenaga kerja yang kurang terampil akan mengalami kekecewaan, karena mereka akan selalu memperoleh upah yang rendah, walaupun mereka telah mengerahkan segenap kemampuannya. Akibatnya mereka kurang mempunyai semangat kerja, atau mungkin secara terselubung akan berusaha mengganggu kerja dari para tenaga kerja yang lebih terampil, agar mereka juga memperoleh upah yang rendah. c. Sistem upah yang insentif, yang menentukan bahwa besar-kecilnya upah yang akan dibayarkan kepada masing-masing tenaga kerja tergantung pada waktu lamanya mereka bekerja, atau jumlah unit hasil (output) yang mereka selesaikan, ditambah dengan insentif (tambahan upah) yang besar-kecilnya didasarkan pada prestasi dan keterampilan kerja mereka. Sistem upah yang insentif semacam ini sering dianggap sebagai perkawinan (kompromi) antara sistem upah menurut waktu dengan sistem upah menurut unit hasil (output). Dengan mengawinkan antara kedua sistem tersebut, maka diharapkan akan memperoleh keuntungan-

22 29 keuntungan dari kedua sistem tersebut, dan sekaligus akan memperkecil kerugian-kerugian yang terkandung dalam kedua sistem tersebut. Namun demikian, sistem upah dengan insentif ini tetap mengandung kerugiankerugian pula, yaitu sistem ini memerlukan sistem administrasi yang lebih rumit, yang kadang-kadang bahkan mengakibatkan perlunya tambahan pegawai baru di bagian administrasi. Dengan demikian diperlukan pula tambahan biaya untuk menggunakan sistem upah dengan insentif semacam ini. 2.5 Pengertian Efektivitas Pengertian efektivitas menurut Komarudin (1994; 269) adalah sebagai berikut: Efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengertian efektivitas menurut Syahrul (2000; 326) yaitu : Efektivitas adalah tingkat di mana kinerja yang sesungguhnya (actual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan. Jadi efektivitas adalah pencapaian sasaran yang berkaitan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian tentang efektivitas meliputi penyelidikan apakah hasil atau manfaat yang dicapai dari program atau aktivitas yang ditetapkan telah dilaksanakan secara efektif. Selain itu manajemen harus mempertimbangkan sebab-sebab terjadinya penurunan dari efektivitas kinerja perusahaan ditinjau dari segala aspeknya. Pembayaran gaji dan upah akan efektif jika dikelola dengan baik. Efektivitas pembayaran gaji dan upah dapat kita lihat dari kesesuaian jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan, gaji dan upah benar-benar diterima oleh pegawai yang berhak, serta tepat waktunya pembayaran gaji dan upah.

23 Peranan Anggaran Gaji dan Upah dalam Menunjang Efektivitas Pembayaran Gaji dan Upah Anggaran gaji dan upah sangat diperlukan khususnya pada perusahaan menengah dan besar, yang mempekerjakan pegawai cukup banyak. Dengan adanya anggaran gaji dan upah yang memadai, diharapkan akan terkandung di dalamnya pembayaran atas gaji dan upah yang efektif pula. Syarat untuk pembayaran gaji dan upah yang efektif menurut Edwin B. Flippo yang dialihbahasakan oleh Masud (1993; 25) adalah sebagai berikut: 1. Jumlah gaji dan upah yang dibayarkan kepada pegawai perusahaan adalah benar sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan. 2. Pegawai yang menerima pembayaran gaji dan upah adalah benar-benar pegawai yang berhak. 3. Pembayaran gaji dan upah dilakukan tepat pada waktunya. Pada perusahaan yang besar, anggaran gaji dan upah merupakan unsur yang penting dalam usaha pencapaian efektivitas pembayaran gaji dan upah. Karena banyaknya komponen yang dapat mempengaruhi besar kecilnya jumlah gaji dan upah yang harus dibayarkan, diperlukan penanganan yang baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Anggaran gaji dan upah sangat diperlukan untuk menjamin efektivitas pembayaran gaji dan upah, sehingga ketepatan waktu, jumlah dan sasaran serta lancarnya pembayaran gaji dan upah akan tercapai dengan baik. 4. Anggaran gaji dan upah telah dilakukan sebagaimana mestinya. 5. Adanya penggunaan anggaran yang memadai dalam melaksanakan kebijakan pembayaran gaji dan upah. 6. Adanya penggunaan formulir-formulir dan dokumen-dokumen yang tepat. Dengan demikian jika syarat-syarat di atas dipenuhi, maka dapat dikatakan bahwa tujuan pembayaran gaji dan upah atas efekti dan terpenuhi Pada perusahaan yang besar, anggaran gaji dan upah merupakan unsur yang penting dalam usaha pencapaian efektivitas pembayaran gaji dan upah. Gaji dan upah merupakan biaya yang sangat besar. Jika pengelolaan gaji dan upah tidak baik, maka akan menimbulkan ketidak efektifan dalam pembayaran gaji dan upah.

24 31 Karena banyaknya komponen yang dapat mempengaruhi besar kecilnya jumlah gaji dan upah yang harus dibayarkan, maka diperlukan penanganan yang baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Anggaran gaji dan upah sangat diperlukan untuk menjamin efektivitas pembayaran gaji dan upah, sehingga ketepatan waktu, jumlah dan sasaran serta lancarnya pembayaran gaji dan upah akan tercapai dengan baik.